PRAVILNIKO ORGANIZACIJI I SPROVOĐENJU POPISA IMOVINE I OBAVEZA GRADSKIH UPRAVA GRADA JAGODINA("Sl. glasnik grada Jagodina", br. 17/2013) |
Ovim pravilnikom bliže se uređuje način vršenja popisa kao i rokovi vršenja popisa imovine i obaveza gradskih uprava i usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem koje se utvrđuje popisom.
Ovim pravilnikom reguliše se:
- predmet popisa,
- ciljevi, vrste i rokovi popisa,
- formiranje popisnih komisija,
- priprema popisa i zaduženje učesnika u popisu,
- obavljanje popisa,
- utvrđivanje razlika nakon popisa,
- sastavljanje izveštaja o popisu,
- donošenje rešenja o rezultatima popisa,
- usklađivanje stanja u knjigovodstvu sa stanjem utvrđenim popisom,
- likvidacija utvrđenih viškova i manjkova i
- drugi zadaci u vezi sa popisom, koji se obavljaju prema odredbama ovog pravilnika.
Pod popisom se podrazumeva utvrđivanje stvarnog stanja imovine i obaveza gradskih uprava grada Jagodina, kao i upoređivanje sa knjigovodstvenim stanjem.
Cilj popisa je utvrđivanje stvarnog stanja imovine i obaveza gradskih uprava grada Jagodina u određenom trenutku i upoređivanje stvarnog stanja sa knjigovodstvenim stanjem, u cilju provere tačnosti knjigovodstvene evidencije i pravilnosti rukovanja materijalnim vrednostima.
Stanje imovine i obaveza gradskih uprava grada Jagodina u poslovnim knjigama se najmanje jednom godišnje usklađuje sa stvarnim stanjem utvrđenim popisom.
Redovan popis obavlja se na kraju budžetske godine za koju se sastavlja godišnji finansijski izveštaj.
Imovina i obaveze popisuju se na kraju budžetske godine sa stanjem na dan 31. decembra. Redovan popis počinje najkasnije 30 dana pre kraja budžetske godine, a u skladu sa rokovima obavljanja popisa utvrđenih Odlukom o godišnjem popisu i obrazovanju komisija za popis.
Vanredni popis može da se vrši i u toku godine u izuzetnim slučajevima propisanim zakonom (statusne promene, promene oblika organizovanja i dr.), u slučajevima promene odgovornog lica - računopolagača, pojave krađe i pronevere, nastanka štete usled elementarnih nepogoda, u slučajevima dotrajalosti osnovnih i sitnog inventara, kao i u drugim slučajevima po nalogu gradonačelnika grada Jagodina.
Za organizaciju i pravilnost popisa odgovoran je načelnik Gradske uprave za opšte i zajedničke poslove ili lice koje on ovlasti.
Načelnik Gradske uprave za opšte i zajedničke poslove donosi Odluku o godišnjem popisu i obrazovanju komisija za popis kojom utvrđuje:
- predmet popisa;
- broj i nadležnost pojedinih komisija;
- vreme obavljanja popisa;
- rok za podnošenje izveštaja o popisu i popisnih lista Centralnoj popisnoj komisiji.
Načelnik Gradske uprave za opšte i zajedničke poslove posebnim rešenjima obrazuje Centralnu popisnu komisiju i potreban broj stalnih i povremenih komisija za popis imovine i obaveza i imenuje predsednike i članove komisija.
Načelnik Gradske uprave za opšte i zajedničke poslove donosi Uputstvo za rad komisija za popis.
Komisiju za popis čine predsednik i najmanje dva člana.
Za članove komisije za popis ne mogu biti imenovana lica koja rukuju imovinom, odnosno koja su zadužena za imovinu koja se popisuje, a ni lica koja rade u sektoru Gradske uprave za budžet, finansije, privredu i poljoprivredu nadležne za knjiženje imovine.
U rešavanju složenih stručnih problema u postupku popisa članovima komisije za popis mogu da pruže pomoć pojedina stručna lica koja nisu članovi popisnih komisija.
Komisija za popis može predložiti načelniku Gradske uprave za opšte i zajedničke poslove angažovanje veštaka ili odgovarajuće pravno lice za procenu kvaliteta, vrednosti i upotrebljivosti pojedinih oblika imovine i obaveza.
Komisija za popis pre početka popisa sastavlja plan rada u kojem, u skladu sa uputstvima za popis, predviđa i sve potrebne radnje pre popisa, za vreme popisa i nakon popisa. Komisije za popis podnose plan rada Centralnoj popisnoj komisiji, kako bi joj omogućile praćenje sprovođenja postupka popisa. U obavljanju svog posla, komisije su dužne da se pridržavaju plana rada.
Načelnik Gradske uprave za opšte i zajedničke poslove pre početka popisa dostavlja Odluku o godišnjem popisu i obrazovanju komisija za popis, rešenja o obrazovanju komisija za popis i planove rada Službi za internu reviziju.
Članovi, odnosno predsednik popisne komisije, odgovorni su za tačnost utvrđenog stanja po popisu, za uredno sastavljanje popisnih lista i iskazivanje u naturalnom i vrednosnom obliku, kao i za blagovremeno vršenje popisa.
Lica materijalno odgovorna za imovinu koja se popisuje i njihovi neposredni rukovodioci dužni su da izvrše raspored i obeležavanje sredstava, kao i njihovu evidenciju, a organizaciona jedinica zadužena za knjigovodstvene poslove je dužna da pripremi odgovarajuće liste za popis (popisne liste) sa nomenklaturnim brojevima, nazivima, vrstom i jedinicama mere imovine koja se popisuje.
Podaci iz knjigovodstva, odnosno iz odgovarajućih knjigovodstvenih evidencija o količinama, ne mogu se davati komisijama za popis pre upisivanja stvarnog stanja u popisne liste i pre nego što članovi popisnih komisija potpišu te liste.
Usklađivanje stanja imovine i obaveza u knjigovodstvenoj evidenciji sa stvarnim stanjem koje se uređuje popisom, vrši se na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
Imovina koja je predmet popisa iz stava 1. ovog člana obuhvata:
- nefinansijsku imovinu (u stalnim sredstvima i zalihama);
- finansijsku imovinu (dugoročna finansijska imovina, novčana sredstva, plemeniti metali, hartije od vrednosti, potraživanja i kratkoročni plasmani kao i aktivna vremenska razgraničenja).
Popisom se utvrđuje stanje nefinansijske imovine i to:
- imovine na korišćenju kod javnih preduzeća;
- imovine koju koriste gradske uprave;
- imovine na koju je upisano pravo javne svojine u korist grada Jagodina.
Obaveze koje su predmet popisa iz stava 1. ovog člana obuhvataju:
- dugoročne obaveze;
- kratkoročne obaveze;
- obaveze po osnovu rashoda za zaposlene;
- obaveze po osnovu ostalih rashoda izuzev rashoda za zaposlene;
- obaveze iz poslovanja.
Usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem utvrđenim popisom, vrši se najkasnije 30 dana po izvršenom popisu.
Kada se popis vrši posle 31. decembra, neophodno je izvršiti svođenje stanja po popisu na dan 31. decembra.
Svođenje stanja po popisu sa stanjem na dan 31. decembra, odnosno na dan izvršenog popisa u toku godine, vrši se pomoću računovodstvene dokumentacije.
II POPIS NEFINANSIJSKE IMOVINE U STALNIM SREDSTVIMA I ZALIHAMA
Popis nefinansijske imovine u stalnim sredstvima obuhvata: nekretnine, opremu, kultivisanu imovinu, dragocenosti, prirodnu imovinu, nefinansijsku imovinu u pripremi i avanse za nefinansijsku imovinu i nematerijalnu imovinu sa procenjenim vekom korišćenja dužim od jedne godine, dok popis nefinansijske imovine u zalihama obuhvata: zalihe i zalihe sitnog inventara i potrošnog materijala.
Nematerijalnu imovinu čini odrediva i stalna imovina bez fizičkog sadržaja, koja obuhvata: kompjuterske softvere, književna i umetnička dela, patenti, Goodwill, troškovi za razvoj, ostala nematerijalna osnovna sredstva, nematerijalna imovina u pripremi i avansi za nematerijalnu imovinu.
Rad komisije za popis imovine obuhvata:
- utvrđivanje stvarnih količina imovine i to brojanjem, merenjem, procenom i sličnim postupcima, bliže opisivanje popisane imovine kao i unošenjem tih podataka u popisne liste;
- upisivanje u popisne liste naturalnih promena nastalih u periodu vršenja popisa pre i posle 31. decembra godine za koju se vrši popis i svođenje na stanje na dan 31. decembra te godine;
- unošenje knjigovodstvenog naturalnog stanja u popisne liste;
- utvrđivanje razlike između stvarnog i knjigovodstvenog stanja;
- unošenje cena popisane imovine;
- vrednosno obračunavanje popisane imovine;
- sastavljanje izveštaja o izvršenom popisu.
Popisne liste stalne imovine sadrže sledeće podatke:
- redni broj;
- inventarni broj;
- naziv sredstava;
- neotpisanu sadašnju vrednost osnovnog sredstva;
- mesto gde se nalazi, odnosno lokaciju osnovnog sredstva;
- eventualno utvrđeni višak ili manjak.
Utvrđivanje razlika i vrednosno obračunavanje posle naturalnog popisa mogu se vršiti i na računaru, uz štampanje popisnih lista koje potpisuju članovi komisija za popis.
Popisnu listu potpisuju rukovalac imovinom, predsednik i članovi popisne komisije.
U posebnim popisnim listama iskazuje se imovina koja ne pripada gradskim upravama, a koja se na dan popisa nalazi u prostorijama gradskih uprava. Popisne liste tih sredstava dostavljaju se vlasnicima sredstava na overu i potpis.
Imovina koja na dan popisa nije zatečena (imovina data na zajam, popravku, imovina u inostranstvu i sl.) unosi se u posebne popisne liste na osnovu verodostojne dokumentacije, ako do poslednjeg dana popisa nisu primljene popisne liste od pravnih lica kod kojih se imovina nalazi.
Popis nefinansijske imovine u zalihama, vrši se merenjem, brojanjem, procenom i sličnim postupcima, kao i unošenjem knjigovodstvenog i naturalnog stanja i utvrđenih razlika u popisne liste.
Popis nematerijalnih ulaganja vrši se na osnovu dokumenata koji su služili kao osnov za knjiženje.
Utvrđeni manjak ne može se prebijati sa viškom, osim sporadično u slučaju očigledne zamene pojedinih materijala i robe.
Lica odgovorna za imovinu pre popisa procenjuju stanje kvaliteta imovine i svojom procenom upoznaju popisnu komisiju. Stvari koje su neupotrebljive ili im je istekao vek korisnosti (više nisu u upotrebi) označavaju se i evidentiraju u popisnim listama i beleže u izveštaju.
Ako komisija za popis utvrdi da je vrednost sredstava umanjena zbog oštećenja, zastarelosti i slično, upisuje nalaze u posebne popisne liste i u svoj izveštaj i daje predlog za njeno rashodovanje Centralnoj popisnoj komisiji.
Na osnovu odluke Načelnik Gradske uprave za opšte i zajedničke poslove, imovina stavljena van upotrebe se rashoduje i briše iz evidencije, nakon otuđenja iste iz poseda gradskih uprava.
Neoštećena imovina u originalnom pakovanju popisuje se na osnovu deklarisanih oznaka i isprava (fakture, dostavnice, prijemnice i sl.).
Količina kabastog ili rastresitog materijala, poluproizvoda, proizvoda (npr. cementa, i sl.) može se procenjivati na osnovu zapremine, specifične težine ili na drugi pogodan način.
III POPIS DUGOROČNE FINANSIJSKE IMOVINE, SREDSTAVA GOTOVINE I SREDSTAVA NA RAČUNIMA
Popis dugoročne finansijske imovine vrši se na osnovu verodostojne knjigovodstvene dokumentacije.
Popis gotovinskih ekvivalenata i gotovine u blagajni, hartija od vrednosti i stranih sredstava plaćanja gradske uprave vrše se brojanjem prema apoenima i upisivanjem utvrđenih iznosa u posebne popisne liste.
Gotovina i hartije od vrednosti koje se nalaze na računima i depo-računima popisuje se na osnovu izvoda o stanju tih sredstava na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
IV POPIS POTRAŽIVANJA I OBAVEZA
Sektor za budžet i finansije Gradske uprave za budžet, finansije, privredu i poljoprivredu obavezan je da dužnicima dostavi izvod otvorenih stavki, sa stanjem na dan 15.12. tekuće godine. Sa dužnicima sa kojima je postojalo neusaglašenje na dan 15.12. tekuće godine ponoviti usaglašavanje na dan 31.12. tekuće godine.
Sektor za budžet i finansije Gradske uprave za budžet, finansije, privredu i poljoprivredu u obavezi je da do 15.12. tekuće godine dostavi izvod otvorenih stavki poveriocima, koji do 15.12. tekuće godine nisu dostavili svoj izvod otvorenih stavki.
Komisija za popis potraživanja i obaveze proverava na osnovu analitičke evidencije, knjigovodstvenih dokumenata i vraćenih i overenih izvoda otvorenih stavki da li postoji osnov za potraživanje ili obavezu, proverava tačnost iskazanih potraživanja i obaveza, upoređuje ih sa stanjem u računovodstvenim evidencijama na dan 31. decembra i konstatuje eventualna odstupanja.
Komisija za popis potraživanja i obaveza sastavlja posebnu specifikaciju (popisnu listu). Komisija za popis obratiće posebnu pažnju na popis sumnjivih i spornih potraživanja, čekova i menica ili drugih instrumenata obezbeđenja plaćanja kojima je rok za naplatu istekao kao i potraživanja bez uredne dokumentacije. U izveštaju o popisu odvojeno se iskazuju sporna, nenaplativa i zastarela potraživanja, a potraživanja i obaveze za koje ne postoji tačna, odnosno potpuna dokumentacija popisna komisija iskazuje u posebnim popisnim listama.
Popisna komisija popisuje i ostala sredstva koja nisu obuhvaćena prethodnim članovima, a pre svega sredstva koja se vode u vanbilansnoj evidenciji.
Sva sredstva iz prethodnog stava komisija za popis popisuje prema stanju računovodstvenih evidencija na dan 31. decembra i proverava tačnost iskazanih iznosa.
U skladu sa propisima, knjige, filmovi, fotosi i arhivska građa popisuju se svakih 5 godina.
VI IZVEŠTAJ O IZVRŠENOM POPISU
Komisija za popis nakon obavljenog popisa sastavlja izveštaj o obavljenom popisu, koji sadrži:
- stvarno i knjigovodstveno stanje imovine i obaveza;
- razlike između stvarnog stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;
- uzroke neslaganja između stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;
- predloge za likvidaciju utvrđenih razlika;
- predloge za knjiženje manjkova, odnosno viškova, pripremljenih na osnovu odgovarajuće dokumentacije za evidentiranje utvrđenih razlika i izjava lica odgovornih za manjkove;
- predloge za rashodovanje, zbog oštećenja, zastarelosti ili nekog drugog osnova;
- objašnjenja o razlikama nastalim kao posledica zamene pojedinih istovrsnih ili sličnih sredstava;
- predloge mera za otklanjanje utvrđenih manjkavosti u korišćenju imovine i postupanju sa imovinom;
- mišljenje o sumnjivim, spornim, nenaplativim i zastarelim potraživanjima;
- eventualne druge predloge u vezi sa popisom.
Uz izveštaj o popisu prilažu se:
- popisne liste po pojedinim sredstvima i izvorima sredstava;
- rekapitulacije popisnih lista po vrstama imovina i obaveza.
Komisija za popis je odgovorna za pravilno sprovođenje popisa i za verodostojnost izveštaja o popisu.
Popisna komisija dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji izveštaj na potpisivanje do roka utvrđenog u Odluci o godišnjem popisu i obrazovanju komisija za popis.
Centralna popisna komisija kontroliše izveštaje o izvršenom popisu pojedinih popisnih komisija, objedinjuje ih i sastavlja Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza.
Izveštaj o izvršenom popisu sa predlogom mera predsednik Centralne popisne komisije zajedno sa izveštajima pojedinih komisija, potpisanim popisnim listama i od strane odgovornog lica, dostavlja načelniku Gradske uprave za opšte i zajedničke poslove ili licu koje on ovlasti i Službi za internu reviziju najkasnije 30 dana pre dana sastavljanja godišnjeg finansijskog izveštaja, odnosno najkasnije 30 dana po izvršenom popisu u toku godine.
Načelnik Gradske uprave za opšte i zajedničke poslove, u prisustvu zaposlenih u Službi za internu reviziju i predstavnika Centralne popisne komisije razmatra Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza i najkasnije 30 dana pre dana sastavljanja godišnjeg finansijskog izveštaja, odnosno najkasnije 30 dana po izvršenom popisu u toku godine, donosi Rešenje o rezultatima popisa kojem je obuhvaćeno sledeće:
- postupak sa utvrđenim manjkovima;
- postupak sa utvrđenim viškovima;
- kalo, rastur, kvar i lom;
- rashod imovine koja je dotrajala i više nije upotrebljiva;
- postupak sa sumnjivim i spornim potraživanjima i
- postupak sa zastarelim obavezama
- i drugim činjenicama vezanim za popis.
Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza, popisne liste i izveštaje o izvršenom popisu pojedinih popisnih komisija zajedno sa Rešenjem o rezultatima popisa dostavlja se na knjiženje Gradskoj upravi za budžet, finansije, privredu i poljoprivredu radi usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem u roku od dva dana od dana usvajanja.
Usklađivanje skladišnih evidencija, analitičkih knjigovodstava i glavnih knjiga sa stvarnim stanjem imovine utvrđenim popisom vrši Gradska uprava za budžet, finansije, privredu i poljoprivredu zadužena za knjigovodstvene poslove pod 31.12. tekuće godine.
Za sva pitanja koja nisu regulisana ovim Pravilnikom odnosno koja nisu blagovremeno usklađena sa zakonskim odredbama, primenjuju se direktno odredbe Uredbe o budžetskom računovodstvu, Pravilnika o načinu i rokovima i vršenja popisa i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem i drugih podzakonskih propisa.
Ovaj pravilnik objaviće se u "Službenom glasniku grada Jagodine".