UPUTSTVOO RADU TREZORA GRADA ZAJEČARA("Sl. list grada Zaječara", br. 37/2016) |
Uputstvom o radu trezora grada Zaječara (u daljem delu Uputstvo) reguliše se način izvršenja budžeta, budžetsko računovodstvo i izveštavanje, kontrola finansijskih transakcija i sadržina obrazaca za Glavnu knjigu trezora.
Pojedine definicije koje se koriste u ovom uputstvu imaju sledeće značenje:
Budžetski izvršioci konsolidovanog računa trezora kod direktnog budžetskog korisnika (u daljem tekstu: budžetski izvršilac) su:
1) Gradonačelnik, Predsednik Skupštine grada, Načelnik Gradske uprave;
2) Zamenik Gradonačelnika, zamenik Predsednika Skupštine grada, sekretar Skupštine grada i zamenik načelnika Gradske uprave;
3) Načelnik odeljenja za finansije, načelnik odeljenja za LER, privredu i društvene delatnosti koje vrši nadzor nad radom ustanova i škola, načelnik odeljenja za komunalno stambene poslove i urbanizam koje vrši nadzora nad radom javnih preduzeća, šef odseka budžeta i šef odseka trezora, šef javnih nabavki;
4) Lica koja po sistematizaciji vrše funkciju kontrole i overavanja tačnosti knjigovodstvenih isprava na osnovu kojih se podnosi zahtev za plaćanje i lica koja overavaju tačnost i punovažnost predloga, ili zahteva za plaćanja.
Budžetski izvršioci konsolidovanog računa trezora kod indirektnog budžetskog korisnika (u daljem tekstu: budžetski izvršilac) su:
1. Direktor indirektnog budžetskog korisnika ili lice koje on ovlasti,
2. Lica koja po sistematizaciji vrši funkciju kontrole i overavanja tačnosti knjigovodstvenih isprava na osnovu kojih se podnosi zahtev za plaćanje i lica koja overavaju tačnost i punovažnost predloga, ili zahteva za plaćanja.
Naredbodavac za izvršenje budžeta je Gradonačelnik grada Zaječara.
U procesu izvršenja budžeta definišu se sledeće procedure:
1. Procedura za aproprijacije;
2. Procedura za utvrđivanje kvote;
3. Procedura za preuzimanje obaveze;
4. Procedura za plaćanja i transfer sredstava;
5. Procedura za ispravku knjiženja.
Aproprijacija je, od strane Skupštine grada, Odlukom o budžetu grada, dato ovlašćenje gradonačelniku za trošenje javnih sredstava do određenog iznosa i za određene namene za budžetsku godinu.
Obaveze koje preuzima direktni, odnosno indirektni korisnik budžetskih sredstava moraju odgovarati aproprijaciji odobrenoj za tu namenu tom korisniku za budžetsku godinu.
U roku od 15 dana od dana stupanja na snagu odluke o budžetu, direktni korisnici budžetskih sredstava koji su, u budžetskom smislu, odgovorni za indirektne korisnike budžetskih sredstava, vrše raspodelu sredstava indirektnim korisnicima u okviru svojih odobrenih aproprijacija, i o tome obaveštavaju svakog indirektnog korisnika.
Za zakonito i namensko korišćenje sredstava raspoređenih Odlukom o budžetu grada, odgovorni su funkcioneri odnosno rukovodioci direktnih, indirektnih i drugih korisnika budžetskih sredstava.
Rešenje o promeni aproprijacije u skladu sa članom 61. stav 1-5. Zakona o budžetskom sistemu donosi Gradonačelnik.
Rešenje o korišćenju tekuće budžetske rezerve i stalne budžetske rezerve na predlog lokalnog organa uprave nadležnog za finansije i Zaključka Gradskog veća donosi Gradonačelnik.
Direktni korisnik budžetskih sredstava, uz odobrenje lokalnog organa uprave nadležnog za finansije, može izvršiti preusmeravanje aproprijacija odobrenih na ime određenog rashoda u iznosu do 5% vrednosti aproprijacije za rashod čiji se iznos umanjuje.
Preusmeravanje aproprijacija iz prethodnog stava odnose se na aproprijacije iz prihoda budžeta, dok se iz ostalih izvora mogu menjati bez ograničenja.
Odeljenje za finansije primerak Rešenja dostavlja direktnom i indirektnom budžetskom korisniku.
Obračun raspoložive aproprijacije vrši se na sledeći način:
A+(-)PA-NPO-R=RA
Slovne oznake imaju sledeće značenje:
A - aproprijacija
P - promene u aproprijaciji
NPO - neizmirene preuzete obaveze
R - rashodi
RA - raspoloživa aproprijacija
Na ovaj način utvrđuje se raspoloživa aproprijacija ako je izvor finansiranja prihod iz budžeta. Za ostale izvore finansiranja utvrđuje se prema raspoloživim sredstvima.
2. PROCEDURA ZA UTVRĐIVANJE KVOTE
Načelnik Gradske uprave donosi rešenje o utvrđivanju kvota za direktne budžetske korisnike u roku od 15 dana pre početka perioda na koji se odnosi.
Odeljenje nadležno za odgovarajuće indirektne korisnike obaveštava indirektne korisnike o propisanim kvotama.
Indirektni korisnici budžetskih sredstava podnose nadležnom Odeljenju direktnog korisnika i Odeljenju za finansije predloge tromesečnog plana potrošnje po ekonomskim klasifikacijama za odgovarajući period na osnovu dodeljenih kvota.
Nadležno odeljenje direktnog korisnika vodi hronološku evidenciju dostavljenih predloga tromesečnih planova potrošnje indirektnih korisnika iz svoje nadležnosti.
Likvidator indirektnih korisnika u Odeljenju za finansije vodi hronološku evidenciju dostavljenih predloga tromesečnih planova potrošnje indirektnih korisnika.
Ukoliko podneti predlog nije u skladu sa propisanom kvotom likvidator indirektnih korisnika Odeljenja za finansije iste će vratiti nadležnom odeljenju direktnog korisnika na korekciju.
Izuzetno od odredbe stava 1. ovog člana direktnom budžetskom korisniku se može odobriti i veće tromesečno pravo, ako za to postoje opravdani razlozi koji se moraju detaljno obrazložiti. Veće tromesečno pravo odobrava Načelnik gradske uprave, na predlog Odeljenja za finansije i budžet.
3. PROCEDURA ZA PREUZIMANJE OBAVEZA
Prilikom preuzimanja obaveza, direktni i indirektni korisnici budžetskih sredstava dužni su da se pridržavaju smernica o rokovima i uslovima plaćanja definisanim Zakonom o rokovima izmirenja novčanih obaveza u komercijalnim transakcijama.
Korisnici budžetskih sredstava preuzimaju obaveze na osnovu pisanog ugovora ili drugog pravnog akta, ukoliko zakonom nije drugačije propisano.
Indirektni budžetski korisnik, uz predlog tromesečnog plana potrošnje dostavlja nadležnom odeljenju direktnog korisnika zahtev o preuzimanju obaveza a u cilju provere pravnog osnova preuzimanja obaveze, rezervisanja budžetskih aproprijacija i kvota u određenom vremenskom periodu u kom se očekuje plaćanje preuzete obaveze.
Nadležno odeljenje direktnog budžetskog korisnika dostavlja Odeljenju za finansije odobren zahtev o preuzimanju obaveza, a u cilju rezervisanja budžetskih aproprijacija i kvota u određenom vremenskom periodu u kom se očekuje plaćanje preuzete obaveze.
4. PROCEDURA ZA PLAĆANJE I TRANSFER SREDSTAVA
Indirektni budžetski korisnik identifikuje potrebu i zahtevom za plaćanje/transfer sredstava (Obrazac 1) se obraća direktnom korisniku.
Ovlašćeno lice u indirektnom budžetskom korisniku popunjava, a odgovorno lice odobrava zahtev za plaćanje/transfer sredstava. Isti se prosleđuje nadležnom odeljenju direktnog budžetskog korisnika.
Indirektni budžetski korisnik mora blagovremeno podnositi zahteve, kako bi obaveze izvršili u roku.
Nadležno lice indirektnog korisnika vrši sravnjenje ugovora sa stvarno isporučenom robom ili izvršenom uslugom.
O sravnjenju iz stava 1. ovog člana sačinjava se izveštaj o prijemu dobara i izvršenju usluga u kojem se navodi da su dobra ili usluge isporučene u svemu kako je ugovoreno i naznačeno u računovodstvenoj ispravi. Originalnu računovodstvenu dokumentaciju i izveštaj o prijemu dobara ili izvršenju usluga dostavlja uz podneti zahtev za plaćanje/transfer sredstava.
Ukoliko je plaćanje izvršeno avansno (na osnovu predračuna, profakture i dr.) budžetski korisnik je dužan da preuzme plaćenu robu i obezbedi validnu knjigovodstvenu ispravu (fakturu, račun) u roku od sedam dana od dana izvršenog plaćanja i dostavi je Odeljenju za finansije.
Nadležno odeljenje direktnog korisnika proverava da li je zahtev za plaćanje/transfer sredstava u skladu sa:
- Odobrenim zahtevom za preuzimanje obaveza,
- Propisima koji regulišu konkretnu oblast,
- Zakonom o javnim nabavkama,
- Tromesečnim planom potrošnje,
- Odobrenom kvotom za odgovarajući period.
Nadležno odeljenje direktnog korisnika preuzima zahteve od indirektnih korisnika i zavode ih hronološkim redom u Registar primljenih zahteva.
Ukoliko je dokumentacija ispravna ovlašćeno lice u nadležnom odeljenju direktnog budžetskog korisnika svojim potpisom overava zahtev za plaćanje/transfer, a odgovorno lice odobrava zahtev i sa pratećom dokumentacijom prosleđuje Odeljenju za finansije.
U zahtev za plaćanje unosi se podatak za svaku ekonomsku klasifikaciju za plaćanje pojedinačno.
Ukoliko zahtev indirektnog korisnika nije uredan, nadležno odeljenje direktnog korisnika ne odobrava zahtev i vraća ga indirektnom korisniku uz obrazloženje.
Likvidator Odeljenja za finansije vrši prijem, zavođenje i kontrolu zahteva za plaćanje/transfer sredstava.
Kontrola zahteva podrazumeva:
- da je zahtev potpisan od strane ovlašćenih lica nadležnih odeljenja direktnog budžetskog korisnika i svih odgovornih lica u indirektnom korisniku
- da je zahtev u skladu sa Odlukom o budžetu
- da je zahtev u skladu sa finansijskim planom korisnika
- da je zahtev u skladu kvartalnim planovima,
- da je dokumentacija ispravna sa formalne, računske i suštinske strane
- da postoji priložena overena otpremnica ukoliko se radi o isporuci robe kao i dokaz da je izvršena usluga.
Na zahtev Odeljenja za finansije korisnici su dužni da dostave na uvid i druge podatke koji su neophodni radi prenosa sredstava sa računa izvršenja budžeta.
Ukoliko zahtev ne sadrži sve potrebne elemente vraća ga nadležnom odeljenju direktnog budžetskog korisnika, zavodi u evidenciju odbijenih zahteva i pismenim putem obaveštava nadležno odeljenje direktnog budžetskog korisnika o razlozima za neodobravanje isplate.
Uredno dostavljene zahteve likvidator overava, a lice odgovorno za odobravanje sredstava iz budžeta - odobrava i dostavlja kompletnu dokumentaciju sa predlogom rešenja o odobravanju sredstava za prenos/transfer načelniku Gradske uprave i naredbodavcu - tj. Gradonačelniku na potpis.
Izvršilac budžeta izrađuje dnevni Predlog naloga za plaćanje u skladu sa raspoloživim sredstvima na konsolidovanom računu trezora.
Nakon izvršenog prenosa sredstava izvršilac budžeta kompletira dokumentaciju sa izvodom i dostavlja je knjigovođi.
Kontrola kod direktnog budžetskog korisnika
Rukovodilac odeljenja i odgovorno lice naručioca u obavezi su da zaposlenima na poslovima javnih nabavki sve naloge i uputstva daju pisanim putem, odnosno putem elektronske pošte.
Zaposleni na poslovima javnih nabavki proveravaju da li je dat nalog u skladu sa planom javnih nabavki i pokreću proceduru nabavke. Ukoliko nalog nije u skladu sa Planom javnih nabavki obaveštava rukovodioca odeljenja i odgovorno lice naručioca.
Računi koji se odnose na direktnog korisnika moraju biti zavedeni u pisarnici i kroz knjigu primljenih računa dostavljaju se odeljenju koje je iniciralo nabavku i zaduženom za realizaciju ugovora.
Nadležno lice vrši sravnjenje ugovora sa stvarno isporučenom robom ili izvršenom uslugom.
O sravnjenju iz stava 2. ovog člana sačinjava se izveštaj o prijemu dobara i izvršenju usluga u kojem se navodi da su dobra ili usluge isporučene u svemu kako je ugovoreno i naznačeno u računovodstvenoj ispravi. Originalnu računovodstvenu dokumentaciju i izveštaj o prijemu dobara ili izvršenju usluga dostavlja se Odeljenju za finansije u roku od dva dana radi izvršenja plaćanja.
Likvidator direktnog korisnika vrši funkciju računske kontrole i overavanja tačnosti knjigovodstvenih isprava.
Nakon povratka dokumentacije nadležno lice odeljenja za finansije proverava usklađenost sa finansijskim planom, dodeljenom kvotom i planom potrošnje i popunjava zahtev za plaćanje (Obrazac 2) koji nakon overe načelnika Odeljenja za finansije prosleđuje rukovodiocu direktnog korisnika na odobravanje.
Na osnovu zahteva za plaćanje izvršilac budžeta vodi Registar primljenih zahteva, izrađuje rešenje za plaćanje koje dostavlja naredbodavcu tj. Gradonačelniku na potpis.
Izvršilac budžeta izrađuje dnevni Predlog naloga za plaćanje u skladu sa raspoloživim sredstvima na konsolidovanom računu trezora.
Registar zahteva mora da sadrži sledeće podatke za svaki zahtev za plaćanje:
- registarski broj i datum kada je zahtev primljen u trezor,
- naziv korisnika kome se vrši plaćanje,
- ukupan iznos na koji glasi zahtev za plaćanje.
Ukoliko je plaćanje izvršeno avansno (na osnovu predračuna, profakture i dr.) budžetski korisnik je dužan da preuzme plaćenu robu i obezbedi validnu knjigovodstvenu ispravu (fakturu, račun) u roku od sedam dana od dana izvršenog plaćanja.
5. PROCEDURA ZA ISPRAVKU KNJIŽENJA
Radi poravnanja knjiženja u glavnoj knjizi trezora vrše se ispravke i promene stanja računovodstvenih podataka ali promene ne mogu imati uticaja na stanje sredstava na konsolidovanom računu trezora.
III INTERNA KONTROLA IZVRŠENJA BUDŽETA
Unutrašnja, odnosno interna kontrola predstavlja sistem postupaka i odgovornosti svih lica uključenih u transakcije i poslovne događaje kod direktnih, indirektnih i ostalih korisnika javnih sredstava budžeta grada, a u skladu sa članom 81. Zakona o budžetskom sistemu.
Gradska uprava grada Zaječara kao nadležni "direktni korisnik", u budžetskom smislu, ovlašćena je da kontroliše namensku upotrebu sredstava kod indirektnih korisnika i u javnim preduzećima (u delu sredstava iz budžeta), kao i kod ostalih korisnika javnih sredstava u budžetskom smislu.
Budžetski izvršilac kod direktnog budžetskog korisnika odgovoran je za unutrašnju kontrolu svojih transakcija i poslovnih događaja, kao i transakcija i poslovnih događaja indirektnog budžetskog korisnika, koji je u njihovoj nadležnosti.
Budžetski izvršilac dužan je da se prilikom nabavke dobara, radova i usluga pridržava odredbi Zakona o javnim nabavkama i drugih podzakonskih akata koji regulišu ovu oblast.
Direktni budžetski korisnik ne može da stvara dužničko-poverilačke odnose, odnosno obaveze na teret budžeta grada Zaječara za rashode koji nisu u njegovoj nadležnosti, kao ni za rashode koji su iznad iznosa sredstava odobrenih tromesečnim planom za prenos sredstava.
Izuzetno od stava 1. ovog člana, direktni budžetski korisnik može da stvori i veću obavezu od tromesečnog plana, ukoliko bi se neizvršavanje ovakve obaveze negativno odrazilo na funkcionisanje rada direktnog, odnosno indirektnog korisnika. Prilikom donošenja ovakvog zahteva za plaćanje direktni budžetski korisnik isti detaljno obrazlaže, a obaveze po zahtevu se mogu platiti samo uz odobrenje načelnika Gradske uprave.
U cilju izveštavanja Gradonačelnik i Skupštine grada, Odeljenje za finansije može zatražiti dodatne podatke od direktnog odnosno indirektnog budžetskog korisnika.
Tokom tekuće fiskalne godine Odeljenje za finansije podnosi izveštaje Gradonačelniku odnosno Skupštini grada.
U Odeljenju za finansije pripremaju se sledeći izveštaji:
- Periodični izveštaji (šestomesečni i devetomesečni) o ostvarenju budžeta kojima se prikazuje opšti proces izvršenja budžeta;
- Ostali finansijski izveštaji.
Izveštavanje trezora od strane direktnih budžetskih korisnika
Odeljenje za finansije sastavlja nacrt konsolidovanog završnog računa budžeta i podnosi ga najkasnije do 15. maja Gradskom veću grada Zaječara.
Gradsko veće do 01. juna upućuje predlog završnog računa Skupštini na usvajanje, nakon čega se isti dostavlja Ministarstvu finansija - Upravi za trezor.
V SADRŽAJ I VOĐENJE GLAVNE KNJIGE
Glavna knjiga trezora sadrži sve računovodstvene evidencije za svakog direktnog i indirektnog korisnika i predstavlja osnovu za sastavljanje konsolidovanih finansijskih izveštaja.
Glavna knjiga indirektnih budžetskih korisnika u okviru glavne knjige trezora vodi se u skladu sa Pravilnikom o standardnom klasifikacionom okviru i kontnom planu za budžetski sistem.
Do gašenja računa indirektni korisnici vode svoju glavnu knjigu.
Korisnici sredstava budžeta grada dužni su da do 15.01. tekuće godine dostave Odeljenju za finansije i nadležnom odeljenju direktnog korisnika pregled svih neizmirenih obaveza koje će se isplatiti u tekućoj fiskalnoj godini.
Odeljenje za finansije sačinjava zbirni godišnji pregled svih neizmirenih obaveza koje će se isplatiti u tekućoj fiskalnoj godini.
Pregled ovih neizmirenih obaveza dostavlja se najkasnije do 31. januara Gradonačelniku.
VI OTVARANJE PODRAČUNA ZA POJEDINE VRSTE PRIHODA
Na zahtev direktnog i indirektnog budžetskog korisnika u okviru konsolidovanog računa trezora mogu se otvoriti podračuni:
- za prihode ostvarene iz izvornih aktivnosti indirektnih korisnika,
- za prihode ostvarene od donacija i namenskih transfernih sredstava.
Nalog o otvaranju podračuna donosi gradonačelnik.
Podračun čini integralni deo konsolidovanog računa trezora.
Direktni budžetski korisnik sredstva sa podračuna može da koristi isključivo za namene planirane budžetom i godišnjim finansijskim planom.
Glavna knjiga podračuna je sastavni deo glavne knjige trezora.
Kršenje ovog uputstva od strane budžetskih izvršilaca smatra se povredom radne obaveze. Odeljenje za finansije i budžet će, ukoliko to oceni neophodnim, o izvršenim povredama radne obaveze obavestiti Načelnika gradske uprave i Gradonačelnika.
Ovog uputstva se moraju pridržavati i svi zaposleni koji učestvuju u procesu nastanka i realizacije poslovnih događaja.
Sastavni deo ovog uputstva sačinjavaju i sledeći obrasci:
1. Zahtev za plaćanje/transfer za indirektne korisnike;
2. Zahtev za plaćanje za direktnog korisnika.
Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Zaječara".
Obrasci Zahteva za plaćanje/transfer za indirektne korisnike i Zahteva za plaćanje za direktnog korisnika, koji su sastavni deo ovog uputstva, nisu objavljeni u "Sl. listu grada Zaječara", br. 37/2016.