PRAVILNIKO BUDŽETSKOM RAČUNOVODSTVU("Sl. list grada Zaječara", br. 9/2012) |
Ovim Pravilnikom uređuju se: organizacija računovodstvenog sistema, interni računovodstveni kontrolni postupci, lica koja su odgovorna za zakonitost, ispravnost i sastavljanje isprava o poslovnoj promeni i drugom događaju, kretanje računovodstvenih isprava kao i rokovi za njihovo dostavljanje kod korisnika sredstava budžeta Grada Zaječara, u skladu sa Zakonom o budžetskom sistemu i Uredbom o budžetskom računovodstvu.
Pod budžetskim računovodstvom u smislu ovog Pravilnika, podrazumeva se osnov i uslovi vođenja poslovnih knjiga i drugih evidencija sa dokumentacijom na osnovu koje se evidentiraju sve transakcije i drugi događaji koji iskazuju stanje i promene na imovini, potraživanjima, obavezama, izvorima finansiranja, rashodima i izdacima, prihodima i primanjima i utvrđivanje rezultata poslovanja.
II VOĐENJE BUDŽETSKOG RAČUNOVODSTVA
1. Organizacija budžetskog računovodstva
Poslovi budžetskog računovodstva se obavljaju u okviru jedinstvenog organizacionog dela kao međusobno povezani poslovi, utvrđeni Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta budžetskog korisnika, kojim rukovodi stručno lice koje nije kažnjavano za krivična dela koja ga čine nepodobnim za obavljanje poslova iz oblasti računovodstva.
2. Osnova za vođenje budžetskog računovodstva
Osnov za vođenje budžetskog računovodstva jeste gotovinska osnova po kojoj se transakcije i ostali događaji evidentiraju u trenutku kada se gotovinska sredstva prime, odnosno isplate, u skladu sa Međunarodnim računovodstvenim standardom za javni sektor, u delu koji se odnosi na gotovinsku osnovu.
Računovodstvene evidencije za potrebe internog izveštavanja vode se prema obračunskoj osnovi, pod uslovom da se finansijski izveštaji izrađuju na gotovinskoj osnovi radi konsolidovanog izveštavanja.
Prema obračunskoj osnovi naročito se vode evidencije potraživanja i obaveza, a mogu i drugi potrebni podaci.
Poslovne knjige, u smislu Uredbe o budžetskom računovodstvu, su sveobuhvatne evidencije o finansijskim transakcijama kojima se obezbeđuje uvid u stanje i kretanje na imovini, potraživanjima, obavezama, izvorima finansiranja, rashodima i izdacima, prihodima i primanjima i rezultatima poslovanja.
Poslovne knjige se vode po sistemu dvojnog knjigovodstva na propisanim subanalitičkim (šestocifrenim) kontima propisanim Pravilnikom o standardnom klasifikacionom okviru i Kontnom planu za budžetski sistem.
Analitičko rasčlanjenje propisanih subanalitičkih konta na subanalitička konta vrši rukovodilac budžetskog korisnika.
Poslovne knjige su: dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige i evidencije.
Dnevnik je obavezna poslovna knjiga u kojoj se hronološki i sistematski evidentiraju sve nastale poslovne promene u poslovanju.
Glavna knjiga sadrži sve poslovne promene sistematizovane na propisanim subanalitičkim (šestocifrenim) kontima, a u okviru konta hronološki, po redosledu njihovog nastajanja.
Pomoćne knjige su analitičke evidencije koje su subanalitičkim kontima povezane sa glavnom knjigom i vode se u cilju obezbeđenja analitičkih podataka u izvršavanju određenih namena.
Pomoćne knjige obuhvataju:
- Pomoćne knjige kupaca,
- Pomoćne knjige dobavljača,
- Pomoćne knjige osnovnih sredstava,
- Pomoćne knjige plata,
- Pomoćne knjige zaliha,
- Ostale pomoćne knjige (knjigu donacija i druge pomoćne knjige po potrebi).
Pomoćne evidencije obuhvataju:
- Pomoćne evidencije izvršenih isplata,
- Pomoćne evidencije ostvarenih priliva,
- Pomoćne evidencije plasmana sredstava,
- Pomoćne evidencije duga i
- Ostale pomoćne evidencije (blagajna, bonovi, donacije i druge pomoćne evidencije po potrebi).
Sistem glavne knjige čine: glavna knjiga trezora i glavna knjiga indirektnih korisnika koji svoje finansijsko poslovanje obavljaju preko sopstvenih računa kod Uprave za trezor, Filijala Zaječar, ekspozitura Zaječar.
Glavna knjiga trezora sadrži računovodstvene evidencije za svakog direktnog i indirektnog korisnika i predstavlja osnovu za sastavljanje konsolidovanih finansijskih izveštaja.
Glavnu knjigu trezora vodi Odeljenje za finansije, Služba budžeta.
Podaci iz glavne knjige indirektnih korisnika se sintetizuju i knjiže u glavnoj knjizi trezora, a na osnovu periodičnih izveštaja i završnih računa.
Direktni korisnik koji svoje finansijsko poslovanje ne obavlja preko sopstvenog računa, vodi samo pomoćne knjige i evidencije.
Vođenje poslovnih knjiga mora biti uredno, ažurno i da obezbedi uvide u hronološko knjiženje transakcija i drugih poslovnih događaja.
Računovodstvena isprava se knjiži istog dana kada je primljena, a najkasnije narednog dana od dana prijema.
Poslovne knjige, iz člana 6. ovog Pravilnika, imaju karakter javnih isprava.
Poslovne knjige se vode za period od jedne budžetske godine, izuzev pojedinih pomoćnih knjiga koje se mogu voditi za period duži od jedne godine.
Poslovne knjige se vode u slobodnim listovima ili u elektronskom obliku.
Ako se poslovne knjige vode u elektronskom obliku obavezno je korišćenje softvera koji obezbeđuje čuvanje podataka o svim proknjiženim transakcijama, a omogućava funkcionisanje sistema internih računovodstvenih kontrola i onemogućava brisanje proknjiženih poslovnih promena.
III INTERNI RAČUNOVODSTVENI KONTROLNI POSTUPCI
Interna kontrola se organizuje kao sistem procedura i odgovornosti svih lica uključenih u finansijske i poslovne procese korisnika budžetskih sredstava.
Pod pojmom interne kontrole u skladu sa stavom 1. ovog člana smatraju se postupci i radnje čiji je cilj poslovanje u skladu sa propisima, unutrašnjim aktima i ugovorima, realnost i integritet finansijskih i poslovnih izveštaja, ekonomično, efikasno i efektivno korišćenje sredstava i zaštita sredstava i podataka (informacija).
Za uspostavljanje bezbedne i efikasne interne kontrole odgovoran je funkcioner odnosno rukovodilac direktnog i indirektnog korisnika budžetskih sredstava.
IV LICA KOJA SU ODGOVORNA ZA ZAKONITOST, ISPRAVNOST I SASTAVLJANJE RAČUNOVODSTVENIH ISPRAVA O NASTALOJ POSLOVNOJ PROMENI ILI DRUGOM DOGAĐAJU
Za verodostojnost, tačnost i potpunost računovodstvenih isprava odgovorno je lice koje, prema aktu o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta, sastavlja računovodstvene isprave, a što potvrđuje svojim potpisom.
Za zakonitost računovodstvenih isprava odgovoran je funkcioner direktnog korisnika budžetskih sredstava, a što potvrđuje svojim potpisom.
Internu kontrolu računovodstvenih isprava vrši likvidator za direktne i indirektne korisnike, lice koje je raspoređeno po Pravilniku o sistematizaciji i unutrašnjoj organizaciji poslova i zadataka Gradske uprave grada Zaječara, da vrši plaćanje sa računa budžeta odnosno pražnjenje računa budžeta Grada Zaječara i svih transakcija koje se tiču budžetskih rashoda i izdataka, upravljanje sredstvima, a što potvrđuje svojim potpisom na dnevnom nalogu za plaćanje.
Funkcije navedene u stavu 1, 2. i 3. ovog člana ne mogu se poklapati, u jednom licu.
V KRETANJE RAČUNOVODSTVENIH ISPRAVA I ROKOVI ZA NJIHOVO DOSTAVLJANJE
Pod računovodstvenom ispravom, smatra se pisani dokaz o nastaloj poslovnoj promeni i drugom događaju koji sadrži sve podatke na osnovu kojih se vrši knjiženje u poslovnim knjigama.
U poslovne knjige mogu se unositi poslovne promene i drugi događaji na osnovu validnih računovodstvenih isprava (dokumenata) iz kojih se može saznati osnov nastale promene.
Validnom računovodstvenom ispravom, smatra se isprava sastavljena u finansijskoj službi direktnih korisnika budžetskih sredstava, na osnovu koje se vrši knjiženje u poslovnim knjigama, kao što su odluke - rešenja o manjkovima i viškovima po popisu, isprave o usaglašavanju potraživanja i obaveza, obračuni, pregledi, specifikacije i dr.
Validnom računovodstvenom ispravom smatra se i isprava dobijena telekomunikacionim putem, u elektronskom, magnetnom ili drugom obliku u kom slučaju je pošiljalac odgovoran da podaci na ulazu u telekomunikacioni prenos budu zasnovani na računovodstvenim ispravama, kao i za čuvanje originalne isprave.
Računovodstvena isprava sastavlja se na mestu i u vremenu nastanka poslovnog događaja u dovoljnom broju primeraka, od kojih jedan primerak zadržava lice koje je ispravu sastavilo, a dva primerka dostavljaju knjigovodstvu na knjiženje (jedan primerak za knjiženje u finansijskom knjigovodstvu, a drugi primerak za knjiženje u pomoćnim knjigama i evidencijama).
Računovodstvena isprava pre knjiženja u poslovnim knjigama mora biti potpisana od strane lica odgovornog za nastalu poslovnu promenu i drugi događaj, lica koje je ispravu sastavilo i lica koje je ispravu kontrolisalo, koja svojim potpisima na ispravi garantuju da je isprava istinita i da verodostojno prikazuje poslovnu promenu.
Računovodstvena isprava se dostavlja na knjiženje u poslovne knjige narednog dana, a najkasnije u roku od dva dana od dana nastanka poslovne promene i drugog događaja putem dostavne knjige.
Osnovni podaci koje treba da sadrži računovodstvena isprava su sledeći:
- naziv budžetskog korisnika, odnosno ime fizičkog lica koje je sastavilo, odnosno izdalo ispravu,
- naziv i broj isprave,
- datum i mesto izdavanja isprave,
- sadržina poslovne promene,
- vrednost na koju glasi isprava,
- poslovi koji su povezani sa ispravom,
- potpis ovlašćenog lica.
Tok kretanja računovodstvenih isprava podrazumeva prenos i uslove prenosa računovodstvenih isprava od mesta njenog sastavljanja, odnosno ulaska eksternog dokumenta u pisarnicu budžetskog korisnika, preko mesta obrade i kontrole, do mesta knjiženja i arhiviranja.
Računovodstvene isprave knjiže se istog dana, a najkasnije narednog dana od dana dobijanja računovodstvene isprave.
VI PRIZNAVANJE, PROCENJIVANJE I PREZENTACIJA POZICIJA FINANSIJSKIH IZVEŠTAJA
Priznavanje, procenjivanje i prezentacija pozicija finansijskih izveštaja vrši se u skladu sa računovodstvenim politikama.
VII USKLAĐIVANJE POSLOVNIH KNJIGA, POPIS IMOVINE I OBAVEZA I USAGLAŠAVANJE POTRAŽIVANJA I OBAVEZA
Budžetsko računovodstvo budžetskog korisnika vrši usklađivanje promena i stanja glavne knjige sa dnevnikom, kao i pomoćnih knjiga sa glavnom knjigom pre popisa imovine i obaveza i pre sastavljanja finansijskog izveštaja - Završnog računa.
Usklađivanje stanja imovine i obaveza u knjigovodstvenoj evidenciji sa stvarnim stanjem koje se utvrđuje popisom, vrši se na kraju budžetske godine, sa stanjem na dan 31. decembra tekuće godine.
Redovan popis imovine i obaveza vrši se na kraju poslovne godine za koju se sastavlja godišnji finansijski izveštaj - Završni račun, a u skladu sa odredbama Uredbe o budžetskom računovodstvu i Pravilnika o načinu i rokovima vršenja popisa i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem.
Izuzetno, u toku godine može se vršiti vanredni popis, u slučajevima propisanim zakonom, odnosno Pravilnikom koji regulišu ovu materiju.
Popisom se utvrđuje stanje imovine, potraživanja obaveza i izvora kapitala.
Imovina koju koristi drugi budžetski korisnik i imovina budžetskog korisnika koja se nalazi na korišćenju kod drugog pravnog lica, popisuje se na posebnim popisnim listama. Jedan primerak, overen od strane popisne komisije, dostavlja se korisniku odnosno vlasniku imovine.
Redovan popis može započeti 30 dana pre kraja poslovne godine, a po potrebi i ranije s tim da popis bude završen do poslednjeg dana poslovne godine, sa stanjem na dan 31. decembra tekuće godine. Sve promene u stanju imovine i obaveza nastale u toku popisa, unose se u popisne liste na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava.
Izuzetno od stava 1. ovog člana, budžetski korisnik svojim aktom može predvideti i duži period za obavljanje popisa knjiga, filmova, fotosa, arhivske građe i sl., ali ne duže od 3 godine.
Popis imovine i obaveza vrši Komisija određena posebnim rešenjem rukovodioca budžetskog korisnika.
Rukovodilac budžetskog korisnika, posebnim rešenjem, obrazuje potreban broj komisija i imenuje predsednika, zamenika predsednika, članove i zamenike članova komisija, utvrđuje rok u kome su komisije dužne da izvrše popis, kao i rok za dostavljanje o izvršenom popisu.
Podaci iz računovodstva, odnosno odgovarajućih knjigovodstvenih evidencija o količinama, ne mogu se davati komisiji za popis pre utvrđivanja stvarnog stanja u popisnim listama, koje moraju biti popisane od strane članova popisne komisije.
Predsednik i članovi popisne komisije odgovorni su za tačnost utvrđenog stanja po popisu, za uredno sastavljanje popisnih lista i iskazivanje u naturalnom i vrednosnom obliku, kao i za blagovremeno vršenje popisa.
Po završenom popisu komisija, odnosno komisije za popis, dužne su da sastave Izveštaj o rezultatima izvršenog popisa, kome se prilažu popisne liste sa izvornim materijalom koji je služio za sastavljanje popisnih lista, kao i da isti dostave rukovodiocu budžetskog korisnika.
Rukovodilac budžetskog korisnika razmatra Izveštaj o popisu i donosi odgovarajuću odluku (rešenje) o usvajanju izveštaja o popisu i zaključak o postupku sa utvrđenim viškom, manjkom i rashodovanju imovine koja je dotrajala ili više nije upotrebljiva.
Utvrđeni manjkovi se ne mogu prebijati sa viškom, osim u slučaju očigledne zamene pojedinih sličnih materijala i robe.
3. Usaglašavanje potraživanja i obaveza
Usaglašavanje stanja finansijskih plasmana, potraživanja i obaveza vrši se obavezno na dan sastavljanja finansijskog izveštaja (31. decembara tekuće godine).
Popis nenaplaćenih potraživanja poverilac je dužan da dostavi svom dužniku najkasnije do 25. januara tekuće godine sa stanjem na dan sastavljanja finansijskog izveštaja (31. decembra prethodne godine) na obrascu IOS - Izvod otvorenih stavki, u dva primerka.
Po prijemu popisa neizmirenih obaveza na obrascu IOS - Izvod otvorenih stavki, u skladu sa Uredbom, dužnik je obavezan da proveri svoju obavezu i da o tome obavesti poverioca na otvorenom primerku obrasca IOS u roku od pet dana od dana prijema obrasca IOS - Izvod otvorenih stavki.
VIII ZAKLJUČIVANJE POSLOVNIH KNJIGA I ČUVANJE POSLOVNIH KNJIGA I RAČUNOVODSTVENIH ISPRAVA
Na kraju budžetske godine, posle sprovedenih evidencija svih ekonomskih transakcija, po izradi finansijskog izveštaja - Završnog računa za prethodnu godinu, zaključuju se poslovne knjige.
Glavnu knjigu trezora overava načelnik Odeljenja za finansije.
Poslovne knjige koje se koriste dve i više godina, izuzetno se ne zaključuju po završetku godine, već se zaključivanje vrši po prestanku njihovog korišćenja.
Poslovne knjige, računovodstvene isprave i finansijski izveštaji, čuvaju se u rokovima:
1) finansijski izveštaji - 50 godina,
2) dnevnik, glavne knjige, pomoćne knjige i evidencije - 10 godina,
3) izvorna i prateća dokumentacija - 5 godina,
4) evidencija o zaradama - trajno.
Vreme čuvanja počinje poslednjeg dana budžetske godine na koji se navedena dokumentacija odnosi.
Poslovne knjige, računovodstvene isprave i finansijski izveštaji čuvaju se u originalu ili drugom obliku arhiviranja, u skladu sa zakonom.
Poslovne knjige, računovodstvene isprave i finansijski izveštaji čuvaju se u poslovnim prostorijama korisnika budžetskih sredstava i arhivi Gradske uprave grada Zaječara.
finansijskih izveštaja, kojima je prošao propisani rok čuvanja, vrši komisija koju je formirao rukovodilac budžetskog korisnika, uz prisustvo predstavnika Arhiva i lica koje je zaduženo za čuvanje navedene dokumentacije.
Komisija sastavlja zapisnik o uništenju poslovnih knjiga, računovodstvenih isprava i finansijskih izveštaja.
Izveštaj o ostvarenim primanjima i izvršenim plaćanjima sa računa izvršenja budžeta Grada Zaječara, Odeljenje za finansije, dostavlja nedeljno, a po potrebi i češće, nadležnom izvršnom organu.
Za potrebe mesečnog izveštavanja, Odeljenje za finansije, može tražiti dodatne podatke i obrazloženja o izvršenim plaćanjima od direktnih korisnika budžetskih sredstava, koji su dužni da, tražene podatke i obrazloženja dostave u traženom roku.
Direktni korisnik budžetskih sredstava sastavlja finansijske izveštaje, u skladu sa Zakonom, za period: januar-jun, januar-septembar i januar-decembar, na osnovu kojih Odeljenje za finansije, sastavlja konsolidovani izveštaj o izvršenju budžeta za određeni period.
Periodični izveštaji o izvršenju finansijskih planova, odnosno izveštaj o izvršenju budžeta Grada Zaječara za određeni period, vrši se primenom gotovinske osnove.
Periodični finansijski izveštaj i godišnji finansijski izveštaj - završni račun sastavljaju se na osnovu evidencija o primljenim sredstvima i izvršenim plaćanjima koja su usaglašena sa glavnom knjigom trezora, kao i na osnovu drugih analitičnih evidencija koje se vode.
Periodični finansijski izveštaji i godišnji finansijski izveštaj - završni račun sastavljaju se na osnovu uputstva i instrukcija na obrascima koje propisuje, u skladu sa ovlašćenjem iz Zakona, Ministar finansija.
Periodične finansijske izveštaje indirektni korisnici budžetskih sredstava, dostavljaju nadležnom direktnom korisniku u roku od deset dana po isteku tromesečja, a godišnji finansijski izveštaj - završni račun u skladu sa Zakonom.
Direktni budžetski korisnici periodične finansijske izveštaje dostavljaju Odeljenju za finansije, najkasnije u roku od 20 dana po isteku tromesečja, a godišnji finansijski izveštaj - završni račun u skladu sa Zakonom.
Uz ove izveštaje dostavlja se i pisano obrazloženje velikih odstupanja između odobrenih sredstava i izvršenja, kao i izveštaj o primljenim donacijama i kreditima, domaćim i inostranim i izvršenim otplatama dugova.
Periodični izveštaji o izvršenju budžeta i nacrt Odluke završnog računa budžeta Grada Zaječara, dostavljaju se u skladu sa Zakonom i u rokovima utvrđenim budžetskim kalendarom, nadležnom organu.
X UTVRĐIVANJE ODGOVORNOSTI ZAPOSLENIH U BUDŽETSKOM RAČUNOVODSTVU
Ukoliko se u poslovnim knjigama netačno iskažu podaci, lica koja su zadužena da rade na poslovima budžetskog računovodstva odgovorna su za uredno, tačno i ažurno izvršavanje poverenih poslova, u skladu sa Pravilnikom o sistematizaciji poslova i zadataka budžetskih korisnika.
Odgovornost za izvršene propuste suprotno odredbama navedenog pravilnika, utvrđuje se u skladu sa odredbama člana 20. Uredbe o budžetskom računovodstvu.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom objavljivanja na oglasnoj tabli Gradske uprave grada Zaječara. Pravilnik objaviti u "Službenom listu Grada Zaječara".
Redakcija je zadržala numeraciju tačaka kako su one objavljene u "Sl. listu grada Zaječara", br. 9/2012.