PRAVILNIKO BLIŽEM UREĐIVANJU POSTUPKA JAVNE NABAVKE ORGANIZACIONIH JEDINICA GRADSKE UPRAVE GRADA BEOGRADA("Sl. list grada Beograda", br. 8/2015, 58/2015 i 8/2019) |
Ovim pravilnikom bliže se uređuje procedura planiranja nabavki, sprovođenje postupaka javnih nabavki i izvršenje ugovora, koju primenjuju organizacione jedinice Gradske uprave Grada Beograda (u daljem tekstu: organizacione jedinice).
Pravilnikom se uređuju učesnici, odgovornosti, način obavljanja poslova javnih nabavki u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama (u daljem tekstu: zakon), a naročito se uređuje:
- način planiranja nabavki (kriterijumi, pravila i način određivanja predmeta javne nabavke i procenjene vrednosti, način ispitivanja i istraživanja tržišta),
- odgovornost za planiranje,
- ciljevi postupka javne nabavke,
- način izvršavanja obaveza iz postupka,
- način obezbeđivanja konkurencije,
- sprovođenje postupaka javnih nabavki,
- način praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci i
- kontrola javnih nabavki.
Pravilnikom se uređuju i nabavke dobara ili usluga ili radova, na koje se ne primenjuju odredbe zakona.
Primena
Ovaj pravilnik je namenjen svim organizacionim jedinicama koje su, u skladu sa važećom regulativom i unutrašnjim opštim aktima, uključeni u planiranje nabavki, sprovođenje postupaka javnih nabavki, izvršenje ugovora i kontrolu javnih nabavki.
Pojedini izrazi upotrebljeni u ovom pravilniku imaju sledeće značenje:
1) Javnom nabavkom smatra se pribavljanje dobara ili usluga ili radova, u skladu sa propisima kojima se uređuju javne nabavke i ovim pravilnikom.
2) Nabavka koja je izuzeta od primene zakona je nabavka predmeta nabavke, koji je takođe potreban za obavljanje delatnosti naručioca, a na koju se ne primenjuju odredbe Zakona.
3) Poslovi javnih nabavki su planiranje javne nabavke; sprovođenje postupka javne nabavke uključujući ali ne ograničavajući se na učešće u komisiji za javnu nabavku; izrada konkursne dokumentacije; izrada akata u postupku javne nabavke; izrada ugovora o javnoj nabavci; praćenje izvršenja javne nabavke; svi drugi poslovi koji su povezani sa postupkom javne nabavke.
4) Plan javnih nabavki je godišnji plan javnih nabavki naručioca.
5) Ponuđač je lice koje u postupku javne nabavke ponudi dobra, pružanje usluga ili izvođenje radova.
6) Ugovor o javnoj nabavci je teretni ugovor zaključen u pisanoj ili elektronskoj formi između jednog ili više ponuđača i jednog ili više naručilaca, koji za predmet ima nabavku dobara, pružanje usluga ili izvođenje radova.
7) Nosilac planiranja i naručilac je resorno nadležna organizaciona jedinica.
8) Krajnji korisnik je unutrašnja organizaciona jedinica, druga organizaciona jedinica i ostali pravni subjekti čiji je osnivač Grad Beograd, koji koriste predmet nabavke.
9) Podnosilac zahteva za pokretanje postupka je unutrašnja organizaciona jedinica (sektor, odeljenje, odsek).
10) Nosilac aktivnosti je lice angažovano na poslovima javnih nabavki koje je nosilac aktivnosti u konkretnom postupku javne nabavke.
Cilj pravilnika je da se nabavke sprovode u skladu sa zakonom, da se obezbedi jednakost, konkurencija i zaštita ponuđača od bilo kog vida diskriminacije, da se obezbedi blagovremeno pribavljanje dobara, usluga i radova uz najniže troškove i u skladu sa objektivnim potrebama naručioca, odnosno krajnjih korisnika.
Opšti ciljevi ovog pravilnika su:
1) jasno i precizno uređivanje i usklađivanje obavljanja svih poslova javnih nabavki, a naročito planiranja, sprovođenja postupka i praćenja izvršenja ugovora o javnim nabavkama;
2) utvrđivanje obaveze pisane komunikacije u postupku javne nabavke i u vezi sa obavljanjem poslova javnih nabavki;
3) evidentiranje svih radnji i akata tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja ugovora o javnim nabavkama;
4) uređivanje ovlašćenja i odgovornosti u svim fazama javnih nabavki;
5) kontrola planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javnih nabavki;
6) definisanje uslova i načina profesionalizacije i usavršavanja zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki, sa ciljem pravilnog, efikasnog i ekonomičnog obavljanja poslova iz oblasti javnih nabavki.
Pravilnikom se uređuju postupak, rokovi izrade i donošenja plana javnih nabavki i izmena plana javnih nabavki, izvršenje plana javnih nabavki, nadzor nad izvršenjem, izveštavanje, ovlašćenja i odgovornost nosioca planiranja, kao i druga pitanja od značaja za postupak planiranja.
Naručilac je dužan da donese godišnji plan javnih nabavki koji sadrži podatke propisane zakonom i podzakonskim aktom.
Plan javnih nabavki čine sve javne nabavke za koje postupci javnih nabavki nisu okončani u prethodnoj budžetskoj godini i javne nabavke čije se pokretanje i sprovođenje planira u tekućoj budžetskoj godini.
Naručilac je dužan da, pored godišnjeg plana javnih nabavki, donese i spisak nabavki na koje se zakon ne primenjuje.
Kriterijumi za planiranje nabavki
Kriterijumi koji se uzimaju u obzir kod planiranja svake nabavke su:
1) da li je predmet nabavke u funkciji obavljanja delatnosti i u skladu sa planiranim ciljevima koji su definisani u relevantnim dokumentima (propisi, standardi, godišnji programi poslovanja, usvojene strategije i akcioni planovi, protokoli...);
2) da li tehničke specifikacije i količine određenog predmeta nabavke odgovaraju stvarnim potrebama organizacione jedinice, odnosno krajnjeg korisnika;
3) da li je procenjena vrednost nabavke odgovarajuća s obzirom na ciljeve nabavke, a imajući u vidu tehničke specifikacije, neophodne količine i stanje na tržištu (cena i ostali uslovi nabavke);
4) da li nabavka ima za posledicu stvaranje dodatnih troškova, kolika je visina i kakva je priroda tih troškova i da li je kao takva isplativa;
5) da li postoje druga moguća rešenja za zadovoljavanje iste potrebe i koje su prednosti i nedostaci tih rešenja u odnosu na postojeće;
6) stanje na zalihama, odnosno praćenje i analiza pokazatelja u vezi sa potrošnjom dobara (dnevno, mesečno, kvartalno, godišnje i sl);
7) prikupljanje i analiza postojećih informacija i baza podataka o dobavljačima i zaključenim ugovorima;
8) praćenje i poređenje troškova održavanja i korišćenja postojeće opreme u odnosu na troškove nove opreme, isplativost investicije, isplativost remonta postojeće opreme i sl;
9) ekološka prednost predmeta javne nabavke, energetska efikasnost i troškovi životnog ciklusa predmeta javne nabavke (trošak nabavke, troškovi upotrebe i održavanja, kao i troškovi odlaganja nakon upotrebe);
10) rizici i troškovi u slučaju nesprovođenja postupka nabavke, kao i troškovi alternativnih rešenja.
Način iskazivanja potreba, provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku pojedinačnu nabavku
Postupak planiranja počinje utvrđivanjem stvarnih potreba za predmetima nabavki, koje su neophodne za obavljanje redovnih aktivnosti i koje su u skladu sa postavljenim ciljevima.
Stvarne potrebe za dobrima, uslugama i radovima koje treba nabaviti određuju se u skladu sa kriterijumima za planiranje nabavki.
Nosilac planiranja, pre početka postupka prijavljivanja potreba za predmetima nabavki, dostavlja instrukcije za planiranje krajnjim korisnicima koji imaju potrebu za nabavkama koje će biti predviđene u planu nabavki nosioca planiranja.
Instrukcije za planiranje sadrže obrasce i tabele za prikupljanje i dostavljanje traženih podataka o nabavkama koje se planiraju (podacima o predmetu nabavke, količinama, vrednosti predmeta javne nabavke, okvirnom vremenu pokretanja postupka, planiranom vremenu realizacije ugovora), kao i obrazloženjima bitnim za ocenu opravdanosti i procenu prioriteta nabavke, nabavkama u toku, sprovedenim nabavkama, stanju zaliha i drugim podacima koji su nosiocu planiranja neophodni da bi sačinio plan nabavki u skladu sa zakonom i podzakonskim aktom.
Instrukcijama se unificira i standardizuje iskazivanje potreba za dobrima, uslugama i radovima.
Krajnji korisnici utvrđuju i iskazuju potrebe za predmetima nabavki u svemu u skladu sa datim instrukcijama i iste dostavljaju Nosiocu planiranja.
Krajnji korisnici dostavljaju Nosiocu planiranja projektnu i ostalu dokumentaciju koja je potrebna za nabavku radova i usluga, sa svim neophodnim saglasnostima, ukoliko je pribavljanje predmetne dokumentacije u njihovoj nadležnosti i ukoliko je krajnji korisnik obezbedio projektnu i ostalu dokumentaciju.
Nosilac planiranja nakon prikupljanja potreba, vrši proveru da li su potrebe iskazane u skladu sa kriterijumima za planiranje nabavki.
Nakon izvršene provere, nosilac planiranja obaveštava krajnjeg korisnika o svim uočenim neslaganjima potreba sa kriterijumima za planiranje.
Krajnji korisnici, nakon prijema obaveštenja iz prethodnog stava, vrše neophodne ispravke i utvrđuju stvarnu potrebu za svaku pojedinačnu nabavku, o čemu obaveštavaju nosioca planiranja.
Naručioci, na zahtev Službe za centralizovane javne nabavke i kontrolu nabavki (u daljem tekstu: Služba), dostavljaju objedinjen predlog potreba u pisanom obliku, sa dokumentacionom podlogom u prilogu, radi sprovođenja kontrole.
Predlog potreba naručioci su u obavezi da dostave u roku od 10 (deset) dana od dana prijema zahteva Službe.
Predlogom potreba iz prethodnog stava naručilac je u obavezi da obuhvati i nabavke na koje se zakon ne primenjuje.
Dokumentacionu podlogu za pripremu plana nabavki predstavljaju:
- pisani dokazi o prikupljenim podacima o ispitivanju i istraživanju tržišta svakog pojedinačnog predmeta nabavke,
- tehničke specifikacije za svaki pojedinačni predmet nabavke,
- pisani dokazi o načinu utvrđivanja vrednosti svakog pojedinačnog predmeta nabavke,
- pisani dokazi o načinu ispitivanja opravdanosti planiranja sprovođenja rezervisanih javnih nabavki.
Služba u roku od 10 dana od dana prijema predloga potreba, razmatra i ocenjuje opravdanost prijavljenih potreba.
Služba može od naručilaca zahtevati dodatna objašnjenja i predložiti izmene predloga potreba, u smislu predmeta nabavke (tehničke specifikacije radi standardizacije, racionalizacije i sl.), vrednosti, količina i sl.
Naručioci, usklađuju predlog potreba sa preporukama Službe, i na osnovu uređenog predloga potreba sačinjavaju predlog plana nabavki.
Pravila i način određivanja predmeta nabavke i tehničkih specifikacija predmeta nabavke
Predmet nabavke su dobra, usluge ili radovi koji su određeni u skladu sa zakonom i Opštim rečnikom nabavki.
Uvek kada je to moguće i svrsishodno sa stanovišta ciljeva nabavke, predmet javne nabavke se oblikuje po partijama, pri čemu će partija predstavljati istovrsnu celinu dobara, usluga ili radova.
Tehničkim specifikacijama se predmet nabavke određuje u skladu sa zakonom i kriterijumima za planiranje nabavki, tako da se predmet nabavke opiše na jednostavan, jasan, objektivan, razumljiv i logično struktuiran način.
Pravila i način određivanja procenjene vrednosti nabavke
Procenjena vrednost nabavke određuje se u skladu sa tehničkim specifikacijama utvrđenog predmeta nabavke i utvrđenim količinama, a kao rezultat prethodnog iskustva u nabavci konkretnog predmeta nabavke i sprovedenog istraživanja tržišta.
Procenjena vrednost za javne nabavke radova, određuje se prema tehničko-projektnoj dokumentaciji, izrađenoj u skladu sa Zakonom o planiranju i izgradnji, imajući u vidu i iskustvo u nabavci konkretnog predmeta nabavke.
Procenjena vrednost javne nabavke iskazuje se u dinarima, u ukupnom iznosu bez poreza na dodatu vrednost, a u svemu u skladu sa odredbama Zakona. U slučaju da se realizacija ugovora planira u periodu od dve ili više godina, procenjena vrednost javne nabavke iskazuje se za ceo period realizacije.
Način ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta nabavke
Nosilac planiranja i krajnji korisnik ispituju i istražuju tržište svakog pojedinačnog predmeta nabavke ispitivanjem stepena razvijenosti tržišta, upoređivanjem cena više potencijalnih ponuđača, ispitivanjem kvaliteta, perioda garancije, načina i troškova održavanja, rokova isporuke, postojećih propisa i standarda, mogućnosti da se potreba za određenom nabavkom obezbedi na drugačiji način.
Ispitivanje i istraživanje tržište se sprovodi na neki od sledećih načina:
- ispitivanjem prethodnih iskustava u nabavci konkretnog predmeta nabavke (postojeće informacije i baze podataka o dobavljačima i ugovorima),
- istraživanjem putem interneta (cenovnici ponuđača, portal javnih nabavki, sajtovi drugih naručilaca, sajtovi nadležnih institucija za objavu relevantnih informacija o tržišnim kretanjima...),
- ispitivanjem iskustava drugih naručilaca,
- primarnim sakupljanjem podataka (ankete, upitnici...),
- na drugi pogodan način, imajući u vidu svaki predmet nabavke pojedinačno.
Određivanje odgovarajuće vrste postupka i utvrđivanje istovrsnosti dobara, usluga i radova
Nosilac planiranja, nakon utvrđivanja spiska svih predmeta, određuje ukupnu procenjenu vrednost istovrsnih predmeta nabavke.
Nosilac planiranja određuje vrstu postupka za svaki predmet nabavke, u skladu sa ukupnom procenjenom vrednošću istovrsnog predmeta nabavke, i u skladu sa drugim odredbama zakona.
Način određivanja perioda na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje
Nosilac planiranja u saradnji sa krajnjim korisnikom određuje period na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje, u skladu sa važećim propisima i realnim potrebama, načelom ekonomičnosti i efikasnosti.
Određivanje dinamike pokretanja postupka nabavke
Dinamiku pokretanja postupaka nabavki određuje nosilac planiranja, u skladu sa prethodno definisanim okvirnim datumima zaključenja i izvršenja ugovora, a imajući u vidu vrstu postupka javne nabavke koji se sprovodi za svaki predmet nabavke, objektivne rokove za pripremu i dostavljanje ponuda, kao i propisane rokove za zahtev za zaštitu prava.
Ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke
Nosilac planiranja, kao rezultat istraživanja tržišta svakog predmeta nabavke, prilikom planiranja određuju da li je opravdano, moguće ili objektivno sprovesti rezervisanu javnu nabavku.
Ispitivanje opravdanosti zajedničkog sprovođenja javne nabavke
Nosioci planiranja određuju da li je opravdano zajedničko sprovođenje javne nabavke, imajući u vidu svoje potrebe.
Izrada i donošenje plana javnih nabavki
Obaveze, ovlašćenja i odgovornosti naručioca, prilikom sačinjavanja plana javnih nabavki, definisane su tako što u roku predviđenom u uputstvima za planiranje službe:
- nosilac planiranja sačinjava predlog plana prema modelu plana javnih nabavki Uprave za javne nabavke Republike Srbije, koji na prvoj strani sadrži naznaku "predlog";
- nosilac planiranja sačinjava predlog spiska nabavki na koje se zakon ne primenjuje (u daljem tekstu: predlog spiska nabavki), sačinjen na način opisan u prethodnoj alineji;
- nosioci planiranja dostavljaju službi predlog plana javnih nabavki i predlog spiska nabavki, radi sprovođenja kontrole u smislu usaglašenosti sa propisima kojima je regulisana oblast javnih nabavki;
- nakon sprovedene kontrole, služba obaveštava nosioce planiranja o potrebi usaglašavanja, odnosno ukoliko nema potrebe za usaglašavanjem, daje pozitivno mišljenje na predlog plana javnih nabavki i predlog spiska nabavki;
- nosioci planiranja dostavljaju gradonačelniku predlog plana javnih nabavki i predlog spiska nabavki, sa pribavljenim mišljenjem službe radi dobijanja saglasnosti.
Nakon pribavljanja saglasnosti gradonačelnika na predlog plana javnih nabavki i predlog spiska nabavki, rukovodilac Naručioca, donosi plan javnih nabavki i spisak nabavki za tekuću godinu.
Plan javnih nabavki i spisak nabavki u svemu su identični sa predlogom plana javnih nabavki i predlogom Spiska nabavki, osim što ne sadrže naznaku "predlog".
Naručilac je odgovoran za identičnost sadržaja usvojenog predloga plana javnih nabavki i plana javnih nabavki, kao i usvojenog predloga spiska nabavki i spiska nabavki.
Naručilac spisak nabavki dostavlja Službi u elektronskoj formi u roku od tri dana od dana donošenja.
Naručilac unosi plan javnih nabavki u aplikativni softver Uprave za javne nabavke.
Plan javnih nabavki naručilac objavljuje na Portalu javnih nabavki u roku od deset dana od dana donošenja.
Izmene i dopune plana javnih nabavki i spiska nabavki donose se u postupku koji je propisan za donošenje plana javnih nabavki i spiska nabavki, kada su ispunjeni uslovi propisani zakonom.
Izmene i dopune plana javnih nabavki naručilac objavljuje na Portalu javnih nabavki u roku od deset dana od dana donošenja.
Izmene i dopune spiska nabavki, sa obrazloženjem, naručilac dostavlja Službi u roku od tri dana od dana donošenja.
Naručilac nakon donošenja plana javnih nabavki za tekuću godinu, Službi dostavlja zahtev za mišljenje o osnovanosti primene pregovaračkog postupka bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda i potrebne dokaze, ukoliko smatra da su ispunjeni zakonom propisani uslovi za pokretanje ove vrste postupka.
Služba će, nakon provere usaglašenosti dostavljenog zahteva sa važećim propisima, isti uputiti Upravi za javne nabavke radi pribavljanja mišljenja o osnovanosti primene pregovaračkog postupka.
Praćenje izvršenja plana javnih nabavki
Naručioci su dužni da prate izvršenje plana javnih nabavki po različitim kriterijumima (predmetu nabavke, vrsti postupka, broju zaključenih ugovora, dobavljačima, realizaciji i važenju pojedinačnih ugovora i sl.).
Praćenje realizacije omogućava analizu ostvarenih rezultata, preciznije i sigurnije planiranje u budućem periodu, te povećanje efikasnosti i kvaliteta poslovnih procesa uz uštede koje proizilaze iz profesionalnog pristupa procesu osmišljenog planiranja.
Ciljevi postupka javne nabavke
U postupku javne nabavke moraju biti ostvareni ciljevi postupka javne nabavke, koji se odnose na:
1) celishodnost i opravdanost javne nabavke - pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta i potrebnih količina, za zadovoljavanje stvarnih potreba naručioca na efikasan, ekonomičan i efektivan način;
2) ekonomično i efikasno trošenje javnih sredstava - princip "vrednost za novac", odnosno pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta po najpovoljnijoj ceni;
3) efektivnost (uspešnost) - stepen do koga su postignuti postavljeni ciljevi, kao i odnos između planiranih i ostvarenih efekata određene nabavke;
4) transparentno trošenje javnih sredstava;
5) obezbeđivanje konkurencije i jednak položaj svih ponuđača u postupku javne nabavke;
6) zaštita životne sredine i obezbeđivanje energetske efikasnosti;
7) blagovremeno i efikasno sprovođenje postupka javne nabavke za potrebe nesmetanog odvijanja procesa rada naručioca i blagovremenog zadovoljavanja potreba ostalih korisnika.
Dostavljanje, prijem pismena i komunikacija u poslovima javnih nabavki
Dostavljanje, prijem, kretanje i evidentiranje ponuda, prijava i drugih pismena u vezi sa postupkom javne nabavke i obavljanjem poslova javnih nabavki (planiranje, sprovođenje postupka i izvršenje ugovora o javnoj nabavci), obavlja se preko pisarnice, u kojoj se pošta prima, otvara i pregleda, zavodi, raspoređuje i dostavlja naručiocu.
Poslovi iz stava 1. ovog člana obavljaju se u skladu sa opštim aktom o unutrašnjoj organizaciji.
Ekspedicija je deo zajedničke pisarnice u kojoj se pošta prima od naručioca radi otpremanja za zemlju i inostranstvo i vodi evidencija o otpremljenoj pošti.
U pisarnici poštu prima zaposleni zadužen za prijem pošte, u skladu s rasporedom radnog vremena.
Primljena pošta zavodi se u odgovarajućoj evidenciji istog dana kad je primljena i pod datumom pod kojim je primljena i odmah se dostavlja u rad.
Primljene ponude u postupku javne nabavke, izmene, dopune ponude i opoziv, zavode se u trenutku prijema i na svakoj ponudi, odnosno izmeni, dopuni ili opozivu ponude, obavezno se mora naznačiti datum i tačno vreme prijema.
Ukoliko zaposleni iz stava 1. ovog člana utvrdi nepravilnosti prilikom prijema ponude (npr. ponuda nije označena kao ponuda pa je otvorena, dostavljena je otvorena ili oštećena koverta i sl.), dužan je da o tome sačini belešku i dostavi je naručiocu koji nabavku sprovodi, odnosno komisiji za javnu nabavku (u daljem tekstu: komisija).
Primljene ponude čuva zaposleni za prijem pošte, u zatvorenim kovertama do otvaranja ponuda, kada ih predaje komisiji.
Prijem ponuda potvrđuje se potpisom člana komisije, u posebnoj evidenciji o primljenim ponudama.
Zaposleni u pisarnici i kod naručioca koji su imali uvid u podatke o dostavljenim ponudama, dužni su da čuvaju kao poslovnu tajnu imena zainteresovanih lica, ponuđača, podnosilaca prijava, kao i podatke o podnetim ponudama, odnosno prijavama, do otvaranja ponuda, odnosno prijava.
Elektronska pošta se dostavlja na adrese koje su određene za prijem pošte u elektronskom obliku ili na drugi način, u skladu sa zakonom ili posebnim propisom.
Ako se pri prijemu, pregledu ili otvaranju elektronske pošte utvrde nepravilnosti ili drugi razlozi koji onemogućavaju postupanje po ovoj pošti (npr. nedostatak osnovnih podataka za identifikaciju pošiljaoca - imena i prezimena ili adrese, nemogućnost pristupa sadržaju poruke, format poruke koji nije propisan, podaci koji nedostaju i sl.), ta pošta se preko i-mejl naloga vraća pošiljaocu, uz navođenje razloga vraćanja.
Sva akta u postupku javne nabavke potpisuje rukovodilac naručioca, a parafira rukovodilac unutrašnje organizacione celine i nosilac aktivnosti, izuzev akata koje u skladu sa odredbama zakona potpisuje komisija.
Sprovođenje postupka javne nabavke
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke sačinjava podnosilac zahteva, u roku za pokretanje postupka koji je određen planom nabavki za konkretnu javnu nabavku, a potpisuje i overava rukovodilac naručioca.
Zahtev iz stava 1. ovog člana podnosi se ukoliko je javna nabavka/nabavka, predviđena planom nabavki naručioca za tekuću godinu.
Podnosilac zahteva dužan je da odredi predmet javne nabavke, procenjenu vrednost, tehničke specifikacije, kvalitet, količinu i opis dobara, radova ili usluga, način sprovođenja kontrole i obezbeđivanja garancije kvaliteta, tehničke propise i standarde koji se primenjuju, rok izvršenja, mesto izvršenja ili isporuke dobara, eventualne dodatne usluge i slično, održavanje, garantni rok, tako da ne koristi diskriminatorske uslove.
Po prijemu zahteva za pokretanje postupka javne nabavke, naručilac proverava da li predmetni zahtev sadrži sve potrebne elemente.
Ukoliko podneti zahtev sadrži nedostatke, odnosno ne sadrži sve potrebne elemente, isti se bez odlaganja vraća podnosiocu zahteva na ispravku i dopunu, koja mora biti učinjena u najkraćem mogućem roku.
Ukoliko podneti zahtev ne sadrži nedostatke, naručilac postupa po podnetom zahtevu.
Pokretanje postupka javne nabavke
Način postupanja po odobrenom zahtevu za pokretanje postupka javne nabavke
Na osnovu potpisanog i overenog zahteva, nosilac aktivnosti bez odlaganja sačinjava predlog odluke o pokretanju postupka javne nabavke i predlog rešenja o obrazovanju komisije, koji sadrže sve potrebne elemente propisane zakonom.
Na predlog odluke i rešenja iz stava 1. ovog člana, parafiranjem se saglašava rukovodilac unutrašnje organizacione celine, koji se sa zahtevom za pokretanje postupka javne nabavke i ostalom pratećom dokumentacijom, dostavljaju rukovodiocu naručioca radi potpisivanja.
Naručilac dostavlja službi predlog odluke i predlog rešenja o obrazovanju komisije za javne nabavke, u dva originalna primerka, radi davanja mišljenja da predlog odluke o pokretanju postupka sadrži sve potrebne elemente.
U slučaju ugovora koji se odnose na kapitalne izdatke, predlog odluke obavezno sadrži podtačku da je za pokretanje postupka predmetne javne nabavke pribavljena saglasnost za preuzimanje obaveze po ugovoru koji se odnosi na kapitalne izdatke i zahteva plaćanje u više godina, sa pozivom na broj i datum date saglasnosti.
Naručilac donosi odluku o pokretanju postupka javne nabavke, po prethodno pribavljenom mišljenju službe.
U slučaju izmene odluke o pokretanju postupka, naručilac postupa na način predviđen u st. od 1. do 3. ovog člana.
Naručilac donosi odluku o pokretanju i rešenje o obrazovanju komisije, najkasnije u roku od tri dana od dana pribavljanja pozitivnog mišljenja službe, na predlog odluke o pokretanju.
Odluka o pokretanju postupka je u svemu identična sa predlogom odluke, izuzev što ne sadrži oznaku "predlog".
Naručilac kopiju odluke o pokretanju postupka javne nabavke dostavlja službi, u roku od tri dana od dana donošenja.
Naručilac je odgovoran za identičnost sadržaja predloga odluke i odluke o pokretanju postupka javne nabavke.
Način imenovanja članova komisije za javnu nabavku
Rešenjem se imenuju članovi i zamenici članova komisije i određuju zadaci komisije.
U postupcima javnih nabavki dobara, usluga ili radova čija je procenjena vrednost veća od 15.000.000,00 dinara, uključujući i 15.000.000,00 dinara, obrazuje se komisija od 5 (pet) članova, u čijem sastavu je obavezno učešće nosioca aktivnosti i službenika za javne nabavke.
U postupku javne nabavke, čija je procenjena vrednost od 5.000.000,00 do 15.000.000,00 dinara obrazuje se komisija za javnu nabavku u sastavu od tri člana, uz obavezno učešće nosioca aktivnosti i službenika za javne nabavke, odnosno lica sa stečenim obrazovanjem na pravnom fakultetu, na studijama drugog stepena (diplomske akademske studije, specijalističke strukovne studije), odnosno na osnovnim studijama u trajanju od najmanje četiri godine.
U postupku javne nabavke male vrednosti, naručilac obrazuje komisiju za javnu nabavku u sastavu od tri člana, uz obavezno učešće nosioca aktivnosti i službenika za javne nabavke, odnosno lica zaposlenog na poslovima javnih nabavki.
Članovi komisije imenuju se iz reda zaposlenih kod naručioca i krajnjeg korisnika, a mogu biti imenovani i članovi angažovani kod drugih naručilaca, ukoliko za to postoji objektivna potreba.
Za članove komisije se imenuju lica koja imaju odgovarajuće stručno obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke.
Ako naručilac nema angažovano lice koje ima odgovarajuće stručno obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke, u komisiju se može imenovati lice koje nije zaposleno kod naručioca.
U komisiju se ne mogu imenovati lica koja mogu biti u sukobu interesa u konkretnom postupku javne nabavke.
Nakon prijema rešenja, članovi komisije potpisuju izjavu kojom potvrđuju da u predmetnoj javnoj nabavci nisu u sukobu interesa.
Naručilac čija je ukupna vrednost planiranih javnih nabavki na godišnjem nivou veća od petostrukog iznosa iz člana 39. stav 1. zakona, mora da ima najmanje jednog službenika za javne nabavke.
Naručilac je dužan da licu koje obavlja poslove javnih nabavki omogući da u roku od tri meseca od dana zasnivanja radnog odnosa, odnosno od dana kada se steknu uslovi, položi stručni ispit za službenika za javne nabavke.
Služba vodi evidenciju o službenicima za javne nabavke zaposlenih kod naručioca i indirektnih korisnika budžetskih sredstava, a na osnovu podataka koji se bez odlaganja dostavljaju Službi.
Za člana komisije imenuje se službenik za javne nabavke zaposlen kod naručioca koji sprovodi postupak javne nabavke, ili kod indirektnih korisnika budžetskih sredstava čija se sredstva nalaze na budžetskom razdelu tog naručioca. Ukoliko se učešće službenika za javne nabavke ne može obezbediti na naveden način, naručilac će se sa zahtevom za određivanje službenika za javne nabavke obratiti ili direktno drugom naručiocu u okviru Gradske uprave koji ima zaposlenog službenika za javne nabavke ili Službi. Služba će u saradnji sa naručiocima predložiti službenika za javne nabavke, na osnovu evidencije o službenicima za javne nabavke koju vodi.
Način pružanja stručne pomoći komisiji koja sprovodi postupak javne nabavke
Svi pravni subjekti čiji je osnivač Grad Beograd, dužni su da u okviru svoje nadležnosti pruže stručnu pomoć komisiji.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, komisija se pisanim putem obraća pravnom subjektu čiji je osnivač Grad Beograd, a u čijoj je nadležnosti pitanje za koje se stručna pomoć traži.
Pravni subjekt iz prethodnog stava, od koga je komisija zatražila stručnu pomoć, dužan je da pisanim putem odgovori na zahtev komisije, u roku koji određuje komisija, a u skladu sa propisanim rokovima za postupanje.
Ukoliko pravni subjekt ne odgovori komisiji ili ne odgovori u roku, komisija obaveštava rukovodioca naručioca koji će preduzeti potrebne mere radi ostvarivanja saradnje.
Način postupanja u toku izrade konkursne dokumentacije
Komisija za javnu nabavku priprema konkursnu dokumentaciju, na način utvrđen zakonom i podzakonskim aktima koji uređuju oblast javnih nabavki, kao i pravilnikom, tako da ponuđači na osnovu iste mogu da pripreme prihvatljivu ponudu.
Konkursna dokumentacija mora da sadrži elemente propisane podzakonskim aktom kojim su uređeni obavezni elementi konkursne dokumentacije u postupcima javnih nabavki.
Pre objavljivanja konkursne dokumentacije, svi članovi komisije se moraju saglasiti sa njenom sadržinom potpisivanjem Izjave o saglasnosti sa sadržinom konkursne dokumentacije ili parafiranjem strana konkursne dokumentacije.
Komisija je dužna da, u skladu sa zakonom, podzakonskim aktima, odlukom o pokretanju postupka i rešenjem kojim je obrazovana, sprovede sve radnje potrebne za sprovođenje postupka javne nabavke.
Naručilac može odgovarajućim internim aktom, predvideti prava, obaveze i odgovornosti svakog od članova komisije.
Za ozbiljnost ponude, izvršenje ugovorne obaveze, otklanjanje grešaka u garantnom roku i povraćaj avansnog plaćanja, komisija u konkursnoj dokumentaciji može da predvidi obavezu ponuđača da dostavi menicu ili bankarsku garanciju, u svemu u skladu sa podzakonskim aktom kojim su uređeni obavezni elementi konkursne dokumentacije u postupcima javnih nabavki.
Ukoliko je zahtevana sopstvena blanko menica, naručilac Sekretarijatu dostavlja:
- original menicu potpisanu originalnim potpisom,
- original menično ovlašćenje potpisanog originalnim potpisom lica koja su potpisala menicu,
- kopiju depo kartona,
- overen OP obrazac i
- listing sa sajta NBS kao dokaz da je menica registrovana.
Komisija, u zavisnosti od prirode predmeta javne nabavke, predviđa avans u maksimalnom iznosu do 20% od ugovorene vrednosti bez PDV-a. Izuzetno, procenat dozvoljenog avansa može biti veći, uz pribavljenu saglasnost gradonačelnika.
Saglasnost iz prethodnog stava dostavlja se Službi uz predlog odluke o pokretanju postupka, a najkasnije uz predlog konkursne dokumentacije.
Ukoliko su predmet javne nabavke radovi, pored navedenih sredstava finansijskog obezbeđenja, komisija će u konkursnoj dokumentaciji, u zavisnosti od prirode radova, zahtevati od ponuđača i dostavljanje izjave da će pre uvođenja u posao dostaviti polisu osiguranja objekta u izgradnji, odnosno rekonstrukciji i polisu osiguranja od odgovornosti prema trećim licima i stvarima.
Kada Komisija za kriterijum za dodelu ugovora odredi kriterijum ekonomski najpovoljnija ponuda, jedan od elemenata tog kriterijuma je ponuđena cena, koja se vrednuje sa minimum 70 pondera.
U slučaju kada Komisija proceni da je celishodno da se elemenat kriterijuma ponuđena cena, vrednuje ponderom nižim od 70, obraća se gradonačelniku, radi pribavljanja saglasnosti.
Saglasnost iz prethodnog stava dostavlja se Službi uz predlog odluke o pokretanju postupka a najkasnije uz predlog konkursne dokumentacije.
Naručilac pre objavljivanja konkursne dokumentacije, dostavlja Službi predlog konkursne dokumentacije sa izjavom članova komisije o nepostojanju sukoba interesa, radi dobijanja mišljenja.
Uz predlog konkursne dokumentacije Službi se dostavlja i poziv za podnošenje ponuda/prijava.
Naručilac nakon pribavljanja pozitivnog mišljenja službe na predlog konkursne dokumentacije, pribavlja mišljenje Gradskog pravobranilaštva Grada Beograda, o ispunjenosti svih zakonom propisanih uslova u vezi sa modelom ugovora, koji je elemenat konkursne dokumentacije.
Ukoliko naručilac izmeni model ugovora, prema primedbama Gradskog pravobranilaštva, dužan je da tako izmenjen predlog konkursne dokumentacije dostavi Službi radi pribavljanja mišljenja.
Naručilac je odgovoran za identičnost sadržaja predloga konkursne dokumentacije i konkursne dokumentacije koja je objavljena.
Dodatne informacije ili pojašnjenja i izmene i dopune konkursne dokumentacije
Dodatne informacije ili pojašnjenja i potrebne izmene i dopune konkursne dokumentacije, odnosno, predloga konkursne dokumentacije sačinjava komisija.
Naručilac, pre objavljivanja, izmene i dopune konkursne dokumentacije odnosno, predloga konkursne dokumentacije dostavlja Službi, radi pribavljanja mišljenja.
Objavljivanje u postupku javne nabavke
Objavljivanje oglasa o javnoj nabavci na portalu javnih nabavki i internet stranici naručioca vrši naručilac.
Naručioci koji nemaju svoju internet stranicu, dostavljaju oglase o javnim nabavkama Sekretarijatu za informisanje radi objavljivanja u skladu sa zakonom.
Ukoliko naručilac smatra da je neophodno, oglase o javnim nabavkama može objaviti u specijalizovanom listu prema predmetu javne nabavke, u cilju obezbeđivanja konkurencije.
Na postupak otvaranja ponuda primenjuju se propisi kojima se uređuju javne nabavke.
Način postupanja u fazi stručne ocene ponuda
Komisija je dužna da, nakon otvaranja ponuda/prijava, pristupi stručnoj oceni ponuda/prijava u skladu sa zakonom, i o pregledu i oceni ponuda/prijava za javnu nabavku sačini izveštaj o stručnoj oceni ponuda/prijava, koji sadrži sve podatke predviđene zakonom.
U skladu sa izveštajem o stručnoj oceni ponuda/prijava, komisija priprema predlog odluke o dodeli ugovora, odnosno predlog odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke ili predlog odluke o priznavanju kvalifikacije (u daljem tekstu: predlog odluke).
Predlog odluke iz stava 1. ovog člana dostavlja se rukovodiocu naručioca na potpisivanje.
Naručilac dostavlja izveštaj o stručnoj oceni ponuda/prijava, predlog odluke, izjavu o saglasnosti sa sadržinom konkursne dokumentacije, sa odgovarajućim materijalom u prilogu, Službi radi pribavljanja mišljenja na izveštaj o stručnoj oceni ponuda/prijava, u dva originalna primerka.
Naručilac postupa na način predviđen u stavu 1. ovog člana, u roku od 15 dana (u slučaju da je rok za donošenje odluke 25 dana), odnosno u roku od 25 dana (u slučaju da je rok za donošenje odluke 40 dana), od dana javnog otvaranja ponuda.
U slučaju sprovođenja postupka javne nabavke male vrednosti, naručilac postupa na način predviđen u stavu 1. ovog člana, u roku od dva radna dana od dana javnog otvaranja ponuda.
O poštovanju rokova iz čl. 108. i 109. zakona staraju se služba i naručilac.
Služba je dužna da po dostavljenom materijalu postupi u roku ne dužem od četiri radna dana, izuzev u postupku javne nabavke male vrednosti kada je rok tri radna dana.
Danom donošenja odluke smatra se datum naznačen na samoj odluci, a nakon pribavljanja pozitivnog mišljenja službe na izveštaj komisije za javnu nabavku o stručnoj oceni ponuda/prijava.
Po donošenju odluke naručilac kopiju odluke dostavlja službi.
Naručilac je odgovoran za identičnost sadržaja predloga odluke sa konačnom odlukom.
Naručilac je dužan da odluku objavi na Portalu javnih nabavki i svojoj internet stranici u roku od tri dana od dana donošenja.
Način postupanja u toku zaključivanja ugovora
Po isteku roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava nakon donošenja odluke, odnosno ako u roku predviđenom zakonom nije podnet zahtev za zaštitu prava ili je zahtev za zaštitu prava odbačen ili odbijen, naručilac sačinjava tekst ugovora, koji mora odgovarati modelu ugovora iz konkursne dokumentacije i predlog zaključaka o davanju saglasnosti na zaključenje ugovora, koji dostavlja Sekretarijatu za finansije na nadležno postupanje i gradonačelniku radi dobijanja saglasnosti.
U cilju pribavljanja saglasnosti gradonačelnika, naručilac uz predlog zaključaka dostavlja sledeću dokumentaciju: odluku o pokretanju postupka javne nabavke, rešenje o obrazovanju komisije za javnu nabavku, mišljenje Službe na odluku o pokretanju postupka javne nabavke, mišljenje Službe na konkursnu dokumentaciju, mišljenje Gradskog pravobranilaštva Grada Beograda o ispunjenosti svih zakonom propisanih uslova u vezi sa modelom ugovora, model ugovora, izveštaj komisije o stručnoj oceni ponuda, odluku o dodeli ugovora, mišljenje Službe na izveštaj komisije o stručnoj oceni ponuda/prijava, tekst ugovora sačinjen u skladu sa modelom ugovora i izabranom ponudom i drugu odgovarajuću dokumentaciju shodno predmetu konkretne javne nabavke.
Nakon dobijanja saglasnosti gradonačelnika, naručilac pre zaključenja ugovora, dostavlja tekst ugovora na overu Gradskom pravobranilaštvu Grada Beograda.
Ugovor se sačinjava u dovoljnom broju primeraka, prema potrebi svake konkretne nabavke.
Lice ovlašćeno za potpisivanje ugovora kod naručioca, nakon overe od strane Gradskog pravobranilaštva Grada Beograda potpisuje ugovor.
Naručilac je dužan da ugovor o javnoj nabavci dostavi ponuđaču kojem je ugovor dodeljen u roku od osam dana od dana proteka roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava, iz razloga što nakon proteka ovog roka ponuđač nije dužan da potpiše ugovor što se neće smatrati odustajanjem od ponude i ne može zbog toga snositi bilo kakve posledice, osim ako je podnet blagovremen zahtev za zaštitu prava.
Za postupanje u rokovima za zaključenje ugovora, odgovorni su rukovodilac naručioca, Gradsko pravobranilaštvo Grada Beograda, Sekretarijat za finansije i gradonačelnik.
Postupanje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava
Komisija postupa po prijemu zahteva za zaštitu prava, u skladu sa zakonom.
Zahtev za zaštitu prava naručilac je dužan da dostavi Službi bez odlaganja, radi vođenja evidencije o podnetim zahtevima za zaštitu prava naručilaca.
Prilikom postupanja po podnetom zahtevu, komisija može, posredstvom naručioca koji nabavku sprovodi, od Službe pisanim putem zatražiti stručnu pomoć, samo ukoliko su za postupanje po zahtevu neophodna posebna stručna znanja iz oblasti prava. Služba će postupiti bez odlaganja.
Rešenje o usvajanju zahteva za zaštitu prava, odnosno odgovor na zahtev za zaštitu prava, sačinjen od strane komisije naručilac je dužan da dostavi Službi, radi evidencije istovremeno sa dostavljanjem podnosiocu zahteva, odnosno Komisiji za zaštitu prava u postupcima javnih nabavki.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, komisija može zatražiti stručnu pomoć i od drugih organizacionih jedinica Gradske uprave, Gradskog pravobranilaštva, kao i drugih organa u čijoj nadležnosti je predmetno, sporno pitanje.
Ovlašćenja i odgovornosti u postupku javne nabavke
Naručilac koordinira radom komisija za javne nabavke, pruža stručnu pomoć komisiji u vezi sa sprovođenjem postupka i obavlja druge aktivnosti u vezi sa sprovođenjem postupka javne nabavke.
Za zakonitost sprovođenja postupka javne nabavke, sačinjavanje predloga i donošenje odluka, rešenja i drugih akata u postupku javne nabavke odgovorni su: rukovodilac naručioca i komisija.
Akte u postupku javne nabavke sačinjava nosilac aktivnosti, a komisija sačinjava konkursnu dokumentaciju, zapisnik o otvaranju ponuda, izveštaj o stručnoj oceni ponuda i predlog odluke.
Naručilac i podnosilac zahteva odlučuju o oblikovanju javne nabavke po partijama.
Dodatne uslove za učešće u postupku javne nabavke, određuje komisija.
Tehničke specifikacije predmeta javne nabavke dobara i usluga određuje podnosilac zahteva u zahtevu za nabavku.
Tehničke specifikacije, kao obavezan deo konkursne dokumentacije, podnosilac zahteva određuje na način koji će omogućiti zadovoljavanje stvarnih potreba naručioca i istovremeno omogući širokom krugu ponuđača da podnesu odgovarajuće ponude.
Komisija može izvršiti izmene tehničkih specifikacija, uz prethodno pribavljenu saglasnost podnosioca zahteva.
Tehničku specifikaciju za javnu nabavku radova čini kompletna tehnička dokumentacija neophodna da ponuđači sačine ponudu u postupku javne nabavke radova.
Kriterijume za dodelu ugovora i elemente kriterijuma, kao i metodologiju za dodelu pondera za svaki element kriterijuma, način navođenja, opisivanja i vrednovanja elemenata kriterijuma u konkursnoj dokumentaciji, utvrđuje komisija, uzimajući u obzir vrstu, tehničku složenost, trajanje, vrednost javne nabavke i sl.
Komisija ima mogućnost da od podnosioca zahteva zatraži izjašnjenje o uporedivosti ponuđene cene sa tržišnom cenom.
Model ugovora sačinjava komisija.
U postupku zaštite prava komisija je odgovorna za postupanje u rokovima i po postupku koji je propisan zakonom.
Za postupanje u rokovima za zaključenje ugovora, odgovorni su rukovodilac naručioca, Gradsko pravobranilaštvo Grada Beograda, Sekretarijat za finansije i gradonačelnik.
Prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim nabavkama Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji vrši lice ovlašćeno od strane rukovodioca naručioca.
Komisija je nadležna za praćenje rokova važenja sredstva finansijskog obezbeđenja za ozbiljnost ponude i postupanje u slučaju potrebe produženja roka važenja sredstva obezbeđenja, sve do zaključenja ugovora o nabavci. Nakon zaključenja ugovora za praćenje rokova važenja sredstava finansijskog obezbeđenja i postupanje u slučaju potrebe produženja roka važenja sredstva obezbeđenja, nadležan je naručilac.
Način obezbeđivanja konkurencije
Konkurencija u svim postupcima javnih nabavki obezbeđuje se u skladu sa Zakonom, uz obavezu primene načela transparentnosti postupka javne nabavke.
U pregovaračkom postupku bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda poziv se upućuje, uvek ako je to moguće, na adrese najmanje tri lica koja obavljaju delatnost koja je predmet javne nabavke i koja su prema saznanjima naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god je moguće i na adrese većeg broja lica.
Do saznanja o potencijalnim ponuđačima koji mogu da izvrše predmet javne nabavke, podnosioci zahteva dolaze istraživanjem tržišta na način određen u delu planiranja nabavki.
Način postupanja u cilju zaštite podataka
Ponude i sva dokumentacija iz postupka nabavke, čuva se kod naručioca na mestu koje odredi rukovodilac naručioca, uz preduzimanje svih mera u cilju zaštite podataka u skladu sa zakonom.
Za dokumentaciju iz postupka nabavke, od pokretanja postupka do zaključenja ugovora, odgovara i istu čuva nosilac aktivnosti.
Svim licima koja učestvuju u sprovođenju postupka javne nabavke, odnosno u pripremi konkursne dokumentacije za javnu nabavku ili pojedinih njenih delova, zabranjeno je da trećim licima saopštavaju bilo koje nezvanične podatke u vezi sa javnom nabavkom.
Naručilac čuva dokumentaciju najkasnije do izvršenja ugovora, nakon čega je arhivira.
U konkursnoj dokumentaciji može se zahtevati zaštita poverljivosti podataka koji se ponuđačima stavljaju na raspolaganje, uključujući i njihove podizvođače.
Preuzimanje konkursne dokumentacije može se usloviti potpisivanjem izjave ili sporazuma o čuvanju poverljivih podataka ukoliko ti podaci predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka.
Za određivanje poverljivosti podataka odgovoran je podnosilac zahteva, koji je dužan da informacije o poverljivim podacima dostavi naručiocu, a naručilac za svaku konkretnu nabavku prilikom dostavljanja rešenja o imenovanju komisije, članovima komisije dostavlja i informaciju o poverljivim podacima.
Komisija je dužna da postupa sa poverljivim podacima u skladu sa zakonom.
Evidentiranje svih radnji i akata, čuvanje dokumentacije u vezi sa javnim nabavkama i vođenje evidencije zaključenih ugovora i dobavljača
Naručilac je dužan da evidentira sve radnje i akte, čuva dokumentaciju u vezi sa javnim nabavkama i vodi evidenciju zaključenih ugovora i dobavljača, u skladu sa Zakonom.
Tromesečni izveštaj iz člana 132. zakona potpisuje rukovodilac naručioca.
Nakon izvršenja ugovora o javnoj nabavci ili konačnosti odluke o obustavi postupka, nosilac aktivnosti, svu dokumentaciju dostavlja arhivi i odgovoran je za ažurno arhiviranje dokumentacije nastale u postupku javne nabavke, pri čemu vodi računa o rokovima čuvanja definisanim propisima koji uređuju oblast dokumentarne građe.
Nabavke na koje se zakon ne primenjuje
Prilikom sprovođenja postupaka nabavki na koje se zakon ne primenjuje, naručilac je dužan da postupa u skladu sa načelima iz zakona (načelo efikasnosti i ekonomičnosti, načelo obezbeđivanja konkurencije, načelo transparentnosti postupka javne nabavke, načelo jednakosti ponuđača i načelo zaštite životne sredine i obezbeđivanja energetske efikasnosti), kao i da se stara kada sprovodi nabavke ispod zakonom propisanog limita za javnu nabavku male vrednosti da spreči postojanje sukoba interesa, da obezbedi konkurenciju i da ugovorena cena ne bude veća od uporedive tržišne cene.
Poziv za podnošenje ponuda za nabavku na koju se zakon ne primenjuje, osim u slučaju primene člana 7. stav 1. tačka 1. zakona, a čija je procenjena vrednost iznad 5.000.000,00 dinara, uključujući i 5.000.000,00 dinara, objavljuje se na internet stranici Gradske uprave Grada Beograda.
Poziv za podnošenje ponuda, osim u slučaju primene člana 7. stav 1. tačka 1. zakona, naručilac je dužan da uputi na adrese najmanje tri ponuđača za koje ima saznanja da su sposobni da izvrše nabavku, bez obzira na procenjenu vrednost nabavke.
Konkursna dokumentacija sačinjava se za nabavke čija je procenjena vrednost iznad 5.000.000,00 dinara, uključujući i 5.000.000,00 dinara, dok se za nabavke dobara, usluga ili radova čija je procenjena vrednost ispod navedenog iznosa, upućuje zahtev za dostavljanje ponuda na adrese najmanje tri ponuđača, koji sadrži: cenu, rok isporuke, način plaćanja i ostale potrebne podatke.
Prethodni stav ne odnosi se na nabavke predviđene članom 7. stav 1. tačka 1. zakona.
Komisija sačinjava konkursnu dokumentaciju u svemu u skladu sa zakonskim i podzakonskim propisima i ovim pravilnikom.
Komisija za nabavku, nakon otvaranja ponuda, može pozvati ponuđače da dopune svoje ponude tako da ih učine prihvatljivim.
Ponuđači koji po pozivu iz prethodnog stava učine svoju ponudu prihvatljivom, mogu umanjiti ponuđenu cenu, iako je ista bila ispod procenjene vrednosti nabavke.
Ukoliko se nakon sprovođenja postupka nabavke zaključuje ugovor, na isti mora biti pribavljeno pravno mišljenje od strane Gradskog pravobranilaštva i zaključuje se shodno odredbama ovog pravilnika.
Predmet kontrole
Kontrola javnih nabavki obuhvata kontrolu mera, radnji i akata naručioca u postupku planiranja, sprovođenja postupka i izvršenju ugovora o javnoj nabavci, bez obzira na ukupnu vrednost javnih nabavki na godišnjem nivou i to:
1) postupka planiranja i celishodnosti planiranja konkretne javne nabavke sa stanovišta potreba i delatnosti organizacione jedinice;
2) kriterijuma za sačinjavanje tehničke specifikacije, osim projekata;
3) načina ispitivanja tržišta;
4) sprovođenja postupka javne nabavke;
5) opravdanosti dodatnih uslova za učešće u postupku javne nabavke i kriterijuma za dodelu ugovora;
6) načina i rokova plaćanja, avanse, garancije za date avanse;
7) izvršenja ugovora, a posebno kvalitet isporučenih dobara i pruženih usluga, odnosno izvedenih radova;
8) stanja zaliha;
9) načina korišćenja dobara i usluga.
U vršenju kontrole preduzimaju se i druge radnje radi utvrđivanja činjeničnog stanja u vezi sa pojedinim segmentom planiranja, postupkom javne nabavke, odnosno ugovorom o javnoj nabavci.
Kontrolu planiranja, sprovođenja postupaka javnih nabavki i izvršenja javnih nabavki vrši Služba, u skladu sa Pravilnikom o sprovođenju kontrole nabavki.
Služba je nezavisna i samostalna u obavljanju poslova iz oblasti kontrole.
Zaposleni u Službi u obavljanju poslova kontrole, postupaju odgovorno, objektivno, stručno i poštuju principe poverljivosti podataka.
Način praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci
Dostavljanje ugovora i potrebne dokumentacije
Naručilac neposredno po zaključenju ugovora o javnoj nabavci, ugovor sa potrebnom dokumentacijom dostavlja Sekretarijatu, Službi i drugim subjektima koji mogu biti uključeni u praćenje izvršenja ugovora, koji su korisnici isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova ili na čije će aktivnosti uticati izvršenje ugovora.
Pravila komunikacije sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora
Komunikacija sa drugom ugovornom stranom (u daljem tekstu: dobavljač), u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci odvija se isključivo pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Komunikaciju sa dobavljačem u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci mogu vršiti članovi komisije za kvalitativni i kvantitativni prijem ili lice koje je ovlašćeno od strane rukovodioca naručioca u čijem je delokrugu raspolaganje dobrima, uslugama ili radovima koji su predmet ugovora o javnoj nabavci.
Naručilac odmah po zaključenju ugovora o javnoj nabavci obaveštava dobavljača o kontakt podacima lica iz prethodnog stava ovog člana.
Određivanje lica za praćenje izvršenja ugovora o javnim nabavkama
Rukovodilac naručioca rešenjem obrazuje komisiju za kvalitativni i kvantitativni prijem dobara i usluga. Prilikom obrazovanja komisije, rukovodilac naručioca u obavezi je da vodi računa da je stručna osposobljenost članova komisije u logičkoj vezi sa prirodom i specifičnostima predmeta ugovora.
Komisija iz prethodnog stava ovog člana obavljaće i ostale potrebne radnje u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Naručilac rešenjem obrazuje komisiju za prijem radova, a nakon pribavljanja pozitivnog izveštaja komisije za tehnički pregled radova (u slučaju da se radi o radovima za koje Zakon o planiranju i izgradnji predviđa obavezu tehničkog pregleda radova), obrazovane od strane nadležnog organa u skladu sa Zakonom o planiranju i izgradnji.
Naručilac Službi, uz ugovor o javnoj nabavci sa potrebnom dokumentacijom, dostavlja i primerak rešenja o obrazovanju komisije za kvalitativni i kvantitativni prijem dobara i usluga, odnosno prijem radova.
Naručilac je u obavezi da elektronskim putem obavesti Službu o datumu kvalitativnog i kvantitativnog prijema, najkasnije jedan dan pre zakazanog prijema.
Kriterijumi, pravila i način provere kvantiteta i kvaliteta isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova
Komisija za kvalitativni i kvantitativni prijem dobara i usluga, odnosno prijem radova, proverava:
- da li količina isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovara ugovorenom;
- da li vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovaraju ugovorenim, odnosno da li su u svemu u skladu sa zahtevanim tehničkim specifikacijama i ponudom.
Proveru kvaliteta i kvantiteta radova, u toku izvođenja i posle završetka radova, vrše pružaoci usluge stručnog nadzora i tehničkog pregleda, kao ugovornu obavezu, proisteklu iz javnih nabavki usluga.
Zadaci komisije određuju se rešenjem o obrazovanju komisije.
Dokumenat o izvršenom prijemu dobara, usluga ili radova
Lica koja su imenovana da vrše kvalitativni i kvantitativni prijem dobara, usluga ili radova, sačinjavaju zapisnik o prijemu dobara, usluga ili radova, čime se potvrđuje prijem određene količine i tražene vrste dobara, usluga ili radova, i prijem neophodne dokumentacije (ugovor, otpremnica, izveštaj o ispitivanju, atesti i sl.), kao i da isporučena dobra, usluge ili radovi u svemu odgovaraju ugovorenim.
Zapisnik se potpisuje od strane lica iz stava 1. ovog člana i ovlašćenog predstavnika dobavljača i sačinjavaju se u dva istovetna primerka, od čega po jedan primerak zadržava svaka ugovorna strana.
Zapisnik o prijemu dobara, usluga ili radova je sastavni deo dokumentacije za izvršenje ugovorenih finansijskih obaveza naručioca, kao ugovorne strane.
Naručilac dostavlja Službi, kopiju zapisnika o prijemu dobara, usluga ili radova, odmah po potpisivanju.
Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora
U slučaju kada se u toku prijema utvrdi da količina ili kvalitet isporuke ne odgovara ugovorenom, ne vrši se prijem i ne sačinjava se zapisnik o prijemu, već komisija za prijem sačinjava i potpisuje reklamacioni zapisnik, u kojem se navodi u čemu isporuka nije u skladu sa ugovorenim.
Zapisnik iz prethodnog stava, potpisuje i ovlašćeni predstavnik dobavljača, koji preuzima primerak zapisnika.
Postupanje po reklamaciji uređuje se ugovorom o javnoj nabavci, zakonom kojim se uređuju obligacioni odnosi i drugim propisima koji uređuju ovu oblast.
Komisija ima mogućnost prijema delimične isporuke, pod uslovom da ovaj deo isporuke odgovara ugovorenom kvalitetu i da ugovoreno plaćanje nije uslovljeno kompletnom isporukom.
Zapisnik o prijemu članovi komisije potpisuju po otklanjanju primedbi datih u toku prijema.
Pravila postupka realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja
Krajnji korisnik stara se o poštovanju ugovornih obaveza dobavljača u pogledu sredstava finansijskog obezbeđenja.
Nakon dostavljanja ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, naručilac proverava ispravnost istih.
Sredstva finansijskog obezbeđenja naručilac dostavlja Sekretarijatu.
Naručilac prati nastupanje okolnosti koje zahtevaju produženje roka važenja dostavljenih sredstava finansijskog obezbeđenja, dok se Sekretarijat stara o preduzimanju aktivnosti o vraćanju sredstava finansijskog obezbeđenja dobavljaču.
U slučaju kada utvrdi razloge za realizaciju ugovorenog sredstva finansijskog obezbeđenja, naručilac proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenog sredstva finansijskog obezbeđenja.
Ukoliko su ispunjeni uslovi za realizaciju ugovorenog sredstva finansijskog obezbeđenja, naručilac Sekretarijatu podnosi pisani zahtev za aktiviranje sa obrazloženjem, nakon čega Sekretarijat predmetno sredstvo podnosi banci na naplatu.
O realizaciji ugovorenog sredstva finansijskog obezbeđenja, Sekretarijat obaveštava naručioca.
Naručilac Službi dostavlja dokaze o realizovanom sredstvu finansijskog obezbeđenja.
Naručilac vodi evidenciju realizovanih ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, o čemu sačinjava godišnji izveštaj.
Pravila stavljanja dobara na korišćenje krajnjim korisnicima
Unutrašnja organizaciona jedinica u čijem je delokrugu magacinsko poslovanje, na osnovu dokumenta - trebovanje koji dostavljaju rukovodioci naručilaca, daje dobra krajnjim korisnicima na korišćenje.
Dobra se dodeljuju na korišćenje na osnovu ličnog zaduženja zaposlenog sredstvima koja samo on koristi. Lično zaduženje se vrši u okviru naručioca kod koga je lice zaposleno.
Dobra koja su dodeljena na korišćenje naručiocu za obavljanje poslova iz njegovog delokruga, a nisu pogodna za lično zaduženje, evidentiraju se po pripadnosti organizacionoj jedinici, na osnovu zaduženja rukovodioca naručioca, odnosno zaposlenog lica.
Pravila postupanja u vezi sa izmenom ugovora
Naručilac u slučaju potrebe za izmenom ugovora o javnoj nabavci ili ukoliko dobavljač zahteva izmenu ugovora o javnoj nabavci, proverava da li su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora.
Ukoliko su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci, naručilac izrađuje predlog odluke o izmeni ugovora i predlog aneksa ugovora, koje potpisuje rukovodilac naručioca.
Pre donošenja odluke i potpisivanja aneksa ugovora, naručilac se obraća Službi radi dobijanja mišljenja na predlog odluke o izmeni ugovora i Gradskom pravobranilaštvu Grada Beograda zahtevom za dobijanje mišljenja na predlog teksta aneksa ugovora.
Služba ne daje mišljenje iz prethodnog stava u slučaju izmene ugovora usled viškova i manjkova radova.
Ukoliko se odlukom o izmeni ugovora menjaju finansijski elementi ugovora, ista se po dobijanju mišljenja Službe, dostavlja Sekretarijatu na mišljenje.
Predlog odluke o izmeni ugovora i prethodno pribavljenim mišljenjima službe i Sekretarijata za finansije, uz predlog zaključaka, dostavlja se gradonačelniku radi dobijanja saglasnosti na istu.
Naručilac pre zaključenja aneksa ugovora dostavlja aneks ugovora na overu Gradskom pravobranilaštvu.
Naručilac, u roku od tri dana od dana donošenja, odluku objavljuje na portalu javnih nabavki i dostavlja izveštaj Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji.
Pravila za sastavljanje izveštaja o izvršenju ugovora
Naručilac sačinjava tromesečni izveštaj o izvršenju ugovora, koji naročito sadrži:
- opis toka izvršenja ugovora;
- ukupnu realizovanu vrednost ugovora;
- uočene probleme tokom izvršenja ugovora;
- eventualne predloge za poboljšanje.
Izveštaj o svim ugovorima koji su realizovani u tom tromesečju naručilac iz stava 1. ovog člana dostavlja Službi najkasnije do 5. u mesecu koji sledi po isteku tromesečja.
Usavršavanje zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki
Naručilac će omogućiti kontinuirano stručno usavršavanje zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki.
Program usavršavanja zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki sačiniće Služba načelnika Gradske uprave, u čijem su delokrugu poslovi ljudskih resursa, na predlog Službe.
Početkom primene ovog pravilnika prestaje da važi Pravilnik o bližem uređivanju postupka javne nabavke u organizacionim jedinicama Gradske uprave Grada Beograda, broj 020-1811/14-S-20 od 13. marta 2014. godine.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu Grada Beograda".
Samostalni član Pravilnika o izmenama i dopunama
Pravilnika o bližem uređivanju postupka javne nabavke organizacionih jedinica Gradske uprave Grada Beograda
("Sl. list grada Beograda", br. 58/2015)
Prelazne odredbe
Član 25
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu Grada Beograda", osim odredaba koje se odnose na plan javnih nabavki koje se primenjuju od 1. januara 2016. godine.
Samostalni članovi Pravilnika o izmenama i dopunama
Pravilnika o bližem uređivanju postupka javne nabavke organizacionih jedinica Gradske uprave
Grada Beograda
("Sl. list grada Beograda", br. 8/2019)
PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 16
Postupci koji do dana stupanja na snagu ovog pravilnika nisu okončani okončaće se po odredbama propisa koji je bio na snazi do dana stupanja na snagu ovog propisa.
Član 17
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu Grada Beograda".