PRAVILNIKO BLIŽEM UREĐIVANJU POSTUPKA PRAĆENJA REALIZACIJE UGOVORA U OBLASTI NABAVKI("Sl. list grada Kikinde", br. 16/2019) |
Ovim pravilnikom bliže se uređuje procedura praćenja realizacije ugovora o javnoj nabavci dobara, usluga i radova, postupak praćenja realizacije ugovora o nabavci na koje se Zakon o javnim nabavkama ne primenjuje, kontrolu instrumenata finansijskog obezbeđenja, reklamacije i izmene ugovora, dostavljanje dokumentacije na knjiženje, postupak vođenja evidencije o izvršenim ugovorima i arhiviranje dokumentacije nakon izvršenja ugovora unutar Gradske uprave grada Kikinde.
Primena
Ovaj pravilnik je namenjen svim organizacionim jedinicama i službama u Gradskoj upravi grada Kikinde koje su, u skladu sa važećom regulativom i unutrašnjim opštim aktima, uključeni u planiranje nabavki, sprovođenje postupaka javnih nabavki, izvršenje ugovora i kontrolu javnih nabavki.
Pojmovi
Javna nabavka je nabavka dobara, usluga ili radova od strane naručioca, na način i pod uslovima propisanim Zakonom.
Poslovi javnih nabavki su planiranje javne nabavke; sprovođenje postupka javne nabavke uključujući ali ne ograničavajući se na učešće u komisiji za javnu nabavku; izrada konkursne dokumentacije; izrada akata u postupku javne nabavke; izrada ugovora o javnoj nabavci; praćenje izvršenja javne nabavke; svi drugi poslovi koji su povezani sa postupkom javne nabavke.
Plan nabavki je godišnji plan nabavki naručioca, koji se sastoji od plana javnih nabavki i plana nabavki na koje se zakon ne primenjuje.
Ponuđač je lice koje u postupku javne nabavke ponudi dobra, pružanje usluga ili izvođenje radova.
Ugovor o javnoj nabavci je teretni ugovor zaključen u pisanoj ili elektronskoj formi između naručioca i ponuđača u skladu sa sprovedenim postupkom javne nabavke, koji za predmet ima nabavku dobara, pružanje usluga ili izvođenje radova.
Ugovor o javnoj nabavci (u daljem tekstu: ugovor) se zaključuje nakon sprovedenog otvorenog i restriktivnog postupka, a može da se zaključi i nakon sprovedenog kvalifikacionog postupka, pregovaračkog postupka sa objavljivanjem poziva za podnošenje ponuda, pregovaračkog postupka bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda, konkurentnog dijaloga, konkursa za nacrte i postupka javne nabavke male vrednosti, ako su za to ispunjeni Zakonom propisani uslovi. Postupak javne nabavke sprovodi se u skladu s načelima Zakona.
Ciljevi pravilnika
Opšti ciljevi ovog pravilnika su:
1) jasno i precizno uređivanje i usklađivanje obavljanja svih poslova, koji se odnose na praćenje izvršenja ugovora o javnim nabavkama;
2) utvrđivanje obaveze pisane komunikacije u praćenju realizacije ugovora o javnim nabavkama;
3) evidentiranje svih radnji i akata tokom praćenja realizacije ugovora o javnim nabavkama;
4) uređivanje ovlašćenja i odgovornosti u fazi praćenja realizacije ugovora o javnim nabavkama;
5) kontrola izvršenja javnih nabavki;
Način praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci
Pravila za dostavljanje ugovora i potrebne dokumentacije unutar naručioca
Odsek za javne nabavke neposredno po zaključenju ugovora o javnoj nabavci, ugovor dostavlja:
- organizacionoj jedinici koja je, u skladu sa delokrugom rada, odgovorna za praćenje izvršenja ugovora, odnosno za čije potrebe se sprovodi javna nabavka;
- organizacionoj jedinici u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija;
- drugim organizacionim jedinicama koje mogu biti uključene u praćenje izvršenja ugovora, koje su korisnici isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova ili na čije će aktivnosti uticati izvršenje ugovora.
Pravila komunikacije sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora
Komunikacija sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci odvija se isključivo pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Komunikaciju sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci može vršiti samo lice koje je ovlašćeno od strane gradonačelnika (u daljem tekstu: lice zaduženo za praćenje realizacije ugovora o javnoj nabavci), kao i zaposleni u Odseku za javne nabavke i likvidator.
Naručilac odmah po zaključenju ugovora o javnoj nabavci obaveštava drugu ugovornu stranu o kontakt podacima lica koje je ovlašćeno da vrši komunikaciju u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora.
Određivanje lica za praćenje izvršenja ugovora o javnim nabavkama
Gradonačelnik grada Kikinda, kao ovlašćeno lice, rešenjem, na pisani predlog rukovodioca organizacione jedinice u čijoj je nadležnosti pokretanje predmetne nabavke, imenuje lice ili više lica koja će vršiti kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, odnosno lica koja će vršiti ostale potrebne radnje u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora o javnoj nabavci tzv. lice za praćenje realizacije ugovora o javnim nabavkama.
Prijem dobara, usluga i radova može se vršiti i komisijski. Komisiju rešenjem imenuje gradonačelnik.
Prava i obaveze lica zaduženih za praćenje realizacije ugovora
Lica zadužena za praćenje ugovora su dužna sledeće:
1. Za realizaciju ugovora za građevinske radove:
- dostavlja izvođaču radova i nadzornom organu (ukoliko je imenovan za predmetne radove) akta ishodovana od nadležnog organa za izdavanje građevinske dozvole.
- dostavlja izvođaču radova rešenja o imenovanju stručnog i obračunskog nadzora.
- zaprima rešenje o imenovanju odgovornog izvođača radova.
- zaprima dinamički plan o izvođenju radova, odnosno sprovođenja ugovora, pregleda i daje saglasnosti na isti.
- dužna su da usklade i prate dinamiku trošenja finansijskih sredstava po ugovoru sa iznosom raspoloživih finansijskih sredstava u finansijskom planu.
- izrađuje zapisnik o uvođenju izvođača u posao u dogovoru sa imenovanim stručnim i obračunskim nadzorom i na osnovu upisa u građevinski dnevnik.
- izrađuje zapisnik o primopredaji radova na koji potpisuju: nadzorni organ, predstavnik izvođača i lica zadužena za praćenje ugovora.
- izrađuje vanredne izveštaje, obrazloženja potrebna za realizaciju ili promenu ugovora na osnovu obrazloženja nadzornog organa, koja je dužan da blagovremeno dostavi Odseku za javne nabavke kako bi se izvršila izmena ugovora, ukoliko postoji zakonski osnov.
- prikuplja svu dokumentaciju po osnovu izvođenja radova: ateste, ispitivanja materijala, građevinski dnevnik, obračunske listove, projekte izvedenog objekta i drugu dokumentaciju koja je posledica ugovornog odnosa sa izvođačem.
- pisanim putem obaveštava rukovodioca organizacione jedinice zadužene za upravljanje investicijama o eventualnim problemima i ugroženosti realizacije ugovora.
- kontroliše postupanje po ugovoru na osnovu bitnih elemenata ugovora.
- prati rokove na sredstvima obezbeđenja, pokreće realizaciju sredstava obezbeđenja i od izvođača pisanim putem minimalno 15 dana pre isteka traži produžetak istih (ukoliko ima potrebe).
- stara se o zakonitosti izvođenja radova, prijavi radova inspekciji rada, poštovanju Zakona o planiranju i izgradnji i drugih važećih propisa koji regulišu oblast radova.
- sarađuje sa drugim institucijama, organima i preduzećima u cilju stvaranja uslova za realizaciju ugovora.
- parafira svaki račun (situaciju) iz ugovora i uz svaki račun dostavlja svoj izveštaj ili izveštaj obračunskog nadzora u vezi stepena realizacije ugovora Odseku za javne nabavke.
- nakon realizacije ugovora dostavlja Odseku za javne nabavke svu dokumentaciju iz ugovora, uz spisak dokumentacije i dobija potvrdu o prijemu.
2. Za realizaciju ugovora za usluge:
- vrši pisanu komunikaciju sa vršiocem usluge i stara se o ugovorenom izvršenju usluge.
- u slučaju da danom zaključenja ugovora ne počinje rok izvršenja, sačinjava i potpisuje zajedno sa vršiocem usluge zapisnik o uvođenju u posao.
- dužna su da usklade i prate dinamiku trošenja finansijskih sredstava po ugovoru sa iznosom raspoloživih finansijskih sredstava u finansijskom planu.
- prikuplja svu dokumentaciju po osnovu izvršenja usluge zapisnike, rešenja, dokumenta kao i dokaze izvršenja usluge.
- izrađuje vanredne izveštaje, obrazloženja potrebna za realizaciju ili promenu ugovora, koja je dužan da blagovremeno dostavi Odseku za javne nabavke kako bi se izvršila izmena ugovora, ukoliko postoji zakonski osnov.
- pisanim putem obaveštava rukovodioca organizacione jedinice zadužene za predmetnu nabavku i Odsek za javne nabavke o eventualnim problemima i ugroženosti realizacije ugovora.
- kontroliše postupanje po ugovoru na osnovu bitnih elemenata ugovora.
- prati rokove na sredstvima obezbeđenja, pokreće realizaciju sredstava obezbeđenja i od izvođača pisanim putem minimalno 15 dana pre isteka traži produžetak istih (ukoliko ima potrebe).
- stara se o zakonitosti realizacije ugovora.
- sarađuje sa drugim institucijama, organima i preduzećima u cilju stvaranja uslova za realizaciju ugovora.
- parafira svaki račun iz ugovora i uz svaki račun dostavlja svoj izveštaj ili izveštaj obračunskog nadzora u vezi stepena realizacije ugovora Odseku za javne nabavke.
- nakon realizacije ugovora dostavlja Odseku za javne nabavke svu dokumentaciju iz ugovora, uz spisak dokumentacije i dobija potvrdu o prijemu.
3. Za realizaciju ugovora za nabavku dobara:
- vrši pisanu komunikaciju sa dobavljačem i stara se o ugovorenom izvršenju usluge.
- u slučaju da danom zaključenja ugovora ne počinje rok isporuke, sačinjava i potpisuje zajedno sa dobavljačem zapisnik o uvođenju u posao.
- dužna su da usklade i prate dinamiku trošenja finansijskih sredstava po ugovoru sa iznosom raspoloživih finansijskih sredstava u finansijskom planu.
- prikuplja svu dokumentaciju od značaja za dostavljanje robe zapisnike, rešenja, ateste, specifikacije, uputstva, dokumenta kao i dokaze izvršenja usluge.
- izrađuje vanredne izveštaje, obrazloženja potrebna za realizaciju ili promenu ugovora, koja je dužan da blagovremeno dostavi Odseku za javne nabavke kako bi se izvršila izmena ugovora, ukoliko postoji zakonski osnov.
- pisanim putem obaveštava rukovodioca organizacione jedinice zadužene za premetnu nabavku i Odsek za javne nabavke o eventualnim problemima i ugroženosti realizacije ugovora.
- kontroliše postupanje po ugovoru na osnovu bitnih elemenata ugovora.
- prati rokove na sredstvima obezbeđenja, pokreće realizaciju sredstava obezbeđenja i od izvođača pisanim putem minimalno 15 dana pre isteka traži produžetak istih (ukoliko ima potrebe).
- stara se o zakonitosti realizacije ugovora.
- sarađuje sa drugim institucijama, organima i preduzećima u cilju stvaranja uslova za realizaciju ugovora.
- parafira svaki račun iz ugovora i uz svaki račun dostavlja svoj izveštaj ili izveštaj obračunskog nadzora u vezi stepena realizacije ugovora Odseku za javne nabavke.
- nakon realizacije ugovora dostavlja Odseku za javne nabavke svu dokumentaciju iz ugovora, uz spisak dokumentacije i dobija potvrdu o prijemu.
Uvođenje u posao dobavljača/izvođača
Lice ili više lica koja su imenovana rešenjem iz člana 7. ovog Pravilnika su u obavezi da u skladu sa ugovorenim rokom izvrši uvođenje dobavljača/izvođača u posao pisanim putem.
Kriterijumi, pravila i način provere kvantiteta i kvaliteta isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova
Lice ili više lica koja su imenovana da vrše kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, proveravaju:
- da li količina isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovara ugovorenom;
- da li vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovaraju ugovorenim, odnosno da li su u svemu u skladu sa zahtevanim tehničkim specifikacijama i ponudom.
Način prijema uređuje se ugovorom o javnoj nabavci
- repromaterijal: prijem će biti izvršen ukoliko količina repromaterijala odgovara ugovorenoj količini i ukoliko proverom kvaliteta metodom uzorka minimum 9 od 10 jedinica odgovara ugovorenom kvalitetu (u skladu sa ugovorom, isporučilac će biti u obavezi da sve jedinice koje ne odgovaraju ugovorenom kvalitetu zameni odgovarajućim)
- informatička oprema, kvantitativni prijem će biti izvršen prilikom isporuke opreme, a kvalitativni prijem će se (prema kriterijumima određenim od strane organizacione jedinice u čijem je delokrugu informaciona tehnologija) izvršiti u određenom roku nakon kvantitativnog prijema
- građevinski radovi, preduslov za primopredaju izvršenih građevinskih radova će biti izveštaj imenovanog nadzornog organa i dostavljanje sertifikata i atesta za ugrađene materijale, od strane izvođača radova, kao i dostavljanje sredstva finansijskog obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku, koje eventualno može biti dostavljeno u roku od sedam dana od dana primopredaje radova, u zavisnosti od toga kako je definisano Ugovorom.
Pravila za potpisivanje dokumenata o izvršenom prijemu dobara, usluga ili radova
Lica koja su imenovana da vrše kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, sačinjavaju:
- zapisnik o kvantitativnom prijemu dobara ili usluga, čime se potvrđuje prijem određene količine i tražene vrste dobara ili usluga, kao i prijem neophodne dokumentacije (ugovor, otpremnica, ulazni račun i sl.) i
- zapisnik o kvalitativnom prijemu dobara ili usluga čime se potvrđuje da isporučena dobra ili usluge u svemu odgovaraju ugovorenim.
- zapisnik o primopredaji izvršenih građevinskih radova.
Zapisnici se potpisuju od strane zaposlenih iz stava 1. ovog člana i ovlašćenog predstavnika druge ugovorne strane i sačinjavaju se u minimalno dva istovetna primerka, od čega po jedan primerak zadržava svaka ugovorna strana.
Zapisnici o primopredaji izvršenih građevinskih radova potpisuju od strane zaposlenih iz stava 1. ovog člana, ovlašćenog predstavnika druge ugovorne strane, imenovanog nadzornog organa i sačinjavaju se u minimalno tri istovetna primerka, od čega po jedan primerak zadržava svaka ugovorna strana i imenovani nadzorni organ.
Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora
U slučaju kada lice ili više lica koja su imenovana da vrše radnje u vezi sa praćenjem realizacije ugovora o javnim nabavkama utvrde da količina ili kvalitet isporuke ne odgovara ugovorenom, ona ne sačinjavaju zapisnik o kvantitativnom prijemu i zapisnik o kvalitativnom prijemu, već sačinjavaju i potpisuju reklamacioni zapisnik, u kome navode u čemu isporuka nije u skladu sa ugovorenim, odnosno kod građevinskih radova primedbe se upisuju u zapisnik o primopredaji radova u kome se ostavlja rok za izvršenje radova na popravkama izvedenih radova, a nakon isteka datog roka sastavlja se nov zapisnik o primopredaji, čiji je datum sastavljanja merodavan za početak toka garantnog roka, pod uslovom da su radovi na popravkama zadovoljavajućeg kvaliteta.
Lica koja su imenovana da vrše radnje u vezi sa praćenjem realizacije ugovora o javnim nabavkama reklamacioni zapisnik dostavljaju Odseku za javne nabavke.
Odsek za javne nabavke dostavlja drugoj ugovornoj strani reklamacioni zapisnik i dalje postupa povodom reklamacije u vezi sa realizacijom ugovora.
Postupanje po reklamaciji uređuje se ugovorom o javnoj nabavci, zakonom kojim se uređuju obligacioni odnosi i drugim propisima koji uređuju ovu oblast.
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje
Računi i druga dokumenta za plaćanje primaju se u skladu sa opštim aktima i istog dana se dostavljaju Odseku za javne nabavke.
Posle prijema računa za isporučena dobra, pružene usluge ili izvedene radove, lica za praćenje ugovora i Odsek za javne nabavke, kontrolišu postojanje obaveznih podataka na računu koji su propisani zakonom.
Ako račun ne sadrži sve podatke propisane zakonom, Odsek za javne nabavke vraća račun izdavaocu računa. Na svakom računu većem od 50.000 dinara mora se nalaziti naziv i broj ugovora na osnovu kojeg je izvršeno fakturisanje.
Nakon opisane kontrole, račun se bez odlaganja dostavlja licima imenovanim za praćenje realizacije ugovora o javnoj nabavci, radi kontrole podataka koji se odnose na vrstu, količinu, kvalitet i cene dobara, usluga ili radova kao i ugovorene rokove i uslove plaćanja. Posle kontrole ovih podataka, na računu se potpisuju zaposleni koji su izvršili kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, čime potvrđuju tačnost tih podataka. Lica zadužena za praćenje realizacije ugovora sačinjavaju zapisnik o stepenu izvršenosti ugovora i prilažu ga računu, uz otpremnicu, potvrdu o prijemu, izveštaj nadzornog organa ili drugi dokument. Račun se nakon toga dostavlja Sekretarijatu za finansije u roku od dva dana od prijema, a navedena prateća dokumentacija u roku od 10 dana. Zaposlena lica u javnim nabavkama su dužna da za nabavke koje se plaćaju sa više pozicija iz finansijskog plana napišu sa koje pozicije se vrši plaćanje, što nakon toga kontrolišu lica zaposlena u Sekretarijatu za finansije.
U slučaju da se kontrolom utvrdi neispravnost računa - on se osporava, uz sačinjavanje službene beleške u kojoj se navode razlozi tog osporavanja i koju potpisuje lice imenovano za praćenje realizacije ugovora o javnoj nabavci. Ova beleška se dostavlja Odseku za javne nabavke, radi reklamacije izdavaocu tog računa.
Nakon izvršene kontrole i kompletiranja prateće dokumentacije za plaćanje, Odsek za javne nabavke dostavlja istu na plaćanje Sekretarijatu za finansije.
Pravila postupka realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja
Sredstva finansijskog obezbeđenja se čuvaju i evidentiraju u odseku za javne nabavke. U slučaju kada utvrdi razloge za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, lica imenovana za praćenje realizacije ugovora o javnoj nabavci, o tome bez odlaganja obaveštavaju Odsek za javne nabavke, uz dostavljanje potrebnih obrazloženja i dokaza.
Odsek za javne nabavke u saradnji sa pravnom službom proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja i, ukoliko su za to ispunjeni uslovi, Sekretarijat za finansije, koji vrši realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja u skladu sa važećim propisima.
Sekretarijat za finansije:
- odmah nakon realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja o tome obaveštava Odsek za javne nabavke;
- vodi evidenciju realizovanih ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, o čemu sačinjava godišnji izveštaj koji dostavlja Načelniku gradske uprave rukovodiocu naručioca.
Postupanje u vezi sa dostavljanjem dokaza negativne reference za neispunjavanje obaveza iz ugovora
Sve organizacione jedinice obaveštavaju Odsek za javne nabavke o postojanju dokaza za negativne reference.
Odsek za javne nabavke pravi evidenciju i čuva dokaze za negativne reference.
Pravila stavljanja dobara na raspolaganje korisnicima unutar naručioca
Dobra se krajnjim korisnicima stavljaju na raspolaganje na osnovu dokumenta - trebovanje, koji organizacionoj jedinici u čijem je delokrugu magacinsko poslovanje dostavljaju rukovodioci organizacionih jedinica.
Dobra se dodeljuju na korišćenje na osnovu ličnog zaduženja zaposlenog sredstvima koja samo on koristi.
Dobra koja su dodeljena na korišćenje organizacionoj jedinici za obavljanje poslova iz njenog delokruga a nisu pogodna za lično zaduženje, evidentiraju se po pripadnosti organizacionoj jedinici, na osnovu zaduženja rukovodioca organizacione jedinice.
Za vrednost izvršenih građevinskih radova na objektima u javnoj svojini grada Kikinde, povećava se vrednost tih objekata, a na osnovu zapisnika o primopredaji izvršenih građevinskih radova dostavljenom Sekretarijatu za finansije i Sekretarijatu za imovinsko-pravne odnose.
Pravila postupanja u vezi sa izmenom ugovora
Lica imenovana za praćenje realizacije ugovora o javnoj nabavci, u slučaju potrebe za izmenom ugovora o javnoj nabavci, o tome obaveštavaju Odsek za javne nabavke.
Ukoliko druga ugovorna strana zahteva izmenu ugovora o javnoj nabavci, lica imenovana za praćenje realizacije ugovora o javnoj nabavci ovaj zahtev zajedno sa svojim mišljenjem o potrebi i opravdanosti zahtevanih izmena, dostavljaju Odseku za javne nabavke.
Odsek za javne nabavke proverava da li su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci.
Ukoliko su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci, Odsek za javne nabavke izrađuje predlog odluke o izmeni ugovora i predlog aneksa ugovora, koje dostavlja na potpis ovlašćenom licu.
Odsek za javne nabavke u roku od tri dana od dana donošenja odluku objavljuje na Portalu javnih nabavki i dostavlja izveštaj Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji.
Postupanje u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku
Lica imenovana za praćenje realizacije ugovora o javnoj nabavci, u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku, o tome obaveštavaju drugu ugovornu stranu.
Ukoliko druga ugovorna strana ne otkloni greške u garantnom roku u skladu sa ugovorom, lica imenovana za praćenje realizacije ugovora o javnoj nabavci o tome obaveštavaju Odsek za javne nabavke.
Odsek za javne nabavke u saradnji sa pravnom službom proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenog sredstva finansijskog obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku i, ukoliko su za to ispunjeni uslovi, obaveštava Sekretarijat za finansije, koji realizuje sredstvo obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku.
Minimum dokumentacije potreban za knjiženje i plaćanje koji se dostavlja Sekretarijatu za finansije
Kako bi se izvršilo plaćanje i knjiženje obaveze po osnovu fakture za izvršene radove, dostavljenu opremu i izvršenu uslugu, Sekretarijat za finansije mora zaprimiti sledeći minimum dokumentacije:
- Račun (u skladu sa članom 13. ovog Pravilnika);
- Pripadajuća dokumentacija uz račun (otpremnica, prijemnica, zapisnik, izveštaj, radni nalog i dr);
- Uredno popunjen zahtev za pokretanje nabavke, u kojem je jasno naznačena pozicija i konto u finansijskom planu, raspoloživa sredstva, rok izvršenja i dr.
- Ugovor.
Predmetnu dokumentaciju prikuplja Odsek za javne nabavke i istu dostavlja Sekretarijatu za finansije.
Pravila za sastavljanje izveštaja (analize) o izvršenju ugovora
Lica imenovana za praćenje realizacije ugovora o javnoj nabavci, sačinjavaju konačni izveštaj o izvršenju ugovora, koji naročito sadrži:
- opis toka izvršenja ugovora, datum početka i izvršenja ugovora;
- ukupnu realizovanu vrednost ugovora;
- uočene probleme tokom izvršenja ugovora;
- eventualne predloge za poboljšanje.
Konačni izveštaj o svim ugovorima koji su realizovani u tom tromesečju lica iz stava 1. ovog člana dostavljaju Odseku za javne nabavke uz finalni račun za uslugu.
Pravila za dostavljanje dokumentacije o realizaciji ugovora Odseku za javne nabavke
Lica imenovana za praćenje realizacije ugovora o javnoj nabavci, dužna su da uredno i hronološki vode dokumentaciju o toku izvršenja ugovora, nakon izvršenja ugovora, sačinjavaju zapisnik o primopredaji dokumentacije o izvršenju ugovora sa popisom numerisanih priloga i predaju prikupljenu dokumentaciju Odseku za javne nabavke, koji naročito sadrži:
- broj i naziv ugovora na koji se odnosi;
- vrsta javne nabavke,
- ugovorne strane,
- ugovorenu vrednost za izvršenje ugovora,
- ukupnu realizovanu vrednost ugovora;
- popis, numeraciju i naziv pojedinačnih dokumenata;
- vrstu sredstva finansijskog obezbeđenja za otklanjanje nedostataka u garantnom roku, datum početka i datum isticanja garantnog roka.
Ovaj pravilnik stupa na snagu u roku od osam dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Kikinde".