PRAVILNIKO ORGANIZACIJI I SPROVOĐENJU POPISA IMOVINE I OBAVEZA I USKLAĐIVANJU KNJIGOVODSTVENOG SA STVARNIM STANJEM("Sl. list grada Beograda", br. 64/2012) |
Pravilnikom o organizaciji i sprovođenju popisa imovine i obaveza i usklađivanju knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem u gradu Beogradu (u daljem tekstu: grad) reguliše se:
1. predmet popisa,
2. vreme, vrste i cilj sprovođenja popisa,
3. organizacija i rokovi sprovođenja popisa,
4. obrazovanje popisnih komisija,
5. priprema popisa i obaveze učesnika u popisu,
6. usklađivanje stanja sredstava iskazanog u knjigovodstvu sa stanjem utvrđenim popisom, utvrđivanje razlika po popisu, sastavljanje izveštaja o popisu, donošenje odluke načelnika Gradske uprave grada Beograda (u daljem tekstu: načelnik) u vezi sa završenim popisom i likvidacija viškova i manjkova i
7. drugi zadaci u vezi sa popisom, koji se obavljaju prema odredbama ovog pravilnika.
Predmet popisa su:
I. Imovina u vlasništvu grada
A) Nefinasijska imovina
1. Nefinansijska imovina u stalnim sredstvima
- nekretnine i oprema (grupa računa 011000)
- kultivisana imovina (grupa računa 012000)
- dragocenosti (grupa računa 013000)
- prirodna imovina (grupa računa 014000)
- nefinansijska imovina u pripremi i avansi (grupa računa 015000)
- nematerijalna imovina (grupa računa 016000)
2. Nefinansijska imovina u zalihama
- zalihe (grupa računa 021000)
- zalihe sitnog inventara i potrošnog materijala (grupa računa 022000)
B) Finansijska imovina
1. Dugoročna finansijska imovina
- dugoročna domaća finansijska imovina (grupa računa 111000)
- dugoročna strana finansijska imovina (grupa računa 112000)
2. Novčana sredstva, plemeniti metali, hartije od vrednosti, potraživanja i kratkoročni plasmani
- novčana sredstva, plemeniti metali, hartije od vrednosti (grupa računa 121000)
- kratkoročna potraživanja (grupa računa 122000)
- kratkoročni plasmani (grupa računa 123000)
C) Aktivna vremenska razgraničenja
- aktivna vremenska razgraničenja (grupa računa 131000)
II. Obaveze
1. Dugoročne obaveze
- domaće dugoročne obaveze (grupa računa 211000)
- strane dugoročne obaveze (grupa računa 212000)
- dugoročne obaveze po osnovu garancija (grupa računa 213000)
2. Kratkoročne obaveze
- kratkoročne domaće obaveze (grupa računa 221000)
- kratkoročne strane obaveze (grupa računa 222000)
- kratkoročne obaveze po osnovu garancija (grupa računa 223000)
3. Obaveze po osnovu rashoda za zaposlene (klasa računa 230000)
4. Obaveze po osnovu ostalih rashoda, izuzev rashoda za zaposlene (klasa računa 240000)
5. Obaveze iz poslovanja (klasa računa 250000)
6. Pasivna vremenska razgraničenja (klasa računa 290000)
III. Imovina koja nije u vlasništvu grada
- imovina koju grad poseduje/koristi ili upravlja njome po bilo kom osnovu,
- sredstva uzeta pod operativni (tekući) zakup,
- tuđe stvari.
Ova imovina se popisuje na posebnim popisnim listama, koje se dostavljaju vlasniku te imovine.
III VREME, VRSTE I CILJ POPISA
Popis imovine i obaveza i usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem, utvrđenim popisom, sprovodi se na kraju budžetske godine sa stanjem na dan 31. decembra godine za koju se sprovodi popis.
Popis imovine i obaveza organizuje se kao redovan i vanredan.
Redovan popis se organizuje kao obavezan i potpun, a obavlja se na kraju godine (godišnji popis), s tim da se stanje po popisu svodi na stanje 31. decembar.
Vanredan popis se organizuje u toku godine, na dan i u roku koji odredi načelnik, posebnom odlukom.
Vanredni popis sprovodi se u određenim okolnostima, kao što su, statusne promene, promene oblika organizovanja, primopredaja dužnosti lica koje rukuje materijalnim i novčanim sredstvima (računopolagača) i dr.
Izuzetno, popis robe i materijala u magacinu i prodajnim mestima (restoran, bife i dr.) sprovodi se u toku godine u situacijama promene magacionera, promene odgovornog lica - računopolagača, pojave krađe i pronevera, nastanka štete zbog elementarnih nepogoda i dr.
Cilj sprovođenja popisa je utvrđivanje stvarnog stanja imovine i obaveza u određenom trenutku, i upoređivanje utvrđenog stvarnog stanja sa knjigovodstvenim stanjem, da bi se proverila tačnost knjigovodstvene evidencije i pravilnost rukovanja materijalnim vrednostima, odnosno svođenje knjigovodstvenog stanja zasnovanog na dokumentovanim promenama, na stanje po popisu, zasnovano na stvarnim promenama.
Popis ima kontrolnu ulogu u očuvanju i zaštiti imovine kojom grad raspolaže.
IV ORGANIZACIJA I ROKOVI SPROVOĐENJA POPISA
Organizacija popisa imovine i obaveza grada obuhvata postupke i procedure koje sprovode nadležni organi, stručne službe i komisije obrazovane za popis, primenom odgovarajućih metoda i tehnika popisa.
Za organizaciju i pravilnost popisa, uključujući i precizno utvrđivanje rokova odgovoran je načelnik.
Za tačnost i istinitost popisa i izveštaja o popisu odgovorni su predsednik i članovi komisija za popis.
Redovan popis može da počne 30 dana pre kraja budžetske godine, a po potrebi i ranije.
Odluku o sprovođenju popisa donosi načelnik.
Odlukom o sprovođenju popisa određuju se rokovi u kojima se sprovodi popis imovine i obaveza, s tim da naturalni popis bude završen do 15. januara.
Izveštaj o izvršenom popisu i predlog odluke o usvajanju izveštaja o popisu načelnik treba da razmotri do 1. marta tekuće godine, odnosno 30 dana pre dana sastavljanja finansijskog izveštaja za prethodnu godinu.
Interni rokovi za postupanje učesnika u popisu kao i način i tehnike obavljanja popisa, urediće se Uputstvom za rad komisija za popis koje donosi načelnik.
U slučaju sprovođenja popisa u toku godine, izveštaj o popisu se mora dostaviti načelniku na usvajanje najkasnije u roku od 30 dana od dana izvršenog popisa.
V OBRAZOVANJE POPISNIH KOMISIJA
Donošenjem Odluke o sprovođenju popisa počinju da teku rokovi za preduzimanje radnji za redovni godišnji popisa imovine i obaveza i to za: obrazovanje Centralne popisne komisije, Komisija za popis po organizacionim jedinicama Gradske uprave grada Beograda i direktnim budžetskim korisnicima, odnosno sprovođenje popisa imovine i obaveza, naturalnog popisa, usaglašavanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem utvrđenim popisom i pripremu izveštaja o sprovedenom popisu.
Odluka se dostavlja svim rukovodiocima organizacionih jedinica Gradske uprave grada Beograda i drugim direktnim budžetskim korisnicima.
U skladu sa Odlukom načelnik rešenjem obrazuje Centralnu popisnu komisiju, a Komisije za popis organizacionih jedinica Gradske uprave grada Beograda i drugih direktnih budžetskih korisnika, obrazuje rukovodilac te organizacione jedinice odnosno rukovodilac direktnog budžetskog korisnika.
Centralnu popisnu komisiju čini predsednik komisije i najmanje četiri člana, koji imaju svoje zamenike.
Rešenje o obrazovanju Centralne popisne komisije dostavlja se organizacionim jedinicama Gradske uprave grada Beograda, drugim direktnim budžetskim korisnicima i predsedniku i članovima Centralne popisne komisije.
Popisne komisije koje obrazuju organizacione jedinice Gradske uprave grada Beograda, i drugi direktni budžetski korisnici, čine predsednik komisije i najmanje dva člana koji imaju svoje zamenike.
Pre početka popisa, rešenja o obrazovanju komisija za popis dostavljaju se Centralnoj popisnoj komisiji, Sekretarijatu za finansije i Službi za internu reviziju.
U komisije ne mogu biti imenovana lica koja rukuju imovinom, odnosno računopolagači.
U toku popisa, na predlog popisnih komisija, načelnik odlučuje o angažovanju veštaka, odnosno stručnjaka iz odgovarajuće oblasti.
Učešće u radu komisija za popis kao i angažovanje ostalih učesnika u popisu smatra se izvršavanjem radne obaveze zaposlenih.
Neosnovano odbijanje učešća u radu popisnih komisija smatraće se povredom radne obaveze.
VI PRIPREMA POPISA I OBAVEZE UČESNIKA U POPISU
Pod pripremnim radnjama za popis podrazumevaju se postupci koje sprovode zadužena lica pre popisa radi uređivanja prostora, sortiranja predmeta popisa i omogućavanje njihove potpune identifikacije, kao i provere relevantne eksterne i interne dokumentacije (ugovori, fakture, situacije/obračuni, potvrde salda potraživanja i obaveza, zapisnici o primopredaji, zapisnici poreskih organa, sudska i druga rešenja, elaborati o proceni vrednosti i sl.) i ažuriranja evidencija koje omogućavaju utvrđivanje stvarnog stanja imovine i obaveza.
Organizacione jedinice Gradske uprave grada Beograda i drugi direktni budžetski korisnici dužni su da pre početka popisa ažuriraju svoje pomoćne evidencije o imovini i izvrše usaglašavanje sa knjigovodstvenom evidencijom.
Zaposleni zaduženi za računovodstvene i finansijske poslove u obavezi su da pre početka popisa obezbede:
- ažuriranje evidencija svih oblika imovine i obaveza;
- usaglašavanje otvorenih stavki sa poveriocima i dužnicima;
- usaglašenost glavne knjige sa dnevnikom;
- usaglašenost pomoćnih knjiga sa glavnom knjigom, kao i analitičkih evidencija sa sintetičkim računima;
- informacije o materijalnoj imovini grada Beograda koja se nalazi kod direktnih budžetskih korisnika, kao i o onim sredstvima koja se nalaze u upotrebi kod drugih pravnih lica;
- popisne liste sa upisanim podacima o nomenklaturnim brojevima, nazivima, vrstama i jedinicama mere za imovinu koja je predmet popisa, podatke o kupcima, dobavljačima, poslovnim bankama i otvorenim računima, odobrenim kreditima i izdatim hartijama od vrednosti, kao i slične opšte podatke koji olakšavaju rad komisijama;
- dodatne podatke i detalje kojima raspolažu, a koji su neophodni za identifikaciju imovine i obaveza.
Podaci iz knjigovodstva, odnosno iz odgovarajućih evidencija o količinama, ne mogu se davati komisijama za popis pre upisivanja stvarnog stanja u popisne liste i pre nego što članovi popisnih komisija potpišu te liste.
Rukovaoci imovinom, zaposleni materijalno zaduženi za imovinu i njihovi neposredni rukovodioci u obavezi su da pre početka popisa:
- fizički urede mesta gde se imovina nalazi i izvrše sortiranje materijalnih dobara prema vrsti, kvalitetu, fizičkom stanju i slično da bi se omogućio pristup svim količinama i vrstama imovine;
- provere identifikaciona obeležja, i ukoliko ista nedostaju, traže od nadležnih službi ponovno označavanje (inventarski brojevi, bar-kodovi ili druge odgovarajuće oznake);
- izdvoje nefunkcionalne predmete popisa (materijal, inventar, opremu), kao i one bez ili sa umanjenom upotrebnom vrednošću (pohabani, pokvareni, slomljeni predmeti popisa i sl.);
- sprovedu druge pripremne radnje kojima se obezbeđuje da popis imovine bude okončan kvalitetno i u planiranim rokovima.
VII OBRADA POPISNIH LISTA I UTVRĐIVANJE RAZLIKA
Popisne liste sačinjavaju se u tri istovetna primerka, potpisuju ih predsednik, članovi komisije i rukovaoci imovne. Svojim potpisom rukovalac imovinom potvrđuje da je komisiji pokazana sva imovina.
Nakon izvršenog popisa i upisivanja stvarnog stanja u popisne liste, Sekretarijat za finansije, na zahtev predsednika popisne komisije, dužan je da popisnoj komisiji, najkasnije narednog radnog dana, dostavi knjigovodstveno stanje.
Obrada naturalnog popisa može se izvršiti i u elektronskom obliku, s tim da se tako sačinjene popisne liste sa rekapitulacijom štampaju, da ih potpišu svi članovi popisne komisije i da se uz iste prilože naturalne popisne liste i ostali popisni materijali.
Istovremeno, komisije vrše poređenje stvarnog stanja utvrđenog popisom sa knjigovodstvenim stanjem i u popisnim listama iskazuju razlike, odnosno viškove i manjkove po svakoj poziciji imovine iz popisnih lista.
Postupci usklađivanja knjigovodstvenog sa stvarnim stanjem popisane imovine i obaveza obuhvataju:
- ispravke grešaka u slučajevima ako su popisom identifikovani pogrešno proknjiženi poslovni događaji, poslovni događaji proknjiženi na osnovu neverodostojne knjigovodstvene dokumentacije ili poslovni događaji za koje je utvrđeno da se nisu desili do datuma popisa;
- evidentiranje identifikovanih, a neproknjiženih događaja nastalih do datuma popisa;
- evidentiranje identifikovanih, a neproknjiženih poslovnih događaja koji se odnose na događaje nakon datuma popisa, ukoliko se radi o korektivnim poslovnim događajima;
- evidentiranje utvrđenog, a neevidentiranog kala, rastura, kvara i loma, u skladu sa dozvoljenim količinama.
Ukoliko nakon sprovedenih odgovarajućih postupaka iz prethodnog stava nije moguće otkloniti suštinske uzroke neslaganja, odnosno nije obezbeđena usklađenost knjigovodstvenog sa stvarnim stanjem, razlike se evidentiraju kao manjkovi odnosno viškovi.
Odgovorno lice za sastavljanje finansijskih izveštaja dužno je da u napomenama uz finansijske izveštaje prezentuje sva neusaglašena salda imovine i obaveza na dan popisa, uključujući razloge zbog kojih usaglašavanje knjigovodstvenog sa stvarnim stanjem nije izvršeno.
Popisne komisije sačinjavaju pojedinačne izveštaje o utvrđenom stanju po popisu imovine i obaveza sa predlozima rešavanja viškova, manjkova, otpisa, uključujući potrebna obrazloženja, objašnjenja i izjave.
Izveštaj sadrži:
- predlog postupanja sa utvrđenim manjkovima, odnosno viškovima (utvrđeni viškovi ne smeju se prebijati utvrđenim manjkovima, osim u slučaju očigledne zamene pojedinih sličnih vrsta materijalnih sredstava, što popisna komisija u svom izveštaju mora obrazložiti i dokumentovati);
- predlog u pogledu načina knjiženja utvrđenih manjkova, odnosno viškova;
- predlog za postupanje sa sumnjivim i spornim potraživanjima, nenaplativim i zastarelim potraživanjima.
Komisija će u svom izveštaju o popisu izneti primedbe i izjave računopolagača o utvrđenim razlikama.
Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza sadrži sledeće priloge:
- popisne liste po kategorijama imovine, potpisane od svih članova popisne komisije i odgovornog rukovaoca te imovine;
- rekapitulaciju popisnih lista po kategorijama imovine i sintetičkim kontima kako se ta sredstva i obaveze vode u glavnoj knjizi;
- posebne popisne liste imovine za rashodovanje;
- specifikacije, odnosno, preglede potraživanja i obaveza;
- beleške o merenju i brojanju sredstava u toku naturalnog popisa;
- popisne liste sa utvrđenim viškovima i manjkovima imovine;
- eventualne izjave i primedbe odgovornih rukovaoca imovinom o uzrocima nastalih viškova i manjkova.
Centralna popisna komisija objedinjava podatke i informacije iz izveštaja popisnih komisija, sačinjava zbirni izveštaj o popisu imovine i obaveza i predlog Odluke o usvajanju izveštaja o popisu i dostavlja ih na usvajanje načelniku Gradske uprave grada Beograda.
IX USVAJANJE IZVEŠTAJA O POPISU I DONOŠENJE ODLUKE
Načelnik razmatra izveštaj o izvršenom popisu u prisustvu predsednika Centralne popisne komisije, sekretara Sekretarijata za finansije i rukovodioca Službe za internu reviziju.
Ukoliko izveštaj o popisu nije prihvatljiv, načelnik traži dopunu izveštaja.
Dopuna izveštaja o popisu sačinjava se i u slučaju kada se poslovni događaji koji se odnose na period koji prethodi datumu sa kojim se sprovodi popis, evidentiraju posle izvršenog usklađivanja stanja (naknadno primljene i knjižene fakture i druga verodostojna dokumentacija).
Po razmatranju izveštaja o popisu načelnik donosi odluku o usvajanju izveštaja o popisu, koja sadrži:
1. stvarno i knjigovodstveno stanje imovine i obaveza:
2. razliku između stvarnog i knjigovodstvenog stanja:
3. način knjiženja utvrđenih manjkova, odnosno, viškova imovine,:
4. otpis sumnjivih i spornih potraživanja, kao i otpis nenaplativih i zastarelih potraživanja:
5. rashod imovine čiji je rok upotrebe protekao, i imovine koja je dotrajala ili više nema upotrebnu vrednost:
6. kalo, rastur, kvar i lom sitnog inventara;
7. popis robe zaplenjene u postupku inspekcijske kontrole.
Odluka o usvajanju izveštaja o izvršenom popisu i Izveštaj o izvršenom popisu sa popisnim listama, dostavlja se Sekretarijatu za finansije, u roku od dva dana od dana usvajanja, radi knjiženja i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem.
Odluka i Izveštaj iz prethodnog stava ovog člana dostavljaju se i rukovodiocima organizacionih jedinica Gradske uprave grada Beograda i drugim direktnim budžetskim korisnicima.
Ovaj pravilnik stupa na snagu u roku od osam dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Beograd".