REŠENJEO USVAJANJU PRAVILNIKA O BLIŽEM UREĐIVANJU POSTUPKA JAVNIH NABAVKI U ORGANIMA I ORGANIZACIONIM JEDINICAMA GRADA JAGODINE("Sl. glasnik grada Jagodina", br. 3/2017) |
I Usvaja se Pravilnik o bližem uređenju postupka javne nabavke u organima i organizacionim jedinicama grada Jagodine, koji je predložila Gradska uprava za budžet, finansije, privredu i poljoprivredu grada Jagodine, kao što je u materijalu dato.
Sastavni deo ovog Rešenja je Pravilnik o bližem uređenju postupka javne nabavke.
II Ovo Rešenje objaviti u "Službenom glasniku grada Jagodine".
* * *
Na osnovu člana 22. stav 1. Zakona o javnim nabavkama ("Službeni glasnik RS", broj 124/12, 14/15 i 68/15), a u skladu sa Pravilnikom o sadržini akta kojim se bliže uređuje postupak javne nabavke unutar naručioca ("Službeni glasnik RS", broj 83/15) i člana 43. Statuta grada Jagodine ("Službeni glasnik grada Jagodine", broj 1/08, 2/08, 11/11, 14/13, 17/15 i 18/16), Gradsko veće grada Jagodine na 46-oj sednici održanoj dana 02.03.2017. godine, donosi
PRAVILNIK
O BLIŽEM UREĐIVANJU POSTUPKA JAVNIH NABAVKI U ORGANIMA I ORGANIZACIONIM JEDINICAMA GRADA JAGODINE
Ovim pravilnikom uređuje se postupak nabavke u organima i organizacionim jedinicama grada Jagodine, a naročito način planiranja javnih nabavki, (kriterijumi, pravila i način određivanja predmeta nabavke, način određivanja procenjene vrednosti nabavki, način ispitivanja i istraživanja tržišta), odgovornost za planiranje, način izvršenja obaveza u postupku nabavke, način obezbeđivanja konkurencije, sprovođenje i kontrola javnih nabavki i način praćenja izvršenja ugovora o nabavci.
Na pitanja koja nisu posebno uređena ovim pravilnikom shodno se primenjuju odgovarajuće odredbe Zakona o javnim nabavkama (u daljem tekstu: Zakon) i propisa donetih na osnovu Zakona.
Primena
Ovaj pravilnik je namenjen svim organima i organizacionim jedinicama grada Jagodine koje su, u skladu sa važećom regulativom i unutrašnjim opštim aktima, uključeni u planiranje javnih nabavki, sprovođenje postupaka javnih nabavki, izvršenje ugovora i kontrolu javnih nabavki i to:
1) Skupština grada,
2) Gradonačelnik i Gradsko veće,
3) Posebne službe: Kabinet gradonačelnika i Služba interne revizije,
4) Gradska uprava za opšte i zajedničke poslove,
5) Gradska uprava za urbanizam, građevinske, komunalne, stambene i imovinsko pravne poslove,
6) Gradska uprava za budžet, finansije, privredu i poljoprivredu,
7) Gradska uprava za društvene delatnosti,
8) Gradska uprava za inspekcijske poslove,
9) Gradska uprava za utvrđivanje, naplatu i kontrolu javnih prihoda,
10) Gradska uprava za skupštinske i normativne poslove,
11) Gradska uprava za zaštitu i unapređenje životne sredine,
12) Gradsko pravobranilaštvo.
Rukovodioci organizacionih jedinica - korisnici nabavke su u obavezi da upoznaju svoje zaposlene sa obavezama, pravilima i načinom postupanja propisanim Pravilnikom.
Pojmovi
Javnom nabavkom smatra se pribavljanje dobara ili usluga ili ustupanje izvođenja radova, u skladu sa propisima kojima se uređuju javne nabavke i ovim pravilnikom.
Nabavka koja je izuzeta od primene Zakona je nabavka predmeta nabavke, koji je takođe potreban za obavljanje delatnosti grada Jagodine, a na koju se ne primenjuju odredbe Zakona.
Poslovi javnih nabavki su: planiranje javne nabavke; sprovođenje postupka javne nabavke, uključujući ali ne ograničavajući se na učešće u komisiji za javnu nabavku; izrada konkursne dokumentacije; izrada akata u postupku javne nabavke; izrada ugovora o javnoj nabavci; praćenje izvršenja javne nabavke; svi drugi poslovi koji su povezani sa postupkom javne nabavke.
Plan javnih nabavki je godišnji plan javnih nabavki naručioca koje će naručilac sprovoditi u toku kalendarske godine i koji sadrži podatke iz člana 51. Zakona i podzakonskog akta kojim se uređuje forma plana javnih nabavki i način objavljivanja plana javnih nabavki na Portalu javnih nabavki.
Ponuđač je lice koje u postupku javne nabavke ponudi dobra, pružanje usluga ili izvođenje radova.
Dobavljač je ponuđač sa kojim je zaključen okvirni sporazum ili ugovor o javnoj nabavci.
Ugovor o javnoj nabavci je teretni ugovor zaključen u pisanoj ili elektronskoj formi između jednog ili više ponuđača i jednog ili više naručilaca, koji za predmet ima nabavku dobara, pružanje usluga ili izvođenje radova.
Postupak javne nabavke sprovodi se u skladu s načelima Zakona.
Veza sa drugim dokumentima
Poslovi javnih nabavki sprovode se u skladu sa donetim aktima organa grada Jagodine.
Ciljevi pravilnika
Cilj pravilnika je da se nabavke sprovode u skladu sa Zakonom, da se obezbedi jednakost, konkurencija i zaštita ponuđača od bilo kog vida diskriminacije, da se obezbedi blagovremeno pribavljanje dobara, usluga i radova uz najniže troškove i u skladu sa objektivnim potrebama organa i organizacionih jedinica grada Jagodine.
Opšti ciljevi ovog pravilnika su:
1) jasno i precizno uređivanje i usklađivanje obavljanja svih poslova javnih nabavki, a naročito planiranja, sprovođenja postupka i praćenja izvršenja ugovora o javnim nabavkama;
2) utvrđivanje obaveze pisane komunikacije u postupku javne nabavke i u vezi sa obavljanjem poslova javnih nabavki;
3) evidentiranje svih radnji i akata tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja ugovora o javnim nabavkama;
4) uređivanje ovlašćenja i odgovornosti u svim fazama javnih nabavki;
5) kontrola planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javnih nabavki;
6) definisanje uslova i načina profesionalizacije i usavršavanja zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki, sa ciljem pravilnog, efikasnog i ekonomičnog obavljanja poslova iz oblasti javnih nabavki;
7) definisanje opštih mera za sprečavanje korupcije u javnim nabavkama.
II NAČIN PLANIRANJA JAVNIH NABAVKI
Pravilnikom se uređuju postupak planiranja nabavki, rokovi izrade i donošenja plana javnih nabavki i izmena plana javnih nabavki, ovlašćenja i odgovornost organizacionih jedinica, odnosno lica koja učestvuju u planiranju, kao i druga pitanja od značaja za postupak planiranja nabavki.
Plan javnih nabavki donosi se na godišnjem nivou i sadrži obavezne elemente određene Zakonom i podzakonskim aktom.
Služba za javne nabavke je zadužena za koordinaciju postupka planiranja svih organizacionih jedinica.
Plan javnih nabavki donosi nadležni organ naručioca odmah nakon donošenja finansijskih planova za tekuću godinu, poštujući pravila o njegovom sačinjavanju i objavljivanju na Portalu javnih nabavki koja su propisana Zakonom i podzakonskim aktom.
Pored plana javnih nabavki iz stava 1. ovog člana, naručilac može posebno da planira i nabavke na koje se Zakon ne primenjuje iz člana 7, 7a i 39. stav 2. Zakona, odnosno priprema poseban plan izuzetih nabavki koje sadrži podatke o ukupnoj vrednosti nabavki po svakom osnovu za izuzeće.
Kriterijumi za planiranje nabavki
Kriterijumi koji se primenjuju za planiranje svake nabavke su:
1. da li je predmet nabavke u funkciji obavljanja delatnosti i u skladu sa planiranim ciljevima koji su definisani u relevantnim dokumentima (propisi, standardi, godišnji programi poslovanja, usvojene strategije i akcioni planovi...);
2. da li tehničke specifikacije i količine određenog predmeta nabavke odgovaraju stvarnim potrebama naručioca;
3. da li je procenjena vrednost nabavke odgovarajuća s obzirom na ciljeve nabavke, a imajući u vidu tehničke specifikacije, neophodne količine i stanje na tržištu (cena i ostali uslovi nabavke);
4. da li nabavka ima za posledicu stvaranje dodatnih troškova, kolika je visina i kakva je priroda tih troškova i da li je kao takva isplativa;
5. da li postoje druga moguća rešenja za zadovoljavanje iste potrebe i koje su prednosti i nedostaci tih rešenja u odnosu na postojeće;
6. stanje na zalihama, odnosno praćenje i analiza pokazatelja u vezi sa potrošnjom dobara (dnevno, mesečno, kvartalno, godišnje i sl.);
7. prikupljanje i analiza postojećih informacija i baza podataka o dobavljačima i zaključenim ugovorima;
8. praćenje i poređenje troškova održavanja i korišćenja postojeće opreme u odnosu na troškove nove opreme, isplativost investicije, isplativost remonta postojeće opreme i sl;
9. troškovi životnog ciklusa predmeta javne nabavke (trošak nabavke, troškovi upotrebe i održavanja, kao i troškovi odlaganja nakon upotrebe);
10. rizici i troškovi u slučaju nesprovođenja postupka nabavke, kao i troškovi alternativnih rešenja.
Način iskazivanja potreba, provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba predmeta nabavke
Poslove planiranja nabavki obavlja služba za javne nabavke u saradnji sa ostalim organima i organizacionim jedinicama grada Jagodine - korisnici nabavke.
Pored službe za javne nabavke i odgovornog lica korisnika nabavke na poslovima planiranja javnih nabavki učestvuju finansijske i pravne službe, a po potrebi i lica drugih budžetskih korisnika, na osnovu pismenog naloga odgovornog lica.
Postupak planiranja organizacione jedinice počinju utvrđivanjem stvarnih potreba za predmetima nabavki, koje su neophodne za obavljanje redovnih aktivnosti iz delokruga i koje su u skladu sa postavljenim ciljevima.
Stvarne potrebe za dobrima, uslugama i radovima koje treba nabaviti organizacione jedinice određuju u skladu sa kriterijumima za planiranje nabavki.
Svi organi i organizacione jedinice grada Jagodine prilikom izrade Plana i programa rada i finansijskog plana, dostavljaju u pismenom obliku planirane potrebe za narednu godinu. Potrebe moraju biti iskazane u odgovarajućim količinskim jedinicama, opisanih karakteristika, kvaliteta i dinamike potreba, sa obrazloženjem razloga i svrsishodnosti nabavke
Služba za javne nabavke vrši prikupljanje, proveru iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku nabavku pojedinačno.
Na osnovu utvrđenih potreba za dobrima, uslugama i radovima za realizaciju planiranih aktivnosti grada Jagodine služba za javne nabavke utvrđuje ukupne specifikacije dobara, usluga i radova.
Pravila i način određivanja predmeta nabavke i tehničkih specifikacija predmeta nabavke
Predmet nabavke su dobra, usluge ili radovi koji su određeni u skladu sa Zakonom i Opštim rečnikom nabavki.
Tehničkim specifikacijama se predmet nabavke određuje u skladu sa Zakonom i kriterijumima za planiranje nabavki, tako da se predmet nabavke opiše na jednostavan, jasan, objektivan, razumljiv i logično struktuiran način.
Pravila i način određivanja procenjene vrednosti javne nabavke
Procenjena vrednost javne nabavke određuje se u skladu sa tehničkim specifikacijama utvrđenog predmeta nabavke i utvrđenim količinama, a kao rezultat prethodnog iskustva u nabavci konkretnog predmeta nabavke i sprovedenog istraživanja tržišta.
Prilikom određivanja procenjene vrednosti javne nabavke ne može se određivati procenjena vrednost javne nabavke, niti se može deliti istovremena javna nabavka na više nabavki s namerom izbegavanja postupka u odnosu na procenjenu vrednost javne nabavke. Istovrsna javna nabavka je nabavka koja ima istu ili sličnu namenu, pri čemu isti ponuđači u odnosu na prirodu delatnosti koji obavljaju mogu da je ispune.
Način ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta nabavke
Organizacione jedinice ispituju i istražuju tržište svakog pojedinačnog predmeta nabavke, i to tako što: ispituju stepen razvijenosti tržišta, upoređuju cene više potencijalnih ponuđača, prate kvalitet, period garancije, način i troškove održavanja, rokove isporuke, postojeće propise i standarde, mogućnosti na tržištu za zadovoljavanje potreba naručioca na drugačiji način i dr.
Organizacione jedinice ispituju i istražuju tržište na neki od sledećih načina:
- ispitivanjem prethodnih iskustava u nabavci ovog predmeta nabavke (postojeće informacije i baze podataka o dobavljačima i ugovorima);
- istraživanjem putem interneta (cenovnici ponuđača, Portal javnih nabavki, sajtovi drugih naručilaca, sajtovi nadležnih institucija za objavu relevantnih informacija o tržišnim kretanjima...);
- ispitivanje iskustava drugih naručilaca;
- primarno sakupljanje podataka (ankete, upitnici...);
- na drugi pogodan način, imajući u vidu svaki predmet nabavke pojedinačno.
Određivanje odgovarajuće vrste postupka javne nabavke i utvrđivanje istovrsnosti dobara, usluga i radova
Služba za javne nabavke, nakon utvrđivanja spiska svih predmeta nabavki, određuje ukupnu procenjenu vrednost istovrsnih predmeta nabavke na nivou čitavog naručioca.
Služba za javne nabavke određuje vrstu postupka za svaki predmet javne nabavke, u skladu sa ukupnom procenjenom vrednošću istovrsnog predmeta nabavke, i u skladu sa drugim odredbama Zakona, te osnovanost izuzeća od primene Zakona u skladu sa čl. 7, 7a, 39. stav 2., 122. i 128. Zakona.
U skladu sa prethodno definisanom vrstom postupka, služba za javne nabavke objedinjuje istovrsna dobra, usluge i radove u jedinstveni postupak, gde god je to moguće, imajući u vidu dinamiku potreba i plaćanja.
Način određivanja perioda na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje
Organizacione jedinice određuju period na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje, u skladu sa važećim propisima i realnim potrebama naručioca, načelom ekonomičnosti i efikasnosti, a kao rezultat istraživanja tržišta svakog predmeta nabavke.
Određivanje dinamike pokretanja postupka javne nabavke
Dinamiku pokretanja postupaka javnih nabavki određuje Služba za javne nabavke u skladu sa prethodno definisanim okvirnim datumima zaključenja ugovora, a imajući u vidu vrstu postupka javne nabavke koji se sprovodi za svaki predmet nabavke, objektivne rokove za pripremu i dostavljanje ponuda, kao i propisane rokove za zahtev za zaštitu prava.
Ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke
Organizacione jedinice, kao rezultat istraživanja tržišta svakog predmeta nabavke, određuju da li je opravdano (moguće ili objektivno) sprovesti rezervisanu javnu nabavku.
Ispitivanje opravdanosti zajedničkog sprovođenja javne nabavke
Služba za javne nabavke ukoliko je to potrebno, sprovodi ili je nosilac zajedničkog sprovođenja javne nabavke za sve organizacione jedinice odnosno sprovodi javnu nabavku po ovlašćenju organizacione jedinice, imajući u vidu rezultate istraživanja tržišta predmeta javne nabavke i ukupne potrebe svih organa i organizacionih jedinica.
Izrada i donošenje plana javnih nabavki
Obaveze i ovlašćenja (odgovornosti) učesnika u planiranju su definisani tako što u predviđenom roku:
- nosilac planiranja (Služba za javne nabavke) obaveštava organizacione jedinice o roku za prijavljivanje potreba;
- organizacione jedinice utvrđuju i iskazuju potrebe za predmetima nabavki (organizacione jedinice moraju dostaviti opise predmeta nabavki, količine, procenu vrednosti nabavke, kao i obrazloženja koja su od značaja za ocenu opravdanosti, procenu prioriteta nabavke, kao i određivanje vrste postupka javne nabavke, odnosno osnova za izuzeće od primene Zakona);
- organizacione jedinice dostavljaju nosiocu planiranja dokument sa iskazanim potrebama;
- nosilac planiranja proverava iskazane potrebe (vrši formalnu, računsku i logičku kontrolu predloženih predmeta, količina, procenjene vrednosti, prioriteta nabavki kao i ostalih podataka, i predlaže njihove ispravke) i o tome obaveštava organizacione jedinice;
- organizacione jedinice vrše neophodne ispravke i utvrđuju stvarne potrebe za predmetima nabavki i o tome dostavljaju dokument nosiocu planiranja;
- nosilac planiranja objedinjuje potrebe na nivou naručioca i dostavlja dokument objedinjenih potreba organizacionoj jedinici zaduženoj za kontrolu javnih nabavki;
- organizaciona jedinica zadužena za kontrolu razmatra usklađenost prijavljenih potreba predmeta nabavki sa stvarnim potrebama naručioca, a pre svega sa strateškim prioritetima, usvojenim operativnim ciljevima i odobrenim projektima i ocenjuje opravdanost prijavljenih potreba. Služba za kontrolu može od učesnika u planiranju i nosioca planiranja zahtevati dodatna objašnjenja i izmene planiranih predmeta nabavke, količina, procenjene vrednosti, redosleda prioriteta i dr;
- nosilac planiranja vrši usklađivanja u skladu sa preporukama organizacione jedinice za kontrolu javnih nabavki, i sačinjava Nacrt plana javnih nabavki na nivou naručioca, u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktom;
- organizaciona jedinica u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija razmatra usaglašenost Nacrta plana javnih nabavki, Zakona, sa raspoloživim sredstvima iz nacrta finansijskog plana ili nacrta budžeta lokalne samouprave i obaveštava Rukovodioca naručioca i organizacionu jedinicu zaduženu za kontrolu, o potrebi usklađivanja;
- Odgovorno lice organizacione jedinice donosi godišnji plan javnih nabavki.
Plan javnih nabavki nosilac planiranja objavljuje na Portalu javnih nabavki u roku od deset dana od dana donošenja, i istovremeno dostavlja organizacionim jedinicama koje učestvuju u planiranju i organizacionoj jedinici zaduženoj za kontrolu javnih nabavki.
Izmene i dopune plana javnih nabavki donose se u postupku koji je propisan za donošenje plana javnih nabavki i nosilac planiranja ih objavljuje na Portalu javnih nabavki u roku od deset dana od dana donošenja.
III CILJEVI POSTUPKA JAVNE NABAVKE
U postupku javne nabavke moraju biti ostvareni ciljevi postupka javne nabavke, koji se odnose na:
1) celishodnost i opravdanost javne nabavke - pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta i potrebnih količina, za zadovoljavanje stvarnih potreba naručioca na efikasan, ekonomičan i efektivan način;
2) ekonomično i efikasno trošenje javnih sredstava - princip "vrednost za novac", odnosno pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta po najpovoljnijoj ceni;
3) efektivnost (uspešnost) - stepen do koga su postignuti postavljeni ciljevi, kao i odnos između planiranih i ostvarenih efekata određene nabavke;
4) transparentno trošenje javnih sredstava;
5) obezbeđivanje konkurencije i jednak položaj svih ponuđača u postupku javne nabavke;
6) zaštitu životne sredine i obezbeđivanje energetske efikasnosti;
7) blagovremeno i efikasno sprovođenje postupka javne nabavke za potrebe nesmetanog odvijanja procesa rada naručioca i blagovremenog zadovoljavanja potreba ostalih korisnika.
IV DOSTAVLJANJE, PRIJEM PISMENA I KOMUNIKACIJA U POSLOVIMA JAVNIH NABAVKI
Dostavljanje, prijem, kretanje i evidentiranje ponuda, prijava i drugih pismena u vezi sa postupkom javne nabavke i obavljanjem poslova javnih nabavki (planiranje, sprovođenje postupka i izvršenje ugovora o javnoj nabavci), obavlja se preko pisarnice, u kojoj se pošta prima, otvara i pregleda, zavodi, raspoređuje i dostavlja organizacionim jedinicama.
Poslove u pisarnici obavlja organizaciona jedinica u skladu sa opštim aktom o unutrašnjoj organizaciji.
Ekspedicija je deo pisarnice u kojoj se pošta prima od organizacionih jedinica radi otpremanja za zemlju i inostranstvo i vodi evidencija o otpremljenoj pošti.
Lice koje je zaposleno u Pisarnici i radi na poslovima za prijem pošte prilikom prijema ponude na koverti, odnosno kutiji u kojoj se ponuda nalazi, obeležava vreme prijema i evidentira broj i datum ponude prema redosledu prispeća. Ukoliko je ponuda dostavljena neposredno, ponuđaču se predaje i potvrda prijema ponude.
Primljene ponude se odmah nakon zavođenja predaju Službi za javne nabavke. Prijem ponuda potvrđuje se potpisom zaposlenog lica Službe za javne nabavke.
Ukoliko zaposleni iz stava 1. ovog člana utvrdi nepravilnosti prilikom prijema ponude [npr. ponuda nije označena kao ponuda pa je otvorena, dostavljena je otvorena ili oštećena koverta i sl], dužan je da o tome sačini belešku i dostavi je Službi za nabavke, odnosno komisiji za javnu nabavku.
Primljene ponude čuva Služba za javne nabavke u zatvorenim kovertama do otvaranja ponuda kada ih predaje komisiji za javnu nabavku.
Organizaciona jedinica u kojoj se obavljaju poslovi pisarnice i Služba nabavke, kao i svi zaposleni koji su imali uvid u podatke o dostavljenim ponudama, dužni su da čuvaju kao poslovnu tajnu imena zainteresovanih lica, ponuđača, podnosilaca prijava, kao i podatke o podnetim ponudama, odnosno prijavama, do otvaranja ponuda, odnosno prijava.
Elektronsku poštu druga lica dostavljaju na imejl adresu koje su određene za prijem pošte u elektronskom obliku ili na drugi način, u skladu sa zakonom ili posebnim propisom.
Ako se pri prijemu, pregledu ili otvaranju elektronske pošte utvrde nepravilnosti ili drugi razlozi koji onemogućavaju postupanje po ovoj pošti (npr. nedostatak osnovnih podataka za identifikaciju pošiljaoca - imena i prezimena ili adrese, nemogućnost pristupa sadržaju poruke, format poruke koji nije propisan, podaci koji nedostaju i sl.), ta pošta se preko imejl naloga vraća pošiljaocu, uz navođenje razloga vraćanja.
Sva akta u postupku javne nabavke potpisuje rukovodilac naručioca, a može da parafira rukovodilac uže unutrašnje jedinice i lice koje je obrađivalo predmet, izuzev akata koje u skladu sa odredbama Zakona potpisuje komisija za javnu nabavku.
V SPROVOĐENJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke podnosi organizaciona jedinica koja je korisnik nabavke.
Zahtev iz stava 1. ovog člana podnosi se ukoliko je javna nabavka predviđena Planom javnih nabavki naručioca za tekuću godinu.
Zahtev iz stava 1. ovog člana podnosi se organizacionoj jedinici u čijem je delokrugu sprovođenje postupaka javnih nabavki (u daljem tekstu: služba nabavke), u roku za pokretanje postupka koji je određen Planom javnih nabavki.
Podnosilac zahteva dužan je da odredi predmet javne nabavke, procenjenu vrednost, tehničke specifikacije, kvalitet, količinu i opis dobara, radova ili usluga, način sprovođenja kontrole i obezbeđivanja garancije kvaliteta, tehničke propise i standarde koji se primenjuju, rok izvršenja, mesto izvršenja ili isporuke dobara, eventualne dodatne usluge i slično, održavanje, garantni rok, tako da ne koristi diskriminatorske uslove i tehničke specifikacije.
Podnosilac zahteva uz zahtev za pokretanje postupka javne nabavke, dostavlja obrazloženje za pokretanje pregovaračkog postupka bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda i potrebne dokaze, ukoliko smatra da su ispunjeni Zakonom propisani uslovi za pokretanje ove vrste postupka.
Služba nabavke upućuje Upravi za javne nabavke zahtev za dobijanje mišljenja o osnovanosti primene pregovaračkog postupka bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda, o čemu obaveštava podnosioca zahteva.
Po prijemu zahteva za pokretanje postupka javne nabavke, Služba nabavke dužna je da proveri da li isti sadrži sve utvrđene elemente, a naročito da li je javna nabavka predviđena Planom javnih nabavki naručioca.
Ukoliko podneti zahtev sadrži nedostatke, odnosno ne sadrži sve potrebne elemente, isti se bez odlaganja vraća podnosiocu zahteva na ispravku i dopunu, koja mora biti učinjena u najkraćem mogućem roku.
Način postupanja po odobrenom zahtevu za pokretanje postupka javne nabavke
Na osnovu odobrenog zahteva, služba za javne nabavke bez odlaganja sačinjava predlog odluke o pokretanju postupka javne nabavke i predlog rešenja o obrazovanju komisije za javnu nabavku, koji sadrže sve potrebne elemente propisane Zakonom.
Odluka i rešenje se, zajedno sa zahtevom za pokretanje postupka javne nabavke i ostalom pratećom dokumentacijom, dostavljaju rukovodiocu naručioca na potpis.
Način imenovanja članova komisije za javnu nabavku, odnosno lica koja sprovode postupak javne nabavke
Komisija za javnu nabavku ima najmanje tri člana od kojih je jedan službenik za javne nabavke ili lice sa stečenim obrazovanjem na pravnom fakultetu, na studijama drugog stepena (diplomske akademske studije - master, specijalističke akademske studije, specijalističke strukovne studije), odnosno na osnovnim studijama u trajanju od najmanje četiri godine.
Rešenjem se imenuju i zamenici članova komisije.
U postupcima javnih nabavki dobara, usluga ili radova čija je procenjena vrednost veća od trostrukog iznosa vrednosti gornjeg limita javne nabavke male vrednosti, službenik za javne nabavke mora biti član Komisije.
Za člana komisije može biti imenovan službenik za javne nabavke i u postupcima javnih nabavki dobara, usluga ili radova čija je procenjena vrednost manja od vrednosti utvrđene stavom 3. ovog člana.
Članovi komisije imenuju se iz reda zaposlenih u službi nabavke i korisnika nabavke, a mogu biti imenovani i članovi iz drugih organizacionih jedinica ukoliko za to postoji objektivna potreba.
Za članove komisije se imenuju lica koja imaju odgovarajuće stručno obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke.
Ako naručilac nema zaposleno lice koje ima odgovarajuće stručno obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke, u komisiju se može imenovati lice koje nije zaposleno kod naručica.
U komisiju se ne mogu imenovati lica koja mogu biti u sukobu interesa za predmet javne nabavke.
Nakon donošenja rešenja, članovi komisije potpisuju izjavu kojom potvrđuju da u predmetnoj javnoj nabavci nisu u sukobu interesa.
Način pružanja stručne pomoći komisiji, odnosno licima koja sprovode postupak javne nabavke
Sve organizacione jedinice dužne su da u okviru svoje nadležnosti pruže stručnu pomoć komisiji.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, komisija se pisanim putem obraća nadležnoj organizacionoj jedinici.
Organizaciona jedinica od koje je zatražena stručna pomoć komisije, dužna je da pisanim putem odgovori na zahtev komisije, u roku koji određuje komisija, a u skladu sa propisanim rokovima za postupanje.
Ukoliko organizaciona jedinica ne odgovori komisiji ili ne odgovori u roku, komisija obaveštava ovlašćeno lice naručioca, koji će preduzeti sve potrebne mere predviđene pozitivnim propisima za nepoštovanje radnih obaveza.
Način postupanja u toku izrade konkursne dokumentacije
Komisija za javnu nabavku priprema konkursnu dokumentaciju, na način utvrđen Zakonom i podzakonskim aktima koji uređuju oblast javnih nabavki, tako da ponuđači na osnovu iste mogu da pripreme prihvatljivu i odgovarajuću ponudu.
Konkursna dokumentacija mora da sadrži elemente propisane podzakonskim aktom kojim su uređeni obavezni elementi konkursne dokumentacije u postupcima javnih nabavki.
Komisija je dužna da, u skladu sa Zakonom, podzakonskim aktima, odlukom o pokretanju postupka i rešenjem kojim je obrazovana, sprovede sve radnje potrebne za realizaciju javne nabavke.
Dodatne informacije ili pojašnjenja i izmene i dopune konkursne dokumentacije
Dodatne informacije ili pojašnjenja i potrebne izmene i dopune konkursne dokumentacije, sačinjava Služba za javne nabavke i Komisija za javnu nabavku.
Objavljivanje u postupku javne nabavke
Objavljivanje oglasa o javnoj nabavci, konkursne dokumentacije i drugih akata u postupku javne nabavke vrši Služba za javne nabavke za potrebe komisije za javnu nabavku, u skladu sa Zakonom.
Na postupak otvaranja ponuda primenjuju se propisi kojima se uređuju javne nabavke.
Otvaranje ponuda se sprovodi na mestu i u vreme koji su navedeni u pozivu za podnošenje ponuda, kao i u konkursnoj dokumentaciji.
Otvaranje ponuda se sprovodi odmah nakon isteka roka za podnošenje ponuda.
Otvaranje ponuda je javno i može prisustvovati svako zainteresovano lice. Naručilac će isključiti javnost u postupku otvaranja ponuda ukoliko je to potrebno radi zaštite podataka koji predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka.
U postupku otvaranja ponuda mogu aktivno učestvovati samo ovlašćeni predstavnici ponuđača.
Predstavnik ponuđača koji učestvuje u postupku otvaranja ponuda ima pravo da prilikom otvaranja ponuda izvrši uvid u podatke iz ponude koji se unose u zapisnik o otvaranju ponuda.
Prilikom otvaranja ponuda komisija sačinjava zapisnik, koji sadrži podatke predviđene Zakonom.
Zapisnik o otvaranju ponuda potpisuju članovi Komisije i predstavnici ponuđača, koji preuzimaju primerak zapisnika a ponuđačima koji nisu učestvovali u postupku otvaranja ponuda dostavlja se zapisnik u roku od tri dana od dana otvaranja.
Način postupanja u fazi stručne ocene ponuda
Komisija za javnu nabavku je dužna da, nakon otvaranja ponuda, pristupi stručnoj oceni ponuda u skladu sa Zakonom, i o pregledu i oceni ponuda za javnu nabavku sačini izveštaj o stručnoj oceni ponuda.
Izveštaj iz stava 1. ovog člana mora da sadrži naročito sledeće podatke:
1) predmet javne nabavke;
2) procenjenu vrednost javne nabavke ukupno i posebno za svaku partiju;
3) osnovne podatke o ponuđačima;
4) ponude koje su odbijene, razloge za njihovo odbijanje i ponuđenu cenu tih ponuda;
5) ako je ponuda odbijena zbog neuobičajeno niske cene, detaljno obrazloženje - način na koji je utvrđena ta cena;
6) način primene metodologije dodele pondera;
7) naziv ponuđača kome se dodeljuje ugovor, a ako je ponuđač naveo da će nabavku izvršiti uz pomoć podizvođača i naziv podizvođača.
Odredbe ovog člana shodno se primenjuju i na izveštaj o stručnoj oceni prijava.
U skladu sa Izveštajem o stručnoj oceni ponuda, Služba za javne nabavke priprema predlog odluke o dodeli ugovora, predlog odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke, odnosno predlog odluke o priznavanju kvalifikacije, koji mora biti obrazložen i mora da sadrži naročito podatke iz izveštaja o stručnoj oceni ponuda i uputstvo o pravnom sredstvu.
Predlog odluke iz stava 1. ovog člana dostavlja se odgovornom licu na potpisivanje.
Potpisanu odluku Služba za javne nabavke objavljuje na Portalu javnih nabavki i na internat stranici naručioca u roku od tri dana od dana donošenja.
Način postupanja u toku zaključivanja ugovora
Po isteku roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava kojim se osporava odluka o dodeli ugovora, odnosno odluka o zaključenju okvirnog sporazuma, te ukoliko u roku predviđenim Zakonom nije podnet zahtev za zaštitu prava ili je zahtev za zaštitu prava odbačen ili odbijen, služba za javne nabavke sačinjava predlog ugovora, odnosno okvirnog sporazuma, a isti mora odgovarati modelu iz konkursne dokumentacije.
Služba za javne nabavke upućuje u proceduru potpisivanja predlog ugovora, koji nakon pregleda i parafiranja, potpisuje ovlašćeno lice u roku ne dužem od pet dana.
Nakon potpisivanja ugovora od strane ovlašćenog lica, služba nabavke dostavlja primerke ugovora na potpisivanje drugoj ugovornoj strani.
Služba za javne nabavke dostavlja potpisani primerak ugovora nadležnoj organizacionoj jedinici odnosno potpisnicima ugovora, službi finansija i jedan zadržava za sebe u okviru predmeta spisa.
Postupanje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava
Komisija postupa po prijemu zahteva za zaštitu prava, u skladu sa Zakonom.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, komisija postupa u skladu sa članom 36. Pravilnika.
Administrativne i stručne poslove za potrebe Komisije obavlja Služba za javne nabavke.
VI OVLAŠĆENJA I ODGOVORNOSTI U POSTUPKU JAVNE NABAVKE
Služba za javne nabavke koordinira rad komisija za javne nabavke, pruža stručnu pomoć komisiji u vezi sa sprovođenjem postupka i obavlja druge aktivnosti u vezi sa sprovođenjem postupka javne nabavke.
Za zakonitost sprovođenja postupka javne nabavke, sačinjavanje predloga i donošenje odluka, rešenja i drugih akata u postupku javne nabavke odgovorni su: rukovodilac naručioca, služba za javne nabavke i komisija za javnu nabavku.
Akte u postupku javne nabavke sačinjava služba za javne nabavke, a komisija za javnu nabavku sačinjava konkursnu dokumentaciju, zapisnik o otvaranju ponuda i izveštaj o stručnoj oceni ponuda.
Služba za javne nabavke i podnosilac zahteva određuju oblikovanje javne nabavke po partijama.
Dodatne uslove za učešće u postupku javne nabavke, određuje komisija za javnu nabavku.
Tehničke specifikacije, kao obavezan deo konkursne dokumentacije, naručilac određuje na način koji će omogućiti zadovoljavanje stvarnih potreba naručioca i istovremeno omogućiti širokom krugu ponuđača da podnesu odgovarajuće ponude.
Komisija može izvršiti izmene tehničkih specifikacija, uz prethodno pribavljenu saglasnost podnosioca zahteva.
Kriterijume za dodelu ugovora i elemente kriterijuma, kao i metodologiju za dodelu pondera za svaki element kriterijuma, način navođenja, opisivanja i vrednovanja elemenata kriterijuma u konkursnoj dokumentaciji, utvrđuje komisija uz stručnu pomoć Službe za javne nabavke, uzimajući u obzir vrstu, tehničku složenost, trajanje, vrednost javne nabavke i sl.
Utvrđivanje uporedivosti ponuđene cene sa tržišnom cenom vrši podnosilac zahteva za pokretanje postupka javne nabavke i komisija.
Model ugovora sačinjava komisija, a ukoliko model ugovora koji komisija priprema kao sastavni deo konkursne dokumentacije zahteva posebna stručna znanja, komisija može zahtevati stručnu pomoć organizacionih jedinica odnosno Službe za javne nabavke.
U postupku zaštite prava postupa komisija za nabavku, koja može zahtevati stručnu pomoć pravne i ostalih stručnih službi. Ako je zahtev za zaštitu prava uredan, blagovremen i izjavljen od strane ovlašćenog lica, komisija za javnu nabavku je dužna da na osnovu činjeničnog stanja, u ime i za račun naručioca odluči po podnetom zahtevu, tako što sa primljenim zahtevom za zaštitu prava preduzima radnje na način, u rokovima i u skladu sa postupkom koji je propisan Zakonom.
Za postupanje u rokovima za zaključenje ugovora, odgovoran je rukovodilac naručioca i služba za javne nabavke.
Prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim nabavkama Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji vrši služba za javne nabavke. Služba za javne nabavke izveštaje dostavlja nakon potpisivanja od strane ovlašćenog lica.
VII NAČIN OBEZBEĐIVANJA KONKURENCIJE
Konkurencija u svim postupcima javne nabavke obezbeđuje se u skladu sa Zakonom, uz obavezu primene načela transparentnosti postupka javne nabavke.
U postupku javne nabavke neophodno je odrediti uslove za učešće u postupku, tehničke specifikacije i kriterijume za dodelu ugovora na način koji obezbeđuje učešće što većeg broja ponuđača i podnosioca prijava i koji ne stvara diskriminaciju među ponuđačima.
U cilju obezbeđivanja konkurencije, u postupku javne nabavke male vrednosti poziv može da se uputi na adrese najmanje tri lica koja su prema saznanjima naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god je moguće i na adrese većeg broja lica.
U pregovaračkom postupku bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda poziv se upućuje, uvek ako je to moguće, na adrese najmanje tri lica koja su prema saznanjima naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god je moguće i na adrese većeg broja lica.
U slučaju nabavki na koje se Zakon ne primenjuje poziv se upućuje, uvek ako je to moguće, na adrese najmanje tri lica koja su prema saznanjima naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god je moguće i na adrese većeg broja lica.
Do saznanja o potencijalnim ponuđačima koji mogu da izvrše predmet javne nabavke, dolazi se istraživanjem tržišta na način određen u delu planiranja nabavki.
VIII NAČIN POSTUPANJA U CILJU ZAŠTITE PODATAKA I ODREĐIVANJE POVERLJIVOSTI
Služba za javne nabavke, članovi komisije, kao i svi zaposleni koji su imali uvid u podatke o ponuđačima koje je kao poverljive, u skladu sa Zakonom, ponuđač označio u ponudi, dužni su da iste čuvaju kao poverljive i odbiju davanje informacije koja bi značila povredu poverljivosti podataka dobijenih u ponudi.
Ne smatraju se poverljivim dokazi o ispunjenosti obaveznih uslova, cena i drugi podaci iz ponude koji su od značaja za primenu elemenata kriterijuma i rangiranje ponude.
Ponude i sva dokumentacija iz postupka nabavke, čuva se u Službi za javne nabavke, koja je dužna da preduzme sve mere u cilju zaštite podataka u skladu sa zakonom.
Svim licima koja učestvuju u sprovođenju postupka javne nabavke, odnosno u pripremi konkursne dokumentacije za javnu nabavku ili pojedinih njenih delova, zabranjeno je da trećim licima saopštavaju bilo koje nezvanične podatke u vezi sa javnom nabavkom.
Dokumentacija se čuva u službi za javne nabavke do izvršenja ugovora, nakon čega se dostavlja nadležnoj organizacionoj jedinici na arhiviranje.
U konkursnoj dokumentaciji može se zahtevati zaštita poverljivosti podataka koji se ponuđačima stavljaju na raspolaganje, uključujući i njihove podizvođače.
Preuzimanje konkursne dokumentacije može se usloviti potpisivanjem izjave ili sporazuma o čuvanju poverljivih podataka ukoliko ti podaci predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka.
Za određivanje poverljivosti podataka ovlašćena je i odgovorna odgovarajuća organizaciona jedinica koja je dužna da informacije o poverljivim podacima naručioca dostavi službi za javne nabavke.
Služba za javne nabavke, za svaku konkretnu nabavku prilikom dostavljanja rešenja o imenovanju, članovima komisije dostavlja i informaciju o poverljivim podacima.
Komisija je dužna da postupa sa poverljivim podacima u skladu sa Zakonom.
IX NAČIN EVIDENTIRANJA SVIH RADNJI I AKATA, ČUVANJA DOKUMENTACIJE U VEZI SA JAVNIM NABAVKAMA I VOĐENJA EVIDENCIJE ZAKLJUČENIH UGOVORA I DOBAVLJAČA
Služba za javne nabavke je dužna da evidentira sve radnje i akte tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javne nabavke, da čuva svu dokumentaciju vezanu za javne nabavke u skladu sa propisima koji uređuju oblast dokumentarne građe i arhiva, najmanje deset godina od isteka ugovorenog roka za izvršenje pojedinačnog ugovora o javnoj nabavci, odnosno pet godina od donošenja odluke o obustavi postupka i da vodi evidenciju svih zaključenih ugovora o javnim nabavkama i evidenciju dobavljača.
Služba za javne nabavke je dužna da prikuplja i evidentira podatke o postupcima javnih nabavki i zaključenim ugovorima o javnim nabavkama, kao i da Upravi za javne nabavke dostavlja tromesečni izveštaj najkasnije do 10-og u mesecu koji sledi po isteku tromesečja, u skladu sa Zakonom.
Tromesečni izveštaj iz stava 1. ovog člana potpisuje rukovodilac naručioca ili lice koje on ovlasti.
Nakon izvršenja ugovora o javnoj nabavci ili konačnosti odluke o obustavi postupka, služba nabavke svu dokumentaciju dostavlja Gradskoj upravi za opšte i zajedničke poslove - Pisarnici za arhiviranje, koja je dužna da čuva svu dokumentaciju vezanu za javne nabavke u skladu sa propisima koji uređuju oblast dokumentarne građe i arhiva, najmanje deset godina od isteka ugovorenog roka za izvršenje pojedinačnog ugovora o javnoj nabavci, odnosno pet godina od donošenja odluke o obustavi postupka.
Služba za javne nabavke vodi evidenciju svih zaključenih ugovora o javnim nabavkama i evidenciju dobavljača, u pisanoj i/ili elektronskoj formi.
X NABAVKE NA KOJE SE ZAKON NE PRIMENJUJE
Nabavka istovrsnih dobara, usluga ili radova čija je ukupna procenjena vrednost na godišnjem nivou niža od 500.000,00 dinara sprovode se po pravilima propisanim ovim Pravilnikom.
Nabavku iz člana 44. ovog pravilnika sprovodi lice zaposleno na poslovima javnih nabavki ili komisija koju odgovorno lice ovlasti da sprovede konkretnu nabavku i kome da nalog za sprovođenje nabavke.
Zaposleni zadužen da sprovede nabavku dužan je da izvrši ispitivanje tržišta, spreči postojanje sukoba interesa, obezbedi konkurenciju i da obezbedi da ugovorena cena ne bude veća od uporedive tržišne cene.
Zaposleni (komisija) zadužena da sprovede nabavku mora da ima preciznu specifikaciju dobara, usluga ili radova koji se nabavljaju i da ima informaciju o raspoloživim sredstvima za tu nabavku.
Lice iz stava 1. ovog člana vrši istraživanje tržišta tako što ponuđačima dostavlja putem elektronske pošte, faksa ili pisanim putem specifikaciju i opis predmeta nabavke uz zahtev da u određenom roku dostave cene i ostale uslove nabavke: rok plaćanja, rok isporuke, period garancije i slično, koji su od značaja za ekonomičnost nabavke.
Rok koji se ostavlja kontaktiranim ponuđačima mora biti primeren predmetu nabavke i mora biti poznat kontaktiranim ponuđačima.
Kada god je to moguće, imajući u vidu predmet nabavke, lice iz stava 1. ovog člana kontaktira najmanje tri potencijalna ponuđača.
Nakon dobijanja traženih podataka od kontaktiranih ponuđača, lice (komisija) iz stava 1. ovog člana vrši njihovu ocenu i bira najpovoljnijeg ponuđača.
O sprovedenoj nabavci zaposleni zadužen da sprovede nabavku sačinjava Zapisnik koji sadrži sledeće podatke:
- datum i vreme obavljanja svih radnji u toku nabavke,
- spisak kontaktiranih ponuđača,
- podatke dobijene od kontaktiranih ponuđača,
- podatke o najpovoljnijem ponuđaču,
- potpis lica koje je sprovodilo istraživanje tržišta.
Zapisnik o istraživanju tržišta se dostavlja odgovornom licu.
Uz Zapisnik o istraživanju tržišta, lice iz stava 1. ovog člana dostavlja i model narudžbenice odnosno ugovora o nabavci.
Nakon sprovedene nabavke iz člana 44. ovog pravilnika lice zaposleno na poslovima javnih nabavki unosi u aplikativni softver odgovarajuće podatke u Obrazac G.
Kontrola javnih nabavki obuhvata kontrolu mera, radnji i akata naručioca u postupku planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Kontrolu javnih nabavki sprovodi Služba za internu reviziju.
Zaposleni u organizacionoj jedinici zaduženoj za kontrolu javnih nabavki u obavljanju svojih poslova postupaju odgovorno, objektivno, stručno, poštuju principe poverljivosti podataka.
XII NAČIN PRAĆENJA IZVRŠENJA UGOVORA O JAVNOJ NABAVCI
Pravila za dostavljanje ugovora i potrebne dokumentacije unutar naručioca
Služba za javne nabavke neposredno po zaključenju ugovora o javnoj nabavci, ugovor dostavlja:
- organizacionoj jedinici - korisniku nabavke, koja je korisnik isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova, a koja je u skladu sa delokrugom rada, odgovorna za praćenje izvršenja ugovora;
- službi za računovodstvo
- licu koje je zaduženo za praćenje finansijskog izvršenja ugovora
- drugim osnovnim organizacionim jedinicama na njihov zahtev, koje mogu biti uključene u praćenje izvršenja ugovora ili na čije će aktivnosti uticati izvršenje ugovora.
Lice koje je zaduženo za praćenje finansijskog izvršenja ugovora dužno je da Službi za javne nabavke dostavlja mesečni izveštaj o realizaciji ugovora i to do 10-og u mesecu za prethodni mesec.
Pravila komunikacije sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora
Komunikacija sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci odvija se isključivo pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Komunikaciju sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci može vršiti samo lice koje je ovlašćeno od strane rukovodioca organizacione jedinice u čijem je delokrugu raspolaganje dobrima, uslugama ili radovima koji su predmet ugovora o javnoj nabavci, odnosno u čijem je delokrugu njihovo upravljanje (u daljem tekstu: organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci).
Naručilac odmah po zaključenju ugovora o javnoj nabavci obaveštava drugu ugovornu stranu o kontakt podacima lica koje je ovlašćeno da vrši komunikaciju u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora.
Određivanje lica za praćenje izvršenja ugovora o javnim nabavkama
Rukovodilac organizacione jedinice u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, pisanim nalogom imenuje lice koje će vršiti kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, odnosno koje će vršiti ostale potrebne radnje u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Prijem dobara, usluga i radova može se vršiti i komisijski. Komisiju rešenjem imenuje rukovodilac iz stava 1. ovog člana.
Kriterijumi, pravila i način provere kvantiteta i kvaliteta isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova
Lice koje je imenovano da vrši kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, proverava:
- da li količina isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovara ugovorenom;
- da li vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovaraju ugovorenim, odnosno da li su u svemu u skladu sa zahtevanim tehničkim specifikacijama i ponudom.
Pravila za potpisivanje dokumenata o izvršenom prijemu dobara, usluga ili radova
Lice koje je imenovano da vrši kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, sačinjava:
- zapisnik o kvantitativnom prijemu dobara, usluga ili radova, čime se potvrđuje prijem određene količine i tražene vrste dobara, usluga ili radova, kao i prijem neophodne dokumentacije (ugovor, otpremnica, ulazni račun i sl.) i
- zapisnik o kvalitativnom prijemu dobara, usluga ili radova, čime se potvrđuje da isporučena dobra, usluge ili radovi u svemu odgovaraju ugovorenim.
Zapisnici se potpisuju od strane zaposlenog iz stava 1. ovog člana i ovlašćenog predstavnika druge ugovorne strane i sačinjavaju se u dva istovetna primerka, od čega po jedan primerak zadržava svaka ugovorna strana.
Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora
U slučaju kada lice koje je imenovano da vrši radnje u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora o javnim nabavkama utvrdi da količina ili kvalitet isporuke ne odgovara ugovorenom, ono ne sačinjava zapisnik o kvantitativnom prijemu i zapisnik o kvalitativnom prijemu, već sačinjava i potpisuje reklamacioni zapisnik, u kome navodi u čemu isporuka nije u skladu sa ugovorenim.
Organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci reklamacioni zapisnik dostavlja Službi za javne nabavke.
Služba za javne nabavke dostavlja drugoj ugovornoj strani reklamacioni zapisnik i dalje postupa povodom reklamacije u vezi sa izvršenjem ugovora.
Postupanje po reklamaciji uređuje se ugovorom o javnoj nabavci, zakonom kojim se uređuju obligacioni odnosi i drugim propisima koji uređuju ovu oblast.
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje
Računi i druga dokumenta za plaćanje primaju se u skladu sa opštim aktima i istog dana se dostavljaju organizacionoj jedinici u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa, osim onih računa koji su naslovljeni na organizacionu jedinicu u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, kada se ti računi primaju na način utvrđen u stavu 5. ovog člana.
Posle prijema računa za isporučena dobra, pružene usluge ili izvedene radove, organizaciona jedinica u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa kontroliše postojanje obaveznih podataka na računu koji su propisani zakonom, a kod uvoza dobara i kompletnost dokumentacije o izvršenom uvozu, kao i ugovorene rokove i uslove plaćanja.
Ako račun ne sadrži sve podatke propisane zakonom ili ako dokumentacija o izvršenom uvozu nije kompletna, organizaciona jedinica u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa vraća račun izdavaocu računa.
Nakon opisane kontrole, račun se bez odlaganja dostavlja organizacionoj jedinici u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, radi kontrole podataka koji se odnose na vrstu, količinu, kvalitet i cene dobara, usluga ili radova. Posle kontrole ovih podataka, na računu se potpisuju zaposleni koji su u skladu sa pisanim nalogom izvršili kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova i rukovodilac organizacione jedinice u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, čime potvrđuju tačnost tih podataka. Ovaj račun se nakon toga dostavlja organizacionoj jedinici u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa.
Kada se račun primi u organizacionoj jedinici u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci - kontrola i potpisivanje tog računa sprovodi se odmah, na opisan način, i dostavlja se organizacionoj jedinici u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa, koje naknadno vrši kontrolu iz stava 2. ovog člana.
U slučaju da se kontrolom iz stava 4. ovog člana utvrdi neispravnost računa - on se osporava, uz sačinjavanje službene beleške u kojoj se navode razlozi tog osporavanja i koju potpisuje rukovodilac organizacione jedinice u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci. Ova se beleška dostavlja rukovodiocu organizacione jedinice u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa, radi reklamacije izdavaocu tog računa.
Nakon izvršene kontrole i kompletiranja prateće dokumentacije za plaćanje, organizaciona jedinica u čijem su delokrugu poslovi kontrole i obrade računa račun obrađuje i dostavlja na plaćanje organizacionoj jedinici u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija.
Pravila postupka realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja
U slučaju kada utvrdi razloge za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, o tome bez odlaganja obaveštava Službu za javne nabavke, uz dostavljanje potrebnih obrazloženja i dokaza.
Služba za javne nabavke u saradnji sa pravnom službom proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja i, ukoliko su za to ispunjeni uslovi, obaveštava organizacionu jedinicu u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija, koja vrši realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja u skladu sa važećim propisima.
Organizaciona jedinica u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija:
- odmah nakon realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja o tome obaveštava organizacionu jedinicu u čijem su delokrugu poslovi javnih nabavki;
- vodi evidenciju realizovanih ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, o čemu sačinjava godišnji izveštaj koji dostavlja rukovodiocu naručioca.
Pravila stavljanja dobara na raspolaganje korisnicima unutar naručioca
Dobra se krajnjim korisnicima stavljaju na raspolaganje na osnovu dokumenta - trebovanje, koji organizacionoj jedinici u čijem je delokrugu magacinsko poslovanje dostavljaju rukovodioci organizacionih jedinica.
Dobra se dodeljuju na korišćenje na osnovu ličnog zaduženja zaposlenog sredstvima koja samo on koristi.
Dobra koja su dodeljena na korišćenje organizacionoj jedinici za obavljanje poslova iz njenog delokruga a nisu pogodna za lično zaduženje, evidentiraju se po pripadnosti organizacionoj jedinici, na osnovu zaduženja rukovodioca organizacione jedinice.
Pravila postupanja u vezi sa izmenom ugovora
Organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, u slučaju potrebe za izmenom ugovora o javnoj nabavci, o tome obaveštava Službu za javne nabavke.
Ukoliko druga ugovorna strana zahteva izmenu ugovora o javnoj nabavci, organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci ovaj zahtev zajedno sa svojim mišljenjem o potrebi i opravdanosti zahtevanih izmena, dostavlja Službi nabavke.
Služba za javne nabavke proverava da li su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci.
Ukoliko su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci, Služba za javne nabavke izrađuje predlog odluke o izmeni ugovora i predlog aneksa ugovora, koje dostavlja na potpis ovlašćenom licu.
Služba nabavke u roku od tri dana od dana donošenja odluku objavljuje na Portalu javnih nabavki i dostavlja izveštaj Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji.
Postupanje u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku
Organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku, o tome obaveštava drugu ugovornu stranu.
Ukoliko druga ugovorna strana ne otkloni greške u garantnom roku u skladu sa ugovorom, organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnim nabavkama o tome obaveštava Službu za javne nabavke.
Služba za javne nabavke u saradnji sa pravnom službom proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenog sredstva finansijskog obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku i, ukoliko su za to ispunjeni uslovi, obaveštava organizacionu jedinicu u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija, koja realizuje sredstvo obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku.
Pravila za sastavljanje izveštaja (analize) o izvršenju ugovora
Organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora, sačinjava izveštaj o izvršenju ugovora, koji naročito sadrži:
- opis toka izvršenja ugovora;
- ukupnu realizovanu vrednost ugovora;
- uočene probleme tokom izvršenja ugovora;
- eventualne predloge za poboljšanje.
Izveštaj o svim ugovorima koji su realizovani u tom tromesečju organizaciona jedinica iz stava 1. ovog člana dostavlja Službi za javne nabavke najkasnije do 5-og u mesecu koji sledi po isteku tromesečja.
XIII USAVRŠAVANJE ZAPOSLENIH KOJI OBAVLJAJU POSLOVE JAVNIH NABAVKI
Naručilac će omogućiti kontinuirano stručno usavršavanje zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki.
Program usavršavanja zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki sačiniće organizaciona jedinica u čijem su delokrugu poslovi ljudskih resursa.
Danom stupanja na snagu ovog pravilnika, prestaje da važi Pravilnik o bližem uređivanju postupka javne nabavke ("Službeni glasnik grada Jagodine" broj 7/15).
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku grada Jagodine".