UPUTSTVOO METODOLOGIJI ZA PRAĆENJE I ANALIZIRANJE STANJA U VEZI SA ODLIVOM KADROVA I NJEGOVIM UTICAJEM NA RAD ORGANA DRŽAVNE UPRAVE ("Sl. glasnik RS", br. 28/2019) |
Ovim uputstvom utvrđuje se metodologija, odnosno tehničke i logičke metode, tj. pojedinačne vrste metoda čijom primenom se obezbeđuje praćenje i analiza prikupljenih informacija o stanju u vezi sa odlivom kadrova iz organa državne uprave (u daljem tekstu: odliv kadrova) i uticajem odliva kadrova na rad organa državne uprave.
Ovo uputstvo primenjuje se u radu svih organa državne uprave, odnosno njihovih jedinica za kadrove i državnih službenika koji obavljaju poslove tih jedinica (u daljem tekstu: jedinica za kadrove) i Službe za upravljanje kadrovima (u daljem tekstu: Služba).
Za praćenje, prikupljanje i analizu informacija o odlivu kadrova i njegovom uticaju na rad organa državne uprave jedinica za kadrove i Služba, izvorno, koriste evidencije o zaposlenima, odnosno državnim službenicima (kadrovske evidencije - evidencije iz oblasti rada, Centralna kadrovska evidencija, evidencije internog tržišta rada, evidencije o stručnim ispitima, evidencije kandidata sa izbornih listi koji su učestvovali u javnom konkursu, evidencije o članstvu u organima pravnog lica i sukobu interesa) koje, u skladu sa zakonom kojim se uređuje rad i zakonom kojim se uređuje rad državnih službenika, vode nadležni organi.
Za obavljanje poslova iz stava 1. ovog člana jedinica za kadrove, odnosno Služba može da koristi i podatke iz Tabele o strukturi i broju zaposlenih (Obrazac 1.), Tabele o prilivu kadrova (Obrazac 2.) i Tabele o odlivu kadrova (Obrazac 3.), iz Izlaznog upitnika (Obrazac 4.), fokus grupe, dubinski intervju i ankete o zadovoljstvu zaposlenih.
Podatke u obrasce navedene u stavu 2. ovog člana (Obrazac 1-3.), a koji su odštampani uz ovo uputstvo i koji čine njegov sastavni deo, unosi jedinica za kadrove i dostavlja ih Službi do 5. u mesecu za prethodni mesec.
Izlazni upitnik (Obrazac 4.), odštampan je uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo, i služi za prikupljanje subjektivnih informacija o razlozima prestanka radnog odnosa u organu državne uprave, a koji, na predlog jedinice za kadrove i u toku otkaznog roka ili po njegovom isteku može da popuni zaposleni kome prestaje radni odnos.
Na fokus grupi, koju na predlog rukovodioca organa ili Službe saziva jedinica za kadrove, a vodi je rukovodilac, odnosno lice koje on ovlasti ili Služba, sa zaposlenima koji su zainteresovani razmatraju se pitanja o zadovoljstvu zaposlenih pojedinim aspektima posla (uslovima rada, vrstom i sadržajem posla, rukovodiocima, saradnicima, platom); o mogućim razlozima za odlazak iz organa državne uprave, odnosno za napuštanje radnog mesta; o faktorima koji mogu biti dovoljno motivišući za ostanak i sl.
Dubinski intervju sprovodi jedinica za kadrove ili Služba sa licima koja raspolažu stručnim i profesionalnim znanjima ili koja poseduju informacije o odnosima i međusobnom uticaju statusa i položaja izvršilaca koji obavljaju poslove iz nadležnosti organa državne uprave i o razlozima koji se mogu identifikovati kao značajni za odlazak, odnosno ostanak kadrova u organu državne uprave i u sistemu tih organa.
Anketa o zadovoljstvu zaposlenih služi za prikupljanje određenih informacija iz stav 5. ovog člana, a sprovodi je jedinica za kadrove ili Služba - tako da zaposleni koji učestvuje u anketi može izabrati da njegov identitet ostane nepoznat.
Metode za praćenje i prikupljanje informacija
Za praćenje i prikupljanje informacija o odlivu kadrova i njegovom uticaju na rad organa državne uprave koriste se tehničke metode - istraživanja stanja organizacije poslova, posmatranja odnosa i utvrđivanja pokazatelja.
Za istraživanje stanja organizacije poslova i posmatranje odnosa koristi se metoda analize.
Za utvrđivanje pokazatelja koristi se metoda tačnog merenja - izračunavanja stope odliva kadrova, odnosno stopa zadržavanja kadrova za određeni organ državne uprave i određenu oblast rada (inspekcijski, normativni, studijsko-analitički, finansijsko-materijalni, poslovi revizije, informatički, upravljanja ljudskim resursima, međunarodne saradnje/evropskih integracija, upravno-pravni, upravljanja fondovima EU i međunarodnom razvojnom pomoći, javnih nabavki, poslovi rukovođenja, odnosa s javnošću, administrativni i ostali poslovi).
Formula po kojoj se obračunava stopa odliva kadrova u toku jednog vremenskog perioda (meseca, kvartala, godine i sl.) glasi:
"Stopa odliva = broj otišlih/prosečan broj zaposlenih* 100"
Prosečan broj zaposlenih je zbir broja državnih službenika na početku jednog perioda i broja državnih službenika na kraju tog perioda, podeljen sa dva.
Za analizu odliva kadrova i njegovog uticaja na rad organa državne uprave koriste se logičke metode - građenje teorija i izvođenje zaključaka.
Za građenje teorija i izvođenje zaključaka koristi se metoda generalizacije (izvođenja opšte tvrdnje iz ograničenog broja slučajeva), dedukcije (izvođenja posrednog zaključka - iz opšteg ka posebnom i pojedinačnom), indukcije (izvođenja posrednog zaključka - od pojedinačnog slučaja ka opštem stanju), analogije (izvođenja posrednog zaključka - po sličnosti).
Granične vrednosti odliva kadrova
Na osnovu informacija i primenom metoda utvrđenih ovim uputstvom utvrđuje se i prihvatljiva stopa odliva kadrova (koja ne zahteva preduzimanje posebnih mera), koja se na nivou:
1) svih organa državne uprave kreće do 10%;
2) jednog organa državne uprave kreće, zavisno od broja zaposlenih u tom organu, do 3% (za organe do 100 zaposlenih), do 5% (za organe do 3.000 zaposlenih), do 8% (za organe koji imaju preko 3.000 zaposlenih);
3) određene oblasti rada kreće do 3% (za oblasti do 200 zaposlenih), do 4% (za oblasti do 500 zaposlenih), do 5% (ako oblast broji više od 500 zaposlenih).
Razmena informacija i saznanja i predlaganje mera
Jedinica za kadrove i Služba, saglasno zakonu, prikupljaju, obrađuju i razmenjuju informacije iz službenih evidencija i samostalno, primenom metoda utvrđenih ovim uputstvom, utvrđuju stanje u vezi sa odlivom kadrova iz organa državne uprave i uticajem odliva kadrova na rad organa državne uprave i međusobno se obaveštavaju o saznanjima i podnose inicijative i predloge za preduzimanje mera iz svoje nadležnosti.
Ako se na osnovu analize koja je urađena primenom ove metodologije utvrdi odliv kadrova koji zahteva preduzimanje mera za poboljšanje položaja kadrova na određenim poslovima u organima državne uprave Služba, saglasno zakonu, Vladi, podnosi izveštaj i predlaže mere koje je potrebno preduzeti.
Služba može, na osnovu utvrđenog stanja u vezi sa odlivom kadrova na nivou jednog organa državne uprave, predložiti mere za poboljšanje stanja koje su u nadležnosti tog organa, kao što su: mere u vezi sa uslovima rada i organizacijom posla; preraspodela zaposlenih unutar organa; mere unapređenja veštine rukovođenja; mere u vezi sa stručnim usavršavanjem; mere u vezi sa nematerijalnom motivacijom zaposlenih; mere u vezi sa organizacionom klimom.
Prilikom analize i predlaganja mera u obzir se uzimaju okolnosti koje se odnose na uticaj popunjenosti radnih mesta na odliv kadrova, uticaj prirodnog odliva kadrova na stopu odliva, planiranje i sprovođenje popunjavanja radnih mesta u prethodnom periodu i druge mere koje je organ preduzimao, a koje su od uticaja na zadržavanje kadrova i obezbeđivanja nesmetanog funkcionisanja organa.
Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije".
Obrasce 1-4, koji su sastavni deo ovog pravilnika, objavljene u "Sl. glasniku RS", br. 28/2019, možete pogledati OVDE