PRAVILNIKO NAČINU OBAVLJANJA POSLOVA JAVNE NABAVKE U ORGANIMA GRADA ZAJEČARA("Sl. list grada Zaječara", br. 16/2014) |
Ovim Pravilnikom bliže se uređuje postupak javne nabavke unutar organa Grada Zaječara, i to: način planiranja nabavki (kriterijumi, pravila i način određivanja predmeta javne nabavke i procenjene vrednosti, način ispitivanja i istraživanja tržišta), odgovornost za planiranje, ciljevi postupka javne nabavke, način izvršavanja obaveza iz postupka, način obezbeđivanja konkurencije, sprovođenje i kontrola javnih nabavki, način praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci i dr.
Na pitanja koja nisu posebno uređena ovim Pravilnikom, shodno se primenjuju odgovarajuće odredbe Zakona o javnim nabavkama (u daljem tekstu: Zakon) i propisa donetih na osnovu Zakona.
Pojedini izrazi upotrebljeni u ovom Pravilniku imaju sledeće značenje:
1. Odgovorno lice je gradonačelnik Grada Zaječara,
2. Ovlašćeno lice je načelnik Gradske uprave Grada Zaječara,
3. Administrator je šef službe za javne nabavke,
4. Izrada akata u postupku je izrada predloga akta, dostavljanje predloga akta organu nadležnom za donošenje akta,
5. Komisija je komisija za javnu nabavku,
6. Nedozvoljen zahtev za zaštitu prava je zahtev za zaštitu prava kojim se osporavaju radnje naručioca preduzete u postupku javne nabavke ako su podnosiocu zahteva bili ili mogli biti poznati razlozi za njegovo podnošenje pre isteka roka za podnošenje zahteva iz člana 149. stav 3. Zakona, a podnosilac zahteva ga nije podneo pre isteka tog roka, kao i zahtev za zaštitu prava kojim se osporavaju radnje naručioca za koje je podnosilac zahteva znao ili mogao znati prilikom podnošenja prethodnog zahteva u istom postupku javne nabavke - član 149. st. 10. i 11. Zakona.
Ovlašćenja i odgovornosti u postupku javne nabavke
Šef službe za javne nabavke koordinira radom Komisije za javne nabavke (u daljem tekstu: Komisija), pruža stručnu pomoć Komisiji u vezi sa sprovođenjem postupka i obavlja druge aktivnosti u vezi sa sprovođenjem postupka javne nabavke.
Za zakonitost sprovođenja postupka javne nabavke, sačinjavanje predloga i donošenje odluka, rešenja i drugih akata u postupku javne nabavke, odgovorni su: lice za javne nabavke (u daljem tekstu: lice za JN) i Komisija.
Za preduzimanje radnji u postupku na način i u rokovima propisanim Zakonom, odgovorno je lice koje je ovlašćeno da sprovodi, odnosno preduzima konkretnu radnju. U svakoj radnji se vodi računa o Zakonom propisanim rokovima.
Akte u postupku javne nabavke izrađuje lice za JN, a Komisija sačinjava konkursnu dokumentaciju, zapisnik o otvaranju ponuda i izveštaj o stručnoj oceni ponuda.
Kriterijume za dodelu ugovora i elemente kriterijuma, kao i metodologiju za dodelu pondera za svaki element kriterijuma, način navođenja, opisivanja i vrednovanja elemenata kriterijuma u konkursnoj dokumentaciji, utvrđuje Komisija, uzimajući u obzir vrstu, tehničku složenost, trajanje, vrednost javne nabavke i sl.
Model ugovora sačinjava Komisija, a ukoliko model ugovora koji Komisija priprema kao sastavni deo konkursne dokumentacije zahteva posebna stručna znanja, Komisija može zahtevati stručnu pomoć organizacionih jedinica ili trećih lica.
Prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim nabavkama Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji vrši lice za JN. Lice za JN izveštaje dostavlja nakon potpisivanja od strane ovlašćenog lica.
Za dostavljanje Upravi za javne nabavke dokaza negativne reference za neispunjavanje obaveza u postupku javne nabavke, odgovorno je lice za JN.
Lice za JN, članovi i zamenici članova Komisije, kao i druga lica koja dođu do podataka:
- čuvaju kao poverljive sve podatke o ponuđačima sadržane u ponudi koje je kao takve, u skladu sa Zakonom, ponuđač označio u ponudi,
- dužni su da odbiju davanje informacije koja bi značila povredu poverljivosti podataka dobijenih u ponudi,
- čuva kao poslovnu tajnu imena zainteresovanih lica, ponuđača i podnosilaca prijava, kao i podatke o podnetim ponudama, odnosno prijavama, do otvaranja ponuda, odnosno prijava.
Predlagač nabavke, lice za JN ili druga lica zadužena za zaštitu poverljivosti podataka kod naručioca, Komisiji dostavljaju pisano obaveštenje koje od podataka, koji se ponuđačima stavljaju na raspolaganje, uključujući i njihove podizvođače, u konkursnoj dokumentaciji opredeliti kao poverljive i za koje zahtevati zaštitu poverljivosti podataka.
Lice za JN, za svaku konkretnu nabavku prilikom dostavljanja rešenja o imenovanju Komisije, članovima Komisije dostavlja i informaciju o poverljivim podacima.
Komisija:
- opredeljuje da li će se preuzimanje konkursne dokumentacije usloviti potpisivanjem izjave ili sporazuma o čuvanju poverljivih podataka,
- obezbeđuje čuvanje poverljivih podataka iz ponude.
- Lice koje je primilo podatke određene kao poverljive dužno je da ih čuva i štiti, bez obzira na stepen te poverljivosti.
Lice koje dođe do saznanja da je ponuđač, odnosno podnosilac prijave pokušao da sazna poverljive informacije, dužno je da o tome obavesti lice za JN i Komisiju.
Komunikacija u poslovima javnih nabavki
Izvršioci na poslovima javnih nabavki međusobno, sa zainteresovanim licima, ponuđačima i dobavljačima, u vezi sa obavljanjem poslova javnih nabavki, komuniciraju pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Ako prema okolnostima konkretnog slučaja nije celishodno ostvariti komunikaciju na način određen u stavu 1. ovog člana, lice za JN, odnosno druga lica dužna su da sačine zapisnik, belešku ili na drugi način evidentiraju preduzete radnje.
Učesnici u komunikaciji su dužni da obezbede čuvanje poverljivih i podataka o zainteresovanim licima, podataka o ponudama i ponuđačima do otvaranja ponuda, da obezbede evidentiranje radnji preduzetih u postupku i čuvanje dokumentacije u skladu sa propisima kojima se uređuje oblast dokumentarne građe i arhiva.
Lica koja su u skladu sa aktom o sistematizaciji i organizaciji poslova zadužena za prijem pismena su dužna da prilikom prijema ponude, izmene ili dopune ponude, na koverti, odnosno kutiji u kojoj se ponuda nalazi obeleži vreme prijema i da u delovodnoj dokumentaciji evidentira broj i datum ponude prema redosledu prispeća.
Ukoliko lice iz stava 1. ovog člana utvrdi nepravilnosti prilikom prijema ponude (npr. ponuda nije označena kao ponuda pa je otvorena, dostavljena je otvorena ili oštećena koverta i sl.), dužan je da o tome sačini belešku i dostavi je licu za JN, odnosno Komisiji za javnu nabavku.
Primljene ponude čuva Služba za javne nabavke u zatvorenim kovertama do otvaranja ponuda, kada ih predaje Komisiji za javnu nabavku.
Elektronska pošta se bez odlaganja dostavlja, radi zavođenja, u skladu sa kancelarijskim poslovanjem.
Akta u postupku javne nabavke potpisuje naručilac organa Grada Zaječara, a parafira lice za JN, lice koje je obrađivalo predmet, izuzev akata koje potpisuje Komisija za javnu nabavku.
Obaveza svakog izvršioca učesnika u postupku nabavke je da prikuplja i na propisani način odlaže dokumentaciju koja prethodi radnjama u postupku, da o preduzetim radnjama ostavlja pisani trag (zabeleška, zapisnik i dr.).
Ovlašćenja u planiranju nabavki i odgovornost za planiranje
Postupak planiranja nabavki sprovodi Tim za planiranje nabavki.
Tim za planiranje nabavki čine lica koja obavljaju poslove javnih nabavki, poslove pripreme, planiranja i izrade budžeta/finansijskih planova i to: načelnik Odeljenja za finansije, šef Službe budžeta i šef Službe za javne nabavke i druga lica po potrebi.
Rad tima koordinira načelnik Odeljenja za finansije.
Tim za planiranje nabavki, rešenjem, formira gradonačelnik Grada Zaječara
Sva lica koja učestvuju u procesu planiranja nabavki ili daju podatke na osnovu kojih se opredeljuje predmet nabavke, odgovorna su za svaku radnju prilikom planiranja.
Postupak i rokovi izrade i donošenja plana nabavki
Postupak planiranja, pripreme, izrade i donošenja godišnjeg plana nabavki se sprovodi istovremeno sa izradom i donošenjem budžeta/finansijskog plana i koriguje se u skladu sa eventualnim rebalansom budžeta i izmenama predloženog finansijskog plana.
Aktivnosti u vezi izrade i donošenja plana nabavki se planiraju tako da prate pripremu i donošenje budžeta/finansijskih planova.
Tim za planiranje nabavki utvrđuje kalendar aktivnosti u postupku planiranja nabavki, definiše konkretne rokove (datume) za svaku od aktivnosti i ovlašćenja (odgovornosti) učesnika u planiranju i učesnicima u planiranju daje instrukcije za planiranje.
Instrukcije za planiranje se daju u pisanoj formi, sa definisanim obrascima, upitnicima i tabelama za prikupljanje i dostavljanje traženih podataka.
Instrukcije za planiranje sadrže metodologiju za utvrđivanje i iskazivanje potreba za predmetima nabavki, kao i kriterijume i merila koji su od značaja za određivanje redosleda prioriteta nabavki, ocenu opravdanosti iskazanih potreba i procenu vrednosti nabavke.
Instrukcijama se određuju polazni elementi za planiranje potreba koji se baziraju na: podacima o izvršenim nabavkama, stanju zaliha i očekivanim promenama u vršenju pojedinih poslovnih aktivnosti u skladu sa razvojnim ciljevima, kao i relevantni podaci u vezi sa projekcijom makroekonomskih i drugih relevantnih tržišnih kretanja u planskoj godini.
Kriterijumi za planiranje nabavki
Naručilac prilikom planiranja javne nabavke uzima u obzir kriterijume iz člana 4. Pravilnika o sadržini akta kojim se bliže uređuje postupak javne nabavke unutar naručioca ("Službeni glasnik RS", broj 106/2013), kao i sledeće kriterijume:
- odgovarajući kvalitet predmeta nabavke s obzirom na svrhu, namenu i vrednost javne nabavke,
- da li je nabavka isplativa s obzirom na eventualne dodatne troškove,
- obezbeđivanje konkurencije i jednakog položaja potencijalnih ponuđača,
- obezbeđivanje da predmet nabavke ne zagađuje, odnosno da minimalno utiče na životnu sredinu, odnosno da obezbeđuje adekvatno smanjenje potrošnje energije - energetsku efikasnost.
Dodatni kriterijumi utvrdiće se s obzirom na specifičnosti predmeta nabavke.
Način iskazivanja potreba, provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku pojedinačnu nabavku
Organizacione jedinice naručioca (u daljem tekstu: predlagači nabavke) podatke o potrebnim predmetima nabavke dostavljaju, u pisanom obliku, Timu za planiranje nabavki koji je dužan da opredeli način, mesto i rokove za dostavu ovih podataka od strane svake pojedine organizacione jedinice/svakog pojedinog izvršioca.
Potrebe za svaki pojedini predmet se iskazuju po vrsti, količini, kvalitetu, periodima realizacije nabavke i drugim elementima od značaja za planiranje nabavke i sa obrazloženjem razloga i opravdanosti pojedinačne nabavke.
Provera iskazanih potreba obuhvata ocenu svrsishodnosti nabavke, da li je predmet nabavke potreban naručiocu za obavljanje delatnosti, ocenu da li opredeljene količine predstavljaju realne potrebe naručioca, ocenu usklađenosti sa planovima razvoja, ocenu da li su pravilno utvrđeni prioriteti i usaglašene potrebe sa očekivanim prihodima (finansijskim sredstvima).
Tim za planiranje nabavki je dužan da iskazane potrebe uporedi sa realnim potrebama za obavljanje i unapređenje delatnosti naručioca, kao i sa vrstom, količinom i kvalitetom predmeta nabavljanih u prethodnom planskom periodu.
Stvarne potrebe za svaku pojedinačnu nabavku utvrđuje Tim za planiranje nabavki na osnovu dostavljenih podataka i ako oceni da je celishodno u konsultaciji sa predlagačem nabavke.
Tim za planiranje obaveštava predlagača nabavke o svim uočenim neslaganjima potreba sa kriterijumima za planiranje nabavki.
U skladu sa obaveštenjem iz stava 6. ovog člana predlagač nabavke vrši neophodne ispravke i utvrđuje stvarnu potrebu za svaku pojedinačnu nabavku, o čemu obaveštava nosioca planiranja.
Pravila i način oblikovanja predmeta nabavke i određivanja tehničkih specifikacija predmeta nabavke
Predmet nabavke se opredeljuje u zavisnosti od vrste, namene i svojstva i oblikuje u skladu sa: načelima Zakona, odredbama Zakona koje uređuju predmet nabavke i procenjenu vrednost predmeta nabavke i Opštim rečnikom nabavke, odnosno pripadnošću istoj kategoriji u okviru Priloga 1 Zakona, a prema istovrsnosti (ista namena, svojstva i vrsta) predmeta.
Predmet nabavke se opredeljuje tako da se usitnjavanjem predmeta nabavke ne izbegne primena pojedinih odredbi Zakona i ne izbegne postupak javne nabavke propisan Zakonom.
U postupku planiranja, Tim za planiranje nabavki, u saradnji sa predlagačima nabavke, opredeljuje posebne istovrsne celine (partije) predmeta nabavke.
Tehničke specifikacije i projektnu dokumentaciju određuje predlagač nabavke, odgovoran je za iste i dužan je da potpiše i overi svaku stranicu tehničkih specifikacija.
Tehničke specifikacije se utvrđuju tako da ne diskriminišu ponuđače, odnosno da ne favorizuju tačno određenog ponuđača.
Tim za planiranje nabavki, u saradnji sa predlagačima nabavke konačno određuje predmet nabavke kao sastavni deo plana nabavke.
Komisija može izvršiti izmene tehničkih specifikacija, uz prethodno pribavljenu saglasnost predlagača nabavke.
Način ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta nabavke
Tim za planiranje nabavki, u saradnji sa predlagačima nabavke, ispituje i istražuje tržište predmeta nabavke i prikuplja podatke potrebne za planiranje.
Ispitivanje i istraživanje tržišta se vrši za svaki predmet nabavke.
Ispitivanje i istraživanje tržišta obuhvata prikupljanje podataka na terenu (neposredno, telefonom, putem publikacija, interneta, dostupnih baza podataka i oglasa potencijalnih ponuđača, u saradnji sa odgovarajućim stručnim službama).
Ispitivanje i istraživanje tržišta prikupljaju se podaci o:
- stepenu razvijenosti i zakonitostima tržišta,
- potencijalnim ponuđačima (ko su, koliko ih je, s kojim potencijalom raspolažu, šta nude i pod kojim uslovima, konkurentnost potencijalnih ponuđača i sl.),
- cenama i njihovom kretanju na tržištu,
- dostupnosti predmeta nabavke, kvalitetu, obimu i periodu garancije, uslovima servisiranja,
- da li na tržištu postoje predmeti sličnih karakteristika koji bi zadovoljili potrebe naručioca,
- uslovima pod kojima potencijalni ponuđači konkretan predmet nude na tržištu, a pre svega o ceni, kvalitetu, važenju garancije, održavanju i rokovima isporuke,
- da li se potreba za datim predmetom može zadovoljiti na drugi način (nabavkom drugog predmeta i sl.).
Ispitivanje i istraživanje tržišta obuhvata i analizu isplativosti održavanja postojeće opreme, popravke ili remonta iste u odnosu na kupovinu nove i troškove koje bi imao u vezi sa njom i utvrđivanje troškova životnog ciklusa predmeta nabavke, uzimajući u obzir troškove nabavke, troškove upotrebe i održavanja, kao i troškove odlaganja nakon upotrebe, da li postoje rizici i troškovi za naručioca ako ne bi sproveo neku nabavku.
Ispitivanje i istraživanje tržišta obuhvata i analizu opravdanosti sprovođenja centralizovane javne nabavke.
Podaci dobijeni ispitivanjem i istraživanjem tržišta moraju biti validni u vreme pokretanja postupka.
O ispitivanju i istraživanju tržišta se sačinjava beleška, koja sadrži podatke o vremenu i načinu ispitivanja i istraživanja tržišta, preduzetim radnjama i dobijenim podacima, donetim zaključcima, stečenim saznanjima, načinima kako privući ponuđače, o prethodnim, sadašnjim i budućim nabavkama ponuđača i dr.
Belešku o ispitivanju i istraživanju tržišta sačinjava i potpisuje lice koje je sprovodilo ispitivanje tržišta.
Korišćenje rezultata istraživanja i analize tržišta
Na osnovu rezultata istraživanja i analize tržišta Tim za planiranje u saradnji sa predlagačem nabavke:
- ceni trenutne okolnosti pod kojima može očekivati da se realizuje nabavka konkretnog predmeta nabavke,
- planira količina, svojstva, tehničke specifikacije premeta nabavke,
- opredeljuje procenjena vrednost predmeta nabavke i vrsta postupka,
- opredeljuje način pregovaranja ako je sastavni deo postupka,
- opredeljuje sadržina konkursne dokumentacije, da li će se izrada konkursne dokumentacije poveriti trećem licu i da li je i ova usluga predmet javne nabavke,
- opredeljuju dodatni uslovi za učešće u postupku javne nabavke,
- opredeljuje vreme potrebno za realizaciju nabavke, najpovoljnija dinamika realizacije, prioritetne nabavke i dr.
Pravila i način određivanja procenjene vrednosti nabavke
Procenjena vrednost nabavke se utvrđuje nakon sprovedenog ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta javne nabavke, na način propisan Zakonom.
Tim za planiranje nabavki konačno određuje procenjenu vrednost predmeta nabavke, a na osnovu podataka dobijenih od predlagača nabavke i u toku ispitivanja i istraživanja tržišta, a u skladu sa raspoloživim sredstvima.
Tim za planiranje, nakon utvrđivanja spiska svih predmeta nabavki, određuje ukupnu procenjenu vrednost istovrsnih predmeta nabavke na nivou čitavog naručioca, određuje vrstu postupka za svaki predmet nabavke u skladu sa Zakonom, dinamiku sprovođenja postupka i način realizacije nabavke i period plaćanja.
Ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke
Tim za planiranje nabavki je obavezan da u saradnji sa predlagačima nabavke ispita da li je ugovor o javnoj nabavci moguće dodeliti u postupku javne nabavke u kojem mogu učestvovati samo ustanove, organizacije, udruženja ili privredni subjekti za radno osposobljavanje, profesionalnu rehabilitaciju i zapošljavanje lica sa invaliditetom (rezervisane javne nabavke) i da, ako ima osnova, predloži da se sprovede postupak rezervisane javne nabavke.
Ispitivanje opravdanosti sprovođenja centralizovane javne nabavke
Tim za planiranje nabavki, na osnovu rezultata ispitivanja i istraživanja tržišta i važećih propisa koji uređuju centralizovane javne nabavke ceni da li je obavezno, opravdano i moguće nabavku realizovati preko tela za centralizovane nabavke ili zajedno sa drugim naručiocima i predlaže da li će se sprovoditi centralizovane javne nabavke i daje obrazloženje opravdanosti njihovog sprovođenja.
Radnje u vezi sa proverom vrste postupka i primene odgovarajućeg postupka
Tim za planiranje nabavki u saradnji sa predlagačima nabavke opredeljuje vrstu postupka javne nabavke u kom će se dodeliti ugovor.
Vrsta postupka se opredeljuje prema tome da li sva zainteresovana lica mogu podneti ponudu, da li se postupak okončava zaključenjem okvirnog sporazuma ili dodelom ugovora, da li je predmet javne nabavke moguće unapred planirati sa stanovišta obima, količina i vremena u kom će biti potreban, da li je predmet nabavke naročito složen, da li je predmet nabavke dizajn u oblastima urbanističkog planiranja, arhitekture, građevinarstva, inženjerstva i informatike, kolika je ukupna procenjena vrednost predmeta nabavke na godišnjem nivou, da li se u postupku primenjuju elektronska sredstva i informacioni sistem.
Vrsta postupka je uslovljena iskazanim potrebama za predmetom nabavke i stanjem na tržištu.
Izbor vrste postupka se vrši, imajući u vidu:
- ciljeve nabavki;
- iskazane potrebe za dobrima, uslugama ili radovima;
- rezultate ispitivanja i istraživanja tržišta posebno u pogledu stanja konkurencije na tržištu i dostupnosti dobara, usluga i radova;
- procenjenu vrednost pojedinačne nabavke;
- složenost predmeta nabavke.
Služba za kontrolu izvršiće kontrolu ispravnosti određivanja vrste postupka javne nabavke.
Određivanje dinamike pokretanja postupka nabavke
Tim za planiranje nabavki određuje okvirni rok:
- za pokretanja postupka,
- za zaključenje ugovora i
- za izvršenje ugovora.
Na osnovu podataka predlagača nabavke o periodu realizacije nabavke tim za planiranje nabavki određuje/planira dinamiku pokretanja i okončanja postupka.
Dinamika pokretanja postupka i zaključenja ugovora se određuje u skladu sa rokovima koje Zakon propisuje za sprovođenje pojedinih radnji u postupku javne nabavke i u skladu sa rokovima za sprovođenje postupka po zahtevu za zaštitu prava.
Dinamika izvršenja ugovora se opredeljuje u skladu sa predmetom nabavke, sa unapred opredeljenim potrebama predlagača nabavke i u skladu sa objektivnim okolnostima koje uslovljavaju vreme izvršenja ugovora.
Tim za planiranje nabavki prati dinamiku realizacije plana nabavki.
Izrada predloga plana nabavki je obaveza Tima za planiranje nabavki.
Predlog plana nabavki se izrađuje u propisanoj formi, u skladu sa aplikativnim softverom za izradu plana nabavki objavljenim na internet stranici Uprave za javne nabavke.
Koordinator i članovi tima za planiranje nabavki su odgovorni:
- za izradu predloga plana nabavki,
- za sadržinu plana nabavki, za dato obrazloženje razloga i opravdanosti svake pojedinačne nabavke i način na koji je utvrđena procenjena vrednost javne nabavke,
- za proveru usaglašenosti plana nabavki sa budžetom Republike Srbije, teritorijalne autonomije, lokalne samouprave ili finansijskim planom naručioca i
- za dostavu predloga plana nabavki organu nadležnom za donošenje plana.
Donošenje plana nabavki i dostava Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji
Plan nabavki, do 31. januara za tekuću godinu, donosi gradonačelnik Grada Zaječara.
Koordinator tima za planiranje nabavki, plan nabavki dostavlja predlagaču nabavke.
Koordinator tima za planiranje nabavki, u elektronskoj formi dostavlja Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji usvojeni Plan nabavki, najkasnije u roku od 10 dana od dana njegovog donošenja.
Obrazložen predlog za izmenu plana nabavki se dostavlja Timu za planiranje nabavki.
Predlog za izmenu plana nabavki mogu dati predlagači nabavke, članovi Tima za za planiranje nabavki i druga zainteresovana lica. Obaveza predlagača je da obrazloži razloge za izmenu plana.
Tim za planiranje nabavki ceni osnovanost predloga za izmenu i predlog izmene plana nabavki dostavlja nadležnom organu na usvajanje.
Obaveza tima za planiranje je da obezbedi da sve izmene budu vidljive u odnosu na osnovni plan i da sve izmene budu obrazložene.
Izmene i dopune plana nabavki usvaja gradonačelnik Grada Zaječara.
Koordinator tima za planiranje nabavki odluku o izmeni plana nabavki dostavlja predlagaču nabavke.
Koordinator tima za planiranje nabavki, u elektronskoj formi dostavlja Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji usvojene izmene plana, najkasnije 10 dana po izvršenoj izmeni.
Predlagač nabavke, timu za planiranje dostavlja podatke koje prati i evidentira o izvršenju plana nabavki i to:
- podatke o realizaciji plana za pojedine vrste postupka i pojedine predmete nabavke,
- podatke o izmeni prvobitno planirane nabavke,
- razlog i opravdanost izmene prvobitno planirane nabavke,
- podatke o zaključenom/im ugovoru/ima po osnovu planirane nabavke,
- podatke o dobavljačima,
- analizu i preporuke za unapređenje sistema planiranja,
- druge podatke i napomene koje su od značaja za proces izvršenja plana.
- Tim za planiranje, u sklopu instrukcija za planiranje, daje uputstvo predlagaču nabavke o načinu i rokovima za praćenje i dostavljanje podataka o izvršenju plana nabavki, za određene predmete nabavki.
Izveštaj o izvršenju plana nabavki
Tim za planiranje, na osnovu dostavljenih podataka o izvršenju plana sačinjava predlog izveštaja o izvršenju plana nabavki za prethodnu godinu, u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktom.
Predlog izveštaja o izvršenju plana Tim za planiranje dostavlja predlagačima nabavki, nakon čijih preporuka vrši neophodna usklađivanja.
Tim za planiranje nabavki do 31. marta tekuće godine sačinjava izveštaj o izvršenju plana nabavki za prethodnu godinu.
Izveštaj o izvršenju plana nabavki potpisuje gradonačelnik Grada Zaječara.
Koordinator tima za planiranje nabavki dostavlja sačinjeni i potpisani izveštaj u elektronskoj formi Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji, korišćenjem elektronskog sistema za dostavljanje izveštaja (aplikativni softver) Uprave za javne nabavke.
Tim za planiranje izveštaj o izvršenju plana nabavki dostavlja svim organizacionim jedinicama i licu za kontrolu.
Obaveza tima za planiranje je da planiranje nabavki unapređuje iz godine u godinu, na osnovu analize nabavki realizovanih u prethodnoj godini i procene budućih obaveza, ciljeva i načina za njihovu realizaciju.
III CILJEVI POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Ciljevi sprovođenja postupka javne nabavke
Ciljevi sprovođenja postupka javne nabavke su:
- celishodna i opravdana javna nabavka (nabavka predmeta odgovarajućeg kvaliteta i količina radi zadovoljenja stvarnih i realno procenjenih potreba),
- ekonomično i efikasno trošenje javnih sredstava (pribavljanje predmeta po najpovoljnijoj ceni adekvatnoj vrednosti predmeta, najpovoljnija cena za dati kvalitet - tzv. "vrednost za novac"),
- transparentno trošenje javnih sredstava,
- obezbeđivanje konkurencije i jednak položaj svih ponuđača u postupku javne nabavke,
- zaštita životne sredine i obezbeđivanje energetske efikasnosti,
- blagovremeno i efikasno sprovođenje postupka javne nabavke (obezbeđivanje nesmetanog odvijanja procesa rada, blagovremeno i adekvatno zadovoljavanje potreba),
- efektivnost javne nabavke (odnos između planiranih i postignutih efekata nabavki).
IV SPROVOĐENJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Prikupljanje podataka o ispunjenosti uslova za donošenje odluke o pokretanju postupka je obaveza lica za JN.
Podatke iz plana nabavki dostavlja koordinator tima za planiranje licu za JN, u roku koji je planom nabavki opredeljen kao okvirni datum za pokretanje postupka nabavke.
Podatke da su za nabavku predviđena sredstva, uz obavezu preciziranja klasifikacije sredstava u okviru Kontnog plana za budžetski sistem, licu za JN, u roku koji je planom nabavki opredeljen kao okvirni datum za pokretanje postupka nabavke, dostavlja šef službe budžeta.
Lice za JN pismeno obaveštava - naručioca o ispunjenosti uslova za pokretanje postupka.
Ako se pokreće pregovarački postupak bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda ili konkurentni dijalog lice za JN dostavlja obrazloženje razloga za pokretanje i potrebne dokaze (mišljenje Uprave za javne nabavke i dr.).
Zahtev za dobijanje mišljenja o osnovanosti primene pregovaračkog postupka i za dobijanje saglasnosti za konkurentni dijalog Upravi za javne nabavke upućuje lice za JN.
Naručilac izdaje pismeni nalog za pokretanje postupka javne nabavke, odnosno za izradu predloga odluke o pokretanju postupka i odluke o obrazovanju komisije.
Pismeni nalog iz stava 7. ovog člana sadrži: lice kome se izdaje nalog, rok za dostavu predloga odluke o pokretanju postupka, spisak članova komisije sa određivanjem i njihovih zamenika.
Postupak javne nabavke započinje donošenjem odluke o pokretanju postupka.
Izrada predloga odluke o pokretanju postupka je obaveza lica za JN.
Lice za JN, ceni ispunjenost uslova za pokretanje postupka i izrađuje predlog odluke koji parafira i dostavlja organu nadležnom za donošenje odluke.
Odredbe ovog člana shodno se primenjuju i na izradu predloga odluke o sprovođenju centralizovane javne nabavke.
Pokretanje postupka javne nabavke se evidentira i odluka o pokretanju postupka se zavodi pod rednim brojem koji se dodeljuje u skladu sa propisima koji uređuju kancelarijsko poslovanje.
Broj pod kojim je evidentirana/zavedena odluka o pokretanju postupka je broj pod kojim se vodi konkretan postupak javne nabavke i pod kojim se zavode svi dokumenti u tom postupku.
Odluka o obrazovanju Komisije za javnu nabavku
Lice za JN, u skladu sa pismeno dostavljenim spiskom članova komisije i njihovih zamenika, izrađuje predlog odluke o obrazovanju komisije koji parafira i dostavlja nadležnom organu istovremeno sa predlogom odluke o pokretanju postupka.
Odluka o obrazovanju komisije se evidentira i zavodi pod rednim brojem koji je u skladu sa propisima koji uređuju kancelarijsko poslovanje dodeljen odluci o pokretanju postupka.
U postupku javne nabavke male vrednosti se obrazuje komisija ako je ukupna procenjena vrednost predmeta nabavke na godišnjem nivou veća od 400.000,00 dinara
Članovi komisije imenuju se iz reda zaposlenih u službi nabavke i korisnika nabavke, a mogu biti imenovani i članovi iz drugih organizacionih jedinica ukoliko za to postoji objektivna potreba, kao i lice koje nije zaposleno kod naručioca, a ima odgovarajuće stručno obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke.
Za svakog člana komisije imenuje se njegov zamenik.
Odlukom o obrazovanju komisije se može opredeliti koji član komisije je odgovoran za pregled i ocenu kog dela ponude (npr. ocena dostavljenih dokaza za obavezne uslove za učešće, ocena tehničkih specifikacija i dokumentacije i dostavljenih uzoraka i sl.).
Članovi komisije su obavezni da potpišu izjavu kojom potvrđuju da u predmetnoj javnoj nabavci nisu u sukobu interesa.
Obaveze komisije, odnosno članova komisije i zamenika članova komisije obuhvataju radnje u postupku javne nabavke od dana dostave rešenja o obrazovanju komisije članovima i zamenicima članova komisije, do sastavljanja pisanog izveštaja o stručnoj oceni ponuda i izveštavanja ponuđača iz člana 111. Zakona, kao i radnje iz nadležnosti naručioca u postupku ispitivanja zahteva za zaštitu prava.
Pružanje stručne pomoći komisiji, odnosno licu koje sprovodi postupak javne nabavke
Ako je komisiji, odnosno licu koje sprovodi postupak potrebna stručna pomoć, komisija se pisanim putem obraća organizacionoj jedinici/izvršiocu sa zahtevom u kom precizira nalog i rok i način pružanja pomoći.
Sve organizacione jedinice/izvršioci dužne su da u okviru svoje nadležnosti pruže stručnu pomoć komisiji, da pisanim putem odgovore na zahtev komisije, u roku koji određuje komisija, a u skladu sa propisanim rokovima za postupanje.
Ako organizaciona jedinica ne odgovori komisiji ili ne odgovori u roku, komisija obaveštava gradonačelnika Grada Zaječara, koji će preduzeti sve potrebne mere predviđene pozitivnim propisima za nepoštovanje radnih obaveza.
Tekst oglasa o javnoj nabavci priprema i izrađuje Komisija i dostavlja ga licu za JN radi objavljivanja.
Lice za JN objavljuje oglas o javnoj nabavci na Portalu javnih nabavki i na internet stranici naručioca (u zavisnosti od organizacije poslova, obaveza objavljivanja može biti poverena i drugom licu, administratoru, kao i komisiji).
Izrada konkursne dokumentacije
Priprema i izrada konkursne dokumentacije je obaveza komisije.
Komisija ceni da li će se izrada konkursne dokumentacije poveriti trećem licu (ako se radi o predmetu nabavke koji zahteva posebna stručna znanja i angažovanje lica određene specijalnosti) i daje obrazložen predlog naručiocu
Lice za JN ili komisija izrađuje predlog odluke iz stava 2. ovog člana koji dostavlja organu nadležnom za donošenje odluke.
Tehničke specifikacije koje se navode u konkursnoj dokumentaciji izrađuje lice iz člana 15. stav 4. ovog Pravilnika.
Komisija određuje da li je i koji deo konkursne dokumentacije poverljiv, i određuje na koji način i pod kojim uslovima zainteresovana lica mogu preuzeti poverljive delove konkursne dokumentacije.
Priprema i izrada konkursne dokumentacije je obaveza lica za JN, ako postupak javne nabavke male vrednosti sprovodi lice za JN.
Određivanje kriterijuma za dodelu ugovora
Komisija ili predlagač javne nabavke određuje kriterijume za dodelu ugovora i elemente kriterijuma, kao i metodologiju za dodelu pondera za svaki element kriterijuma, a u skladu sa predmetom nabavke, procenjenom vrednosti, tržišnim uslovima i sl.
Dodatni uslovi za učešće u postupku javne nabavke
Komisija određuje dodatne uslove za učešće u postupku javne nabavke u skladu sa rezultatima istraživanja i analize tržišta.
Finansijski, poslovni, tehnički i kadrovski kapacitet i drugi dodatni uslovi se opredeljuju u skladu sa potrebama naručioca i u skladu sa svojstvima predmeta nabavke.
Objavljivanje poziva za podnošenje ponuda i konkursne dokumentacije
Lice za JN objavljuje poziv za podnošenje ponuda i konkursnu dokumentaciju na Portalu javnih nabavki i na internet stranici www.zajecar.info.
Izmene i dopune konkursne dokumentacije, dodatne informacije ili pojašnjenja
Komisija postupa po zahtevima za izmenu konkursne dokumentacije i ceni postojanje razloga za izmenu, daje dodatne informacije ili pojašnjenja u vezi sa pripremanjem ponude i sačinjava odgovor zainteresovanom licu, u pisanom obliku, koji objavljuje i na Portalu javnih nabavki i na svojoj internet stranici.
Lice za JN dostavlja zainteresovanim licima odgovore komisije i na Portalu javnih nabavki i na svojoj internet stranici objavljuje izmene i dopune konkursne dokumentacije, obaveštenje o produženju roka za podnošenje ponuda i odgovore Komisije za javne nabavke date zainteresovanim licima.
Ponude otvara Komisija.
Otvaranju ponuda prisustvuju svi članovi Komisije ili njihovi zamenici.
Zapisnik o otvaranju ponuda ponuđačima koji nisu učestvovali u postupku otvaranja ponuda dostavlja Služba za javne nabavke.
Komisija na dan otvaranja ponuda utvrđuje uporedivu tržišnu cenu ili tržišnu cenu predmeta nabavke, ako je to od značaja za konkretnu nabavku, a u cilju utvrđivanja uporedivosti ponuđene cene sa tržišnom cenom.
Predlog odluke o dodeli ugovora, predlog odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke, predlog odluke o priznavanju kvalifikacije, predlog odluke o odbijanju ponude, predlog odluke o troškovima pripremanja ponude iz člana 88. stav 3. Zakona, u skladu sa Izveštajem o stručnoj oceni ponuda, priprema Komisija.
Predlog odluke iz stava 1. ovog člana uvek sadrži obrazloženje.
Predlog odluke iz stava 1. ovog člana, sa parafom članova Komisije i lica za JN, Komisija dostavlja naručiocu.
Ako lice za JN nije član komisije, parafiran predlog odluke iz stava 1. ovog člana komisija dostavlja licu za JN koje ga parafira i dostavlja naručiocu.
Lice za JN potpisanu odluku iz stava 1. ovog člana neposredno, preko službe za ekspediciju pošte, elektronskom poštom ili faksom, dostavlja ponuđačima u roku od tri dana od dana donošenja. Ako se odluka dostavlja putem pošte služba za ekspediciju je šalje preporučeno sa povratnicom. Odluka se zavodi pod brojem postupka u kom je doneta sa datumom donošenja.
O poslatoj odluci lice za JN pribavlja potvrdu prijema odluke od strane ponuđača (potpis ponuđača na belešci o neposrednom uručenju ili na povratnici, potvrda ponuđača da je primio odluku koja je poslata elektronskom poštom ili faksom).
Komisija priprema tekst obaveštenja o obustavi postupka javne nabavke i tekst obaveštenja sa parafom članova Komisije, dostavlja licu za JN radi objavljivanja na Portalu javnih nabavki i na internet stranici naručioca.
Uvid u dokumentaciju i kopiranje dokumentacije ponuđačima obezbeđuje lice za JN i Komisija.
Uvid u dokumentaciju se obavlja u kancelarijama Službe za javne nabavke u prisustvu lica za JN i članova Komisije.
Kopiranje dokumentacije iz postupka, o trošku podnosioca zahteva, obavlja Služba za javne nabavke.
Sastanak sa ponuđačem, u skladu sa članom 111. Zakona, zakazuje lice za JN.
Lice za JN kontroliše da li je u postupcima čija je procenjena vrednost veća od 250.000.000 dinara za dobra i usluge i 500.000.000 dinara za radove, organizovano izveštavanje ponuđača i ukazuje Komisiji na ovu obavezu.
Zapisnik o izveštavanju ponuđača i razgovoru sa ponuđačima vodi član Komisije ili lice za JN.
Članovi Komisije obezbeđuju zaštitu podataka tokom izveštavanja ponuđača.
Zaključivanje ugovora o javnoj nabavci
Predlog ugovora koji je dodeljen u postupku javne nabavke lice za javne nabavke pregleda i parafira i dostavlja na pregled i parafiranje Komisiji za javne nabavke.
Nakon postupka iz stava 1. ovog člana, parafiran ugovor, u broju primeraka koji je ugovoren, dostavlja se naručiocu na potpis.
Potpisan ugovor lice za JN dostavlja ponuđaču na potpis.
Zaključen ugovor lice za JN dostavlja službi budžeta, gradskom javnom pravobraniocu i službi koja je podnela zahtev za nabavku. Lice za JN ceni da li ima osnova da naručilac zaključi ugovor sa prvim sledećim najpovoljnijim ponuđačem.
Primerak zaključenog ugovora je sastavni deo dokumentacije o sprovedenom postupku javne nabavke i arhivira se zajedno sa ovom dokumentacijom.
V POSTUPAK ZAŠTITE PRAVA U POSTUPKU JAVNE NABAVKE
Prethodno ispitivanje zahteva za zaštitu prava
Lice za JN ceni da li je zahtev za zaštitu prava (u daljem tekstu: zahtev) uredan, blagovremen, dozvoljen i podnet od lica koje ima aktivnu legitimaciju i obaveštava sve učesnike u postupku javne nabavke, odnosno objavljuje obaveštenje o podnetom zahtevu na Portalu javnih nabavki.
Na predlog predlagača/korisnika nabavke, koji mora biti obrazložen, lice za JN ceni da li bi, zbog podnetog zahteva, zadržavanje aktivnosti naručioca u postupku javne nabavke, odnosno u izvršenju ugovora o javnoj nabavci prouzrokovalo velike teškoće u radu ili poslovanju naručioca koje su nesrazmerne vrednosti javne nabavke, odnosno značajno ugrozilo interes Republike Srbije i sačinjava obrazložen predlog, koji sa kompletnom dokumentacijom dostavlja Republičkoj komisiji, radi donošenja odluke da se može izvršiti ugovor o javnoj nabavci pre donošenja odluke o podnetom zahtevu.
Ako je podneti zahtev neuredan (ne sadrži sve podatke iz člana 151. stav 1. Zakona), lice za JN bez odlaganja, upućuje podnosiocu zahteva dopis sa nalogom da dopuni zahtev. Nalog sadrži opredeljene nedostatke zahteva i način na koji se mogu otkloniti.
Predlog zaključka kojim se odbacuje zahtev kao neblagovremen, nedozvoljen ili podnet od lica koje nema aktivnu legitimaciju sačinjava lice za JN i parafiran dostavlja Komisiji.
Postupanje posle prethodnog ispitivanja zahteva za zaštitu prava
Lice za JN zahtev koji je blagovremen, dozvoljen i podnet od aktivno legitimisanog lica dostavlja Komisiji koja ceni osnovanost zahteva.
Predlog rešenja (sa obrazloženjem) kojim usvaja zahtev priprema Komisija.
Predlog rešenja iz stava 1. ovog člana, sa parafom članova Komisije i lica za JN, Komisija dostavlja naručiocu.
Ako lice za JN nije član Komisije, parafiran predlog rešenja iz stava 1. ovog člana Komisija dostavlja licu za JN koje ga parafira i dostavlja naručiocu.
Lice za JN potpisano rešenje dostavlja podnosiocu zahteva, ponuđačima i Republičkoj komisiji. O poslatoj odluci lice za JN pribavlja potvrdu prijema.
Ako ne usvaja zahtev Komisija priprema odgovor na zahtev koji se sa kompletnom dokumentacijom iz postupka javne nabavke upućuje Republičkoj komisiji radi odlučivanja o zahtevu.
Lice za JN odgovor na zahtev sa kompletnom dokumentacijom iz postupka javne nabavke, prosleđuje Republičkoj komisiji i obaveštava podnosioca zahteva.
Predlog zaključka o obustavi postupka zaštite prava sačinjava Komisija i parafiran dostavlja naručiocu.
Način obezbeđivanja konkurencije
U postupku nabavke omogućava se što je moguće veća konkurencija i to je obaveza lica ovlašćenih za sprovođenje radnji u postupku i to pre svega u fazi planiranja, pri oblikovanju predmeta nabavke, određivanju uslova za učešće u postupku, određivanju tehničkih specifikacija, određivanju kriterijuma za dodelu ugovora.
Konkurencija se obezbeđuje kako u nabavkama koje se realizuju u postupku javne nabavke, tako i u nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje.
Konkurencija se obezbeđuje:
- tako što se uvek kada je to moguće poziva više lica da učestvuju u postupku, a posebno u pregovaračkom postupku bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda, postupku javne nabavke male vrednosti, kao i u postupcima na koje se Zakon ne primenjuje,
- tako što se određuju uslovi za učešće u postupku, tehničke specifikacije i kriterijume za dodelu ugovora na način koji obezbeđuje učešće što većeg broja ponuđača i podnosioca prijava i koji ne stvara diskriminaciju među ponuđačima.
Lice za JN obezbeđuje opravdanu upotrebu pregovaračkog postupka. U pregovaračkom postupku bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda poziv se upućuje, uvek ako je to moguće, na adrese najmanje tri lica koja obavljaju delatnost koja je predmet javne nabavke i koja su prema saznanjima naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god je moguće i na adrese većeg broja lica.
Dokaz da je ponuđač u prethodne tri godine u postupku javne nabavke učinio povredu konkurencije, koji je osnov za odbijanje ponude (negativne reference), se evidentira i čuva u Službi za javne nabavke.
Dužnost prijavljivanja povrede konkurencije
U slučaju postojanja osnovane sumnje u istinitost izjave o nezavisnoj ponudi, organizaciju nadležnu za zaštitu konkurencije obaveštava odgovorno lice naručioca, a na predlog lica za JN.
Lice koje je došlo do saznanja o postojanju osnovane sumnje u istinitost izjave o nezavisnoj ponudi o tome odmah obaveštava lice za JN i dostavlja sve raspoložive informacije i dokaze.
Svako zainteresovano lice, odnosno lice zaposleno ili na drugi način radno angažovano kod zainteresovanog lica dužno je da obavesti organizaciju nadležnu za zaštitu konkurencije, ukoliko ima bilo koji podatak o povredi konkurencije u postupku javne nabavke.
VII EVIDENCIJA I IZVEŠTAJI O JAVNIM NABAVKAMA
Lice za JN:
- evidentira sve radnje i akte tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javne nabavke,
- vodi evidenciju svih zaključenih ugovora o javnim nabavkama i evidenciju dobavljača.
Evidentiraju se podaci o:
- predmetu javne nabavke;
- postupcima javne nabavke;
- sprovedenim postupcima nabavke na koje nije primenjivao odredbe Zakona;
- sprovedenim pregovaračkim postupcima bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda;
- troškovima pripremanja ponuda u postupcima javne nabavke;
- sprovedenim elektronskim nabavkama;
- centralizovanim javnim nabavkama;
- rezervisanim nabavkama;
- zaključenim ugovorima o javnoj nabavci;
- zaključenim okvirnim sporazumima;
- jediničnim cenama dobara, usluga i najzastupljenijih radova;
- kriterijumu za dodelu ugovora;
- broju podnetih ponuda u postupcima javnih nabavki;
- ponuđačima u postupcima javnih nabavki;
- izmenjenim ugovorima o javnoj nabavci;
- obustavljenim postupcima javne nabavke;
- postupcima u kojima je podnet zahtev za zaštitu prava i poništenim postupcima;
- izvršenju ugovora o javnoj nabavci;
- dobavljačima, u pisanoj i/ili elektronskoj formi;
- kvalitetu nabavljenog predmeta nabavke;
- stanju zaliha;
- negativnim referencama;
- kao i drugi podaci i informacije koji su od značaja za sprovedene postupke i zaključene ugovore o javnim nabavkama.
- Evidencije se vode u pisanoj formi.
Lice za javne nabavke svu dokumentaciju vezanu za javne nabavke dostavlja službi arhive koja ovu dokumentaciju čuva u skladu sa propisima koji uređuju oblast dokumentarne građe i arhiva, najmanje deset godina od isteka ugovorenog roka za izvršenje pojedinačnog ugovora o javnoj nabavci, odnosno pet godina od donošenja odluke o obustavi postupka.
Lice za javne nabavke opredeljuje kalendarski period do kog se dokumentacija čuva.
Izveštaj o javnim nabavkama potpisuje gradonačelnik grada Zaječara.
Za blagovremenu dostavu tromesečnih izveštaja Upravi za javne nabavke odgovorno je lice za JN.
Na zahtev Uprave za javne nabavke, izveštaj sa dodatnim podacima, o svakom pojedinačnom ugovoru o javnoj nabavci ili postupku javne nabavke sačinjava, u saradnji sa službama/licima koji podacima raspolažu, i dostavlja Upravi za javne nabavke lice za JN.
VIII IZVRŠENJE UGOVORA O JAVNOJ NABAVCI
Praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci
Nadležni za izvršenje i praćenje izvršenja ugovora su likvidator u službi za javne nabavke i likvidator direktnog korisnika u službi budžeta.
Komunikacija u toku izvršenja ugovora
Komunikacija između ugovornih strana odvija se isključivo pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Komunikaciju sa dobavljačem vrši služba za javne nabavke.
Služba za javne nabavke odmah po zaključenju ugovora o javnoj nabavci obaveštava drugu ugovornu stranu o kontakt podacima lica koje je ovlašćeno da vrši komunikaciju u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora.
Kriterijumi, pravila i način provere kvantiteta i kvaliteta isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova
Služba za javne nabavke vrši kvantitativni i kvalitativni prijem predmeta ugovora i proverava:
- da li količina isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovara ugovorenom,
- da li vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovaraju ugovorenim, odnosno da li su u svemu u skladu sa zahtevanim tehničkim specifikacijama i ponudom,
- služba za javne nabavke može od predlagača nabavke da traži dodatna pojašnjenja u vezi izvršenja nabavke,
- O prijemu predmeta nabavke sačinjava se zapisnik u koji se unose i podaci o tome da li je dobavljač ugovorenu obavezu ispunio na ugovoreni način u pogledu količine, kvaliteta, rokova ispunjenja obaveze.
Zapisnik potpisuju izvršilac iz stava 1. ovog člana i ovlašćeni predstavnik dobavljača, sačinjava se u dva istovetna primerka, od čega po jedan primerak zadržava svaka ugovorna strana.
Nadzor nad izvođenjem radova vrši se u skladu sa propisima koji uređuju oblast predmeta nabavke.
Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora
Ako dobavljač ne izvršava ugovorenu obavezu na ugovoreni način lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora upućuje pisanu reklamaciju dobavljaču, ukazuje na uočene propuste, odnosno u čemu isporuka nije u skladu sa ugovorom i preduzima druge mere u cilju urednog izvršenja ugovora i o tome pisanim putem obaveštava lice za JN kao i službe nadležne za realizaciju sredstava finansijskog obezbeđenja i/ili raskid ugovora.
U slučaju reklamacija postupa se u skladu sa ugovorom i propisima kojima se uređuju obligacioni odnosi i oblast predmeta nabavke.
Lice za JN, u slučaju neurednog izvršavanja ugovora dostavlja Upravi za javne nabavke dokaze negativne reference.
Lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora podatke o izvršenju ugovora potrebne za sastavljanje tromesečnog izveštaja o javnim nabavkama, blagovremeno dostavlja licu zaduženom za vođenje evidencija o javnim nabavkama.
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje, kao i pravila postupka realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja propisani su Pravilnikom o uvođenju procedure za plaćanje računa u Gradskoj upravi Grada Zaječara.
Pravila stavljanja dobara na raspolaganje korisnicima unutar naručioca
Dobra se krajnjim korisnicima stavljaju na raspolaganje na osnovu dokumenta - trebovanje, koji organizacionoj jedinici u čijem je delokrugu magacinsko poslovanje dostavljaju rukovodioci organizacionih jedinica.
Dobra se dodeljuju na korišćenje na osnovu ličnog zaduženja zaposlenog sredstvima koja samo on koristi.
Dobra koja su dodeljena na korišćenje organizacionoj jedinici za obavljanje poslova iz njenog delokruga a nisu pogodna za lično zaduženje, evidentiraju se po pripadnosti organizacionoj jedinici, na osnovu zaduženja rukovodioca organizacione jedinice.
Lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora, obrazložen zahtev za izmenu ugovora dostavlja licu za JN.
Predlog odluke o izmeni ugovora i predlog aneksa ugovora izrađuje lice za JN i dostavlja naručiocu.
Aneks ugovora se dostavlja podnosiocu zahteva za izmenu ugovora.
Odluka o izmeni ugovora se dostavlja licu za JN koje je objavljuje na Portalu javnih nabavki i dostavlja izveštaj Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji.
Izveštaj Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji, na osnovu podataka dostavljenih od lica zaduženog za praćenje izvršenja ugovora, izrađuje lice za JN.
Lice za JN evidentira podatke potrebne za sastavljanje tromesečnog izveštaja o javnim nabavkama.
Lice za JN prikuplja i obrađuje dokaze na osnovu kojih se ponuđaču mogu dodeliti negativne reference. Dokazi se prikupljaju u toku postupka javne nabavke, zahteva za zaštitu prava i izvršenja ugovora.
Lice za JN odmah i bez odlaganja Upravi za javne nabavke dostavlja dokaz negativne reference.
Naručilac (organi grada Zaječara), u uslovima javne nabavke na godišnjem nivou koja iznosi preko milijardu dinara, organizuje posebnu službu koja je dužna da samostalno i nezavisno sprovede kontrolu javne nabavke, odnosno sve faze i postupke javne nabavke. Lica koja rade u posebno organizovanoj službi direktno su vezana sa sistematizacijom poslova i zadataka kod naručioca (organi grada Zaječara) i odgovorna su za tačnost i realnost datog izveštaja o izvršenoj kontroli javne nabavke.
Naručilac (organi grada Zaječara) je dužan da izvrši izmenu svog akta o unutrašnjoj organizaciji i akta o sistematizaciji poslova i da iste usaglasi sa ovim aktom. U okviru posebne službe za kontrolu javne nabavke opredeljuje broj izvršilaca koji će obavljati kontrolu javne nabavke odnosno svih preduzetih aktivnosti vezanih za sprovođenje postupka javne nabavke.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu Grada Zaječara".