UPUTSTVOZA PRIMENU ODLUKE O POSTUPKU IZRADE I DOSTAVE MATERIJALA ZA GRADSKO VEĆE I SKUPŠTINU GRADA("Sl. list grada Užica", br. 36/2017, 24/2018 i 8/2019) |
Ovim uputstvom bliže se uređuje primena Odluke o postupku izrade i dostave materijala za Gradsko veće i Skupštinu grada (u daljem tekstu: Odluka) i sadrži način izrade akata, dostave materijala, tehničke uslove za pripremu i dostavu materijala, metodologiju izrade programa i izveštaja javnih preduzeća i ustanova i druga pitanja.
Svi akti koje gradske uprave dostavljaju Gradskom veću i Skupštini grada moraju sadržati elemente propisane članom 10. Odluke.
Akti iz stava 1. ovog člana, dostavljaju se uz propratni akt (Obrazac ED 1), koji potpisuju načelnik nadležne gradske uprave i nadležni član Gradskog veća.
Kada dostavljen akt nije izrađen u obliku propisanom Odlukom, sekretar Gradskog veća odnosno Skupštine grada vraća akt obrađivaču (gradskim upravama, javnim preduzećima i ustanovama) na doradu i određuje rok za dostavu akta. (Obrazac ED 5)
Ukoliko se dorađen akt ne dostavi u propisanom roku, nadležni organ ga neće razmatrati.
Javna preduzeća, kao obrađivači, pripremaju materijale u skladu sa smernicama propisanim Metodologijom izrade programa i izveštaja javnih preduzeća, koja je sastavni deo Uputstva.
Materijali iz stava 1. ovog člana dostavljaju se uz propratni akt. (Obrazac ED 2)
Ustanove, kao obrađivači, pripremaju materijale u skladu sa smernicama propisanim Metodologijom izrade programa i izveštaja ustanova, koja je sastavni deo Uputstva.
Materijali iz stava 1. ovog člana dostavljaju se uz propratni akt. (Obrazac ED 3)
Materijali koji se dostavljaju Gradskom veću i Skupštini grada moraju biti pripremljeni na sledeći način:
- pisani ćiriličnim pismom, font "Times New Roman", veličina fonta 12;
- u ".pdf" formatu, osim u slučajevima dostave materijala za Službeni list kada se dostavljaju u Word formatu;
- materijali koji se odnose na određeni akt u elektronskom obliku moraju biti dostavljeni u jednom fajlu;
- elektronski dostavljen materijal mora biti identičan štampanom;
- ukoliko ima skeniranih strana ili ubačenih fotografija u tekst, njihova rezolucija mora biti najniža dozvoljena (preporučeno 75, maksimalno do 150 dpi);
- na vrhu stranice (header) - naziv dokumenta;
- na dnu stanice (footer) - numerisanje stranica.
Materijal koji tehnički nije uređen u sa skladu člana 5. ovog uputstva sekretar Gradskog veća odnosno Skupštine grada, vraća obrađivaču sa zahtevom da bez odlaganja uredi materijal i određuje rok za dostavljanje. (Obrazac ED 5)
Ukoliko se uređeni materijal ne dostavi u ostavljenom roku, smatra se neurednim i neće se razmatrati o čemu se obaveštava obrađivač.
ELEKTRONSKO KRETANJE MATERIJALA
Sekretar Gradskog veća, odnosno Skupštine grada prima materijal, po pravilu u elektronskom obliku, na elektronsku adresu Gradskog veća (gradskovece@uzice.rs), odnosno Skupštine grada (skupstina@uzice.rs).
Kada sekretar primi materijal u štampanom obliku, prevodi ga u elektronsku formu skeniranjem i dalje kretanje materijala se odvija u elektronskom obliku.
Sekretar Gradskog veća, odnosno Skupštine grada proverava sadržaj akta i nadležnost za postupanje a potom i usklađenost akta sa Odlukom i ovim uputstvom. (Obrasci ED 6 i ED 7)
Ukoliko sekretar utvrdi da Gradsko veće, odnosno Skupština grada nije nadležna za postupanje po određenom aktu, postupa u skladu sa članom 26. Odluke.
Kada je akt dostavljen u propisanom obliku, od strane nadležne gradske uprave, sekretar ga priprema za sednicu u skladu sa Odlukom.
Kada je akt dostavljen u propisanom obliku, od strane drugih subjekata određenih Odlukom, sekretar ga dostavlja nadležnoj gradskoj upravi, odnosno upravama na obradu, odnosno davanje mišljenja. (Obrazac ED 8)
Nadležna gradska uprava, odnosno gradske uprave daju mišljenja i dostavljaju Gradskom veću po propisanom postupku. (Obrazac ED 9)
U slučajevima kada se zahteva davanje mišljenja po hitnom postupku, zahtev sadrži naznaku "hitno" i njega potpisuje predsednik Gradskog veća. (Obrazac ED 10)
U slučajevima kada nadležna gradska uprava smatra da obrađivač iz stava 2. treba da izmeni ili dopuni akt, dostavlja ga direktno obrađivaču uz propratni akt. (Obrazac ED 11)
Obrađivač dostavlja izmenjen ili dopunjen akt u određenom roku nadležnoj gradskoj upravi. (Obrazac ED 12)
Tek kada nadležna Gradska uprava bude saglasna sa dostavljenim aktom i tu saglasnost potvrdi propratnim aktom (Obrazac ED 13), obrađivač iz stava 2. ovog člana dostavlja akt Gradskom veću uz propratni akt (Obrazac ED 14), na kome je naglašeno da se radi o izmenjenom, odnosno dopunjenom aktu i u čemu se sastoji izmena, odnosno dopuna.
Akt iz stava 7. ovog člana, sekretar ponovo dostavlja nadležnoj gradskoj upravi na obradu odnosno davanje mišljenja.
Gradska uprava nadležna za pripremu opštih akata dužna je da, u skladu sa Planom donošenja opštih akata, na internet prezentaciji grada Užica i na drugi primeren način, obavesti javnost da je otpočeo rad na pripremi opštih akata koji donosi Skupština grada, na način i u rokovima propisan zakonom, Statutom grada Užica i posebnom odlukom Skupštine grada kojom se uređuje način i postupak učešća građana Užica u poslovima grada.
Gradska uprava dostavlja obaveštenje licu zaduženom za uređivanje sajta na propisanom obrascu (Obrazac ED 25), uz koji se dostavlja i nacrt akta kao i važeći akt ako takav akt postoji u pdf - formatu.
Gradska uprava nadležna za pripremu opštih akata dužna je da vodi računa o sugestijama i predlozima građana i da Gradskom veću dostavi izveštaj o javnoj raspravi i drugim oblicima konsultacija sa građanima.
Prilikom obrade akata, po potrebi, pribavljaju se i mišljenja drugih organa i službi grada.
Obrađivač dostavlja zahtev za davanje mišljenja iz stava 3. ovog člana na propisanom obrascu (Obrazac ED 15). Uz zahtev se nadležnom organu, odnosno službi dostavlja i akt koji se obrađuje zajedno sa izveštajem iz stava 2. ovog člana.
U slučajevima kada se zahteva davanje mišljenja po hitnom postupku, zahtev sadrži naznaku "hitno" i njega potpisuje gradonačelnik (Obrazac ED 16).
Pripremeljen opšti akt, obrađivač sa pribavljenim mišljenjima dostavlja Gradskom veću uz propratni akt (Obrazac 1), koji potpisuju načelnik nadležne gradske uprave i nadležni član Gradskog veća.
PRIPREMA SEDNICE GRADSKOG VEĆA
Sekretar Gradskog veća priprema materijale za sednicu na osnovu dnevnog reda koji je predložio predsednik Gradskog veća.
Poziv i dnevni red sa materijalima sekretar dostavlja članovima Gradskog veća, u elektronskoj formi, na službene elektronske adrese članova Gradskog veća.
Akte koji su usvojeni na sednici Gradskog veća, sekretar u pisanoj formi dostavlja podnosiocu u skladu sa Zakonom o opštem upravnom postupku i istovremeno ih arhivira.
Sekretar Gradskog veća pored akata, arhivira i sednice Gradskog veća u elektronskom obliku.
Sekretar Gradskog veća, akte iz stava 1. čije je objavljivanje predviđeno u Službenom listu grada Užica, bez odlaganja dostavlja licu zaduženom za objavljivanje uz propratni akt (Obrazac ED 17) u Word formatu.
Predloge akata koji se ne usvoje na sednici Gradskog veća, a potrebna je njihova dopuna ili dorada, sekretar Gradskog veća upućuje u elektronskoj formi obrađivaču na dalje postupanje uz Zaključak Gradskog veća. (Obrazac ED 18)
Predloge akata koji su utvrđeni na sednici Gradskog veća sekretar Gradskog veća upućuje sekretaru Skupštine grada uz propratni akt. (Obrazac ED 19)
PRIPREMA SEDNICE SKUPŠTINE GRADA
Sekretar Skupštine grada priprema materijale za sednicu na osnovu dnevnog reda koji je predložio predsednik Skupštine grada.
Poziv i dnevni red sa materijalima sekretar Skupštine grada dostavlja odbornicima, u elektronskoj formi, na službene elektronske adrese.
Poziv i dnevni red sa materijalima se dostavlja i drugim licima u skladu sa Poslovnikom Skupštine grada.
Akte koji su usvojeni na sednici Skupštine grada, sekretar u pisanoj formi dostavlja podnosiocu, obrađivaču i drugim subjektima na koje se akti odnose, u skladu sa Zakonom o opštem upravnom postupku i istovremeno ih arhivira.
Sekretar Skupštine grada pored akata, arhivira i sednice Skupštine grada u elektronskom obliku.
Sekretar Skupštine grada, akte iz stava 1. čije je objavljivanje predviđeno u "Službenom listu grada Užica", bez odlaganja dostavlja licu zaduženom za objavljivanje uz propratni akt. (Obrazac ED 17)
Predloge akata koji se ne usvoje na sednici Skupštine grada, a potrebna je njihova dopuna ili dorada, sekretar Skupštine grada, upućuje u elektronskoj formi obrađivaču na dalje postupanje uz Zaključak Skupštine grada. (Obrazac ED 18)
Amandmani koji se podnose na predloge akata, dostavljaju se Skupštini grada, preko pisarnice u pisanoj formi, u skladu sa Poslovnikom Skupštine grada.
Prispele amandmane, koji su formalno pravno ispravni, u skladu sa Poslovnikom Skupštine grada, sekretar Skupštine grada dostavlja, bez odlaganja, u elektronskoj formi nadležnoj gradskoj upravi na dalje postupanje uz propratni akt (Obrazac ED 20) i o tome obaveštava sekretara Gradskog veća.
Nadležna gradska uprava uz propratni akt (Obrazac ED 21) dostavlja Gradskom veću predlog zaključka (Obrazac ED 22) o prihvatanju, odnosno neprihvatanju amandmana.
Po donošenju zaključka iz stava 3. ovog člana, sekretar Gradskog veća dostavlja sekretaru Skupštine Zaključak u elektronskoj formi koji ga bez odlaganja dostavlja odbornicima.
OBJAVLJIVANJE AKATA NA SAJTU GRADA
Akti organa grada, čije objavljivanje je predviđeno na zvaničnom sajtu grada Užica, sekretar Gradskog veća, odnosno sekretar Skupštine grada dostavljaju u elektronskoj formi licu zaduženom za uređenje sadržaja sajta grada, uz propratni akt. (Obrazac ED 23)
Na zvaničnom sajtu grada objavljuje se i elektronski registar propisa koje donose organi grada.
Nakon objavljivanja opštih akata u "Službenom listu grada Užica", akti se bez odlaganja objavljuju i u elektronskom registru propisa.
KORIŠĆENJE ELEKTRONSKIH UREĐAJA
Lica koja zadužuju elektronske uređaje (u daljem tekst: Korisnik) dužna su da ih koriste isključivo u službene svrhe.
Pri preuzimanju elektronskog uređaja Korisnici potpisuju revers. (Obrazac ED 24)
Korisnici su dužni da sa elektronskim uređajima postupaju u skladu sa uputstvom proizvođača.
Svaki tehnički problem koji nastane pri korišćenju elektronskog uređaja, korisnici su dužni da, bez odlaganja, prijave gradskoj upravi nadležnoj za poslove informatičko-komunikacionih tehnologija.
Ukoliko je korisniku onemogućeno da koristi uređaj, nadležna služba gradske uprave će, u dogovoru sa korisnikom, omogućiti nesmetano vršenje funkcije, na način kako je to najprihvatljivije za korisnika.
Pojedine radnje propisane ovim uputstvom vrše se prema obrascima, koji su sastavni deo uputstva pod oznakom "Obrazac ED 1-24", i to:
Obrazac ED 1 - propratni akt uz koji gradske uprave dostavljaju akte za Gradsko veće;
Obrazac ED 2 - propratni akt uz koji javna preduzeća dostavljaju akte Gradskom veću;
Obrazac ED 3 - propratni akt uz koji javne ustanove dostavljaju akte Gradskom veću;
Obrazac ED 4 - propratni akt uz koji se dostavljaju akti za Gradsko veće i Skupštinu grada;
Obrazac ED 5 - propratni akt uz koji sekretar Gradskog veća/Skupštine grada vraća akt na dopunu i izmenu;
Obrazac ED 6 - propratni akt uz koji sekretar Gradskog veća/Skupštine grada dostavlja akt nadležnom organu;
Obrazac ED 7 - obaveštenje o nenadležnosti;
Obrazac ED 8 - propratni akt uz koji se materijali dostavljaju gradskim upravama na obradu odnosno davanje mišljenja;
Obrazac ED 9 - mišljenje nadležne gradske uprave;
Obrazac ED 10 - propratni akt uz koji se materijali dostavljaju gradskim upravama na obradu odnosno davanje mišljenja po hitnom postupku;
Obrazac ED 11 - propratni akt Gradske uprave obrađivaču-podnosiocu materijala za dopunu/izmenu;
Obrazac ED 12 - propratni akt kojim obrađivač (podnosilac materijala) dostavlja Gradskoj upravi dopunjen i izmenjen akt.
Obrazac ED 13 - saglasnost nadležne Gradske uprave obrađivaču (podnosiocu materijala);
Obrazac ED 14 - propratni akt uz koji obrađivači (podnosioci materijala) dostavljaju dopunjene akte Gradskom veću;
Obrazac ED 15 - zahtev za davanje mišljenja drugih organa;
Obrazac ED 16 - zahtev za davanje mišljenja drugih organa po hitnom postupku;
Obrazac ED 17 - propratni akt Gradskog veća/Skupštine grada, za objavljivanje u Službenom listu;
Obrazac ED 18 - zaključak Gradskog veća / Skupštine grada, za dopunu / izmenu akta koji je razmatran na sednici;
Obrazac ED 19 - propratni akt sekretara Gradskog veća sekretaru Skupštine grada;
Obrazac ED 20 - propratni akt sekretara Skupštine grada nadležnoj gradskoj upravi za postupanje po amandmanu;
Obrazac ED 21 - propratni akt nadležne gradske uprave sa amandmanom i predlogom zaključka;
Obrazac ED 22 - predlog zaključka o prihvatanju/neprihvatanju amandmana;
Obrazac ED 23 - propratni akt za objavljivanje akata na sajtu grada;
Obrazac ED 24 - revers;
Obrazac 25 - Obaveštenje o izradi opštih akata.
Sastavni deo ovog uputstva su:
- metodologija izrade programa poslovanja, izveštaja o radu i drugih strateških dokumenata javnih preduzeća, predviđenih Zakonom o javnim preduzećima;
- metodologija izrade programa poslovanja i izveštaja o radu ustanova;
- metodologija izrade izveštaja o radu gradskih uprava;
- obrasci propisani članom 19. ovog uputstva;
- šema elektronskog kretanja materijala.
Gradska uprava nadležna za poslove informatičko-komunikacionih tehnologija održaće obuke za ovlašćena lica i lica ovlašćena za elektronsku dostavu materijala iz organa grada, javnih preduzeća, ustanova i drugih organizacija i službi na koje se Uputstvo odnosi, u roku od 15 dana od dana stupanja na snagu ovog uputstva.
Ovo uputstvo stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Užica".
Samostalni član Odlukе o izmeni i dopuni
Uputstva za primenu odluke o postupku izrade i dostave materijala za gradsko veće i skupštinu grada
("Sl. list grada Užica", br. 8/2019)
Član 5
Ova odluka stupa na snagu danom objavljivanja u "Službenom listu grada Užica".
Priloge koji su sastavni deo uputstva možete pogledati OVDE
Izmenjene i dopunjene priloge, koji su objavljeni u "Službenom listu grada Užica", br. 24/2018, možete pogledati OVDE
Izmenjene i dopunjene priloge, koji su objavljeni u "Službenom listu grada Užica", br. 8/2019, možete pogledati OVDE