PRAVILNIKO NAČINU EVIDENTIRANJA REGISTRATURSKOG MATERIJALA, NJEGOVOG ČUVANJA, KLASIFIKACIJE I ARHIVIRANJA("Sl. list AP Vojvodine", br. 15/2004) |
Ovim Pravilnikom se utvrđuje način evidentiranja registraturskog materijala u Pokrajinskom javnom pravobranilaštvu Vojvodine (dalje: Pravobranilaštvo), njegovog čuvanja, klasifikacije i arhiviranja.
Registraturski materijal čine predmeti i akti, fotografski i fonografski snimci i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti, knjige i kartoteke o evidentiranju tih spisa, zapisa i dokumenata primljeni i nastali u radu Pravobranilaštva, od značaja za njegov tekući rad, dok iz istog nije odabrana arhivska građa.
Arhivsku građu čini dokumentarni materijal od posebnog značaja za istoriju, kulturu i druge potrebe koji je nastao u radu Pravobranilaštva.
Evidentiranje registraturskog materijala vrši se u upisnicima propisanih Poslovnikom o radu Pokrajinskog javnog pravobranilaštva Vojvodine.
Evidentiranje registraturskog materijala vrši se u prijemnoj kancelariji Pravobranilaštva u kojoj se obavljaju administrativno-tehnički i drugi kancelarijski poslovi.
Prema Odluci o kancelarijskom poslovanju, propisanoj za pokrajinske organe po njihovoj sadržini predmeti Pravobranilaštva klasifikuju se u 7. glavnu grupu: Pravobranilaštvo i pravosuđe.
Pravosnažno rešeni predmeti stavljaju se u arhivu na osnovu pismene naredbe Pravobranioca ili njegovog zamenika i čuvaju kao arhivirani predmeti u arhivi, koja je sastavni deo prijemne kancelarije.
Predmeti koji se čuvaju u arhivi moraju biti zaštićeni od vlage i požara i obezbeđeni od oštećenja, uništenja i krađe.
Svršeni predmeti iz tekuće i prethodne godine po pravilu se stavljaju u priručnu arhivu i drže se u zasebnom ormanu, sređeni po oznakama upisnika i rednim brojevima predmeta i na kraju tekuće godine predmeti iz priručne arhive kojima je protekao rok od dve godine prenose se radi daljeg čuvanja u stalnu arhivu sa upisnicima, imenicima i drugim pomoćnim knjigama, ako nisu potrebni za tekući rad.
Završni (arhivirani) predmeti i drugi registraturski materijal (evidencije, knjige, registri, kartoteka, dokumentacija) upisuju se u arhivsku knjigu. Arhivska knjiga se vodi na posebnom obrascu.
U arhivsku knjigu upisuju se sledeći podaci:
- redni broj upisa za svaku kategoriju registraturskog materijala,
- dan, mesec i godina upisa registraturskog materijala u arhivsku knjigu,
- godina u kojoj je registraturski materijal nastao ako je materijal koji se upisuje nastao samo u toku jedne godine, a ako materijal potiče iz više godina ili je u pitanju evidencija koja se počela voditi u jednoj a vođenje je završeno u drugoj godini, upisuje se i poslednja godina u kojoj je materijal nastao odnosno u kojoj je početo i završeno vođenje evidencije,
- klasifikacioni znak iz jedinstvene klasifikacije predmeta po materiji ili odgovarajuća oznaka,
- naziv kategorije registraturskog materijala,
- ukupan broj jedinica nastalog registraturskog materijala,
- broj i datum zapisnika koji je sastavljen kod Pravobranilaštva prilikom izlučivanja bezvrednog registraturskog materijala ili primopredaja arhivske građe nadležnom arhivu i
- rok čuvanja koji je za tu kategoriju registraturskog materijala predviđen listom kategorija registraturskog materijala.
Prepis arhivske knjige za proteklu godinu dostavlja se nadležnom arhivu do 30. aprila naredne godine, ukoliko nije drugačije propisano.
U toku godine ne može se menjati način klasifikacije registraturskog materijala.
U arhivi se registraturski materijal čuva prema rokovima koji su utvrđeni listama kategorija registraturskog materijala.
Registraturski materijal koji se čuva u arhivi Pravobranilaštva mora biti sređen i prema utvrđenoj klasifikaciji razvrstan u odgovarajuće registraturske jedinice (fascikle, registratori, kutije).
Na registraturskim jedinicima ispisuju se naročito:
naziv organa, klasifikacioni znak, godina nastanka materijala, početni i završni broj uloženih predmeta, redni broj pod kojim je registraturska jedinica upisana u arhivsku knjigu i rok čuvanja.
Ako ne postoji klasifikacioni znak na registraturskoj jedinici, mora se napisati pun naziv kategorije registraturskog materijala.
Registraturske jedinice smeštaju se na odgovarajuće police ili u ormane tako da materijal bude obezbeđen od vlage, požara, nestanka i oštećenja.
Registraturski materijal koji sadrži podatke koji su zakonom ili drugim propisima određeni kao državna, vojna ili službena tajna, ulaže se u posebne registraturske jedinice koje se čuvaju u kasi.
Prema rokovima utvrđenim u listama kategorija registraturskog materijala komisijski se vrši izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala.
Komisiju obrazuje Pravobranilac iz reda zaposlenih u Pravobranilaštvu.
O izlučivanju bezvrednog registraturskog materijala vodi se zapisnik.
Zapisnik sadrži: imena članova komisije, datum i mesto sastavljanja zapisnika, naziv stvaraoca materijala, raspon godina izlučenog materijala, popis kategorija materijala koji se izlučuje i ukupnu količinu izlučenog bezvrednog registraturskog materijala, izražen u dužinskim metrima.
Zapisnik se sastavlja u 4 primerka od kojih se 3 primerka dostavlja nadležnom Arhivu Vojvodine.
Zapisnik potpisuju svi članovi komisije.
Popis bezvrednog registraturskog materijala dostavlja se Arhivu Vojvodine sa zahtevom da se materijal pregleda i dozvoli izlučivanje.
Uz pismenu saglasnost nadležnog arhiva bezvredni registraturski materijal se uništava.
Predstavnici nadležnog arhiva mogu da zadrže od izlučivanja kategorije registraturskog materijala koje su predviđene za izlučivanje, ukoliko ocene da su trajne vrednosti.
Predaja arhivske građe nadležnom arhivu vrši se saglasno zakonu.
Arhivska građa koja se predaje nadležnom arhivu mora biti sređena, spakovana u kutije i popisana. Troškove oko primopredaje arhivske građe snosi Pravobranilaštvo, ako nije drukčije propisano.
Ovaj Pravilnik se primenjuje od 1. septembra 2004. godine, a objaviće se u "Službenom listu AP Vojvodine".