PRAVILNIKO USLOVIMA I POSTUPKU PREUZIMANJA OBAVEZA NA TERET BUDŽETSKIH SREDSTAVA KOD DIREKTNIH BUDŽETSKIH KORISNIKA GRADA VRANJA("Sl. glasnik Grada Vranja", br. 9/2018) |
Ovim pravilnikom definišu se uslovi i postupak preuzimanja obaveza na teret budžetskih sredstava organa i službi Grada Vranja, kretanja i evidentiranja dokumentacije koju dostavljaju organi i službe u pomoćne knjige i Glavnu knjigu Trezora u Odeljenju za budžet i finansije Gradske uprave.
Organi i službe Grada Vranja na koje se odnosi ovaj pravilnik su:
• Skupština grada
• Gradonačelnik i Gradsko veće
• Gradsko javno pravobranilaštvo
• Gradska uprava
• Zaštitnik građana
Evidentiranje dostavljene dokumentacije od organa i službi se vrši u sledećim pomoćnim evidencijama.
a) Knjiga ZPO - knjiga primljenih zahteva za preuzimanje obaveza evidentira sve zahteve za preuzimanje obaveza od strane budžetskih korisnika kod Odeljenja za budžet i finansije.
b) Knjiga ZIA - knjiga primljenih zahteva za izmenu aproprijacija evidentira sve zahteve za izmenu aproprijacija koje budžetski korisnici dostavljaju Odeljenju za budžet i finansije.
g) Knjiga PBR - knjiga predloga za korišćenje budžetske rezerve koje Odeljenje za budžet i finansije dostavlja Gradskom veću /Gradonačelniku za rashode i izdatke koji nisu planirani odlukom o budžetu ili nisu planirani u dovoljnoj meri.
a) Knjiga KPF - knjiga primljenih faktura i situacija evidentira sve ulazne fakture i situacije za isporučenu robu, izvršene usluge i radove dobavljača.
b) Knjiga AK - je knjiga avansa evidentira avansne fakture za date avanse dobavljačima u skladu sa potpisanim ugovorima i dobijenim garancijama.
v) Knjiga KUD - je knjiga ulaznih dokumenata i evidentira novčana davanja pojedincima, organizacijama civilnog društva, dotacija verskim zajednicama, poljoprivredne podsticaje, subvencije preduzećima, sudske presude i vansudska poravnanja, refundacije, veštačenja, putne troškove, takse i slično.
g) Knjiga predračuna - evidentira primljene predračune za plaćanje unapred određenih aktivnosti kao što su : kotizacije za seminare, lečenja, priključci na naponsku mrežu i sl.
Odeljenje za budžet i finansije u skladu sa svojim potrebama može voditi i druge pomoćne evidencije.
Na ulazni dokument prilikom evidentiranja u pomoćnim knjigama iz stava 1. ovog člana stavlja se redni broj ZPO, KPF, AK, KUD itd.
Preuzimanje obaveza za nabavku dobra, usluga i radova (Rezervacija sredstava, kontrola dokumentacije i evidentiranje)
(1) Pre pokretanja postupka nabavke dobara, usluga ili radova, organi i službe Grada Vranja dužni su dostaviti Odeljenju za budžet i finansije -zaposlenom u okviru Odeljenja zaduženog za obradu i kontrolu, Zahtev za preuzimanje obaveze na obrascu - ZPO sa detaljnim obrazloženjem aktivnosti i dinamike realizacije u prilogu.
(2) Odeljenje za budžet i finansije vodi Knjigu Zahteva za preuzimanje obaveza.
(3) Organi i službe Grada Vranja su dužne da u obrazloženju zahteva navedu pravnu osnovu kojom je definisana obaveza/mogućnost lokalne samouprave da finansira navedenu obavezu.
(4) Ako zahtev za preuzimanje obaveze sadrži predračunsku ili procenjenu vrednost nabavke odnosno drugih aktivnosti, Odeljenje za budžet i finansije vrši rezervaciju predviđenih sredstava u okviru aproprijacije na koju se ta obaveza odnosi. Za obaveze po ugovoru, koji se zbog prirode rashoda, zaključuje na period duži od 12 meseci, odnosno čije obaveze dospevaju na plaćanje u tekućoj i naredne dve budžetske godine podnosilac zahteva popunjava procenjenu vrednost nabavke po godinama.
(5) Rezervacija sredstava se može izvršiti do nivoa raspoložive aproprijacije koja se obračunava po formuli:
Raspoloživa aproprijacija = aproprijacija TG (za tekuću godinu) - prenete obaveze (TG-1) iz prethodnih godina + reprogramirane (odložene) obaveze (TG+1) za naredne godine
(6) Ako nije poznat iznos na zahtevu, Odeljenje za budžet i finansije izdaje izveštaj o stanju raspoloživih sredstava na aproprijaciji na obrascu - IRS i ne vrši rezervaciju sredstava.
(7) U slučaju nedovoljnog iznosa sredstava na aproprijaciji za finansiranje obaveze ili obaveze koja nije planirana budžetom čijim neizvršavanjem može doći do poremećaja u funkcionisanju organa i službi Grada Vranja ili neispunjavanja ciljeva, organi i službe Grada Vranja u Zahtevu za preuzimanjem obaveza, predlažu aproprijaciju koja može biti umanjena u korist aproprijacije čije se uvećanje traži. Odeljenje za budžet i finansije u konsultaciji sa podnosiocem zahteva daje mišljenje o mogućnosti izmena aproprijacija u skladu sa Zakonom o budžetskom sistemu i izdaje izveštaj o stanju neutrošenih sredstava tekuće budžetske rezerve sa predlogom Gradonačelniku za korišćenje tekuće budžetske rezerve ukoliko nije moguće na drugi način obezbediti uvećanje aproprijacije.
(8) U roku od tri dana Odeljenje za budžet i finansije dostavlja Zahtev za preuzimanje obaveza sa svom pratećom dokumentacijom Gradonačelniku na razmatranje.
(9) Gradonačelnik je u obavezi da odluku o podnetom zahtevu za preuzimanje obaveza donese u roku od 5 dana od datuma prijema zahteva.
(10) Gradonačelnik može ovlastiti drugo lice za razmatranje i odobravanje zahteva za preuzimanje obaveza za iznose ispod 300.000,00 dinara.
(11) Rukovodioc Odeljenja za budžet i finansije donosi rešenje o preusmerenju aproprijacija kod organa/službe Grada Vranja na osnovu saglasnosti Gradonačelnika za preuzimanje obaveze odnosno lica koje on ovlasti.
(12) Za rashode / izdatke koje nisu planirani budžetom ili nisu planirani u dovoljnom iznosu Gradonačelnik na osnovu predloga Odeljenja za budžet i finansije donosi rešenje o korišćenju budžetske rezerve.
(13) Za kapitalne izdatke čija priroda zahteva plaćanje u više godina Gradonačelnik daje saglasnost za pokretanje javne nabavke organu/službi Grada Vranja na osnovu predloga Odeljenja za budžet i finansije.
(14) Po donetoj odluci o podnetom zahtevu za preuzimanje obaveza zahtev se dostavlja organu/službi Grada Vranja koji je uputio zahtev i jedna kopija Odeljenju za budžet i finansije- zaposlenom u okviru Odeljenja zaduženog za obradu i kontrolu ZPO.
(15) Rukovodioci organa i službi Grada Vranja po dobijenom odobrenju od strane Gradonačelnika dostavljaju zahtev za pokretanje nabavke sa pratećom dokumentacijom nadležnoj službi za poslove javnih nabavki odnosno pokreću realizaciju odobrenih aktivnosti koje imaju za rezultat preuzimanje obaveza na teret budžetskih sredstava grada Vranja.
(16) Nakon sprovedenog postupka nabavke Služba za javne nabavke dostavlja rukovodiocu organa/službe iz stava (15) ovog Pravilnika potvrdu da je nabavka sprovedena u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama i navodi član Zakona na osnovu kojeg je izvršena nabavka.
(17) Rukovodilac organa/službe Grada Vranja pre potpisivanja ugovora, proverava postojanje kompletne dokumentacije o odobrenju preuzimanja obaveze (pravna osnova, rezervisana sredstva u budžetu za obavezu, saglasnost Odeljenja za višegodišnje ugovore, odobrenje Gradonačelnika za preuzimanje obaveza i potvrdu Službe za javne nabavke o sprovedenom postupku).
(18) Rukovodilac organa/službe Grada Vranja traži mišljenje Gradskog javnog pravobranilaštva o valjanosti nacrta ugovora pre potpisivanja za ugovore koji se odnose na promenu u imovini Grada. Gradsko javno pravobranilaštvo je dužno da u roku od 5 dana od dana prijema zahteva za davanje mišljenja dostavi mišljenje o valjanosti nacrta ugovora sa navedenim primedbama i predlogom za otklanjanje nepravilnosti.
(19) Nakon donešene Odluke o dodeli i potpisivanja ugovora, organi i službe Grada Vranja su dužne da odobren zahtev za preuzimanje obaveze, trebovanje/zahtev za transfer sredstava sa ugovorom i kompletnom dokumentacijom dostave Odeljenju za budžet i finansije- zaposlenom u okviru Odeljenja zaduženog za obradu i kontrolu zahteva, u svrhu konačne potvrde rezervacije sredstava na aproprijaciji.
(20) Ukoliko dođe do obustave postupka nabavke organi i službe Grada Vranja su dužni dostaviti obaveštenje o poništavanju postupka javne nabavke Odeljenju za budžet i finansije- zaposlenom u okviru Odeljenja zaduženog za obradu i kontrolu zahteva kako bi se poništila rezervacija sredstava na aproprijiciji.
(21) Prethodno rezervisani iznos, na osnovu odobrenog zahteva za preuzimanje obaveza, se potvrđuje ili koriguje iznosom u dostavljenom trebovanju/ugovoru.
(22) Overeno trebovanje/ugovor sa upisanim datumom rezervacije sredstava i rednim brojem odobrenog ZPO vraća se organu/službi, od koga je i zaprimljen putem dostavne knjige.
(23) Istovremeno sa slanjem trebovanja/ugovora u organ ili službu Grada Vranja u cilju realizacije nabavke, jedna kopija trebovanja/ugovora se ostavlja u Odeljenju za budžet i finansije - zaposlenom u okviru Odeljenja zaduženog za obradu i kontrolu ZPO.
(24) Organi i službe overeno trebovanje prosleđuju dobavljaču, na realizaciju.
(25) Jedna kopija trebovanja se ostavlja u organu/službi Grada Vranja po čijem zahtevu se vrši nabavka radi praćenja troškova i kontrole isporučene robe, izvršenih usluga i radova od strane dobavljača.
(26) Ukoliko dođe do izmena odredbi ili dobavljač odustane od ugovora ili dođe do promene u uslovima plaćanja organi i službe Grada Vranja su dužni sačiniti zabelešku i istu proslediti sa zahtevom za izmenu rezervacije ili poništenje.
(27) Fakture, predračune, avanse, privremene, okončane situacije i ostale računovodstvene isprave dobavljača primaju se preko Pisarnice Gradske uprave i dostavljaju organu/službi Grada Vranja na čije ime računovodstvena isprava glasi na kontrolu i overu.
(28) Zaposleni na poslovima prijema u Pisarnici Gradske uprave ne mogu primiti računovodstvene isprave iz stava (27). ukoliko se u dostavljenoj dokumentaciji ne može precizno utvrditi organ /odnosno služba Grada Vranja koji je odgovoran za preuzetu obavezu(naručilac).
(29) Kada dobavljač isporuči robe ili izvrši usluge i radove, ovlašćena osoba za prijem u organu ili službi grada Vranja na otpremnici potvrđuje da je isporučena roba ili izvršena usluga u skladu sa ugovorom i izdatim trebovanjem.
(30) Ovlašćenu osobu za izradu specifikacije za nabavku, kao i prijem roba i usluga imenuje rukovodilac Organa ili službe za šta ovlašćena osoba treba da bude stručna i odgovorna.
(31) Ukoliko se radi o izvođenju radova, neophodno je da fakturu, privremenu ili okončanu situaciju, prati i potvrda o izvršenim radovima.
(32) Ukoliko je angažovan nadzorni organ onda je neophodna potvrda nadzornog organa o izvršenim radovima.
(33) Ukoliko se radi o nabavci opreme ili radovima iz informacionog sistema neophodna je potvrda o prijemu opreme i izvršenju radova od strane prethodno imenovane Komisije čije članove čine stručna lica iz Zavoda za informacioni sistem Gradske uprave i organa i službe Grada Vranja po čijem zahtevu je nabavka izvršena.
(34) Za nabavku opreme i radove iz informacionog sistema do vrednosti 300.000 dinara dovoljna je potvrda nadležne osobe iz Zavoda za informacioni sistem o saobraznosti sa trebovanjem.
(35) Na osnovu potpisane otpremnice, potvrde o izvršenim uslugama, potvrde nadzornog organa o izvršenim radovima, fakturu, privremenu ili okončanu situaciju potpisuje rukovodilac organa/službe grada Vranja kod koga je finansijskim planom planiran rashod ili od njega ovlašćene osobe, te zajedno sa zahtevom za plaćanje prosleđuje putem Interne dostavne knjige u Odeljenje za budžet i finansije na kontrolu, knjiženje i plaćanje.
(36) Kada se račun, okončana situacija ili privremena situacija dostavi u Odeljenje za budžet i finansije na likvidaturu vrši se kontrola dostavljene dokumentacije i to:
• Da li su izdaci iskazani u fakturi ili situaciji u visini rezervisanih sredstava u okviru aproprijacije u budžetu Grada.
• Da li postoji potvrda službe za javne nabavke o sprovedenom postupku i navedeni član na osnovu kog je izvršena nabavka.
• Da li fakturu ili situaciju prati otpremnica potpisana od ovlašćene osobe, potvrda o izvršenim radovima od strane nadzornog organa, potvrda komisije ili potvrda nadležne osobe iz Zavoda za informatiku kada se nabavlja kompjuterska oprema.
• Da li je faktura ili situacija potpisana od strane rukovodioca organa/službe ili ovlašćene osobe.
• Da li su uz zahtev za plaćanje, fakturu ili situaciju dostavljeni prateći dokumenti (Odobreni zahtev za preuzimanje obaveze od strane Gradonačelnika, Odluka o dodeli ugovora, mišljenje GJP, saglasnost Odeljenja za budžet i finansije za višegodišnje ugovore i dr.)
(37) Ukoliko su zadovoljeni svi elementi iz prethodnog stava trebovanje/zahtev za plaćanje sa pratećom dokumentacijom se evidentira, overava i prosleđuje Službi računovodstva koja vrši kontiranje i knjiženje u Glavnu knjigu Trezora istog dana a najkasnije narednog dana od dostave računovodstvenih isprava na knjiženje.
(38) Potvrda o knjiženju isprava iz stava 37. se overava na zahtevu za plaćanje od strane ovlašćenih osoba u službi računovodstva. Kompletirana dokumentacija se nakon potpisa prosleđuje na predlog za plaćanje Gradonačelniku odnosno licu koju on ovlasti odobravanje plaćanja.
(39) Gradonačelnik odnosno lice koje je ovlastio za odobravanje plaćanja razmatra i odobrava predloge za plaćanje i rešenje o plaćanju dostavlja službeniku Trezora/Odeljenja za budžet i finansije ovlašćenom za vršenje plaćanja.
(40) Nakon izvršenog plaćanja i dostavljenog izvoda Uprave za trezor, realizovani zahtevi sa pratećom dokumentacijom se knjiže u Glavnoj knjizi Trezora i uredno arhiviraju u Arhivi Gradske uprave.
Postupanje u slučaju uočenih nepravilnosti
(1) Ukoliko se pri kontroli ulaznih dokumenata uoče nepravilnosti, Odeljenje za budžet i finansije kontaktira sa organima i službama, u cilju otklanjanja istih, zahtevaju se dokumenti koji nedostaju i vodi se evidencija o nastalim nepravilnostima.
(2) Nakon otklanjanja nepravilnosti Odeljenje za budžet i finansije, dostavlja dokumentaciju službi računovodstva na evidentiranje u pomoćne knjige i knjiženje u Glavnu knjigu.
(3) Ukoliko se nepravilnosti ne mogu otkloniti Odeljenje za budžet i finansije vraća u organ/službu sa obrazloženjem od strane Odeljenja.
Postupanje po sudskim sporovima i vansudskim poravnanjima
(1) Dokumentaciju za uplate po sudskim sporovima, sudskim i vansudskim poravnanjima koje budu prosleđene od strane nadležnog organa, stručni saradnik za pravne poslove u organu/Gradskom javnom pravobranilaštvu dužan je prekontrolisati u pogledu formalne i suštinske tačnosti i nakon toga dokumentaciju proslediti Odeljenju za budžet i finansije - zaposlenom u okviru Odeljenja zaduženog za obradu i kontrolu ZPO.
(2) Odeljenje za budžet i finansije za sudska i vansudska poravnanja koja nisu planirana budžetom predlaže način obezbeđenja sredstava u budžetu Gradonačelniku.
(3) Sudska i vansudska poravnanja sa pratećom dokumentacijom se prosleđuje u Odeljenje za budžet i finansije na evidentiranje u knjigu KUD-a, a nakon odobrenja od strane Gradonačelnika odnosno osobe koje on ovlasti prosleđuje na plaćanje.
(4) Po dobijenom izvodu iz Uprave za trezor, vrši se knjiženje u Glavnoj knjizi Trezora.
Postupak preuzimanje obaveza po osnovu konkursnog finansiranja/sufinansiranja organizacija i pojedinaca, odobravanja direktnih davanja pojedincima od strane nadležnih komisija i organa, i ostalih aktivnosti koje imaju za cilj preuzimanje obaveza na teret budžetskih sredstava Grada Vranja
(1) Preuzimanje obaveza po osnovu dodele ugovora na osnovu raspisanih konkursa za finansiranje/sufinansiranje organizacije i pojedinaca, dotacije verskim zajednicama, subvencija poljoprivrednicima i preduzećima, odobravanja direktnih novčanih davanja pojedincima od strane nadležnih komisija i organa, i ostalih aktivnosti predviđenih finansijskim planom organa i službi Grada Vranja na koje se ne primenjuje Zakon o javnim nabavkama vrši se po procedurama kao i nabavka roba, usluga i radova s tim što se pre plaćanja mora obezbediti dokumentacija koja na nedvosmislen način daje uveravanja da je aktivnost izvršena u skladu sa ugovorom, odlukom/saglasnošću Gradonačelnika/ Gradskog veća, pravilnikom o dodeli sredstava ili drugim aktom kojim se reguliše plaćanje obaveze.
(2) Izuzetno od stava 1. ovog člana za zahteve za odobravanje budžetskih sredstava fizičkim i pravnim licima van sistema lokalne samouprave Grada Vranja koji se direktno dostavljaju Gradskom veću na razmatranje, Gradsko veće pribavlja predlog/mišljenje o odobravanju zahteva organa/službe koji je nadležan za rešavanja tih zahteva, i potvrde Odeljenja za budžet i finansije o rezervaciji sredstava u budžetu Grada.
(3) Navedena dokumentacija se nakon odobrenja zahteva od strane Gradskog veća/Gradonačelnika, rezervacije sredstava i kontrole u pogledu kompletnosti i potpisa ovlašćenih lica od strane Odeljenja za budžet i finansije - zaposlenom u okviru Odeljenja zaduženog za obradu i kontrolu ZPO, prosleđuje službi računovodstva na evidentiranje u pomoćne knjige KUD.
(4) Dokumentacija se nakon evidentiranja u knjigu KUD-a prosleđuje na plaćanje. Po dobijenom izvodu iz Uprave za trezor vrši se knjiženje u Glavnoj knjizi na odgovarajućim kontima.
Kretanje, čuvanje dokumentacije i registra potpisa
(1) Budžetski korisnici čuvaju dokumentaciju koja se odnosi na ugovorene i stvorene obaveze prema budžetu grada, kao i drugu evidenciju o finansijskim transakcijama.
(2) Dokumentacija koja se zaprima od organa i službi u Odeljenje za budžet i finansije vrši se putem interne dostavne knjige i evidentira u odgovarajućim knjigama iz člana 1. Pravilnika.
(3) Organi i službe obavezni su na početku fiskalne godine dostaviti Odeljenju za budžet i finansije specifikaciju potpisa ovlašćenih osoba, kao i u toku godine u slučaju eventualnih izmena u ovlašćenjima.
(1) Preuzimanje obaveza organa i službi koje je u suprotnosti sa Zakonom o budžetskom sistemu, Zakona o javnim nabavkama i ovim Pravilnikom, odobrenim kvotama i planovima izvršenja budžetskih korisnika, ne smatraju se za obavezu budžeta i ne mogu se izvršavati na teret budžetskih sredstava grada Vranja.
(2) Gradonačelnik može privremeno obustaviti prenos sredstava budžetskom korisniku koji stvori obaveze mimo aproprijacija odobrenih u budžetu ili bez njegove saglasnosti.
Ovaj pravilnik stupa na snagu u roku od 8 dana od dana objavljivanja u Službenom glasniku grada Vranja, a primenjivaće se od 15. aprila 2018. godine.