PRAVILNIKO ORGANIZACIJI BUDŽETSKOG RAČUNOVODSTVA I RAČUNOVODSTVENIM POLITIKAMA("Sl. list grada Kruševca", br. 7/2017) |
Ovim Pravilnikom o organizaciji budžetskog računovodstva i računovodstvenim politikama (u daljem tekstu: Pravilnik) se za direktnog budžetskog korisnika - Gradsku upravu grada Kruševca uređuje:
II - Vođenje budžetskog računovodstva:
1. Organizacija budžetskog računovodstva;
2. Osnova za vođenje budžetskog računovodstva;
3. Poslovne knjige;
4. Računovodstvene isprave i rokovi knjiženja.
III - Utvrđivanje lica koja su odgovorna za zakonitost, ispravnost i sastavljanje računovodstvenih isprava o nastaloj poslovnoj promeni ili drugom događaju.
IV - Priznavanje, procenjivanje i prezentacija pozicija finansijskih izveštaja (računovodstvene politike).
V - Usklađivanje poslovnih knjiga, popis imovine i obaveza i usaglašavanje potraživanja i obaveza:
1. Usklađivanje poslovnih knjiga;
2. Popis imovine i obaveza;
3. Usaglašavanje potraživanja i obaveza.
VI - Zaključivanje i čuvanje poslovnih knjiga i računovodstvenih isprava.
VII - Budžetsko izveštavanje.
VIII - Prelazne i završne odredbe.
Pod budžetskim računovodstvom u smislu ovog Pravilnika podrazumeva se osnov i uslovi vođenja poslovnih knjiga i drugih evidencija sa dokumentacijom na osnovu koje se evidentiraju sve transakcije i poslovni događaji koji iskazuju stanje i promene na imovini, potraživanjima, obavezama, izvorima finansiranja, rashodima, izdacima, prihodima, primanjima kao i utvrđivanje rezultata poslovanja.
II - VOĐENJE BUDŽETSKOG RAČUNOVODSTVA
1. Organizacija budžetskog računovodstva
Poslove budžetskog računovodstva obavlja Odeljenje za finansije - Služba za finansije Gradske uprave grada Kruševca.
Organizacija, zadaci i odgovornost Službe za finansije regulisani su Odlukom o organizaciji Gradske uprave i Pravilnikom o unutrašnjem uređenju i sistematizaciji radnih mesta.
Služba za finansije obavlja sledeće poslove: izradu predloga finansijskog plana, izradu izveštaja izvršenja finansijskog plana uključujući prihode i primanja, rashode i izdatke (tromesečne izveštaje i godišnji izveštaj - Završni račun), pripreme, kontrole i kompletiranje knjigovodstvene dokumentacije, evidentiranja poslovnih promena u poslovnim knjigama, praćenja izvršenja finansijskog plana u skladu sa utvrđenim aproprijacijama, preusmeravanja aproprijacija i izmene finansijskog plana, vođenje pomoćnih knjiga i evidencije (plata, naknada, osnovnih sredstava, kupaca, dobavljača, donacija, investicija i drugo), pripreme podataka i dokumentacije za isplatu plata i ostalih ličnih primanja, pripreme dokumentacije za vođenje evidencije o osnovnim sredstvima, poslove prijeme i obrade svih računovodstvenih isprava, obrada izlaznih faktura, obračun dinarskih i deviznih dnevnica za službena putovanja, usaglašavanja sa Glavnom knjigom trezora, čuvanja poslovnih knjiga i drugo.
2. Osnova za vođenje budžetskog računovodstva
Osnova za vođenje budžetskog računovodstva jeste gotovinska osnova po kojoj se transakcije i ostali poslovni događaji evidentiraju u trenutku kada se gotovinska sredstva prime, odnosno isplate u skladu sa međunarodnim računovodstvenim standardima za javni sektor u delu koji se odnosi na gotovansku osnovu.
Računovodstvene evidencije za potrebe internog izveštavanja se vode prema obračunskoj osnovi, pod uslovom da se finansijski izveštaji izrađuju na gotovanskoj osnovi.
Prema obračunskoj osnovi naročito se vode evidencije potraživanja i obaveza, a i drugi potrebni podaci.
Poslovne knjige su sveobuhvatne evidencije o finansijskim transakcijama, kojima se obezbeđuje uvid u stanje i kretanje imovine, potraživanja, obaveza, izvora finansiranja, rashoda i izdataka, prihoda i primanja i rezultata poslovanja.
Poslovne knjige se vode po sistemu dvojnog knjigovodstva, hronološki, uredno i ažurno na propisanim subanalitičkim (šestocifrenim) kontima propisanim Pravilnikom o standardnom klasifikacionom okviru i kontnom planu za budžetski sistem ("Sl. glasnik RS", br. 103/11, 10/12, 18/12, 95/12, 99/12, 22/13, 48/13, 61/13, 63/13, 106/13, 120/13 i 20/14).
Direktni korisnici - bez tekućih računa vode samo pomoćne knjige i evidencije.
Poslovne knjige čine: dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige i evidencije.
Dnevnik je obavezna poslovna knjiga u kojoj se hronološki i sistematično evidentiraju sve nastale poslovne promene.
Glavna knjiga sadrži sve poslovne promene sistematizovane na propisanim subanalitičkim (šestocifrenim) kontima, a u okviru konta hronološki, po redosledu njihovog nastajanja, kao i u skladu sa transakcijama i poslovnim događajima evidentiranim u glavnoj knjizi trezora.
Pomoćne knjige su analitičke evidencije koje su preko analitičkog konta povezane sa glavnom knjigom i vode se u cilju obezbeđivanja analitičkih podataka u izvršavanju određenih namena i praćenja stanja i kretanja imovine.
Pomoćne knjige obuhvataju:
1. Pomoćnu knjigu kupaca koja obezbeđuje podatke o svim potraživanjima kupaca;
2. Pomoćnu knjigu dobavljača koja obezbeđuje podatke o svim obavezama prema dobavljačima;
3. Pomoćnu knjigu osnovnih sredstava koja obezbeđuje detaljne podatke o svim osnovnim sredstvima definisane Pravilnikom o nomenklaturi nematerijalnih ulaganja i osnovnih sredstava sa stopama amortizacije;
4. Pomoćnu knjigu plata koja obezbeđuje detaljne podatke iz obračuna o svim pojedinačnim isplatama za svakog zaposlenog i
5. Druge pomoćne knjige po potrebi.
Pomoćne evidencije obuhvataju:
1. Pomoćnu evidenciju izvršenih isplata;
2. Pomoćnu evidenciju ostvarenih priliva;
3. Pomoćnu evidenciju plasmana;
4. Pomoćnu evidenciju duga i
5. Ostale pomoćne evidencije:
- evidencija donacija i
- druge pomoćne evidencije.
Poslovne knjige imaju karakter javnih isprava.
Poslovne knjige vode se za period od jedne budžetske godine, izuzev pojedinih pomoćnih knjiga koje se mogu voditi za period duži od jedne godine.
Zaključivanje poslovnih knjiga se vrši zaključno sa stanjem na dan 31. decembra, dok se njihovo otvaranje vrši na dan 01. januar sledeće poslovne godine ili u toku godine po osnivanju novog korisnika budžetskih sredstava. Izuzetak su analitičke evidencije nematerijalnih ulaganja i osnovnih sredstava kod kojih se ne vrši godišnje otvaranje i zatvaranje poslovnih knjiga, već se jednom otvorena kartica koristi, dok je ulaganje ili sredstvo u upotrebi.
Vođenje poslovnih knjiga mora da bude uredno, ažurno i da obezbedi uvid u hronološko knjiženje transakcija i poslovnih događaja.
Poslovne knjige se vode u elektronskom obliku.
Obavezno je korišćenje softvera koji obezbeđuje čuvanje podataka o svim proknjiženim transakcijama i poslovnim događajima, koji omogućava funkcionisanje sistema internih računovodstvenih kontrola i onemogućava neovlašćeno brisanje proknjiženih poslovnih promena.
4. Računovodstvene isprave i rokovi knjiženja
Računovodstvena isprava je javna isprava koja predstavlja pisani dokaz o nastaloj transakciji i poslovnom događaju koji sadrži sve podatke na osnovu kojih se vrši knjiženje u poslovnim knjigama.
U poslovne knjige mogu se unositi transakcije i poslovni događaji samo na osnovu validnih računovodstvenih isprava iz kojih se može saznati osnov nastale promene.
Validnom računovodstvenom ispravom smatra se i isprava dobijena telekomunikacionim putem, u elektronskom, magnetnom ili drugom obliku, u kom slučaju je pošiljalac odgovoran da podaci na ulazu u telekomunikacioni prenos budu zasnovani na računovodstveni ispravama, kao i za čuvanje originalne isprave.
Računovodstvena isprava sastavlja se na mestu i u vreme nastanka poslovnog događaja u tri primerka, od kojih jedan primerak zadržava lice koje je ispravu sastavilo, a dva primerka se dostavljaju knjigovodstvu na knjiženje (jedan primerak za knjiženje u finansijskom knjigovodstvu, a drugi primerak za knjiženje u pomoćnim knjigama i evidencijama).
Računovodstvena isprava pre knjiženja u poslovnim knjigama mora biti potpisana od strane lica odgovornog za nastalu poslovnu promenu i poslovni događaj i lica koje je ispravu kontrolisalo.
Ova lica svojim potpisima na ispravi garantuju da je ova istinita i da verno prikazuje poslovnu promenu.
Računovodstvena isprava se dostavlja na knjiženje u poslovne knjige narednog dana, a najkasnije u roku od dva dana od dana nastanka transakcije i poslovnog događaja putem dostavne knjige.
Računovodstvena isprava se knjiži u poslovne knjige istog dana kada je primljena, a najkasnije narednog dana od dana prijema.
Tok kretanja računovodstvenih isprava podrazumeva prenos i uslove prenosa računovodstvenih isprava od mesta njihovog sastavljanja, odnosno ulaska eksternog dokumenta u pisarnicu Gradske uprave, preko mesta obrade i kontrole do mesta knjiženja i arhiviranja.
III - UTVRĐIVANJE LICA KOJA SU ODGOVORNA ZA ZAKONITOST, ISPRAVNOST I SASTAVLJANJE RAČUNOVODSTVENIH ISPRAVA O NASTALOJ POSLOVNOJ PROMENI ILI DRUGOM DOGAĐAJU
Rukovodilac - naredbodavac direktnog korisnika budžetskih sredstava je odgovoran za preuzimanje obaveza, njihovu verifikaciju, odobravanje plaćanja koje treba izvršiti iz odobrenih budžetskih sredstava, kao i za zakonitu, namensku, ekonomičnu i efikasnu upotrebu budžetskih aproprijacija.
Za verodostojnost, tačnost i potpunost računovodstvenih isprava odgovorno je lice iz finansijske službe koje prema Pravilniku o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta sastavlja računovodstvene isprave i to potvrđuje svojim potpisom.
Funkcije navedene u stavu 1. i 2. ovog člana ne mogu se poklapati.
Šef Službe za finansije odgovoran je za: vođenje poslovnih knjiga; pripremu, sastavljanje i podnošenje finansijskih izveštaja; organizaciju i sprovođenje finansijskog i materijalnog poslovanja i pravilnu primenu propisa iz ove oblasti.
Za nastali poslovni događaj odgovoran je zaposleni koji neposredno učestvuje u nastanku poslovnog događaja.
Za sastavljanje računovodstvene isprave odgovoran je zaposleni koji neposredno učestvuje u sastavljanju isprave i dužan je da svojim potpisom na ispravi garantuje da je istinita i da verno prikazuje poslovni događaj.
Za kontrolu zakonitosti i ispravnosti računovodstvene isprave za nastali poslovni događaj odgovoran je zaposleni koji vrši kontrolu isprava i dužan je da svojim potpisom na ispravi garantuje da je istinita i da verno prikazuje poslovni događaj.
Odgovornost za propuste, koji su u suprotnosti sa odredbama navedenog Pravilnika, utvrđuje se u skladu sa odredbama člana 20. Uredbe o budžetskom računovodstvu.
IV - PRIZNAVANJE, PROCENJIVANJE I PREZENTACIJA POZICIJA FINANSIJSKIH IZVEŠTAJA (RAČUNOVODSTVENE POLITIKE)
Nefinansijska imovina se evidentira po nabavnoj vrednosti.
Nabavnu vrednost čini fakturna vrednost uvećana za zavisne troškove nabavke i ostale troškove do momenta stavljanja u upotrebu.
Nepokretnosti, oprema i ostala osnovna sredstva u državnoj (javnoj) svojini, u poslovnim knjigama se evidentiraju prema nabavnoj vrednosti umanjenoj za ispravku vrednosti po osnovu amortizacije.
Otpis (amortizacija) nepokretnosti, opreme i nematerijalne imovine vrši se po stopama amortizacije utvrđenim Pravilnikom o Nomenklaturi nematerijalnih ulaganja i osnovnih sredstava sa stopama amortizacije primenom proporcijalne metode.
Knjiženje obračunatog otpisa (amortizacije) nepokretnosti, opreme i nematerijalne imovine vrši se na teret izvora sredstava (kapitala).
Zalihe materijala, rezervnih delova, alata i sitnog inventara evidentiraju se po nabavnoj vrednosti koju čine fakturna vrednost i zavisni troškovi nabavke.
Obračun izlaza zaliha vrši se primenom metode ponderisane prosečne cene.
V - USKLAĐIVANJE POSLOVNIH KNJIGA, POPIS IMOVINE I OBAVEZA I USAGLAŠAVANJE POTRAŽIVANJA I OBAVEZA
1. Usklađivanje poslovnih knjiga
Finansijska služba vrši usklađivanje promena i stanja pomoćne knjige sa dnevnikom i pomoćnih knjiga sa glavnom knjigom, kao i sa glavnom knjigom trezora pre popisa imovine i obaveza i pre sastavljanja godišnjeg finansijskom izveštaja - Završnog računa.
Radi usklađivanja stanja imovine i obaveza u knjigovodstvenoj evidenciji sa stvarnim stanjem koje se utvrđuje popisom na kraju budžetske godine, vrši se popis sa stanjem na dan 31.decembar tekuće godine.
Način i rokovi vršenja popisa i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem, sprovodi se u skladu sa Pravilnikom o načinu i rokovima vršenja popisa i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem ("Sl. glasnik RS" br. 118/2013), Uredbom o evidenciji nepokretnosti u javnoj svojini ("Sl. glasnik RS" br. 70/2014) i dr.
Popisom se utvrđuje stanje nefinansijske imovine, finsijske imovine, obaveza i kapitala.
Popis može biti redovan i vanredan popis.
Redovan popis se vrši na kraju poslovne godine za koju se sastavlja godišnji finansijski izveštaj - Završni račun.
Redovan popis može početi 01. decembra tekuće godine, a po potrebi i ranije, s tim da se stanje po popisu svede na stanje na dan 31. decembra tekuće godine.
Promene stanja imovine i obaveza u toku popisa, unose se u popisne liste na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava.
U toku godine se može vršiti vanredan popis u izuzetnim slučajevima propisanim zakonom (statusne promene, promene oblika organizovanja i dr.).
Izuzetno, popis knjiga, filmova, fotosa i arhivske građe vrši se jednom u pet godina.
Izuzetno, popis robe i materijala u magacinu i prodajnim mestima (restoran, bife i dr.) vrši se u toku godine u situacijama: promene magacionera, promene odgovornog lica - računopolagača, pojave krađe i pronevera, nastanka štete zbog elementarnih nepogoda i dr.
Tuđa imovina popisuje se u posebne popisne liste, koje se najkasnije do 20. januara naredne godine dostavljaju vlasnicima popisane imovine.
Imovina čija je vrednost umanjena zbog oštećenja, neispravnosti, zastarelosti i slično popisuje se na posebnim popisnim listama.
Imovina koja na dan popisa nije zatečena (imovina na putu, inostranstvu, data u zajam, popravku i slično) unosi se u posebne popisne liste na osnovu verodostojne dokumentacije, ako do poslednjeg dana popisa nisu primljene popisne liste od pravnih lica kod kojih se imovina nalazi.
Utvrđeni manjkovi ne mogu se prebijati sa viškom, osim sporadično u slučaju očigledne zamene pojedinih materijala i robe.
Usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem utvrđenim popisom, vrši se najkasnije do 01. marta tekuće godine za prethodnu godinu, za koju se sastavlja godišnji finansijski izveštaj - Završni račun.
Kada se popis vrši posle 31. decembra, neophodno je izvršiti svođenje stanja po popisu na dan 31. decembar.
Svođenje stanja po popisu na dan 31. decembra vrši se pomoću računovodstvene dokumentacije.
Za organizaciju i pravilnost popisa odgovoran je funkcioner odnosno rukovodilac direktnog korisnika budžetskih sredstava.
Funkcioner odnosno rukovodilac direktnog korisnika budžetskih sredstava donosi uputstvo za rad Komisije za popis.
Rukovodioci direktnog korisnika budžetskih sredstava posebnim rešenjem obrazuje Centralnu popisnu komisiju i potreban broj komisija, imenuje predsednike i članove komisija, utvrđuje rok u kome su komisije dužne da izvrše popis, kao i rok za dostavljanje izveštaja o izvršenom popisu.
Predsednici popisnih komisija su dužni da pre početka popisa sačine planove rada po kojima će vršiti popis i da isti dostave.
U komisiju ne mogu biti imenovana lica koja rukuju imovinom, odnosno koja su zadužena za imovinu koja je predmet popisa, niti rukovodioci tih lica, kao ni lica koja vode analitičku evidenciju te imovine.
Podaci iz računovodstva, odnosno odgovarajućih knjigovodstvenih evidencija o količinama, ne mogu se davati Komisiji za popis pre utvrđivanja stvarnog stanja u popisnim listama, koje moraju biti potpisane od članova popisne komisije.
Popisne liste moraju biti potpisane od strane članova popisne komisije i rukovaoca odnosno imovine koja je predmet popisa.
Članovi, odnosno predsednik popisne komisije, odgovorni su za tačnost utvrđenog stanja po popisu, za uredno sastavljanje popisnih lista i iskazivanje u naturalnom i vrednosnom obliku, kao i za blagovremeno vršenje popisa.
Po završenom popisu, popisne komisije dužne su da sastave Izveštaj o izvršenom popisu, kome se prilažu popisne liste sa izvornim materijalom koji je služio za sastavljanje popisnih lista, kao i da isti dostave Centralnoj popisnoj komisiji.
Centralna popisna komisija kotroliše izveštaj o izvršenom popisu pojedinih popisnih komisija, objedinjuje ih i sastavlja Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza, sa predlogom mera.
Izveštaj o izvršenom popisu sa predlogom mera predsednik Centralne popisne komisije zajedno sa izveštajima o izvršenom popisu pojedinih popisnih komisija i potpisanim popisnim listama i od strane odgovornog lica korisnika budžetskih sredstava dostavlja rukovodiocu direktnog korisnika budžetskih sredstava.
Rukovodilac direktnog korisnika budžetskih sredstava u prisustvu predstavnika Centralne popisne komisije razmatra Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza i donosi odluku - Rešenje o rezultatima popisa i zaključak:
- o postupku sa utvrđenim manjkom;
- o postupku sa utvrđenim viškom;
- o rashodovanju imovine koja je dotrajala ili više nije upotrebljiva.
Izveštaj o izvršenom popisu imovine i obaveza, popisne liste i izveštaj o izvršenom popisu pojedinih popisnih komisija zajedno sa odlukom - Rešenjem o rezultatima popisa dostavlja se na knjiženje Službi finansija najkasnije u roku od dva dana od dana usvajanja.
3. Usaglašavanje potraživanja i obaveza
Usaglašavanje stanja finansijskih plasmana, potraživanja i obaveza vrši se na dan sastavljanja godišnjeg finansijskog izveštaja - Završnog računa 31. decembra tekuće godine.
IOS - Izvod otvorenih stavki se sastavlja u tri primerka od kojih se dva primerka dostavljaju na usaglašavanje komitentu - dužniku.
Po prijemu popisa neizmirenih obaveza na obrascu IOS - izvod otvorenih stavki dužnik je obavezan da proveri svoju obavezu i o tome obavesti poverioca na overenom primerku obrasca IOS-a u roku od pet dana od dana prijema obrasca IOS.
VI - ZAKLJUČAVANJE I ČUVANJE POSLOVNIH KNJIGA, RAČUNOVODSTVENIH ISPRAVA I FINANSIJSKIH IZVEŠTAJA
Na kraju budžetske godine, posle sprovedenih evidencija svih transakcija i poslovnih događaja i obračuna po izradi finansijskog izveštaja - Završnog računa za prethodnu godinu, zaključuju se poslovne knjige.
Glavnu knjigu, pomoćne knjige i evidencije overava rukovodilac finansijske službe i rukovodilac direktnog korisnika budžetskih sredstava.
Poslovne knjige, računovodstvene isprave i finansijski izveštaji se čuvaju:
1. 50 godina - finansijski izveštaji,
2. 10 godina - dnevnik, pomoćne knjige i evidencija,
3. 5 godina - izvorna i prateća dokumentacija,
4. trajno - evidencija o platama, a vreme čuvanja počinje poslednjeg dana budžetske godine na koju se navedena dokumentacija odnosi.
Izuzetak su poslovne knjige koje se koriste dve i više godina, koje se ne zaključuju po završetku godine, već po prestanku njihovog korišćenja.
Poslovne knjige, računovodstvene isprave i finansijski izveštaji čuvaju se u originalu i na računaru ili drugom obliku arhiviranja.
Poslovne knjige, računovodstvene isprave i finansijski izveštaji se čuvaju u prostorijama arhive.
Uništavanje poslovnih knjiga, računovodstvenih isprava i finansijskih izveštaja kojima je prošao propisani rok čuvanja vrši komisija koju je formirao rukovodilac direktnog korisnika budžetskih sredstava uz prisustvo izvršioca finansijske službe, predstavnika arhiva i uz pomoć lica koje je zaduženo za čuvanje navedene dokumentacije.
Komisija sastavlja zapisnik o uništenju poslovnih knjiga, računovodstvenih isprava i finansijskih izveštaja koji se trajno čuva u arhivi.
Finansijska služba sastavlja tromesečne periodične finansijske izveštaje o izvršenju finansijskog plana u toku godine za periode: januar - jun, januar - septembar, januar - decembar, a na kraju budžetske godine sa stanjem na dan 31. decembra Godišnji finansijski izveštaj o izvršenju budžeta - Završni račun.
Uz ove izveštaje dostavlja se i obrazloženje za velike razlike (odstupanja) između odobrenih sredstava i izvršenja, kao i izveštaj o primljenim domaćim i inostranim donacijama i kreditima i izvršenim otplatama dugova.
Sastavljanje tromesečnih periodičnih finansijskih izveštaja i Godišnjeg finansijskog izveštaja - Završnog računa vrši se primenom gotovinske osnove.
Tromesečni periodični finansijski izveštaj i Godišnji finansijski izveštaj - Završni račun sastavljaju se na osnovu evidencija o primljenim sredstvima izvršenim plaćanjima koja su usaglašena sa Glavnom knjigom trezora, kao i na osnovu drugih analitičkih evidencija koje se vode.
Tromesečni periodični finansijski izveštaj i Godišnji finansijski izveštaj - Završni račun sastavljaju se na osnovu uputstva i instrukcija na obrascima koje propisuje Ministar finansija u skladu sa ovlašćenjem iz Zakona o budžetskom sistemu.
Korisnik budžetskih sredstava tromesečne periodične finansijske izveštaje dostavlja trezoru najkasnije u roku od 20 dana po isteku tromesečja, a Godišnji finansijski izveštaj - Završni račun najkasnije do 31. marta tekuće godine.
VIII - PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Ovaj Pravilnik stupa na snagu dana 09.01.2017. godine.
Stupanjem na snagu ovog Pravilnika prestaje da važi Pravilnik o organizaciji budžetskog računovodstva IV broj: 400-4/2011 od 30.10.2011. godine.
Ovaj Pravilnik objaviti u "Službenom listu grada Kruševca".