PRAVILNIKO NAČINU I ROKOVIMA VRŠENJA POPISA IMOVINE I OBAVEZA U ORGANIMA I SLUŽBAMA ORGANA GRADA ZAJEČARA I USKLAĐIVANJA KNJIGOVODSTVENOG STANJA SA STVARNIM STANJEM("Sl. list grada Zaječara", br. 11/2017) |
Ovim Pravilnikom o načinu i rokovima vršenja popisa imovine i obaveza korisnika budžetskih sredstava Grada Zaječara i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem (u daljem tekstu: Pravilnik) uređuju se način, procedure i rokovi vršenja popisa imovine i obaveza i usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem, koje se utvrđuje popisom.
Ovaj Pravilnik odnosi se na organe Grada Zaječara, kao i službe i organizacije koje osniva nadležni organ Grada prema posebnom zakonu (u daljem tekstu: vršilac popisa).
Pojedini izrazi u ovom Pravilniku imaju sledeća značenja:
Korisnici javnih sredstava su direktni i indirektni korisnici budžetskih sredstava, korisnici sredstava organizacija za obavezno socijalno osiguranje i javna preduzeća osnovana od strane Republike Srbije, odnosno lokalne vlasti, pravna lica osnovana od strane tih javnih preduzeća, pravna lica nad kojima Republika Srbija, odnosno lokalna vlast ima direktnu ili indirektnu kontrolu nad više od 50% kapitala ili više od 50% glasova u upravnom odboru, druga pravna lica u kojima javna sredstva čine više od 50% ukupnih prihoda ostvarenih u prethodnoj poslovnoj godini, kao i javne agencije i organizacije na koje se primenjuju propisi o javnim agencijama.
Vršilac popisa je pravno lice u kome se organizuje popis imovine i obaveza na dugovanju i raspolaganju kod tog pravnog lica.
Računopolagač je lice neposredno, odgovorno za organizaciju i rukovođenje finansijskim i materijalnim poslovanjem u organu uprave.
Nefinansijska imovina obuhvata pokretnu imovinu (osnovna sredstva, sitan inventar, potrošna sredstva), nekretnine (poslovni prostori, zgrade, pomoćni objekti) i sredstva u pripremi (gradnja u toku, izrada sredstava u toku).
Finansijska imovina obuhvata novčana sredstva, potraživanja, akcije i udele u kapitalu pravnih lica, hartije od vrednosti i druga ulaganja u pravna lica, kao i obaveze proistekle iz ugovora i drugih obavezujućih akata.
Ovim Pravilnikom regulišu se:
- obuhvat popisa,
- ciljevi, vrste i rokovi popisa,
- obrazovanje popisnih komisija,
- priprema popisa i zaduženje učesnika u popisu,
- obavljanje popisa, utvrđivanje razlika nakon popisa i sastavljanje izveštaja o popisu,
- donošenje odluka nadležnih organa Grada Zaječara u vezi završenog popisa,
- usklađivanje stanja sredstava i izvora iskazanog u knjigovodstvu sa stanjem utvrđenim popisom,
- likvidacija utvrđenih viškova i manjkova,
- drugi poslovi u vezi sa popisom, koji se obavljaju prema odredbama ovog Pravilnika.
Popis obuhvata nefinansijsku imovinu (u stalnim sredstvima i zalihama) i finansijsku imovinu i obaveze, u skladu sa pravilnikom koji propisuje klasifikacioni okvir i kontni plan za budžetski sistem, kao i usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem koje je utvrđeno popisom.
Imovina drugih pravnih subjekata koja se u trenutku popisa, u skladu sa validnom dokumentacijom (odlukom, rešenjem, reversom i dr.), nalazi na korišćenju kod vršioca popisa evidentira se na posebnim popisnim listama, koje se dostavljaju tom pravnom subjektu.
Shodno 1. stavu ovog člana vršilac popisa vrši popis1:
- nefinansijske imovine u stalnim sredstvima (nekretnine i oprema, kultivisana imovina, dragocenosti, prirodna imovina, nefinansijska imovina u pripremi i avansi, nematerijalna imovina);
- nefinansijske imovine u zalihama (zalihe robnih rezervi, zalihe sitnog inventara i potrošnog materijala);
- dugoročne finansijske imovine (dugoročna finansijska imovina, dugoročna strana finansijska imovina);
- novčanih sredstava, plemenitih metala, hartija od vrednosti, potraživanja i kratkoročnih plasmana (novčana sredstva, plemeniti metali i hartije od vrednosti, kratkoročna potraživanja i kratkoročni plasmani);
- dugoročnih obaveza (domaće dugoročne obaveze, strane dugoročne obaveze, dugoročne obaveze na osnovu garancija);
- kratkoročnih obaveza (kratkoročne domaće obaveze, kratkoročne strane obaveze, kratkoročne obaveze po osnovu garancija);
- obaveza na osnovu rashoda za zaposlene (obaveze za plate i dodatke, obaveze na osnovu naknada zaposlenima, obaveze za nagrade i ostale posebne rashode, obaveze na osnovu socijalnih doprinosa na teret poslodavca, obaveze na osnovu naknada u naturi, obaveze na osnovu socijalne pomoći zaposlenima, službena putovanja i usluge po ugovoru);
- obaveza na osnovu ostalih rashoda, izuzev rashoda za zaposlene (obaveze na osnovu kamata i pratećih troškova zaduživanja, obaveze na osnovu subvencija, obaveze na osnovu donacija, dotacija i transfera, obaveze za socijalno osiguranje, obaveze za ostale rashode);
- obaveza iz poslovanja (primljeni avansi, depoziti i kaucije, obaveze prema dobavljačima, obaveze za izdate čekove i obveznice, ostale obaveze);
- vanbilansne evidencije (osnovna sredstva u zakupu, primljena tuđa roba i materijal, hartije od vrednosti van prometa, avali i druge garancije i ostala vanbilansna aktiva);
- obaveze i pasivna vremenska razgraničenja.
____________
1 Analiza ključnih problema u upravljanju javnim finansijama na lokalnom nivou. Stalna konferencija gradova i opština Srbije, 2015, str. 188
Ciljevi, vrste i vreme vršenja popisa
Popis se vrši sa ciljem da se:
- utvrdi stvarno stanje i vrednost nefinansijske i finansijske imovine i obaveza i popisano stvarno stanje usaglasi sa knjigovodstvenim stanjem,
- sagleda kvalitet imovine,
- sagleda način raspolaganja i rukovanja imovinom od strane računopolagača i
- na zakonit način otklone uočene nepravilnosti u rukovanju imovinom, a nefinansijska imovina rastereti od viškova, manjkova, neupotrebljive imovine i sl.
Popis imovine i obaveza može biti redovan i vanredan.
Redovan popis imovine i obaveza se vrši na kraju poslovne godine, sa stanjem na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
Vanredan popis imovine i obaveza se vrši u toku godine, i to u sledećim situacijama:
- u slučaju primopredaje dužnosti lica koje je ovlašćeno da upravlja materijalnim i novčanim sredstvima (računopolagači);
- prilikom nastanka statusne promene;
- prilikom pribavljanja sredstava i
- u drugim slučajevima kada to odluči ovlašćeno lice vršioca popisa (nastanak štete usled elementarne nepogode ili druge opasnosti, pojava manjka, krađe ili pronevere, dotrajalost ili tehnička neispravnost osnovnih sredstava i sitnog inventara, stvaranja kala, rastura, kvara i loma kod potrošnih sredstava i dr.).
II PRIPREMNE RADNJE ZA OBAVLJANJE POPISA
Pripremne radnje za obavljanje popisa obuhvataju:
- Obaveze odgovornog lica ili lica koje on ovlasti (donošenje Odluke o organizaciji i sprovođenju popisa imovine i obaveza, izradu Uputstva o vršenju popisu i obrazovanje popisnih komisija donošenjem rešenja o njihovom imenovanju);
- Obaveze finansijskog organa vršioca popisa pre početka popisa;
- Obaveze popisne komisije (izrada Plana popisa i obaveštavanje računopolagača i ostalih zaposlenih o vršenju popisa) i
- Obaveze lica materijalno zaduženih za imovinu (računopolagača i ostalih zaposlenih).
Donošenje Odluke o organizaciji i sprovođenju popisa imovine i obaveza
Gradonačelnik Grada Zaječara donosi Odluku o organizaciji i sprovođenju popisa imovine i obaveza za ____. godinu, kojom utvrđuje:
- predmet popisa,
- lice ovlašćeno za sprovođenje popisa,
- broj, nadležnost i obaveze popisnih komisija,
- vreme obavljanja popisa,
- rok za podnošenje izveštaja o popisu i popisnih lista Centralnoj popisnoj komisiji,
- rok za podnošenje objedinjenog izveštaja o popisu Gradskom veću na razmatranje i usvajanje od strane Centralne popisne komisije.
Uputstvo za rad popisne komisije
Odgovorno lice ili lice koje on ovlasti u obavezi je da preduzme organizacione, tehničke i druge potrebne mere, neophodne za pravilno obavljanje popisa.
Odgovorno lice ili lice koje on ovlasti sačinjava Uputstvo za obavljanje popisa, u kome se u formi uputstava I naređenja regulišu smernice i zadaci za sve formirane popisne komisije, računopolagače, stručnu službu za poslove knjigovodstva i druge učesnike u popisu.
Uputstvo za obavljanje popisa dostavlja se Stalnoj popisnoj komisiji I svim ostalim popisnim komisijama do 15. decembra godine za koju se vrši popis.
Rešenje o obrazovanju popisne komisije
Za popis imovine i obaveza ovlašćeno lice vršioca popisa posebnim rešenjima imenuje potreban broj popisnih komisija.
Rešenjem o obrazovanju popisne komisije određuje se predsednik, zamenik predsednika, članovi Komisije i zamenici članova Komisije iz redova zaposlenih u vršiocu popisa, utvrđuje se predmet popisa i rok za dostavljanje izveštaja o izvršenom popisu od strane svake komisije pojedinačno, kao i druga pitanja od značaja za vršenje popisa.
Za redovan godišnji popis imovine i obaveza rešenje o obrazovanju popisne komisije donosi se najkasnije do 1. decembra godine za koju se vrši popis.
Za vanredan popis ovlašćeno lice vršioca popisa posebnim aktom obrazuje popisnu komisiju.
U slučaju obrazovanja više komisija, radi koordinacije rada svih komisija, obrazuje se Centralna popisna komisija.
Predsednik i članovi popisne komisije i njihovi zamenici ne mogu biti lica koja su odgovorna za rukovanje imovinom koja se popisuje i njihovi neposredni rukovodioci, kao ni lica koja vode analitičku evidenciju te imovine.2
____________
2 Član 7. Pravilnika o načinu i rokovima
vršenja popisa imovine i obaveza korisnika budžetskih sredstava Republike
Srbije i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem.
Obaveze finansijskog organa vršioca popisa pre početka popisa
Pre započinjanja popisa finansijski organ je obavezan da izvrši usklađivanje evidencije i stanja glavne knjige sa dnevnikom i pomoćnih knjiga sa glavnom knjigom.
Finansijski organ vršioca popisa je obavezan da usaglašavanje finansijske imovine i obaveza izvrši sa stanjem na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
Popisnoj komisiji, pre početka popisa, finansijski organ dostavlja popisnu listu sa upisanim podacima (nomenklaturni broj, naziv i vrsta, jedinica mere i eventualno neki drugi podaci, koji su neophodni za identifikovanje imovine, osim podataka o količini i vrednosti).3
____________
3 Član 9. Pravilnika o načinu i rokovima
vršenja popisa imovine i obaveza korisnika budžetskih sredstava Republike
Srbije i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem.
Popisna komisija je u obavezi da sastavi Plan rada po kojem će vršiti popis.
Plan rada obavezno sadrži sve radnje koje će se vršiti pre i prilikom popisa. Za svaku radnju određuje se rok do kojeg treba da bude završena. Rokovi se planiraju tako da se popisom obuhvati period popisa sa stanjem na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
Planovi rada svih popisnih komisija usklađuju se sa sprovođenjem popisa u pogledu rokova, radnog vremena i načina sprovođenja popisa.
Plan rada za redovan godišnji popis donosi se najkasnije do 10. decembra tekuće godine za koju se obavlja popis i dostavlja se ovlašćenom licu vršioca popisa.
Jedan primerak plana rada svake popisne komisije dostavlja se Centralnoj popisnoj komisiji.
Plan rada popisne komisije obavezno sadrži:
- datum početka popisa i rok do kojeg se ima obaviti popis imovine za čije popisivanje je zadužena određena komisija;
- vreme rada u radno vreme i da li će raditi prekovremeno i u neradne dane (nedeljom i državnim praznikom);
- potrebna radna snaga za obavljanje nefinansijskog popisa (ukoliko je potrebna ispomoć radne snage);
- potrebni merni instrumenti za popis nefinansijske imovine i utvrđivanje njene ispravnosti;
- rok za unošenje u popisne liste knjigovodstvenog stanja i utvrđivanje razlika između knjigovodstvenog i stvarnog stanja, odnosno rok za utvrđivanje viškova i manjkova;
- rok za obračun vrednosti imovine u popisnim listama;
- vreme potrebno za ispitivanje uzroka nastalih viškova i manjkova imovine, utvrđenih popisom, kao i rok za sastavljanje konačnog zapisnika sa manjkovima i viškovima;
- rok za izradu izveštaja o popisu, sa predlogom za likvidaciju utvrđenih razlika, odnosno za preduzimanje drugih mera.
Popisna komisija je dužna da računopolagača i druga zaposlena lica, kod kojih vrši popis, na vreme obavesti o mestu i vremenu vršenja popisa.
Obaveze lica materijalno zaduženih za imovinu
Računopolagači i ostali zaposleni su u obavezi da pripreme popisno mesto, odnosno da srede i klasifikuju (po vrstama i dimenzijama) imovinu koja je predmet popisa, da bi ih maksimalno učinili dostupnim popisivačima, radi lakšeg, bržeg i pravilnijeg popisivanja i sagledavanja stanja.
Ovlašćeno lice vršioca popisa Odluku o organizaciji i sprovođenju popisa imovine i obaveza i rešenja o obrazovanju popisnih komisija dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji i Službi interne revizije vršioca popisa.
Ovlašćeno lice, pre početka popisa, a najkasnije do 15. decembra godine vršenja popisa, vrši proveru pripremljenosti svih popisnih komisija i ustanovljava da li su popisne komisije upoznate sa svim procedurama vršenja popisa imovine i obaveza za čiji popis su određene i da li su računopolagače / zaposlene koji duže imovinu upoznale sa njihovim obavezama prema popisnoj komisiji.
Komisijama koje se nisu pripremile ovlašćeno lice daje rok od tri dana da se pripreme, nakon čega vrši njihovu ponovnu kontrolu.
III-1 RAD POPISNE KOMISIJE U TOKU POPISA
1. Popis nefinansijske imovine u stalnim sredstvima i zalihama
Popis nefinansijske imovine u stalnim sredstvima obuhvata: nekretnine i opremu, nematerijalna ulaganja, dragocenosti, prirodnu imovinu, nefinansijsku imovinu u pripremi i nematerijalnu imovinu.
Popis nefinansijske imovine u zalihama obuhvata: zalihe materijala, rezervnih delova, alata, sitnog inventara i robe.
Popis nematerijalne imovine obuhvata: kompjuterski softver, književna i umetnička dela, ostala nematerijalna osnovna sredstva, nematerijalnu imovinu u pripremi i avanse za nematerijalnu imovinu.
Za tačnost vršenja popisa odgovorna je popisna komisija.
Rad popisne komisije nefinansijske imovine u stalnim sredstvima i zalihama obuhvata:
1. utvrđivanje stvarnih količina imovine koja se popisuje, i to: brojanjem, merenjem, procenom i sličnim postupcima, bližim opisivanjem popisane imovine i unošenjem tih podataka u popisne liste;
2. utvrđivanje stvarnog naturalnog stanja na osnovu popisnih lista na popisnim mestima i tom prilikom se sačinjavaju dva primerka popisnih lista imovine, od kojih:
1. jedan primerak potpisan od strane popisne komisije i lica koje zadužuje imovinu u datom prostoru ostavlja se na popisnom mestu kao zaduženje za stalnu imovinu koja se koristi,
2. drugi primerak predstavlja sastavni deo izveštaja o popisu;
3. evidentiranje u popisne liste naturalnih promena nastalih u periodu vršenja popisa, pre i posle 31. decembra godine za koju se vrši popis I svođenje na stanje na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis;
4. evidentiranje o oštećenju imovine sa uočenim primedbama (oštećenjima) i predlaganje smanjenja njene vrednosti ili rashodovanja;
5. evidentiranje i dostavljanje posebnih popisnih lista za imovinu koja se nalazi kod drugih pravnih subjekata, na osnovu verodostojne dokumentacije;
6. evidentiranje posebnih popisnih lista za imovinu drugih pravnih subjekata koja se nalazi kod vršioca popisa, na osnovu verodostojne dokumentacije;
7. unošenje knjigovodstvenog naturalnog stanja imovine u popisne liste i utvrđivanje naturalnih razlika između stanja utvrđenog popisom (stvarnog stanja) i knjigovodstvenog stanja;
8. unošenje knjigovodstvenih cena popisane imovine u popisne liste;
9. obračun vrednosti imovine u popisnim listama, kod koje je nastala promena u smislu postojanja oštećenja usled kojih je potrebno umanjiti knjigovodstvenu vrednost;
10. sastavljanje izveštaja o izvršenom popisu.
Popisne liste nefinansijske imovine u stalnim sredstvima sadrže sledeće podatke:
- redni broj,
- inventarski broj (nomenklatura / barkod),
- naziv osnovnog sredstva,
- jedinica mere,
- stvarno stanje na popisnom mestu,
- viđeno stanje sredstva,
- eventualni višak ili manjak,
- eventualne napomene računopolagača.
Prilikom popisa nefinansijske imovine popisna komisija brojanje i merenje prilagođava prirodi odnosne imovine:
1) Ako se imovina nalazi upakovana u originalnim pakovanjima koja su neoštećena, pakovanja se ne moraju otvarati, već se broje paketi i u popisne liste se na osnovu knjigovodstvenih isprava (prijemnica, sprovodnica, faktura i sl.) unose podaci o količini imovine u paketu.
2) Količine kabastog ili rastresitog materijala, čije bi merenje stvaralo velike teškoće i troškove, utvrđuje se merenjem spoljnjeg obima i izračunavanjem kubature, a zatim množenjem sa specifičnom težinom ili na drugi pogodan način koji mora biti dokumentovan (dokument o skladištenju i slično).
3) Popisna komisija dužna je da posebnu pažnju obrati na rok upotrebe pojedinih vrsta nefinansijske imovine, na očuvanost imovine i na oštećenja na imovini. Oštećenu imovinu treba posebno popisati i predložiti smanjenje njene vrednosti ili rashodovanje.
4) Imovina na putu (u transportu), imovina data na obradu ili doradu, imovina data na čuvanje, imovina data na popravku, servisiranje i sl., i druga imovina koja se u trenutku popisa nalazi kod drugih pravnih lica, odnosno preduzetnika unosi se u posebne popisne liste na osnovu verodostojne dokumentacije, ako do dana završetka popisa nisu primljene popisne liste od pravnog lica, odnosno preduzetnika kod koga se ta imovina nalazi.
Popis inventara u upotrebi kod zaposlenih lica vrši se uz proveru stanja i upoređenja sa evidencijom o zaduženju (reversima, spiskovima zaduženja i sl.), već prema tome na koji je način zaduženje ovim sredstvima izvršeno.
Popis inventara tretiranog kao zaliha vrši se na isti način kao popis ostale nefinansijske imovine, popisom stanja ovih sredstava na zalihama i popisom stanja ovih sredstava u upotrebi.
Popisna komisija je dužna da oceni upotrebljivost popisanih sredstava. Dotrajala sredstva komisija popisuje u posebnim popisnim listama i predlaže njihovo eventualno rashodovanje.
Imovina data u zakup ili na korišćenje popisuje se na osnovu raspoložive dokumentacije i pomoćnih evidencija (revers, rešenje, zapisnik i dr.), uz pribavljanje popisnih lista korisnika te imovine, potpisanih i overenih od strane popisne komisije korisnika.
Gradska uprava može za vršenje popisa imovine iz prethodnog stava da uputi komisiju da izvrši popis te imovine ili da sa korisnikom te imovine formira mešovitu popisnu komisiju.
Imovina koja na dan popisa nije zatečena na popisnom mestu (imovina data na popravku ili servisiranje, imovina data na zajam, imovina u inostranstvu i sl.) unosi se u posebne popisne liste na osnovu verodostojne dokumentacije (otpremnice, reversa, zapisnika, rešenja i dr.), ako do poslednjeg dana popisa nisu primljene popisne liste od pravnih lica kod kojih se imovina nalazi.
Imovina čija je vrednost umanjena zbog oštećenja, neispravnosti, zastarelosti i slično, popisuje se na posebnim popisnim listama.
Popis nematerijalnih ulaganja vrši se na osnovu dokumenata koji su služili kao osnov za knjiženje.
Utvrđeni manjak ne može se prebijati sa viškom, osim sporadično u slučaju očigledne zamene pojedinih materijala i robe.
Popisne liste nefinansijske imovine u stalnim sredstvima potpisuje rukovalac imovinom, predsednik I članovi popisne komisije i lice ovlašćeno za sprovođenje popisa.
Popisne liste nefinansijske imovine u zalihama potpisuje rukovalac imovinom, predsednik i članovi popisne komisije i lice ovlašćeno za sprovođenje popisa.
Nekretnine i sredstva u pripremi popisuju se posebno.
Pri popisu sredstava u pripremi (investicija u toku) popisna komisija treba da utvrdi sledeće:
- da li se izgradnja objekta, odnosno izrada sredstva odvija po investicionim programima i da li je bilo naknadnih ili dopunskih radova koji nisu sadržani u tim programima,
- da li stepen dovršenosti investicija, iskazanih i isplaćenih po privremenim ili okončanim situacijama odgovara stepenu dovršenosti i da li su te isplate pravilno izvršene,
- da li je nadzorni organ overio situacije po kojima su vršene isplate i da li ih je pravilno overio.
Pri popisu investicija u toku popisna komisija može angažovati veštake, uz saglasnost odgovornog lica vršioca popisa.
Popis zaliha investicionog materijala vrši se na isti način kao I popis ostale nefinansijske imovine.
Nefinansijska imovina drugih pravnih lica na korišćenju ili čuvanju kod vršioca popisa popisuje se u posebne popisne liste po vlasnicima imovine.
Jedan primerak popisne liste sačinjene za tuđu imovinu dostavlja se u roku od tri dana od dana završetka popisa vlasniku te imovine.
U slučaju kada popisna komisija ne može da utvrdi ko je vlasnik imovine, nađene kod vršioca popisa, popis te imovine izvršiće se u posebnim popisnim listama.
2. Popis finansijske imovine i obaveza
Popis gotovine, gotovinskih ekvivalenata i drugih vrednosti u blagajni, kao i stranih sredstava plaćanja vrši se brojanjem prema apoenima i upisivanjem utvrđenih iznosa u posebne popisne liste.
Popis gotovine i hartija od vrednosti (bonovi za benzin, blagajnički zapisi, obveznice po raznim oblicima zajmova, bonovi za hranu i dr.) i instrumenata obezbeđenja plaćanja (menice, čekovi, garancije i dr.) koje se nalaze na računima i depo-računima popisuju se na osnovu izvoda sa stanjem tih sredstava na dan 31. decembra godine za koju se vrši popis.
Popis novčanih sredstava na tekućem računu, deviznim računima, posebnim računima izdvojenih namenskih sredstava i drugim računima, kao i na računima stranih sredstava plaćanja kod banaka, vrši se na osnovu izvoda, odnosno izveštaja o stanju novčanih sredstava na tim računima.
Popis finansijskih plasmana, potraživanja i obaveza vrši se prema stanju u poslovnim knjigama, pod uslovom da je njihovo usklađivanje sa dužnicima i poveriocima izvršeno najmanje jednom godišnje i da o tome postoji verodostojna isprava.
Finansijski plasmani, potraživanja i obaveze za koje ne postoji uredna dokumentacija iskazuju se u posebnim popisnim listama.
Popis obaveza i pasivnih vremenskih razgraničenja
Popis obaveza i pasivnih vremenskih razgraničenja vrši se na osnovu verodostojne knjigovodstvene dokumentacije.
U posebnim popisnim listama iskazuju se obaveze u dinarima, obaveze u stranoj valuti, obaveze koje su zastarele, kao i obaveze za koje ne postoji validna dokumentacija.
Usaglašavanje potraživanja i obaveza
Usaglašavanje finansijskih plasmana, potraživanja i obaveza sa dužnicima i poveriocima vrši se najmanje jednom u toku godine u skladu sa Uredbom o finansijskom računovodstvu.
Odeljenje za finansije je obavezno da dužnicima i poveriocima dostavi izvod otvorenih stavki (IOS) najkasnije do 5. decembra tekuće godine, koji do 15. novembra tekuće godine nisu dostavili Gradskoj upravi svoj izvod otvorenih stavki.
Popisna komisija potraživanja i obaveze proverava na osnovu analitičke evidencije, knjigovodstvenih dokumenata i vraćenih i overenih izvoda otvorenih stavki, utvrđuje da li postoji osnov za potraživanje ili obavezu, proverava tačnost iskazanih potraživanja i obaveza, upoređuje ih sa stanjem u knjigovodstvenim evidencijama na dan 31. decembra godine popisa i konstatuje eventualna odstupanja.
Popisna komisija sastavlja posebnu popisnu listu za potraživanja i posebnu popisnu listu za obaveze.
Kod popisa potraživanja i obaveza popisna komisija treba da obrati posebnu pažnju na popis sumnjivih i spornih potraživanja, čekova i menica ili drugih instrumenata obezbeđenja plaćanja kojima je rok za naplatu istekao, kao i potraživanja bez uredne dokumentacije. U izveštaju o popisu popisna komisija u posebnim popisnim listama iskazuje sporna, nenaplativa i zastarela potraživanja, sporne i zastarele obaveze, kao i potraživanja i obaveze za koje ne postoji tačna, odnosno potpuna dokumentacija.
Popisna komisija popisuje i sva ostala sredstva koja nisu obuhvaćena članovima 18-27. Pravilnika, a pre svega sredstva koja se vode u vanbilansnoj evidenciji.
Sredstva iz stava 1. ovog člana popisna komisija popisuje prema stanju iz knjigovodstvene evidencije na dan 31. decembra godine popisa i proverava njihovu tačnost.
III-2. RAD CENTRALNE POPISNE KOMISIJE U TOKU POPISA
U toku popisa Centralna popisna komisija obavlja sledeće poslove:
1. koordinira radom svih popisnih komisija;
2. utvrđuje da li su popisne komisije blagovremeno donele plan rada i dostavile subjektima iz člana 14. ovog Pravilnika;
3. utvrđuje da li su popisne komisije na vreme započele i završile popis i prati njihov rad u toku popisa;
4. utvrđuje da li su izvršene pripreme za popis od strane svih učesnika u obavljanju poslova popisa (popisne komisije, lica zadužena za rukovanje imovinom, knjigovodstvo i računopolagači);
5. preduzima druge radnje, neophodne za vršenje popisa imovine i obaveza proisteklih iz ovog Pravilnika i drugih propisa.
IV OBAVEZE NAKON ZAVRŠENOG POPISA
Nakon završenog upisivanja stvarnog stanja u popisne liste, na zahtev predsednika popisne komisije, stručna služba za poslove knjigovodstva je dužna da popisnoj komisiji, najkasnije narednog radnog dana, stavi na uvid knjigovodstveno stanje popisane imovine. Dobijeno knjigovodstveno stanje popisna komisija unosi u popisne liste.
Nakon unetog knjigovodstvenog stanja vrši se vrednosno obračunavanje popisane imovine na popisnoj listi.
Vrednovanje imovine u popisnim listama vrši se po knjigovodstvenoj vrednosti, dobijenoj od stručne službe za poslove knjigovodstva, izuzev ako popisna komisija ne proceni da knjigovodstvena vrednost realno ne odražava vrednost odnosne imovine (zbog oštećenja, isteklog roka upotrebe, nemogućnosti popravke i dr.).
Istovremeno, popisna komisija vrši poređenje stvarnog stanja, utvrđenog popisom, s knjigovodstvenim stanjem I u popisnim listama iskazuje razlike (viškove i manjkove) po svakoj poziciji odnosne imovine iz popisnih lista.
Popisna komisija u saradnji sa odgovarajućim stručnim službama ispituje i analizira utvrđene viškove i manjkove i uzroke njihovog nastajanja, a po potrebi, uzima i izjave odgovornih lica (računopolagača).
Nakon završenog popisa popisna komisija sačinjava izveštaj o izvršenom popisu.
Izveštaj o izvršenom popisu sadrži:
- stvarno i knjigovodstveno stanje imovine i obaveza;
- razlike između stvarnog stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;
- uzroke neslaganja između stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;
- predlog načina rešavanja (likvidacije) utvrđenih razlika (viškova i manjkova, način nadoknađivanja manjkova i evidentiranje viškova);
- način knjiženja nadoknade manjkova na teret odgovornog lica ili na teret budžetskog korisnika;
- predlog za rashodovanje, zbog oštećenja, zastarelosti ili nekog drugog razloga imovine koja nije više za upotrebu;
- predlog mera za otklanjanje utvrđenih manjkavosti u korišćenju imovine i postupanju sa imovinom;
- mišljenje o sumnjivim, spornim i zastarelim potraživanjima;
- mišljenje o spornim i zastarelim obavezama;
- primedbe i objašnjenja radnika koji rukuju imovinom, odnosno koji su zaduženi materijalom i novčanim sredstvima (o utvrđenim razlikama), kao i druge primedbe i predloge popisne komisije u vezi sa popisom.
Uz sačinjeni izveštaj se prilaže popisna lista potpisana od svih članova komisije, računopolagača (korisnika imovine) i lica ovlašćenog za sprovođenje popisa, kai i dokumentacija koja je služila za sastavljanje popisne liste (posebne popisne liste dotrajale imovine predložene za rashod ili umanjenje vrednosti zbog umanjenog kvaliteta, predlozi za rešavanje utvrđenih viškova i manjkova, izjave i primedbe računopolagača i dr.).
Rokovi za dostavljanje izveštaja
Izveštaj o izvršenom popisu nefinansijske imovine za godinu za koju se vrši popis popisna komisija dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji najkasnije do 25. januara naredne godine.
Izveštaj o izvršenom popisu finansijske imovine i obaveza za godinu za koju se vrši popis popisna komisija dostavlja Centralnoj popisnoj komisiji najkasnije do 15. februara naredne godine.
Centralna popisna komisija sačinjava konačan izveštaj o izvršenom popisu sa predlogom rešenja i dostavlja najkasnije do 25. februara naredne godine Gradskom veću, radi usvajanja i odlučivanja po utvrđenim odstupanjima.
Centralna popisna komisija po jedan primerak svog izveštaja dostavlja ovlašćenom licu i Službi interne revizije Grada Zaječara.
Ukoliko nije obrazovana Centralna popisna komisija, predsednik popisne komisije izveštaj o izvršenom popisu sa predlogom rešenja dostavlja ovlašćenom licu vršioca popisa i Službi interne revizije.
Ukoliko za to postoje opravdani razlozi odgovorno lice vršioca popisa određuje druge rokove za dostavljanje izveštaja, koje definiše Odlukom o organizaciji i sprovođenju popisa imovine i obaveza.
Odgovorno lice vršioca popisa svojom odlukom može predvideti i duže periode za vršenje popisa knjiga, filmova, arhivske građe i slično, s tim što ti periodi ne mogu biti duži od pet godina.
Gradsko veće razmatra Izveštaj o izvršenom popisu i donosi rešenje o usvajanju izveštaja o rezultatima popisa, na prvoj narednoj sednici nakon roka za dostavljanje izveštaja od strane Centralne popisne komisije.
Rešenje o usvajanju izveštaja o rezultatima popisa sadrži:
- postupak sa utvrđenim manjkovima;
- postupak sa utvrđenim viškovima;
- kalo, rastur, kvar i lom;
- rashod imovine koja je dotrajala i više nije upotrebljiva;
- otpis potraživanja i obaveza;
- postupak sa sumnjivim, spornim i zastarelim potraživanjima;
- postupak sa spornim i zastarelim obavezama;
- poreske obaveze sa utvrđenim manjkom, viškom, rashodom i otpisom;
- odgovornost i obaveze zaposlenih kojima su manjkovi stavljeni na teret i drugim činjenicama vezanim za popis.
Ukoliko Izveštaj o izvršenom popisu sadrži propuste i nepravilnosti, isti se vraća Centralnoj popisnoj komisiji, odnosno popisnoj komisiji, na doradu i određuje primereni rok za dostavljanje novog izveštaja.
Izveštaj o izvršenom popisu i akt o usvajanju izveštaja dostavlja se na knjiženje, radi usaglašavanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem, najkasnije tri dana od dana usvajanja.
Gramatička terminologija korišćenja muškog ili ženskog roda u ovom Pravilniku podrazumeva uključivanje oba pola.
Za sva pitanja koja nisu regulisana ovim Pravilnikom, odnosno koja nisu blagovremeno usklađena sa zakonskim odredbama, primenjuju se direktno odredbe Zakona o računovodstvu i podzakonskih akata, donetih na osnovu tog zakona.
Izmene i dopune ovog Pravilnika vrše se po istom postupku po kojem je Pravilnik donet. U slučaju izmena propisa koje nalažu izmenu ili dopunu ovog Pravilnika, izmene i dopune Pravilnika moraju se izvršiti najkasnije u roku od 10 radnih dana od dana objavljivanja propisa u Službenom glasniku Republike Srbije.
Donošenjem ovog Pravilnika stavlja se van snage Pravilnik o popisu imovine i obaveza Gradske uprave Grada Zaječara, IV br. 110-15 od 24.11.2010. godine.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u Službenom listu Grada Zaječara.