UPUTSTVO

O METODOLOGIJI ZA UTVRĐIVANJE POTREBA ZA STRUČNIM USAVRŠAVANJEM U ORGANIMA JAVNE UPRAVE

("Sl. glasnik RS", br. 32/2019)

Predmet

Član 1

Ovim uputstvom uređuju se metodologija za utvrđivanje potreba za stručnim usavršavanjem, odnosno izvori i vrste informacija, način prikupljanja i obrade podataka, pojedinačne vrste metoda i tehnika čijom primenom se obezbeđuje prikupljanje i analiza prikupljenih informacija o potrebama za stručnim usavršavanjem zaposlenih u organima javne uprave, izveštaj o analizi potreba za stručnim usavršavanjem, kao i druga pitanja od značaja za utvrđivanje potreba za stručnim usavršavanjem.

Primena

Član 2

Ovo uputstvo primenjuje se u radu organa iz člana 2. stav 1. Zakona o Nacionalnoj akademiji za javnu upravu (u daljem tekstu: Organi javne uprave), odnosno njihovih jedinica za kadrove i odgovornih lica za upravljanje kadrovima i Nacionalne akademije za javnu upravu (u daljem tekstu: Nacionalna akademija).

Izvori informacija

Član 3

Za prikupljanje i analizu informacija o potrebama za stručnim usavršavanjem, izvorno, koriste se evidencije o zaposlenima (podaci o planiranom broju novozaposlenih, podaci o broju zaposlenih koji su napredovali na rukovodeća radna mesta i podaci o broju zaposlenih koji su promenili radno mesto).

Podaci o broju zaposlenih koji su učestvovali u programima stručnog usavršavanja u toku prethodne godine i rezultati evaluacije programa koriste se kao izvori podataka za utvrđivanje potreba za stručnim usavršavanjem.

Izveštaji proizašli iz upravne i sudske kontrole zakonitosti rada i akata organa javne uprave izvor su informacija ako iz njih proizlazi zaključak da je mera za otklanjanje utvrđenih nedostataka unapređenje znanja i veština.

Studije i izveštaji u vezi sa utvrđenim potrebama za stručnim usavršavanjem nastali u okviru projekata kao i Nacionalni program za usvajanje pravnih tekovina Evropske unije, Godišnji izveštaj Evropske komisije o napretku Srbije, periodični izveštaji o sprovođenju, odnosno primeni relevantnih međunarodnih akata, kao i izveštaji o zadovoljstvu korisnika usluga (građana i drugih subjekata) radom organa javne uprave i drugi relevantni izvori informacija.

Razmena informacija

Član 4

Rukovodilac organa javne uprave dostavlja informacije u vezi sa strateškim prioritetima i ciljevima, sa novim propisima ili izmenom postojećih propisa koji podrazumevaju sticanje znanja i veština potrebnih za njihovu primenu, sa kašnjenjem sa izvršavanjem utvrđenih obaveza ili postupanjem u utvrđenim rokovima (u najmanje 10% obaveza i postupaka), sa ukinutim ili poništenim aktima koji su bili predmet upravne ili sudske kontrole (za najmanje 10% koji su bili predmet kontrole), sa utvrđenim merama ili preporukama za otklanjanje utvrđenih nedostataka tokom inspekcijskog nadzora koje se odnose na unapređenje znanja i veština, sa ocenom opšteg stanja u oblasti kojom rukovodi ako ocena ukazuje na potrebu stručnog usavršavanja i sa organizacionim jedinicama tog organa javne uprave koje treba da unaprede postojeći način rada.

Rukovodioci organizacionih jedinica u organu javne uprave dostavljaju informacije u vezi sa potrebnim znanjima i veštinama zaposlenih koje su rezultat procesa ocenjivanja odnosno, vrednovanja radne uspešnosti zaposlenih i koje su usmerene na ostvarivanje ciljeva organizacione jedinice, prioritetne ili izmenjene zahteve koji se postavljaju pred pojedinačne izvršioce ili koje ukazuju na probleme u funkcionisanju organizacione jedinice, koji se mogu postići, odnosno prevazići unapređenjem znanja i veština zaposlenih.

Zaposleni u organima javne uprave pružaju informacije o oblastima stručnog usavršavanja koje smatraju najvažnijim za uspešno obavljanje svog posla, kao i one koje se odnose na samoprocenu trenutnog i zahtevanog nivoa kompetencija.

Način prikupljanja i obrade podataka

Član 5

Odgovorna lica za upravljanje kadrovima u organima javne uprave nadležni su za prikupljanje i obradu informacija u vezi sa analizom potreba za stručnim usavršavanjem, za programe koje organ javne uprave donose.

Nacionalna akademija prikuplja i obrađuje podatke od organa javne uprave, kao i iz drugih raspoloživih izvora, za programe koje priprema i sprovodi.

Organ nadležan za poslove koordinacije u vezi sa procesom pridruživanja i pristupanja Evropskoj uniji prikuplja i obrađuje podatke za potrebe pripreme posebnog programa stručnog usavršavanja članova pregovaračkog tima i pregovaračkih grupa i drugih relevantnih grupa u procesu pregovora o pristupanju Republike Srbije Evropskoj uniji, odnosno potreba koje proizlaze iz tog procesa (u daljem tekstu: Poseban program stručnog usavršavanja iz oblasti EU).

Metode i tehnike za prikupljanje i obradu podataka

Član 6

Za prikupljanje podataka koriste se kvalitativne i kvantitativne metode i tehnike: analiza sadržaja, strukturirani intervju, fokus grupa i upitnik.

Analiza sadržaja koristi se pri analiziranju strateških dokumenata, izveštaja o ocenjivanju odnosno vrednovanju radne uspešnosti zaposlenih, analiziranju službenih evidencija o zaposlenima, rezultata evaluacije realizovanih programa u prethodnoj godini, izveštaja proizašlih iz upravne i sudske kontrole zakonitosti rada i akata organa javne uprave, studija i izveštaja u vezi sa utvrđenim potrebama za stručnim usavršavanjem nastalih u okviru projekata kao i izveštaja o zadovoljstvu korisnika usluga.

Za prikupljanje kvantitativnih i kvalitativnih informacija od rukovodilaca organa javne uprave i rukovodilaca organizacionih jedinica u tim organima, koristi se strukturirani intervju sa prethodno definisanim pitanjima.

Za prikupljanje kvalitativnih podataka od rukovodilaca organizacionih jedinica i zaposlenih u organima javne uprave može se koristiti fokus grupa kao oblik grupnog intervjua sa manjim brojem ljudi koji imaju pojedina zajednička obeležja ili koji obavljaju poslove u oblastima rada od posebnog značaja.

Za prikupljanje kvantitativnih i kvalitativnih informacija od zaposlenih koristi se metod anketiranja, odnosno tehnika za prikupljanje podataka - upitnik sa zatvorenim, otvorenim i poluotvorenim pitanjima koji može biti elektronski postavljen.

Za obradu kvantitativnih podataka koriste se metode deskriptivne statistike, kao i statističkog zaključivanja.

Za obradu kvalitativnih podataka koriste se metode za izvođenje zaključaka.

Za prikupljanje i obradu podataka korišćenjem metoda i tehnika utvrđenih ovim članom, organi javne uprave i Nacionalna akademija koriste napomene, objašnjenja, upitnike, vodiče i tabele koji su utvrđeni u Podsetniku za praktično postupanje pri utvrđivanju potreba za stručnim usavršavanjem zaposlenih u organima javne uprave (Prilog 1.), koji je odštampan uz ovo uputstvo i koji čini njegov sastavni deo.

Saradnja

Član 7

Organi javne uprave i Nacionalna akademija sarađuju pri aktivnostima utvrđivanja potreba za stručnim usavršavanjem, u skladu sa zakonom.

Organi javne uprave i Nacionalna akademija prikupljaju, obrađuju i razmenjuju informacije iz službenih evidencija i samostalno, primenom metoda utvrđenih ovim uputstvom, utvrđuju potrebe za stručnim usavršavanjem zaposlenih i međusobno se obaveštavaju o saznanjima i podnose inicijative i predloge za razvoj programa stručnog usavršavanja.

Organi javne uprave dostavljaju Nacionalnoj akademiji informacije o potrebama za stručnim usavršavanjem zaposlenih do 15. maja tekuće godine za narednu godinu.

Struktura izveštaja o potrebama za stručnim usavršavanjem koji se dostavlja Nacionalnoj akademiji za javnu upravu (Prilog 2.), odštampana je uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.

Organ nadležan za poslove koordinacije u vezi sa procesom pridruživanja i pristupanja Evropskoj uniji, podatke za potrebe pripreme Posebnog programa stručnog usavršavanja iz oblasti EU, prikuplja u odnosu na dinamiku pristupnih pregovora, sastanke Odbora za Stabilizaciju i pridruživanje i druge obaveze koje proističu iz pristupnih pregovora i budućeg članstva u EU.

Stupanje na snagu

Član 8

Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije", osim odredbe člana 7. stav 3, koja se primenjuje od 1. januara 2020. godine.

Prilog 1.

PODSETNIK
ZA PRAKTIČNO POSTUPANJE PRI UTVRĐIVANJU POTREBA ZA STRUČNIM USAVRŠAVANJEM ZAPOSLENIH U ORGANIMA JAVNE UPRAVE

TEHNIKE ZA PRIKUPLJANJE PODATAKA

Podaci koje prikupljamo u procesu analize potreba za stručnim usavršavanjem mogu da budu kvantitativni ili kvalitativni.

Kvantitativni podaci izraženi su u brojevima, a njihova analiza nam pomaže da otkrijemo šta i u kojoj meri se dešava u organizaciji. U zavisnosti od tipa i veličine uzorka, kvantitativni podaci mogu da se podvrgnu jednostavnijoj ili složenijoj statističkoj analizi i da nam daju osnovu za donošenje zaključaka sa merljivim stepenom pouzdanosti.

Kvalitativni podaci odnose se najčešće na reči i značenja, kao i na slike, audio i video zapise. Kako bi se obradili neophodno je da budu organizovani, sumirani, opisani i interpretirani. Kvalitativni podaci nam daju uvid u to zašto se nešto dešava u organizaciji.

Kvantitativni i kvalitativni podaci su komplementarni, tako da se najbolji rezultati i uvidi dobijaju njihovim kombinovanjem.

Najčešće tehnike za prikupljanje kvantitativnih podataka su anketa i struktuirani intervju, a za kvalitativne, nestruktuirani i polustruktuirani intervju, fokus grupa i posmatranje.

U tabeli u nastavku navodimo prednosti i nedostatke tehnika koje se najčešće koriste u analizi potreba za stručnim usavršavanjem.

Tehnika	Prednosti	Nedostaci
Upitnik/anketa	- Jeftina - Jednostavna za zadavanje - Može da obuhvati veliki broj ispitanika istovremeno - Ne zahteva puno vremena za administriranje - Ispitanici mogu da je popune u vreme koje njima odgovara - Anonimnost - Brza i relativno jednostavna obrada podataka *Prednosti upitnika date su u poređenju sa ostalim tehnikama dole navedenim. Ove prednosti u najvećoj mogućoj meri dolaze do izražaja prilikom primene onlajn upitnika.	- Nema mogućnosti da se postave dodatna pitanja kako bi se relevantne teme dodatno produbile - Teško je postavljati kompleksna pitanja - Postoji visok nivo rizika da ispitanici neće odgovoriti na sva pitanja ili da neće odgovoriti uopšte - Nemamo uvid u pažnju s kojom ispitanici popunjavaju upitnik - Nemamo kontrolu nad tim ko zaista popunjava upitnik
Intervju (polustruktuirani ili nestrukturirani - prema tome koliko su pitanja koja smo pripremili čvrsto određena) Što je veća fiksiranost pitanja za intervju, on se po svojim karakteristikama više približava anketnom istraživanju.	- Moguće je detaljnije ispitati temu koja nas zanima - Možemo da saznamo na koji način ljudi tumače i objašnjavaju situacije ili probleme koje uočavaju - Možemo da saznamo za nove faktore važne za temu koju ispitujemo, iako ih nismo bili svesni dok smo pripremali pitanja za intervju - Možemo da vidimo i kako osoba reaguje za vreme razgovora, a ne samo šta kaže.	- Zahteva puno vremena i za prikupljanje i za analizu podataka - Obuhvat u smislu broja ispitanika je mali - Teže ih je organizovati i sprovesti u delo, jer zahtevaju da intervjuer i ispitanik budu dostupni u isto vreme - Nema anonimnosti
Fokus grupe Tehnika u kojoj grupa od 6 do 12 učesnika učestvuje u vođenoj diskusiji na zadatu temu. Jedan od ključnih faktora za kvalitet informacija dobijenih je iskustvo i umešnost osobe koja vodi fokus grupu.	- Moguće je detaljnije ispitati temu koja nas zanima - Možemo da saznamo na koji način ljudi tumače i objašnjavaju situacije ili probleme koje uočavaju - Možemo da saznamo za nove faktore važne za temu koju ispitujemo, iako ih nismo bili svesni dok smo pripremali pitanja za intervju - Kada se razgovor vodi u grupi, učesnici mogu jedni druge da stimulišu i podsećaju na neke važne faktore, koje bi sami možda zaboravili da spomenu - Možemo da vidimo kako grupa formira mišljenje o nekoj temi	- Ljudima može da bude neprijatno da otvoreno kažu svoje mišljenje u grupi - Neki pojedinci mogu da dominiraju i "preuzmu" grupu - Nisu jednostavne za organizaciju, jer zahtevaju da veći broj ljudi bude prisutno u isto vreme - Zahtevaju dosta vremena za prikupljanje i obradu podataka
Posmatranje (radnog okruženja i načina rada zaposlenih)	- Ne zasniva se na samoproceni ispitanika - Daje informacije o tome kako izgleda spontano ponašanje zaposlenih (ukoliko oni ne znaju da ih posmatramo)	- Ukoliko zaposleni znaju da ih posmatramo, njihovo ponašanje nije spontano - Zahteva puno vremena za prikupljanje i obradu podataka - Zahteva da posmatrač tačno zna šta posmatra - Rizik od pristrasnosti u tumačenju posmatrača

FOKUS GRUPE

Fokus grupe su sastavljene od ljudi sa sličnim razvojnim potrebama - npr. od ljudi na čije će se poslove najviše odraziti uvođenje novog načina rada. Zbog toga što iziskuju posebnu organizaciju u pogledu okupljanja većeg broja zaposlenih na jednom mestu u isto vreme i obezbeđivanje osobe koja poseduje veštine i iskustvo u vođenju diskusije, fokus grupe su rezervisane za potrebe i/ili grupe zaposlenih čiji razvoj ima veliki uticaj na ostvarenje planova organizacije.

Zbog toga one nisu obavezan deo procesa analize potreba za stručnim usavršavanjem, već se organizuju po potrebi.

Tokom diskusije u fokus grupi nastojimo da saznamo:

- Kako će se novi planovi/promene odraziti na njihov rad?

- Kako će odraziti na proces rada i međusobnu saradnju?

- Šta svako od njih treba da zna kako bi se prilagodio novim zahtevima?

- Pod uslovom da oni razviju potrebne kompetencije, da li postoje neke druge prepreke da promenu načina rada (npr. nedovoljno ljudi, oprema, podrška rukovodilaca i sl.)?

- U kojoj meri te prepreke mogu da ometaju primenu novih kompetencija?

- Na koji način je najbolje pristupiti razvoju novih znanja i veština?

- Šta su praktični aspekti (vreme, tempo, broj angažovanih ljudi i slično) koje treba imati na umu kako bi obuke ili druge metode stručnog usavršavanja imale efekta?

VODIČ
ZA RAZGOVOR SA RUKOVODIOCEM ORGANA/NADLEŽNOG ORGANA

1. Šta su u ovom trenutku ključni prioriteti institucije?

2. Šta su strateški i organizacioni ciljevi za narednih godinu dana? A šta za naredne 2-3 godine?

(Ukoliko je proces postavljanja ciljeva urađen kvalitetno, možete da nabrojite ciljeve institucije i pitate da li bi rukovodilac još nešto dodao/istakao).

3. Šta je strateški i zakonodavni okvir koji u najvećoj meri određuje prioritete organizacije u narednom periodu?

4. Kada bi sve išlo po planu, po čemu bi se rad ove organizacije za godinu dana razlikovao u odnosu na prethodnu godinu?

5. Imajući u vidu sve gore pomenute planove, kakve zahteve to stavlja pred zaposlene u organizaciji?

6. Šta se od njih očekuje u terminima znanja, veština i ponašanja kako bi ostvarili ciljeve organizacije?

(ovde tokom razgovora prevedite znanja, veštine i ponašanja zaposlenih koje rukovodilac pominje na jezik kompetencija i proverite da li ste dobro zaključili na koje kompetencije misli).

7. Ukoliko rukovodilac ne pominje neka znanja, veštine i ponašanja koje ste vi izdvojili kao prioritetne dok ste čitali stratešku dokumentaciju, proverite da li se on/ona slaže sa vama.

8. Kakvo je trenutno stanje u pogledu ovih znanja, veština i ponašanja? Gde vidite da postoje problemi (oblasti, sektori…) i kako se ti problemi manifestuju?

STRUKTURA ZAKLJUČAKA RAZGOVORA SA RUKOVODIOCEM ORGANA

Ključni organizacioni ciljevi
(ukoliko postoje i dobro su definisani ovi ciljevi mogu da budu unapred upisani, a eventualno da se dodaju oni koje rukovodilac još navede)

Najvažnija strateška i zakonodavna dokumenta za razumevanje ciljeva organizacije

Koji delovi organizacije treba da unaprede postojeći način rada?

Segment organizacije:

Šta treba da unaprede?

Koje vrste kompetencija su im za to potrebne?
1.
2.
3.
4.

Segment organizacije:

Šta treba da unaprede?

Koje vrste kompetencija su im za to potrebne?
1.
2.
3.
4.

Segment organizacije:

Šta treba da unaprede?

Koje vrste kompetencija su im za to potrebne?
1.
2.
3.
4.

Segment organizacije:

Šta treba da unaprede?

Koje vrste kompetencija su im za to potrebne?
1.
2.
3.
4.

Šta su najveće prepreke za ostvarivanje ciljeva organizacije?

VODIČ
ZA RAZGOVOR SA RUKOVODIOCIMA VEĆIH ORGANIZACIONIH JEDINICA

1. Šta su u ključni prioriteti vaše OJ u narednih godinu do dve dana?

(Ukoliko je proces postavljanja ciljeva urađen kvalitetno, možete da nabrojite ciljeve date OJ i pitate da li bi rukovodilac još nešto dodao/istakao).

2. Kako vidite ulogu vaše organizacione jedinice u ostvarenju _______(ovde navodite ključne strateške prioritete cele organizacije koje rukovodilac nije pomenuo, a u kojima se očekuje značajnija uloga njegovog tima)?

3. Kada bi sve išlo po planu, po čemu bi se rad vaše organizacione jedinice za godinu dana razlikovao od dosadašnjeg?

4. Imajući u vidu sve gore pomenute planove, kakve zahteve to stavlja pred zaposlene u vašoj organizaciji?

5. Šta se od njih očekuje u terminima znanja, veština i ponašanja kako bi ostvarili ciljeve organizacije?

(ovde tokom razgovora prevedite znanja, veštine i ponašanja zaposlenih koje rukovodilac pominje na jezik kompetencija i proverite da li ste dobro zaključili na koje kompetencije misli).

Ovde možemo da navodimo svoje dileme i zaključke do kojih smo došli u analizi rezultata vrednovanja uspešnosti/ocenjivanja zaposlenih i pitamo za objašnjenja i tumačenja.

6. Za koje organizacione jedinice ili grupe zaposlenih smatrate da su najkritičnije sa aspekta ostvarenja planova vaše organizacione jedinice? Bilo da su od naročitog značaja za ostvarenje ciljeva ili da trenutno imaju najviše problema u funkcionisanju.

Ovde takođe možemo da navodimo zaključke do kojih smo došli u analizi rezultata vrednovanja uspešnosti/ocenjivanja zaposlenih i pitamo za objašnjenja i tumačenja.

7. Na osnovu čega zaključujete da zaposleni nemaju adekvatan nivo kompetencija? Kakve su posledice po proces rada?

8. Šta mislite da su razlozi koji uslovljavaju razlike između potrebnog i trenutnog nivoa kompetencija?

(ovde naročito obratite pažnju na razloge koji se mogu otkloniti obukom i razvojem i one koji su druge prirode - npr. nedovoljno zaposlenih, nedostatak motivacije, proces rada koji je loše postavljen, odsustvo potrebne opreme i sl.).

9. Kakva su dosadašnja iskustva sa različitim načinima da se ove razlika premoste? Šta je do sada davalo rezultate, a šta nije? Zbog čega?

10. Ukoliko ste pripremili podatke o broju trening sati po zaposlenom i pokrivenosti zaposlenih obukama i imate neka pitanja u vezi sa tim, prodiskutujte o njima sa rukovodiocem.

11. Kakvi su praktični aspekti organizacije obuka (vreme, tempo, angažovanje ljudi) da bi one bile izvodljive?

STRUKTURA IZVEŠTAJA O ANALIZI POTREBA ZA STRUČNIM USAVRŠAVANJEM

1. Uvod

- Svrha analize potreba za stručnim usavršavanjem

- Organ ili organizacione jedinice na koji se odnosi

- Period u kome je analiza sprovedena

2. Metodologija za procenu potreba za stručnim usavršavanjem

- Faze u procesu

- Učesnici u procesu i njihove uloge

- Korišćene metode za prikupljanje podataka i razlozi za njihov izbor

- Ograničenja korišćenih metoda

3. Ključni nalazi po fazama u procesu (ovde su navedeni preporučeni koraci)

- Analiza dostupne strateške dokumentacije

- Razgovor sa rukovodiocem organa/nadležnog organa

- Analiza izveštaja o vrednovanju radne uspešnosti

- Razgovor sa rukovodiocima organizacionih jedinica

- Anketa među zaposlenima

- Podaci o zaposlenima

- Drugi izvori informacija

4. Zbirni pregled potreba za stručnim usavršavanjem koje su osnova za planiranje programa stručnog usavršavanja i koji se dostavlja Nacionalnoj akademiji za javnu upravu

- Pregled po temama za celu organizaciju

- Tema obuke

- Broj očekivanih polaznika

- Način sprovođenja

- Stepen prioriteta

5. Zbirni pregled potreba za stručnim usavršavanjem koje su osnova za planiranje posebnog programa stručnog usavršavanja

- Pregled potreba po organizacionim jedinicama (ukoliko je moguće napraviti)

- Tema obuke

- Broj zaposlenih

- Način sprovođenja

- Stepen prioriteta

- Pregled po temama za celu organizaciju

- Tema obuke

- Broj očekivanih polaznika

- Način sprovođenja

- Stepen prioriteta

6. Zaključna razmatranja

- Dodatni komentari o procesu i nalazima

- Napomene o preprekama koje postoje za adekvatnu primenu znanja i veština koje se steknu kroz obuke i druge metode razvoja i mogućnostima za njihovo prevazilaženje

- Identifikovani uzroci problema u radu koje nije moguće ukloniti stručnim usavršavanjem (cilj ove informacije je da se očekivanja od stručnog usavršavanja svedu na realni nivo)

Prilog 2.

STRUKTURA IZVEŠTAJA O ANALIZI POTREBA ZA STRUČNIM USAVRŠAVANJEM KOJI SE DOSTAVLJA NACIONALNOJ AKADEMIJI ZA JAVNU UPRAVU

Naziv državnog organa/ Jedinice lokalne samouprave:
Tema stručnog usavršavanja	Broj zaposlenih	Način sprovođenja1	Stepen prioriteta (V - visok, S - srednji, N - nizak)*

Dodatne napomene:

**Stepen prioriteta:

Visok - Potrebna realizacija u narednih godinu dana
Srednji - Potrebna realizacija u naredne 2-3 godine
Nizak - Moguća realizacija u roku dužem od tri godine

________________
1 Predavanje, Seminar, Trening, Radionica, Okrugli sto, Konferencija, Stažiranje, Koučing, Mentorstvo, Studijske posete, Elektronsko učenje, Kurs.