ODLUKAO POSTUPKU IZRADE I DOSTAVE MATERIJALA ZA GRADSKO VEĆE I SKUPŠTINU GRADA("Sl. list grada Užica", br. 22/2017) |
Ovom odlukom se uređuje postupak izrade, oblik i sadržina akata, način dostavljanja i druga pitanja koja se odnose na dostavljanje materijala Gradskom veću i Skupštini grada od strane:
- organa i službi Grada, gradske opštine, javnih preduzeća i ustanova i drugih organizacija čiji je osnivač Grad,
- radnih tela Skupštine grada, Gradskog veća i Gradonačelnika
- građana, udruženja građana i drugih organizacija.
Odlukom se uređuje i postupanje Gradskog veća i Skupštine grada kada dostavljaju akte i materijale subjektima iz stava 1. ovog člana.
Materijali u smislu ove odluke su predlozi i nacrti opštih i pojedinačnih akata, opšti i pojedinačni akti, informacije, analize, izveštaji, projekti i druga akta.
Materijal koji obrađivač dostavlja Gradskom veću, mora biti izrađen u obliku u kome akt donosi nadležni organ.
Način tehničke izrade akata iz stava 1. ovog člana, biće definisan Uputstvom koje će doneti Gradsko veće.
Odluke i ostale akte koje Gradsko veće predlaže Skupštini grada, obrađivač priprema u obliku nacrta akta.
Sekretar Gradskog veća obaveštava pisanim putem sekretara Skupštine o predlozima akata koji su utvrđeni na sednici Gradskog veća, predloge akata upućuje na zvaničnu elektronsku adresu Skupštine grada i istovremeno dostavlja u pisanom obliku.
Materijale koji se dostavljaju Skupštini grada (u obliku amandmana i drugih akata), sekretar Skupštine, upućuje u elektronskom obliku, nadležnoj Gradskoj upravi i Gradskom veću, radi obrade i izjašnjenja.
Materijale koji se dostave Skupštini grada, a nisu iz njene nadležnosti, sekretar će, proslediti nadležnim subjektima, odnosno obrađivačima, i o tome obavestiti podnosioca akta i predsednika Skupštine grada, odnosno vratiti podnosiocu ako ne zna koji organ je nadležan za postupanje.
Predloge akata koji se ne usvoje na sednici Gradskog veća odnosno Skupštine grada, a potrebna je njihova dopuna ili dorada, sekretar Gradskog veća odnosno Skupštine grada upućuje u elektronskom obliku obrađivaču na dalje postupanje uz Zaključak Gradskog veća odnosno Skupštine.
Predloge akata koji su skinuti ili povučeni sa dnevnog reda sednice Gradskog veća odnosno Skupštine grada iz drugih razloga a nije potrebna njihova dorada, sekretar Gradskog veća odnosno Skupštine grada zadržava i u istom obliku predlog dostavlja članovima Gradskog veća odnosno odbornicima kada bude uvršten na dnevni red.
Sekretar Skupštine grada dostavlja odbornicima, poziv za sednicu sa dnevnim redom, predlozima akata i materijalima u skladu sa Poslovnikom Skupštine, u elektronskoj formi na službene elektronske adrese odbornika.
Istovremeno, materijali se objavljuju i na zvaničnom sajtu grada.
Usvojene akte na sednicama Gradskog veća i Skupštine grada, sekretar Gradskog veća odnosno Skupštine grada dostavlja u pisanom obliku u skladu sa odredbama Zakona o opštem upravnom postupku i u istom obliku ih arhivira.
Sekretar Gradskog veća i Skupštine grada dostavlja u elektronskom obliku usvojene akte čije je objavljivanje predviđeno, licu zaduženom za objavljivanje "Službenog lista grada Užica", bez odlaganja.
Istovremeno sekretar Skupštine grada prilikom arhiviranja akata arhivira i kompletan materijal koji je razmatran na istoj sednici, u elektronskom obliku.
Gradska uprava nadležna za poslove organa grada izradiće elektronski registar važećih opštih akata, koji će biti objavljen na zvaničnom sajtu grada Užica.
Predlog, odnosno nacrt opšteg akta sadrži, preambulu, pravne odredbe i obrazloženje.
Obrazloženje sadrži: pravni osnov, razloge za donošenje akta, objašnjenje osnovnih pravnih instituta i pojedinačnih rešenja i procenu potrebnih finansijskih sredstava za sprovođenje akta.
Ukoliko se predlaže izmena i dopuna akta, predlog, odnosno nacrt akta mora da sadrži i pregled odredbi važećeg akta koji se menja, odnosno dopunjuje.
Predlog, odnosno nacrt pojedinačnog akta po pravilu mora da sadrži pravni osnov, izreku i obrazloženje.
Analize, izveštaji i informacije po pravilu treba da sadrže ocenu stanja i predlog mera sa rokovima i nosiocima zadataka.
Metodologija izrade Programa poslovanja i Izveštaja o radu javnih preduzeća i ustanova, propisaće se Uputstvom koje donosi Gradsko veće.
U slučaju da je zakonom, Statutom Grada ili drugim propisom utvrđeno da se akt donosi uz mišljenje gradske opštine, republičkog ili drugog organa, obrađivač je dužan da pribavi i navedena mišljenja, pre dostave materijala Gradskom veću.
Obrađivač je dužan da dostavi i mišljenje uprave nadležne za poslove finansija, ukoliko je za realizaciju predloženog akta potrebno obezbeđivanje i korišćenje finansijskih sredstava iz budžeta Grada.
Ukoliko se aktom stvaraju ugovorne obaveze Grada, radi zaštite imovinskih prava i interesa Grada, obavezno se pribavlja mišljenje Gradskog javnog pravobranilaštva.
Organi i službe Grada i Gradsko pravobranilaštvo dužni su da zatraženo mišljenje daju najkasnije u roku od pet radnih dana.
Rok iz prethodnog stava počinje da teče od dana prijema zahteva za davanje mišljenja ili saglasnosti, odnosno narednog radnog dana ako je zahtev dostavljen posle 12,00 sati.
Kada za razmatranje pojedinih akata postoji neodložna potreba, ili da bi se izbegle štetne posledice koje mogu nastati po interese Grada i građana, uprave i službe Grada i Gradsko pravobranilaštvo su dužni da daju mišljenje o aktu istog dana kada su primili zahtev.
Materijal koji je dostavljen na mišljenje sa rokovima iz stava 1. ovog člana, mora imati naznaku "hitno" kao i obrazloženje o razlozima hitnosti za davanje mišljenja, o čemu odlučuje gradonačelnik.
Ukoliko obrađivač ne prihvati data mišljenja Gradskih uprava i službi Grada i Gradskog javnog pravobranilaštva dužan je da Gradskom veću, uz dobijeno mišljenje, dostavi i razloge o neprihvatanju tog mišljenja.
Obrađivač uz materijal dostavlja i propratni akt koji sadrži:
- napomenu da li se materijal dostavlja radi informisanja ili razmatranja i odlučivanja ili utvrđivanja predloga na sednici Gradskog veća,
- ime izvestioca koji će na sednici Gradskog veća odnosno Skupštine dati bliža objašnjenja i tumačenja u vezi sa dostavljenim materijalom.
Propratni akt potpisuje ovlašćeno lice čime se potvrđuje da je akt koji je dostavljen sačinjen na osnovu zakonskih i drugih propisa i ove odluke.
Dostava materijala radi razmatranja i odlučivanja na sednicama Gradskog veća i Skupštine grada, vrši se u elektronskom obliku.
Materijali iz stava 1. ovog člana dostavljaju se na zvaničnu elektronsku adresu Gradskog veća odnosno Skupštine grada.
Materijal iz stava 1. ovog člana predstavlja elektronski dokument u smislu ove odluke.
Tok dostave materijala biće detaljno regulisan Uputstvom, koje će, u skladu sa odredbama ove odluke, doneti Gradsko veće.
Materijal prosleđen u elektronskom obliku, dostavlja se istog dana sekretaru Gradskog veća odnosno sekretaru Skupštine i u pisanom obliku, zaveden, potpisan i overen od strane ovlašćenog lica, preko pisarnice gradske uprave, u dva primerka, formata A4, a najkasnije u roku od 24 sata od dostavljanja elektronskog dokumenta.
Izuzetno, materijal se može dostaviti samo u pisanom obliku:
- ako je neophodna hitna dostava materijala, a iz objektivnih razloga nije moguće izvršiti dostavu u elektronskom obliku,
- ukoliko je materijal dostupan jedino u pisanom obliku i nije ga moguće prevesti u elektronski oblik,
- kada materijale dostavljaju građani, udruženja i druge organizacije.
Gradsko veće može izuzetno dostaviti materijal samo u pisanom obliku:
- kada se dostava vrši subjektima koji nisu u mogućnosti da prime materijal elektronskim putem,
- kada za to postoje naročito opravdani razlozi, o čemu odlučuje Sekretar Veća.
Ovlašćena lica u subjektima iz člana 1. stav 1. alineja 1. ove odluke, koji vrše dostavu materijala dostavljaju podatke i elektronske adrese zaposlenih koji su ovlašćeni za kontakt, prijem, dostavu i čuvanje elektronskih dokumenata.
Samo se materijali dostavljeni sa elektronskih adresa ovlašćenih lica smatraju validnim.
Sekretar Gradskog veća kontroliše da li su materijali urađeni i dostavljeni u skladu sa odredbama ove Odluke i uputstvom, i po potrebi, vraća podnosiocu na doradu.
Ukoliko materijal nije pripremljen u skladu sa ovom odlukom, sekretar Gradskog veća će odrediti primereni rok u kome je obrađivač dužan da uskladi materijal.
Ukoliko obrađivač ne uskladi materijal u određenom roku, sekretar Gradskog veća će o tome obavestiti predsednika Gradskog veća.
Materijale koji se dostavljaju Gradskom veću pripremaju gradske uprave, odnosno službe Grada kao obrađivači akata.
Materijal koji Gradskom veću upućuju ostali subjekti iz člana 1. ove odluke, pregleda, vrši nadzor i kontrolu i po potrebi vraća na dopunu ili izmenu subjektu, nadležna Gradska uprava, o čemu obaveštava Gradsko veće.
U slučaju kada nadležna Gradska uprava smatra da subjekt treba da izvrši dopunu ili izmenu materijala, elektronska komunikacija se odvija između Gradske uprave i subjekta, sve do konačnog usaglašavanja u pogledu izrade materijala.
Subjekat iz stava 2. ovog člana, konačan - dopunjen ili izmenjen materijal, ponovo dostavlja Gradskom veću po propisanom postupku, uz naznaku da se radi o izmeni ili dopuni i u čemu se ona sadrži.
O materijalima pristiglim na adresu Gradskog veća sekretar obaveštava predsednika Gradskog veća.
Materijale koji se dostave Gradskom veću, a nisu iz njegove nadležnosti, sekretar će, proslediti nadležnim subjektima, odnosno obrađivačima, i o tome obavestiti podnosioca akta i predsednika Gradskog veća ili vratiti podnosiocu u slučaju ako ne zna koji organ je nadležan za postupanje.
Sekretar Gradskog veća dostavlja članovima Gradskog veća, poziv za sednicu sa dnevnim redom, predlozima akata i materijalima u skladu sa Poslovnikom, u elektronskoj formi na službene elektronske adrese članova Gradskog veća.
Inicijative i predloge Gradonačelnik, Gradsko veće, javna preduzeća, ustanove, organizacije i drugi subjekti, dostavljaju obrađivaču, koji je dužan da, pripremi nacrte odnosno predloge akata i dostavi Gradskom veću, po propisanom postupku.
Ukoliko obrađivač ne prihvati predloge i inicijative subjekata iz stava 1. ovog člana, o razlozima neprihvatanja obavestiće podnosioca i predsednika Gradskog veća.
Nakon verifikacije mandata odbornika skupštine, izabrani odbornici zadužuju tablet odnosno uređaj koji će koristiti za vreme trajanja mandata u svrhu vršenja odborničke funkcije i koji po prestanku mandata vraćaju.
Gradonačelnik, zamenik gradonačelnika i članovi Gradskog veća, nakon izbora, zadužuju tablet odnosno uređaj koji će koristiti za vreme trajanja mandata, u svrhu vršenja funkcije i koji po prestanku mandata vraćaju.
Pored lica iz st. 1 i 2. ovog člana, tableti se obezbeđuju i za sekretara Gradskog veća, sekretara Skupštine grada i načelnike Gradskih uprava, koji će koristiti za vreme trajanja mandata u svrhu vršenja funkcije i koji po prestanku mandata vraćaju.
Podešavanje opreme i održavanje sistema kojim se podržava komunikacija putem elektronskih dokumenata vrši služba nadležna za poslove informatičko - komunikacionih tehnologija.
Služba nadležna za poslove informatičko - komunikacionih tehnologija dužna je da obavi potrebne obuke za odbornike, članove Gradskog veća i ovlašćenih lica za kontakt, prijem, dostavu i čuvanje materijala i da pruža stručnu pomoć odbornicima i drugim licima iz člana 29. ove odluke.
Gradsko veće će doneti potrebna Uputstva u roku od najkasnije 45 dana od dana stupanja na snagu ove odluke.
Organi i službe Grada, gradske opštine, organi, javna preduzeća, ustanove i druge organizacije čiji je osnivač Grad, dužni su da u roku od 60 dana od dana stupanja na snagu ove odluke, organizuju rad na dostavi materijala Gradskom veću i Skupštini grada, u skladu sa ovom odlukom.
Ova odluka stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Užica", a dostava materijala odbornicima u skladu sa ovom odlukom, počeće da se vrši kada se za to steknu organizacioni i tehnički uslovi a najkasnije 1. novembra 2017. godine.