PRAVILNIKO KORIŠĆENJU SREDSTAVA ZA REPREZENTACIJU U GRADU SMEDEREVU ("Sl. list grada Smedereva", br. 7/2013) |
Ovim Pravilnikom uređuju se uslovi i način korišćenja sredstava za reprezentaciju za korisnike budžeta i javna preduzeća čiji je osnivač grad Smederevo (u daljem tekstu: korisnici budžeta).
Sredstva za reprezentaciju planiraju se godišnje, budžetom i finansijskim planom korisnika budžeta.
U okviru ukupnog iznosa sredstava, mesečno se prate i planiraju iznosi po korisnicima prava na reprezentaciju, u skladu sa ovim Pravilnikom, prema utvrđenim namenama korišćenja sredstava za reprezentaciju.
Planiranjem i praćenjem troškova reprezentacije obezbeđuje se racionalno i domaćinsko ponašanje u trošenju sredstava za ove namene.
Kontrolu utroška sredstava za reprezentaciju vrši Gradsko veće grada Smedereva prilikom razmatranja periodičnih izveštaja o ostvarivanju finansijskog plana i godišnjeg finansijskog izveštaja o ostvarivanju usvojenih finansijskih planova korisnika budžeta.
Sredstva za reprezentaciju koriste se, po pravilu, za namene u zemlji, a izuzetno i u inostranstvu.
Sredstva za reprezentaciju mogu da se koriste u inostranstvu pod uslovom da je njihovo korišćenje odobreno Odlukom gradonačelnika grada Smedereva o odobravanju službenog puta u inostranstvo.
Sredstva za reprezentaciju mogu da se koriste za sledeće namene:
- za ugostiteljske usluge koje su u neposrednoj vezi sa izvršenjem određenog službenog posla.
- nabavku prigodnih poklona za lica koja imaju poseban značaj za rad i poslovanje korisnika budžeta,
- korišćenje usluga kafe kuhinja/bifea i
- ostale namene koje imaju karakter reprezentacije.
Sredstva reprezentacije koriste se na način i pod uslovima utvrđenim ovim Pravilnikom, u skladu sa aktima, uputstvima i procedurama kojima se uređuju pitanja računovodstva, kontrole i plaćanja ulazne dokumentacije budžetskih korisnika.
Pravo da koriste sredstva reprezentacije (u daljem tekstu: korisnik reprezentacije), imaju:
a) u gradu Smederevu:
1. gradonačelnik,
2. zamenik/pomoćnik gradonačelnika,
3. predsednik Skupštine grada,
4. zamenik predsednika Skupštine grada,
5. načelnik Gradske uprave,
6. sekretar Skupštine grada Smedereva,
7. druga lica koja u pisanoj formi ovlasti gradonačelnik.
Gradonačelnik donosi plan reprezentacije kojim bliže uređuje iznos reprezentacije i dinamiku korišćenja reprezentacije za korisnike reprezentacije u zavisnosti od raspoloživih sredstava u budžetu i ostvarenja prihoda.
b) ostali korisnici budžeta čiji je osnivač grad
1. predsednik nadzornog odbora,
2. direktor,
3. druga lica koja u pisanoj formi ovlasti direktor,
Direktor donosi plan reprezentacije kojim bliže uređuje iznos reprezentacije i dinamiku korišćenja reprezentacije za korisnike reprezentacije u zavisnosti od raspoloživih sredstava u finansijskom planu i ostvarenja prihoda.
Korisnik reprezentacije odgovoran je za ekonomično i celishodno trošenje sredstava reprezentacije.
Sredstva za reprezentaciju za ugostiteljske usluge mogu da se koriste za poslovni ručak ili večeru, odnosno koktel posluženje (ketering) koji se organizuje za:
- članove organa, komisija i stručnih timova koji obavljaju posebno značajne zadatke u skladu sa odlukama, rešenjima i nalozima Gradonačelnika, odnosno direktora budžetskog korisnika.
- učesnike sastanaka koji imaju poseban značaj za rad i poslovanje budžetskih korisnika,
- zvanice na prigodnom obeležavanju jubileja, novogodišnjih ili drugih praznika i drugih važnih događaja, kao što su konferencije i drugi međunarodni sastanci, potpisivanje značajnijih ugovora, donošenje odluka od strateškog značaja, i sl.
Sredstva za reprezentaciju za ugostiteljske usluge mogu se izuzetno koristiti i za plaćanje troškova hotelskog smeštaja lica koja imaju poseban značaj za rad i poslovanje budžetskih korisnika ili drugih zvanica, odnosno učesnika koji su pozvani da prisustvuju sastancima, odnosno svečanostima iz stava 1. ovog člana, ako im je prebivalište, odnosno mesto stalnog boravka van mesta događaja na koji su pozvani i kada je to neophodno za obezbeđenje njihovog prisustva za vreme tog događaja.
Sredstva za reprezentaciju za nabavku prigodnih poklona, mogu da se koriste za nabavku:
- novogodišnjih poklona za lica koja imaju poseban značaj za rad i poslovanje korisnika budžeta,
- poklona povodom obeležavanja jubileja i važnih poslovnih događaja za grad Smederevo i budžetskog korisnika i
- ostalih prigodnih poklona povodom značajnih datuma za grad Smederevo i budžetskog korisnika.
Nabavku prigodnih poklona, po pravilu, organizuje načelnik Gradske uprave grada Smedereva, odnosno direktor budžetskog korisnika, u pogledu vrste, namene i broja poklona, kao i planiranog roka uručivanja poklona.
Izuzetno, po ovlašćenju gradonačelnika grada Smedereva, odnosno direktora korisnika budžeta, korisnik reprezentacije može da nabavi pojedinačni poklon.
Sredstva za reprezentaciju za korišćenje usluga kafe kuhinje/bifea, odnose se na korišćenje kafe, čajeva i drugih napitaka iz kafe kuhinje/bifea za sastanke koji se organizuju u prostorijama korisnika budžeta.
Gradonačelnik, načelnik Gradske uprave, odnosno direktor korisnika budžeta, svojim aktom utvrđuje mesečne limite korisnicima iz člana 7. ovog Pravilnika, u iznosu do koga imaju pravo na korišćenje usluga kafe kuhinje/ bifea.
Sredstva za reprezentaciju za ostale namene koriste se za izradu pozivnica, čestitki, promotivnih i drugih sličnih materijala, kao i za druge namene koje se uobičajeno smatraju troškovima reprezentacije.
Gradonačelnik, odnosno direktor korisnika budžeta, ovlašćen je da, u svakom konkretnom slučaju, nalaže i odobrava trošenje sredstava reprezentacije u skladu sa ovim Pravilnikom.
Izuzetno, u slučaju da korisnik reprezentacije prekorači odobreni iznos reprezentacije, a gradonačelnik, odnosno direktor korisnika budžeta naknadno, pismeno, ne odobri reprezentaciju u punom iznosu nastalih troškova, korisnik reprezentacije je dužan da naknadi razliku između ostvarenih i odobrenih iznosa troškova reprezentacije, najkasnije prilikom naredne isplate zarade, odnosno naknade, posle utvrđivanja ove obaveze.
Korisnici reprezentacije iz člana 7. ovog Pravilnika, mogu u roku od tri dana po prijemu izveštaja iz člana 13. stav 3. ovog Pravilnika, podneti zahtev gradonačelniku, odnosno direktoru korisnika budžeta za priznavanje troškova koji po članu 12. stav 2. ovog Pravilnika padaju na njihov teret, sa obrazloženjem razloga prekoračenja.
Odluka gradonačelnika, odnosno direktora korisnika budžeta, po zahtevu iz stava 3. ovog člana je konačna.
Račune koji se odnose na reprezentaciju kontroliše korisnik reprezentacije i potvrđuje njihovu tačnost, a potom gradonačelnik, načelnik Gradske uprave grada Smedereva i direktor korisnika budžeta iste overava za plaćanje.
Služba za finansije korisnika budžeta vodi evidenciju iskorišćenih iznosa reprezentacije na osnovu primljenih dokumenata.
Na osnovu evidencija iz stavova 1. i 2. ovog člana, Služba za finansije korisnika budžeta sastavlja mesečni izveštaj o troškovima reprezentacije, u skladu sa odredbama ovog Pravilnika i dostavlja ga gradonačelniku i direktoru korisnika budžeta.
Ovaj Pravilnik se dostavlja svim korisnicima budžeta, koji su dužni da donesu odgovarajuća akta na osnovu ovog Pravilnika, u roku od 15 dana od dana stupanja na snagu ovog Pravilnika.
Stupanjem na snagu ovog Pravilnika, prestaju da važe sva akta korisnika budžeta koja su u suprotnosti sa ovim Pravilnikom.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Smedereva".