STRATEGIJA ZA UPRAVLJANJE RIZIKOM I PROCENU RIZIKA U PRAVOBRANILAŠTVU GRADA BORA ("Sl. list grada Bora", br. 27/2019)

 

Ovom Strategijom bliže se definišu pojam i vrste rizika i metode za utvrđivanje rizika, kao i merenje rizika u Pravobranilaštvu grada Bora (u daljem tekstu: Pravobranilaštvo).

Pojam i vrste rizika, metode za utvrđivanje rizika kao i merenje rizika definisani ovom Strategijom OBAVEZUJUĆI su i za zaposlene u ovom organu.

RIZIK podrazumeva verovatnoću nastanka štete ili gubitka, faktor, element ili bilo šta u čemu je sadržana opasnost. Rizik se može definisati i kao moguća pretnja, događaj ili štetni događaj, ili propuštanje radnje odnosno nečinjenje koje može prouzrokovati gubitak imovine ili ugleda ili ugroziti uspešno izvršavanje zadataka.

IDENTIFIKACIJA CILJEVA I PROCESA:

Ciljevi i procesi koji se odvijaju u Pravobranilaštvu:

- poslovi organizacije i zakonitog rada,

- poslovi davanja uputstva zaposlenima za obavljanje poslova,

- poslovi staranja o rasporedu poslova i blagovremenom izvršavanju istih,

- poslovi praćenja propisa i ukazivanja na promene i stara se o blagovremenom usklađivanju rada,

- poslovi izrade nacrta akata iz nadležnosti ovog Organa,

- poslovi unapređenja organizacije i rada Pravobranilaštva,

- poslovi staranja o primeni zakona i drugih procesnih propisa,

- poslovi obavljanja pravne zaštite imovinskih prava i interesa grada Bora,

- poslovi koji se odnose na zastupanje i korišćenje pravnih sredstava, pred sudovima i drugim nadležnim organima, radi pravne zaštite prava i interesa grada u procesnom postupanju,

- poslovi davanja pravnog mišljenja u vezi sa zaključivanjem ugovora u kojima je ugovorna strana grad Bor,

- poslovi zastupanja drugih pravnih lica pred sudovima po ovlašćenju, kada njihovi interesi nisu u suprotnosti sa interesima grada i funkcijom koju ovaj organ vrši,

- poslovi izrade procesnih podnesaka i ugovora,

- poslovi vođenja upisnika prema vrsti sudskih postupaka,

- poslovi izrade godišnjih i drugih periodičnih izveštaja o radu Pravobranilaštva,

- poslovi elektronske izrade i vođenja stanja u procesima po vrsti predmeta,

- poslovi vođenja personalne evidencije iz radnog statusa zaposlenih,

- poslovi izrade vansudskih poravnanja,

- poslovi izrade svih akata vezanih za rad Skupštine grada, Gradskog veća i Gradske uprave Bor, a potiču iz nadležnosti ovog organa,

- poslovi na sprovođenju postupaka nabavke male vrednosti za potrebe pravobranilaštva.

Na osnovu identifikovanih ciljeva i procesa Pravobranilaštvo identifikuje sledeće rizike:

Opšta podela rizika:

1. Inherentni(ugrađeni) rizik,

2. Kontrolni rizik,

3. Rezidualni rizik.

INHERENTNI RIZIK je rizik sa kojim se suočava organ pre primene bilo kakvih mera interne kontrole.

KONTROLNI RIZIK je rizik da internim kontrolama neće biti otkrivena greška.

REZIDUALNI RIZIK je nivo rizika koji ostaje posle primene postojećih mera i interne kontrole.

Inherentni rizik je rizik koji postoji nezavisno od primene bilo kakvih mera. U inherentne rizike spadaju:

1. Stepen složenosti propisa, odnosno poteškoće u vezi tumačenja propisa,

2. Stepen i razvijenost organizacione strukture i organa,

3. Vrednost uključenih sredstava,

4. Stručnost zaposlenih.

Kontrolni rizik je nastaje kao posledica neadekvatnih internih kontrola, kontrolnih sistema i mogućnosti da oni na neadekvatan način štite čitav sistem. Najčešći primeri kontrolnog rizika su sledeći:

1. Neefikasne procedure i procesi,

2. Neblagovremenost spoljašnih informacija,

3. Nepoštovanje vremenskih rokova,

4. Nedovoljna interna komunikacija,

5. Neadekvatno razdvajanje zaduženja/razgrani čavanje zaduženja zaposlenih,

6. Nepravilno čuvanje dokumentacije,

7. Neuspešno ograničavanje pristupa informacijama,

8. Suviše restriktivan pristup informacijama.

SPOLJAŠNJI RIZICI

U spoljašnje rizike spadaju:

- Mogući bespotrebni produžeci i odugovlačenja sudskih sporova usled obustava rada i štrajkova pravosudnih organa i ostalih subjekata vezanih za postupanje pred sudovima.

UNUTRAŠNJI RIZICI

U unutrašnje rizike spadaju:

- neefikasan sistem informisanja,

STRATEŠKI RIZIK

U strateške rizike spadaju:

- neblagovremena izrada i dostava traženih akata i drugih izveštaja, dokaza i podataka od strane zamoljenih organa i službi

- nepoštovanje rokova

OPERATIVNI RIZIK

U operativne rizike spadaju:

- ljudski resursi,

- poslovni procesi,

- treća strana,

- kontinuitet poslovanja,

- dokumentacija,

- fizičko obezbeđenje,

- pravna regulativa,

- zdravlje i bezbednost.

FINANSIJSKI RIZIK

U finansijske rizike spadaju:

- neracionalno trošenje budžetskih sredstava za potrebe obavljanja rada u organu kao direktnom korisniku Budžeta grada.

RIZIK OD GUBLJENJA UGLEDA

- neuspeh vođenja sudskih sporova,

- nemogućnost da se upravlja sukobom interesa,

- neovlašćeno obelodanjivanje podataka medijima.

Upravljanje rizikom je ključno upravljačko sredstvo za ostvarivanje strateških i operativnih ciljeva. Zato je obaveza organa da ispita šta su rizici koji mogu da ugroze poslovne aktivnosti i preduzme mere koje će ublažiti rizike do prihvatljivog nivoa. Najvažnije je da organ identifikuje, proceni, rangira i tretira rizik. Upravljanje rizikom mora da omogući i obezbedi:

- kontinuiran razvojni proces

- proces koji sprovode svi zaposleni na svim nivoima odgovornosti;

- proces koji omogućava identifikaciju stvarnih rizika i rizičnih događaja.

Procene rizika se vrše redovno, svake prve nedelje u mesecu, dok se evaluacije mogu obavljati povremeno. Ono što je je jako bitno to je da za svaki uočeni rizik treba utvrditi "vlasnika rizika" kako bi se preduzele mere za ublažavanje rizika, odnosno "vlasnik rizika" je pravobranilac.

Pravobranilac određuje lice koje će biti MENADŽER RIZIKA - lice koje upravlja rizicima. Menadžer rizika pomaže da se identifikuju rizici, i definiše procedure za ublažavanje rizika. Zamenik pravobranioca je menadžer.

Menadžer rizika:

1. prikuplja obrasce u kojima zaposleni obaveštavaju o utvrđenim rizicima u organu, i stara se o tome da budu ispravno popunjeni;

2. obaveštava zaposlene o donesenim odlukama u vezi sa obaveštenjima o utvrđenim rizicima;

3. vrši edukaciju o vrstama i mogućnostima nastanka rizika;

4. vodi registar rizika.

Upravljane rizikom je proces koji ima sledeće faze:

1. IDENTIFIKOVANJE RIZIKA,

2. PROCENA RIZIKA,

3. IZBOR NAČINA REAGOVANJE NA RIZIK,

4. FORMIRANJE REGISTRA RIZIKA,

5. PRAĆENJE I IZVEŠTAVANJE.

I. FAZA - IDENTIFIKOVANJE RIZIKA

U ovoj fazi menadžer i ostali zaposleni u organu koji su najbolje upoznati sa ciljevima započinju sa popisom ciljeva, procesa i aktivnosti. Nakon popisivanja ciljeva počinje se sa identifikacijom rizika. Svi zaposleni analizirajući postignute rezultate u prethodnom mesecu obaveštavaju menadžera rizika o svim potencijalnim pretnjama koje su uočili na svom radnom mestu, podnošenjem OBRAZACA o utvrđenom riziku. Prilikom predaje obrazaca zaposleni uz obrazac iznose i sopstvenu procenu verovatnoće rizika i njegovog uticaja, takođe predlažu korektivne mere i rokove za primenu korektivnih mera.

II. FAZA - PROCENA RIZIKA

			Procenjivač 1		Procenjivač 2		Procenjivač 3
Cilj	Rizik	Opis rizika	I	P	I	P	I	P	Ukupan (agregatni) uticaj	Ukupna (agregatna) verovatnoća	Ukupan broj bodova (skor) rizika (ARS)

Na bazi podataka dobijenih iz tabele, skor rizika se implementira u matricu rizika:

	VEROVATNOĆA	RANGIRANJE
Izuzetno visoka	100% - Utvrđena prisutnost	5
Visoka	80% - Verovatna prisutnost	4
Srednja	60% - Moguća prisutnost	3
Niska	40% - Malo verovatna prisutnost	2
Veoma niska	20% - Prisutnost nije verovatna	1

 

UTICAJ	ZNAČAJ	RANGIRANJE
Izuzetno visok	100% - Veoma visok uticaj	5
Visok	80% - Priličan uticaj	4
Srednji	60% - Značajan uticaj kojim je moguće upravljati	3
Nizak	40% - Beznačajan uticaj	2
Veoma nizak	20% - Zanemarljiv uticaj	1

 

Na osnovu dobijenih rezultata utvrđeni su sledeće kategorije rizika:

1. RIZICI OD MALOG UTICAJA,

2. BEZNAČAJNI RIZICI,

3. KRITIČNI RIZICI,

4. USLOVNI RIZICI.

1. RIZICI OD MALOG UTICAJA

Ako se rizik, na bazi skora rizika, nalazi u gornjem levom kvadratu, verovatnoća rizika je visoka, međutim njegov uticaj je mali, odnosno manji od prosečnog. Eliminacija i kontrola takvih rizika znači izdvajanja malih sredstava.

2. BEZNAČAJNI RIZICI

Ako se rizik, na bazi skora rizika, nalazi u donjem levom kvadratu, verovatnoća takvog rizika je niska, a uticaj beznačajan, što znači da takvi rizici ne bi trebalo da izazivaju probleme u radu.

3. KRITIČNI RIZICI

Ako se rizik, na bazi skora rizika, nalazi u gornjem levom kvadratu, njegova verovatnoća nastanka je visoka i uticaj koji on nosi je značajan, zato su oni i definisani kao kritični i imaju prioritet u preduzimanju korektivnih mera.

4. USLOVNI RIZICI

Ako se rizik, na bazi skora rizika, nalazi u donjem levom kvadratu, verovatnoća njegovog dešavanja je niska, međutim uticaj koji on ima je visok, odnosno nosi značajan uticaj. Takvi rizici su zabrinjavajući, i njih treba preduprediti i preduzeti korektivne mere da do njih ne bi došlo.

III. FAZA - IZBOR NAČINA REAGOVANJA NA RIZIK

Nakon identifikovanja i ocenjivanja rizika, odlučuje se o vrsti korektivne mere koja će se primeniti za svaki od rizika.

Postoji pet osnovnih metoda reagovanja na rizik:

1. IZBEGAVANJE RIZIKA - Ova metoda ima za osnovni cilj da se u određenim okolno stima odustane od aktivnosti, kao jedini mogući način da se kontroliše rizik;

2. PODELA RIZIKA - Rizik se može deliti uspostavljanjem zajedničkih aktivnosti i poduhvata kako bi se smanjio početni ukupan nivo rizika;

3. UBLAŽAVANJE RIZIKA - Ovo je najčešći odgovor na rizik, preduzimaju se sve mere kako bi se ublažila verovatnoća nastanka rizika i njegov uticaj;

4. PRENOŠENJE RIZIKA - Prenošenje rizika podrazumeva prenošenje rizika na drugi subjekat putem Ugovora;

5. PRIHVATANKE RIZIKA - Prihvatanje rizika u onoj situaciji kada imamo analizu troškova i koristi i kada bi mera za ublažavanje bila skuplja od od posledica nastalih u slučaju nastanka rizika.

Član 6

IV. FAZA - FORMIRANJE REGISTRA RIZIKA

Glavnu odgovornost za praćenje i tretiranje identifikovanih rizika ima VLASNIK RIZIKA = RUKOVODILAC ORGANA u kome je rizik i nastao. Lice koje je odgovorno za sprovođenje odgovora na rizik, u određenom roku, informiše menadžera rizika o napretku u vezi sa tretiranjem rizika.

Registar - RIZIKA je tabela koja sadrži sledeće elemente:

- cilj,

- opis rizika,

- analiza rizika,

- odgovor na rizik,

- praćenje rizika.

Tabele registra rizika se dostavljaju svim zaposlenim licima u organu u koje oni unose sve identifikovane rizike.

Menadžer rizika objedinjuje sve prikupljene tabele i rangira rizike prema prioritetima.

Menadžer rizika dostavlja Registar rizika Centralnoj jedinici za harmonizaciju.

Obrazac REGISTRA RIZIKA sastavni je deo Strategije za upravljanje rizikom i procenu rizika u Pravobranilaštvu.

V. FAZA - PRAĆENJE I IZVEŠTAVANJE

Praćenje i izveštavanje vrše "vlasnik rizika" organa u kome je rizik identifikovan i menadžer rizika. Oni nadgledaju korektivne mere, rezultate koje daju korektivne mere, eventualno identifikovanje novih rizika i o tome izveštavaju Gradonačelnika svake prve nedelje u mesecu. Izveštaji se podnose u pisanoj formi.

Član 7

Stupanjem na snagu ove Strategije, prestaje da važi Strategija za upravljanje rizikom i procenu rizika u Pravobranilaštvu opštine Bor, ("Službeni list opštine Bor" br. 23/14).

Član 8

Ova strategija stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Bora".