PRAVILNIKO BLIŽEM UREĐIVANJU POSTUPKA JAVNE NABAVKE U POKRAJINSKOM SEKRETARIJATU ZA OBRAZOVANJE, PROPISE, UPRAVU I NACIONALNE MANJINE-NACIONALNE ZAJEDNICE("Sl. list AP Vojvodine", br. 24/2018 - prečišćen tekst) |
Ovim pravilnikom bliže se uređuje postupak javne nabavke u Pokrajinskom sekretarijatu za obrazovanje, propise, upravu i nacionalne manjine-nacionalne zajednice (u daljem tekstu: Sekretarijat).
Pravilnikom se uređuju učesnici, odgovornosti učesnika, način obavljanja poslova javnih nabavki u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama (u daljem tekstu: Zakon), a naročito se uređuje način planiranja nabavki (kriterijumi, pravila i način određivanja predmeta javne nabavke i procenjene vrednosti, način ispitivanja i istraživanja tržišta), odgovornost za planiranje, ciljevi postupka javne nabavke, način izvršavanja obaveza iz postupka, način obezbeđivanja konkurencije, sprovođenje i kontrola javnih nabavki, način praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Na pitanja koja nisu posebno uređena ovim pravilnikom, shodno se primenjuju odredbe Zakona i propisa donetih na osnovu Zakona.
Učesnici u postupku javnih nabavki
Poslove u vezi s javnim nabavkama u Sekretarijatu obavlja Tim za javne nabavke, koji se sastoji od Tima za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki (u daljem tekstu: Tim za planiranje i praćenje izvršenja) i Tima za sprovođenje javnih nabavki (u daljem tekstu: Tim za sprovođenje).
Zaposleni koji učestvuju u postupku planiranja i sprovođenja javnih nabavki odgovorni su za radnje koje preduzimaju u postupku javnih nabavki.
Planiranje javnih nabavki obuhvata učesnike u postupku planiranja javnih nabavki, kriterijume, pravila i način određivanja predmeta javne nabavke i procenjene vrednosti, način ispitivanja i istraživanja tržišta, rokove izrade i donošenje plana javnih nabavki, kao i druga pitanja značajna za postupak planiranja.
Učesnici u postupku planiranja javnih nabavki
Postupak planiranja i praćenja izvršenja javnih nabavki sprovodi Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki koji čine zaposleni u Sektoru za materijalno-finansijske poslove.
Rad Tima za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki koordinira šef Odseka za materijalno-finansijske poslove i načelnik Odeljenja za materijalno-finansijske poslove za oblast obrazovanja, koji su direktno odgovorni pomoćniku pokrajinskog sekretara za materijalno-finansijske poslove.
Kriterijumi za planiranje nabavki
Kriterijumi koji se primenjuju za planiranje javne nabavke jesu:
1) da li je predmet nabavke u funkciji obavljanja delatnosti i u skladu s planiranim ciljevima u Sekretarijatu;
2) da li tehničke specifikacije i količine određenog predmeta nabavke odgovaraju stvarnim potrebama Sekretarijata;
3) da li je procenjena vrednost nabavke odgovarajuća s obzirom na ciljeve nabavke, a imajući u vidu tehničke specifikacije, neophodne količine i stanje na tržištu (cena i ostali uslovi nabavke);
4) da li nabavka uzrokuje stvaranje dodatnih troškova;
5) da li postoje druga moguća rešenja za zadovoljavanje iste potrebe i koje su prednosti i nedostaci tih rešenja u odnosu na postojeće;
6) iskustveni pokazatelji u vezi s potrošnjom dobara (dnevno, mesečno, kvartalno, godišnje i sl.);
7) prikupljanje i analiza postojećih informacija i baza podataka o dobavljačima i zaključenim ugovorima;
8) praćenje i poređenje troškova održavanja i korišćenja postojeće opreme u poređenju s troškovima nove opreme, isplativost investicije, isplativost remonta postojeće opreme i sl.;
9) troškovi životnog ciklusa predmeta javne nabavke (trošak nabavke, troškovi upotrebe i održavanja, kao i troškovi odlaganja nakon upotrebe);
10) rizici i troškovi u slučaju nesprovođenja postupka nabavke, kao i troškovi drugih mogućih rešenja.
Rokovi izrade i donošenje plana javnih nabavki
Postupak planiranja, pripreme i izrade plana javnih nabavki sprovodi se istovremeno sa izradom i donošenjem budžeta AP Vojvodine odnosno finansijskog plana Sekretarijata, a koriguje se u skladu sa eventualnim rebalansom budžeta i izmenama predloženog finansijskog plana.
Plan javnih nabavki donosi se najkasnije do 31. januara budžetske godine na koju se odnosi.
Način iskazivanja potreba, provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku pojedinačnu nabavku
Prilikom pristupanja izradi plana javnih nabavki, Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki pismenim putem obraća se svim sektorima Sekretarijata, tražeći da se u utvrđenom roku dostave predlozi planiranih nabavki koji su neophodni za funkcionisanje sektora i Sekretarijata.
Sektori ili uže organizacione jedinice (u daljem tekstu: predlagači nabavke) postupak planiranja počinju utvrđivanjem stvarnih potreba za predmetima nabavki, neophodnih za obavljanje redovnih aktivnosti iz delokruga rada, u skladu s postavljenim zadacima, ciljevima i nadležnostima Sekretarijata.
Predlagači nabavke opisuju predmet nabavki, količine, procenu vrednosti nabavke, dinamiku pokretanja javne nabavke, period realizacije, obrazloženja koja su bitna za ocenu opravdanosti nabavke, određuju vrstu postupka nabavke i druge elemente značajne za planiranje javne nabavke.
Predlagači nabavke podatke o potrebama za nabavkama u pisanoj formi dostavaljaju Timu za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki koji ocenjuje svrsishodnost nabavke. Tim za javne nabavke naročito vodi računa o stvarnim potrebama Sekretarijata, o tome da li su iskazane potrebe u skladu s kriterijumima za planiranje nabavki, odobrenim programima i projektima i slično.
Nakon izvršene provere, tim za planiranje pisanim putem obaveštava rukovodioce organizacionih jedinica o svim uočenim neslaganjima potreba s kriterijumima za planiranje nabavki, kao i o neusaglašenosti iskazanih potreba s budžetom AP Vojvodine odnosno finansijskim planom Sekretarijata.
Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki može od predlagača nabavki zahtevati dodatna objašnjenja i izmene planiranih predmeta nabavke, količina, procenjene vrednosti, redosleda prioriteta i dr.
Nakon prijema obaveštenja, predlagači nabavke unose neophodne ispravke i utvrđuju stvarne potrebe za svaku pojedinačnu nabavku. Nakon prikupljenih podataka, Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki pristupa izradi plana javnih nabavki.
Pravila i način oblikovanja predmeta nabavke i tehničkih specifikacija predmeta nabavke
Član 9
Predmet nabavke opredeljuje se u zavisnosti od vrste, namene i svojstva i oblikuje se u skladu s načelima Zakona, odredbama Zakona koje uređuju predmet nabavke i Opštim rečnikom nabavki, odnosno pripadnošću istoj kategoriji, prema istovrsnosti (ista namena, svojstva i vrsta) predmeta.
Tehničkim specifikacijama predmet nabavke određuje se u skladu sa Zakonom i kriterijumima za planiranje nabavki, tako da se predmet nabavke opiše na jednostavan, jasan, objektivan, razumljiv i logično strukturiran način.
U postupku planiranja, Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki - u saradnji s Timom za sprovođenje postupka i predlagačima nabavke - opredeljuje posebne istovrsne celine (partije) predmeta nabavke.
Tehničku specifikaciju i projektnu dokumentaciju određuje predlagač nabavke koji je i odgovoran za njih.
Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki, u saradnji s Timom za sprovođenje postupka i predlagačem nabavke, konačno određuje predmet nabavke kao sastavni deo plana javnih nabavki.
Način ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta nabavke
Član 10
Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki, u saradnji s predlagačima nabavki, ispituje i istražuje tržište za svaki pojedinačni predmet nabavke, na jedan od sledećih načina:
- prikuplja podatke na terenu (neposredno, telefonom, putem publikacija, interneta, dostupnih baza podataka i oglasa potencijalnih ponuđača i slično);
- ispituje iskustva drugih naručilaca;
- sakuplja podatke putem ankete, upitnika (prikupljanje informacija od određenog broja potencijalnih ponuđača, putem elektronske pošte);
- analizira cene iz ugovora iz prethodnih godina;
- analizira potrošnju u poslednje tri godine (uvećane za dodatne aktivnosti i potrebe novozaposlenih);
- prati propisane koeficijente iz relevantnih propisa za konkretna radna mesta (u slučaju ugovornog angažovanja);
- ispitivanjem prethodnih iskustava u nabavci ovog predmeta nabavke (postojeće informacije i baze podataka o dobavljačima i ugovorima);
- na drugi pogodan način, imajući u vidu svaki predmet nabavke pojedinačno.
Prilikom ispitivanja i istraživanja tržišta, posebno se vodi računa o kvalitetu robe odnosno usluge, periodu garancije, načinu i troškovima održavanja, rokovima isporuke, postojećim propisima i standardima, mogućnostima na tržištu za zadovoljavanje potreba naručioca itd.
Ispitivanje i istraživanje tržišta obuhvata i analizu opravdanosti sprovođenja centralizovane javne nabavke.
Podaci dobijeni ispitivanjem i istraživanjem tržišta moraju biti validni u vreme pokretanja postupka.
Način određivanja procenjene vrednosti nabavke i odgovarajuće vrste postupka
Procenjena vrednost utvrđuje se nakon sprovedenog ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta javne nabavke.
Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki konačno određuje procenjenu vrednost predmeta nabavke na osnovu podataka dobijenih od predlagača nabavki i u toku ispitivanja i istraživanja tržišta, a u skladu s raspoloživim sredstvima.
Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki, nakon utvrđivanja spiska svih predmeta nabavki, određuje ukupnu procenjenu vrednost istovrsnih predmeta nabavke na nivou čitavog Sekretarijata.
Tim za javne nabavke, u saradnji s predlagačem nabavke, određuje vrstu postupka za svaki predmet nabavke - u skladu sa ukupnom procenjenom vrednošću istovrsnog predmeta nabavke, te dinamiku sprovođenja postupka, način realizacije nabavke i period plaćanja.
Način određivanja perioda na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje
Član 12
Predlagači nabavke određuju period na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje, u skladu s važećim propisima i realnim potrebama Sekretarijata, načelom ekonomičnosti i efikasnosti, a kao rezultat istraživanja i ispitivanja tržišta svakog predmeta nabavke.
Određivanje dinamike pokretanja postupka nabavke
Član 13
Tim za javne nabavke određuje dinamiku pokretanja i okončanja postupka nabavke, tako što utvrđuje okvirne rokove za pokretanje postupka, za zaključenje i izvršenje ugovora, a na osnovu podataka dobijenih od predlagača nabavke o periodu realizacije nabavke.
Dinamika pokretanja i okončanja postupka nabavke određuje se u skladu s rokovima koji su propisani Zakonom za preduzimanje pojedinih radnji u postupku nabavke i za sprovođenje postupka po zahtevu za zaštitu prava.
Ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke
Tim za javne nabavke, u saradnji s predlagačem nabavke, određuje da li je opravdano sprovesti rezervisanu javnu nabavku, kao rezultat ispitivanja i istraživanja tržišta svakog predmeta nabavke.
Ispitivanje opravdanosti sprovođenja centralizovane javne nabavke
Na osnovu rezultata ispitivanja i istraživanja tržišta i na osnovu odredbi Zakona koje uređuju centralizovane javne nabavke, Tim za javne nabavke određuje da li je obavezno, moguće i opravdano sprovođenje centralizovane javne nabavke i daje obrazloženje o tome.
Izrada predloga i donošenje plana nabavki
Izrada predloga plana nabavki je obaveza Tima za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki.
Predlog plana nabavki izrađuje se u propisanoj formi, u skladu sa aplikativnim softverom za izradu plana nabavki, objavljenim na internet stranici Uprave za javne nabavke.
Koordinatori i članovi Tima za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki su odgovorni:
- za izradu predloga plana nabavki;
- za sadržinu plana nabavki, za dato obrazloženje razloga i opravdanosti svake pojedinačne nabavke i za način na koji je utvrđena procenjena vrednost javne nabavke;
- za proveru usaglašenosti plana nabavki s budžetom AP Vojvodine odnosno raspoloživim sredstvima u finansijskom planu Sekretarijata;
- za dostavu predloga plana nabavki pokrajinskom sekretaru na donošenje.
Godišnji Plan javnih nabavki, za tekuću godinu, donosi pokrajinski sekretar.
Usvojeni plan nabavki Tim za planiranje i izvršenje objavljuje na Portalu javnih nabavki u roku od deset dana od dana donošenja, u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktom.
Obrazloženi predlog za izmenu i/ili dopunu plana nabavki mogu dati predlagači nabavke, članovi timova i zaposleni u Sekretarijatu, u slučajevima predviđenim Zakonom.
Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki ceni osnovanost predloga iz stava 1. ovog člana, utvrđuje predlog izmena i/ili dopuna plana nabavki, dostavlja ga licu za kontrolu na proveru, a nakon eventualnih ispravki - dostavlja ga rukovodiocu Sekretarijata na usvajanje.
Izmene i dopune plana nabavki donose se u postupku koji je propisan za donošenje plana nabavki, kada su ispunjeni uslovi propisani Zakonom.
Izmene i dopune plana nabavki Tim za planiranje i izvršenje objavljuje na Portalu javnih nabavki u roku od deset dana od dana donošenja na način propisan Zakonom i podzakonskim aktom.
Nadzor nad izvršenjem plana nabavki
Tim za planiranje i izvršenje prati i evidentira podatke o sprovođenju i izvršenju javnih nabavki:
- podatke o realizaciji plana za pojedine vrste postupaka i pojedine predmete;
- podatke o zaključenim ugovorima;
- podatke o dobavljačima;
- druge podatke.
Ciljevi postupka javne nabavke
U postupku javne nabavke moraju biti ostvareni ciljevi postupka javne nabavke, koji se odnose na:
1) celishodnost i opravdanost javne nabavke - pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta i potrebnih količina, za zadovoljavanje stvarnih potreba naručioca na efikasan, ekonomičan i efektivan način;
2) ekonomično i efikasno trošenje javnih sredstava - princip "vrednost za novac", odnosno pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta po najpovoljnijoj ceni;
3) efektivnost (uspešnost) - stepen do koga su postignuti postavljeni ciljevi, kao i odnos između planiranih i ostvarenih efekata određene nabavke;
4) transparentno trošenje javnih sredstava;
5) obezbeđivanje konkurencije i jednak položaj svih ponuđača u postupku javne nabavke;
6) zaštitu životne sredine i obezbeđivanje energetske efikasnosti;
7) blagovremeno i efikasno sprovođenje postupka javne nabavke za potrebe nesmetanog odvijanja procesa rada naručioca i blagovremenog zadovoljavanja potreba ostalih korisnika.
Dostavljanje, prijem pismena i komunikacija u poslovima javnih nabavki
Dostavljanje i prijem pismena u vezi s poslovima javnih nabavki Sekretarijat obavlja putem pisarnice pokrajinskih organa, u okviru koje se nalazi ekspedicija za otpremanje pismena u zemlju i inostranstvo.
U pisarnici pokrajinskih organa pošta se prima i evidentira, nakon čega se dostavlja licu koje je, u skladu sa aktom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta, u Sekretarijatu zaduženo za prijem i raspoređivanje pošte zaposlenima u Sekretarijatu.
U pisarnici pokrajinskih organa evidentira se prijem ponuda, izmena i dopuna ponuda tako što se na koverti, odnosno kutiji u kojoj se ponuda nalazi, obeležava vreme i datum prijema pismena.
Zaprimljene ponude lice iz stava 2. ovog člana predaje jednom od članova komisije za javne nabavke, koje je u obavezi da ih čuva do otvaranja ponuda, a ukoliko utvrdi nepravilnosti prilikom prijema ponude (npr. ponuda nije označena kao ponuda, pa je otvorena, dostavljena je otvorena ili oštećena koverta), dužan je da o tome obavesti članove komisije za javnu nabavku.
Komunikacija u postupku javnih nabavki odvija se pisanim putem, putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Ako se pri prijemu, pregledu ili otvaranju elektronske pošte utvrde nepravilnosti ili drugi razlozi koji onemogućavaju postupanje po ovoj pošti (npr. nedostatak osnovnih podataka za identifikaciju pošiljaoca imena i prezimena ili adrese, nemogućnost pristupa sadržaju poruke, format poruke koji nije propisan, podaci koji nedostaju), ta pošta se preko i-mejl naloga (korisničke adrese) vraća pošiljaocu, uz navođenje razloga vraćanja.
Zaposleni je dužan da čuva svu elektronsku poštu koju je upotrebom i-mejl naloga ili na drugi odgovarajući način neposredno primio od drugih lica, a koja sadrži akte kojima se dopunjava, menja, prekida ili završava neka službena radnja, odnosno poslovna aktivnost u postupku javnih nabavki.
Potvrda o prijemu elektronske pošte izdaje se korišćenjem i-mejl naloga ili na drugi pogodan način.
Sva akta u postupku javne nabavke potpisuje pokrajinski sekretar, a parafira pomoćnik u sektoru iz kojeg je zaposleni koji je obrađivao predmet, izuzev akata koje u skladu sa odredbama Zakona potpisuju članovi komisije za javnu nabavku.
Sprovođenje postupka javne nabavke
Tim za sprovođenje, koji čine zaposleni u Sektoru za propise, sprovodi postupak javne nabavke tako što koordinira rad komisija za javne nabavke, pruža stručnu pomoć komisiji u vezi sa sprovođenjem postupka nabavke i obavlja druge aktivnosti s tim u vezi.
Za organizaciju rada članova Tima za sprovođenje, kao i za kontrolu aktivnosti u vezi sa sprovođenjem javnih nabavki, odgovoran je pomoćnik pokrajinskog sekretara za propise.
Tim za sprovođenje, u skladu sa okvirnim datumima za pokretanje postupka javne nabavke, koji su definisani u Planu nabavki, priprema predlog odluke o pokretanju postupka i predlog rešenja o obrazovanju komisije za javnu nabavku, koje potpisuje pokrajinski sekretar ili lice koje on ovlasti, a koji sadrže sve potrebne elemente propisane Zakonom.
Pokretanje postupka javne nabavke se evidentira i zavodi pod brojem koji dodeljuje pisarnica pokrajinskih organa, u skladu s propisima kojima se uređuje kancelarijsko poslovanje.
Ukoliko smatra da su ispunjeni Zakonom propisani uslovi za pokretanje pregovaračkog postupka bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda, Tim za sprovođenje Upravi za javne nabavke upućuje zahtev za dobijanje mišljenja o osnovanosti primene pregovaračkog postupka.
Način imenovanja članova komisije za javnu nabavku, odnosno lica koja sprovode postupak javne nabavke
Komisija za javnu nabavku (u daljem tekstu: Komisija) ima najmanje tri člana od kojih je jedan službenik za javne nabavke ili lice sa stečenim obrazovanjem na pravnom fakultetu, na studijama drugog stepena (diplomske akademske studije - master, specijalističke akademske studije, specijalističke strukovne studije), odnosno na osnovnim studijama u trajanju od najmanje četiri godine.
Članovi komisije i njihovi zamenici imenuju se rešenjem.
U postupcima javnih nabavki dobara, usluga ili radova čija je procenjena vrednost veća od trostrukog iznosa vrednosti gornjeg limita javne nabavke male vrednosti, službenik za javne nabavke mora biti član Komisije.
Komisija je dužna da sprovede postupak javne nabavke koji je određen u odluci o pokretanju postupka i odgovorna je za zakonitost sprovođenja postupka.
Komisija:
1) priprema konkursnu dokumentaciju, oglase o javnim nabavkama, izmene ili dopune konkursne dokumentacije, dodatne informacije ili objašnjenja u vezi s pripremanjem ponuda ili prijava;
2) otvara, pregleda, ocenjuje i rangira ponude ili prijave;
3) vodi pregovarački postupak;
4) sačinjava pismeni izveštaj o stručnoj oceni ponuda;
5) priprema predlog odluke o dodeli ugovora, predlog odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke, kao i predlog odluke o priznavanju kvalifikacije;
6) odlučuje povodom podnetog zahteva za zaštitu prava;
7) preduzima druge radnje u postupku, u zavisnosti od vrste postupka i predmeta nabavke.
Komunikaciju sa zainteresovanim licima i ponuđačima obavljaju isključivo članovi Komisije.
Način pružanja stručne pomoći Komisiji, odnosno licima koja sprovode postupak javne nabavke
Sve organizacione jedinice u Sekretarijatu dužne su da u okviru svoje nadležnosti pruže stručnu pomoć Komisiji, uključujući pritom i izradu tehničkih specifikacija.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, Komisija se pisanim putem obraća nadležnoj organizacionoj jedinici.
Organizaciona jedinica od koje je zatražena stručna pomoć Komisije dužna je da pisanim putem odgovori na zahtev Komisije, u roku koji određuje Komisija.
Ukoliko organizaciona jedinica ne odgovori Komisiji ili ne odgovori u roku, Komisija obaveštava pokrajinskog sekretara, koji će preduzeti sve potrebne mere predviđene pozitivnim propisima za slučaj nepoštovanja radnih obaveza.
Način postupanja u toku izrade konkursne dokumentacije
Komisija priprema konkursnu dokumentaciju, na način utvrđen Zakonom i podzakonskim aktima koji uređuju oblast javnih nabavki, tako da ponuđači na osnovu te dokumentacije mogu da pripreme prihvatljivu i odgovarajuću ponudu.
Konkursna dokumentacija mora da sadrži elemente propisane Zakonom i podzakonskim aktom kojim su uređeni obavezni elementi konkursne dokumentacije u postupcima javnih nabavki.
Komisija je dužna da, u skladu sa Zakonom, podzakonskim aktima, odlukom o pokretanju postupka i rešenjem kojim je obrazovana, sprovede sve radnje potrebne za realizaciju javne nabavke.
Komisija priprema izmene i dopune konkursne dokumentacije, daje dodatne informacije ili objašnjenja u vezi s pripremanjem ponude i prijava i sačinjava odgovor u pisanom obliku.
Objavljivanje u postupku javne nabavke
Oglase o javnoj nabavci, konkursnu dokumentaciju i druge akte u postupku javne nabavke objavljuje Tim za sprovođenje, u skladu sa Zakonom.
Na postupak otvaranja ponuda primenjuju se propisi kojima se uređuju javne nabavke.
Otvaranje ponuda sprovodi se na mestu i u vreme koji su navedeni u pozivu za podnošenje ponuda, kao i u konkursnoj dokumentaciji.
Otvaranje ponuda sprovodi se odmah nakon isteka roka za podnošenje ponuda.
Otvaranje ponuda je javno i može mu prisustvovati svako zainteresovano lice. Naručilac će isključiti javnost u postupku otvaranja ponuda ukoliko je to potrebno radi zaštite podataka koji predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka.
U postupku otvaranja ponuda mogu aktivno učestvovati samo ovlašćeni predstavnici ponuđača.
Predstavnik ponuđača koji učestvuje u postupku otvaranja ponuda, prilikom otvaranja ponuda, ima pravo na uvid u podatke iz ponude koji se unose u zapisnik o otvaranju ponuda.
Prilikom otvaranja ponuda, Komisija sačinjava zapisnik koji sadrži podatke predviđene Zakonom.
Zapisnik o otvaranju ponuda potpisuju članovi Komisije i predstavnici ponuđača, koji preuzimaju primerak zapisnika; ponuđačima koji nisu učestvovali u postupku otvaranja ponuda, dostavlja se zapisnik u roku od tri dana od dana otvaranja.
Način postupanja u fazi stručne ocene ponuda
Komisija je dužna da, nakon otvaranja ponuda, pristupi stručnoj oceni ponuda u skladu sa Zakonom, te da o pregledu i oceni ponuda za javnu nabavku sačini izveštaj o stručnoj oceni ponuda.
Odredbe ovog člana shodno se primenjuju i na izveštaj o stručnoj oceni prijava.
U skladu sa izveštajem o stručnoj oceni ponuda, Komisija priprema predlog odluke o dodeli ugovora, predlog odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke, odnosno predlog odluke o priznavanju kvalifikacije.
Predlog odluke iz stava 1. ovog člana dostavlja se ovlašćenom licu na potpisivanje.
Tim za sprovođenje odluke iz stava 1. ovog člana objavljuje se na Portalu javnih nabavki u zakonom propisanim rokovima.
Način postupanja u toku zaključivanja ugovora
Po isteku roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava, nakon donošenja odluke o dodeli ugovora, odnosno odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, odnosno ako u roku predviđenom Zakonom nije podnet zahtev za zaštitu prava ili je zahtev za zaštitu prava odbačen ili odbijen, Tim za sprovođenje sačinjava predlog ugovora koji mora odgovarati modelu ugovora iz konkursne dokumentacije.
Ugovor, sačinjen, po pravilu, u četiri primerka, potpisuje pokrajinski sekretar ili lice koje on ovlasti.
Primerci ugovora dostavljaju se na potpisivanje drugoj ugovornoj strani.
Tim za sprovođenje dostavlja potpisani primerak ugovora Sektoru za materijalno-finansijske poslove.
Postupanje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava
Komisija postupa po prijemu zahteva za zaštitu prava, u skladu sa Zakonom.
Način obezbeđivanja konkurencije
Konkurencija u svim postupcima javne nabavke obezbeđuje se u skladu sa Zakonom, uz obavezu primene načela transparentnosti postupka javne nabavke.
U postupku javne nabavke, neophodno je odrediti uslove za učešće u postupku, tehničke specifikacije i kriterijume za dodelu ugovora na način koji obezbeđuje učešće što većeg broja ponuđača i podnosilaca prijava i koji ne stvara diskriminaciju među ponuđačima.
S ciljem obezbeđivanja konkurencije, u postupku javne nabavke male vrednosti, poziv se može uputiti na adrese najmanje tri lica (a kada god je moguće i na adrese više lica) koja su prema saznanjima Naručioca sposobna da izvrše nabavku.
U pregovaračkom postupku bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda poziv se upućuje, uvek ako je to moguće, na adrese više lica koja obavljaju delatnost koja je predmet javne nabavke i koja su sposobna da izvrše nabavku.
Do saznanja o potencijalnim ponuđačima koji mogu da izvrše predmet javne nabavke, dolazi se ispitivanjem i istraživanjem tržišta i na drugi pogodan način.
Način postupanja radi zaštite podataka i određivanje poverljivosti
Tim za javne nabavke, članovi Komisije i svi zaposleni u Sekretarijatu koji su imali uvid u podatke sadržane u ponudi, a koje je ponuđač označio u ponudi kao poverljive, dužni su da ih čuvaju kao poverljive i da odbiju davanje informacije, što bi značilo povredu poverljivosti podataka dobijenih u ponudi, u skladu sa Zakonom.
Ne smatraju se poverljivim dokazi o ispunjenosti obaveznih uslova, cena i drugi podaci iz ponude značajni za primenu elemenata kriterijuma i rangiranje ponude.
Svim licima koja učestvuju u sprovođenju postupka javne nabavke, odnosno u pripremi konkursne dokumentacije za javnu nabavku ili pojedinih njenih delova, zabranjeno je da trećim licima saopštavaju bilo koje nezvanične podatke u vezi s javnom nabavkom.
U konkursnoj dokumentaciji može se zahtevati zaštita poverljivosti podataka koji se ponuđačima stavljaju na raspolaganje, uključujući i njihove podizvođače.
Preuzimanje konkursne dokumentacije Komisija može usloviti potpisivanjem izjave ili sporazuma o čuvanju poverljivih podataka ukoliko ti podaci predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka.
Tim za sprovođenje za svaku konkretnu nabavku, prilikom dostavljanja članovima Komisije rešenja o imenovanju Komisije, dostavlja i informaciju o poverljivim podacima.
Komisija je dužna da s poverljivim podacima postupa u skladu sa Zakonom i drugim propisima.
Način evidentiranja svih radnji i akata, čuvanja dokumentacije u vezi s javnim nabavkama i vođenja evidencije zaključenih ugovora i dobavljača
Tim za javne nabavke evidentira sve radnje koje je preduzeo i akte koje je doneo tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javne nabavke, čuva svu dokumentaciju u vezi s javnim nabavkama, u skladu s propisima koji uređuju oblast dokumentarne građe i arhiva, najmanje deset godina od isteka ugovorenog roka za izvršenje pojedinačnog ugovora o javnoj nabavci, odnosno pet godina od donošenja odluke o obustavi postupka i vodi evidenciju svih zaključenih ugovora o javnim nabavkama i evidenciju dobavljača.
Dostavljanje tromesečnog izveštaja Upravi za javne nabavke
Na osnovu podataka iz člana 42. ovog pravilnika, Tim za javne nabavke priprema i dostavlja Upravi za javne nabavke tromesečni izveštaj, najkasnije do 10. u mesecu koji sledi po isteku tromesečja, u skladu sa Zakonom.
Tromesečni izveštaj iz stava 1. ovog člana potpisuje pokrajinski sekretar ili lice koje on ovlasti.
Kontrola javnih nabavki obuhvata kontrolu svih preduzetih mera, akata i radnji u postupku planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Kontrolu mera, akata i radnji u postupku planiranja javnih nabavki i izvršenja zaključenih ugovora o javnim nabavkama obavlja pomoćnik pokrajinskog sekretara za materijalno-finansijske poslove.
Kontrolu mera, akata i radnji u vezi sa sprovođenjem postupka javnih nabavki, evidentiranja i arhiviranja predmeta obavlja pomoćnik pokrajinskog sekretara za propise i opšte pravne poslove.
Zaposleni koji imaju stručna znanja iz oblasti predmeta nabavki i oblasti poslovanja Sekretarijata (pravne, ekonomske, informacione tehnologije, obrazovanja i dr.) dužni su da, po zahtevu lica zaduženih za kontrolu, pruže stručnu pomoć prilikom kontrole javnih nabavki.
Kontrola mera, akata i radnji u postupku planiranja obavlja se u svakoj fazi planiranja, kao i neposredno pre donošenja plana javnih nabavki - kao redovna kontrola.
Kontrola radnji i akata u postupku sprovođenja javnih nabavki obavlja se u svakoj fazi postupka sprovođenja - kao redovna kontrola.
Vanredna kontrola javnih nabavki sprovodi se po nalogu pokrajinskog sekretara, a može i bez njegovog naloga ako postoje saznanja zbog kojih je potrebno sprovesti kontrolu.
Predmet kontrole planiranja javnih nabavki i izvršenja ugovora naročito obuhvata:
1. način na koji je ispitivano tržište i dokumentaciju koja potvrđuje sprovedene aktivnosti;
2. postupak i način utvrđivanja procenjene vrednosti javne nabavke;
3. usaglašenost planiranih nabavki s finansijskim planom Sekretarijata;
4. način i rokove plaćanja;
5. druge neophodne radnje.
Predmet kontrole sprovođenja javnih nabavki naročito obuhvata:
1. predloge akata u postupku javnih nabavki za čiju izradu nije nadležna Komisija;
2. druge neophodne radnje.
Pomoćnici pokrajinskog sekretara, kao lica za kontrolu, svojim parafom na aktima koje su pripremili članovi Tima za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki i Tima za sprovođenje, potvrđuju izvršenu kontrolu.
U slučaju vanredne kontrole pomoćnici pokrajinskog sekretara sastavljaju izveštaj koji sadrži:
1. razlog kontrole;
2. predmet kontrole;
3. datum izvršenja kontrole;
4. ime lica koje je kontrolu izvršio;
5. spisak dokumentacije nad kojom je ostvaren uvid tokom kontrole;
6. nalaz, preporuke i predlog mera;
7. potpis lica za kontrolu.
Pravila komunikacije s drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora
Komunikacija s drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci odvija se pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Komunikaciju s drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci obavljaju članovi Tima za planiranje i izvršenje.
Član komisije, u saradnji sa članovima Tima za planiranje i izvršenje zadužen je za kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, odnosno obavlja ostale potrebne radnje u vezi s praćenjem izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Prijem dobara, usluga i radova može se obavljati i komisijski.
Pravila i način provere kvantiteta i kvaliteta isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova
Prilikom kvantitativnog i kvalitativnog prijema dobara, usluga ili radova, proverava da li količina, vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovaraju ugovorenom, odnosno da li su u svemu u skladu sa zahtevanim tehničkim specifikacijama i ponudom, o čemu se sačinjava i zapisnik.
Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora
Kada se utvrdi da količina ili kvalitet isporuke ne odgovara ugovorenom, Tim za planiranje i izvršenje upućuje pisanu reklamaciju dobavljaču, u kojoj se navodi u čemu isporuka nije u skladu sa ugovorenim.
Postupanje po reklamaciji uređuje se ugovorom o javnoj nabavci, zakonom kojim se uređuju obligacioni odnosi i drugim propisima koji uređuju ovu oblast.
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje, kao i pravila postupka realizacije ugovorenih obaveza, propisani su aktom koji reguliše organizaciju budžetskog računovodstva u Sekretarijatu.
Pravila postupka realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja
Kada utvrdi razloge za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, Tim za javne nabavke proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja i - ukoliko su za to ispunjeni uslovi - obaveštava Sektor za materijalno-finansijske poslove, zadužen za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja u skladu s važećim propisima.
Sve organizacione jedinice obaveštavaju Tim za javne nabavke o postojanju dokaza za negativne reference. Dokazi se prikupljaju u toku postupka javne nabavke, zahteva za zaštitu prava i izvršenja ugovora.
Pravila stavljanja dobara na raspolaganje korisnicima unutar naručioca
Tim za javne nabavke stara se o stavljanju dobra na raspolaganje zaposlenima u Sekretarijatu.
Pravila postupanja u vezi sa izmenom ugovora
Ukoliko su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci, Tim za sprovođenje izrađuje predlog odluke o izmeni ugovora i predlog aneksa ugovora, koje dostavlja na potpis ovlašćenom licu; u roku od tri dana od dana donošenja, odluku objavljuje na Portalu javnih nabavki i dostavlja izveštaj Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji.
Postupanje u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku
Ukoliko Tim za sprovođenje otkrije greške u toku garantnog roka, o tome obaveštava drugu ugovornu stranu.
Tim za sprovođenje proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenog sredstva finansijskog obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku i - ukoliko su za to ispunjeni uslovi - obaveštava Sektor za materijalno-finansijske poslove, koji realizuje sredstvo obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku.
Pravila za sastavljanje izveštaja (analize) o izvršenju ugovora
Tim za planiranje i izvršenje prati izvršenje ugovora koji su realizovani u jednom tromesečju.
Po nalogu pokrajinskog sekretara sačiniće o tome izveštaj koji sadrži:
- opis toka izvršenja ugovora;
- ukupnu realizovanu vrednost ugovora;
- uočene probleme tokom izvršenja ugovora;
- eventualne predloge za poboljšanje;
- druge podatke.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu Autonomne pokrajine Vojvodine".
Prečišćen tekst Pravilnika o bližem uređivanju postupka javne nabavke u Pokrajinskom sekretarijatu za obrazovanje, propise, upravu i nacionalne manjine - nacionalne zajednice obuhvata:
1. Pravilnik o bližem uređivanju postupka javne nabavke u Pokrajinskom sekretarijatu za obrazovanje, propise, upravu i nacionalne manjine - nacionalne zajednice, broj: 128-404-92/2014 od 27.10.2014. godine iz kojeg je izostavljen:
- Član 56. koji propisuje stupanje na snagu ovog pravilnika
2. Pravilnik o izmenama i dopunama Pravilnika o bližem uređivanju postupka javne nabavke u Pokrajinskom sekretarijatu za obrazovanje, propise, upravu i nacionalne manjine - nacionalne zajednice ("Službeni list APV" broj 21/2018) iz kojeg je izostavljen:
- Član 25. kojim se ovlašćuje pokrajinski sekretar da utvrdi prečišćen tekst.