PRAVILNIKO BLIŽEM UREĐIVANJU POSTUPKA JAVNE NABAVKE U ORGANIZACIONIM JEDINICAMA GRADSKE UPRAVE GRADA BEOGRADA("Sl. list grada Beograda", br. 18/2014) |
Ovim pravilnikom, bliže se uređuje procedura planiranja nabavki, sprovođenje postupaka javnih nabavki i izvršenje ugovora u organizacionim jedinicama Gradske uprave grada Beograda (u daljem tekstu: organizacione jedinice).
Pravilnikom se uređuju učesnici u javnoj nabavci, odgovornosti i način obavljanja poslova javnih nabavki, u skladu sa zakonom kojim se uređuju javne nabavke (u daljem tekstu: zakon), a naročito se uređuje:
- način planiranja nabavki (kriterijumi, pravila i način određivanja predmeta javne nabavke i procenjene vrednosti, način ispitivanja i istraživanja tržišta),
- odgovornost za planiranje,
- ciljevi postupka javne nabavke,
- način izvršavanja obaveza iz postupka,
- način obezbeđivanja konkurencije,
- sprovođenje postupaka javnih nabavki,
- sprovođenje postupaka centralizovanih javnih nabavki,
- način praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci i
- kontrola javnih nabavki.
Pravilnikom se uređuju i nabavke dobara ili usluga ili ustupanje izvođenja radova, na koje se ne primenjuju propisi kojima se uređuju javne nabavke.
Pravilnik je namenjen svim organizacionim jedinicama koje je, u skladu sa važećom regulativom i unutrašnjim opštim aktima, učestvuju u poslovima javnih nabavki, odnosno planiraju nabavke, sprovode postupke javnih nabavki, izvršavaju i prate izvršenje ugovora.
Javnom nabavkom smatra se pribavljanje dobara ili usluga ili ustupanje izvođenja radova, u skladu sa propisima kojima se uređuju javne nabavke i ovim pravilnikom.
Nabavka koja je izuzeta od primene zakona je nabavka predmeta nabavke, koji je takođe potreban za obavljanje delatnosti organizacione jedinice, a na koju se ne primenjuju odredbe zakona.
Poslovi javnih nabavki su planiranje javne nabavke; sprovođenje postupka javne nabavke uključujući ali ne ograničavajući se na učešće u komisiji za javnu nabavku; izrada konkursne dokumentacije; izrada akata u postupku javne nabavke; izrada ugovora o javnoj nabavci; praćenje izvršenja javne nabavke; svi drugi poslovi koji su povezani sa postupkom javne nabavke.
Plan nabavki je godišnji plan nabavki naručioca, koji se sastoji od plana javnih nabavki i plana nabavki na koje se zakon ne primenjuje.
Tim za planiranje čine lica zaposlena na poslovima javnih nabavki u okviru organizacione jedinice, od kojih je najmanje jedno lice angažovano na obavljanju finansijskih poslova i jedno lice angažovano na obavljanju pravnih poslova.
Nosilac planiranja je lice zaposleno na poslovima javnih nabavki, koje je zaduženo za koordinaciju procedure planiranja u okviru organizacione jedinice i pripada timu za planiranje.
Tim za praćenje izvršenja ugovora čine lica zaposlena na poslovima javnih nabavki u okviru organizacione jedinice, od kojih je jedno obrađivač predmeta i najmanje jedno lice angažovano na obavljanju finansijskih poslova.
Nosilac praćenja izvršenja ugovora je lice zaposleno na poslovima javnih nabavki, koje je zaduženo za koordinaciju praćenja izvršenja ugovora u okviru organizacione jedinice i pripada timu za praćenje izvršenja ugovora.
Obrađivač predmeta je lice zaposleno na poslovima javnih nabavki u okviru organizacione jedinice, koje je od strane rukovodioca unutrašnje organizacione celine određeno za preduzimanje svih potrebnih radnji za pokretanje postupka javne nabavke, kao i za pružanje stručne pomoći komisiji za javnu nabavku u toku celog postupka javne nabavke i za učestvovanje u praćenju izvršenja ugovora.
Krajnji korisnici su pravni subjekti čiji je osnivač grad Beograd i/ili indirektni korisnici sredstava budžeta grada Beograda.
Unutrašnja organizaciona celina je sektor, odeljenje, odsek i druga organizaciona celina unutar organizacione jedinice.
Ponuđač je lice koje u postupku javne nabavke ponudi dobra, pružanje usluga ili izvođenje radova.
Ugovor o javnoj nabavci je teretni ugovor zaključen u pisanoj ili elektronskoj formi između naručioca i ponuđača u skladu sa sprovedenim postupkom javne nabavke, koji za predmet ima nabavku dobara, pružanje usluga ili izvođenje radova.
Ugovor o javnoj nabavci (u daljem tekstu: ugovor) se zaključuje nakon sprovedenog otvorenog i restriktivnog postupka, a može da se zaključi i nakon sprovedenog kvalifikacionog postupka, pregovaračkog postupka sa objavljivanjem poziva za podnošenje ponuda, pregovaračkog postupka bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda, konkurentnog dijaloga, konkursa za nacrte i postupka javne nabavke male vrednosti, ako su za to ispunjeni Zakonom propisani uslovi.
Postupak javne nabavke sprovodi se u skladu s načelima zakona.
Cilj Pravilnika je jasno i precizno uređivanje i usklađivanje obavljanja svih poslova javnih nabavki u organizacionim jedinicama, a naročito planiranja, sprovođenja postupaka i praćenja izvršenja ugovora o javnim nabavkama, radi blagovremenog pribavljanja dobara, usluga i radova uz najniže troškove i u skladu sa objektivnim potrebama organizacionih jedinica, odnosno krajnjih korisnika.
Pravilnikom se uređuju postupak, rokovi izrade i donošenja plana nabavki, izmena plana nabavki, izvršenje plana nabavki, nadzor nad izvršenjem, izveštavanje, ovlašćenja i odgovornost organizacionih jedinica, odnosno lica koja učestvuju u planiranju, kao i druga pitanja od značaja za postupak planiranja.
Plan nabavki sastoji se od plana javnih nabavki, koji čine sve javne nabavke za koje postupci javnih nabavki nisu okončani u prethodnoj budžetskoj godini i javne nabavke čije se pokretanje i sprovođenje planira u tekućoj budžetskoj godini, kao i plana nabavki na koje se zakon ne primenjuje.
Plan nabavki sadrži obavezne elemente određene zakonom i podzakonskim aktom i mora biti usaglašen sa budžetom grada Beograda, odnosno finansijskim planom organizacione jedinice.
Plan nabavki organizaciona jedinica donosi do 31. januara za tekuću godinu, poštujući pravila o njegovom sačinjavanju i dostavljanju koja su propisana zakonom, podzakonskim aktom i pravilnikom.
Kriterijumi za planiranje nabavki
Kriterijumi koji se primenjuju za planiranje svake nabavke su:
1) da li je predmet nabavke u funkciji obavljanja delatnosti organizacione jedinice, odnosno krajnjeg korisnika i u skladu sa planiranim ciljevima koji su definisani u relevantnim dokumentima (propisi, standardi, godišnji programi poslovanja, usvojene strategije...);
2) da li tehničke specifikacije i količine određenog predmeta nabavke odgovaraju stvarnim potrebama organizacione jedinice, odnosno krajnjeg korisnika;
3) da li je procenjena vrednost nabavke odgovarajuća s obzirom na ciljeve nabavke, a imajući u vidu tehničke specifikacije, neophodne količine i stanje na tržištu (cena i ostali uslovi nabavke);
4) da li nabavka ima za posledicu stvaranje dodatnih troškova, kolika je visina i kakva je priroda tih troškova i da li je kao takva isplativa;
5) da li postoje druga moguća rešenja za zadovoljavanje iste potrebe i koje su prednosti i nedostaci tih rešenja u odnosu na postojeće;
6) stanje na zalihama, odnosno praćenje i analiza pokazatelja u vezi sa potrošnjom dobara (dnevno, mesečno, kvartalno, godišnje i sl);
7) prikupljanje i analiza postojećih informacija i baza podataka o dobavljačima i zaključenim ugovorima;
8) praćenje i poređenje troškova održavanja i korišćenja postojeće opreme u odnosu na troškove nove opreme, isplativost investicije, isplativost remonta postojeće opreme i sl;
9) troškovi životnog ciklusa predmeta javne nabavke (trošak nabavke, troškovi upotrebe i održavanja, kao i troškovi odlaganja nakon upotrebe);
10) rizici i troškovi u slučaju nesprovođenja postupka nabavke, kao i troškovi alternativnih rešenja.
Način iskazivanja potreba, provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku pojedinačnu nabavku
Agencija za javne nabavke i kontrolu javnih nabavki (u daljem tekstu: agencija), pre pripreme predloga planova nabavki organizacionih jedinica sačinjava i dostavlja organizacionim jedinicama instrukcije za planiranje.
Instrukcije sadrže obrasce i tabele za prikupljanje i dostavljanje traženih podataka, kako o nabavkama koje se planiraju tako i o realizaciji planiranih nabavki. Instrukcijama se unificira i standardizuje iskazivanje potreba za dobrima, uslugama i radovima.
Postupak planiranja organizacione jedinice počinje utvrđivanjem stvarnih potreba za predmetima nabavke. Stvarne potrebe za dobrima, uslugama i radovima su one koje su neophodne za obavljanje redovnih aktivnosti iz delokruga organizacionih jedinica.
Po dobijanju instrukcija za planiranje, resorno nadležne organizacione jedinice u fazi pripreme svog predloga plana nabavki, a pre prikupljanja potreba, dostavljaju krajnjim korisnicima instrukcije za planiranje, shodno instrukcijama agencije.
Prikupljanje potreba i proveru da li su iskazane potrebe u skladu sa kriterijumima za planiranje nabavki u okviru organizacione jedinice vrši tim za planiranje.
Tim za planiranje vrši prikupljanje, proveru iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku nabavku pojedinačno.
Popunjen obrazac i/ili upitnik i/ili tabelu (u zavisnosti od vrste potrebe), pripremljen u skladu sa instrukcijama za planiranje, sa dokazima u prilogu, krajnji korisnici dostavljaju organizacionoj jedinici.
Tim za planiranje u resorno nadležnoj organizacionoj jedinici, nakon izvršene provere, obaveštava (putem elektronske pošte ili faksom) krajnje korisnike o svim uočenim neslaganjima potreba sa kriterijumima za planiranje nabavki.
Nakon prijema obaveštenja iz stava 4. ovog člana, krajnji korisnik vrši potrebne ispravke i utvrđuje stvarnu potrebu za svaku pojedinačnu nabavku, o čemu (putem elektronske pošte ili faksom), obaveštava tim za planiranje.
Rukovodilac organizacione jedinice za preduzimanje potrebnih radnji u cilju izrade, donošenja, izmene i izvršenja plana nabavki organizacione jedinice određuje i ovlašćuje tim za planiranje i imenuje nosioca planiranja.
Zaposleni u organizacionoj jedinici su dužna da na zahtev nosioca planiranja pruže stručnu pomoć u vezi sa poslovima planiranja i dostave na uvid svu potrebnu dokumentaciju.
Način ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta nabavke
Tim za planiranje ispituje i istražuje tržište svakog pojedinačnog predmeta nabavke, i to tako što: ispituje stepen razvijenosti tržišta, upoređuje cene više potencijalnih ponuđača, prati kvalitet, period garancije, način i troškove održavanja, rokove isporuke, postojeće propise i standarde, mogućnosti na tržištu za zadovoljavanje potreba na drugačiji način i dr.
Tim za planiranje ispituje i istražuje tržište na neki od sledećih načina:
- ispitivanjem prethodnih iskustava u nabavci ovog predmeta nabavke (postojeće informacije i baze podataka o dobavljačima i ugovorima);
- istraživanjem putem interneta (cenovnici ponuđača, Portal javnih nabavki, sajtovi drugih naručilaca, sajtovi nadležnih institucija za objavu relevantnih informacija o tržišnim kretanjima...);
- istraživanjem iskustava drugih naručilaca;
- primarnim sakupljanjem podataka (ankete, upitnici...);
- na drugi pogodan način, imajući u vidu svaki predmet nabavke pojedinačno.
Prikupljanje i analiza podataka u cilju istraživanja tržišta moraju se vršiti na objektivan i sistematičan način, posebno vodeći računa o načelu jednakosti ponuđača.
Na osnovu dobijenih rezultata istraživanja tržišta vrši se procena potrebnih finansijskih sredstava, a radi izrade predloga finansijskog plana organizacione jedinice.
Nakon donošenja odluke o budžetu grada Beograda, tim za planiranje usklađuje utvrđene specifikacije sa odobrenim finansijskim sredstvima i određuje predmet svake pojedinačne nabavke, imajući u vidu istovrsnost dobara, usluga i radova.
Pisani dokazi o prikupljenim podacima o ispitivanju i istraživanju tržišta svakog pojedinačnog predmeta nabavke predstavljaju deo dokumentacione podloge za pripremu plana nabavki.
Pravila i način određivanja predmeta nabavke i tehničkih specifikacija predmeta nabavke
Predmet nabavke su dobra, usluge ili radovi koji su određeni u skladu sa zakonom i opštim rečnikom nabavki.
Uvek kada je to moguće i svrsishodno sa stanovišta ciljeva nabavke, predmet javne nabavke se oblikuje po partijama, pri čemu će partija predstavljati istovrsnu celinu dobara, usluga i radova.
Tehničkim specifikacijama se predmet nabavke određuje u skladu sa Zakonom i kriterijumima za planiranje nabavki, tako da se predmet nabavke opiše na jednostavan, jasan, objektivan, razumljiv i logično struktuiran način.
Tehnička specifikacija predmeta nabavke za svaki pojedinačni predmet nabavke predstavlja deo dokumentacione podloge za pripremu plana nabavki.
Pravila i način određivanja procenjene vrednosti nabavke
Procenjena vrednost nabavke određuje se u skladu sa tehničkim specifikacijama utvrđenog predmeta nabavke i utvrđenim količinama, a kao rezultat prethodnog iskustva u nabavci konkretnog predmeta nabavke i sprovedenog istraživanja tržišta.
Procenjena vrednost javne nabavke se iskazuje u dinarima, u ukupnom iznosu bez poreza na dodatu vrednost, a u svemu u skladu sa odredbama Zakona. U slučaju da se realizacija ugovora planira u periodu od dve ili više godina, procenjena vrednost javne nabavke iskazuje se za ceo period realizacije.
Tim za planiranje određuje procenjenu vrednost u koordinaciji sa zaposlenim licem koje je u okviru organizacione jedinice zaduženo za pripremu finansijskog plana organizacione jedinice.
Pisani dokazi o načinu utvrđivanja procenjene vrednosti svakog pojedinačnog predmeta nabavke predstavljaju deo dokumentacione podloge za pripremu plana nabavki.
Određivanje odgovarajuće vrste postupka i utvrđivanje istovrsnosti dobara, usluga i radova
Tim za planiranje nakon utvrđivanja spiska svih predmeta nabavki, određuje ukupnu procenjenu vrednost istovrsnih predmeta nabavke na nivou organizacione jedinice.
Tim za planiranje određuje vrstu postupka za svaki predmet nabavke, u skladu sa ukupnom procenjenom vrednošću istovrsnog predmeta nabavke i u skladu sa drugim odredbama Zakona.
U skladu sa prethodno definisanom vrstom postupka, tim za planiranje objedinjuje sva istovrsna dobra, usluge i radove u jedinstveni postupak, gde god je to moguće, imajući u vidu dinamiku potreba i plaćanja.
Način određivanja perioda na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje
Tim za planiranje, uz pisanu saglasnost rukovodioca organizacione jedinice, određuje period na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje, u skladu sa važećim propisima i realnim potrebama, načelom ekonomičnosti i efikasnosti, a kao rezultat istraživanja tržišta svakog predmeta nabavke.
Određivanje dinamike pokretanja postupka nabavke
Tim za planiranje, uz pisanu saglasnost rukovodioca organizacione jedinice, određuje dinamiku pokretanja postupaka nabavki, u skladu sa prethodno definisanim okvirnim datumima zaključenja i izvršenja ugovora, a imajući u vidu vrstu postupka javne nabavke koji se sprovodi za svaki predmet nabavke, objektivne rokove za pripremu i dostavljanje ponuda, kao i propisane rokove za zahtev za zaštitu prava.
Ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke
Imajući u vidu predmet nabavke, nosilac planiranja ispituje opravdanost planiranja sprovođenja rezervisanih javnih nabavki, radi omogućavanja ustanovama, organizacijama, udruženjima ili privrednim subjektima za radno osposobljavanje, profesionalnu rehabilitaciju i zapošljavanje lica sa invaliditetom da uzmu učešće na tržištu nabavki.
Ukoliko se utvrdi opravdanost sprovođenja rezervisane javne nabavke, nosilac planiranja, uz pisanu saglasnost rukovodioca organizacione jedinice, određuje da se konkretna nabavka u planu nabavki predvidi kao rezervisana javna nabavka.
Pisani dokazi o načinu ispitivanja opravdanosti planiranja sprovođenja rezervisanih javnih nabavki, predstavljaju deo dokumentacione podloge za pripremu plana nabavki.
Ispitivanje opravdanosti zajedničkog sprovođenja javne nabavke
Tim za planiranje, uz pisanu saglasnost rukovodioca organizacione jedinice, planira zajedničko sprovođenje postupka javne nabavke, imajući u vidu rezultate istraživanja tržišta svakog predmeta nabavke i potrebe.
Prilikom odlučivanja o zajedničkom sprovođenju postupka javne nabavke sa drugim naručiocem/ima, procenjuju se efekti koji opravdavaju takav način sprovođenja postupka, u smislu celishodnosti, efikasnosti, ekonomičnosti, stručnosti.
Predlog potreba, pripremljen u pisanom obliku, sa obrascima i/ili upitnicima i/ili tabelama i dokumentacionom podlogom u prilogu, organizacione jedinice, uz propratni akt, dostavljaju Agenciji, radi vršenja kontrole.
Agencija razmatra usklađenost prijavljenih potreba predmeta nabavki sa stvarnim potrebama naručioca, a pre svega sa strateškim prioritetima, usvojenim operativnim ciljevima i odobrenim projektima i ocenjuje opravdanost prijavljenih potreba.
Agencija može od učesnika u planiranju zahtevati dodatna objašnjenja i izmene planiranih predmeta nabavke (tehničke specifikacije radi standardizacije i sl.), količina, procenjene vrednosti, redosleda prioriteta i dr;
Obaveze i ovlašćenja (odgovornosti) učesnika prilikom pripreme predloga potreba su definisani tako što:
- Agencija izrađuje i dostavlja instrukcije za planiranje svim organizacionim jedinicama sa standardizovanim obrascima i/ili upitnicima i/ili tabelama za izradu plana potreba i obaveštava organizacione jedinice o roku za prijavljivanje potreba;
- krajnji korisnici utvrđuju i iskazuju potrebe za predmetima nabavki i dostavljaju resorno nadležnim organizacionim jedinicama (dostavljaju opise predmeta nabavki, količine, procenu vrednosti nabavke, kao i obrazloženja koja su od značaja za ocenu opravdanosti, procenu prioriteta nabavke);
- resorno nadležne organizacione jedinice vrše prikupljanje potreba i proveru da li su iskazane potrebe u skladu sa kriterijumima (vrše formalnu, računsku i logičku kontrolu predloženih predmeta, količina, procenjene vrednosti, potrebna sredstva, prioriteta nabavki kao i ostalih podataka, i predlaže njihove ispravke) i obaveštavaju krajnje korisnike o uočenim neslaganjima potreba sa kriterijumima za planiranje nabavke;
- krajnji korisnici su dužni da otklone uočena neslaganja potreba sa kriterijumima za planiranje nabavke i obaveste resorno nadležnu organizacionu jedinicu;
- sve organizacione jedinice dostavljaju predloge potreba, pripremljene u svemu u skladu sa instrukcijama za planiranje, agenciji;
- Agencija razmatra usklađenost prijavljenih potreba predmeta nabavki sa stvarnim potrebama naručioca, a pre svega sa strateškim prioritetima, usvojenim operativnim ciljevima i odobrenim projektima i ocenjuje opravdanost prijavljenih potreba; Agencija može od učesnika u planiranju zahtevati dodatna objašnjenja i izmene planiranih predmeta nabavke (tehničke specifikacije radi standardizacije i sl.), količina, procenjene vrednosti, redosleda prioriteta i dr;
- organizacione jedinice vrše usklađivanja u skladu sa preporukama Agencije i dostavljaju uređen predlog potreba.
Uređen predlog potreba u svemu u skladu sa preporukama Agencije, predstavlja osnov za izradu predloga plana nabavki organizacione jedinice.
Predlog potreba za centralizovane nabavke
Predlog potreba za centralizovane nabavke, pripremljen u pisanom obliku, sa obrascima i/ili upitnicima i/ili tabelama i dokumentacionom podlogom u prilogu, organizacione jedinice, uz propratni akt dostavljaju Agenciji.
Agencija razmatra usklađenost prijavljenih potreba predmeta centralizovanih nabavki sa stvarnim potrebama naručioca, a pre svega sa strateškim prioritetima, usvojenim operativnim ciljevima i odobrenim projektima i ocenjuje opravdanost prijavljenih potreba.
Agencija može od učesnika u planiranju zahtevati dodatna objašnjenja i izmene planiranih predmeta nabavke (tehničke specifikacije radi standardizacije i sl.), količina, procenjene vrednosti, redosleda prioriteta i dr.
Obaveze i ovlašćenja (odgovornosti) učesnika prilikom pripreme predloga potreba za centralizovane nabavke, su definisani članom 20. ovog pravilnika.
Potvrđivanje predloga plana nabavki
Predlog plana nabavki se priprema prema modelu plana nabavki Uprave za javne nabavke Republike Srbije (dostupno na internet adresi: www.ujn.gov.rs), sa razlikom što na prvoj strani ima naznaku: "predlog", a na poslednjoj strani sadrži uokvirena mesta za izjašnjenja Agencije, Sekretarijata za finansije (u daljem tekstu: sekretarijat) i gradonačelnika, kao i mesto za unošenje datuma donošenja i potpis rukovodioca organizacione jedinice.
Predlog plana nabavki, u pisanom obliku, sa svakom stranom parafiranom od strane lica iz tima za planiranje, overen i potpisan od strane rukovodioca organizacione jedinice, dostavlja se Agenciji radi provere usklađenosti predloga plana nabavki sa propisima koji regulišu oblast javnih nabavki i Sekretarijatu radi provere usklađenosti sa odlukom o budžetu grada Beograda, odnosno sa odobrenim aproprijacijama.
Obaveze i ovlašćenja (odgovornosti) učesnika prilikom pripreme i usvajanja predloga plana, su sledeće:
- sačinjavaju predloge planova nabavki na nivou svoje organizacione jedinice, u skladu sa zakonom, podzakonskim aktom i ovim pravilnikom i dostavljaju predloge planova nabavki agenciji;
- organizacione jedinice vrše eventualne ispravke po preporuci agencije i dostavljaju uređen predlog plana nabavki agenciji;
- agencija potvrđuje na predlogu plana da isti sadrži sve potrebne elemente;
- organizacione jedinice dostavljaju predloge planova nabavki, potvrđene od agencije, sekretarijatu radi usaglašavanja sa budžetom grada Beograda, odnosno finansijskim planom organizacione jedinice;
- Sekretarijat razmatra usaglašenost predloga plana nabavki sa raspoloživim sredstvima iz budžeta grada Beograda, odnosno finansijskog plana organizacione jedinice i obaveštava rukovodioca organizacione jedinice i agenciju o potrebi usklađivanja;
- organizacione jedinice vrše eventualne ispravke po preporuci sekretarijata i dostavljaju uređen predlog plana nabavki agenciji i sekretarijatu;
- sekretarijat potvrđuje na predlogu plana da organizaciona jedinica na navedenim kontima ima obezbeđena finansijska sredstva, odnosno osnov za preuzimanje finansijskih obaveza;
- organizacione jedinice dostavljaju predloge planova nabavki, potvrđene od agencije i sekretarijata, gradonačelniku grada Beograda (u daljem tekstu: gradonačelnik) radi dobijanja saglasnosti na isti.
Nakon pribavljene saglasnosti gradonačelnika na predlog plana nabavki, rukovodilac organizacione jedinice odlukom donosi plan nabavki za tekuću godinu najkasnije do 31. januara (Obrazac 1).
Plan nabavki za tekuću godinu, u pisanoj formi, je u svemu identičan sa predlogom plana nabavki, izuzev što ne sadrži naznaku "predlog", kao ni mesta za izjašnjenja agencije, sekretarijata i gradonačelnika.
Danom donošenja plana nabavki smatra se datum naznačen na samom planu i odluci o donošenju plana nabavki.
Po donošenju plana nabavki, organizaciona jedinica, u roku od tri dana od dana donošenja, dostavlja kopiju istog, sa odlukom o donošenju plana nabavki, gradonačelniku i sekretarijatu, u pisanoj formi, a agenciji u pisanoj i elektronskoj formi.
Organizaciona jedinica je odgovorna za identičnost sadržaja usvojenog predloga plana nabavki i plana nabavki.
Po donošenju plana nabavki, svaka organizaciona jedinica u roku od deset dana od dana donošenja dostavlja u elektronskom obliku Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji, u skladu sa zakonom i podzakonskim aktom.
Tim za planiranje vrši unošenje plana u aplikativni softver (dostupno na internet adresi: www.ujn.gov.rs), u skladu sa zakonom i podzakonskim aktom.
Izmene i dopune plana nabavki donose se u postupku koji je propisan za donošenje plana nabavki, kada su ispunjeni uslovi propisani zakonom.
Izmene i dopune plana nabavki organizaciona jedinica, odnosno tim za planiranje u roku od deset dana od dana donošenja dostavlja u elektronskom obliku Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji, na način propisan zakonom i podzakonskim aktom.
Nadzor nad izvršenjem plana nabavki
Tim za planiranje je dužan da prati izvršenje plana nabavki po različitim kriterijumima (poziciji plana, predmetu nabavke, vrsti postupka, broju zaključenih ugovora, dobavljačima, realizaciji i važenju pojedinačnih ugovora i sl).
Praćenje realizacije omogućava analizu ostvarenih rezultata, preciznije i sigurnije planiranje u budućem periodu, te povećanje efikasnosti i kvaliteta poslovnih procesa uz uštede koje proizilaze iz profesionalnog pristupa procesu osmišljenog planiranja.
Izveštaj o izvršenju plana nabavki
O izvršenju plana nabavki, organizacione jedinice su u obavezi da vrše kvartalno i godišnje izveštavanje.
Kvartalni izveštaj o izvršenju plana nabavki sačinjava se u skladu sa pravilnikom i dostavlja se agenciji do petog u mesecu za prethodni kvartal. Agencija može dostaviti organizacionoj jedinici preporuke u vezi sa unapređenjem sistema planiranja.
Kvartalni izveštaj o izvršenju plana nabavki sadrži sve elemente koje sadrži i godišnji izveštaj o izvršenju plana nabavki.
Godišnji izveštaj o izvršenju plana nabavki sačinjava se u skladu sa zakonom i podzakonskim aktom i dostavlja se agenciji, Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji.
U vezi godišnjeg izveštaja o izvršenju plana nabavki organizaciona jedinica postupa tako što:
- do 1. marta tekuće godine, tim za planiranje, na osnovu podataka o praćenju realizacije plana, sačinjava predlog izveštaja o izvršenju plana nabavki za prethodnu godinu, u skladu sa zakonom i podzakonskim aktom, koji organizaciona jedinica dostavlja agenciji;
- do 15. marta tekuće godine, agencija dostavlja preporuke u vezi pripreme izveštaja o izvršenju plana;
- do 25. marta tekuće godine, tim za planiranje vrši usklađivanja predloga izveštaja o izvršenju plana u skladu sa preporukama agencije;
- do 31. marta tekuće godine, tim za planiranje sačinjava konačan izveštaj o izvršenju plana nabavki za prethodnu godinu, koji potpisuje rukovodilac organizacione jedinice i isti organizaciona jedinica dostavlja Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji u elektronskoj formi (dostupno na internet adresi: www. ujn.gov.rs);
- do 31. marta tekuće godine, organizaciona jedinica dostavlja agenciji izveštaj iz stava 1. ovog člana, u pisanoj formi.
Ciljevi postupka javne nabavke
U postupku javne nabavke moraju biti ostvareni ciljevi postupka javne nabavke, koji se odnose na:
1) celishodnost i opravdanost javne nabavke - pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta i potrebnih količina, za zadovoljavanje stvarnih potreba naručioca na efikasan, ekonomičan i efektivan način;
2) ekonomično i efikasno trošenje javnih sredstava - princip "vrednost za novac", odnosno pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta po najpovoljnijoj ceni;
3) efektivnost (uspešnost) - stepen do koga su postignuti postavljeni ciljevi, kao i odnos između planiranih i ostvarenih efekata određene nabavke;
4) transparentno trošenje javnih sredstava;
5) obezbeđivanje konkurencije i jednak položaj svih ponuđača u postupku javne nabavke;
6) zaštita životne sredine i obezbeđivanje energetske efikasnosti;
7) blagovremeno i efikasno sprovođenje postupka javne nabavke za potrebe nesmetanog odvijanja procesa rada naručioca i blagovremenog zadovoljavanja potreba ostalih korisnika.
Dostavljanje, prijem pismena i komunikacija u poslovima javnih nabavki
Dostavljanje, prijem, kretanje i evidentiranje ponuda, prijava i drugih pismena u vezi sa postupkom javne nabavke i obavljanjem poslova javnih nabavki (planiranje, sprovođenje postupka i izvršenje ugovora o javnoj nabavci), obavlja se preko zajedničke pisarnice, u kojoj se pošta prima, otvara i pregleda, zavodi, raspoređuje i dostavlja pisarnici organizacionih jedinica.
Poslovi u pisarnici organizacione jedinice obavljaju se u skladu sa opštim aktom o unutrašnjoj organizaciji.
Ekspedicija je deo zajedničke pisarnice u kojoj se pošta prima od pisarnica organizacionih jedinica radi otpremanja za zemlju i inostranstvo i vodi evidencija o otpremljenoj pošti.
U zajedničkoj pisarnici poštu prima zaposleni zadužen za prijem pošte, u skladu s rasporedom radnog vremena.
Primljena pošta zavodi se u odgovarajućoj evidenciji istog dana kad je primljena i pod datumom pod kojim je primljena i odmah se dostavlja u rad.
Primljene ponude u postupku javne nabavke, izmene i dopune ponude, zavode se u trenutku prijema i na svakoj ponudi, odnosno izmeni ili dopuni ponude, obavezno se mora naznačiti datum i tačno vreme prijema.
Ukoliko zaposleni iz stava 1. ovog člana utvrdi nepravilnosti prilikom prijema ponude (npr. ponuda nije označena kao ponuda pa je otvorena, dostavljena je otvorena ili oštećena koverta i sl), dužan je da o tome sačini belešku i dostavi je organizacionoj jedinici, odnosno predsedniku komisije za javnu nabavku.
Zaposleni zadužen za prijem pošte primljene ponude čuva u zatvorenim kovertama do otvaranja ponuda kada ih predaje komisiji za javnu nabavku.
Prijem ponuda potvrđuje se potpisom predsednika komisije za javnu nabavku ili člana komisije, u posebnoj evidenciji o primljenim ponudama.
Organizaciona jedinica u kojoj se obavljaju poslovi zajedničke pisarnice i pisarnica organizacione jedinice, kao i svi zaposleni koji su imali uvid u podatke o dostavljenim ponudama, dužni su da čuvaju kao poslovnu tajnu imena zainteresovanih lica, ponuđača, podnosilaca prijava, kao i podatke o podnetim ponudama, odnosno prijavama, do otvaranja ponuda, odnosno prijava.
Elektronsku poštu druga lica dostavljaju na e-mail adrese koje su određene za prijem pošte u elektronskom obliku ili na drugi način, u skladu sa zakonom ili posebnim propisom.
Ako se pri prijemu, pregledu ili otvaranju elektronske pošte utvrde nepravilnosti ili drugi razlozi koji onemogućavaju postupanje po ovoj pošti (npr. nedostatak osnovnih podataka za identifikaciju pošiljaoca - imena i prezimena ili adrese, nemogućnost pristupa sadržaju poruke, format poruke koji nije propisan, podaci koji nedostaju i sl.), ta pošta se preko e-mail naloga vraća pošiljaocu, uz navođenje razloga vraćanja.
Zaposleni je dužan da preko pisarnice organizacione jedinice, bez odlaganja dostavi, radi zavođenja, zajedničkoj pisarnici svu elektronsku poštu koju je upotrebom e-mail naloga ili na drugi odgovarajući način neposredno primio od drugih lica, a koja sadrži akte kojima se pokreće, dopunjava, menja, prekida ili završava neka službena radnja, odnosno poslovna aktivnost (npr. potrebno je zavesti dokaz-odgovor ponuđača putem e-maila, kojim potvrđuje da je primio odluku o dodeli ugovora).
Potvrda o prijemu elektronske pošte izdaje se korišćenjem e-mail naloga (korisničke adrese) ili na drugi pogodan način.
Zaposleni je dužan da svu elektronsku prepisku u vezi neke službene radnje, odnosno poslovne aktivnosti (npr. upućivanje odluke o dodeli ugovora ponuđačima), odštampa, zavede i uloži u omot spisa predmeta u vezi sa kojim je prepiska vršena.
Sva akta u postupku javne nabavke potpisuje rukovodilac organizacione jedinice, kao i rukovodilac jedinice u sastavu (ukoliko organizaciona jedinica ima u svom sastavu upravu ili direkciju), a parafira rukovodilac uže unutrašnje celine i lice koje je obrađivalo predmet, izuzev akata koje u skladu sa odredbama Zakona potpisuje komisija za javnu nabavku.
Sprovođenje postupka javne nabavke
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke
Pisani predlog za pokretanje postupka javne nabavke, sa izvodom iz plana nabavki za tekuću godinu, podnosi nosilac planiranja rukovodiocu organizacione jedinice u roku za pokretanje postupka koji je planom nabavki određen za konkretnu javnu nabavku.
Na osnovu predloga iz stava 1. ovog člana, rukovodilac organizacione jedinice ovlašćuje rukovodiocu uže unutrašnje organizacione celine da odredi obrađivača predmeta za preduzimanje svih potrebnih radnji za pokretanje postupka javne nabavke, kao i za pružanje stručne pomoći komisiji za javnu nabavku u toku celog postupka i za učestvovanje u praćenju izvršenja ugovora.
Način postupanja po nalogu za pokretanje postupka javne nabavke
Obrađivač predmeta bez odlaganja sačinjava predlog odluke o pokretanju postupka javne nabavke (Obrazac 3/Obrazac 4), predlog rešenja o obrazovanju komisije za javnu nabavku (Obrazac 3a/Obrazac 4a), koji sadrže sve potrebne elemente propisane zakonom, kao i predlog zaključaka za davanje saglasnosti gradonačelnika na odluku o pokretanju postupka javne nabavke.
Na predlog odluke i predlog rešenja iz stava 1. ovog člana, parafiranim od strane obrađivača, parafiranjem se saglašava rukovodilac unutrašnje organizacione celine, koji se zajedno sa i ostalom pratećom dokumentacijom, dostavljaju na potpis rukovodiocu organizacione jedinice.
Organizaciona jedinica donosi odluku o pokretanju postupka javne nabavke, bez obzira na procenjenu vrednost javne nabavke, po prethodno pribavljenom mišljenju agencije i saglasnosti sekretarijata i gradonačelnika na predlog odluke o pokretanju postupka.
U cilju pribavljanja mišljenja i saglasnosti iz stava 1. ovog člana, organizaciona jedinica postupa na sledeći način:
- dostavlja agenciji predlog odluke o pokretanju postupka i predlog rešenja o obrazovanju komisije za javnu nabavku, sa materijalom u prilogu, radi davanja mišljenja potvrđivanjem da predlog odluke sadrži sve potrebe elemente;
- dostavlja sekretarijatu predlog odluke o pokretanju postupka, na koji se izjasnila agencija, sa materijalom u prilogu, radi potvrđivanja da naručilac na navedenoj poziciji i kontu ima obezbeđena finansijska sredstva;
- dostavlja gradonačelniku predlog zaključaka sa materijalom u prilogu, radi dobijanja saglasnosti na predlog odluke.
U slučaju izmene podatka koja ne zahteva izmenu plana nabavki, organizaciona jedinica o istom obaveštava agenciju, sekretarijat i kabinet gradonačelnika.
Kada organizaciona jedinica menja odluku o pokretanju postupka, postupa na način opisan u st. 2.-3. ovog člana.
Agencija donosi odluku o pokretanju postupka centralizovane javne nabavke shodno proceduri koja je opisana u prethodnim stavovima ovog člana, s tim što predlog odluke ne sadrži mesto za izjašnjenje agencije, već rukovodilac unutrašnje organizacione celine koja vrši kontrolu sprovođenja postupka javne nabavke parafira predlog odluke o pokretanju, radi potvrđivanja da isti sadrži sve potrebne elemente, a pre nego isti bude potpisan od strane direktora agencije.
Kada organizaciona jedinica pokreće pregovarački postupak bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda, u skladu sa članom 36. stav 1. tač. 2, 4, 5. i 6. zakona, uz predlog odluke o pokretanju postupka dostavlja i mišljenje Uprave za javne nabavke o osnovanosti primene pregovaračkog postupka.
Organizaciona jedinica donosi odluku o pokretanju postupka javne nabavke i rešenje o obrazovanju komisije za javnu nabavku, najkasnije u roku od tri dana od dana pribavljene saglasnosti gradonačelnika na predlog odluke o pokretanju postupka.
Odluka o pokretanju postupka je u svemu identična sa predlogom odluke, izuzev, što ne sadrži naznaku: "predlog", kao ni mesta za izjašnjenje agencije, sekretarijata i gradonačelnika.
Danom donošenja odluke o pokretanju postupka smatra se datum naznačen na samoj odluci, a posle donošenja zaključaka gradonačelnika.
Po donošenju odluke o pokretanju postupka, organizaciona jedinica kopiju iste dostavlja kabinetu gradonačelnika, sekretarijatu i agenciji.
Organizaciona jedinica je odgovorna za identičnost sadržaja predloga odluke o pokretanju postupka i odluke o pokretanju postupka.
Način imenovanja članova komisije za javnu nabavku odnosno lica koja sprovode postupak javne nabavke
Komisija za javnu nabavku ima najmanje tri člana od kojih je jedan službenik za javne nabavke ili lice sa stečenim obrazovanjem na pravnom fakultetu, na studijama drugog stepena (diplomske akademske studije - master, specijalističke akademske studije, specijalističke strukovne studije), odnosno na osnovnim studijama u trajanju od najmanje četiri godine.
Rešenjem se imenuju i zamenici članova komisije.
Rešenjem o obrazovanju komisije za javnu nabavku uređuju se zadaci komisije za javnu nabavku.
U postupcima javnih nabavki dobara, usluga ili radova čija je procenjena vrednost veća od trostrukog iznosa vrednosti gornjeg limita javne nabavke male vrednosti, obrazuje se komisija za javnu nabavku od pet članova, u čijem sastavu je obavezno učešće obrađivača predmeta, službenika za javne nabavke i predstavnika Gradskog javnog pravobranilaštva.
U postupku javne nabavke, čija je procenjena vrednost iznad gornjeg limita za javnu nabavku male vrednosti, a do trostrukog iznosa vrednosti gornjeg limita javne nabavke male vrednosti (računajući i navedeni iznos), obrazuje se komisija za javnu nabavku u sastavu od pet članova, uz obavezno učešće obrađivača predmeta.
U postupku javne nabavke male vrednosti iz člana 39. stav 1. zakona, obrazuje se komisija za javnu nabavku u sastavu od tri člana, od kojih je jedan član obrađivač predmeta, a najmanje jedan član lice koje ima stručno znanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke.
U postupku centralizovane javne nabavke obrazuje se komisija za javnu nabavku od najmanje pet članova, od kojih su najmanje dva člana službenici za javne nabavke ispred agencije, a ostali članovi ispred naručilaca, odnosno organizacionih jedinica.
Za člana komisije može biti imenovan službenik za javne nabavke i u postupcima javnih nabavki dobara, usluga ili radova čija je procenjena vrednost manja od vrednosti utvrđene stavom 3. ovog člana.
Članovi komisije imenuju se iz reda zaposlenih u organizacionoj jedinici i krajnjeg korisnika, a mogu biti imenovani i članovi iz drugih organizacionih jedinica, ukoliko za to postoji objektivna potreba.
Za članove komisije se imenuju lica koja imaju odgovarajuće stručno obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke.
Ako naručilac nema zaposleno lice koje ima odgovarajuće stručno obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke, u komisiju se može imenovati lice koje nije zaposleno u organizacionoj jedinici.
U komisiju se ne mogu imenovati lica koja mogu biti u sukobu interesa za predmet javne nabavke.
Nakon prijema rešenja, članovi komisije potpisuju izjavu kojom potvrđuju da u predmetnoj javnoj nabavci nisu u sukobu interesa.
Način pružanja stručne pomoći komisiji za javnu nabavku
Obrađivač predmeta i ostali zaposleni u organizacionoj jedinici dužni su da u okviru svoje nadležnosti pruže stručnu pomoć komisiji za javnu nabavku.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, komisija se pisanim putem obraća rukovodiocu unutrašnje organizacione celine u kojoj je raspoređeno lice čija je stručna pomoć potrebna.
Rukovodilac unutrašnje organizacione celine od koga je zatražena stručna pomoć komisije, dužan je da pisanim putem odgovori na zahtev komisije, u roku koji određuje komisija, a u skladu sa propisanim rokovima za postupanje.
Ukoliko rukovodilac unutrašnje organizacione celine ne odgovori komisiji ili ne odgovori u roku, komisija obaveštava rukovodioca organizacione jedinice, koji će preduzeti sve potrebne mere predviđene pozitivnim propisima za nepoštovanje radnih obaveza.
Način postupanja u toku izrade konkursne dokumentacije
Komisija za javnu nabavku priprema konkursnu dokumentaciju, na način utvrđen Zakonom i podzakonskim aktima koji uređuju oblast javnih nabavki, kao i pravilnikom, tako da ponuđači na osnovu iste mogu da pripreme prihvatljivu i odgovarajuću ponudu.
Konkursna dokumentacija mora da sadrži elemente propisane podzakonskim aktom kojim su uređeni obavezni elementi konkursne dokumentacije u postupcima javnih nabavki.
Komisija je dužna da parafira svaku stranu konkursne dokumentacije najkasnije do dana objavljivanja.
Komisija je dužna da, u skladu sa zakonom, podzakonskim aktima, odlukom o pokretanju postupka i rešenjem kojim je obrazovana, sprovede sve radnje potrebne za realizaciju postupka javne nabavke.
Pre objavljivanja konkursne dokumentacije na Portalu javnih nabavki i upućivanja poziva ponuđačima u postupku javne nabavke male vrednosti, organizaciona jedinica dostavlja Agenciji predlog konkursne dokumentacije sa izjavom članova komisije o nepostojanju sukoba interesa, radi dobijanja mišljenja.
Organizaciona jedinica je odgovorna za identičnost sadržaja predloga konkursne dokumentacije i konkursne dokumentacije koja je objavljena.
Za obezbeđenje ispunjenja obaveza u postupku javne nabavke (osim u postupku javne nabavke male vrednosti, u pregovaračkom postupku bez objavljivanja poziva za podnošenje ponude i u pregovaračkom postupku sa objavljivanjem poziva za podnošenje ponuda u skladu sa članom 35. stav 1. tačka 1. zakona), u konkursnoj dokumentaciji se zahteva da ponuđač dostavi original sopstvenu blanko menicu, propisno potpisanu i overenu sa kopijom depo kartona, ovlašćenjem za popunu menice i potvrdom o registraciji menice sa klauzulom "bez protesta", u iznosu 2% od vrednosti ponude bez PDV-a, sa rokom važnosti do isteka ponuđenog roka važenja ponude.
Za obezbeđenje ispunjenja ugovornih obaveza, čija je procenjena vrednost niža od iznosa iz člana 57. Zakona, izuzev u slučaju iz člana 83. stav 12. zakona, zahtevaju se sledeća sredstva finansijskog obezbeđenja:
1. bankarska garancija za povraćaj avansnog plaćanja u iznosu ugovorenog avansa, sa rokom važnosti najkraće do pravdanja avansa;
2. original sopstvene blanko menice, sa klauzulom "bez protesta", propisno potpisane i overene sa kopijom depo kartona, ovlašćenjem za popunu menice i potvrdom o registraciji menice:
- za dobro izvršenje posla u iznosu 10% od vrednosti ugovora sa rokom važnosti 30 dana dužim od ugovorenog roka za konačno izvršenje posla,
- za otklanjanje nedostataka u garantnom roku u iznosu 5% od vrednosti ugovora sa rokom važnosti pet dana dužim od ugovorenog garantnog roka.
Sastavni element konkursne dokumentacije je obrazac izjave, kojom se ponuđači obavezuju da će, u slučaju dodele ugovora, dostaviti sredstva finansijskog obezbeđenja predviđena u modelu ugovora, odnosno u konkursnoj dokumentaciji u slučaju sprovođenja pregovaračkog postupka.
Organizaciona jedinica, u zavisnosti od prirode predmeta javne nabavke, predviđa avans u maksimalnom iznosu do 20% od ugovorene vrednosti. Izuzetno, procenat dozvoljenog avansa može biti veći, uz pribavljenu saglasnost gradonačelnika.
Saglasnost iz prethodnog stava dostavlja se agenciji uz predlog odluke o pokretanju postupka, a najkasnije uz predlog konkursne dokumentacije.
Ukoliko je predmet javne nabavke ustupanje izvođenja radova, pored navedenih sredstava finansijskog obezbeđenja u konkursnoj dokumentaciji se zahteva od ponuđača i dostavljanje izjave da će na dan uvođenja u posao dostaviti polisu osiguranja objekta u izgradnji, odnosno rekonstrukciji i polisu osiguranja od odgovornosti prema trećim licima i stvarima.
Kada organizaciona jedinica za kriterijum za izbor najpovoljnije ponude odredi kriterijum ekonomski najpovoljnija ponuda, jedan od elemenata tog kriterijuma je ponuđena cena, koja se vrednuje sa minimum 70 pondera.
U slučaju kada organizaciona jedinica proceni da je celishodno da se elemenat kriterijuma "ponuđena cena", vrednuje ponderom nižim od 70, obraća se gradonačelniku, radi pribavljanja saglasnosti.
Saglasnost iz prethodnog stava dostavlja se agenciji uz predlog odluke o pokretanju postupka a najkasnije uz predlog konkursne dokumentacije.
Organizaciona jedinica pribavlja saglasnost Gradskog javnog pravobranilaštva na model ugovora, kao elemenat konkursne dokumentacije.
Pre objavljivanja konkursne dokumentacije, odnosno objavljivanja izmena i dopuna konkursne dokumentacije, organizaciona jedinica pribavlja mišljenje agencije.
Uz konkursnu dokumentaciju, agenciji se dostavlja i poziv za podnošenje ponuda.
Dodatne informacije ili pojašnjenja i izmene i dopune konkursne dokumentacije
Dodatne informacije ili pojašnjenja i potrebne izmene i dopune konkursne dokumentacije, sačinjava komisija za javnu nabavku.
Objavljivanje u postupku javne nabavke
Organizaciona jedinica u sprovođenju postupka javne nabavke iz člana 31. zakona, postupa na sledeći način:
1. objavljuje na Portalu javnih nabavki:
- oglase o javnim nabavkama u smislu člana 55. zakona;
- konkursnu dokumentaciju u smislu člana 62. stav 1. zakona;
- izmene ili dopune konkursne dokumentacije u smislu člana 63. stav 1. zakona;
- dodatne informacije ili pojašnjenja u smislu člana 63. stav 3. zakona;
- obaveštenje o produženju roka za podnošenje ponuda u smislu člana 63. stav 5. zakona i drugu dokumentaciju predviđenu zakonom;
2. objavljuje na internet-stranici, ukoliko je poseduje, oglase kao i dokumentaciju navedenu u tački 1. ovog stava;
1. dostavlja Službi za informisanje, radi objavljivanja:
a) na internet stranici grada Beograda, link organizacione jedinice, ukoliko organizaciona jedinica ne poseduje internet stranicu, oglase i drugu dokumentaciju predviđenu zakonom navedenu u tački 1. ovog stava;
b) na Portalu službenih glasila Republike Srbije i bazi propisa, oglase i drugu dokumentaciju predviđenu zakonom;
v) u specijalizovanom listu prema predmetu konkretne javne nabavke, poziv za podnošenje ponuda;
g) u dnevnim novinama, ako je procenjena vrednost javne nabavke veća od 30.000.000,00 dinara, poziv za podnošenje ponude.
Na postupak otvaranja ponuda primenjuju se propisi kojima se uređuju javne nabavke.
Otvaranje ponuda se sprovodi na mestu i u vreme koji su navedeni u pozivu za podnošenje ponuda, kao i u konkursnoj dokumentaciji.
Otvaranje ponuda se sprovodi odmah nakon isteka roka za podnošenje ponuda.
Otvaranje ponuda je javno i može prisustvovati svako zainteresovano lice. Organizaciona jedinica će isključiti javnost u postupku otvaranja ponuda ukoliko je to potrebno radi zaštite podataka koji predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka.
U postupku otvaranja ponuda mogu aktivno učestvovati samo ovlašćeni predstavnici ponuđača.
Predstavnik ponuđača koji učestvuje u postupku otvaranja ponuda ima pravo da prilikom otvaranja ponuda izvrši uvid u podatke iz ponude koji se unose u zapisnik o otvaranju ponuda.
Prilikom otvaranja ponuda komisija sačinjava zapisnik, koji sadrži podatke predviđene zakonom.
Zapisnik o otvaranju ponuda potpisuju članovi komisije i predstavnici ponuđača, koji preuzimaju primerak zapisnika, a ponuđačima koji nisu učestvovali u postupku otvaranja ponuda dostavlja se zapisnik u roku od tri dana od dana otvaranja.
Način postupanja u fazi stručne ocene ponuda
Komisija za javnu nabavku je dužna da, nakon otvaranja ponuda, pristupi stručnoj oceni ponuda u skladu sa zakonom, i o pregledu i oceni ponuda za javnu nabavku sačini izveštaj o stručnoj oceni ponuda.
Izveštaj iz stava 1. ovog člana mora da sadrži naročito sledeće podatke:
1) predmet javne nabavke;
2) podatke iz plana nabavke koji se odnose na predmetnu javnu nabavku;
3) procenjenu vrednost javne nabavke;
4) eventualna odstupanja od plana nabavki sa obrazloženjem;
5) ako je sproveden postupak koji nije otvoren ili restriktivni postupak, razloge i okolnosti koje opravdavaju primenu tog postupka;
6) ako se postupak javne nabavke sprovodi zajedno sa drugim naručiocem u skladu sa članom 50. zakona, osnovne podatke o tom naručiocu;
7) osnovne podatke o ponuđačima;
8) ponude koje su odbijene, razloge za njihovo odbijanje i ponuđenu cenu tih ponuda;
9) ako je podneta samo jedna ponuda, mišljenje komisije o razlozima koji su uzrokovali podnošenje jedne ponude i predlog mera koje treba preduzeti da se u narednim postupcima obezbedi konkurencija u postupku;
10) ako su sve ponude neodgovarajuće ili neprihvatljive mišljenje komisije o razlozima koji su uzrokovali podnošenje takvih ponuda i opis načina na koji je određena procenjena vrednost;
11) ako je ponuda odbijena zbog neuobičajeno niske cene, detaljno obrazloženje - način na koji je utvrđena ta cena;
12) način primene metodologije dodele pondera;
13) naziv ponuđača kome se dodeljuje ugovor, a ako je ponuđač naveo da će nabavku izvršiti uz pomoć podizvođača i svaki deo ugovora koji će izvršiti podizvođač.
Odredbe ovog člana shodno se primenjuju i na izveštaj o stručnoj oceni prijava.
U skladu sa izveštajem o stručnoj oceni ponuda, komisija za javnu nabavku priprema predlog odluke o dodeli ugovora/predlog odluke o zaključenju okvirnog sporazuma/ predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke/predlog odluke o priznavanju kvalifikacije.
Predlog odluke iz stava 1. ovog člana dostavlja se rukovodiocu organizacione jedinice na potpisivanje.
Prilikom donošenja odluke o dodeli ugovora/odluke o obustavi postupka/odluke o zaključenju okvirnog sporazuma/odluke o priznavanju kvalifikacije, organizaciona jedinica postupa na sledeći način:
- dostavlja agenciji izveštaj o stručnoj oceni ponuda, sa predlogom odluke i odgovarajućim materijalom u prilogu, radi dobijanja mišljenja na izveštaj o stručnoj oceni ponuda;
- dostavlja sekretarijatu predlog odluke i mišljenje agencije, sa odgovarajućim materijalom u prilogu, radi nadležnog postupanja;
- dostavlja gradonačelniku predlog zaključaka sa predlogom odluke i mišljenjima agencije i sekretarijata, sa odgovarajućim materijalom u prilogu, radi dobijanja saglasnosti.
U slučaju sprovođenja postupka javne nabavke male vrednosti, organizaciona jedinica postupa na način predviđen u stavu 1. alineja 1. ovog člana, u roku od dva dana od dana javnog otvaranja ponuda.
Agencija donosi odluku o zaključenju okvirnog sporazuma, odluku o dodeli ugovora, odnosno odluku o obustavi postupka centralizovane javne nabavke shodno proceduri koja je opisana u stavu 1. ovog člana.
Odluka o dodeli ugovora mora biti doneta u roku od 25 dana od dana otvaranja ponuda, odnosno u roku od 40 dana u naročito opravdanim slučajevima, kao što je obimnost ili složenost ponuda, odnosno složenost metodologije pondera.
Organizaciona jedinica u roku od tri dana od dana donošenja zaključaka gradonačelnika na predlog odluke o dodeli ugovora, odnosno odluke o obustavi postupka, donosi odluku o dodeli ugovora, odnosno odluku o obustavi postupka, u svemu u skladu sa predloženim tekstom.
Danom donošenja odluke o dodeli ugovora, odnosno odluke o obustavi postupka smatra se datum naznačen na samoj odluci, a posle donošenja zaključaka gradonačelnika.
Po donošenju odluke o dodeli ugovora, odnosno odluke o obustavi postupka organizaciona jedinica kopiju odluke dostavlja kabinetu gradonačelnika, sekretarijatu i agenciji.
Organizaciona jedinica je odgovorna za identičnost sadržaja predloga odluke o dodeli ugovora, odnosno odluke o obustavi postupka i odluke o dodeli ugovora, odnosno odluke o obustavi postupka.
Potpisana odluka se dostavlja ponuđačima u roku od tri dana od dana donošenja. Ako se odluka dostavlja neposredno, elektronskom poštom ili faksom, organizaciona jedinica mora imati potvrdu prijema odluke od strane ponuđača, a ukoliko se odluka dostavlja putem pošte, mora se poslati preporučeno sa povratnicom.
Način postupanja u toku zaključivanja ugovora
Po isteku roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava nakon donošenja odluke o dodeli ugovora, odnosno odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, odnosno ako u roku predviđenim zakonom nije podnet zahtev za zaštitu prava ili je zahtev za zaštitu prava odbačen ili odbijen, obrađivač predmeta sačinjava predlog ugovora, a isti mora odgovarati modelu ugovora iz konkursne dokumentacije.
Organizaciona jedinica pre zaključenja ugovora, dostavlja tekst ugovora na overu Gradskom javnom pravobranilaštvu.
Obrađivač predmeta, nakon pregleda i parafiranja, upućuje u proceduru potpisivanja predlog ugovora, koji potpisuje lice ovlašćeno da potpisuje ugovore o javnoj nabavci, u roku ne dužem od pet dana.
Ugovor se sačinjava u dovoljnom broju primeraka, prema potrebi svake konkretne nabavke.
Nakon potpisivanja ugovora od strane ovlašćenog lica, organizaciona jedinica dostavlja primerke ugovora na potpisivanje drugoj ugovornoj strani.
Organizaciona jedinica dostavlja potpisani primerak ugovora krajnjem korisniku, sekretarijatu i agenciji.
Postupanje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava
Komisija za javnu nabavku postupa po prijemu zahteva za zaštitu prava, u skladu sa zakonom.
Rešenje kojim se usvaja zahtev za zaštitu prava ili odgovor na zahtev za zaštitu prava, sa kompletnom dokumentacijom, organizaciona jedinica dostavlja Komisiji za zaštitu prava ponuđača.
Rešenje o usvajanju zahteva za zaštitu prava i odgovor na zahtev za zaštitu prava, organizaciona jedinica je dužna da dostavi agenciji istovremeno sa dostavljanjem podnosiocu, odnosno Komisiji za zaštitu prava ponuđača.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, komisija postupa u skladu sa članom 40. pravilnika.
Agencija sprovodi centralizovane javne nabavke za predmete nabavki i krug naručilaca, koji se za svaku budžetsku godinu utvrđuju odlukom o budžetu grada Beograda.
U skladu sa stavom 1. ovog člana, organizacione jedinice su u obavezi da u svom planu nabavki navedu napomenu da se javne nabavke sprovode preko agencije, kao centralizovane javne nabavke.
Agencija priprema godišnji pregled centralizovanih javnih nabavki, koji sadrži sve javne nabavke koje su predviđene za centralizovano sprovođenje u toku budžetske godine, kao i nabavke za koje postupci nisu okončani u prethodnoj budžetskoj godini.
Organizacione jedinice su u obavezi da na zahtev agencije dostave svu potrebnu dokumentaciju u vezi sa svakom javnom nabavkom koja se sprovodi kao centralizovana javna nabavka.
Po dobijanju traženih podataka i dokumentacije od naručilaca, agencija oblikuje javnu nabavku radi centralizovanog sprovođenja, standardizovanjem predmeta nabavke, ukoliko je to moguće.
Prilikom sprovođenja centralizovanih javnih nabavki, agencija postupa analogno pravilima koja su utvrđena za postupanje svih organizacionih jedinica u vođenju postupaka javnih nabavki, propisanih pravilnikom.
Po sprovedenom postupku javne nabavke, agencija zaključuje okvirni sporazum, na osnovu koga naručioci, odnosno organizacione jedinice u periodu važenja istog, zaključuju pojedinačne ugovore o javnoj nabavci, u skladu sa uslovima definisanim okvirnim sporazumom.
Ovlašćenja i odgovornosti u postupku javne nabavke
Obrađivač predmeta koordinira radom komisije za javnu nabavku, pruža stručnu pomoć komisiji u vezi sa sprovođenjem postupka i obavlja druge aktivnosti u vezi sa sprovođenjem postupka javne nabavke.
Za zakonitost sprovođenja postupka javne nabavke, sačinjavanje predloga i donošenje odluka, rešenja i drugih akata u postupku javne nabavke odgovorni su: rukovodilac organizacione jedinice, rukovodilac unutrašnje celine, obrađivač predmeta i komisija za javnu nabavku.
Akte u postupku javne nabavke sačinjava obrađivač predmeta, a komisija za javnu nabavku sačinjava konkursnu dokumentaciju, zapisnik o otvaranju ponuda i izveštaj o stručnoj oceni ponuda.
Dodatne uslove za učešće u postupku javne nabavke, određuje komisija za javnu nabavku.
Tehničke specifikacije predmeta javne nabavke određuje krajnji korisnik, odnosno rukovodilac organizacione jedinice i odgovoran je za iste, a dužan je da potpiše i overi svaku stranicu tehničkih specifikacija.
Tehničke specifikacije, kao obavezan deo konkursne dokumentacije, podnosilac zahteva određuje na način koji će omogućiti zadovoljavanje stvarnih potreba naručioca i istovremeno omogući širokom krugu ponuđača da podnesu odgovarajuće ponude.
Komisija može izvršiti izmene tehničkih specifikacija, uz prethodno pribavljenu saglasnost podnosioca zahteva.
Kriterijume za dodelu ugovora i elemente kriterijuma, kao i metodologiju za dodelu pondera za svaki element kriterijuma, način navođenja, opisivanja i vrednovanja elemenata kriterijuma u konkursnoj dokumentaciji, utvrđuje komisija, uzimajući u obzir vrstu, tehničku složenost, trajanje, vrednost javne nabavke i sl.
Utvrđivanje uporedivosti ponuđene cene sa tržišnom cenom vrši komisija.
Model ugovora sačinjava komisija, a ukoliko model ugovora koji komisija priprema kao sastavni deo konkursne dokumentacije zahteva posebna stručna znanja, komisija može zahtevati stručnu pomoć zaposlenih u organizacionoj jedinici i Gradskog javnog pravobranilaštva.
U postupku zaštite prava postupa komisija za nabavku, koja može zahtevati stručnu pomoć organizacione jedinice. Ako je zahtev za zaštitu prava uredan, blagovremen i izjavljen od strane ovlašćenog lica, komisija za javnu nabavku je dužna da na osnovu činjeničnog stanja, u ime i za račun organizacione jedinice odluči po podnetom zahtevu, tako što sa primljenim zahtevom za zaštitu prava preduzima radnje na način, u rokovima i po postupku koji je propisan zakonom.
Za postupanje u rokovima za zaključenje ugovora, odgovorni su rukovodilac organizacione jedinice, rukovodilac unutrašnje celine i obrađivač predmeta.
Prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim nabavkama Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji vrši zaposleno lice ovlašćeno od strane rukovodioca organizacione jedinice, koje dostavlja izveštaje nakon potpisivanja od strane rukovodioca organizacione jedinice.
Za dostavljanje Upravi za javne nabavke dokaza negativne reference za neispunjavanje obaveza u postupku javne nabavke, odgovorni su rukovodilac organizacione jedinice.
Način obezbeđivanja konkurencije
Konkurencija u svim postupcima javne nabavke obezbeđuje se u skladu sa zakonom, uz obavezu primene načela transparentnosti postupka javne nabavke.
U postupku javne nabavke neophodno je odrediti uslove za učešće u postupku, tehničke specifikacije i kriterijume za dodelu ugovora na način koji obezbeđuje učešće što većeg broja ponuđača i podnosioca prijava i koji ne stvara diskriminaciju među ponuđačima.
U cilju obezbeđivanja konkurencije, u postupku javne nabavke male vrednosti poziv se upućuje na adrese najmanje tri lica koja obavljaju delatnost koja je predmet javne nabavke i koja su prema saznanjima naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god je moguće i na adrese većeg broja lica.
U pregovaračkom postupku bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda poziv se upućuje, uvek ako je to moguće, na adrese najmanje tri lica koja obavljaju delatnost koja je predmet javne nabavke i koja su prema saznanjima organizacione jedinice sposobna da izvrše nabavku, a kada god je moguće i na adrese većeg broja lica.
Do saznanja o potencijalnim ponuđačima koji mogu da izvrše predmet javne nabavke, dolazi se istraživanjem tržišta na način određen u delu planiranja nabavki.
Način postupanja u cilju zaštite podataka i određivanje poverljivosti
Članovi komisije, kao i svi zaposleni koji su imali uvid u podatke o ponuđačima sadržane u ponudi koje je kao poverljive, u skladu sa zakonom, ponuđač označio u ponudi, dužni su da čuvaju kao poverljive i odbiju davanje informacije koja bi značila povredu poverljivosti podataka dobijenih u ponudi.
Ne smatraju se poverljivim dokazi o ispunjenosti obaveznih uslova, cena i drugi podaci iz ponude koji su od značaja za primenu elemenata kriterijuma i rangiranje ponude.
Ponude i sva dokumentacija iz postupka nabavke, čuva se u organizacionoj jedinici na mestu koje odredi rukovodilac organizacione jedinice, uz preduzimanje svih mera u cilju zaštite podataka u skladu sa zakonom.
Za dokumentaciju iz postupka nabavke (od pokretanja postupka do zaključenja ugovora), do arhiviranja, odgovara i istu čuva obrađivač predmeta, odnosno komisija za javnu nabavku.
Svim licima koja učestvuju u sprovođenju postupka javne nabavke, odnosno u pripremi konkursne dokumentacije za javnu nabavku ili pojedinih njenih delova, zabranjeno je da trećim licima saopštavaju bilo koje nezvanične podatke u vezi sa javnom nabavkom.
Dokumentacija se čuva u organizacionoj jedinici do izvršenja ugovora, nakon čega se dostavlja nadležnoj organizacionoj jedinici na arhiviranje.
U konkursnoj dokumentaciji može se zahtevati zaštita poverljivosti podataka koji se ponuđačima stavljaju na raspolaganje, uključujući i njihove podizvođače.
Ukoliko konkursna dokumentacija sadrži podatke koji predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka, preuzimanje konkursne dokumentacije vrši se uz potpisivanje izjave ili sporazuma o čuvanju poverljivih podataka.
Za određivanje poverljivosti podataka ovlašćen je i odgovoran rukovodilac organizacione jedinice, o čemu obaveštava komisiju za javnu nabavku.
Organizaciona jedinica za svaku konkretnu nabavku prilikom dostavljanja članovima komisije rešenja o imenovanju komisije, dostavlja i informaciju o poverljivim podacima.
Komisija je dužna da postupa sa poverljivim podacima u skladu sa zakonom.
Način evidentiranja svih radnji i akata, čuvanja dokumentacije u vezi sa javnim nabavkama i vođenja evidencije zaključenih ugovora i dobavljača
Organizaciona jedinica je dužna da evidentira sve radnje i akte tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javne nabavke, da čuva svu dokumentaciju vezanu za javne nabavke u skladu sa propisima koji uređuju oblast dokumentarne građe i arhiva, najmanje deset godina od isteka ugovorenog roka za izvršenje pojedinačnog ugovora o javnoj nabavci, odnosno pet godina od donošenja odluke o obustavi postupka i da vodi evidenciju svih zaključenih ugovora o javnim nabavkama i evidenciju dobavljača.
Rukovodilac organizacione jedinice određuje zaposlena lica koja su dužna da vode evidenciju svih radnji i akata tokom planiranja, sprovođenja postupaka i izvršenja javnih nabavki, kao i evidenciju svih zaključenih ugovora o javnim nabavkama i evidenciju dobavljača, u pisanoj i elektronskoj formi.
Nakon izvršenja ugovora o javnoj nabavci ili konačnosti odluke o obustavi postupka, obrađivač predmeta svu dokumentaciju dostavlja arhivi. Obrađivač predmeta je odgovoran za ažurno arhiviranje dokumentacije nastale u postupku javne nabavke, pri čemu vodi računa o rokovima čuvanja definisanim propisima koji uređuju oblast dokumentarne građe.
Organizaciona jedinica je dužna da prikuplja i evidentira podatke o postupcima javnih nabavki i zaključenim ugovorima o javnim nabavkama, kao i da Upravi za javne nabavke dostavlja tromesečni izveštaj najkasnije do 10. u mesecu koji sledi po isteku tromesečja, u skladu sa zakonom.
Tromesečni izveštaj iz stava 1. ovog člana potpisuje rukovodilac organizacione jedinice.
Nabavke na koje se zakon ne primenjuje
Prilikom sprovođenja postupaka nabavki na koje se zakon ne primenjuje, organizaciona jedinica je dužna da postupa u skladu sa načelima iz zakona (načelo efikasnosti i ekonomičnosti, načelo obezbeđivanja konkurencije, načelo transparentnosti postupka javne nabavke, načelo jednakosti ponuđača i načelo zaštite životne sredine i obezbeđivanja energetske efikasnosti), kao i da se stara kada sprovodi nabavke ispod zakonom propisanog limita za javu nabavku male vrednosti da spreči postojanje sukoba interesa, da obezbedi konkurenciju i da ugovorena cena ne bude veća od uporedive tržišne cene.
Konkursna dokumentacija mora da sadrži: obrazac ponude, uslove za učešće u postupku, kriterijume za izbor ponude, tehničke specifikacije predmeta nabavke i način i rok za podnošenje ponuda.
Ukoliko se nakon sprovođenja postupka nabavke zaključuje ugovor, isti mora biti overen od strane Gradskog javnog pravobranilaštva i zaključuje se shodno odredbama ovog pravilnika.
Komisija za nabavku, nakon otvaranja ponuda, može pozvati ponuđače da učine svoju ponudu prihvatljivom, odnosno da otklone bitne nedostatke, otklone razloge zbog kojih je ponuda neodgovarajuća, kao i da umanje ponuđenu cenu ispod procenjene vrednosti nabavke.
Ponuđači koji po pozivu iz prethodnog stava dostave ponude, imaju mogućnost umanjenja ponuđene cene, i u slučaju da je prvobitno ponuđena cena bila ispod procenjene vrednosti nabavke.
U postupku otvaranja ponuda, komisija može dozvoliti ponuđačima da pregovaraju o ceni.
Konkursnom dokumentacijom za nabavke na koje se zakon ne primenjuje, biće određen način postupanja predviđen ovim članom.
Način praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci
Dostavljanje ugovora i potrebne dokumentacije
Organizaciona jedinica neposredno po zaključenju ugovora o javnoj nabavci, ugovor sa potrebnom dokumentacijom dostavlja sekretarijatu, agenciji i drugim subjektima koji mogu biti uključeni u praćenje izvršenja ugovora, koje su korisnici isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova ili na čije će aktivnosti uticati izvršenje ugovora.
Rukovodilac organizacione jedinice rešenjem obrazuje i ovlašćuje tim za praćenje izvršenja konkretnog ugovora i imenuje nosioca praćenja. Prilikom obrazovanja tima za praćenje izvršenja ugovora rukovodilac organizacione jedinice u obavezi je da vodi računa da je stručna osposobljenost članova tima u logičkoj vezi sa prirodom i specifičnostima predmeta ugovora.
Rešenje o obrazovanju tima za praćenje izvršenja ugovora, obavezno sadrži osnovne podatke o ugovoru, ime i prezime, stručnu spremu, zanimanje i kontakt podatke lica koja su određena za praćenje izvršenja ugovora, kao i naznačenje lica koje je isključivo ovlašćeno za komunikaciju u toku praćenja izvršenja ugovora.
Kada je to neophodno, rukovodilac organizacione jedinice može za praćenje izvršenja ugovora odrediti i lice/a koje/a nije/su zaposleno u organizacionoj jedinici, s tim što se u rešenju o obrazovanju tima za praćenje izvršenja ugovora, pored ostalih podataka, obavezno navodi i pravni osnov njegovog angažovanja.
Tim za praćenje izvršenja ugovora odgovoran je za blagovremeno i kvalitetno izvršenje ugovorenih obaveza organizacione jedinice.
Organizaciona jedinica dostavlja agenciji uz ugovor o javnoj nabavci sa potrebnom dokumentacijom i primerak rešenja o obrazovanju tima za praćenje izvršenja ugovora.
Pravila komunikacije sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora
Komunikacija sa drugom ugovornom stranom (u daljem tekstu: dobavljač), u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci odvija se isključivo pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Komunikaciju sa dobavljačem u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci može vršiti samo lice koje je ispred tima ovlašćeno za praćenje izvršenja ugovora.
Organizaciona jedinica odmah po zaključenju ugovora o javnoj nabavci obaveštava dobavljača o kontakt podacima lica koje je ovlašćeno da vrši komunikaciju u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora.
Obaveze tima za praćenje izvršenja ugovora
Tim za praćenje izvršenja ugovora stara se o poštovanju ugovornih obaveza dobavljača, a posebno o poštovanju ugovornih obaveza koje se odnose na sredstva finansijskog obezbeđenja, kvalitet i kvantitet ugovorenih dobara, usluga i radova, te o poštovanju ugovorenih rokova.
U slučaju kada je ispunjenje obaveza dobavljača uslovljeno ispunjenjem ugovornih obaveza organizacione jedinice, tim za praćenje izvršenja ugovora se stara o blagovremenom ispunjenju obaveza organizacione jedinice.
Primopredaja predmeta ugovora o javnim nabavkama
Rukovodilac organizacione jedinice donosi rešenje o obrazovanju komisije za vršenje kvantitativnog i kvalitativnog prijema dobara, usluga ili radova, odnosno ostale potrebne radnje u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci.
Komisija za vršenje kvantitativnog i kvalitativnog prijema ima najmanje tri člana.
Ispred organizacione jedinice, u sastav komisije za vršenje kvalitativnog i kvantitativnog prijema, imenuje/u se i predstavnik/ci tima za praćenje izvršenja ugovora.
U roku od dva dana od dana prijema ugovora, agencija može predložiti jedno ili više lica za člana komisije, u kom slučaju je rukovodilac organizacione jedinice u obavezi da u sastav komisije imenuje i lice/a predložena ispred agencije.
Rukovodilac organizacione jedinice je u obavezi da prilikom imenovanja članova komisije za vršenje kvantitativnog i kvalitativnog prijema vodi računa o stručnoj osposobljenosti istih u zavisnosti od prirode i specifičnosti predmeta ugovora.
Rešenje o obrazovanju komisije za vršenje kvantitativnog i kvalitativnog prijema dostavlja se agenciji u roku od dva dana od dana donošenja.
Kriterijumi, pravila i način provere kvantiteta i kvaliteta isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova
Komisija za vršenje kvantitativnog i kvalitativnog prijema dobara, usluga ili radova, proverava:
- da li količina isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovara ugovorenom;
- da li vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovaraju ugovorenim, odnosno da li su u svemu u skladu sa zahtevanim tehničkim specifikacijama i ponudom.
Organizaciona jedinica je u obavezi da u ugovoru o javnoj nabavci precizira pravila i način provere u zavisnosti od vrste predmeta nabavke.
Pravila za potpisivanje dokumenata o izvršenom prijemu dobara, usluga ili radova
Komisija za vršenje kvantitativnog i kvalitativnog prijem dobara, usluga ili radova, sačinjava zapisnik o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu dobara, usluga ili radova, čime se potvrđuje prijem određene količine i tražene vrste dobara, usluga ili radova, prijem neophodne dokumentacije (ugovor, otpremnica, ulazni račun i sl.), kao i da isporučena dobra, usluge ili radovi u svemu odgovaraju ugovorenim.
Komisija sačinjava zapisnik u dva istovetna primerka, koji potpisuju svi članovi komisije i predstavnik dobavljača, od čega po jedan primerak zadržava svaka ugovorna strana.
Zapisnik o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu dobara, usluga ili radova je sastavni deo dokumentacije za izvršenje ugovorenih finansijskih obaveza organizacione jedinice, kao ugovorne strane.
Kopiju zapisnika o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu komisija dostavlja licu ovlašćenom za praćenje izvršenja konkretnog ugovora o javnoj nabavci.
Organizaciona jedinica dostavlja kopiju zapisnika o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu agenciji, u slučajevima kada agencija nema svog predstavnika u komisiji.
Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora
U slučaju kada komisija za kvantitativni i kvalitativni prijem utvrdi da količina ili kvalitet isporuke ne odgovara ugovorenom, ona ne sačinjava zapisnik o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu, već sačinjava i potpisuje reklamacioni zapisnik, u kome navodi u čemu isporuka nije u skladu sa ugovorenim.
Reklamacioni zapisnik komisija dostavlja timu za praćenje izvršenja konkretnog ugovora o javnoj nabavci, koji taj zapisnik dostavlja dobavljaču i dalje postupa povodom reklamacije u vezi sa izvršenjem ugovora.
Postupanje po reklamaciji uređuje se ugovorom o javnoj nabavci, zakonom kojim se uređuju obligacioni odnosi i drugim propisima koji uređuju ovu oblast.
U slučaju da dobavljač ne izvršava obaveze u skladu sa ugovorom, tim za praćenje izvršenja konkretnog ugovora upućuje reklamacije dobavljaču i preduzima druge mere u cilju urednog izvršenja ugovora i o tome sačinjava izveštaj koji dostavlja rukovodiocu organizacione jedinice.
O upućenoj reklamaciji i drugim merama koje su preduzete u cilju urednog izvršenja ugovora, organizaciona jedinica, u roku od dva dana od dana upućene reklamacije, odnosno druge preduzete mere, obaveštava agenciju i istovremeno joj dostavlja izveštaj.
Organizaciona jedinica je u obavezi da agenciju obavesti o predlogu tima za praćenje u roku od dva dana od dana predlaganja i o tome da li je organizaciona jedinica našla da postoji ispunjenost uslova za realizaciju sredstava finansijskog obezbeđenja i/ili raskid ugovora, kao i o preduzetim merama.
Ukoliko povodom predloga tima za praćenje izvršenja ugovora, organizaciona jedinica ne obavesti agenciju da postoji ispunjenost uslova za realizaciju sredstava finansijskog obezbeđenja i/ili raskid ugovora, a agencija oceni da takva ispunjenost uslova postoji, predložiće organu koji vrši nadzor nad radom Gradske uprave realizaciju sredstava finansijskog obezbeđenja i/ili raskid ugovora.
Kontrola javnih nabavki obuhvata kontrolu mera, radnji i akata organizacionih jedinica u postupku planiranja, sprovođenja postupka i izvršenju ugovora o javnoj nabavci, bez obzira na njihovu ukupnu vrednost javnih nabavki na godišnjem nivou i to:
1) postupka planiranja i celishodnosti planiranja konkretne javne nabavke sa stanovišta potreba i delatnosti organizacione jedinice;
2) kriterijuma za sačinjavanje tehničke specifikacije;
3) načina ispitivanja tržišta;
4) sprovođenja postupka javne nabavke;
5) opravdanosti dodatnih uslova za učešće u postupku javne nabavke i kriterijuma za dodelu ugovora;
6) načina i rokova plaćanja, avanse, garancije za date avanse;
7) izvršenja ugovora, a posebno kvalitet isporučenih dobara i pruženih usluga, odnosno izvedenih radova;
8) stanja zaliha;
9) načina korišćenja dobara i usluga.
U vršenju kontrole preduzimaju se i druge radnje radi utvrđivanja činjeničnog stanja u vezi sa pojedinim segmentom planiranja, postupkom javne nabavke, odnosno ugovorom o javnoj nabavci.
Kontrolu planiranja, sprovođenja postupaka i izvršenja javnih nabavki vrši agencija.
Agencija je nezavisna i samostalna u vršenju nadležnosti iz oblasti kontrole.
Kontrolu sprovođenja javnih nabavki, vrše jedno ili više lica zaduženih za kontrolu, u skladu sa aktom o sistematizaciji i unutrašnjoj organizaciji agencije, odnosno po nalogu direktora agencije.
Lica zadužena za kontrolu u obavljanju svojih poslova postupaju odgovorno, objektivno, stručno, poštuju principe poverljivosti podataka.
Kontrola javnih nabavki se sprovodi u skladu sa donetim godišnjim planom kontrole, koji priprema agencija, a odobrava rukovodilac agencije. Plan se donosi do kraja tekuće godine za sledeću godinu ili u roku od 10 dana od dana donošenja plana nabavki.
Plan kontrole javnih nabavki sadrži: predmet kontrole, cilj kontrole, subjekt kontrole, okvirne datume vršenja kontrole, broj angažovanih kontrolora.
Predmet kontrole se određuje na osnovu: vrednosti postupka, predmeta nabavke, procene rizika, učestalosti nabavke i dr.
Plan kontrole se dostavlja organu koji vrši nadzor nad poslovanjem naručioca.
Izmena plana se vrši na način i po postupku za donošenje plana kontrole javnih nabavki.
Kontrola se vrši u toku i nakon planiranja nabavki, sprovođenja postupka javne nabavke i izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Komunikacija sa organizacionim jedinicama u toku vršenja kontrole obavlja se pisanim putem, kao i elektronskim putem.
Kontrola javnih nabavki sprovodi se kao redovna i vanredna kontrola.
Redovna kontrola javnih nabavki se sprovodi u skladu sa pravilnikom i godišnjim planom kontrole.
Godišnji plan kontrole je sastavni deo godišnjeg program rada agencije i dostavlja se organu koji vrši nadzor nad poslovanjem agencije.
Vršenje kontrole ne zadržava postupak planiranja, sprovođenja ili izvršenja nabavki.
O izvršenoj kontroli postupka planiranja, sprovođenja postupaka i izvršenja javnih nabavki organizacionih jedinica, agencija sačinjava godišnji izveštaj.
Godišnji izveštaj o sprovedenoj kontroli agencija podnosi načelniku Gradske uprave i Gradskom veću grada Beograda, najkasnije do 31. decembra tekuće godine.
Ukoliko postoje saznanja koja ukazuju na eventualne slabosti u postupku planiranja, sprovođenja postupka ili izvršenja nabavki u okviru organizacione jedinice, a čija kontrola nije predviđena planom kontrole za tekuću godinu, može se sprovesti i vanredna kontrola.
Vanredna kontrola se sprovodi po nalogu rukovodioca agencije ili po nalogu organa koji vrši nadzor nad poslovanjem naručioca.
Rukovodilac organizacione jedinice može predložiti rukovodiocu agencije sprovođenje vanredne kontrole. U predlogu za vršenje vanredne kontrole obavezno se navodi predmet kontrole i obrazloženje razloga za vršenje kontrole.
Rukovodilac agencije odlučuje o predlogu za sprovođenje vanredne kontrole, ceneći opravdanost razloga i vodeći računa o raspoloživim kadrovskim kapacitetima za vršenje kontrole.
Agencija obaveštava organizacionu jedinicu o vršenju vanredne kontrole, okvirnom vremenskom periodu vršenja kontrole i licima koja će vršiti kontrolu, odnosno o razlozima zbog kojih se vanredna kontrola neće vršiti, ukoliko je predlog za vršenje kontrole podnet od strane organizacione jedinice.
Agencija sačinjava izveštaj o svakoj sprovedenoj vanrednoj kontroli.
U toku vršenja kontrole javnih nabavki, organizacione jedinice su dužne da dostave agenciji tražene informacije i dokumentaciju kojim raspolažu, u primerenom roku koji odredi agencija, a koji omogućava organizacionoj jedinici da pripremi i dostavi traženu dokumentaciju i informacije.
Agencija sačinjava nacrt izveštaja o sprovedenoj vanrednoj kontroli, odnosno nacrt godišnjeg izveštaja o sprovedenoj kontroli, koji dostavlja na izjašnjenje organizacionoj jedinici, odnosno svim organizacionim jedinicama kod koje/ih je vršena kontrola.
Na nacrt izveštaja o sprovedenoj vanrednoj kontroli, organizaciona jedinica može dati pisani prigovor u ostavljenom primerenom roku, koji ne može biti duži od tri dana.
Na nacrt godišnjeg izveštaja o sprovedenoj kontroli, koji se priprema zbirno za sve organizacione jedinice koje su obuhvaćene kontrolom, svaka organizaciona jedinica može dati pisani prigovor u ostavljenom primerenom roku, koji ne može biti duži od osam dana i to u delu izveštaja koji se odnosi na vršenje kontrole u toj organizacionoj jedinici.
Prigovor organizacione jedinice može izmeniti nalaz kontrole ukoliko je obrazložen i sadrži dokaze koji potvrđuju navode iz prigovora.
Nakon usaglašavanja nacrta izveštaja, agencija u roku od tri dana od dana isteka roka za prigovor, odnosno od dana dostavljanja prigovora, sačinjava izveštaj o sprovedenoj vanrednoj kontroli, koji dostavlja rukovodiocu organizacione jedinice kod koje je vršena kontrola i organu koji vrši nadzor nad poslovanjem naručioca - Gradskom veću grada Beograda.
Nakon usaglašavanja nacrta godišnjeg izveštaja, agencija u roku od osam dana od dana isteka roka za prigovor, odnosno od dana dostavljanja prigovora, sačinjava godišnji izveštaj o sprovedenoj kontroli, koji dostavlja rukovodiocima organizacionih jedinica kod kojih je vršena kontrola, organu koji vrši nadzor nad poslovanjem naručioca - Gradskom veću grada Beograda.
Izveštaj o sprovedenoj vanrednoj kontroli/godišnji izveštaj o sprovedenoj kontroli sadrži:
1) pravni osnov,
2) osnovne podatke o subjektu kontrole,
3) cilj kontrole,
4) predmet kontrole,
5) vreme početka i završetka kontrole,
6) ime lica koje/a je/su vršilo/a kontrolu,
7) spisak dokumentacije nad kojom je ostvaren uvid tokom kontrole,
8) nalaz, zaključak, preporuke i predlog mera,
9) potpis lica koje/a je/su vršilo/a kontrolu i potpis rukovodioca službe za kontrolu;
10) preporuke koje se odnose na:
- unapređenje postupka javnih nabavki kod naručioca,
- otklanjanje utvrđenih nepravilnosti,
- sprečavanje rizika korupcije u vezi sa postupkom javne nabavke,
- preduzimanje mera na osnovu rezultata sprovedene kontrole.
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje
Računi i druga dokumenta za plaćanje primaju se i zavode u pisarnici i dostavljaju unutrašnjoj organizacionoj jedinici u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa.
Posle prijema računa za isporučena dobra, pružene usluge ili izvedene radove, kontroliše se postojanje obaveznih podataka na računu koji su propisani zakonom, a kod uvoza dobara i kompletnost dokumentacije o izvršenom uvozu, kao i ugovoreni rokovi i uslovi plaćanja.
Ako račun ne sadrži sve podatke propisane zakonom ili ako dokumentacija o izvršenom uvozu nije kompletna, račun se vraća izdavaocu računa.
Ukoliko račun sadrži sve obavezne podatke propisane zakonom, pristupa se kontroli podataka koji se odnose na vrstu, količinu i cenu dobara, usluga ili radova. Zapisnikom o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu ili Zapisnikom o konačnoj primopredaji radova, koji je potpisan i overen od strane članova Komisije, garantovan je kvalitet i količina primljenih dobara, usluga ili izvedenih radova.
Posle kontrole, račun parafira lice koje je vršilo kontrolu ispravnosti podataka na računu i rukovodilac unutrašnje organizacione jedinice u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa, a potpisuje ga rukovodilac organizacione jedinice, čime potvrđuje tačnost tih podataka.
U slučaju da se kontrolom iz stava 4. ovog člana utvrdi neispravnost računa - on se proglašava neispravnim i uz dopis, u kome se navode razlozi neispravnosti, dostavlja se rukovodiocu unutrašnje organizacione jedinice u čijem delokrugu su poslovi kontrole i obrade računa i rukovodiocu organizacione jedinice, radi reklamacije izdavaocu tog računa.
Nakon izvršene kontrole i kompletiranja prateće dokumentacije za plaćanje, unutrašnja organizaciona jedinica u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa, račun obrađuje i dostavlja na plaćanje kompletan materijal Sekretarijatu za finansije.
Dostavljanje i čuvanje ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja
Tim za praćenje izvršenja ugovora se stara o poštovanju ugovornih obaveza dobavljača u pogledu sredstava finansijskog obezbeđenja.
Nakon dostavljanja ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, tim za praćenje izvršenja ugovora proverava ispravnost istih.
Ukoliko utvrdi da su sredstva finansijskog obezbeđenja dostavljena u svemu u skladu sa ugovorom, tim za praćenje izvršenja ugovora originale istih bez odlaganja dostavlja Sekretarijatu, na čuvanje, dok se kopije čuvaju u organizacionoj jedinici.
Ukoliko se sredstvo finansijskog obezbeđenja ne dostavi u ugovorenom roku, odnosno u ugovorenoj sadržini i formi, tim za praćenje izvršenja ugovora bez odlaganja obaveštava o tome rukovodioca organizacione jedinice, koji odlučuje o daljem postupanju.
Tim za praćenje izvršenja ugovora je u obavezi da, bez odlaganja, obavesti Agenciju da sredstva finansijskog obezbeđenja nisu dostavljena u ugovorenom roku, odnosno u ugovorenoj sadržini i formi, kao i o preduzetim aktivnostima organizacione jedinice.
Agencija može dati preporuke organizacionoj jedinici u vezi sa daljom realizacijom ugovora.
U toku realizacije ugovora, tim za praćenje izvršenja ugovora je odgovoran za blagovremeno obaveštavanje rukovodioca organizacione jedinice o nastupanju okolnosti koje zahtevaju produženje roka važenja dostavljenih sredstava finansijskog obezbeđenja.
Tim za praćenje izvršenja ugovora se stara o vraćanju sredstava finansijskog obezbeđenja dobavljaču, ako je u celosti ispunio svoju obezbeđenu obavezu.
Pravila postupka realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja
U slučaju kada utvrdi razloge za realizaciju ugovorenog sredstva finansijskog obezbeđenja, tim za praćenje izvršenja ugovora o tome bez odlaganja obaveštava rukovodioca organizacione jedinice, uz dostavljanje potrebnih obrazloženja i dokaza.
Nakon ocene razloga i razmatranja dokaza, kao i svih drugih bitnih činjenica i okolnosti vezanih za realizaciju nabavke, rukovodilac organizacione jedinice dostavlja obrazložene dokaze agenciji.
Ceneći dostavljene dokaze i obrazloženja razloga za realizaciju ugovorenog sredstva finansijskog obezbeđenja, agencija daje preporuke organizacionoj jedinici u vezi daljeg postupanja.
Ceneći preporuke agencije, organizaciona jedinica odlučuje o dostavljanju dokaza sekretarijatu, radi realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja u skladu sa važećim propisima.
O realizaciji ugovorenog sredstva finansijskog obezbeđenja, sekretarijat obaveštava organizacionu jedinicu.
O ishodu postupka, organizaciona jedinica obaveštava agenciju, odnosno dostavlja agenciji dokaze o realizovanom sredstvu finansijskog obezbeđenja.
Organizaciona jedinica vodi evidenciju realizovanih ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, o čemu sačinjava godišnji izveštaj.
Postupanje u vezi sa dostavljanjem Upravi za javne nabavke dokaza negativne reference za neispunjavanje obaveza iz ugovora
Organizaciona jedinica obaveštava agenciju o postojanju dokaza za negativne reference.
Po obaveštenju agencije, organizaciona jedinica odmah i bez odlaganja dostavlja Upravi za javne nabavke ispravu o realizovanom sredstvu obezbeđenja ispunjenja obaveza u postupku javne nabavke ili ispunjenja ugovornih obaveza, kao i druge dokaze za negativne reference.
Pravila stavljanja dobara na raspolaganje korisnicima unutar organizacionih jedinica
Dobra se krajnjim korisnicima - zaposlenim licima stavljaju na raspolaganje na osnovu dokumenta - trebovanje, koji unutrašnjoj organizacionoj jedinici u čijem je delokrugu magacinsko poslovanje dostavljaju rukovodioci organizacionih jedinica.
Dobra se dodeljuju na korišćenje na osnovu ličnog zaduženja zaposlenog sredstvima koja samo on koristi. Lično zaduženje se vrši u okviru organizacione jedinice u kojoj je lice zaposleno.
Dobra koja su dodeljena na korišćenje organizacionoj jedinici za obavljanje poslova iz njenog delokruga a nisu pogodna za lično zaduženje, evidentiraju se po pripadnosti organizacionoj jedinici, na osnovu zaduženja rukovodioca organizacione jedinice, odnosno zaposlenog lica.
Pravila postupanja u vezi sa izmenom ugovora
U slučaju potrebe za izmenom ugovora o javnoj nabavci, tim za praćenje konkretnog ugovora o tome obaveštava rukovodioca organizacione jedinice.
Ukoliko dobavljač zahteva izmenu ugovora o javnoj nabavci, tim za praćenje konkretnog ugovora ovaj zahtev zajedno sa svojim mišljenjem o potrebi i opravdanosti zahtevanih izmena, dostavlja rukovodiocu organizacione jedinice.
Rukovodilac organizacione jedinice u pisanoj ili elektronskoj formi nalaže obrađivaču predmeta koji je bio angažovan na poslovima konkretne javne nabavke da izvrši proveru da li su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci.
Ukoliko obrađivač predmeta nađe da su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci, izrađuje predlog odluke o izmeni ugovora (prema prilogu 3L iz zakona) i model aneksa ugovora, koje dostavlja rukovodiocu organizacione jedinice.
Pre donošenja odluke i potpisivanja aneksa ugovora, organizaciona jedinica se obraća agenciji radi dobijanja mišljenja na predlog odluke o izmeni ugovora.
Ukoliko se odlukom o izmeni ugovora menjaju finansijski elementi ugovora, ista se po dobijanju mišljenja agencije, dostavlja sekretarijatu na potvrdu.
Predlog odluke o izmeni ugovora, sa prethodno pribavljenim mišljenjem agencije, odnosno potvrdom sekretarijata, uz predlog zaključaka, dostavlja se gradonačelniku radi dobijanja saglasnosti na istu.
Organizaciona jedinica pre zaključenja aneksa ugovora dostavlja tekst aneksa ugovora na overu Gradskom javnom pravobranilaštvu.
Organizaciona jedinica, u roku od tri dana od dana donošenja, odluku objavljuje na Portalu javnih nabavki i dostavlja izveštaj Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji.
Postupanje u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku
Rukovodilac organizacione jedinice, na predlog lica odgovornog za praćenje konkretnog ugovora, u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku, o tome obaveštava dobavljača.
Ukoliko dobavljač ne otkloni greške u garantnom roku u skladu sa ugovorom, lice odgovorno za praćenje konkretnog ugovora o tome obaveštava rukovodioca organizacione jedinice.
Lice odgovorno za praćenje konkretnog ugovora i obrađivač predmeta koji je bio angažovan na poslovima konkretne javne nabavke proveravaju ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenog sredstva finansijskog obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku i, ukoliko su za to ispunjeni uslovi, obaveštavaju unutrašnju organizacionu celinu u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija, koja dostavlja predlog sa dokazima sekretarijatu radi realizacije sredstva obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku.
Organizaciona jedinica odmah i bez odlaganja dostavlja Upravi za javne nabavke ispravu o realizovanom sredstvu obezbeđenja.
Pravila za sastavljanje izveštaja (analize) o izvršenju ugovora
Lice odgovorno za praćenje konkretnog ugovora sačinjava izveštaj o izvršenju ugovora, koji naročito sadrži:
- opis toka izvršenja ugovora;
- ukupnu realizovanu vrednost ugovora;
- uočene probleme tokom izvršenja ugovora;
- eventualne predloge za poboljšanje.
Izveštaj o svim ugovorima koji su realizovani u tom tromesečju organizaciona jedinica dostavlja agenciji najkasnije do 5. u mesecu koji sledi po isteku tromesečja.
Usavršavanje zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki
Organizaciona jedinica će se starati o obezbeđivanju kontinuiranog stručnog usavršavanja zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki.
Program usavršavanja zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki sačiniće Služba načelnika Gradske uprave, u čijem su delokrugu poslovi ljudskih resursa.
Sastavni deo ovog pravilnika su sledeći obrasci:
- odluka o donošenju plana nabavki (Obrazac 1),
- predlog odluke o pokretanju postupka(Obrazac 2),
- predlog rešenja o obrazovanju komisije za javnu nabavku (Obrazac 2a),
- predlog odluke o pokretanju postupka javne nabavke male vrednosti (Obrazac 3),
- predlog rešenja o obrazovanju komisije za javnu nabavku male vrednosti (Obrazac 3a),
- izjava o nepostojanju sukoba interesa (Obrazac 4).
Početkom primene ovog pravilnika prestaje da važi Uputstvo o postupanju u sprovođenju javnih nabavki koje se finansiraju na teret sredstava budžeta grada grada Beograda broj 020-1760/13-G od 28. marta 2013. godine.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Beograda".
ODLUKA O DONOŠENJU PLANA NABAVKI
Na osnovu čl. 51. Zakona o javnim nabavkama, ("Službeni glasnik RS", broj 124/12), člana 9. Pravilnika o formi i sadržini plana nabavki i izveštaja o izvršenju plana nabavki, ("Službeni glasnik RS", broj 29/13) i Pravilnika o bližem uređivanju postupka javne nabavke u organizacionim jedinicama Gradske uprave grada Beograda broj: __________ od ______________ godine, a u skladu sa Zaključcima Gradonačelnika broj: __________ od ______________ godine, ____________________ (upisati sekretar ili direktor ili šef), ____________________ (upisati naziv organizacione jedinice), donosi
ODLUKU
O
DONOŠENJU PLANA NABAVKI
Donosi se Plan nabavki ______________________________ (upisati naziv organizacione jedinice) za __________ godinu. (upisati).
Obrazloženje
U skladu sa odredbama člana 51. Zakona o javnim nabavkama, ("Službeni glasnik RS", broj 124/12), svaki naručilac je dužan da do 31. januara donese plan nabavki za tekuću godinu koji se sastoji od plana javnih nabavki i plana nabavki na koje se zakon ne primenjuje.
Članom 8. Pravilnika o formi i sadržini plana nabavki i izveštaja o izvršenju plana nabavki, ("Službeni glasnik RS", broj 29/13), propisano je da se plan nabavki i izveštaj o izvršenju plana nabavki dostavljaju Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji u elektronskoj formi, korišćenjem elektronskog sistema za izradu i dostavljanje plana nabavki i izveštaja o izvršenju plana nabavki (aplikativni softver) koji je izrađen od strane Uprave za javne nabavke, u skladu sa zakonom, dok je članom 9. Pravilnika propisano da aplikativni softver za elektronsku izradu i dostavljanje plana nabavki i izveštaja o izvršenju plana nabavki, između ostalog, sadrži i Odluku o donošenju plana nabavki.
Imajući u vidu navedeno, doneta je odluka kao u izreci.
U Beogradu, dana __________ |
|
Sekretar ili direktor ili šef |
|
|
_____________________ |
ODLUKA O POKRETANJU POSTUPKA JAVNE NABAVKE
REPUBLIKA SRBIJA
GRAD BEOGRAD
GRADSKA UPRAVA GRADA BEOGRADA
NARUČILAC: _____ (upisati naziv i adresu naručioca)
Odluka broj: _____ (upisati)
Datum: _____ (upisati)
Redni broj javne nabavke: _____ (upisati)
ODLUKA O POKRETANJU POSTUPKA
JAVNE NABAVKE
1. Predmet javne nabavke: dobra/usluge/radovi - (upisati jednu od ponuđenih vrsta predmeta javne nabavke) ______________________________ (upisati predmet javne nabavke), naziv i oznaka iz opšteg rečnika nabavke ____________________ (upisati naziv i oznaku iz opšteg rečnika nabavke za predmetnu nabavku)
2. Postupak javne nabavke: _______________ (upisati vrstu postupka i pravni osnov postupka, a u zavisnosti od vrste postupka i podatke u skladu sa čl. 53. stav 2. i stav 3. Zakona o javnim nabavkama), u skladu sa mišljenjem Uprave za javne nabavke ____________________ (popuniti samo u slučaju pregovaračkog postupka bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda, u skladu sa članom 36. stav 1. tač. 2, 4-6)
3. Procenjena vrednost javne nabavke: ___________ (upisati procenjenu vrednost javne nabavke u dinarima, bez PDV-a)
4. Okvirni datum pokretanja postupka: _____ (upisati mesec ili precizniji vremenski period u kome se planira pokretanje postupka, odnosno donošenje odluke o pokretanju postupka)
5. Okvirni datum zaključenja ugovora: _____ (upisati mesec ili precizniji vremenski period u kome se planira zaključenje ugovora)
6. Okvirni datum izvršenja ugovora: ______ (upisati mesec ili precizniji vremenski period kada se očekuje izvršenje konkretne nabavke; u slučaju kada je reč o sukcesivnim isporukama, navodi se period u kome se očekuje izvršenje nabavke)
7. Nabavka se vrši na teret pozicija u budžetu grada Beograda za 201__. godinu _____ (navesti podatke o aproprijaciji u budžetu odnosno finansijskom planu)
8. Za realizaciju ove javne nabavke predviđena su finansijska sredstva u ukupnom iznosu od _____ (upisati ukupan iznos predviđenih sredstava za javnu nabavku)
9. Predlogom rešenja broj: _____ od _____, obrazovana je Komisija za javnu nabavku u sastavu: (navesti sastav, odnosno podatke o članovima komisije iz Predloga rešenja)
10. Rok za podnošenje ponude: (upisati rok za podnošenje ponude u skladu sa čl. 94-101 Zakona o javnim nabavkama, a u slučaju objavljivanja prethodnog obaveštenja navesti datum objavljivanja prethodnog obaveštenja na Portalu javnih nabavki)
|
|
ODGOVORNO LICE (SEKRETAR/DIREKTOR/ŠEF) |
|
|
|
POTVRĐUJEMO DA NARUČILAC NA NAVEDENOJ POZICIJI I KONTU IMA OBEZBEĐENA FINANSIJSKA SREDSTVA Datum: __________ Paraf: __________ (Parafira Sekretarijat za finansije)
|
POTVRĐUJEMO DA PREDLOG ODLUKE O POKRETANJU POSTUPKA JAVNE NABAVKE SADRŽI SVE POTREBNE ELEMENTE Datum: __________ Paraf: __________ (Parafira: direktor Agencije za javne nabavke) |
ZAKLJUČAK GRADONAČELNIKA GRADA BEOGRADA Broj: __________ Datum: __________ |
|
REŠENJE O OBRAZOVANJU KOMISIJE
REPUBLIKA SRBIJA
GRAD BEOGRAD
GRADSKA UPRAVA GRADA BEOGRADA
NARUČILAC: _____ (upisati naziv i adresu naručioca)
Rešenje broj: _____ (upisati)
Datum: _____ (upisati)
Redni broj javne nabavke: _____ (upisati)
Na osnovu člana 54. Zakona o javnim nabavkama ("Službeni glasnik Republike Srbije", br. 124/12) donosi se
REŠENJE O OBRAZOVANJU KOMISIJE
1 Obrazuje se Komisija za javnu nabavku broj: _____, dobra/usluge/radovi (upisati jednu od ponuđenih vrsta predmeta javne nabavke), __________ (upisati predmet javne nabavke) u sledećem sastavu*:
1. |
|
Predsednik |
||
|
1a |
|
Zamenik predsednika |
|
2. |
|
Član |
||
|
2a |
|
Zamenik člana |
|
3. |
|
Član |
||
|
3a |
|
Zamenik člana |
|
4. |
|
Član |
||
|
4a |
|
Zamenik člana |
|
5. |
|
Član |
||
|
5a |
|
Zamenik člana |
|
• |
Upisati ime i prezime, stručnu spremu, zvanje i naziv pravnog subjekta u kome je zaposlen |
|||
• |
Pored navedenih podataka navesti i da li je neki od imenovanih članova službenik za javne nabavke, u skladu sa članom 54. Zakona o javnim nabavkama |
|||
• |
|
|||
II Ovlašćenja, dužnosti i zadaci komisije su da:
- pripremi konkursnu dokumentaciju, oglase o javnim nabavkama, izmene ili dopune konkursne dokumentacije, dodatne informacije ili objašnjenja u vezi sa pripremanjem ponuda ili prijava;
- otvara, pregleda, ocenjuje i rangira ponude ili prijave;
- vodi pregovaranje (u slučaju pregovaračkog postupka);
- sačinjava pismeni izveštaj o stručnoj oceni ponuda ili prijava;
- priprema predlog odluke o dodeli ugovora, predlog odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke, kao i predlog odluke o priznavanju kvalifikacije;
- odlučuje povodom podnetog zahteva za zaštitu prava;
- preduzima druge radnje u postupku u skladu sa vrstom postupka i predmetom nabavke.
III Ovlašćenja, dužnosti i zadatke Komisija je dužna da izvrši u krajnjem roku od 43 dana od dana otvaranja ponuda, odnosno 58 dana od dana otvaranja ponuda, u slučaju da je rok za donošenje odluke u vezi sa predmetnom javnom nabavkom produžen na maksimalnih 40 dana.
IV Nakon donošenja rešenja članovi komisije potpisuju izjavu kojom potvrđuju da u predmetnoj javnoj nabavci nisu u sukobu interesa.
V Komisija je dužna da sprovede postupak javne nabavke određen u odluci o pokretanju postupka i odgovorna je za zakonitost sprovođenja postupka.
VI Komunikaciju sa zainteresovanim licima i ponuđačima obavljaju isključivo članovi komisije.
Obrazloženje
Navedenim sastavom komisije ispunjeni su uslovi iz člana 54. Zakona o javnim nabavkama, kao i uslovi iz tačke 8. Uputstva Gradonačelnika o postupanju u sprovođenju javnih nabavki koje se finansiraju na teret sredstava budžeta grada Beograda, od 28.03.201__. godine br. _____.
Na osnovu navedenog doneto je rešenje kao u dispozitivu.
|
|
ODGOVORNO LICE (SEKRETAR/DIREKTOR/ŠEF) |
|
|
_________________________ |
ODLUKA O POKRETANJU POSTUPKA
REPUBLIKA SRBIJA
GRAD BEOGRAD
GRADSKA UPRAVA GRADA BEOGRADA
NARUČILAC: _____ (upisati naziv i adresu naručioca)
Odluka broj: _____ (upisati)
Datum: _____ (upisati)
Redni broj javne nabavke _____ (upisati)
ODLUKA O POKRETANJU POSTUPKA
1. Predmet javne nabavke: dobra/usluge/radovi - (upisati jednu od ponuđenih vrsta predmeta javne nabavke) ________________________________ (upisati predmet javne nabavke) naziv i oznaka iz opšteg rečnika nabavke ____________________ (upisati naziv i oznaku iz opšteg rečnika nabavke za predmetnu nabavku)
2. Postupak javne nabavke je postupak javne nabavke male vrednosti
3. Procenjena vrednost javne nabavke: __________ (upisati procenjenu vrednost javne nabavke u dinarima, bez PDV-a)
4. Okvirni datum pokretanja postupka: __________ (upisati mesec ili precizniji vremenski period u kome se planira pokretanje postupka, odnosno donošenje odluke o pokretanju postupka)
5. Okvirni datum zaključenja ugovora: _____ (upisati mesec ili precizniji vremenski period u kome se planira zaključenje ugovora)
6. Okvirni datum izvršenja ugovora: _____ (upisati mesec ili precizniji vremenski period kada se očekuje izvršenje konkretne nabavke; u slučaju kada je reč o sukcesivnim isporukama, navodi se period u kome se očekuje izvršenje nabavke)
7. Nabavka se vrši na teret pozicija u budžetu grada Beograda za 201__. godinu __________(navesti podatke o aproprijaciji u budžetu odnosno finansijskom planu)
8. Za realizaciju ove javne nabavke predviđena su finansijska sredstva u ukupnom iznosu od ______ (upisati ukupan iznos predviđenih sredstava za javnu nabavku)
9. Da li su u tekućoj godini vršene nabavke istovrsnih dobara/usluga/radova i ako jesu navesti u kojoj vrednosti
10. Predlogom rešenja broj: _____od _____, obrazovana je Komisija za javnu nabavku u sastavu: (navesti sastav, odnosno podatke o članovima komisije iz Predloga rešenja)
|
|
ODGOVORNO LICE (SEKRETAR/DIREKTOR/ŠEF) |
|
|
__________________________ |
POTVRĐUJEMO DA NARUČILAC NA NAVEDENOJ POZICIJI I KONTU IMA OBEZBEĐENA FINANSIJSKA SREDSTVA Datum: __________ Paraf: __________ (Parafira Sekretarijat za finansije)
|
POTVRĐUJEMO DA PREDLOG ODLUKE O POKRETANJU POSTUPKA JAVNE NABAVKE SADRŽI SVE POTREBNE ELEMENTE Datum: __________ Paraf: __________ (Parafira: direktor Agencije za javne nabavke) |
ZAKLJUČAK GRADONAČELNIKA GRADA BEOGRADA Broj: __________ Datum: __________ |
|
REŠENJE O OBRAZOVANJU KOMISIJE U POSTUPKU JAVNE NABAVKE
MALE VREDNOSTI
REPUBLIKA SRBIJA
GRAD BEOGRAD
GRADSKA UPRAVA GRADA BEOGRADA
NARUČILAC: _____ (upisati naziv i adresu naručioca)
Rešenje broj: _____ (upisati)
Datum: _____ (upisati)
Redni broj javne nabavke: _____ (upisati)
Na osnovu člana 54. Zakona o javnim nabavkama ("Službeni glasnik Republike Srbije", br. 124/12) donosi se
REŠENJE O OBRAZOVANJU KOMISIJE U POSTUPKU JAVNE NABAVKE
MALE VREDNOSTI
I Obrazuje se Komisija za javnu nabavku broj: _____, dobra/usluge/radovi (upisati jednu od ponuđenih vrsta predmeta javne nabavke), __________ (upisati predmet javne nabavke) u sledećem sastavu:
6. |
|
Predsednik |
||
|
1a |
|
Zamenik predsednika |
|
7. |
|
Član |
||
|
2a |
|
Zamenik člana |
|
8. |
|
Član |
||
|
3a |
|
Zamenik člana |
|
• |
Upisati ime i prezime, stručnu spremu, zvanje i naziv pravnog subjekta u kome je zaposlen; |
|||
• |
Pored navedenih podataka navesti i da li je neki od imenovanih članova službenik za javne nabavke, u skladu sa članom 54. Zakona o javnim nabavkama |
|||
II Ovlašćenja, dužnosti i zadaci komisije za javnu nabavku su da:
- pripremi konkursnu dokumentaciju, oglase o javnim nabavkama, izmene ili dopune konkursne dokumentacije, dodatne informacije ili objašnjenja u vezi sa pripremanjem ponuda;
- otvara, pregleda, ocenjuje i rangira ponude;
- sačinjava pismeni izveštaj o stručnoj oceni ponuda;
- priprema predlog odluke o dodeli ugovora, predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke;
- odlučuje povodom podnetog zahteva za zaštitu prava;
- preduzima druge radnje u postupku u skladu sa vrstom postupka i predmetom nabavke.
III Ovlašćenja, dužnosti i zadatke komisija je dužna da izvrši u krajnjem roku od 23 dana od dana otvaranja ponuda.
IV Nakon donošenja rešenja članovi komisije potpisuju izjavu kojom potvrđuju da u predmetnoj javnoj nabavci nisu u sukobu interesa.
V Komisija je dužna da sprovede postupak javne nabavke određen u odluci o pokretanju postupka i odgovorna je za zakonitost sprovođenja postupka.
Obrazloženje
Navedenim sastavom komisije ispunjeni su uslovi iz člana 54. Zakona o javnim nabavkama, kao i uslovi iz tačke 8. Uputstva Gradonačelnika o postupanju u sprovođenju javnih nabavki koje se finansiraju na teret sredstava budžeta grada Beograda, od 28.03.2013. godine br. _____.
Na osnovu navedenog doneto je rešenje kao u dispozitivu.
|
|
ODGOVORNO LICE (SEKRETAR/DIREKTOR/ŠEF) |
|
|
|
IZJAVA O NEPOSTOJANJU SUKOBA INTERESA
Na osnovu člana 54. st. 10. i 11. Zakona o javnim nabavkama ("Službeni glasnik RS", broj 124/12), (u daljem tekstu: Zakon), a nakon donetog Rešenja o obrazovanju komisije broj _______________ od ____________________ za javnu nabavku _____ (vrsta predmeta) __________ (broj) _______________ (predmet) Naručioca (upisati naziv i adresu Naručioca) dajemo
IZJAVU O NEPOSTOJANJU SUKOBA INTERESA
Pod punom materijalnom i krivičnom odgovornošću izjavljujemo da ne postoji sukob interesa u smislu člana 29. Zakona i da mi, odnosno sa nama povezana lica, u smislu člana 3. stav 1. tačka 11. Zakona:
1. ne učestvujemo u upravljanju ponuđača;
2. ne posedujemo više od 1% udela, odnosno akcija ponuđača;
3. nismo zaposleni ili radno angažovani kod ponuđača ili sa njime poslovno povezani.
Članovi Komisije za javnu nabavku:
1. _______________ (upisati ime i prezime, stručnu spremu, zvanje i naziv pravnog subjekta u kome je zaposlen i naznačiti ako je službenik za javne nabavke)
_______________ (potpis)
1a. _______________ (upisati ime i prezime, stručnu spremu, zvanje i naziv pravnog subjekta u kome je zaposlen i naznačiti ako je službenik za javne nabavke)
_______________ (potpis)
2. _______________ (upisati ime i prezime, stručnu spremu, zvanje i naziv pravnog subjekta u kome je zaposlen i naznačiti ako je službenik za javne nabavke)
_______________ (potpis)
2a. _______________ (upisati ime i prezime, stručnu spremu, zvanje i naziv pravnog subjekta u kome je zaposlen i naznačiti ako je službenik za javne nabavke)
_______________ (potpis)
3. _______________ (upisati ime i prezime, stručnu spremu, zvanje i naziv pravnog subjekta u kome je zaposlen i naznačiti ako je službenik za javne nabavke)
_______________ (potpis)
3a. _______________ (upisati ime i prezime, stručnu spremu, zvanje i naziv pravnog subjekta u kome je zaposlen i naznačiti ako je službenik za javne nabavke)
_______________ (potpis)
4. _______________ (upisati ime i prezime, stručnu spremu, zvanje i naziv pravnog subjekta u kome je zaposlen i naznačiti ako je službenik za javne nabavke)
_______________ (potpis)
4a. _______________ (upisati ime i prezime, stručnu spremu, zvanje i naziv pravnog subjekta u kome je zaposlen i naznačiti ako je službenik za javne nabavke)
_______________ (potpis)
5. _______________ (upisati ime i prezime, stručnu spremu, zvanje i naziv pravnog subjekta u kome je zaposlen i naznačiti ako je službenik za javne nabavke)
_______________ (potpis)
5a. _______________ (upisati ime i prezime, stručnu spremu, zvanje i naziv pravnog subjekta u kome je zaposlen i naznačiti ako je službenik za javne nabavke)
_______________ (potpis)
Datum: _______________ (upisati datum sačinjavanja izjave)
Republika Srbija
Grad Beograd
Gradska uprava grada Beograda
Naručilac: _______________
Broj: _____
Beograd, _____. godine