ODLUKAO MINIMALNIM USLOVIMA ORGANIZACIONE I TEHNIČKE OSPOSOBLJENOSTI DRUŠTVA ZA UPRAVLJANJE DOBROVOLJNIM PENZIJSKIM FONDOM("Sl. glasnik RS", br. 23/2006) |
1. Ovom odlukom utvrđuju se minimalni uslovi organizacione i tehničke osposobljenosti koje je društvo za upravljanje dobrovoljnim penzijskim fondom (u daljem tekstu: društvo za upravljanje fondom) dužno da ispuni.
2. Organizaciona i tehnička osposobljenost društva za upravljanje fondom mora odgovarati složenosti, rizičnosti i obimu poslova koje to društvo obavlja i mora obezbediti da njegovo funkcionisanje bude u skladu s dobrim pravilima struke, poslovnom etikom i principima korporativnog upravljanja.
3. Organizacionom osposobljenošću društva za upravljanje fondom, u smislu ove odluke, smatra se uspostavljanje takve organizacije tog društva koja mu omogućava da uspešno obavlja svoju delatnost, i to u obimu koji je planiran, odnosno predviđen opštim aktima ovog društva kojima su utvrđeni njegova organizaciona struktura, procedura i kadrovi.
Funkcionisanje društva za upravljanje fondom u skladu s principima korporativnog upravljanja podrazumeva:
1) obrazovanje organizacionih celina tog društva koje odgovaraju obimu i vrsti poslova koje ono obavlja;
2) jasno definisanje delokruga organizacionih celina tog društva kojima se obezbeđuje nesmetani protok informacija;
3) propisivanje preciznih poslovnih procedura;
4) ustanovljavanje takvog sistema odgovornosti koji će biti usklađen s poslovima koji se obavljaju i značajem odluka koje se donose, i to na način kojim se obezbeđuje efikasna kontrola rizika iz poslovanja tog društva;
5) uspostavljanje odgovarajućih horizontalnih veza, odnosno koordinacije između organizacionih celina tog društva i lica s posebnim ovlašćenjima i odgovornostima u ovom društvu;
6) uspostavljanje odgovarajućih vertikalnih veza, odnosno subordinacije između organa tog društva, lica s posebnim ovlašćenjima i odgovornostima i drugih lica zaposlenih u ovom društvu, kao i između njegovih širih i užih organizacionih celina;
7) uspostavljanje i stalno unapređivanje sistema interne kontrole u tom društvu.
4. Pod minimalnim uslovima organizacione osposobljenosti društva za upravljanje fondom, u smislu ove odluke, podrazumevaju se uslovi utvrđeni aktima o njegovoj unutrašnjoj organizaciji i o sistematizaciji radnih mesta u tom društvu, odlukom o organizovanju njegovih organizacionih celina, pravilnikom o radu interne revizije i drugim aktima.
Opštim aktima društva za upravljanje fondom kojima se uređuju poslovi organa uprave i nadzora potrebno je utvrditi da te poslove mogu obavljati fizička lica koja imaju dobru poslovnu reputaciju, tj. poslovni ugled (koji se procenjuje na osnovu njihove biografije, stručnih kvalifikacija i dotadašnjeg rada), utvrditi odgovarajuću kvalifikacionu strukturu zaposlenih s potrebnim radnim stažom za, svako radno mesto, kao i dinamiku popunjavanja sistematizovanih radnih mesta koja treba da prati planirano povećanje obima poslova i širenje organizacione mreže tog društva, a potrebno je utvrditi i da investicione odluke u ovom društvu mogu donositi samo portfolio menadžeri iz člana 8. stav 3. Zakona o dobrovoljnim penzijskim fondovima i penzijskim planovima.
5. Pod minimalnim uslovima tehničke osposobljenosti društva za upravljanje fondom, u smislu ove odluke, podrazumeva se obezbeđenje poslovnog prostora za obavljanje poslova tog društva koji zadovoljava propisane standarde u odnosu na planirani broj zaposlenih, kao i obezbeđenje računarske i druge opreme i programskih podrški koji po obimu i tehničkim svojstvima odgovaraju broju zaposlenih i planiranom obimu poslovanja ovog društva (hardverski i softverski sistem i dr.).
Društvo za upravljanje fondom obavezno je da obezbedi poslovni prostor u svom vlasništvu, što se dokazuje odgovarajućom dokumentacijom, ili da taj prostor obezbedi zakupom na neodređeno ili određeno vreme, s tim da vreme zakupa ne može biti kraće od tri godine, što se dokazuje ugovorom između tog društva i zakupodavca.
6. Hardverski i softverski sistem društva za upravljanje fondom moraju ispunjavati sledeće uslove:
- obezbeđivati visoku pouzdanost, bezbednost i zaštitu podataka od neovlašćenog pristupa, kao i pouzdanost u slučaju havarija;
- obezbeđivati odgovarajuće performanse i odgovarajući kapacitet, odnosno one koji će biti u stanju da podrže sve zahteve koji se odnose na poslove vođenja, administriranja i izveštavanja o radu dobrovoljnog penzijskog fonda (u daljem tekstu: fond) kojim upravlja;
- omogućavati, i to za interne i eksterne potrebe, sastavljanje izveštaja o individualnim računima koje to društvo vodi, kao i onlajn pristup informacijama o stanju tih računa.
7. Društvo za upravljanje fondom dužno je da poseduje sistem informacione tehnologije (u daljem tekstu: IT sistem) koji obezbeđuje sledeće podatke iz elektronske datoteke:
1) o ugovorima, i to:
- o članstvu (prema obvezniku uplate penzijskog doprinosa),
- o penzijskim planovima,
- za programirane isplate akumuliranih sredstava sa individualnih računa;
2) o zahtevima, i to:
- za povlačenje akumuliranih sredstava sa individualnih računa programiranom isplatom,
- o prenosu s računa,
- o jednokratnim isplatama u slučaju smrti člana fonda, kupovine anuiteta od društva za osiguranje, vanrednih troškova lečenja člana fonda i trajne nesposobnosti za rad člana fonda;
3) o individualnim računima članova fonda;
4) o članovima fonda koji penziju primaju u vidu programiranih isplata;
5) o neto vrednosti imovine u posedu fonda koja je usklađena s podacima kastodi banke.
8. Društvo za upravljanje fondom dužno je da obezbedi da IT sistem ima višeslojnu sigurnosnu arhitekturu i da ispunjava sledeće zahteve:
1) da su njegovi hardver i softver zaštićeni od neovlašćenog pristupa podacima, i to detaljnim nadzorom (procedure za registrovanje, analizu i kontrolu svake aktivnosti u sistemu) i kontrolom pristupa preko dodele ovlašćenja i autorizacije korisnika;
2) da postoji fizička kontrola pristupa resursima tog sistema, i to: fizičko obezbeđenje, alarm, identifikaciona kontrola na ulazu u računarske (serverske) sale i sistem za prismotru i kontrolu;
3) da je zaštićen od pada, i to hardverskim rešenjima, pouzdanim sistemima za neprekidno napajanje, rezervnim uređajima, vezama i električnim napajanjem lokalne mreže;
4) da je njegova pouzdanost povećana pravljenjem sigurnosnih kopija podataka (back-up), odnosno propisivanjem sistema i procedura za pravljenje ovakvih kopija, kao i da je skladištenje informacija i podataka obezbeđeno na najmanje dve lokacije;
5) da, u slučaju havarije, ima plan oporavka podataka, propisane procedure za taj oporavak i za to adekvatno osposobljeno osoblje;
6) da se sprovodi adekvatna obuka zaposlenih o korišćenju tog sistema i procedurama propisanim za njegovu zaštitu;
7) da postoji detaljan spisak hardvera, softvera i komunikacione opreme u upotrebi, kao i plan njihovog održavanja.
Društvo za upravljanje fondom mora imati zvaničnu i-mejl adresu za kontakt i mejl server koji čuva službenu prepisku.
Kao dokaz o ispunjenju uslova osposobljenosti IT sistema, društvo za upravljanje fondom Narodnoj banci Srbije dostavlja:
- opis sistema koji koristi, opis softvera koji koristi za razvoj tog sistema u skladu s potrebama rasta obima poslovanja, kao i plan inovacije postojećeg hardvera i softvera zbog zastarevanja;
- opis sistema koji služe za obezbeđenje odgovarajuće zaštite informacija od gubitka i od neovlašćenog menjanja zapisa, uključujući i sposobnost identifikacije i ispravljanja nepravilnosti, netačnosti i grešaka u informacijama;
- procedure za upravljanje rizicima, koje uključuju odgovarajuće mere za oporavak od havarije i održavanje kontinuiteta poslovanja.
9. Ova odluka stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku RS", a primenjuje se od 1. aprila 2006. godine.