PRAVILNIKO EVIDENCIJI I KONTROLI RADNOG VREMENA ZAPOSLENIH U ORGANIMA GRADA VRANJA ("Sl. glasnik Grada Vranja", br. 24/2018) |
Pravilnikom o evidenciji i kontroli radnog vremena u Gradskoj upravi grada Vranja (u daljem tekstu: Pravilnik) uređuje se sadržina i način vođenja evidencije o prisutnosti na radu, evidencija radnog vremena, kontrola poštovanja radnog vremena - početak, trajanje, odmor u toku rada, odsustvovanje sa rada i završetak radnog vremena.
Pravilnikom se uređuje i način administriranja elektronskim sistemom evidencije radnog vremena, način zaduživanja i upotrebe ID kartice, postupanje sa oštećenom, uništenom ili izgubljenom karticom, obaveza zaposlenog da dolazak i odlazak sa rada evidentira u elektronski sistem evidencije, posledice propuštanja evidentiranja u elektronski sistem, popunjavanje evidencije o prisustvu na radu, dostavljanje navedene evidencije organizacionoj jedinici za poslove finansija i Službi za upravljanje ljudskim resursima i druga pitanja od značaja za pravilnu evidenciju radnog vremena.
Zaposlenima u smislu ovog Pravilnika, smatraju se službenici i nameštenici u Gradskoj upravi, kao i izabrana i postavljena lica koja zasnivaju radni odnos radi vršenja dužnosti u organima Grada Vranja.
Radno vreme u organima Grada, utvrđeno je Odlukom o rasporedu radnog vremena u organima grada Vranja.
SISTEM ZA ELEKTRONSKU EVIDENCIJU I KONTROLU RADNOG VREMENA
Sistem za elektronsku evidenciju i kontrolu radnog vremena je elektronski sistem kojim se na osnovu propisanih radnji zaposlenog i administratora vodi elektronska evidencija o radnom vremenu zaposlenog i na drugi način radno angažovanog lica (u daljem tekstu: zaposleni) i to: vreme dolaska na rad, vreme početka i prestanak korišćenja odmora u toku dnevnog rada, vreme odlaska sa rada i odsustvovanja sa rada.
Sistemom za elektronsku evidenciju i kontrolu radnog vremena vrši se kontrola korišćenja radnog vremena i tačna evidencija o prisustvu i odsustvu sa rada svakog zaposlenog u objektima u kojima je je instaliran elektronski sistem.
Sistem za elektronsku evidenciju i kontrolu radnog vremena zaposlenog instaliran je u objektima u kojima su smeštene organizacione jedinice Gradske uprave.
Sistem za elektronsku evidenciju i kontrolu radnog vremena nije instaliran u kancelarijama mesnih zajednica i mesnih kancelarija.
Elektronski sistem za elektronsku evidenciju radnog vremena sastoji se od:
- ID kartica,
- čitača ID kartica,
- poslova administratora,
- Cloud sistema,
- licenciranog programa.
ID kartica služi zaposlenom da registruje vreme dolaska na rad, vreme odlaska na odmor u toku dnevnog rada, vreme povratka sa dnevnog odmora u toku rada, vreme odlaska sa rada, kao i sve vrste izlazaka u toku radnog vremena.
Vreme koje je provedeno na radu a nije registrovano u elektronskom sistemu evidentira se kao neopravdano odsustvo.
Zaposlenom koji radi u objektima Gradske uprave u kojima je instaliran sistem za elektronsku evidenciju i kontrolu radnog vremena izdaje se ID kartica.
ID kartica izdaje se svakom zaposlenom bez obzira na osnov i dužinu radnog angažovanja danom konačnosti rešenja o zasnivanju radnog odnosa, odnosno radnog angažovanja, a najkasnije danom stupanja na rad.
ID kartica je od plastike, dimenzija 84x54cm, sa oznakom grba grada Vranja i tekstom: "Grad Vranje, Gradska uprava, naziv organizacione jedinice" i "ime i prezime korisnika".
Služba za informacione tehnologije i komunikacije obavlja tehničke poslove u vezi sa elektronskom evidencijom i kontrolom radnog vremena.
Administriranje evidencije kontrole radnog vremena obavljaju zaposleni u Službi za informacione tehnologije i komunikacije u svojstvu administratora sistema u daljem tekstu: administrator sistema).
Zahtev za izdavanje ID kartice podnosi Služba za upravljanje ljudskim resursima administratoru sistema.
U slučaju da je ID kartica nestala, uništena ili oštećena, zahtev za izdavanje ID kartice podnosi zaposleni.
Zahtev za izdavanje identifikacione kartice podnosi se na propisanom obrascu.
Obrazac zahteva za izdavanje ID kartice se sastoji iz dva dela:
1) zahteva za izdavanje ID kartice i
2) potvrde o zaduženju zaposlenog sa ID karticom.
Zahtev za izdavanje identifikacione kartice sadrži podatke o zaposlenom: ime i prezime, osnovnoj unutrašnjoj organizacionoj jedinici, radnom mestu, radnom vremenu, smenskom radu, početku i završetku radnog vremena, trajanju odmora u toku radnog vremena i njegovom početku i završetku.
Nakon prijema zahteva za izdavanje ID kartice, administrator sistema pribavlja ID karticu, unosi podatke o zaposlenom iz zahteva u elektronski karton zaposlenog, karticu predaje zaposlenom uz potpis potvrde o prijemu kartice (datum prijema i ID broj) evidentira zaduženje karticom u registar izdatih kartica, datum od koga je aktivirana kartica i obavezu zaposlenog na elektronsko evidentiranje.
NESTANAK, UNIŠTENJE ILI OŠTEĆENJE ID KARTICE
U slučaju, nestanka, uništenja ili oštećenja ID kartice, zaposleni je dužan da o tome odmah obavesti administratora i podnese zahtev za izdavanje nove ID kartice.
Zahtev iz st. 1. sadrži okolnosti u vezi nestanka uništenja ili oštećenja ID kartice.
Ako je kartica uništena ili oštećena zaposleni je dužan da uz zahtev priloži ostatke uništene i oštećene kartice.
Zahtev se podnosi administratoru sistema koji evidentira podatak o nestanku, uništenju ili oštećenju ID kartice u elektronski karton zaposlenog sa datumom prestanka važenja ID kartice, razdužuje zaposlenog i izdaje novu ID karticu po postupku za izdavanje kartice.
Troškove nabavke nove kartice u slučaju nestale, uništene ili oštećene kartice snosi zaposleni.
EVIDENCIJA RADNOG VREMENA U SLUČAJU NESTANKA, UNIŠTENJA ILI OŠTEĆENJA ID KARTICE
Zaposleni je dužan da čuva ID karticu od nestanka, uništenja ili oštećenja.
Nije dozvoljeno:
- davanje kartice drugom zaposlenom ili drugom licu radi evidencije,
- korišćenje tuđe ID kartice,
- preduzimanje drugih radnji zloupotrebe ID kartice,
- neregistrovanje u elektronski sistem evidencije radnog vremena u slučajevima kada je registrovanje propisano ovim Pravilnikom.
Izvršenje radnji iz stava 1. ovog člana predstavlja povredu dužnosti iz radnog odnosa propisanu Zakonom o zaposlenima u autonomnim pokrajinama i jedinicama lokalne samouprave i Kodeksom ponašanja službenika i nameštenika grada Vranja.
Ako je ID kartica nestala, uništena ili oštećena, do momenta zaduženja novom ID karticom, evidencija radnog vremena vrši se preko administratora.
U slučaju iz stava 1. ovog člana, zaposleni je dužan da se javlja administratoru radi evidentiranja vremena dolaska na posao, u slučaju izlaska iz zgrade i prilikom povratka i na kraju radnog vremena.
U slučaju iz stava 2. ovog člana, administrator vrši ručni unos evidencije radnog vremena.
OBAVEŠTENJE O PROMENAMA U RADNO-PRAVNOM STATUSU
O svim promenama u radno-pravnom i ličnom statusu zaposlenog, Služba za upravljanje ljudskim resursima obaveštava administratora, a naročito o:
- prestanku radnog odnosa,
- premeštaju ili raspoređivanju na drugo radno mesto,
- promeni ličnog imena i dr.
Promene iz stava 1. ovog člana dostavljaju se na posebnom obrascu odmah nakon nastupanja promena.
Administrator sistema je dužan da istog dana, a najkasnije narednog dana od dana prijema obaveštenja, izvrši unos promena u elektronski karton zaposlenog.
Zaposleni je dužan da svoj dolazak na rad i svako napuštanje rada (izlazak iz zgrade) u toku radnog vremena i po prestanku rada, odnosno na kraju radnog vremena registruje u elektronski sistem evidencije radnog vremena (u daljem tekstu: registracija).
Registracija u elektronskom sistemu sastoji se iz prijave i odjave.
Prijava je evidentiranje dolaska na radno mesto i vrši se prilikom dolaska na radno mesto (dolazak na rad na početku radnog vremena, nakon korišćenja odmora u toku dnevnog rada, službenog ili privatnog napuštanja rada i u drugim slučajevima napuštanja radnog mesta).
Odjava je evidentiranje svakog odlaska sa radnog mesta.
Sve radnje prijave i odjave se memorišu u centralnom računaru sistema.
Nemogućnost pravilnog postupka registracije zaposleni je dužan da odmah prijavi administratoru sistema.
Administrator sistema je dužan da konstatuje nemogućnost registracije, utvrdi uzroke i izvrši ručni unos podatka koji se nije mogao uneti elektronskim putem.
Zaposleni se registruje u elektronski sistem evidencije radnog vremena na sledeći način:
1) ID kartica se prinosi čitaču. Registracija je završena kada se začuje zvučni signal. Registracija se vrši na način koji će biti posebno objašnjen uputstvom koje će se nalaziti pored svakog čitača kartica
2) ako izostane zvučni signal, postupak registracije se ponavlja, a ako i nakon toga izostane potvrda registracije, obaveštava se administrator sistema.
Zaposleni je dužan da se uredno registruje u elektronski sistem evidencije i kontrole radnog vremena.
Urednom evidencijom smatraju se sve uredne prijave i odjave u toku radnog vremena.
Propuštanje ili izbegavanje radnji registracije iz člana 19. ovog Pravilnika predstavlja povredu dužnosti iz radnog odnosa propisanu Zakonom o zaposlenima u autonomnim pokrajinama i jedinicama lokalne samouprave i Kodeksom ponašanja službenika i nameštenika grada Vranja.
Evidencija o prisustvu na radu zaposlenih u mesnim zajednicama i mesnim kancelarijama vrši se na osnovu neposrednog kontakta sa zaposlenim i kontrolom rukovodioca Odeljenja za opštu upravu (telefonsko javljanje zaposlenih, pozivanje zaposlenih, neposredna provera prisutnosti i sl.).
ADMINISTRIRANJE - UPRAVLJANJE SISTEMOM
Administriranje, odnosno upravljanje elektronskim sistemom podrazumeva: unos podataka bazičnog karaktera, dnevni unos podataka koji se unose ručno i bez odlaganja, unos promena u podacima koji se evidentiraju i transfer listinga o prisutnosti na radu organizacionim jedinicama.
Administrator sistema je odgovoran za tačno i blagovremeno unošenje podataka.
Administrator sistema zadužuje zaposlene ID karticom, kontroliše ispravnost sistema, stara se o blagovremenom obaveštavanju servisera radi otklanjanja neispravnosti u sistemu i obaveštava načelnika Gradske uprave o uočenim nepravilnostima.
EVIDENCIJA O PRISUSTVU NA RADU (KARNET)
Evidencija o prisutnosti na radu - karnet (u daljem tekstu: karnet) vodi se u okviru osnovne unutrašnje organizacione jedinice u kojoj je zaposleni raspoređen.
Za vođenje evidencije iz stava 1. ovog člana odgovoran je rukovodilac osnovne unutrašnje organizacione jedinice.
Karnet se vodi, po pravilu, za period od mesec dana rada, zbirno za sve zaposlene u unutrašnjoj organizacionoj jedinici i sadrži podatke o imenu i prezimenu zaposlenog, o prisutnosti na radu zaposlenog ili njegovoj odsutnosti sa rada, uz navođenje razloga odsutnosti sa rada i ukupnom broju radnih dana.
Odsustvo sa rada u toku meseca označava se na sledeći način:
go-godišnji odmor
sp-službeni put
b-bolovanje
po-plaćeno odsustvo
p-praznik
ks-krsna slava
sd-slobodan dan
no-neopravdano odsustvo
Karnet se vodi na propisanom obrascu.
Prvog radnog dana narednog meseca, rukovodilac osnovne unutrašnje organizacione jedinice automatski, iz aplikacije, obračunava mesečni pregled (listing) o prisutnosti na radu zaposlenih za prethodni mesec.
Na osnovu listinga iz stava 1. ovog člana, rukovodilac osnovne unutrašnje organizacione jedinice sačinjava karnet u tri primerka sa svim podacima o prisutnosti i odsutnosti sa rada zaposlenih po svim osnovama i overava ga potpisom i pečatom.
Po isteku meseca, a najkasnije do 5-og u narednom mesecu, rukovodilac osnovne unutrašnje organizacione jedinice jedan primerak karneta za prethodni mesec dostavlja organizacionoj jedinici nadležnoj za obračun i isplatu plata, drugi Službi za upravljanje ljudskim resursima a treći zadržava kod sebe.
Karneti predstavljaju osnov za obračun i isplatu plata i drugih primanja zaposlenih po osnovu rada.
TAJNOST PODATAKA I ZAŠTITA TAJNOSTI
Svi podaci o elektronskoj evidenciji i kontroli radnog vremena imaju karakter službene tajne i sa njima se postupa kao sa zaštićenim podacima i prema stepenu tajnosti sa njima se postupa u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti.
Korisničke pristupne e- mail lozinke imaju karakter službene tajne.
Pristup elektronskoj evidenciji radnog vremena radi pregledanja, može odobriti samo načelnik Gradske uprave.
Povreda tajnosti podataka iz stava 1. 2. ovog člana podleže odgovornosti utvrđenoj zakonom.
Zahtev za izdavanje ID kartice i drugi obrasci propisani ovim Pravilnikom odštampani su uz ovaj Pravilnik i čine njegov sastavni deo.
Stupanjem na snagu ovog Pravilnika prestaje da važi Pravilnik o sadržini i načinu vođenja evidencije o prisutnosti na radu u Gradskoj upravi ("Službeni glasnik grada Vranja", broj 22/2017) i Pravilnik o sadržini i načinu vođenja evidencije o prisutnosti na radu izabranih lica u Gradskoj upravi grada Vranja ("Službeni glasnik grada Vranja", broj 22/2017).
Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku grada Vranja", primenjivaće se od 1. oktobra 2018. godine.