PRAVILNIKO UPRAVI U GRADSKOM JAVNOM PRAVOBRANILAŠTVU("Sl. list grada Vršca", br. 4/2016) |
Ovim pravilnikom bliže se uređuju poslovi uprave u Gradskom Javnom Pravobranilaštvu Grada Vršca (u daljem tekstu: Pravobranilaštvo).
Radom Pravobranilaštva rukovodi Gradski Javni pravobranilac koji je nosilac uprave u Pravobranilaštvu i odgovoran je za pravilan i blagovremen rad Pravobranilaštva.
Gradski Javni pravobranilac organizuje rad u Pravobranilaštvu, preduzima mere da se poslovi uprave Pravobranilaštva obavljaju u skladu sa zakonom, odlukom i ovim pravilnikom i izdaje uputstva i naredbe u stvarima poslova uprave Pravobranilaštva u skladu sa zakonom i drugim opštim aktima.
1. Poslovi uprave i način rada
U poslove uprave u Pravobranilaštvu spadaju administrativni, upravni, finansijski i tehnički poslovi, kojima se obezbeđuju potrebni uslovi za pravilan rad i poslovanje Pravobranilaštva, a naročito:
- rukovođenje Pravobranilaštvom,
- poslovi i ovlašćenja u vezi sa organizacijom rada,
- poslovi u vezi sa radnim odnosima zaposlenih,
- materijalno-finansijski, administrativni i drugi poslovi kojima se obezbeđuje pravilan, tačan, blagovremen i zakonit rad Pravobranilaštva,
- odnos Pravobranilaštva prema građanima i javnosti,
- način vođenja evidencije i raspodele predmeta i postupanje sa arhivskim materijalom,
- staranje da se poslovi i radni zadaci vrše uredno i blagovremeno, i
- drugi poslovi u oblasti unutrašnje organizacije od značaja za rad Pravobranilaštva u skladu sa zakonom i drugim opštim aktima.
Gradski Javni pravobranilac i zamenik Gradskog Javnog pravobranioca dužni su da svoju funkciju vrše zakonito, pravilno, blagovremeno i nepristrasno i da štite čast i ugled pravobranilačke profesije, svojim ponašanjem čuvaju ugled u profesionalnoj sredini i van nje i štite javni interes.
Zaposleni u Pravobranilaštvu dužni su da vršeći poslove iz svoje nadležnosti štite ugled Pravobranilaštva i postupaju u skladu sa načelima zakonitosti, savesnosti i nepristrasnosti.
Lica iz st. 1. i 2. ovog člana dužna su da prilikom boravka u prostorijama Pravobranilaštva i preduzimanja pravnih radnji pred sudom i drugim nadležnim organima budu prikladno i uredno odeveni i da svojim odevanjem ne narušavaju ugled Pravobranilaštva.
Zaposleni u Pravobranilaštvu, dužni su da čuvaju službenu tajnu za koju su saznali na radu ili u vezi sa radom u Pravobranilaštvu.
Koji podaci predstavljaju službenu tajnu i oznaku stepena poverljivosti određuje Gradski Javni pravobranilac, s tim da se stepen tajnosti određen u drugom organu zadržava i u postupanju Pravobranilaštva.
Gradski Javni pravobranilac, zamenik Gradskog Javnog pravobranioca, pravobranilački pomoćnik i pravobranilački pripravnici imaju službene legitimacije (u daljem tekstu: službena legitimacija).
Službene legitimacije za Gradskog Javnog praovobranioca i zamenika Gradskog Javnog pravobranioca izdaje Komisija za kadrovska, administrativna i mandatno-imunitetna pitanja Skupštine Grada Vršca (u daljem tekstu: Komisija), a za pravobranilačkog pomoćnika i pravobranilačke pripravnike službene legitimacije izdaje Gradski Javni pravobranilac.
Službena legitimacija upotrebljava se isključivo u vršenju poslova iz nadležnosti Pravobranilaštva prilikom preduzimanja pravnih i službenih radnji i u druge svrhe se ne može koristiti.
Gradskom Javnom pravobraniocu i zameniku Gradskog Javnog pravobranioca, službena legitimacija izdaje se na period na koji je postavljen na funkciju.
Službena legitimacija pravobranilačkom pomoćniku se izdaje na period od najduže pet godina od dana postavljenja, a pravobranilačkom pripravniku najduže na period od tri godine od dana prijema u radni odnos.
Na spoljnoj, čeonoj strani korica službene legitimacije utisnut je grb Grada Vršca, kao i natpis: "Grad Vršac", "Gradsko Javno Pravobranilaštvo" i naziv: "Službena legitimacija".
Na unutrašnjoj levoj strani službene legitimacije postoji prostor dimenzija širine 6 cm i visine 9 cm za: fotografiju dimenzija širine 2 cm i visine 2,5 cm, kao i mesta gde se upisuju: ime i prezime, funkcija koju vrši lice za koje je izdata službena legitimacija i registarski broj.
Na unutrašnjoj desnoj strani službene legitimacije postoji prostor dimenzija širine 6 cm i visine 9 cm za tekst: "Ova legitimacija služi imaocu kao dokaz o pravu na vršenje pravobranilačke funkcije", kao i mesta gde se upisuju: oznaka serije, serijski broj, datum i mesto izdavanja, period važenja, potpis izdavaoca i pečat.
Stranice službene legitimacije su dimenzija širine 6,5 cm i visine 9,5 cm i izrađene su od tvrde hartije bele boje.
Evidencija o izdatim službenim legitimacijama vodi se u Pravobranilaštvu.
Evidencija iz stava 1. ovog člana sadrži: redni broj, seriju izdate službene legitimacije, serijski broj, datum i potpis lica koje je službenu legitimaciju primilo.
U slučaju da lice kome je izdata službena legitimacija izgubi službenu legitimaciju, dužno je da odmah, a najkasnije u roku od tri dana, o tome obavesti Komisiju, odnosno Gradskog Javnog pravobranioca.
Izgubljena službena legitimacija, briše se iz evidencije o izdatim službenim legitimacijama i izdaje se nova.
Gradski Javni pravobranilac ili zamenik Gradskog Javnog pravobranioca kome prestane pravobranilačka funkcija pre vremena na koje je postavljen dužan je da u roku od 15 dana od dana prestanka funkcije, službenu legitimaciju vrati Komisiji.
Pravobranilački pomoćnik ili pravobranilački pripravnik dužan je da službenu legitimaciju vrati Gradskom Javnom pravobraniocu u slučaju prestanka obavljanja poslova u Pravobranilaštvu pre isteka vremena na koji je legitimacija izdata.
Na poseban zahtev lica iz stava 1. ovog člana Komisija može odobriti da imalac zadrži službenu legitimaciju, s tim što će se na istoj označiti da je stavljena van snage.
Nevažeće službene legitimacije, uništiće komisija koju obrazuje i imenuje Gradski Javni pravobranilac iz reda zaposlenih u Pravobranilaštvu.
Gradski Javni pravobranilac ima zamenika. Gradskog Javnog pravobranioca koji je odsutan ili sprečen da rukovodi Pravobranilaštvom zamenjuje zamenik.
Zaposleni u Pravobranilaštvu su pravobranilački pomoćnik, pravobranilački pripravnici i zaposleni koji rade na administrativnim i drugim pratećim poslovima.
Zaposleni u Pravobranilaštvu, u granicama svojih ovlašćenja i dužnosti, dužni su da blagovremeno i pravilno izvršavaju poslove i zadatke koji su im povereni u skladu sa propisima i pravilnikom o unutrašnjem uređenju i i sistematizaciji radnih mesta, kao o poslove i zadatke neposredno određene od strane Gradskog Javnog pravobranioca ili zamenika Gradskog Javnog pravobranioca.
Zamenik Gradskog Javnog pravobranioca kod koga je na rad raspoređen pravobranilački pripravnik dužan je da pripravniku pruži stručnu pomoć, da ga obučava u skladu sa programom obuke i da preduzme druge aktivnosti predviđene programom obuke.
Zamenik Gradskog Javnog pravobranioca kod koga je na rad raspoređen pravobranilački pomoćnik dužan je da pomoćniku pruži uputstva prilikom izrade nacrta pismena i vršenja poslova utvrđenih zakonom i drugim propisima.
Plan godišnjih odmora utvrđuje Gradski Javni pravobranilac.
Pri određivanju godišnjih odmora Gradski Javni pravobranilac vodi računa da u Pravobranilaštvu bude prisutan zamenik Gradskog Javnog pravobranioca i zaposleni potrebni za obavljanje redovnih poslova i zadataka.
Pitanja od značaja za rad Pravobranilaštva razmatraju Gradski Javni pravobranilac i Zamenik Gradskog Javnog pravobranioca (zauzimaju stavove, daju predloge, mišljenja i inicijative o pitanjima značajnim za rad i organizaciju Pravobranilaštva).
Administrativni i tehnički poslovi Pravobranilaštva obavljaju se u prostorijama Pravobranilaštva.
Administrativni i tehnički poslovi iz stava 1. ovog člana obuhvataju: vođenje upisnika, prijem i otpremanje pošte, vođenje evidencije o kretanju predmeta, vođenje pomoćnih knjiga, sačinjavanje godišnjih i polugodišnjih izveštaja o radu i arhiviranje predmeta.
Poslovi koji se odnose na lične i materijalne rashode, na obračun plata i drugih naknada kao i na javne nabavke dobara, usluga i radova kao i poslove u vezi sa radnim odnosima zaposlenih u pravobranilaštvu, vođenju evidencije u oblasti rada i pružanju pravne pomoći zaposlenima u ostvarivanju prava iz radnog odnosa obavljaju nadležne službe Gradske uprave Grada Vršca.
Gradski Javni pravobranilac vrši raspodelu predmeta.
O dodeli predmeta vodi se evidencija.
Gradski Javni pravobranilac i zamenik Gradskog Javnog pravobranioca imaju pravo i obavezu na stručno usavršavanje u skladu sa programom stručnog usavršavanja koji donosi Gradski Javni pravobranilac za svaku kalendarsku godinu.
Podaci o stručnom usavršavanju za Gradskog Javnog pravobranioca i zamenika Gradskog Javnog pravobranioca vode se za svaku kalendarsku godinu u posebnoj evidenciji Pravobranilaštva.
Pravobranilaštvo se stara o redovnoj nabavci izdanja zakona i drugih propisa, službenih glasila, stručnih časopisa i drugih stručnih publikacija potrebnih za stručno i uspešno obavljanje poslova u Pravobranilaštvu.
5. ODNOS PRAVOBRANILAŠTVA I GRAĐANA
Prijem građana ili davanje obaveštenja vrši Gradski Javni pravobranilac ili zamenik Gradskog Javnog pravobranioca.
Prijem građana vršiće se svakog radnog dana u službenim prostorijama Pravobranilaštva.
Prijem građana u Pravobranilaštvo vrši se samo po pitanjima zaštite imovinskih prava Grada Vršca, a ne i radi pravnih saveta i zaštite ličnih interesa građana.
Prilikom davanja obaveštenja, građanima se ne mogu davati podaci i dokumentacija iz predmeta, izjave o verovatnom ishodu postupka, niti ocene o pravilnosti radnji sudskih i drugih organa ili o odlukama suda i drugih organa.
Pravo na informaciju i obaveštenje iz čl. 23. ovog pravilnika ima samo lice koje je stranka u postupku, odnosno njegov zakonski zastupnik ili punomoćnik.
6. ODNOS PRAVOBRANILAŠTVA PREMA JAVNOSTI
Rad Pravobranilaštva dostupan je javnosti u granicama i na način određen zakonom i ovim pravilnikom.
Informacije nastale u radu ili u vezi sa radom Javnog Pravobranilaštva Grada Vršca, pružaju se u skladu sa odredbama Zakona o slobodnom pristupu informacijama od javnog značaja.
Ukoliko zahtev za dostavu određene informacije nije dostavljen u skladu sa zakonom iz stava 2. ovog člana, podnosilac se upućuje da ga podnese ovlašćenom licu Gradske uprave Vršac zaduženo za postupanje u skladu sa Zakonom o slobodnom pristupu informacijama od javnog značaja koje pribavlja tražene informacije od Pravobranilaštva i prosleđuje ih tražiocu informacije.
Informaciju iz stava 3. ovog člana daje Gradski Javni pravobranilac ili zamenik, koga on ovlasti, vodeći računa o tačnosti podataka i interesu Grada Vršca.
7. PRIJEM POŠTE I RUKOVANJE SA PISMENIMA I PREDMETIMA
Prijem svih podnesaka, spisa, pisama, telegrama, paketa i drugih pošiljki (u daljem tekstu: pismena) za Pravobranilaštvo vrši se u prostorijama Pravobranilaštva.
Ako se iz pismena vidi da Pravobranilaštvo kome se pismeno neposredno predaje nije nadležno za postupanje po njemu, na to će se upozoriti donosilac pismena i uputiće se nadležnom organu. Ako i pored toga donosilac zahteva da se pismeno primi, ono će se primiti, ali će se na pismenu staviti zabeležba o upozorenju.
Prijem pismena vrši se u skladu sa propisima o kancelarijskom poslovanju organa uprave.
Prijem svih pismena potvrđuje se stavljanjem štambilja, datuma prijema i čitkog potpisa na drugom primerku pismena koji se predaje, u dostavnoj knjizi, odnosno na dostavnici ili povratnici.
Na sva primljena pismena stavlja se prijemni štambilj i upisuje datum prijema koji mora biti istovetan datumu koji je stavljen na dostavnicu, povratnicu ili drugi primerak pismena.
Otisak prijemnog štambilja stavlja se po pravilu na prvu stranu, u gornji desni ugao pismena, a ako to nije moguće, otisak se stavlja na pogodno mesto prve stranice.
Pismeno primljeno u zatvorenom omotu otvara zaposleni u Pravobranilaštvu.
Poštu označenu bilo kojim stepenom tajnosti, otvara Gradski Javni pravobranilac ili zamenik Gradskog Javnog pravobranioca.
Prilikom otvaranja omota, treba obratiti pažnju da se ne oštete pismena, da se brojevi na omotu slažu sa brojevima primljenih pismena, da se prilozi ne pomešaju, da neko pismeno i prilog ne ostane u omotu i dr.
2. Osnivanje predmeta i vođenje upisnika
Nakon prijema pismena kojim se osniva novi predmet u Pravobranilaštvu, zaposleni je dužan da samo pismeno označi rednim brojem 1. u gornjem desnom uglu.
Ukoliko su uz pismeno iz stava 1. ovog člana dostavljeni i prilozi, zaposleni je dužan da priloge označi rednim brojevima od 1. do n, u gornjem desnom uglu crvenom bojom.
Prilikom prijema pismena za predmet koji je već osnovan i koji se ne nalazi u Pisarnici, zaposleni je dužan da označavanje iz st. 1. i 2. ovog člana izvrši prvim narednim ulaskom predmeta u evidenciju.
Zaposleni koji vodi upisnik dužan je da primljena i raspoređena pismena zavede u odgovarajuće upisnike, istog dana i pod istim datumom kada su i primljeni, a najkasnije prvog narednog radnog dana.
Pismena primljena prethodnog dana ulažu se u spis predmeta ukoliko je isti u Pravobranilaštvu i moraju biti predata obrađivaču predmeta najkasnije do 10,00 časova narednog radnog dana.
Pošto se izvrše sve potrebne prethodne radnje u vezi sa osnivanjem i kompletiranjem predmeta, zaposleni koji vodi upisnik predaje predmet u rad obrađivaču predmeta na osnovu beleške sačinjene na unutrašnjoj strani omota spisa.
Predaja predmeta obrađivaču i njegovo vraćanje arhivi takođe se evidentira na unutrašnjoj strani omota spisa.
Upisivanjem pismena u odgovarajući upisnik osniva se predmet, odnosno ukoliko je predmet već osnovan, pismeno se priključuje spisu predmeta na koji se odnosi.
Pismeno kojim se osniva nov predmet ulaže se u poseban omot spisa predmeta.
Lice koje vodi upisnik upisuje na omotu spisa i na pismenu oznaku predmeta, koja se sastoji od skraćene oznake upisnika, rednog broja upisa i poslednja dva broja godine u kojoj je pismeno zavedeno u upisnik.
Na omotu spisa, u donjem levom uglu, upisuje se prezime zaduženog obrađivača predmeta, a na sredini omota spisa, ispod imena, odnosno naziva stranaka, sa desne strane upisuje se predmet i vrednost predmeta spora ukoliko postoji.
Prilikom osnivanja predmeta, u popis spisa koji se nalazi na levoj unutrašnjoj strani omota, zaposleni koje vodi upisnik, pod rednim brojem 1. upisuje prvo pismeno na osnovu koga je predmet osnovan sa brojem priloga uz njega. Kasnija pismena, hronološki se upisuju pod narednim rednim brojevima i označavaju se listovi.
Popis spisa iz stava 5. ovog člana vrši administrativno tehnički saradnik prilikom svakog zaprimljenog pismena, kao i prilikom ekspedicije pismena.
Predmete i pismena hitne prirode zaposleni koji je primio dužan je da odmah unese u odgovarajući upisnik i preda u rad.
Na hitnost predmeta, odnosno na postojanje roka za preduzimanje potrebnih radnji, posebno će se upozoriti obrađivač kome je predmet predat u rad.
3. Spajanje, priključivanje, zaključivanje i prevođenje
Kada se više predmeta spoji radi sprovođenja jedinstvenog postupka, predmet koji je kasnije zaveden spaja se sa ranije zavedenim predmetom.
Na omotu spisa zajedničkog predmeta označava se predmet koji je spojen radi sprovođenja jedinstvenog postupka i ovakva beleška se unosi i u napomenu odgovarajućeg upisnika.
Spojeni predmet se vodi dalje pod oznakom zajedničkog predmeta.
Ako se jednom predmetu prilaže drugi samo radi uvida, onda se na omotu spisa predmeta kome se prilaže drugi predmet, označava grafitnom olovkom koji se predmet prilaže i ovakva beleška se unosi i u napomenu odgovarajućeg upisnika.
Upisnici se zaključuju na kraju godine.
Zaključivanje se vrši tako da se upisuju dan, mesec i godina zaključenja, redni broj poslednjeg upisa, broj rešenih i nerešenih predmeta, a na način i u skladu sa svojstvima poslovnog softvera koji se koristi u Pravobranilaštvu.
Izveštaj iz stava 1. ovog člana sačinjava i potpisuje administrativno tehnički saradnik.
Ako se pojedini predmeti konačno ne reše u godini u kojoj su zavedeni, niti u narednoj godini, prevode se sa svim potrebnim upisima u tekuću godinu, pre novih predmeta. Prevedeni predmeti zadržavaju svoju raniju oznaku. Prevođenje se vrši hronološkim redosledom prvog prijema, sa datumom prijema prvog pismena predmeta.
U napomeni odgovarajućeg upisnika upisuje se da je predmet preveden u novi upisnik sa rednim brojem predmeta u novom upisniku, a na način i u skladu sa svojstvima poslovnog softvera koji se koristi u Pravobranilaštvu.
4. Postupanje po dostavnoj naredbi i ekspedicija
Kada administrativno tehnički saradnik primi predmet od obrađivača predmeta, postupa po njegovoj dostavnoj naredbi.
Dostavna naredba obrađivača predmeta sadrži opis radnji koje je potrebno izvršiti.
Administrativno tehnički saradnik, koji je izvršio radnju iz stava 2. ovog člana upisuje datum izvršenja radnje i stavlja svoj potpis ispod dostavne naredbe.
Ekspediciju pismena radi dostavljanja vrši administrativno tehnički saradnik ili u njegovoj odsutnosti zamenik a u slučaju njegove odsutnosti Gradski Javni pravobranilac.
Pismena se po pravilu ekspeduju istog dana neposrednom predajom organu kojem su upućena, odnosno putem pošte preporučenom pošiljkom.
Na primerku pismena koji ostaje u Pravobranilaštvu konstatuje se datum ekspedicije i potpis zaposlenog koji vrši ekspediciju.
Nakon ekspedicije pismena, odnosno odmah po prijemu predmeta od obrađivača, zaposleni koji vodi odgovarajući upisnik upisuje potrebne podatke u upisnik, a zatim dalje postupa prema dostavnoj naredbi obrađivača predmeta.
Zaposleni radnik Gradske uprave zadužen za ekspediciju pismena, dužan je da pre ekspedicije pismeno overi pečatom i proveri da li je u svakom predmetu postupljeno po dostavnoj naredbi obrađivača predmeta, kao i da li su pismena snabdevena dostavnicama i potrebnim prilozima.
Zaposleni radnik Gradske uprave zadužen za ekspediciju pismena, stavljanjem datuma i potpisa u knjigu ekspedicije pošte, potvrđuje njegovu ekspediciju, a zatim predmet vraća obrađivaču predmeta ili ga odlaže u rokove u skladu sa dostavnom naredbom obrađivača predmeta.
Zaposleni radnik Gradske uprave zadužen za ekspediciju pismena vodi knjigu ekspedicije u koju upisuje sva pismena koja se ekspeduju.
Vraćene dostavnice i povratnice po kojima je dostava izvršena ulažu se odmah u predmet.
Predmeti za koje je utvrđeno da se drže u evidenciji do određenog roka, stavljaju se u rokovnik predmeta.
Rokovnik predmeta sastoji se od posebnih ormara sa pregradama.
Zaposleni su dužni da dan pre isteka roka iz stava 1. ovog člana, a najkasnije istog dana koji je određen kao rok, predmet predaju u rad obrađivaču predmeta.
U slučaju da je u predmet stiglo pismeno pre isteka roka iz stava 1. ovog člana, predmet će se odmah predati u rad obrađivaču predmeta.
U toku radnog vremena, predmeti i druga dokumentacija ne smeju se ostavljati bez nadzora.
Štambilji i pečati drže se tako da budu pristupačni samo onome ko njima rukuje.
Po završetku radnog vremena predmeti, druga dokumentacija, pečati i štambilji, drže se u zaključanim ormarima, stolovima ili kasama.
Predmet koji je konačno rešen u Pravobranilaštvu, odnosno kada je odluka u određenoj pravnoj stvari pravnosnažna i kada ne postoji mogućnost ulaganja vanrednog pravnog sredstva, po dostavnoj naredbi obrađivača predmeta stavlja se u arhivu.
Na sve poslove i radnje koje se obavljaju u Pravobranilaštvu, a koje nisu regulisane ovim pravilnikom, shodno se primenjuju propisi o kancelarijskom poslovanju u organima uprave.
Podaci od značaja za rad Pravobranilaštva upisuju se u upisnike, pomoćne knjige i druge evidencije.
Upisnici se vode u elektronskoj formi, a pomoćne knjige u pisanoj formi.
Upisnici služe za upisivanje pismena kojima se u Pravobranilaštvu osniva predmet, evidentira tok postupka i pojedine radnje obavljene u toku postupka, a vode ih zaposleni u Pisarnici.
Pomoćne knjige služe za evidentiranje podataka na osnovu kojih mogu brže i lakše da se pronađu pismena, kao i za upisivanje dopunskih i drugih podataka koji se ne evidentiraju u upisnicima, a vodi ih administrativno tehnički saradnik.
Za upisnike koji se vode u elektronskoj formi, na kraju svake radne nedelje sačinjava se kopija podataka u elektronskoj formi (na USB-u) koja se čuva u evidenciji Pravobranilaštva.
U Pravobranilaštvu se vode sledeći upisnici:
1. Upisnik za parnične predmete "P",
2. Upisnik za izvršne predmete "I",
3. Upisnik za predmete pravnih mišljenja "M",
4. Upisnik za adhezione predmete "A",
5. Upisnik za upravne predmete "U",
6. Upisnik za vanparnične predmete "R",
7. Upisnik za predmete zamene "Rz",
8. Upisnik za predmete ostalo "O", i
9. Upisnik za predmete uprave u Pravobranilaštvu "JP".
10. Upisnik za predmete preventivnog delovanja "PR".
U Upisnik za parnične predmete "P" zavode se tužbe u parničnim stvarima.
U Upisnik za izvršne predmete "I" zavode se predlozi za izvršenje i protivizvršenje, predlozi za obezbeđenje i ostali predlozi po zakonu kojim se uređuje postupak izvršenja i obezbeđenja.
U Upisnik iz stava 1. ovog člana zavode se i rešenja doneta u izvršnom postupku povodom predloga drugih poverilaca koje je sud dostavio Pravobranilaštvu.
U Upisnik za predmete pravnih mišljenja "M" zavode se zahtevi organa Grada Vršca i subjekata koje zastupa Pravobranilaštvo radi davanja pravnog mišljenja i pružanja druge stručne pomoći u vezi sa zaključivanjem ugovora iz oblasti imovinsko pravnih odnosa, privrednopravnih ugovora i drugim imovinsko pravnim pitanjima.
U Upisnik iz stava 1. ovog člana zavode se i zahtevi drugih državnih organa i drugih organa i organizacija za davanje mišljenja Pravobranilaštva.
U Upisnik za adhezione predmete "A" zavode se predlozi postavljeni u krivičnom postupku radi dosude imovinskog zahteva nastalog usled izvršenja krivičnog dela (naknada prouzrokovane štete, povraćaj oduzete stvari, poništaj pravnog posla zasnovanog na krivičnom delu) i svi drugi predmeti u kojima sud odlučuje u krivičnom postupku.
U Upisnik za upravne predmete "U" zavode se zahtevi za pokretanje upravnog postupka, tužbe kojima se pokreće upravni spor protiv upravnih akata kojima je rešavano o pravu ili obavezi u upravnoj stvari, zahtevi za pokretanje postupka vraćanja oduzete imovine i obeštećenja za oduzetu imovinu, kao i drugi zahtevi na koje se primenjuju odredbe zakona kojima se uređuje upravni postupak i upravni spor.
U Upisnik za vanparnične predmete "R" zavode se predmeti o kojima sud odlučuje u vanparničnom postupku.
U Upisnik za predmete zamene "Rz" zavode se zamolnice Pravobranilaštva upućene drugim pravobranilaštvima, kao i zamolnice drugih pravobranilaštava i drugih organa, radi zamene u zastupanju pred sudovima i drugim nadležnim organima.
U Upisnik za predmete ostalo "O" zavode se svi drugi zahtevi i predmeti koji se ne zavode u ostalim upisnicima iz člana 53. ovog pravilnika.
U Upisnik za predmete uprave u Pravobranilaštvu "JP" zavode se pismena koja se odnose na poslove uprave, akta koja donosi Gradski pravobranilac, pozivi, opšta uputstva, zaključci (pravni stavovi).
U upisnik za predmete preventivnog delovanja "PR" zavode se predmeti preventivnog delovanja.
Upisnici se vode zasebno za svaku vrstu predmeta i za svaku kalendarsku godinu.
Zaposleni koji vodi upisnik, pre upisa novog predmeta, provera da li već postoji predmet osnovan po istoj pravnoj stvari i uz konsultaciju sa Gradskim pravobraniocem određuje ili novi broj predmeta ili primljene spise združuje sa već postojećim brojem.
U Pravobranilaštvu se vode:
- dostavna knjiga pošte
- knjiga ekspedicije pošte,
- knjiga izdatih predmeta iz arhive.
U dostavnu knjigu pošte upisuju se pismena koja su zaprimljena putem pisarnice Gradske uprave.
U knjigu ekspedicije pošte upisuju se sva pismena koja se ekspeduju iz Pravobranilaštva u toku radnog dana.
Zaposleni koji priprema pismena za ekspediciju dužan je da u svemu postupa u skladu sa članom 45. stav 1. ovog pravilnika i da nakon izvršenih radnji, pismeno pripremljeno za ekspediciju upiše u knjigu ekspedicije i stavi svoj potpis.
Zaposleni zadužen za ekspediciju pismena dužan je da nakon ekspedicije pismena iz stava 1. ovog člana vrati dokaz o izvršenoj ekspediciji pošte i u knjigu ekspedicije upiše datum vraćanja dokaza i stavi svoj potpis.
U knjigu izdatih predmeta iz arhive upisuju se predmeti koje je obrađivaču predmeta, na njegov zahtev, administrativno tehnički saradnik izdao iz arhive.
U imenik se upisuje naziv organa ili pravnog lica, odnosno prezime i ime lica na koje se postupak odnosi, a vodi se na način i u skladu sa svojstvima poslovnog softvera koji se koristi u Pravobranilaštvu.
U upisnike i pomoćne knjige, podaci, kao i pogrešni upisi upisuju se na način i u skladu sa svojstvima poslovnog softvera koji se koristi u Pravobranilaštvu.
Upisnici se zaključuju na kraju godine na način i u skladu sa svojstvima poslovnog softvera koji se koristi u Pravobranilaštvu.
Imenici i pomoćne knjige se po pravilu ne zaključuju, osim ako za pojedine od njih nije drugačije određeno.
Odlaganje predmeta u arhivu vrši se na osnovu dostavne naredbe Gradskog Javnog pravobranioca ili Zamenika Gradskog Javnog pravobranioca i čuvaju se u arhivi kao završeni.
Pored dostavne naredbe iz stava 1. ovog člana, obrađivač predmeta na koricama predmeta upisuje i sledeće podatke koji se odnose na način kako je predmet rešen, i to:
1. za parnične predmete "P" - spor dobijen, spor izgubljen, spor delimično dobijen, spor delimično izgubljen, rešeno na drugi način,
2. za izvršne predmete "I" - postupak izvršenja sproveden u celosti - sredstva skinuta sa računa izvršnog dužnika, postupak izvršenja sproveden u celosti - sredstva uplaćena na račun izvršnog poverioca, postupak obustavljen,
3. za predmete pravnih mišljenja "M" - mišljenje pozitivno, mišljenje negativno, rešeno na drugi način,
4. za adhezione predmete "A" - imovinsko-pravni zahtev postavljen, imovinsko-pravni nije zahtev postavljen, rešeno na drugi način,
5. za upravne predmete "U" - Upravni postupak - predlog usvojen, predlog delimično usvojen, predlog odbijen, rešeno na drugi način, Upravni spor - spor dobijen, spor izgubljen, rešeno na drugi način i
6. za vanparnične predmete "R" - predlog usvojen, predlog delimično usvojen, predlog odbijen, rešeno na drugi način.
Na omotu spisa predmeta koji se arhivira, broj predmeta se zaokružuje crvenom bojom.
Na predmete koji se odlažu u arhivu stavlja se oznaka roka čuvanja, odnosno predmeti se čuvaju trajno.
Predmeti odloženi u arhivu sređuju se po vrsti (parnični, upravni, izvršni i dr.) i po rednim brojevima, u posebne fascikle na čiji omot se upisuje skraćena oznaka i redni brojevi predmeta (npr. P 2015/100-200).
Predmetima odloženim u arhivu rukuje administrativno tehnički saradnik.
O izdatim predmetima iz arhive vodi se posebna evidencija, uz naznačenje kome je predmet izdat i kada treba da se vrati u arhivu.
Završeni predmeti u tekućoj i prethodnoj godini čuvaju se po pravilu u Pravobranilaštvu (priručna arhiva) najduže dve godine, sređeni po oznakama upisnika i rednim brojem predmeta, a posle ovog roka sa odgovarajućim upisnicima i drugim pomoćnim knjigama čuvaju se u posebnoj arhivskoj prostoriji.
Predmeti koji se čuvaju u arhivi moraju biti zaštićeni od vlage i požara i obezbeđeni od oštećenja, uništenja i krađe.
Predmeti koji se čuvaju u priručnoj arhivi iz stava 1. ovog člana drže se u zasebnom ormaru u Pravobranilaštvu, sređeni po oznakama upisnika i rednim brojevima predmeta.
Na kraju tekuće godine, predmeti iz priručne arhive kojima je protekao rok od dve godine prenose se na dalje čuvanje u arhivu zajedno sa pomoćnim knjigama ako iste nisu potrebne za tekući rad.
Pre stavljanja predmeta u arhivu administrativno tehnički saradnik proverava da li su spisi predmeta hronološkim redom složeni i spojeni i da li je predmet konačno završen.
Predmetima stavljenim u arhivu rukuje administrativno tehnički saradnik.
Na pitanja u vezi sa arhiviranjem koja nisu regulisana ovim pravilnikom shodno se primenjuju odredbe propisa o arhivskoj građi i registraturskom materijalu.
10. NADZOR NAD PRIMENOM PRAVILNIKA
Gradski Javni pravobranilac ili zamenik Gradskog Javnog pravobranioca vrši nadzor nad primenom odredbi ovog pravilnika i može dati bliža uputstva i objašnjenja.
Kršenje odredbi ovog pravilnika predstavlja težu povredu radne obaveze.
11. PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Odredbe ovog Pravilnika koje se odnose na softversku evidenciju primenjuju se od dana uvođenja softverske evidencije a odredbe ovog pravilnika primenjivaće se od 1. septembra 2016. godine.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu Grada Vršca", a objaviće se po dobijanju saglasnosti Gradskog veća Grada Vršca.