ODLUKA O KADROVSKOJ EVIDENCIJI O ZAPOSLENIMA ("Sl. list AP Vojvodine", br. 5/2017)

Član 1

Ovom odlukom bliže se uređuje vođenje kadrovske evidencije o zaposlenima, obim i vrsta podataka koje ona sadrži, kao i način obezbeđivanja podataka za evidenciju.

Pod zaposlenima u smislu ove odluke podrazumevaju se zaposlena lica u pokrajinskim organima uprave (pokrajinski sekretarijati i pokrajinske posebne upravne organizacije), Sekretarijatu Pokrajinske vlade, službama i upravama koje osniva Pokrajinska vlada (u daljem tekstu: organi).

Član 2

Kadrovsku evidenciju o zaposlenima vodi Služba za upravljanje ljudskim resursima (u daljem tekstu: Služba).

Član 3

Kadrovska evidencija o zaposlenima obuhvata sledeće podatke o zaposlenima:

1) lično ime, adresu i jedinstven matični broj građana;

2) maternji jezik;

3) jezik na kome je stečeno osnovno, srednje i visoko obrazovanje;

4) vrstu radnog odnosa i datum njegovog zasnivanja;

5) promenu radnog mesta;

6) obrazovanje, položene stručne ispite, druge oblike stručnog usavršavanja;

7) posebna znanja i veštine;

8) godine radnog iskustva, staža osiguranja i staža osiguranja koji se računa sa uvećanim trajanjem;

9) datum navršenja radnog veka;

10) godišnje ocene rada;

11) izrečene disciplinske mere i utvrđenu materijalnu odgovornost;

12) obračun plate;

13) prestanak radnog odnosa.

Podaci iz tačke 2. stav 1. ovog člana upisuju se u kadrovsku evidenciju uz pisanu saglasnost zaposlenog, bez obaveze izjašnjava zaposlenog.

Pored navedenih podataka iz stava 1. ovog člana, kadrovska evidencija sadrži i podatak o nacionalnoj pripadnosti i veroispovesti, koji se upisuje u kadrovsku evidenciju o zaposlenima uz pisanu saglasnost zaposlenog, bez obaveze izjašnjavanja zaposlenog.

Član 4

Kadrovska evidencija o zaposlenima obuhvata personalne dosijee zaposlenih, kao i bazu podataka u elektronskoj formi u koju se unose podaci iz evidencionog kartona (čiji je obrazac sastavni deo ove odluke), iz akata poslodavca koji utvrđuju radno-pravni status zaposlenog, isprava i drugih dokumenata koje su sastavni deo personalnog dosijea.

Podaci iz stava 1. ovog člana čuvaju se trajno.

Član 5

Rukovodilac organa odrediće zaposlenog u organu (u daljem tekstu: ovlašćeno lice) koji je dužan da popuni evidencioni karton na osnovu isprava odnosno podataka koje dobije od zaposlenog i da unosi izmene za sve zaposlene u organu.

Ovlašćeno lice je dužno da sarađuje sa Službom u vezi s vođenjem kadrovske evidencije o zaposlenima.

Član 6

Ovlašćeno lice prikuplja podatke za evidencioni karton na osnovu izjave zaposlenog čiji se podaci unose, kao i na osnovu javnih i drugih isprava kojima raspolaže, uz davanje svih potrebnih objašnjenja zaposlenom.

Zaposleni je odgovoran za tačnost podataka unetih u evidencioni karton, koji se unose na osnovu njegove izjave. Ovlašćeno lice odgovorno je za tačnost podataka unetih u evidencioni karton, koji se unose na osnovu uvida u javne i druge isprave.

Tačnost podataka iz stava 2. ovog člana potvrđuje se potpisima zaposlenog i ovlašćenog lica na evidencionom kartonu.

Član 7

Ovlašćeno lice u roku od tri dana od dana zasnivanja radnog odnosa dostavlja Službi popunjen evidencioni karton zaposlenog.

Zaposleni je dužan da svaku promenu ličnih podataka iz evidencionog kartona prijavi ovlašćenom licu u organu u roku od tri dana od dana promene.

Ovlašćeno lice ispravlja postojeće podatke u evidencionom kartonu u roku od tri dana od dana saznavanja za promenu podataka zaposlenog i dostavlja ispravljen evidencioni karton Službi.

Član 8

Zbirni statistički podaci iz kadrovske evidencije o zaposlenima su javni.

Pristup podacima iz kadrovske evidencije o zaposlenima ima rukovodilac organa za organ kojim rukovodi i ovlašćeno lice iz organa za zaposlene u tom organu.

Član 9

Služba je dužna da na zahtev organa sačinjava izveštaje o zbirnim statističkim podacima iz evidencije, kao i da na zahtev organa odnosno zaposlenog izdaje potvrde o činjenicama koje su obuhvaćene evidencijom, a koje se odnose na radno-pravni status tog zaposlenog.

Član 10

Ovlašćena lica u organima će u roku od mesec dana od stupanja na snagu ove odluke dostaviti Službi popunjene evidencione kartone za sve zaposlene.

Član 11

Danom stupanja na snagu ove odluke prestaje da važi Uputstvo o bližem uređivanju načina vođenja centralne kadrovske evidencije ("Službeni list Autonomne pokrajine Vojvodine", broj: 15/07).

Član 12

Ova odluka stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu Autonomne pokrajine Vojvodine".

EVIDENCIONI KARTON ZAPOSLENOG

OPŠTI PODACI

1. ime i prezime
2. naziv organa
3. broj kancelarije
4. broj telefona u kancelariji
5. JMBG
6. pol (zaokružiti)	MUŠKI   ŽENSKI
7. dan, mesec i godina rođenja
8. mesto rođenja
9. opština / pokrajina / republika rođenja
10. nacionalna pripadnost (radi regulisanja plaćenog odsustva i statističke obrade - nije obavezno izjašnjavanje)
11. veroispovest (radi regulisanja plaćenog odsustva i statističke obrade - nije obavezno izjašnjavanje)
12. maternji jezik
13. jezik na kome je završeno osnovno, srednje i visoko obrazovanje
14. mesto prebivališta
15. adresa stana (ulica i broj)
16. broj telefona u stanu
17. broj mobilnog telefona
18. krsna slava (radi regulisanja plaćenog odsustva i statističke obrade - nije obavezno izjašnjavanje)
19. deca (radi regulisanja prava iz radnog odnosa)	ime i prezime 1. _____________________ 2. _____________________ 3. _____________________	datum rođenja

KVALIFIKACIJE

20. stepen stručne spreme
21. zvanje (npr. dipl. pravnik, medicinski tehničar, tehničar visokogradnje, konobar-ugostitelj…)
22. naučno zvanje (zaokružiti)	MAGISTAR DOKTOR
23. naziv najviše završene škole
24. stručni naziv/zvanje (zaokružiti)	.bečler (bachelor) - I stepen akademskih studija; .bečlr apl (bachelor appl) - I stepen strukovnih studija; .specijalista - II stepen akademskih studija; .specijalista - II stepen strukovnih studija.
25. akademski naziv/zvanje (zaokružiti)	.diplomirani - II stepen diplomskih akademskih studija-master (master).
26. naučni naziv/zvanja (zaokružiti)	.doktor nauka (ph.d) - doktorske, akademske studije III stepena .doktor umetnosti - doktorske, akademske studije III stepena.
27. podaci o obukama, seminarima, kursevima i ostalim oblicima stručnog usavršavanja u svojstvu predavača (priložiti dokaz: potvrda, sertifikat, uverenje i sl.)	naziv 1. ______________________ 2. ______________________ 3. ______________________		mesto	datum
28. podaci o obukama, seminarima, kursevima i ostalim oblicima stručnog usavršavanja u svojstvu učesnika (priložiti dokaz: potvrda, sertifikat, uverenje i sl.)	naziv 1. ______________________ 2. ______________________ 3.		mesto	datum
29. položen stručni ispit zaposlenih u državnim organima (priložiti uverenje o položenom stručnom ispitu)	DA NE
30. položen pravosudni ispit (priložiti uverenje o položenom pravosudnom ispitu)	DA NE
31. položen strukovni ispit (npr. lekari - priložiti dokaz)	DA NE	naziv položenog strukovnog ispita
32. posedovanje licence (npr. inženjerske, advokatske, lekarske komore - priložiti dokaz)	DA NE	naziv licence
33. znanje stranog jezika (priložiti dokaz)	DA NE	jezik i stečen nivo 1. ______________ 2. ______________ 3. ______________			datum ______________ ______________
34. znanje jezika nacionalne manjine (priložiti dokaz)	DA NE	jezik i stečen nivo 1. ______________ 2. ______________ 3. ______________			datum   ______________

PODACI O STAŽU PRI ZASNIVANJU RADNOG ODNOSA

35. ukupan radni staž na dan zasnivanja radnog odnosa (priložiti dokaz)
36. ukupno radno iskustvo na dan zasnivanja radnog odnosa (priložiti dokaz)
37. ukupan penzijski staž na dan zasnivanja radnog odnosa (priložiti dokaz)

Potpis zaposlenog: ____________________

Potpis ovlašćenog lica u organu: ____________________

OBAVEŠTENJE O OBRADI PODATAKA O LIČNOSTI

Saglasno odredbama Zakona o zaštiti podataka o ličnosti ("Sl. glasnik RS", br. 97/08, 104/09 - dr. zakon, 68/12 - odluka US i 107/12), a u vezi sa podacima sadržanim u evidencionom kartonu, zaposleni se obaveštava o sledećem:

- Podaci koje prikuplja Služba za upravljanje ljudskim resursima sa sedištem u Novom Sadu, Bulevar Mihajla Pupina 16, putem evidencionih kartona prikupljaju se radi vođenja kadrovske evidencije zaposlenih u skladu sa odredbama Zakona o zaposlenima u autonomnim pokrajinama i jedinicama lokalne samouprave ("Sl. glasnik RS" br. 21/16), Zakona o evidencijama u oblasti rada ("Sl. list SRJ", br. 46/96 i "Sl. glasnik RS", br. 101/05 - dr. zakon i 36/09 - dr. zakon) i Odluke o kadrovskoj evidenciji o zaposlenima ("Službeni list Autonomne pokrajine Vojvodine", broj: __/17);

- Prikupljeni podaci se elektronski obrađuju unosom u računarsku aplikaciju, koriste se u svrhu regulisanja prava, obaveza i odgovornosti povodom zasnovanog radnog odnosa, kao i radi statističke obrade i korišćenja takvog materijala u skladu sa propisima;

- Podatke mogu koristiti: rukovodilac organa i lice koje on ovlasti u organu - za taj organ, lica u Službi za upravljanje ljudskim resursima prema opisu posla shodno utvrđenoj nadležnosti Službe, kao i drugi subjekti prema ovlašćenju utvrđenom posebnim zakonima;

- Podaci se obrađuju na osnovu zakona ili date saglasnosti zaposlenog - koja se u svako vreme može opozvati u pisanoj formi ili usmeno na zapisnik.

PRISTANAK ZA OBRADU PODATAKA O LIČNOSTI

Svojim potpisom potvrđujem da me je Služba za upravljanje ljudskim resursima obavestila o obradi ličnih podataka u skladu sa odredbama Zakona o zaštiti podataka o ličnosti, te svojim potpisom dajem dobrovoljni pristanak za obradu podataka iz evidencionog kartona koji se ne obrađuju direktno na osnovu zakona.

Mesto:			Potpis zaposlenog:
Datum: