PRAVILNIKO RADU TREZORA GRADA KIKINDE ("Sl. list grada Kikinde", br. 35/2017) |
Pravilnikom o radu trezora Grada Kikinde (u daljem delu: Pravilnik) reguliše se postupak izvršenja budžeta i finansijska kontrola kod direktnih korisnika budžetskih sredstava, budžetsko izveštavanje, sadržina i vođenje glavne knjige, otvaranje podračuna za pojedine vrste prihoda i sadržina obrazaca koji se koriste u poslovanju trezora grada Kikinde.
Budžetski izvršioci konsolidovanog računa trezora su:
1. Budžetski izvršioci konsolidovanog računa trezora kod direktnih korisnika (u daljem tekstu: budžetski izvršilac) su:
- rukovodioci organa i službi grada
- zamenici rukovodioca organa i službi grada
- lica ovlašćena za odobravanje isplate i podnošenje zahteva za plaćanje
- lica ovlašćena za kontrolu i overu tačnosti knjigovodstvenih isprava na osnovu kojih se podnose zahtevi
2. Budžetski izvršioci konsolidovanog računa trezora u Sekretarijatu za finansije (u daljem tekstu: izvršilac trezora) su:
- sekretar Sekretarijata za finansije
- lice koje po sistematizaciji vrši poslove kontrole i overavanja zahteva za plaćanje, poslove odobravanja plaćanja i lice koje neposredno vrši poslove izvršenja rashoda i izdataka sa konsolidovanog računa trezora
3. Naredbodavac za izvršenje budžeta - Gradonačelnik
II IZVRŠENJE BUDŽETA I FINANSIJSKA KONTROLA KOD DIREKTNIH KORISNIKA BUDŽETSKIH SREDSTAVA
Aproprijacije i preuzimanje obaveza
Aproprijacija je od strane Skupštine grada Odlukom o budžetu grada, dato ovlašćenje Gradonačelniku za trošenje javnih sredstava do određenog iznosa i za određene namene za budžetsku godinu.
Obaveze koje preuzima direktni, odnosno indirektni korisnik budžetskih sredstava moraju odgovarati aproprijaciji odobrenoj za tu namenu tom korisniku za budžetsku godinu.
U roku od 15 dana od dana stupanja na snagu odluke o budžetu, direktni korisnici budžetskih sredstava koji su, u budžetskom smislu, odgovorni za indirektne korisnike budžetskih sredstava, vrše raspodelu sredstava indirektnim korisnicima u okviru svojih odobrenih aproprijacija, i o tome obaveštavaju svakog indirektnog korisnika.
Direktni korisnici, preko kojih se vrši finansiranje indirektnih budžetskih korisnika mogu da vrše raspodelu samo u okviru budžetom odobrenih aproprijacija.
Funkcioner, odnosno rukovodilac, budžetskog korisnika je odgovoran za zakonitu, namensku i ekonomičnu upotrebu sredstava.
Pre preuzimanja obaveza, direktni i indirektni korisnici budžeta grada dužni su da obaveste Sekretarijat za finansije Gradske uprave o nameri preuzimanja obaveze podnošenjem Zahteva za transfer (ZT OBRAZAC) ili Zahteva za plaćanje (ZP OBRAZAC) u skladu sa odobrenim aproprijacijama i finansijskim planom.
Obrazac Zahteva za transfer (ZT OBRAZAC) i Zahteva za plaćanje (ZP OBRAZAC) je propisan ovim Pravilnikom i čini njegov sastavni deo.
Izuzetno, direktni i indirektni korisnici mogu preuzeti obaveze po ugovoru koji se odnosi na kapitalne izdatke i zahteva plaćanje u više godina podnošenjem pismenog zahteva Sekretarijatu za finansije ili Sekretarijatu društvenih delatnosti, a najviše do iznosa iskazanih u planu kapitalnih izdataka, na osnovu kojeg nadležni Sekretarijat izrađuje predlog za preuzimanje obaveza koje zahtevaju plaćanje u više godina, na koji saglasnost daje Gradonačelnik.
Preuzete obaveze čiji je iznos veći od iznosa sredstava predviđenog budžetom ili koje su nastale u suprotnosti sa zakonom ili drugim propisom, ne mogu se izvršavati na teret konsolidovanog računa trezora grada.
Ukoliko se naknadno utvrdi da za izvršenje određenog plaćanja nije postojao pravni osnov, direktni korisnik budžetskih sredstava obavezan je da odmah zatraži povraćaj sredstava u budžet.
Ne može se vršiti plaćanje koje nije odobreno u budžetu.
Ukoliko nastupe okolnosti gde je neophodan veći iznos sredstava za budžetskog korisnika od utvrđenog Odlukom o budžetu, isti podnosi Inicijativu - Zahtev za promenu aproprijacije Sekretarijatu za finansije ili Sekretarijatu društvenih delatnosti, koje daje predlog, a Rešenje o promeni aproprijacije donosi Gradonačelnik.
Zahtev direktnog budžetskog korisnika za plaćanje
U skladu sa usvojenim planom korišćenja aproprijacija-finansijskim planovima direktni budžetski korisnici podnosi naredbodavcu zahtev za plaćanje na odobrenje i overu.
Direktni budžetski korisnici preko Sekretarijata za društvene delatnosti i Sekretarijata za finansije su obavezni da uvedu u računarski program (Likvidatura) Zahtev za plaćanje ili Zahteva za transfer hronološkim redom.
Zahtev za plaćanje se podnosi na propisanom obrascu: ZP - Zahtev za plaćanje, zajedno sa pratećom originalnom dokumentacijom o nastaloj poslovnoj promeni (u daljem tekstu: Knjigovodstvena isprava).
U slučaju javne nabavke i javne nabavke male vrednosti - Ugovor o javnoj nabavci, sklopljen pod uslovima predviđenim propisima kojima se uređuje postupak javnih nabavki, se podnosi rukovodiocu Odseka za Trezor budžet i finansije od strane zaposlenih u Odseku za javne nabavke, uz Odluku o pokretanju postupka javne nabavke male vrednosti i Rešenje o imenovanju lica zaduženog za koordinaciju, sprovođenje i kontrolu izvršenja ugovora.
Ugovor se analizira (i ispisuju podaci na prvoj strani Ugovora) od strane rukovodioca Odseka za Trezor budžet i finansije u smislu određivanja pomoćne knjige u koju se evidentira Ugovor, lica koje po rešenju potpisuje fakturu, pozicije u finansijskom planu sa koje se izvršava obaveza, ko obračunava PDV, vrednost ugovora i šifra poslovnog partnera, a zatim dostavlja službeniku u Sekretarijata za društvene delatnosti ili Sekretarijatu za finansije (likvidatori) koje ga unosi u evidenciju-Excel tabelu i računarski program Likvidatura sa svim navedenim podacima. Kada stigne situacija, faktura ili sl. koja je nastala po osnovu napred navedenog ugovora (preko Pisarnice gradske uprave dostavljena kroz knjigu računa), administrativni radnik Sekretarijata za finansije uz konsultaciju sa rukovodiocem Odseka za Trezor budžet i finansije, određuje likvidatora u Sekretarijatu za društvene delatnosti ili Sekretarijatu za finansije kome se predaje faktura, situacija i sl.
On je dostavlja radi kontrole i overavanja-potpisivanja licu koje kontroliše izvršenje ugovora.
Nakon pribavljenog potpisa na fakturi ista se dostavlja Odseku za javne nabavke, čiji službenik ga zavodi u svoju evidenciju i na dokumentu upisuje poziciju i konto iz finansijskog plana i plana nabavki sa koje se izvršava obaveza uz potpisivanje dokumenta.
Nakon vraćanja likvidatoru ista se unosi u program Likvidatura, gde se unošenjem pozicije finansijskog plana proverava da li ima dovoljno planiranih sredstava na poziciji, kao i da li se uklapa u vrednost Ugovora.
Ukoliko je unos uspešno izvršen štampa se ZP obrazac, overava potpisom i uz priložen dokument podnosi na kontrolu, proveru i overu:
1) Ukoliko je Likvidator u Sekretarijatu za finansije-licu za plaćanje koji kontroliše naveden račun za plaćanje i podatke koje je likvidator obradio, a zatim dostavlja rukovodiocu Odseka za Trezor, budžet i finansije i sekretaru Sekretarijata za finansije koji kontrolišu da li je dokument u skladu sa finansijskim planom i overavaju potpisom. Nakon toga se dostavlja načelniku gradske uprave i gradonačelniku na overu da su dokumenta istinita, računski tačna i zakonita. Posle overe od strane navedenih lica, lice za plaćanje podnosi predlog za plaćanje rukovodiocu Odseka za Trezor, budžet i finansije koji ga unosi na Predlog naredbe za plaćanje koji Sekretar sekretarijata za finansije podnosi gradonačelniku na odobravanje. Zatim se dokument uz priložen ZP obrazac dostavlja se knjigovođi u Odseku za računovodstvene poslove na knjiženje u skladu sa Pravilnikom o računovodstvu.
2) Ukoliko je Likvidator u Sekretarijatu za društvene delatnosti -rukovodiocu Odseka i sekretaru Sekretarijata za društvene delatnosti koji kontrolišu da li je dokument u skladu sa finansijskim planom i overavaju potpisom. A zatim se dostavlja načelniku gradske uprave i gradonačelniku na overu da su dokumenta istinita, računski tačna i zakonita. Posle prikupljanja svih potpisa dostavlja se na overu licu za plaćanje koji kontroliše naveden račun za plaćanje i podatke koje je likvidator obradio, a zatim dostavlja rukovodiocu Odseka za Trezor, budžet i finansije i Sekretaru Sekretarijata za finansije koji kontrolišu da li je dokument odobren za plaćanje i overavaju potpisom. Posle overe od strane navedenih lica, lice za plaćanje podnosi predlog za plaćanje rukovodiocu Odseka za Trezor, budžet i finansije koji ga unosi na Predlog naredbe za plaćanje koji Sekretar sekretarijata za finansije podnosi gradonačelniku na odobravanje. Zatim se dokument uz priložen ZP obrazac dostavlja se knjigovođi u Odseku za računovodstvene poslove na knjiženje u skladu sa Pravilnikom o računovodstvu.
U slučaju nabavke na koje se Zakon ne primenjuje ukoliko postoji Ugovor o nabavci podnosi se rukovodiocu Odseka za Trezor budžet i finansije od strane zaposlenih u Odseku za javne nabavke, uz Odluku o pokretanju postupka javne nabavke male vrednosti i Rešenje o imenovanju lica zaduženog za koordinaciju, sprovođenje i kontrolu izvršenja ugovora. Dalje se primenjuju ista pravila kao i u prethodnom stavu, osim ukoliko Ugovor nije sačinjen gde tada referent iz Odseka za javne nabavke prilaže i popunjen i overen Zahtev za pokretanje nabavke na koji se Zakon ne primenjuje, kao i prikupljene ponude.
Likvidator je obavezan da tokom meseca kopira sve fakture, situacije i sl. na osnovu kojih je potrebno obračunati i platiti PDV.
Do 05. u narednom mesecu za prethodni dostavlja kopije Rukovodiocu Odseka za računovodstvene poslove, koji pravi interni obračun PDV-a do 10. u mesecu za prethodni.
Taj obračun overava Rukovodilac Odseka za trezor budžet i finansije, službenik u javnim nabavkama i likvidator, koji je u obavezi da ga unese istog dana u program Likvidature i dostavi licu za plaćanje radi izvršenja plaćanja istog dana.
Zahtevi za plaćanje se popunjavaju na obrascu ZP koji je sastavni deo ovog Pravilnika, a podnose se Naredbodavcu na odobrenje.
Zahtev indirektnog korisnika za transfer sredstava
Kod direktnog budžetskog korisnika - u Sekretarijatima Gradske uprave- Sekretarijat za društvene delatnosti i Sekretarijat za finansije preuzimaju se zahtevi od indirektnih korisnika, zavode ih u program-Likvidaturu, kontrolišu da li su u skladu sa Odlukom o budžetu i planom korišćenja aproprijacija-finansijskim planom, da li je dokumentacija ispravna sa formalne, računske i suštinske strane, te ukoliko je dokumentacija ispravna, štampaju-popunjavaju odgovarajući Zahtev za transfer sredstava (obrazac ZT), overava ga svojim potpisom, kompletira ga sa zahtevom indirektnog korisnika i prosleđuje načelniku gradske uprave i gradonačelniku na overu da su dokumenta istinita, računski tačna i zakonita. Posle overe od strane navedenih lica, lice za plaćanje podnosi predlog za plaćanje rukovodiocu Odseka za Trezor, budžet i finansije koji ga unosi na Predlog za plaćanje koji Sekretar sekretarijata za finansije podnosi gradonačelniku na odobravanje plaćanja. Zatim se dokumenti uz priložen ZT obrazac dostavljaju knjigovođi u Odseku za računovodstvene poslove na knjiženje u skladu sa Pravilnikom o računovodstvu.
Indirektni korisnik mora blagovremeno podnositi zahteve, kako bi obaveze izvršili u primerenom roku.
Ukoliko zahtev indirektnog korisnika nije uredan, direktni korisnik ne odobrava zahtev i vraća ga indirektnom korisniku na dopunu.
Zahtevi za transfer sredstava indirektnom korisniku se popunjavaju na obrascu ZT koji je sastavni deo ovog Pravilnika, a podnose se Naredbodavcu na odobrenje.
Sekretarijat za finansije - Odsek za trezor, budžet i finansije i Odsek za računovodstvene poslove vrši prijem, knjiženje i kontrolu zahteva, proverava da li postoji kompletna dokumentacija, da li je zahtev potpisan. Ukoliko zahtev ne sadrži sve potrebne elemente vraća ga Sekretarijatu za društvene delatnosti ili indirektnom budžetskom korisniku (ukoliko se zaprima i obrađuje u Sekretarijatu za finansije). Ukoliko je zahtev uredan, popunjava se Predlog Naredbe za plaćanje i dostavlja gradonačelniku na odobrenje plaćanja. Zatim se prosleđuje licu za plaćanje radi plaćanja odnosno prenosa odobrenih sredstava iz budžeta Posle sprovedenog plaćanja elektronskim putem ili putem virmana-naloga za prenos, narednog dana lica za plaćanje kontrolišu izvod i sprovedena plaćanja, da bi se kroz program Likvidatura potvrdili iznosi koji su plaćeni i sačinila konačna Naredba za isplatu koju ovlašćena lica potpisuju. Ukoliko se ne odobri Naredba od strane nadležnog lica, zahtev se vraća budžetskom korisniku uz obrazloženje.
Sekretarijat za finansije - Odsek za trezor, budžet i finansije odobrava dnevno overene zahteve za plaćanje kada utvrdi:
- da je masa sredstava za dnevnu isplatu u skladu sa raspoloživim sredstvima na konsolidovanom računu budžeta
- da su zahtev u skladu sa Odlukom o budžetu
- da zahtevi predstavljaju efikasnu i svrsishodnu upotrebu novčanih sredstava budžeta.
Izuzetno iz stava 1. ovog člana mogu se odobriti vanredni zahtevi za plaćanje ili prenos sredstava, ukoliko se oceni da bi njihovo neizvršavanje imalo štetne posledice za funkcionisanje i rad direktnog budžetskog korisnika, uz saglasnost-Zaključak Gradonačelnika.
Nakon plaćanja, dokumentacija-izvodi i Naredba se upućuje Odseku za računovodstvene poslove na knjiženje.
Procedura za prestrukturiranje pozicija
U slučaju da se u toku godine obim poslovanja ili ovlašćenja direktnog korisnika budžetskih sredstava promeni, iznos aproprijacija izdvojenih za aktivnosti tog korisnika mogu se uvećati, odnosno smanjiti na teret ili u korist tekuće budžetske rezerve.
Inicijativu za korišćenje tekuće budžetske rezerve podnosi direktni budžetski korisnik Sekretarijatu za finansije, a koje daje predlog Gradonačelniku za donošenje Rešenja o korišćenju tekuće budžetske rezerve.
Direktni korisnik budžetskih sredstava, uz odobrenje Sekretarijata za finansije, može izvršiti preusmeravanje aproprijacija odobrenih na ime određenog rashoda u iznosu od 5% vrednosti aproprijacije za rashod čiji se iznos umanjuje.
Ako u toku godine dođe do promene okolnosti koja ne ugrožava utvrđene prioritete unutar budžeta, Gradonačelnik donosi odluku da se iznos aproprijacije koji nije moguće iskoristiti, prenese u tekuću budžetsku rezervu i može se koristiti za namene koje nisu predviđene budžetom ili za namene za koje sredstva nisu predviđena u dovoljnom obimu.
Preusmeravanje aproprijacija iz stava 3. i 4. odnose se na aproprijacije iz prihoda iz budžeta, dok se iz ostalih izvora mogu menjati bez ograničenja.
Izuzetno, u slučaju da se budžetu Grada iz drugog budžeta (Republike, Pokrajine, druge opštine) opredele aktom namenska transfera sredstva, uključujući i namenska transferna sredstva za nadoknadu šteta usled elementarnih nepogoda, kao i u slučaju ugovaranja donacije, čiji iznosi nisu mogli biti poznati u postupku donošenja Odluke o budžetu, Sekretarijat za finansije na osnovu tog akta i predloga-zahteva indirektnog korisnika (ukoliko se sredstva odnose na njega), otvara ili povećava odgovarajuće aproprijacije za izvršenje rashoda po tom osnovu, putem Zaključka, koji se nakon sprovođenja dostavlja indirektnom korisniku na koga se odnosi, radi izmene njegovog finansijskog plana.
Sredstva stalne budžetske rezerve koriste se u otklanjanju posledica vanrednih okolnosti, kao što su zemljotres, poplava, suša, požar, klizišta, snežni nanosi, grad, životinjske i biljne bolesti, ekološka katastrofa i druge elementarne nepogode, odnosno drugih vanrednih događaja, koji mogu da ugroze život i zdravlje ljudi ili prouzrokuju štetu većih razmera.
Rešenje o upotrebi sredstava stalne budžetske rezerve donosi Gradonačelnik, na predlog Sekretarijata za finansije.
Analizu primanja i izvršenih plaćanja sa konsolidovanog računa trezora Sekretarijat za finansije dostavlja u kvartalnom periodu Gradonačelniku.
U cilju izveštavanja Gradonačelnika i Skupštine grada, Sekretar Sekretarijata za finansije, ukoliko oceni da su mu potrebni dodatni podaci, može iste zatražiti od indirektnog budžetskog korisnika.
Periodični izveštaji Sekretarijata za finansije
Tokom fiskalne godine Sekretarijat za finansije podnosi izveštaje Gradonačelniku i Skupštini grada. U Sekretarijatu za finansije pripremaju se sledeći izveštaji:
- Periodični izveštaji (šestomesečni i devetomesečni) o ostvarenju budžeta kojima se prikazuje opšti proces izvršenja budžeta
- Ostali finansijski izveštaji, prema potrebama i zahtevima.
Izveštavanje trezora od strane direktnih budžetskih korisnika
Rukovodilac direktnog korisnika najkasnije do 15. u mesecu dostavlja kvartalne izveštaje o izvršenju finansijskih planova (obrazac broj 5) indirektnih korisnika koji su u njegovoj nadležnosti, kao i konsolidovani izveštaj o izvršenju budžeta u nadležnosti Sekretarijata.
Budžetski izvršilac kod direktnog budžetskog korisnika dužan je da do 1. marta obezbedi završne izveštaje o primanjima i izdacima prethodne fiskalne godine svojih indirektnih korisnika i da ih najkasnije do 31. marta dostavi Sekretarijatu za finansije radi izrade konsolidovanog završnog računa budžeta.
Sekretarijat za finansije sastavlja nacrt konsolidovanog završnog računa budžeta grada Kikinde i podnosi ga najkasnije do 15. maja naredne godine Gradskom veću grada Kikinde na usvajanje.
Usvojen nacrt završnog računa od strane Gradskog veća grada Kikinde dostavlja se kao predlog Skupštini grada na usvajanje najkasnije do 01. juna, a koja ga treba usvojiti najkasnije do 15. juna, nakon čega se isti dostavlja Ministarstvu finansija.
Budžetski izvršilac direktnog budžetskog korisnika dužan je da vodi evidenciju podataka, na način propisan ovim uputstvom, uključujući i evidenciju dokumenata, registara, pismenih izveštaja i elektronskih podataka, koje se odnose na finansijske zadatke i aktivnosti, kao i da obezbedi da su ti podaci, na zahtev budžetske inspekcije i revizije, dostupni za pregled.
IV SADRŽAJ I VOĐENJE GLAVNE KNJIGE
Glavna knjiga trezora sadrži sve transakcije i poslovne događaje, prihode i primanja, rashode i izdatke, stanje i promene na imovini, obavezama i izvorima finansiranja. U glavnoj knjizi trezora vodi se posebna evidencija za svakog direktnog budžetskog korisnika.
Glavna knjiga trezora i glavna knjiga direktnih i indirektnih budžetskih korisnika u okviru glavne knjige trezora vode se u skladu sa Pravilnikom o standardnom klasifikacionom okviru i kontnom planu za budžetski sistem.
Do gašenja računa indirektni korisnici vode svoju glavnu knjigu.
Direktni i indirektni korisnici budžetskih sredstava sačinjavaju pregled svih preuzetih, a neizmirenih obaveza koje će isplatiti na teret aproprijacija tekuće godine.
V OTVARANJE PODRAČUNA ZA POJEDINE VRSTE PRIHODA
Na zahtev direktnog i indirektnog budžetskog korisnika u okviru konsolidovanog računa trezora mogu se otvoriti podračuni:
- za prihode ostvarene iz izvornih aktivnosti direktnih korisnika,
- za prihode ostvarene od donacija i namenskih transfernih sredstava.
Nalog o otvaranju podračuna donosi lice koje je ovlašćeno od strane Gradonačelnika.
Zatvaranje podračuna vrši se na osnovu zahteva direktnog ili indirektnog budžetskog korisnika ili po službenoj dužnosti.
Podračun čini integralni deo konsolidovanog računa trezora.
Direktni i indirektni budžetski korisnik sredstva sa podračuna može koristiti isključivo za namene planirane budžetom i godišnjim finansijskim planom.
Sve odredbe ovog Pravilnika vezane za izvršenje budžeta i finansijsku kontrolu, budžetsko izveštavanje, sadržina i vođenje glavne knjige, otvaranje podračuna za pojedine vrste prihoda i sadržina obrazaca, primenjuje se i na izvršavanje rashoda i izdataka sa ovih podračuna.
Glavna knjiga podračuna je sastavni deo glavne knjige trezora.
Kršenje ovog Pravilnika od strane budžetskih izvršilaca smatra se povredom radne obaveze.
Sekretari Sekretarijata Gradske uprave će, ukoliko to oceni neophodnim, o izvršenim povredama radne obaveze obavestiti Načelnika gradske uprave i Gradonačelnika.
Ovog Pravilnika se moraju pridržavati i svi zaposleni koji učestvuju u procesu nastanka i realizacije poslovnih događaja.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu 8 dana od dana donošenja.