PRAVILNIKO NAČINU OBAVLJANJA POSLOVA JAVNIH NABAVKI ZA GRADSKO VEĆE GRADA ZRENJANINA("Sl. list Grada Zrenjanina", br. 7/2014) |
Ovim pravilnikom bliže se uređuje postupak javne nabavke za potrebe naručioca Gradsko veće grada Zrenjanina, i to: način planiranja nabavki (kriterijume, pravila i način određivanja predmeta javne nabavke i procenjene vrednosti, način ispitivanja i istraživanja tržišta), odgovornost za planiranje, ciljevi postupka javne nabavke, način izvršavanja obaveza iz postupka, način obezbeđivanja konkurencije, sprovođenje i kontrolu javnih nabavki, način praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Na pitanja koja nisu posebno uređena ovim pravilnikom shodno se primenjuju odgovarajuće odredbe Zakona o javnim nabavkama i propisa donetih na osnovu Zakona o javnim nabavkama.
Procedure uvedene na osnovu usvojenih akata naručioca i sertifikovanih procedura po domaćim, evropskim ili međunarodnim standardima, primenjivaće se i na sprovođenje postupka javne nabavke, ukoliko nisu u suprotnosti sa odredbama Zakona o javnim nabavkama i propisa donetih na osnovu Zakona o javnim nabavkama.
Pojedini izrazi upotrebljeni u ovom pravilniku imaju sledeće značenje:
Javnom nabavkom smatra se pribavljanje dobara ili usluga ili ustupanje izvođenja radova, u skladu sa propisima kojima se uređuju javne nabavke i ovim pravilnikom.
Nabavka koja je izuzeta od primene Zakona je nabavka predmeta nabavke, koji je takođe potreban za obavljanje delatnosti Gradskog veća grada Zrenjanina, a na koju se ne primenjuju odredbe Zakona.
Poslovi javnih nabavki su planiranje javne nabavke; sprovođenje postupka javne nabavke uključujući ali ne ograničavajući se na učešće u komisiji za javnu nabavku; izrada konkursne dokumentacije; izrada akata u postupku javne nabavke; izrada ugovora o javnoj nabavci; praćenje izvršenja javne nabavke; svi drugi poslovi koji su povezani sa postupkom javne nabavke.
Plan nabavki je godišnji plan nabavki naručioca, koji se sastoji od plana javnih nabavki i plana nabavki na koje se zakon ne primenjuje.
Ponuđač je lice koje u postupku javne nabavke ponudi dobra, pružanje usluga ili izvođenje radova.
Ugovor o javnoj nabavci je teretni ugovor zaključen u pisanoj ili elektronskoj formi između naručioca i ponuđača u skladu sa sprovedenim postupkom javne nabavke, koji za predmet ima nabavku dobara, pružanje usluga ili izvođenje radova.
Ugovor o javnoj nabavci (u daljem tekstu: ugovor) se zaključuje nakon sprovedenog otvorenog i restriktivnog postupka, a može da se zaključi i nakon sprovedenog kvalifikacionog postupka, pregovaračkog postupka sa objavljivanjem poziva za podnošenje ponuda, pregovaračkog postupka bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda, konkurentnog dijaloga, konkursa za nacrte i postupka javne nabavke male vrednosti, ako su za to ispunjeni Zakonom propisani uslovi. Postupak javne nabavke sprovodi se u skladu s načelima Zakona.
Naručilac je Gradsko veće grada Zrenjanina.
Odgovorno lice je Predsednik Gradskog veća grada Zrenjanina.
Lice za JN - je lice u čijem opisu posla su poslovi javnih nabavki.
Predlagač nabavke - je Gradsko veće grada Zrenjanina za čije se potrebe sprovodi javna nabavka
Komisija je komisija za javnu nabavku.
Ovlašćenja i odgovornosti u postupku javne nabavke
Izvršioci na poslovima u Odseku za javne nabavke u čijem opisu posla su poslovi javnih nabavki, (u daljem tekstu: lice za JN) koordinira radom komisije za javne nabavke (dalje: komisija), pruža stručnu pomoć komisiji u vezi sa sprovođenjem postupka i obavlja druge aktivnosti u vezi sa sprovođenjem postupka javne nabavke.
Za zakonitost sprovođenja postupka javne nabavke, sačinjavanje predloga i donošenja odluka, rešenja i drugih akata u postupku javne nabavke odgovorni su: Odgovorno lice, Lice za JN i Komisija, ako ovim pravilnikom nije drukčije propisano.
Za preduzimanje radnji u postupku na način i u rokovima propisanim Zakonom odgovorno je ovlašćeno lice, lice za JN i komisija. U svakoj radnji se vodi računa o Zakonom propisanim rokovima.
Akte u postupku javne nabavke izrađuje lice za JN, a komisija sačinjava konkursnu dokumentaciju, zapisnik o otvaranju ponuda i izveštaj o stručnoj oceni ponuda.
Kriterijume za dodelu ugovora i elemente kriterijuma, kao i metodologiju za dodelu pondera za svaki element kriterijuma, način navođenja, opisivanja i vrednovanja elemenata kriterijuma u konkursnoj dokumentaciji, utvrđuje komisija, uzimajući u obzir vrstu, tehničku složenost, trajanje, vrednost javne nabavke i sl.
Model ugovora sačinjava komisija, a ukoliko model ugovora koji komisija priprema kao sastavni deo konkursne dokumentacije zahteva posebna stručna znanja, komisija može zahtevati stručnu pomoć drugih Odeljenja ili trećih lica.
Prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim nabavkama Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji vrši lice za JN. Lice za JN izveštaje dostavlja nakon potpisivanja od strane odgovornog lica.
Za dostavljanje Upravi za javne nabavke dokaza negativne reference za neispunjavanje obaveza u postupku javne nabavke, odgovorno je Lice za JN.
Lice za JN, članovi i zamenici članova komisije, kao i druga lica koja dođu do podataka:
- čuvaju kao poverljive sve podatke o ponuđačima sadržane u ponudi koje je kao takve, u skladu sa zakonom, ponuđač označio u ponudi,
- dužni su da odbiju davanje informacije koja bi značila povredu poverljivosti podataka dobijenih u ponudi,
- čuva kao poslovnu tajnu imena zainteresovanih lica, ponuđača i podnosilaca prijava, kao i podatke o podnetim ponudama, odnosno prijavama, do otvaranja ponuda, odnosno prijava.
Predlagač nabavke, lice za JN ili druga lica zadužena za zaštitu poverljivosti podataka kod naručioca komisiji dostavljaju pisano obaveštenje koje od podataka, koji se ponuđačima stavljaju na raspolaganje, uključujući i njihove podizvođače, u konkursnoj dokumentaciji opredeliti kao poverljive i za koje zahtevati zaštitu poverljivosti podataka.
Lice za JN, za svaku konkretnu nabavku prilikom dostavljanja rešenja o imenovanju komisije, članovima komisije dostavlja i informaciju o poverljivim podacima.
Komisija:
- opredeljuje da li će se preuzimanje konkursne dokumentacije usloviti potpisivanjem izjave ili sporazuma o čuvanju poverljivih podataka,
- obezbeđuje čuvanje poverljivih podataka iz ponude.
Lice koje je primilo podatke određene kao poverljive dužno je da ih čuva i štiti, bez obzira na stepen te poverljivosti.
Lice koje dođe do saznanja da je ponuđač, odnosno podnosilac prijave pokušao da sazna poverljive informacije dužno je da o tome obavesti lice za JN i komisiju.
Komunikacija u poslovima javnih nabavki
Izvršioci na poslovima javnih nabavki međusobno, sa zainteresovanim licima, ponuđačima i dobavljačima u vezi sa obavljanjem poslova javnih nabavki komuniciraju pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Ako prema okolnostima konkretnog slučaja nije celishodno ostvariti komunikaciju na način određen u stavu 1. ovog člana, lice za JN, odnosno druga lica dužna su da sačine zapisnik, belešku ili na drugi način evidentiraju preduzete radnje.
Učesnici u komunikaciji su dužni da obezbede čuvanje poverljivih i podataka o zainteresovanim licima, podataka o ponudama i ponuđačima do otvaranja ponuda, da obezbede evidentiranje radnji preduzetih u postupku i čuvanje dokumentacije u skladu sa propisima kojima se uređuje oblast dokumentarne građe i arhiva.
Lica koja su u skladu sa aktom o sistematizaciji i organizaciji poslova zadužena za prijem pismena su dužna da prilikom prijema ponude, izmene, dopune ili opoziva ponude, Zahteva za zaštitu prava ili bilo kojeg drugog pismena naslovljeno na Odsek za javne nabavke, na koverti, odnosno kutiji u kojoj se pismeno nalazi obeleži vreme prijema i da u delovodnoj dokumentaciji evidentira broj i datum pismena prema redosledu prispeća.
Navedena pismena dostavljaju se Odseku za javne nabavke.
Ukoliko lice iz stava 1. ovog člana utvrdi nepravilnosti prilikom prijema pismena (npr. ponuda nije označena kao ponuda pa je otvorena, dostavljena je otvorena ili oštećena koverta i sl.), dužan je da o tome sačini belešku i dostavi je Licu za JN, odnosno Komisiji za javnu nabavku.
Primljene ponude čuva Lice za JN u zatvorenim kovertama do otvaranja ponuda kada ih predaje komisiji za javnu nabavku.
Lice za JN je dužno da u skladu sa pravilima o kancelarijskom poslovanju, zavede svu elektronsku poštu koju je upotrebom i-mejl naloga ili na drugi odgovarajući način neposredno primio od drugih lica, a koja sadrži akte kojima se dopunjava, menja, prekida ili završava neka službena radnja, odnosno poslovna aktivnost.
Potvrda o prijemu elektronske pošte izdaje se korišćenjem imejl naloga (korisničke adrese) ili na drugi pogodan način.
Akta u postupku javne nabavke potpisuje Odgovorno lice naručioca a parafira Lice za JN, izuzev akata koje potpisuje komisija za javnu nabavku.
Obaveza svakog izvršioca učesnika u postupku nabavke je da prikuplja i na propisani način odlaže dokumentaciju koja prethodi radnjama u postupku, da o preduzetim radnjama ostavlja pisani trag (zabeleška, zapisnik i dr.).
Ovlašćenja u planiranju nabavki i odgovornost za planiranje
Postupak planiranja nabavki sprovodi tim za planiranje nabavki.
Tim za planiranje nabavki čine lica koja obavljaju poslove javnih nabavki, poslove pripreme, planiranja i izrade budžeta/finansijskih planova i to:
- Odgovorno lice naručioca, Načelnik Odeljenja za finansije, Šef Odseka za javne nabavke i lica za JN.
Rad tima koordinira Načelnik Odeljenja za finansije.
Sva lica koja učestvuju u procesu planiranja nabavki ili daju podatke na osnovu kojih se opredeljuje predmet nabavke odgovorna su za svaku radnju prilikom planiranja (npr. odgovornost lica koje priprema tehničke specifikacije, lica koje određuje količine predmeta nabavke i sl.).
Postupak i rokovi izrade i donošenja plana nabavki
Postupak planiranja, pripreme, izrade i donošenja godišnjeg plana nabavki se sprovodi istovremeno sa izradom i donošenjem budžeta odnosno finansijskog plana i koriguje se u skladu sa eventualnim rebalansom budžeta i izmenama predloženog finansijskog plana.
Aktivnosti u vezi izrade i donošenja plana nabavki se planiraju tako da prate pripremu i donošenje budžeta odnosno finansijskih planova.
Tim za planiranje nabavki utvrđuje kalendar aktivnosti u postupku planiranja nabavki, definiše konkretne rokove (datume) za svaku od aktivnosti i ovlašćenja (odgovornosti) učesnika u planiranju i učesnicima u planiranju daje instrukcije za planiranje.
Instrukcije za planiranje se daju u pismenoj formi, sa definisanim obrascima, upitnicima i tabelama za prikupljanje i dostavljanje traženih podataka (sve podatke koji su nosiocu planiranja neophodni da bi sačinio jedinstveni plan nabavki naručioca i izveštaj o izvršenju plana).
Instrukcije za planiranje sadrže metodologiju za utvrđivanje i iskazivanje potreba za predmetima nabavki, kao i kriterijume i merila koji su od značaja za određivanje redosleda prioriteta nabavki, ocenu opravdanosti iskazanih potreba i procenu vrednosti nabavke.
Instrukcijama se određuju polazni elementi za planiranje potreba koji se baziraju na: podacima o izvršenim nabavkama, stanju zaliha i očekivanim promenama u vršenju pojedinih poslovnih aktivnosti u skladu sa razvojnim ciljevima, kao i relevantni podaci u vezi sa projekcijom makroekonomskih i drugih relevantnih tržišnih kretanja u planskoj godini.
Kriterijumi za planiranje nabavki
Naručilac prilikom planiranja javne nabavke uzima u obzir kriterijume iz člana 4. Pravilnika o sadržini akta kojim se bliže uređuje postupak javne nabavke unutar naručioca ("Službeni glasnik RS", broj 106/2013), kao i sledeće kriterijume:
Kriterijumi koji se primenjuju za planiranje svake nabavke su:
- da li je predmet nabavke u funkciji obavljanja delatnosti i u skladu sa planiranim ciljevima koji su definisani u relevantnim dokumentima (propisi, standardi, godišnji programi poslovanja, usvojene strategije i akcioni planovi...);
- da li tehničke specifikacije i količine određenog predmeta nabavke odgovaraju stvarnim potrebama naručioca;
- da li je procenjena vrednost nabavke odgovarajuća s obzirom na ciljeve nabavke, a imajući u vidu tehničke specifikacije, neophodne količine i stanje na tržištu (cena i ostali uslovi nabavke);
- da li nabavka ima za posledicu stvaranje dodatnih troškova, kolika je visina i kakva je priroda tih troškova i da li je kao takva isplativa;
- da li postoje druga moguća rešenja za zadovoljavanje iste potrebe i koje su prednosti i nedostaci tih rešenja u odnosu na postojeće;
- stanje na zalihama, odnosno praćenje i analiza pokazatelja u vezi sa potrošnjom dobara (dnevno, mesečno, kvartalno, godišnje i sl);
- prikupljanje i analiza postojećih informacija i baza podataka o dobavljačima i zaključenim ugovorima;
- praćenje i poređenje troškova održavanja i korišćenja postojeće opreme u odnosu na troškove nove opreme, isplativost investicije, isplativost remonta postojeće opreme i sl;
- troškovi životnog ciklusa predmeta javne nabavke (trošak nabavke, troškovi upotrebe i održavanja, kao i troškovi odlaganja nakon upotrebe);
- rizici i troškovi u slučaju nesprovođenja postupka nabavke, kao i troškovi alternativnih rešenja,
- obezbeđivanje da predmet nabavke ne zagađuje, odnosno da minimalno utiče na životnu sredinu, odnosno da obezbeđuje adekvatno smanjenje potrošnje energije - energetsku efikasnost.
Finansijski, poslovni, tehnički i kadrovski kapacitet i drugi dodatni uslovi se opredeljuju u skladu sa potrebama naručioca i u skladu sa svojstvima predmeta nabavke.
Način iskazivanja potreba, provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku pojedinačnu nabavku
Odgovorno lice podatke o potrebnim predmetima nabavke dostavlja do 10. decembra tekuće godine u pisanom i elektronskom obliku Odseku za javne nabavke.
Potrebe za svaki pojedini predmet se iskazuju po vrsti, količini, kvalitetu, periodima realizacije nabavke i drugim elementima od značaja za planiranje nabavke i sa obrazloženjem razloga i opravdanosti pojedinačne nabavke.
Provera iskazanih potreba obuhvata ocenu svrsishodnosti nabavke, da li je predmet nabavke potreban naručiocu za obavljanje delatnosti, ocenu da li opredeljene količine predstavljaju realne potrebe naručioca, ocenu usklađenosti sa planovima razvoja, ocenu da li su pravilno utvrđeni prioriteti.
Tim za planiranje nabavki je dužan da iskazane potrebe uporedi sa realnim potrebama za obavljanje i unapređenje delatnosti naručioca, kao i sa vrstom, količinom i kvalitetom predmeta nabavljenih u prethodnom planskom periodu.
Stvarne potrebe za svaku pojedinačnu nabavku utvrđuje tim za planiranje nabavki na osnovu dostavljenih podataka i ako oceni da je celishodno u konsultaciji sa predlagačem nabavke.
Tim za planiranje obaveštava predlagača nabavke o svim uočenim neslaganjima potreba sa kriterijumima za planiranje nabavki.
U skladu sa obaveštenjem iz stava 6. ovog člana predlagač nabavke vrši neophodne ispravke i utvrđuje stvarnu potrebu za svaku pojedinačnu nabavku, o čemu obaveštava nosioca planiranja.
Pravila i način oblikovanja predmeta nabavke i određivanja tehničkih specifikacija predmeta nabavke
Predmet nabavke se opredeljuje u zavisnosti od vrste, namene i svojstva i oblikuje u skladu sa: načelima Zakona, odredbama Zakona koje uređuju predmet nabavke i procenjenu vrednost predmeta nabavke i Opštim rečnikom nabavke, odnosno pripadnošću istoj kategoriji u okviru Priloga 1 Zakona, a prema istovrsnosti (ista namena, svojstva i vrsta) predmeta.
Predmet nabavke se opredeljuje tako da se usitnjavanjem predmeta nabavke ne izbegne primena pojedinih odredbi Zakona i ne izbegne postupak javne nabavke propisan Zakonom.
U postupku planiranja Tim za planiranje nabavki, u saradnji sa Predlagačem nabavke opredeljuje posebne istovrsne celine (partije) predmeta nabavke.
Tehničke specifikacije i projektnu dokumentaciju određuje predlagač nabavke, odgovoran je za iste i dužan je da potpiše i overi svaku stranicu tehničkih specifikacija.
Tehničke specifikacije se utvrđuju tako da ne diskriminišu ponuđače, odnosno da ne favorizuju tačno određenog ponuđača.
Tim za planiranje nabavki, u saradnji sa Predlagačem nabavke, konačno određuje predmet nabavke kao sastavni deo plana nabavke.
Komisija može izvršiti izmene tehničkih specifikacija, uz prethodno pribavljenu saglasnost predlagača nabavke.
Način ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta nabavke
Tim za planiranje nabavki u saradnji sa Predlagačem nabavke ispituje i istražuje tržište predmeta nabavke i prikuplja podatke potrebne za planiranje.
Ispitivanje i istraživanje tržišta se vrši za svaki predmet nabavke.
Ispitivanje i istraživanje tržišta obuhvata prikupljanje podataka na terenu (neposredno, telefonom, putem publikacija, interneta, dostupnih baza podataka i oglasa potencijalnih ponuđača, u saradnji sa odgovarajućim stručnim službama).
Ispitivanje i istraživanje tržišta prikupljaju se podaci o:
- stepenu razvijenosti i zakonitostima tržišta,
- potencijalnim ponuđačima (ko su, koliko ih je, s kojim potencijalom raspolažu, šta nude i pod kojim uslovima, konkurentnost potencijalnih ponuđača i sl.),
- cenama i njihovom kretanju na tržištu,
- dostupnosti predmeta nabavke, kvalitetu, obimu i periodu garancije, uslovima servisiranja,
- da li na tržištu postoje predmeti sličnih karakteristika koji bi zadovoljili potrebe naručioca,
- uslovima pod kojima potencijalni ponuđači konkretan predmet nude na tržištu, a pre svega o ceni, kvalitetu, važenju garancije, održavanju i rokovima isporuke,
- da li se potreba za datim predmetom može zadovoljiti na drugi način (nabavkom drugog predmeta i sl.).
Ispitivanje i istraživanje tržišta obuhvata i analizu isplativosti održavanja postojeće opreme, popravke ili remonta iste u odnosu na kupovinu nove i troškove koje bi imao u vezi sa njom i utvrđivanje troškova životnog ciklusa predmeta nabavke, uzimajući u obzir troškove nabavke, troškove upotrebe i održavanja, kao i troškove odlaganja nakon upotrebe, da li postoje rizici i troškovi za naručioca ako ne bi sproveo neku nabavku.
Ispitivanje i istraživanje tržišta obuhvata i analizu opravdanosti sprovođenja centralizovane javne nabavke.
Podaci dobijeni ispitivanjem i istraživanjem tržišta moraju biti validni u vreme pokretanja postupka.
O ispitivanju i istraživanju tržišta se sačinjava beleška ili zapisnik koja sadrži podatke o vremenu i načinu ispitivanja i istraživanja tržišta, preduzetim radnjama i dobijenim podacima, donetim zaključcima, stečenim saznanjima, načinima kako privući ponuđače, o prethodnim sadašnjim i budućim nabavkama ponuđača i dr.
Belešku ili zapisnik o ispitivanju i istraživanju tržišta sačinjava i potpisuje lice iz tima za planiranje nabavki ili predlagača nabavke koje je sprovodilo ispitivanje tržišta.
Korišćenje rezultata istraživanja i analize tržišta
Na osnovu rezultata istraživanja i analize tržišta tim za planiranje u saradnji sa predlagačem nabavke:
- ceni trenutne okolnosti pod kojima može očekivati da se realizuje nabavka konkretnog predmeta nabavke,
- planira količina, svojstva, tehničke specifikacije predmeta nabavke,
- opredeljuje procenjena vrednost predmeta nabavke i vrsta postupka,
- opredeljuje način pregovaranja ako je sastavni deo postupka,
- opredeljuje sadržina konkursne dokumentacije, da li će se izrada konkursne dokumentacije poveriti trećem licu i da li je i ova usluga predmet javne nabavke,
- opredeljuju dodatni uslovi za učešće u postupku javne nabavke,
- opredeljuje vreme potrebno za realizaciju nabavke, najpovoljnija dinamika realizacije, prioritetne nabavke i dr.
Pravila i način određivanja procenjene vrednosti nabavke
Procenjene vrednost nabavke se utvrđuje nakon sprovedenog ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta javne nabavke, na način propisan Zakonom o javnim nabavkama.
Tim za planiranje nabavki konačno određuje procenjenu vrednost predmeta nabavke, a na osnovu podataka dobijenih od Predlagača nabavke i u toku ispitivanja i istraživanja tržišta, a u skladu sa raspoloživim sredstvima.
Tim za planiranje, nakon utvrđivanja spiska svih predmeta nabavki, određuje ukupnu procenjenu vrednost istovrsnih predmeta nabavke na nivou čitavog naručioca, određuje vrstu postupka za svaki predmet nabavke u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama, dinamiku sprovođenja postupka i način realizacije nabavke i period plaćanja.
Ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke
Tim za planiranje nabavki je obavezan da u saradnji sa Predlagačem nabavke ispita da lije ugovor o javnoj nabavci moguće dodeliti u postupku javne nabavke u kojem mogu učestvovati samo ustanove, organizacije, udruženja ili privredni subjekti za radno osposobljavanje, profesionalnu rehabilitaciju i zapošljavanje lica sa invaliditetom (rezervisane javne nabavke) i da, ako ima osnova, predloži odnosno planira da se sprovede postupak rezervisane javne nabavke.
Ispitivanje opravdanosti sprovođenja centralizovane Javne nabavke
Tim za planiranje nabavki, na osnovu rezultata ispitivanja i istraživanja tržišta i važećih propisa koji uređuju centralizovane javne nabavke ceni da li je obavezno, opravdano i moguće nabavku realizovati preko tela za centralizovane nabavke ili zajedno sa drugim naručiocima i predlaže odnosno planira da li će se sprovoditi centralizovane javne nabavke i daje obrazloženje opravdanosti njihovog sprovođenja.
Radnja u vezi sa proverom vrsta postupka i primene odgovarajućeg postupka
Tim za planiranje nabavki u saradnji sa Predlagačem nabavke opredeljuje vrstu postupka javne nabavke u kom će se dodeliti ugovor.
Vrsta postupka se opredeljuje prema tome da li sva zainteresovana lica mogu podneti ponudu, da li se postupak okončava zaključenjem okvirnog sporazuma ili dodelom ugovora, da li je predmet javne nabavke moguće unapred planirati sa stanovišta obima, količina i vremena u kom će biti potreban, da li je predmet nabavke naročito složen, da li je predmet nabavke dizajn u oblastima urbanističkog planiranja, arhitekture, građevinarstva, inženjerstva i informatike, kolika je ukupna procenjena vrednost predmeta nabavke na godišnjem nivou, da li se u postupku primenjuju elektronska sredstva i informacioni sistem.
Vrsta postupka je uslovljena iskazanim potrebama za predmetom nabavke i stanjem na tržištu.
Izbor vrste postupka se vrši, imajući u vidu:
- ciljeve nabavki;
- iskazane potrebe za dobrima, uslugama ili radovima;
- rezultate ispitivanja i istraživanja tržišta posebno u pogledu stanja konkurencije na tržištu i dostupnosti dobara, usluga i radova;
- procenjenu vrednost pojedinačne nabavke;
- složenost predmeta nabavke.
Određivanje dinamike pokretanja postupka nabavke
Tim za planiranje nabavki određuje okvirni rok:
- za pokretanje postupka,
- za zaključenje ugovora i
- za izvršenje ugovora.
Na osnovu podataka predlagača nabavke o periodu realizacije nabavke tim za planiranje nabavki određuje odnosno planira dinamiku pokretanja i okončanja postupka.
Dinamika pokretanja postupka i zaključenja ugovora se određuje u skladu sa rokovima koje Zakon propisuje za sprovođenje pojedinih radnji u postupku javne nabavke i u skladu sa rokovima za sprovođenje postupka po zahtevu za zaštitu prava.
Dinamika izvršenja ugovora se opredeljuje u skladu sa predmetom nabavke, sa unapred opredeljenim potrebama predlagača nabavke i u skladu sa objektivnim okolnostima koje uslovljavaju vreme izvršenja ugovora.
Tim za planiranje nabavki prati dinamiku realizacije plana nabavki.
Izrada predloga plana nabavki je obaveza tima za planiranje nabavki.
Predlog plana nabavki se izrađuje u propisanoj formi, u skladu sa aplikativnim softverom za izradu plana nabavki objavljenim na internet stranici Uprave za javne nabavke.
Tim za planiranje nabavki je odgovoran:
- za izradu predloga plana nabavki,
- za sadržinu plana nabavki, za dato obrazloženje razloga i opravdanosti svake pojedinačne nabavke i način na koji je utvrđena procenjena vrednost javne nabavke,
- za proveru usaglašenosti plana nabavki sa budžetom Grada Zrenjanina i
- za dostavu predloga plana nabavki Naručiocu na usvajanje.
Tim za planiranje nabavki određuje rokove za aktivnosti u vezi planiranja nabavki:
- do 15. novembra tekuće godine tim za planiranje izrađuje i dostavlja instrukcije za planiranje Odgovornom licu i nadležnom Odeljenju gradske uprave na standardizovanim obrascima i tabelama za prijavljivanje potreba i obaveštava Odgovorno lice i nadležno Odeljenje Gradske uprave o roku za prijavljivanje potreba,
- Odgovorno lice kao i nadležno Odeljenje gradske uprave utvrđuju i iskazuju potrebe za predmetima nabavki sa opisima predmeta, količinama, procenjenim vrednostima kao i obrazloženjem koja su od značaja za ocenu opravdanosti realizacije nabavki, procenu prioriteta nabavki kao i određivanje vrste postupka nabavke kao i da ih dostave do 10. decembra tekuće godine Odseku za javne nabavke u pisanom i elektronskom obliku.
Donošenje plana nabavki i dostava Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji
Plan nabavki, do 31. januara za tekuću godinu, donosi Naručilac.
Lice za JN plan nabavki dostavlja predlagaču nabavke.
Lice za JN, u elektronskoj formi dostavlja Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji usvojeni Plan nabavki, u roku od 10 dana od dana donošenja.
Obrazložen predlog za izmenu plana nabavki se dostavlja timu za planiranje nabavki.
Predlog za izmenu plana nabavki mogu dati predlagači nabavke, članovi tima za planiranje nabavki i druga zainteresovana lica. Obaveza predlagača je da obrazloži razloge za izmenu plana.
Tim za planiranje nabavki ceni osnovanost predloga za izmenu i predlog izmene plana nabavki dostavlja Naručiocu na usvajanje.
Obaveza tima za planiranje je da obezbedi da sve izmene budu vidljive u odnosu na osnovni plan i da sve izmene budu obrazložene.
Lice za JN Odluku o izmeni plana nabavki dostavlja Predlagaču nabavke.
Lice za JN u elektronskoj formi dostavlja Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji usvojene izmene plana, najkasnije 10 dana po izvršenoj izmeni.
Predlagač nabavke, timu za planiranje dostavlja podatke koje prati i evidentira o izvršenju plana nabavki i to:
- podatke o realizaciji plana za pojedine vrste postupka i pojedine predmete nabavke,
- podatke o izmeni prvobitno planirane nabavke,
- razlog i opravdanost izmene prvobitno planirane nabavke,
- podatke o zaključenim ugovorima po osnovu planirane nabavke,
- podatke o dobavljačima,
- analizu i preporuke za unapređenje sistema planiranja,
- druge podatke i napomene koje su od značaja za proces izvršenja plana.
Tim za planiranje, u sklopu instrukcija za planiranje, daje uputstvo predlagaču nabavke o načinu i rokovima za praćenje i dostavljanje podataka o izvršenju plana nabavki, za određene predmete nabavki.
Izveštaj o izvršenju plana nabavki
Tim za planiranje, na osnovu dostavljenih podataka o izvršenju plana sačinjava predlog izveštaja o izvršenju plana nabavki za prethodnu godinu, u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama i podzakonskim aktom.
Predlog izveštaja o izvršenju plana tim za planiranje dostavlja Predlagaču nabavki nakon čijih preporuka vrši neophodna usklađivanja.
Tim za planiranje nabavki do 31. marta tekuće godine sačinjava izveštaj o izvršenju plana nabavki za prethodnu godinu.
Izveštaj o izvršenju plana nabavki potpisuje Odgovorno lice.
Lice za JN dostavlja sačinjeni i potpisani izveštaj u elektronskoj formi Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji, korišćenjem elektronskog sistema za dostavljanje izveštaja (aplikativni softver) Uprave za javne nabavke.
Tim za planiranje izveštaj o izvršenju plana nabavki dostavlja Odeljenju za finansije.
Obaveza tima za planiranje je da planiranje nabavki unapređuje iz godine u godinu na osnovu analize nabavki realizovanih u prethodnoj godini i procene budućih obaveza, ciljeva i načina za njihovu realizaciju.
III CILJEVI POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Ciljevi sprovođenja postupka javne nabavke
Ciljevi sprovođenja postupka javne nabavke su:
- celishodna i opravdana javna nabavka (nabavka predmeta odgovarajućeg kvaliteta i količina radi zadovoljenja stvarnih i realno procenjenih potreba),
- ekonomično i efikasno trošenje javnih sredstava (pribavljanje predmeta po najpovoljnijoj ceni adekvatnoj vrednosti predmeta, najpovoljnija cena za dati kvalitet),
- transparentno trošenje javnih sredstava,
- obezbeđivanje konkurencije i jednak položaj svih ponuđača u postupku javne nabavke,
- zaštita životne sredine i obezbeđivanje energetske efikasnosti,
- blagovremeno i efikasno sprovođenje postupka javne nabavke (obezbeđivanje nesmetanog odvijanja procesa rada, blagovremeno i adekvatno zadovoljavanje potreba),
- efektivnost javne nabavke (odnos između planiranih i postignutih efekata nabavki),
IV SPROVOĐENJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Prikupljanje podataka o ispunjenosti uslova za donošenje odluke o pokretanju postupka je obaveza lica za JN.
Lice za JN je dužno da blagovremeno vrši uvid u plan nabavki i koristi podatke iz plana.
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke podnosi Odgovorno lice.
Zahtev iz stava 3. ovog člana podnosi se ukoliko je javna nabavka predviđena Planom nabavki naručioca za tekuću godinu.
Zahtev iz stava 3. ovog člana podnosi se Odseku za javne nabavke u roku za pokretanje postupka koji je određen Planom nabavki.
Podnosilac zahteva podnosi zahtev iz stava 3. ovog člana, na obrascu koji čini sastavni deo ovog pravilnika.
Podnosilac zahteva dužan je da odredi predmet javne nabavke, procenjenu vrednost, tehničke specifikacije, kvalitet, količinu i opis dobara, radova ili usluga, način sprovođenja kontrole i obezbeđivanja garancije kvaliteta, tehničke propise i standarde koji se primenjuju, rok izvršenja, mesto izvršenja ili isporuke dobara, eventualne dodatne usluge i slično, održavanje, garantni rok, tako da ne koristi diskriminatorske uslove i tehničke specifikacije.
Lice za JN pismeno obaveštava Odgovorno lice o ispunjenosti uslova za pokretanje postupka ukoliko nisu ispunjeni uslovi za pokretanje postupka.
Ako se pokreće pregovarački postupak bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda ili konkurentni dijalog lice za JN dostavlja obrazloženje razloga za pokretanje i potrebne dokaze (mišljenje Uprave za javne nabavke i dr.).
Zahtev za dobijanje mišljenja o osnovanosti primene pregovaračkog postupka i za dobijanje saglasnosti za konkurentni dijalog Upravi za javne nabavke upućuje lice za JN.
Odgovorno lice Odseku za javne nabavke izdaje pismeni nalog za pokretanje postupka javne nabavke koji sadrži rok za donošenje odluke o pokretanju postupka i rešenja o obrazovanju komisije.
Postupak javne nabavke započinje donošenjem odluke o pokretanju postupka.
Izrada odluke o pokretanju postupka je obaveza Lica za JN.
Lice za JN, ceni ispunjenost uslova za pokretanje postupka i izrađuje Odluku koju parafira i dostavlja Odgovornom licu na potpis.
Odredbe ovog člana shodno se primenjuju i na izradu Odluke o sprovođenju centralizovane javne nabavke.
Pokretanje postupka javne nabavke se evidentira i odluka o pokretanju postupka se zavodi pod rednim brojem koji se dodeljuje u skladu sa propisima koji uređuju kancelarijsko poslovanje.
Broj pod kojim je evidentirana zavedena Odluka o pokretanju postupka je broj pod kojim se vodi konkretan postupak javne nabavke i pod kojim se zavode svi dokumenti u tom postupku.
Odluka o obrazovanju komisije za javnu nabavku
Lice za JN izrađuje Rešenje o obrazovanju komisije koji parafira i dostavlja Odgovornom licu na potpis istovremeno sa Odlukom o pokretanju postupka.
Odluka o obrazovanju komisije se evidentira i zavodi pod rednim brojem koji je u skladu sa propisima koji uređuju kancelarijsko poslovanje dodeljen odluci o pokretanju postupka.
U postupku javne nabavke male vrednosti se obrazuje komisija ako je ukupna procenjena vrednost predmeta nabavke na godišnjem nivou veća od 400.000,00 dinara.
Ako je ukupna procenjena vrednost predmeta nabavke na godišnjem nivou niža od 400.000,00 dinara postupak javne nabavke male vrednosti sprovodi lice za JN.
U zavisnosti od predmeta nabavke komisija se može obrazovati i ako je ukupna procenjena vrednost predmeta nabavke na godišnjem nivou niža od 400.000,00 dinara.
Članovi komisije imenuju se iz reda zaposlenih iz Odseka za javne nabavke i predlagača nabavke, a mogu biti imenovani i članovi iz drugih Odeljenja ukoliko za to postoji objektivna potreba kao i lice koje nije zaposleno kod naručioca a ima odgovarajuće stručno obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke.
Za svakog člana komisije imenuje se njegov zamenik.
Članovi komisije su obavezni da potpišu izjavu kojom potvrđuju da u predmetnoj javnoj nabavci nisu u sukobu interesa.
Obaveze komisije, odnosno članova komisije i zamenika članova komisije obuhvataju radnje u postupku javne nabavke od dana dostave rešenja o obrazovanju komisije članovima i zamenicima članova komisije do sastavljanja pisanog izveštaja o stručnoj oceni ponuda i izveštavanja ponuđača iz člana 111. Zakona, kao i radnje iz nadležnosti naručioca u postupku ispitivanja zahteva za zaštitu prava.
Pružanje stručne pomoći komisiji, odnosno licu koje sprovodi postupak javne nabavke
Ako je komisiji, odnosno Licu za JN koje sprovodi postupak potrebna stručna pomoć, komisija se pisanim putem obraća nadležnom Odeljenju Gradske uprave sa zahtevom u kom precizira nalog i rok i način pružanja pomoći.
Sva Odeljenja Gradske uprave dužne su da u okviru svoje nadležnosti pruže stručnu pomoć komisiji, da pisanim putem odgovore na zahtev komisije, u roku koji određuje komisija, a u skladu sa propisanim rokovima za postupanje.
Ako Odeljenje Gradske uprave ne odgovori komisiji ili ne odgovori u roku, komisija obaveštava Odgovorno lice, koji će preduzeti sve potrebne mere predviđene pozitivnim propisima za nepoštovanje radnih obaveza.
Tekst oglasa o javnoj nabavci priprema i izrađuje Komisija i dostavlja ga licu za JN radi objavljivanja.
Lice za JN objavljuje oglas o javnoj nabavci na Portalu javnih nabavki i na internet stranici naručioca.
Izrada konkursne dokumentacije
Priprema i izrada konkursne dokumentacije je obaveza komisije.
Komisija ceni da li će se izrada konkursne dokumentacije poveriti trećem licu i daje obrazložen predlog Odgovornom licu.
Lice za JN izrađuje predlog Odluke iz stava 2. ovog člana koji dostavlja Odgovornom licu.
Tehničke specifikacije koje se navode u konkursnoj dokumentaciji izrađuje lice iz člana 16. stav 4. ovog Pravilnika.
Komisija određuje da li je i koji deo konkursne dokumentacije poverljiv, i određuje na koji način i pod kojim uslovima zainteresovana lica mogu preuzeti poverljive delove konkursne dokumentacije.
Priprema i izrada konkursne dokumentacije je obaveza lica za JN, ako postupak javne nabavke male vrednosti sprovodi lice za JN.
Određivanje kriterijuma za dodelu ugovora
Komisija određuje kriterijume za dodelu ugovora i elemente kriterijuma, kao i metodologiju za dodelu pondera za svaki element kriterijuma, a u skladu sa predmetom nabavke, procenjenom vrednosti, tržišnim uslovima i sl.
Dodatni uslovi za učešće u postupku javne nabavke
Komisija određuje dodatne uslove za učešće u postupku javne nabavke u skladu sa rezultatima istraživanja i analize tržišta.
Finansijski, poslovni, tehnički i kadrovski kapacitet i drugi dodatni uslovi se opredeljuju u skladu sa potrebama naručioca i u skladu sa svojstvima predmeta nabavke.
Objavljivanje poziva za podnošenje ponuda i konkursne dokumentacije
Lice za JN objavljuje poziv za podnošenje ponuda i konkursnu dokumentaciju na Portalu javnih nabavki i na internet stranici www.zrenjanin.rs.
Izmene i dopune konkursne dokumentacije, dodatne informacije ili pojašnjenja
Komisija postupa po zahtevima za izmenu konkursne dokumentacije i cene postojanje razloga za izmenu, daje dodatne informacije ili pojašnjenja u vezi sa pripremanjem ponude i sačinjava odgovor zainteresovanom licu, u pisanom obliku, koji objavljuje i na Portalu javne nabavke i na internet stranici www.zrenjanin.rs.
Lice za JN dostavlja zainteresovanim licima odgovore komisije i na Portalu javne nabavke i na internet stranici www.zrenjanin.rs objavljuje izmene i dopune konkursne dokumentacije, obaveštenje o produženju roka za podnošenje ponuda i odgovore komisije za javne nabavke date zainteresovanim licima.
Ponude otvara komisija.
Na postupak otvaranja ponuda primenjuju se propisi kojima se uređuju javne nabavke.
Otvaranje ponuda se sprovodi na mestu i u vreme koji su navedeni u pozivu za podnošenje ponuda, kao i u konkursnoj dokumentaciji.
Otvaranje ponuda se sprovodi odmah nakon isteka roka za podnošenje ponuda
Otvaranje ponuda je javno i može prisustvovati svako zainteresovano lice. Naručilac će isključiti javnost u postupku otvaranja ponuda ukoliko je to potrebno radi zaštite podataka koji predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka.
U postupku otvaranja ponuda mogu aktivno učestvovati samo ovlašćeni predstavnici ponuđača.
Predstavnik ponuđača koji učestvuje u postupku otvaranja ponuda ima pravo da prilikom otvaranja ponuda izvrši uvid u podatke iz ponude koji se unose u zapisnik o otvaranju ponuda.
Prilikom otvaranja ponuda komisija sačinjava zapisnik, koji sadrži podatke predviđene Zakonom.
Zapisnik o otvaranju ponuda potpisuju članovi Komisije i predstavnici ponuđača, koji preuzimaju primerak zapisnika.
Otvaranju ponuda prisustvuju svi članovi komisije ili njihovi zamenici.
Zapisnik o otvaranju ponuda ponuđačima koji nisu učestvovali u postupku otvaranja ponuda dostavlja lice za JN.
Komisija na dan otvaranja ponuda utvrđuje uporedivu tržišnu cenu ili tržišnu cenu predmeta nabavke, ako je to od značaja za konkretnu nabavku, a u cilju utvrđivanja uporedivnosti ponuđene cene sa tržišnom cenom.
Izveštaj o stručnoj oceni ponuda
Komisija za javnu nabavku je dužna da, nakon otvaranja ponuda, pristupi stručnoj oceni ponuda u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama, i o pregledu i oceni ponuda za javnu nabavku sačini izveštaj o stručnoj oceni ponuda.
Izveštaj iz stava 1. ovog člana mora da sadrži naročito sledeće podatke:
1. predmet javne nabavke;
2. podatke iz plana nabavke koji se odnose na predmetnu javnu nabavku;
3. procenjenu vrednost javne nabavke;
4. eventualna odstupanja od plana nabavki sa obrazloženjem;
5. ako je sproveden postupak koji nije otvoren ili restriktivni postupak, razloge i okolnosti koje opravdavaju primenu tog postupka;
6. ako se postupak javne nabavke sprovodi zajedno sa drugim naručiocem u skladu sa članom 50. Zakona, osnovne podatke o tom naručiocu;
7. osnovne podatke o ponuđačima;
8. ponude koje su odbijene, razloge za njihovo odbijanje i ponuđenu cenu tih ponuda;
9. ako je podneta samo jedna ponuda, mišljenje komisije o razlozima koji su uzrokovali podnošenje jedne ponude i predlog mera koje treba preduzeti da se u narednim postupcima obezbedi konkurencija u postupku;
10. ako su sve ponude neodgovarajuće ili neprihvatljive mišljenje komisije o razlozima koji su uzrokovali podnošenje takvih ponuda i opis načina na koji je određena procenjena vrednost;
11. ako je ponuda odbijena zbog neuobičajeno niske cene, detaljno obrazloženje - način na koji je utvrđena ta cena;
12. način primene metodologije dodele pondera;
13. naziv ponuđača kome se dodeljuje ugovor, a ako je ponuđač naveo da će nabavku izvršiti uz pomoć podizvođača i svaki deo ugovora koji će izvršiti podizvođač.
Odredbe ovog člana shodno se primenjuju i na izveštaj o stručnoj oceni prijava.
Odluku o dodeli ugovora, Odluku o zaključenju okvirnog sporazuma, Odluku o obustavi postupka javne nabavke, Odluku o priznavanju kvalifikacije, Odluku o odbijanju ponude, Odluku o troškovima pripremanja ponude iz člana 88. stav 3. Zakona, u skladu sa izveštajem o stručnoj oceni ponuda, priprema lice za JN koje je član Komisije.
Odluke iz stava 1. ovog člana uvek sadrže obrazloženje.
Odluka iz stava 1. ovog člana, sa parafom Lica za JN koje je član Komisije dostavlja se Odgovornom licu.
Lice za JN potpisanu odluku iz stava 1. ovog člana neporedno, preko službe za ekspediciju pošte, elektronskom poštom ili faksom, dostavlja ponuđačima u roku od tri dana od dana donošenja. Ako se odluka dostavlja putem pošte služba za ekspediciju je šalje preporučeno sa povratnicom. Odluka se zavodi pod brojem postupka u kom je doneta sa datumom donošenja.
O poslatoj odluci lice za JN pribavlja potvrdu prijema odluke od strane ponuđača (potpis ponuđača na belešci o neposrednom uručenju ili na povratnici, potvrda ponuđača da je primio odluku koja je poslata elektronskom poštom ili faksom).
Komisija priprema tekst obaveštenja o obustavi postupka javne nabavke i tekst obaveštenja sa potpisom članova komisije, dostavlja Licu za JN radi objavljivanja na Portalu javnih nabavki i na internet stranici naručioca www.zrenjanin.rs.
Uvid u dokumentaciju i kopiranje dokumentacije ponuđačima obezbeđuje lice za JN.
Uvid u dokumentaciju se obavlja u kancelariji Odseka za javne nabavke u prisustvu lica za JN.
Kopiranje dokumentacije iz postupka o trošku podnosioca zahteva se obavlja u u zgradi Gradske uprave u fotokopirnici Istorijskog arhiva Zrenjanin, Trg slobode 10 u Zrenjaninu.
Sastanak sa ponuđačem, u skladu sa članom 111. Zakona, zakazuje Lice za JN.
Lice za JN kontroliše da li je u postupcima čija je procenjena vrednost veća od 250.000.000 dinara za dobra i usluge i 500.000.000 dinara za radove, organizovano izveštavanje ponuđača i ukazuje komisiji na ovu obavezu.
Zapisnik o izveštavanju ponuđača i razgovoru sa ponuđačima vodi član Komisije ili Lice za JN.
Komisija i Lice za JN obezbeđuje zaštitu podataka tokom izveštavanja ponuđača.
Zaključivanje ugovora o javnoj nabavci
Ugovor koji je dodeljen u postupku javne nabavke lice za JN pregleda i parafira.
Nakon postupka iz stava 1. ovog člana, parafiran ugovor, u broju primeraka koji je ugovoren, dostavlja se Odgovornom licu na potpis.
Potpisan ugovor Lice za JN dostavlja ponuđaču na potpis i overu Zaključen ugovor Lice za JN dostavlja Predlagaču nabavke i Odeljenju za finansije.
Lice za JN ceni da li ima osnova da naručilac zaključi ugovor sa prvim sledećim najpovoljnijim ponuđačem.
Primerak zaključenog ugovora je sastavni deo dokumentacije o sprovedenom postupku javne nabavke i arhivira se zajedno sa ovom dokumentacijom.
V POSTUPAK ZAŠTITE PRAVA U POSTUPKU JAVNE NABAVKE
Prethodno ispitivanje zahteva za zaštitu prava
Lice za JN ceni da li je zahtev za zaštitu prava (dalje: zahtev) uredan, blagovremen, dozvoljen i podnet od lica koje ima aktivnu legitimaciju i obaveštava sve učesnike u postupku javne nabavke, odnosno objavljuje obaveštenje o podnetom zahtevu na Portalu javnih nabavki.
Na predlog predlagača nabavke, koji mora biti obrazložen, Lice za JN ceni da li bi, zbog podnetog zahteva, zadržavanja aktivnosti naručioca u postupku javne nabavke, odnosno u izvršenju ugovora o javnoj nabavci prouzrokovalo velike teškoće u radu ili poslovanju naručioca koje su nesrazmerne vrednosti javne nabavke, odnosno značajno ugrozilo interes Republike Srbije i sačinjava obrazložen predlog, koji sa kompletnom dokumentacijom dostavlja Republičkoj komisiji, radi donošenja odluke da se može izvršiti ugovor o javnoj nabavci pre donošenja odluke o podnetom zahtevu.
Ako je podneti zahtev neuredan (ne sadrži sve podatke iz člana 151. stav 1. Zakona), Lice za JN bez odlaganja, upućuje podnosiocu zahteva dopis sa nalogom da dopuni zahtev. Nalog sadrži opredeljene nedostatke zahteva i način na koji se mogu otkloniti.
Zaključak kojim se odbacuje zahtev kao neblagovremen, nedozvoljen ili podnet od lica koje nema aktivnu legitimaciju sačinjava Lice za JN i parafiran dostavlja Odgovornom licu.
Postupanje posle prethodnog ispitivanja zahteva za zaštitu prava
Lice za JN zahtev koji je blagovremen, dozvoljen i podnet od aktivno legitimisanog lica dostavlja komisiji koja ceni osnovanost zahteva.
Rešenja (sa obrazloženjem) kojim usvaja zahtev priprema komisija.
Rešenje iz stava 1. ovog člana, sa parafom lica za JN koji je član Komisije, se dostavlja Odgovornom licu.
Lice za JN potpisano rešenje dostavlja podnosiocu zahteva, ponuđačima i Republičkoj komisiji. O poslatoj odluci lice za JN pribavlja potvrdu prijema.
Ako ne usvoji zahtev, Komisija priprema odgovor na zahtev koji se sa kompletnom dokumentacijom iz postupka javne nabavke upućuje Republičkoj komisiji radi odlučivanja o zahtevu.
Lice za JN odgovor na zahtev sa kompletnom dokumentacijom iz postupka javne nabavke prosleđuje Republičkoj komisiji i obaveštava podnosioca zahteva.
Zaključak o obustavi postupka zaštite prava sačinjava Lice za JN i parafiran dostavlja Odgovornom licu.
Način obezbeđivanja konkurencije
U postupku nabavke omogućava se što je moguće veća konkurencija i to je obaveza lica ovlašćenih za sprovođenje radnji u postupku i to pre svega u fazi planiranja, pri oblikovanju predmeta nabavke, određivanju uslova za učešće u postupku, određivanju tehničkih specifikacija, određivanju kriterijuma za dodelu ogovora.
Konkurencija se obezbeđuje kako u nabavkama koje se realizuju u postupku javne nabavke, tako i u nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje.
Konkurencija se obezbeđuje:
- tako što se uvek kada je to moguće poziva više lica da učestvuju u postupku, a posebno u pregovaračkom postupku bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda, postupku javne nabavke male vrednosti, kao i u postupcima na koje se Zakon ne primenjuje,
- tako što se određuju uslovi za učešće u postupku, tehničke specifikacije i kriterijume za dodelu ugovora na način koji obezbeđuje učešće što većeg broja ponuđača i podnosioca prijava i koji ne stvara diskriminaciju među ponuđačima.
Lice za JN obezbeđuje opravdanu upotrebu pregovaračkog postupka. U pregovaračkom postupku bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda poziv se upućuje, uvek ako je to moguće, na adrese najmanje tri lica koja obavljaju delatnost koja je predmet javne nabavke i koja su prema saznanjima naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god je moguće i na adrese većeg broja lica.
Dokaz da je ponuđač u prethodne tri godine u postupku javne nabavke učinio povredu konkurencije, koji je osnov za odbijanje ponude (negativne reference), se evidentira u predmetnom postupku javne nabavke i čuva u spisima predmeta.
Dužnost prijavljivanja povrede konkurencije
U slučaju postojanja osnovane sumnje u istinitost izjave o nezavisnoj ponudi, organizaciju nadležnu za zaštitu konkurencije obaveštava odgovorno lice naručioca, a na predlog lica za JN.
Lice koje je došlo do saznanja o postupanju osnovane sumnje u istinitost izjave o nezavisnoj ponudi o tome odmah obaveštava lice za JN i dostavlja sve raspoložive informacije i dokaze.
Svako zainteresovano lice, odnosno lice zaposleno ili na drugi način radno angažovano kod zainteresovanog lica dužno je da obavesti organizaciju nadležnu za zaštitu konkurencije, ukoliko ima bilo koji podatak o povredi konkurencije u postupku javne nabavke.
VII EVIDENCIJA I IZVEŠTAJI O JAVNIM NABAVKAMA
Lice za JN:
- evidentira sve radnje i akte tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javne nabavke,
- vodi evidenciju svih zaključenih ugovora o javnim nabavkama i evidenciju dobavljača,
Evidentiraju se podaci o:
- predmetu javne nabavke,
- postupcima javne nabavke,
- sprovedenim postupcima nabavke na koje nije primenjivao odredbe Zakona,
- sprovedenim pregovaračkim postupcima bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda,
- troškovima pripremanja ponuda u postupcima javne nabavke,
- sprovedenim elektronskim nabavkama,
- centralizovanim javnim nabavkama,
- rezervisanim nabavkama,
- zaključenim ugovorom o javnoj nabavci,
- zaključenim okvirnim sporazumima,
- jediničnim cenama dobara, usluga i najzastupljenijih radova,
- kriterijumu za dodelu ugovora,
- broju podnetih ponuda u postupcima javnih nabavki,
- ponuđačima u postupcima javnih nabavki,
- izmenjenim ugovorima o javnoj nabavci,
- obustavljenim postupcima javne nabavke,
- postupcima u kojima je podnet zahtev za zaštitu prava i poništenim postupcima,
- izvršenju ugovora o javnoj nabavci,
- dobavljačima, u pisanoj i/ili elektronskoj formi,
- kvalitetu nabavljenog predmeta nabavke,
- stanju zaliha,
- negativnim referencama,
- kao i drugi podaci i informacije koji su od značaja za sprovedene postupke i zaključene ugovore o javnim nabavkama.
Evidencije se vode u pisanoj odnosno elektronskoj formi.
Lice za JN svu dokumentaciju vezanu za javne nabavke dostavlja službi arhive koja ovu dokumentaciju čuva u skladu sa propisima koji uređuju oblast dokumentarne građe i arhiva, najmanje deset godina od isteka ugovorenog roka za izvršenje pojedinačnog ugovora o javnoj nabavci, odnosno pet godina od donošenja odluke o obustavi postupka.
Lice za JN opredeljuje kalendarski period od kog se dokumentacija čuva.
Izveštaj o javnim nabavkama potpisuje Odgovorno lice.
Za blagovremenu dostavu tromesečnih izveštaja Upravi za javne nabavke odgovorno je Lice za JN.
Na zahtev Uprave za javne nabavke, izveštaj sa dodatnim podacima, o svakom pojedinačnom ugovoru o javnoj nabavci ili postupku javne nabavke sačinjava, u saradnji sa službama odnosno licima koji podacima raspolažu, i dostavlja Upravi za javne nabavke Lice za JN.
Nabavke na koje se Zakon ne primenjuje
Prilikom sprovođenja postupaka nabavki na koje se Zakon o javnim nabavkama ne primenjuje shodno se primenjuju odredbe ovog Pravilnika koje se odnose na sprovođenje postupaka javnih nabavki uz neophodna odstupanja i prilagođavanja potrebama naručioca a u cilju postupanja u skladu sa osnovnim načelima Zakona o javnim nabavkama.
VIII IZVRŠENJE UGOVORA O JAVNOJ NABAVCI
Praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci
Nadležni za izvršenje i praćenje izvršenja ugovora su Predlagač nabavke i Lice za JN.
Komunikacija u toku izvršenja ugovora
Komunikacija sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci odvija se isključivo pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Komunikaciju sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci može vršiti Lice za JN ili lice koje ovlasti Odgovorno lice Naručilac odmah po zaključenju ugovora o javnoj nabavci obaveštava drugu ugovornu stranu o kontakt podacima lica koje je ovlašćeno da vrši komunikaciju u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora.
Lice za JN ili lice koje ovlasti Odgovorno lice će vršiti kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, odnosno koje će vršiti ostale potrebne radnje u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Prijem dobara, usluga i radova može se vršiti i komisijski. Komisiju rešenjem imenuje Odgovorno lice.
Kriterijumi, pravila i način provere kvantiteta i kvaliteta isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova
Lice za JN ili lice koje ovlasti Odgovorno lice vrši kvantitativni i kvalitativni prijem predmeta ugovora i proverava:
- da li količina isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovara ugovorenom,
- da li vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovaraju ugovorenim, odnosno da li su u svemu u skladu sa zahtevanim tehničkim specifikacijama i ponudom.
O postupanju dobavljača suprotno ugovorenom (neizvršavanju obaveza na ugovoreni način), lice iz stava 1. ovog člana obaveštava Odgovorno lice kao i Lice za JN kome dostavlja dokaze za eventualnu dodelu negativne reference.
O prijemu predmeta nabavke sačinjava se zapisnik u koji se unose i podaci o tome da li je dobavljač ugovorenu obavezu ispunio na ugovoreni način u pogledu količine, kvaliteta, rokova ispunjenja obaveze.
Zapisnik potpisuje izvršilac iz stava 1. ovog člana i ovlašćeni predstavnik dobavljača, sačinjava se u dva istovetna primerka, od čega po jedan primerak zadržava svaka ugovorna strana.
Lice za JN ili lice koje ovlasti Odgovorno lice, sačinjava pisanu zabelešku o svim uočenim nedostatcima u postupku izvršenja ugovora.
Nadzor nad izvođenjem radova vrši se u skladu sa propisima koji uređuju oblast predmeta nabavke.
Ako je za prijem i proveru pojedinog predmeta nabavke propisana određena procedura, kvalitativni i kvantitativni prijem će se vršiti u skladu sa tim procedurama.
Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora
Ako dobavljač ne izvršava ugovorenu obavezu na ugovoreni način lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora upućuje pisanu reklamaciju dobavljaču, ukazuje na uočene propuste, odnosno u čemu isporuka nije u skladu sa ugovorom i preduzima druge mere u cilju urednog izvršenja ugovora i o tome pisanim putem obaveštava ilice za JN kao i službe nadležne za realizaciju sredstava finansijskog obezbeđenja ili raskid ugovora.
U slučaju reklamacija postupa se u skladu sa ugovorom i propisima kojima se uređuju obligacioni odnosi i oblasti predmeta nabavke.
Lice za JN, u slučaju neurednog izvršavanja ugovora dostavlja Upravi za javne nabavke dokaze negativne reference.
Predlagač nabavke i Lice za JN zaduženo za praćenje izvršenja ugovora podatke o izvršenju ugovora potrebne za sastavljanje tromesečnog izveštaja o javnim nabavkama, blagovremeno dostavlja licu zaduženom za vođenje evidencija o javnim nabavkama.
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje, kao i pravila postupka realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja propisani su Pravilnikom o budžetskom računovodstvu i Uputstvom o funkcionisanju trezora.
Pravila stavljanja dobara na raspolaganje korisnicima unutar naručioca
Dobra se krajnjim korisnicima stavljaju na raspolaganje na osnovu dokumenta - trebovanja, koji Odseku za javne nabavke dostavlja Odgovorno lice.
Dobra se dodeljuju na korišćenje na osnovu ličnog zaduženja zaposlenog sredstvima koja samo on koristi.
Dobra koja su dodeljena na korišćenje Naručiocu za obavljanje poslova iz njenog delokruga a nisu pogodna za lično zaduženje, evidentiraju se kod nadležnog Odeljenja.
Predlagač nabavke i Lice za JN zaduženo za praćenje izvršenja ugovora, obrazložen zahtev za izmenu ugovora dostavlja odgovornom licu.
Odluke o izmeni ugovora ugovora izrađuje Lice za JN i dostavlja ga Odgovornom licu na potpis.
Odluka o izmeni ugovora se dostavlja Licu za JN koje ga objavljuje na Portalu javnih nabavki i dostavlja izveštaj Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji.
Izveštaj Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji, na osnovu podataka dostavljenih od lica zaduženog za praćenje izvršenja ugovora, izrađuje Lice za JN.
Lice za JN evidentira podatke potrebne za sastavljanje tromesečnog izveštaja o javnim nabavkama.
Kontrola javnih nabavki podrazumeva kontrolu svih preduzetih mera i radnji koje naručilac sprovodi u oblasti planiranja javne nabavke, zatim u oblasti uslova i načina sprovođenja postupka javne nabavke, uključujući i samo izvršenje ugovora o javnoj nabavci.
Predmet kontrole javnih nabavki dobara, usluga odnosno radova, obavezno treba da obuhvati:
- način na koji je vršeno ispitivanje tržišta i dokumentacije koja potvrđuje sprovedene aktivnosti. To podrazumeva prikupljanje podataka putem zvaničnih saopštenja državnih institucija, zatim po osnovu direktnih razgovora, putem dobijenih podataka iz sprovedenih anketa, sredstava informisanja, kataloga i slično,
- postupak i način utvrđivanja procenjene vrednosti javne nabavke. Ovde svakako treba obratiti pažnju na realnost u određivanju procenjene vrednosti, jer je to pitanje od izuzetne važnosti za utvrđivanje prihvatljivosti ponude,
- postupak određivanja tehničkih specifikacija u smislu navođenja osnovnih karakteristika dobara ili usluga kao što su kvalitet, dimenzija, upotreba proizvoda, pakovanje, etiketiranje, ponašanje dobra u različitim vremenskim prilikama, postojanje deklaracije, rok upotrebe itd.
- postupak određivanja tehničkih specifikacija koje karakterišu usluge, u smislu navođenja sigurnosti usluge, kvaliteta pružene usluge, dostupnosti usluge za sve korisnike i slično,
- postupak određivanja tehničkih specifikacija koje karakterišu nabavku radova, u smislu navođenja konkretnih propisa o projektu, inspekciji, troškovima, nadzoru, uslovima preuzimanja radova,
- tražene dodatne uslove, njihovu širinu i opravdanost u konkursnoj dokumentaciji, posebno sa aspekta troškova, a što podrazumeva zahteve u pogledu traženja potvrda o bonitetu ponuđača, taksativno navođenje kadrovskog potencijala sa aspekta postojanja licenci, sertifikata, broja stalno zaposlenih, zatim angažovanih po ugovoru i rok trajanja ugovora u kontekstu sprovedene javne nabavke,
- postojanje zaliha dobara, a koja su predmet javne nabavke, njihova ročnost i upotrebna vrednost,
- poštovanje rokova plaćanja i kontrola sa aspekta primene zakona koji reguliše rok plaćanja,
- kontrola primljenih instrumenata obezbeđenja i obaveza naručioca u slučaju njihove realizacije,
- davanje avansa, njegova visina i zahtev za povraćaj, odnosno konačan obračun kroz primljeni avans,
- kontrola postojanja viškova radova, uloga nadzornog organa kod utvrđivanja viškova radova, njihova visina, neophodnost obrazlaganja postojanja viškova radova, uključujući i manjak radova.
Kontrolu javnih nabavki obavljaće lica koja po organizaciji i sistematizaciji poslova primaju po svojoj redovnoj zaduženosti poslove kontrole dokumentacije i utvrđivanja da ista poseduje osnovna svojstva koja je kategorišu verodostojnom dokumentacijom.
Lice za JN prikuplja i obrađuje dokaze na osnovu kojih se ponuđaču mogu dodeliti negativne reference. Dokazi se prikupljaju u toku postupka javne nabavke, zahteva za zaštitu prava i izvršenja ugovora.
Lice za JN odmah i bez odlaganja Upravi za javne nabavke dostavlja dokaz negativne reference.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Zrenjanina".