PRAVILNIKO UPRAVI U GRADSKOM PRAVOBRANILAŠTVU GRADA BEOGRADA("Sl. list grada Beograda", br. 67/2015) |
Ovim pravilnikom bliže se uređuje odnos Gradskog pravobranilaštva Grada Beograda (u daljem tekstu: Pravobranilaštvo) prema građanima i javnosti, način vođenja evidencije i raspodele predmeta, rukovanje predmetima, postupanje sa arhivskim materijalom i druga pitanja od značaja za rad pravobranilaštva, radi obezbeđenja urednog, blagovremenog i jednoobraznog obavljanja poslova u pravobranilaštvu.
O sprovođenju pravilnika stara se gradski pravobranilac Grada Beograda (u daljem tekstu: pravobranilac), koji u vršenju nadzora nad primenom pravilnika može dati bliža uputstva i objašnjenja.
Uprava u pravobranilaštvu obuhvata rukovođenje pravobranilaštvom, poslove i ovlašćenja u vezi sa organizacijom rada, materijalnim, finansijskim, administrativnim i drugim poslovima kojima se obezbeđuje pravilan, tačan, blagovremen i zakonit rad pravobranilaštva, a posebno: staranje o održavanju samostalnosti i ugleda pravobranilaštva; upotreba obeležja pravobranilaštva, službenog jezika i pisma; uređenje i organizacija rada pravobranilaštva; staranje o ujednačenom i blagovremenom postupanju i korišćenju najefikasnijih metoda i tehničkih sredstava u administrativnom poslovanju; praćenje i proučavanje pravobranilačke i sudske prakse; postupanje po pritužbama i predstavkama građana na rad pravobranilaštva, zamenika gradskog pravobranioca i zaposlenih u pravobranilaštvu; odnos Pravobranilaštva prema drugim državnim organima, građanima i javnosti; zaštiti tajnosti podataka; vođenje upisnika, pomoćnih knjiga, imenika i drugih evidencija; rukovanje predmetima i stvarima od vrednosti; postupanje sa arhivskim materijalom; vođenje statistike; materijalno-finansijsko poslovanje Pravobranilaštva; uspostavljanje standarda u pogledu službenih prostorija i opreme i drugim pitanjima od značaja za rad Pravobranilaštva.
Značenje izraza u ovom pravilniku
Pojedini izrazi upotrebljeni u ovom pravilniku imaju značenje:
1) "obrađivač predmeta" je zamenik pravobranioca i stručni saradnik, kome pravobranilac ili zamenik pravobranioca dodeli predmet u rad prema upisniku;
2) "zaposleni" označava stručne saradnike na poslovima zastupanja, sekretara, zaposlene na administrativno-tehničkim poslovima, kao i pripravnike u Pravobranilaštvu.
Svi pojmovi koji se koriste u ovom pravilniku u muškom rodu, obuhvataju iste pojmove u ženskom rodu.
II STARANJE O ODRŽAVANJU UGLEDA
Pravobranilac i zamenici pravobranioca dužni su da svoju funkciju vrše zakonito, pravilno, blagovremeno i nepristrasno i da štite čast i ugled pravobranilačke profesije, svojim ponašanjem čuvaju ugled u profesionalnoj sredini i van nje, postupaju bez diskriminacije po bilo kom osnovu, u skladu sa dostignutim nivoom zaštite ljudskih prava.
Zaposleni su dužni da vršeći poslove iz svoje nadležnosti štite ugled Pravobranilaštva i postupaju u skladu sa načelima zakonitosti, savesnosti, nepristrasnosti, političke neutralnosti i nediskriminacije.
Gradski pravobranilac, zamenici pravobranioca i zaposleni su dužni da u preduzimanju službenih radnji svojim ponašanjem doprinose ugledu Pravobranilaštva, da se međusobno i prema drugim licima ophode sa poštovanjem, uvažavajući njihovu ličnost, odnosno ugled njihove funkcije.
Gradski pravobranilac, zamenici pravobranioca i zaposleni su dužni da prilikom boravka u prostorijama Pravobranilaštva i preduzimanja službenih radnji budu prikladno i uredno odeveni i da svojim odevanjem ne narušavaju ugled Pravobranilaštva, niti izražavaju političku, versku ili drugu ličnu pripadnost.
Pravobranilac, zamenici pravobranioca i zaposleni ne smeju da prime poklon u vezi sa vršenjem svojih poslova, izuzev protokolarnog i prigodnog, u skladu sa zakonom, niti bilo kakvu uslugu ili drugu korist za sebe ili druga lica.
Ukoliko je pravobraniocu, zameniku pravobranioca ili zaposlenom ponuđen ili ostavljen poklon koji ne sme da primi, dužan je da o tome sačini službenu belešku i obavesti gradskog pravobranioca.
III OBELEŽJA GRADSKOG PRAVOBRANILAŠTVA
Pravobranilaštvo ima pečat okruglog oblika prečnika 32 mm, koji sadrži grb Republike Srbije u sredini, oko kojeg je ispisan tekst: "Republika Srbija Grad Beograd - Gradsko pravobranilaštvo Grada Beograda", na srpskom jeziku ćiriličnim pismom.
Pravobranilaštvo ima štambilj pravougaonog oblika koji sadrži tekst: "Republika Srbija, Grad Beograd, Gradsko pravobranilaštvo Grada Beograda, Broj ______, Datum ______, ______".
Na zgradi u kojoj se nalazi sedište Pravobranilaštva ističe se naziv Gradskog pravobranilaštva Grada Beograda, grb i zastava Grada Beograda, kao i Narodna zastava Republike Srbije.
Pravobranilac, zamenici gradskog pravobranioca grada Beograda i stručni saradnici na poslovima zastupanja, kao i pripravnici u Pravobranilaštvu, u vršenju poslova iz nadležnosti Pravobranilaštva koriste službenu legitimaciju.
Službene legitimacije izdaje gradski pravobranilac.
Službena legitimacija upotrebljava se isključivo prilikom preduzimanja službenih radnji i u druge svrhe se ne može koristiti.
Evidencija o izdatim službenim legitimacijama vodi se u Pravobranilaštvu.
U slučaju da imalac izgubi službenu legitimacije, imalac je dužan da odmah, a najkasnije u roku od tri dana o tome obavesti pravobranioca.
Izgubljena službena legitimacija se briše iz evidencije o izdatim službenim legitimacijama i izdaje se nova.
Pravobranilac ili zamenik pravobranioca kome prestane pravobranilačka funkcija, odnosno stručnik i pripravnik kome prestane radni odnos u Pravobranilaštvu, dužan je da službenu legitimaciju vrati Pravobranilaštvu.
Nevažeće službene legitimacije uništiće komisija čije članove imenuje pravobranilac.
IV UPOTREBA SLUŽBENOG JEZIKA I PISMA
Jezik i pismo u službenoj upotrebi
U Pravobranilaštvu u službenoj upotrebi je srpski jezik i ćiriličko pismo.
Službeni akti Pravobranilaštva pišu se na srpskom jeziku ćiriličkim pismom.
V ORGANIZACIJA RADA U GRADSKOM PRAVOBRANILAŠTVU
Pravobranilac, kao nosilac uprave u Pravobranilaštvu, određuje organizaciju i rad Pravobranilaštva, odlučuje o pravima po osnovu rada zamenika gradskog pravobranioca, kao i zaposlenih u Pravobranilaštvu.
Funkciju gradskog pravobranioca Grada Beograda obavljaju pravobranilac i zamenici pravobranioca.
Pravobranilac rukovodi radom i predstavlja Pravobranilaštvo.
Pravobranilac samostalno organizuje rad, vrši poslove uprave u pravobranilaštvu, stara se da se poslovi izvršavaju blagovremeno, zakonito i pravilno i izdaje opšta i posebna uputstva za rad.
Pravobranilac može preduzeti svaku radnju iz nadležnosti pravobranilaštva.
Pravobranilac može, pisanim putem, ovlastiti zamenika pravobranioca da postupa u pojedinom predmetu kojim je zadužen drugi zamenik pravobranioca ili stručni saradnik u pravobranilaštvu, kada je taj zamenik pravobranioca ili stručni saradnik sprečen iz pravnih ili stvarnih razloga da postupa u tom predmetu.
Pravobranioca koji je odsutan ili sprečen da rukovodi pravobranilaštvom zamenjuje zamenik pravobranioca određen godišnjim rasporedom poslova (prvi zamenik).
Zamenik pravobranioca obavlja samostalno poslove koji su mu dodeljeni rasporedom, na osnovu zakona i drugih propisa.
Zamenik pravobranioca odgovara za svoj rad pravobraniocu.
Zaposleni su, u granicama svojih ovlašćenja i dužnosti, dužni da blagovremeno i pravilno izvršavaju poslove i zadatke koji su im povereni u skladu sa propisima, ovim pravilnikom i Pravilnikom o unutrašnjem uređenju i sistematizaciji radnih mesta, kao i poslove i zadatke neposredno određene od strane pravobranioca.
Broj zaposlenih određuje gradski pravobranilac pravilnikom o unutrašnjem uređenju i sistematizaciji radnih mesta, uz saglasnost Gradskog veća.
Pravobranilac ostvaruje nadzor nad radom zaposlenih.
Stručni saradnici i pripravnici u pravobranilaštvu obavljaju poslove iz delokruga pravobranilaštva i pomažu pravobraniocu i zamenicima pravobranioca, izrađuju podneske i akte, preduzimaju radnje zastupanja na raspravama pred sudom, organom uprave ili drugim nadležnim organom u granicama pisanog ovlašćenja koje daje pravobranilac i vrše druge poslove predviđene zakonom i aktom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta.
Pitanja od značaja za rad pravobranilaštva razmatraju se na sednicama Kolegijuma pravobranilaštva (u daljem tekstu: Kolegijum).
Kolegijum je stručno telo pravobranilaštva koje razmatra pitanja iz nadležnosti pravobranilaštva, zauzima stavove, daje predloge, mišljenja i inicijative o pitanjima značajnim za rad i organizaciju pravobranilaštva.
Kolegijum pravobranilaštva:
- razmatra izveštaj o radu Pravobranilaštva za prethodnu godinu;
- razmatra pitanja od značaja za rad Pravobranilaštva;
- razmatra sporna pravna pitanja i zauzima pravne stavove radi ujednačenja prakse u radu Pravobranilaštva;
- razmatra i druga pitanja od značaja za rad Pravobranilaštva.
Kolegijum pravobranilaštva čine gradski pravobranilac i zamenici gradskog pravobranioca.
Sednicama Kolegijuma mogu da prisustvuju: sekretar, stručni saradnici na poslovima zastupanja i drugi zaposleni, koji imaju i pravo da učestvuju u razmatranju pitanja koja su stavljena na dnevni red sednice.
Pravobranilaštvo najkasnije do 31. marta tekuće godine podnosi Skupštini Grada Beograda izveštaj o radu za prethodnu godinu.
Pravobranilac daje uputstva o sačinjavanju izveštaja o radu Pravobranilaštva.
Administrativno-tehnički poslovi obavljaju se u pisarnici Pravobranilaštva.
Administrativno-tehnički poslovi obuhvataju: vođenje upisnika, prijem i otpremanje pošte, vođenje evidencije o kretanju predmeta, vođenje pomoćnih knjiga, sačinjavanje godišnjih i povremenih izveštaja o radu i arhiviranje predmeta.
Radom pisarnice rukovodi šef pisarnice. pravobranilac može odrediti da šef pisarnice obavlja i druge administrativno-tehničke poslove.
Sekretar pomaže pravobraniocu u vršenju poslova pravobranilačke uprave, rukovodi i odgovara za rad pisarnice, učestvuje u pripremi i izradi normativnih akata koje donosi gradski pravobranilac i stara se o njihovom izvršenju, vrši i druge poslove po nalogu pravobranioca ili lica koje on ovlasti.
Dodelu predmeta vrši pravobranilac zamenicima pravobranioca, ili neposredno stručnim saradnicima.
Zamenici pravobranioca raspoređuju predmete koji su im dodeljeni u rad, stručnim saradnicima i pripravnicima, nad čijim radom vrše nadzor.
Raspoređivanje predmeta se vrši na taj način što isključivo zamenici pravobranioca obrađuju predmete koji se odnose na davanje mišljenja (upisnik "M"), kao i složenije predmete, a rad na ostalim predmetima koje im je pravobranilac dodelio u rad raspoređuju stručnim saradnicima i pripravnicima, koji mu pomažu u radu.
U slučaju odsutnosti ili sprečenosti pravobranioca, dodelu predmeta vrši zamenik pravobranioca određen godišnjim rasporedom.
Pravobranilac donosi akt o godišnjem rasporedu poslova zaposlenih u Pravobranilaštvu.
Akt iz stava 1. ovog člana, pravobranilac donosi najkasnije do 1. decembra tekuće godine, za narednu kalendarsku godinu.
Godišnjim rasporedom poslova iz člana 23. gradski pravobranilac određuje koje poslova obavljaju zamenici pravobranioca, kao i koji stručni saradnici i pripravnici pomažu u obavljanju poslova kojem od zamenika gradskog pravobranioca.
Pravobranilac ili zamenik pravobranioca sačinjavaju nedeljni i dnevni raspored prisustvovanja ročištima ili drugim procesnim obavezama i službenim radnjama.
Prilikom sačinjavanja rasporeda naročito će se voditi računa da procesnim obavezama i službenim radnjama prisustvuje lice kome je predmet dodeljen u rad.
Radi obezbeđivanja efikasnog postupanja i prisustva procesnim obavezama i službenim radnjama, obrađivači predmeta su dužni da vode računa o vremenu zakazivanja procesnih obaveza i službenih radnji.
Standardi o službenim prostorijama i opremi
Zgrada i prostorije u kojima je smešteno Pravobranilaštvo treba da površinom, rasporedom i opremljenošću ispunjavaju standarde neophodne za obavljanje poslova iz nadležnosti Pravobranilaštva.
Radne i druge prostorije, pristup osobama sa invaliditetom
Radne i druge prostorije moraju biti uredne, čiste i snabdevene protivpožarnim uređajima.
Pravobranilaštvo preduzima mere za nesmetan pristup zgradi u kojoj je smešteno osobama sa invaliditetom.
VI ODNOS GRADSKOG PRAVOBRANILAŠTVA PREMA GRAĐANIMA I JAVNOSTI
Rad Pravobranilaštva je dostupan javnosti, u skladu sa zakonom i ovim poslovnikom.
Pravobranilaštvo neće učiniti dostupnom informaciju ili dokument za koji je propisima ili službenim aktom zasnovanim na zakonu određeno da se čuva kao državna, službena, poslovna ili druga tajna, odnosno koji je dostupan samo određenom krugu lica, a zbog čijeg bi odavanja mogle nastupiti teške pravne ili druge posledice po interese zaštićene zakonom koji pretežu nad interesom za pristup informaciji.
Predstavnicima javnog informisanja obaveštenja o radu Pravobranilaštva daje pravobranilac ili zamenik koga on ovlasti.
Sva lica zaposlena u pravobranilaštvu dužna su da čuvaju službenu tajnu za koju su saznali na radu ili u vezi sa radom Pravobranilaštva.
Službenom tajnom se smatra svaka informacija, dokument ili podatak koji je zakonom ili drugim propisom ili opštim aktom pojedinih državnih organa i organizacija određen kao službena tajna.
Prijem građana i davanje obaveštenja vrši lice zaposleno u pravobranilaštvu, koje odredi pravobranilac.
Prijem građana se vrši u prostorijama Pravobranilaštva, koje su za to određene, samo u zakazanim terminima, u vremenu od 10.00 do 14.00 časova.
Gradski pravobranilac može da odredi da se prilikom ulaska u zgradu vrši bezbednosni pregled građana i stvari koje nose.
Prilikom davanja obaveštenja ne mogu se davati izjave o verovatnom ishodu postupka, niti ocene o pravilnosti sudskih i radnji drugih organa ili o odlukama suda i ovih organa.
Zaposleni u pisarnici Pravobranilaštva mogu na osnovu podataka iz upisnika davati samo obaveštenja na koja ih ovlasti pravobranilac ili zamenik pravobranioca koga on odredi.
Gradski pravobranilac, zamenici gradskog pravobranioca, sekretar, stručni saradnici na poslovima zastupanja i ostali zaposleni imaju pravo i obavezu na stručno usavršavanje o trošku Pravobranilaštva i Skupštine Grada Beograda.
Programi stručnog usavršavanja
Pravobranilac donosi program stručnog usavršavanja zaposlenih u Pravobranilaštvu.
Podaci o stručnom usavršavanju
Podaci o stručnom usavršavanju vode se u posebnoj evidenciji pravobranilaštva i unose se u lični dosije pravobranioca, zamenika pravobranioca, sekretara, stručnih saradnika pripravnika i ostalih zaposlenih.
Podaci o objavljenim stručnim ili naučnim radovima, kao i podaci o znanju stranih jezika smatraju se podacima o stručnom usavršavanju.
Pravobranilac, zamenici pravobranioca, sekretar, stručni saradnici na poslovima zastupanja i ostali zaposleni mogu biti upućeni na studijsko, odnosno drugo stručno putovanje u inostranstvo, na osnovu odluke pravobranioca, pri čemu se posebno uzimaju u obzir ocene o radu kao i poznavanje stranog jezika.
Pravobranilački pripravnici dužni su da pohađaju program obuke.
Program obuke pravobranilačkog pripravnika utvrđuje pravobranilac.
Programom obuke pravobranilačkog pripravnika utvrđuje se vreme neophodno za pripremu pravosudnog ispita.
Pravobranilački pripravnik može određeno vreme biti upućen na obuku u drugi državni organ ili organ jedinice lokalne samouprave, sud i javno tužilaštvo, u mestu sedišta Pravobranilaštva, a van mesta samo uz njegovu pisanu saglasnost.
Pravobranilaštvo se stara o redovnoj nabavci izdanja zakona i drugih propisa, službenih glasila, zbirki sudskih odluka, stručnih časopisa i drugih stručnih publikacija potrebnih za uspešno i stručno obavljanje poslova u pravobranilaštvu.
Sekretar Pravobranilaštva se stara o urednoj dostavi novih propisa i izdanja službenih glasila svim zaposlenima u pravobranilaštvu.
VIII UPOTREBA INFORMACIONO-KOMUNIKACIONIH TEHNOLOGIJA U RADU PRAVOBRANILAŠTVA
Upotreba informaciono-komunikacionih tehnologija
U pravobranilaštvu se, po pravilu, u radu koriste informaciono-komunikacione tehnologije za obradu teksta, vođenje evidencija, obradu i prikupljanje statističkih podataka za elektronsku razmenu podataka, računovodstvene poslove, kao i za praćenje propisa i sudske prakse.
U radu sa informaciono-komunikacionim tehnologijama, shodno se primenjuju propisi iz ove oblasti i odredbe ovog pravilnika. Svi podaci koji se unose posredstvom informaciono-komunikacionih tehnologija obezbeđuju se na odgovarajući način.
Vođenje upisnika i pomoćnih knjiga
Upisnici i pomoćne knjige vode se i u elektronskoj formi.
Razmena podataka sa drugim državnim organima
U svom radu pravobranilaštvo koristiti internu računarsku mrežu, vrši razmenu podataka sa drugim organima i organizacijama Gradske uprave Grada Beograda, kao i sa drugim državnim organima, u skladu sa propisima o zaštiti tajnosti podataka i tehničkim mogućnostima u Pravobranilaštvu.
IX RUKOVANJE PREDMETIMA I NAČIN VOĐENJA EVIDENCIJE
Prijem podnesaka, spisa, telegrama, paketa i drugih pismena (u daljem tekstu: pismena) za Pravobranilaštvo vrši se u pisarnici.
Zaposleni određen za primanje pismena u Pravobranilaštvu potvrdiće prijem pismena stavljanjem potpisa i otiska prijemnog štambilja na kopiju pismena.
Zaposleni koji prima pismena neposredno od stranke ne sme odbiti prijem pismena.
Ako pismeno sadrži formalni nedostatak zaposleni koji prima pismeno ukazaće stranci na nedostatak i objasniće kako da ga otkloni.
Ako stranka i pored upozorenja, zahteva da se pismeno primi, zaposleni će ga primiti s tim što će na pismeno staviti zabelešku o upozorenju.
Ako Pravobranilaštvo nije nadležno za postupanje po pismenu, radnik koji prima pismeno upozoriće na to podnosioca i uputiće ga nadležnom organu.
Prijem pismena od suda i drugog organa i organizacije potvrđuje se stavljanjem čitkog datuma i potpisa u dostavnoj knjizi, na dostavnici, povratnici ili kopiji pismena čiji se original prima. Pored potpisa stavlja se i službeni pečat Pravobranilaštva.
Poštu primljenu u zatvorenim omotima otvara zaposleni u Pravobranilaštvu određen za prijem pismena.
Poverljivu i strogo poverljivu poštu otvara pravobranilac ili zamenik koji ga zamenjuje.
Prilikom otvaranja pošte treba paziti da se ne oštete pismena, da se prilozi raznih pismena ne pomešaju, da neko pismeno i prilog ne ostane u omotu i da se proveri da se brojevi napisani kao prilog slažu sa brojevima primljenih pismena, kao i da se naznačeni sadržaj zaista nalazi u omotu.
Ukoliko se prilikom otvaranja pošte utvrdi neslaganje između naznačenog broja i sadržaja priloga sa sadržajem u omotu, o tome će se sačiniti službena beleška i o tome izvestiti organ ili organizacija koja je pismeno uputila.
Na svaki novi primerak primljenog pismena stavlja se otisak prijemnog štambilja sa datumom prijema pismena. Otisak prijemnog štambilja stavlja se, po pravilu, na prvu stranu u gornji desni deo pismena, a ako tu nema mesta, otisak se stavlja na pogodno mesto prve stranice.
Pismena se raspoređuju po nalogu pravobranioca ili zamenika koji ga zamenjuje.
Primljena pismena sređuju se prema oznaci odgovarajućeg upisnika.
Sva pismena se predaju u rad bez odlaganja.
Osnivanje predmeta i vođenje upisnika
Primljena i raspoređena pismena zavode se u odgovarajući upisnik i pod datumom kada su primljena, ako se pismenom osniva novi predmet.
Pismeno kojim se osniva novi predmet dobija omot spisa i daje mu se oznaka predmeta.
Oznaka predmeta se sastoji od skraćenog naziva upisnika, rednog broja i poslednja dva broja godine u kojoj je primljeno pismeno zavedeno u upisnik.
Ako se u toku postupka nastavi vođenje predmeta pod oznakom drugog upisnika ili se izmeni oznaka istog upisnika i broj predmeta u istom upisniku, ranija oznaka na omotu se precrtava, a ispod nje stavlja nova.
Prilikom osnivanja predmeta upisničar uvodi u popis spisa prvo pismeno na osnovu kojeg je predmet osnovan i naznačava broj lista.
Uvođenje drugih pismena u popis vrši se hronološkim redom.
Upisničar je u obavezi da u popis spisa unosi sva pismena koja su primljena u predmetu koji je osnovan.
Primljena i raspoređena pismena kojima se ne osniva novi predmet, nakon stavljanja oznake, ulažu se u predmete na koje se odnose.
Pismena se ulažu u predmet i spajaju redom kojim su uvedene u popis spisa.
Sređeni predmeti predaju se u rad, a predaja predmeta i vraćanje predmeta evidentira se u upisniku u rubrici za primedbe.
Otpremanje pismena radi dostavljanja vrši zaposleni određen rasporedom poslova. Pismena preuzeta za otpremanje, po pravilu, otpremaju se istog dana. Na primerku pismena koji ostaje u Pravobranilaštvu konstatuje se otpremanje, datum otpreme i potpis radnika koji vrši otpremanje.
Sve pošiljke koje se otpremaju preko pošte razvrstavaju se u dve grupe: obične i preporučene, s tim da se redom upisuju u dostavnu knjigu za poštu.
Vraćene dostavnice i povratnice po kojoj je dostava izvršena ulažu se odmah u predmet.
Pravobranilaštvo vodi upisnike, pomoćne knjige i druge evidencije propisane ovim pravilnikom, a po potrebi može voditi i druge pomoćne knjige.
Podaci koji se unose u upisnike evidentiraju se i elektronskim sredstvima.
Upisnike, pomoćne knjige i elektronski vođene upisnike vode zaposleni koji rade u pisarnici.
Upisnik se sastoji iz potrebnog broja tabaka propisanog obrasca koji su povezani u knjigu sa tvrdim koricama. Na koricu se stavlja oznaka upisnika i godina na koju se upisnik odnosi. Jedna knjiga upisnika može se koristiti za više godina u kojem slučaju se na sredini prve strane lista kojim počinje nova godina stavlja oznaka godine.
Upisnici se vode odvojeno za pojedine vrste predmeta, tako da se u svako doba može iz upisnika utvrditi u kom je stadijumu postupak po određenom predmetu i gde se predmet nalazi.
Upisnike i druge pomoćne knjige vodi zaposleni određen rasporedom poslova.
Zavođenje pismena u upisnike vrši se hronološkim redom.
Upis se ne može brisati niti na drugi način poništiti. Ako je neki predmet pogrešno zaveden, precrtava se crvenom olovkom u vodoravnom redu celi upis kosom crtom od levog donjeg prema desnom gornjem uglu i u rubriku za primedbe stavlja se oznaka "pogrešan upis".
Predmet koji se zavodi iza pogrešno zavedenog predmeta dobija novi sledeći redni broj, a poništeni redni brojevi pri zaključivanju upisnika na kraju godine se odbijaju od poslednjeg rednog broja.
Ostali pogrešni upisi se popravljaju unošenjem tačnog upisa, s tim što se pogrešan upis precrtava tako da ostaje čitak.
Kad je predmet konačno rešen ispred rednog broja stavlja se crvena oznaka konačnog rešenja.
Predmet se smatra konačno rešenim kad je u pravobranilaštvu preduzeta tražena pravna radnja, ako je predmet kod organa nadležnog za odlučivanje pravnosnažno rešen ili kad je određen prekid postupka prema Zakonu o parničnom postupku.
U konačno rešenim predmetima u kojima je potrebno pokrenuti izvršni postupak, pisarnica, po nalogu obrađivača formira novi predmet sa oznakom "I".
Crvenim pravougaonim znakom uokviriće se redni broj predmeta kada se stavlja u arhivu.
Kada se u predmetu koji je u upisniku označen kao konačno rešen nastavi postupak povodom vanrednog pravnog leka ili posle prekida postupka, predmet se upisuje kao novi sa potrebnim ranijim upisima. U rubrici za primedbe novog broja upisuje se ranija oznaka predmeta, a kod ranijeg upisa upisuje se nova oznaka predmeta.
Kad se više predmeta spoje radi sprovođenja jedinstvenog postupka, označava se oznakom konačnog rešenja redni broj spojenog predmeta i u rubrici za primedbe označava kojem je predmetu spojen.
U rubrici za primedbe pod rednim brojem zajedničkog predmeta stavlja se zabeleška.
Spojeni predmeti vode se ubuduće pod oznakom zajedničkog predmeta koji je označen kao najstariji zaveden, a spojeni predmet se razvodi kao rešen.
Kad se neki predmet prilaže drugom predmetu radi uvida, prilaganje će se zabeležiti običnom olovkom u rubrici za primedbe kod rednog broja predmeta koji se prilaže sa datumom prilaganja.
Ovakva beleška stavlja se i u rubriku za primedbe upisnika pod rednim brojem predmeta kojem je drugi predmet priložen.
Upisnici se zaključuju na kraju godine.
Zaključivanje se vrši tako što se iza poslednjeg upisanog rednog broja stavlja konstatacija koja sadrži sledeće podatke: dan, mesec i godina zaključenja, redni broj poslednjeg upisa, broj pogrešnih upisa, broj tačnog upisa, broj rešenih predmeta i broj nerešenih predmeta. Ovu konstataciju potpisuje radnik koji vodi upisnik.
Predmeti koji su na kraju godine ostali nerešeni prenose se u sledeću godinu tako što se na prvoj strani upisnika navode samo redni brojevi tih predmeta. Svi upisi koji se odnose na te predmete vrše se i dalje u ranijem upisniku. Kad se takav predmet reši u tekućoj godini, u ranijem upisniku stavlja se kod rednog broja znak konačnog rešenja, a na prvoj strani novog upisnika crvenom olovkom precrtava se redni broj rešenog predmeta.
Ako se pojedini predmeti konačno ne reše u godini u kojoj su zavedeni ni u narednoj godini, prevode se sa svim potrebnim upisima u tekuću godinu, pre novih predmeta. Prevedeni predmeti zadržavaju raniju oznaku, ali dobijaju hronološkim redom nove brojeve. U primedbi upisnika prevedenog predmeta upisuje se da je predmet preveden u novi upisnik sa novim rednim brojem a kod rednog broja predmeta stavlja se znak konačnog rešenja.
Ispod poslednjeg prevedenog predmeta u novom upisniku povlači se crvenom olovkom vodoravna crta iza koje se zavode pismena primljena u tekućoj godini, nastavljajući redni broj u upisniku za tekuću godinu.
Pravobranilaštvo vodi sledeće upisnike:
- upisnik za parnične predmete "P",
- upisnik za parnične predmete poslovni prostor "P1",
- upisnik za predmete stečaja i reorganizacije "ST",
- upisnik za vanparnične predmete "R",
- upisnik za predmete RGZ "R1",
- upisnik za predmete restitucije "R2",
- upisnik za predmete izvršenja "I",
- upisnik za upravne sporove "Us",
- upisnik za upravne postupke "Up",
- upisnik za adhezione i krivične predmete "K",
- upisnik za predmete preventive "Pr",
- upisnik za predmete zamolnice "Rz",
- upisnik za predmete pravnih mišljenje "M",
- upisnik za predmete opšte uprave i organizacije u pravobranilaštvu "Jp",
- upisnik za ostale predmete "Pom",
- upisnik za poverljive i strogo poverljive predmete "Sp".
U upisnik "P" zavode se tužbe u parničnim stvarima u kojima Pravobranilaštvo zastupa tužioca, tuženog ili umešača.
U upisnik "P" zavode se i tužbe u parničnim stvarima koje se odnose na dospelo novčano potraživanje, kao i zahtevi po kojima sud izdaje platni nalog, tužbe za izdavanje platnog naloga i izdati platni nalog po predlogu drugog tužioca, koji sud dostavi Pravobranilaštvu.
U upisnik "P1" zavode se tužbe u parničnim stvarima čiji je predmet spora zakup poslovnog prostora grada Beograda.
U upisnik stečaja "ST" zavode se prijave potraživanja u stečajnom postupku, kao i u postupku reorganizacije.
U upisnik "R" zavode se predmeti u kojima sudovi odlučuju u vanparničnom postupku.
U upisnik "R1" zavode se predmeti po rešenjima Republičkog geodetskog zavoda.
U upisnik "R2" zavode se predmeti restitucije, koji se vode pred Agencijom za restituciju Republike Srbije.
U upisnik "I" zavode se predlozi za izvršenje i protivizvršenje, predlozi za obezbeđenje i ostali predlozi po Zakonu o izvršenju i obezbeđenju.
U ovaj upisnik zavode se i rešenja doneta u izvršnom postupku povodom predloga drugih poverilaca koje je sud dostavio Pravobranilaštvu.
U upisnik "Us" zavode se tužbe kojima se pokreće upravni spor protiv upravnih akata kojima je rešavano o pravu ili obavezi u upravnoj stvari i drugi zahtevi u primeni ZUP-a i ZUS-a.
U upisnik "Up" zavode se zahtevi za pokretanje upravnog postupka, a naročito: postupka eksproprijacije, konverzije prava i iseljenja iz nepokretnosti pred nadležnim organom gradske opštine.
U upisnik "K" zavode se predlozi (adhezioni zahtevi) postavljeni u krivičnom postupku radi odlučivanja o imovinskom zahtevu proisteklog iz izvršenja krivičnog dela (naknada prouzrokovane štete, povraćaj oduzete stvari, poništaj pravnog posla zasnovanog na krivičnom delu), kao i krivične prijave, informacije o krivičnom delu, predmeti privrednih prestupa i prekršaja.
U upisnik "Pr" zavode se sve preduzete mere i radnje pravobranilaštva u svim predmetima, koje se preduzimaju preventivno, uključujući i mere vezane za restrukturiranje i predloge za sporazumno rešenje spora pre pokretanja postupka.
U upisnik "Rz" zavode se zamolnice drugih pravobranilaštava i drugih organa, radi zamene u zastupanju pred sudovima i drugim državnim organima.
U upisnik "M" zavode se zahtevi gradskih organa i organizacija koje zastupa Pravobranilaštvo radi davanja pravnog mišljenja i pružanja druge stručne pomoći u vezi sa zaključivanjem imovinsko-pravnih ugovora u vezi sa drugim imovinsko-pravnim pitanjima.
Kada je određeni zahtev za davanje pravnog mišljenja u vezi sa zaključivanjem ugovora zaveden u "M" upisnik, svi naredni zahtevi vezani za taj ugovor (aneksi i sl.), ne zavode se pod novim brojem u upisniku, već se vode pod istim "M" brojem pod kojim je zaveden osnovni ugovor. U ovaj upisnik zavode se i zahtevi državnih organa i drugih organa i organizacija za davanje mišljenja Pravobranilaštva.
U upisnik "Jp" zavode se pismena koja se odnose na poslove uprave, organizaciju rada Pravobranilaštva kao i druge organizacione poslove u pravobranilaštvu. U ovaj upisnik zavode se i propisi, odluke, opšta uputstva, naredbe i raspisi koje donosi pravobranilac.
U upisnik "Pom" se zavode svi ostali zahtevi i predmeti koji se ne zavode u ostalim upisnicima.
U upisnik "Sp" zavode se pismena koja su primljena pod "pov" ili "strogo pov" oznakom ili koje pravobranilac označi takvom oznakom.
Nakon što se izvrše sve potrebne prethodne radnje u vezi sa osnivanjem i sređivanjem predmeta, zaposleni koji vodi upisnik predaje predmet u rad na osnovu beleške na omotu spisa, a na osnovu poveravanja predmeta obrađivaču od strane gradskog pravobranioca, odnosno zamenika pravobranioca koga gradski pravobranilac odredi.
Predaja predmeta obrađivaču i vraćanje pisarnici evidentira se u upisniku običnom olovkom u rubrici za kretanje predmeta, odnosno u rubrici za napomene.
Predmeti sa rokovima i hitne prirode
Predmetima u kojima je određen rok za postupanje po žalbi, odnosno rok za obavezan odgovor na tužbu, kao i u predmetima izvršenja gde je doneto rešenje o izvršenju u kojim je izvršni dužnik Grad Beograd, ili drugo lice koje zastupa Pravobranilaštvo, predaja predmeta obrađivaču vrši se na na osnovu interne dostavne knjige.
Predmete hitne prirode pisarnica je dužna odmah uneti u upisnik i predati u rad obrađivaču predmeta.
Ovakvi predmeti se vidno označavaju oznakom "hitno", a ako je u pitanju rok uz oznaku se stavlja i rok u kome treba preduzeti određenu procesnu radnju.
Na hitnost, odnosno na postojanje roka, posebno će se upozoriti obrađivač kome se predmet predaje u rad.
Postupanje pisarnice po nalogu obrađivača
Kad pisarnica posle donete odluke primi predmet od obrađivača, postupa po njegovom nalogu.
Nalog obrađivača predmeta - dostavna naredba, sadrži opis svih radnji koje treba izvršiti.
Zaposleni u pisarnici, koji je izvršio pojedinu radnju sastavlja belešku, upisuje datum izvršenja radnje i stavlja svoj potpis.
Obavezna sadržina akata koje upućuje pravobranilaštvo
Akti, koje Pravobranilaštvo upućuje drugim organima, pravnim ili fizičkim licima, treba da sadrže zaglavlje u gornjem levom uglu.
Zaglavlje sadrži: naziv Republika Srbija, naziv grad Beograd, Gradsko pravobranilaštvo Grada Beograda, oznaku predmeta, datum i sedište.
Adresa organa i pravnog lica kome se akt upućuje, sadrži njegov pun naziv i sedište. Adresa primaoca fizičkog lica sadrži njegovo ime i prezime i mesto u koje se akt šalje.
Ispod adrese, sa leve strane, treba kratko naznačiti sadržinu akta, a zatim se stavlja oznaka veze sa aktom primaoca, ako je ta veza postojala.
Na mestu gde se akt potpisuje, navodi se funkcija potpisnika akta, ispod toga njegovo ime i prezime i na tome mestu se overava pečatom pravobranilaštva.
Ako se uz akta koje pravobranilaštvo upućuje drugom subjektu nalaze prilozi, na kraju akta sa leve strane može se kratko naznačiti o kojim prilozima se radi.
Posle otpremanja akta, odnosno, odmah po prijemu predmeta od obrađivača, lice koje vodi upisnik upisuje odgovarajuće podatke u upisnik, a zatim dalje postupa prema naredbi obrađivača.
Obaveze lica ovlašćenog za otpremanje pošiljke
Zaposleni u Pravobranilaštvu, određen za otpremanje pošiljke, dužan je da prilikom otpreme proveri da li je u svakom predmetu obrađenom za otpremu postupljeno po dostavnoj naredbi, da li su pošiljke pravilno adresovane, snabdevene dostavnicama i potrebnim prilozima, da li su primerci otpravka uredni i čitki i da li je izvršeno propisano sravnjivanje sa izvornikom.
Lice određeno za otpremanje pošiljke će stavljanjem datuma i potpisa potvrditi otpremu pismena, a zatim vratiti spis licu koje vodi odgovarajući upisnik.
Zaposleni u Pravobranilaštvu, određen za otpremanje pošiljke, vodi dostavnu knjigu u koju upisuje sve pošiljke koje otprema.
Odvojeno se vodi interna dostavna knjiga koja sadrži podatke o pismenima predatim od strane zaposlenog za otpremanje pošte zaposlenom koji je zadužen za dostavljanje pismena državnim i drugim organima i organizacijama.
Predmeti za koje je utvrđeno da se u pisarnici čuvaju u evidenciji do određenog roka, stavljaju se u rokovnik predmeta.
Lice koje vodi upisnik dužno je da na dan pre isteka roka predmet preda u rad obrađivaču.
Ako je u vezi određenog predmeta stiglo kakvo pismeno pre isteka roka predviđenog u rokovniku predmeta, predmet će se odmah predati u rad obrađivaču.
Nadzor nad spisima i drugim materijalima
U toku radnog vremena spisi i drugi materijali ne smeju se ostavljati bez nadzora.
Štambilji, pečati i žigovi drže se tako da budu pristupačni samo onome ko njima rukuje, ili drugom licu koje njima može rukovati samo uz nadzor ovlašćenog lica.
Po završetku radnog vremena, spisi, drugi materijali, pečati, žigovi i štambilji, drže se u zaključanim kasama, ormanima ili stolovima.
Predmet je konačno rešen u Pravobranilaštvu kada je pravnosnažna odluka po određenom predmetu doneta i kada je otpremljeno obaveštenje o donetoj odluci.
Posle donošenja pravnosnažne odluke po pojedinim predmetima obrađivač pregleda spise i određuje odlaganje predmeta u arhivu, a upisničar na omotu spisa stavlja oznaku "a/a".
Evidentiranje registratorskog materijala, njegovo čuvanje, klasifikacija i arhiviranje vrši se u skladu sa posebnim pravilnikom.
Pravnosnažno rešeni predmeti odlažu se u arhivu i čuvaju kao završeni, po pravilu, u posebnoj prostoriji. Odlaganje predmeta u arhivu vrši se na osnovu pismene naredbe Gradskog pravobranioca, njegovih zamenika odnosno stručnih saradnika na poslovima zastupanja - obrađivača.
U arhivi završeni predmeti se sređuju po vrsti predmeta (parnični, vanparnični, izvršni i sl.) i po rednim brojevima u posebne fascikle.
Na omote - registratore se stavljaju skraćene oznake i godina predmeta i redni brojevi predmeta (npr. P. 2001/1-100).
Predmetima odloženim u arhivu rukuje radnik određen pravilnikom o sistematizaciji radnih mesta u Pravobranilaštvu.
Finansijsko-materijalne poslove u Pravobranilaštvu obavlja zaposleni koji je Pravilnikom o sistematizaciji određen za obavljanje tih poslova, u skladu sa posebnim propisima koji uređuju ovu oblast.
Bliže propise i uputstva za primenu ovog pravilnika donosi pravobranilac.
Ovaj pravilnik stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu Grada Beograda", a primenjivaće se od 1. decembra 2015. godine.