PRAVILNIKO BUDŽETSKOM RAČUNOVODSTVU ("Sl. list grada Smedereva", br. 7/2013) |
Ovim Pravilnikom, u skladu sa Zakonom o budžetskom sistemu i Uredbom o budžetskom računovodstvu uređuje se:
I Vođenje budžetskog računovodstva:
1) Organizacija budžetskog računovodstva.
2) Osnova za vođenje budžetskog računovodstva,
3) Poslovne knjige.
4) Računovodstvene isprave.
II Lica koja su odgovorna za zakonitost, ispravnost i sastavljanje računovodstvenih isprava o nastaloj poslovnoj promeni ili drugom događaju;
III Kretanje računovodstvenih isprava i rokovi za njihovo sastavljanje i dostavljanje:
IV Usklađivanje poslovnih knjiga, popis imovine i obaveza i usaglašavanje potraživanja i obaveza:
1) Usklađivanje poslovnih knjiga,
2) Popis imovine i obaveza,
3) Usaglašavanje imovine i obaveza.
V Zaključivanje poslovnih knjiga i čuvanje poslovnih knjiga i računovodstvenih isprava;
VI Budžetsko izveštavanje
VII Utvrđivanje odgovornosti zaposlenih u budžetskom računovodstvu
VIII Završne odredbe
Pod budžetskim računovodstvom u smislu ovog Pravilnika podrazumeva se osnov i uslovi vođenja poslovnih knjiga i drugih evidencija sa dokumentacijom na osnovu koje se evidentiraju sve transakcije i drugi događaji koji iskazuju stanje i promene na imovini, potraživanjima, obavezama, izvorima finansiranja, rashodima, izdacima, prihodima i primanjima i utvrđivanje rezultata poslovanja.
I VOĐENJE BUDŽETSKOG RAČUNOVODSTVA
1. Organizacija budžetskog računovodstva
Poslovi budžetskog računovodstva se obavljaju u okviru organizacionih delova kao povezani poslovi, utvrđeni aktom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta, kojima rukovode stručna lica koja nisu kažnjavana za krivična dela koja ih čine nepodobnim za obavljanje poslova iz oblasti računovodstva.
Poslovi budžetskog računovodstva se organizuju i obavljaju u Odeljenju za finansije i lokalnu poresku administraciju i Odeljenju za javne službe.
Poslove budžetskog računovodstva iz člana 4. ovog Pravilnika obavljaju stručna lica koja su raspoređena za obavljanje ovih poslova u skladu sa aktom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta, i to: načelnici odeljenja, šefovi odseka i stručna lica koja su raspoređena za vršenje ovih poslova.
2. Osnova za vođenje budžetskog računovodstva
Osnov za vođenje budžetskog računovodstva jeste gotovinska osnova po kojoj se transakcije i ostali događaji evidentiraju u trenutku kada se gotovinska sredstva prime, odnosno isplate, u skladu sa Međunarodnim računovodstvenim standardom za javni sektor, u delu koji se odnosi na gotovinsku osnovu.
Računovodstvene evidencije za potrebe internog izveštavanja vode se prema obračunskoj osnovi, pod uslovom da se finansijski izveštaji izrađuju na gotovinskoj osnovi radi konsolidovanog izveštavanja.
Prema obračunskoj osnovi naročito se vode evidencije potraživanja i obaveza, a mogu i drugi potrebni podaci.
Poslovne knjige su sveobuhvatne evidencije o finansijskim transakcijama kojima se obezbeđuje uvid u stanje i kretanje na imovini, potraživanjima, obavezama, izvorima finansiranja, rashodima i izdacima, prihodima i primanjima i rezultatima poslovanja.
Poslovne knjige se vode po sistemu dvojnog knjigovodstva na propisanim subanalitičkim (šestocifrenim) kontima propisanim Pravilnikom o standardnom klasifikacionom okviru i kontnom planu za budžetski sistem.
Analitičko raščlanjavanje propisanih subanalitičkih konta na subsubanalitička konta vrše rukovodioci, načelnici odeljenja.
Poslovne knjige su: dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige i evidencije.
Dnevnik je obavezna poslovna knjiga u kojoj se hronološki i sistematično evidentiraju sve nastale poslovne promene.
Glavna knjiga sadrži sve poslovne promene sistematizovane na propisanim subanalitičkim (šestocifrenim) kontima, a u okviru konta hronološki po redosledu njihovog nastajanja.
Sistem glavne knjige čine: glavna knjiga trezora i glavna knjiga indirektnih korisnika koji svoje finansijsko poslovanje obavljaju preko sopstvenih računa kod Uprave za trezor.
Glavna knjiga trezora sadrži računovodstvene evidencije za svakog direktnog i indirektnog korisnika i predstavlja osnovu za sastavljanje konsolidovanih finansijskih izveštaja.
Glavnu knjigu trezora vodi Odeljenje za finansije i lokalnu poresku administraciju - Odsek za trezor.
Podaci iz glavne knjige direktnih i indirektnih korisnika se sintetizuju i knjiže u glavnoj knjizi trezora, a na osnovu periodičnih izveštaja i završnih računa.
Direktni korisnici koji svoje finansijsko poslovanje ne obavljaju preko sopstvenih računa, vode samo pomoćne knjige i evidencije.
Indirektni korisnici vode glavnu knjigu, jer svoje finansijsko poslovanje obavljaju preko sopstvenih računa kod Uprave za trezor.
Pomoćne knjige su analitičke evidencije koje su subanalitičkim kontima povezane sa glavnom knjigom i vode se u cilju obezbeđenja analitičkih podataka u izvršavanju određenih namena i praćenja stanja i kretanja imovine i obaveza.
Pomoćne knjige obuhvataju:
1) Pomoćnu knjigu kupaca;
2) Pomoćnu knjigu dobavljača;
3) Pomoćnu knjigu osnovnih sredstava;
4) Pomoćnu knjigu zaliha;
5) Pomoćnu knjigu plata;
6) Ostale pomoćne knjige po potrebi (blagajna gotovine).
Pomoćne evidencije obuhvataju:
1) Pomoćnu evidenciju izvršenih isplata;
2) Pomoćnu evidenciju ostvarenih priliva;
3) Pomoćnu evidenciju plasmana;
4) Pomoćnu evidenciju duga;
5) Ostale pomoćne evidencije po potrebi (evidencija donacije i slično).
Vođenje poslovnih knjiga mora biti uredno, ažurno i da obezbedi uvid u hronološkom knjiženju transakcija i drugih poslovnih događaja.
Računovodstvena isprava se knjiži istog dana kada je primljena, a najkasnije narednog dana od dana prijema.
Poslovne knjige imaju karakter javnih isprava.
Poslovne knjige se vode za period od jedne budžetske godine, izuzev pojedinih pomoćnih knjiga koje se mogu voditi za period duži od jedne godine.
Poslovne knjige otvaraju se na početku budžetske godine ili u toku godine po osnivanju novog korisnika budžetskih sredstava.
Poslovne knjige se vode u slobodnim listovima ili u elektronskom obliku.
Ako se poslovne knjige vode u elektronskom obliku obavezno je korišćenje softvera koji obezbeđuje očuvanje podataka o svim proknjiženim transakcijama, a omogućava funkcionisanje sistema internih računovodstvenih kontrola i onemogućava neovlašćeno brisanje proknjiženih poslovnih promena.
II LICA KOJA SU ODGOVORNA ZA ZAKONITOST, ISPRAVNOST I SASTAVLJANJE RAČUNOVODSTVENIH ISPRAVA O NASTALOJ POSLOVNOJ PROMENI ILI DRUGOM DOGAĐAJU
Za verodostojnost, tačnost i potpunost računovodstvenih isprava odgovorno je lice iz finansijske službe direktnog korisnika, koje je prema aktu o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta, sastavlja računovodstvene isprave, a što potvrđuje svojim potpisom.
Za zakonitost računovodstvenih isprava odgovoran je starešina direktnog budžetskog korisnika, odnosno lice ovlašćeno od strane starešine organa, a što potvrđuje svojim potpisom.
Internu kontrolu računovodstvenih isprava vrši organizovana interna kontrola u okviru Gradske uprave grada Smedereva, kao posebno organizovana celina, koja je određena za vršenje interne kontrole svih transakcija koje se tiču budžetskih prihoda i primanja i rashoda i izdataka, upravljanje sredstvima i upravljanje dugom, a što potvrđuje svojim potpisom.
Funkcije navedene u stavovima 1., 2. i 3. ovog člana ne mogu se poklapati.
Za tačnost, potpunost i zakonitost izvedene računovodstvene isprave odgovorni su načelnici odeljenja, starešina organa, kao i naredbodavac, odnosno lice ovlašćeno od strane naredbodavca za izvršenje budžeta.
III KRETANJE RAČUNOVODSTVENIH ISPRAVA I ROKOVI ZA NJIHOVO SASTAVLJANJE I DOSTAVLJANJE
Pod računovodstvenom ispravom smatra se pisani dokaz o nastaloj poslovnoj promeni i drugom događaju koja sadrži sve podatke na osnovu kojih se vrši knjiženje u poslovnim knjigama.
Izvedenom računovodstvenom ispravom, se smatra isprava sastavljena u finansijskoj službi direktnih korisnika, na osnovu koje se vrši knjiženje u poslovnim knjigama, kao što su odluke, rešenja o likvidaciji manjkova i viškova po popisu, isprave o usaglašavanju potraživanja i obaveza, obračuni, pregledi, specifikacije i dr.
Validnom računovodstvenom ispravom smatra se i isprava dobijena telekomunikacionim putem u elektronskom, magnetnom ili drugom obliku u kom slučaju je pošiljalac odgovoran da podaci na ulazu u telekomunikacioni prenos budu zasnovani na računovodstvenim ispravama, kao i za čuvanje originalne isprave.
Računovodstvena isprava sastavlja se na mestu i u vreme nastanka poslovnog događaja u tri primerka, od kojih jedan primerak zadržava lice koje je ispravu sastavilo, a dva primerka dostavljaju knjigovodstvu na knjiženje (jedan primerak za knjiženje u finansijskom knjigovodstvu, a drugi primerak za knjiženje u pomoćnim knjigama i evidencijama).
Računovodstvena isprava pre knjiženja u poslovnim knjigama mora biti potpisana od strane lica odgovornog za nastalu poslovnu promenu i drugi događaj (naredbodavac za izvršenje budžeta), lica koje je ispravu sastavilo i lica koje je odgovorno za zakonitost isprave.
Lica iz stava 1. ovog člana svojim potpisom na ispravi garantuju da je isprava istinita i da verno prikazuje poslovnu promenu.
Računovodstvena isprava se dostavlja na knjiženje u poslovne knjige narednog dana, a najkasnije u roku od dva dana od dana nastanka poslovne promene i drugog događaja putem dostavne knjige.
Osnovni podaci koje treba da sadrži računovodstvena isprava su sledeći:
• naziv budžetskog korisnika, koje je sastavilo, odnosno izdato ispravu;
• naziv i broj isprave;
• datum i mesto izdavanja isprave;
• sadržina poslovne promene;
• vrednost na koju glasi isprava;
• poslovi koji su povezani sa ispravom i
• potpis ovlašćenog lica.
Tok kretanja računovodstvenih isprava podrazumeva prenos i uslove prenosa računovodstvenih isprava od mesta njegovog sastavljanja, odnosno ulaska eksternog dokumenta u pisarnicu budžetskog korisnika, preko mesta obrade i kontrole, do mesta knjiženja i arhiviranja.
IV USKLAĐIVANJE POSLOVNIH KNJIGA, POPIS IMOVINE I OBAVEZA I USAGLAŠAVANJE POTRAŽIVANJA I OBAVEZA
1. Usklađivanje poslovnih knjiga
Budžetsko računovodstvo vrši usklađivanje promena i stanja glavne knjige sa dnevnikom, kao i pomoćnih knjiga sa glavnom knjigom, pre popisa imovine i obaveza i pre sastavljanja finansijskog izveštaja - Završnog računa.
Usklađivanje stanja imovine i obaveza u knjigovodstvenoj evidenciji sa stvarnim stanjem koje se utvrđuje popisom, vrši se na kraju budžetske godine, sa stanjem na dan 31. decembra tekuće godine.
Redovan popis imovine i obaveza vrši se na kraju poslovne godine za koju se sastavlja godišnji finansijski izveštaj - Završni račun.
Izuzetno, u toku godine može se vršiti vanredni popis, u slučajevima propisanim zakonom.
Popisom se utvrđuje stanje imovine, potraživanja, obaveza i izvora kapitala.
Tuđa imovina koja se nalazi na korišćenju kod budžetskog korisnika ili imovina budžetskog korisnika koja se nalazi na korišćenju kod drugog pravnog lica popisuje se na posebnim popisnim listama. Jedan primerak, overen od strane popisne komisije, se dostavlja vlasniku imovine.
Redovan popis može započeti 30 dana pre kraja budžetske godine, a po potrebi i ranije, s tim da popis bude završen do 31. januara naredne godine. Sve promene u stanju imovine i obaveza nastale u toku popisa, unose se u popisne liste na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava.
Popis imovine i obaveza vrši Centralna popisna komisija, saglasno Odluci načelnika Gradske uprave grada Smedereva o vršenju popisa i obrazovanju komisija, utvrđuje rok u kome su komisije dužne da izvrše popis, kao i rok za dostavljanje izveštaja o izvršenom popisu.
Podaci iz računovodstva, odnosno odgovarajućih knjigovodstvenih evidencija o količinama, ne mogu se davati komisiji za popis pre utvrđivanja stvarnog stanja u popisnim listama, koje moraju biti potpisane od članova popisne komisije.
Članovi popisne komisije, odnosno njen predsednik odgovorni su za tačnost utvrđenog stanja po popisu, za uredno sastavljanje popisnih lista i iskazivanje u naturalnom i vrednosnom obliku, kao i za blagovremeno vršenje popisa.
Po završenom popisu Centralna komisija za popis, dužna je da sastavi Izveštaj o rezultatima izvršenog popisa, kome se prilažu popisne liste sa izvornim materijalom koji je služio za sastavljanje popisnih lista i da ga dostave načelniku Gradske uprave grada Smedereva.
Načelnik Gradske uprave grada Smedereva razmatra Izveštaj o popisu i donosi predlog Odluke o usvajanju izveštaja o popisu i zaključak o:
• postupku sa utvrđenim manjkom;
• postupku sa utvrđenim viškom;
• rashodovanju imovine koja je dotrajala ili više nije upotrebljiva;
• postupku sa sumnjivim i spornim potraživanjima i obavezama i drugo.
Gradsko veće grada Smedereva donosi konačnu Odluku o usvajanju Izveštaja o popisu.
Utvrđeni manjkovi se ne mogu prebijati sa viškom, osim u slučaju očigledne zamene pojedinih sličnih materijala i robe.
3. Usaglašavanje potraživanja i obaveza
Usaglašavanje stanja finansijskih plasmana, potraživanja i obaveza vrši se na dan 31. oktobra tekuće godine.
Popis nenaplaćenih potraživanja poverilac je dužan da dostavi svom dužniku najkasnije do 25. januara tekuće godine sa stanjem na dan sastavljanja finansijskog izveštaja (31. decembra prethodne godine) na obrascu IOS - Izvod otvorenih stavki, u dva primerka.
Dužnik je obavezan da u roku od pet dana od dana prijema IOS-a proveri svoju obavezu i o tome obavesti poverioca na overenom primerku IOS-a, u roku od pet dana od dana prijema obrasca IOS.
V ZAKLJUČIVANJE I ČUVANJE POSLOVNIH KNJIGA I RAČUNOVODSTVENIH ISPRAVA
Na kraju budžetske godine, posle sprovedenih evidencija svih ekonomskih transakcija, po izradi finansijskog izveštaja - Završnog računa za prethodnu godinu, zaključuju se poslovne knjige.
Glavnu knjigu trezora overava načelnik Odeljenja za finansije i lokalnu poresku administraciju i naredbodavac za izvršenje budžeta.
Pomoćnu knjigu direktnog korisnika koji svoje poslovanje ne obavlja preko sopstvenog računa overava šef Odseka za računovodstvo, načelnik Odeljenja za finansije i lokalnu poresku administraciju, načelnik Gradske uprave grada Smedereva i naredbodavac za izvršenje budžeta.
Poslovne knjige, računovodstvene isprave i finansijski izveštaji, čuvaju se u rokovima:
1) 50 godina - finansijski izveštaji;
2) 10 godina - dnevnik, glavne knjige, pomoćne knjige i evidencije;
3) 5 godina - izvorna i prateća dokumentacija;
4) trajno - evidencija o zaradama,
a vreme čuvanja počinje poslednjeg dana budžetske godine na koji se navedena dokumentacija odnosi.
Poslovne knjige koje se koriste dve i više godina, izuzetno se ne zaključuju po završetku godine, već se zaključivanje vrši po prestanku njihovog korišćenja.
Poslovne knjige, računovodstvene isprave i finansijski izveštaji čuvaju se u originalu i na računaru ili drugom obliku arhiviranja.
Poslovne knjige, računovodstvene isprave i finansijski izveštaji čuvaju se u prostorijama korisnika budžetskih sredstava i arhivi Gradske uprave grada Smedereva.
Uništavanje poslovnih knjiga, računovodstvenih isprava i finansijskih izveštaja, kojima je prošao propisani rok čuvanja vrši komisija koju je formirao naredbodavac uz prisustvo predstavnika Arhiva i uz pomoć lica koje je zaduženo za čuvanje navedene dokumentacije.
Komisija sastavlja zapisnik o uništenju poslovnih knjiga, računovodstvenih isprava i finansijskih izveštaja.
Izveštaj o ostvarenim prihodima i primanjima i izvršenim rashodima i izdacima sa računa budžeta, Odeljenje za finansije i lokalnu poresku administraciju - Odsek za trezor dnevno dostavlja gradonačelniku grada Smedereva.
Direktni korisnik budžetskih sredstava na svaka tri meseca sastavlja periodične izveštaje o izvršenju finansijskog plana za periode januar-mart, januar-jun, januar-septembar i januar-decembar, na osnovu kojih Odsek za trezor - sastavlja konsolidovani izveštaj o izvršenju budžeta za određeni period.
Periodični izveštaji o izvršenju finansijskih planova, odnosno izveštaj o izvršenju budžeta za određeni period vrši se primenom gotovinske osnove.
Periodični finansijski izveštaji i godišnji finansijski izveštaj - završni račun sastavljaju se na osnovu evidencija o primljenim sredstvima i izvršenim plaćanjima koja su usaglašena sa glavnom knjigom trezora, kao i na osnovu drugih analitičkih evidencija koje se vode.
Periodični finansijski izveštaji i godišnji finansijski izveštaj - završni račun sastavljaju se na osnovu uputstva i instrukcija na obrascima koje propisuje ministar finansija i privrede u skladu sa ovlašćenjima iz zakona.
Periodične finansijske izveštaje indirektni korisnici budžetskih sredstava, dostavljaju nadležnom direktnom korisniku u roku od deset dana po isteku tromesečja, a godišnji finansijski izveštaj - završni račun najkasnije do 28. februara tekuće godine.
Direktni budžetski korisnici periodične finansijske izveštaje dostavljaju Odseku za trezor najkasnije u roku od 20 dana po isteku tromesečja, a godišnji finansijski izveštaj - završni račun najkasnije do 31. marta tekuće godine.
Uz ove izveštaje dostavlja se i obrazloženje velikih razlika (odstupanja) između odobrenih sredstava i izvršenja, kao i izveštaj o primljenim donacijama i kreditima, domaćim i inostranim i izvršenim otplatama dugova.
Periodični izveštaji o izvršenju budžeta dostavljaju se na razmatranje i usvajanje u roku od 15 dana od isteka perioda, a nacrt godišnjeg izveštaja - konsolidovani završni račun gradonačelniku i Gradskom veću grada Smedereva najkasnije do 15 maja.
VII UTVRĐIVANJE ODGOVORNOSTI ZAPOSLENIH U BUDŽETSKOM RAČUNOVODSTVU
Načelnik Odeljenja za finansije i lokalnu poresku administraciju, šef Odseka za trezor i šef Odseka za računovodstvo odgovorni su za vođenje poslovnih knjiga (glavne knjige trezora i pomoćnih knjiga i evidencija) i pripremu, sastavljanje i podnošenje finansijskih izveštaja i završnog računa.
Načelnik Odeljenja za javne službe i šef Odseka za javne službe odgovorni su za vođenje poslovnih knjiga (pomoćnih knjiga i evidencija) i pripremu, sastavljanje i podnošenje periodičnih finansijskih izveštaja indirektnih korisnika (zbirno svi indirektni korisnici) i završnih računa istih.
Odeljenje za opštu upravu, mesne zajednice i zajedničke poslove vrši izradu ulazne kalkulacije magacina materijalnih evidencija na osnovu računa dobavljača, vrši izradu izlazne dokumentacije magacina materijalnih evidencija na osnovu interne dokumentacije (trebovanja, dostavnica i drugo), vodi analitičku evidenciju svakog artikla (po količini i vrednosti) u okviru materijalne evidencije. Obezbeđuje da izdavanje materijala bude praćeno odogovarajućom dokumentacionom podlogom, sravnjuje stanje materijalne evidencije sa godišnjim popisom, učestvuje u utvrđivanju viškova i manjkova u magacinu.
Rukovodilac grupe za opšte poslove odgovoran je za materijalnu evidenciju magacina.
Izmene i dopune propisa o budžetskom računovodstvu primenjivaće se direktno, do usklađivanja odredbi ovog pravilnika sa tim izmenama i dopunama.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Smedereva".