PRAVILNIKO INVENTARISANJU, OBRADI, REVIZIJI I OTPISU BIBLIOTEČKO-INFORMACIONE GRAĐE I IZVORA, KAO I VOĐENJU EVIDENCIJE O BIBLIOTEČKO-INFORMACIONOJ GRAĐI I IZVORIMA ("Sl. glasnik RS", br. 47/2013) |
Ovim pravilnikom uređuje se inventarisanje, obrada, revizija i otpis bibliotečko-informacione građe i izvora, kao i vođenje evidencije o bibliotečko-informacionoj građi i izvorima.
II. INVENTARISANJE BIBLIOTEČKO-INFORMACIONE GRAĐE I IZVORA
Inventar odnosno evidencija bibliotečko-informacione građe i izvora (u daljem tekstu: inventarisanje) je evidentiranje materijalnog stanja kolekcija kojom se ostvaruje njihova pravna zaštita.
Biblioteke su u obavezi da vrše inventarisanje.
U inventar se evidentira svaka jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora.
Biblioteke su obavezne da vode najmanje jedan inventar.
Biblioteke mogu voditi više inventara prema vrsti bibliotečko-informacione građe i izvora, prema vidu nabavke, smeštaju, kolekcijama i slično.
Inventar se vodi u elektronskom obliku ili u obliku ukoričene i prošivene knjige sa označenim stranicama, overenim od strane ovlašćenog lica biblioteke, na čijim koricama je naznačen naziv inventara.
Inventar u elektronskom obliku iz stava 1. ovog člana vodi se u skladu sa zakonom kojim se uređuje elektronski dokument.
Biblioteke koje inventarišu i obrađuju bibliotečko-informacionu građu i izvore u elektronskoj bazi mogu štampati inventarne liste od kojih se formira knjiga inventara nakon završene obrade.
U elektronskoj bazi inventarski brojevi dodeljuju se automatski, prilikom prijema i prvog unosa podataka o jedinici bibliotečko-informacione građe i izvora.
Biblioteke koje primaju obavezni primerak, lokalni obavezni i depozitni primerak bibliotečkih izvora dužne su da odgovarajućim programskim rešenjima obezbede njihovo inventarisanje.
Knjiga inventara sastoji se od inventarnih listova numerisanih brojevima počev od broja 1 ukoričenih u tvrd povez. Prvi i poslednji list ne numerišu se.
Na korice i prvu nenumerisanu stranu knjige inventara unosi se naziv "Inventar", vrsta bibliotečke građe i prvi i poslednji inventarski broj sadržan u njoj.
Knjiga inventara zaključuje se na kraju svake kalendarske godine - 31. decembra. Zaključenje se obavlja tako što se iza poslednjeg inventarskog broja podvuče linija i upisuje se beleška: "Zaključeno s rednim brojem (slovima) u ... godini". S leve strane ispod beleške potpisuje se zaposleni koji vodi knjigu inventara, a s desne strane overava je ovlašćeno lice. Ispod potpisa unosi se datum zaključenja knjige inventara "31. (trideset prvi) decembar ... godine".
Prvi upis u narednoj kalendarskoj godini, nastavlja se sledećim inventarskim brojem.
U skladu sa tipom biblioteke unos podataka u svakoj kalendarskoj godini može početi inventarskim brojem 1.
Inventarska jedinica je primerak bibliotečko-informacione građe ili izvora na bilo kom materijalu ili mediju koja čini celinu i može da se inventariše kao samostalna jedinica.
Redni broj pod kojim se svaka inventarska jedinica inventariše predstavlja inventarski broj.
Svaka jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora unosi se u odgovarajuću knjigu inventara kao pojedinačna inventarska jedinica po inventarskom broju.
Inventarski broj iz knjige inventara upisuje se na svaku inventarisanu jedinicu.
Inventarski brojevi obeležavaju se arapskim ciframa.
U Inventar se upisuju sledeći podaci:
1) inventarski broj;
2) datum inventarisanja;
3) skraćeni opis jedinice bibliotečko-informacione građe (autor, naslov, podnaslov, izdanje, mesto izdavanja, izdavač, godina izdavanja);
4) signatura;
5) način nabavke;
6) broj i datum računa;
7) cena inventarske jedinice;
8) identifikacioni broj iz elektronske baze;
9) napomena.
Pored podataka iz stava 1. ovog člana unose se i podaci specifični za pojedine vrste bibliotečko-informacione građe i izvora, i to:
1) za monografske publikacije - oznaka publikacije u više delova, propratna građa;
2) za serijske publikacije i druge kontinuirane izvore - posebna oznaka građe, godište jednog naslova i/ili godina koja se inventariše;
3) za kartografsku građu - posebna oznaka građe, broj listova, tehnika i propratna građa;
4) za zvučnu i video građu - posebna oznaka građe, tehnika zvučnog snimka, tehnički opis i propratna građa;
5) za elektronske publikacije - posebna oznaka građe, odnosno način pristupa elektronskom izvoru;
6) za muzička dela - posebna oznaka građe i propratna građa;
7) za mikrooblik - posebna oznaka građe, tehnički opis i propratna građa;
8) za slikovnu građu - posebna oznaka građe, tehnički opis i propratna građa;
9) za rukopisnu građu - godina i mesto nastanka, posebna oznaka građe i oznaka za publikovanje.
U zavisnosti od tipa biblioteke i njenih potreba mogu se uneti i podaci o državi u kojoj je publikacija objavljena, mestu štampanja i štampariji, dimenziji jedinice, izdavačkoj celini, o vrsti poveza, kao i podatak o međunarodnom identifikatoru jedinice.
U knjigu inventara unose se sve promene vezane za inventarisanu jedinicu.
U slučaju pogrešnog unosa nekog podatka, taj pogrešno uneti podatak precrtava se tankom linijom tako da se može pročitati, a ispravan podatak ispisuje se iznad njega.
Ispravke se overavaju potpisom lica koje vodi knjigu inventara upisivanjem beleške: "Ispravku izvršio ..." u rubrici određenoj za napomene.
III. OBRADA BIBLIOTEČKO-INFORMACIONE GRAĐE I IZVORA
Bibliotečko-informacionu građu i izvore predstavljaju informacioni izvori u kojima su informacije zabeležene na različitim materijalima i medijima.
Biblioteke izrađuju, formiraju i održavaju različite vrste kataloga u skladu sa strukturom svojih fondova i potrebama korisnika radi obezbeđivanja dostupnosti sadržine bibliotečko-informacione građe i izvora korisnicima.
Katalozi sadrže metapodatke o bibliotečko-informacionoj građi i izvorima.
Katalozi treba da omoguće korisniku: pretraživanje, pronalaženje, identifikaciju, izbor i pristup jedinici bibliotečko-informacione građe.
Katalozi se mogu izrađivati na različitim medijima, zavisno od tehničke opremljenosti biblioteke.
Osnovna jedinica elektronske baze je kataloški zapis koji objedinjuje bibliografske, sadržinske i lokacijske podatke, kao i podatke o dostupnosti jedinice bibliotečko-informacione građe. Struktura kataloškog zapisa zasnovana je na standardizovanom sistemu blokova, polja, potpolja i indikatora propisanih jedinstvenim formatom za mašinski čitljivu katalogizaciju i razmenu bibliografskih podataka.
Svaka jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora obrađuje se samo jednom i dostupna je preko uzajamne elektronske baze svim učesnicima u sistemu.
Biblioteke mogu da formiraju i održavaju i lisne kataloge i to: alfabetski (azbučni, abecedni; opšti i/ili posebni prema vrsti građe), stručni, predmetni i druge vrste kataloga.
Osnovna jedinica lisnih kataloga je kataloška jedinica.
Struktura lisnih kataloga je linearna i zasniva se na utvrđenom redosledu kataloških jedinica.
Kataloško-bibliografska obrada
Jedinstvenom kataloško-bibliografskom obradom opisuje se jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora (bibliografska jedinica) radi njene identifikacije.
Jedinstvena kataloško-bibliografska obrada zasnovana je na primeni usvojenih međunarodnih standarda za bibliografski opis svih vrsta bibliotečko-informacione građe i izvora i njihovih sastavnih delova (Međunarodni standardni bibliografski opis. Objedinjeno izdanje), kataloških pravila i MARC (formata za mašinski čitljivu katalogizaciju i razmenu bibliografskih podataka.
Kataloško-bibliografska obrada obuhvata:
1) izbor elemenata i formulisanje odrednice;
2) kataloško-bibliografski opis;
3) razvijanje uputno-informativnog sistema.
Odrednica je pristupna tačka koja obezbeđuje pronalaženje bibliografskih i normativnih zapisa u elektronskoj bazi i ograničava rezultate pretraživanja.
U lisnom katalogu odrednica određuje mesto kataloške jedinice u sistemu kataloga.
Jedinstvena odrednica u elektronskoj bazi predstavlja utvrđenu i kontrolisanu pristupnu tačku koja se uspostavlja putem normativne kontrole (normativni zapis). Normativna kontrola omogućava dosledan pristup podacima, povećava efikasnost katalogizacije i omogućava zajedničko korišćenje bibliografskih zapisa.
Jedinstvena odrednica u lisnom katalogu predstavlja usvojeni i dosledno sprovedeni oblik imena individualnog autora ili naziva kolektivnog tela pod kojim se na jednom mestu okupljaju sve glavne i pomoćne kataloške jedinice u kojima se ta osoba ili to kolektivno telo javljaju u funkciji primarnog, alternativnog ili sekundarnog autorstva.
Radi obezbeđivanja celovitosti i informativnosti kataloga odrednica se obavezno navodi u nominativu, savremenim pravopisom i ćiriličkim odnosno latiničkim pismom.
Prva reč u odrednici (redalica) grafički je istaknuta.
U katalozima sa ćiriličkom odrednicom, imena stranih autora koja se u originalu pišu ćirilicom, navode se u etimološkom obliku, dok se za latiničke oblike vrši fonetska transkripcija.
U latiničkoj odrednici primenjuje se etimološki oblik za sva imena izvorno pisana latinicom, dok se za imena izvorno pisana ćirilicom sprovodi princip transliteracije (doslovno prenošenje nelatiničkog u latiničko pismo uz upotrebu dijakritičkih i drugih znakova).
U katalogizaciji sa normativnom kontrolom predviđeno je automatsko oblikovanje paralelnih jedinstvenih odrednica u ćiriličkom i latiničkom pismu.
Vrste odrednica u zavisnosti od elemenata koji ulaze u njen sastav:
1) individualna odrednica - ime individualnog autora;
2) kolektivna odrednica - naziv kolektivnog tela;
3) stvarna odrednica - stvarni naslov, odnosno početak stvarnog naslova anonimne publikacije;
4) formalna odrednica - skup reči koje karakterišu vrstu službenih publikacija koje donose organi političko-teritorijalnih jedinica.
Individualna odrednica sastoji se od imena fizičkog lica koja se javlja u funkciji primarnog (autor), alternativnog (koautori, autori sa različitim udelom) ili sekundarnog (saradnici) autorstva, koja se navodi najčešće u inverziji (najpre prezime, pa ime autora).
Individualni autor navodi se u odrednici uvek u istom obliku, utvrđenom i jedinstvenom, bez obzira na to kako je naveden u jedinici bibliotečko-informacione građe i izvora.
Normirani i kontrolisani oblik usvojene individualne odrednice podrazumeva utvrđivanje svih elemenata neophodnih za potpunu identifikaciju podatka o individualnoj odgovornosti (razrešavanje nepotpunih podataka, inicijala, pseudonima, utvrđivanje i navođenje podataka o godini rođenja/smrti autora, dodavanje ličnih obeležja i slično).
Kolektivna odrednica sastoji se od naziva kolektivnog tela. Pod kolektivnim telom u smislu ovog pravilnika podrazumevaju se pravna lica, delovi pravnih lica kao i zajednice fizičkih lica koja imaju svoj naziv a nemaju status pravnog lica.
Kolektivno telo se navodi u odrednici uvek pod istim nazivom i u istom jezičkom obliku, bez obzira na oblik koji se javlja u publikaciji. Tako ujednačena i dosledno sprovedena kolektivna odrednica naziva se jedinstvena kolektivna odrednica. U slučaju da je kolektivno telo tokom svoga postojanja menjalo naziv, jedinstvena odrednica izrađuje se za svaki pojedinačni naziv.
Stvarna odrednica izrađuje se za anonimne publikacije. Ulogu stvarne odrednice preuzima glavni stvarni naslov koji se navodi na mestu propisanom za početak prvog reda bibliografsko-kataloškog opisa, to jest ispod četvrtog slova zamišljene odrednice. Prva reč glavnog stvarnog naslova (redalica) grafički se ističe.
Ako stvarni naslov ne može da preuzme ulogu odrednice, na mestu odrednice ispisuju se prve tri reči stvarnog naslova. Ukoliko je treća reč stvarnog naslova predlog, član ili veznik, u stvarnoj odrednici navodi se i četvrta reč.
Formalna odrednica izrađuje se za publikacije koje sadrže službena akta nastala u radu državnog organa, odnosno organa teritorijalne autonomije ili organa jedinice lokalne samouprave (ustav, zakon, statut, budžet, završni račun, plan, odluka, drugi propisi i opšti akti kao i nacrti i prednacrti tih akata).
Formalna odrednica sadrži naziv države, teritorijalne autonomije ili jedinice lokalne samouprave na koju se službeni akt odnosi. U pododrednici se navodi tipizirani naziv službenog akta: ustav, zakoni, statut, budžet, plan, završni račun i odluke.
Formalna odrednica i pododrednica navode se na jeziku bibliografske agencije i na pismu koje je usvojeno u jedinstvenoj odrednici (ćirilica ili latinica).
Kataloško-bibliografski opis čini skup elemenata pomoću kojih se jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora može identifikovati.
Kataloško-bibliografskim opisom se:
1) identifikuje jedinica bibliotečko-informacione građe;
2) identifikuje delo koje je sadržano u jedinici bibliotečko-informacione građe;
3) omogućava razlikovanje pojedinih izdanja istog dela.
Standardizovani kataloško-bibliografski opis svih tipova bibliotečko-informacione građe i izvora obezbeđuje razmenu bibliografskih zapisa između nacionalnih bibliografskih agencija na međunarodnom nivou i omogućava konverziju bibliografskih zapisa u elektronski oblik.
Jedinstvena kataloško-bibliografska obrada zasniva se na utvrđenom redosledu opisnih elemenata u okviru područja opisa, na sistemu simbola koji prethode opisnim elementima i ukazuju na njihovu sadržinu, kao i na izvorima podataka (primarnim, sekundarnim, tercijalnim i onim van publikacije) iz kojih se opisni elementi preuzimaju.
Područja bibliografsko-kataloškog opisa su:
1) područje stvarnih naslova i podataka o odgovornosti;
2) područje izdanja;
3) područje podataka specifičnih za vrstu građe ili izvora;
4) područje izdavanja, proizvodnje, distribucije i tako dalje;
5) područje materijalnog opisa;
6) područje izdavačke celine;
7) područje napomena;
8) područje identifikatora izvora i podataka o dostupnosti.
Kataloško-bibliografskom obradom sa normativnom kontrolom i dodatnim tačkama pristupa (podaci o koautorima, saradnicima, neusvojeni oblici ličnih imena ili naziva kolektivnih tela, varijantni oblici stvarnih naslova itd.) omogućava se efikasnije pretraživanje i pronalaženje informacije o jedinici bibliotečko-informacione građe i izvora u elektronskoj bazi.
Uputno-informativni sistem u lisnom alfabetskom katalogu je sistem pomoćnih kataloških jedinica (sporedne, analitičke, opšte uputne, unakrsne uputne, zajedničke i pregledne) koje sadrže podatke koji olakšavaju pretraživanje i pronalaženje odgovarajuće bibliografske jedinice i doprinose celovitosti i informativnosti alfabetskog kataloga.
Sadržinska obrada obuhvata sve vrste bibliotečko-informacione građe i izvora.
Pravila sadržinske obrade jedinstvena su za lisne kataloge (predmetni i stručni) i za elektronsku bazu.
Sadržinsku obradu čine dva segmenta: stručna klasifikacija i predmetna klasifikacija (predmetizacija).
Stručna klasifikacija grupiše i predstavlja bibliotečko-informacionu građu i izvore prema pojedinim naučnim i stručnim oblastima i zasnovana je na jedinstvenoj primeni sistema Univerzalne decimalne klasifikacije (UDK).
Sistem UDK je međunarodni klasifikacioni sistem koji se koristi za indeksiranje bibliotečko-informacione građe i izvora. Obuhvata naučne discipline, stručne oblasti, kao i sve ostale vidove ljudske aktivnosti, različite pojave u prirodi, geografske pojmove i područja, vremenska razdoblja, formalne oblike bibliotečko-informacione građe i izvora i drugo.
Sistem UDK je numerički sistem zasnovan na hijerarhijskom principu. U okviru svakog područja polazi se od broja najšireg značenja, a decimalna postavka omogućava podele na uže grupe i podgrupe, do nivoa razuđenosti (stepena razvoja) svake pojedinačne stručne ili naučne discipline.
Sužavanje pojmovnog područja i detaljnija razrada u okviru svake grupe postiže se dopisivanjem decimala sa desne strane osnovnog broja. Simbol tačka prethodi svakom decimalu.
UDK tablice sastoje se iz dva dela: glavne tablice i pomoćne tablice.
Glavne tablice čine osnovni brojevi od 0 do 9 sa svojom hijerarhijskom razradom. Grupa 4 je upražnjena.
Pomoćne tablice sadrže opšte pomoćne brojeve koji se ne koriste samostalno, već kao dodatak glavnom broju. Pomoćnim brojevima bliže se označava klasifikovana sadržina. Opšti pomoćni brojevi imaju sledeće oblike:
=0/=9, (0...), (1/9), (=...), "...", A/Ž, -02, -03, -05
Svaka stručna grupa ima analitičke (specijalne) pomoćne brojeve. Specijalni pomoćni brojevi primenjuju se na način propisan tablicama. Pojavni oblici specijalnih pomoćnih brojeva su različiti i mogu se koristiti samo u okviru određene grupe. Ista cifarska oznaka specijalnih pomoćnih brojeva ima različito značenje u različitim stručnim grupama. Specijalni pomoćni brojevi imaju sledeće oblike:
.01/.09, -01/-09, -001/-009, -1/-9
Primena tablica mora biti pravilna i dosledna.
Analiza sadržaja i utvrđivanje UDK broja
Stručna klasifikacija bibliotečko-informacione građe i izvora obavlja se sa "knjigom u ruci" (de visu). Detaljnom analizom sadržaja, predgovora, pogovora ili celovitog teksta bibliotečko-informacione građe i izvora, upoznaje se njihov sadržaj i utvrđuje stručna grupa odnosno UDK broj.
Osnovni (glavni) broj dopunjava se pomoćnim brojevima kada je to potrebno. Za adekvatnu klasifikaciju može se upotrebiti i više opštih i specijalnih pomoćnih brojeva kao i slovna oznaka.
U pojedinim slučajevima potrebna je kombinacija dva ili više glavnih brojeva koji se međusobno povezuju odgovarajućim simbolima: dvotačka (:), dupla dvotačka (::), kosa crta (/) ili znak plus (+).
Tematski raznorodna sadržina bibliotečko-informacione građe i izvora izražava se sa više nezavisnih glavnih brojeva u okviru jedne jedinice.
Za monografske i serijske publikacije koje sadrže više radova različitih autora, vrši se analitička obrada svake bibliotečko-informacione jedinice radi obezbeđivanja kompletne i detaljne obrade, i izbegavanja uklapanja u širu stručnu oblast.
Upotreba svih brojeva UDK, bilo glavnih ili pomoćnih, mora se dosledno primenjivati na svu bibliotečko-informacionu građu i izvore. Stručna klasifikacija je neselektiva što znači da se stručno klasifikuje svaka bibliotečko-informaciona jedinica.
Informacioni instrument lisni stručni katalog ili elektronska baza je produkt obrade bibliotečko-informacione jedinice. U prvom slučaju to je osnovna informacija, a u drugom tačka pristupa.
Lisni stručni katalog čine kataloške jedinice i međaši. Kataloške jedinice sadrže oznaku prema sistemu UDK uz ostale elemente kataloškog opisa. UDK broj u pojedinim bibliotekama je ujedno i signatura bibliotečko-informacione jedinice kojom se određuje i njen smeštaj.
Međaši sadrže različita obaveštenja o samom katalogu i razlikuju se od osnovnih kataloških jedinica po obliku ili po boji.
Elektronska baza podrazumeva implementaciju MARC formata kao mašinski čitljivog medija. Za stručnu klasifikaciju predviđeno je polje 675.
Predmetna klasifikacija obavlja se prema pravilima izrađenim na osnovu međunarodnog standarda "Dokumentacija - uputstva za uspostavljanje i razvoj jednojezičkih tezaurusa" koji je zasnovan na principima grupisanja bibliotečko-informacione građe i izvora, čija se sadržina izražava predmetnom odrednicom. U elektronskoj bazi tezaurus je zamenjen predmetnim normativnim datotekama.
Predmetnom klasifikacijom ne obuhvata se sva bibliotečko-informaciona građa i izvori. Princip za selekciju je naučna, stručna, dokumentaciona ili literarna vrednost građe. Biblioteka, u zavisnosti od svojih funkcija i strukture fonda, strukture čitalaca i njihovih zahteva, utvrđuje principe selekcije građe.
Predmetna klasifikacija bibliotečko-informacione građa i izvori obavlja se sa "knjigom u ruci" (de visu). Detaljnom analizom sadržaja, predgovora, pogovora ili celovitog teksta bibliotečko-informacione građe i izvora, upoznaje se njihov sadržaj i utvrđuje tema i aspekt sa koga se razmatra. Tema se izražava predmetnom odrednicom.
Ukoliko se odrednicom ne može postići neophodna preciznost ona se dopunjava pododrednicama.
Logički povezana celina odrednice sa pododrednicama čini predmetnu rubriku.
Tematski raznorodna sadržina bibliotečko-informacione građe i izvora izražava se sa više nezavisnih predmetnih rubrika u okviru jedne jedinice.
Za monografske i serijske publikacije koje sadrže više radova različitih autora, potrebno je analitički obraditi svaku jedinicu. Analitičkom obradom obezbeđuje se kompletna i detaljna obrada i izbegava se formulisanje predmetnih rubrika šireg značenja.
Predmetna odrednica je reč ili grupa reči koja na najsažetiji način izražava temu bibliotečko-informacione građe i izvora.
Predmetna odrednica, prema značenju, može biti:
1) opšta (za izražavanje opštih pojmova);
2) stvarni naslov (za označavanje anonimnih dela kao teme);
3) osobna (za označavanje fizičkih i pravnih lica, ličnih imena, porodičnih imena i kolektivnih tela);
4) geografska (za označavanje geografskih područja);
5) vremenska (za izražavanje vremenskog perioda);
6) formalna (za označavanje one bibliotečke građe i izvora, koja se ne može klasifikovati prema svojoj sadržini već prema svom obliku).
Predmetna odrednica mora biti sažeta, precizna, jednosmislena, naučno i jezički verifikovana.
Pododrednica je reč ili grupa reči koja u okviru predmetne rubrike bliže određuje odrednicu dajući joj određen aspekt.
Prema značenju pododrednica može biti:
1) tematska (tematski sužava opseg značenja odrednice);
2) geografska (imenuje geografski prostor na koji se odnosi tema izražena odrednicom);
3) vremenska (precizira vremensko razdoblje za koje se vezuje tema publikacije);
4) formalna (ukazuje na oblik i namenu).
Informacioni instrument je produkt obrade bibliotečko-informacione jedinice. Informacioni instrument kao predmetni katalog je osnovna informacija, a kao elektronska baza je tačka pristupa.
Lisni predmetni katalog čine osnovne kataloške jedinice i uputno-informativni sistem. Svaka kataloška jedinica sadržinski označena predmetnom odrednicom, sadrži i ostale elemente kataloškog opisa.
Mrežu listića uputno-informativnog sistema čine: uputne jedinice, orijentacione jedinice, istorijske jedinice i tumačene jedinice.
Kataloški listići se sređuju alfabetski (azbučno ili abecedno u zavisnosti od pisma bibliotečkog centra) prema odrednici.
Elektronska baza podataka zasnovana je na implementaciji MARC formata kao mašinski čitljivog medija. Za predmetnu klasifikaciju predviđena su polja od 600 do 609 i u okviru njih utvrđena potpolja, kao i alternativna polja od 960 do 969 za neusvojene oblike predmetnih odrednica i pododrednica.
IV. REVIZIJA I OTPIS BIBLIOTEČKO-INFORMACIONE GRAĐE I IZVORA
Revizijom se utvrđuje stvarno brojčano i fizičko stanje inventarisane bibliotečko-informacione građe i izvora koja je vlasništvo biblioteke, pravna zaštita i aktuelnost bibliotečkih fondova.
Reviziju vrše biblioteke i druge ustanove koje obavljaju bibliotečko-informacionu delatnost.
Revizija može da bude redovna i vanredna.
Redovna revizija bibliotečke građe i izvora obavlja se kontinuirano najmanje jednom u deset godina bez obzira na vrstu biblioteke, veličinu fonda i obuhvata celokupni bibliotečki fond.
U zavisnosti od obima bibliotečke građe i izvora koje biblioteka poseduje redovna revizija može se vršiti u kraćim vremenskim periodima, i to:
1) do 50 000 jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora u roku od tri godine;
2) do 150 000 jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora u roku od četiri godine;
3) do 300 000 jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora u roku od pet godina.
Biblioteke koje imaju preko 300 000 jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora redovnu reviziju obavljaju najmanje jedanput u deset godina.
Narodna biblioteka Srbije, Biblioteka Matice srpske, Univerzitetska biblioteka "Svetozar Marković" i Biblioteka Srpske akademije nauka i umetnosti vrše reviziju 10% fonda godišnje.
Vanredna revizija bibliotečko-informacione građe i izvora može biti potpuna ili delimična i obavlja se, bez obzira na propisane rokove za redovnu reviziju, u slučajevima: preseljenja bibliotečko-informacione građe i izvora, požara i poplave u prostorijama gde se nalazi bibliotečko-informaciona građa i izvori, rušenja prostorija i drugih uzroka koji se mogu pripisati dejstvu više sile, krađe bibliotečko-informacione građe i izvora, statusnih promena, otvaranja postupka redovne likvidacije kao i u drugim slučajevima određenim zakonom.
Pripremama rada na reviziji, postupkom revizije, okončanjem revizije i prezentiranjem rezultata revizije rukovodi direktor, odnosno upravnik biblioteke ili druge ustanove koja obavlja bibliotečko-informacionu delatnost ili drugo lice koje on ovlasti.
Direktor, odnosno upravnik biblioteke ili druge ustanove koja obavlja bibliotečko-informacionu delatnost obrazuje komisiju za reviziju (i po potrebi jednu ili više radnih grupa) od najmanje tri člana, imenuje predsednika i članove komisije, određuje dan početka i vreme trajanja revizije, utvrđuje način korišćenja bibliotečko-informacione građe i izvora za vreme trajanja revizije i rok za dostavljanje izveštaja o izvršenoj reviziji.
Priprema bibliotečko-informacione građe i izvora za reviziju sastoji se: u pregledu i sređivanju bibliotečko-informacione građe i izvora u okviru postojećeg sistema smeštaja, ulaganju u police onih publikacija koje se trenutno ne nalaze na mestu, vraćanju pozajmljene bibliotečko-informacione građe u biblioteku (kako bi svaka jedinica mogla da bude identifikovana na licu mesta), u inventarisanju onih jedinica koje nisu bile uvedene u knjigu inventara, sređivanju kartoteke pozajmljenih publikacija odnosno zaduženja korisnika i slično.
Komisija za reviziju izrađuje plan rada koji obuhvata obim revizije, redosled fondova, odnosno ogranaka, određuje metod revizije i sve radnje koje će se obaviti pre, za vreme i posle završene revizije.
Metodi revizije odštampani su uz ovaj pravilnik i čine njegov sastavni deo.
Revizija se obavlja sravnjivanjem određenih podataka svake jedinice bibliotečko-informacione građe i izvora sa odgovarajućim podacima u inventaru. Sravnjivanje podataka može se obavljati i posredno, putem pomoćnih instrumenata (topografski katalog, kartoteka kontrolnih listića i slično), s tim što je tada obavezno njihovo sravnjivanje sa inventarom radi utvrđivanja stvarnog stanja.
Posle izvršene provere celokupne bibliotečko-informacione građe i izvora i utvrđivanja brojčanog i fizičkog stanja bibliotečko-informacione građe i izvora, komisija sastavlja zapisnik o reviziji.
Zapisnik o reviziji sadrži:
1) vreme trajanja revizije;
2) imena članova komisije za reviziju;
3) obim i vrstu bibliotečko-informacione građe i izvora obuhvaćene revizijom;
4) metod revizije;
5) broj jedinica prema inventaru;
6) broj jedinica rashodovanih u prethodnim revizijama;
7) broj jedinica koje nisu nađene na licu mesta;
8) broj nevraćenih jedinica;
9) broj jedinica utvrđenih revizijom (stvarno stanje fonda);
10) broj fizički dotrajalih i neupotrebljivih jedinica;
11) broj neaktuelnih jedinica.
Zapisnik o reviziji može da sadrži i druge podatke od značaja za utvrđivanje stvarnog stanja fonda, za koje komisija oceni da ih treba uneti u zapisnik (ovi podaci daju se uz zapisnik kao prilog).
Uz zapisnik o reviziji prilaže se i Popis jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora koje nisu nađene na licu mesta (Lista 1), Popis nevraćenih jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora (Lista 2), Popis dotrajalih i neupotrebljivih jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora (Lista 3) kao i Popis neaktuelnih jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora (Lista 4).
Liste iz stava 3. ovog člana sadrže sledeće rubrike: redni broj jedinice bibliotečko-informacione građe i izvora, inventarni broj, signaturu, ime autora i naslov jedinice, mesto i godinu izdavanja, cenu i napomenu. Ukoliko su bibliografski podaci o otpisanoj građi uključeni u elektronsku bazu, spisak sadrži i identifikacioni (ID) broj bibliografskog zapisa.
Obrazac zapisnika o reviziji bibliotečke građe (Prilog 2) i obrasci lista iz stava 3. ovog člana odštampani su uz ovaj pravilnik i čine njegov sastavni deo.
Zapisnik o reviziji potpisuju svi članovi komisije i isti se dostavlja direktoru, odnosno upravniku biblioteke ili druge ustanove koja obavlja bibliotečko-informacionu delatnost.
Na osnovu zapisnika komisija o reviziji sastavlja izveštaj o reviziji i dostavlja ga direktoru, odnosno upravniku biblioteke ili druge ustanove koja obavlja bibliotečko-informacionu delatnost, a on organu upravljanja na razmatranje. U izveštaju komisija unosi i broj jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora koje predlaže za otpis, kao i objašnjenje po kom osnovu (nevraćene jedinice, fizički dotrajale i neupotrebljive jedinice, neaktuelne jedinice i jedinice koje nisu nađene na licu mesta).
Otpis bibliotečko-informacione građe i izvora
Organ upravljanja biblioteke, odnosno druge ustanove koja obavlja bibliotečko-informacionu delatnost razmatra izveštaj o izvršenoj reviziji u prisustvu predsednika komisije za reviziju i rukovodioca organizacione jedinice u čijoj je nadležnosti čuvanje i korišćenje bibliotečko-informacione građe i izvora i odlučuje o otpisu:
1) jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora koje nisu pronađene u fondu;
2) dotrajalih i neupotrebljivih jedinica koje merama tehničke zaštite ne mogu da se dovedu u stanje da mogu biti dalje korišćene;
3) neaktuelne bibliotečko-informacione građe i izvora;
4) nevraćenih jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora usled nemogućnosti njihovog povraćaja (posle tri godine kada su iscrpljene sve mere potraživanja).
Jedinice bibliotečko-informacione građe i izvora za koje je utvrđeno da su kulturna dobra ne mogu se otpisati.
Odluka organa upravljanja o otpisu, zajedno sa izveštajem o izvršenoj reviziji dostavlja se direktoru, odnosno upravniku biblioteke ili druge ustanove koja obavlja bibliotečko-informacionu delatnost, odgovarajućim rukovodiocima organizacionih jedinica, kao i knjigovodstvenoj službi, radi usklađivanja stanja iz materijalnog inventara i knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem po reviziji.
Na osnovu odluke o otpisu bibliotečko-informacione građe i izvora određena jedinica se isključuje iz knjige inventara (stavljanjem oznake "Rash." crvenom olovkom i broja odluke o otpisu sa datumom u rubrici napomena) i povlače se kataloške jedinice iz lisnih kataloga.
Otpisanu bibliotečko-informacionu građu i izvore po osnovu neaktuelnosti biblioteka će ponuditi Narodnoj biblioteci Srbije, odnosno Biblioteci Matice srpske, koje će se u pisanoj formi izjasniti o ponudi u roku od 15 dana od dana dostavljanja ponude. Ukoliko navedene biblioteke odbiju ponuđenu bibliotečku građu i izvore, ona se može pokloniti, prodati ili otuđiti na drugi način.
Izveštaj o reviziji i otpisu bibliotečko-informacione građe i izvora, sa dokumentacijom, trajno se čuva u arhivi biblioteke.
Danom stupanja na snagu ovog pravilnika prestaju da važe Pravilnik o evidenciji bibliotečke građe ("Službeni glasnik RS", broj 7/95) i Pravilnik o reviziji bibliotečkog materijala ("Službeni glasnik SRS", broj 25/79).
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije".
METODI REVIZIJE BIBLIOTEČKO-INFORMACIONE GRAĐE I IZVORA
Načini utvrđivanja faktičkog stanja bibliotečko-informacione građe i izvora su:
1) direktno sa inventarom;
2) preko određenih pomoćnih instrumenata.
Utvrđivanje konačnog stvarnog stanja revidirane građe i izvora vrši se na osnovu inventara kao materijalnog dokumenta vrednosti bibliotečko-informacione građe i izvora.
Pomoćni instrumenti su: signaturni inventar (sa matičnim i kontrolnim kartonima), topografski katalog, kartoteka kontrolnih listića i elektronski bar-kod čitač.
Metodi revizije bibliotečko-informacione građe i izvora su:
1) revizija pomoću inventara;
2) revizija pomoću kartoteke kontrolnih listića;
3) revizija pomoću topografskog kataloga;
4) revizija pomoću elektronskog bar-kod čitača;
5) metod vanredna revizija.
Revizija pomoću inventara
Revizija pomoću inventara vrši se sravnjivanjem stanja postojeće bibliotečko-informacione građe i izvora sa podacima upisanim u knjigu inventara. Sastavni deo inventara su i kontrolni kartoni za časopise i novine kojim se ove publikacije inventarišu kao godište naslova. Na isti način se koriste kontrolni kartoni za zbirke i zbirna dela ukoliko nisu inventarisani pojedinačno.
Postupak provere se vrši upoređivanjem osnovnih podataka iz svake jedinice bibliotečko-informacione građe i izvora sa odgovarajućim podacima iz materijalnog ili signaturnog inventara.
Ovaj metod revizije mogu primeniti:
1) biblioteke, gde su zbog različitih uzroka fondovi nesređeni i neusklađeni sa materijalnim inventarom;
2) manje biblioteke u kojima se uz učešće malog broja zaposlenih i za relativno kratko vreme može izvršiti revizija.
Revizija pomoću kartoteke kontrolnih listića
Revizija pomoću kartoteke kontrolnih listića se vrši popisivanjem celokupnog bibliotečkog fonda.
Revizija pomoću kartoteke kontrolnih listića vrši se u dve faze, i to:
1) Prva faza - popisivanje bibliotečkog fonda, vrši se preuzimanjem elementarnih podataka za identifikaciju jedinice iz svake jedinice bibliotečko-informacione građe i izvora. Elementarni podaci za identifikaciju jedinice su: inventarni broj, signatura, autor, naslov dela, godina izdavanja i ID broj zapisa iz elektronske baze. Elementarni podaci za identifikaciju jedinice se unose na kontrolne listiće koji su manjeg formata. Po izvršenom popisu fondova i kartoteke korisnika odnosno zaduženja, od svih kontrolnih listića formira se kartoteka sređena prema inventarnim brojevima.
2) Druga faza - vrši se upoređivanjem podataka iz kartoteke kontrolnih listića i podataka iz inventara za svaku jedinicu pojedinačno. Svaki kontrolni listić se obeležava radi označavanja izvršenog poređenja.
Ovaj metod revizije mogu primeniti svi tipovi biblioteke.
Revizija pomoću topografskog kataloga
Revizija pomoću topografskog kataloga vrši se u bibliotekama koje izrađuju topografski katalog, čija je glavna namena da zameni upotrebu inventara u reviziji.
Revizija pomoću topografskog kataloga odvija se u dve faze, i to:
1) Prva - faza vrši se sravnjivanjem osnovnih podataka iz svake jedinice bibliotečko-informacione građe i izvora sa podacima u topografskom katalogu.
2) Druga faza - vrši se upoređivanjem zatečenog stanja iskazanog u topografskom katalogu sa stanjem u inventaru i unošenjem odgovarajućih ispravki.
Revizija pomoću elektronskog bar-kod čitača
Revizija pomoću elektronskog bar-kod čitača vrši se sravnjivanjem stanja kolekcija sa stanjem u bazi podataka pomoću elektronskog bar-kod čitača.
Svaka jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora treba da ima odštampanu bar-kod nalepnicu.
Prilikom revizije bar-kod čitač registruje sve jedinice koje su fizički prisutne u fondu.
Program treba da omogući da se izlista sve ono što nije evidentirano očitavanjem bar-kod čitačem (zaduženja, izgubljeno i slično) da bi se naknadno revizijom ustanovilo stanje tog dela fonda.
Ovaj metod revizije mogu primeniti biblioteke koje vode elektronsku bazu i imaju bar-kod sistem.
Metod vanredne revizije
Metod vanredne revizije primenjuje se u vršenju vanredne revizije u skladu sa odredbama ovog pravilnika kojima se uređuje vanredna revizija.
Ovaj način revizije vrši se prebrojavanjem svih jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora u fondu i u kartoteci pozajmice.
Isto tako može se izvršiti i revizija manjeg dela fonda, dok najveći deo ostaje neproveren. Provera izabranog dela fonda vrši se pomoću odgovarajućih instrumenata (inventar, topografski katalog i dr.). Na ovaj način proverom može biti obuhvaćeno od 10% do 20% celokupnog fonda, ili deo fonda koji predstavlja celinu za sebe.
ZAPISNIK O REVIZIJI BIBLIOTEČKE GRAĐE
Zapisnik o reviziji bibliotečke građe u
____________________________________________________
Revizija je obavljena od _____ do
Komisija za reviziju u sastavu:
1.
2.
3.
Vrsta bibliotečke građe
Obim građe obuhvaćen revizijom
Metod rada
Revizijom je utvrđeno sledeće stanje:
Broj jedinica prema inventaru
Broj jedinica rashodovanih u prethodnim revizijama
Broj jedinica koje nisu nađene na licu mesta (Lista 1)
Broj nevraćenih jedinica (Lista 2)
Stvarno stanje fonda (broj jedinica utvrđenih revizijom
Broj fizički dotrajalih i neupotrebljivih jedinica (Lista 3)
Broj neaktuelnih jedinica (Lista 4)
Datum
Potpis članova Komisije za reviziju
1.
2.
3.
Lista 1
1. Popis jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora koje nisu nađene na licu mesta
Red. |
Inv. |
Signatura |
ID |
Autor i naslov jedinice |
Mesto i godina izdavanja |
Cena |
Napomena |
|
|
|
|
|
|
|
|
Lista 2
2. Popis nevraćenih jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora
Red. |
Inv. |
Signatura |
ID |
Autor i naslov jedinice |
Mesto i godina izdavanja |
Cena |
Napomena |
|
|
|
|
|
|
|
|
Lista 3
3. Popis dotrajalih i neupotrebljivih jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora
Red. |
Inv. |
Signatura |
ID |
Autor i naslov jedinice |
Mesto i godina izdavanja |
Cena |
Napomena |
|
|
|
|
|
|
|
|
Lista 4
4. Popis neaktuelnih jedinica bibliotečko-informacione građe i izvora
Red. |
Inv. |
Signatura |
ID |
Autor i naslov jedinice |
Mesto i godina izdavanja |
Cena |
Napomena |
|
|
|
|
|
|
|
|