UPUTSTVO O REVIZIJI I OTPISU BIBLIOTEČKE GRAĐE ("Sl. glasnik RS", br. 25/95)

1. Ovim uputstvom propisuje se način vršenja revizije i otpisa bibliotečke građe i usklađivanje stanja iz materijalnog inventara sa stvarnim stanjem koje se utvrđuje revizijom.

Reviziju vrše biblioteke i druge organizacije koje obavljaju bibliotečku delatnost.

Pod bibliotečkom građom (član 2 stav 2 Zakona o bibliotečkoj delatnosti) smatraju se: knjige, časopisi i novine, spisi, muzička dela, reprodukcija umetničkih slika i crteža, kartografske publikacije, planovi naselja, fonodokumenta, reprografska građa, plakati, oglasi, fotodokumenta, video i filmski zapisi i druga dela koja su umnožena štampanjem ili na drugi način te rukopisi i memorisana građa.

Revizijom se utvrđuje stvarno brojčano i fizičko stanje inventarisane bibliotečke građe.

2. Revizija može da bude redovna i vanredna.

Redovna revizija bibliotečke građe vrši se kontinuirano u vremenskom periodu od najmanje jedanput u deset godina bez obzira na vrstu biblioteke, veličinu fonda i stepen njene razvijenosti.

Zavisno od obima bibliotečke građe redovnu reviziju trebalo bi vršiti u kraćim vremenskim periodima i to:

a) do 50.000 jedinica bibliotečke građe u roku od tri godine,

b) do 150.000 jedinica bibliotečke građe u roku od četiri godine,

v) do 300.000 jedinica bibliotečke građe u roku od pet godina.

Biblioteke koje imaju preko 300.000 jedinica bibliotečke građe redovnu reviziju vrše najmanje jedanput u deset godina.

Vanredna revizija bibliotečke građe može biti potpuna ili delimična i vrši se, bez obzira na propisane rokove za redovnu reviziju, u slučajevima: preseljenja bibliotečke građe, požara i poplave u prostorijama gde se nalazi bibliotečka građa, rušenja prostorija i drugih uzroka koji se mogu pripisati dejstvu više sile, krađe bibliotečke građe, statusnih promena, otvaranja postupka redovne likvidacije kao i u drugim slučajevima određenim Zakonom i koje utvrdi direktor biblioteke, odnosno osnivač.

3. Pripremama rada na reviziji, postupkom revizije, okončanjem revizije i prezentiranjem rezultata revizije rukovodi direktor odnosno upravnik biblioteke ili druge organizacije koja obavlja bibliotečku delatnost ili drugo lice koga oni ovlaste.

Direktor odnosno upravnik biblioteke ili druge organizacije koja obavlja bibliotečku delatnost obrazuje komisiju za reviziju (i po potrebi jednu ili više radnih grupa) od najmanje 3 člana, imenuje predsednika i članove komisije, određuje dan početka i vreme trajanja revizije, utvrđuje način korišćenja bibliotečke građe za vreme revizije, rok za dostavljanje izveštaja o izvršenoj reviziji.

4. Lica zadužena za bibliotečku građu i njihovi neposredni rukovodioci dužni su da najkasnije do dana određenog za početak revizije izvrše prethodno, sve neophodne pripreme radi što lakšeg, bržeg i pravilnog obavljanja revizije.

Pripreme bibliotečke građe za reviziju sastoje se: u pregledu i sređivanju publikacija i druge bibliotečke građe u okviru postojećeg sistema smeštaja, ulaganju u police onih publikacija koje se trenutno ne nalaze na mestu: vraćanje pozajmljene bibliotečke građe u biblioteku (kako bi svaka jedinica bibliotečke građe mogla da bude identifikovana na licu mesta), u inventarisanju onih jedinica koje iz nepredviđenih razloga nisu bile uvedene u knjigu inventara, sređivanju kartoteke pozajmljenih knjiga i dr.

5. Komisija sastavlja plan rada po kome će vršiti reviziju koji obuhvata obim revizije, redosled fondova, odnosno ogranaka, određuje metod revizije i sve radnje koje će se obaviti pre, za vreme i posle revizije.

Metodi revizije sastavni su deo ovog uputstva (Prilog I).

6. Revizija se vrši sravnjivanjem određenih podataka svake jedinice bibliotečke građe sa odgovarajućim podacima u materijalnom inventaru. Sravnjivanje podataka može se vršiti i posredno, putem pomoćnih instrumenata (topografski katalog, signaturni inventar, kartoteka kontrolnih listića i sl.) s tim što se tada obavezno vrši njihovo sravnjivanje sa materijalnim inventarom, radi utvrđivanja stvarnog stanja.

Posle izvršene provere celokupne bibliotečke građe i utvrđivanja brojčanog i fizičkog stanja, sastavlja se zapisnik o reviziji bibliotečke građe.

Zapisnik o reviziji sadrži naročito:

- vreme trajanja revizije;

- sastav komisije za reviziju (navesti sve članove);

- obim i vrstu bibliotečke građe obuhvaćene revizijom;

- metod revizije;

- broj jedinica prema inventaru;

- broj jedinica rashodovanih u prethodnim revizijama;

- broj jedinica koje nisu nađene na licu mesta,

- broj nevraćenih jedinica;

- stvarno stanje fonda (broj jedinica utvrđenih revizijom);

- broj fizički dotrajalih i neupotrebljivih jedinica;

- broj neaktuelnih jedinica.

Zapisnik o reviziji može da sadrži i druge podatke od značaja za utvrđivanje stvarnog stanja fonda, za koje komisija oceni da ih treba uneti u zapisnik (ovi podaci daju se uz zapisnik kao prilog).

Uz zapisnik se prilažu i liste jedinica bibliotečke građe koje nisu nađene na licu mesta, zatim one koje su fizički dotrajale i neupotrebljive, liste nevraćenih jedinica, kao i liste neaktuelnih jedinica.

Obrazac zapisnika o reviziji i lista iz prethodnog stava sastavni je deo ovog uputstva (Prilog II).

Zapisnik o reviziji potpisuju svi članovi komisije, i dostavlja se direktoru odnosno upravniku biblioteke i druge organizacije koja obavlja bibliotečku delatnost.

Na osnovu zapisnika komisija sastavlja izveštaj o reviziji i upućuje ga direktoru a on organu upravljanja na razmatranje. U izveštaju komisija unosi i broj jedinica bibliotečke građe koji predlaže da se otpišu, i po kom osnovu (nevraćene jedinice, fizički dotrajale, neupotrebljive jedinice, neaktuelne jedinice i jedinice koje nisu nađene na licu mesta).

7. Organ upravljanja bibliotekom odnosno drugom organizacijom koja obavlja bibliotečku delatnost razmatra izveštaj o izvršenoj reviziji u prisustvu predsednika komisije za reviziju i rukovodioca organizacione jedinice u čijoj je nadležnosti čuvanje i korišćenje bibliotečke građe i odlučuje o:

- otpisu utvrđenih minusa tj. nestalih jedinica bibliotečke građe u fondu;

- otpisu dotrajalih i neupotrebljivih jedinica koje merama tehničke zaštite ne mogu da se dovedu u stanje da mogu biti dalje korišćene;

- otpisu neaktuelne bibliotečke građe;

- otpisu nevraćenih jedinica bibliotečke građe usled nemogućnosti njihovog povraćaja (posle 3 godine kada su iscrpljene sve mere potraživanja).

Jedinice bibliotečke građe za koje je utvrđeno da su kulturna dobra ne mogu se otpisati.

Izveštaj o izvršenoj reviziji, zajedno sa odlukom organa upravljanja o otpisu, dostavlja se direktoru, odnosno upravniku biblioteke i organizacije koja obavlja bibliotečku delatnost, odgovarajućim rukovodiocima organizacionih jedinica, kao i knjigovodstvenoj službi radi usklađivanja stanja iz materijalnog inventara i knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem po reviziji.

8. Na osnovu odluke o otpisu bibliotečke građe određena publikacija se isključuje iz knjige inventara (stavljanjem oznaka Rash. i broja odluke o otpisu sa datumom u rubrici napomena) i kataloga.

Neaktuelnu, otpisanu bibliotečku građu biblioteka je dužna da ponudi Narodnoj biblioteci Srbije, drugoj biblioteci u opštini, odnosno drugoj zainteresovanoj biblioteci.

 

(Prilog I)

METODI REVIZIJE BIBLIOTEČKE GRAĐE

Utvrđivanje faktičkog stanja bibliotečke građe, što je suština revizije, može se vršiti na dva načina: direktno sa materijalnim inventarom ili, posredno, preko određenih pomoćnih instrumenata. U osnovu i jednog i drugog načina rada inventar ima neprikosnovenu ulogu kao materijalni dokumenat vrednosti bibliotečke građe na osnovu koga se utvrđuje konačno stvarno stanje revidirane bibliotečke građe.

U pomoćne instrumente spadaju: signaturni inventar (sa matičnim i kontrolnim kartonima), topografski katalog i kartoteka kontrolnih listića.

Zavisno od toga na koji će se način obavljati revizija odnosno koji će se instrument primeniti u radu razlikuje se nekoliko metoda. To su:

- revizija pomoću inventara;

- revizija pomoću kartoteke kontrolnih listića;

- revizija pomoću topografskog kataloga.

Revizija pomoću inventara

Suština ovog metoda je da se sravnjivanje stanja postojeće bibliotečke građe vrši direktno sa knjigom inventara u kojoj je inventarisana svaka jedinica bibliotečke građe. Sastavnim delom inventara treba smatrati i kontrolne kartone za časopise i novine jer se ove publikacije inventarišu kao godište naslova.* Na isti način se koriste kontrolni kartoni za zbirke i zbirna dela ukoliko nisu inventarisani pojedinačno.

Postupak provere se obavlja na taj način što se osnovni podaci iz svake jedinice bibliotečke građe porede sa odgovarajućim podacima iz materijalnog ili signaturnog inventara koji u tom slučaju ima značaj neprikosnovenog dokumenta.

Zbog svojih osobina ovaj metod se preporučuje: (a) svim bibliotekama, gde su zbog različitih uzroka fondovi nesređeni i neusklađeni sa materijalnim inventarom i (b) svim manjim bibliotekama u kojima se uz učešće malog broja radnika i za relativno kratko vreme može izvršiti revizija.

______________
* Za ove i sve druge serijske publikacije revizija pomoću inventara i kontrolnih kartona je jedini metod rada.

Revizija pomoću kartoteke kontrolnih listića

Ovaj način obavljanja revizije se razlikuje od prethodnog jer je njegova suština u popisivanju celokupnog bibliotečkog fonda.

Postupak se odvija u dve potpuno odvojene faze.

Prvu fazu čini popisivanje bibliotečkog fonda koje se vrši na taj način što se iz svake jedinice bibliotečke građe uzimaju samo najelementarniji podaci dovoljni za identifikaciju jedinice. To su: inventarni broj odnosno signatura, autor, naslov dela i godina izdavanja. Ovi podaci se unose na listiće manjeg formata tzv. kontrolne listiće.** Posle završenog popisivanja fondova i kartoteke korisnika, od svih kontrolnih listića formira se kartoteka sređena prema inventarnim brojevima tj. u istom redosledu kako su inventarisane jedinice u inventaru.

U drugoj fazi vrši se poređenje podataka iz kartoteke kontrolnih listića i podataka iz inventara za svaku jedinicu pojedinačno, s tim što se na listić stavlja simbol kao dokaz da je poređenje izvršeno.

Budući da revizija pomoću kartoteke kontrolnih listića omogućava minimalni prekid rada sa korisnicima (samo dok traje popisivanje) ovaj metod je solidna preporuka za široku primenu u bibliotekama.

______________
** Za ovu svrhu se mogu izraditi listići od čvrste hartije ili kartona, a mogu se koristiti i kataloški listići.

Revizija pomoću topografskog kataloga

Revizija na ovaj način se može vršiti samo u bibliotekama koje izrađuju topografski katalog čija je glavna namena da zameni upotrebu inventara u reviziji.

Revizija pomoću topografskog kataloga ima dve odvojene faze.

U prvoj fazi se vrši postupak sravnjivanja osnovnih podataka iz svake jedinice bibliotečke građe sa podacima u topografskom katalogu.

Drugu fazu rada, čini upoređivanje nađenog stanja iskazanog u topografskom katalogu sa stanjem u inventaru i unošenje odgovarajućih ispravki.

NAČIN OBAVLJANJA VANREDNE REVIZIJE

Pod ovim terminom podrazumeva se obavljanje revizije isključivo u vanrednim okolnostima, navedenim u Uputstvu o reviziji i otpisu bibliotečke građe.

Ovakva revizija se obavlja bez poređenja sa materijalnim dokumentom, već se vrši na najjednostavniji način prostim prebrojavanjem svih jedinica bibliotečke građe u fondu i u kartoteci pozajmice.

Isto tako može se izvršiti i revizija po izboru koja obuhvata samo manji deo fonda, dok najveći deo ostaje neproveren. Provera izabranog dela fonda - po uzorku, se vrši kompletno sa odgovarajućim instrumentom (inventar, topografski katalog i dr.), tako da su dobijeni podaci verodostojni. Obim fonda za ovakav način provere može biti 10-20% celokupnog fonda, ili deo fonda koji predstavlja celinu za sebe.

(Prilog II)

ZAPISNIK

o reviziji bibliotečke građe u __________________________
Revizija je obavljena od ______________ do ____________.
Komisija za reviziju:
1. ______________________________
2. _____________________________
3. _____________________________
Vrsta bibliotečke građe _______________________________
Obim građe obuhvaćen revizijom _______________________
Metod rada _________________________________________

Revizijom je utvrđeno sledeće stanje:

Broj jedinica prema inventaru	_________________
Broj jedinica rashodovanih u
prethodnim revizijama	_________________
Broj jedinica koje nisu nađene na
licu mesta (lista 1)	_________________
Broj nevraćenih jedinica (lista 2)	_________________
Stvarno stanje fonda (broj jedinica
utvrđenih revizijom)	_________________
Broj fizički dotrajalih i
neupotrebljivih jedinica (lista 3)	_________________
Broj neaktuelnih jedinica (lista 4)	_________________
Datum: _________________
	Članovi Komisije za reviziju,
	1. ____________________ 2. ____________________ 3. ____________________

 

Prilog II
(lista 1)

1. Popis jedinica bibliotečke građe koje nisu nađene na licu mesta

Red. broj	Inv. br.	Signatura	Autor i naslov jedinice	Mesto i god. izdavanja	Cena	Napomena

Prilog II
(lista 2)

2. Popis nevraćenih jedinica bibliotečke građe

Red. broj	Inv. br.	Signatura	Autor i naslov jedinice	Mesto i god. izdavanja	Cena	Napomena

Prilog II
(lista 3)

3. Popis dotrajalih i neupotrebljavanih jedinica bibliotečke građe

Red. broj	Inv. br.	Signatura	Autor i naslov jedinice	Mesto i god. izdavanja	Cena	Napomena

Prilog II
(lista 4)

4. Popis neaktuelnih jedinica bibliotečke građe

Red. broj	Inv. br.	Signatura	Autor i naslov jedinice	Mesto i god. izdavanja	Cena	Napomena