UREDBAO UPRAVLJANJU PROGRAMIMA PRETPRISTUPNE POMOĆI EVROPSKE UNIJE U OKVIRU INSTRUMENTA ZA PRETPRISTUPNU POMOĆ (IPA II) ZA PERIOD 2014-2020. GODINE("Sl. glasnik RS", br. 10/2019) |
Ovom uredbom bliže se uređuju način upravljanja programima pretpristupne pomoći Evropske unije (EU) u Republici Srbiji koji se finansiraju iz instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA II) za period 2014-2020. godine, odgovorna lica i tela, kao i način na koji se uređuju njihovi međusobni odnosi, a u vezi sa pripremom, koordinacijom, sprovođenjem, praćenjem, vrednovanjem i izveštavanjem o sprovođenju programa koji se finansiraju iz IPA II u slučaju kada Evropska komisija poverava poslove izvršenja budžeta za određene programe Republici Srbiji.
Pojedini izrazi upotrebljeni u ovoj uredbi imaju sledeće značenje:
1) instrument za pretpristupnu pomoć (IPA II) jeste finansijski instrument EU koji podržava strategiju proširenja EU, čija namena je da pruži pomoć kandidatima i potencijalnim kandidatima u procesu pristupanja EU;
2) okvirni sporazum jeste Okvirni sporazum između Republike Srbije i Evropske komisije o pravilima za sprovođenje finansijske pomoći Evropske unije Republici Srbiji u okviru instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA II);
3) bilateralni sporazum jeste sporazum zaključen između dve zemlje učesnice u programu prekogranične saradnje kojim se određuje sistem upravljanja i kontrole programa prekogranične saradnje, definišu odgovorna lica i tela za upravljanje, sprovođenje, kontrolu i reviziju programa prekogranične saradnje, kao i njihova prava i obaveze u cilju obezbeđivanja pravilnog funkcionisanja programa;
4) akcioni program jeste dokument za sprovođenje finansijske pomoći EU sa definisanim ciljevima, očekivanim rezultatima, načinom sprovođenja i ostalim uslovima za njihovu realizaciju;
5) akcija jeste deo akcionog programa koja se definiše na sektorskom nivou i sadrži jasnu hijerarhiju aktivnosti koje se sprovode radi ostvarivanja predviđenih rezultata i postizanja definisanog sektorskog cilja, za koje je utvrđen način sprovođenja, budžet i okvirni rokovi, sve pripadajuće mere podrške i način i/ili indikatori praćenja uspešnosti;
6) aktivnost jeste deo akcije kojom se iskazuju posebni zadaci koje treba preduzeti tokom trajanja akcije da bi se ostvarili predviđeni rezultati;
7) program prekogranične saradnje jeste dokument kojim se utvrđuju prioriteti, ciljevi i metode finansiranja i sprovođenja aktivnosti koje se finansiraju iz utvrđenog budžeta koji izrađuje operativna struktura za programe prekogranične saradnje u zemljama učesnicama u programu;
8) operacija jeste projekat, ugovor ili grupa projekata u okviru programa prekogranične saradnje koji doprinose ciljevima tematske oblasti politika ili tematskih prioritetnih oblasti na koje se odnose, a koje odabere telo za ugovaranje;
9) program ruralnog razvoja u oblasti poljoprivrede (IPARD program) jeste dokument kojim se definišu prioriteti, investicije, mere i finansijski okvir podrške u okviru IPARD finansijske pomoći;
10) korisnik IPA II jeste Republika Srbija;
11) krajnji korisnik jeste državni organ ili služba Vlade koji su odgovorni za koordinaciju predlaganja i sprovođenja akcija, odnosno delova akcija. Krajnji korisnik može istovremeno biti i krajnji primalac;
12) krajnji primalac jeste državni organ, služba Vlade, jedinica lokalne samouprave ili drugi korisnik javnih sredstava koji učestvuje u sprovođenju ugovora zaključenih u okviru realizacije delova akcionih programa, a na koje se prenosi vlasništvo nad dobrima pribavljenim po osnovu ugovora, bilo da se radi o ugovorima o pružanju usluga, nabavci robe ili izvođenju radova;
13) primalac jeste korisnik bespovratne pomoći (uključujući i tvining partnera), ugovorna strana u okviru ugovora o uslugama, nabavci i radovima, ugovorna strana u okviru sporazuma o delegiranju, ili bilo koje pravno i fizičko lice koje obavlja delatnost u cilju ostvarivanja prihoda i koje je kao takvo registrovano u skladu sa zakonom o registraciji, a koje prima finansijsku pomoć iz IPA II;
14) korisnik u smislu programa prekogranične saradnje jeste državni organ, jedinica lokalne samouprave, razvojna agencija, škola, univerzitet, organizacija civilnog društva i druga organizacija određena u programu prekogranične saradnje;
15) vodeći korisnik u smislu programa prekogranične saradnje jeste jedan od korisnika u programu prekogranične saradnje koji je izabran od strane ostalih korisnika pre podnošenja predloga operacije, koji preuzima odgovornost za finansijsko sprovođenje celokupne operacije, vodi računa o tome da se sprovođenje operacije obavlja u skladu sa uslovima određenim u ugovoru i uređuje odnose sa drugim korisnicima radi garantovanja odgovornog finansijskog upravljanja novčanim sredstvima dodeljenim za operaciju uključujući i modalitete za povraćaj nepropisno isplaćenih iznosa;
16) tvining jeste instrument za izgradnju kapaciteta institucija koji se zasniva na partnerskoj saradnji između organa javne uprave i prihvaćenih ovlašćenih tela država članica Evropske unije i države korisnice IPA II, radi ostvarenja obaveznih rezultata koji su zajednički dogovoreni sa Evropskom komisijom i pružanja podrške državi korisnici IPA II za usklađivanje i primenu pravnih tekovina EU;
17) tvining partner jeste telo, organ državne uprave zemlje članice Evropske unije;
18) nepravilnost jeste svako kršenje neke od odredaba važećih pravila i ugovora koje je posledica postupka ili propusta poslovnog subjekta koje kao posledicu ima, ili bi moglo da ima, zaduženje budžeta EU, a samim tim i budžeta Republike Srbije neopravdanom troškovnom stavkom;
19) administrativne provere su sve radnje provera, službenih kontrola, nadzora i drugih mera koje preduzima Telo za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije radi utvrđivanja prirode nepravilnosti u cilju zaštite finansijskih interesa Evropske unije, a samim tim i finansijskih interesa Republike Srbije;
20) provere su sve radnje i druge mere koje preduzimaju odgovorna lica i tela za sprovođenje programa pretpristupne pomoći EU u okviru IPA II u okviru svojih nadležnosti.
II STRUKTURA ZA UPRAVLJANJE PROGRAMIMA PRETPRISTUPNE POMOĆI EU U OKVIRU IPA II
U okviru IPA II imenuju se sledeća odgovorna lica, odnosno određuju sledeća tela:
1) Nacionalni IPA koordinator;
2) Nacionalni službenik za odobravanje;
3) Upravljačka struktura Nacionalnog službenika za odobravanje:
a) Nacionalni fond;
b) Telo za podršku Nacionalnom službeniku za odobravanje;
4) Operativne strukture za sprovođenje programa pretpristupne pomoći u okviru IPA II.
Nacionalni IPA koordinator jeste član Vlade, funkcioner koga postavlja Vlada ili državni službenik na položaju koga postavlja Vlada.
Nacionalnog IPA koordinatora imenuje Vlada.
Nacionalni IPA koordinator odgovoran je za sveukupan proces strateškog planiranja, koordinaciju programiranja, praćenje sprovođenja, vrednovanje i izveštavanje o IPA II pomoći, kao i za saradnju sa Evropskom komisijom u vezi sa korišćenjem IPA II.
Nacionalni IPA koordinator obavlja sledeće poslove:
1) obezbeđuje doslednost, koordinaciju i usklađivanje programa finansiranih iz IPA II, kako bi se ostvario njihov optimalan učinak;
2) obezbeđuje koordinaciju u okviru nacionalne administracije, kao i koordinaciju sa drugim donatorima i osigurava povezanost između korišćenja pomoći primljene iz IPA II i opšteg procesa pristupanja EU;
3) koordinira učešće Republike Srbije u odgovarajućim programima teritorijalne, odnosno prekogranične saradnje;
4) obezbeđuje programiranje IPA II na nacionalnom nivou i utvrđuje procedure za programiranje IPA II, kao i uloge i odgovornosti svih institucija koje učestvuju u procesu programiranja;
5) u procesu programiranja osigurava usklađenost ciljeva definisanih u akcijama ili programima koje predlaže Republika Srbija za finansiranje iz IPA II sa ciljevima nacionalnih strateških dokumenata, uzimajući u obzir relevantne makroregionalne strategije i strategije koje se odnose na morske basene. U slučaju kada programska dokumenta priprema Republika Srbija, Nacionalni IPA koordinator koordinira pripremu dokumenata i dostavlja ih Evropskoj komisiji;
6) u saradnji sa Nacionalnim IPA koordinatorima država učesnica, osigurava konzistentnost ciljeva predloženih programa prekogranične saradnje sa ciljevima strateških dokumenata IPA II;
7) obezbeđuje postizanje ciljeva i ostvarivanje rezultata programa finansiranih iz IPA II;
8) prati sprovođenje IPA II, utvrđuje procedure za praćenje sprovođenja akcionih programa finansiranih iz IPA II;
9) dostavlja Evropskoj komisiji godišnje izveštaje o sprovođenju IPA II, završne izveštaje na kraju sprovođenja svakog programa i završni izveštaj o sprovođenju IPA II, koji obuhvata čitav period sprovođenja programa usvojenih od strane Evropske komisije od 1. januara 2014. do 31. decembra 2020. godine;
10) dostavlja Evropskoj komisiji, Nacionalnom službeniku za odobravanje i Revizorskom telu, godišnji izveštaj o izvršavanju poverenih poslova za izvršenje budžeta EU;
11) obrazuje Odbor za praćenje IPA u saradnji sa Evropskom komisijom, ko-predsedava Odborom za praćenje IPA sa Evropskom komisijom, uspostavlja i organizuje sastanke sektorskih odbora za praćenje;
12) prati održivost i efekte akcionih programa finansiranih iz IPA II, prati ispunjenost preduslova za otpočinjanje postupaka sprovođenja javnih nabavki u okviru sprovođenja programa, kao i korišćenje dobara nabavljenih iz IPA II nakon realizacije ugovora kroz koje se sprovode programi;
13) koordinira izradu plana vrednovanja u konsultacijama sa Evropskom komisijom i utvrđuje procedure za sprovođenje vrednovanja IPA II;
14) obavlja poslove utvrđene u bilateralnim sporazumima između država učesnica koji se odnose na upravljanje programima prekogranične saradnje;
15) obezbeđuje vidljivost i informisanje javnosti o korišćenju sredstava iz IPA II u skladu sa zahtevima i pravilima EU i utvrđuje odgovarajuće procedure za sprovođenje tih aktivnosti;
16) obavlja i druge poslove u cilju ostvarivanja svoje uloge.
Stručne i administrativno-tehničke poslove za Nacionalnog IPA koordinatora obavlja Tehnički sekretarijat Nacionalnog IPA koordinatora.
Nacionalni službenik za odobravanje
Nacionalni službenik za odobravanje jeste funkcioner koga postavlja Vlada ili državni službenik na položaju koga postavlja Vlada na predlog ministra nadležnog za finansije.
Nacionalni službenik za odobravanje obavlja poslove u vezi sa finansijskim upravljanjem pretpristupnim sredstvima EU u Republici Srbiji i stara se o delotvornom funkcionisanju sistema internih kontrola u vezi sa IPA II u smislu obezbeđivanja zakonitosti i regularnosti transakcija.
Nacionalni službenik za odobravanje obavlja sledeće poslove:
1) upravlja računima i finansijskim poslovima u vezi sa IPA II uz podršku Nacionalnog fonda, i to:
(a) priprema i podnosi Evropskoj komisiji izjave o troškovima;
(b) obezbeđuje postojanje računovodstva na obračunskoj osnovi kojim se unose i memorišu, u kompjuterskom sistemu, računovodstvene evidencije za svaku akciju/aktivnost/operaciju, i koje obezbeđuju sve podatke potrebne za sastavljanje zahteva za plaćanje i godišnjih finansijskih izveštaja odnosno bilansa;
(v) obezbeđuje transfer novčanih sredstava operativnim strukturama, odnosno primaocima;
(g) potvrđuje postojanje i tačnost stavki sufinansiranja i stara se da se obezbedi dovoljan iznos sredstava kako bi se premostio eventualni manjak zbog zakasnelog transfera sredstava od Evropske komisije, odnosno zbog plaćanja po nalozima za povraćaj koje izda Evropska komisija;
(d) stara se da se obezbedi dovoljan iznos sufinansiranja na predlog operativne strukture;
(đ) vrši potrebne finansijske korekcije u vezi sa nepravilnostima;
(e) dostavlja finansijske izveštaje, izjave, kao i zahteve za plaćanje, uz uzimanje u obzir rezultata svih revizija koje je sprovelo Revizorsko telo;
(ž) predstavlja glavni kontakt za protok finansijskih informacija između Evropske komisije i nacionalnih institucija;
2) obezbeđuje efikasno funkcionisanje sistema interne kontrole u realizaciji pomoći iz IPA II uz podršku Tela za podršku Nacionalnom službeniku za odobravanje, i to:
(a) obezbeđuje uveravanje o zakonitosti i regularnosti osnovnih transakcija;
(b) obezbeđuje utvrđivanje nepravilnosti i izveštavanje o njima, obezbeđuje utvrđivanje efektivnih i srazmernih mera protiv prevara i nepravilnosti uzimajući u obzir prepoznate rizike i osigurava adekvatno izveštavanje i praćenje postupanja u slučajevima kada postoji sumnja da je izvršena prevara;
(v) prati delovanje upravljačke strukture i operativnih struktura u smislu ispunjavanja zahteva koji se odnose na uspostavljanje i funkcionisanje delotvornog i efikasnog sistema interne kontrole, korišćenja računovodstvenih sistema koji omogućavaju tačne, potpune i pouzdane informacije i primenu adekvatnih pravila i postupaka za obezbeđivanje finansijske podrške u okviru IPA II putem dodele bespovratnih sredstava, kroz javne nabavke i putem finansijskih instrumenata. U slučaju nepoštovanja ovih zahteva, Nacionalni službenik za odobravanje uz podršku Tela za podršku Nacionalnom službeniku za odobravanje bez odlaganja, i pre nego što preduzme odgovarajuće zaštitne mere u vezi sa izvršenim plaćanjima ili potpisanim ugovorima, obaveštava o tome Evropsku komisiju;
(g) obezbeđuje postojanje i efikasno funkcionisanje sistema interne kontrole koji se odnosi na upravljanje sredstvima pomoći iz IPA II;
(d) obezbeđuje izveštavanje o sistemima upravljanja i kontrole i učestvuje u razmatranju kadrovskih kapaciteta za pripremu i sprovođenje programa u okviru operativnih struktura uključenih u programiranje i sprovođenje akcija;
(đ) obezbeđuje delotvorno funkcionisanje sistema izveštavanja i informisanja;
(e) prati nalaze iz revizorskih izveštaja Revizorskog tela i odlučuje o tome da li je potrebno sprovesti određene korektivne mere u cilju unapređenja sistema upravljanja i interne kontrole, vodi evidenciju o tome i stara se o blagovremenom sprovođenju potrebnih mera za unapređenje, i po potrebi vrši korekcije zahteva za plaćanje koji se dostavljaju Evropskoj komisiji;
(ž) pri sastavljanju izjave o upravljanju uzima u obzir rezultate svih revizija koje je obavilo Revizorsko telo;
(z) bez odlaganja obaveštava Evropsku komisiju o svakoj značajnoj promeni koja se odnosi na sisteme upravljanja i kontrole radi ispitivanja i odobravanja pre njihove realizacije;
(i) koordinira pripremu konsolidovanih akcionih planova namenjenih za otklanjanje nedostataka utvrđenih u sistemima upravljanja i kontrole;
3) sastavlja i dostavlja Evropskoj komisiji, Nacionalnom IPA koordinatoru i Revizorskom telu, sledeća dokumenta: godišnje finansijske izveštaje ili bilanse sastavljene na obračunskoj osnovi, u skladu sa zahtevima navedenim u odgovarajućem finansijskom sporazumu, u kojima su jasno predstavljeni prihvaćeni troškovi i izvršena plaćanja; godišnju izjavu o upravljanju po programu; izjavu o upravljanju sa pregledom izveštaja o internim revizijama i kontrolama koje preduzima upravljačka struktura;
4) predlaže procedure za obavljanje poslova iz svoje nadležnosti, kao i procedure za saradnju sa Nacionalnim IPA koordinatorom, upravljačkom strukturom i operativnim strukturama;
5) daje preporuke Nacionalnom IPA koordinatoru u vezi sa sprovodljivošću predloženih programa, tokom procesa programiranja, i u vezi administrativnih kapaciteta predlagača za njihovo sprovođenje;
6) učestvuje u praćenju sprovođenja i vrednovanju programa finansiranih iz IPA II. Učestvuje u radu Odbora za praćenje IPA i po potrebi u radu sektorskih odbora za praćenje;
7) prati obavljanje poslova u vezi sa finansijskim upravljanjem sredstvima EU u Republici Srbiji i funkcionisanjem sistema internih kontrola u vezi sa IPA II i ostvaruje saradnju sa nadležnim organima državne uprave, službama Vlade i drugim institucijama u vezi sa vršenjem kontrole nad sprovođenjem ovih poslova;
8) obavlja poslove utvrđene u bilateralnim sporazumima između država učesnica koji se odnose na upravljanje programima prekogranične saradnje;
9) obavlja i druge poslove u cilju ostvarivanja svoje uloge.
Nacionalni službenik za odobravanje može angažovati nezavisne revizore u cilju sprovođenja dodatne revizije institucija.
Unutrašnja jedinica u ministarstvu nadležnom za poslove finansija obavlja poslove Nacionalnog fonda.
Nacionalni fond obavlja poslove koji se odnose na:
1) pružanje podrške Nacionalnom službeniku za odobravanje u pripremi i podnošenju Evropskoj komisiji izjava o troškovima koje sadrže nastale i plaćene troškove, gde je to moguće i podatke o pretfinansiranju i potvrđuje da oni potiču iz pouzdanih računovodstvenih sistema zasnovanih na obračunskoj osnovi, da su tačni i zasnovani na pratećoj dokumentaciji, koja se može proveriti, kao i da su podaci bili predmet verifikacije operativnih struktura i upravljačke strukture;
2) pripremu i dostavljanje Evropskoj komisiji zahteva za novčanim sredstvima;
3) razmatranje svih rezultata revizija sprovedenih od strane Revizorskog tela, prilikom sastavljanja i predaje Evropskoj komisiji finansijskih izveštaja, finansijskih izjava, kao i zahteva za sredstvima;
4) vođenje i organizaciju bankovnih računa za novčana sredstva iz pretpristupne pomoći EU;
5) prijem svih uplata iz budžeta EU na bankovnim računima koje vodi;
6) pružanje podrške Nacionalnom službeniku za odobravanje u potvrđivanju postojanja i tačnosti stavki nacionalnog sufinansiranja, kao i stavki sredstava predviđenih za premošćavanje eventualnog manjka sredstava na bankovnim računima, zbog zakasnelog transfera sredstava iz budžeta EU i vršenje finansijskih ispravki koje su povezane sa utvrđenim nepravilnostima;
7) odobravanje transfera uplata iz budžeta EU, kao i transfera nacionalnog sufinansiranja do operativnih struktura, odnosno primalaca;
8) povraćaj novčanih sredstava u budžet EU po nalozima za povraćaj koje je izdala Evropska komisija;
9) pripremu finansijskih izveštaja za Evropsku komisiju;
10) korišćenje kompjuterskog računovodstvenog sistema baziranog na sistemu obračunskog računovodstva, koji omogućava tačne, potpune i pouzdane informacije;
11) učestvovanje u praćenju sprovođenja i vrednovanju programa finansiranih iz IPA II i pružanje, po potrebi, podrške u radu Odbora za praćenje IPA i sektorskih odbora;
12) ostvarivanje saradnje sa unutrašnjim jedinicama i organima u sastavu ministarstva nadležnog za poslove finansija, koji obavljaju poslove pripreme budžeta, izvršenja budžeta, računovodstvenog i finansijskog izveštavanja, radi usaglašavanja finansijskog upravljanja i računovodstva sa zahtevima Evropske komisije;
13) identifikovanje i izveštavanje Nacionalnog službenika za odobravanje o nepravilnostima, sprovođenje i praćenje sprovođenja korektivnih mera;
14) obavlja i druge poslove u oblasti finansijskog upravljanja i računovodstva u vezi sa IPA II.
Telo za podršku Nacionalnom službeniku za odobravanje
Unutrašnja jedinica u ministarstvu nadležnom za poslove finansija obavlja poslove Tela za podršku Nacionalnom službeniku za odobravanje.
Telo za podršku Nacionalnom službeniku obavlja poslove koji se odnose na:
1) praćenje stanja i staranje da osnovne transakcije budu zakonite i regularne;
2) uvođenje efektivnih i srazmernih mera protiv prevara i nepravilnosti uzimajući u obzir prepoznate rizike i obezbeđivanje izveštavanja;
3) identifikovanje i izveštavanje Nacionalnog službenika za odobravanje o nepravilnostima, sprovođenje i praćenje sprovođenja korektivnih mera;
4) praćenje izveštavanja o sistemima upravljanja i kontrole i učestvovanje u razmatranju kadrovskih kapaciteta za pripremu i sprovođenje programa u okviru operativnih struktura uključenih u programiranje i sprovođenje akcija;
5) praćenje rada upravljačke strukture i operativnih struktura u smislu: ispunjavanja zahteva koji se odnose na funkcionisanje delotvornog i efikasnog sistema interne kontrole, korišćenja računovodstvenih sistema i primene adekvatnih pravila i postupaka za obezbeđivanje finansijske podrške iz IPA II, a u slučaju nepoštovanja ovih zahteva, obaveštavanje o tome Evropske komisije;
6) praćenje stanja u vezi sa sistemom interne kontrole koji se odnosi na upravljanje sredstvima iz IPA II i staranje da sistem efikasno funkcioniše;
7) praćenje stanja u vezi sa sistemom izveštavanja i informisanja i staranje da sistem delotvorno funkcioniše;
8) praćenje nalaza iz revizorskih izveštaja Revizorskog tela i drugih revizorskih izveštaja i pružanje podrške pri odlučivanju o tome da li je potrebno sprovesti određene korektivne mere u cilju unapređenja sistema upravljanja i interne kontrole, vođenje evidencije o tome i staranje o blagovremenom sprovođenju potrebnih mera za unapređenje, i po potrebi vršenje korekcija zahteva za plaćanje koji se dostavljaju Evropskoj komisiji;
9) praćenje stanja u vezi sa obaveštavanjem Evropske komisije o svim značajnijim promenama koje se odnose na sisteme upravljanja i kontrole radi ispitivanja i odobravanja pre njihove realizacije;
10) koordinaciju pripreme konsolidovanih akcionih planova namenjenih za otklanjanje nedostataka utvrđenih u sistemima upravljanja i kontrole;
11) učestvovanje u praćenju sprovođenja i vrednovanju programa finansiranih iz IPA II i pružanje, po potrebi, podrške u radu Odbora za praćenje IPA i sektorskih odbora;
12) ostvarivanje saradnje sa unutrašnjim jedinicama u sastavu ministarstva nadležnog za poslove finansija, koje obavljaju poslove harmonizacije finansijskog upravljanja i kontrole i interne revizije, kako bi bili usaglašeni sa zahtevima Evropske komisije;
13) podršku u pripremi godišnje izjave o upravljanju;
14) obavlja i druge poslove u vezi sa pružanjem podrške Nacionalnom službeniku za odobravanje.
III OPERATIVNA STRUKTURA ZA UPRAVLJANJE AKCIONIM PROGRAMIMA
Operativnu strukturu za upravljanje akcionim programima čine:
1) Telo za koordinaciju programiranja, praćenje i vrednovanje;
2) Telo za ugovaranje;
3) krajnji korisnici.
Tela i krajnji korisnici u okviru operativne strukture odgovorna su neposrednom rukovodiocu, odnosno rukovodiocu organa državne uprave ili službe Vlade u okviru koga su obrazovana. Pored toga, krajnji korisnici u okviru operativne strukture odgovorni su i rukovodiocu tela za ugovaranje u okviru svojih nadležnosti u cilju sprovođenja ugovora, Nacionalnom IPA koordinatoru i Nacionalnom službeniku za odobravanje u okviru svojih nadležnosti.
Tela i krajnji korisnici u okviru operativne strukture vode evidenciju međusobnih dogovora u pisanom obliku.
Telo za koordinaciju programiranja, praćenje i vrednovanje
Unutrašnja jedinica u organu državne uprave nadležnom za programiranje, praćenje i vrednovanje IPA II ili službi Vlade nadležnoj za programiranje, praćenje i vrednovanje IPA II obavlja poslove Tela za koordinaciju programiranja, praćenje i vrednovanje.
Telo za koordinaciju programiranja, praćenje i vrednovanje obavlja poslove koji se odnose na:
1) koordinaciju procesa programiranja sredstava iz IPA II, kao i identifikaciju i utvrđivanje prioriteta za finansiranje iz IPA II;
2) utvrđivanje procedure za programiranje i praćenje sprovođenja akcionih programa i definisanje uloga i odgovornosti institucija u procesu programiranja i praćenja sprovođenja akcionih programa;
3) organizovanje i sprovođenje procesa izrade akcionih programa;
4) praćenje realizacije akcionih programa, predlaganje izmena i dopuna akcionih programa, po potrebi;
5) organizovanje rada Odbora za praćenje IPA i sektorskih odbora za praćenje sektorskih programa i zajedničkih odbora za praćenje;
6) pripremu godišnjih izveštaja o sprovođenju IPA II, završnih izveštaja na kraju sprovođenja svakog programa i završnog izveštaja o sprovođenju IPA II, koji obuhvata čitav period sprovođenja programa usvojenih od 1. januara 2014. do 31. decembra 2020. godine;
7) prikupljanje i analizu redovnih izveštaja o praćenju sprovođenja programa finansiranih iz IPA II u smislu postizanja ciljeva i ostvarivanja rezultata;
8) pripremu redovnih izveštaja za sastanke Odbora za praćenje IPA i sektorskih odbora za praćenje;
9) organizovanje i sprovođenje praćenja realizacije akcionih programa, kao i praćenje sprovođenja preporuka koje su date tokom postupka praćenja;
10) praćenje održivosti i efekata akcionih programa, praćenje ispunjenosti preduslova za otpočinjanje postupaka sprovođenja javnih nabavki u okviru sprovođenja akcionih programa, kao i korišćenja dobara nabavljenih iz sredstava IPA II nakon realizacije ugovora kroz koje se sprovode programi;
11) izradu plana vrednovanja i organizaciju sprovođenja vrednovanja akcionih programa, kao i utvrđivanje načina i postupka za vrednovanje;
12) učestvovanje u konsultacijama u vezi sa planiranjem nabavki u okviru akcionih programa finansiranih iz IPA II i praćenje sprovođenja nabavki i ugovaranja;
13) identifikovanje i izveštavanje Nacionalnog službenika za odobravanje o nepravilnostima i preduzimanje efikasnih i srazmernih mera protiv prevare, uzimajući u obzir prepoznate rizike, učestvovanje u sprovođenju postupaka utvrđivanja nepravilnosti po potrebi i postupanje po odluci o utvrđenoj nepravilnosti;
14) sprovođenje odgovarajućih mera u vezi sa obezbeđivanjem vidljivosti aktivnosti koje se finansiraju iz IPA II, uključujući koordinaciju izrade i praćenje sprovođenja Strategije komunikacije na nivou IPA i utvrđivanje procedura za aktivnosti koje se odnose na komunikaciju i koordinaciju njihovog sprovođenja;
15) obavlja i druge poslove u vezi sa programiranjem, praćenjem, vrednovanjem i izveštavanjem u vezi sa akcionim programima koji se finansiraju iz IPA II.
Unutrašnja jedinica u ministarstvu nadležnom za poslove finansija obavlja poslove Tela za ugovaranje.
Telo za ugovaranje obavlja poslove koji se odnose na:
1) organizovanje postupka javnih nabavki i postupka dodele bespovratnih sredstava, kao i ugovaranje i sprovođenje ugovora;
2) utvrđivanje načina čuvanja svih dokumenata u vezi sa nabavkama, dodelom bespovratnih sredstava, ugovaranjem, finansijskim upravljanjem, kontrolama i revizijama;
3) uplate primaocima i vrši povraćaj naplatom od primalaca pretpristupne pomoći iz IPA II u slučaju kada se uplata, odnosno naplata realizuje preko Tela za ugovaranje;
4) obezbeđivanje da Nacionalni službenik za odobravanje prima sve potrebne informacije o procedurama i proverama upravljanja koje su sprovedene u vezi sa trošenjem sredstava;
5) uspostavljanje računovodstva na obračunskoj osnovi koje omogućava da se unose i memorišu, u kompjuterskom sistemu, računovodstvene evidencije za svaku akciju/aktivnost, odnosno ugovor koje sadrže sve podatke potrebne za pripremu zahteva za plaćanje i godišnjeg finansijskog izveštaja ili izjave, kao i za izvršavanje naloga, plaćanja i praćenja pri sprovođenju akcije;
6) identifikovanje i izveštavanje Nacionalnog službenika za odobravanje o nepravilnostima, sprovođenje i praćenje sprovođenja korektivnih mera i povraćaj sredstava od strane ugovarača, krajnjih korisnika i krajnjih primalaca usled nastalih nepravilnosti;
7) uspostavljanje sistema za prepoznavanje svih dugovanja i za evidentiranje svih dugova u glavnu knjigu dužnika, uključujući i nepravilnosti, pre njihovog prijema;
8) potvrđivanje da je izdatak koji je nastao, a koji je plaćen i prijavljen Nacionalnom službeniku za odobravanje, u skladu sa zakonom, drugim propisima i opštim aktima, akcionim programom, uslovima podrške akcije i uslovima iz ugovora, kao i da je roba isporučena, odnosno usluge i radovi izvršeni i da su zahtevi za plaćanje primaoca tačni;
9) davanje preporuka Nacionalnom službeniku za odobravanje iz svoje nadležnosti u vezi sa sprovodljivošću akcionih programa/akcija/aktivnosti u procesu programiranja godišnjih akcionih dokumenata;
10) učestvovanje u praćenju sprovođenja i vrednovanju programa finansiranih iz IPA II i pružanje, po potrebi, podrške u radu Odbora za praćenje IPA i sektorskih odbora;
11) obezbeđivanje usaglašenosti sa zahtevima koji se odnose na informisanje, publicitet, transparentnost, vidljivost i komunikaciju;
12) obavlja i druge poslove u vezi sa ugovaranjem i sprovođenjem akcionih programa koji se finansiraju iz IPA II.
Krajnji korisnici obavljaju poslove u vezi sa programiranjem, sprovođenjem i praćenjem sprovođenja akcionih programa/akcija/aktivnosti, odnosno ugovora koji se finansiraju iz IPA II, u skladu sa propisima kojima se uređuje njihovo osnivanje i delokrug.
Krajnji korisnici obavljaju poslove koji se odnose na:
1) koordinaciju učešća svih krajnjih primalaca u procesu predlaganja potreba (u okviru oblasti na koju se odnosi akcija/aktivnost), odnosno pripreme akcija/aktivnosti u skladu sa utvrđenim procedurama;
2) pravovremeno planiranje i obezbeđivanje sredstava za nacionalno sufinansiranje u skladu sa akcionim programima/akcijama/aktivnostima, odnosno predviđenom dinamikom sprovođenja ugovora, kao i sredstava za dodatne i nepredviđene troškove i nadoknadu nepropisno utrošenih sredstava, a u cilju ostvarivanja rezultata akcija/aktivnosti i po potrebi zaključivanje sporazuma sa krajnjim primaocem u slučajevima i na način definisan članom 22. ove uredbe;
3) koordinaciju u vezi sa ispunjavanjem preduslova za sprovođenje ugovora;
4) pripremu dokumentacije i učešće u sprovođenju postupaka javnih nabavki i sprovođenju ugovora;
5) identifikovanje i izveštavanje IPA strukture o nepravilnostima, kao i učestvovanje u sprovođenju postupaka utvrđivanja nepravilnosti, po potrebi, postupanje po odluci o utvrđenoj nepravilnosti i sprovođenje korektivnih mera;
6) učestvovanje u procesu praćenja realizacije i vrednovanju akcionih programa/akcija/aktivnosti, odnosno ugovora kroz učestvovanje u radu odbora za praćenje i sprovođenje korektivnih mera u skladu sa preporukama odbora za praćenje;
7) koordinaciju učešća svih krajnjih primalaca u procesu izveštavanja o realizaciji akcije/aktivnosti, odnosno ugovora;
8) obezbeđivanje svih zahteva u vezi sa izveštavanjem i pružanjem informacija neposrednom rukovodiocu, Nacionalnom službeniku za odobravanje, Nacionalnom IPA koordinatoru i Telu za ugovaranje u vezi sa ugovorima iz svoje nadležnosti;
9) obezbeđivanje vođenja adekvatne računovodstvene evidencije, odnosno adekvatne računovodstvene kodifikacije za sve transakcije koje se odnose na konkretnu akciju u njihovoj nadležnosti;
10) ispunjavanje zahteva koji se odnose na obezbeđivanje vidljivosti ugovora za koje su odgovorni;
11) obavljaju i druge poslove u vezi sa programiranjem, sprovođenjem i praćenjem sprovođenja akcionih programa/akcija/aktivnosti, odnosno ugovora koji se finansiraju iz IPA II u skladu sa propisima kojima se uređuje njihovo osnivanje i delokrug.
Krajnji korisnici dužni su da nadležnim organima državne uprave, službama Vlade, drugim državnim organima i institucijama i predstavnicima EU institucija obezbede pristup svojim zaposlenima, radnim prostorijama i dokumentaciji koja se odnosi na programe koji se finansiraju iz IPA II, u skladu sa čl. 25, 27. i 31. ove uredbe.
Krajnji korisnici dužni su da čuvaju dokumentaciju u skladu sa odredbama potpisanih finansijskih sporazuma na osnovu kojih se sprovode programi iz IPA II.
IV OPERATIVNA STRUKTURA ZA UPRAVLJANJE PROGRAMIMA PREKOGRANIČNE SARADNJE
Operativnu strukturu za upravljanje programima prekogranične saradnje čine:
1) odgovorno lice za poslove operativne strukture za upravljanje programima prekogranične saradnje u okviru IPA II;
2) Telo za programe prekogranične saradnje;
3) Telo za ugovaranje.
Odgovorno lice za poslove operativne strukture za upravljanje programima prekogranične saradnje u okviru IPA II
Odgovorno lice za poslove operativne strukture za upravljanje programima prekogranične saradnje u okviru IPA II:
1) sarađuje sa Nacionalnim službenikom za odobravanje u cilju obezbeđivanja zakonitosti i regularnosti tekućih transakcija i odgovornog finansijskog upravljanja programima prekogranične saradnje, uspostavljanja i održavanja sistema prepoznavanja, izveštavanja i, po potrebi, utvrđivanja nepravilnosti, preduzimanje efikasnih i srazmernih mera protiv prevare, uzimajući u obzir prepoznate rizike, kao i sa Nacionalnim IPA koordinatorom u cilju obezbeđivanja postizanja ciljeva i rezultata programa prekogranične saradnje;
2) obezbeđuje zakonitost, regularnost i odgovorno finansijsko upravljanje u okviru operativne strukture za upravljanje programima prekogranične saradnje;
3) koordinira i nadzire sve učesnike u okviru operativne strukture za upravljanje programima prekogranične saradnje i učestvuje u vršenju kontrole funkcionisanja sistema upravljanja i kontrole;
4) koordinira aktivnosti potpisivanja Finansijskih sporazuma od strane Republike Srbije;
5) inicira pripremu i koordinira aktivnosti potpisivanja bilateralnih sporazuma i prati njihovo sprovođenje u skladu sa svojim nadležnostima;
6) daje potvrdu o spremnosti za rad i obavlja sistemsku proveru zajedničkih tehničkih sekretarijata za programe prekogranične saradnje na teritoriji Republike Srbije (gde je primenljivo);
7) obavlja i druge poslove u cilju ostvarivanja svoje uloge.
Stručne i administrativno-tehničke poslove za odgovorno lice za poslove operativne strukture za upravljanje programima prekogranične saradnje u okviru IPA II obavlja unutrašnja jedinica u organu državne uprave nadležna za upravljanje programima prekogranične saradnje ili služba Vlade nadležna za upravljanje programima prekogranične saradnje.
Telo za programe prekogranične saradnje
Unutrašnja jedinica u organu državne uprave nadležnom za upravljanje programima prekogranične saradnje ili službi Vlade nadležnoj za upravljanje programima prekogranične saradnje obavlja poslove Tela za programe prekogranične saradnje.
Telo za programe prekogranične saradnje obavlja poslove koji se odnose na:
1) organizovanje i sprovođenje procesa programiranja sredstava iz IPA II programa prekogranične saradnje, pripremu procedura za programiranje, organizovanje i sprovođenje procesa izrade programa prekogranične saradnje, kao i predlaganje izmena i dopuna programa, po potrebi;
2) organizovanje i sprovođenje praćenja realizacije programa prekogranične saradnje, kao i praćenje sprovođenja preporuka koje su date tokom postupka praćenja;
3) određivanje institucionalnog sastava zajedničkih odbora za praćenje programa prekogranične saradnje ispred Republike Srbije, staranje o imenovanju predstavnika, kao i organizovanje rada zajedničkih odbora za praćenje programa prekogranične saradnje i organizovanje drugih bilateralnih sastanaka;
4) uspostavljanje zajedničkih tehničkih sekretarijata i obezbeđivanje nesmetanog funkcionisanja, kao i nadzor nad zajedničkim tehničkim sekretarijatima u vezi sa poverenim poslovima;
5) sprovođenje tehničke pomoći kao jednog od prioriteta programa prekogranične saradnje;
6) pripremu izveštaja za pripremne i redovne sastanke zajedničkih odbora za praćenje programa prekogranične saradnje i druge bilateralne sastanke, kao i sprovođenje strateških odluka zajedničkih odbora za praćenje;
7) imenovanje članova iz Tela za programe prekogranične saradnje i učestvovanje u radu odbora za ocenu predloga operacija (projekata, ugovora ili grupa projekata u okviru programa) koji će biti finansirani iz programa prekogranične saradnje;
8) prikupljanje i analizu redovnih izveštaja o praćenju sprovođenja programa prekogranične saradnje u smislu postizanja ciljeva i ostvarivanja rezultata;
9) pripremu godišnjih izveštaja o sprovođenju programa prekogranične saradnje i završnih izveštaja za svaki program koji obuhvata čitav period sprovođenja programa;
10) izradu plana vrednovanja i organizaciju sprovođenja vrednovanja programa prekogranične saradnje, kao i utvrđivanje načina i postupka za vrednovanje;
11) sprovođenje odgovarajućih mera u vezi sa obezbeđivanjem vidljivosti programa prekogranične saradnje, uključujući koordinaciju izrade i praćenje sprovođenja strategije/plana komunikacije za svaki od programa prekogranične saradnje;
12) izradu godišnjeg plana rada zajedničkih tehničkih sekretarijata koje odobravaju zajednički odbori za praćenje;
13) blagovremeno izveštavanje o nepravilnostima i preduzimanje efikasnih i srazmernih mera protiv prevare, uzimajući u obzir prepoznate rizike, učestvovanje u sprovođenju postupaka utvrđivanja nepravilnosti po potrebi i postupanje po odluci Nacionalnog službenika za odobravanje po utvrđivanju nepravilnosti;
14) uspostavljanje i sprovođenje procedure za čuvanje svih dokumenata;
15) sprovođenje korektivnih mera u skladu sa nalazima Revizorskog tela i revizora iz Evropske komisije;
16) obavlja i druge poslove u vezi sa programiranjem, praćenjem, vrednovanjem i izveštavanjem u vezi sa programima prekogranične saradnje koji se finansiraju iz IPA II.
Pored poslova navedenih u članu 10. ove uredbe, Telo za ugovaranje obavlja poslove sprovođenja postupaka javnih nabavki/raspisivanja poziva za predloge projekata, ugovaranja, sprovođenje ugovora, vršenja plaćanja, računovodstva, praćenja sprovođenja ugovora i finansijsko izveštavanje u vezi sa dodeljivanjem grantova (bespovratnih sredstava)/drugih ugovora u okviru realizacije programa prekogranične saradnje sa zemljama kandidatima i potencijalnim kandidatima koji se finansiraju iz IPA II.
Za potrebe programa prekogranične saradnje, Telo za ugovaranje obavlja i sledeće poslove:
1) imenovanje članova odbora za ocenu predloga operacija i osiguravanje da odbor za ocenu predloga operacija ima još jednog člana sa pravom glasa i to iz države u kojoj nije smešteno Telo za ugovaranje, pri čemu Telo za ugovaranje imenuje u skladu sa svojim isključivim pravom, predsedavajućeg i sekretara komisije;
2) izbor operacija u okviru javnog poziva za dostavljanje ponuda;
3) potpisivanje ugovora o sprovođenju operacije sa vodećim korisnikom u programima prekogranične saradnje;
4) operativno praćenje i upravljanje operacijama u tesnoj saradnji sa drugom državom učesnicom;
5) učestvovanje u uspostavljanju sistema za prikupljanje pouzdanih informacija o sprovođenju programa prekogranične saradnje;
6) obavlja i druge poslove u vezi sa ugovaranjem i sprovođenjem za programe prekogranične saradnje koji se finansiraju iz IPA II.
V OPERATIVNA STRUKTURA ZA UPRAVLJANJE IPARD PROGRAMOM
Operativnu strukturu za upravljanje IPARD programom u okviru IPA II čine:
1) Upravljačko telo;
2) IPARD agencija.
Unutrašnja jedinica u kojoj se obavljaju poslovi koji se odnose na ruralni razvoj u ministarstvu nadležnom za poljoprivredu i ruralni razvoj obavlja poslove Upravljačkog tela.
Upravljačko telo obavlja poslove koji se odnose na:
1) izradu i obezbeđivanje uslova za efikasno sprovođenje IPARD programa, izmene istog, uključujući i one izmene koje traži Evropska komisija;
2) mogućnost za kontrolu i proveru mera koje treba definisati u IPARD programu u saradnji sa IPARD agencijom;
3) izbor mera za konkurse, kao i izrada plana raspisivanja konkursa u okviru IPARD programa, finansijskih alokacija po merama, po konkursu, i definisanje uslova prihvatljivosti u saradnji sa IPARD agencijom;
4) obezbeđivanje odgovarajućeg nacionalnog pravnog osnova za sprovođenje IPARD programa;
5) uspostavljanje, koordinaciju i organizaciju rada Odbora za praćenje IPARD programa;
6) pružanje pomoći Odboru za praćenje IPARD programa, posebno putem davanja dokumenata potrebnih za praćenje kvaliteta sprovođenja IPARD programa;
7) uspostavljanje sistema izveštavanja i informisanja u cilju prikupljanja finansijskih i statističkih podataka o sprovođenju IPARD programa i njihovo dostavljanje Odboru za praćenje IPARD programa;
8) predlaganje izmena i dopuna IPARD programa Evropskoj komisiji nakon konsultacija sa IPARD agencijom;
9) izradu akcionog plana za sprovođenje mere Tehničke pomoći u dogovoru sa Odborom za praćenje IPARD programa;
10) izradu plana ocenjivanja koji se podnosi Odboru za praćenje IPARD programa;
11) izradu plana komunikacije i vidljivosti IPARD programa;
12) staranje o sprovođenju potpune odgovornosti za upravljanje i sprovođenje delegiranih poslova, u slučaju kada je deo poslova poveren nekom drugom telu;
13) blagovremeno izveštavanje o nepravilnostima i preduzimanje efikasnih i srazmernih mera protiv prevare, uzimajući u obzir prepoznate rizike, učestvovanje u sprovođenju postupaka utvrđivanja nepravilnosti po potrebi i postupanje po odluci Nacionalnog službenika za odobravanje po utvrđivanju nepravilnosti;
14) obavlja i druge poslove u vezi sa upravljanjem i sprovođenjem IPARD programa u okviru svog delokruga rada.
Organ uprave nadležan za agrarna plaćanja u sastavu ministarstva nadležnog za poslove poljoprivrede i ruralnog razvoja obavlja poslove IPARD agencije.
IPARD agencija obavlja poslove koji se odnose na:
1) davanje mišljenja Upravljačkom telu o upravljanju i proveri mera IPARD programa;
2) objavljivanje poziva za podnošenje zahteva, sa uslovima i odredbama o prihvatljivosti uz prethodno obaveštavanje Upravljačkog tela;
3) procenu vrste infrastrukturnih projekata pre odobravanja projekta imajući u vidu očekivanu neto dobit i obezbeđivanje da javna pomoć iz svih izvora ne prelazi 50% ukupnih troškova projekta koji su prihvatljivi za kofinansiranje od strane EU;
4) obezbeđivanje da ukupna javna pomoć dodeljena iz svih izvora po projektu ne prelazi utvrđene najviše gornje granice za javne troškove;
5) izbor projekata koje treba realizovati;
6) pravovremeno planiranje sredstava za nacionalno sufinansiranje u skladu sa programom, odnosno predviđenom dinamikom sprovođenja projekata, kao i sredstava za sve dodatne i nepredviđene troškove i nadoknadu nepropisno utrošenih sredstava;
7) odobravanje projekata i informisanje korisnika o mogućim postupanjima IPARD agencije u slučaju nepoštovanja dužnosti korisnika;
8) praćenje sprovođenja projekata;
9) izveštavanje Upravljačkog tela o napretku mera koje se sprovode, u odnosu na indikatore;
10) uspostavljanje sistema za blagovremeno sprečavanje, otkrivanje i izveštavanje o nepravilnostima, sprovođenje postupaka utvrđivanja nepravilnosti i po potrebi, postupanje po odluci Nacionalnog službenika za odobravanje po utvrđenoj nepravilnosti;
11) preduzimanje efikasnih i srazmernih mera protiv utvrđenih nepravilnosti i prevara, uzimajući u obzir prepoznate rizike;
12) osiguravanje da Nacionalni službenik za odobravanje i upravljačka struktura, kao i Upravljačko telo dobiju sve potrebne informacije kako bi mogli da obavljaju svoje zadatke;
13) obezbeđivanje usklađenosti sa obavezama u vezi sa informisanjem, javnošću i transparentnošću;
14) obavlja i druge poslove utvrđene sektorskim sporazumom.
VI UREĐIVANJE MEĐUSOBNIH ODNOSA ZA SPROVOĐENJE PROGRAMA PRETPRISTUPNE POMOĆI EU U OKVIRU IPA II
Međusobni odnosi između odgovornih lica i tela, krajnjih primaoca i korisnika u smislu programa prekogranične saradnje
Odgovorna lica i tela za sprovođenje programa pretpristupne pomoći EU u okviru IPA II, krajnji primaoci i korisnici u smislu programa prekogranične saradnje međusobno sarađuju u svim zajedničkim pitanjima i dužna su da u okviru te saradnje jedni drugima dostavljaju potrebne informacije, podatke i obaveštenja, kao i da omogućavaju uvid u dokumentaciju potrebnu za rad u skladu sa odgovarajućim sporazumima i procedurama.
Sporazumi o sprovođenju programa koji se finansiraju
iz IPA II
Međusobna prava i obaveze Nacionalnog IPA koordinatora, Tela za koordinaciju programiranja, praćenje i vrednovanje, Nacionalnog službenika za odobravanje i Tela za ugovaranje u vezi sa pripremom, koordinacijom, sprovođenjem, praćenjem, vrednovanjem i izveštavanjem o sprovođenju akcionih programa/akcija/aktivnosti, koji se finansiraju iz IPA II, bliže se uređuju sporazumom o sprovođenju.
Međusobna prava i obaveze Nacionalnog IPA koordinatora, Odgovornog lica za poslove operativne strukture za upravljanje programima prekogranične saradnje u okviru IPA II i Nacionalnog službenika za odobravanje u vezi sa pripremom, koordinacijom, sprovođenjem, praćenjem, vrednovanjem i izveštavanjem o sprovođenju programa prekogranične saradnje/operacija, koji se finansiraju iz IPA II, bliže se uređuju sporazumom o sprovođenju.
Operativni sporazumi o programiranju, sprovođenju, praćenju i vrednovanju programa koji se finansiraju iz IPA II
Međusobna prava i obaveze Tela za koordinaciju programiranja, praćenje i vrednovanje, Tela za ugovaranje i krajnjeg korisnika u vezi sa pripremom, koordinacijom, sprovođenjem, praćenjem, vrednovanjem i izveštavanjem o sprovođenju akcionih programa/akcija/aktivnosti, koji se finansiraju iz IPA II, bliže se uređuju operativnim sporazumom.
Međusobna prava i obaveze Odgovornog lica za poslove operativne strukture za upravljanje programima prekogranične saradnje u okviru IPA II, Tela za programe prekogranične saradnje i Tela za ugovaranje u vezi sa pripremom, koordinacijom, sprovođenjem, praćenjem, vrednovanjem i izveštavanjem o sprovođenju programa prekogranične saradnje/operacija, koji se finansiraju iz IPA II, bliže se uređuju operativnim sporazumom.
Sporazum sa krajnjim primaocima
Sporazumi sa krajnjim primaocima, po potrebi, zaključuju se između tela za ugovaranje, krajnjeg korisnika i krajnjeg primaoca, u skladu sa odredbama finansijskih sporazuma na osnovu kojih se sprovode godišnji akcioni programi/akcije, odnosno ugovori koji se finansiraju iz IPA II.
Ako akcionim programima/akcijama nije definisan krajnji korisnik i/ili krajnji primalac koji planira i obezbeđuje sredstva za nacionalno sufinansiranje, onda se sporazumom sa krajnjim primaocem bliže određuje krajnji korisnik i/ili krajnji primalac koji planira i obezbeđuje sredstva za nacionalno sufinansiranje.
Sporazumom sa krajnjim primaocem bliže se određuje način na koji krajnji korisnik i/ili krajnji primalac planira i obezbeđuje sredstva za dodatne i nepredviđene troškove i nadoknadu nepropisno utrošenih sredstava.
Uređivanje međusobnih odnosa u okviru operativne strukture za upravljanje IPARD programom
Način bližeg uređivanja međusobnih odnosa u okviru operativne strukture za upravljanje IPARD programom utvrđuje se sektorskim sporazumom.
Odnosi između odgovornih lica i tela u okviru operativne strukture za upravljanje IPARD programom, utvrđuju se posebnim sporazumima.
Procedure u vezi sa programiranjem, sprovođenjem, praćenjem, vrednovanjem i izveštavanjem o programima
Radi delotvornog i efikasnog obavljanja poslova, procesi programiranja, sprovođenja, praćenja, vrednovanja i izveštavanja u vezi sa programima koji se finansiraju iz IPA II sprovode se u skladu sa odgovarajućim procedurama.
Nacionalni službenik za odobravanje potvrđuje procedure u vezi sa programiranjem, sprovođenjem, praćenjem, vrednovanjem i izveštavanjem o programima koji se finansiraju iz IPA II i inicira donošenje akata kojima se utvrđuju ove procedure.
Odgovorna lica i tela za sprovođenje programa pretpristupne pomoći EU u okviru IPA II iz člana 3. ove uredbe, mogu da vrše dokumentacione provere i provere kod tela koja čine operativnu strukturu iz čl. 8, 12. i 16. ove uredbe, krajnjih korisnika, krajnjih primaoca, primaoca, korisnika u smislu programa prekogranične saradnje i vodećih korisnika u smislu programa prekogranične saradnje u okviru svojih nadležnosti.
Odgovorna lica i tela koja čine operativnu strukturu iz čl. 8, 12. i 16. ove uredbe, mogu da vrše dokumentacione provere i provere kod tela koja čine operativnu strukturu iz čl. 8, 12. i 16. ove uredbe, krajnjih korisnika, krajnjih primaoca, primaoca, korisnika u smislu programa prekogranične saradnje i vodećih korisnika u smislu programa prekogranične saradnje u okviru svojih nadležnosti.
Telo za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije iz člana 29. ove uredbe može da vrši administrativne provere kod tela koja čine operativnu strukturu iz čl. 8, 12. i 16. ove uredbe, krajnjih korisnika, krajnjih primalaca, primalaca, korisnika u smislu programa prekogranične saradnje i vodećih korisnika u smislu programa prekogranične saradnje, u cilju provere prijavljenih nepravilnosti.
Odgovorna lica i tela iz člana 3. ove uredbe, tela koja čine operativnu strukturu iz čl. 8, 12. i 16. ove uredbe, krajnji korisnici, krajnji primaoci, primaoci, korisnici u smislu programa prekogranične saradnje i vodeći korisnici u smislu programa prekogranične saradnje podležu proveri i reviziji koju vrši državni organ zadužen za reviziju sistema upravljanja sredstvima Evropske unije, Evropska komisija, OLAF i Evropski revizorski sud u skladu sa članom 50. Okvirnog sporazuma.
Tela koja čine operativnu strukturu iz čl. 8, 12. i 16. ove uredbe, krajnji korisnici, krajnji primaoci, primaoci, korisnici u smislu programa prekogranične saradnje i vodeći korisnici u smislu programa prekogranične saradnje dužni su da predstavnicima tela iz st. 1, 2, 3. i 4. ovog člana, obezbede pristup svojim zaposlenima, radnim prostorijama i relevantnoj dokumentaciji u vezi sa programima u okviru IPA II, u skladu sa odredbama sporazuma iz čl. 20, 21. i 23. ove uredbe, sporazuma sa krajnjim primaocima iz člana 22. ove uredbe i ugovora koji se finansiraju iz IPA II.
Tela koja čine operativnu strukturu iz čl. 8, 12. i 16. ove uredbe, krajnji korisnici, krajnji primaoci, primaoci, korisnici u smislu programa prekogranične saradnje i vodeći korisnici u smislu programa prekogranične saradnje dužni su da čuvaju dokumentaciju u skladu sa odredbama potpisanih finansijskih sporazuma i IPARD Sektorskog sporazuma na osnovu kojih se sprovode programi u okviru IPA II.
VIII FINANSIJSKO UPRAVLJANJE I KONTROLA I INTERNA REVIZIJA
Finansijsko upravljanje i kontrola
U cilju odgovornog upravljanja sredstvima pretpristupne pomoći EU u okviru IPA II odgovorna lica i tela za sprovođenje programa pretpristupne pomoći EU u okviru IPA II, krajnji primaoci i korisnici u smislu programa prekogranične saradnje koji su korisnici javnih sredstava, dužni su da uspostave sistem finansijskog upravljanja i kontrole u skladu sa zakonom kojim se uređuje budžetski sistem.
Internu reviziju u vezi sa upravljanjem programima koji se finansiraju iz IPA II obavljaju interni revizori u organima državne uprave i službama Vlade, koji su uspostavljeni u skladu sa zakonom kojim se uređuje budžetski sistem.
Interni revizori iz stava 1. ovog člana, podnose revizorske izveštaje rukovodiocu subjekta revizije i rukovodiocu korisnika javnih sredstava.
Rukovodilac korisnika javnih sredstava podnosi kopiju revizorskog izveštaja ili izvode iz revizorskog izveštaja Nacionalnom službeniku za odobravanje.
IX UPRAVLJANJE NEPRAVILNOSTIMA
Nacionalni službenik za odobravanje odgovoran je za uspostavljanje sistema za upravljanje i podnošenje izveštaja o nepravilnostima Evropskoj komisiji.
Nacionalni službenik za odobravanje daje obavezujuće instrukcije odgovornim licima i telima za upravljanje programima pretpristupne pomoći u okviru IPA II, kao i krajnjim primaocima, primaocima, korisnicima u smislu programa prekogranične saradnje i vodećim korisnicima u smislu programa prekogranične saradnje u vezi sa merama koje je potrebno preduzeti radi sprečavanja i suzbijanja nepravilnosti.
Državni službenik, zaposleni ili treće lice dužni su da prijave svako odstupanje, nedoslednost ili kršenje propisa koje predstavlja nepravilnost ili izaziva osnovanu sumnju da je došlo do prevare.
Državni službenik i zaposleni u telima uključenim u sprovođenje programa koji se finansira iz IPA II, dužni su da potpišu izjavu da su upoznati sa pojmom nepravilnosti i sa sistemom prijavljivanja nepravilnosti.
Način prijavljivanja i postupanja u vezi sa nepravilnostima uređuju se sporazumom o sprovođenju iz člana 20. ove uredbe, operativnim sporazumom iz člana 21. ove uredbe i procedurama iz člana 24. ove uredbe.
Protiv državnog službenika, zaposlenog ili trećeg lica koje prijavi nepravilnost u toku sprovođenja programa koji se finansira iz IPA II ne može se pokrenuti disciplinski postupak, doneti rešenje o prestanku radnog odnosa ili otkaz ugovora o radu, niti preduzeti bilo koja mera koja negativno utiče na radno-pravni status po osnovu podnete prijave o nepravilnosti, u skladu sa zakonom kojim se uređuje zaštita uzbunjivača. i drugim propisima koji se odnose na zaštitu uzbunjivača.
Identitet državnog službenika, zaposlenog ili trećeg lica koje prijavi sumnju na nepravilnost čuva se u tajnosti, u skladu sa propisima.
Svi finansijski sporazumi, kao i programi i akcije koji iz njih budu usledili i odgovarajući ugovori, podležu nadzoru i kontroli koju vrši Evropska komisija, uključujući u i kontrole koje vrši Evropska kancelarija za borbu protiv prevara (OLAF).
Uz prethodno obaveštenje odgovarajućih nacionalnih organa od strane Evropske komisije, ovlašćeni zastupnici ili predstavnici Evropske komisije i OLAF imaju pravo da vrše bilo koje tehničke i finansijske provere koje Evropska komisija ili OLAF mogu smatrati neophodnim za sprovođenje programa, akcije ili ugovora, uključujući i posete na lokacijama i u prostorijama gde se vrše aktivnosti koje se finansiraju iz IPA II.
Telo za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije
Telo za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije je unutrašnja jedinica u ministarstvu nadležnom za poslove finansija i obavlja poslove koji se odnose na preduzimanje svih mera i aktivnosti u cilju zaštite finansijskih interesa Evropske unije i Republike Srbije.
Poslovi koje obavlja se odnose na:
1) koordinaciju pravnih, administrativnih i operativnih aktivnosti usmerenih na suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije;
2) sprovođenje administrativnih provera prijava nepravilnosti i sumnji na prevaru, utvrđivanje činjenica za potrebe donošenja odluke i pokretanje postupaka radi sankcionisanja nepravilnosti i zloupotreba u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije;
3) utvrđivanje mogućih slabosti u sistemu za upravljanje programima pretpristupne pomoći Evropske unije u Republici Srbiji koji se finansiraju iz IPA II;
4) ostvarivanje operativne i tehničke saradnje sa odgovornim licima i telima u sistemu za upravljanje pretpristupnom pomoći EU u okviru IPA II i OLAF u cilju prikupljanja informacija u vezi sa dokazima, kao i utvrđivanjem činjenica i pokretanjem postupaka radi sankcionisanja nepravilnosti i zloupotreba u postupanju sa sredstvima iz IPA II od strane nadležnih državnih organa i institucija;
5) razmenu podataka o nepravilnostima i slučajevima prevare u postupanju sa sredstvima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru IPA II sa telima u mreži za suzbijanje nepravilnosti i prevara i sa OLAF;
6) pružanje administrativno tehničke i logističke podrške OLAF na teritoriji Republike Srbije;
7) praćenje toka istraga i sudskih postupaka u vezi sa slučajevima dokazane prevare i izveštavanje OLAF o njima;
8) podršku radu mreže za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima EU;
9) koordinaciju aktivnosti u vezi sa usaglašavanjem nacionalnih propisa sa propisima EU u vezi sa zaštitom finansijskih interesa EU.
Telo za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije, u cilju utvrđivanja činjenica u vezi sa prijavljenim nepravilnostima i sumnjama na prevaru, sarađuje sa odgovornim licima i telima za sprovođenje programa pretpristupne pomoći EU u okviru IPA II, krajnjim primaocima, korisnicima u smislu programa prekogranične saradnje i primaocima koji su dužni da u okviru te saradnje omoguće uvid u dokumentaciju i saradnju na licu mesta.
Prava i obaveze između Nacionalnog službenika za odobravanje i Tela za suzbijanje nepravilnosti i prevara u postupanju sa finansijskim sredstvima Evropske unije, po potrebi, bliže se uređuju posebnim sporazumom o saradnji.
Korisnik IPA II dužan je da u skladu sa članom 41. Okvirnog sporazuma između Republike Srbije i Evropske komisije o pravilima za sprovođenje finansijske pomoći Evropske unije Republici Srbiji u okviru instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA II) izvrši povraćaj nepropisno utrošenih sredstava.
Za izvršena plaćanja za koje nije postojao pravni osnov, povraćaj sredstava se vrši, u skladu sa sporazumima iz čl. 20 - 23. ove uredbe, kao i procedurama iz člana 24. ove uredbe i drugim pravnim aktima.
Ugovorom, odnosno drugim pravnim aktom sa primaocem uređuje se povraćaj nepropisno isplaćenih sredstava, odnosno mogućnost prebijanja dugovanja.
Reviziju vrše Revizorsko telo, Evropska komisija i Evropski revizorski sud.
Odgovorna lica i tela u okviru struktura za upravljanje programima koji se finansiraju iz IPA II, krajnji korisnici, krajnji primaoci, primaoci, korisnici u smislu programa prekogranične saradnje i vodeći korisnici u smislu programa prekogranične saradnje dužni su da Revizorskom telu, Evropskoj komisiji i Evropskom revizorskom sudu, za potrebe revizije obezbede pristup svojim zaposlenima, radnim prostorijama i dokumentaciji koja se odnosi na programe koji se finansiraju iz IPA II.
Odgovorna lica i tela u okviru struktura za upravljanje programima koji se finansiraju iz IPA II, krajnji korisnici, krajnji primaoci, primaoci, korisnici u smislu programa prekogranične saradnje i vodeći korisnici u smislu programa prekogranične saradnje dužni su da čuvaju dokumentaciju u skladu sa odredbama potpisanih finansijskih sporazuma na osnovu kojih se sprovode programi koji se finansiraju iz IPA II.
Prestanak važenja ranijeg propisa
Danom stupanja na snagu ove uredbe prestaje da važi Uredba o upravljanju programima pretpristupne pomoći Evropske unije u okviru instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA II) za period 2014-2020. godine ("Službeni glasnik RS", broj 86/15).
Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije".