UREDBAO KANCELARIJSKOM POSLOVANJU U VOJSCI SRBIJE("Sl. glasnik RS", br. 87/2008) |
Ovom uredbom uređuje se kancelarijsko poslovanje u Vojsci Srbije u miru i ratu.
Ova uredba primenjuje se u svim komandama, jedinicama i ustanovama Vojske Srbije (u daljem tekstu: komande, jedinice i ustanove) i prema njenim odredbama postupaju svi pripadnici Vojske.
Kancelarijsko poslovanje, u smislu ove uredbe, obuhvata:
1) službenu prepisku;
2) prijem, evidentiranje, pregled i dostavljanje u rad akata;
3) izradu akata;
4) potpisivanje i overavanje akata;
5) tehničku obradu akata;
6) otpremanje akata (pošiljaka);
7) čuvanje, razvrstavanje i arhiviranje akata odnosno predmeta.
Kancelarijsko poslovanje organizuje se kao jedinstven sistem koji se zasniva na načelima: zakonitosti; tačnosti; ekspeditivnosti i ekonomičnosti; čuvanja državne, vojne, službene i poslovne tajne; čuvanja i bezbednosti akata i dokumenata.
Svi pripadnici Vojske Srbije vode službenu prepisku i izrađuju akta, a prijem, pregled, evidentiranje, overavanje akata, tehničku obradu, otpremanje akata, čuvanje i arhiviranje akata odnosno predmeta obavlja kancelarija opštih poslova komande, jedinice i ustanove koja je određena formacijom. U komandi, jedinici i ustanovi koja po formaciji nema kancelariju opštih poslova, ove poslove obavlja lice koje naredbom odredi starešina komande, jedinice i ustanove.
Za više komandi, jedinica i ustanova na istoj lokaciji, kancelarijsko poslovanje može se obavljati u jednoj kancelariji opštih poslova. Za svaku komandu, jedinicu i ustanovu vodi se poseban delovodnik i poseban upisnik.
Izrazi upotrebljeni u ovoj uredbi imaju sledeća značenja:
1) akt je pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, menja, prekida ili završava neka radnja u Vojsci Srbije;
2) podnesak je svaki zahtev, molba, prijava, predlog, žalba, prigovor i drugo saopštenje kojim se Vojsci Srbije obraćaju njeni pripadnici i pravna i fizička lica;
3) prilog je pisani sastav (akt, topografska ili geografska karta, šema, tabela, crtež, grafikon i sl.), video-zapis, audio-zapis ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopune sadržine akta;
4) predmet je skup svih podnesaka i akata s prilozima koji se odnose na isti zadatak ili pitanje i kao takvi čine jedinstvenu celinu;
5) registraturski materijal je izvorni i reprodukovani pisani, crtani, štampani, fotokopirani, filmovani, fonografisani, čitljivo pisaćom mašinom ili na drugi način zabeležen dokumentarni materijal koji je nastao u radu komandi, jedinica i ustanova;
6) arhivska građa je deo registraturskog materijala kome je određen rok čuvanja "trajno" i kao takav predstavlja trajno zaštićeno kulturno dobro od posebnog značaja za državu;
7) pošiljka je svaka vrsta pisma, dopisnice, paketa, poštanske uputnice, telegrama i sl., bez obzira da li ih komande, jedinice i ustanove primaju od pošiljalaca ili otpremaju primaocima;
8) delovodnik je osnovna evidencija svih akata izuzev akata za koje je propisano da se evidentiraju u drugim evidencijama. Delovodnik se vodi posebno za svaku kalendarsku godinu;
9) upisnik je osnovna evidencija o predmetima u upravnom postupku;
10) dostavna knjiga je pomoćna evidencija o dostavljanju u rad prispelih akata;
11) otpremna knjiga je pomoćna evidencija o otpremanju svih pošiljaka;
12) kancelarija opštih poslova je organizaciona jedinica u komandi, jedinici i ustanovi koja je određena formacijom za obavljanje sledećih poslova: prijem, otvaranje, evidentiranje, pregledanje, overavanje, tehničku obradu, otpremanje, čuvanje i arhiviranje akata odnosno predmeta;
13) arhiva je sastavni deo kancelarije opštih poslova komande, jedinice i ustanove ili posebna organizaciona jedinica s istim ili sličnim uslovima za rad, u kojoj se čuvaju u propisanim rokovima završeni (arhivirani) predmeti, evidencije o predmetima, kao i ostali registraturski materijal do predaje nadležnom arhivu ili do njegovog uništenja.
Službena prepiska je jedan od načina službene komunikacije između komandi, jedinica i ustanova, kao i između njih i drugih državnih organa i organizacija, preduzeća i drugih pravnih i fizičkih lica.
Službena prepiska u Vojsci Srbije obavlja se na srpskom jeziku, ćiriličkim pismom.
Stil u aktima je administrativni, a akti moraju biti nedvosmisleni, koncizni i precizni.
Službena prepiska između komandi, jedinica i ustanova, kao i pojedinačno obraćanje pripadnika Vojske Srbije vojnim organima i pretpostavljenima vodi se redovnim putem. Od redovnog puta može se odstupiti:
1) u hitnim slučajevima;
2) kada su u pitanju podaci koji, osim za pošiljaoca i primaoca, nemaju značaja za pretpostavljene, odnosno potčinjene komande, jedinice i ustanove;
3) kada se na više adresa dostavljaju istovetni primerci akata;
4) kada je to posebnim propisom određeno.
Službena prepiska između komandi, jedinica i ustanova koje nisu u odnosu pretpostavljenih i potčinjenih, a koja nije značajna za njihove pretpostavljene komande ili ustanove, vodi se neposredno, uz znanje pretpostavljenih.
S civilnim organima, organizacijama i pojedincima van Vojske Srbije, komande, jedinice i ustanove vode neposredno službenu prepisku o pitanjima iz svoje nadležnosti, ili preko pretpostavljenih komandi - kada se radi o pitanjima koja prevazilaze te nadležnosti.
Službena prepiska s inostranim organima, organizacijama, stranim državljanima, kao i s organima, organizacijama i državljanima Republike Srbije u inostranstvu vodi se redovnim putem preko nadležne organizacione jedinice Ministarstva odbrane, a izuzetno i preko Kabineta načelnika Generalštaba Vojske Srbije - u okviru drugih aktivnosti odobrenih aktom predsednika Republike Srbije i ministra odbrane.
Službena prepiska s inostranim organima i organizacijama može se obavljati i preko nadležne organizacione jedinice Generalštaba Vojske Srbije, odnosno nadležne komande, ukoliko to zahtevaju međunarodno preuzete obaveze.
Službena prepiska iz člana 11. ove uredbe vodi se na srpskom jeziku. Ako se službena prepiska vodi na stranom jeziku, svaki akt se prevodi na srpski jezik i jedan primerak prevoda čuva se u predmetu.
Službena prepiska u Vojsci Srbije i s organima i organizacijama van Vojske, vodi se pod formacijskim nazivima ili vojnim poštama komandi, jedinica i ustanova.
2. Prijem, pregled, evidentiranje i dostavljanje u rad akata
Prijem pošiljaka u radno vreme obavlja se u kancelariji opštih poslova. Nakon završetka radnog vremena i u neradne dane, pošiljke prima dežurni komande, jedinice i ustanove.
Pošiljke otvara starešina kancelarije opštih poslova ili drugo lice koje odredi starešina komande, jedinice i ustanove.
Izuzetak su:
1) vojne pošiljke označene kao "državna tajna";
2) pošiljke adresirane na ličnost starešine komande, jedinice i ustanove, njegovog zamenika, starešine organa vojne policije i organa za kriptozaštitu informacija;
3) pošiljke u vezi sa tenderima i konkursima, koje otvara nadležna komisija.
Pošiljke pristigle u toku radnog vremena, nakon otvaranja i evidentiranja u kancelariji opštih poslova, predaju se na raspoređivanje starešini komande, jedinice i ustanove ili drugom licu koje on odredi.
Telegrami i druge pošiljke sa oznakom VRLO HITNO ili HITNO otvaraju se, evidentiraju i dostavljaju prioritetno u odnosu na ostale akte.
Akt koji je izrađen u komandi, jedinici i ustanovi, kao i akt primljen od drugih komandi, jedinica i ustanova i drugih pravnih i fizičkih lica van Vojske Srbije, evidentira se u kancelariji opštih poslova.
Osnovnu evidenciju akata čine delovodnik i upisnik. Osnovna evidencija o svim aktima i predmetima kao minimum podataka sadrži: datum i broj evidentiranja akta odnosno predmeta; osnovne podatke o pošiljaocu i primaocu i podatke iz kojih može da se utvrdi gde se akt odnosno predmet nalazi u toku njegove obrade do arhiviranja.
Pored elemenata iz stava 2. ovog člana, osnovna evidencija o aktima upravnog postupka sadrži i sledeće podatke: da li je podnesak rešen u zakonskom roku; odluku o zahtevu (usvojen, odbijen, odbačen zahtev, obustavljen postupak); odluku o žalbi (odbačena ili odbijena žalba, poništeno rešenje); o tome da li je rešenje izvršeno; druge neophodne podatke značajne za praćenje ostvarivanja prava, obaveza i na zakonu zasnovanih interesa pravnih i fizičkih lica.
Evidencija se mora voditi ažurno, tačno, čitko i uredno. U evidenciji se ne sme ništa brisati niti dodavati.
Akti i njihovo dostavljanje evidentiraju se u dostavnoj knjizi onog dana i pod datumom kada su primljeni.
Akt službene prepiske obavezno sadrži:
1) zaglavlje;
2) kratak sadržaj akta;
3) naziv i sedište primaoca;
4) tekst akta;
5) inicijale obrađivača;
6) funkciju i potpis ovlašćenog lica;
7) konstataciju o broju umnoženih i dostavljenih primeraka;
8) otisak pečata komande, jedinice i ustanove.
Zaglavlje sadrži: naziv komande, jedinice i ustanove; vrstu tajne i stepen tajnosti (samo kod akata koji sadrže tajne podatke); broj delovodnika (upisnika); datum i mesto.
Kratak sadržaj akta ukazuje na vrstu akta i njegov sadržaj.
Naziv i sedište primaoca sadrži: naziv komande jedinice i ustanove, organizacije ili organa odnosno ime i prezime lica; sedište odnosno mesto boravka, ulicu i broj (oznaku zgrade) i odredišnu poštu.
Funkcija i potpis ovlašćenog lica se sastoji od: naziva funkcije; čina; imena i prezimena i svojeručnog potpisa.
Akti službene prepiske, pored obaveznog sadržaja iz člana 19. ove uredbe mogu da sadrže, po potrebi, i druge oznake i konstatacije koje upućuju na postupak s aktom, kao što su:
1) oznake kojima se reguliše postupak s aktima u toku mobilizacije;
2) oznake hitnosti;
3) spisak priloga.
Predmeti se uzimaju u rad prema hitnosti i važnosti, a moraju se rešiti do određenog ili propisanog roka. Predmeti za čije rešavanje nisu određeni ili propisani rokovi, rešavaju se u roku od 10 dana.
Kada zbog opravdanih razloga neki predmet nije moguće rešiti u određenom ili propisanom roku, obrađivač je dužan da o tome pravovremeno i najkraćim putem izvesti starešinu i traži produženje roka. Zakonski rokovi se ne mogu produžavati.
Akt se piše na računaru, pisaćom mašinom ili rukom. Ako se to čini rukom, piše se mastilom ili hemijskom olovkom, a rukopis, veličina slova i odstojanje između redova treba da budu takvi da se tekst može lako čitati.
Ako zbog nejasnoće, dvosmislenog ili nečitkog akta zadatak ostane neizvršen ili bude nepravilno izvršen, odgovornost za posledice snosi lice koje je akt potpisalo.
Akti se izrađuju u jednom primerku, prema potrebi umnožavaju, a originalni primerak kompletnog predmeta arhivira se u komandi, jedinici i ustanovi.
Prema značaju i važnosti podataka koje akt ili prilozi sadrže, akti se dele na akte koji sadrže tajne podatke i otvorene akte.
Akti koji sadrže tajne podatke, čije bi otkrivanje na bilo koji način moglo naneti štetu Vojsci Srbije i njenim pripremama za odbranu i bezbednost zemlje, predstavljaju, zavisno od značaja podataka, državnu ili vojnu tajnu. Za svaki podatak koji predstavlja vojnu tajnu određuju se vrsta tajne i stepen tajnosti.
Otvoreni akti su svi drugi akti koji ne sadrže podatke iz stava 2. ovog člana i mogu biti dostupni neslužbenim licima.
Stepen tajnosti određuje lice koje potpisuje akt, na predlog lica koje ga izrađuje.
Predmet koji se sastoji od akata sa tajnim podacima raznih vrsta tajni i stepena tajnosti, nosi oznaku vrste tajne i stepena tajnosti akta s najvišom oznakom vrste tajne i stepena tajnosti.
Promenu vrste tajne ili stepena tajnosti podataka može izvršiti odnosno prestanak tajnosti podataka može narediti službenim aktom samo organ od koga podatak potiče ili viši nadležni organ.
Svi akti i prilozi koji sadrže tajne podatke moraju se zaštititi obaveznim merama zaštite prema vrsti tajne i stepenu tajnosti.
4. Potpisivanje i overavanje akata
Akt koji se izrađuje u komandi, jedinici i ustanovi potpisuje starešina komande, jedinice i ustanove. U njegovoj odsutnosti akt potpisuje formacijski zamenik, odnosno zastupnik.
Starešina komande, jedinice i ustanove pravo potpisivanja akata može preneti na lice u svojoj komandi, jedinici i ustanovi na koje je preneo određene poslove iz svoje nadležnosti - pisanim ovlašćenjem. Ovlašćeno lice dobijeno ovlašćenje ne može prenositi na druga lica.
Autentičnost akata i drugih dokumenata potvrđuje se pečatom.
Otisak pečata komande, jedinice i ustanove stavlja se s leve strane potpisa, tako da jednim delom zahvati deo funkcije i potpis ovlašćenog lica.
Štambiljem se na akt odnosno drugi dokument otiskuje deo zaglavlja, a na koverti (omotu) adresa pošiljaoca. Pored toga, štambilj se upotrebljava prilikom evidentiranja dolaznih akata, izdavanja potvrda o prijemu podnesaka i drugo.
Kancelarija opštih poslova umnožava potpisani akt u potrebnom broju primeraka, radi dostavljanja.
Lice koje akt potpisuje određuje u koliko će se primeraka akt umnožiti i kome ga treba dostaviti.
Ponovno umnožavanje akta koji sadrži tajne podatke (u celini ili u izvodu) dopušteno je samo po odobrenju starešine komande, jedinice i ustanove, uz posebnu evidenciju.
Akti na kojima su primenjene mere kriptozaštite ne smeju se umnožavati.
Akti se pakuju u koverte (omote) radi otpremanja, osim akata koji se otpremaju primaocu u istoj zgradi, ako ih prenosi lice koje može biti upoznato sa sadržinom.
Koverte (omoti) s aktima stepenovanim kao "državna tajna" ili "vojna tajna - strogo poverljivo" osiguravaju se na spojevima (na sredini i u uglovima) otiskom pečata, a koverte (omoti) s aktima stepenovanim kao "vojna tajna - poverljivo" i "vojna tajna - interno" otiskom pečata na sredini. Preko otisaka pečata stavlja se providna lepljiva traka.
Vrednosna pisma osiguravaju se pečatnim voskom, a paketi plombom.
6. Otpremanje akata (pošiljaka)
Završeni akti dostavljaju se kancelariji opštih poslova radi evidentiranja i otpremanja.
Akti se otpremaju istog dana kada su zavedeni, a najkasnije sledećeg radnog dana.
Akti se mogu otpremati telekomunikacionim sredstvima u izvornom obliku ili u formi telegrama.
Na akt stepenovan sa "vojna tajna - poverljivo", "vojna tajna - strogo poverljivo" i "državna tajna" prilikom otpremanja telekomunikacionim sredstvima obavezno se primenjuju propisane mere kriptozaštite.
Korišćenjem telefaksa mogu se otpremati samo otvoreni akti i akti stepenovani sa "vojna tajna - interno".
Sa aktima primljenim ili predatim telefaksom postupa se kao sa ostalim aktima u kancelarijskom poslovanju.
Akti obrađeni sistemima za kriptozaštitu ne mogu se otpremati telefaksom.
Elektronskom poštom putem Interneta mogu se otpremati sadržaji akata koji ne sadrže tajne podatke.
Odštampani sadržaj koji je primljen ili poslat putem Interneta može se koristiti kao službeni akt, kada za to postoji službena potreba.
Akti obrađeni sistemima za kriptozaštitu ne mogu se otpremati elektronskom poštom putem Interneta.
Otvoreni službeni akti koji se odnose na planiranje, najavu, prijavu i obezbeđenje letova vojnih i civilnih vazduhoplova mogu se otpremati ili primati preko vazduhoplovne fiksne službe veze, izuzev akata obrađenih sistemima za kriptozaštitu.
7. Čuvanje, razvrstavanje i arhiviranje akata odnosno predmeta
Akt, predmet i evidencija na kojima je završen rad predaju se kompletno kancelariji opštih poslova komande, jedinice i ustanove.
Obrađivač akta označava rok čuvanja akta, a na predmetu upravnog postupka evidentira rok i ishod rešenja (da li je predmet rešen u zakonskom roku ili ne, da li je zahtev usvojen, odbijen, postupak obustavljen, žalba uvažena i drugo).
Rokovi čuvanja registraturskog materijala određuju se propisom kojim se uređuju kategorije registraturskog materijala u Vojsci Srbije.
Akt, predmet i evidencija iz jedne kalendarske godine arhiviraju se po vrstama tajne i stepenima tajnosti, u okviru stepena tajnosti po rokovima čuvanja, a u okviru rokova čuvanja - hronološki, po brojevima delovodnika odnosno upisnika.
Službena prepiska s inostranim organom čini arhivsku građu i čuva se trajno.
Registraturski materijal iz kancelarije opštih poslova daje se na korišćenje obrađivačima akata na njihovo traženje, uz revers o izdavanju.
Arhivska građa iz kancelarije opštih poslova ne može se izdavati. Po zahtevu obrađivača akta, može se izdati prepis ili kopija akta uz revers. Po završenom radu kopije akata zapisnički se uništavaju.
Izdati registraturski materijal iz kancelarije opštih poslova vraća se nakon završetka rada.
Komande, jedinice i ustanove izdvajaju arhivsku građu iz registraturskog materijala u skladu s propisom kojim se uređuju kategorije registraturskog materijala u Vojsci Srbije i rokovi čuvanja. Izdvajanje se vrši po isteku rokova do kojih se pojedine kategorije registraturskog materijala moraju čuvati.
Komande, jedinice i ustanove prilikom izdvajanja arhivske građe odstranjuju bezvredni registraturski materijal (koji nije od značaja za tekući rad, nauku, kulturu i druge društvene potrebe), radi uništavanja, u roku od jedne godine od dana isteka propisanog roka čuvanja.
Izdvojeni bezvredni registraturski materijal ne može se uništiti dok Vojni arhiv proverom ne utvrdi da li se u tom materijalu nalazi i arhivska građa. Registraturski materijal kome je istekao rok čuvanja, uz pribavljenu pisanu saglasnost Vojnog arhiva, uništava se komisijski uz zapisnik.
Komande, jedinice i ustanove sređenu i popisanu arhivsku građu, na propisan način i po propisanoj dinamici, predaju Vojnom arhivu.
Registraturski materijal kome je istekao rok čuvanja u komandi, jedinici i ustanovi, arhivska građa, kao i registraturski materijal i arhivska građa komandi, jedinica i ustanova koje se rasformiraju, predaju se na čuvanje Vojnom arhivu.
Arhivska građa komande, jedinice i ustanove nastala u službenoj prepisci s inostranim organom obrađuje se odvojeno od ostalog registraturskog materijala i arhivske građe i predaje Vojnom arhivu.
U slučaju nestanka akta, odmah se preduzimaju mere da se isti pronađe, a ako se ne pronađe, pokreće se postupak za utvrđivanje odgovornosti.
III KANCELARIJSKO POSLOVANJE U RATU
Kancelarijsko poslovanje u ratu obavlja se u kancelariji opštih poslova. U komandi koja po formaciji nema kancelariju opštih poslova, kancelarijsko poslovanje obavlja lice koje naredbom odredi starešina komande.
Službena prepiska u ratu između komandi i njihovih organa koja se odnosi na pripremu, organizaciju i izvođenje borbenih dejstava vodi se prema odredbama posebnih vojnih propisa.
Službena prepiska o svim drugim pitanjima koju u ratu vode komande međusobno ili s drugim organima, organizacijama i pojedincima, vodi se prema odredbama ove uredbe, ako drugim propisom nije određen poseban postupak.
Borbeni akti propisani posebnim vojnim propisima evidentiraju se u operativnom delovodniku, a svi ostali akti, bez obzira na vrstu i stepen tajnosti, u jedinstvenom delovodniku.
Komande i jedinice na ratom zahvaćenom području, pri pisanom opštenju s inostranim vojnim organima i licima protivničke zemlje, postupaju u skladu s odredbama međunarodnog ratnog prava.
Primljene zahteve inostranog organa s ratom zahvaćenog područja komanda, odnosno jedinica dostavlja pretpostavljenoj komandi.
Svi akti nastali u ratu imaju status arhivske građe i čuvaju se trajno. Arhivska građa koja komandi nije neophodna za rad, popisuje se i predaje Vojnom arhivu jednom u tri meseca.
Kada se, usled nedostatka vremena ili iz drugih razloga, arhivska građa ne može popisati, predaje se uz zapisnik koji sadrži sledeće podatke: naziv komande kojoj pripada arhivska građa; vrsta i stepen tajnosti; vrsta arhivske građe; količina akata odnosno dokumenata (iskazana brojčano); potpis lica koje građu prima i lica koje predaje.
Nakon prijema naređenja, odnosno signala za mobilizaciju komande, jedinice i ustanove koje nastavljaju rad kao ratne jedinice, zaključuju mirnodopske evidencije i prelaze na kancelarijsko poslovanje u ratu. Pri napuštanju mirnodopskih lokacija, sa sobom nose akte, odnosno dokumente neophodne za dalji rad, a sve ostale akte predaju na čuvanje komandi garnizona.
Komande, jedinice i ustanove koje se rasformiraju, nakon prijema naređenja, odnosno signala za mobilizaciju sve akte predaju na čuvanje komandi garnizona.
Ministar odbrane propisaće pravila službene prepiske u Vojsci Srbije, kategorije registraturskog materijala i rokove čuvanja u roku od 90 dana od dana stupanja na snagu ove uredbe.
Do donošenja propisa iz člana 51. ove uredbe primenjivaće se Pravilo službene prepiske i kancelarijskog poslovanja u Vojsci Jugoslavije (akt Uprave za informatiku Sektora za vezu, informatiku i elektronska dejstva Generalštaba Vojske Jugoslavije pov. br. 445-11/93 od 4. oktobra 1994. godine i pov. br. 79-1/02 od 16. januara 2002. godine).
Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije".