PRAVILNIKO ORGANIZACIJI BUDŽETSKOG RAČUNOVODSTVA I RAČUNOVODSTVENIM POLITIKAMA("Sl. list opštine Vršac", br. 17/2013) |
Ovim pravilnikom, u skladu sa Zakonom o budžetskom sistemu ("Sl. glasnik RS", br. 54/2009, 73/2010, 101/2010, 101/2011, 93/2012 i 62/2013); Uredbom o budžetskom računovodstvu, Pravilnikom o standardnom klasifikacionom okviru i Kontnom planu za budžetski sistem ("Sl. glasnik RS", br. 103/2011, 10/2012, 18/2012, 95/2012, 99/2012, 22/2013, 48/2013 i 61/2013); Pravilnikom o zajedničkim kriterijumima i standardima za uspostavljanje i funkcionisanje sistema finansijskog upravljanja i kontrole u javnom sektoru ("Sl. glasnik RS", br. 99/2011), Uredbom o primeni međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor ("Sl. glasnik RS", br. 49/2010) i Pravilnikom o načinu pripreme, sastavljanja i podnošenja finansijskih izveštaja korisnika budžetskih sredstava i korisnika sredstava organizacija obaveznog socijalnog osiguranja ("Sl. glasnik RS", br. 51/2007 i 14/2008 - ispr.), za Opštinu Vršac (dalje: opština) bliže se uređuje:
- Način organizovanja računovodstvenih poslova;
- Organizacija finansijskog upravljanja i kontrole;
- Utvrđivanje načela za imenovanja lica odgovornih za računovodstvene postupke i finansijsko izveštavanje;
- Računovodstvene isprave i tok kretanja računovodstvenih isprava;
- Rokovi za sastavljanje i dostavljanje računovodstvenih isprava;
- Poslovne knjige i usklađivanje stanja poslovnih knjiga;
- Popis imovine i obaveza,
- Računovodstvene politike, i
- Zaključivanje poslovnih knjiga i čuvanje poslovnih knjiga i računovodstvenih isprava.
Za pitanja koja nisu regulisana ovim pravilnikom neposredno se primenjuju zakonski i podzakonski propisi i druga pojedinačna uputstva, odnosno instrukcije donete na osnovu ovih propisa, kao i Međunarodni računovodstveni standardi za javni sektor (MRS JS).
Pod budžetskim računovodstvom, u smislu ovog pravilnika, podrazumeva se osnov i uslovi vođenja poslovnih knjiga i drugih evidencija sa dokumentacijom na osnovu koje se evidentiraju sve transakcije i drugi događaji koji iskazuju promene i stanje na imovini, potraživanjima, obavezama, izvorima finansiranja, rashodima, izdacima, prihodima i primanjima, kao i utvrđivanje rezultata poslovanja, sastavljanje i objavljivanje finansijskih izveštaja.
II ORGANIZACIJA BUDŽETSKOG RAČUNOVODSTVA
Poslovi budžetskog računovodstva organizuju se i obavljaju u okviru jedinstvenog organizacionog dela Odsek za poslove računovodstva (dalje: računovodstvo), koja je utvrđena Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji opštinske uprave (dalje: sistematizacija).
Rukovođenje službom računovodstva, kao i vođenje poslovnih knjiga, pripremu, podnošenje i objavljivanje finansijskih izveštaja obavlja stručno lice - rukovodilac računovodstva (u daljem tekstu: šef računovodstva), koje nije kažnjavano za krivična dela koja ga čine nepodobnim za obavljanje poslova iz oblasti računovodstva.
Poslove računovodstva obavljaju, pored šef računovodstva i stručna lica koja su imenovana za vršenje ovih poslova u skladu sa sistematizacijom:
- bilansista - kontista;
- knjigovođa glavne knjige i dnevnika;
- blagajnik - likvidator;
- knjigovođa osnovnih sredstava, sitnog inventara i materijala;
- blagajnik pomoćne blagajne - rukovaoc fiskalnom kasom, prodavac;
- i druga lica u skladu sa sistematizacijom;
Šef računovodstva odgovoran je za vođenje poslovnih knjiga i pripremu, sastavljanje i podnošenje finansijskih izveštaja.
Osnova za vođenje budžetskog računovodstva jeste gotovinska osnova.
Za svoje interne potrebe, mogu se voditi računovodstvene evidencije i prema obračunskoj osnovi, kao što je evidencija potraživanja i obaveza i drugi podaci.
Odluku o vrsti evidencije koja će se voditi prema obračunskoj osnovi, na predlog šefa računovodstva, donosi načelnik opštinske uprave.
III FINANSIJSKO UPRAVLJANJE I KONTROLA
Finansijsko upravljanje i kontrola se organizuju kao sistem procedura i odgovornosti svih lica, posredno ili neposredno, uključenih u finansijske i računovodstvene, odnosno ukupne poslovne transakcije.
Pod sistemom finansijskog upravljanja i kontrole podrazumevaju se svi postupci i radnje čiji je cilj da se obezbedi:
1. primena zakona sa pratećim propisima, kao i odgovarajućih pravila, procedura i instrukcija donetih od strane nadležnih/ovlašćenih organa i/ili lica;
2. ekonomično, efikasno i namensko korišćenje finansijske i nefinansijske imovine;
4. čuvanje finansijske i nefinansijske imovine i ulaganja od gubitka, uključujući i pronevere, nepravilnosti i korupcije;
5. integritet i pouzdanost informacija i podataka.
Predmet finansijskog upravljanja i kontrole su: promene i stanje na računima prihoda i primanja, odnosno rashoda i izdataka; promene i stanje na računima finansijskih sredstava; promene i stanje obaveza i potraživanja; promene na obimu, stanje i način upravljanja nefinansijskom imovinom; stanje i način čuvanja informacija, poslovnih knjiga, odnosno registraturskog materijala i arhivske građe.
Uspostavljanje efikasnog finansijskog upravljanja i kontrole obezbeđuje se donošenjem odgovarajućih odluka, uputstava i procedura od strane nadležnog/ ovlašćenog organa i/ili lica.
Određeni poslovi interne kontrole mogu se izvršavati prema uputstvima i procedurama šefa računovodstva, nakon dobijene saglasnosti nadležnog/ovlašćenog organa i/ili lica.
Na predlog šefa računovodstva, a za potrebe posebne i specifične interne kontrole, može se angažovati stručno lice - ekspert, o čemu odluku donosi načelnik opštinske uprave.
Sprovođenje postupka interne kontrole u računovodstvu obavlja se kontinuirano, i to u obliku:
- formalne i računske kontrole, koju sprovode neposredni izvršioci poslova;
- suštinske kontrole, koju, prema proceni i na predlog izvršioca poslova iz računovodstva, sprovode neposredni rukovodioci organizacionih jedinica kod kojih je nastala poslovna promena;
- kontrole zakonitosti i ispravnosti poslovne transakcije, odnosno računovodstvene isprave, koju sprovodi šef računovodstva, i
- kontrole pravovremenosti i ispravnosti rada neposrednih izvršilaca i nižih rukovodilaca, koju sprovodi šef računovodstva.
Kako bi se obezbedio dovoljan nivo integriteta i pouzdanosti informacija, kontrole koje služe sa svođenje rizika na prihvatljiv nivo treba da obuhvate naročito:
- sprovođenje ustanovljenih procedura za autorizaciju i odobravanje, po svakom zaposlenom;
- proveru ustanovljenih podela dužnosti, kako bi se onemogućilo da lice odgovorno za autoriziciju ne obavlja izvršenje, knjiženje pa čak i kontrolu;
- proveru ustanovljenog sistema duplog potpisa, čime se onemogućava preuzimanje obaveza i njihovo plaćanje ukoliko nije potpisano od strane ovlašćenog/odgovornog lica i šefa računovodstva ili drugog ovlašćenog lica;
- proveru, da samo ovlašćena lica imaju pristup sredstvima informisanja;
- proveru pravilnog izvršenja prethodne kontrole zakonitosti, koju sprovodi finansijski kontrolor (likvidator);
- proveru poštovanja ustanovljenih rokova i procedure potpunog, ispravnog i tačnog knjiženja svih poslovnih promena;
- proveru utvrđenog pravila dokumentovanja svih aktivnosti, odnosno poslovnih transakcija;
- proveru poštovanja sprovođenja pravila i procedura upravljanja ljudskim resursima od strane neposrednih rukovodioca i šefa računovodstva, i
- nadgledanje svih ostalih odluka, pravila i procedura.
Kontrole koje služe za svođenje rizika na prihvatljiv nivo, moraju se analizirati, ažurirati i utvrditi najmanje jednom godišnje, za šta je odgovoran šef računovodstva.
U sistemu kontrole neophodno je obezbediti odgovarajuće i pravovremene pisane informacije koje omogućavaju zaposlenima da preuzmu odgovornosti.
Izgradnja odgovarajućeg informacionog sistema, za sve zaposlene, treba da omogući precizne direktive i instrukcije o njihovoj ulozi i odgovornostima u vezi sa finansijskim upravljanjem i kontrolom.
Pored obezbeđenja dokumentovanja svih poslovnih procesa i transakcija, radi obezbeđenja odgovarajućih revizorskih tragova za nadgledanje, neophodno je uspostaviti sistem efikasnog, blagovremenog i pouzdanog izveštavanja, sa tačno utvrđenim oblicima i rokovima.
Šef računovodstva, odgovoran je načelniku Opštinske uprave za aktivnosti finansijskog upravljanja i kontrole koja je ustanovljena u računovodstvu.
Prenošenje pojedinih odgovornosti u oblasti finansijskog upravljanja i kontrole na šefa računovodstva ili druga lica zaposlena u računovodstvu, ne isključuje odgovornost načelnika opštinske uprave.
IV IMENOVANJE ODGOVORNIH LICA ZA RAČUNOVODSTVENE POSTUPKE I FINANSIJSKO IZVEŠTAVANJE
Skup odgovornosti za računovodstvene postupke, od nastanka poslovne promene odnosno transakcije pa do finansijskog izveštavanja, podrazumeva:
- odgovornost za nastanak poslovne promene;
- odgovornost za izradu računovodstvenih isprava, vođenje poslovnih knjiga i pripremu, izradu i podnošenje finansijskih izveštaja;
- odgovornost za internu kontrolu računovodstvenih isprava, i
- odgovornost za obelodanjivanje i prezentaciju finansijskih izveštaja.
Odgovornost za nastanak poslovne promene
Za nastanak poslovne promene, događaja, odnosno računovodstvene transakcije odgovaran je predsednik opštine (dalje: naredbodavac), što potvrđuju svojim potpisom na samoj računovodstvenoj ispravi.
Odgovornost za izradu računovodstvenih isprava, vođenje poslovnih knjiga i pripremu, izradu i podnošenje finansijskih izveštaja.
Za verodostojnost, tačnost i potpunost računovodstvenih isprava odgovorno je lice koje je sastavilo računovodstvenu ispravu, što potvrđuje svojim potpisom na računovodstvenoj ispravi.
Određivanje lica za sastavljanje računovodstvenih isprava reguliše se, za svaku organizacionu jedinicu i svako zaposleno lice, sistematizacijom, ovim pravilnikom, posebnim internim aktima opštine i posebnim odlukama naredbodavca.
Za pravilno i potpuno sprovođenje utvrđenih računovodstvenih postupaka i radnji neophodnih za izradu zakonite računovodstvene isprave, odgovorna su stručna lica koja su, na osnovu sistematizacije, imenovana za vršenje ovih poslova, što potvrđuju svojim potpisom.
Za zakonitost računovodstvenih isprava odgovoran je šef računovodstva, što potvrđuju svojim potpisom.
Za zakonitost računovodstvene isprave nastale u drugoj organizacionoj jedinici odgovoran je rukovodilac te organizacione jedinice, što potvrđuje svojim potpisom.
Odgovornost rukovodioca druge službe, iz stava 2. ovog člana, ne isključuje odgovornost šefa računovodstva za zakonitost računovodstvene isprave.
Za vođenje poslovnih knjiga i pripremu, izradu i podnošenje finansijskih izveštaja odgovoran je šef računovodstva, što potvrđuju svojim potpisom.
Odgovornost za internu kontrolu računovodstvenih isprava
Za internu kontrolu računovodstvenih isprava, odgovorno je lice koje je određeno da kontroliše računovodstvene isprave u pogledu pravnog osnova nastale poslovne promene i namenskog korišćenja sredstava, odnosno preuzimanja obaveza, što potvrđuje svojim potpisom (kontrolisao...) na računovodstvenoj ispravi.
Određivanje lica za internu kontrolu računovodstvenih isprava reguliše se sistematizacijom.
Odgovornost za obelodanjivanje i prezentaciju finansijskih izveštaja
Za istinitost i potpunost sadržaja, obelodanjivanje i prezentaciju finansijskih izveštaja odgovaran je naredbodavac, što potvrđuje svojim potpisom.
Opština, je dužna da na svojoj internet stranici objavljuju svoje finansijske planove za narednu godinu, informator o radu, kao i završne račune i finansijske izveštaje.
V RAČUNOVODSTVENE ISPRAVE I TOK KRETANJA RAČUNOVODSTVENIH ISPRAVA
Računovodstvena isprava je javna isprava koja se sastavlja za svaku poslovnu promenu, odnosno transakciju nastalu u vezi sa poslovanjem.
Obeležje javnosti obavezuje da računovodstvena isprava poseduje sledeće karakteristike:
- da je potpuna i nesugestivna, odnosno da sadrži istinite podatke na osnovu kojih se jasno i nedvosmisleno može utvrditi osnov nastanka poslovne promene, kao i svi podaci potrebni za knjiženje;
- da predstavlja pisani dokaz o nastaloj poslovnoj promeni i
- da je dostupna.
Računovodstvena isprava sastavlja se za svaku poslovnu promenu, odnosno transakciju nastalu u vezi sa poslovanjem iz koje se jasno i nedvosmisleno može utvrditi karakter nastale poslovne promene i podaci potrebni za knjiženje.
Osnovni podaci koje treba da sadrži računovodstvena isprava su sledeći:
- naziv i adresa korisnika javnih sredstava (opština), i ime lica koje je sastavilo, odnosno izdalo ispravu;
- naziv i broj isprave;
- datum i mesto izdavanja isprave;
- pravni osnov za nastanak i sadržina poslovne promene;
- rokovi izvršenja poslovne promene, odnosno transakcije;
- vrednost na koju glasi isprava;
- poslovi koji su povezani sa ispravom tj. sa poslovnom promenom, odnosno transakcijom;
- potpis ovlašćenog/ih lica.
Računovodstvena isprava koja ima funkciju računa ili drugog dokumenta kojim se potvrđuje promet dobara, izvršenih usluga ili izvođenja građevinskih radova mora da sadrži sve podatke utvrđene u propisu kojim se uređuje porez na dodatu vrednost i drugi relevantni propisi.
Računovodstvenom ispravom smatra se i isprava koja se sastavlja i izdaje u računovodstvu, i smatra se internom dokumentacijom, kao što su: storno knjiženja; preknjižavanja; trebovanja; otpremnice; obračuni; pregledi; specifikacije; knjižna pisma i dr.)
Na osnovu interne dokumentacije sprovodi se knjiženje u poslovnim knjigama.
Računovodstvena isprava sastavlja se u potrebnom broju primeraka, na mestu i u vreme nastanka poslovne promene istog, a najkasnije narednog radnog dana.
Računovodstvena isprava mora biti potpisana od strane ovlašćenih lica.
Verodostojnom računovodstvenom ispravom smatra se i isprava ispostavljena, odnosno primljena telekomunikacionim putem, kao i isprava ispostavljena, odnosno primljena putem servisa za elektronsku razmenu podataka (Electronic data Interchange - EDI). U tom slučaju, pošiljalac je odgovoran da podaci na ulazu u telekomunikacioni sistem budu zasnovani na računovodstvenim ispravama, kao i da čuva originalne računovodstvene isprave. Kada se računovodstvena isprava prenosi putem servisa za elektronsku razmenu podataka, pružalac usluge elektronske razmene podataka dužan je da obezbedi integritet razmenjenih podataka. Računovodstvena isprava, sastavljena kao elektronski zapis, treba da sadrži potpis ili drugu identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje računovodstvene isprave, odnosno elektronski potpis u skladu sa zakonom.
Interne računovodstvene isprave, mogu se koriste i mogu služiti kao interna dokumentacija i/ili kao izlazna isprava u obliku: ugovora; računa; otpremnice, i drugo.
Eksterne računovodstvene isprave, predstavljaju ulazne računovodstvene isprave, a mogu imati oblik: računa, ugovora, prijemnica, privremene i okončane situacije, i drugo.
Interne i eksterne računovodstvene isprave zavode se po nastanku ili prijemu, istog radnog dana, u delovodni protokol u Odeljenju za poslove organa opštine i dostavljaju se računovodstvu na sprovođenje i knjiženje (putem interne dostavne knjige) istog radnog dana, a najkasnije u roku od dva radna dana od dana nastanka poslovne promene, odnosno prijema računovodstvene isprave.
Primljena računovodstvena isprava sprovodi se i knjiži u računovodstvu istog radnog dana (odnosno u rokovima koji su navedeni u knjigovodstvenoj ispravi) kada je primljena, a najkasnije narednog radnog dana od dana prijema računovodstvene isprave.
Ostali, nepomenuti načini nastajanja, sastavljanja, evidentiranja, obrade, kontrole i arhiviranja, kao i tokovi kretanja računovodstvenih isprava utvrđuju se Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave ("Sl. glasnik RS", br. 80/92), Uredbom o elektronskom kancelarijskom poslovanju organa državne uprave ("Sl. glasnik RS", br. 40/2010), kao i sistematizacijom i drugim odgovarajućim internim aktima opštine.
VI POSLOVNE KNJIGE I USKLAĐIVANJE STANJA POSLOVNIH KNJIGA
Poslovne knjige su sveobuhvatne evidencije o poslovnim promenama, odnosno finansijskim transakcijama kojima se obezbeđuje uvid u stanje i promene, na nefinansijskoj i finansijskoj imovini, potraživanjima, obavezama, izvorima finansiranja, rashodima i izdacima, prihodima i primanjima.
Poslovne knjige vode se po sistemu dvojnog knjigovodstva, na subanalitičkim kontima (šesti nivo) propisanim u Pravilniku o standardnom klasifikacionom kontnom okviru i Kontnom planu za budžetski sistem.
Šef računovodstva može, u skladu sa potrebama, propisati kontni plan na sedmom, odnosno osmom nivou, što zajedno sa propisanim subanalitičkim kontima čini Kontni plan opštine.
Poslovne knjige vode se hronološki, uredno i ažurno.
Ažurno vođenje poslovnih knjiga podrazumeva da se računovodstvene isprave dostavljaju i knjiže u skladu sa rokom utvrđenim u ovom pravilniku.
Poslovne knjige vode se u slobodnim listovima, povezane i/ili prenete na neki od elektronskih ili magnetnih medija, korišćenjem računarskog softvera, tako da, po potrebi, mogu da se odštampaju ili prikažu na ekranu.
Računarski softver, koji se koristi za vođenje poslovnih knjiga, mora da obezbeđuje sigurno čuvanje podataka o svim proknjiženim poslovnim promenama, bez mogućnosti izmena ili brisanja već proknjiženih poslovnih promena.
Računarski softver obezbeđuje nesmetano funkcionisanje i primenu sistema internih računovodstvenih kontrola, odnosno obezbeđuje verodostojne revizorske tragove.
Poslovne knjige, kao javne isprave, dostupne su eksternim i internim korisnicima u skladu sa njihovim zakonskim ovlašćenjima, kao i ovlašćenjima dobijenim od nadležnih/ovlašćenih organa i/ ili lica opštine.
Poslovne knjige su dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige.
Dnevnik je obavezna poslovna knjiga u kojoj se hronološki evidentiraju sve nastale poslovne promene u poslovanju.
Glavna knjiga je obavezna poslovna knjiga koja sadrži sve poslovne promene sistematizovane na propisanim šestocifrenim subanalitičkim kontima, a u okviru konta po redosledu njihovog nastajanja, u hronološkom smislu. U glavnoj knjizi treba organizovati evidenciju tako da se posebno iskazuju bilansne evidencije, a posebno vanbilansne evidencije. Sistem glavne knjige čine: glavna knjiga trezora i glavna knjiga indirektnih korisnika koji svoje finansijsko poslovanje obavljaju preko sopstvenih podračuna, kod Uprave za trezor.
Glavna knjiga trezora sadrži računovodstvene evidencije za svakog direktnog i indirektnog korisnika i predstavlja osnovu za sastavljanje konsolidovanih finansijskih izveštaja.
Glavnu knjigu trezora vodi Odeljenje za finansije - Služba za poslove trezora.
Podaci iz glavne knjige direktnih i indirektnih korisnika se sintetizuju i knjiže u glavnoj knjigi trezora na osnovu periodičnih izveštaja i završnih računa.
Direktni korisnici koji svoje finansijsko poslovanje ne obavljaju preko sopstvenih računa, vode samo pomoćne knjige i evidencije, a indirektni korisnici vode glavnu knjigu, jer svoje finansijsko poslovanje obavljaju preko sopstvenih podračuna kod Uprave za trezor.
Pomoćne knjige su posebne analitičke evidencije, koje su subanalitičkim kontom povezane sa glavnom knjigom i vode se u cilju obezbeđenja subanalitičkih podataka u izvršavanju određenih namena i praćenja stanja i kretanja, odnosno promenama na nefinansijskoj i finansijskoj imovini.
Oblik i sadržinu pomoćnih poslovnih knjiga uređuje šef računovodstva u skladu sa stalnim i tekućim potrebama opštine, a one mogu biti: pomoćna knjiga kupaca i dobavljača; pomoćna knjiga osnovnih sredstava; pomoćna knjiga zaliha materijala, robe i drugih vrsta zaliha; pomoćna evidencija ostvarenih plasmana; pomoćna knjiga evidencija gotovinske blagajne (dinarske i devizne), blagajne bonova ili evidencije debitnih kartica za gorivo, poštanskih i drugih markica i otalih vrednosnica, i druge pomoćne knjige.
U računovodstvu opštine vrši se usklađivanje promena i stanja glavne knjige sa dnevnikom i pomoćnih knjiga sa glavnom knjigom, pre popisa imovine i obaveza i pre sastavljanja godišnjeg finansijskog izveštaja, ili drugog finansijskog izveštaja (prema odluci nadležnih/ovlašćenih organa i/ili lica opštine).
Kada je opština poverilac, dužna je da jednom godišnje, a najkasnije do 5. decembra tekuće godine, dostavi svom dužniku popis nenaplaćenih potraživanja, a dužnik je obavezan do u roku od 5 dana od dana prijema popisa neizmirenih obaveza proveri svoju obavezu i o tome obavesti poverioca.
Opština vrši usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem, utvrđenim popisom, najkasnije do 25. januara tekuće godine za prethodnu godinu za koju se sastavlja godišnji finansijski izveštaj - završni račun.
U slučaju zastarelosti potraživanja i obaveze, u skladu sa zakonski definisanim rokovima zastarevanja, računovodstvo vrši direktan ili indirektan otpis, na osnovu prethodno pribavljene odluke, odnosno saglasnost nadležnih/ovlašćenih organa i/ili lica opštine ili na osnovu izvršnog rešenja nadležnog pravosudnog organa.
Način i rokovi vršenja popisa i usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem, obavljaju se u skladu sa Zakonom o budžetskom sistemu, odnosno propisom koji donosi ministar nadležan za poslove finansija.
Redovan popis, imovine i obaveza vrši se na kraju poslovne godine, za koju se sastavlja godišnji finansijski izveštaj - završni račun.
Izuzetno, redovan popis muzejske građe, arhivske građe i knjiga u biblioteci vrši se najkasnije svake pete godine, o čemu odluku donosi nadležni/ovlašćeni organ i/ili lice opštine na osnovu relevantnih propisa koji uređuju način postupanja sa ovom vrstom nefinansijske imovine.
Vanredan popis, imovine i obaveza može se vršiti u toku godine, zavisno od potreba opštine (statusne promene, promene oblika organizovanja, primopredaja dužnosti, odlazak u penziju, i dr.), o čemu odluku donosi naredbodavac, odnosno nadležni/ovlašćeni organ i/ili lice opštine.
Izuzetno, vanredni popis vrši se u toku godine u situacijama (zakonom i/ili drugim propisima) nametnutih obaveza ili u slučaju više sile, i to: nivelacije cena, promene poreske stope, krađa i pronevera, šteta zbog elementarnih nepogoda, poplave, požara i dr.
Popisom se utvrđuje stanje imovine, potraživanja, obaveza i izvora sredstava.
Tuđa nefinansijska imovina, koja se na osnovu ugovora ili drugog akta nalazi na korišćenju tj. u posedu kod opštine, popisuje se u posebnim popisnim listama, od kojih se po jedan primerak dostavlja vlasniku ove imovine.
Redovan popis može početi 1. decembra tekuće godine (prema potrebi i ranije), a završetak popisa treba da se obavi do 10. januara naredne godine (prema potrebi i kasnije), s tim da se stanje po popisu "svede" na stanje na dan 31. decembra tekuće godine, te da se u razumnom roku obezbedi potpun izveštaj (svih popisnih komisija) radi njegovog usvajanja u cilju izrade i blagovremenog dostavljanja godišnjeg finansijskog izveštaja, ili drugog finansijskog izveštaja (prema odluci naredbodavca, odnosno nadležnih/ovlašćenih organa i/ ili lica opštine).
Promene stanja imovine i obaveza u toku popisa, unose se u popisne liste na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava.
Podaci iz računovodstva, odnosno odgovarajućih knjigovodstvenih evidencija o količinama, ne mogu se davati komisiji/ama za popis pre utvrđivanja stvarnog stanja i njihovog unosa u popisne liste. Promene stanja imovine i obaveza u toku popisa, unose se u popisne liste na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava.
Popisna lista mora biti potpisana od strane članova popisne komisije i rukovaoca odnosne imovine.
Naredbodavac, odnosno nadležni/ ovlašćeni organ i/ili lice opštine, posebnom odlukom obrazuje potreban broj komisija i imenuje članove tih komisija (i njihove zamenike), utvrđuje rok u kome su komisije dužne da izvrše popis, kao i rok za dostavljanje izveštaja o izvršenom popisu.
Sastavni deo odluke, iz stava 1. ovog člana, čini i uputstvo o popisu kojim se detaljno objašnjavaju načini, postupci i rokovi za obavljanje popisa.
U komisiju iz stava 1. ovog člana ne mogu biti imenovana lica koja rukuju odnosnom imovinom, odnosno lica koja su zadužena za imovinu koja je predmet popisa, niti neposredni rukovodioci tih lica, kao ni lica koja vode analitičku evidenciju te imovine.
Članovi, odnosno predsednik komisije za popis, odgovorni su za tačnost utvrđenog stanja po popisu, za uredno sastavljanje popisnih lista i iskazivanje u naturalnom i vrednosnom obliku, kao i za blagovremeno vršenje popisa.
Po završenom popisu, komisije za popis dužne su da sastave izveštaj o izvršenom popisu, kome se prilažu popisne liste sa izvornim materijalom koji je služio za obavljanje popisa.
Izveštaj o izvršenom popisu treba da sadrži i predlog komisije za postupanja kod utvrđenih manjkova, viškova, oštećenja i ostalih promena i spornih stanja na imovini.
Izveštaj o izvršenom popisu dostavlja se naredbodavcu, odnosno nadležnom/ ovlašćenom organu i/ili licu opštine, u rokovima utvrđenim u ovom pravilniku odnosno uputstvu o popisu.
Naredbodavac, odnosno nadležni/ ovlašćeni organ i/ili lice opštine, zajedno sa predsednikom komisije za popis, šefom računovodstva i načelnikom opštinske uprave razmatra izveštaj o popisu i donosi odluku o usvajanju izveštaja o popisu, u kome je sadržan zaključak:
- o postupcima sa utvrđenim viškovima i manjkovima;
- o "likvidiranju" utvrđenih manjkova i "uvođenju u evidenciju" utvrđenih viškova,
- o postupcima sa sumnjivim i spornim potraživanjima i obavezama i
- o načinu rashodovanja i otuđenja imovine koja je dotrajala ili više nije upotrebljiva, a prema propisu kojim je uređen način postupanja sa javnom svojinom.
Utvrđeni manjkovi, ne mogu se prebijati sa viškom, osim u slučaju očigledne i dokazive zamene pojedinih sličnih materijala, robe ili druge nefinansijske imovine.
Popisne liste i izveštaj o popisu sastavljaju se u tri primerka, od kojih se jedan primerak zajedno sa odlukom iz stava 1. ovog člana dostavlja računovodstvu, jedan primerak dostavlja se rukovaocima odnosne imovine, a treći primerak ostaje u arhivi opštine.
Shodno Međunarodnim računovodstvenim standardima za javni sektor, priznavanje, procenjivanje i prezentacija pozicija finansijskih izveštaja vrši se u skladu sa računovodstvenim politikama, ali u našoj računovodstvenoj praksi za javni sektor, a u skladu sa Zakonom o budžetskom sistemu, Uredbom o budžetskom računovodstvu i Pravilnikom o standardnom klasifikacionom kontnom okviru i Kontnom planu za budžetski sistem, mogućnost donošenja i primene računovodstvenih politika u opštini (kao jednom od korisnika javnih sredstava) sveden je na ograničen deo priznavanja i procene nefinansijske imovine.
Nefinansijska imovina u zalihama procenjuju se po nabavnoj vrednosti. Nabavnu vrednost čine neto fakturna vrednost i zavisni troškovi nabavke. Pod zavisnim troškovima nabavke podrazumevaju se svi direktni troškovi u postupku nabavke do uskladištenja.
Zalihe sitnog inventara i potrošnog materijala se evidentiraju po nabavnoj ceni, a obračun izlaza sa zaliha vrši se po FIFO metodi (prva ulazna - prva izlazna). Sitan inventar i potrošni materijal se otpisuju u celosti prilikom stavljanja u upotrebu.
Evidentiranje nepokretnosti, opreme i ostalih osnovnih sredstava u javnoj svojini vrši se prema nabavnoj vrednosti umanjenoj za ispravku vrednosti po osnovu amortizacije. Jednom otpisana nepokretnost, oprema i ostala osnovna sredstva ne mogu se ponovo procenjivati od strane opštine radi njihove evidencije u poslovnim knjigama, osim ako se ne radi o proceni vrednosti ove imovine radi obaveze obračuna odgovarajućeg poreza ili zbog potreba njenog otuđenja ali samo kada za procenu vrednosti, u te svrhe, nije posebnim propisom određen nadležni organ za vršenje procene (tržišne) vrednosti.
Razgraničenje predmeta nefinansijske imovine, radi evidencije u poslovnim knjigama opštine, na predmet opreme tj. osnovnog sredstva u odnosu na predmet sitnog inventara vrši se na osnovu njihove nabavne vrednosti. U odnosu na osnovno sredstvo, sitnim inventarom smatra se ono dobro čija pojedinačna nabavna vrednost u momentu njegovog skladištenja tj. evidentiranja u poslovnim knjigama opštine ne prelazi vrednost (bruto) prosečne mesečne zarade po zaposlenom u Republici Srbiji, prema podacima republičkog organa nadležnog za poslove statistike.
IX ZAKLJUČIVANJE POSLOVNIH KNJIGA I ČUVANJE POSLOVNIH KNJIGA I RAČUNOVODSTVENIH ISPRAVA
Poslovne knjige zaključuju se posle sprovedenih evidencija svih ekonomskih transakcija, odnosno nakon sastavljanja finansijskog izveštaja na kraju poslovne (fiskalne tj. budžetske) godine, ili u slučaju statusnih i drugih zakonom utvrđenih promena.
Poslovne knjige zaključuju se najkasnije do roka dostavljanja finansijskih izveštaja.
Izuzetno, poslovne knjige koje se vode u dužem periodu od godinu dana, kao što su pomoćne knjige osnovnih sredstava i slično, i zaključuju se po prestanku njihovog korišćenja.
Zaključene poslovne knjige, čuvaju se u originalu.
Zaključene poslovne knjige, kada se računovodstvo vodi na računaru uz korišćenje odgovarajućeg softvera snimaju se na nekom od elektronskih medija (disk, disketa, magnetna traka) i obavezno štampaju u potrebnom broju primeraka, kako bi podaci bili dostupni kontroli tj. predstavljali verodostojne revizorske tragove.
Poslovne knjige, računovodstvene isprave i finansijski izveštaji (računovodstvena dokumentacija), čuvaju se u rokovima koji su utvrđeni u Listi kategorija registraturskog materijala organa Opštine Vršac s rokovima čuvanja, koja je usklađena sa relevantnim propisima iz ove oblasti i posebnim propisima kojim su uređeni minimalni rokovi čuvanja određenih poslovnih transakcija, a koja je odobrena od strane nadležnog arhiva.
Rokovi čuvanja dokumentacije utvrđuju se najmanje u rokovima koji su kao minimalni utvrđeni u Uredbi o budžetskom računovodstvu, odnosno relevantnim propisima na osnovu kojih je nastala odgovarajuća dokumentacija.
Vreme čuvanja računovodstvena i druge dokumentacije počinje poslednjeg dana poslovne (fiskalne tj. budžetske) godine na koji se navedena dokumentacija odnosi.
Računovodstvena i druga dokumentacija čuva se u originalu i/ili na računaru ili drugom obliku arhiviranja.
Računovodstvena i druga dokumentacija čuva se u prostorijama opštine na način i po postupku kako to propisuje Zakon o državnoj upravi ("Sl. glasnik RS", br. 79/2005, 101/2007 i 95/2010), Zakon o kulturnim dobrima ("Sl. glasnik RS", br. 71/94, 52/2011 - dr. zakoni i 99/2011 - dr. zakon), Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave, Uredba o kategorijama registraturskog materijala s rokovima čuvanja ("Sl. glasnik RS", br. 44/93), kao i internim aktima opštine.
Uništenje, odnosno izlučivanje računovodstvene i druge dokumentacije, odnosno bezvrednog registraturskog materijala kojem je prošao propisani rok čuvanja vrši komisija, uz obavezno prisustvo ovlašćenog lica nadležnog arhiva.
Komisiju, za izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala kojem je prošao propisani rok čuvanja, formira svojom odlukom naredbodavac, odnosno nadležni/ovlašćeni organ i/ili lice. U ovoj komisiji, obavezno je prisustvo šefa računovodstva i lica koje je zaduženo za čuvanje navedene dokumentacije, u skladu sa sistematizacijom.
Zapisnik o uništenju bezvrednog registraturskog materijala (poslovnih knjiga, računovodstvenih isprava i finansijskih izveštaja) kome je istekao propisani rok čuvanja, pored određenih članova komisije, obavezno potpisuju šef računovodstva, lice koje je zaduženo za čuvanje navedene dokumentacije i ovlašćeno lice nadležnog arhiva.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana, od dana objavljivanja u "Službenom listu Opštine Vršac".
Redakcija je zadržala numeraciju odeljaka kako je objavljeno u "Sl. listu opštine Vršac", br. 17/2013.