SMERNICEDOBRE PRAKSE U DISTRIBUCIJI("Sl. glasnik RS", br. 13/2016 i 44/2016 - ispr.) |
SMERNICE DOBRE PRAKSE U DISTRIBUCIJI HUMANIH LEKOVA
Smernice dobre prakse u distribuciji humanih lekova donete su na osnovu člana 84. i člana 85 (b) stav 3. Direktive 2001/83/EC.
Ovim smernicama uređuje se način obavljanja prometa lekova na veliko u cilju sprečavanja ulaza lažnih lekova u skladu sa zakonom (u daljem tekstu: falsifikovani lek) u legalan lanac distribucije u Republici Srbiji. Usaglašenost obavljanja prometa lekova na veliko sa ovim smernicama obezbeđuje kontrolu svih učesnika u lancu distribucije, u cilju očuvanja kvaliteta lekova i integriteta lekova.
Izrazi upotrebljeni u ovim smernicama imaju sledeće značenje:
1) falsifikovani lek je bilo koji lek neistinito prikazan u pogledu:
(a) identiteta, uključujući njegovo pakovanje i obeležavanje, imena ili sastava u pogledu bilo kog sastojka uključujući pomoćne supstance i jačinu tih sastojaka,
(b) porekla, uključujući njegovog proizvođača, zemlju proizvodnje, zemlju porekla ili nosilaca dozvole za stavljanje leka u promet,
(c) sledljivosti, uključujući podatke i dokumentaciju u vezi sa korišćenim kanalima distribucije;
Ova definicija ne uključuje nenamerene nedostatke kvaliteta leka i ne dovodi u pitanje prava intelektualne svojine;
2) Smernice dobre prakse u distribuciji (Good distribution practice, u daljem tekstu: GDP) jesu deo obezbeđenja kvaliteta leka kojim se obezbeđuje održavanje kvaliteta leka u svim etapama lanca snabdevanja od mesta proizvodnje do farmaceuta u apoteci ili drugog lica ovlašćenog za izdavanje lekova u skladu sa zakonom;
3) promet na veliko lekova predstavlja uvoz, izvoz, nabavku, skladištenje i distribuciju i ne odnosi se na promet lekova na malo;
4) izvoz je postupak kojim se odobrava da lek izađe van carinskog područja Republike Srbije;
5) slobodne zone i slobodna skladišta su delovi carinskog područja Republike Srbije ili prostori koji se nalaze na tom području i odvojeni su od ostalog dela carinskog područja, u skladu sa zakonom, u kojima se:
1) u svrhu naplate uvoznih dažbina i primene uvoznih mera trgovinske politike, za stranu robu, smatra da nije u carinskom području Republike Srbije, pod uslovom da nije stavljena u slobodan promet ili da nije stavljena u drugi carinski postupak ili da se ne koristi ili troši u slobodnoj zoni ili slobodnom skladištu pod drugim uslovima, a ne pod uslovima koji su utvrđeni carinskim propisima;
2) na domaću robu namenjenu izvozu, koja smeštajem u slobodnu zonu ili slobodno skladište, ispunjava uslove predviđene posebnim propisima, primenjuju mere koje se primenjuju kod izvoza robe;
6) čuvanje je skladištenje leka;
7) transport je prenos leka između dve lokacije bez njihovog skladištenja na neopravdan vremenski period;
8) nabavka je pribavljanje, sticanje, nabavljanje ili kupovina lekova od proizvođača, uvoznika ili drugih veleprodaja;
9) kvalifikacija je aktivnost kojom se dokazuje da sva oprema radi ispravno i dovodi do očekivanih rezultata. Termin "validacija" se koristi kao širi pojam koji obuhvata koncept kvalifikacije;
10) snabdevanje su sve aktivnosti obezbeđivanja, prodaje, donacije lekova veleprodaji, apoteci ili drugim licima ovlašćenim za izdavanje lekova u skladu sa zakonom;
11) upravljanje rizikom kvaliteta je sistematski proces procene, kontrole, komunikacija i pregleda rizika kvaliteta tokom životnog ciklusa leka;
12) sistem kvaliteta je zbir svih aspekata sistema u kojima se sprovodi politika kvaliteta i obezbeđuje ispunjenost zahtevanih uslova u pogledu kvaliteta;
13) validacija je aktivnost dokazivanja da svaka procedura, postupak, oprema, materijal, aktivnost ili sistem dovodi do očekivanih rezultata;
14) ICHQ9 (International Conference on Harmonisation of Technical Requirements for Registration of Pharmaceuticals for Human Use, ICH Q9) su smernice za upravljanje rizikom kvaliteta Internacionalne konferencije za harmonizaciju tehničkih zahteva za registraciju humanih lekova;
15) zemlje Evropske ekonomske zone (u daljem tekstu: EEA) su zemlje članice Evropske unije, Island, Norveška, Lihtenštajn i Švajcarska;
16) obaveza javne usluge je obaveza veleprodaje da kontinuirano i adekvatno snabdeva asortimanom lekova za koji joj je izdata dozvola za promet, zadovoljava zahteve posebnog geografskog područja i da u kratkom roku dostavlja zahtevane lekove na celoj teritoriji koja je obuhvaćena dozvolom za promet na veliko.
Promet na veliko lekova može da obavlja pravno lice koje je dobilo dozvolu za promet na veliko i ispunjava uslove propisane zakonom kojim se uređuju lekovi i medicinska sredstva i propisima donetim za njegovo sprovođenje (u daljem tekstu: veleprodaja) i proizvođač lekova, i koje obavlja promet u skladu sa GDP.
Veleprodaja može da obavlja promet samo onih vrsta i grupa lekova za koje je dobila dozvolu za promet na veliko, u skladu sa zakonom kojim se uređuju lekovi i medicinska sredstva i propisima donetim za njegovo sprovođenje. Proizvođač lekova obavlja promet na veliko lekova iz svog proizvodnog programa u skladu sa GDP.
Pravno lice koje je dobilo dozvolu za proizvodnju, odnosno uvoz lekova iz država koje nisu članice EEA, uvoz lekova obavlja u skladu sa izdatom dozvolom i njihovu distribuciju obavlja u skladu sa GDP.
UPRAVLJANJE KVALITETOM
Veleprodaja održava sistem kvaliteta uspostavljanjem odgovornosti, upravljanjem procesima i upravljanjem rizikom, u zavisnosti od aktivnosti koju obavlja. Sve aktivnosti koje obavlja veleprodaja moraju biti jasno definisane i sistematski proveravane. Sve kritične faze procesa prometa na veliko, kao i značajna odstupanja u procesu utvrđuju se i, kada je to relevantno, validiraju. Za održavanje sistema kvaliteta odgovoran je organizacioni menadžment veleprodaje i zahteva njegovu vodeću ulogu i aktivno učešće, kao i posvećenost svih zaposlenih za održavanje sistema kvaliteta.
1.2. Sistem upravljanja kvalitetom
Sistem upravljanja kvalitetom obuhvata organizacionu strukturu, procedure, procese i resurse, kao i druge aktivnosti potrebne da se pouzdano obezbedi da isporučeni lek zadrži kvalitet i integritet tokom skladištenja, odnosno transporta i da ostane u legalnom lancu snabdevanja.
Sistem upravljanja kvalitetom se dokumentuje u potpunosti i njegova efikasnost se prati. Sve aktivnosti vezane za sistem upravljanja kvalitetom definisane su i dokumentovane. Treba uspostaviti poslovnik o kvalitetu ili drugi ekvivalentan dokument.
Menadžment veleprodaje imenuje odgovorno lice sa jasno utvrđenim nadležnostima i odgovornostima za sprovođenje sistema kvaliteta i njegovo održavanje.
Menadžment veleprodaje obezbeđuje da u svim delovima sistema kvaliteta postoji odgovarajuće stručno osoblje, odgovarajući objekti sa dovoljnim brojem prostorija i odgovarajućom opremom.
Kada se razmatra razvoj ili modifikacija sistema kvaliteta uzima se u obzir veličina, struktura i složenost svih aktivnosti veleprodaje.
Uspostavlja se sistem kontrole izmena, koji uključuje principe upravljanja rizikom i koji mora da bude proporcionalan i efikasan.
Sistem kvaliteta obezbeđuje da:
1) se uvoz, izvoz, nabavka, skladištenje i distribucija leka obavljaju u skladu sa smernicama GDP,
2) su odgovornosti menadžmenta jasno definisane,
3) se lekovi blagovremeno isporučuju pravom primaocu,
4) su svi zapisi ažurni,
5) se odstupanja od propisanih procedura istražuju i dokumentuju,
6) se sprovode odgovarajuće korektivne i preventivne mere ("CAPA") kako bi se ispravila odstupanja i sprečilo njihovo ponavljanje, u skladu sa principima upravljanja rizikom.
1.3. Upravljanje poverenim aktivnostima
Sistem kvaliteta obuhvata i kontrolu i proveru svih poverenih aktivnosti povezanih sa nabavkom, skladištenjem, isporukom ili izvozom lekova. Ovi poslovi obuhvataju principe upravljanja rizikom i uključuju:
1) procenu da li primalac ugovora ispunjava neophodne uslove za obavljanje poverenih aktivnosti i proveru dozvole za promet lekova na veliko, odnosno dozvole za proizvodnju, po potrebi,
2) definisanje odgovornosti i načina komunikacije uključenih strana u pogledu aktivnosti povezanih sa sistemom kvaliteta,
3) praćenje i kontrolu kompetentnosti primaoca ugovora, kao i redovnu identifikaciju i implementaciju svih potrebnih unapređenja.
1.4. Preispitivanje i nadzor od strane menadžmenta
Menadžment uspostavlja formalnu proceduru za periodično preispitivanje sistema kvaliteta. Pregled obuhvata najmanje:
1) merenje ostvarivanja ciljeva sistema kvaliteta;
2) procenu indikatora performansi koji se mogu koristiti za praćenje efektivnosti procesa unutar sistema kvaliteta, kao što su reklamacije, odstupanja, "CAPA", promene u procesima; povratne informacije o poverenim aktivnostima; procese samoprocene uključujući i procenu rizika i odite; eksternu procenu kao što su provere, nalazi i oditi kupaca;
3) nove propise, vodiče i pitanja kvaliteta koji mogu uticati na sistem upravljanja kvalitetom;
4) inovacije koje mogu poboljšati sistem kvaliteta;
5) promene u poslovnom okruženju i ciljevima.
Rezultati svakog pregleda sistema kvaliteta od strane menadžmenta blagovremeno se dokumentuju i efikasno interno saopštavaju.
Upravljanje rizikom je sistematski proces procene, kontrole, komunikacije i pregleda rizika za kvalitet leka. Može se primenjivati kako prospektivno tako i retrospektivno.
Upravljanje rizikom obezbeđuje da se evaluacija rizika kvaliteta leka bazira na naučnom znanju i iskustvu u pogledu procesa i da je krajnji cilj zaštita pacijenta. Postupanje po proceduri i dokumentovanje procesa srazmerno je nivou rizika. Primeri procedura i primena upravljanja rizikom kvaliteta nalaze se u vodiču ICHQ9.
OSOBLJE
Promet lekova na veliko zavisi od zaposlenog osoblja. Iz tog razloga, mora da postoji dovoljno stručnog osoblja za obavljanje svih zadataka za koje je veleprodaja odgovorna. Individualne odgovornosti osoblja treba da budu jasne i razumljive osoblju i evidentirane.
Veleprodaja imenuje odgovorno lice za promet na veliko lekova (u daljem tekstu: odgovorno lice). Odgovorno lice ispunjava uslove propisane zakonom kojim se uređuju lekovi i medicinska sredstva i propisima donetim za njegovo sprovođenje. Odgovorno lice ima odgovarajuća znanja i iskustva, kao i edukaciju, odnosno obuku za primenu GDP.
Odgovorno lice lično ispunjava svoje odgovornosti i stalno je dostupno. Dužnosti odgovornog lica mogu da budu prenete na drugo zaposleno lice veleprodaje, ali ne mogu da se prenesu i njegove odgovornosti.
U pisanom opisu poslova odgovornog lica definišu se njegova ovlašćenja za donošenje odluka u odnosu na odgovornosti. Veleprodaja odgovornom licu obezbeđuje definisane nadležnosti, kao i resurse i odgovornosti potrebne za ispunjavanje njegovih dužnosti.
Odgovorno lice obavlja svoje dužnosti na način kojim se obezbeđuje usaglašenost obavljanja prometa na veliko sa GDP, kao obaveza javne usluge.
Odgovornosti odgovornog lica uključuju:
1) da obezbedi implementaciju i održavanje sistema upravljanja kvalitetom;
2) upravljanje poslovima za koje je odgovorno, kao i za tačnost i kvalitet svih zapisa;
3) da obezbedi implementaciju i održavanje programa početne i kontinuirane obuke osoblja;
4) koordinaciju i brzo sprovođenje postupka povlačenja leka iz prometa;
5) efikasnu obradu svih osnovanih žalbi, odnosno reklamacija kupaca;
6) da obezbedi da su dobavljači i kupci odobreni;
7) odobravanje bilo koje aktivnosti poverene podugovaračima, a koje mogu uticati na GDP;
8) da obezbedi sprovođenje interne provere u odgovarajućim redovnim vremenskim intervalima, prema unapred utvrđenom planu, kao i za preduzimanje neophodnih korektivnih mera;
9) čuvanje odgovarajućih zapisa o svim poverenim poslovima;
10) donošenje konačne odluke o odlaganju, odnosno uništavanju vraćenih, odbijenih, povučenih ili falsifikovanih lekova;
11) donošenje odluke o ponovnom vraćanju leka u promet;
12) ispunjenost svih dodatnih zahteva propisanih zakonom kojim se uređuju lekovi i propisima donetim za njegovo sprovođenje za određene vrste lekova.
Veleprodaja obezbeđuje dovoljan broj stručnog osoblja koje je uključeno u bilo koji od poslova prometa na veliko. Broj potrebnog osoblja zavisi od obima aktivnosti.
Organizaciona struktura veleprodaje određena je u organizacionoj šemi. Zaduženja, odgovornosti i međusobni odnosi osoblja jasno se definišu.
Zaduženja i odgovornosti osoblja na ključnim pozicijama određuju se u pisanim opisima poslova, zajedno sa svim procedurama za poveravanje zaduženja.
Svo osoblje u veleprodaji obučava se o zahtevima smernica GDP. Osoblje treba da ima odgovarajuća znanja i iskustvo da bi obavljali svoje zadatke.
Osoblju se obezbeđuje program početne i kontinuirane obuke u skladu sa njihovim opisom posla, baziran na pisanim procedurama i u skladu sa pisanim programom obuke. Odgovorno lice obezbeđuje odgovarajući nivo stručnog znanja osoblja u pogledu GDP, kroz redovne obuke.
Program obuke obuhvata i načine identifikacije leka i sprečavanje ulaza falsifikovanih lekova u regularan lanac snabdevanja.
Osoblje čiji poslovi obuhvataju rad sa lekovima za koje su propisani posebni uslovi rukovanja, ima i posebnu obuku za rad sa takvim lekovima, kao što su opasni lekovi u skladu sa zakonom, radioaktivni lekovi, lekovi koji se mogu zloupotrebiti (psihoaktivne kontrolisane supstance) i termolabilni lekovi.
O svim sprovedenim obukama vodi se evidencija koja se čuva, a efikasnost obuke se periodično proverava i dokumentuje.
Uspostavljaju se odgovarajuće procedure koje se odnose na higijenu osoblja u vezi sa aktivnostima koje sprovode i postupa se u skladu s njima. Takve procedure obuhvataju zdravlje, higijenu i radnu odeću osoblja.
PROSTORIJE I OPREMA
Veleprodaja ima odgovarajuće i adekvatne prostorije, instalacije i opremu pomoću kojih obezbeđuju odgovarajuće uslove za skladištenje i promet lekova na veliko. Prostorije veleprodaje su čiste, suve i temperatura u njima se održava u okviru prihvatljivog nivoa, odnosno propisanih granica.
Prostorije se projektuju ili prilagođavaju tako da je obezbeđeno održavanje zahtevanih uslova skladištenja. Prostorije su dovoljno sigurne, strukturno čvrste i dovoljnog kapaciteta da se omogući bezbedno skladištenje i rukovanje lekovima. Skladišni prostori su adekvatno osvetljeni kako bi se omogućilo da se svi operativni postupci sprovedu ispravno i bezbedno.
Ako veleprodaja nije vlasnik prostora, zaključuje ugovor o zakupu poslovnog prostora, koji je obuhvaćen dozvolom za promet na veliko.
Lekovi se skladište u odvojenim i jasno obeleženim zonama sa ograničenim pristupom samo ovlašćenom osoblju. Ukoliko postoji sistem drugačiji od fizičkog odvajanja zona za skladištenje lekova, kao što je elektronsko razdvajanje pomoću kompjuterizovanog sistema, potrebno je obezbediti isti nivo bezbednosti i takav sistem se validira.
Lekovi za koje nije doneta odluka o njihovom konačnom odlaganju, odnosno uništavanju ili lekovi koji su povučeni iz zaliha za prodaju odvajaju se od ostalih lekova, bilo fizički, bilo kroz ekvivalentan elektronski sistem. To uključuje, na primer, lekove za koje postoji sumnja da su falsifikovani ili koji su vraćeni iz prometa. Lekovi uvezeni iz zemalja koje nisu članice EEA i koji nisu namenjeni za tržište EU, takođe se fizički odvajaju. Falsifikovani lekovi, lekovi kojima je istekao rok upotrebe, povučeni iz prometa i lekovi neodgovarajućeg kvaliteta koji se nalaze u lancu snabdevanja, bez odlaganja se fizički odvajaju i skladište u posebnim namenskim prostorima, odvojeno od svih drugih lekova. U tim prostorima se primenjuje odgovarajući stepen bezbednosti, kako bi se osiguralo da takvi lekovi ostanu odvojeni od zaliha odobrenih za prodaju. Ovi prostori se jasno identifikuju, odnosno obeležavaju.
Posebna pažnja posvećuje se skladištenju lekova sa specifičnim uputstvom za rukovanje, u skladu sa zakonom. Posebni uslovi skladištenja (i posebna odobrenja) mogu da se zahtevaju za takve lekove (npr. psihoaktivne kontrolisane supstance).
Radioaktivni materijali i ostali opasni proizvodi, kao i zapaljivi i eksplozivni materijali (npr. medicinski gasovi i eksplozivne i lako zapaljive tečnosti i čvrste supstance), skladište se u jednoj ili više posebno obezbeđenih prostorija ili prostora, u skladu sa zakonom, i odgovarajućim bezbedonosnim i sigurnosnim merama.
Na svim ulaznim i izlaznim pristupnim mestima obezbeđuje se adekvatna zaštita lekova od nepovoljnih vremenskih uslova. Zone prijema i otpremanja adekvatno se odvajaju od prostora za skladištenje. Uspostavljaju se procedure za kontrolu primljene robe i robe za otpremanje. Zone prijema u kojima se isporuke pregledaju nakon prijema određuju se i odgovarajuće opremaju.
Sprečava se neovlašćen pristup prostoru veleprodaje. Preventivne mere obično uključuju alarmni sistem u slučaju neovlašćenog ulaska i odgovarajuću kontrolu pristupa. Posetiocima se obezbeđuje pratnja osoblja veleprodaje.
Prostorije i skladišni prostor su čisti i bez otpadaka i prašine. Uspostavljaju se procedure za čišćenja, uputstva i zapisi. Odgovarajuća oprema za čišćenje i sredstva za čišćenje biraju se i koriste tako da ne predstavljaju izvor kontaminacije.
Prostorije su projektovane i opremljene tako da je obezbeđena zaštita od ulaska insekata, glodara i drugih životinja. Uspostavlja se preventivni program kontrole štetočina.
Prostorije za odmor i sanitarne prostorije za osoblje adekvatno su odvojene od skladišnih zona. Prisustvo hrane, pića, pribora za pušenje ili lekova za ličnu upotrebu je zabranjeno u zonama skladištenja.
3.2.1. Kontrola temperature i ambijentalnih uslova
Obezbeđuje se odgovarajuća oprema i procedure za proveru ambijentalnih uslova u kojima se skladište lekovi. Ambijentalni uslovi koji se kontrolišu uključuju temperaturu, svetlo, relativnu vlažnost i čistoću prostorija.
Početno temperaturno mapiranje sprovodi se u prostoru za skladištenje lekova pre početka upotrebe, pod reprezentativnim uslovima. Oprema za praćenje temperature raspoređuje se u skladu sa rezultatima temperaturnog mapiranja, osiguravajući da se uređaji za praćenje temperature pozicioniraju u zonama u kojima su prisutni ekstremne fluktuacije. Temperaturno mapiranje ponavlja se u skladu sa rezultatima procene rizika ili kad god su napravljene značajne izmene prostora ili opreme za kontrolu temperature. Za male prostorije, površine od nekoliko kvadratnih metara, koje su na sobnoj temperaturi, sprovodi se procena potencijalnih rizika (npr. grejači) i monitori temperature se postavljaju u skladu sa tim.
Sva oprema koja utiče na skladištenje i promet lekova projektuje se, postavlja i održava u skladu sa standardom koji odgovara njenoj predviđenoj nameni. Uspostavlja se plan redovnog (preventivnog) održavanja ključne opreme.
Oprema za kontrolu ili praćenje parametara ambijentalnih uslova u prostoru u kome se lekovi skladište kalibriše se u definisanim vremenskim intervalima zasnovanim na proceni rizika i pouzdanosti.
Kalibracija opreme treba da bude slediva po nacionalnom ili međunarodnom standardu. Uspostavljaju se odgovarajući alarmni sistemi, kako bi se obezbedilo upozorenje u slučaju odstupanja od unapred definisanih uslova skladištenja. Podešavaju se odgovarajući nivoi upozorenja i alarmi se redovno testiraju kako bi se obezbedila njihova adekvatna funkcionalnost.
Popravke, održavanja i kalibracije opreme sprovode se na takav način da integritet lekova nije ugrožen.
Vode se i čuvaju odgovarajući zapisi o aktivnostima popravke, održavanja i kalibracije za ključnu opremu. U ključnu opremu spadaju na primer hladna komora, alarm za praćenje neovlašćenog ulaska i kontrolu pristupa, frižideri, termo higrometri, ili drugi uređaji za beleženje temperature i vlažnosti, klima sistemi i sva oprema koja se koristi u vezi sa obavljanjem prometa na veliko, odnosno u lancu snabdevanja.
3.3.1. Kompjuterizovani sistemi
Pre nego što se kompjuterizovani sistem uvede u upotrebu, odgovarajućom validacijom odnosno verifikacijom dokazuje se da je sistem sposoban za postizanje željenih rezultata precizno, konzistentno i ponovljivo.
Pisani, detaljan opis sistema (uključujući i dijagrame, odnosno šeme) je uvek dostupan i ažuran. Ovaj dokument opisuje principe, ciljeve, bezbednosne mere, obim sistema i glavne karakteristike, uputstvo za korišćenje kompjuterizovanog sistema i način na koji je povezan sa drugim sistemima.
Unos i izmenu podataka u kompjuterizovanom sistemu obavljaju isključivo za to ovlašćena lica veleprodaje.
Podaci su zaštićeni fizičkim ili elektronskim putem i zaštićeni su od slučajnih ili neovlašćenih izmena. Sačuvani podaci se periodično proveravaju na pristupačnost. Podaci su zaštićeni pravljenjem rezervnih kopija u redovnim intervalima. Rezervna kopija podataka čuva se u skladu sa zakonom, a najmanje pet godina na posebnoj i sigurnoj lokaciji.
Definišu se procedure koje treba slediti u slučaju pada ili kvara sistema. Ovo uključuje sisteme za obnovu podataka.
3.3.2. Kvalifikacija i validacija
Veleprodaja identifikuje ključnu opremu za koju je potrebno izvršiti kvalifikaciju, kao i validaciju ključnih procesa koju je potrebno izvršiti u cilju pravilne instalacije i rada opreme. Područje primene i obim kvalifikacije i/ili validacije (kao što je skladištenje, procesi preuzimanja i pripreme za otpremanje) određuju se na osnovu procene rizika koja se dokumentuje.
Oprema i procesi se kvalifikuju i/ili validiraju pre početka upotrebe i nakon bilo kakvih značajnih promena, na primer, popravke ili održavanja.
Izveštaji o validaciji i kvalifikaciji pripremaju se tako da se sumiraju dobijeni rezultati, sa komentarom o svakom uočenom odstupanju. Odstupanja od utvrđenih procedura se dokumentuju i donose se odluke o daljem postupanju u cilju korigovanja odstupanja i prevencije njihovog ponavljanja (korektivne i preventivne mere). Principi "CAPA" primenjuju se kada je to potrebno. Dokaz o zadovoljavajućoj validaciji i prihvatljivosti procesa ili dela opreme sačinjava se i odobrava od strane odgovarajućeg osoblja.
DOKUMENTACIJA
Dokumentacija predstavlja bitan deo sistema kvaliteta. Pisana dokumentacija može da spreči greške koje nastaju usmenom komunikacijom i omogućava praćenje relevantnih operacija tokom prometa lekova.
Dokumentacija obuhvata sve pisane procedure, uputstva, ugovore, zapise i podatke, u papirnoj ili u elektronskoj formi. Dokumentacija je dostupna, odnosno laka za pronalaženje.
Obrada ličnih podataka osoblja, podnosilaca žalbi ili drugih fizičkih lica i slobodno kretanje tih podataka vrši se u skladu sa zakonom.
Dokumentacija je dovoljno sveobuhvatna u pogledu obima aktivnosti veleprodaje i na jeziku koji osoblje razume. Napisana je jasnim, nedvosmislenim jezikom i bez grešaka.
Proceduru odobrava, potpisuje i datira odgovorno lice. Po potrebi dokumentaciju odobrava, potpisuje i datira ovlašćeno lice. Ne sme da bude pisana rukom, a kada je to neophodno ostavlja se dovoljno prostora za te ručne unose.
Svaka promena u dokumentaciji potpisuje se i datira, a izmena omogućava čitanje originalnih podataka. Po potrebi se evidentira i razlog za promenu.
Dokumenta se čuvaju u roku propisanim zakonom, a najmanje pet godina. Lični podaci se brišu ili čine anonimnim čim njihovo čuvanje više nije potrebno u svrhu obavljanja prometa na veliko.
Svo osoblje ima lak pristup dokumentaciji potrebnoj za obavljanje njihovih zadatka.
Obraća se pažnja na korišćenje validnih i odobrenih procedura. Dokumenti su nedvosmislenog sadržaja, a naslov, priroda i svrha se jasno navode. Dokumenta se redovno revidiraju i ažuriraju. Na procedure se primenjuje kontrola važeće verzije. Uspostavlja se sistem za sprečavanje nenamernog korišćenja prethodne verzije nakon revizije dokumenta. Zamenjene ili zastarele procedure se uklanjaju sa radnih mesta i arhiviraju.
Zapisi se čuvaju ili u obliku kupovne/prodajne fakture, dostavnice ili na računaru ili u bilo kom drugom obliku, za svaku transakciju primljenih, isporučenih ili lekova koji su predmet posredovanja.
Zapisi sadrže najmanje sledeće podatke: datum, naziv leka, primljena količina, da li je isporučena ili predmet posredovanja, ime i adresa dobavljača, kupca, posrednika ili primaoca, kao i broj serije.
Zapisi se sačinjavaju u trenutku svake preduzete operacije.
OPERATIVNI POSTUPCI
Sve aktivnosti koje preduzima veleprodaja obezbeđuju da se ne izgubi identitet leka i da se promet na veliko lekova obavlja u skladu sa informacijama na spoljnjem pakovanju leka. Veleprodaja koristi sva raspoloživa sredstva kako bi se smanjio rizik od ulaza falsifikovanih lekova u legalni lanac snabdevanja.
Za sve lekove čiji promet na veliko obavlja veleprodaja izdaje se dozvola za stavljanje leka u promet u skladu sa zakonom kojim se uređuju lekovi i medicinska sredstva, osim u slučajevima propisanim zakonom kojim se uređuju lekovi.
Svaka veleprodaja koja istovremeno nije i nosilac dozvole za lek o svojoj nameri da uveze lek obaveštava nosioca dozvole za lek.
Sve ključne operacije opisane u nastavku u potpunosti se opisuju u sistemu kvaliteta u odgovarajuću dokumentaciju.
Veleprodaja se snabdeva lekovima samo od onih pravnih lica koja imaju dozvolu za promet na veliko lekova, odnosno dozvolu za proizvodnju lekova koji su predmet nabavke.
Veleprodaja koja uvozi lekove iz zemalja van EU u svrhu uvoza i stavljanja ovih proizvoda u promet mora da ima dozvolu za proizvodnju.
Veleprodaja koja lekove nabavlja od druge veleprodaje, proverava da li dobavljač ispunjava principe i smernice GDP i da li poseduje važeću dozvolu za promet na veliko. Ako je lek dobijen posredovanjem, veleprodaja proverava da li je posrednik registrovan u skladu sa zahtevima poglavlja 10.
Pre nabavke lekova veleprodaja vrši odgovarajuću kvalifikaciju i odobravanje dobavljača, u skladu sa odgovarajućom procedurom. Rezultati kvalifikacije i odobravanja dobavljača se dokumentuju i periodično proveravaju.
Prilikom sklapanja ugovora sa novim dobavljačem veleprodaja sa dužnom pažnjom procenjuje njegovu stručnost, podobnost i pouzdanost, a posebno obraća pažnju na:
1) reputaciju i pouzdanost dobavljača,
2) mogućnost da lekovi iz ponude novog dobavljača budu falsifikovani,
3) ponude velikih količina lekova koji su obično dostupni u ograničenim količinama,
4) neuobičajene cene lekova.
Veleprodaja snabdeva lekovima samo ona pravna lica koja imaju dozvolu za promet na veliko lekova ili one koji imaju pravo izdavanja lekova pacijentima (apoteke, odnosno druge zdravstvene ustanove, privatnu praksu).
Provera i periodična ponovna provera uključuju: zahtev da se dostave kopije odgovarajućih dozvola za obavljanje delatnosti u skladu sa zakonom, proveru statusa na interet prezentaciji ministarstva zdravlja, zahtev da se dostave dokazi o kvalifikaciji i dr.
Veleprodaja lekova prati sve svoje transakcije i istražuje svaku neregularnost i nezakonitost u prometu opojnih droga i psihoaktivnih kontrolisanih supstanci ili drugih opasnih supstanci. Svaki neuobičajen način prometa koji može da prouzrokuje zloupotrebu ovih lekova istražuje se i prijavljuje nadležnim organima, ako je to potrebno.
Svrha procedure prijema lekova je da se obezbedi da je pošiljka koja stiže ispravna, da lekovi potiču od odobrenih dobavljača i da nema vidljivih oštećenja nastalih prilikom transporta.
Lekovi koji zahtevaju posebne uslove skladištenja ili mere bezbednosti imaju prioritet prilikom prijema i kada su sprovedene odgovarajuće provere, oni se odmah prebacuju u odgovarajuće prostorije, odnosno prostore za skladištenje.
Serije lekova ne premeštaju se na zalihe odobrene za prodaju pre nego što se obezbedi, u skladu sa pisanom procedurom, da su ti lekovi odobreni za promet. Pre njihovog premeštanja na zalihe odobrene za promet, odgovarajuće obučeno osoblje pažljivo proverava sertifikat analize.
Lekovi i, ako je potrebno, proizvodi za zdravstvenu zaštitu, skladište se odvojeno od drugih proizvoda koji mogu uticati na njih i zaštićeni su od štetnih uticaja svetlosti, temperature, vlage ili drugih spoljnih faktora rizika. Posebna pažnja se poklanja proizvodima koji zahtevaju poseban režim skladištenja.
Pristigli kontejneri sa lekovima se čiste, po potrebi, pre skladištenja.
Operativnim postupcima obezbeđuje se održavanje odgovarajućih uslova skladištenja i omogućava odgovarajuća bezbednost zaliha.
Zalihe se rotiraju u skladu sa rokovima upotrebe serija, i to prema pravilu da prva izlazi serija kojoj prvoj ističe rok upotrebe (FEFO - "first expiry, first out"). Svako odstupanje od ovog pravila se dokumentuje.
Lekovima se rukuje i oni se skladište na način koji sprečava njihovo prosipanje, lomljenje, kontaminaciju i zamenu. Lekovi se ne skladište direktno na podu, osim ako je pakovanje dizajnirano tako da omogući takvo skladištenje (kao kod cilindara za medicinske gasove).
Lekovi čiji je rok upotrebe blizu isteka ili kojima je rok upotrebe istekao odmah se odvajaju od prodajnih zaliha bilo fizički ili putem ekvivalentnog elektronskog sistema odvajanja.
Zalihe se redovno popisuju u skladu sa zakonom. Nepravilnosti zaliha se istražuju i dokumentuju.
Lekovi namenjeni za uništavanje identifikuju se i obeležavaju na odgovarajući način, čuvaju odvojeno i sa njima se rukuje u skladu sa pisanom procedurom.
Uništavanje lekova vrši se u skladu sa propisima kojima se uređuje upravljanje otpadom u pogledu njihovog rukovanja, transporta i odlaganja.
Zapisi o svim uništenim lekovima čuvaju se u skladu sa propisima kojima se uređuje upravljanje otpadom, a najmanje pet godina.
Uspostavljaju se kontrole koje obezbeđuju pripremu isporuke pravog proizvoda. Lek treba da ima odgovarajući rok upotrebe kada se priprema za otpremanje.
Za sve isporuke, prilaže se dokument (npr. dostavnica/otpremnica) na kom je naveden datum, naziv i farmaceutski oblik leka, broj serije, isporučena količina, naziv i adresa dobavljača, naziv i adresa primaoca isporuke (adresa skladišnog prostora, ako se razlikuje od sedišta) i uslovi prevoza i skladištenja. Zapisi se vode tako da se zna mesto na kojem se proizvod stvarno nalazi.
5.9. Izvoz lekova u države koje nisu članice EU
Izvoz lekova u države koje nisu članice EU potpada pod definiciju "prometa na veliko". Pravno lice koje izvozi lekove ima dozvolu za promet lekova na veliko ili dozvolu za proizvodnju. Ovo je slučaj i kad veleprodaja koja izvozi lekove posluje iz slobodne zone.
Pravila za veleprodaju u potpunosti se primenjuju na izvoz lekova. U slučaju izvoza leka u države koje nisu članice EU, koji je proizveden u Republici Srbiji na osnovu ugovora o ugovornoj proizvodnji, i koji ne treba da ima dozvolu za stavljanje u promet, veleprodaja preduzima odgovarajuće mere kako bi se sprečilo da taj lek bude u prometu u Republici Srbiji, odnosno u prometu u državama članicama EU. Ako veleprodaje isporučuju lekove pravnim licima u državama koje nisu članice EU, obezbeđuju da se takve isporuke vrše samo ovlašćenim licima ili koja imaju pravo da uvoze lekove za promet na veliko ili izdaju lekove pacijentima.
REKLAMACIJE, POVRAĆAJ IZ PROMETA, SUMNJA NA POJAVU FALSIFIKOVANOG LEKA I POVLAČENJE IZ PROMETA
Svaka reklamacija, povraćaj iz prometa, sumnja na pojavu falsifikovanog leka i povlačenje leka iz prometa evidentiraju se i obavljaju u skladu sa pisanim procedurama. Zapisi o ovim postupcima su dostupni na zahtev nadležnog organa (nadležne inspekcije ministarstva nadležnog za poslove zdravlja, odnosno Agencije za lekove i medicinska sredstva Srbije). Ponovno vraćanje leka u promet vrši se samo nakon prethodne procene. Radi efikasne borbe protiv pojave falsifikovanih lekova, svi učesnici u lancu distribucije imaju ujednačen pristup.
Reklamacije se evidentiraju sa svim originalnim detaljima. Pravi se razlika između reklamacija na kvalitet leka i onih koje se odnose na isporuku. U slučaju prijave sumnje u kvalitet ili potencijalnog odstupanja od standarda kvaliteta, o tome se bez odlaganja obaveštava proizvođač, odnosno nosilac dozvole za lek. Sve reklamacije koje se odnose na isporuku detaljno se istražuju kako bi se utvrdio razlog za reklamaciju.
Za postupanje u slučaju reklamacija imenuje se odgovarajuće lice i određuje dovoljno osoblja za podršku.
Po potrebi, nakom istrage i procene reklamacije preduzimaju se odgovarajuće mere daljeg praćenja (uključujući "CAPA"), kao i obaveštavanje nadležnih organa.
6.3. Povraćaj lekova iz prometa
Lekovima koji su vraćeni iz prometa rukuje se u skladu sa pisanim procedurama zasnovanim na proceni rizika, uzimajući naročito u obzir svojstva vraćenog leka, specifične zahteve uslova skladištenja i vreme proteklo od momenta prvobitnog otpremanja. Povraćaj se sprovodi u skladu sa zakonom i ugovornim obavezama.
Lekovi koji su otpremljeni iz prostorija veleprodaje, mogu se ponovo vratiti u promet, samo ako su ispunjeni sledeći uslovi:
1) lek je u originalnom neotvorenom i neoštećenom spoljnjem pakovanju i u dobrom je stanju; nije mu istekao rok trajanja i nije povučen iz prometa;
2) lek koji je vraćen od kupca koji nema dozvolu za promet na veliko ili javne apoteke može da se vrati u prodajne zalihe samo ako se vrati u prihvatljivom roku, npr. 10 dana;
3) ako kupac može da dokaže da je lek transportovan, skladišten i da se njime rukovalo u skladu sa posebnim uslovima skladištenja;
4) da je lek pregledan, odnosno da je procena izvršena od strane dovoljno obučenih i kompetentnih lica, koja su ovlašćena za donošenje takve odluke;
5) da veleprodaja ima odgovarajuće dokaze da je lek isporučen tom kupcu (putem primeraka originalne dostavnice ili upućivanjima na brojeve faktura, itd), da je poznat broj serije leka, i da nema razloga za sumnju da je lek falsifikovan.
Pored toga, lekovi koji zahtevaju posebne temperaturne uslove skladištenja, kao što je niska temperatura, mogu se vratiti u zalihe za prodaju samo ako postoje dokumentovani dokazi da je lek sve vreme bio skladišten pod predviđenim uslovima skladištenja. Ako je došlo do bilo kakvog odstupanja, sprovodi se procena rizika na osnovu koje se može dokazati integritet leka. Evidencije, odnosno dokazi su između ostalog potrebni za sledeće:
1) isporuku kupcu;
2) pregled leka;
3) otvaranje transportnog pakovanja;
4) vraćanje leka na pakovanje;
5) sakupljanje i vraćanje veleprodaji,
6) vraćanje u hladnu komoru/frižider veleprodaje.
Lekovi vraćeni u zalihe za prodaju smeštaju se tako da efikasno deluje sistem rotacije zaliha - prvo se isporučuju lekovi kojima prvo ističe rok upotrebe (FEFO - "first expiry, first out").
Ukradeni lekovi koji su vraćeni ne mogu biti vraćeni u zalihe za prodaju i prodati kupcima.
Veleprodaja bez odlaganja obaveštava nadležni organ (nadležnu inspekciju ministarstva nadležnog za poslove zdravlja, Agenciju za lekove i medicinska sredstva Srbije) i nosioca dozvole za lek ako je utvrdila ili sumnja da je lek falsifikovan. Veleprodaja ima pisanu proceduru za takve slučajeve. Svaki ovakav slučaj se istražuje i dokumentuje sa svim originalnim detaljima.
6.5. Povlačenje leka iz prometa
Efikasnost postupka povlačenja leka iz prometa redovno se evaluira, a najmanje jednom godišnje.
Postupak povlačenja leka iz prometa započinje se bez odlaganja i u bilo koje vreme.
Veleprodaja prati instrukcije, odnosno meru povlačenja leka iz prometa, koju je naložila nadležna inspekcija ministarstva nadležnog za poslove zdravlja.
Svi postupci u toku povlačenja leka iz prometa evidentiraju se u trenutku njihovog izvršenja. Zapisi o ovim postupcima su dostupni na zahtev nadležne inspekcije ministarstva nadležnog za poslove zdravlja.
Zapisi o povlačenju su dostupni i licu odgovornom za postupak povlačenja i sadrže dovoljno informacija, odnosno podataka o učesnicima u lancu distribucije i direktnim kupcima (sa adresom, brojem telefona i/ili faksa dostupnim u radno vreme i van radnog vremena, broj serije leka i isporučena količina) uključujući i podatke o izvezenim količinama leka i uzorcima leka.
O sprovođenju procesa povlačenja leka iz prometa vodi se evidencija radi sačinjavanja finalnog izveštaja koji se dostavlja nadležnoj inspekciji.
POVERAVANJE AKTIVNOSTI
Bilo koja aktivnost na koju se odnosi GDP, a koja je poverena, pravilno se definiše, usaglašava i kontroliše, kako bi se izbegla neusaglašenost koja može da utiče na integritet leka. Zaključuje se ugovor kojim se jasno definišu obaveze naručioca i izvođača aktivnosti.
7.2. Naručilac/davalac ugovora
Naručilac, odnosno davalac ugovora je odgovoran za poverene aktivnosti.
Naručilac/davalac ugovora je odgovoran za procenu sposobnosti izvođača/ primaoca ugovora da uspešno izvrši traženi posao i da odredbama ugovora ili oditom obezbedi poštovanje načela i smernica GDP. Odit izvođača/primaoca ugovora sprovodi se pre poveravanja aktivnosti i svaki put kada dođe do izmena. Učestalost odita definiše se na osnovu rizika u zavisnosti od prirode poverenih aktivnosti. Odit je dozvoljen u bilo koje vreme.
Naručilac/davalac ugovora dostavlja izvođaču/primaocu ugovora sve informacije potrebne za sprovođenje ugovorenih aktivnosti u skladu s posebnim zahtevima leka i svim drugim relevantnim zahtevima.
Izvođač/primalac ugovora ima odgovarajuće prostorije i opremu, procedure, znanje i iskustvo i osoblje stručno za izvršavanje posla naručenog od strane naručioca.
Izvođač/primalac ugovora ne prenosi na treće lice bilo koji posao koji mu je poveren ugovorom bez prethodne procene i odobrenja tog aranžmana od strane naručioca i odita nad trećim licem od strane davaoca ili primaoca ugovora. Aranžmani između izvođača/primaoca ugovora i bilo kog trećeg lica obezbeđuju da informacije o prometu na veliko lekova budu dostupne na isti način kao i između originalnog naručioca i izvođača.
Izvođač/primaoc ugovora ne obavlja bilo koju aktivnost koja može nepovoljno da utiče na kvalitet leka kojim se rukuje za naručioca.
Izvođač/primaoc ugovora prosleđuje naručiocu sve informacije koje mogu da utiču na kvalitet leka u skladu sa zahtevima ugovora.
INTERNE PROVERE
Interne provere se sprovode radi praćenja implementacije i usaglašenosti sa načelima GDP i predlaganja potrebnih korektivnih mera.
Program interne provere sprovodi se u definisanim vremenskim intervalima tako da se obuhvate svi aspekti GDP i usaglašenost sa propisima, smernicama i postupcima. Interne provere se mogu podeliti u nekoliko pojedinačnih internih provere ograničenog obima.
Interne provere se sprovode nepristrano i detaljno od određenog stručnog osoblja kompanije. Oditi od strane nezavisnih stručnjaka mogu takođe biti korisni ali se ne mogu koristiti kao zamena za interne provere.
Sve interne provere se evidentiraju. Izveštaji sadrže sva zapažanja uočena tokom interne provere. Primerak izveštaja dostavlja se menadžmentu i drugim relevantnim licima. Ako se uoče nepravilnosti i/ili nedostaci, treba utvrditi njihov uzrok i korektivne i preventivne mere ("CAPA") koje se dokumentuju i prate.
TRANSPORT
Veleprodaja koja vrši isporuku lekova odgovorna je za zaštitu lekova od lomljenja, falsifikovanja i krađe, kao i za obezbeđivanje održavanja temperaturnih uslova u okviru prihvatljivih granica tokom transporta.
Bez obzira na način transporta, obezbeđuje se dokaz da lekovi nisu bili izloženi uslovima koji mogu da dovedu u pitanje njihov kvalitet i integritet. Kod planiranja načina i uslova transporta lekova koristi se pristup zasnovan na analizi rizika.
Zahtevani uslovi skladištenja leka održavaju se tokom transporta u okviru utvrđenih granica koje je proizvođač naveo na spoljnjem pakovanju.
Ako tokom transporta dođe do odstupanja u pogledu temperature ili do oštećenja leka, to se prijavljuje veleprodaji i primaocu tog leka. Takođe, uspostavlja se procedura za istraživanje i postupanje u slučaju temperaturnog odstupanja.
Veleprodaja je odgovorna da obezbedi da vozila i oprema koji se koriste za distribuciju, skladištenje i rukovanje lekovima budu pogodni za njihovu namenu i odgovarajuće opremljeni za sprečavanje izloženosti leka uslovima koji bi mogli nepovoljno da utiču na njegov kvalitet i integritet pakovanja.
Sačinjavaju se pisane procedure za upotrebu i održavanje svih vozila i opreme uključenih u proces prometa, uključujući čišćenje i mere predostrožnosti.
Procena rizika puteva isporuke se sprovodi kako bi se utvrdilo gde su potrebne kontrole temperature. Oprema koja se koristi za praćenje temperature tokom transpotra u vozilima i/ili kontejnerima održava se i kalibriše u redovnim vremenskim razmacima, a najmanje jedanput godišnje.
Za lekove se koriste namenska vozila i oprema kad god je to moguće. Ako se koriste nenamenska vozila i oprema uspostavljaju se procedure za obezbeđivanje da kvalitet leka ne bude ugrožen.
Isporuke se vrše na adresu navedenu na dostavnici ili u prostorije primaoca, a na njegovu odgovornost. Lekovi se ne ostavljaju u alternativnim prostorijama.
Za hitne isporuke van uobičajenog radnog vremena, određuju se za to zadužena lica, kao i pisane procedure.
Ako transport vrši treće lice, postojećim ugovorom treba da budu obuhvaćeni zahtevi poglavlja 7. Veleprodaja daje uputstva davaocu usluge transporta u pogledu relevantnih uslova transporta primenjivih na pošiljku. Ako transportna ruta uključuje istovar ili pretovar ili tranzitno skladištenje u transpotrnom centru, posebna pažnja poklanja se praćenju temperature, čistoći i bezbednosti svih objekata za skladištenje u tranzitu.
Obezbeđuje se da se na najmanju meru smanji privremeno skladištenje u očekivanju sledeće faze transportne rute.
9.3. Kontejneri, pakovanje i obeležavanje
Lekovi se transportuju u kontejnerima koji nemaju nepovoljan uticaj na kvalitet leka i pružaju odgovarajuću zaštitu od nepovoljnih spoljnih uticaja, uključujući i kontaminaciju.
Odabir kontejnera i pakovanja vrši se u skladu sa zahtevima skladištenja i trasnporta lekova, prostorom potrebnim za tu količinu lekova, predviđenim ekstremnim vrednostima spoljne temperature, predviđenom maksimalnom vremenu transporta uključujući tranzitno skladištenje na carini, kvalifikacionim statusom pakovanja i validacionim statusom kontejnera za slanje.
Kontejneri nose oznake/nalepnice na kojima se nalazi dovoljno podataka o zahtevima rukovanja i skladištenja i merama predostrožnosti kako bi se obezbedilo da se sa lekovima rukuje na odgovarajući način i da su uvek bezbedni. Kontejneri omogućavaju identifikaciju sadržaja i poreklo.
9.4. Lekovi koji zahtevaju posebne uslove
Radi isporuke lekova koji zahtevaju posebnu zaštitu kao što su psihoaktivne kontrolisane supstance, veleprodaja koja vrši promet održava bezbedan i siguran lanac snabdevanja ovim lekovima, u skladu sa zakonom. Potrebno je da postoje dodatni sistemi kontrole kod isporuke ovih lekova. Sačinjava se procedura prijavljivanja u slučaju krađe.
Lekovi koji sadrže visoko aktivne ili radioaktivne materijale transportuju se u bezbednim, namenskim i sigurnim kontejnerima i vozilima. Mere bezbednosti su u skladu sa međunarodnim sporazumima i zakonom.
Za lekove koji su osetljivi na temperaturu koristi se kvalifikovana oprema (npr. termo-pakovanje, kontejneri ili vozila sa kontrolisanom temperaturom), kako bi se obezbedili i održavali odgovarajući uslovi transporta od proizvođača preko veleprodaje do kupca.
Ako se koriste vozila s kontrolisanom temperaturom, oprema za praćenje temperature koja se koristi tokom transporta održava se i kalibriše u redovnim vremenskim intervalima. Sprovodi se temperaturno mapiranje u reprezentativnim uslovima uzimajući u obzir razlike u godišnjim dobima.
Na zahtev kupaca dostavljaju se podaci kojim se dokazuje da su lekovi čuvani u skladu s temperaturnim uslovima skladištenja.
Ako se koriste patrone za hlađenje u izolovanim kutijama, one se postavljaju tako da lek ne dolazi u direktan dodir s patronom. Osoblje mora da bude obučeno u pogledu procedura za sakupljanje izolovanih kutija (sezonske konfiguracije) i o ponovnom korišćenju patrona za hlađenje.
Uspostavlja se sistem za kontrolu ponovne upotrebe patrona za hlađenje kako bi se obezbedilo da se greškom ne koriste nedovoljno ohlađene patrone. Treba da postoji odgovarajući način fizičkog razdvajanja zamrznutih i rashlađenih patrona.
Postupak isporuke osetljivih lekova i kontrole sezonskih varijacija temperature opisuje se pisanom procedurom.
POSEBNE ODREDBE ZA POSREDNIKE
Posrednik je pravno ili fizičko lice uključeno u aktivnosti prodaje ili kupovine lekova, osim prometa na veliko, koje ne uključuju fizičko rukovanje i koje se sastoje od nezavisnog pregovaranja u ime drugog pravnog lica.
Posrednici se registruju u ministarstvu nadležnom za poslove zdravlja. Dostavljaju podatke o stalnoj adresi i kontakt podatke i bez odlaganja obaveštavaju ministarstvo zdravlja o svim promenama tih podataka.
Posrednici ne nabavljaju, ne isporučuju i ne skladište lekove. Stoga se ne primjenjuju zahtevi u pogledu prostora, instalacija i opreme u skladu sa zakonom kojim se uređuju lekovi i propisima donetim za njegovo sprovođenje. Međutim, sve ostale odredbe koja se primenjuju na veleprodaju primjenjuju se i na posrednike.
Sistem kvaliteta posrednika definisan je u pisanom obliku, odobren i ažuriran. Njime se utvrđuju odgovornosti, postupci i upravljanje rizikom u odnosu na aktivnosti posrednika.
Sistem kvaliteta uključuje plan kojim obezbeđuje hitno, efikasno povlačenje lekova iz prometa koje je naredio proizvođač ili nadležni organ ili se sprovodi u saradnji s proizvođačem ili nosiocem dozvole za stavljanje u promet tog leka. Nadležni organ se odmah obaveštava o svakoj sumnji da se u lancu snabdevanja nudi falsifikovani lek.
Svo osoblje uključeno u aktivnosti posredovanja je obučeno u pogledu primenjivog zakonodavstva EU i nacionalnog zakonodavstva i po pitanjima koja se odnose na falsifikovane lekove.
Primenjuju se opšte odredbe o dokumentaciji iz poglavlja 4. ove smernice.
Pored toga uspostavljaju se najmanje sledeće procedure i uputstva, uz odgovarajuće zapise o njihovom sprovođenju:
1) procedura za rešavanje reklamacija;
2) procedura za obaveštavanje nadležnog organa i nosioca dozvole za stavljanje leka u promet o sumnji na falsifikovane lekove;
3) procedura za povlačenje leka;
4) procedura za obezbeđivanje da lekovi nabavljeni od posrednika imaju dozvolu za stavljanje u promet;
5) procedura za potvrđivanje da veleprodaje koje im isporučuju lekove imaju dozvolu za promet lekova na veliko, da proizvođači i uvoznici koji im isporučuju lekove imaju dozvolu za proizvodnju i da su kupci ovlašćeni za isporuku lekova u toj državi članici;
6) zapisi za sve transakcije lekova nabavljene od posrednika koji se vode u obliku kupoprodajnih faktura ili elektronski, ili u nekom drugom obliku i sadrže najmanje sledeće podatke: datum; naziv leka; posredovanu količinu; naziv i adresu dobavljača i kupca; broj serije leka.
Zapisi moraju biti dostupni na uvid ovlašćenom organu u svrhu inspekcije tokom perioda navedenog u nacionalnom zakonodavstvu, ali najmanje pet godina.
SMERNICE DOBRE PRAKSE U DISTRIBUCIJI AKTIVNIH SUPSTANCI ZA HUMANE LEKOVE
Smernice dobre prakse u distribuciji aktivnih supstanci za humane lekove donete su na osnovu člana 47. stav 4. Direktive 2001/83/EZ.
Ove smernice zasnovane su na načelima smernica EudraLex Volume 4, Part II, Chapter 17, koje se odnose na promet aktivnih supstanci i Smernicama dobre prakse u distribuciji humanih lekova od 5. novembra 2013. godine.
Ovim smernicama uređuju se samostalne smernice za dobre prakse u distribuciji aktivnih supstanci za humane lekove za uvoznike i distributere. Njima se dopunjuju pravila o prometu utvrđena u Smernicama dobre proizvođačke prakse - Deo 2, a primenjuju se i na distributere aktivnih supstanci i proizvođače aktivnih supstanci.
Na sve proizvodne postupke koji su povezani s aktivnim supstancama, uključujući ponovno pakovanje, ponovno obeležavanje i razmeravanje primenjuju se odredbe Smernice dobre proizvođačke prakse - Deo 2.
Na uvoz aktivnih supstanci primenjuju se dodatni zahtevi propisani članom 46.b Direktive 2001/83/EZ za uvoz aktivnih supstanci iz zemalja koje nisu članice EU.
Izrazi upotrebljeni u ovim smernicama imaju sledeće značenje:
1) serija je određena količina materijala proizvedena u jednom procesu ili nizu procesa za koju se očekuje homogenost u okviru specificiranih granica. U slučaju kontinuirane proizvodnje, serija može da odgovara nekoj definisanoj fazi proizvodnje. Veličina serije može da se definiše fiksnom količinom ili količinom koja se proizvede u fiksnim vremenskom intervalu;
2) broj serije je jedinstvena kombinacija brojeva, slova i/ili simbola kojom se identifikuje serija, odnosno lot i od koje istorija proizvodnje i distribucije može biti određena;
3) posredovanje u prometu aktivnih supstanci su sve aktivnosti povezane sa prodajom ili kupovinom aktivnih supstanci koje ne uključuju fizičko rukovanje, a uključuju nezavisno pregovaranje u ime drugog pravnog ili fizičkog lica;
4) kalibracija je postupak kojim se dokazuje da određeni instrument ili uređaj daje rezultate u okviru specificiranih ograničenja poređenjem sa rezultatima dobijenim referentnom ili sledljivom normom u odgovarajućem broju merenja;
5) primalac je lice kome se pošiljka isporučuje, kopnenim, morskim ili vazdušnim putem;
6) kontaminacija je neželjeno pojavljivanje nečistoća hemijske ili mikrobiološke prirode ili stranih materija u ili na sirovini, intermedijeru ili aktivnoj supstanci tokom proizvodnje, uzorkovanja, pakovanja ili ponovnog pakovanja, skladištenja ili transporta;
7) distribucija aktivnih supstanci su sve aktivnosti koje se sastoje od nabavke, uvoza, skladištenja, isporučivanja ili izvoza aktivnih supstanci, osim posredovanja;
8) odstupanje je neusaglašenost sa odobrenim uputstvima ili uspostavljenim standardima;
9) datum isteka roka upotrebe je datum koji se nalazi na kontejneru/etiketi aktivne supstance, koji određuje vreme u kom se očekuje da će ta aktivna supstanca zadržati vrednosti specificirane za rok trajanja ako se skladišti u definisanim uslovima i nakon koga se ne sme upotrebljavati;
10) falsifikovana aktivna supstanca je svaka aktivna supstanca neistinito prikazan u pogledu:
(1) identitet, uključujući pakovanje i obeležavanje, ime ili sastav u pogledu bilo kog sastojka i jačine tih sastojaka;
(2) porekla, uključujući njenog proizvođača, zemlju proizvodnje, zemlju porekla; ili
(3) sledljivosti, uključujući podatke i dokumentaciju u vezi sa korišćenim kanalima distribucije;
11) čuvanje je skladištenje aktivnih supstanci;
12) procedura je dokumentovani opis operacija koje se sprovode, mera opreza koje se preduzimaju i ostalih mera koje se primenjuju direktno ili indirektno, a koje se odnose na distribuciju aktivne supstance;
13) nabavka je pribavljanje, sticanje, nabavljanje ili kupovina aktivnih supstanci od proizvođača, uvoznika ili drugih veleprodaja;
14) upravljanje rizikom kvaliteta je sistematski proces procene, kontrole, komunikacija i pregleda rizika kvaliteta aktivne supstance tokom životnog ciklusa aktivne supstance;
15) sistem kvaliteta je zbir svih aspekata sistema u kojima se sprovodi politika kvaliteta i obezbeđuje ispunjenost zahtevanih uslova u pogledu kvaliteta;
16) karantin je status materijala koji su fizički ili na neki drugi efikasan način izolovani do donošenja odluke o njihovom odobravanju ili odbacivanju;
17) datum retesta je datum kada se materijal ponovo ispituje da bi se obezbedila njegova daljnja pogodnost za upotrebu;
18) isporuka su sve delatnosti obezbeđivanja, prodaje, donacije aktivnih supstanci veleprodajama, apotekama ili proizvođačima lekova;
19) potpisan (potpis) je zapis fizičkog lica koje je sprovelo određenu aktivnost ili pregled. Taj zapis može da bude u obliku inicijala, svojeručnog potpisa punim imenom i prezimenom, ličnog pečata ili verodostojnog i sigurnog elektronskog potpisa;
20) transport (prevoz) je premeštanje aktivnih supstanci između dva mesta bez njihovog skladištenja u neopravdanom vremenskom periodu;
21) validacija je dokumentovani program koji obezbeđuje visok nivo sigurnosti da će određeni proces, metod ili sistem dosledno davati rezultat koji zadovoljava prethodno određene kriterijume prihvatljivosti.
PODRUČJE PRIMENE
1.1. Ove smernice primenjuju na distribuciju aktivnih supstanci, na način propisan članom 1. stav 3a Direktive 2001/83/EZ za humane lekove. U skladu sa tom odredbom aktivna supstanca je svaka aktivna supstanca ili kombinacija supstanci namenjena za korišćenje u proizvodnji leka i koja, kada se koristi u njegovoj proizvodnji, postaje aktivni sastojak tog leka namenjen da ispolji farmakološko, imunološko ili metaboličko dejstvo u cilju obnavljanja, poboljšanja ili izmene fizioloških funkcija ili u cilju uspostavljanja medicinske dijagnoze.
1.2. Za potrebe ovih smernica distribucija aktivnih supstanci obuhvata sve aktivnosti koje se sastoje od nabavke, uvoza, skladištenja, isporučivanja ili izvoza aktivnih supstanci, osim posredovanja.
1.3. Ove smernice se ne primenjuju na intermedijere aktivnih supstanci.
SISTEM KVALITETA
2.1. Distributeri aktivnih supstanci moraju da razviju i održavaju sistem kvaliteta kojim se utvrđuju odgovornosti, postupci i načela upravljanja rizikom. Primeri postupaka i primena upravljanja rizikom kvaliteta nalaze se u dokumentima koji se odnose na dobru proizvođačku praksu (GMP) i ICH guideline Q9 on Quality Risk Management (ICH Q9).
2.2. Sistem kvaliteta raspolaže stručnim osobljem i odgovarajućim i dovoljnim prostorom, opremom i resursima. Njime se mora obezbeđuje da:
1) se aktivne supstance nabavljaju, uvoze, skladište, isporučuju ili izvoze na način koji je u skladu sa zahtevima GDP za aktivne supstance;
2) budu jasno definisane odgovornosti menadžmenta;
3) se aktivne supstance isporučuju pravim primaocima u zadovoljavajućem periodu;
4) se evidencija vodi u vreme izvršavanja aktivnosti;
5) se odstupanja od utvrđenih postupaka dokumentuju i istražuju;
6) se preduzimaju odgovarajuće korektivne i preventivne mere ("CAPA"), radi ispravljanja i sprečavanja odstupanja u skladu s načelima upravljanja rizicima kvaliteta;
7) se evaluiraju promene koje mogu uticati na skladištenje i distribuciju aktivnih supstanci;
2.3. Prilikom razvoja ili izmena u sistemu kvaliteta uzimaju se u obzir veličina, struktura i složenost aktivnosti distributera.
OSOBLJE
3.1. Distributer na svakom mestu obavljanja prometa na veliko aktivnih supstanci određuje lice koje ima jasno definisana ovlašćenja i odgovornosti da obezbedi uspostavljanje i održavanje sistema kvaliteta. Odgovorno lice lično ispunjava svoje odgovornosti i stalno je dostupno. Dužnosti odgovornog lica mogu da budu prenete na drugo zaposleno lice veleprodaje, ali ne mogu da se prenesu i njegove odgovornosti.
3.2. Odgovornosti svih članova osoblja uključenih u distribuciju aktivnih supstanci navode se u pisanoj formi. Osoblje se osposobljava u pogledu zahteva GDP za aktivne supstance. Osoblje ima odgovarajuća znanja i iskustvo kako bi se obezbedilo da se sa aktivnim supstancama ispravno rukuje, da se one ispravno skladište i distribuiraju.
3.3. Osoblju se obezbeđuju početne i kontinuirane obuke koje odgovaraju njihovim zaduženjima, a na osnovu pisanih procedura i u skladu sa pisanim programom obuke.
3.4. Vodi se evidencija o obukama, a efikasnost treninga se periodično procenjuje i dokumentuje.
DOKUMENTACIJA
4.1. Dokumentacija uključuje sve pisane procedure, uputstva, ugovore, evidencije i podatke, u papirnom ili elektronskom obliku. Dokumentacija je lako dostupna i da se može nadoknaditi u slučaju gubitka. Sva dokumentacija o usaglašenosti distributera sa ovim smernicama je dostupna na zahtev nadležne inspekcije ministarstva nadležnog za poslove zdravlja.
4.2. Dokumentacija je razumljiva uzimajući u obzir opseg aktivnosti distributera i na jeziku koji osoblje razume. Napisana je jasnim, nedvosmislenim jezikom, bez grešaka.
4.3. Sve izmene u dokumentaciji potpisuju se i datiraju; izmene se navode tako da je moguće pročitati i izvorne podatke. Po potrebi se beleži razlog izmene.
4.4. Svaki zaposleni ima lak pristup svoj dokumentaciji neophodnoj za obavljanje njegovih zaduženja.
4.5. U pisanim procedurama opisuju se aktivnosti distribucije koje utiču na kvalitet aktivnih supstanci. To uključuje prijem i pregled isporuka, skladištenje, čišćenje i održavanje prostorija (uključujući i suzbijanje štetočina) evidentiranje skladišnih uslova, sigurnost zaliha i pošiljaka u tranzitu, povlačenje iz zaliha za prodaju, postupanje sa vraćenim proizvodima, planove za povlačenje iz prometa itd.
4.6. Procedure se odobravaju, potpisuju i datiraju od lica odgovornog za sistem kvaliteta.
4.7. Obraća se pažnja da se koriste validne i odobrene procedure. Dokumenti se redovno revidiraju i ažuriraju. Na procedure se primenjuje kontrola verzije dokumenta. Uspostavlja se sistem kojim se nakon revizije dokumenta sprečava nenamerno korišćenje prethodne verzije. Zamenjene ili zastarele procedure uklanjaju se sa radnih mesta i arhiviraju.
4.8. Evidencija treba da bude jasna, zapisi se unose u vreme sprovođenja svake posebne operacije, na način kojim se omogućuje sledljivost svih značajnih aktivnosti ili događaja. Evidencija se čuva najmanje godinu dana nakon datuma isteka roka upotrebe serije aktivne supstance na koju se evidencija odnosi. Za aktivne supstance sa datumom retesta, evidencija se čuvaju najmanje tri godine nakon što se distribuira cela serija.
4.9. Evidencija se vodi za svaku kupovinu i prodaju i sadrži datum kupovine ili isporuke, naziv aktivne supstance, broj serije i primljenu ili isporučenu količinu, kao i naziv i adresu isporučioca i originalnog proizvođača, ako nije reč o istom licu, ili špeditera i/ili primaoca. Evidencijom se obezbeđuje sledljivost porekla i odredišta proizvoda, tako da se mogu identifikovati svi koji aktivnu supstancu isporučuju ili primaju. Evidencija koja se čuva i mora biti dostupna uključuje:
1) identitet isporučioca, originalnog proizvođača, špeditera i/ili primaoca;
2) adresu isporučioca, originalnog proizvođača, špeditera i/ili primaoca;
3) narudžbenice;
4) otpremnice, evidencije transporta i distribucije;
5) evidencije o prijemu;
6) naziv ili oznaku aktivne supstance;
7) broj serije aktivne supstance određen od strane proizvođača;
8) sertifikat analize, uključujući i sertifikat originalnog proizvođača;
9) datum ponovnog testiranja ili datum isteka roka upotrebe.
PROSTOR I OPREMA
5.1. Prostor i oprema su pogodni i adekvatni kako bi se obezbedilo odgovarajuće skladištenje, zaštita od kontaminacije (npr. psihoaktivne kontrolisane, supstance koje izazivaju reakcije osetljivosti i supstance visoke farmakološke aktivnosti ili toksičnosti) i distribuciju aktivnih supstanci. Odgovarajuće se obezbeđuju kako bi se sprečio ulazak neovlašćenih lica. Uređaji potrebni za praćenje uslova, radi obezbeđivanja kvaliteta aktivnih supstanci, kalibrišu se prema odobrenom rasporedu u odnosu na sertifikovane standarde koji se mogu pratiti.
OPERATIVNI POSTUPCI
6.1. Kada se aktivne supstance nabavljaju od proizvođača, uvoznika ili distributera sa sedištem u EU, taj proizvođač, uvoznik ili distributer registruju se u skladu sa propisima koji se odnose na zahtev za registraciju proizvođača, uvoznika ili distributera aktivnih supstanci.
6.2. U prostoru za prijem aktivnih supstanci isporuke se tokom istovara štite od nepovoljnih vremenskih uslova. Prostor za prijem je odvojen od skladišnog prostora. Isporuke se prilikom prijema pregledaju kako bi se proverilo da:
1) kontejneri nisu oštećeni;
2) su svi sigurnosni pečati prisutni i da sa njima nije neovlašćeno rukovano;
3) je pravilno obeležena, uključujući povezanost naziva koji upotrebljava isporučilac s internim nazivom, ako su različiti;
4) su dostupne potrebne informacije, kao što je sertifikat analize; i
5) aktivna supstanca i pošiljka odgovaraju narudžbini.
6.3. Aktivne supstance sa oštećenim pečatom i ambalažom, kao i one kod kojih se sumnja na moguću kontaminaciju podvrgavaju se karantinu fizički ili korišćenjem ekvivalentnog elektronskog sistema, a uzrok se istražuje.
6.4. Aktivne supstance koje podležu posebnim merama skladištenja, npr. psihoaktivne kontrolisane supstance i proizvodi koji za skladištenje zahtevaju posebnu temperaturu ili vlažnost, bez odlaganja se identifikuju i skladište u skladu s pisanim uputstvima i zakonom.
6.5. U slučaju da distributer sumnja da je neka aktivna supstanca koju je uvezao ili nabavio falsifikovana, odvaja je fizički ili korišćenjem ekvivalentnog elektronskog sistema i o tome obaveštava nadležnu inspekciju ministarstva nadležnog za poslove zdravlja.
6.6. Odbačeni materijali se identifikuju, kontrolišu i drže u karantinu (namenskom odvojenom prostoru) da bi se sprečilo njihovo neovlašćeno korišćenje u proizvodnji i dalja distribucija. Evidencija aktivnosti uništavanja treba da bude lako dostupna.
6.7. Aktivne supstance skladište se u uslovima određenim od strane proizvođača, npr. pod kontrolisanom temperaturom i vlažnošću kada je to potrebno, i na način kojim se sprečava kontaminacija i/ili zamena. Uslovi skladištenja se kontrolišu uz vođenje evidencije. Tu evidenciju redovno pregleda lice odgovorno za sistem kvaliteta.
6.8. Kada su potrebni posebni uslovi skladištenja, prostor za skladištenje je kvalifikovan i korišćen u okviru specificiranih granica.
6.9. Skladišni prostor je čist i bez otpadaka, prašine i štetočina. Preduzimaju se odgovarajuće mere predostrožnosti protiv prolivanja i lomljenja, mikrobiološke i unakrsne kontaminacije.
6.10. Uspostavlja se sistem koji obezbeđuje rotaciju zaliha, npr."prva izlazi ona kojoj prvoj ističe rok upotrebe ili datum retesta (FEFO - "first expiry, first out"), sa redovnim i čestim proverama da sistem ispravno funkcioniše. Elektronski sistemi skladištenja se validiraju.
6.11. Aktivne supstance kojima je istekao rok upotrebe odvajaju se od odobrenih zaliha, fizički ili ekvivalentnim elektronskim sistemom, nakon čega se ne isporučuju.
6.12. Kada je skladištenje ili transport aktivnih supstanci ugovoren, distributer obezbeđuje da primaoci ugovora poznaju i da se pridržavaju odgovarajućih uslova skladištenja i transporta. Zaključuje se pisani ugovor između davaoca i primaoca ugovora, koji jasno utvrđuje dužnosti svake strane. Primalac ugovora ne podugovara nijedan posao koji mu je poveren ugovorom bez pisanog odobrenja davaoca ugovora.
6.13. Isporuke na području EU izvršavaju samo distributeri aktivnih supstanci registrovani u skladu s članom propisima EU koji se odnose na zahtev za registraciju proizvođača, uvoznika ili distributera aktivnih supstanci, i to drugim distributerima, proizvođačima ili apotekama.
6.14. Aktivne supstance se transportuju u skladu sa uslovima određenim od proizvođača i na način kojim se ne utiče nepovoljno na njihov kvalitet. Identitet proizvoda, serije i kontejnera održavaju se kontinuirano. Svi izvorni podaci na kontejneru treba da ostanu čitljivi.
6.15. Uspostavlja se sistem pomoću koga distribucija svake serije aktivne supstance može biti lako identifikovana, radi povlačenja.
6.16. Distributer obaveštava relevantnog kupca o svim informacijama i događajima za koje sazna i koji bi mogli da dovedu do prekida isporuke.
6.17. Distributeri prenose kupcu sve regulatorne informacije i informacije o kvalitetu proizvoda koje je dobio od proizvođača aktivne supstance, a informacije koje je dobio od kupca proizvođaču aktivne supstance.
6.18. Distributer koji isporučuje aktivnu supstancu kupcu dostavlja naziv i adresu originalnog proizvođača te aktivne supstance i brojeve isporučenih serija. Proizvođač obezbeđuje kupcu kopiju originalnog sertifikata analize.
6.19. Distributer takođe dostavlja podatak o identitetu originalnog proizvođača aktivne supstance nadležnoj inspekciji ministarstva nadležnog za poslove zdravlja, na zahtev. Originalni proizvođač može nadležnoj inspekciji ministarstva nadležnog za poslove zdravlja da odgovori direktno ili preko svojih ovlašćenih zastupnika. (U ovom kontekstu "ovlašćen" se odnosi na ovlašćenje od proizvođača).
6.20. Posebne smernice koje se tiču sertifikata analize detaljno su utvrđene u Smernicama dobre proizvođačke prakse - Deo 2, poglavlje 11.
POVRAĆAJI, REKLAMACIJE I POVLAČENJA IZ PROMETA
7.1. Vraćene aktivne supstance identifikuju se kao takve i do završetka istrage čuvaju u karantinu.
7.2. Aktivne supstance koje nisu pod nadzorom distributera vraćaju se u odobrene zalihe samo ako su ispunjeni sledeći uslovi:
1) aktivna supstanca se nalazi u neotvorenom originalnom pakovanju ili kontejnerima sa svim sigurnosnim pečatima i u dobrom je stanju;
2) dokazano je da je aktivna supstanca skladištena i da je njome rukovano u odgovarajućim uslovima. U tu svrhu treba da je dostupna pisana informacija od kupca;
3) preostali rok upotrebe je prihvatljiv;
4) aktivnu supstancu je pregledalo i procenilo ovlašćeno lice koje je za to obučeno;
5) nije došlo do gubitka informacija/sledljivosti.
Ova procena uzima u obzir prirodu aktivne supstance, sve posebne uslove skladištenja koje zahteva i vreme proteklo od njene isporuke. Ako je potrebno i ako postoji bilo kakva sumnja u kvalitet vraćene aktivne supstance, traži se savet proizvođača.
7.3. O vraćenim aktivnim supstancama se vodi evidencija. Kod svakog povraćaja dokumentacija uključuje:
1) naziv i adresu primaoca koji vraća aktivnu supstancu;
2) naziv ili oznaku aktivne supstance, broj serije i vraćenu količinu;
3) razlog povraćaja;
4) podatak da li je vraćena aktivna supstanca upotrebljena ili određena za uništavanje i evidenciju o sprovedenoj proceni.
7.4. Vraćanje aktivne supstance u zalihe odobrava samo ovlašćeno lice, koje je za to odgovarajuće obučeno. Aktivne supstance vraćene u zalihe za prodaju smeštaju se na način kojim se omogućava efikasno sprovođenje sistema rotacije zaliha.
7.5. Sve reklamacije, pisane ili usmene, evidentiraju se i istražuju u skladu sa pisanim procedurama. U slučaju reklamacije koja se odnosi na kvalitet aktivne supstance distributer tu reklamaciju pregleda zajedno s originalnim proizvođačem te aktivne supstance kako bi odlučili da li se preduzimaju dalje radnje s drugim kupcima koji su mogli tu aktivnu supstancu da prime i/ili sa ministarstvom nadležnim za poslove zdravlja. Istragu razloga za reklamaciju i evidenciju vodi distributer, odnosno proizvođač aktivne supstance.
7.6. Evidencija o reklamaciji uključuje:
1) naziv i adresu podnosioca reklamacije;
2) ime i funkciju, ako je prikladno, telefonski broj lica koje je podnelo reklamaciju;
3) vrstu reklamacije, uključujući i naziv i broj serije te aktivne supstance;
4) datum prijema reklamacije;
5) inicijalno preduzetu radnju, uključujući datume i identitet lica koje je tu radnju preduzelo;
6) sve naknadno preduzete radnje;
7) odgovor koji je dostavljen podnosiocu reklamacije, uključujući datum kada je odgovor poslat;
8) konačnu odluku o seriji aktivne supstance
7.7. Evidencija reklamacija se čuva radi procene njihovih trendova, učestalosti reklamacija za svaku aktivnu supstancu i njihove ozbiljnosti, radi preduzimanja dodatnih i, ako je potrebno, hitnih korektivnih mera. Evidencija je na raspolaganju tokom nadzora nadležne inspekcije ministarstva zdravlja.
7.8. Kada se reklamacija odnosi na originalnog proizvođača aktivne supstance, evidencija koju vodi distributer uključuje sve odgovore primljene od originalnog proizvođača aktivne supstance, uključujući i datum i dostavljanja informacije.
7.9. U slučaju ozbiljne situacije ili situacije koja može biti opasna po život obaveštavaju se lokalni, nacionalni i/ili međunarodni nadležni organi, sa kojima se treba savetovati.
7.10. Uspostavlja se pisana procedura koja definiše okolnosti pod kojima se uzima u obzir povlačenje aktivne supstance.
7.11. Procedura povlačenja iz prometa treba da odredi ko se uključuje u procenu te informacije, na koji način se povlačenje inicira, ko se o povlačenju obaveštava i kako se povučeni materijal tretira. U povlačenje aktivne supstance iz prometa se uključuje lice odgovorno za sistem kvaliteta (videti odeljak 3.1.).
INTERNE PROVERE
8.1. Distributer sprovodi i vodi evidenciju o sprovedenim internim proverama radi praćenja sprovođenja i pridržavanja ovih smernica. Redovne interne provere sprovode se u skladu s odobrenim planom.
Ove smernice stupaju na snagu danom objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije", a primenjuju su od 1. juna 2016. godine, osim odredbi tačke 1.3., treće rečenice stava 4. tačke 3.2., tačke 5.2. stav 2, Poglavlja 7, tačke 9.2. stav 9. i Poglavlja 10. Prvog dela - Smernica dobre prakse u distribuciji humanih lekova, kao i tačke 6.12. Drugog dela - Smernica dobre prakse u distribuciji aktivnih supstanci za humane lekove, koje se primenjuju od dana prijema Republike Srbije u Evropsku uniju.
Ovim smernicama stavljaju se van snage Smernice dobre prakse u distribuciji lekova ("Službeni glasnik RS", broj 28/08).