PRAVILNIKO BLIŽEM UREĐENJU POSTUPKA JAVNIH NABAVKI U ORGANIMA GRADA ČAČKA("Sl. list grada Čačka", br. 17/2015) |
Ovim pravilnikom bliže se uređuje postupak javne nabavke unutar organa grada Čačka i to: način planiranja nabavki (kriterijume, pravila i način određivanja predmeta javne nabavke i procenjene vrednosti, način ispitivanja i istraživanja tržišta), odgovornost za planiranje, ciljevi postupka javne nabavke, način izvršavanja obaveza iz postupka, način obezbeđivanja konkurencije, sprovođenje i kontrolu javnih nabavki, način praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Na pitanja koja nisu posebno uređena ovim pravilnikom shodno se primenjuju odgovarajuće odredbe Zakona o javnim nabavkama (u daljem tekstu: Zakon) i propisa donetih na osnovu Zakona.
Procedure uvedene na osnovu usvojenih akata naručioca i sertifikovanih procedura po domaćim, evropskim ili međunarodnim standardima, primenjivaće se i na sprovođenje postupka javne nabavke, ukoliko nisu u suprotnosti sa odredbama Zakona i propisa donetih na osnovu Zakona.
Javnom nabavkom smatra se nabavka dobara, usluga ili radova od strane naručioca, na način i pod uslovima propisanim pravnim aktima kojima se uređuju javne nabavke i ovim pravilnikom.
Nabavka koja je izuzeta od primene Zakona je nabavka predmeta nabavke, koji je takođe potreban za obavljanje delatnosti grada Čačka, a na koju se ne primenjuju odredbe Zakona.
Poslovi javnih nabavki su planiranje javne nabavke; sprovođenje postupka javne nabavke uključujući ali ne ograničavajući se na učešće u komisiji za javnu nabavku; izrada konkursne dokumentacije; izrada akata u postupku javne nabavke; izrada ugovora o javnoj nabavci; svi drugi poslovi koji su povezani sa postupkom javne nabavke.
Plan javnih nabavki je godišnji plan javnih nabavki naručioca.
Ponuđač je lice koje u postupku javne nabavke ponudi dobra, pružanje usluga ili izvođenje radova.
Ugovor o javnoj nabavci je teretni ugovor zaključen u pisanoj ili elektronskoj formi između jednog ili više ponuđača i jednog ili više naručilaca, koji za predmet ima nabavku dobara, pružanje usluga ili izvođenje radova.
Ugovor o javnoj nabavci (u daljem tekstu: ugovor) se zaključuje nakon sprovedenog otvorenog i restriktivnog postupka, a može da se zaključi i nakon sprovedenog kvalifikacionog postupka, pregovaračkog postupka sa objavljivanjem poziva za podnošenje ponuda, pregovaračkog postupka bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda, konkurentnog dijaloga, konkursa za nacrte i postupka javne nabavke male vrednosti, ako su za to ispunjeni Zakonom propisani uslovi. Postupak javne nabavke sprovodi se u skladu s načelima Zakona.
Naručilac je gradonačelnik grada Čačka.
Odgovorno lice je gradonačelnik grada Čačka.
Lice za JN je lice u čijem opisu posla su poslovi javnih nabavki.
Predlagač nabavke je gradonačelnik, predsednik Skupštine grada, načelnik gradske uprave i Gradski pravobranilac za čije se potrebe sprovodi javna nabavka.
Komisija je komisija za javnu nabavku.
Ovlašćenja i odgovornosti u postupku javne nabavke
Izvršioci na poslovima u Gradskoj upravi za opšte i zajedničke poslove, i to u Odseku za javne nabavke i investicije, u čijem opisu posla su poslovi javnih nabavki, (u daljem tekstu: lice za JN) koordinira radom komisije za javne nabavke (dalje: komisija), pruža stručnu pomoć komisiji u vezi sa sprovođenjem postupka i obavlja druge aktivnosti u vezi sa sprovođenjem postupka javne nabavke.
Za zakonitost sprovođenja postupka javne nabavke, sačinjavanje predloga i donošenja odluka, rešenja i drugih akata u postupku javne nabavke odgovorni su: odgovorno lice, lice za JN i Komisija, ako ovim pravilnikom nije drukčije propisano.
Za preduzimanje radnji u postupku na način i u rokovima propisanim Zakonom odgovorno je odgovorno lice, lice za JN i komisija. U svakoj radnji se vodi računa o Zakonom propisanim rokovima.
Akte u postupku javne nabavke izrađuje lice za JN, a komisija sačinjava konkursnu dokumentaciju, zapisnik o otvaranju ponuda i izveštaj o stručnoj oceni ponuda.
Kriterijume za dodelu ugovora i elemente kriterijuma, kao i metodologiju za dodelu pondera za svaki element kriterijuma, način navođenja, opisivanja i vrednovanja elemenata kriterijuma u konkursnoj dokumentaciji, utvrđuje komisija, uzimajući u obzir vrstu, tehničku složenost, trajanje, vrednost javne nabavke i sl.
Model ugovora sačinjava komisija, a ukoliko model ugovora koji komisija priprema kao sastavni deo konkursne dokumentacije zahteva posebna stručna znanja, komisija može zahtevati stručnu pomoć drugih službi ili trećih lica.
Prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim nabavkama Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji vrši lice za JN. Lice za JN izveštaje dostavlja nakon potpisivanja od strane odgovornog lica.
Lice za JN, članovi i zamenici članova komisije, kao i druga lica koja dođu do podataka:
- čuvaju kao poverljive sve podatke o ponuđačima sadržane u ponudi koje je kao takve, u skladu sa zakonom, ponuđač označio u ponudi,
- dužni su da odbiju davanje informacije koja bi značila povredu poverljivosti podataka dobijenih u ponudi,
- čuva kao poslovnu tajnu imena zainteresovanih lica, ponuđača i podnosilaca prijava, kao i podatke o podnetim ponudama, odnosno prijavama, do otvaranja ponuda, odnosno prijava.
Neće se smatrati poverljivim dokazi o ispunjenosti obaveznih uslova, cena i drugi podaci iz ponude koji su od značaja za primenu elemenata i rangiranje ponuda.
Predlagač nabavke, lice za JN ili druga lica zadužena za zaštitu poverljivosti podataka kod naručioca komisiji dostavljaju pisano obaveštenje koje od podataka, koji se ponuđačima stavljaju na raspolaganje, uključujući i njihove podizvođače, u konkursnoj dokumentaciji opredeliti kao poverljive i za koje zahtevati zaštitu poverljivosti podataka.
Lice za JN, za svaku konkretnu nabavku prilikom dostavljanja rešenja o imenovanju komisije, članovima komisije dostavlja i informaciju o poverljivim podacima.
Komisija:
- opredeljuje da li će se preuzimanje konkursne dokumentacije usloviti potpisivanjem izjave ili sporazuma o čuvanju poverljivih podataka,
- obezbeđuje čuvanje poverljivih podataka iz ponude.
Lice koje je primilo podatke određene kao poverljive dužno je da ih čuva i štiti, bez obzira na stepen te poverljivosti.
Lice koje dođe do saznanja da je ponuđač, odnosno podnosilac prijave pokušao da sazna poverljive informacije dužno je da o tome obavesti lice za JN i komisiju.
Komunikacija u poslovima javnih nabavki
Izvršioci na poslovima javnih nabavki međusobno, sa zainteresovanim licima, ponuđačima i dobavljačima u vezi sa obavljanjem poslova javnih nabavki komuniciraju pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom, kao i objavljivanjem od strane naručioca na Portalu javnih nabavki.
Ako prema okolnostima konkretnog slučaja nije celishodno ostvariti komunikaciju na način određen u stavu 1. ovog člana, lice za JN, odnosno druga lica dužna su da sačine zapisnik, belešku ili na drugi način evidentiraju preduzete radnje.
Učesnici u komunikaciji su dužni da obezbede čuvanje poverljivih i podataka o zainteresovanim licima, podataka o ponudama i ponuđačima do otvaranja ponuda, da obezbede evidentiranje radnji preduzetih u postupku i čuvanje dokumentacije u skladu sa propisima kojima se uređuje oblast dokumentarne građe i arhiva.
Lica koja su u skladu sa aktom o sistematizaciji i organizaciji poslova zadužena za prijem pismena su dužna da prilikom prijema ponude, izmene, dopune ili opoziva ponude, Zahteva za zaštitu prava ili bilo kojeg drugog pismena naslovljeno na Odsek za javne nabavke i investicije ili Službu za javne nabavke Gradske uprave za opšte i zajedničke poslove, na koverti, odnosno kutiji u kojoj se pismeno nalazi obeleži vreme prijema i da u delovodnoj dokumentaciji evidentira broj i datum pismena prema redosledu prispeća.
Navedena pismena dostavljaju se Odseku za javne nabavke i investicije.
Ukoliko lice iz stava 1. ovog člana utvrdi nepravilnosti prilikom prijema pismena (npr. ponuda nije označena kao ponuda pa je otvorena, dostavljena je otvorena ili oštećena koverta i sl.), dužan je da o tome sačini belešku i dostavi je licu za JN, odnosno Komisiji za javnu nabavku.
Primljene ponude čuva lice za JN u zatvorenim kovertama do otvaranja ponuda kada ih predaje Komisiji za javnu nabavku.
Lice za JN je dužno da u skladu sa pravilima o kancelarijskom poslovanju, zavede svu elektronsku poštu koju je upotrebom i-mejl naloga ili na drugi odgovarajući način neposredno primio od drugih lica, a koja sadrži akte kojima se dopunjava, menja, prekida ili završava neka službena radnja, odnosno poslovna aktivnost.
Potvrda o prijemu elektronske pošte izdaje se korišćenjem imejl naloga (korisničke adrese) ili na drugi pogodan način.
Akta u postupku javne nabavke potpisuje odgovorno lice naručioca a parafira Lice za JN, izuzev akata koje potpisuje Komisija za javnu nabavku.
Obaveza svakog izvršioca učesnika u postupku nabavke je da prikuplja i na propisani način odlaže dokumentaciju koja prethodi radnjama u postupku, da o preduzetim radnjama ostavlja pisani trag (zabeleška, zapisnik i dr.).
Ovlašćenja u planiranju nabavki i odgovornost za planiranje
Postupak planiranja nabavki sprovodi tim za planiranje nabavki.
Tim za planiranje nabavki čine lica koja obavljaju poslove javnih nabavki, poslove pripreme, planiranja i izrade budžeta/finansijskih planova i to:
- Načelnik Gradske uprave za finansije, šef Službe budžeta, načelnik Gradske uprave za opšte i zajedničke poslove, šef Odseka za javne nabavke i investicije, šef Službe za javne nabavke i lica za JN.
Radom Tima za planiranje nabavki rukovodi koordinator.
Koordinator Radnog tima za planiranje nabavki je šef Odseka za javne nabavke i investicije.
Sva lica koja učestvuju u procesu planiranja nabavki ili daju podatke na osnovu kojih se opredeljuje predmet nabavke odgovorna su za svaku radnju prilikom planiranja (npr. odgovornost lica koje priprema tehničke specifikacije, lica koje određuje količine predmeta nabavke i sl.).
Postupak i rokovi izrade i donošenja plana nabavki
Postupak planiranja, pripreme, izrade i donošenja godišnjeg plana nabavki se sprovodi istovremeno sa izradom i donošenjem budžeta grada Čačka, odnosno finansijskih planova organa Grada i koriguje se u skladu sa eventualnim rebalansom budžeta i izmenama predložanog finansijskog plana.
Aktivnosti u vezi izrade i donošenja plana nabavki se planiraju tako da prate pripremu i donošenje budžeta/finansijskih planova.
Tim za planiranje nabavki utvrđuje kalendar aktivnosti u postupku planiranja nabavki, definiše konkretne rokove (datume) za svaku od aktivnosti i ovlašćenja (odgovornosti) učesnika u planiranju i učesnicima u planiranju daje instrukcije za planiranje.
Instrukcije za planiranje se daju u pisanoj formi i sadrže sve podatke koji su nosiocu planiranja neophodni da bi sačinio jedinstveni plan nabavki naručioca i izveštaj o izvršenju plana.
Instrukcije za planiranje sadrže metodologiju za utvrđivanje i iskazivanje potreba za predmetima nabavki, kao i kriterijume i merila koji su od značaja za određivanje redosleda prioriteta nabavki, ocenu opravdanosti iskazanih potreba i procenu vrednosti nabavke.
Instrukcijama se određuju polazni elementi za planiranje potreba koji se baziraju na: podacima o izvršenim nabavkama, stanju zaliha i očekivanim promenama u vršenju pojedinih poslovnih aktivnosti u skladu sa razvojnim ciljevima, kao i relevantni podaci u vezi sa projekcijom makroekonomskih i drugih relevantnih tržišnih kretanja u planskoj godini.
Kriterijumi za planiranje nabavki
Naručilac prilikom planiranja javne nabavke uzima u obzir kriterijume iz člana 4. Pravilnika o sadržini akta kojim se bliže uređuje postupak javne nabavke unutar naručioca ("Službeni glasnik RS", broj 83/2015), kao i sledeće kriterijume:
Kriterijumi koji se primenjuju za planiranje svake nabavke su:
- da li je predmet nabavke u funkciji obavljanja delatnosti i u skladu sa planiranim ciljevima koji su definisani u relevantnim dokumentima (propisi, standardi, godišnji programi poslovanja, usvojene strategije i akcioni planovi...)
- da li tehničke specifikacije i količine određenog predmeta nabavke odgovaraju stvarnim potrebama naručioca;
- da li je procenjena vrednost nabavke odgovarajuća s obzirom na ciljeve nabavke, a imajući u vidu tehničke specifikacije, neophodne količine i stanje na tržištu (cena i ostali uslovi nabavke);
- da li nabavka ima za posledicu stvaranje dodatnih troškova, kolika je visina i kakva je priroda tih troškova i da li je kao takva isplativa;
- da li postoje druga moguća rešenja za zadovoljavanje iste potrebe i koje su prednosti i nedostaci tih rešenja u odnosu na postojeće;
- stanje na zalihama, odnosno praćenje i analiza pokazatelja u vezi sa potrošnjom dobara (dnevno, mesečno, kvartalno, godišnje i sl);
- prikupljanje i analiza postojećih informacija i baza podataka o dobavljačima i zaključenim ugovorima;
- praćenje i poređenje troškova održavanja i korišćenja postojeće opreme u odnosu na troškove nove opreme, isplativost investicije, isplativost remonta postojeće opreme i sl;
- troškovi životnog ciklusa predmeta javne nabavke (trošak nabavke, troškovi upotrebe i održavanja, kao i troškovi odlaganja nakon upotrebe);
- rizici i troškovi u slučaju nesprovođenja postupka nabavke, kao i troškovi alternativnih rešenja,
- obezbeđivanje da predmet nabavke ne zagađuje, odnosno da minimalno utiče na životnu sredinu, odnosno da obezbeđuje adekvatno smanjenje potrošnje energije - energetsku efikasnost.
Način iskazivanja potreba, provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku pojedinačnu nabavku
Predlagači javne nabavke podatke o potrebnim predmetima nabavke dostavljaju u pisanom obliku Timu za planiranje nabavki koji je dužan da opredeli način, mesto i rokove za dostavu ovih podataka od strane predlagača javnih nabavki.
Potrebe za svaki pojedini predmet se iskazuju po vrsti, količini, kvalitetu, periodima realizacije nabavke i drugim elementima od značaja za planiranje nabavke i sa obrazloženjem razloga i opravdanosti pojedinačne nabavke.
Predlagač javne nabavke vrši prethodnu proveru - proveru da li po svom cilju predmetna nabavka predstavlja stvarnu potrebu. Nakon izvršene prethodne provere, Predlagač javne nabavke potvrđuje potrebu za određenom nabavkom kao stvarnu potrebu, na taj način što podatke o potrebama potpisuje i prosleđuje ga Timu za planiranje nabavki;
Provera iskazanih potreba obuhvata ocenu svrsishodnosti nabavke, da li je predmet nabavke potreban naručiocu za obavljanje delatnosti, ocenu da li opredeljene količine predstavljaju realne potrebe naručioca, ocenu usklađenosti sa planovima razvoja, ocenu da li su pravilno utvrđeni prioriteti.
Tim za planiranje nabavki je dužan da iskazane potrebe uporedi sa realnim potrebama za obavljanje i unapređenje delatnosti naručioca, kao i sa vrstom, količinom i kvalitetom predmeta nabavljenih u prethodnom planskom periodu
Stvarne potrebe za svaku pojedinačnu nabavku utvrđuje tim za planiranje nabavki na osnovu dostavljenih podataka i ako oceni da je celishodno u konsultaciji sa predlagačem nabavke.
Tim za planiranje obaveštava predlagača nabavke o svim uočenim neslaganjima potreba sa kriterijumima za planiranje nabavki.
U skladu sa obaveštenjem iz stava 7. ovog člana predlagač nabavke vrši neophodne ispravke i utvrđuje stvarnu potrebu za svaku pojedinačnu nabavku, o čemu obaveštava tim za planiranje.
Gradska uprava za finansije u svakoj fazi planiranja može da zahteva korekcije, a u cilju usklađivanja sa predlogom budžeta za narednu godinu.
Pravila i način oblikovanja predmeta nabavke
Predmet nabavke se opredeljuje u zavisnosti od vrste, namene i svojstva i oblikuje u skladu sa: načelima Zakona, odredbama Zakona koje uređuju predmet nabavke i procenjenu vrednost predmeta nabavke i opštim rečnikom nabavke, odnosno pripadnošću istoj kategoriji u okviru Priloga 1 Zakona, a prema istovrsnosti (ista namena, svojstva i vrsta) predmeta.
Predmet nabavke se opredeljuje tako da se usitnjavanjem predmeta nabavke ne izbegne primena pojedinih odredbi Zakona i ne izbegne postupak javne nabavke propisan Zakonom.
U postupku planiranja Tim za planiranje nabavki, u saradnji sa Predlagačem nabavke opredeljuje posebne istovrsne celine (partije) predmeta nabavke.
Tehničke specifikacije i projektnu dokumentaciju određuje predlagač nabavke, odgovoran je za iste i dužan je da potpiše i overi svaku stranicu tehničkih specifikacija.
Tehničke specifikacije se utvrđuju tako da ne diskriminišu ponuđače, odnosno da ne favorizuju tačno određenog ponuđača.
Tim za planiranje nabavki, u saradnji sa Predlagačem nabavke, konačno određuje predmet nabavke kao sastavni deo plana nabavke.
Komisija može izvršiti izmene tehničkih specifikacija, uz prethodno pribavljenu saglasnost predlagača nabavke.
Način ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta nabavke
Tim za planiranje nabavki u saradnji sa predlagačima ispituje i istražuje tržište predmeta nabavke i prikuplja podatke potrebne za planiranje.
Ispitivanje i istraživanje tržišta se vrši za svaki predmet nabavke.
Ispitivanje i istraživanje tržišta obuhvata prikupljanje podataka na terenu (neposredno, telefonom, analizom vrednosti ugovora za prethodne godine, putem publikacija, dostupnih baza podataka i oglasa potencijalnih ponuđača, u saradnji sa odgovarajućim stručnim službama), prethodna iskustava u nabavci ovog predmeta nabavke (postojeće informacije i baze podataka o dobavljačima i ugovorima); ispitivanje iskustava drugih naručilaca; istraživanje putem interneta (cenovnici ponuđača, Portal javnih nabavki i sl.) i na drugi pogodan način, imajući u vidu svaki predmet nabavke pojedinačno.
Ispitivanje i istraživanje tržišta prikupljaju se podaci o:
- stepenu razvijenosti i zakonitostima tržišta,
- potencijalnim ponuđačima (ko su, koliko ih je, sa kojim potencijalom raspolažu, šta nude i pod kojim uslovima, konkurentnost potencijalnih ponuđača i sl.),
- cenama i njihovom kretanju na tržištu,
- dostupnosti predmeta nabavke, kvalitetu, obimu i periodu garancije, uslovima servisiranja,
- da li na tržištu postoje predmeti sličnih karakteristika koji bi zadovoljili potrebe naručioca,
- uslovima pod kojima potencijalni ponuđači konkretan predmet nude na tržištu, a pre svega o ceni, kvalitetu, važenju garancije, održavanju i rokovima isporuke,
- da li se potreba za datim predmetom može zadovoljiti na drugi način (nabavkom drugog predmeta i sl.).
Ispitivanje i istraživanje tržišta obuhvata i analizu isplativosti održavanja postojeće opreme, popravke ili remonta iste u odnosu na kupovinu nove i troškove koje bi imao u vezi sa njom i utvrđivanje troškova životnog ciklusa predmeta nabavke, uzimajući u obzir troškove nabavke, troškove upotrebe i održavanja, kao i troškove odlaganja nakon upotrebe, da li postoje rizici i troškovi za naručioca ako ne bi sproveo neku nabavku.
Ispitivanje i istraživanje tržišta obuhvata i analizu opravdanosti sprovođenja centralizovane javne nabavke.
Podaci dobijeni ispitivanjem i istraživanjem tržišta moraju biti validni u vreme pokretanja postupka.
Korišćenje rezultata istraživanja i analize tržišta
Na osnovu rezultata istraživanja i analize tržišta tim za planiranje u saradnji sa predlagačem nabavke:
- ceni trenutne okolnosti pod kojima može očekivati da se realizuje nabavka konkretnog predmeta nabavke,
- planira količina, svojstva, tehničke specifikacije predmeta nabavke,
- opredeljuje procenjena vrednost predmeta nabavke i vrsta postupka,
- opredeljuje način pregovaranja ako je sastavni deo postupka,
- opredeljuje sadržina konkursne dokumentacije, da li će se izrada konkursne dokumentacije poveriti trećem licu i da li je i ova usluga predmet javne nabavke,
- opredeljuju dodatni uslovi za učešće u postupku javne nabavke,
- opredeljuje vreme potrebno za realizaciju nabavke, najpovoljnija dinamika realizacije, prioritetne nabavke i dr.
Pravila i način određivanja procenjene vrednosti nabavke
Procenjena vrednost nabavke se utvrđuje nakon sprovedenog ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta javne nabavke, na način propisan Zakonom.
Tim za planiranje nabavki konačno određuje procenjenu vrednost predmeta nabavke, a na osnovu podataka dobijenih od predlagača nabavke i u toku ispitivanja i istraživanja tržišta, a u skladu sa raspoloživim sredstvima.
Tim za planiranje nabavki, nakon utvrđivanja spiska svih predmeta nabavki, određuje ukupnu procenjenu vrednost istovrsnih predmeta nabavke na nivou čitavog naručioca, određuje vrstu postupka za svaki predmet nabavke u skladu sa Zakonom, dinamiku sprovođenja postupka i način realizacije nabavke i period plaćanja.
Ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke
Tim za planiranje nabavki je obavezan da u saradnji sa predlagačima nabavke ispita da li je ugovor o javnoj nabavci moguće dodeliti u postupku javne nabavke u kojem mogu učestvovati samo ustanove, organizacije, udruženja ili privredni subjekti za radno osposobljavanje, profesionalnu rehabilitaciju i zapošljavanje lica sa invaliditetom (rezervisane javne nabavke) i da, ako ima osnova, predloži/planira da se sprovede postupak rezervisane javne nabavke.
Ispitivanje opravdanosti sprovođenja centralizovane javne nabavke
Tim za planiranje nabavki, na osnovu rezultata ispitivanja i istraživanja tržišta i važećih propisa koji uređuju centralizovane javne nabavke ceni da li je obavezno, opravdano i moguće nabavku realizovati preko tela za centralizovane nabavke ili zajedno sa drugim naručiocima i predlaže/planira da li će se sprovoditi centralizovane javne nabavke i daje obrazloženje opravdanosti njihovog sprovođenja.
Radnje u vezi sa proverom vrste postupka i primene odgovarajućeg postupka
Tim za planiranje nabavki u saradnji sa predlagačima nabavke opredeljuje vrstu postupka javne nabavke u kom će se dodeliti ugovor.
Vrsta postupka se opredeljuje prema tome da li sva zainteresovana lica mogu podneti ponudu, da li se postupak okončava zaključenjem okvirnog sporazuma ili dodelom ugovora, da li je predmet javne nabavke moguće unapred planirati sa stanovišta obima, količina i vremena u kom će biti potreban, da li je predmet nabavke naročito složen, da li je predmet nabavke dizajn u oblastima urbanističkog planiranja, arhitekture, građevinarstva, inženjerstva i informatike, kolika je ukupna procenjena vrednost predmeta nabavke na godišnjem nivou, da li se u postupku primenjuju elektronska sredstva i informacioni sistem.
Vrsta postupka je uslovljena iskazanim potrebama za predmetom nabavke i stanjem na tržištu.
Izbor vrste postupka se vrši, imajući u vidu:
- ciljeve nabavki;
- iskazane potrebe za dobrima, uslugama ili radovima;
- rezultate ispitivanja i istraživanja tržišta posebno u pogledu stanja konkurencije na tržištu i dostupnosti dobara, usluga i radova;
- procenjenu vrednost pojedinačne nabavke;
- složenost predmeta nabavke.
Određivanje dinamike pokretanja postupka nabavke
Tim za planiranje nabavki određuje okvirni rok:
- za pokretanja postupka,
- za zaključenje ugovora i
- za izvršenje ugovora.
Na osnovu podataka predlagača nabavke o periodu raalizacije nabavke tim za planiranje nabavki određuje/planira dinamiku pokretanja i okončanja postupka.
Dinamika pokretanja postupka i zaključenja ugovora se određuje u skladu sa rokovima koje Zakon propisuje za sprovođenje pojedinih radnji u postupku javne nabavke i u skladu sa rokovima za sprovođenje postupka po zahtevu za zaštitu prava.
Dinamika izvršenja ugovora se opredeljuje u skladu sa predmetom nabavke, sa unapred opredeljenim potrebama predlagača nabavke i u skladu sa objektivnim okolnostima koje uslovljavaju vreme izvršenja ugovora.
Tim za planiranje nabavki prati dinamiku realizacije plana nabavki.
Izrada Predloga plana javnih nabavki
Izrada Predloga plana javnih nabavki je obaveza Tima za planiranje nabavki.
Predlog plana javnih nabavki se izrađuje u propisanoj formi, u skladu sa aplikativnim softverom za izradu plana nabavki objavljenim na internet stranici Uprave za javne nabavke.
Koordinator i članovi Tima za planiranje nabavki su odgovorni:
- za izradu Predloga plana javnih nabavki,
- za sadržinu Plana javnih nabavki, za dato obrazloženje razloga i opravdanosti svake pojedinačne nabavke i način na koji je utvrđena procenjena vrednost javne nabavke,
- za proveru usaglašenosti Plana javnih nabavki sa budžetom grada Čačka i finansijskim planovima organa grada Čačka i
- za dostavu Predloga plana javnih nabavki organu nadležnom za donošenje plana.
Tim za planiranje nabavki određuje rokove za aktivnosti u vezi planiranja nabavki:
- do 15. novembra tekuće godine Tim za planiranje nabavki izrađuje i dostavlja instrukcije za planiranje Predlagaču nabavke na standardizovanim obrascima za prijavljivanje potreba i obaveštava Predlagača nabavke o roku za prijavljivanje potreba,
- Predlagač nabavke utvrđuju i iskazuju potrebe za predmetima nabavki sa opisima predmeta, količinama, procenjenim vrednostima kao i obrazloženjem koja su od značaja za ocenu opravdanosti realizacije nabavki, procenu prioriteta nabavki kao i određivanje vrste postupka nabavke kao i da dostave do 10. decembra tekuće godine Odseku za javne nabavke i investicije u pisanom i elektronskom obliku.
Donošenje plana nabavki i dostava Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji
Gradonačelnik donosi Plan javnih nabavki nakon usvajanja budžeta grada Čačka, a najkasnije do 31. januara, za tekuću godinu.
Lice za JN Plan javnih nabavki dostavlja predlagačima nabavki.
Lice za JN Plan javnih nabavki, objavljuje elektronskim putem, na Portalu javnih nabavki, u roku od 10 dana od dana njegovog donošenja.
Obrazložen predlog za izmenu Plana javnih nabavki se dostavlja Gradskoj upravi za opšte i zajedničke poslove - Odseku za javne nabavke i investicije.
Predlog za izmenu Plana javnih nabavki mogu dati predlagači nabavke, članovi Tima za planiranje nabavki i druga zainteresovana lica. Obaveza predlagača je da obrazloži razloge za izmenu plana.
Tim za planiranje nabavki ceni osnovanost predloga za izmenu i predlog izmene plana javnih nabavki dostavlja gradonačelniku na usvajanje.
Obaveza Tima za planiranje nabavki je da obezbedi da sve izmene budu vidljive u odnosu na osnovni Plan i da sve izmene budu obrazložene.
Izmene i dopune plana javnih nabavki donosi gradonačelnik.
Lice za JN Izmene i dopune plana javnih nabavki dostavlja predlagaču nabavke.
Lice za JN Izmene i dopune plana javnih nabavki, objavljuje elektronskim putem, na Portalu javnih nabavki, u roku od 10 dana od dana njegovog donošenja.
Predlagač nabavke Odseku za javne nabavke i investicije dostavlja podatke koje prati i evidentira o izvršenju Plana javnih nabavki i to:
- podatke o realizaciji plana za pojedine vrste postupka i pojedine predmete nabavke,
- podatke o izmeni prvobitno planirane nabavke,
- razlog i opravdanost izmene prvobitno planirane nabavke,
- podatke o zaključenom/im ugovoru/ima po osnovu planirane nabavke,
- podatke o dobavljačima,
- analizu i preporuke za unapređenje sistema planiranja,
- druge podatke i napomene koje su od značaja za proces izvršenja plana.
Služba za javne nabavke, u sklopu instrukcija za planiranje, daje uputstvo predlagaču nabavke o načinu i rokovima za praćenje i dostavljanje podataka o izvršenju plana nabavki, za određene predmete nabavki.
III CILJEVI POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Ciljevi sprovođenja postupka javne nabavke
Ciljevi sprovođenja postupka javne nabavke su:
- celishodna i opravdana javna nabavka (pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta i potrebnih količina radi zadovoljenja stvarnih i realno procenjenih potreba, na efikasan, ekonomičan i efektivan način);
- ekonomično i efikasno trošenje javnih sredstava (pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta po najpovoljnijoj ceni - tzv. "vrednost za novac"),
- transparentno trošenje javnih sredstava,
- efikasnost (uspešnost) - stepen do kog su postignuti postavljeni ciljevi, kao odnos između planiranih i ostvarenih efekata određene javne nabavke,
- obezbeđivanje konkurencije i jednak položaj svih ponuđača u postupku javne nabavke,
- zaštita životne sredine i obezbeđivanje energetske efikasnosti,
- blagovremeno i efikasno sprovođenje postupka javne nabavke (obezbeđivanje nesmetanog odvijanja procesa rada, blagovremeno i adekvatno zadovoljavanje potreba).
IV SPROVOĐENJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke podnosi predlagač nabavke.
Zahtev iz stava 1. ovog člana podnosi se ukoliko je javna nabavka predviđena Planom nabavki naručioca za tekuću godinu.
Zahtev iz stava 1. ovog člana podnosi se Službi za javne nabavke.
Predlagač nabavke dužan je da odredi predmet javne nabavke, tehničke specifikacije, projektnu dokumentaciju, kvalitet, količinu i opis dobara, radova ili usluga, način sprovođenja kontrole i obezbeđivanja garancije kvaliteta, tehničke propise i standarde koji se primenjuju, rok izvršenja, mesto izvršenja ili isporuke dobara, eventualne dodatne usluge i slično, održavanje, garantni rok, tako da ne koristi diskriminatorske uslove i tehničke specifikacije.
Komisija može izvršiti izmene tehničkih specifikacija, uz prethodno pribavljenu saglasnost predlagača nabavke.
Podnosilac zahteva predlaže članove komisije za javnu nabavku i njihove zamenike.
Po prijemu zahteva za pokretanje postupka javne nabavke, Služba za javne nabavke dužna je da proveri da li isti sadrži sve utvrđene elemente, a naročito da li je javna nabavka predviđena Planom nabavki naručioca za tekuću godinu.
Ukoliko podneti zahtev sadrži nedostatke, odnosno ne sadrži sve potrebne elemente, isti se bez odlaganja vraća podnosiocu zahteva na ispravku i dopunu, koja mora biti učinjena u najkraćem mogućem roku.
Podatke da su za nabavku predviđena sredstva, uz obavezu preciziranja klasifikacije sredstava u okviru kontnog plana za budžetski sistem Službi za javne nabavke, u roku koji je Planom javnih nabavki opredeljen kao okvirni datum za pokretanje postupka nabavke, dostavlja Služba budžeta Gradske uprave za finansije.
Zahtev za dobijanje mišljenja o osnovanosti primene pregovaračkog postupka i za dobijanje saglasnosti za konkurentni dijalog Upravi za javne nabavke upućuje lice za JN.
Na osnovu urednog zahteva za pokretanje postupka javne nabavke, lice za JN u najkraćem roku sačinjava predlog odluke o pokretanju postupka javne nabavke i predlog rešenja o obrazovanju Komisije za javnu nabavku koji sadrže sve potrebne elemente propisane Zakonom.
Odredbe ovog člana shodno se primenjuju i na izradu predloga odluke o sprovođenju centralizovane javne nabavke.
Pokretanje postupka javne nabavke se evidentira i odluka o pokretanju postupka se zavodi pod rednim brojem koji se dodeljuje u skladu sa propisima koji uređuju kancelarijsko poslovanje.
Broj pod kojim je evidentirana/-zavedena odluka o pokretanju postupka je broj pod kojim se vodi konkretan postupak javne nabavke i pod kojim se zavode svi dokumenti u tom postupku.
Rešenje o obrazovanju Komisije za javnu nabavku
Lice za JN, u skladu sa pismeno dostavljenim spiskom članova Komisije za javnu nabavku (u daljem tekstu: Komisija) i njihovih zamenika, izrađuje predlog rešenja o obrazovanju Komisije koji parafira i dostavlja gradonačelniku istovremeno sa predlogom odluke o pokretanju postupka.
Rešenje o obrazovanju Komisije se evidentira i zavodi pod rednim brojem koji je u skladu sa propisima koji uređuju kancelarijsko poslovanje dodeljen odluci o pokretanju postupka.
Članovi Komisije su obavezni da potpišu izjavu kojom potvrđuju da u predmetnoj javnoj nabavci nisu u sukobu interesa.
Komisija odgovara za zakonitost sprovođenja postupka javne nabavke.
Komisija je dužna:
1) da pripremi konkursnu dokumentaciju, oglase o javnim nabavkama, izmene ili dopune konkursne dokumentacije, dodatne informacije ili objašnjenja u vezi sa pripremanjem ponuda ili prijava;
2) da otvara, pregleda, ocenjuje i rangira ponude ili prijave;
3) da vodi pregovarački postupak;
4) da sačini pismeni izveštaj o stručnoj oceni ponuda;
5) da pripremi predlog odluke o dodeli ugovora, predlog odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke, kao i predlog odluke o priznavanju kvalifikacije;
6) da preduzme radnje iz nadležnosti naručioca u postupku ispitivanja zahteva za zaštitu prava;
7) da preduzima druge radnje u postupku u zavisnosti od vrste postupka i predmeta nabavke.
Pružanje stručne pomoći Komisiji, odnosno licu koje sprovodi postupak javne nabavke
Sve službe u okviru organa Grada dužne su da u okviru svoje nadležnosti pruže stručnu pomoć Komisiji.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, Komisija se pisanim putem obraća nadležnoj službi.
Služba od koje je zatražena stručna pomoć Komisije, dužna je da pisanim putem odgovori na zahtev Komisije, u roku koji određuje Komisija, a u skladu sa propisanim rokovima za postupanje.
Ako Služba od koje je zatražena pomoć ne odgovori Komisiji ili ne odgovori u roku, Komisija obaveštava načelnika uprave u okviru koje se služba nalazi, koji će preduzeti sve potrebne mere predviđene pozitivnim propisima za nepoštovanje radnih obaveza.
Tekst oglasa o javnoj nabavci priprema i izrađuje Komisija i dostavlja ga licu za JN radi objavljivanja.
Lice za JN objavljuje oglas o javnoj nabavci na Portalu javnih nabavki, na internet stranici grada Čačka i Portalu službenih glasila Republike Srbije kada je to Zakonom predviđeno.
Izrada konkursne dokumentacije
Komisija priprema konkursnu dokumentaciju, na način utvrđen Zakonom i podzakonskim aktima koji uređuju oblast javnih nabavki, tako da ponuđači na osnovu iste mogu da pripreme prihvatljivu i odgovarajuću ponudu.
Konkursna dokumentacija mora da sadrži elemente propisane podzakonskim aktom kojim su uređeni obavezni elementi konkursne dokumentacije u postupcima javnih nabavki.
Komisija je dužna da, u skladu sa Zakonom, podzakonskim aktima, odlukom o pokretanju postupka i rešenjem kojim je obrazovana, sprovede sve radnje potrebne za realizaciju javne nabavke.
Određivanje kriterijuma za dodelu ugovora
Komisija određuje kriterijume za dodelu ugovora i elemente kriterijuma, kao i metodologiju za dodelu pondera za svaki element kriterijuma, a u skladu sa predmetom nabavke, procenjenom vrednosti, tržišnim uslovima i sl.
Dodatni uslovi za učešće u postupku javne nabavke
Komisija određuje dodatne uslove za učešće u postupku javne nabavke u skladu sa rezultatima istraživanja i analize tržišta.
Finansijski, poslovni, tehnički i kadrovski kapacitet i drugi dodatni uslovi se opredeljuju u skladu sa potrebama naručioca i u skladu sa svojstvima predmeta nabavke.
Objavljivanje poziva za podnošenje ponuda i konkursne dokumentacije
Lice za JN objavljuje oglase o javnoj nabavci i konkursnu dokumentaciju na Portalu javnih nabavki i na internet stranici grada Čačka.
Izmene i dopune konkursne dokumentacije, dodatne informacije ili pojašnjenja
Komisija postupa po zahtevima za izmenu konkursne dokumentacije i ceni postojanje razloga za izmenu, daje dodatne informacije ili pojašnjenja u vezi sa pripremanjem ponude i sačinjava odgovor zainteresovanom licu, u pisanom obliku, koji se objavljuje i na Portalu javnih nabavki i na internet stranici grada Čačka.
Lice za JN na Portalu javnih nabavki i na svojoj internet stranici objavljuje izmene i dopune konkursne dokumentacije, obaveštenje o produženju roka za podnošenje ponuda i odgovore komisije za javne nabavke date zainteresovanim licima.
Ponude otvara Komisija.
Na postupak otvaranja ponuda primenjuju se propisi kojima se uređuju javne nabavke.
Otvaranje ponuda se sprovodi na mestu i u vreme koji su navedeni u pozivu za podnošenje ponuda, kao i u konkursnoj dokumentaciji.
Otvaranje ponuda je javno i može prisustvovati svako zainteresovano lice. Naručilac će isključiti javnost u postupku otvaranja ponuda ukoliko je to potrebno radi zaštite podataka koji predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka.
U postupku otvaranja ponuda mogu aktivno učestvovati samo ovlašćeni predstavnici ponuđača.
Predstavnik ponuđača koji učestvuje u postupku otvaranja ponuda ima pravo da prilikom otvaranja ponuda izvrši uvid u podatke iz ponude koji se unose u zapisnik o otvaranju ponuda.
Prilikom otvaranja ponuda Komisija sačinjava zapisnik, koji sadrži podatke predviđene Zakonom.
Zapisnik o otvaranju ponuda potpisuju članovi Komisije i predstavnici ponuđača, koji preuzimaju primerak zapisnika.
Otvaranju ponuda prisustvuju svi članovi Komisije ili njihovi zamenici.
Zapisnik o otvaranju ponuda ponuđačima koji nisu učestvovali u postupku otvaranja ponuda dostavlja lice za JN.
Izveštaj o stručnoj oceni ponuda
Komisija je dužna da, nakon otvaranja ponuda, pristupi stručnoj oceni ponuda u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama, i o pregledu i oceni ponuda za javnu nabavku sačini pisani izveštaj o stručnoj oceni ponuda.
Izveštaj iz stava 1. ovog člana mora da sadrži naročito sledeće podatke:
1) predmet javne nabavke;
2) procenjenu vrednost javne nabavke ukupno i posebno za svaku partiju;
3) osnovne podatke o ponuđačima;
4) ponude koje su odbijene, razloge za njihovo odbijanje i ponuđenu cenu tih ponuda;
5) ako je ponuda odbijena zbog neuobičajeno niske cene, detaljno obrazloženje - način na koji je utvrđena ta cena;
6) način primene metodologije dodele pondera;
7) naziv ponuđača kome se dodeljuje ugovor, a ako je ponuđač naveo da će nabavku izvršiti uz pomoć podizvođača i svaki deo ugovora koji će izvršiti podizvođač.
Odredbe ovog člana shodno se primenjuju i na izveštaj o stručnoj oceni prijava.
Predlog odluke o dodeli ugovora, predlog odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke, predlog odluke o priznavanju kvalifikacije, predlog odluke o odbijanju ponude, predlog odluke o troškovima pripremanja ponude iz člana 88. stav 3. Zakona, u skladu sa Izveštajem o stručnoj oceni ponuda, priprema komisija.
Predlog odluke iz stava 1. ovog člana uvek sadrži obrazloženje.
Predlog odluke iz stava 1. ovog člana, sa parafom predsednika Komisije, Komisija dostavlja gradonačelniku.
Ako lice za JN nije član Komisije, parafiran predlog odluke iz stava 1. ovog člana komisija dostavlja licu za JN koje ga parafira i dostavlja Gradonačelniku.
Lice za JN potpisanu odluku iz stava 1. ovog člana objavljuje na Portalu javnih nabavki i internet stranici grada u roku od tri dana od dana donošenja.
Odluka se zavodi pod brojem postupka u kom je doneta sa datumom donošenja.
Komisija priprema tekst obaveštenja o obustavi postupka javne nabavke i tekst obaveštenja sa parafom predsednika komisije, dostavlja licu za JN radi objavljivanja na Portalu javnih nabavki i na internet stranici naručioca.
Uvid u dokumentaciju i kopiranje dokumentacije ponuđačima obezbeđuje lice za JN.
Uvid u dokumentaciju se obavlja u prostorijama Odseka za javne nabavke i investicije u prisustvu lica za JN.
Sastanak sa ponuđačem, u skladu sa članom 111. Zakona, zakazuje predsednik Komisije.
Lice za JN kontroliše da li je u postupcima čija je procenjena vrednost veća od 250.000.000 dinara za dobra i usluge i 500.000.000 dinara za radove, organizovano izveštavanje ponuđača i ukazuje komisiji na ovu obavezu.
Zapisnik o izveštavanju ponuđača i razgovoru sa ponuđačima vodi lice za JN.
Predsednik Komisije obezbeđuje zaštitu podataka tokom izveštavanja ponuđača.
Zaključivanje ugovora o javnoj nabavci
Predlog ugovora koji je dodeljen u postupku javne nabavke lice za JN pregleda i parafira i dostavlja gradonačelniku na potpis.
Nakon postupka iz stava 1. ovog člana, parafiran ugovor, u broju primeraka koji je ugovoren, dostavlja se gradonačelniku na potpis.
Potpisan ugovor lice za JN dostavlja ponuđaču na potpis.
Zaključen ugovor lice za JN dostavlja predlagaču/korisniku javne nabavke i Gradskoj upravi za finansije.
Primerak zaključenog ugovora je sastavni deo dokumentacije o sprovedenom postupku javne nabavke i arhivira se zajedno sa ovom dokumentacijom.
V POSTUPAK ZAŠTITE PRAVA U POSTUPKU JAVNE NABAVKE
Prethodno ispitivanje zahteva za zaštitu prava
Lice za JN ceni da li je zahtev za zaštitu prava (dalje: zahtev) uredan, blagovremen, dozvoljen i podnet od lica koje ima aktivnu legitimaciju i obaveštava sve učesnike u postupku javne nabavke, odnosno objavljuje obaveštenje o podnetom zahtevu na Portalu javnih nabavki.
Ako je podneti zahtev neuredan (ne sadrži sve podatke iz člana 151. stav 1. Zakona), neblagovremen ili podnet od lica koje nema aktivnu legitimaciju, lice za JN sačinjava predlog zaključka kojim se odbacuje zahtev i parafiran dostavlja gradonačelniku na potpis.
Postupanje posle prethodnog ispitivanja zahteva za zaštitu prava
Lice za JN zahtev koji je blagovremen, dozvoljen i podnet od aktivno legitimisanog lica dostavlja Komisiji koja ceni osnovanost zahteva.
Predlog rešenja (sa obrazloženjem) kojim usvaja zahtev priprema Komisija u saradnji sa licem za JN.
Predlog rešenja iz stava 1. ovog člana, sa parafom predsednika Komisije i lica za JN, komisija dostavlja Gradonačelniku na potpis.
Lice za JN potpisano rešenje dostavlja podnosiocu zahteva, ponuđačima i Republičkoj komisiji. O poslatoj odluci lice za JN pribavlja potvrdu prijema.
Ako ne usvaja zahtev komisija priprema odgovor na zahtev koji se sa kompletnom dokumentacijom iz postupka javne nabavke upućuje Republičkoj komisiji radi odlučivanja o zahtevu.
Lice za JN odgovor na zahtev sa kompletnom dokumentacijom iz postupka javne nabavke prosleđuje Republičkoj komisiji i obaveštava podnosioca zahteva.
Predlog zaključka o obustavi postupka zaštite prava sačinjava lice za JN i parafiran dostavlja Gradonačelniku na potpis.
Način obezbeđivanja konkurencije
U postupku nabavke omogućava se što je moguće veća konkurencija i to je obaveza lica ovlašćenih za sprovođenje radnji u postupku i to pre svega u fazi planiranja, pri oblikovanju predmeta nabavke, određivanju uslova za učešće u postupku, određivanju tehničkih specifikacija, određivanju kriterijuma za dodelu ugovora.
Konkurencija se obezbeđuje kako u nabavkama koje se realizuju u postupku javne nabavke, tako i u nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje.
Konkurencija se obezbeđuje:
- tako što ne može onemogućavati bilo kojeg ponuđača da učestvuje u postupku javne nabavke neopravdanom upotrebom pregovaračkog postupka,
- tako što se određuju uslovi za učešće u postupku, tehničke specifikacije i kriterijume za dodelu ugovora na način koji obezbeđuje učešće što većeg broja ponuđača i podnosioca prijava i koji ne stvara diskriminaciju među ponuđačima.
Lice za JN obezbeđuje opravdanu upotrebu pregovaračkog postupka. U pregovaračkom postupku bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda poziv se upućuje, uvek ako je to moguće, na adrese najmanje tri lica koja obavljaju delatnost koja je predmet javne nabavke i koja su prema saznanjima naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god je moguće i na adrese većeg broja lica.
Dužnost prijavljivanja povrede konkurencije
U slučaju postojanja osnovane sumnje u istinitost izjave o nezavisnoj ponudi, organizaciju nadležnu za zaštitu konkurencije obaveštava odgovorno lice naručioca, a na predlog lica koje je došlo do saznanja o postojanju osnovane sumnje u istinitost izjave o nezavisnoj ponudi.
Lice koje je došlo do saznanja o postojanju osnovane sumnje u istinitost izjave o nezavisnoj ponudi o tome odmah obaveštava odgovorno lice naručioca i dostavlja sve raspoložive informacije i dokaze.
Svako zainteresovano lice, odnosno lice zaposleno ili na drugi način radno angažovano kod zainteresovanog lica dužno je da obavesti organizaciju nadležnu za zaštitu konkurencije, ukoliko ima bilo koji podatak o povredi konkurencije u postupku javne nabavke.
VII EVIDENCIJA I IZVEŠTAJI O JAVNIM NABAVKAMA
Služba za javne nabavke:
- evidentira sve radnje i akte tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javne nabavke,
- vodi evidenciju svih zaključenih ugovora o javnim nabavkama i evidenciju dobavljača.
Evidentiraju se podaci o:
- predmetu javne nabavke;
- postupcima javne nabavke;
- sprovedenim postupcima nabavke na koje nije primenjivao odredbe Zakona;
- sprovedenim pregovaračkim postupcima bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda;
- troškovima pripremanja ponuda u postupcima javne nabavke;
- sprovedenim elektronskim nabavkama;
- centralizovanim javnim nabavkama;
- rezervisanim nabavkama;
- zaključenim ugovorima o javnoj nabavci;
- zaključenim okvirnim sporazumima;
- jediničnim cenama dobara, usluga i najzastupljenijih radova;
- kriterijumu za dodelu ugovora;
- broju podnetih ponuda u postupcima javnih nabavki;
- ponuđačima u postupcima javnih nabavki;
- izmenjenim ugovorima o javnoj nabavci;
- obustavljenim postupcima javne nabavke;
- postupcima u kojima je podnet zahtev za zaštitu prava i poništenim postupcima;
- izvršenju ugovora o javnoj nabavci;
- dobavljačima, u pisanoj i/ili elektronskoj formi;
- kvalitetu nabavljenog predmeta nabavke;
- negativnim referencama;
- kao i drugi podaci i informacije koji su od značaja za sprovedene postupke i zaključene ugovore o javnim nabavkama.
Evidencije se vode u pisanoj i/ili elektronskoj formi.
Služba za javne nabavke svu dokumentaciju vezanu za javne nabavke čuva u skladu sa propisima koji uređuju oblast dokumentarne građe i arhiva, najmanje deset godina od isteka ugovorenog roka za izvršenje pojedinačnog ugovora o javnoj nabavci, odnosno pet godina od donošenja odluke o obustavi postupka.
Izveštaj o javnim nabavkama potpisuje gradonačelnik, kao ovlašćeno lice.
Za blagovremenu dostavu tromesečnih izveštaja Upravi za javne nabavke odgovorna je Služba za javne nabavke.
Na zahtev Uprave za javne nabavke, izveštaj sa dodatnim podacima, o svakom pojedinačnom ugovoru o javnoj nabavci ili postupku javne nabavke sačinjava, u saradnji sa službama/licima koji podacima raspolažu, i dostavlja Upravi za javne nabavke lice za JN.
Nabavke na koje se Zakon ne primenjuje
Prilikom sprovođenja postupaka nabavki na koje se Zakon o javnim nabavkama ne primenjuje shodno se primenjuju odredbe ovog Pravilnika koje se odnose na sprovođenje postupaka javnih nabavki uz neophodna odstupanja i prilagođavanja potrebama naručioca, a u cilju postupanja u skladu sa osnovnim načelima Zakona o javnim nabavkama.
VIII IZVRŠENJE UGOVORA O JAVNOJ NABAVCI
Praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci
Nadležni za izvršenje i praćenje izvršenja ugovora su predlagač javne nabavke, lica zaposlena u Službi budžeta, Službi za investicije i Službi ekonomata u zavisnosti od vrste postupka, predmet nabavke i dr.
Komunikacija u toku izvršenja ugovora
Komunikacija između ugovornih strana odvija se isključivo pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Kriterijumi, pravila i način provere kvantiteta i kvaliteta isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova
Lice koje ovlasti odgovorno lice vrši kvantitativni i kvalitativni prijem predmeta ugovora i proverava:
- da li količina isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovara ugovorenom,
- da li vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovaraju ugovorenim, odnosno da li su u svemu u skladu sa zahtevanim tehničkim specifikacijama i ponudom.
O postupanju dobavljača suprotno ugovorenom (neizvršavanju obaveza na ugovoreni način), lice iz stava 1. ovog člana obaveštava Službu za javne nabavke, kojoj dostavlja dokaze za eventualnu dodelu negativne reference.
O prijemu predmeta nabavke sačinjava se zapisnik u koji se unose i podaci o tome da li je dobavljač ugovorenu obavezu ispunio na ugovoreni način u pogledu količine, kvaliteta, rokova ispunjenja obaveze.
Zapisnik potpisuju izvršilac iz stava 1. ovog člana i ovlašćeni predstavnik dobavljača, sačinjava se u dva istovetna primerka, od čega po jedan primerak zadržava svaka ugovorna strana.
Nadzor nad izvođenjem radova vrši se u skladu sa propisima koji uređuju oblast predmeta nabavke.
Ako je za prijem i proveru pojedinog predmeta nabavke propisana određena procedura, kvalitativni i kvantitativni prijem će se vršiti u skladu sa tim procedurama.
Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora
Ako dobavljač/izvršilac ne izvršava ugovorenu obavezu na ugovoreni način lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora upućuje pisanu reklamaciju dobavljaču, ukazuje na uočene propuste, odnosno u čemu isporuka nije u skladu sa ugovorom i preduzima druge mere u cilju urednog izvršenja ugovora i o tome pisanim putem obaveštava Službu za javne nabavke kao i službe nadležne za realizaciju sredstava finansijskog obezbeđenja i/ili raskid ugovora.
U slučaju reklamacija postupa se u skladu sa ugovorom i propisima kojima se uređuju obligacioni odnosi i oblast predmeta nabavke.
Predlagač nabavke i lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora podatke o izvršenju ugovora potrebne za sastavljanje tromesečnog izveštaja o javnim nabavkama, blagovremeno dostavlja Službi za javne nabavke.
Pravila stavljanja dobara na raspolaganje korisnicima unutar naručioca
Dobra se krajnjim korisnicima stavljaju na raspolaganje na osnovu dokumenta - trebovanje, koji Odseku za javne nabavke i investicije u čijem je delokrugu magacinsko poslovanje dostavljaju rukovodioci organizacionih jedinica.
Dobra se dodeljuju na korišćenje na osnovu ličnog zaduženja zaposlenog sredstvima koja samo on koristi.
Dobra koja su dodeljena na korišćenje organizacionoj jedinici za obavljanje poslova iz njenog delokruga, a nisu pogodna za lično zaduženje, evidentiraju se po pripadnosti organizacionoj jedinici, na osnovu zaduženja rukovodioca organizacione jedinice.
Predlagač nabavke i lice zaduženo za praćenje izvršenja ugovora, obrazložen zahtev za izmenu ugovora dostavlja Službi za javne nabavke.
Predlog odluke o izmeni ugovora i predlog aneksa ugovora izrađuje Služba za javne nabavke i dostavlja gradonačelniku na potpis.
Aneks ugovora se dostavlja podnosiocu zahteva za izmenu ugovora.
Odluku o izmeni ugovora lice za JN objavljuje na Portalu javnih nabavki i dostavlja izveštaj Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji.
Izveštaj Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji, na osnovu podataka dostavljenih od lica zaduženog za praćenje izvršenja ugovora, izrađuje lice za JN.
Lice za JN evidentira podatke potrebne za sastavljanje tromesečnog izveštaja o javnim nabavkama.
Služba za javne nabavke prikuplja i obrađuje dokaze na osnovu kojih se ponuđaču mogu dodeliti negativne reference. Dokazi se prikupljaju u toku postupka javne nabavke, zahteva za zaštitu prava i izvršenja ugovora.
Kontrola javnih nabavki obuhvata kontrolu mera, radnji i akata naručioca u postupku planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Kontrolu javnih nabavki sprovodi Služba za internu reviziju korisnika budžetskih sredstava grada Čačka.
XI USAVRŠAVANJE ZAPOSLENIH KOJI OBAVLJAJU POSLOVE JAVNIH NABAVKI
Naručilac je dužan da omogući kontinuirano stručno usavršavanje zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki. Naručilac treba da omogući stručno usavršavanje i drugih zaposlenih koji obavljaju periodično određene poslove u vezi sa javnim nabavkama, a naročito zaposlenima koji se imenuju u komisije za javne nabavke.
Ovaj pravilnik objaviti na internet stranici grada Čačka i u "Sl. listu grada Čačka".
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Čačka".