PRAVILNIKO BLIŽEM UREĐIVANJU POSTUPAKA JAVNIH NABAVKI GRADA PANČEVA("Sl. list grada Pančeva", br. 2/2018) |
Ovim Pravilnikom bliže se uređuje procedura planiranja nabavki, sprovođenje postupaka javnih nabavki i izvršenje ugovora zaključenih u postupku javnih nabavki koji su sprovedeni radi ostvarivanja interesa, materijalizacije zakonom poverenih nadležnosti i nesmetanog obavljanja delatnosti grada Pančeva i njegovih organa (u daljem tekstu: Naručilac).
Pravilnikom se uređuju učesnici, odgovornosti, način obavljanja poslova javnih nabavki u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama ("Sl. glasnik RS" broj 124/2012, 14/2015, 68/2015 - u daljem tekstu: Zakon), a naročito se uređuje način planiranja nabavki, kriterijumi, pravila i način određivanja predmeta javne nabavke i procenjene vrednosti, način ispitivanja i istraživanja tržišta, postupak planiranja, ciljevi postupka javne nabavke, način izvršavanja obaveza iz postupka, način obezbeđivanja konkurencije, sprovođenje i kontrola javnih nabavki i način praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci i ugovora zaključenih u postupku na koji se Zakon ne primenjuje (u daljem tekstu: javne nabavke).
Kada se sprovodi postupak nabavke koja je izuzeta iz primene Zakona, Naručilac je dužan da spreči postojanje sukoba interesa, da obezbedi konkurenciju i da ugovorena cena ne bude veća od uporedive tržišne cene.
Postupak javne nabavke sprovodi službenik za javne nabavke, odnosno lice zaposleno na poslovima javnih nabavki, osim ako složenost predmeta javne nabavke zahteva učešće i drugih stručnih lica.
Primena
Ovaj Pravilnik je namenjen organima grada, kao i svim osnovnim organizacionim jedinicama Gradske uprave koje su obrazovane za vršenje srodnih poslova iz određenih oblasti i obavljaju poslove u skladu sa zakonom, Statutom grada Pančeva i Odlukom o gradskoj upravi grada Pančeva te su u skladu sa važećom regulativom i unutrašnjim opštim aktima, uključeni u planiranje nabavki, sprovođenje postupaka nabavki, izvršenje ugovora i kontrolu nabavki (u daljem tekstu: organizacione jedinice - korisnici nabavke).
Rukovodioci organizacionih jedinica iz stava 1 ovog člana su u obavezi da upoznaju svoje zaposlene sa obavezama, pravilima i načinom postupanja propisanim Pravilnikom.
Lica koja će obavljati poslove sprovođenja postupaka odrediće Gradonačelnik, odnosno lice koje ovlasti Gradonačelnik, posebnim rešenjem o obrazovanju komisije za sprovođenje postupka javne nabavke (u daljem tekstu: Komisija za javnu nabavku).
Kod nabavki izuzetih iz primene Zakona iz člana 7, 7a i 39. stav 2. Zakona, odnosno kod nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, lice, odnosno, lica za sprovođenje postupka odrediće Gradonačelnik, odnosno lice koje ovlasti Gradonačelnik, posebnim rešenjem, u skladu sa Zakonom.
Javnom nabavkom smatra se nabavka dobara, usluga i radova, kojom se omogućava nesmetano i zakonito obavljanje delatnosti Naručioca, na način, pod uslovima i u svemu u skladu sa propisima kojima se uređuju javne nabavke i ovim Pravilnikom.
Nabavke na koje se Zakon ne primenjuje su nabavka dobara ili usluga ili radova na osnovu člana 7 i 7a Zakona ili nabavka čija vrednost ne prelazi limit određen u članu 39. stav 2. Zakona.
Poslovi javnih nabavki su planiranje javne nabavke, sprovođenje postupka javne nabavke uključujući, ali ne ograničavajući se na učešće u Komisiji za javnu nabavku, izrada konkursne dokumentacije, izrada akata u postupku javne nabavke, izrada ugovora o javnoj nabavci, praćenje izvršenja javne nabavke, kao i svi drugi poslovi koji su povezani sa postupkom javne nabavke.
Plan nabavki je godišnji plan nabavki naručioca, koji se sastoji od plana javnih nabavki i plana nabavki na koji se Zakon ne primenjuje.
Odgovorno lice Naručioca je Gradonačelnik grada Pančeva.
Nosilac planiranja je organizaciona jedinica zadužena za poslove javnih nabavki.
Službenik za javne nabavke je lice koje je obučeno za poslove javnih nabavki i ima položen stručni ispit.
Istovrsna nabavka je nabavka koja ima istu ili sličnu namenu i ista svojstva, pri čemu isti ponuđači u odnosu na prirodu delatnosti mogu da je ispune.
Uporediva tržišna cena je cena na relevantnom tržištu, uzimajući u obzir predmet javne nabavke, razvijenost tržišta, uslove iz konkursne dokumentacije kao što su način plaćanja, količine, rok isporuke, rok važenja ugovora, sredstvo obezbeđenja, garantni rok i sl.
Kriterijum je merilo koje se koristi za vrednovanje, upoređivanje i ocenjivanje ponuda.
Ponuđač je lice koje u postupku javne nabavke ponudi dobra, pružanje usluga ili izvođenje radova.
Ugovor o javnoj nabavci je teretni ugovor zaključen u pisanoj ili elektronskoj formi između jednog ili više ponuđača i Naručioca ili više naručilaca, u skladu sa sprovedenim postupkom javne nabavke, koji za predmet ima nabavku dobara, pružanje usluga ili izvođenje radova.
Ugovor o nabavci je teretni ugovor zaključen u pisanoj formi između naručioca i ponuđača koji za predmet ima nabavku dobara, usluga ili izvođenje radova na koju se ne primenjuje zakon, a na osnovu člana 7. i 7a Zakona ili nabavke čija procenjena vrednost ne prelazi limit koji je propisan u članu 39. stav 2. Zakona. Samo po članu 39. stav 2., umesto ugovora o nabavci, moguće je sačiniti narudžbenicu koja mora sadržati bitne elemente ugovora.
Obrasci su sastavni deo pravilnika koje primenjuju svi učesnici u planiranju.
Cilj Pravilnika je da se javne nabavke sprovode u skladu sa Zakonom, da se obezbedi jednakost, konkurencija i zaštita ponuđača od bilo kog vida diskriminacije, da se obezbedi blagovremeno pribavljanje dobara, usluga i radova uz najniže troškove i u skladu sa objektivnim potrebama Grada Pančeva.
Opšti ciljevi ovog Pravilnika su:
1. jasno i precizno uređivanje i usklađivanje obavljanja svih poslova nabavki, a naročito planiranja, sprovođenja postupka i praćenja izvršenja ugovora o javnim nabavkama;
2. utvrđivanje obaveze pisane komunikacije u postupku javne nabavke i u vezi sa obavljanjem poslova nabavki;
3. evidentiranje svih radnji i akata tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja ugovora o nabavkama;
4. uređivanje ovlašćenja i odgovornosti u svim fazama javnih nabavki;
5. kontrola planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javnih nabavki;
6. definisanje uslova i načina profesionalizacije i usavršavanja zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki, sa ciljem pravilnog, efikasnog i ekonomičnog obavljanja poslova iz oblasti javnih nabavki;
7. definisanje opštih mera za sprečavanje korupcije u javnim nabavkama.
Za uspešno i blagovremeno sprovođenje postupaka javnih nabavki i izvršenje ugovora o javnim nabavkama, neophodna je dobra organizacija i koordinacija između svih organizacionih jedinica koje učestvuju u procesu javne nabavke.
Pravilnikom se uređuju postupak izrade i donošenja plana javnih nabavki Grada Pančeva i izmena Plana javnih nabavki grada Pančeva, izvršenje Plana javnih nabavki, kao i Plana nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, te nadzor nad izvršenjem, izveštavanje, ovlašćenja i odgovornost organizacionih jedinica- korisnika nabavki, odnosno lica koja učestvuju u planiranju, kao i druga pitanja od značaja za postupak planiranja.
Učesnici u planiranju su:
• osnovne organizacione jedinice - korisnici nabavke u okviru čijih nadležnosti posebnu ulogu ima osnovna organizaciona jedinica u čijem je delokrugu rada priprema i izvršenje budžeta, finansijsko planiranje, upravljanje gotovinskim sredstvima, kontrola rashoda, pripreme i izrade predloga finansijskog plana i izvršenje finansijskog plana (u daljem tekstu: Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova finansija) i osnovna organizaciona jedinica u čijem je delokrugu rada obavljanje poslova javnih nabavki (u daljem tekstu: Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki),
• lice ovlašćeno za kontrolu javnih nabavki,
• pomoćnik gradonačelnika za oblast javnih nabavki,
• Načelnik Gradske uprave grada Pančeva i
• Gradonačelnik grada Pančeva kao naredbodavac za izvršenje budžeta grada Pančeva, donosilac Finansijskih planova, Plana javnih nabavki grada Pančeva i Plana nabavki grada Pančeva na koji se Zakon o javnim nabavkama ne primenjuje.
Svi učesnici u postupku planiranja nabavki su odgovorni za poslove planiranja nabavki.
Na procedure planiranja, sprovođenja postupaka nabavki dobara, usluga i radova koje predstavljaju realizaciju međunarodnih sporazuma čiji je potpisnik Grad i izvršenje ugovora o predmetnim nabavkama, primenjuju se međunarodno verifikovana pravila usvojena od strane relevantnih institucija na evropskom odnosno međunarodnom nivou, pod uslovom da nisu u suprotnosti sa propisima Republike Srbije.
Plan javnih nabavki sadrži obavezne elemente određene Zakonom i podzakonskim aktom i mora biti usaglašen sa budžetom Grada Pančeva i donetim Finansijskim planovima: Gradske uprave grada Pančeva, Gradskog veća grada Pančeva, Skupštine grada Pančeva i Gradonačelnika grada Pančeva. Plan javnih nabavki grada Pančeva se izrađuje na osnovu podataka iz gore navedenih donetih Finansijskih planova.
Plan nabavki grada Pančeva na koje se Zakon ne primenjuje, sadrži podatke o predmetu nabavke, procenjenoj vrednosti i osnov za izuzeće iz Zakona i mora biti usaglašen sa budžetom Grada Pančeva i donetim Finansijskim planovima: Gradske uprave grada Pančeva, Gradskog veća grada Pančeva, Skupštine grada Pančeva i Gradonačelnika grada Pančeva. Plan nabavki grada Pančeva na koje se Zakon ne primenjuje se izrađuje na osnovu podataka iz gore navedenih donetih Finansijskih planova.
Finansijske planove priprema Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova finansija.
Finansijske planove donosi Gradonačelnik.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki priprema predlog Plana javnih nabavki i predlog Plana nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, na osnovu donetih Finansijskih planova i na osnovu iskazanih potreba učesnika planiranja (Obrazac Predloga plana nabavki je sastavni deo ovog Pravilnika). Izuzetno, organizacione jedinice - korisnici nabavke mogu podneti Predlog plana nabavki na svom obrascu koji sadrži sve bitne elemente propisanog obrasca.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki izrađuje Plan javnih nabavki grada Pančeva u aplikativnom softveru Uprave za javne nabavke.
Plan javnih nabavki i Plan nabavki na koje se Zakon ne primenjuje donosi Gradonačelnik grada Pančeva, kao naredbodavac za izvršenje budžeta grada Pančeva i donosilac Finansijskih planova.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki je dužna da Plan javnih nabavki, kao i izmene i dopune Plana objavi na Portalu javnih nabavki u roku od 10 dana od dana donošenja.
Kriterijumi za planiranje nabavki
Organizacione jedinice- korisnici nabavki Pravilnika su dužne da za planiranje svake nabavke primenjuju sledeće kriterijume:
1) da li je predmet javne nabavke u funkciji obavljanja delatnosti i u skladu sa planiranim ciljevima koji su definisani u relevantnim dokumentima (propisi, standardi, godišnji programi poslovanja, usvojene strategije i akcioni planovi...);
2) da li tehničke specifikacije i količine određenog predmeta javne nabavke odgovaraju stvarnim potrebama Naručioca;
3) da li je procenjena vrednost javne nabavke odgovarajuća s obzirom na ciljeve nabavke, a imajući u vidu tehničke specifikacije, neophodne količine i stanje na tržištu (cena i ostali uslovi nabavke);
4) da li javna nabavka ima za posledicu stvaranje dodatnih troškova, kolika je visina i kakva je priroda tih troškova i da li je kao takva isplativa;
5) da li postoje druga moguća rešenja za zadovoljavanje iste potrebe i koje su prednosti i nedostaci tih rešenja u odnosu na postojeće;
6) prikupljanje i analiza postojećih informacija i baza podataka o dobavljačima i zaključenim ugovorima;
7) praćenje i poređenje troškova održavanja i korišćenja postojeće opreme u odnosu na troškove nove opreme, isplativost investicije, isplativost remonta postojeće opreme i sl;
8) troškovi životnog ciklusa predmeta javne nabavke (trošak nabavke, troškovi upotrebe i održavanja, kao i troškovi odlaganja nakon upotrebe);
9) rizici i troškovi u slučaju nesprovođenja postupka javne nabavke, kao i troškovi alternativnih rešenja.
Organizacione jedinice - korisnici nabavki dužne su da se pridržavaju utvrđenih kriterijuma i prilikom planiranja nabavki na koje se Zakon ne primenjuje.
Način iskazivanja potreba, provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku pojedinačnu nabavku
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki koordinira postupkom planiranja javnih nabavki.
Instrukcije za planiranje javnih nabavki se izrađuju na osnovu i u skladu sa instrukcijama Organizacione jedinice nadležne za obavljanje poslova finansija za planiranje budžeta.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki dostavlja instrukcije za planiranje javnih nabavki svim organizacionim jedinicama Naručioca, sa zahtevom da se prijave potrebe za predmetima javnih nabavki odnosno nabavki.
Postupak planiranja organizacione jedinice - korisnici nabavke, počinju utvrđivanjem stvarnih potreba za predmetima javnih nabavki, koje su neophodne za obavljanje redovnih aktivnosti i koje su u skladu sa postavljenim ciljevima.
Organizacione jedinice - korisnici nabavke svoje potrebe iskazuju na Obrascu Predloga plana nabavki, koji je sastavni deo ovog Pravilnika.
Pravila i način određivanja predmeta javne nabavke i tehničkih specifikacija predmeta javne nabavke
Predmet javne nabavke su dobra, usluge i radovi koji su određeni u skladu sa Zakonom i Opštim rečnikom nabavki.
Tehničkim specifikacijama se predmet javne nabavke određuje u skladu sa Zakonom i kriterijumima za planiranje javnih nabavki, tako da se predmet javne nabavke opiše na jednostavan, jasan, objektivan, razumljiv i logično struktuiran način.
U slučaju sprovođenja mešovitih javnih nabavki, odnosno nabavki koje predstavljaju kombinaciju dobara/usluga/radova, organizaciona jedinica- korisnik nabavke, navodi razloge za svrsishodnost sprovođenja jednog umesto više postupaka nabavki. Ovakvo obrazloženje je sastavni deo Zahteva za pokretanje nabavke i Odluke o pokretanju postupka javne nabavke.
Pravila i način određivanja procenjene vrednosti javne nabavke
Procenjena vrednost javne nabavke određuje se na predlog organizacionih jedinica - korisnika nabavki, u skladu sa tehničkim specifikacijama utvrđenog predmeta javne nabavke i utvrđenim količinama, a kao rezultat prethodnog iskustva u nabavci konkretnog predmeta javne nabavke, sprovedenog istraživanja tržišta i dr.
Procenjena vrednost nabavke na koju se zakon ne primenjuje, određuje se na način naveden u prethodnom stavu.
Način ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta javne nabavke
Organizacione jedinice - korisnici nabavke, ispituju i istražuju tržište svakog pojedinačnog predmeta javne nabavke, i to tako što ispituju stepen razvijenosti tržišta, upoređuju cene više potencijalnih ponuđača, prate kvalitet, period garancije, način i troškove održavanja, rokove isporuke, postojeće propise i standarde, mogućnosti na tržištu za zadovoljavanje potreba naručioca na drugačiji način i dr.
Organizacione jedinice - korisnici nabavke, ispituju i istražuju tržište na neki od sledećih načina:
• ispitivanjem prethodnih iskustava u nabavci konkretnog predmeta nabavke (postojeće informacije i baze podataka o dobavljačima i ugovorima);
• istraživanjem putem interneta (cenovnici ponuđača, Portal javnih nabavki, sajtovi drugih naručilaca, sajtovi nadležnih institucija za objavu relevantnih informacija o tržišnim kretanjima...);
• ispitivanje iskustava drugih naručilaca;
• primarno sakupljanje podataka (ankete, upitnici...);
• na drugi pogodan način, imajući u vidu svaki predmet nabavke pojedinačno.
Prikupljanje i analiza podataka u cilju istraživanja tržišta mora se vršiti na objektivan i sistematičan način, posebno vodeći računa o načelu jednakosti ponuđača.
Određivanje odgovarajuće vrste postupka i utvrđivanje istovrsnosti dobara, usluga i radova
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki, nakon utvrđivanja spiska svih predmeta nabavki (Nacrta plana javnih nabavki i nabavki iz člana 7, 7a član 39. stav 2, odnosno nabavki na koje se Zakon ne primenjuje), određuje ukupnu procenjenu vrednost istovrsnih predmeta javne nabavke na nivou Naručioca.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki određuje vrstu postupka za svaki predmet javne nabavke, u skladu sa ukupnom procenjenom vrednošću istovrsnog predmeta nabavke i u skladu sa drugim odredbama Zakona.
U skladu sa prethodno definisanom vrstom postupka, Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki, objedinjuje sva istovrsna dobra, usluge i radove u jedinstveni postupak, gde god je to moguće, imajući u vidu dinamiku potreba i plaćanja.
Način određivanja perioda na koji se Ugovor o javnoj nabavci zaključuje
Organizacione jedinice - korisnici nabavki, predlažu period na koji se Ugovor o javnoj nabavci zaključuje, u skladu sa važećim propisima i realnim potrebama Naručioca, načelom ekonomičnosti i efikasnosti, a kao rezultat istraživanja tržišta svakog predmeta javne nabavke. Period na koji se zaključuju višegodišnji ugovori se određuje u skladu sa Uredbom o kriterijumima za utvrđivanje prirode rashoda i uslovima i načinu pribavljanja saglasnosti za zaključivanje određenih ugovora koji, zbog prirode rashoda, zahtevaju plaćanje u više godina.
Određivanje dinamike pokretanja postupka javne nabavke
Dinamiku pokretanja postupaka javnih nabavki određuju organizacione jedinice - korisnici nabavki, a u skladu sa prethodno definisanim okvirnim datumima zaključenja i izvršenja ugovora, imajući u vidu vrstu postupka javne nabavke koji se sprovodi za svaki predmet nabavke, objektivne rokove za pripremu i dostavljanje ponuda, kao i propisane rokove za zahtev za zaštitu prava ponuđača.
Ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke
Organizacione jedinice - korisnici nabavke, kao rezultat istraživanja tržišta svakog predmeta javne nabavke, određuju da li je opravdano sprovesti rezervisanu javnu nabavku.
Izrada i donošenje plana javnih nabavki
Obaveze i ovlašćenja (odgovornosti) učesnika u planiranju su definisani tako što:
• U roku od 10 dana od dana prijema uputstva za pripremu nacrta budžeta za narednu godinu, Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki izrađuje i dostavlja obaveštenje (instrukcije) za planiranje javnih nabavki svim organizacionim jedinicama i obaveštava organizacione jedinice o roku za prijavljivanje potreba;
• Organizacione jedinice - korisnici nabavki u roku i u formi određenoj od strane Organizacione jedinice nadležne za obavljanje poslova javnih nabavki, utvrđuju i iskazuju potrebe za predmetima javnih nabavki (organizacione jedinice moraju dostaviti opise predmeta nabavki, količine odnosno okvirne količine, procenu vrednosti nabavke, kao i predlaganje vrste postupka javne nabavke), s tim da svaki predlog mora biti overen i potvrđen od strane rukovodioca organizacione jedinice -korisnika nabavke;
• Nakon dostavljanja iskazanih potreba Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki proverava iskazane potrebe (vrši formalnu, računsku i logičku kontrolu predloženih predmeta, količina, procenjene vrednosti, prioriteta nabavki kao i ostalih podataka, i predlaže njihove eventualne ispravke) i o tome se konsultuje sa organizacionim jedinicama- korisnicima nabavki;
• Ukoliko je potrebno, Organizacione jedinice - korisnici nabavki, vrše neophodne ispravke i utvrđuju stvarne potrebe za predmetima nabavki, koje u roku određenom od strane Organizacione jedinice nadležne za obavljanje poslova javnih nabavki, dostavljaju istoj, na način i u postupku koji je predviđen za dostavljanje predloga organizacione jedinice- korisnika nabavke;
• Nakon prijema svih ispravki, Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki objedinjuje potrebe na nivou Naručioca, sačinjava Nacrt plana nabavki i dostavlja ih licu ovlašćenom za kontrolu javnih nabavki;
• U roku od tri dana od dana prijema objedinjenih potreba na nivou Naručioca, lice ovlašćeno za kontrolu javnih nabavki razmatra usklađenost prijavljenih potreba predmeta nabavki sa stvarnim potrebama Naručioca i, u slučaju primedbi, dostavlja Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova javnih nabavki mišljenje sa eventualnim preporukama, a može i od učesnika u planiranju i Organizacione jedinice nadležne za obavljanje poslova javnih nabavki zahtevati dodatna objašnjenja i izmene planiranih predmeta nabavke, količina, procenjene vrednosti, redosleda prioriteta i dr. Ukoliko lice ovlašćeno za kontrolu javnih nabavki nema primedbi, nije u obavezi da dostavi mišljenje nadležnoj organizacionoj jedinici.
U slučaju da lice ovlašćeno za kontrolu javnih nabavki nema primedbi na dostavljeni dokument u kome su objedinjene sve potrebe na nivou Naručioca, organizaciona jedinica nadležna za poslove javnih nabavki bez odlaganja sačinjava Nacrt plana javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje na nivou Naručioca, a u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktom i isti dostavlja Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova finansija radi usaglašavanja sa budžetom grada Pančeva;
• U slučaju prijema mišljenja sa preporukama za korekciju od strane lica ovlašćenog za kontrolu javnih nabavki, Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki vrši usklađivanja sa mišljenjem i preporukama lica ovlašćenog za kontrolu javnih nabavki i sačinjava novi Nacrt plana nabavki na nivou Naručioca, a u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktom, te u skladu sa mišljenjem i preporukama lica ovlašćenog za kontrolu javnih nabavki, dostavlja korigovani Nacrt plana nabavki Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova finansija radi usaglašavanja sa budžetom grada Pančeva;
• Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova finansija razmatra usaglašenost Nacrta plana javnih nabavki i nabavki na koje se zakon ne primenjuje, sa raspoloživim sredstvima iz budžeta grada Pančeva i obaveštava Organizacionu jedinicu nadležnu za obavljanje poslova javnih nabavki o eventualnoj potrebi usklađivanja;
• Nakon donošenja finansijskih planova za tekuću godinu, organizaciona jedinica nadležna za poslove finansija, u roku od dva dana od dana donošenja istih, dostavlja Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova javnih nabavki donete finansijske planove. Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki priprema Predlog plana javnih nabavki u skladu sa budžetom i zaprimljenim Finansijskim planovima, koji dostavlja organizacionim jedinicama korisnicima nabavki, licu ovlašćenom za kontrolu javnih nabavki, pomoćniku gradonačelnika za oblast javnih nabavki i Načelniku Gradske uprave grada Pančeva radi parafiranja/davanja saglasnosti, a Gradonačelniku radi odobravanja i potpisivanja, nakon čega se u aplikativnom softveru Uprave za javne nabavke, plan javnih nabavki na nivou Naručioca, usvaja. Usvojeni plan javnih nabavki se, zajedno sa prethodno odobrenim predlogom plana javnih nabavki, dostavlja organizacionim jedinicama korisnicima nabavki, licu ovlašćenom za kontrolu javnih nabavki, pomoćniku gradonačelnika za oblast javnih nabavki i Načelniku Gradske uprave grada Pančeva radi parafiranja/davanja saglasnosti, a Gradonačelniku grada Pančeva, radi donošenja.
Takođe, na osnovu zaprimljenih finansijskih planova, organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki dužna je da sačini plan nabavki na koje se Zakon ne primenjuje. Plan nabavki na koje se zakon ne primenjuje priprema rukovodilac organizacione jedinice nadležne za obavljanje poslova javnih nabavki što potvrđuje svojim potpisom, a isti dostavlja na proveru radi eventualnih korekcija i parafiranje/ davanje saglasnosti organizacionim jedinicama- korisnicima nabavki, licu ovlašćenom za kontrolu javnih nabavki, pomoćniku gradonačelnika za oblast javnih nabavki i Načelniku Gradske uprave grada Pančeva, nakon čega se dostavlja Gradonačelniku, radi odobravanja i donošenja.
Gradonačelnik kao naredbodavac za izvršenje budžeta grada Pančeva i donosilac Finansijskih planova, donosi Plan nabavki koji se sastoji od Plana javnih nabavki grada Pančeva i Plana nabavki grada Pančeva na koje se zakon ne primenjuje.
Izmene i dopune Plana javnih nabavki i Plana nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, donose се u postupku koji je propisan ovim Pravilnikom. Zahtev za izmenu/ dopunu plana nabavki, Organizacione jedinice- korisnici nabavke podnose organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova javnih nabavki na obrascu koji je sastavni deo pravilnika (Obrazac Zahteva za izmene i dopune plana nabavki). Izuzetno, organizacione jedinice - korisnici nabavke mogu podneti Zahtev za izmenu/dopunu plana nabavki na svom obrascu koji sadrži sve bitne elemente propisanog obrasca.
Nadzor nad izvršenjem plana javnih nabavki
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki je dužna da prati izvršenje Plana javnih nabavki po kriterijumima:
• poziciji u planu,
• predmetu nabavke,
• vrsti postupka,
• broju zaključenih ugovora,
• dobavljačima i
• finansijskoj realizaciji zaključenih ugovora.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki je dužna da prati izvršenje plana nabavki na koje se zakon ne primenjuje po kriterijumima navedenim u prethodnom stavu ovog člana.
Organizacione jedinice - korisnici nabavki dužne su da prate izvršenje Plana javnih nabavki i Plana nabavki na koje se zakon ne primenjuje u delu koji su planirali po kriterijumima:
• realizacija ugovora (rokovi, način izvršenja, predlog za naplatu ugovorne kazne, predlog za realizaciju sredstava obezbeđenja),
• praćenje utroška ugovorenih sredstava, kao i
• važenje pojedinačnih ugovora.
Praćenje realizacije ugovora omogućava analizu ostvarenih rezultata, preciznije i sigurnije planiranje u budućem periodu, te povećanje efikasnosti i kvaliteta poslovnih procesa uz uštede koje proizilaze iz profesionalnog pristupa procesu osmišljenog planiranja.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki je obavezna da jednom godišnje, tri dana pre isteka tekuće budžetske godine, na zvaničnom sajtu grada Pančeva objavi tabelu sa podacima o izvršenim Ugovorima o javnim nabavkama/nabavkama u skladu sa podacima kojima u datom trenutku raspolaže.
Organizacione jedinice- korisnici javne nabavke iz člana 2. stav 1. ovog pravilnika su dužne da prate izvršenje Ugovora o javnim nabavkama (realizacija ugovora (rokovi, način izvršenja, predlog za naplatu ugovorne kazne, predlog za realizaciju sredstava obezbeđenja) i praćenje utroška ugovorenih sredstava kao i važenje pojedinačnih ugovora.
Ciljevi postupka javne nabavke
U postupku javne nabavke moraju biti ostvareni ciljevi postupka javne nabavke, koji se odnose na:
1. celishodnost i opravdanost javne nabavke - pribavljanje dobara, usluga i radova odgovarajućeg kvaliteta i potrebnih količina, za zadovoljavanje stvarnih potreba Naručioca na efikasan, eko
2. ekonomično i efikasno trošenje javnih sredstava - princip "vrednost za novac", odnosno pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta po najpovoljnijoj ceni;
3. efektivnost (uspešnost) - stepen do koga su postignuti postavljeni ciljevi, kao i odnos između planiranih i ostvarenih efekata određene javne nabavke;
4. transparentno trošenje javnih sredstava;
5. obezbeđivanje konkurencije i jednak položaj svih ponuđača u postupku javne nabavke;
6. zaštita životne sredine i obezbeđivanje energetske efikasnosti;
7. blagovremeno i efikasno sprovođenje postupka javne nabavke za potrebe nesmetanog odvijanja procesa rada Naručioca i blagovremenog zadovoljavanja potreba Organizacionih jedinica- korisnika nabavke.
Dostavljanje, prijem pismena i komunikacija u poslovima javnih nabavki
Dostavljanje, prijem, kretanje i evidentiranje ponuda, prijava i drugih pismena u vezi sa postupkom javne nabavke i obavljanjem poslova javnih nabavki, obavlja se putem Gradskog uslužnog centra, odnosno Prijemne kancelarije, u kojoj se pošta prima, otvara i pregleda, zavodi, raspoređuje i dostavlja Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova javnih nabavki.
Poslove u prijemnoj kancelariji obavlja osnovna organizaciona jedinica Gradske uprave u čijem je delokrugu vođenje poslova Gradskog uslužnog centra, obavljanje poslova primanja, pregledanja, raspoređivanja, evidentiranja i dostavljanja pošte upućene organima grada, otpremanje pošte organa grada i ostalo, u skladu sa Odlukom o Gradskoj upravi grada Pančeva i Pravilnikom o unutrašnjem uređenju i sistematizaciji radnih mesta u Gradskoj upravi, Gradskoj službi za budžetsku inspekciju, službi interne revizije grada Pančeva, Gradskom pravobranilaštvu i Stručnoj službi Zaštitnika građana grada Pančeva (u daljem tekstu: Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova opšte uprave).
U Prijemnoj kancelariji poštu prima zaposleni zadužen za prijem pošte, u skladu sa rasporedom radnog vremena.
Primljena pošta zavodi se u odgovarajućoj evidenciji istog dana kad je primljena i pod datumom pod kojim je primljena i odmah se dostavlja u rad.
Primljene ponude u postupku javne nabavke, izmene i dopune ponude, zavode se u trenutku prijema i na svakoj ponudi, odnosno izmeni ili dopuni ponude, obavezno se mora naznačiti datum i tačno vreme prijema.
Ukoliko zaposleni iz stava 1. ovog člana utvrdi nepravilnosti prilikom prijema ponude (npr. ponuda nije označena kao ponuda pa je otvorena, dostavljena je otvorena ili oštećena koverta i sl), dužan je da o tome sačini belešku i dostavi je Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova javnih nabavki.
Primljene ponude čuva Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki u zatvorenim kovertama, u posebnim ormanima zaključane, do otvaranja ponuda kada ih predaje Komisiji za javnu nabavku.
Prijem ponuda potvrđuje se potpisom člana Komisije za javnu nabavku, u posebnoj evidenciji o primljenim ponudama.
Prijemna kancelarija i Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki, kao i svi zaposleni koji su imali uvid u podatke o dostavljenim ponudama, dužni su da čuvaju kao poslovnu tajnu imena zainteresovanih lica, ponuđača, podnosilaca prijava, kao i podatke o podnetim ponudama, odnosno prijavama, do otvaranja ponuda, odnosno prijava.
Elektronsku poštu druga lica dostavljaju na imejl adrese koje su određene za prijem pošte u elektronskom obliku ili na drugi način, u skladu sa zakonom ili posebnim propisom.
Ako se pri prijemu, pregledu ili otvaranju elektronske pošte utvrde nepravilnosti ili drugi razlozi koji onemogućavaju postupanje po ovoj pošti (npr. nedostatak osnovnih podataka za identifikaciju pošiljaoca - imena i prezimena ili adrese, nemogućnost pristupa sadržaju poruke, format poruke koji nije propisan, podaci koji nedostaju i sl.), ta pošta se preko imejl naloga vraća pošiljaocu, uz navođenje razloga vraćanja.
Potvrda o prijemu elektronske pošte izdaje se korišćenjem imejl naloga (korisničke adrese) ili na drugi pogodan način.
Na osnovu ovog Pravilnika, radi definisanja protoka dokumentacije u vezi sa poslovima organizacione jedinice koja obavlja poslove investicija, adaptacije, sanacije, rekonstrukcije, dogradnje, izgradnje i održavanje objekata u javnoj svojini, sačiniće se posebna Procedura postupanja i zavođenja akata i propratne dokumentacije, u skladu sa potrebama i specifičnostima posla.
Akte u postupku javne nabavke potpisuje Gradonačelnik ili lice koje on ovlasti, po prethodnoj potvrdi tačnosti i zakonitosti akata od strane rukovodioca osnovne odnosno uže organizacione jedinice - korisnika nabavki, rukovodioca Organizacione jedinice nadležne za obavljanje poslova javnih nabavki i po potrebi Organizacione jedinice nadležne za obavljanje poslova finansija, zatim članova Komisije za javnu nabavku, lica koje je obrađivalo predmet, pomoćnika gradonačelnika za oblast javnih nabavki i lica ovlašćenog za kontrolu javnih nabavki, izuzev akata koje u skladu sa odredbama Zakona potpisuje samo Komisija za javnu nabavku. Potvrda tačnosti i zakonitosti daje se parafiranjem akata od strane navedenih lica.
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke potpisuju lica određena obrascem zahteva, dok Odluku o pokretanju postupka javne nabavke, osim rukovodioca Organizacione jedinice -korisnika javne nabavke i Organizacione jedinice nadležne za obavljanje poslova javnih nabavki potpisuje i rukovodilac Organizacione jedinice nadležne za obavljanje poslova finansija, lice ovlašćeno za kontrolu javnih nabavki, pomoćnik gradonačelnika za oblast javnih nabavki, nakon čega se odluka o pokretanju postupka javne nabavke dostavlja na potpis Gradonačelniku odnosno licu koje ovlasti.
Sprovođenje postupka javne nabavke
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke podnosi organizaciona jedinica -korisnik nabavke.
Zahtev iz stava 1 ovog člana podnosi se Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova javnih nabavki, ukoliko je javna nabavka predviđena Planom javnih nabavki i Planom nabavki na koje se zakon ne primenjuje.
Zahtev se podnosi na obrascu koji čini sastavni deo ovog Pravilnika.
Organizaciona jedinica- korisnik nabavke dužna je da upiše podatke iz Plana javnih nabavki: predmet javne nabavke i procenjenu vrednost javne nabavke, a da odrede tehničke specifikacije, kvalitet, količinu i opis dobara, radova i usluga, način sprovođenja kontrole i obezbeđivanja garancije kvaliteta (tražena sredstava finansijskog obezbeđenja i sl.), tehničke propise i standarde koji se primenjuju, rok izvršenja, mesto izvršenja ili isporuke dobara, dodatne usluge i slično, održavanje, garantni rok, kao i obavezne uslove koji se odnose na posedovanje važeće dozvole nadležnog organa i eventualno predloži dodatne uslove, a tako da ne koristi diskriminatorske uslove i tehničke specifikacije.
Ako Organizaciona jedinica - korisnik nabavke namerava da nabavi dobra, usluge ili radove sa specifičnim ekološkim, društvenim ili drugim karakteristikama, može u tehničkim specifikacijama, kriterijumima za dodelu ugovora ili uslovima za izvršenje ugovora, zahtevati određene oznake kao dokaz da dobra, usluge ili radovi odgovaraju traženim karakteristikama pod uslovom da su ispunjeni svi sledeći uslovi:
1. da se zahtev za oznaku isključivo odnosi na kriterijume koji su u vezi sa predmetom javne nabavke i da je odgovarajući za definisanje karakteristika predmeta javne nabavke;
2. da je zahtev za oznaku određen na osnovu objektivno poverljivih i nediskriminatorskih kriterijuma;
3. da su oznake dostupne svim zainteresovanim licima;
4. da su zahtevi za oznakom određeni od strane trećeg lica nad kojim zainteresovano lice, odnosno ponuđač koji se prijavio za dobijanje oznake ne može vršiti odlučujući uticaj.
Ako Organizaciona jedinica- korisnik nabavke zahteva tačno određenu oznaku, dužan je da prihvati sve oznake koje potvrđuju da dobra, usluge ili radovi ispunjavaju zahteve odgovarajuće oznake.
U situaciji kada zainteresovano lice očigledno nije bilo u mogućnosti da pribavi određenu oznaku koju je naručilac zahtevao u konkursnoj dokumentaciji ili odgovarajuću oznaku, naručilac je dužan da prihvati drugi odgovarajući način dokazivanja koji može obuhvatiti i tehničku dokumentaciju proizvođača pod uslovom da zainteresovano lice dokaže da dobra, usluge ili radovi koje on nudi ispunjavaju zahteve određene oznake ili određene zahteve koje je naručilac predvideo.
U slučaju potrebe da se postupak javne nabavke sprovede od strane više Naručilaca ili se ukaže potreba da Grad ovlasti drugog naručioca da u njegovo ime sprovede postupak javne nabavke u ime i za račun Grada, pribaviće se prethodna saglasnost Gradskog veća, o čemu se stara Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki, a na osnovu dostavljenih podataka dobijenih nakon završenih pregovora Naručilaca u slučaju namere sprovođenja postupka javne nabavke od strane više Naručilaca ili po ovlašćenju.
Obavezno je imenovanje lica za koordinaciju postupka javne nabavke koja se sprovodi od strane više naručilaca ili po ovlašćenju.
Lice koje bude imenovano za koordinaciju postupka javne nabavke koja se sprovodi od strane više naručilaca ili po ovlašćenju, dužno je da prati dinamiku postupka, da ukazuje na rokove u postupku, da ukazuje na eventualne nepravilnosti, ukoliko ih primeti kao i da obezbedi nesmetanu i efikasnu saradnju naručilaca u cilju ekonomičnosti postupka javne nabavke.
Organizaciona jedinica - korisnik nabavke, uz zahtev za pokretanje postupka javne nabavke, dostavlja obrazloženje za pokretanje pregovaračkog postupka bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda i potrebne dokaze, ukoliko smatra da su ispunjeni Zakonom propisani uslovi za pokretanje ove vrste postupka.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki upućuje Upravi za javne nabavke zahtev za dobijanje mišljenja o osnovanosti primene pregovaračkog postupka, o čemu obaveštava podnosioca zahteva.
Ista procedura se odnosi i na konkurentni dijalog u kom slučaju se umesto mišljenja pribavlja saglasnost.
Po prijemu zahteva za pokretanje postupka javne nabavke, Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki dužna je da proveri da li isti sadrži sve utvrđene elemente za izradu konkursne dokumentacije, a naročito da li je javna nabavka predviđena Planom javnih nabavki Naručioca, odnosno Planom nabavki na koje se Zakon ne primenjuje.
Ukoliko podneti zahtev sadrži nedostatke, odnosno ne sadrži sve potrebne elemente, isti se bez odlaganja vraća podnosiocu zahteva na ispravku i dopunu, koja mora biti učinjena u najkraćem mogućem roku.
Zahtev se stavlja u proceduru nakon potpisa Gradonačelnika ili lica koje on ovlasti, po prethodno pribavljenim potpisima lica koja su navedena u obrascu Zahteva za pokretanje postupka javne nabavke koji je sastavni deo ovog Pravilnika, čime se potvrđuje tačnost i zakonitost zahteva u svim elementima.
Sačinjavanju predloga Odluke kojom se definiše sprovođenje postupka javne nabavke od strane više naručilaca ili se predlaže davanje ovlašćenja da se u ime i za račun Grada sprovede postupak, odnosno samo pojedine radnje, prethode pregovori sa naručiocima koji ispunjavaju potrebne uslove za ovakav način sprovođenja postupka i pribavljanje njihove pismene saglasnosti.
Pregovore vodi Gradonačelnik ili lice koje on ovlasti, uz aktivno učešće rukovodilaca organizacionih jedinica u čijoj nadležnosti je rešavanje ovog pitanja, uz prethodnu saglasnost Gradskog veća.
Način postupanja po odobrenom zahtevu za pokretanje postupka javne nabavke
Na osnovu odobrenog zahteva, Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki bez odlaganja sačinjava predlog odluke o pokretanju postupka javne nabavke i predlog rešenja o obrazovanju Komisije za javnu nabavku, koji sadrže sve potrebne elemente propisane Zakonom.
Način imenovanja članova Komisije za javnu nabavku, odnosno lica koja sprovode postupak javne nabavke
Komisija za javnu nabavku ima najmanje tri člana od kojih je jedan službenik za javne nabavke ili lice sa stečenim obrazovanjem na Pravnom fakultetu, na studijama drugog stepena (diplomske akademske studije - master, specijalističke akademske studije, specijalističke strukovne studije), odnosno na osnovnim studijama u trajanju od najmanje četiri godine.
Rešenjem se imenuju i zamenici članova Komisije.
U postupcima javnih nabavki dobara, usluga i radova čija je procenjena vrednost veća od trostrukog iznosa vrednosti gornjeg limita javne nabavke male vrednosti, službenik za javne nabavke mora biti član Komisije za javnu nabavku.
Članovi Komisije za javnu nabavku imenuju se iz reda zaposlenih u Organizacionoj jedinici za obavljanje poslova javnih nabavki i organizacione jedinice - korisnika nabavke, a mogu biti imenovani i članovi iz drugih organizacionih jedinica ukoliko za to postoji objektivna potreba.
Za članove Komisije za javnu nabavku se imenuju lica koja imaju odgovarajuće stručno obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke.
Ako Naručilac nema zaposleno lice koje ima odgovarajuće stručno obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke, u Komisiju za javnu nabavku se može imenovati lice koje nije zaposleno kod Naručioca.
U Komisiju za javnu nabavku se ne mogu imenovati lica koja mogu biti u sukobu interesa za predmet javne nabavke.
Nakon donošenja rešenja, članovi Komisije za javnu nabavku potpisuju izjavu kojom potvrđuju da u predmetnoj javnoj nabavci nisu u sukobu interesa, ukoliko smatraju da mogu biti u sukobu interesa ili ukoliko u toku postupka javne nabavke saznaju da mogu doći u sukob interesa, članovi Komisije za javnu nabavku o tome bez odlaganja obaveštavaju odgovorno lice Naručioca, radi preduzimanja potrebnih mera kako ne bi došlo do štetnih posledica u daljem toku postupka javne nabavke.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca, članovi Komisije za javnu nabavku se imenuju u skladu sa odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca kojom se uređuju odnosi između naručilaca.
Način pružanja stručne pomoći Komisiji za javnu nabavku, odnosno licima koja sprovode postupak javne nabavke
Sve osnovne organizacione jedinice Naručioca dužne su da u okviru svoje nadležnosti pruže stručnu pomoć Komisiji za javnu nabavku.
Osnovna organizaciona jedinica od koje je zatražena stručna pomoć Komisije za javnu nabavku, dužna je da pisanim putem odgovori na zahtev Komisije, u roku koji određuje Komisija, a u skladu sa propisanim rokovima za postupanje.
Ukoliko osnovna organizaciona jedinica ne odgovori Komisiji za javnu nabavku ili ne odgovori u roku, komisija obaveštava odgovorno lice Naručioca, koji će preduzeti potrebne mere.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca, sve osnovne organizacione jedinice Naručioca dužne su da u okviru svoje nadležnosti pruže stručnu pomoć licu ovlašćenom za koordinaciju postupkom javne nabavke od strane više naručilaca kao i Komisiji za javnu nabavku, čiji članovi se imenuju u skladu sa odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca.
Način postupanja u toku izrade konkursne dokumentacije
Komisija za javnu nabavku priprema konkursnu dokumentaciju, na način utvrđen Zakonom i podzakonskim aktima koji uređuju oblast javnih nabavki, tako da ponuđači na osnovu iste mogu da pripreme prihvatljivu i odgovarajuću ponudu.
Konkursna dokumentacija mora da sadrži elemente propisane podzakonskim aktom kojim su uređeni obavezni elementi konkursne dokumentacije u postupcima javnih nabavki.
Konkursna dokumentacija mora biti potpisana od strane Komisije za javnu nabavku najkasnije do dana objavljivanja.
Komisija za javnu nabavku je dužna da, u skladu sa Zakonom, podzakonskim aktima, odlukom o pokretanju postupka i rešenjem kojim je obrazovana, sprovede sve radnje potrebne za realizaciju postupka javne nabavke.
Dodatne informacije ili pojašnjenja i izmene i dopune konkursne dokumentacije
Dodatne informacije ili pojašnjenja i potrebne izmene i dopune konkursne dokumentacije, sačinjava Komisija za javnu nabavku.
Objavljivanje u postupku javne nabavke
Objavljivanje oglasa o javnoj nabavci, konkursne dokumentacije i drugih akata u postupku javne nabavke vrši službenik za javne nabavke odnosno, zaposleno lice Organizacione jedinice za obavljanje poslova javnih nabavki, u skladu sa Zakonom.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca, objavljivanje u postupku javne nabavke vršiće se u skladu sa odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca kojom se uređuju odnosi između naručilaca.
Na postupak otvaranja ponuda primenjuju se propisi kojima se uređuju javne nabavke.
Otvaranje ponuda se sprovodi na mestu i u vreme koji su navedeni u pozivu za podnošenje ponuda, kao i u konkursnoj dokumentaciji.
Otvaranje ponuda se sprovodi odmah nakon isteka roka za podnošenje ponuda.
Otvaranje ponuda je javno i može prisustvovati svako zainteresovano lice. Naručilac će isključiti javnost u postupku otvaranja ponuda ukoliko je to potrebno radi zaštite podataka koji predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka.
U postupku otvaranja ponuda mogu aktivno učestvovati samo ovlašćeni predstavnici ponuđača.
Predstavnik ponuđača koji učestvuje u postupku otvaranja ponuda ima pravo da prilikom otvaranja ponuda izvrši uvid u podatke iz ponude koji se unose u zapisnik o otvaranju ponuda.
Prilikom otvaranja ponuda Komisija za javnu nabavku sačinjava zapisnik, koji sadrži podatke predviđene Zakonom.
Zapisnik o otvaranju ponuda potpisuju članovi Komisije za javnu nabavku i predstavnici ponuđača, koji preuzimaju primerak zapisnika a ponuđačima koji nisu prisustvovali u postupku otvaranja ponuda dostavlja se zapisnik u roku od tri dana od dana otvaranja.
Način postupanja u fazi stručne ocene ponuda
Komisija za javnu nabavku je dužna da, nakon otvaranja ponuda, pristupi stručnoj oceni ponuda u skladu sa Zakonom i o pregledu i oceni ponuda za javnu nabavku sačini Izveštaj o stručnoj oceni ponuda.
Član Komisije za javnu nabavku, predstavnik Organizacione jedinice za obavljanje poslova javnih nabavki je odgovoran za pregled i ocenu dostavljenih dokaza koji se odnose na ispunjenost obaveznih uslova, osim dokaza koji se odnosi na ispunjenost obaveznog uslova posedovanja važeće dozvole nadležnog organa.
Stručno lice, predstavnik organizacione jedinice - korisnika nabavke, odgovorno je za ocenu tehničkih specifikacija i tehničke dokumentacije, kao i dostavljenih uzoraka, odnosno stručnu ocenu da li je ponuda odgovarajuća traženim tehničkim specifikacijama.
Član Komisije za javnu nabavku, predstavnik Organizacione jedinice -korisnik nabavke je odgovoran za pregled i ocenu dostavljenih dokaza koji se odnose na ispunjenost obaveznog uslova posedovanja važeće dozvole nadležnog organa kao i na ispunjenost dodatnih uslova, imajući u vidu da se radi o stručnom licu koje je i predložilo uslov i način dokazivanja.
Komisija za javnu nabavku odgovara za zakonitost celog postupka.
Izveštaj iz stava 1. ovog člana mora da sadrži naročito sledeće podatke:
1) predmet javne nabavke;
2) procenjenu vrednost javne nabavke ukupno i za svaku partiju posebno;
3) osnovne podatke o ponuđačima;
4) ponude koje su odbijene, razloge za njihovo odbijanje i ponuđenu cenu tih ponuda;
5) ako je ponuda odbijena zbog neuobičajeno niske cene, detaljno obrazloženje - način na koji je utvrđena ta cena;
6) način primene metodologije dodele pondera;
7) naziv ponuđača kome se dodeljuje ugovor, a ako je ponuđač naveo da će nabavku izvršiti uz pomoć podizvođača i naziv podizvođača.
Odredbe ovog člana shodno se primenjuju i na Izveštaj o stručnoj oceni prijava.
U skladu sa Izveštajem o stručnoj oceni ponuda, Komisija za javnu nabavku priprema Odluku o dodeli ugovora, Odluku o zaključenju okvirnog sporazuma, Odluku o obustavi postupka javne nabavke, odnosno Odluku o priznavanju kvalifikacije.
Gradonačelnik ili lice koje on ovlasti, usvaja akte i u skladu sa tim donosi iste.
Potpisana Odluka se objavljuje na Portalu javnih nabavki i na internet stranici Grada Pančeva u roku od tri dana od dana donošenja.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca, usvajanje i donošenje akata vršiće se u skladu sa Odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca kojom se uređuju odnosi između naručilaca.
Način postupanja u toku zaključivanja ugovora o javnoj nabavci
Po isteku roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava ponuđača, nakon donošenja Odluke o dodeli ugovora, odnosno Odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, odnosno ako u roku predviđenim Zakonom nije podnet zahtev za zaštitu prava ponuđača ili je zahtev za zaštitu prava ponuđača odbačen ili odbijen, Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki sačinjava ugovor, a isti mora odgovarati modelu ugovora iz konkursne dokumentacije.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki upućuje u proceduru potpisivanja predlog ugovora, koji nakon pregleda i parafiranja Komisije za javnu nabavku i lica iz člana 23 ovog Pravilnika, potpisuje Gradonačelnik ili lice koje on ovlasti, u roku ne dužem od tri dana.
Ugovor se sačinjava u 8 (osam) primeraka.
Nakon potpisivanja ugovora od strane ovlašćenog lica, Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki dostavlja primerke ugovora na potpisivanje drugoj ugovornoj strani.
Za postupanje u rokovima za zaključenje ugovora o javnoj nabavci, odgovorna je Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca, način postupanja u toku zaključivanja ugovora o javnoj nabavci regulisaće se odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca kojom se uređuju odnosi između naručilaca.
Postupanje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava ponuđača
Komisija za javnu nabavku postupa po prijemu zahteva za zaštitu prava, u skladu sa Zakonom.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, Komisija za javne nabavke će zatražiti stručnu pomoć nadležnih organizacionih jedinica.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca, način postupanja u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava regulisaće se odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca kojom se uređuju odnosi između naručilaca.
Ovlašćenja i odgovornosti u postupku javne nabavke
Odgovorno lice Naručioca Grad Pančevo je Gradonačelnik grada Pančeva. Gradonačelnik može posebnim aktom ovlastiti drugo lice ispred Naručioca da odobrava radnje i akta u postupcima javnih nabavki.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki koordinira radom sa sprovođenjem postupka i obavlja druge aktivnosti u vezi sa sprovođenjem postupka javne nabavke.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki sačinjava predloge akata u postupku javne nabavke:
• Odluku o pokretanju postupka,
• Rešenje o obrazovanju Komisije za javnu nabavku,
• Odluku o dodeli ugovora odnosno Odluku o obustavi postupka u skladu sa predlogom Komisije za javnu nabavku i
• Ugovor o javnoj nabavci na osnovu modela ugovora iz konkursne dokumentacije koju je sačinila Komisija za javnu nabavku.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki i organizaciona jedinica - korisnik nabavke određuju oblikovanje javne nabavke po partijama.
Komisija za javnu nabavku:
• Sačinjava konkursnu dokumentaciju;
• Sačinjava Oglase o javnim nabavkama;
• Sačinjava Izmene ili dopune konkursne dokumentacije;
• Dodatne informacije ili objašnjenja u vezi sa pripremanjem ponuda;
• Otvara, pregleda, ocenjuje i rangira ponude;
• Sačinjava pismeni Izveštaj o stručnoj oceni ponuda;
• Priprema predlog Odluke o dodeli ugovora;
• Predlog Odluke o obustavi postupka javne nabavke;
• Odlučuje povodom podnetog zahteva za zaštitu prava.
Preduzima druge radnje u postupku u zavisnosti od vrste postupka i predmeta nabavke, u skladu sa rokovima iz odluke o pokretanju postupka.
Dodatne uslove za učešće u postupku javne nabavke, određuje Komisija za javnu nabavku, na predlog stručnog lica, člana Komisije za javne nabavku.
Tehničku specifikaciju predmeta javne nabavke određuje organizaciona jedinica - korisnik nabavke i odgovorna je za istu.
Tehničku specifikaciju, kao obavezan deo konkursne dokumentacije, organizaciona jedinica - korisnik nabavke određuje na način koji će omogućiti zadovoljavanje stvarnih potreba Naručioca i istovremeno omogući širokom krugu ponuđača da podnesu odgovarajuće ponude.
Komisija za javnu nabavku može izvršiti izmene tehničkih specifikacija, na predlog stručnog lica, člana Komisije za javnu nabavku.
Kriterijume za dodelu ugovora i elemente kriterijuma, kao i metodologiju za dodelu pondera za svaki element kriterijuma, način navođenja, opisivanja i vrednovanja elemenata kriterijuma u konkursnoj dokumentaciji, utvrđuje Komisija za javnu nabavku, uzimajući u obzir vrstu, tehničku složenost, trajanje, vrednost javne nabavke i sl.
Utvrđivanje uporedivosti ponuđene cene sa tržišnom cenom vrši Komisija za javnu nabavku.
Model ugovora sačinjava Komisija za javnu nabavku, a ukoliko model ugovora koji Komisija za javnu nabavku priprema kao sastavni deo konkursne dokumentacije zahteva posebna stručna znanja, Komisija za javnu nabavku može zahtevati stručnu pomoć osnovnih organizacionih jedinica.
U postupku zaštite prava ponuđača, postupa Komisija za javnu nabavku, koja može zahtevati stručnu pomoć i ostalih stručnih službi. Ako je zahtev za zaštitu prava uredan, blagovremen i izjavljen od strane ovlašćenog lica, Komisija za javnu nabavku je dužna da na osnovu činjeničnog stanja, u ime i za račun Naručioca odluči po podnetom zahtevu, tako što sa primljenim zahtevom za zaštitu prava preduzima radnje na način, u rokovima i po postupku koji je propisan Zakonom.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca, odgovornosti i ovlašćenja u postupku javne nabavke regulisaće se odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca kojom se uređuju odnosi između naručilaca.
Način obezbeđivanja konkurencije
Konkurencija u svim postupcima javnih nabavki obezbeđuje se u skladu sa Zakonom, uz obavezu primene načela transparentnosti postupka javne nabavke.
U postupku javne nabavke neophodno je odrediti uslove za učešće u postupku, tehničke specifikacije i kriterijume za dodelu ugovora na način koji obezbeđuje učešće što većeg broja ponuđača i podnosioca prijava i koji ne stvara diskriminaciju među ponuđačima.
Način postupanja u cilju zaštite podataka i određivanje poverljivosti
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki, članovi Komisije za javnu nabavku, kao i svi zaposleni koji su imali uvid u podatke o ponuđačima sadržane u ponudi koje je kao poverljive, u skaldu sa Zakonom, ponuđač označio u ponudi, dužni su da čuvaju kao poverljive i odbiju davanje informacije koja bi značila povredu poverljivosti podataka dobijenih u ponudi.
Ne smatraju se poverljivim dokazi o ispunjenosti obaveznih uslova, cena i drugi podaci iz ponude koji su od značaja za primenu elemenata kriterijuma i rangiranje ponude.
Ponude i sva dokumentacija iz postupka javne nabavke, čuva se u Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova javnih nabavki, koja je dužna da preduzme sve mere u cilju zaštite podataka u skladu sa zakonom.
Svim licima koja učestvuju u sprovođenju postupka javne nabavke, odnosno u pripremi konkursne dokumentacije za javnu nabavku ili pojedinih njenih delova, zabranjeno je da trećim licima saopštavaju bilo koje nezvanične podatke u vezi sa javnom nabavkom.
U konkursnoj dokumentaciji može se zahtevati zaštita poverljivosti podataka koji se ponuđačima stavljaju na raspolaganje, uključujući i njihove podizvođače.
Preuzimanje konkursne dokumentacije može se usloviti potpisivanjem izjave ili sporazuma o čuvanju poverljivih podataka ukoliko ti podaci predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka.
Za određivanje poverljivosti podataka ovlašćena je i odgovorna organizaciona jedinica- korisnik nabavke, koja je dužna da informacije o poverljivim podacima Naručioca dostavi Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova javnih nabavki.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki, za svaku konkretnu javnu nabavku prilikom dostavljanja članovima Komisije za javnu nabavku uz rešenja kojim se imenuju, dostavlja i informaciju o poverljivim podacima.
Komisija za javnu nabavku je dužna da postupa sa poverljivim podacima u skladu sa Zakonom.
Način evidentiranja svih radnji i akata, čuvanja dokumentacije u vezi sa javnim nabavkama i vođenja evidencije zaključenih ugovora o javnim nabavkama i dobavljača
Naručilac je dužan da evidentira sve radnje i akte tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javne nabavke, sačinjava tromesečne izveštaje u skladu sa članom 132. Zakona o javnim nabavkama, da čuva svu dokumentaciju vezanu za javne nabavke u skladu sa propisima koji uređuju oblast dokumentarne građe i arhiva, najmanje deset godina od isteka ugovorenog roka za izvršenje pojedinačnog ugovora o javnoj nabavci, odnosno pet godina od donošenja odluke o obustavi postupka i da vodi evidenciju svih zaključenih ugovora o javnim nabavkama i evidenciju dobavljača.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki je dužna da prikuplja i evidentira podatke o postupcima javnih nabavki i zaključenim ugovorima o javnim nabavkama, kao i da Upravi za javne nabavke dostavlja tromesečni izveštaj najkasnije do 10-og u mesecu koji sledi po isteku tromesečja, u skladu sa Zakonom.
Tromesečni izveštaj iz stava 1 ovog člana potpisuje Gradonačelnik odnosno, lice koje on ovlasti, po prethodnom parafiranju od strane rukovodioca Organizacione jedinice nadležne za obavljanje poslova javnih nabavki, kojim se potvrđuje tačnost i zakonitost pripremljenog Izveštaja.
Nakon izvršenja ugovora o javnoj nabavci ili konačnosti odluke o obustavi postupka, Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki svu dokumentaciju dostavlja Organizacionoj jedinici nadležnoj za poslove opšte uprave na arhiviranje, koja je dužna da čuva svu dokumentaciju vezanu za javne nabavke u skladu sa propisima koji uređuju oblast dokumentarne građe i arhiva.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki vodi evidenciju svih zaključenih ugovora o javnim nabavkama i evidenciju dobavljača, u pisanoj i/ili elektronskoj formi.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca, lice ovlašćeno za koordinaciju postupkom dužno je da na zahtev Organizacione jedinice nadležne za obavljanje poslova javnih nabavki dostavlja Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova javnih nabavki, a po potrebi i drugim organizacionim jedinicama, sve potrebne podatke o postupku javne nabavke i zaključenom ugovoru o javnoj nabavci.
Kontrolu javnih nabavki vrši lice ovlašćeno za kontrolu javnih nabavki, koje samostalno i nezavisno sprovodi kontrolu planiranja i sprovođenja i u izuzetnim slučajevima izvršenje javnih nabavki i nabavki na koje se zakon ne primenjuje.
Kontrola javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje obuhvata kontrolu svih mera, radnji i akata Naručioca u postupku planiranja, sprovođenja postupka i u izuzetnim slučajevima izvršenja ugovora o javnoj nabavci, i to:
postupka planiranja i celishodnosti planiranja konkretne javne nabavke sa stanovišta potreba i delatnosti naručioca
davanjem saglasnosti (parafiranjem/potpisivanjem) na predloge akata koji se dostavljaju Gradonačelniku, Gradskom veću i Skupštini grada Pančeva na razmatranje i odlučivanje.
Način praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci
Pravila za dostavljanje ugovora o javnoj nabavci i potrebne dokumentacije unutarNaručioca
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki neposredno po zaključenju ugovora o javnoj nabavci, ugovor dostavlja:
• Osnovnoj organizacionoj jedinici - korisniku nabavke, koja je korisnik dobara, usluga i radova, a koja je u skladu sa delokrugom rada, odgovorna za praćenje izvršenja ugovora;
• Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova finansija, i
• drugim osnovnim organizacionim jedinicama na njihov zahtev, koje mogu biti uključene u praćenje izvršenja ugovora ili na čije će aktivnosti uticati izvršenje ugovora.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca, lice ovlašćeno za koordinaciju postupkom postupa po pravilima iz ovog člana, u skladu sa odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca kojom se uređuju odnosi između naručilaca.
Pravila komunikacije sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci
Komunikacija sa ponuđačem, odnosno dobavljačem, izvođačem ili izvršiocem u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci odvija se isključivo pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca, obaveza komunikacije sa ponuđačem, odnosno dobavljačem, izvođačem ili izvršiocem u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci regulisaće se odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca i kojom se uređuju odnosi između naručilaca.
Određivanje lica za praćenje izvršenja ugovora o javnim nabavkama
Odlukom o pokretanju postupka javne nabavke imenuje se lice / organizaciona jedinica - korisnik nabavke, koje će biti zaduženo i odgovorno za realizaciju javne nabavke i praćenje utroška sredstava i koje će vršiti kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, odnosno koje će vršiti ostale potrebne radnje u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Prijem dobara, usluga može se vršiti i komisijski, na predlog organizacione jedinice - korisnika nabavke, u kom slučaju će se doneti posebno rešenje o obrazovanju komisije za prijem dobara, usluga ili radova.
Prijem i kontrolu izvedenih radova vrši lice koje je imenovano Rešenjem o stručnom nadzoru nad izvođenjem radova.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca, a u skladu sa odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca kojom se uređuju odnosi između naručilaca, ovlašćeno lice za koordinaciju postupkom će, između ostalog, postupati po pravilima iz ovog pravilnika koja se odnose na izvršenje ugovora, i to:
• prijem i overavanje računa i drugih dokumenata za plaćanje,
• postupak realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja,
• postupanje u vezi sa izmenama u toku trajanja ugovora o javnoj nabavci i
• postupanje u slučaju potrebe za otklanjanjem nedostataka u garantnom roku.
Kriterijumi, pravila i način provere kvantiteta i kvaliteta isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova
Lice odgovorno za praćenje realizacije javne nabavke, odnosno predstavnika organizacione jedinice - korisnika nabavke, obavezno je da utvrdi da li količina isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovara ugovorenom i da li vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovaraju ugovorenim, odnosno da li su u svemu u skladu sa zahtevanim tehničkim specifikacijama i ponudom, i tom prilikom sačinjava:
a) zapisnik o kvantitativnom prijemu dobara, usluga ili radova, čime se potvrđuje prijem određene količine i tražene vrste dobara, usluga ili radova, kao i prijem neophodne dokumentacije (ugovor, otpremnica, ulazni račun i sl.) i
b) zapisnik o kvalitativnom prijemu dobara, usluga ili radova, čime se potvrđuje da isporučena dobra, usluge ili radovi u svemu odgovaraju ugovorenim.
Zapisnici se potpisuju od strane lica /predstavnika Organizacione jedinice - korisnika nabavke i ovlašćenog predstavnika dobavljača ili izvršioca i sačinjavaju se u dva istovetna primerka, od čega jedan primerak zadržava Naručilac a drugi dobavljač.
Zapisnici o konačnom obračunu izvedenih radova, potpisuju se od strane ovlašćenog predstavnika Izvođača, članova komisije za konačni obračun Naručioca i svih nadzornih organa imenovanih Rešenjem o vršenju stručnog nadzora nad izvođenjem predmetnih radova. Zapisnik o konačnom obračunu izvedenih radova sačinjava se u četiri istovetna primerka, od čega jedan primerak zadržava Izvođač, a Naručilac tri primerka od čega po jedan originalni primerak zadržava Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova finansija, Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki i Osnovna organizaciona jedinica - korisnik nabavke.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca, lice ovlašćeno za koordinaciju postupkom postupaće po odredbama iz ovog člana u skladu sa odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca kojom se uređuju odnosi između naručilaca.
Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci
U slučaju kada lice iz prethodnog člana ovog Pravilnika utvrdi da količina ili kvalitet isporuke ne odgovara ugovorenom, ne sačinjava zapisnik o kvantitativnom prijemu i zapisnik o kvalitativnom prijemu, već sačinjava i potpisuje reklamacioni zapisnik, u kome navodi u čemu isporuka nije u skladu sa ugovorenim.
Organizaciona jedinica- korisnik nabavke dostavlja reklamacioni zapisnik dobavljaču ili izvršiocu i dalje postupa povodom reklamacije u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci.
Postupanje po reklamaciji uređuje se ugovorom o javnoj nabavci, zakonom kojim se uređuju obligacioni odnosi i drugim propisima koji uređuju ovu oblast.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca, lice ovlašćeno za koordinaciju postupkom postupaće po odredbama iz ovog člana u skladu sa odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca kojom se uređuju odnosi između naručilaca.
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje
Računi i druga dokumenta za plaćanje primaju se u skladu sa opštim aktima i istog dana se dostavljaju Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova finansija.
Posle prijema računa za isporučena dobra, pružene usluge ili izvedene radove, Sekretarijat za finansije kontroliše postojanje obaveznih podataka na računu koji su propisani zakonom, a kod uvoza dobara i kompletnost dokumentacije o izvršenom uvozu, kao i ugovorene rokove i uslove plaćanja.
Ako račun ne sadrži sve podatke propisane zakonom ili ako dokumentacija o izvršenom uvozu nije kompletna, Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova finansija vraća račun izdavaocu računa.
Nakon opisane kontrole, račun za isporučena dobra ili pružene usluge se bez odlaganja dostavlja organizacionoj jedinici- korisniku nabavke radi kontrole svih relevantnih podataka (vrsta, količina, kvalitet i cene dobara ili usluga) u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci i, ukoliko su ispunjeni svi uslovi, radi potvrđivanja računa od strane lica zaduženog za realizaciju ugovora ili ukoliko se za realizaciju ugovora zadužuje organizaciona jedinica- korisnik nabavke, rukovodioca organizacione jedinice - korisnika nabavke. Posle kontrole ovih podataka, račun se dostavlja organizacionoj jedinici nadležnoj za poslove javnih nabavki koja potvrđuje da je sproveden postupak javne nabavke, radi parafiranja i unošenja izvršenja nakon čega se bez odlaganja dostavlja organizacionoj jedinici nadležnoj za poslove finansija radi plaćanja.
Računi, privremene i okončana situacija za izvođenje radova, dostavljaju se nadležnoj organizacionoj jedinici - korisniku nabavke radi kontrole podataka, koji se odnose na vrstu, količinu, kvalitet i cene usluga i radova, od strane stručnog nadzora imenovanog rešenjem o vršenju stručnog nadzora. Ispravnost dostavljenog računa, po izvršenoj kontroli, sva lica koja vrše stručni nadzor overavaju potpisom i licencnim pečatom, i potom račun parafira rukovodilac odnosno, pomoćnik rukovodioca nadležne organizacione jedinice. Ovaj račun se nakon toga vraća Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova finansija.
Nakon opisan e kontrole, račun se bez odlaganja dostavlja organizacionoj jedinici nadležnoj za poslove javnih nabavki, koja potvrđuje da je sproveden postupak javne nabavke, radi parafiranja i unošenja izvršenja nakon čega se bez odlaganja dostavljaju organizacionoj jedinici nadležnoj za poslove finansija radi plaćanja.
Kod ispostavljanja Okončane situacije, jedan primerak se pregleda i overava po proceduri iz prethodnog stava ovog člana i dostavlja Izvođaču radi pribavljanja bankarske garancije za otklanjanje nedostataka u garantnom roku. Na tom primerku okončane situacije koja se dostavlja drugoj ugovornoj strani se ispisuje napomena: "Samo za potrebe pribavljanja bankarske garancije". Po dostavljanju bankarske garancije za otklanjanje nedostataka u garantnom roku od Izvođača, sačinjava se Zapisnik o konačnom obračunu u skladu sa članom 49. stav 3 ovog Pravilnika. Po obostranom potpisivanju Zapisnika o konačnom obračunu, preostali primerci Okončane situacije se uz jedan originalni primerak Zapisnika dostavljaju Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova finansija i Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova javnih nabavki.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca, račun se bez odlaganja dostavlja licu ovlašćenom za koordinaciju postupkom, radi kontrole podataka koji se odnose na vrstu, količinu, kvalitet i cene dobara, usluga ili radova. Posle kontrole ovih podataka, račun se dostavlja Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova javnih nabavki koja potvrđuje da je sproveden postupak javne nabavke. Ovaj račun se nakon toga vraća Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova finansija.
U slučaju da se kontrolom iz prethodnog stava ovog člana utvrdi neispravnost računa - on se osporava, uz sačinjavanje službene beleške koju potpisuje lice ovlašćeno za koordinaciju postupkom u kojoj se navode razlozi tog osporavanja.
Ova se beleška dostavlja rukovodiocu Organizacione jedinice nadležne za obavljanje poslova finansija radi reklamacije izdavaocu tog računa.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova finansija vrši plaćanje nakon izvršene kontrole i kompletiranja prateće dokumentacije za plaćanje, osim ako je odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca kojom se uređuju odnosi između naručilaca, drugačije definisano.
Pravila postupka realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja
Organizaciona jedinica- korisnik nabavke je odgovorna za praćenje rokova važenja i postupanja u slučaju potrebe produženja roka važenja sredstava finansijskog obezbeđenja.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca u slučaju potrebe produženja roka važenja sredstava finansijskog obezbeđenja zadužiće se lice ovlašćeno za koordinaciju postupkom da prati rokove i stara se o produženju istih.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova finansija odgovorna je za čuvanje sredstava finansijskog obezbeđenja, realizaciju sredstava finansijskog obezbeđenja i vođenje evidencije realizovanih ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja.
U slučaju kada utvrdi razloge za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, organizaciona jedinica - korisnik nabavke u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, o tome bez odlaganja obaveštava Organizacionu jedinicu nadležnu za obavljanje poslova javnih nabavki, uz dostavljanje potrebnih obrazloženja i dokaza.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca, u slučaju kada utvrdi razloge za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, lice ovlašćeno za koordinaciju postupkom, o tome bez odlaganja obaveštava odgovorna lica svih naručilaca uz dostavljanje potrebnih obrazloženja i dokaza radi daljeg postupanja.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki u saradnji sa Organizacionom jedinicom nadležnom za poslove finansija, proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja i ukoliko su za to ispunjeni uslovi, Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova finansija, vrši realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja u skladu sa važećim propisima i odmah nakon realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja o tome obaveštava Organizacionu jedinicu nadležnu za obavljanje poslova javnih nabavki.
Pravila stavljanja dobara na raspolaganje korisnicima
Dobra se krajnjim korisnicima stavljaju na raspolaganje na osnovu dokumenta - trebovanje.
Dobra se dodeljuju na korišćenje organizacionoj jedinici za obavljanje poslova iz njenog delokruga.
Pravila postupanja u vezi sa izmenama u toku trajanja ugovora o javnoj nabavci
Organizaciona jedinica - korisnik nabavke u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, u slučaju potrebe za izmenom ugovora o javnoj nabavci o tome obaveštava Organizacionu jedinicu nadležnu za obavljanje poslova javnih nabavki.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki proverava da li su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci.
Ukoliko su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci, Organizaciona jedinica- korisnik nabavke, dužna je da sačini predlog aneksa ugovora i isti dostavi Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova javnih nabavki radi kontrole, eventualnih ispravki i stavljanja u dalju proceduru, a sve u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca u ovoj prilici postupa se u skladu sa odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca kojom se uređuju odnosi između naručilaca.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki u roku od tri dana od dana donošenja, odluku objavljuje na Portalu javnih nabavki, na svojoj internet stranici i dostavlja izveštaj Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji, a kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca u ovoj prilici postupa se u skladu sa odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca kojom se uređuju odnosi između naručilaca.
Postupanje u slučaju potrebe za otklanjanjem nedostataka u garantnom roku
Organizaciona jedinica - korisnik nabavke, u slučaju potrebe za otklanjanjem nedostataka u garantnom roku, o tome obaveštava dobavljača, odnosno izvođača radova ili izvršioca.
Kod sprovođenja postupka javne nabavke od strane više naručilaca u slučaju iz prethodnog stava postupa se u skladu sa odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke od strane više naručilaca kojom se uređuju odnosi između naručilaca.
Ukoliko dobavljač, odnosno izvođač radova ili izvršilac u garantnom roku ne otkloni utvrđene nedostatke u skladu sa ugovorom, Organizaciona jedinica - korisnik nabavke, o tome obaveštava Organizacionu jedinicu nadležnu za obavljanje poslova javnih nabavki i Organizacionu jedinicu nadležnu za obavljanje poslova finansija.
Organizaciona jedinica nadležna za obavljanje poslova javnih nabavki u saradnji sa Organizacionom jedinicom- korisnikom nabavke, proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenog sredstva finansijskog obezbeđenja za otklanjanje nedostataka u garantnom roku i ukoliko su za to ispunjeni uslovi, obaveštava Organizacionu jedinicu nadležnu za obavljanje poslova finansija, u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija, koja realizuje sredstvo obezbeđenja za otklanjanje nedostataka u garantnom roku.
Pravila za sastavljanje izveštaja (analize) o izvršenju ugovora
Izveštaj o izvršenju ugovora koji se zaključuju do iznosa planiranih finansijskih sredstava i koji se realizuju sukcesivno, organizaciona jedinica -korisnik nabavke, dostavlja Organizacionoj jedinici nadležnoj za obavljanje poslova javnih nabavki najkasnije u roku od 10 dana, od dana poslednjeg trebovanja i isti sadrži:
◦ predmet javne nabavke
◦ broj ugovora
◦ datum zaključenja ugovora
◦ datum završetka ugovora
◦ vrednost ugovora
◦ izvršenje bez uračunatog PDV-a i sa uračunatim PDV-om.
Obrazac Izveštaja o izvršenju gore navedenih ugovora sastavni je deo Pravilnika.
Usavršavanje zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki
Naručilac će omogućiti kontinuirano stručno usavršavanje zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki.
Program usavršavanja zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki sačiniće osnovna organizaciona jedinica Gradske uprave u čijem su delokrugu poslovi ljudskih resursa.
Danom stupanja na snagu ovog Pravilnika, prestaje da važi Pravilnik br.I-01-404-159/2015 od 09.10.2015. godine i Pravilnik br. II- 06-020-7/2015-283 od 09.10.2015. godine.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Pančeva".
Ovaj Pravilnik se objavljuje na internet stranici Grada Pančeva.
Obrasce koji su sastavni deo ovog pravilnika možete pogledati OVDE
Redakcija je zadržala sadržinu čl. 20. i 24. ovog pravilnika kako je objavljena u "Sl. listu grada Pančeva", br. 2/2018.