UPUTSTVOO BLAGAJNIČKOM POSLOVANJU KOJE SE OBAVLJA U POKRAJINSKOM SEKRETARIJATU ZA FINANSIJE("Sl. list AP Vojvodine", br. 7/2015) |
Ovim uputstvom uređuju se blagajnički poslovi čuvanja, evidentiranja i raspolaganja gotovim novcem u Pokrajinskom sekretarijatu za finansije (u daljem tekstu: Sekretarijat).
Blagajnički poslovi obuhvataju: prijem, čuvanje i prenos gotovine na račun izvršenja budžeta i podračuna, uključenih u konsolidovani račun trezora Autonomne pokrajine Vojvodine, plaćanje gotovinom i čuvanje blagajničke dokumentacije i ostale poslove u vezi s transakcijama s gotovim novcem.
Blagajnički poslovi obavljaju se jedinstveno za sve organe pokrajinske uprave (u daljem tekstu: Organi), za uplate i isplate gotovog novca.
Pod gotovim novcem podrazumeva se gotov novac u domaćoj i u stranoj valuti (u daljem tekstu: gotovina).
Blagajničke poslove iz stava 1. ovog člana obavljaju zaposleni na poslovima blagajne u Pokrajinskom sekretarijatu za finansije na osnovu rešenja, naloga, zahteva i druge dokumentacije, koje su dostavile finansijske službe Organa.
Naplate i isplate gotovog novca kroz blagajnu mogu se vršiti za sledeće potrebe:
- prijem i prenos na račun, dnevnog pazara po osnovu izvršenih usluga i naplaćene robe;
- isplata naknade troškova službenih putovanja u zemlji i inostranstvu;
- povraćaj sredstava po osnovu isplaćenih akontacija troškova službenih putovanja, ukoliko ista nisu započeta, odnosno nisu izvršena;
- povraćaj sredstava po osnovu konačnog obračuna službenog putovanja;
- povraćaj sredstava po osnovu pogrešno isplaćenih ili više isplaćenih ličnih primanja;
- i u sličnim situacijama.
Isplata naknade troškova službenih putovanja u zemlji vrši se u izuzetnim slučajevima, kada isplatu nije moguće izvršiti na tekući račun lica, iz opravdanih razloga.
Isplata akontacije troškova službenih putovanja u inostranstvo vrši se u efektivnom stranom novcu, u skladu sa zakonom, kojim je regulisano devizno poslovanje u zemlji, dok se isplata naknade troškova po konačnom obračunu ili utvrđene razlike za isplatu po konačnom obračunu u odnosu na isplaćenu akontaciju vrši na račun fizičkog lica.
Evidentiranje blagajničkog poslovanja i poslovi blagajnika
Blagajničko poslovanje se vodi i evidentira odvojeno za dinarska sredstva i za strana sredstva plaćanja.
Devizna blagajna vodi se prema valuti koja je predmet blagajničkog poslovanja.
Blagajnik je računopolagač za sredstva koja su predmet blagajničkog poslovanja i dužan je da savesno, odgovorno i ažurno obavlja poslove:
- kontrole formalne ispravnosti dokumentacije koja je osnov uplate ili isplate gotovine;
- kontrole da li je osnov za isplatu odobrio nalogodavac;
- evidencije blagajničkih naloga i dnevnika blagajne;
- uplate (povraćaj) u blagajnu i isplate iz blagajne;
- čuvanja gotovine u blagajni;
- čuvanja blagajničke dokumentacije;
- i druge poslove u vezi s prijemom gotovine u blagajnu i izdavanjem gotovine iz blagajne.
Blagajnik je dužan da, prilikom isplate gotovine, proveri identitet primaoca prema podacima iz lične karte ili drugog odgovarajućeg dokumenta.
Čuvanje gotovine i popis blagajne
Gotovina se čuva u sefu čiji jedan ključ čuva blagajnik, a drugi njegov neposredni rukovodilac.
Popis blagajne vrši se kao redovan popis za potrebe izrade završnog godišnjeg finansijskog izveštaja (završnog računa).
Prilikom primopredaje dužnosti blagajnika vrši se vanredan popis blagajne, a rukovodilac Sekretarijata može, ukoliko se ukaže potreba, da odredi i nenajavljeni vanredan popis.
Ako je prilikom zaključenja dnevne blagajne utvrđen višak ili manjak, on se upisuje u blagajnički dnevnik. Blagajnik je dužan da istraži razlike i da upiše iznose i razloge nastanka u blagajnički dnevnik.
Blagajnik je odgovoran za blagajnički manjak, odnosno blagajnički višak.
Blagajnik je dužan da sredstva primljena u blagajnu, najkasnije narednog radnog dana, prenese na račun izvršenja budžeta ili drugi odgovarajući račun, odnosno da izvrši povraćaj stranog novca poslovnoj banci.
Dokumentacija za uplatu i isplatu gotovine
Uplate u blagajnu i isplate iz blagajne vrše se na osnovu verodostojne dokumentacije koju je pripremila finansijska služba Organa.
Dokument za uplatu gotovine u zavisnosti od svrhe uplate, može biti: odluka ili nalog za uplatu, koje je overilo i potpisalo ovlašćeno lice Organa, rešenje o konačnom obračunu sa iskazanom obavezom za povraćaj sredstava i drugi akt na osnovu kojeg se uplata vrši.
Dokument za isplatu gotovine, u zavisnosti od svrhe isplate može biti: rešenje o upućivanju na službeni put, odnosno rešenje o isplati po izvršenom obračunu, koje je potpisao rukovodilac Organa ili njegovo ovlašćeno lice i overio pečatom Organa, s prilozima u smislu obračuna, nalog za službeno putovanje, gotovinski račun u slučaju refundacije troškova i drugih isprava, koji je potpisalo i overilo ovlašćeno lice Organa, za čije potrebe, odnosno po čijem nalogu se isplata vrši.
Dokumenta iz prethodnog člana mora overiti lice iz Organa, po čijem nalogu se uplata, odnosno isplata vrši i to: lice koje je ispravu sačinilo, lice koje je ispravu kontrolisalo i rukovodilac Organa, odnosno njegovo ovlašćeno lice za odobravanje uplate, odnosno isplate sredstava.
Blagajnik je dužan da pre isplate proveri formalno računsku ispravnost dokumenta na osnovu kojeg se vrši uplata, odnosno isplata sredstava.
Prilikom uplate ili isplate gotovine blagajnik je dužan da uplatiocu, odnosno primaocu sredstava, izda nalog blagajni, da naplati, odnosno nalog blagajni da isplati, koji treba da sadrži: broj naloga, datum primljene/izdate gotovine, osnov, odnosno svrhu uplate/isplate, ime uplatioca/primaoca, iznos uplate/ isplate, potpis blagajnika i slično.
Podizanje i prijem gotovine u blagajnu i izdavanje gotovine iz blagajne
Gotovina se prima u blagajnu iz sledećih izvora: prijemom dnevnog pazara od Uprave za zajedničke poslove pokrajinskih organa, podizanjem gotovine sa računa izvršenja budžeta i drugih podračuna, podizanjem stranog novca poslovne banke ili vraćanjem neutrošenog iznosa od zaposlenih i drugih fizičkih lica, prethodno isplaćene akontacije za službena putovanja i slično.
Gotovina se izdaje iz blagajne za sledeće namene: za uplatu na račun izvršenja budžeta ili na drugi propisani račun; za isplatu refundacije troškova zaposlenima na osnovu gotovinskih računa za plaćenu robu ili usluge; za isplatu naknade po osnovu akontacije i konačnog obračuna troškova službenih putovanja i slično.
Podizanje gotovine vrši se na osnovu popunjenog naloga koje je potpisalo ovlašćeno lice, sa računa izvršenja budžeta ili podračuna kod Uprave za trezor, a u slučaju podizanja stranog novca sa računa kod Narodne banke Srbije ili po odobrenju Ministarstva finansija kod poslovne banke, na osnovu Naloga plaćanja (Obrazac br. 70), rešenja rukovodioca Organa i dokumentacije koja je osnova za podizanje stranog novca.
Blagajnički dnevnik/Blagajnički izveštaj
O svim uplatama i isplatama gotovine blagajnik vodi blagajnički dnevnik, koji se sačinjava i zaključuje svakog dana, u kojem je obavljena transakcija s gotovim novcem.
Blagajnički dnevnik sadrži sledeće podatke: redni broj i datum, broj naloga za uplatu ili isplatu, kratak opis/naziv poslovnog događaja, iznos uplate, odnosno isplate, zbir dnevnog prometa uplata i dnevnog prometa isplata, stanje gotovine na početku dana, stanje gotovine na kraju dana, broj priloga i slično.
Blagajnički dnevnik potpisuje blagajnik, odnosno lice koje ga je sačinilo, lice koje je izvršilo proveru njegove formalne i računske ispravnosti i rukovodilac organizacione jedinice, u okviru koje se obavlja blagajničko poslovanje.
Blagajnik je dužan da svakog dana dostavlja blagajničke dnevnike s pratećom dokumentacijom, sačinjene za prethodni dan, službi za knjigovodstvene poslove radi knjigovodstvenog evidentiranja promena.
Interna kontrola blagajničkog poslovanja i čuvanje blagajničke dokumentacije
Internu kontrolu nad blagajničkim poslovanjem obavlja za to zaduženo lice koje proverava: da li su uplate, odnosno isplate zasnovane na pravilno likvidiranim ispravama, da li su izdate sve blagajničke isprave i da li su pravilno popunjene i označene rednim brojevima, da li je pravilno utvrđen saldo u blagajničkom dnevniku/izveštaju i ostale podatke od značaja za pravilno obavljanje blagajničkih poslova.
Blagajnički dokumenti (nalozi, isplate, naplate, blagajnički dnevnik i priložena dokumentacija) čuvaju se u registratoru, složeni hronološki.
Blagajnički dokumenti čuvaju se u prostorijama namenjenim za arhiviranje dokumentacije, najmanje deset godina.
Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana, od dana objavljivanja u "Službenom listu Autonomne pokrajine Vojvodine".