UREDBAO ELEKTRONSKOM KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA DRŽAVNE UPRAVE("Sl. glasnik RS", br. 40/2010 i 42/2017) |
Ovom uredbom uređuje se postupanje sa elektronskim dokumentima u kancelarijskom poslovanju organa državne uprave, sačinjenim u skladu sa zakonom koji uređuje elektronski dokument.
Odredbe ove uredbe shodno se primenjuju i na službe Narodne Skupštine, predsednika Republike i Vlade, autonomnih pokrajina, organe opština, gradova, grada Beograda - kad vrše poverene poslove državne uprave, kao i na preduzeća i druge organizacije kada vrše javna ovlašćenja.
Elektronsko kancelarijsko poslovanje
Elektronsko kancelarijsko poslovanje obezbeđuje da se u informacionom sistemu obavljaju poslovi kancelarijskog poslovanja, odnosno da se u tom sistemu postupa sa podnescima, aktima i prilozima u elektronskom obliku.
Dostava elektronskih dokumenata
Dostava elektronskog dokumenta putem informacionog sistema garantuje integritet, nepromenjivost i neporecivost poslatog dokumenta.
Postupanje sa dokumentima u elektronskom kancelarijskom poslovanju
Osnovna evidencija o aktima i predmetima, popis akata i interna dostavna knjiga u elektronskom kancelarijskom poslovanju vode se u informacionom sistemu.
Podnesci, akta i prilozi primljeni, odnosno sačinjeni u obliku elektronskog dokumenta čuvaju se u informacionom sistemu.
U informacionom sistemu čuvaju se i elektronske kopije podnesaka, akata i priloga za koje je izvršena digitalizacija.
Za predmete čiji su akti u obliku elektronskog dokumenta omot spisa se formira i vodi u elektronskom obliku u informacionom sistemu, osim ako informacioni sistem u kome se vodi postupak pred organom državne uprave obezbeđuje pregled, odnosno pretragu podataka koji se po propisima koji uređuju kancelarijsko poslovanje organa državne uprave unose u omot spisa, kada se omot spisa ne formira kao poseban dokument.
Interna dostava predmeta i akata u obliku elektronskog dokumenta vrši se putem informacionog sistema.
Primljeni elektronski dokumenti dnevno se sortiraju i formira se elektronska knjiga dokumenata sa datumom prijema elektronskog podneska, osim ako informacioni sistem obezbeđuje pretragu elektronskih dokumenata u predmetima po datumu prijema.
Na kraju radnog dana se formira elektronska rezervna kopija svih dokumenata pristiglih u toku radnog dana.
Ako organ državne uprave u vezi sa postupkom koji sprovodi elektronskim putem primi podnesak, akt ili prilog u papirnoj formi, po prijemu te dokumentacije štampa se papirni omot spisa u koji se ta dokumentacija ulaže, pri čemu papirni omot spisa nosi isti broj predmeta kao i elektronski. Ako organ državne uprave takav podnesak, odnosno akt ili prilog digitalizuje i unosi u informacioni sistem, sa originalom u papirnoj formi se nakon toga postupa u skladu sa propisima koji uređuju kancelarijsko poslovanje organa državne uprave.
Elektronska arhiva je deo informacionog sistema, u okviru koga se čuvaju podnesci akta i prilozi u elektronskom obliku, tako da je osigurano dugotrajno čuvanje elektronske arhivske građe, njeno održavanje, migriranje odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima.
Ako se elektronska arhiva iz stava 1. ovog člana, odnosno deo te arhive zatvara, akta i prilozi iz te arhive, odnosno tog dela arhive, za koje nije istekao rok propisan za čuvanje, predaju se nadležnom arhivu u elektronskom formatu u kome je propisano da se čuvaju u informacionom sistemu, osim ako je drugačije propisano zakonom.
Na sva pitanja koja se odnose na kancelarijsko poslovanje a koja nisu uređena ovom uredbom, shodno se primenjuju odredbe Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave ("Službeni glasnik RS", broj 80/92) i Uputstva o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave ("Službeni glasnik RS", br. 10/93 i 14/93 - ispravka).
Za potrebe izvršenja ove uredbe, na predlog organa državne uprave u čijem se sastavu nalazi pisarnica republičkih organa, ministar nadležan za poslove uprave doneće uputstvo kojim će, pored ostalog, propisati i tehničke uslove koje mora da ispunjava informacioni sistem, kao i elektronska dokumenta sa kojima se postupa u informacionom sistemu.
Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije", a počinje da se primenjuje istekom 30 dana od dana stupanja na snagu ove uredbe.
Samostalni član Uredbe o izmenama i dopunama
Uredbe o elektronskom kancelarijskom poslovanju organa državne uprave
("Sl. glasnik RS", br. 42/2017)
Član 4
Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije".