PRAVILNIKO UVOĐENJU PROCEDURA ZA PLAĆANJE U ORGANIMA GRADA SMEDEREVA ("Sl. list grada Smedereva", br. 7/2013) |
Ovim Pravilnikom utvrđuju se procedure za plaćanje po računovodstvenim ispravama (ugovori, predračuni, računi, avansne situacije, privremene situacije, okončane situacije, planovi otplate glavnice, obračuni kamata, zaključci, rešenja, zahtevi i drugo) u organima grada Smedereva, određuju se lica, radnje i rokovi u postupku plaćanja računa.
Svi prispeli ugovori zavode se kroz Referentsku svesku istog dana po prijemu. Svi prispeli računi zavode se kroz Knjigu primljenih računa, najkasnije sledećeg dana od dana prijema. Sve ostale računovodstvene isprave zavode se u Odeljenju za opštu upravu, mesne zajednice i zajedničke poslove (zahtevi korisnika avansne situacije, privremene situacije, okončane situacije, administrativne zabrane zaposlenih, planovi otplate glavnice, obračuni kamata) kroz Dostavnu knjigu za mesto (knjiga pošte). Sve tri pomenute knjige dostavljaju se načelniku Odeljenja za finansije i lokalnu poresku administraciju na pregled.
Načelnik Odeljenja prosleđuje pristigle računovodstvene isprave Odseku za računovodstvo i Odseku za trezor, koje vrši kontrolu prispelih računovodstvenih isprava i vrši sledeću kontrolu:
- proveru tačnosti upisanih iznosa i računovodstvenih operacija,
- proveru prateće dokumentacije - ugovora, izveštaja o izvršenom poslu, otpremnica, prijemnica, zapisnika o obavljenoj usluzi i slično.
Nakon obavljene kontrole, lice na radnom mestu poslovi vođenja pomoćnih analitičkih evidencija, potpisom potvrđuje ispravnost gore navedenih kontrola i dostavlja račune kroz Internu dostavnu knjigu Odeljenju za privredu, preduzetništvo, lokalni ekonomski razvoj i javne nabavke - Odseku za javne nabavke.
Elektronski se zavode putni nalozi u zemlji i inostranstvu, zahtevi za isplatu putnih troškova, potvrde za kupovinu na rate.
Šef Odseka za javne nabavke vrši internu kontrolu:
- usklađenost računa sa sprovedenim javnim nabavkama,
- kontrolu zakonitosti, odnosno da li je poslovna promena zasnovana na zakonu, drugim propisima i aktima donetim na osnovu zakona,
- kontrolu prateće dokumentacije - programa, projekta, ugovora, investicione dokumentacije, izveštaja o izvršenom poslu, otpremnica, prijemnica, zapisnika o obavljenoj usluzi i sl.
Ova kontrola je suštinska kontrola ili tzv. "kontrola istinitosti", jer se njom potvrđuje da je kupljeno dobro zaista primljeno, da je ugovorena usluga zaista izvršena i slično, a obavezno mora biti potvrđena odgovarajućom dokumentacijom (otpremnica, prijemnica, izveštaj, zapisnik i drugo).
Nakon izvršene interne kontrole od strane šefa Odseka za javne nabavke, računovodstvene isprave za plaćanje se dostavljaju na kontrolu i potpis načelniku Gradske uprave grada Smedereva, gradonačelniku, zameniku gradonačelnika ili predsedniku Skupštine grada Smedereva (u daljem tekstu: funkcioneri). Potpisom funkcionera potvrđuje se nastala obaveza. Potpisivanjem od strane šefa Odseka za javne nabavke i funkcionera potvrđuje se zakonitost i ispravnost prispelih računa za plaćanje.
Lice na radnom mestu poslovi vođenja pomoćnih analitičkih evidencija u Odseku za računovodstvo, vrši pripremu i obradu dokumenata na osnovu kojih se vrše isplate za organe grada Smedereva. Obavlja prijem i evidenciju finansijske dokumentacije, prijem, obrada i praćenje računa, priprema zahteve za prenos sredstava i dostavlja ih šefu Odseka za računovodstvo na kontrolu i potpis. Nakon pripreme i kontrole Zahtev za isplatu sredstava dostavlja se licu na radnom mestu - poslovi pripreme ulazne i izlazne dokumentacije koje vrši kontrolu celokupne materijalno finansijske dokumentacije. Lice zaduženo za poslove pripreme ulazne i izlazne dokumentacije za direktne korisnike, nakon izvršene kontrole, dokumentaciju dostavlja Šefu Odseka za trezor na potpis i isplatu.
Lice na radnom mestu - poslovi pripreme ulazne i izlazne dokumentacije, vrši kontrolu celokupne materijalno finansijske dokumentacije koja je u vezi sa računovodstvenom ispravom za plaćanje. U slučaju da računovodstvena isprava ili deo materijalno finansijske dokumentacije nisu ispravni, lice zaduženo za poslove pripreme ulazne i izlazne dokumentacije za direktne korisnike, vraća navedenu dokumentaciju kroz Ekspedicionu knjigu radi otklanjanja nepravilnosti. Vraćanje se vrši preko Dostavne knjige istog ili narednog dana. Lice zaduženo za poslove pripreme ulazne i izlazne dokumentacije za direktne korisnike, nakon izvršene kontrole, dokumentaciju dostavlja Šefu Odseka za trezor na potpis i isplatu.
Lice na radnom mestu pravno-normativni poslovi u okviru Odeljenja za finansije i lokalnu poresku administraciju vrši kontrolu zakonitosti, odnosno da li je poslovna promena u skladu sa zakonom, propisima i aktima donetim na osnovu zakona. Provera se vrši pre dostavljanja dokumentacije šefu Odseka za trezor.
Šef Odseka za trezor vrši kontrolu ispravnosti i tačnosti celokupne materijalno-finansijske dokumentacije, odnosno:
- usklađenost sa Planom izvršenja budžeta,
- proveru raspoloživosti budžetskih aproprijacija i kvota,
- kontrolu usaglašenosti računovodstvene dokumentacije sa ugovorom,
- provera priložene dokumentacije za plaćanje (ugovor, račun, avansne situacije, privremene situacije, okončane situacije i dr.).
Po izvršenoj proveri šef Odseka za trezor daje licu na radnom mestu - poslovi finansijskog planiranja i kontrole rashoda i poslovi upravljanja gotovinom i dugom, nalog za kreiranje zahteva za plaćanje.
Lice na radnom mestu poslovi finansijskog planiranja i kontrola rashoda ili lice na radnom mestu poslovi upravljanja gotovinom i dugom vrši:
- proveru tačnosti ekonomske klasifikacije,
- proveru tačnosti upisanih iznosa i računskih operacija i usklađenost plaćanja sa Finansijskim planom korisnika budžetskih sredstava.
Zahtev za plaćanje potpisuju sledeća lica:
- na mestu "pripremio" - lice koje vrši plaćanje u trezoru,
- na mestu "overio" - šef Odseka za trezor i
- na mestu "odobrio" - gradonačelnik ili lice koje je gradonačelnik ovlastio.
Ispred potpisa gradonačelnika ili lica koje je on ovlastio, parafira načelnik Odeljenja za finansije i lokalnu poresku administraciju, koji svojim parafom potvrđuje da je zahtev za plaćanje sačinjen u skladu sa propisanom procedurom i da su propisane interne kontrole izvršene.
Po izvršenom plaćanju original dokumentacija o izvršenoj transakciji čuva se u Odseku za trezor.
Kopija dokumentacije o izvršenoj transakciji za direktne korisnike budžetskih sredstava čuva se u Odseku za računovodstvo. U Odseku za računovodstvo, vode se pomoćne knjige i evidencije, knjiže se promene i proverava tačnost ekonomskih klasifikacija i tačnost upisanih iznosa i računskih operacija.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Smedereva".