PRAVILNIKO NAČINU, KRITERIJUMIMA I POSTUPKU DODELE SREDSTAVA IZ BUDŽETA GRADA SMEDEREVA ZA PODSTICANJE PROGRAMA, PROJEKATA I AKTIVNOSTI OD JAVNOG INTERESA KOJE REALIZUJU UDRUŽENJA U GRADU SMEDEREVU("Sl. list grada Smedereva", br. 3/2019) |
Ovim Pravilnikom bliže se uređuju uslovi, kriterijumi, način, postupak dodele, kao i način i postupak vraćanja sredstava za podsticanje programa, projekata i aktivnosti ili nedostajućeg dela sredstava za finansiranje programa, projekata i aktivnosti koje realizuju udruženja, sredstvima iz budžeta grada Smedereva, a koji su od javnog interesa.
Pravo učešća na javnom konkursu imaju udruženja koja su registrovana na teritoriji grada Smedereva, i ako postoji potreba udruženja iz drugih opština ili gradova Republike Srbije, s tim da programe, projekte i aktivnosti realizuju na teritoriji grada Smedereva.
Grad Smederevo podstiče programe, projekte i aktivnosti koje realizuju udruženja, a koji su od javnog interesa u skladu sa odredbama ovog Pravilnika i akata grada Smedereva donetih u skladu sa odredbama zakona i ovog Pravilnika.
Grad Smederevo u podsticanju programa, projekata i aktivnosti koje realizuju udruženja učestvuje u granicama sredstava odobrenih za tu namenu u budžetu grada Smedereva na osnovu Odluke o budžetu grada Smedereva za godinu u kojoj se ta sredstva dodeljuju.
Program, projekat i aktivnost naročito sadrže: oblast u kojoj se realizuje, opis stanja u oblasti i uočenih problema čijem rešavanju će doprineti, jasno definisan cilj, odnosno šta se želi postići sprovođenjem programa, projekta i aktivnosti, teritoriju na kojoj će se realizovati, trajanje, vrstu i obim aktivnosti koje će se sprovoditi tokom realizacije, predviđeni broj direktnih i indirektnih korisnika sa opisom ciljne grupe i njihovih potreba, ukupan broj lica koji je potreban za izvođenje programa, projekta i aktivnosti.
Program, projekat i aktivnost može trajati najmanje 3 meseca, a najduže godinu dana i mora biti realizovan najkasnije do isteka budžetske godine. Grad Smederevo može podsticati i program, projekat i aktivnost udruženja koja ga realizuju na teritoriji grada Smedereva u konkretnoj godini, ako su korisnici udruženja osobe sa invaliditetom sa teritorije grada Smedereva koje su ujedno i članovi udruženja, a program, projekat i aktivnost se sprovode u cilju većeg uključivanja ovih članova udruženja u društvene tokove na teritoriji grada Smedereva. U tom slučaju, ova udruženja prilikom prijave na javni konkurs, u okviru konkursne dokumentacije podnose i svoj plan i program za konkretnu godinu, sa pregledom programa, projekta i aktivnosti koje će sprovesti u cilju većeg uključivanja svojih članova u društvene tokove na teritoriji grada Smedereva.
Namena sredstava iz budžeta grada Smedereva za podsticanje programa, projekata i aktivnosti udruženja od javnog interesa
Sredstva iz budžeta grada Smedereva za podsticanje programa, projekata i aktivnosti udruženja namenjena su za realizaciju programa, projekata i aktivnosti koji su od javnog interesa za grad Smederevo.
Sredstva iz stava 1. ovog člana opredeljuju se Odlukom o budžetu grada Smedereva za svaku budžetsku godinu.
Sredstva iz stava 1. ovog člana dodeljuju se na osnovu javnog konkursa.
Visina sredstava iz stava 1. ovog člana opredeljuje se u apsolutnom iznosu, u rasponu od minimalnih do maksimalnih sredstava po programu, projektu i aktivnosti.
Javni konkurs raspisuje se za podsticanje programa, projekata i aktivnosti u oblastima od javnog interesa na teritoriji grada Smedereva.
Šire oblasti od javnog interesa utvrdiće se na način propisan pravilnikom kojim se utvrđuje javni interes.
Teme javnog konkursa/prioritetne oblasti od javnog interesa za svaki poseban javni konkurs biće ustanovljene na osnovu usvojene odluke grada Smedereva o prioritetnim oblastima od javnog interesa za naredne dve godine.
Odluku grada Smedereva o temama javnog konkursa/prioritetnim oblastima od javnog interesa iz stava 3. ovog člana, donosi Skupština grada Smedereva.
II POSTUPAK ZA DODELU SREDSTAVA
Godišnji plan raspisivanja javnih konkursa Gradska uprava grada Smedereva objavljuje najkasnije do 31. januara na zvaničnoj internet stranici i oglasnoj tabli grada Smedereva i isti dostavlja Kancelariji za saradnju sa civilnim društvom.
Pokretanje postupka dodele sredstava iz budžeta za podsticanje programa, projekata i aktivnosti udruženja
Postupak dodele sredstava iz budžeta grada Smedereva za podsticanje programa, projekata i aktivnosti udruženja pokreće i sprovodi Komisija za dodelu sredstava udruženjima za finansiranje i sufinansiranje programa, projekata i aktivnosti od javnog interesa u gradu Smederevu (u daljem tekstu: Komisija).
Komisiju iz stava 1. ovog člana obrazuje Gradsko veće grada Smedereva.
Gradska uprava grada Smedereva obezbeđuje uslove za rad Komisije.
Komisiju iz člana 7. ovog Pravilnika čine predsednik i 4 člana. Predsednik i članovi Komisije, imaju zamenike koji ih zamenjuju u slučaju njihove sprečenosti ili odsutnosti.
Komisiju čine predstavnici zaposlenih ili radno angažovanih po drugom osnovu u organima grada Smedereva.
Predsednik i članovi Komisije, kao i njihovi zamenici, ne dobijaju naknadu za svoj rad u Komisiji.
U Komisiju mogu biti imenovana i lica predstavnici stručne javnosti.
Lica imenovana u Komisiju dužna su da potpišu izjavu da nemaju privatni interes u vezi sa radom i odlučivanjem Komisije, odnosno sprovođenjem javnog konkursa (Izjava o nepostojanju sukoba interesa).
Imenovano lice ne može preduzimati radnje u svojstvu člana Komisije pre nego što potpiše Izjavu iz stava 5. ovog člana.
Sukob interesa postoji ako su predsednik ili članovi Komisije, odnosno njihovi zamenici ili članovi njihovih porodica (bračni ili vanbračni drug, dete ili roditelj), zaposleni ili članovi organa udruženja koje učestvuje na konkursu ili bilo kog drugog udruženja povezanog na bilo koji način sa tim udruženjem, ili u odnosu na ta udruženja imaju bilo koji materijalni ili nematerijalni interes, suprotan javnom interesu i to u slučajevima porodične povezanosti, ekonomskih interesa ili drugog zajedničkog interesa.
U slučaju saznanja da se nalaze u sukobu interesa, predsednik ili članovi Komisije, odnosno njihovi zamenici, dužni su da o tome odmah obaveste ostale članove Komisije i da se izuzmu iz daljeg rada Komisije. O rešavanju sukoba interesa Gradsko veće grada Smedereva odlučuje u svakom slučaju posebno, a kada utvrdi sukob interesa, imenovaće u Komisiju drugo lice.
Bliža sadržina Izjave iz stava 5. ovog člana i bliži postupak u kome se vodi računa o nepostojanju sukoba interesa uređeni su u Prilogu 1. ovog Pravilnika, koji čini njegov sastavni deo.
Gradsko veće grada Smedereva, na predlog Komisije iz člana 7. ovog Pravilnika, svake godine donosi odluku o raspisivanju javnog konkursa za dodelu sredstava za podsticanje programa, projekata i aktivnosti ili nedostajućeg dela sredstava za finansiranje programa, projekata i aktivnosti iz budžeta Grada, u skladu sa važećom odlukom o temama javnog konkursa/prioritetnim oblastima od javnog interesa za tekući period i utvrđuje broj bodova po kriterijumima za svaku oblast posebno.
Javni konkurs se raspisuje jednom godišnje, najkasnije do 1. februara tekuće godine ili kasnije ako je to potrebno.
Javni konkurs traje 20 dana ili više ako je potrebno zbog složenosti predloga programa, projekta i aktivnosti.
Javni konkurs se, bez odlaganja po njegovom raspisivanju, objavljuje na zvaničnoj internet stranici grada Smedereva, oglasnoj tabli grada Smedereva, u lokalnim medijima i na portalu e-Uprava.
Tekst javnog konkursa sadrži:
- Predmet javnog konkursa;
- Jednu ili nekoliko srodnih prioritetnih oblasti od javnog interesa;
- Ko može biti učesnik javnog konkursa - kriterijume koje udruženje predlagač programa, projekta i aktivnosti mora da ispuni;
- Obim sredstava koja se dodeljuju, i to minimalni i maksimalni iznos;
- Način prijavljivanja na javni konkurs;
- Pregled konkursne dokumentacije koju je potrebno dostaviti, uz popunjen obrazac predloga programa, projekta i aktivnosti;
- Trajanje programa, projekta i aktivnosti;
- Kriterijume bodovanja - osnovne i dopunske kriterijume koji su specifični za određenu oblast, a čijom primenom se vrši vrednovanje prijavljenih programa, projekata i aktivnosti;
- Bliža uputstva o uslovima za podnošenje prijava i kriterijumima za dodelu sredstava;
-Mesto i rok za podnošenje prijava;
- Rok za donošenje odluke o izboru programa, projekata i aktivnosti;
- Žalbeni rok;
- Način objavljivanja odluke o izboru programa, projekata i aktivnosti;
- Druge potrebne elemente.
Sredstva koja nisu raspodeljena na javnom konkursu biće prenamenjena.
Izuzetno od stava 2. ovog člana, ako se na osnovu raspisanog javnog konkursa ne raspodele sva planirana sredstva, javni konkurs se može raspisati i više puta.
Konkursna dokumentacija sadrži:
- Popunjen prijavni obrazac (Prilog 2);
- Popunjen obrazac predloga programa, projekta i aktivnosti (Prilog 3);
- Popunjen obrazac budžeta programa, projekta i aktivnosti (Prilog 4);
- Popunjen obrazac narativnog budžeta programa, projekta i aktivnosti (Prilog 5);
- Pismenu izjavu o obezbeđivanju sopstvenog finansiranja ili sufinansiranja;
- Pismene izjave partnera o saradnji na programu, projektu i aktivnosti, ako se realizuje na taj način;
- Izjavu saglasnosti da Komisija za potrebe postupka javnog konkursa može izvršiti uvid, pribaviti i obraditi lične podatke o činjenicama o kojima se vodi službena evidencija;
- Drugu dokumentaciju koja je, po proceni udruženja predlagača programa, projekta I aktivnosti/učesnika javnog konkursa, od značaja za dodelu sredstava.
U slučaju da udruženje predlagač programa, projekta i aktivnosti/učesnik javnog konkursa prijavljuje na javni konkurs predlog programa, projekta i aktivnost svog rada na teritoriji grada Smedereva u konkretnoj godini, a korisnici programa, projekta i aktivnosti udruženja su osobe sa invaliditetom sa teritorije grada Smedereva koje su ujedno i članovi udruženja, i program, projekt i aktivnost se sprovodi u cilju većeg uključivanja ovih članova udruženja u društvene tokove na teritoriji grada Smedereva, ovo udruženje prilikom prijave na javni konkurs, podnosi i svoj plan i program za konkretnu godinu, sa pregledom programa, projekta i aktivnosti koje će sprovesti u cilju većeg uključivanja svojih članova u društvene tokove na teritoriji grada Smedereva.
Udruženje predlagač programa, projekta i aktivnosti/učesnik javnog konkursa predlog programa, projekta i aktivnosti dostavlja na srpskom jeziku i ćiriličnom pismu.
Komisija, po službenoj dužnosti, utvrđuje da li je udruženje predlagač programa, projekta i aktivnosti/učesnik javnog konkursa upisano u registar nadležnog organa, da li se, prema statutarnim odredbama, ciljevi tog udruženja ostvaruju u oblasti u kojoj se program, projekat i aktivnost realizuje, kao i da li je račun tog udruženja u blokadi.
Udruženje predlagač programa, projekta i aktivnosti/ učesnik javnog konkursa podnosi prijavu Komisiji u toku trajanja javnog konkursa.
Prijave na javni konkurs podnose se Komisiji na posebnim obrascima koji su sastavni deo konkursne dokumentacije i čine sastavni deo ovog Pravilnika, u skladu sa stavom 1. člana 10. ovog Pravilnika. Prijave na javni konkurs podnose se u pisanoj i elektronskoj formi u pošiljci predatoj pošti ili na pisarnici Gradske uprave grada Smedereva, i to najkasnije do isteka poslednjeg dana utvrđenog za podnošenje prijave na javni konkurs.
Neblagovremene prijave neće biti razmatrane, a nepotpune prijave će se smatrati neispravnim.
Udruženje predlagač programa, projekta i aktivnosti/ učesnik javnog konkursa može podneti samo jednu prijavu na javni konkurs, sa jednim predlogom programa, projekta i aktivnosti, ili više ako postoji procena da je ovo potrebno.
Kriterijumi za izbor projekata
Komisija ocenjuje i boduje prijave pristigle u skladu sa uslovima javnog konkursa, prema kriterijumima propisanim ovim Pravilnikom.
Ocena i izbor programa, projekata i aktivnosti koji će se finansirati ili sufinansirati sredstvima iz budžeta grada Smedereva vrši se primenom sledećih osnovnih kriterijuma:
Kriterijumi |
Objašnjenje kriterijuma |
Relevantnost programa, projekta i aktivnosti za strateško opredeljenje grada Smedereva |
Da li je i u kojoj meri je program, projekt i aktivnost strateški utemeljen, odnosno u skladu sa važećim strateškim opredeljenjem grada Smedereva? |
Definisani ciljevi programa, projekta i aktivnosti, ciljna grupa i korisnici, broj direktnih i indirektnih korisnika i njihove potrebe |
Da li su ciljevi programa, projekta i aktivnosti jasno definisani, dostižni u predviđenom vremenu trajanja projekta i da li nedvosmisleno predstavljaju rešenje uočenih problema u lokalnoj zajednici, odnosno mogu da zadovolje javni interes? Da li su ciljna grupa i korisnici jasno definisani? Da li je predstavljena procena broja direktnih I indirektnih korisnika? U kom obimu će potrebe ciljne grupe i korisnika biti zadovoljene - obim zadovoljenja javnog interesa? |
Održivost programa, projekta i aktivnosti |
Da li će se program, projekt i aktivnost nastaviti i posle finansiranja/ sufinansiranja sredstvima iz budžeta grada Smedereva i na koji način će se sprovoditi i finansirati po prestanku finansiranja/ sufinansiranja sredstvima iz budžeta grada Smedereva? Da li je program, projekt i aktivnost održiv u institucionalnom i razvojnom smislu - da li će biti sprovođen i po isteku vremena za sprovođenje programa, projekta i aktivnosti u okviru kojeg će se finansirati/ sufinansirati sredstvima iz budžeta grada Smedereva? |
Očekivani rezultati i efekti programa, projekta i aktivnosti |
Da li su rezultati i efekti programa, projekta i aktivnosti merljivi? Da li će očekivani pozitivni efekti biti dalekosežni - u kom roku se očekuju pozitivni efekti na direktne i indirektne korisnike? |
Ekonomičnost budžeta programa, projekta i aktivnosti i odnos troškova i očekivanih rezultata i efekata |
Da li su troškovi programa, projekta i aktivnosti usklađeni sa predloženim? Da li su troškovi programa, projekta i aktivnosti realni? Da li će očekivani pozitivni efekti nadmašiti potencijalne negativne efekte sprovođenja programa, projekta i aktivnosti i njegove troškove? Da li je odnos između procenjenih troškova i očekivanih rezultata i efekata zadovoljavajući? |
Sufinansiranje programa, projekta i aktivnosti iz drugih izvora |
Da li je udruženje predlagač programa, projekta i aktivnosti/učesnik konkursa obezbedilo sopstveno novčano učešće ili drugi vid učešća i/ili sufinansiranje programa, projekta i aktivnosti iz drugih izvora? |
Grad Smederevo može, prilikom raspisivanja javnog konkursa, utvrditi i dopunske kriterijume koji su specifični za određenu oblast, uključujući sledeće dopunske kriterijume:
- Obezbeđeno partnerstvo (da li udruženje predlagač programa, projekta i aktivnosti/učesnik javnog konkursa ima obezbeđeno partnerstvo sa nekim od aktera iz privatnog, javnog ili nevladinog sektora za potrebe sprovođenja programa, projekta i aktivnosti, sa jasno definisanim međusobnim pravima i obavezama);
- Inovativnost ideje programa, projekta i aktivnosti;
- Kapacitet udruženja predlagača programa, projekta i aktivnosti koje će biti nosilac tokom njegovog sprovođenja i kapacitet partnera, ako postoje i
- Druge dopunske kriterijume, u skladu sa potrebama zadovoljenja javnog interesa.
Po jednoj prijavi na javni konkurs, za opšte i specifične kriterijume može se ostvariti maksimalno 100 bodova.
Radi potpunijeg sagledavanja kvaliteta predloga programa, projekta i aktivnosti, Komisija može tražiti pojašnjenja i/ili obaviti intervju sa udruženjem predlagačem programa, projekta i aktivnosti/učesnikom javnog konkursa, kao i predložiti korekciju predloga programa, projekta i aktivnosti.
Članovi Komisije pojedinačno boduju svaki program, projekat i aktivnost na osnovu kriterijuma iz člana 12. ovog Pravilnika. Prosečan broj bodova predstavlja konačan broj bodova za taj predlog programa, projekta i aktivnosti.
Program, projekat i aktivnost koji je vrednovan sa manje od 60 bodova i koji nije podržala većina članova Komisije, neće biti predmet izbora za dodelu sredstava iz budžeta grada Smedereva.
O sprovedenom postupku javnog konkursa Komisija vodi zapisnik.
Komisija, u skladu sa uslovima javnog konkursa i kriterijumima iz člana 12. ovog Pravilnika, razmatra zahteve, utvrđuje Preliminarnu listu izabranih programa, projekata i aktivnosti sa navedenim iznosima novčanih sredstava i istu dostavlja Gradskom veću grada Smedereva na saglasnost, najkasnije 30 dana od dana isteka roka za podnošenje prijave na javni konkurs.
Po dobijanju saglasnosti Gradskog veća grada Smedereva, Preliminarna lista iz stava 5. ovog člana objavljuje se na zvaničnoj internet stranici, oglasnoj tabli grada Smedereva i na portalu e-Uprava.
Udruženje predlagač programa, projekta i aktivnosti/ učesnik javnog konkursa ima pravo uvida u podnete prijave i priloženu dokumentaciju u roku od tri radna dana od dana objavljivanja Preliminarne liste iz stava 5. ovog člana.
Na Preliminarnu listu iz stava 5. ovog člana udruženja/učesnici javnog konkursa imaju pravo prigovora u roku od osam dana od dana njenog objavljivanja.
Odluku o prigovoru, koja mora biti obrazložena, donosi Gradsko veće grada Smedereva, na predlog Komisije.
Po okončanju postupka po prigovorima, Komisija sačinjava Predlog odluke o izboru programa, projekta i aktivnosti koji će se finansirati ili sufinansirati iz budžeta grada Smedereva i dostavlja ga Gradskom veću grada Smedereva na donošenje.
Odluka iz stava 10. ovog člana objavljuje se na zvaničnoj internet stranici, oglasnoj tabli grada Smedereva i na portalu e-Uprava.
III KORIŠĆENJE SREDSTAVA I PRAĆENJE REALIZACIJE PROJEKATA
Sredstva iz budžeta grada za finansiranje i sufinansiranje programa, projekta i aktivnosti udruženja od javnog interesa
Sredstva koja se odobre za realizaciju programa, projekta i aktivnosti jesu namenska sredstva i mogu se koristiti isključivo za realizaciju konkretnog programa, projekta i aktivnosti od javnog interesa i u skladu sa ugovorom koji se zaključuje između grada Smedereva i udruženja korisnika sredstava.
Prenos sredstava iz stava 1. ovog člana vrši se u skladu sa propisima kojima se uređuje prenos sredstava i otvaranje računa korisnika javnih sredstava.
Udruženje korisnik sredstava dužno je da, pre zaključenja ugovora, otvori poseban namenski račun kod Uprave za trezor, kako bi se budžetska sredstva za realizaciju programa, projekta i aktivnosti od javnog interesa prenela na taj račun i koristila sa tog računa.
Udruženje korisnik sredstava dužno je da, pre zaključenja ugovora o dodeli sredstava, dostavi Komisiji:
- Izjavu da sredstva za realizaciju odobrenog programa, projekta i aktivnosti nisu na drugi način već obezbeđena;
- Izjavu o nepostojanju sukoba interesa;
- Interni akt o antikorupcijskoj politici;
- Revidirani budžet i revidirani narativni budžet programa, projekta i aktivnosti u skladu sa odobrenim sredstvima;
- Odgovarajući instrument obezbeđenja - ako se proceni da je potrebno.
Sa udruženjem neće biti zaključen ugovor u slučaju da dokumentaciju iz stava 4. ovog člana ne dostavi u predviđenom roku.
Gradonačelnik grada Smedereva zaključuje sa udruženjem ugovor o dodeli sredstava iz budžeta grada Smedereva najkasnije u roku od 15 dana od dana konačnosti odluke o izboru programa, projekata i aktivnosti koji će se finansirati ili sufinansirati iz budžeta grada Smedereva.
Ugovorom se uređuju međusobna prava, obaveze i odgovornosti ugovornih strana i isti naročito sadrži sledeće elemente:
- Naziv odobrenog programa, projekta i aktivnosti;
- Utvrđen predmet programa, projekta i aktivnosti;
- Vreme realizacije programa, projekta i aktivnosti;
- Visinu dodeljenih sredstava iz budžeta grada Smedereva za realizaciju programa, projekta i aktivnosti;
- Ukupnu vrednost programa, projekta i aktivnosti;
- Procentualno učešće udruženja korisnika sredstava u ukupnoj vrednosti programa, projekta i aktivnosti ili sredstava iz drugih izvora, ukoliko su ova sredstva obezbeđena;
- Način obezbeđenja i prenosa sredstava;
- Instrumente obezbeđenja za slučaj nenamenskog trošenja sredstava obezbeđenih za realizaciju programa, projekta i aktivnosti, odnosno za slučaj neizvršenja ugovorne obaveze - predmeta projekta;
- Način povraćaja neutrošenih sredstava;
- Međusobna prava, obaveze i odgovornosti ugovornih strana;
- Način praćenja realizacije programa, projekta i aktivnosti;
- Obaveze nosioca programa, projekta i aktivnosti u pogledu realizacije i podnošenja izveštaja o realizaciji;
- Uslove za raskid ugovora pre isteka vremena na koji je zaključen;
- Prava i obaveze ugovornih strana u slučaju raskida ugovora pre isteka vremena na koji je zaključen;
- Način rešavanja sporova.
Odobreni program, projekat i aktivnost, sa svim prilozima, sastavni je deo ugovora.
Praćenje realizacije programa, projekata i aktivnosti
Postupak praćenja realizacije programa, projekata i aktivnosti udruženja za koje su odobrena sredstva u skladu sa ovim Pravilnikom sprovodi Komisija iz člana 7. ovog Pravilnika.
Praćenje sprovođenja programa, projekta i aktivnosti i kontrola njegove realizacije obuhvata:
- Obavezu udruženja korisnika sredstava da obaveštava Komisiju o realizaciji programa, projekta i aktivnosti, u rokovima određenim ugovorom, dostavljanjem periodičnih i završnih izveštaja;
- Pregledanje izveštaja od strane Komisije;
- Monitoring posete predstavnika Komisije i neposredan uvid u realizaciju odobrenog programa, projekta i aktivnosti;
- Obavezu udruženja korisnika sredstava da omogući Komisiji da izvrši uvid u svu potrebnu dokumentaciju;
- Prikupljanje informacija od korisnika programa, projekta i aktivnosti u neposrednom kontaktu sa Komisijom;
- Druge aktivnosti predviđene ugovorom.
Praćenje može obuhvatiti i reviziju ovlašćenog revizora, ukoliko je to predviđeno konkursnim uslovima i ugovorom.
Gradsko veće grada Smedereva može angažovati i stručnjake za pojedine oblasti radi ocene i pripreme analize o uspešnosti, kvalitetu i ostvarenju ciljeva programa, projekata i aktivnosti koji se realizuju.
Udruženje korisnik sredstava programa, projekta i aktivnosti dužno je da Komisiji iz člana 7. ovog Pravilnika i stručnjacima angažovanim za ocenu uspešnosti iz stava 4. ovog člana omogući praćenje realizacije programa, projekta i aktivnosti i uvid u svu potrebnu dokumentaciju, u svakom trenutku.
U cilju praćenja realizacije programa, projekata i aktivnosti Komisija realizuje monitoring posete.
Pod monitoring posetom smatra se: poseta udruženju korisniku sredstava, održavanje sastanaka Komisije sa ovlašćenim predstavnicima udruženja korisnika sredstava i prisustvo određenim događajima i manifestacijama ili drugim aktivnostima, koje udruženje korisnik sredstava sprovodi u sklopu realizacije programa, projekta i aktivnosti, o čemu je udruženje korisnik sredstava u obavezi da blagovremeno, pismenim putem poštom ili putem e-maila, obavesti Komisiju o vremenu i mestu realizacije aktivnosti na programu, projektu i dr.
Monitoring poseta može biti najavljena ili nenajavljena.
Za programe, projekte i aktivnosti čije je trajanje duže od šest meseci i čija je vrednost odobrenih sredstava veća od 500.000,00 dinara, Komisija realizuje najmanje jednu monitoring posetu u toku trajanja programa, projekta i aktivnosti, odnosno najmanje jednom godišnje.
Komisija izrađuje izveštaj o monitoring poseti iz člana 17. ovog Pravilnika u roku od deset dana od dana sprovedene posete.
Ukoliko Komisija prilikom monitoring posete uoči nedostatke, u izveštaju iz stava 1. ovog člana daće preporuke za otklanjanje nedostataka i rokove za njihovu realizaciju i uputiće ih udruženju korisniku sredstava.
Preraspodela odobrenog iznosa sredstava
Udruženje korisnik sredstava može, u izuzetnim situacijama u toku realizacije programa, projekta i aktivnosti, da traži saglasnost Komisije za preraspodelu sredstava za realizaciju planiranih aktivnosti u okviru odobrenog programa ili projekta.
Zahtevom za preraspodelu sredstava ne može se tražiti povećanje rashoda koji se odnose na ljudske resurse.
Preraspodela sredstava može se izvršiti tek nakon dobijanja pismene saglasnosti ili potpisivanjem aneksa ugovora sa gradonačelnikom grada Smedereva.
Udruženje korisnik sredstava dužno je da Komisiji podnosi periodične i završne, narativne i finansijske izveštaje o realizaciji programa, projekta i aktivnosti, u rokovima predviđenim zaključenim ugovorom.
Periodični izveštaj se dostavlja kvartalno, osim u slučaju kada projekat ne traje duže od šest meseci i tada se periodični izveštaj dostavlja jednom u toku trajanja programa, projekta i aktivnosti.
Završni narativni i finansijski izveštaj dostavljaju se najkasnije 30 dana po isteku trajanja programa, projekta i aktivnosti.
Periodični i završni narativni izveštaj sadrži:
- Detaljan opis aktivnosti i rezultata realizacije programa ili projekta u odnosu na planirane aktivnosti definisane ugovorom, kako bi se mogla izvršiti procena uspešnosti od strane Komisije;
- Obrazloženje za svako odstupanje od programa, projekta i aktivnosti i
- Pregled korektivnih mera čije se preduzimanje planira od strane udruženja korisnika sredstava.
Periodični i završni finansijski izveštaj iz stava 1. ovog člana sadrži:
- Prikaz budžeta, koji je sastavni deo ugovora, sa pregledom svih troškova koji su nastali tokom izveštajnog perioda, kao i
- Celokupnu dokumentaciju koja opravdava nastale troškove.
Kontrolu finansijskog izveštaja sprovodi odeljenje Gradske uprave grada Smedereva nadležno za poslove finansija i lokalne poreske administracije, a kontrolu narativnog izveštaja sprovodi Komisija.
Udruženje korisnik sredstava iz budžeta grada Smedereva najmanje jedanput godišnje čini dostupnim javnosti izveštaj o svom radu i obimu i načinu sticanja i korišćenja tih sredstava, pri čemu je dužno da jasno naznači da je realizaciju konkretnog programa, projekta i aktivnosti podržao grad Smederevo.
U slučaju da udruženje korisnik sredstava ne podnese izveštaje o realizaciji programa, projekta i aktivnosti iz stava 1. ovog člana, gubi pravo učešća na javnom konkursu za dodelu sredstava iz budžeta grada Smedereva za podsticanje programa, projekata i aktivnosti udruženja od javnog interesa u naredne dve godine.
Pregledanje i procena izveštaja
Nadležni organi iz člana 20. ovog Pravilnika razmatraju periodične i završne narativne i finansijske izveštaje.
Pregledom finansijskih izveštaja, odeljenje Gradske uprave grada Smedereva nadležno za poslove finansija i lokalne poreske administracije utvrđuje da li su budžetska sredstva namenski korišćena i da li postoji računovodstvena dokumentacija koja ukazuje na namenski utrošak istih.
Plaćanja i izdaci koji nisu u skladu sa ugovornim obavezama i/ili bez pripadajuće računovodstvene dokumentacije neće biti priznati, o čemu se udruženje korisnik sredstava obaveštava pisanim putem.
Pregledom narativnog izveštaja Komisija ostvaruje uvid i vrši procenu kvaliteta i uspešnosti programa, projekta i aktivnosti u smislu realizacije postavljenih ciljeva.
O izvršenoj proceni finansijskih i narativnih izveštaja, Komisija obaveštava udruženje korisnika sredstava.
Udruženje korisnik sredstava, na zahtev Komisije, dostavlja dopunu i dodatno objašnjenje navoda iznetih u izveštajima, u roku od osam dana od prijema zahteva Komisije za dostavu dopune dokumentacije.
Obrasci za dostavljanje periodičnih i završnih narativnih i finansijskih izveštaja čine sastavni deo ovog Pravilnika (Prilog 6).
Sukob interesa kod udruženja korisnika sredstava
Udruženje korisnik sredstava preduzima sve potrebne mere u cilju izbegavanja sukoba interesa prilikom korišćenja namenskih sredstava i odmah po saznanju obaveštava Komisiju iz člana 7. ovog Pravilnika o svim situacijama koje predstavljaju ili bi mogle dovesti do sukoba interesa, u skladu sa zakonom.
Sukob interesa postoji u situaciji u kojoj je nepristrasno izvršenje ugovornih obaveza bilo kog lica vezanog ugovorom ugroženo zbog prilike da to lice svojom odlukom ili drugim aktivnostima učini pogodnost sebi ili sa njim povezanim licima (članovi porodice: supružnik ili vanbračni partner, dete ili roditelj), zaposlenom, članu udruženja korisniku sredstava, a na štetu javnog interesa i to u slučaju porodične povezanosti, ekonomskih interesa ili drugog zajedničkog interesa sa tim licem.
Svaki sukob interesa Komisija iz člana 7. ovog Pravilnika posebno razmatra i može od udruženja korisnika sredstava zatražiti sva potrebna obaveštenja i dokumentaciju.
U slučaju utvrđenog postojanja sukoba interesa u sprovođenju ugovora, Komisija će zatražiti od udruženja korisnika sredstava da bez odlaganja, a najkasnije u roku od 30 dana, preduzme odgovarajuće mere.
Ne smatra se sukobom interesa kada udruženje korisnik sredstava sprovodi program, projekat i aktivnost koji je usmeren na članove udruženja kao korisnike programa, projekta i aktivnosti koji pripadaju socijalno osetljivim grupama ili osobama sa invaliditetom.
Postupanje u slučaju nepravilnosti
Komisija obaveštava udruženje korisnika sredstava da će pokrenuti postupak za raskid ugovora i povraćaj sredstava sa pripadajućom kamatom ukoliko su nepravilnosti takve prirode da nije moguće utvrditi da li su dodeljena sredstva namenski korišćena, odnosno u slučaju da se utvrdi nenamenski utrošak sredstava.
Raskid ugovora i povraćaj sredstava
Ako se prilikom praćenja realizacije programa, projekta i aktivnosti utvrdi nenamensko trošenje sredstava, Gradsko veće grada Smedereva, na predlog Komisije, doneće odluku o raskidu ugovora, povraćaju prenetih sredstava, odnosno aktiviranju instrumenata obezbeđenja.
U slučaju nenamenskog trošenja budžetskih sredstava, udruženje korisnik sredstava je dužno da sredstva vrati sa zakonskom kamatom i gubi pravo učešća na javnom konkursu za dodelu sredstava iz budžeta grada Smedereva za podsticanje programa, projekta i aktivnosti udruženja od javnog interesa u naredne dve godine.
Komisija izrađuje izveštaj o realizovanoj finansijskoj podršci programa, projekata i aktivnosti udruženja iz budžetskih sredstava grada Smedereva u prethodnoj kalendarskoj godini.
Izveštaj iz stava 1. ovog člana objavljuje se na zvaničnoj internet stranici, oglasnoj tabli grada Smedereva i na portalu e-Uprava, bez odlaganja po njegovom sastavljanju.
Komisija sprovodi analizu uspešnosti, kvaliteta i stepena ostvarenosti ciljeva programa, projekata i aktivnosti za koja su dodeljena sredstva na javnom konkursu, kako bi ocenila u kojoj meri je to dovelo do unapređenja stanja u određenoj oblasti od javnog interesa u kojoj se udruženjima dodeljuju finansijska sredstva.
Prestanak važenja ranijeg propisa
Danom stupanja na snagu ovog Pravilnika prestaje da važi Pravilnik o načinu i kriterijumima za izbor programa u oblasti socijalne zaštite koji se sufinansiraju iz budžeta grada Smedereva i za sprovođenje javnog konkursa za izbor programa u oblasti socijalne zaštite koji se sufinansiraju iz budžeta grada Smedereva ("Službeni list grada Smedereva", broj 10/2013).
Sprovođenje započetih postupaka
Postupci dodele sredstava koji su otpočeli pre stupanja na snagu ovog Pravilnika a nisu okončani, sprovešće se prema propisima koji su važili pre stupanja na snagu ovog Pravilnika.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Smedereva".
Priloge 1-8, koji su sastavni deo ovog pravilnika, objavljene u "Sl. listu grada Smedereva", br. 3/2019, možete pogledati OVDE