UPUTSTVOO RADU TREZORA("Sl. glasnik Grada Vranja", br. 9/2012) |
Uputstvom o radu trezora Grada Vranja (u daljem delu: Uputstvo) reguliše se način izvršenja budžeta, finansijsko planiranje, upravljanje sredstvima na konsolidovanom računu trezora grada Vranja, budžetsko računovodstvo i izveštavanje, kontrola rashoda, praćenje kretanje mase zarada i sadržina obrazaca za Glavnu knjigu trezora.
Budžet se izvršava preko direktnog budžetskog korisnika - Gradske uprave grada Vranja, odnosno njenih organizacionih jedinica (u daljem tekstu: DBK) i indirektnih budžetskih korisnika Konsolidovanog računa trezora grada Vranja (KRT) (u daljem tekstu: IBK).
Finansijsko planiranje u Odseku za trezor grada Vranja obuhvata:
1. projekcije i praćenje priliva na konsolidovani račun trezora grada Vranja (u daljem tekstu: KRT Grada Vranja) i odobravanje/izradu Planova izvršenja budžeta,
2. definisanje tromesečnih kvota preuzetih obaveza i plaćanja.
Projekcije priliva na KRT Grada Vranja vrši Odsek za budžet i reguliše se posebnim aktom.
Praćenje priliva na KRT Grada Vranja vrši Odsek za trezor, kao i Odsek za budžet.
Praćenje priliva, u Odseku za trezor, vrši se na osnovu evidentiranja u poslovnim knjigama koje vodi Odsek za trezor.
Kvote - određivanje obima rashoda budžetskim korisnicima u određenom periodu.
Kvota je visina rashoda određena budžetskom korisniku za određeni period (mesec dana, tromesečje ili neki drugi period) do koje mogu da vrše plaćanja u tom periodu.
Sekretarijat za finansije će utvrđivati tromesečne kvote, a ukoliko je potrebno određivaće i mesečne, odnosno šestomesečne kvote.
Procedura za utvrđivanje kvote
Odsek za trezor i Odsek za budžet pripremaju predloge kvota za IBK i DBK, pri čemu imaju u vidu sredstva planirana u budžetu (aproprijaciju), Plan prihoda i primanja u tom periodu, likvidne mogućnosti budžeta i prioritete rashoda za konkretni deo godine na koji se kvota odnosi.
Sekretarijat za finansije određuje kvote i u pisanoj formi obaveštava DBK, odnosno IBK za koje nema DBK, o kvotama, najkasnije u roku od 15 dana pre početka perioda na koji se odnosi. DBK istog dana obaveštavaju IBK iz svoje nadležnosti o odobrenim kvotama.
DBK/IBK nezadovoljni odobrenim kvotama imaju pravo da u pisanoj formi, uz detaljno obrazloženje po ekonomskoj klasifikaciji, prigovore Sekretarijatu za finansije u roku od 2 dana od dana prijema Obaveštenja o odobrenoj kvoti.
Prigovor razmatraju šef Odseka za budžet, šef Odseka za trezor i načelnik Sekretarijata za finansije, u roku od 2 dana od prijema prigovora. Prigovor se prihvata jedino ukoliko ga prihvate šef Odseka za budžet, šef Odseka za trezor i načelnik Sekretarijata za finansije.
Ukoliko prigovor bude odbijen, DBK/IBK mogu zahtev uputiti Gradonačelniku. Odgovor gradonačelnika je konačan.
Procedura po prigovoru mora biti završena pre početka perioda na koji se kvota odnosi. Ukoliko se ne završi do početka perioda na koji se odnosi, smatra se da je prigovor odbijen i primenjuje se kvota koju je odredio Sekretarijat za finansije.
U toku primene kvote, ukoliko je neophodno, moguće je promeniti kvotu određenu DBK/IBK.
Zahtev za izmenu tromesečne ili kvote za neki drugi period, podnosi IBK. Zahtev se podnosi DBK na propisanom obrascu, sa pisanim obrazloženjem, koga odobrava rukovodilac IBK. Zahtev za izmenu kvote može podneti i DBK.
DBK razmatra zahtev i u roku od 5 dana od prijema zahteva odlučuje o podnetom zahtevu. Ukoliko je saglasan sa zahtevom za izmenu kvote potpisuje obrazac i dostavlja ga Sekretarijatu za finansije.
Zahtev za izmenu kvote razmatraju šef Odseka za budžet, šef Odseka za trezor i načelnik Sekretarijata za finansije, u roku od 5 dana od prijema zahteva.
Zahtev se prihvata jedino ukoliko ga prihvate šef Odseka za budžet, šef Odseka za trezor i načelnik Sekretarijata za finansije, što potvrđuju svojim potpisom na zahtevu. Sekretarijat za finansije u pisanoj formi obaveštava DBK, odnosno IBK za koje nema DBK, o izmenjenoj kvoti, najkasnije u roku od 15 dana od prijema zahteva za izmenu kvote.
Ukoliko je zahtev odbijen, DBK/IBK mogu zahtev uputiti Gradonačelniku. Odgovor gradonačelnika je konačan.
U slučaju nepoštovanja određenih kvota od strane DBK/IBK, Sekretarijat za finansije je u obavezi da, u pisanoj formi, Gradonačelniku predloži privremenu obustavu finansiranja za tog budžetskog korisnika sve dok rashodi i izdaci tog budžetskog korisnika ne budu usklađeni sa odobrenom kvotom.
Ukoliko Gradonačelnik ne prihvati predlog Sekretarijata za finansije, preuzima odgovornost za obaveze koje nastanu nepoštovanjem kvota.
Ukoliko Ministar nadležan za finansije donese podzakonski akt iz člana 53. Zakona o budžetskom sistemu, u kome bi bile navedene različite procedure od gore navedenih, izvršiće se izmena ovog uputstva.
Plan izvršenja budžeta predstavlja pregled planiranih prihoda i primanja DBK i IBK prema izvoru finansiranja i pregled planiranih rashoda i izdataka.
Projekciju planiranih tromesečnih priliva potrebnih za izradu prihodne strane Plana izvršenja, priprema Odsek za budžet i dostavlja ih Odseku za trezor najkasnije deset dana pre početka tromesečja za koje se izrađuje Plan izvršenja budžeta.
Iznos projektovanih tromesečnih rashoda i izdataka u Planu izvršenja, predstavlja iznos tromesečne kvote.
Obrazac Plana izvršenja je propisan i sastavni je deo ovog Uputstva.
Nadležnost IBK u pripremi Plana izvršenja budžeta
IBK u skladu sa usvojenim finansijskim planom, koji mora biti usaglašen sa Odlukom o budžetu za tekuću godinu i određenom tromesečnom kvotom, priprema predlog tromesečnog Plana izvršenja budžeta koji dostavlja DBK.
Plan izvršenja budžeta priprema se u obimu odobrene kvote za taj period, poštujući ekonomsku klasifikaciju i obuhvatajući posebno sve izvore finansiranja.
Predlog Plana izvršenja budžeta mora biti potpisan od strane lica zaposlenog kod IBK koje ga priprema, odobren potpisom rukovodioca IBK i overen pečatom IBK.
Rok za dostavu predloga Plana izvršenja određuje nadležan DBK.
Nadležnost DBK u pripremi Plana izvršenja budžeta
DBK, po prijemu predloga Plana izvršenja budžeta, kontroliše:
• usklađenost sa Odlukom o budžetu, Finansijskim planom i odobrenom tromesečnom kvotom,
• obuhvaćenost i odvojenost sredstava po svim izvorima finansiranja sadržanim u Finansijskom planu IBK,
• overenost i odobrenost - potpisi i pečat.
Ukoliko se u procesu kontrole utvrdi da predlog Plana izvršenja budžeta ima nedostataka, DBK je ovlašćen da vrati predlog IBK na dopunu i ispravke, a ukoliko nema vremena može sam izvršiti korekcije u skladu sa propisima.
DBK koji nema u svom sastavu IBK sam priprema predlog tromesečnog Plana izvršenja budžeta.
DBK korisnik je u obavezi da Odseku za trezor dostavi do:
• 25. decembra, predlog Plana izvršenja DBK za period 01. januar - 31. mart,
• 20. marta, predlog Plana izvršenja DBK za period 01. april - 30. jun,
• 20. juna, predlog Plana izvršenja DBK za period 01. jul - 30. septembar,
• 20. septembra, dostavi Plana izvršenja DBK za period 01. oktobar - 31. decembar.
Nadležnost Odseka za trezor u pripremi Plana izvršenja budžeta
Odsek za trezor vrši prijem i razmatranje predloga Planova izvršenja DBK/IBK.
Odsek za trezor je u obavezi da sačini komentare na predloge Planova izvršenja DBK/IBK i u koordinaciji sa Odsekom za budžet, sačini predlog Plana izvršenja budžeta. Predlog Plana izvršenja budžeta sa komentarima dostavljaju načelniku Sekretarijata za finansije, najkasnije do:
• 29. decembra, predlog Plana izvršenja budžeta za period 01. januar - 31. mart,
• 25. marta, predlog Plana izvršenja budžeta za period 01. april - 30. jun,
• 25. juna, predlog Plana izvršenja budžeta za period 01. jul - 30. septembar,
• 25. septembra, dostavi Plana izvršenja budžeta za period 01. oktobar - 31. decembar.
Nadležnost Odseka za budžet u pripremi Plana izvršenja budžeta
Odsek za budžet vrši razmatranje predloga Planova izvršenja DBK i IBK.
Odsek za budžet je u obavezi da sačini komentare na predloge Planova izvršenja DBK/IBK i u koordinaciji sa Odsekom za trezor, sačini predlog Plana izvršenja budžeta.
Predlog Plana izvršenja budžeta, sa komentarima dostavljaju načelniku Sekretarijata za finansije, najkasnije do:
• 29. decembra, predlog Plana izvršenja budžeta za period 01. januar - 31. mart,
• 25. marta, predlog Plana izvršenja budžeta za period 01. april - 30. jun,
• 25. juna, predlog Plana izvršenja budžeta za period 01. jul - 30. septembar,
• 25. septembra, dostavi Plan izvršenja budžeta za period 01. oktobar - 31. decembar.
Nadležnost načelnika Sekretarijata za finansije u pripremi i donošenju Plana izvršenja budžeta
Načelnik Sekretarijata za finansije razmatra predlog Plana izvršenja budžeta.
Načelnik Sekretarijata za finansije donosi Plan izvršenja budžeta za određeni period, najkasnije do:
• 01. januara, Plan izvršenja budžeta za period 01. januar - 31. mart,
• 01. aprila, Plan izvršenja budžeta za period 01. april - 30. jun,
• 01. jula, Plan izvršenja budžeta za period 01. jul - 30. septembar,
• 01. oktobra, Plan izvršenja budžeta za period 01. oktobar - 31. decembar.
Pri donošenju Plana izvršenja načelnik Sekretarijata za finansije je ovlašćen da vrši izmene u dostavljenom predlogu u skladu sa propisima i u skladu sa politikom javne potrošnje grada Vranja za tekuću godinu.
Procedura za izmenu Plana izvršenja budžeta
IBK u slučaju neplaniranog poslovnog događaja (elementarna nepogoda, vanredni događaj, blokada računa, povoljne tržišne okolnosti, završetak sudskog spora i druge) može pripremiti zahtev za izmenu Plana izvršenja (u pisanoj formi sa obrazloženjem) i dostaviti DBK. Ukoliko zahtev podrazumeva veća sredstva od ukupno utvrđenih Planom izvršenja za određeni period, IBK istovremeno priprema i zahtev za promenu kvote za taj period.
DBK razmatra i daje saglasnost ili odbacuje zahtev IBK za izmenu Plana izvršenja. Pri razmatranju zahteva za izmenu Plana izvršenja DBK korisnik ocenjuje: usaglašenost sa Odlukom o budžetu za tekuću godinu i drugim usvojenim aktima za tog IBK i opravdanost zahteva u smislu poštovanja normativa i standarda. Ukoliko je zahtev prihvatljiv, DBK:
1. overava zahtev potpisom lica koje ga priprema,
2. odobrava zahtev potpisom rukovodioca, i
3. prosleđuje zahtev Odseku za trezor.
Ukoliko DBK ne prihvati zahtev za izmenu Plana izvršenja i promenu kvote, pisano obrazlaže svoju odluku i vraća zahtev IBK.
DBK vodi evidenciju - Registar Zahteva za izmenu Plana izvršenja i Zahteva za promenu kvote.
Odsek za trezor i Odsek za budžet razmatraju i daju saglasnost ili odbacuju zahtev DBK, odnosno IBK za koga nema DBK, za izmenu Plana izvršenja. Pri razmatranju zahteva za izmenu Plana izvršenja Odsek za trezor ocenjuje: usaglašenost sa Finansijskim planom DBK/IBK, opravdanost zahteva u smislu poštovanja normativa i standarda, usaglašenost sa likvidnim mogućnostima budžeta i odobrenom kvotom za taj period. Odsek budžeta, pri razmatranju zahteva za izmenu Plana izvršenja ocenjuje: usaglašenost sa Odlukom o budžetu za tekuću godinu i Finansijskim planom DBK/IBK.
Načelnik Sekretarijata za finansije prihvata ili odbacuju zahtev za izmenu Plana izvršenja budžeta. Pri prihvatanju/odbacivanju zahteva za izmenu Plana izvršenja budžeta ocenjuje: usaglašenost sa planiranom politikom javne potrošnje grada Vranja za tekuću godinu i usaglašenošću sa Strategijom razvoja grada Vranja i KIP.
IBK/DBK samo uz pisani dokaz (obrazloženje o ne prihvatanju zahteva), može podneti zahtev Gradonačelniku sa celokupnom dokumentacijom u prilogu. Gradonačelnik o svojoj odluci obaveštava Sekretarijat za finansije, DBK i IBK.
III UPRAVLJANJE SREDSTVIMA NA KRT-U GRADA VRANJA
Upravljanje sredstvima na KRT-u grada Vranja na koji se uplaćuju prihodi i sa kojeg se vrše plaćanja iz budžeta, a koje obuhvata: upravljanje likvidnošću, upravljanje finansijskim sredstvima i upravljanje primanjima od zaduživanja, propisano je posebnim aktom.
IV BUDŽETSKO RAČUNOVODSTVO I IZVEŠTAVANJE
Budžetsko računovodstvo i izveštavanje, u skladu sa Zakonom o budžetskom sistemu, obuhvata:
1. obradu plaćanja i evidentiranje prihoda,
2. vođenje poslovnih knjiga,
3. finansijsko izveštavanje,
4. pripremu i izradu svih izveštaja,
5. izradu završnog računa budžeta grada Vranja, i
6. izradu konsolidovanog izveštaja grada Vranja.
Procedura za plaćanje i transfer sredstava
Plaćanje predstavljaju sve transakcije koje imaju za rezultat smanjenje stanja gotovinskih finansijskih sredstava na računu i podračunima KRT-a grada Vranja.
Transfer sredstava su sve transakcije kojim se sredstva iz budžeta grada Vranja prenose budžetu Gradske opštine Vranjska Banja kao i korisnicima budžeta Republike Srbije koji obavljaju lokalne nadležnosti za finansiranje tih lokalnih nadležnosti.
Plaćanje iz budžeta zasniva se na računovodstvenoj dokumentaciji. Pravni osnov i iznos preuzetih obaveza, koji proističu iz izvorne računovodstvene dokumentacije, moraju biti sačinjeni i potvrđeni u pisanoj formi pre plaćanja.
Nadležnost IBK u proceduri za plaćanje i transfer sredstava
IBK, u skladu sa usvojenim tromesečnim Planom izvršenja i kvotom za isti period, a na osnovu stvarnog poslovnog događaja, priprema Zahtev za plaćanje i transfer sredstava (Obrazac ZP, Obrazac IP, Obrazac ZT) navesti ih sve (u daljem tekstu: Zahtev).
Služba IBK priprema Zahtev - Obrazac ZP za svakog dobavljača posebno.
Za robu i usluge koji se nabavljaju u postupku javne nabavke uz Zahtev - Obrazac ZP treba priložiti dokaze da su poštovane sve procedure Zakona o javnim nabavkama i Pravilnika o javnim nabavkama Grada Vranja.
Obavezan prilog računovodstvenoj ispravi koja se odnosi na isporuku robe je overena otpremnica. Otpremnica se overava ispisivanjem štampanim slovima imena i prezimena i potpisom lica koje prima robu. Otpremnica mora da sadrži datum.
IBK mora blagovremeno podnositi Zahteve - Obrazac ZP, kako bi obaveze prema svojim dobavljačima izvršio u roku.
Ovlašćeno lice u IBK popunjava, a odgovorno lice odobrava Zahtev - Obrazac ZP. Isti se prosleđuje DBK.
Nadležnost DBK u proceduri za plaćanje i transfer sredstava
Nadležnost DBK i procedure koje primenjuje pri razmatranju Zahteva za plaćanje i transfer sredstava:
1. preuzima Zahteve od IBK,
2. zavodi Zahteve IBK u Registar zahteva DBK,
3. kontroliše:
3.1. da li su Zahtevi u skladu sa Odlukom o budžetu grada Vranja za tekuću godinu?
3.2. da li su Zahtevi u skladu sa Planom izvršenja budžeta?
3.3. da li su Zahtevi u skladu sa odobrenom kvotom?
3.4. da li je sproveden postupak javne nabavke? i
3.5. da li je dokumentacija ispravna sa formalne, računske i suštinske strane?
4. ukoliko je zahtev u skladu sa propisima:
4.1. overava Zahtev potpisom lica koje ga priprema,
4.2. odobrava Zahtev potpisom rukovodioca, i
4.3. prosleđuje Zahtev Sekretarijatu za finansije - Odseku za trezor.
5. ukoliko Zahtev ne sadrži sve potrebne elemente (nije u skladu sa propisima) vraća se IBK i zavodi u evidenciju (Registar) kao odbijen-vraćen zahtev.
Rok za obradu Zahteva od strane DBK i za dostavljanje Odseku za trezor je tri dana od datuma prijema navedenog na prijemnom štambilju pisarnice Gradske uprave. Zahtev se dostavlja Odseku za trezor putem dostavne knjige.
Ukoliko Zahtev IBK nije potpun, DBK ne sme odobriti zahtev i obavezan je da ga vrati IBK. IBK može zatražiti pisano obrazloženje.
Ukoliko DBK odobri nepotpun zahtev i dostavi ga Odseku za trezor odgovoran je rukovodilac DBK i lice ovlašćeno za kontrolu i overu Zahteva. Njihova odgovornost je prvenstvena za eventualne povrede zakona koje mogu nastati iz takvog zahteva.
Nadležnost Odseka za trezor u proceduri za plaćanje i transfer sredstava
Pri razmatranju Zahteva za plaćanje i transfer sredstava, Odsek za trezor vrši:
1. prijem Zahteva što potvrđuje potpisom u dostavnoj knjizi,
2. zavođenje Zahteva u Registar zahteva Odseka za trezor,
3. kontrolu Zahteva, pri čemu proverava:
3.1. da li postoji kompletna dokumentacija u prilogu Zahteva?
3.2. da li je Zahtev pripremljen na propisan način od strane DBK/IBK (potpisi overe i odobrenja, dokumentovanost, računska i suštinska tačnost)?
3.3. da li je Zahtev overen i odobren potpisima od strane DBK?
3.4. da li je Zahtev u skladu sa Odlukom o budžetu, Finansijskim planom, Planom izvršenja DBK/IBK i kvotom DBK/IBK?
4. ukoliko je Zahtev u skladu sa propisima:
4.1. overava Zahtev potpisom ovlašćenog lica (likvidator/lice određeno aktom o organizaciji i sistematizaciji radnih mesta),
4.2. odobrava Zahtev potpisom šefa Odseka za trezor,
4.3. prosleđuje Zahtev načelniku Sekretarijata za finansije,
4.4. prima odobrene Zahteve od načelnika Sekretarijata za finansije,
4.5. priprema nacrt Rešenja gradonačelnika za plaćanje i transfer sredstava (u daljem tekstu: Rešenje za plaćanje i transfer),
4.6. pribavlja potpis gradonačelnika na Rešenju za plaćanje i transfer, pri čemu potpis ne može biti faksimil,
4.7. dostavlja Zahtev i Rešenje za plaćanje i transfer izvršiocima za poslove likvidature radi prenosa odobrenih sredstava,
5. ukoliko Zahtev ne sadrži sve potrebne elemente, kao i Zahtevi odbijeni od strane načelnika Sekretarijata za finansije, vraća se putem dostavne knjige DBK/IBK sa sopstvenim/prispelim obrazloženjem odbijanja i zavodi u evidenciju odbijenih zahteva.
Rok za obradu Zahteva od strane Odseka za trezor i za dostavljanje načelniku Sekretarijata za finansije je dva dana od datuma prijema navedenog na prijemnom štambilju pisarnice Gradske uprave. Zahtev se dostavlja putem dostavne knjige.
Odsek za trezor odgovoran je za organizaciju i vođenje evidencije svih primljenih Zahteva, odnosno Registra primljenih/odbijenih zahteva.
Postupak je istovetan za Zahteve DBK koji nema indirektne korisnike, kao i za IBK korisnike koji nemaju DBK.
Procedura za preuzimanje obaveza ima sledeću svrhu:
1. obezbeđivanja koordinacije sprovođenja Finansijskog i Plana javne nabavke DBK/IBK,
2. obezbeđivanja poštovanja Zakona o javnim nabavkama,
3. uvođenja boljeg planiranja i realizacije javnih nabavki,
4. rezervisanja budžetskih kvota i sredstava u mesecu u kom se očekuje plaćanje preuzete obaveze, čime omogućuje planiranje likvidnosti budžeta,
5. kontrolisanja prevelike potrošnje putem rezervisanja budžetskih aproprijacija i kvota pre kupovine roba i usluga i pre dospeća računa,
6. obezbeđivanje plaćanja prenetih obaveza iz ranijih godina,
7. obezbeđivanje informacija za planiranje i upravljanje gotovinskim sredstvima na KRT-u grada Vranja.
DBK/IBK ne može da stvara dužničko-poverilačke odnose, odnosno obaveze na teret budžeta Grada Vranja za rashode koji nisu u njegovoj nadležnosti, kao ni za rashode koji su iznad iznosa sredstava odobrenih tromesečnom kvotom i Planom izvršenja DBK/IBK.
IBK dostavlja DBK zahtev za preuzimanje obaveza - Obrazac ZPO, u cilju odobrenja preuzimanja obaveza i rezervisanja budžetskih aproprijacija i kvota u određenom periodu budžetske godine u kom se očekuje plaćanje preuzete obaveze. IBK može direktno podneti zahtev Sekretarijatu za finansije ukoliko nema nadležnog DBK.
DBK razmatra zahtev i ukoliko je prihvatljiv odobrava ga i, preko pisarnice dostavlja Sekretarijatu za finansije - Odseku za budžet.
Pri razmatranju zahteva za pokretanje postupka kojim se preuzima obaveza (pokretanje postupka javne nabavke, odobravanje trebovanja i drugo) rukovodilac DBK/IBK procenjuje:
• zakonitost,
• namenu sredstava (namenski ili nenamenski),
• ekonomičnost,
• efikasnost upotrebe budžetskih aproprijacija, i
• prioritetnost.
Odsek za budžet vodi Registar zahteva za preuzimanje obaveza, koji sadrži podatke koji su u vezi sa procesom preuzimanja obaveza (brojeve dokumenata za preuzimanje obaveza, datum kada je preuzeta obaveza, da li je obaveza preuzeta u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama i da li je izvršena u skladu sa namenom koja je utvrđena odlukom o budžetu).
Odobren zahtev za preuzimanje obaveza - Obrazac ZPO Odsek za budžet dostavlja Odseku za trezor, putem dostavne knjige. Odsek za trezor odobrene zahteve dostavlja načelniku Sekretarijata za finansije.
Načelnik Sekretarijata za finansije odobrene zahteve vraća Odseku za budžet, koji ih prosleđuje DBK/IBK.
Za zahteve koje ne odobre, Odsek za budžet ili Odsek za trezor ili načelnik Sekretarijata za finansije, sastavljaju pisano obrazloženje koje se dostavlja budžetskim korisnicima.
IBK/DBK može dostaviti Gradonačelniku/Gradskom veću obnovljeni zahtev za preuzimanje obaveza - Obrazac ZPO sa obrazloženjem o odbijanju prvog zahteva.
Gradonačelnik/Gradsko veće mogu odlučiti da prihvate obnovljeni zahtev navodeći izvore finansiranja obaveza preuzetih na taj način.
Procedura za preuzimanje obaveza kod godišnjih javnih nabavki i drugih poslovnih događaja koje se odnose na period duži od tromesečja
Godišnje javne nabavke i druge poslovne transakcije ugovaranja koje se odnose na period duži od tromesečja (kvote) ne smeju stvarati obaveze na teret budžeta Grada Vranja u iznosu većem od raspoložive aproprijacije koja se dobija umanjenjem odobrene aproprijacije za tekuću godinu za prenete obaveze iz prethodne godine. Korekcija, tj. uvećanje raspoložive aproprijacije je moguće za iznos prenetih obaveza za koje postoje potpisani sporazumi o odlaganju plaćanja duga (reprogrami) i to za one iznose koji se prenose za naredne godine.
Raspoloživa aproprijacija = aproprijacija TG (za tekuću godinu) - prenete obaveze (TG-1) iz prethodnih godina + reprogramirane (odložene) obaveze (TG+1) za naredne godine
ILI
Raspoloživa aproprijacija = aproprijacija TG (za tekuću godinu) - prenete obaveze (TG-1) + reprogramirane obaveze (TG+1)
DBK/IBK traže saglasnost za preuzimanje obaveza kod godišnjih javnih nabavki ili drugih obaveza koje se odnose na period duži od tromesečja, podnošenjem Zahteva za preuzimanje obaveza - Obrazac ZPO. U prilogu Obrasca ZPO, budžetski korisnici moraju podneti detaljno pisano obrazloženje.
Zahtev se podnosi putem pisarnice, zavodi u Registar zahteva ZPO, u Odseku za budžet. Odsek za budžet i Odsek za trezor daju pisano mišljenje o zahtevu i predloženoj dinamici isplate. Mišljenje se dostavlja Gradonačelniku/Gradskom veću u roku od 5 dana od prijema zahteva.
Gradonačelnik/Gradsko veće su u obavezi da odluku o podnetom Zahtevu za preuzimanje obaveza donesu u roku od 25 dana, od datuma prijema zahteva. Kopija odobrenih i odbijenih zahteva (Obrazac ZPO) dostavlja se Odseku za budžet, gde se evidentira u Registru zahteva za preuzimanje obaveza.
U slučaju preuzimanja obaveze bez odobrenja, ta obaveza se ne smatra obavezom budžeta Grada Vranja a Gradonačelnik može doneti odluku o privremenoj obustavi izvršenja budžeta za tog budžetskog korisnika.
Posle prijema odobrenog Zahteva za preuzimanje obaveza (Obrazac ZPO) - potpisan od strane Gradonačelnika/Predsednika Gradskog veća, DBK/IBK pokreće postupak preuzimanja obaveza.
Upravljanje preuzetim obavezama
DBK/IBK već u postupku preuzimanja obaveza dužni su da se pridržavaju smernica o rokovima i uslovima plaćanja propisani aktima Ministarstva finansija, odnosno Sekretarijata za finansije.
DBK/IBK preuzete obaveze uvrštava u predlog Plana izvršenja uz detaljno obrazloženje i priloge.
Evidentiranje rashoda i izdataka, prihoda primanja i vođenje poslovnih knjiga
Budžetski rashodi i izdaci i prihodi i primanja evidentiraju se u poslovnim knjigama koje se vode u Sekretarijatu za finansije: dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige i evidencije.
Vođenje poslovnih knjiga je detaljnije propisano Pravilnikom o budžetskom računovodstvu grada Vranja.
Odsek za trezor priprema sledeće finansijske izveštaje:
1. završni račun budžeta grada Vranja,
2. konsolidovani izveštaj grada Vranja,
3. periodične finansijske izveštaje, i
4. redovne mesečne i druge izveštaje za Ministarstvo finansija.
Finansijski izveštaji grada Vranja sastavljaju se na osnovu usvojenih računovodstvenih politika, sa obrazloženjima, na gotovinskoj osnovi.
Načelnik Sekretarijata za finansije, šef Odseka za trezor i šef Odseka za finansije za DBK odgovorni su za pripremu finansijskih izveštaja u propisanim rokovima.
Svi finansijski izveštaji grada Vranja dostupni su javnosti i objavljuju se i na sajtu grada Vranja.
Završni račun budžeta grada Vranja
Postupak pripreme, sastavljanja i podnošenja završnih računa budžeta grada Vranja izvršava se prema propisanom kalendaru završnih računa budžeta lokalnih vlasti:
• do 28. februara - IBK pripremaju godišnji finansijski izveštaj za prethodnu godinu i podnose ga nadležnim DBK,
• do 31. marta - DBK pripremaju godišnji finansijski izveštaj i podnose ga Sekretarijatu za finansije, a ako u svojoj nadležnosti imaju IBK, kontrolišu, usklađuju podatke iz njihovih godišnjih finansijskih izveštaja i sastavljaju konsolidovani godišnji izveštaj o izvršenju budžeta, koji podnose Sekretarijatu za finansije;
• do 15. maja - Sekretarijat za finansije - Odsek za trezor, priprema nacrt odluke o završnom računu budžeta grada Vranja i dostavlja ga Gradskom veću grada Vranja;
• do 1. juna - Gradsko veće grada Vranja dostavlja Skupštini grada Vranja predlog odluke o završnom računu budžeta grada Vranja;
• do 15. juna - Sekretarijat za finansije podnosi Upravi za trezor odluku o završnom računu budžeta grada Vranja usvojenu od strane Skupštine grada Vranja;
• do 1. jula - Sekretarijat za finansije - Odsek za trezor sastavlja konsolidovani izveštaj grada i podnosi Upravi za trezor.
Sadržaj završnog računa budžeta grada Vranja
Odluka o završnom računu budžeta grada Vranja sadrži:
1. godišnji finansijski izveštaj o izvršenju budžeta, sa dodatnim napomenama, objašnjenjima i obrazloženjima;
2. izveštaj eksterne revizije.
Godišnji finansijski izveštaj mora biti u skladu sa sadržajem i klasifikacijom budžeta, odnosno plana.
Završni račun sastavlja se i dostavlja na obrascima:
1. Obrazac 1 - Bilans stanja,
2. Obrazac 2 - Bilans prihoda i rashoda,
3. Obrazac 3 - Izveštaj o kapitalnim izdacima i primanjima,
4. Obrazac 4 - Izveštaj o novčanim tokovima,
5. Obrazac 5 - Izveštaj o izvršenju budžeta.
Završni račun čine i izveštaji koji se pripremaju i dostavljaju u pisanoj formi, a to su:
• Objašnjenje velikih odstupanja između odobrenih sredstava i izvršenja;
• Izveštaj o primljenim donacijama i kreditima domaćim i inostranim i izvršenim odstupanjima dugova;
• Izveštaj o korišćenju sredstava tekuće i stalne budžetske rezerve;
• Izveštaj o garancijama datim u toku fiskalne godine;
• Izveštaj eksterne revizije o finansijskim izveštajima.
Finansijski rezultat se utvrđuje u skladu sa Međunarodnim računovodstvenim standardima za javni sektor - gotovinska osnova.
Pripremne radnje za sastavljanje završnog računa budžeta grada Vranja
Priprema završnog računa budžeta grada Vranja obuhvata sledeće radnje:
• usaglašavanje finansijskih plasmana, potraživanja i obaveza,
• sprovođenje i evidentiranje popisa,
• usaglašavanje glavne i pomoćnih knjiga kod IBK,
• usaglašavanje knjiga IBK sa knjigama nadležnog DBK,
• obračun i knjiženje amortizacije,
• provera sprovedene knjigovodstvene evidencije,
• otklanjanje eventualnih grešaka,
• svođenje na gotovinsku osnovu.
Radnje na pripremi završnog računa detaljnije su propisane Pravilnikom o budžetskom računovodstvu.
Utvrđivanje finansijskog rezultata i predaja obrazaca finansijskih izveštaja
Posle sprovedenih pripremnih radnji pristupa se u glavnoj knjizi trezora utvrđivanju budžetskog suficita, odnosno deficita u skladu sa definicijama iz Zakona o budžetskom sistemu.
Budžetski suficit, odnosno budžetski deficit utvrđuju se na osnovu iskazanih podataka o prihodima (klasa 7) i primanjima od prodaje nefinansijske imovine (klasa 8), kao i na osnovu podataka o iskazanim rashodima (klasa 4) i izdacima za nabavku nefinansijske imovine (klasa 5).
Utvrđeni budžetski suficit, odnosno deficit koriguju se shodno zakonu.
Posle utvrđivanja finansijskog rezultata i popunjavanja obrazaca vrši se predaja obrazaca finansijskih izveštaja - završnog računa.
Konsolidovani izveštaj grada Vranja
Odsek za trezor priprema konsolidovani izveštaj grada Vranja u rokovima propisanim kalendarom za završni račun budžeta lokalne vlasti.
Ukoliko Odsek za trezor u procesu konsolidacije ne uskladi sporazumno evidencije sa DBK i IBK, konsolidacija se vrši prema evidenciji Odseka za trezor.
Periodični finansijski izveštaji
Sekretarijat za finansije redovno prati izvršenje budžeta, i obavezno podnosi periodične šestomesečne i devetomesečne izveštaje Gradskom veću. Krajnji rok za dostavu izveštaja je 15. jul, odnosno 15. oktobar.
Gradsko veće, u roku od 15 dana od prijema, razmatra, usvaja i dostavlja periodične izveštaje Skupštini grada Vranja.
Forma i sadržaj periodičnih finansijskih izveštaja
Periodični finansijski izveštaji moraju biti u skladu sa sadržajem i klasifikacijom budžeta, odnosno plana.
Periodični izveštaji obavezno sadrže obrazloženje velikih odstupanja između usvojenog budžeta i izvršenja, izveštaj o primljenim donacijama, izveštaj o stanju duga Grada Vranja, kao i izveštaj o korišćenju sredstava tekuće i stalne budžetske rezerve u izveštajnom periodu.
Periodični finansijski izveštaji DBK i IBK
DBK i IBK sastavljaju svaka tri meseca periodične izveštaje o izvršenju finansijskog plana za period: januar-mart, januar-jun, januar-septembar, i januar-decembar, na osnovu kojih Odsek za trezor - sastavlja konsolidovane tromesečne izveštaje o izvršenju budžeta.
Periodični izveštaji se sastavljaju primenom gotovinske osnove, ali kao prilog sadrže evidenciju obaveza po obračunskoj osnovi.
Periodične (tromesečne) finansijske izveštaje IBK, dostavljaju nadležnom DBK u roku od deset dana po isteku tromesečja.
DBK periodične finansijske izveštaje dostavljaju odseku za trezor, najkasnije u roku od 20 dana po isteku tromesečja.
Uz ove izveštaje dostavlja se i obrazloženje velikih odstupanja između odobrenih sredstava i izvršenja kao i izveštaj o primljenim donacijama, kreditima i izvršenim otplatama dugova.
Redovni mesečni i finansijski izveštaji za Ministarstvo finansija
Tokom fiskalne godine Sekretarijat za finansije podnosi redovne izveštaje Gradonačelniku.
U Sekretarijatu za finansije pripremaju se sledeći redovni mesečni izveštaji:
1. Izveštaj o mesečnom ostvarenju prihoda i primanja budžeta. Izveštaj priprema Odsek za budžet. Sadržina izveštaja detaljno je propisana Pravilnikom o budžetskom računovodstvu;
2. Izveštaj o izvršenim plaćanjima i transferima sa KRT-a grada Vranja. Izveštaj priprema Odsek za trezor. Sadržina izveštaja detaljno je propisana Pravilnikom o budžetskom računovodstvu;
3. Finansijski izveštaji na zahtev Gradonačelnika. Izveštaje priprema načelnik Sekretarijata za finansije.
Finansijske izveštaje za Ministarstvo finansija priprema Odsek za trezor, shodno zakonima i podzakonskim aktima kojima su propisani.
Kontrola rashoda obuhvata pisane politike i procedure i njihovu primenu:
1. procedure za autorizaciju i odobravanje,
2. podelu dužnosti i prenos ovlašćenja kako bi se onemogućilo jednom licu da u isto vreme bude odgovorno za autorizaciju, izvršenje, knjiženje i kontrolne aktivnosti,
3. sistem duplog potpisa u kome nijedna obaveza ne može biti preuzeta (potpisan ugovor, pokrenut postupak javne nabavke, odobreno trebovanje) ili izvršeno plaćanje bez potpisa rukovodioca DBK/IBK i rukovodioca finansijske službe ili drugog ovlašćenog lica,
4. pravila za pristup sredstvima i informacijama,
5. prethodnu proveru zakonitosti koju sprovodi ovlašćeno lice koje odredi rukovodilac DBK/IBK,
6. procedure potpunog, ispravnog, tačnog i blagovremenog knjiženja svih transakcija,
7. izveštavanje i pregled aktivnosti - procenu efektivnosti i efikasnosti transakcija,
8. nadgledanje procedura,
9. procedure upravljanja ljudskim resursima,
10. pravila dokumentovanja svih transakcija i poslova vezanih za aktivnosti DBK/IBK.
Troškovi kontrole ne smeju prevazići očekivanu korist od njihovog uvođenja.
Rukovodilac DBK/IBK odgovoran je za preuzimanje obaveza, njihovu verifikaciju, izdavanje naloga za plaćanje koje treba izvršiti iz sredstava budžetskog korisnika kojim rukovodi i izdavanje naloga za uplatu sredstava koja pripadaju budžetu (svi izvori finansiranja). Rukovodilac DBK/IBK može preneti pojedina od navedenih ovlašćenja na druga lica u DBK/IBK, ali se pri tome mora voditi računa da se funkcija naredbodavca i računopolagača ne mogu poklapati.
Naredbodavac je rukovodilac DBK/IBK i odgovoran je za upravljanje sredstvima, preuzimanje obaveza, izdavanje naloga za plaćanje koji se izvršavaju iz sredstava DBK/IBK, kao i za izdavanje naloga za uplatu sredstava koja pripadaju budžetu.
Računopolagač je lice koje prema aktu o sistematizaciji poslova DBK/IBK zaduženo i odgovorno za zakonitost, ispravnost i sastavljanje isprava o poslovnoj promeni i drugim poslovnim događajima koji se odnose na korišćenje budžetskih sredstava, kao i za zakonitost i ispravnost sastavljanja isprava o poslovnoj promeni.
Kontrolne postupke, kao sistem politika i procedura, vrše svi zaposleni koji izvršavaju i uključeni su u transakcije i poslovne događaje (finansijska služba, javne nabavke, opšti poslovi i sve ostale stručne službe) kod DBK, IBK i ostalih korisnika javnih sredstava budžeta grada Vranja.
Sekretarijati Gradske uprave grada Vranja kao nadležni DBK, u budžetskom smislu, ovlašćeni su da kontrolišu namensku upotrebu sredstava kod IBK i u javnim preduzećima i ustanovama (u delu sredstava iz budžeta), kao i kod ostalih korisnika javnih sredstava budžeta grada Vranja.
Lice za overavanje i rukovodilac (odgovorno lice) DBK odgovorni su za kontrolu svojih transakcija i poslovnih događaja, kao i transakcija i poslovnih događaja IBK, koji je u njihovoj nadležnosti.
Lice za overavanje i odgovorno lice dužni su da se prilikom nabavke dobara, radova i usluga, pridržavaju odredbi Zakona o javnim nabavkama i drugih podzakonskih akata koji regulišu ovu oblast.
DBK ne može da stvara dužničko-poverilačke odnose, odnosno obaveze na teret budžeta Grada Vranja za rashode koji nisu u njegovoj nadležnosti, kao ni za rashode koji su iznad iznosa sredstava odobrenih mesečnim planom za prenos sredstava.
Izuzetno iz stava 1. ovog člana, DBK može da stvori i veću obavezu od plana izvršenja, ukoliko bi se neizvršavanje ovakve obaveze negativno odrazilo na funkcionisanje i rad DBK/IBK, ili bi u budućem periodu stvorile veće obaveze (penale, kazne, sudske troškove i slično). Prilikom donošenja ovakvog zahteva za plaćanje DBK korisnik mora isti detaljno obrazložiti, a obaveze se mogu platiti samo uz Rešenje - Zaključak Gradonačelnika/Gradskog veća.
Lice za overavanje i odgovorno lice kod DBK nakon prijema Zahteva za plaćanje i transfer dokumentovanog priloženim računovodstvenim ispravama o nastalim obavezama i rashodima na teret budžeta, kontrolom utvrđuju njihovu potpunost, istinitost, računsku tačnost i zakonitost.
U slučaju da je prenos sredstava izvršen na osnovu predračuna, IBK je obavezan da u roku od sedam dana dostavi kopiju računa, na koji će naznačiti broj zahteva na osnovu kojeg je izvršen prenos sredstava.
DBK je dužan da računovodstvenu ispravu zajedno sa zahtevom za plaćanje dostavi trezoru na izvršenje u roku od tri dana od dana prijema zahteva.
Obrazac zahteva za plaćanje dostavlja se u jednom primerku koji se posle provera predaje Odseku za trezor na dalju proceduru (proveru, plaćanje i knjiženja u Glavnoj knjizi trezora). DBK može napraviti kopiju zahteva i računovodstvenih isprava koje ga prate za svoju evidenciju. Lice za overavanje naročito kontroliše da pokušaje zloupotrebe, odnosno pokušaje podnošenja dva ili više zahteva za plaćanje istog poslovnog događaja (istog računa, ugovora, situacije i slično).
DBK je obavezan da vodi Registar podnetih zahteva za plaćanje. Registar zahteva mora da sadrži sledeće podatke za svaki zahtev za plaćanje:
- registarski broj i datum kada je zahtev primljen u trezor,
- naziv pravnog lica (ili fizičkog lica) kome se vrši plaćanje,
- broj računa pravnog odnosno fizičkog lica,
- broj i datum računovodstvene isprave,
- ukupan iznos na koji glasi zahtev za plaćanje,
- registarski broj iz predloga plana za prenos sredstava (obrazac PP) kojim je dato odobrenje za stvaranje obaveze,
- datum kada je zahtev za plaćanje realizovan od strane trezora.
Budžetski izvršilac kod direktnog budžetskog korisnika može da overi zahtev za plaćanje sa konsolidovanog računa trezora za nabavljeno dobro, radove ili usluge nakon što je utvrdio:
- da li postoji dovoljno raspoloživog prava za potrošnju na poziciji na čiji teret treba da se izvrši plaćanje,
- da je pravno ili fizičko lice dostavilo dobro, izvršilo uslugu, obavilo radove, a što potvrđuje odgovorno lice direktnog budžetskog korisnika svojim potpisom,
- da je pravno ili fizičko lice ispostavilo validnu računovodstvenu ispravu za nabavljeno dobro, izvršenu uslugu ili radove,
- da računovodstvena isprava sadrži podatke o nazivu pravnog ili imenu fizičkog lica kome se vrši plaćanje, kao i broj računa pravnog odnosno fizičkog lica čime se obezbeđuje obavljanje vršenja plaćanja stvarnom izvršiocu,
- da su svi iznosi i obračuni tačni.
Izuzetno, budžetski izvršilac može da overi zahtev za plaćanje i na osnovu računovodstvene isprave kojom se stvara obaveza na teret KRT-a i pre prijema dobra, izvršenja usluge ili radova, uz obrazloženje razloga za avansno plaćanje koje se zajedno sa zahtevom dostavlja trezoru.
Kontrola rashoda u Sekretarijatu za finansije
Svi zaposleni, a naročito lice za overavanje i rukovodioci unutrašnjih organizacionih jedinica i načelnik Sekretarijata za finansije, vrše kontrolne radnje, postupke i sprovode kontrolne politike i procedure.
Lice za overavanje vodi Registar primljenih zahteva za plaćanje i transfer dokumentovan priloženim računovodstvenim ispravama kojima su stvorene obaveze na teret budžetskih sredstava. U registar se hronološkim redom zavode: svi primljeni zahtevi.
Obaveze po osnovu dužničko-poverilačkih odnosa budžetskog korisnika izmiruju se u roku dospeća za plaćanje utvrđene računovodstvenom ispravom.
Ukoliko je plaćanje izvršeno avansno (na osnovu predračuna, profakture i dr.) budžetski korisnik je dužan da preuzme plaćenu robu i obezbedi validnu računovodstvenu ispravu (fakturu, račun) u roku od sedam dana od dana izvršenog plaćanja.
DBK do petog u mesecu pismeno obaveštava Sekretarijat za finansije o neizmirenim obavezama iz prethodnog meseca i navodi razloge njihovog neizmirenja.
Kršenje ovog uputstva od strane svih zaposlenih i odgovornih lica smatra se težom povredom radne obaveze. Sekretarijat za finansije o izvršenim povredama radne obaveze obaveštava Načelnika gradske uprave i Gradonačelnika. Ovog uputstva moraju se pridržavati svi zaposleni i odgovorna lica kod DBK/IBK koji učestvuju u procesu nastanka i realizacije poslovnih događaja. U slučaju nepridržavanja Gradonačelnik odnosno Gradsko veće moraju preduzeti mere za obezbeđenje finansijske discipline i odgovornosti u raspolaganju i trošenju javnih sredstava - sredstava budžeta grada Vranja.
Ovo Uputstvo stupa na snagu i primenjuje se danom donošenja.