BILATERALNI SPORAZUMIZMEĐU REPUBLIKE SRBIJE I CRNE GORE ZA PROGRAM PREKOGRANIČNE SARADNJE "SRBIJA - CRNA GORA" U OKVIRU KOMPONENTE IPA II ZA PERIOD 2014-2020. GODINE("Sl. glasnik RS - Međunarodni ugovori", br. 7/2016) |
REPUBLIKA SRBIJA (u daljem tekstu: Srbija) i CRNA GORA, u daljem tekstu: Strane,
Imajući u vidu:
Sprovedbenu uredbu Komisije (EU) broj 447/2014 od 2. maja 2014. godine o posebnim pravilima za sprovođenje Uredbe (EU) broj 231/2014 Evropskog parlamenta i Saveta kojom se uspostavlja Instrument za pretpristupnu pomoć (IPAII), a posebno član 52. stav 5. te uredbe,
- dva odvojena Okvirna sporazuma, od kojih je jedan zaključen između Republike Srbije i Evropske komisije (u daljem tekstu: Komisija) i ratifikovan 23. decembra 2014. godine, a drugi između Crne Gore i Komisije koji je stupio na snagu 4. juna 2015. godine kojima se utvrđuju modaliteti za sprovođenje IPA II, a naročito član 69. u tim sporazumima,
S OBZIROM NA TO DA:
(1) Zajednička pravila i procedure za sprovođenje instrumenata Evropske unije za finansiranje spoljnog delovanja utvrđeni su u Uredbi (EU) broj 236/2014 od 11. marta 2014. godine.
(2) Instrument za pretpristupnu pomoć II (IPA II) je uspostavljen Uredbom (EU) broj 231/2014 od 11. marta 2014. godine.
(3) Dodatna pravila kojima se uređuje sprovođenje IPA II navedena su u Sprovedbenoj uredbi Komisije (EU) broj 447/2014 od 2. maja 2014. godine.
(4) Okvirni sporazum između Republike Srbije i Evropske komisije o pravilima za sprovođenje finansijske pomoći Evropske unije Republici Srbiji u okviru Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA II) (u daljem tekstu: Okvirni sporazum sa Srbijom) zaključen je 23. decembra 2014. godine, a stupio je na snagu 30. decembra 2014. godine.
(5) Okvirni sporazum između Crne Gore i Evropske komisije o modalitetima za sprovođenje finansijske pomoći Evropske unije Crnoj Gori u okviru Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA II) (u daljem tekstu: Okvirni sporazum sa Crnom Gorom) potpisan je u Briselu 30. januara 2015. godine i u Podgorici 26. februara 2015. godina, i nakon što ga je ratifikovao Parlament Crne Gore, stupio je na snagu 4. juna 2015. godine.
(6) Dokument (u daljem tekstu: Programski dokument) kojim se utvrđuje Program prekogranične saradnje "Srbija - Crna Gora" u okviru IPA II za period 2014-2020. (u daljem tekstu: Program) odobrile su Srbija i Crna Gora putem odluke Radne grupe za programiranje, donete u avgustu 2014. godine, a zatim ga je usvojila Komisija 10. decembra 2014. godine putem Sprovedbene odluke Komisije broj S(2014) 9423.
(7) Komisija će opredeliti finansijska sredstva za Program, isključujući prioritet koji se odnosi na tehničku pomoć, na godišnjoj osnovi putem Sprovedbenih odluka Komisije, s tim da je doprinos iz budžetske 2014. godine već opredeljen putem Sprovedbene odluke Komisije broj S(2014) 9423 i da će isto biti učinjeno i za predstojeće godine.
(8) Jedinstveni trilateralni Finansijski sporazum će biti zaključen između Republike Srbije i Crne Gore s jedne strane, i Komisije s druge strane, za svaku godišnju obavezu koju Komisija izvrši za Program, isključujući prioritet koji se odnosi na tehničku pomoć, tako da će ukupno sedam Finansijskih sporazuma biti zaključeno u toku perioda trajanja Programa. U tom sporazumu će biti utvrđeno Telo za ugovaranje za Program, koje će se nalaziti u Republici Srbiji.
(9) Standardni metod sprovođenja za Program, isključujući prioritet koji se odnosi na tehničku pomoć, biće sistem indirektnog upravljanja, na osnovu člana 7. Okvirnih sporazuma (u daljem tekstu: Okvirni sporazumi), koji će biti utvrđen za svaku godišnju alokaciju u relevantnoj Sprovedbenoj odluci Komisije, i potvrđen za svaku godišnju alokaciju zaključivanjem relevantnog Finansijskog sporazuma, kojim će Komisija zadatke koji se odnose na izvršenje budžeta poveriti Republici Srbiji.
(10) Članom 69. Okvirnih sporazuma uspostavlja se pravni zahtev za Republiku Srbiju s jedne strane, i Crnu Goru s druge strane, da zaključe Sporazum kojim se uređuju njihovi odnosi i relevantne nadležnosti u pogledu Programa kada se primenjuje sistem indirektnog upravljanja. U istom članu utvrđene su minimalne informacije koje takav Sporazum treba da sadrži.
(11) Nadležnosti Ministarstva finansija Republike Srbije i Kancelarije za evropske integracije Republike Srbije u pogledu upravljanja prekograničnom saradnjom, uključujući Program, predviđene su Zakonom o ministarstvima ("Službeni glasnik RS", br. 44/14, 14/15 i 54/15), Uredbom o osnivanju Kancelarije za evropske integracije ("Službeni glasnik RS", br. 126/07, 117/08, 42/10, 48/10 i 106/12), Uredbom Vlade o upravljanju programima pretpristupne pomoći Evropske unije (IPA II) za period 2014-2020. ("Službeni glasnik RS", broj 86/15), Odlukom o određivanju odgovornih lica i tela u sistemu upravljanja programima pretpristupne pomoći Evropske unije za period 2014-2020. ("Službeni glasnik RS", broj 93/15), i Pravilnicima o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta Ministarstva finansija Republike Srbije i Kancelarije za evropske integracije Republike Srbije. Podudarne nadležnosti Ministarstva vanjskih poslova i evropskih integracija Crne Gore i CJFU Crne Gore koja je Direktorat u okviru Ministarstva finansija utvrđene su u Uredbi o organizaciji indirektnog upravljanja sprovođenja finansijske pomoći Evropske unije u okviru instrumenta pretpristupne podrške Evropske unije (IPA II).
ZAKLJUČILE SU OVAJ SPORAZUM:
OPŠTE ODREDBE
(1) Izrazi koji se koriste u ovom sporazumu imaju, osim u slučaju da je u ovom sporazumu izričito drugačije određeno, isto značenje koje im je dodeljeno u Okvirnim sporazumima, posebno u pogledu definicija iz čl. 1, 3. i 64. Okvirnih sporazuma.
(2) Pod uslovom da ne postoji izričita suprotna odredba, pozivanje na ovaj sporazum, zakonodavstvo ili drugu dokumentaciju predstavlja pozivanje na ovaj sporazum, zakonodavstvo ili drugu dokumentaciju, uključujući njihove izmene, dopune ili zamene po potrebi.
(3) Naslovi u ovom sporazumu nemaju pravni značaj i ne utiču na njegovo tumačenje.
Nevažeće odredbe i nenamerne praznine
Ukoliko neka odredba ovog sporazuma postane nevažeća ili ukoliko ovaj sporazum sadrži nenamerne praznine, to neće uticati na punovažnost ostalih odredbi ovog sporazuma. Strane će zameniti svaku nevažeću odredbu važećom odredbom ili sporazumom kojima se u najvećoj mogućoj meri ostvaruju svrha i namera ovog sporazuma. Strane će popuniti sve nenamerne praznine odredbom ili sporazumom koji su najprikladniji svrsi i nameri ovog sporazuma u skladu sa Okvirnim sporazumima, Programskim dokumentom i relevantnim Finansijskim sporazumima. U slučaju neslaganja ili sukoba između odredaba ovog sporazuma s jedne strane, i odredaba Okvirnog sporazuma s druge, Okvirni sporazum ima prednost.
(1) Ovim sporazumom uređuju se odnosi između Republike Srbije i Crne Gore i utvrđuju se njihove odnosne uloge i nadležnosti u pogledu upravljanja Programom i sprovođenja Programa kada se primenjuje sistem indirektnog upravljanja, u skladu sa članom 73. stav 1. i članom 7. tačka (b), Okvirnih sporazuma. Ovaj sporazum se ne primenjuje na prioritet koji se odnosi na tehničku pomoć u okviru Programa, jer se taj prioritet sprovodi u sistemu direktnog upravljanja. Ovaj sporazum je sačinjen u skladu sa odredbama iz člana 69. prethodno pomenutih Okvirnih sporazuma, u kojem su precizirane minimalne informacije koje takav Sporazum treba da sadrži.
(2) Odredbe su ograničene na one odredbe kojima se pojašnjavaju ili dopunjuju sporazumi uspostavljeni u Okvirnim sporazumima, Programskom dokumentu i relevantnim Finansijskim sporazumima, s tim da se poslednje pomenuti ne poništavaju niti zamenjuju tim odredbama. Postupci utvrđeni u ovom sporazumu, prethodno pomenutim Okvirnim sporazumima, Programskom dokumentu i relevantnim Finansijskim sporazumima se stoga primenjuju u celosti i istovremeno.
(3) Ovaj sporazum se može dopuniti 1) detaljnim procedurama koje se primenjuju na nivou programa, a koje će razmotriti i na koje će komentare dati Zajednički odbor za praćenje i koje će biti obavezujuće za relevantne državne organe u Srbiji i Crnoj Gori; 2) ako je prikladno i potrebno, sekundarnim zakonodavstvom, međuinstitucionalnim sporazumima i detaljnim procedurama koji se primenjuju na državnom nivou. Vrsta, prikladnost i propisno sprovođenje detaljnog programa i procedura na državnom nivou koje utiču na sprovođenje Programa podležu pregledu i odobrenju od strane Nacionalnog službenika za odobravanje u Republici Srbiji nakon konsultacija sa svim relevantnim telima Programa.
STRUKTURE ZA SPROVOĐENJE, ULOGE I NADLEŽNOSTI
Strukture i tela za sprovođenje Programa
(1) Strukture i tela za sprovođenje Programa navedeni su u članu 74. Okvirnih sporazuma, i stoga u njih spadaju Nacionalni IPA koordinatori iz obe zemlje; Nacionalni službenik za odobravanje i Upravljačka struktura za Program koji se nalaze u Republici Srbiji; Operativne strukture u svakoj zemlji, koje uključuju Telo za ugovaranje za Program u slučaju Operativne strukture u Srbiji; Revizorsko telo, kojem će pomoć pružati Grupa revizora, Zajednički odbor za praćenje; i Zajednički tehnički sekretarijat. Budući da će se Telo za ugovaranje za Program nalaziti u Republici Srbiji, Nacionalnog službenika za odobravanje, Upravljačku strukturu, Operativnu strukturu, uključujući i Telo za ugovaranje i Revizorsko telo za Program IPA II odrediće Vlada Republike Srbije.
(2) Vlada Republike Srbije će nastojati da se ažuriraju imenovanja i postavljenja na funkcije Nacionalnog IPA koordinatora Srbije, Nacionalnog službenika za odobravanje i Rukovodioca operativne strukture Republike Srbije, kako je navedeno u čl. 5, 6. i 7. ovog sporazuma, kao i da se određene institucije postave za tela u sastavu Upravljačke strukture i Operativne strukture Srbije, kako je navedeno u čl. 6. i 7, kao i Revizorskog tela. U skladu sa upućivanjima iz tačke 11. Preambule ovog sporazuma, Vlada Crne Goreće zauzvrat nastojati da se ažuriraju imenovanja i postavljenja na funkcije Nacionalnog IPA koordinatora Crne Gore, kao i da se određene institucije postave za tela u sastavu Operativne strukture Crne Gore, kako je navedeno u članu 7. ovog sporazuma. Takva imenovanja i postavljenja se sprovode u formi propisanoj nacionalnim zakonodavstvom, i stoga sama po sebi mogu predstavljati sekundarno zakonodavstvo, kao što su Uredbe ili Odluke koje donesu Vlada Republike Srbije ili Vlada Crne Gore. Vlada Republike Srbije ili Vlada Crne Gore dodatno se obavezuju da ažuriraju ta imenovanja i postavljenja, i da o bilo kakvim promenama odmah obaveste jedna drugu.
(3) Međuinstitucionalni sporazumi mogu biti zaključeni između funkcija i/ili tela navedenih u prvom stavu ovog člana i u članu 7. u slučajevima kada se primenjuju odredbe iz člana 11. stav 3. Okvirnih sporazuma sa Republikom Srbijom i Crnom Gorom, tj. u slučajevima kada relevantnim pravnim aktima na državnom nivou nisu utvrđene linije odgovornosti i izveštavanja. Naročito, međuinstitucionalni sporazum zaključuje se između Nacionalnog službenika za odobravanje i Rukovodioca operativne strukture Republike Srbije, dok se dva dodatna sporazuma, kako je propisano članom 4. stav 3. tačka (v) Aneksa A Okvirnih sporazuma, mogu zaključiti između 1) tela u sastavu Operativne strukture Republike Srbije i 2) tela u sastavu Operativne strukture Crne Gore, ako je relevantno. Takvim sporazumima se ne poništava niti zamenjuje nijedna odredba iz ovog sporazuma; u slučaju nedoslednosti, primenjuje se ovaj sporazum.
(4) Kratki opisi uloga i odgovornosti za svaku funkciju i telo pomenute u prvom stavu ovog člana i u članu 7, navedeni su u ovom odeljku; pojedinosti o pojedinačnim zadacima za određene funkcije i tela navedeni su u relevantnim članovima u narednim Odeljcima ovog sporazuma. Navedene odredbe se, po potrebi, dopunjuju procedurama na nivou programa i/ili države.
(5) Formiranje i funkcionisanje svih tela pomenutih u ovom odeljku, kao i odnosi između njih, podležu verifikaciji upravljanja u skladu sa članom 12. Detaljni sporazumi će biti opisani u procedurama na nivou programa.
U pogledu programa, Nacionalni IPA koordinator Srbije imenuje se i vrši dužnosti u skladu sa čl. 10, 11. i 75. Okvirnog sporazuma sa Srbijom, kao i sa klauzulom 1. Aneksa A tog sporazuma. Isto važi i za Nacionalnog IPA koordinatora Crne Gore, samo uz pozivanje na Okvirni sporazum sa Crnom Gorom.
Nacionalni službenik za odobravanje i Upravljačka struktura
(1) Nacionalni službenik za odobravanje se imenuje i vrši dužnosti u vezi sa Programom u skladu sa čl. 10. i 11. Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom, kao i sa klauzulom 2 Aneksa A tog sporazuma. Nacionalni službenik za odobravanje naročito snosi odgovornost za 1) finansijsko upravljanje Programom, i 2) uspostavljanje i održavanje sistema dobrog upravljanja i kontrole za Program, u skladu sa čl. 13. i 14. Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom, i u skladu sa Aneksom B tog sporazuma.
(2) U skladu sa članom 10. stav 2. Okvirnog sporazuma sa Srbijom, Upravljačku strukturu za Program čine Nacionalni fond i Jedinica za podršku Nacionalnom službeniku za odobravanje; oba tela su u okviru Ministarstva finansija i odgovorni su Nacionalnom službeniku za odobravanje. Oni se imenuju i vrše svoje relevantne dužnosti u pogledu Programa, u skladu sa čl. 10. i 11. Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom, kao i sa članom 3. Aneksa A tog sporazuma. Za zadatke koji se odnose na finansijsko upravljanje Programom zadužen je Nacionalni fond, dok je za izvršavanje zadataka koji se odnose na sistem za upravljanje i kontrolu Programa zadužena Jedinica za podršku Nacionalnom službeniku za odobravanje.
Operativne strukture i Telo za kontrolu
(1) Operativnu strukturu Republike Srbije za sprovođenje Programa čine Rukovodilac operativne strukture, zajedno sa Jedinicom za podršku, Telom za prekograničnu saradnju (u daljem tekstu: Telo za PGS Srbije) i Telom za ugovaranje; prva dva su u okviru Kancelarije za evropske integracije Republike Srbije, a poslednje u okviru Ministarstva finansija Republike Srbije.
(2) Operativnu strukturu Crne Gore za sprovođenje Programa čine Rukovodilac operativne strukture, Telo za prekograničnu saradnju (u daljem tekstu: Telo za PGS Crne Gore) i Telo za kontrolu. Ulogu Rukovodioca operativne strukture vrši Generalni direktor za koordinaciju programima pomoći EU u Ministarstvu vanjskih poslova i evropskih integracija, dok ulogu Tela za PGS Crne Gore vrši Direktorat za regionalnu i teritorijalnu saradnju u okviru Ministarstva vanjskih poslova i evropskih integracija. Osim toga, Telo za kontrolu Crne Gore biće sastavni deo sistema za upravljanje i kontrolu. Dužnosti Tela za kontrolu Crne Gore izvršava Direktorat za finansiranje i ugovaranje sredstava EU pomoći (CJFU) u okviru Ministarstva finansija Crne Gore.
(3) Osoblje i institucije u sastavu obe Operativne strukture imenuju se i dužni su da zajedno obezbede vršenje dužnosti u pogledu Programa u skladu sa čl. 10, 11, 76. i 4. Aneksa A Okvirnih sporazuma.
(4) Tela za PGS Republike Srbije i Crne Gore dužna su da zajedno obezbede izvršenje svih zadataka koji se odnose na programiranje, uključujući sve izmene Programskog dokumenta; upravljanje tehničkom pomoći u okviru Programa;1 sprovođenje na nivou programa (nasuprot nivou ugovora), uključujući uspostavljanje Zajedničkog tehničkog sekretarijata i upravljanje tim sekretarijatom; praćenje, evaluaciju i izveštavanje na nivou programa, uključujući uspostavljanje i organizaciju Zajedničkog odbora za praćenje; raspoloživost informacija o Programu, kao i javnost i vidljivost tih informacija. Ova tela su takođe dužna da osiguraju redovnu i neometanu komunikaciju između Operativnih struktura Republike Srbije i Crne Gore.
(5) Telo za ugovaranje je odgovorno za odabir operacija, potpisivanje ugovora sa vodećim korisnicima,2 verifikaciju upravljanja i plaćanje tim korisnicima; zadaci se obavljaju bez obzira na to da li se potencijalni ili postojeći vodeći korisnici nalaze u Republici Srbiji ili Crnoj Gori. Za potrebe ovog sporazuma "operacija" znači projekat, ugovorili grupu projekata koje odabere Telo za ugovaranje predmetnog programa, kako je utvrđeno u članu 64. Okvirnih sporazuma. Telo za ugovaranje takođe obezbeđuje, između ostalog, tok revizije i računovodstvenu funkciju na nivou ugovora i plaćanja.
(6) U kontekstu verifikacije upravljanja operacijama, Telo za kontrolu Crne Gore vrši kontrolu troškova koji nastanu za korisnike3 registrovane u Crnog Gori i prijavljuje ih Telu za ugovaranje, posebno u pogledu zakona i svih podzakonskih akata koji se primenjuju u Crnog Gori, i izdaje potvrdu Telu za ugovaranje o prihvatljivosti troškova o kojima se izveštava. Za ove zadatke, Telo za kontrolu je odgovorno Telu za ugovaranje koje može da se pridruži Telu za kontrolu za potrebe verifikacija na licu mesta na nivou partnera programa i najvažnijih korisnika sa teritorije Crne Gore. Učestalost i obim učešća Tela za ugovaranje u proverama na licu mesta biće definisani u procedurama Programa.
______________
1 Modaliteti koji se primenjuju
na takvu tehničku pomoć nisu precizirani u ovom sporazumu, budući da se prioritet
Programa koji se odnosi na tehničku pomoć sprovodi u sistemu direktnog upravljanja.
2 U smislu člana 71. stav
2. Okvirnih sporazuma.
3 U smislu člana 64, tačka
(b), Okvirnih sporazuma.
Revizorsko telo i Grupa revizora
(1) Dužnosti Revizorskog tela u vezi sa Programom vrše se u skladu sa čl. 10, 11. i 77. Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom, kao i sa klauzulom 5. Aneksa A tog sporazuma. Revizorsko telo je nezavisno u funkcionalnom i finansijskom smislu od ostalih tela navedenih u ovom odeljku II, izuzev Grupe revizora.
(2) Budući da se nadležnost Revizorskog tela ne primenjuje u Crnoj Gori, njemu pomoć pruža Grupa revizora u skladu sa članom 77. stav 3. Okvirnih sporazuma. Grupu čini po jedan predstavnik sa odgovarajućim kvalifikacijama iz Republike Srbije i Crne Gore, kojeg imenuje Revizorsko telo, odnosno Revizorsko telo Crne Gore. Svaka država će snositi troškove procesa revizije na svojoj teritoriji.
(3) Poslovnik Grupe revizora sačinjava Revizorsko telo i usaglašava ga sa Revizorskim telom Crne Gore. Između ostalog, u Poslovniku se navode dužnosti Grupe revizora, podela odgovornosti između predstavnika Republike Srbije i Crne Gore, kao i postupci koje svaki od predstavnika mora poštovati, uključujući pristup informacijama kojima raspolaže drugi predstavnik, učestalost sastanaka, procedura za donošenje odluka i minimalne kvalifikacije koje moraju imati članovi Grupe. Grupom revizora predsedava Revizorsko telo, a kopija svakog dokumenta izdatog Nacionalnom IPA koordinatoru Republike Srbije i/ili Nacionalnom službeniku za odobravanje Srbije, u skladu sa članom 5. stav 3. Aneksa A Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom, automatski se šalje Nacionalnom IPA koordinatoru Crne Gore. Za članove Grupe revizora određuju se predstavnici sa odgovarajućim kvalifikacijama, kao i po jedan zamenik za svakog predstavnika.
(1) U skladu sa članom 78. Okvirnih sporazuma, formira se Zajednički odbor za praćenje za Program (Zajednički odbor za praćenje se može formirati u bilo kom trenutku nakon stupanja na snagu Okvirnih ugovora sa Republikom Srbijom i Crnom Gorom, ali ne kasnije od šest meseci nakon stupanja na snagu prvog finansijskog sporazuma). Odborom predsedava Rukovodilac Operativne strukture Crne Gore, a odbor se sastaje najmanje dva puta godišnje. Svaka zemlja ima jedan glas, a odluke se donose na osnovu jednoglasnosti. U slučaju da je to potrebno, svaka zemlja može da razvije interne procedure kojima se uređuje način na koji njeni predstavnici donose odluke među sobom, u vezi sa pitanjima koja se razmatraju na Zajedničkom odboru za praćenje. Institucije koje imenuju predstavnike i zamenike utvrđuje Telo za PGS Srbije i Telo za PGS Crne Gore, svako za svoju zemlju, u skladu sa odredbama iz člana 78. stav 3. Okvirnih sporazuma. Potrebno je da predstavnici i zamenici potpišu Izjave o nepristrasnosti i poverljivosti.
(2) Odgovornosti Zajedničkog odbora za praćenje obuhvataju, ali ne ograničavaju se na, odgovornosti navedene u članu 78. stav 8. Okvirnih sporazuma. U tom kontekstu, Odbor je dužan da razmotri i da da komentare na svaki dokument koji je relevantan na nivou programa. U slučaju priručnika o procedurama koje primenjuje Zajednički tehnički sekretarijat, taj priručnik odobravaju obe Operativne strukture.
(3) U svojstvu Sektorskog odbora za praćenje, u skladu sa članom 74. stav 2. Okvirnih sporazuma, Zajednički odbor za praćenje podnosi izveštaj Odboru za praćenje IPA u Srbiji, a kopiju dostavlja Nacionalnom IPA koordinatoru Crne Gore, koja je predmet diskusije u kontekstu Odbora za praćenje IPA Crne Gore.
(4) Poslovnik za Zajednički odbor za praćenje sačinjava Telo za PGS Republike Srbije, a zatim ga usaglašava sa Telom za PGS Crne Gore, kao i sa Nacionalnim službenikom za odobravanje, telima u sastavu Upravljačke strukture, telima obe Operativne strukture, kao i sa Komisijom. Uz poštovanje odredaba iz Okvirnih sporazuma, Programskog dokumenta i ovog sporazuma, Poslovnikom se utvrđuju, između ostalog, dodela prava i obaveza telima na nivou programa ili države, uključujući i prava i obaveze koje se odnose na funkcionisanje i organizaciju Zajedničkog odbora za praćenje, rokovi za izvršavanje svakog zadatka, mesto i vreme održavanja sednica Zajedničkog odbora za praćenje, kao i modaliteti koje je potrebno primeniti kada Zajednički odbor za praćenje donosi odluke pisanim putem; u slučaju da se ne mogu definisati precizni sporazumi u vreme izrade Poslovnika, u Poslovniku se navode mehanizmi koji se primenjuju za dodelu dužnosti, određivanje rokova, itd. Obrazac Izjave o nepristrasnosti i poverljivosti, koji treba da popune svi članovi Zajedničkog odbora za praćenje, prilaže se u aneksu; obrazac naročito sadrži odredbu o suzdržavanju članova Odbora od donošenja odluka o operacijama u vezi sa kojima mogu biti u sukobu interesa, u skladu sa članom 17. Pravilnik treba da sadrži dužnosti Zajedničkog odbora za praćenje kako je to predviđeno članom 78. Okvirnog sporazuma, te je stoga odgovoran za:
1. određivanje tematskih prioriteta, specifičnih ciljeva, krajnjih korisnika i poseban fokus svakog javnog poziva za dostavljanje ponuda koji odobrava Komisija;
2. ispitivanje i davanje savetodavnog mišljenja o spisku operacija koje se odabiraju u okviru javnog poziva za dostavljanje ponuda pre donošenja odluke o dodeli bespovratnih sredstava. Telo za ugovaranje donosi konačnu odluku o dodeli bespovratnih sredstava;
3. razmatranje ostvarenog napretka u pogledu ostvarivanja posebnih ciljeva, očekivanih rezultata i postignuća po tematskim prioritetima, kako je određeno u programu prekogranične saradnje, na osnovu informacija koje obezbede operativne strukture država učesnica. Napredak će se pratiti na osnovu pokazatelja utvrđenih u programu prekogranične saradnje;
4. ispitivanje relevantnih nalaza i zaključaka, kao i predloga za preduzimanje naknadnih korektivnih mera koje proizilaze iz provera na terenu, praćenja i evaluacija, ukoliko su dostupne;
5. odobravanje predloga za revidiranje programa prekogranične saradnje. Kada god je potrebno, može davati predloge za izmene i dopune programa prekogranične saradnje, kako je navedeno u članu 68. Okvirnog sporazuma, da bi se obezbedilo postizanje ciljeva programa prekogranične saradnje i jačanje efikasnosti, delotvornosti, uticaja i održivosti pomoći IPA II. ZOP takođe može davati preporuke za unapređivanje sprovođenja programa prekogranične saradnje;
6. ispitivanje i odobravanje plana komunikacije i vidljivosti za program prekogranične saradnje;
7. ispitivanje i odobravanje plana vrednovanja kako je navedeno u članu 57. stav 2. Okvirnih sporazuma;
8. ispitivanje i odobravanje godišnjih i završnih izveštaja o sprovođenju kako je navedeno u članu 80. Okvirnih sporazuma;
Poslovnik usvaja Zajednički odbor za praćenje na svom prvom sastanku.
Zajednički tehnički sekretarijat
(1) U skladu sa članom 79. Okvirnih sporazuma, formira se Zajednički tehnički sekretarijat za Program, koji će se nalaziti u Prijepolju, Republika Srbija, sa izdvojenom kancelarijom =(Antenom)u Bijelom Polju, Crna Gora. Njegova uloga je da pruži podršku Zajedničkom odboru za praćenje i obema Operativnim strukturama u pogledu obezbeđivanja istinskog prekograničnog pristupa u vezi sa potencijalnim kandidatima, korisnicima i operacijama odabranim za finansiranje u okviru Programa. Zajednički tehnički sekretarijat može da nastavi posao koji je započeo sekretarijat formiran za Program prekogranične saradnje "Srbija - Crna Gora" u okviru IPA I za period 2007-2013, dok osoblje podleže postupku odabira. Modaliteti će biti precizirani u odredbama Ugovora o uslugama za sprovođenje tehničke pomoći za Program.
(2) Potencijalne dužnosti Zajedničkog tehničkog sekretarijata navedene su u članu 79. stav 6. Okvirnih sporazuma, i obuhvataju, između ostalog, pružanje podrške potencijalnim kandidatima i korisnicima, praćenje odabranih operacija, prikupljanje pouzdanih podataka o operaciji i objedinjavanje tih podataka na nivou programa, obezbeđivanje ulaznih podataka Operativnim strukturama, ako je prikladno i potrebno (na primer, u vezi sa Godišnjim i Konačnim izveštajem o sprovođenju koji je potrebno sačiniti za Program), i osmišljavanje i sprovođenje aktivnosti koje se odnose na informisanje o Programu, javnost i vidljivost Programa. Pored toga, kroz podršku i praćenje operacija, Zajednički tehnički sekretarijat dostavlja relevantne informacije Telu za ugovaranje, navodeći potrebu za eventualnim korektivnim merama u pogledu same operacije u skladu sa svojim dužnostima. Detaljan spisak dužnosti, zajedno sa postupcima koje je potrebno primenjivati prilikom vršenja tih dužnosti, utvrđuje se u priručniku o procedurama koji treba da koristi Zajednički tehnički sekretarijat (u daljem tekstu: Priručnik za Zajednički tehnički sekretarijat); ovaj Priručnik sačinjava Telo za PGS Srbije i usaglašava ga sa Telom za PGS Crne Gore, kao i ostalim institucijama u sastavu Upravljačke strukture i Operativnih struktura.
(3) Troškovi rada Zajedničkog tehničkog sekretarijata nadoknađuju se u okviru prioriteta Programa koji se odnosi na tehničku pomoć, a koji se sprovodi u sistemu direktnog upravljanja. Kancelarija za evropske integracije Vlade Republike Srbije i Delegacija Evropske unije u Republici Srbiji se, po potrebi, zaključuju ugovori o uslugama. Stoga, Zajedničkim tehničkim sekretarijatom u celini upravlja Telo za PGS u okviru Kancelarije za evropske integracije Vlade Republike Srbije, i prati njegov rad. Međutim, imajući u vidu da Kancelarija za evropske integracije Vlade Republike Srbije nema nikakva ovlašćenja da angažuje osoblje niti da rukovodi osobljem u Crnoj Gori, potrebno je da Kancelarija za evropske integracije Vlade Republike Srbije i Ministarstvo vanjskih poslova i evropskih integracija Crne Gore zaključe sporazum, u kojem bi se preciziralo koje zadatke u pogledu upravljanja i praćenja, uključujući obezbeđivanje adekvatnog osoblja za Zajednički tehnički sekretarijat, treba da obavlja Telo za PGS Srbije, a koje Telo za PGS Crne Gore. U ovom sporazumu takođe treba da budu utvrđeni budžeti koji se odnose na zadatke u pogledu upravljanja, zadaci koji uključuju aktivnosti kontrole radi izvršavanja Ugovora o uslugama tehničke pomoći, postupci za prenos finansijskih sredstava sa Kancelarije za evropske integracije Vlade Republike Srbije na Ministarstvo vanjskih poslova i evropskih integracija Crne Gore i obrnuto, kao i sredstva za nadoknadu troškova u vezi sa poslovima koje obavlja Zajednički tehnički sekretarijat, koji nisu obuhvaćeni ugovorima o uslugama tehničke pomoći.
(4) Na osnovu ulaznih podataka dobijenih od Zajedničkog tehničkog sekretarijata i Tela za PGS Crne Gore, i u skladu sa članom 76. stav 3. tačka (I) Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom, Telo za PGS Republike Srbije sačinjava plan rada Zajedničkog tehničkog sekretarijata za godinu N+1. Konsultacije o planu rada obavljaju se sa Telom za PGS Crne Gore, kao i ostalim telima u sastavu Operativnih struktura, a zatim se plan rada dostavlja Zajedničkom odboru za praćenje na ispitivanje i odobrenje.
OBEZBEĐIVANJE SISTEMA UPRAVLJANJA I KONTROLE
Zahtevanje poveravanja zadataka na izvršenju budžeta
(1) Komisija poverava Republici Srbiji zadatke na izvršenju godišnjeg budžeta za svaku Sprovedbenu odluku Komisije kojom se dodeljuju sredstva Programu (u daljem tekstu: "poveravanje zadataka"), pri čemu se takvo poveravanje zadataka potvrđuje potpisivanjem Finansijskog sporazuma koji se na njega odnosi i omogućava da se njegovo sprovođenje indirektnim upravljanjem.
(2) Nacionalni službenik za odobravanje je odgovoran za zahtevanje poveravanja zadataka od Komisije i, pre podnošenja takvih zahteva, stara se o tome da su Upravljačka i Operativna struktura Programa ispunile sve uslove koji su utvrđeni u članu 13. stav 2. Okvirnog sporazuma Srbije.
(3) Nacionalni službenik za odobravanje treba da obezbedi da su zahtevi, navedeni u prethodnom stavu, ispunjeni verifikacijama upravljanja na nivou sistema koje obuhvataju, između ostalog, pregled upitnika i/ili samo-procene izvršene od strane Upravljačke strukture i Operativne strukture zemlje u kojoj se nalazi Sertifikaciono telo, analizu relevantne dokumentacije, uključujući svako relevantno sekundarno zakonodavstvo, međuinstitucionalne sporazume i programe na državnom nivou; i konsultacije sa licima i telima koja čine Upravljačku strukturu i Operativnu strukturu i intervjue obavljene sa relevantnim službenicima da bi se utvrdilo da se dužnosti, kako su utvrđene u dokumentaciji, obavljaju delotvorno i efikasno. Potvrdu o ispunjenost neophodnih uslova možda će morati da prati revizorsko mišljenje koje daje spoljni revizor nezavisno od Upravljačke strukture i Operativne strukture, dok će se Nacionalni službenik za odobravanje takođe oslanjati na nalaze izveštaja relevantne interne revizije u skladu sa vidi član 29. ovog sporazuma.
(4) Prava i obaveze navedene u prethodnom stavu, koje se odnose na Operativnu strukturu, Nacionalni službenik za odobravanje poverava rukovodiocu Operativne strukture Srbije, pri čemu zadržava nadzornu ulogu. Na nivou Upravljačke strukture, zadaci su direktna odgovornost Nacionalnog službenika za odobravanje.
(5) Precizne i detaljne modalitete u vezi sa zahtevanjem poveravanja zadataka izrađuje Nacionalni službenik za odobravanje; u tome mu/joj pomaže rukovodilac Operativne strukture Republike Srbije. Takvi modaliteti čine sastavni deo postupaka kontrole na programskom nivou; dostavljaju se na konsultacije svim telima koja čine Upravljačku strukturu i Operativnu strukturu i za njih su obavezujući nakon što ih odobri Nacionalni službenik za odobravanje uz podršku savetodavne uloge relevantnih tela i u konsultacijama sa ZOP-om gde je to predviđeno. Radi efikasnosti, oni se usklađuju što je više moguće sa analognim postupcima za praćenje već odobrenog poveravanja zadataka, prema članu 12. ovog sporazuma; u najboljem slučaju, neki od njih ili svi mogu biti identični.
Praćenje sistema upravljanja i kontrole
(1) Nacionalni službenik za odobravanje prati ispunjenost zahteva sistema upravljanja i kontrole u vezi sa Programom. U tu svrhu, Nacionalni službenik za odobravanje treba da obezbedi da se svi zahtevi utvrđeni u članu 14. Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom ispunjavaju kako je definisano u članu 7. ovog sporazuma. Detaljne informacije i smernice će biti navedene u procedurama programa koje se odnose na NSO nadzor sistema za upravljanje i kontrolu. Oni podrazumevaju delegiranje zadataka od strane Nacionalnog službenika za odobravanje ka Rukovodiocu Operativne strukture Srbije, preko nadzornih funkcija koje se zadržavaju. NSO će biti uključen u izradu Poslovnika ZOP-a, a predstavnici NSO će učestvovati u radu ZOP-a. Praćenje i uverenje Zajedničkog tehničkog sekretarijata za NSO obezbeđuju ST, Telo za PGS i ROS u Republici Srbiji u skladu sa svojim odgovornostima.
(2) Na osnovu godišnje Izjave koju izdaju u okviru Operativne strukture Crne Gore utvrdiće se modaliteti, nadležnosti i procedure, uključujući i verifikacije upravljanja na nivou sistema i unutrašnje revizije radi dobijanja garancija za sistem. Model godišnje izjave o upravljanju koji se koristi, zajedno sa detaljnim uputstvima i sporazumima, sadržan je u procedurama na nivou programa i obavezujući je za tela koja čine Operativnu strukturu Crne Gore. Rukovodilac Operativne strukture Crne Gore podnosi Rukovodiocu Operativne strukture Republike Srbije godišnje izjave o upravljanju. U tom kontekstu, rukovodilac Operativne strukture Crne Gore dužan je da sarađuje sa rukovodiocem Operativne strukture Srbije za tela koja čine Operativnu strukturu Crne Gore. Telo za kontrolu će biti odgovorno Telu za ugovaranje i Rukovodiocu Operativne strukture Republike Srbije u skladu sa svojim nadležnostima i u skladu sa podelom zadataka NSO. Relevantni modaliteti definisani u procedurama programa predviđaju da verifikacije upravljanja na nivou sistema pokrivaju sve postojeće Finansijske sporazume u isto vreme, umesto da se vrše odvojeno za svaki od njih.
(3) Činjenica da su ispunjeni svi zahtevi u pogledu sistema upravljanja i kontrole potvrđuje se u Izjavama o upravljanju koje Komisiji dostavlja Nacionalni službenik za odobravanje u skladu sa članom 59. stav 2. tačka b) Okvirnog sporazuma Srbije. U slučaju da verifikacije upravljanja na nivou sistema pokažu da uslovi nisu ispunjeni, ili da je došlo do značajne promene u sistemu upravljanja i kontrole, Nacionalni službenik za odobravanje obaveštava o tome Komisiju što pre je realno moguće, uz istovremeno slanje obaveštenja Nacionalnim IPA koordinatorima Republike Srbije i Crne Gore, kao i Revizorskom telu u postupku. On/ona se takođe stara o nastavku odgovarajućih aktivnosti koje se preduzimaju u cilju zaštite sredstava Programa i obnavljanja ispunjenosti uslova neophodnih za poveravanje zadataka.
Resursi - službenici, prostorije, oprema i ostala sredstva
(1) Svako telo koje čini Upravljačku strukturu i obe Operativne strukture sprovodi pregled resursa koji su predviđeni kao neophodni za dužnosti na Programu koje treba obezbediti u narednoj godini/godinama. Takve potrebe obuhvataju službenike, prostorije, opremu i sva ostala sredstva koja se smatraju neophodnim.
(2) Pregled naveden u prethodnom stavu uključuje analizu obima posla, a uzima u obzir moguće sukobe interesa i osetljiva radna mesta, kao i sva postavljena i očekivana ograničenja na državnom budžetu. Ako su na snazi relevantni uspostavljeni postupci koji obuhvataju celokupan delokrug poslova tela ili organizacije čiji je ona deo, njih bi, u načelu trebalo poštovati. Tamo gde takvi postupci ne postoje, ili gde se smatraju neadekvatnim, strane se slažu da ih utvrde.
(3) Nakon obavljenih pregleda, odgovorna lica svakog tela koje čini Upravljačku strukturu i obe Operativne strukture nastavlja da donosi i sprovodi odluke, uključujući izmene sistematizacija, zapošljavanje novih službenika, organizovanje većih prostorija, kupovinu opreme, itd. U slučaju upražnjenosti ključnih radnih mesta, uprava se stara o nastavku vršenja dužnosti koje su povezane sa tim radnim mestima, na primer, organizovanjem privremenih zamena.
(4) Pregledi navedeni u prethodnom tekstu, uključujući analize obima posla, podležu verifikaciji upravljanja na nivou sistema u skladu sa članom 12.
(1) Svako telo u okviru Upravljačke strukture i obe Operativne strukture upravlja rizikom tokom sprovođenja Programa u skladu sa tačkom 2. Aneksa B Okvirnih sporazuma, i naročito obezbeđuje da su postavljeni ciljevi dovoljno jasni da bi omogućili raspodelu resursa.
(2) Ako postupci upravljanja rizicima, uspostavljeni u skladu sa načelima javne interne finansijske kontrole, obuhvataju celokupan delokrug poslova tela ili organizacije čiji je ona deo, takve postupke bi, u načelu, trebalo poštovati u pogledu Programa, postavljenih ciljeva, identifikovanih rizika, koji su procenjeni i na koje je odgovoreno u okviru upravljanja rizicima koje je sprovedeno za to telo ili za organizaciju čiji je ona deo, u celini. Ako takvi postupci ne postoje, ili ako se smatraju neadekvatnim, utvrđuju se posebni modaliteti za upravljanje rizicima sprovođenja Programa. U oba slučaja, postupci se utvrđuju u pisanoj formi i obavezujući su za to telo.
Nepravilnosti, uključujući sumnju na postojanje prevare
(1) Nacionalni službenik za odobravanje donosi konačnu odluku o slučajevima nepravilnosti za koje se sumnja na osnovu preliminarne ocene nadležnog organa države iz koje potiče lice/organizacija za koju se sumnja da je počinila predmetnu nepravilnost.
(2) Svi slučajevi za koje postoji sumnja na nepravilnosti u vezi sa Programom, uključujući i sumnju na prevaru,4 prijavljuju se relevantnom organu zemlje čiji je građanin lice za koje se sumnja da je počinilo nepravilnost, odnosno u kojoj je registrovana organizacija za koju se sumnja da je počinila nepravilnost. Relevantni organ u Srbiji je Telo za podršku Nacionalnog službenika za odobravanje. Relevantni organ u Crnoj Gori će biti Rukovodilac Operativne strukture. Oba organa postavljaju Službenika za nepravilnosti.
(3) Ovi organi treba da obezbede procenu i ispitivanje nepravilnosti u koje se sumnja, kao i praćenje u slučaju potvrđivanja istih; takvo praćenje može da predstavlja disciplinske mere, povraćaj sredstava, prema članu 27. stav 7. ovog sporazuma, ili da dovede do sudskog postupka; u slučaju da takvo ispitivanje ili praćenje uključuje aktivnosti koje prelaze nadležnost relevantnog organa, taj organ upućuje predmet odgovarajućem državnom telu. Oba organa dostavljaju odluku o oceni, uključujući i sve relevantne dokumente, Nacionalnom službeniku za odobravanje i Rukovodiocu Operativne strukture za Srbiju na dalju obradu čim preliminarna ocena bude sačinjena.
(4) Rukovodilac Operativne strukture Crne Gore vodi registar nepravilnost u koje se sumnja i potvrđenih nepravilnosti za koje se sumnja ili je potvrđeno da ih je počinilo lice koje je građanin Crne Gore, odnosno organizacija registrovana u Crnoj Gori, u skladu sa članom 51. stav 2. Okvirnog sporazuma Crne Gore. Rukovodilac Operativne strukture Crne Gore izveštava NSO o ispitivanju o nepravilnostima za koje se sumnja kao i o pratećim koracima u vezi sa potvrđenim nepravilnostima, pri čemu kopije izveštaja šalje rukovodiocu Operativne strukture RS. Nacionalni službenik za odobravanje će, sa druge strane, sačiniti i dostaviti izveštaje Komisiji u skladu sa članom 51. stav 2. Okvirnog sporazuma sa Srbijom.
(5) Postupci na državnom nivou kojima se uređuju modaliteti u vezi sa ispitivanjem i praćenjem nepravilnosti u koje se sumnja ili koje su potvrđene, kao i prevare za koju se sumnja da je počinjena u zemlji, pravno su obavezujući za sva tela koja čine Operativnu strukturu u toj zemlji, kao i Upravljačku strukturu u slučaju Republike Srbije. Detaljni modaliteti u vezi sa slanjem izveštaja rukovodioca Operativne strukture Crne Gore NSO-u, sa kopijom izveštaja rukovodiocu Operativne strukture RS, uključeni su u kontrolne postupke na programskom nivou za koje će biti konsultovan Zajednički odbor za praćenje.
(6) Kontrole koje treba izvršiti u vezi sa sprečavanjem, otkrivanjem i ispravljanjem nepravilnosti i prevara, prema članu 51. stav 1. Okvirnog sporazuma Republike Srbije, obuhvataju deo verifikacija upravljanja operacijama navedenim u članu 22.
7) U Republici Srbiji, uloga Služba za koordinaciju borbe protiv prevara, prema članu 50. stav 2. Okvirnog sporazuma Srbije, kao i uloga službe za pomoć Evropskom birou za borbu protiv prevara (OLAF) u sprovođenju istraga, prema čl. 50. stav 5. istog sporazuma, regulisana je i dodeljena Uredbom o upravljanju programima pretpristupne pomoći EU (IPA II) za period 2014-2020. ("Službeni glasnik RS", broj 86/15) i Odlukom o imenovanju lica i tela odgovornih za upravljanje programima pretpristupne pomoći EU za period 2014-2020. ("Službeni glasnik RS", broj 93/15), Organu za borbu protiv nepravilnosti i prevare u upravljanju sredstvima Evropske unije u okviru Ministarstva finansija.
____________
4 Izrazi "nepravilnost" i "prevara" treba
shvatiti u smislu člana 51. stav 5. Okvirnih sporazuma.
IZMENA I SPROVOĐENJE PROGRAMA
(1) U pojedinim slučajevima, Program, kao što je utvrđeno u Programskom dokumentu, može biti predmet izmene, iako se poštuju opšta pravila o programiranju sadržana u čl. 66, 67. i 68. Okvirnih sporazuma.5 Razlozi za takvu izmenu obuhvataju razloge navedene u članu 17. stav 2, članu 68. stav 8. i članu 70. stav 3. istih sporazuma.
(2) Izmene mogu predložiti Telo za PGS Republike Srbije ili Telo, za PGS Crne Gore, kao i Komisija. U prvom slučaju, nadležnost za potkrepljivanje predložene izmene, kojom se utvrđuje njen očekivani uticaj, kao i revidiranje Programskog dokumenta (prema članu 68. stav 8. Okvirnih sporazuma), snosi Telo za prekograničnu saradnju koje predlaže izmenu; kada sporazum obezbedi druga Operativna struktura, Zajedničkom odboru za praćenje podnosi se relevantna dokumentacija na razmatranje, komentare i odobrenje, nakon čega je Komisiji dostavlja Nacionalni IPA koordinator u Republici Srbiji. Kada izmene predlaže Komisija, one su podjednako predmet razmatranja, komentara i odobrenja od strane Zajedničkog odbora za praćenje.
______________
5 Dužnosti na radnim mestima
i u telima iz Odeljka II, u pogledu programiranja, nisu utvrđene u ovom sporazumu
jer je proces programiranja finalizovan kada je Komisija usvojila Program
10. decembra 2014. godine.
(1) Sve operacije6 koje se finansiraju u okviru Programa, poštovaće uslove navedene u članu 70. stav 1. i članu 70. stav 4. Okvirnih sporazuma; po pravilu, odabira ih Telo za ugovaranje putem poziva za dostavljanje predloga projekata koji se odnose na celu programsku oblast prema članu 70. stav 2. istih sporazuma.
(2) Tematski prioriteti, specifični ciljevi, ciljne grupe korisnika i poseban fokus svakog poziva izradiće Telo za prekograničnu saradnju Republike Srbije, zajedno sa Telom za prekograničnu saradnju u Crnoj Gori; po postizanju sporazuma, rukovodilac Tela za ugovaranje podnosi Zajedničkom odboru za praćenje predlog Smernica za Podnosioce zahteva na razmatranje, komentare i odobrenje (prema članu 78. stav 8. tačka a) Okvirnih sporazuma), pre naknadnog podnošenja Komisiji čitavog paketa dokumenata na usvajanje.
(3) Poštujući dogovorene tematske prioritete, specifične ciljeve, ciljne grupe korisnika i poseban fokus, Telo za ugovaranje dalje razrađuje i objavljuje pozive za dostavljanje predloga projekata i upravlja njima (uključujući evaluaciju, dodelu bespovratnih sredstava i ugovaranje), u skladu sa postupcima i standardnim dokumentima za sprovođenje spoljnih aktivnosti, koje je utvrdila i objavila Komisija. Telo za ugovaranje može da konsultuje Tela za PGS Republike Srbije i Crne Gore ili ZOP u pogledu specifičnih pitanja koja su u njegovoj nadležnosti, zbog prirode programa, tj. tela koja su uključena u proces pripreme PDPP mogu da predlože Telu za ugovaranje primenu posebnih odredaba s obzirom na prirodu programa.
(4) Izradu relevantne dokumentacije (koja sadrži Pozive za dostavljanje predloga projekata kao dokumenta, smernice za podnosioce zahteva sa relevantnim aneksima i obrascima zahteva) obezbeđuje Telo za ugovaranje; Tela za PGS Srbije i Crne Gore su neposredno uključena i obezbeđuju sve relevantne informacije u pogledu tehničkih aspekata navedene dokumentacije. Telo za ugovaranje i oba Tela za prekograničnu saradnju takođe su odgovorna za obezbeđivanje svih posebnih odredaba za dati postupak u koje će možda biti potrebno uključiti u smernice za podnosioce zahteva i u anekse, obrasce zahteva ili nacrte ugovora koje se na njih odnose, s obzirom na prirodu Programa. Takve posebne odredbe mogu da uključe, ali se nužno ne ograničavaju na:
- Zahtevanje od podnosilaca zahteva da u svoje predloge uključe i postave ciljeve za indikatore na programskom nivou, pri čemu informacije o tim indikatorima treba da budu prikupljene na programskom nivou od strane Zajedničkog tehničkog sekretarijata za potrebe praćenja;
- Zahtevanje od glavnih korisnika da redovno podnose Zajedničkom tehničkom sekretarijatu izveštaje o napretku (pored izveštaja koje treba da podnose Telu za ugovaranje zajedno sa zahtevima za plaćanje).
- Zahtevanje da se podnose izveštaji o verifikaciji troškova za sve ugovore o dodeli bespovratnih sredstava, bez obzira na iznos sredstava, kao i za sve periodične finansijske izvještaje.
- Informacije o modalitetima za umanjenje iznosa budućih plaćanja prema dospelim iznosima, u slučaju da glavni korisnik nije izvršio postupak povraćaja viška uplaćenih sredstava
(5) Nakon objavljivanja poziva za dostavljanje predloga projekata, širenje informacija prvenstveno obezbeđuje Telo za ugovaranje uz podršku Zajedničkog tehničkog sekretarijata po potrebi; on je takođe odgovoran za obezbeđivanje podrške potencijalnim podnosiocima zahteva. Dužnosti i relevantni postupci sadržani su u Priručniku Zajedničkog tehničkog sekretarijata.
(6) U skladu sa članom 76. stav 4. tačka a) Okvirnih sporazuma, članove odbora za vrednovanje sa pravom glasa, čiji broj treba da bude neparan, predlaže Telu za ugovaranje Rukovodilac Tela za prekograničnu saradnju Srbije nakon konsultacija sa rukovodiocima Operativnih struktura Republike Srbije i Crne Gore i sa Telom za prekograničnu saradnju Crne Gore; potrebno je da postoji jedan član više sa pravom glasa iz Crne Gore u odnosu na broj članova sa pravom glasa iz Republike Srbije. Predsedavajućeg i sekretara odbora za vrednovanje predlaže Telo za ugovaranje. Pre imenovanja, potrebno je potvrditi da svi članovi sa pravom glasa i bez njega 1) poseduju odgovarajuće kvalifikacije (uključujući dobro znanje engleskog jezika i dovoljno tehničko znanje potrebno za davanje sadržajnog mišljenja o zahtevima), i 2) stoje na raspolaganju tokom perioda vremenski planiranog za evaluaciju. Završno odobravanje sastava odbora za vrednovanje vrši Telo za ugovaranje. Pored toga, ako smatra da je to potrebno, Telo za ugovaranje može da angažuje spoljne ocenjivače za potrebe ocenjivanja predloga projekata.
(7) U skladu sa članom 78. stav 8. tačka b) Okvirnih sporazuma, Telo za ugovaranje podnosi na savetodavno mišljenje Zajedničkom odboru za praćenje preliminarni spisak operacija koje će biti odabrane (tj. pre konačne odluke o dodeli bespovratnih sredstava). Svaki član Zajedničkog odbora za praćenje koji je u sukobu interesa u pogledu operacije koja je uključena na spisak, izuzima se iz razmatranja te operacije; ova odredba je naročito uključena u Izjave o nepristrasnosti i poverljivosti koje potpisuje svaki član Zajedničkog odbora za praćenje.
(8) Telo za ugovaranje finalizuje spisak operacija koje će biti odabrane, uzimajući u obzir savetodavno mišljenje Zajedničkog odbora za praćenje i donosi konačnu odluku o dodeli bespovratnih sredstava. Ono naknadno zaključuje ugovore o dodeli bespovratnih sredstava sa glavnim korisnicima odabranih operacija.
(9) Kao što predviđa član 70. stav 3. Okvirnih sporazuma, operacije se, izuzetno, mogu odabrati van poziva za dostavljanje predloga projekata, u kom slučaju ih je potrebno jasno utvrditi u samom Programu; relevantni postupci su navedeni u odeljku 5. Programskog dokumenta. Kada Operativne strukture identifikuju jednu takvu operaciju i kada obave konsultacije sa Zajedničkim odborom za praćenje, Program bi morao da se izmeni na odgovarajući način, prema članu 16. ovog sporazuma. Tada se zaključuje ugovor između Tela za ugovaranje i vodećeg korisnika.
(10) Ako prethodne kontrole aktivnosti preduzetih u pozivima za dostavljanje predloga projekata i dodeli bespovratnih sredstava treba da obavi Delegacija Evropske unije u Republici Srbiji, u skladu sa članom 50. stav 1. Okvirnog sporazuma Republike Srbije i prema odredbama sadržanim u Finansijskom sporazumu ili sporazumima kojima se finansiraju ti pozivi za dostavljanje predloga projekata, Telo za ugovaranje je odgovorno za slanje zvanične dokumentacije Delegaciji i za prijem zvaničnih komentara od Delegacije. Ono treba na odgovarajući način da informiše relevantna tela Upravljačke strukture i obe Operativne strukture; sa druge strane, ove strukture treba da obezbede blagovremenu podršku u slučaju kada su potrebni ulazni podaci sa njihove strane za razmatranje komentara Delegacije.
___________
6 U smislu člana 64. tačka
(a), Okvirnih sporazuma.
Tehnička pomoć predviđena u Programu nije predmet ovog sporazuma jer se sprovodi direktnim upravljanjem. Opšte informacije sadržane su u članu 10. ovog sporazuma, jer se iz budžeta za tehničku pomoć finansira osnivanje i rad Zajedničkog tehničkog sekretarijata i obezbeđuju se druge forme tehničke pomoći operativnim strukturama, kao što je definisano u ugovoru o finansiranju TP.
Nabavka usluga, roba ili radova u okviru Programa, kada su pod indirektnim upravljanjem od strane bilo kog drugog konstitutivnog tela Upravljačke strukture ili Operativnih struktura, uključujući Telo za ugovaranje, moguća je u okviru strateških projekata. Usluge, roba i radovi prema ugovorima o bespovratnim sredstvima zaključenim između Tela za ugovaranje i glavnih korisnika nabavljaju se u skladu sa odredbama sadržanim u tim ugovorima.
Sprovođenje operacija, oslobađanje od poreza, merodavno pravo
(1) Odabrane operacije sprovode korisnici u skladu sa ugovorima o bespovratnim sredstvima koji se na njih odnose; glavni korisnik za svaku operaciju je u potpunosti odgovoran za pravilno upravljanje Telu za ugovaranje, uključujući finansijsko upravljanje. Da bi se pojasnili zadaci koji proističu iz ugovornih obaveza, Telo za ugovaranje postupno izrađuje instrukcije za korisnike i objavljuje ih za svaki poziv za dostavljanje predloga projekata, pri čemu se te instrukcije pripremaju, u načelu, u isto vreme kada i dokumentacija koja se odnosi na poziv za dostavljanje predloga projekata, i prolaze kroz isti proces odobravanja kao što je navedeno u članu 17. ovog sporazuma; ulazne parametre za ove instrukcije dostavljaju Zajednički tehnički sekretarijat i Tela za PGS Republike Srbije i Crne Gore.
(2) Troškovi nastali po osnovu ugovora o dodeli bespovratnih sredstava za odabrane operativne aktivnosti, oslobađaju se od svih poreza, carina i ostalih fiskalnih dažbina navedenih u članu 28. ovog sporazuma. Zakonska odredba za izuzimanje troškova nastalih u okviru IPA II primenjivaće podjednako Republika Srbija i Crna Gora, svaka za korisnike na svojoj teritoriji Detaljne postupne procedure kojima korisnici obezbeđuju poreska izuzimanja, izrađuje Telo za ugovaranje za Republiku Srbiju i Ministarstvo finansija za Crnu Goru; one treba da budu uključene ili priložene instrukcijama za korisnike koje su navedene u prethodnom stavu.
(3) U skladu sa postupcima i standardnim dokumentima koje utvrđuje i objavljuje Komisija za sprovođenje spoljnih aktivnosti,7 ugovori o dodeli bespovratnih sredstava kojima se finansiraju operativne aktivnosti uređuju se u skladu sa zakonima Republike Srbije. Nadležni sud u Republici Srbiji u pravom stepenu zadužen je za sve sporove između Tela za ugovaranje i vodećih korisnika iz bilo koje od dve države učesnice.
____________
7 Vidi član 13.1 Aneksa eZx2
(Opšti uslovi ugovora o bespovratnim sredstvima) Praktičnog vodiča važećeg
na dan 15. jula 2015. godine.
(1) Praćenje operacija vrši Zajednički tehnički sekretarijat i ono obuhvata 1) analizu izveštaja o napretku koji podnosi svaki glavni korisnik (pored izveštaja koje moraju da podnesu Telu za ugovaranje zajedno sa zahtevima za plaćanje),8 i 2) posete na licu mesta glavnim korisnicima, drugim korisnicima, kao i posete na lokacijama gde se obavljaju operativne aktivnosti - operacije je potrebno posećivati najmanje jednom tokom godine sprovođenja. Precizni modaliteti utvrđuju se u Priručniku Zajedničkog tehničkog sekretarijata i detaljno razrađuju postupak pravilnog praćenja aktivnosti. Određuju se postupci za odlučivanje o planiranim posetama, o redosledu i učestalosti posete (uključujući analizu rizika ukoliko se smatra neophodnom); odlučivanje o tome da li bi pojedinačnu posetu trebalo da prati jedan službenik ili dva, od kojih bi svaki pokrivao sve korisnike i aktivnosti u jednoj zemlji;9 na koji način i kada se podnosi izveštaj telima u jednoj ili obe Operativne strukture; moguće aktivnosti na praćenju; i svi šabloni koji će se koristiti.
(2) U određenim slučajevima (na primer, kada se operativna aktivnost smatra važnom ili rizičnom), jedno ili oba tela za PGS mogu da odluče da posete obave u cilju praćenja. Po opštem pravilu, posete korisnicima iz Srbije i Crne Gore obavljaju Telo za PGS Republike Srbije i telo za PGS Crne Gore, svako na svojoj teritoriji; u oba slučaja, službenike Tela za PGS koje obavlja posetu može pratiti osoblje iz drugog Tela. Ako postojeći postupci ne obezbeđuju takve aktivnosti na praćenju od strane jednog ili oba Tela za PGS, službenici postupaju u skladu sa Priručnikom Zajedničkog tehničkog sekretarijata, uz potrebne izmene.
_____________
8 Ugovori o bespovratnim sredstvima
sa glavnim korisnicima uključuju posebne odredbe o obavezi podnošenja takvih
izveštaja o praćenju.
9 Ako pojedinačne operativne
aktivnosti prate dva službenika, Zajednički tehnički sekretarijat opisuje
način njihove koordinacije kojom se obezbeđuje praćenje operativnih aktivnosti
u celini, umesto praćenja dva odvojena skupa korisnika i aktivnosti.
Verifikacije upravljanja operacijama i verifikacija troškova
(1) Prema tački 4(3)(b)(u) Aneksa A Okvirnih sporazuma, za Program je potrebno obezbediti verifikacije upravljanja koje garantuju da su troškovi koje snose korisnici na osnovu svojih ugovora o bespovratnim sredstvima zakoniti i regularni, što je obaveza Tela za ugovaranje Republike Srbije i Tela za kontrolu Crne Gore.
(2) U skladu sa postupcima i standardnim dokumentima koje za sprovođenje spoljnih aktivnosti utvrđuje i objavljuje Komisija, verifikacije troškova u pogledu ugovora o bespovratnim sredstvima može da vrši spoljno telo koje ima ovlašćenje Tela za ugovaranje ili direktno Telo za ugovaranje (uz podršku Tela za kontrolu Crne Gore). U slučaju Programa, verifikaciju upravljanja operacijama sprovodi pomenuti spoljni revizor, a povezani troškovi se pokrivaju iz budžeta operacija. Spoljni revizori sprovode verifikacije troškova u vezi sa svakim periodičnim, ako postoji, i završnim finansijskim izveštajem koje pripremaju glavni korisnici i koji podnose te izveštaje Telu za ugovaranje (uz slanje kopije Telu za kontrolu) zajedno sa zahtevima za plaćanje. Ove verifikacije obuhvataju troškove nastale u okviru administrativnih, finansijskih, tehničkih i fizičkih aspekata svake operativne aktivnosti u celoj programskoj oblasti, a uređuju se i sprovode u skladu sa uslovima propisanim u svakom ugovoru o bespovratnim sredstvima, prema postupcima i standardnim dokumentima koje za sprovođenje spoljnih aktivnosti utvrđuje i objavljuje Komisija; između ostalog, one obezbeđuju poštovanje zakonodavstva koje se primenjuje na datog korisnika (uključujući državno zakonodavstvo), zajedno sa zakonodavstvom koje se odnosi na ugovore o bespovratnim sredstvima, a takođe uključuju i provere na licu mesta. Za svaki ugovor o bespovratnim sredstvima, Telo za ugovaranje odobrava ili odabira spoljne revizore za obavljanje takvih verifikacija troškova.
(3) Verifikacije upravljanja koje vrše Operativna struktura i Telo za kontrolu, obuhvataju administrativne, finansijske, tehničke i fizičke aspekte operacija, a odnose se na poštovanje merodavnog zakonodavstva (uključujući nacionalno zakonodavstvo), Program, ugovore o bespovratnim sredstvima i sve ostale relevantne uslove; isporuku robe i usluga, kao i prihvatljivost nastalih troškova koji su prijavljeni Telu za ugovaranje i Telu za kontrolu. Verifikacije uključuju kompletan pregled prateće dokumentacije koja se odnosi na preuzete obaveze ili izvršena odnosno dospela plaćanja Tela za ugovaranje prema glavnim korisnicima. Takvu dokumentaciju dostavljaju glavni korisnici Telu za ugovaranje (kopija se dostavlja Telu za kontrolu Crne Gore). Verifikacije takođe uključuju planirane posete na terenu (za izabrane ugovore o bespovratnim sredstvima, barem jednom tokom perioda primene) ili ad-hoc posete na terenu koje sprovodi osoblje Tela za ugovaranje i Tela za kontrolu. Ovim proverama se, između ostalog, razmatra tehnička i finansijska dokumentacija, a povezani nalazi mogu da rezultiraju različitim korektivnim merama, uključujući privremeni prekid operativne aktivnosti. Za svaku obavljenu verifikaciju upravljanja, Telo za kontrolu Crne Gore izdaje potvrdu Telu za ugovaranje sa detaljima troškova za koje je utvrđeno da su prihvatljivi i sa navođenjem razloga zbog kojih se bilo koji trošak smatra neprihvatljivim.
(4) Modaliteti koji uređuju organizaciju i vršenje verifikacija upravljanja i koji su primenjivi na Telo za ugovaranje i Telo za kontrolu, utvrđuju se kontrolnim postupcima na nivou programa. Između ostalog, oni pokrivaju sporazume za odobravanje ili odabir spoljnih revizora, kretanje dokumenata između zainteresovanih institucija, procese odobravanja, rokove za vršenje kontrolnih aktivnosti, dužnosti izveštavanja i šablone; ukoliko se to smatra neophodnim na programskom nivou, postupci takođe detaljno razrađuju mehanizam za odlučivanje o operacijama koje će biti predmet poseta na licu mesta, o vremenu i učestalosti, kao i obimu takvih poseta10. Modaliteti koji se primenjuju samo na jednu Operativnu strukturu ili Telo za kontrolu, uključeni su u kontrolne postupke na državnom nivou. Postupak verifikacije sa obe strane granice treba da bude obavljen u skladu sa postupcima koje je utvrdilo Telo za ugovaranje u Srbiji u saradnji sa Telom za kontrolu. Kontrolne aktivnosti u vezi sa Programom će biti detaljno definisane u Smernicama za kontrolu.
_____________
10 Za učestalost i obim provera
na licu mesta uzimaju se u obzir, između ostalog, vrsta akcije, iznos javnog
rashoda i stepen prepoznatog rizika.
Informisanje, javnost i transparentnost
(1) U skladu sa članom 24. i članom 76. stav 3. tačka j) Okvirnih sporazuma, Telo za prekograničnu saradnju Republike Srbije izrađuje Plan komunikacije i vidljivosti (ili odgovarajući dokument) za ceo životni ciklus Programa, koji obuhvata celu programsku oblast. Telo za prekograničnu saradnju Crne Gore i Zajednički tehnički sekretarijat obezbeđuju blisku podršku. Nakon što Tela za prekograničnu saradnju i Telo za ugovaranje postignu saglasnost, rukovodilac Operativne strukture Republike Srbije podnosi Plan Zajedničkom odboru za praćenje na konsultacije, komentare i odobrenje; nakon toga sledi usvajanje od strane Komisije, u skladu sa članom 24. stav 1. Okvirnih sporazuma.
(2) Plan komunikacije i vidljivosti treba da poštuje načelo transparentnosti navedeno u članu 23. stav 1. Okvirnih sporazuma, i treba da bude u skladu sa svim odredbama utvrđenim u Okvirnim sporazumima. Plan sadrži kratak prikaz aktivnosti kojima se obezbeđuje 1) pravilno širenje informacija (npr. potencijalnim podnosiocima zahteva putem veb sajta Programa i na događajima koji se odnose na Program), 2) javnost Programa (npr. o ostvarenim rezultatima Programa), i 3) vidljivost (npr. finansiranje od strane Evropske unije); ciljne grupe, budžeti i odgovornosti definišu se za svaku aktivnost. Indikatori i modaliteti za praćenje uključeni su na odgovarajućim nivoima (na primer, po aktivnostima ili ciljnim grupama). Sprovođenje Plana uglavnom obezbeđuje Zajednički tehnički sekretarijat, a aktivnosti se, u načelu, pokrivaju iz budžeta tehničke pomoći na Programu. Praćenje Plana i izveštavanje o Planu vrši se na godišnjem nivou u kontekstu praćenja i izveštavanja na programskom nivou, prema čl. 25. i 26. ovog sporazuma. U slučaju da takvo praćenje otkrije nedostatke u izradi ili sprovođenju, iznose se predlozi za ponovno razmatranje Plana komunikacije i vidljivost; odgovornosti za izradu i odobravanje takvih ponovnih razmatranja slede isti tok postupka kao i u slučaju prvobitne verzije Plana.
(3) U slučaju da se odredbe relevantne za Plan komunikacije i vidljivosti u Okvirnim sporazumima, Finansijskim sporazumima i u ovom Sporazumu smatraju nedovoljno detaljnim, Operativne strukture mogu izraditi postupke na programskom nivou i može ih formalizovati Zajednički odbor za praćenje.
(4) Informacije, javnost i vidljivost na nivou operacija obezbeđuju glavni korisnici u skladu sa odredbama sadržanim u njihovim ugovorima o bespovratnim sredstvima.
(5) Nadležnost za objavljivanje informacija o korisnicima pomoći IPA II, prema članu 23. stav 2. Okvirnog sporazuma Srbije, snosi Telo za ugovaranje.
Korektivne mere u slučaju teškoća u sprovođenju
(1) Teškoće u sprovođenju na programskom nivou mogu se identifikovati verifikacijama upravljanja na nivou sistema, za zahtevanje i praćenje poveravanja zadataka, upravljanja rizicima, praćenja i vrednovanje na programskom nivou, interne revizije, izveštavanja, eksterne revizije i eksternih verifikacija;11 pored toga, nalazi praćenja i kontrole izvršenih na nivou operativnih aktivnosti mogu da ukažu na teškoće u sprovođenju na programskom nivou.12 U svakom slučaju, relevantni postupci predviđaju da se odgovarajuće korektivne mere definišu i dogovaraju na odgovarajućem nivou vlasti, dodeljuju se odgovornim telima i/ili službenicima, sprovode u skladu sa utvrđenim rokovima i prate. U pojedinim slučajevima, prethodno definisane korektivne mere se aktiviraju po automatizmu kada se pojave posebne okolnosti (na primer, modaliteti za premošćavanje finansiranja kada sredstva iz Programa ne stignu od Komisije na vreme da bi se ispoštovale dospele obaveze).13
(2) Na nivou operativnih aktivnosti, teškoće u sprovođenju mogu da identifikuju korisnici o kojima je reč, Zajednički tehnički sekretarijat u kontekstu praćenja, prema članu 21. ovog Sporazuma i Telo za praćenje ili Telo za kontrolu prilikom vršenja verifikacija upravljanja, prema članu 22. ovog sporazuma; u poslednja dva slučaja, Telo za ugovaranje obaveštava glavne korisnike o teškoćama u sprovođenju. U svim slučajevima, odgovornost za obezbeđivanje definisanih, dodeljenih i sprovedenih korektivnih mera snose glavni korisnici.
_____________
11 Videti čl. 11, 12, 14,
25, 26, 29, 31, 33 i 34.
12 Vidi član 15. o nepravilnostima,
član 21. o praćenju operativnih aktivnosti, član 22. o verifikacijama upravljanja
operativnim aktivnostima.
13 Vidi član 27. stav 3.
NADZOR NAD PROGRAMOM I EVALUACIJA PROGRAMA
(1) Zajednički nadzorni odbor formalno prati napredak na nivou programa dva puta godišnje. Odbor razmatra dokumentaciju koju pripremaju i/ili dostavljaju Operativne strukture, te usvaja odluke o bilo kojim korektivnim merama koje je potrebno preduzeti (uključujući i ko treba da preduzme predmetne mere i do kada) u smislu slabosti u pogledu sadržaja i/ili sprovođenja Programa koje su uočene tokom procesa nadzora. Dokumentacija na nivou programa koju razmatra i odobrava Zajednički nadzorni odbor treba da sadrži Godišnje izveštaje o sprovođenju, Završne izveštaje o sprovođenju i Evaluacione izveštaje.14 Sprovođenje odluka Zajedničkog nadzornog odbora nadgledaju Rukovodioci Operativnih struktura Srbije i Crne Gore i Tela za prekograničnu saradnju u svojim zemljama.
(2) Godišnji izveštaji o sprovođenju i Završni izveštaji o sprovođenju za potrebe Programa sačinjavaju se u skladu sa odredbama Okvirnih sporazuma (pogledati član 80. navedenog sporazuma) i Finansijskih sporazuma, i sadrže, između ostalog, informacije o napretku u pogledu ispunjenja ciljeva programa i pokazatelja, sprovođenju prethodnih odluka Zajedničkog nadzornog odbora, rezultatima u pogledu plana komunikacije i vidljivosti, ugovorima i stopama nadoknada, značajnim izazovima sa kojima su se susreli (uključujući i sintezu bilo kojih poteškoća u sprovođenju uočenih kroz procese navedene u članu 24. stav 1) ovog sporazuma, te o predloženim korektivnim merama koje imaju za cilj da reše predmetne izazove ili drugačije unaprede sadržaj i sprovođenje Programa (potencijalno mogu da sadrže izmene Programa).
(3) Odgovornost za pripremu Godišnjih izveštaja o sprovođenju i Završnih izveštaja o sprovođenju leži na Telu za prekograničnu saradnju Republike Srbije, uz jaku podršku Tela za prekograničnu saradnju Crne Gore, Zajedničkom tehničkom sekretarijatu (koji obezbeđuje tehničke informacije, na primer, o napretku u pogledu realizacije ciljeva Programa), kao i na Telu za ugovaranje (koje obezbeđuje finansijske informacije). Nakon što su oba Tela za prekograničnu saradnju i Telo za ugovaranje prihvatili izveštaje, Rukovodilac operativne strukture Republike Srbije dostavlja izveštaje Zajedničkom nadzornom odboru na pregled i odobravanje; nakon toga Rukovodilac operativne strukture Srbije šalje izveštaje Nacionalnom IPA koordinatoru Republike Srbije i Nacionalnom službeniku za odobravanje; Nacionalni IPA koordinator potom šalje izveštaje Nacionalnom IPA koordinatoru Crne Gore, Revizorskom telu i Komisiji.
(4) Za sednice Zajedničkog nadzornog odbora na čijem dnevnom redu nije razmatranje Godišnjih izveštaja o sprovođenju ili Završnih izveštaja o sprovođenju (s obzirom da se isti sačinjavaju na godišnjem nivou, dok se Zajednički nadzorni odbor sastaje dva puta godišnje), potrebno je sačiniti odgovarajuće skraćene izveštaje koji sadrže slične, ali manje detaljne informacije nego što je to slučaj kod Godišnjih izveštaja o sprovođenju i Završnih izveštaja o sprovođenju. Odgovornosti za njihovu pripremu iste su kao što je navedeno u prethodnom stavu.
(5) Sve doprinose (osim izveštaja navedenih u ovom članu) koje zahteva Odbor za praćenje IPA Republike Srbije ili bilo koje druge izveštaje na nivou IPA obezbeđuje Telo za prekograničnu saradnju Republike Srbije.
(6) Zajednički tehnički sekretarijat kroz svoje svakodnevne aktivnosti prati Program iz dana u dan. U tom cilju, prikupljaju se dostavljeni podaci o napretku pojedinačnih aktivnosti koje realizuju glavni korisnici tokom nadzora, te privremeni i završni izveštaji; baza podataka koju trenutno koriste operativne strukture Republike Srbije koristi se i održava za potrebe prikupljanja, dok podatke unosi osoblje Zajedničkog tehničkog sekretarijata. Informacije koje dostavljaju glavni korisnici određuju se u odnosu na ciljeve Programa i ključna pitanja koja treba pratiti tokom takvog nadzora; relevantne obaveze treba da budu obuhvaćene ugovorima o bespovratnim sredstvima. Specifične aktivnosti koje vrši Zajednički tehnički sekretarijat detaljno su opisane u Priručniku za Zajednički tehnički sekretarijat.
_____________
14 Za izveštaje o sprovođenju,
evaluacione izveštaje i mišljenja i izveštaje revizora, pogledati članove
80, 57, i klauzulu 5(3)(b) Aneksa A Okvirnih sporazuma.
(1) Izrađuje se jedinstveno periodično vrednovanje Programa,15 koje se vrši kada bude dostupno dovoljno rezultata iz prvog poziva za dostavljanje predloga kako bi se izveli zaključci od značaja, ali u roku koji je dovoljan da takvi zaključci budu uključeni u strukturu i sprovođenje kasnijih poziva za dostavljanje predloga. U skladu sa članom 57. stav 2. Okvirnih sporazuma, Telo za prekograničnu saradnju Republike Srbije sačinjava plan evaluacije uz konsultovanje sa Telom za prekograničnu saradnju Crne Gore i Telom za ugovaranje; nakon usaglašavanja plana, Rukovodilac Operativne strukture Republike Srbije ga dostavlja Zajedničkom nadzornom odboru na ispitivanje i odobravanje.
(2) Periodično vrednovanja vrši fizičko ili pravno lice nezavisno od organa navedenih u Odeljku II, koje nije u sukobu interesa (kao što je prethodno učešće u programiranju ili sprovođenju Programa); neophodno je poštovati opšte principe kojima se rukovodi evaluacija pomoći IPA II, u skladu sa članom 55. Okvirnih sporazuma, uz obraćanje posebne pažnje na član 55. stav 9. istih sporazuma. Potrebno je izraditi zadatke, zajedno sa procenjenim budžetom; nadležnosti i proces odobravanja isti su kao za evaluaciju plana iz prethodnog stava.
(3) Radom angažovanog evaluatora rukovodi Telo za prekograničnu saradnju Republike Srbije, uz mogućnost formiranja radne grupe (ili sličnog organa) koja bi uključila Telo za prekograničnu saradnju Crne Gore, Telo za ugovaranje i Zajednički tehnički sekretarijat u ovaj proces. Telo za PGS Republike Srbije dostavlja nacrt izveštaja relevantnim institucijama na komentare; nakon uključivanja komentara, izdaje se konačna verzija izveštaja i dostavlja svim organima koji čine Operativne strukture i Zajednički tehnički sekretarijat. Izveštaj potom pregleda Zajednički nadzorni odbor koji odlučuje o naknadnim aktivnostima koje bi zahtevale njegovo odobrenje (na primer, potencijalne izmene Programa), te isti dostavlja EK na komentare. Relevantni evaluacioni izveštaji Komisije, u skladu sa članom 56. Okvirnih sporazuma, takođe se dostavljaju Zajedničkom nadzornom odboru.
_______________
15 Ex ante vrednovanja nisu
obuhvaćena ovim Sporazumom s obzirom na to da se ista sprovode paralelno
sa procesom programiranja. Eh post vrednovanje programa se ne vrši, s obzirom
na to da to nije obavezno prema članu 18. stav 3. Pravila za sprovođenje
(Uredba Komisije (EU) br. 1268/2012 o delegiranju od 29. oktobra 2012.godine)
Finansijske uredbe (Uredba (EU, EURATOM) br. 966/2012 od 25. oktobra 2012.
godine), te da će rezultati stići suviše kasno za pripremu za sledeći period
programiranja.
FINANSIJSKO UPRAVLJANJE I KONTROLA
Opšte odredbe o finansijskom upravljanju
(1) Sve dužnosti koje se tiču finansijskog upravljanja vrše se u skladu sa čl. 31. do 46. Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom, kao i odredbama Finansijskih sporazuma zaključenih za Program. Nacionalni fond i Telo za ugovaranje dužni su da u celosti obezbede povezane zadatke, osim onih iz člana 28. ovog sporazuma; shodno tome, programska sredstva neće se prenositi sa bilo kojih organa iz Republike Srbije iz Odeljka II na institucije Crne Gore navedene u istom Odeljku, ili, izuzev člana 28. obrnuto. Odgovornosti Nacionalnog fonda i/ili Tela za ugovaranje uključuju, između ostalog, obezbeđivanje toka revizije i računovodstvenih sistema koji ispunjavaju zahteve Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom. U skladu sa članom 18. stav 4. i 33, 35. stav 1. tačka a), i klauzulom 2(3)(a) Aneksa A Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom, kao i relevantnim odredbama Finansijskih sporazuma, Nacionalni fond izrađuje i dostavlja predviđanja verovatnih zahteva za plaćanja i same zahteve za plaćanja, uključujući i izjave o troškovima za među-plaćanja.
(2) Svako sufinansiranje Programa, pored sredstava iz izvora Evropske unije, obezbeđuje se na nivou pojedinačnih izabranih operacija, a obezbeđuju ih korisnici. Nikakvo takvo sufinansiranje, stoga, ne može da se rezerviše ili obezbedi iz državnih budžeta Srbije ili Crne Gore od strane bilo kojih organa navedenih u Odeljku II.
(3) U skladu sa članom 33. stav 8. Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom, u slučaju kašnjenja u zahtevanju sredstava ili prijemu plaćanja od Komisije, Nacionalni službenik za odobravanje obezbeđuje, iz državnog budžeta Republike Srbije, dovoljna sredstva na računima Programa kako bi se ispunile bilo koje postojeće ili predstojeće obaveze.
(4) Poštujući odredbe Finansijskih sporazuma za Program, bankovni računi se otvaraju u valuti evro na nivou Nacionalnog fonda i Tela za ugovaranje. Sredstva koja uplaćuje Komisija uplaćuju se na račun Nacionalnog fonda, a potom prenose na račun Tela za ugovaranje u skladu sa procedurama dogovorenim između ova dva tela.
(5) Telo za ugovaranje vrši plaćanja prema glavnim korisnicima izabranih aktivnosti po osnovu ispunjenja relevantnih uslova iz njihovih ugovora o bespovratnim sredstvima. Računi koje otvaraju glavni korisnici u svrhu sprovođenja predmetnih ugovora takođe treba da budu u valuti evro.
(6) U slučaju da se sredstva koja se tiču Programa nadoknađuju Komisiji po osnovu člana 41. ili člana 43. Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom, Nacionalni službenik za odobravanje treba da preduzme neophodne i odgovarajuće korake u skladu sa članom 41. stav 2. i u okviru zadataka definisanih članom 42. Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom. Ukoliko predmetni iznosi mogu da budu, ali još uvek nisu, povraćeni od glavnih korisnika, iste će privremeno snositi državni budžet Republike Srbije dok isti ne budu naplaćeni od glavnih korisnika u skladu sa rokovima koje propisuje Nacionalni službenik za odobravanje. Ukoliko sredstva naplaćena od Komisije ne mogu biti naplaćena od glavnih korisnika, manjak pokriva ili državni budžet Republike Srbije ili državni budžet Crne Gore ili oba; uzimajući u obzir podelu obaveza između državnih budžeta obe države i kako je određeno u skladu sa članom 28. ovog sporazuma.
(7) Na nivou pojedinačnih aktivnosti, Telo za ugovaranje naplaćuje sredstva od glavnih korisnika i u skladu sa relevantnim postupcima navedenim u pojedinačnim ugovorima o bespovratnim sredstvima. Razlozi za takav povraćaj uključuju avansno plaćanje (na primer, kada su konačni troškovi pretrpljeni po osnovu bespovratnih sredstava manji od avansa primljenog od Tela za ugovaranje); nepodobne troškove (utvrđene, na primer, u kontekstu provera upravljanja aktivnostima); i potvrđene nepravilnosti, uključujući prevare. U slučaju da Telo za ugovaranje ima poteškoća u naplati sredstava od glavnih korisnika iz Crne Gore, organi koji čine Operativnu strukturu Crne Gore dužni su da pruže razumnu podršku i da ulože krajnje napore da podrže Telo za ugovaranje u procesu povraćaja sredstava na njihovoj teritoriji, uključujući i kroz sprovođenje operativnih, pravnih, administrativnih i sudskih postupaka.
(8) Glavni korisnik nadoknađuje sredstva od drugih korisnika operacija u skladu sa formalnim sporazumom ili sporazumima između predmetnih korisnika. Bilo koje takve iznose koji dospevaju na naplatu od drugih korisnika, a koje je Telo za ugovaranje već naplatilo od glavnog korisnika, privremeno će snositi glavni korisnik dok isti ne budu primljeni od drugih korisnika. U slučaju da glavni korisnik ima problema u naplati sredstava od drugih korisnika, organi koji čine Operativne strukture države drugog korisnika dužni su da glavnom korisniku pruže svu razumnu podršku.
(9) Detaljne procedure kojima se dopunjavaju odredbe o finansijskom upravljanju u Okvirnom sporazumu sa Republikom Srbijom, Finansijskim sporazumima i ovim sporazumom razvijaju se na državnom nivou, ali isključivo za Republiku Srbiju; relevantne dužnosti Crne Gore su utvrđene isključivo ovim sporazumom.
Podela obaveza između državnih budžeta
(1) U slučajevima kada sredstva koja naplati Komisija ne mogu biti naplaćena od glavnih korisnika, utvrđuje se i dogovara odgovarajuća raspodela povezanih obaveza između budžeta Republike Srbije i Crne Gore. Do takvih situacija dolazi kada vodeći korisnici nisu u mogućnosti da otplate potrebne iznose i kada iznosi nadoknađeni Komisiji ne mogu da se povežu sa određenom aktivnošću, kao što je slučaj kod određenih finansijskih korekcija, u skladu sa članom 43. Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom.
(2) Dogovori o podeli obaveza u situacijama navedenim u prethodnom stavu pokreće i njima upravlja Nacionalni službenik za odobravanje, dok takvim dogovorima treba da prisustvuju svi organi koji čine obe Operativne strukture. U slučaju da iznosi mogu jasno da se povežu sa određenom aktivnošću, i samim tim sa jednim ili više njenih korisnika, obaveze se dele u skladu sa pravima i obavezama dodeljenim u članu 22. ovog sporazuma (za provere upravljanja aktivnostima) na organe Operativnih struktura i druge relevantne institucije. Stoga, iznosi povezani sa troškovima koje pretrpe korisnici u Srbiji, koje proveri Telo za ugovaranje, pokrivaju se iz državnog budžeta Srbije; slično tome, iznosi koji se tiču troškova korisnika iz Crne Gore, koje proveri Telo za kontrolu, pokrivaju se iz državnog budžeta Crne Gore. U slučajevima kada se iznosi ne mogu povezati sa određenom aktivnošću, diskusije treba da se bave određivanjem poštene i ravnopravne podele obaveza koja treba u potpunosti da odražava raspodelu odgovornosti po državama potpisnicama ovog sporazuma. Konačne odluke o raspodeli obaveza se u svakom slučaju donosi u pisanoj formi od strane svih funkcija i organa koji učestvuju u diskusijama.
(3) Ukoliko je dogovoreno da Crna Gora pokrije sve ili deo obaveza, Nacionalni službenik za odobravanje iz Republike Srbije izdaje dokument o zaduženju (ili sličan dokument) Rukovodiocu Operativne strukture Crne Gore; dokument o zaduženju treba, između ostalog, da sadrži iznos koji treba da se plati, račun na koji treba da se uplati, u valuti evro, valutu u kojoj se predmetni iznos prima. Ukoliko je u pitanju druga valuta osim evra, devizni kurs koji će se primenjivati na iznos u evrima koji je prvobitno naplaćen od strane Komisije za potrebe izračunavanja iznosa valute koja nije evro će biti mesečni devizni kurs Komisije za mesec tokom kojeg je Komisija izdala svoj dokument o zaduženju Nacionalnom službeniku za odobravanje.
Odredbe o kontroli, uključujući internu reviziju
(1) Okvir interne kontrole16 za Program utvrđuje se sledećim pravno obavezujućim dokumentima: Okvirnim sporazumima, Finansijskim sporazumima, ovim Sporazumom, nacionalnim zakonodavstvom ili slično, sporazumima između institucija, te procedurama na nivou programa ili države. Kumulativno treba da obezbede da zahtevi iz Aneksa B Okvirnih sporazuma budu obuhvaćeni sistemom upravljanja i kontrole Programa, te da zadaci budu jasno definisani i dodeljeni funkcijama i/ili organima. U slučajevima kada su procedure primenjive na organe navedene u Odeljku II uvedene kao deo postojeće procedure interne finansijske kontrole, takve procedure, pod uslovom da se smatraju dovoljnim i odgovarajućim, treba da se poštuju umesto razvijanja novih procedura posebno za IPA II ili za Program; primeri mogu da uključuju procedure koje se odnose na planiranje i upravljanje resursima ili upravljanje rizicima.
(2) Sastavni deo okvira interne kontrole čini postojanje i rad funkcija interne revizije; ovo je potrebno obezbediti za svako telo koje čini Upravljačku strukturu i Operativne strukture, u skladu sa članom 4(3)(6)(xi) Aneksa A Okvirnih sporazuma, te izvršiti u skladu sa nacionalnim zakonodavstvom. U slučaju da takvi organi nemaju sektor ili osoblje za internu reviziju, ova funkcija se obezbeđuje spolja, na primer, zaključivanjem sporazuma sa relevantnim Ministarstvom finansija prema kojem će njegova interna revizija obezbediti relevantne uloge i odgovornosti. Detaljne odredbe za dostavljanje izveštaja interne revizije koji su relevantni za Program uređene su procedurama programa.
(3) Odgovarajuće uspostavljanje i funkcionisanje okvira interne kontrole za Program utvrđuje se preko verifikacije upravljanja na nivou sistema koja se vrši u kontekstu zahtevanja i praćenja poveravanja, u skladu sa čl. 11. i 12. ovog sporazuma. Prihvatljivost troškova pretrpljenih na nivou ugovora o bespovratnim sredstvima podložna je verifikaciji upravljanja operacijama, u skladu sa članom 22. ovog sporazuma, dok se nepravilnostima na koje se sumnja ili koje su potvrđene upravlja u skladu sa članom 15. ovog sporazuma. Detaljne odredbe za takve provere upravljanja i za upravljanje nepravilnostima treba da budu utvrđene na nivou programa i po potrebi na državnom nivou u vidu kontrolnih procedura; kumulativno, one treba da sadrže modalitete kojima se garantuje adekvatno finansijsko upravljanje sredstvima koja su dodeljena Programu, u skladu sa članom 69(đ) Okvirnih sporazuma.
______________
16 Termin "kontrola" u
ovom sporazumu tumači se tako da podrazumeva internu kontrolu - tj. provere
koje vrše funkcije ili organi koji čine Upravljačku strukturu ili Operativne
strukture; ovaj termin isključuje, na primer, revizije koje vrši Revizorsko
telo
KOMUNIKACIJA, IZVEŠTAVANJE I UPRAVLJANJE INFORMACIJAMA
Komunikacija, uključujući sastanke
(1) Komunikacija u okviru i između organa koji čine Upravljačku strukturu i Operativne strukture, kao i Zajednički tehnički sekretarijat,17 vrši se prvenstveno putem e-pošte kako bi se obezbedio brz odgovor, uz istovremeno čuvanje evidencije o takvoj komunikaciji. Ukoliko dokumenti zahtevaju zvanični potpis, potrebno ih je skenirati i poslati e-poštom; prijem takve e-pošte se vrši kao zvanični prijem dokumenata koje sadrže. Isti principi se primenjuju na komunikaciju između tela Operativnih struktura i Zajedničkog tehničkog sekretarijata, i korisnika.
(2) Pored bilo kojih sastanaka između organa iz prethodnog stava o posebnim pitanjima, Rukovodilac Tela za prekograničnu saradnju Republike Srbije saziva i koordinira opštim upravljačkim sastancima za Program, u saradnji sa Telom za prekograničnu saradnju Crne Gore. U principu, takvi sastanci se održavaju kada god se uključene strane saglase da je to neophodno i istim prisustvuju organi koji čine Upravljačku strukturu i obe Operativne strukture, kao i Zajednički tehnički sekretarijat i Upravni odbor kontakta za tehničku pomoć, ako je potrebno. Takvi sastanci se održavaju u Republici Srbiji i u Crnoj Gori naizmenično, za njih se priprema dnevni red i izrađuju zapisnici, uz jasno navođenje naknadnih mera, zajedno sa odgovornostima i rokovima; sprovođenje dogovorenih aktivnosti se prati u kontekstu sledećeg upravljačkog sastanka.
______________
17 Termin "komunikacija" iz
ovog člana odnosi se na informacije razmenjene između organa koji čine upravljačku
strukturu i Operativnih struktura, Zajedničkog tehničkog sekretarijata i
korisnika. Navedeni termin stoga isključuje komunikaciju sa ciljnim grupama
u pogledu informacija, javnosti i vidljivosti u skladu sa članom 23.
(1) U skladu sa članom 59. st. 1. i 2. Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom, Nacionalni IPA koordinator i Nacionalni službenik za odobravanje iz Republike Srbije zvanično izveštavaju Komisiju o sprovođenju Programa tokom prethodne finansijske godine. Kada je reč o Nacionalnom IPA koordinatoru u Srbiji, takvo izveštavanje obuhvata prosleđivanje Godišnjih izveštaja o sprovođenju, u skladu sa članom 25. ovog sporazuma,18 dok Nacionalni službenik za odobravanje dostavlja finansijske izveštaje ili završne račune, upravljačke izjave, i sažetke izveštaja interne revizije i izvršenih kontrola koji podržavaju takve upravljačke izjave.19
(2) Modaliteti slični onima opisanim u prethodnom stavu primenjuju se na obaveze izveštavanja Revizorskog tela; u skladu sa članom 59. stav 3. Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom, Revizorsko telo dužno je da Komisiji dostavi godišnje mišljenje revizora i izveštaj o godišnjim aktivnostima revizora za prethodnu finansijsku godinu do 15. marta sledeće godine. Pored toga, dužno je da dostavi mišljenje o završnom bilansu troškova izdatom za Program od strane Nacionalnog službenika za odobravanje, u skladu sa članom 5. stav 3. tačka b) podtačka (iii) Aneksa A Okvirnog sporazuma sa Republikom Srbijom.
(3) Sva dokumentacija za izveštavanje mora da bude sačinjena u skladu sa odredbama Finansijskih sporazuma, uključujući sve šablone. Kopija dokumentacije uvek mora da bude poslata Nacionalnim IPA koordinatorima obe države, Nacionalnom službeniku za odobravanje, Revizorskom telu i rukovodiocima svih organa koji čine Upravljačku strukturu i obe Operativne strukture.
(4) Zvanični izveštaji koje Zajednički nadzorni odbor dostavlja IPA odboru u Republici Srbiji sastoje se isključivo od Godišnjih izveštaja o sprovođenju i Završnih izveštaja o sprovođenju, dok se izveštavanje na nižim nivoima vrši, po potrebi, u skladu sa procedurama i međuinstitucionalnim sporazumima, Priručnikom sa Zajednički tehnički sekretarijat ili ugovorima o bespovratnim sredstvima. Pored odredbi sadržanih u ovom Sporazumu, nisu predviđeni nikakvi posebni postupci za izveštavanje koje vrši Operativna struktura Crne Gore prema Operativnoj strukturi Republike Srbije ili Upravljačkoj strukturi.
______________
18 Nacionalni IPA koordinator
je takođe odgovoran za dostavljanje Završnog izveštaja o sprovođenju za Program
Komisiji nakon što ga ZOP odobri, u skladu sa članom 25.
19 Takve kontrole obuhvataju
provere upravljanja na nivou sistema navedene u članu 12.
Upravljanje podacima - podnošenje, arhiviranje, čuvanje dokumentacije
U skladu sa čl. 25, 26. i 49. Okvirnih sporazuma o zaštiti podataka, poverljivosti i čuvanju dokumenata, svaki organ koji čini Upravljačku strukturu i Operativne strukture dužan je da obezbedi:
- Postojanje odgovarajućeg sistema za podnošenje i arhiviranje za potrebe držanja i čuvanja informacija koje se tiču Programa, kako bi se obezbedila bezbednost informacija i odgovarajuća prava pristupa poverljivim informacijama;
- Postojanje efikasnog i dovoljno bezbednog informacionog sistema, sa višim nivoom bezbednosti za osetljivije informacije, redovnim pravljenjem rezervnih kopija i odgovarajućim pravima pristupa poverljivim informacijama;
- Predmetna dokumentacija, bilo da je u elektronskoj ili štampanoj formi, čuva se u skladu sa članom 49. Okvirnih sporazuma, relevantnim odredbama Finansijskih sporazuma, i bilo kojim zahtevima koji potiču iz procedura i standardnih dokumenata koje usvaja i objavljuje Komisija u pogledu sprovođenja spoljnih aktivnosti;20 Usklađenost sa bilo kojim propisima o slobodi informacija na državnom nivou.
Svi organi uključeni u proces sprovođenja, uključujući i korisnike, dužni su da obezbede odgovarajući tok revizije.
______________
20 Pogledati tačku 2.3.5 Praktičnog
vodiča koji je stupio na snagu 30. aprila 2015. godine.
REVIZIJA I SPOLJNE PROVERE
(1) U skladu sa članom 77. Okvirnog sporazuma sa Srbijom, Revizorsko telo dužno je da obezbedi spoljnu reviziju Programa21 uz podršku Grupe revizora u skladu sa članom 8. Revizije će se vršiti u skladu sa prenosnom trogodišnjom strategijom, i ispitivaće Program kako sa finansijskog, tako i sa sistemskog stanovišta. Mišljenje revizora i izveštaji o aktivnostima revizije dostavljaju se Komisiji na godišnjem nivou, dok se kopije dostavljaju relevantnim organima, u skladu sa članom 31. ovog sporazuma. Zadaci se vrše u skladu sa odredbama sadržanim u Okvirnom sporazumu za Srbiju, a posebno u Aneksu A Finansijski sporazumi, bilo kojim smernicama Komisije, Poslovnikom usaglašenim za Grupu revizora i postupcima koji regulišu rad Revizorskog tela.
(2) Finansijske revizije Programa ili revizije Programa na nivou sistema mogu takođe da budu izvršene od strane Komisije ili Evropskog suda revizora; ove aktivnosti takođe mogu biti određene od strane Nacionalnog službenika za odobravanje.
______________
21 Termin "revizija" u
ovom odeljku odnosi se na spoljnu reviziju Programa; dakle, ovaj termin ne
obuhvata ni funkciju unutrašnje revizije, u skladu sa članom 29. ni verifikaciju
troškova kativnosti koje vrše revizori, u skladu sa članom 22.
Provere osim onih predviđenih čl. 11, 12. i 22. mogu biti izvršene od strane organa koji ne pripadaju Upravljačkoj strukturi i Operativnim strukturama, uključujući i Komisiju i Evropski biro za borbu protiv prevara (OLAF), u skladu sa članom 50. stav 1. Okvirnih sporazuma. Opet, one mogu da budu finansijske i povezane sa određenim aktivnostima, kao kod eh ante kontrola koje vrši Delegacija Evropske unije u Republici Srbiji u pogledu koraka u pozivima za dostavljanje ponuda i postupcima dodele bespovratnih sredstava ili istraga nepravilnosti koje sprovodi OLAF (kao što je navedeno u čl. 17. i 15. ovog sporazuma); ili mogu da se odnose na nivo programa i da se bave robusnošću sistema upravljanja i kontrole.
Saradnja i pristup informacijama, lokacije, prostorije i osoblje
Tokom vršenja revizije i spoljnih provera, funkcije i organi navedeni u Odeljku II, uključujući Zajednički tehnički sekretarijat i ostale oblike tehničke pomoći, u skladu sa članom 50. Okvirnog sporazuma i bilo kojim relevantnim odredbama Finansijskih sporazuma i bilateralnih zadataka koji su regulisani ovim sporazumom i/ili procedurama programa (tj. relevantnim proceduralnim koracima u smislu neregularnosti, zajedničkih provera na licu mesta od strane Tela za ugovaranje i Tela za kontrolu nad partnerima i glavnim korisnicima, itd.), obezbediće punu saradnju sa svim uredno ovlašćenim zastupnicima ili predstavnicima Revizorskog tela, Grupe revizora, Komisije, Evropskog revizorskog suda, Nacionalnog službenika za odobravanje, Tela za ugovaranje, Tela za borbu protiv nepravilnosti i prevare pri postupanju sa sredstvima Evropske unije u okviru Ministarstva finansija Republike Srbije i Evropskom birou za borbu protiv prevara (OLAF). Takvi zastupnici ili predstavnici imaju pun pristup informacijama, dokumentaciji, lokacijama, prostorijama i osoblju.
Komentari na reviziju i spoljne provere te praćenje istih
Sve funkcije i organi navedeni u Odeljku II dužni su da obezbede:
- Da primljeni nacrti izveštaja revizora i izveštaja o proverama budu dostavljeni svim relevantnim licima i institucijama (ukoliko isti nemaju poverljiv status kao što je slučaj sa istragama prevara) kako bi dali svoje komentare;
- Da daju komentare na sve nacrte izveštaja revizora i izveštaje o proverama koje prime ili koji su im dostavljeni;
- Da sve naknadne aktivnosti po osnovu zaključaka i preporuka koje se tiču konačnog izveštaja revizora i izveštaja o proverama za koje su odgovorni budu jasno definisane, zajedno sa odgovornostima i rokovima, kao i da sprovođenje takvih naknadnih aktivnosti bude praćeno. Ovo se naročito odnosi na revizije koje vrši Revizorsko telo i bilo koje revizije ili provere koje se tiču upravljanja Programom i sistemima kontrole koje izvrši Komisija.
ZAVRŠNE ODREDBE
Konsultacije, rešavanje sporova, merodavno pravo, arbitraža
(1) Svako pitanje koje se odnosi na izvršenje ili tumačenje ovog sporazuma biće predmet konsultacija između strana, što će, ukoliko je nužno, za rezultat imati izmene ovog sporazuma.
(2) Nesuglasice koje nastanu usled tumačenja ili izvršenja ovog sporazuma biće rešavane mirnim putem kroz konsultacije, kao što je to predviđeno prethodnim stavom. Strane će u pisanoj formi saopštiti svoje stavove i rešenja koja smatraju mogućim po pitanju nesuglasica. Strana će odgovoriti na zahtev druge strane za rešenje mirnim putem u roku od 30 dana. Po isteku ovog perioda, ili ukoliko pokušaj da se dođe do rešenja mirnim putem ne dovede do dogovora u roku od 60 dana od prvog zahteva, bilo koja strana može obavestiti drugu stranu da smatra da postupak rešenja mirnim putem nije uspeo.
(3) Ovaj sporazum će se primenjivati u skladu sa zakonima Republike Srbije. Ukoliko rešenje nije postignuto mirnim putem, strane će prihvatiti isključivu nadležnost prvostepenih sudova u Republici Srbiji.
(1) Sva komunikacija u vezi sa ovim sporazumom sačinjava se u pisanoj formi, na engleskom jeziku. Svako saopštenje mora biti potpisano i dostavljeno kao originalni dokument, ili kao skenirani originalni dokument.
(2) Sva komunikacija koja se tiče ovog sporazuma šalje se na sledeće adrese:
Za Srbiju: |
Za Crnu Goru: |
(1) Ovaj sporazum stupa na snagu onog dana kada ga potpiše poslednja ugovorna strana.
(2) Ukoliko ne bude raskinut, ovaj sporazum ostaje na snazi do ispunjenja svih ugovornih obaveza, a u svakom slučaju tokom perioda koji nije kraći od sedam godina od datuma zaključenja Programa.
(1) Sve izmene sa kojima se saglase Strane biće u pisanoj formi i sačinjavaće deo ovog sporazuma. Manje izmene biće izvršene putem pisanog obaveštenja (ili ekvivalentnog dokumenta) upućenog od strane jedne Strane drugoj, i stupiće na snagu po prijemu obaveštenja na strani druge Strane. Veće izmene podležu reviziji ovog sporazuma u skladu sa procedurom koja je primenjena na prvobitno usvajanje, gde takve izmene stupaju na snagu u skladu sa procedurom utvrđenom u članu 39. stav 1. ovog sporazuma. Odluku o tome šta predstavlja manju, a šta veću izmenu donosi Nacionalni službenik za odobravanje.
(2) Ovaj sporazum može da raskine bilo koja Strana slanjem pisanog obaveštenja, pri čemu raskid stupa na snagu tri meseca nakon datuma pisanog obaveštenja. U tom slučaju, Strane su saglasne da će nastaviti sa izvršavanjem svojih obaveza, kako je to opisano ovim sporazumom, a u pogledu svih pravno obavezujućih obaveza između tela za ugovaranje i glavnih korisnika, sve dok sve takve obaveze ne budu ispunjene u celosti. Telo za ugovaranje će obustaviti postojeće pozive za dostavljanje ponuda i postupke dodele bespovratnih sredstava u skladu sa Programom u iščekivanju novog Sporazuma ili će iste raskinuti.
POTPISI
Ovaj sporazum sastavljen je u dva primerka na engleskom jeziku.
Za Republiku Srbiju Jadranka Joksimović |
Za Crnu Goru |