PRAVILNIKO UPRAVI U PRAVOBRANILAŠTVU AUTONOMNE POKRAJINE VOJVODINE("Sl. list AP Vojvodine", br. 40/2019) |
Pravilnikom o upravi u Pravobranilaštvu Autonomne pokrajine Vojvodine (u daljem tekstu: Pokrajinsko pravobranilaštvo) uređuju se: odnos Pokrajinskog pravobranilaštva prema građanima i javnosti, način vođenja evidencija, način raspodele predmeta, rukovanje predmetima, postupanje sa arhivskim materijalom, izgled i upotreba identifikacionih legitimacija, poslovi kolegijuma Pokrajinskog pravobranilaštva i druga pitanja od značaja za rad Pokrajinskog pravobranilaštva.
Uprava u Pokrajinskom pravobranilaštvu obuhvata rukovođenje Pokrajinskim pravobranilaštvom, poslove i ovlašćenja u vezi sa organizacijom rada, materijalnim, finansijskim, administrativnim i drugim poslovima kojima se obezbeđuje pravilan, tačan, blagovremen i zakonit rad Pokrajinskog pravobranilaštva, a posebno: uređenje i organizacija rada Pokrajinskog pravobranilaštva; staranje o blagovremenom postupanju i korišćenju najefikasnijih metoda i tehničkih sredstava u administrativnom poslovanju; odnos prema drugim državnim i pokrajinskim organima kao i organima lokalnih samouprava, građanima i javnosti; stručni poslovi u vezi sa ostvarivanjem prava, obaveza i odgovornosti postavljenih lica i pokrajinskih službenika, vođenje upisnika, pomoćnih knjiga i drugih evidencija; rukovanje predmetima i postupanje sa arhivskim materijalom; materijalno-finansijsko poslovanje Pokrajinskog pravobranilaštva i druga pitanja od značaja za rad Pokrajinskog pravobranilaštva.
II UNUTRAŠNJE UREĐENJE I ORGANIZACIJA RADA U POKRAJINSKOM PRAVOBRANILAŠTVU
Pokrajinsko pravobranilaštvo organizovano je i obavlja poslove kao jedinstveni organ Autonomne pokrajine Vojvodine, bez unutrašnjih organizacionih jedinica.
Funkciju pravobranioca Autonomne pokrajine Vojvodine obavljaju pokrajinski pravobranilac i zamenici pokrajinskog pravobranioca.
Pravobranilac rukovodi radom i predstavlja Pokrajinsko pravobranilaštvo.
Pravobranilac samostalno organizuje rad, nosilac je uprave u Pravobranilaštvu, stara se da se poslovi izvršavaju blagovremeno, zakonito i pravilno, u vršenju poslova ovlašćen je da izdaje opšta i posebna uputstva za rad.
Pravobranilac može ovlastiti zamenika pravobranioca ili pravobranilačkog pomoćnika da postupa u pojedinom predmetu kojim je zadužen drugi zamenik pravobranioca, kada je taj zamenik iz pravnih ili stvarnih razloga sprečen da postupa u tom predmetu.
Zamenik pravobranioca obavlja poslove samostalno, u skladu sa zakonom, Pokrajinskom skupštinskom odlukom o Pravobranilaštvu Autonomne pokrajine Vojvodine, Pravilnikom o unutrašnjem uređenju i sistematizaciji radnih mesta u Pokrajinskom pravobranilaštvu i rasporedom poslova.
Zamenik može preduzeti svaku radnju iz nadležnosti Pokrajinskog pravobranilaštva, ukoliko nije u isključivoj nadležnosti pokrajinskog pravobranioca.
Za svoj rad odgovara pravobraniocu.
Zaposleni u Pokrajinskom pravobranilaštvu su: pravobranilački pomoćnici, pravobranilački pripravnici i drugi zaposleni koji rade na administrativnim, informatičkim, materijalno-finansijskim i drugim pratećim poslovima.
Broj zaposlenih određuje pokrajinski pravobranilac Pravilnikom o unutrašnjem uređenju i sistematizaciji radnih mesta u Pravobranilaštvu Autonomne pokrajine Vojvodine.
Zaposleni, u granicama svojih ovlašćenja i dužnosti, dužni su da blagovremeno i pravilno izvršavaju poslove i zadatke koji su im povereni u skladu sa propisima i Pravilnikom o unutrašnjem uređenju i sistematizaciji radnih mesta u Pravobranilaštvu Autonomne pokrajine Vojvodine, kao i poslove i zadatke neposredno određene od strane pokrajinskog pravobranioca i zamenika pokrajinskog pravobranioca.
Nadzor nad radom zaposlenih vrši pravobranilac.
Pravobranilački pomoćnici i pripravnici obavljaju poslove iz delokruga pravobranilaštva i pomažu pravobraniocu i zamenicima pravobranioca, izrađuju podneske i akte, te preduzimaju radnje zastupanja na raspravama pred sudom, organom uprave ili drugim nadležnim organom u granicama pisanog ovlašćenja koje daje pravobranilac i zamenik pravobranioca, i vrše i druge poslove predviđene zakonom i aktom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta.
Zamenik pravobranioca kod koga je na rad raspoređen pravobranilački pomoćnik dužan je da pomoćniku pruži uputstva prilikom izrade pismena i vršenja poslova utvrđenih zakonom i drugim propisima.
Zamenik pravobranioca kog koga je na rad raspoređen pravobranilački pripravnik dužan je da pripravniku pruži stručnu pomoć, da ga obučava u skladu sa programom obuke i preduzme druge aktivnosti u skladu sa zakonom i drugim propisima.
Kolegijum Pokrajinskog pravobranilaštva
Pitanja od značaja za rad Pokrajinskog pravobranilaštva razmatraju se na Kolegijumu Pokrajinskog pravobranilaštva (u daljem tekstu: Kolegijum).
Kolegijum je stručno telo Pokrajinskog pravobranilaštva koje razmatra pitanja iz nadležnosti pravobranilaštva, zauzima stavove, daje predloge, mišljenja i inicijative o pitanjima značajnim za rad i organizaciju pravobranilaštva.
Pored nadležnosti predviđenih Pokrajinskom skupštinskom odlukom o Pravobranilaštvu Autonomne pokrajine Vojvodine, na Kolegijum se mogu:
- razmatrati pitanja od značaja za uspešno obavljanje poslova i zadataka Pokrajinskog pravobranilaštva, kao i unapređivanja metoda rada u cilju ažurnosti pravobranilaštva;
- razmatrati sporna pitanja i zauzimati pravni stavovi radi ujednačavanja postupanja Pokrajinskog pravobranilaštva pred sudom i drugim nadležnim organima;
- razmatrati nacrti ugovora koji se dostavljaju Pokrajinskom pravobranilaštvu na mišljenje i zauzimati pravni stavovi o navedenom pravnom pitanju, koji su obavezujući za obrađivača predmeta;
- razmatrati pitanja od značaja za zaštitu i unapređenje profesionalnog integriteta nosilaca pravobranilačke funkcije;
- razmatrati i druga pitanja od značaja za rad Pokrajinskog pravobranilaštva.
Kolegijum Pokrajinskog pravobranilaštva čine pokrajinski pravobranilac i zamenici pokrajinskog pravobranioca.
Sednicama Kolegijuma mogu da prisustvuju i pravobranilački pomoćnici i drugi zaposleni u organu, koji imaju pravo da učestvuju u razmatranju pitanja koja su stavljena na dnevni red sednice, bez prava glasa.
Sednicu Kolegijuma saziva i njome rukovodi Pokrajinski pravobranilac ili zamenik pokrajinskog pravobranioca koga odredi pravobranilac.
Pokrajinski pravobranilac je dužan da sednicu Kolegijuma sazove najmanje četiri puta godišnje.
Sednica Kolegijuma može biti sazvana i na zahtev zamenika pokrajinskog pravobranioca.
Dnevni red sednice Kolegijuma predlaže Pokrajinski pravobranilac, odnosno zamenik pravobranioca, ukoliko je sednica Kolegijuma sazvana na njegov zahtev.
O toku sednice i zauzetim pravnim stavovima vodi se zapisnik.
Zapisnik potpisuje Pokrajinski pravobranilac, prisutni zamenici pravobranioca i zapisničar iz reda zaposlenih koga odredi pravobranilac.
Članovi Kolegijuma imaju pravo uvida u zapisnik sa sednice Kolegijuma.
Pravobranilaštvo APV najkasnije do 31. marta tekuće godine podnosi Vladi APV izveštaj o radu za prethodnu godinu.
Uputstva za sačinjavanje godišnjeg izveštaja o radu izdaje pravobranilac.
Administrativni i tehnički poslovi Pokrajinskog pravobranilaštva obavljaju se u pisarnici.
Administrativni i tehnički poslovi obuhvataju: prijem i otpremanje pošte, vođenje upisnika, vođenje evidencije o kretanju predmeta, vođenje pomoćnih knjiga, sačinjavanje godišnjih i povremenih izveštaja o radu, arhiviranje predmeta i druge poslove.
Radom pisarnice rukovodi lice zaposleno na obavljanju administrativnih i tehničkih poslova u Pravobranilaštvu APV.
Pokrajinski pravobranilac vrši dodelu predmeta zamenicima pravobranioca ili neposredno pravobranilačkim pomoćnicima.
Zamenici pravobranioca raspoređuju predmete koji su im dodeljeni u rad, pravobranilačkim pomoćnicima i pripravnicima, nad čijim radom vrše nadzor, i to na način što isključivo zamenici pravobranioca obrađuju predmete koji se odnose na davanje mišljenja kao i složenije predmete, a rad na ostalim predmetima koje im je pravobranilac dodelio raspoređuju pomoćnicima i pripravnicima.
U slučaju odsutnosti ili sprečenosti pravobranioca, dodelu predmeta vrši zamenik pravobranioca kojeg je ovlastio pravobranilac.
Pri dodeli predmeta u rad vodi se računa da zamenici pravobranioca dobiju pod jednak broj predmeta.
Pokrajinski pravobranilac odstupa od načina dodeljivanja predmeta predviđenog stavom 1. i 2. ovog člana kada to opravdavaju razlozi opterećenosti i sprečenosti pojedinih zamenika ili drugi opravdani razlozi.
O dodeli predmeta vodi se evidencija.
Plan godišnjih odmora utvrđuje pokrajinski pravobranilac.
Pri određivanju plana godišnjih odmora pokrajinski pravobranilac posebno vodi računa da u Pokrajinskom pravobranilaštvu bude prisutan dovoljan broj zamenika i zaposlenih potrebnih za rešavanje hitnih predmeta.
Pokrajinski pravobranilac, zamenici pokrajinskog pravobranioca, pravobranilački pomoćnici i ostali zaposleni imaju pravo i obavezu na stručno usavršavanje o trošku Pokrajinskog pravobranilaštva i Budžeta APV.
Podaci o stručnom usavršavanju vode se u posebnoj kadrovskoj evidenciji Službe za ljudske resurse APV.
Pokrajinski pravobranilac, zamenici pravobranioca i pravobranilački pomoćnici mogu biti upućeni na studijsko, odnosno drugo stručno putovanje u zemlji ili inostranstvu, na osnovu odluke pokrajinskog pravobranioca, pri čemu se posebno uzimaju u obzir rezultati rada u periodu koji prethodi takvom putovanju.
Pravobranilački pripravnici dužni su da pohađaju program obuke koji utvrđuje pokrajinski pravobranilac.
Programom obuke pravobranilačkog pripravnika utvrđuje se vreme neophodno za pripremu pravosudnog ispita.
Pokrajinsko pravobranilaštvo se stara o redovnoj nabavci izdanja zakona i drugih propisa, službenih glasila, stručnih časopisa i drugih stručnih publikacija potrebnih za stručno i uspešno obavljanje poslova u Pravobranilaštvu.
Upotreba informaciono-komunikacionih tehnologija u radu Pokrajinskog pravobranilaštva
U Pokrajinskom pravobranilaštvu se, po pravilu, koriste informaciono-komunikacionione tehnologije za obradu teksta, vođenje evidencija, obradu i prikupljanje statističkih podataka za elektronsku razmenu podataka, računovodstvene poslove, i za praćenje propisa i sudske prakse.
IV POKRAJINSKO PRAVOBRANILAŠTVO I DRUGI ORGANI, GRAĐANI I JAVNOST
Pokrajinsko pravobranilaštvo u izvršavanju poslova iz svoje nadležnosti sarađuje sa drugim državnim organima, pokrajinskim organima i organima lokalnih samouprava kao i drugim organizacijama na način kojim se obezbeđuje kvalitetnije i efikasnije obavljanje poslova iz delokruga organa.
Odnos sa subjektima koje Pokrajinsko pravobranilaštvo zastupa
Pokrajinsko pravobranilaštvo ovlašćeno je da pokrene, odnosno podnese inicijativu za pokretanje postupka pred sudom ili drugim nadležnim organom povodom pitanja iz svoje nadležnosti, odnosno da postupi po pismenim zahtevima pokrajinskih organa i pravnih lica koje zastupa, a na čija imovinska prava i interese se zahtev odnosi, tj. povodom čijih radnji i nadležnosti je nastao sporni pravni odnos.
Po dobijanju predmeta u rad, zamenik pravobranioca ili pravobranilački pomoćnik će u razumnom roku, ne dužem od 30 dana, obavestiti pokrajinske organe i pravna lica koja zastupa o svom pravnom mišljenju, odnosno o pravnim sredstvima i drugim radnjama koje je potrebno preduzeti.
Izuzetno, po dobijanju predmeta u rad obrađivač bez odlaganja preduzima sve radnje čiji izostanak bi mogao dovesti do ugrožavanja imovinskih prava i interesa Autonomne pokrajine Vojvodine, odnosno subjekata koje zastupa Pokrajinsko pravobranilaštvo.
Ako između predloga obrađivača za preduzimanje potrebnih radnji i stava, odnosno mišljenja subjekata kojima je predlog upućen postoji neslaganje, odnosno kada obrađivač oceni da se nalogom ili zahtevom pokrajinskog organa i pravnog lica koja zastupa krši Ustav ili zakon ili ugrožavaju imovinska prava i interesi Autonomne pokrajine Vojvodine, obrađivač će u roku od tri dana pismenim putem uputiti zastupanom subjektu obrazložene razloge o odbijanju postupanja.
Ako zastupani subjekat i posle obaveštenja ostane pri izdatom nalogu ili podnetom zahtevu, Pokrajinsko pravobranilaštvo će postupiti po tom nalogu ili zahtevu.
Pokrajinski pravobranilac i zamenik pokrajinskog pravobranioca ne mogu trpeti štetne posledice ukoliko postupe u skladu sa odredbama ovog člana.
Postupanje radi prikupljanja podataka i obaveštenja
Kada Pokrajinsko pravobranilaštvo od pokrajinskog organa ili pravnog lica koje zastupa zatraži da dostavi spise ili obaveštenja, odnosno da pruži podatke i objašnjenja potrebna za preduzimanje radnji za koje je Pokrajinsko pravobranilaštvo nadležno, u zahtevu će se odrediti rok u kojem je potrebno postupiti po tom zahtevu.
Kada Pokrajinsko pravobranilaštvo vezuje zakonski rok za postupanje, pokrajinski organi i pravna lica koja zastupa su dužni da spise i obaveštenja neodložno dostave, odnosno da podatke i objašnjenja neodložno pruže.
Ako organi i pravna lica iz stava 1. ovog člana ne dostave spise ili obaveštenja, odnosno ne pruže podatke i objašnjenja, ili ako to bez opravdanog razloga ne učine u roku određenom u zahtevu, Pokrajinsko pravobranilaštvo će o tome obavestiti rukovodioca organa odnosno pravnog lica, a ukoliko usled nepostupanja organa nastupi šteta za Autonomnu pokrajinu Vojvodinu, Pokrajinsko pravobranilaštvo će o tome obavestiti Pokrajinsku vladu.
Stranke i njihovi zakonski zastupnici, odnosno punomoćnici i druge osobe koje dolaze u Pokrajinsko pravobranilaštvo radi predaje određenih pismena, primaju se u pisarnici, u toku radnog vremena Pokrajinskog pravobranilaštva.
Prijem građana u Pokrajinskom pravobranilaštvu vrši se samo po pitanjima zaštite imovinskih prava APV, a ne i radi pravnih saveta i zaštite ličnih interesa građana.
Prijem građana i davanje obaveštenja vrši lice zaposleno u pisarnici. To lice može strankama i njihovim zakonskim zastupnicima i punomoćnicima davati obaveštenja samo na osnovu podataka iz upisnika, dok za ostala obaveštenja stranku upućuje da se obrati zameniku pravobranioca kod koga je predmet u radu, odnosno Pokrajinskom pravobraniocu.
Zamenici ne mogu prilikom davanja obaveštenja strankama iznositi podatke niti davati dokumentaciju koja bi štetila interesima stranke koju Pokrajinsko pravobranilaštvo zastupa u sporu pred sudom ili drugim državnim organom, ne mogu iznositi svoje lično mišljenje o postupanju u svojstvu zakonskog zastupnika, ne mogu davati izjave o verovatnom ishodu postupka, niti ocene o pravilnosti radnji sudskih i drugih organa.
Uvid u spise Pokrajinskog pravobranilaštva
Uvid u spise odobriće se stranci, ovlašćenom predstavniku stranke koju Pokrajinsko pravobranilaštvo zastupa u postupku pred sudom ili u upravnom postupku po zakonu ili na osnovu punomoćja, te licu koje za to ima opravdani interes. Tim licima se, u skladu sa zakonom kojim se uređuje pristup informacijama od javnog značaja, može dozvoliti prepisivanje ili kopiranje spisa ili samo delova spisa.
Predstavnicima pravnog ili fizičkog lica koje ima položaj protivne strane u sudskom ili drugom postupku, ne može se odobriti vršenje uvida u spise, niti prepisivanje ili kopiranje delova spisa.
Sva lica zaposlena u Pokrajinskom pravobranilaštvu dužna su da čuvaju kao tajnu podatke za koju su saznali u radu ili u vezi sa radom Pravobranilaštva.
Tajnim podatkom se smatra svaka informacija, dokument ili podatak od interesa za Autonomnu pokrajinu Vojvodinu, koji je zakonom, drugim propisom ili odlukom nadležnog organa donesenom u skladu sa zakonom, određen i označen određenim stepenom tajnosti.
Saopštenje za javnost o radu Pokrajinskog pravobranilaštva, zapažanja u vezi sa zaštitom imovinskih prava i interesa Autonomne pokrajine Vojvodine, njenih organa i pravnih lica koje Pokrajinsko pravobranilaštvo zastupa, te o pojedinim predmetima, daje pokrajinski pravobranilac ili zamenik koga on ovlasti, pazeći na tačnost podataka i interese rada Pokrajinskog pravobranilaštva.
Pri davanju saopštenja o pojedinim predmetima koji nisu pravosnažno okončani, ovlašćeni zamenik vodiće računa da svojim izjavama ni na koji način ne ugrozi imovinska prava i interese Autonomne pokrajine Vojvodine, odnosno subjekata koje zastupa.
Zaposleni u Pokrajinskom pravobranilaštvu u javnosti ne smeju izražavati svoje lično mišljenje o pitanjima koja su iz nadležnosti Pokrajinskog pravobranilaštva.
Snimanje u službenim prostorijama
Fotografisanje, audio i video snimanje u službenim prostorijama Pokrajinskog pravobranilaštva može se obaviti samo uz prethodno pribavljeno pisano odobrenje pokrajinskog pravobranioca.
Lica ovlašćena za davanje informacija od javnog značaja
Pokrajinski pravobranilac posebnom odlukom određuje zaposleno lice u pravobranilaštvu kao lice ovlašćeno za davanje informacija od javnog značaja.
Lice ovlašćeno za davanje informacija od javnog značaja učiniće dostupnom informaciju kojom raspolaže Pokrajinsko pravobranilaštvo na način i pod uslovima propisanim zakonom kojim se uređuje slobodan pristup informacijama od javnog značaja, vodeći računa o ograničenjima propisanim zakonom, a radi zaštite od ozbiljne povrede pretežnijeg interesa zasnovanog na Ustavu, zakonu ili Statutu Autonomne pokrajine Vojvodine.
Zvanična internet prezentacija Pokrajinskog pravobranilaštva
Radi obaveštavanja javnosti Pokrajinsko pravobranilaštvo ima svoju zvaničnu prezentaciju na internetu.
Za uređivanje i objavljivanje podataka o radu Pokrajinskog pravobranilaštva, zadužen je zaposleni koga pokrajinski pravobranilac odredi.
Pokrajinski pravobranilac i lice iz stava 2. ovog člana određuju osnovni sadržaj i podatke o radu Pokrajinskog pravobranilaštva koji će se objaviti na internetu.
Informator Pokrajinskog pravobranilaštva
Pokrajinsko pravobranilaštvo jedanput godišnje izrađuje informator sa osnovnim podacima o radu, koji su propisani posebnim zakonom, a od značaja su za ostvarivanje prava građana i prezentaciju rada Pokrajinskog pravobranilaštva javnosti.
Informator se objavljuje na internet stranici Pokrajinskog pravobranilaštva i ažurira se jedanput mesečno.
Za uređivanje i objavljivanje podataka u Informatoru, zadužen je zaposleni koga pokrajinski pravobranilac odredi posebnom odlukom.
V RUKOVANJE PISMENIMA I PREDMETIMA
Prijem svih podnesaka, spisa, telegrama, paketa i drugih pošiljki (u daljem tekstu: pismena) za Pokrajinsko pravobranilaštvo vrši se preko poštanske jedinice u zgradi Vlade APV i u pisarnici Pokrajinskog pravobranilaštva.
Zaposleni koji prima pismena neposredno od stranke ne sme odbiti prijem pismena.
Ako se iz pismena vidi da Pokrajinsko pravobranilaštvo nije nadležno za postupanje po njemu ili ako pismeno sadrži drugi formalni nedostatak, na to će se upozoriti podnosilac pismena i uputiće se nadležnom organu. Ako i pored toga podnosilac zahteva da se pismeno primi, ono će se primiti, ali će se na pismenu staviti zabeleška o upozorenju.
Preuzimanje pismena upućenih preko pošte, kao i podizanje pismena iz poštanskog pregratka na ekspediciji, vrši zaposleni kojeg pokrajinski pravobranilac ovlasti.
Prijem pismena od suda, drugih organa i pravnih i fizičkih lica potvrđuje se ispisivanjem datuma prijema i potpisa u dostavnoj knjizi, na dostavnici, povratnici ili kopiji pismena čiji se original prima. Pored potpisa stavlja se i prijemni štambilj Pravobranilaštva APV.
Na sva primljena pismena stavlja se otisak prijemnog pečata, po pravilu u gornji desni ugao pismena i upisuje datum prijema. Ako tu nema mesta, otisak se stavlja na pogodno mesto prve stranice (posebno u slučaju prijema presuda i rešenja, na kojima će naknadno biti isticane klauzule pravosnažnosti i izvršnosti).
Ako je pismeno zatvoreno, kovertirano i na ime primaoca lično, a zaposleni u prijemnoj kancelariji nije ovlašćen da ga otvori, staviće prijemni štambilj na omot i proslediti licu naznačenom na pošiljci.
Kada se pismeno prima po dostavnici, datum prijema na dostavnici mora da bude istovetan sa datumom prijemnog štambilja na pismenu. Datum na dostavnici mora biti napisan i slovima ili datumarom. Dostavnica mora biti potpisana od strane ovlašćenog lica za preuzimanje pismena iz pošte ili poštanskog pregratka.
Poštu primljenu u zatvorenim omotima otvara zaposleni određen za prijem pismena.
Poštu označenu bilo kojim stepenom tajnosti, otvara pokrajinski pravobranilac ili zamenik pravobranioca koga on odredi.
Prilikom otvaranja i sravnjivanja pismena zaposleni mora obratiti pažnju da se brojevi na pismenu (sudski broj ili broj drugog organa) slažu sa brojevima na dostavnici.
Ako neko od pismena nedostaje, ili postoje nedostaci u vezi samog pismena (nedostatak priloga, sudski broj, oštećenja i dr.) to se utvrđuje službenom beleškom na pismenu ili dostavnici i potpisom lica ovlašćenog za prijem pošte.
Na svaki novi primerak primljenog pismena stavlja se otisak prijemnog štambilja sa datumom prijema pismena.
Osnivanje predmeta i vođenje upisnika
Nakon prijema pošte, sva primljena pismena se upisuju u knjigu prijema pošte, a potom odnose u kancelariju Pravobranioca, koji, nakon pregleda, vraća poštu pisarnici radi razvrstavanja. Lice zaposleno u pisarnici, na osnovu uvida u upisnike utvrđuje da li je za prispelo pismeno potrebno otvoriti novi premet ili ga združiti već postojećem predmetu.
Upisivanjem pismena u odgovarajući upisnik osniva se predmet, odnosno ako je predmet već osnovan, pismeno se priključuje spisu predmeta na koji se odnosi.
Pismeno kojim se osniva novi predmet dobija omot spisa i daje mu se oznaka predmeta.
Prilikom osnivanja predmeta upisničar uvodi u popis spisa prvo pismeno na osnovu kojeg je predmet osnovan i naznačava broj lista. Uvođenje drugih pismena vrši se hronološkim redom.
Oznaka predmeta se sastoji od skraćenog naziva upisnika, rednog broja predmeta i poslednja dva broja godine u kojoj je primljeno pismeno zavedeno u upisnik.
Na omotu spisa označava se oznaka ili ime i prezime obrađivača predmeta, a na sredini omota spisa, ispod imena, odnosno naziva stranke, upisuje se predmet i vrednost predmeta spora ukoliko postoji. U desnom donjem uglu omota, lice zaposleno u pisarnici upisuje rok do kog se predmet drži u evidenciji, a na osnovu naredbe obrađivača predmeta, ispisane grafitnom olovkom na zadnjem pismenu u predmetu.
U popis spisa koji se nalazi na levoj unutrašnjoj strani omota, zaposleni koji vodi upisnik, pod rednim brojem 1. upisuje prvo pismeno na osnovu kojeg je predmet osnovan sa brojem priloga uz njega. Obrađivač predmeta hronološki dalje upisuje kasnija pismena, čitko i na način da olakša uvid u sam tok premeta.
Ako se u toku postupka izmeni broj predmeta u istom upisniku, raniji broj predmeta na omotu se precrtava, a ispod se stavlja novi.
Pismena koja su primljena za predmete koji su već formirani u Pokrajinskom pravobranilaštvu združuju se sa predmetima iz rokovnika, ulažu u predmete na koje se odnose i predaju u rad.
Predmete i pismena hitne prirode, zaposleni u pisarnici dužan je da odmah unese u odgovarajući upisnik i preda u rad obrađivaču predmeta.
Na hitnost predmeta, odnosno na postojanje roka za preduzimanje potrebnih radnji, posebno će se upozoriti obrađivač kome je predmet predat u rad.
Upisnici i pomoćne knjige (registri) u Pokrajinskom pravobranilaštvu vode se ručno i u elektronskoj formi.
Upisnik koji se vodi ručno se sastoji iz potrebnog broja tabaka propisanog obrasca koji su povezani u knjigu sa tvrdim koricama. Na koricu se stavlja oznaka upisnika i godina na koju se upisnik odnosi. Jedna knjiga upisnika može se koristiti za više godina u kom slučaju se na sredini prve strane lista kojim počinje naredna godina stavlja oznaka godine.
Upisnik se formira 1. januara za kalendarsku godinu, a zaključuje 31. decembra za proteklu godinu.
Zaključivanje se vrši tako što iza poslednjeg upisanog rednog broja zaposleni koji vodi upisnik stavlja zabelešku sledeće sadržine: dan, mesec i godina zaključenja, redni broj poslednjeg upisa, broj pogrešnih upisa, broj tačnih upisa, broj predmeta u radu i broj arhiviranih predmeta.
Upisnike i druge pomoćne knjige vodi zaposleni u pisarnici Pokrajinskog pravobranilaštva.
Predmeti se zavode onog dana i pod onim datumom kada su primljeni i to po redu prijema pismena.
Upis se ne može brisati niti na drugi način poništiti. Ako je neki predmet pogrešno zaveden precrtava se crvenom olovkom, kosom crtom od levog donjeg prema desnom gornjem uglu i u rubriku za primedbe stavlja se oznaka "pogrešan upis". Predmet koji se zavodi iza pogrešno zavedenog predmeta dobija novi sledeći redni broj.
Kada se upisnik vodi elektronski na kraju svakog radnog dana (radne nedelje) će se odštampati uneti podaci i čuvati na način predviđen za čuvanje upisnika.
Kada je predmet konačno rešen redni broj predmeta se zaokružuje crvenom bojom, a u rubriku primedbe i rok čuvanja se upisuje oznaka "a/a" i rok čuvanja. Ukoliko premet prelazi u drugi upisnik, piše se u koji je upisnik prešao, nova oznaka i broj predmeta.
Predmet se smatra konačno rešenim kada je u pravobranilaštvu preduzeta tražena pravna radnja, ako je predmet kod organa nadležnog za odlučivanje pravosnažno rešen, odnosno protekom zakonskog roka za ulaganje revizije protiv pravosnažne presude donete u drugom stepenu, ukoliko ista nije podneta.
Kada se u predmetu koji je u upisniku označen kao konačno rešen nastavi postupak povodom vanrednog pravnog leka ili posle prekida postupka, predmet se upisuje kao novi sa potrebnim ranijim upisima. U rubrici za primedbe novog broja upisuje se ranija oznaka predmeta, a kod ranijeg upisa upisuje se nova oznaka predmeta.
Kada se više predmeta spoje radi vođenja jedinstvenog postupka, predmet koji je kasnije zaveden spaja se sa ranije zavedenim predmetom i nosi oznaku ranije zavedenog predmeta.
U rubrici za primedbe pod rednim brojem zajedničkog predmeta stavlja se zabeleška. Spojeni predmet se vodi dalje pod oznakom zajedničkog predmeta.
Ako se jednom predmetu prilaže drugi samo radi uvida, onda će se na omotu predmeta, kome se drugi prilaže, označiti veza i broj predmeta veze, ali se neće vršiti združivanje. Predmeti koji su združeni samo radi uvida, uvek će se razdružiti pre vraćanja predmeta u rok.
Kada se predmet prilaže drugom predmetu radi uvida, prilaganje će se zabeležiti običnom olovkom u rubrici za primedbe kod rednog broja predmeta koji se prilaže sa datumom prilaganja. Ovakva beleška stavlja se i u rubriku za primedbe upisnika kod rednog broja predmeta kojem je drugi predmet priložen.
Predmeti koji su na kraju godine ostali nerešeni prenose se u sledeću godinu tako što se na prvoj strani upisnika navode samo redni brojevi tih predmeta. Svi upisi koji se odnose na te predmete vrše se i dalje u ranijem upisniku. Kada se takav predmet reši u tekućoj godini, u ranijem upisniku stavlja se kod rednog broja znak konačnog rešenja, a na prvoj strani novog upisnika crvenom olovkom precrtava se redni broj rešenog predmet.
Ako se pojedini predmeti konačno ne reše u godini u kojoj su zavedeni ni u narednoj godini, prevode se sa svim potrebnim upisima u tekuću godinu, pre novih predmeta. Prevedeni predmeti zadržavaju raniju oznaku, ali dobijaju hronološkim redom nove brojeve.
U primedbi upisnika prevedenog predmeta upisuje se da je predmet preveden u novi upisnik sa novim rednim brojem a kod rednog broja predmeta stavlja se oznaka "prešao u: ista oznaka, novi broj predmeta".
Ispod poslednjeg prevedenog predmeta u novom upisniku povlači se crvenom olovkom vodoravna crta iza koje se zavode pismena primljena u tekućoj godini, nastavljajući redni broj u upisniku za tekuću godinu.
Predaja predmeta u rad obrađivaču
Predmeti za koje je utvrđeno da se u pisarnici drže u evidenciji do određenog roka, stavljaju se u rokovnik predmeta.
Rokovnik predmeta sastoji se od posebnih ormara sa pregradama.
Lice zaposleno u pisarnici dužno je da dan pre isteka određenog roka, a najkasnije istog dana koji je određen kao rok, predmet predaju u rad obrađivaču, putem primopredajne knjige za unutrašnju dostavu. Ako je dan označen kao rok neradni dan predmet se predaje poslednjeg radnog dana koji prethodi tom danu.
Ako je u predmetu stiglo kakvo pismeno pre isteka roka, predmet će se odmah predati u rad obrađivaču.
Postupanje pisarnice po dostavnoj naredbi i ekspedicija
Kada Pisarnica primi predmet od obrađivača predmeta, postupa po njegovoj dostavnoj naredbi.
Dostavna naredba obrađivača predmeta sadrži opis radnji koje je potrebno izvršiti.
Zaposleni u pisarnici koji je izvršio dostavnu naredbu obrađivača upisuje datum izvršenja radnje i stavlja svoj potpis ispod dostavne naredbe.
Pismeno koje Pokrajinsko pravobranilaštvo upućuje drugim organima, pravnim ili fizičkim licima, treba da sadrži zaglavlje u gornjem levom uglu. Zaglavlje sadrži: grb i tradicionalni grb Autonomne pokrajine Vojvodine, desno od grbova naziv Republike Srbije, naziv Autonomne pokrajine Vojvodine, naziv Pravobranilaštvo Autonomne pokrajine Vojvodine koje se ispisuje velikim slovima, sedište Pokrajinskog pravobranilaštva, kontakt telefone, broj predmeta i datum. Ispod toga se stavljaju inicijali obrađivača predmeta.
Adresa organa i pravnog lica kome se pismeno upućuje, sadrži pun naziv organa, poslovno, odnosno skraćeno poslovno ime pravnog lica i sedište.
Adresa primaoca fizičkog lica sadrži njegovo ime i prezime i mesto u koje se pismeno šalje.
Ispod adrese stavlja se oznaka veze sa dopisom primaoca, ukoliko je ta veza postojala i kratka sadržina dopisa.
Na mestu gde se dopis potpisuje, navodi se funkcija potpisnika dopisa, ispod toga njegovo ime i prezime i na tom mestu se overava pečatom Pokrajinskog pravobranilaštva.
U slučaju odsutnosti pravobranioca ili zamenika koji je zadužen predmetom u kojem je potrebno pismeno postupanje, na pismenu se navodi ime, prezime i funkcija pravobranioca, odnosno zamenika pravobranioca koji je zadužen predmetom, a zamenik koji ga menja potpisuje pismeno, stavljanjem oznake "za" i svojim potpisom.
Ako se uz dopis šalju prilozi, na kraju dopisa sa leve strane se može kratko naznačiti o kojim prilozima se radi.
Zamenici pravobranioca u svoju internu knjigu za ekspediciju pismena popisuju sva pismena koja je potrebno otpremiti tog dana i najkasnije do 11:30 časova predaju licu zaposlenom u pisarnici zaduženom za ekspediciju, koje prijem pismena potvrđuje potpisom u internoj knjizi za ekspediciju.
Ekspediciju pismena radi dostavljanja vrši zaposleni u pisarnici određen za otpremanje pošiljki.
Pismena se po pravilu ekspeduju istog dana neposrednom predajom organu kojem su upućena, odnosno putem pošte obično ili preporučenom pošiljkom.
Na primerku pismena koji ostaje u Pravobranilaštvu konstatuje se datum ekspedicije i potpis zaposlenog koji vrši ekspediciju.
Zaposleni određen za otpremanje pošiljki dužan je da pre ekspedicije pismeno overi pečatom i proveri da li je u svakom predmetu obrađenom za otpremu postupljeno po dostavnoj naredbi, da li su pošiljke pravilno adresovane, da li sadrže potrebne priloge, da li su primerci otpravka uredni, čitki i potpisani.
Lice određeno za otpremanje pošiljki vodi dostavnu knjigu u koju upisuje sve pošiljke koje otprema i internu dostavnu knjigu za pokrajinske organe.
Vraćene dostavnice i povratnice po kojima je dostava izvršena predaje obrađivaču predmeta koji ih istog dana ulaže u predmet.
Zaštita spisa, drugih materijala, pečata i štambilja
U toku radnog vremena, predmeti i druga dokumentacija ne smeju se ostavljati bez nadzora.
Štambilji i pečati drže se tako da budu pristupačni samo onome ko njima rukuje.
Po završetku radnog vremena, predmeti, druga dokumentacija, pečati i štambilji, drže se u zaključanim kasama, ormarima ili stolovima.
Podaci od značaja za rad Pokrajinskog pravobranilaštva upisuju se u upisnike, pomoćne knjige i druge evidencije.
Upisnici i pomoćne knjige se vode u pisanoj formi, a ako postoje tehnički i drugi uslovi, ti podaci se evidentiraju elektronskim sredstvima.
Upisnike, pomoćne knjige i elektronski vođene upisnike vode zaposleni koji rade u pisarnici pravobranilaštva.
Upisnici služe za upisivanje pismena kojima se u Pokrajinskom pravobranilaštvu osniva predmet, evidentira tok postupka i pojedine radnje u toku postupka.
Pomoćne knjige služe za evidentiranje podataka na osnovu kojih mogu lakše i brže da se pronađu pismena, kao i za upisivanje dopunskih i drugih podataka koji se ne evidentiraju u upisnicima.
Za upisnike koji se vode u elektronskoj formi, na kraju svake radne nedelje sačinjava se kopija podataka u elektronskoj formi koja se čuva u evidenciji pisarnice.
U Pokrajinskom pravobranilaštvu vode se upisnici za:
- parnične predmete "P",
- platne naloge "Pl"
- vanparnične predmete "R",
- predmete izvršenja "I",
- predmete upravnog postupka "Up",
- predmete upravnog spora "Us",
- adhezione predmete "A",
- predmete stečajnog postupka i postupka reorganizacije "St",
- predmete pravnih mišljenja "M",
- predmete preventive "Pr",
- predmete pravobranilačke uprave "Jp",
- ostale predmete "O",
- poverljive predmete "Sp".
U upisnik "P" zavode se tužbe u parničnim stvarima u kojima se ne izdaje platni nalog, prigovori protiv platnog naloga i predmeti u kojima je sud odbio predlog za izdavanje platnog naloga.
U upisnik "Pl" zavode se tužbe čiji se zahtev odnosi na dospelo novčano potraživanje po kojima sud izdaje platni nalog, tužbe sa predlogom za izdavanje platnog naloga i izdati platni nalozi po predlogu drugog tužioca koje je sud dostavio Pokrajinskom pravobranilaštvu.
U upisnik "R" zavode se predmeti u kojima sudovi odlučuju u vanparničnom postupku.
U upisnik "I" zavode se predlozi za izvršenje i protivizvršenje, predlozi za obezbeđenje i ostali predlozi po zakonu kojim se uređuje izvršni postupak i obezbeđenje potraživanja, kao i rešenja doneta u izvršnom postupku povodom predloga drugih poverilaca koje je sud dostavio Pravobranilaštvu kao zastupniku dužnika.
U upisnik "Up" zavode se inicijative za pokretanje upravnog postupka, zahtevi, predlozi, rešenja i drugi akti koje je Pokrajinskom pravobranilaštvu radi izjašnjenja i postupanja dostavio organ uprave i predmeti koji se vode po zahtevu za zaštitu prava ponuđača prema zakonu kojim se uređuju javne nabavke.
U upisnik "Us" zavode se tužbe i inicijative za podnošenje tužbi u upravnom sporu.
U upisnik "A" zavode se predlozi (u adhezionom postupku) postavljeni u krivičnom postupku radi dosude imovinskog zahteva nastalog usled izvršenja krivičnog dela.
U upisnik "St" zavode se prijave potraživanja u stečajnom postupku i postupku reorganizacije i ostali zahtevi po zakonu kojim se uređuje stečajni postupak.
U upisnik "M" zavode se zahtevi pokrajinskih organa i drugih subjekata koje zastupa Pokrajinsko pravobranilaštvo radi davanja pravnog mišljenja i pružanja druge stručne pomoći u vezi sa zaključivanjem imovinskopravnih ugovora i u vezi sa drugim imovinsko-pravnim pitanjima.
U upisnik "Pr" zavode se predmeti - preduzete mere i radnje Pokrajinskog pravobranilaštva vezane za prevenciju u svim predmetima.
U upisnik "Jp" zavode se pismena koja se odnose na poslove uprave i organizaciju rada Pokrajinskog pravobranilaštva kao i druge organizacione poslove, propise koje donosi pokrajinski pravobranilac, pozivi, opšta uputstva i raspisi.
U upisnik "O" zavode se svi ostali zahtevi i predmeti koji se ne zavode u ostalim upisnicima.
U upisnik "Sp" zavode se pismena koja su primljena sa oznakom tajnosti ili koja je pokrajinski pravobranilac označio takvom oznakom.
U Pokrajinskom pravobranilaštvu se vode i ostale evidencije i to:
1. knjiga prijema pošte, u koju se upisuju sva pismena dostavljena Pokrajinskom pravobranilaštvu
2. primopredajna knjiga za unutrašnju dostavu za svakog zamenika pravobranioca pojedinačno
3. knjiga ekspedicije pošte, u koju se upisuju sva pismena koja se ekspeduju iz pravobranilaštva
4. knjiga izdatih predmeta iz arhive i pisarnice, u koju se upisuju predmeti koji su izdati obrađivaču predmeta, na njegov pisani zahtev
Ostale evidencije koje se vode u Pokrajinskom pravobranilaštvu
U Pokrajinskom pravobranilaštvu se vode i: evidencije računovodstvenih isprava, evidencije poslovnih knjiga, evidencije finansijskih izveštaja, evidencije knjiženja ulaznih faktura, evidencija o službenim putovanjima, evidencija o korišćenju službenih automobila, evidencija i popis osnovnih sredstava, evidencija potrošnje mobilne telefonije, pomoćne knjige plata i drugih primanja zaposlenih u Pokrajinskom pravobranilaštvu, pomoćna knjiga ostvarenih rashoda sa detaljnim podacima o svim rashodima i izdacima i ostalo.
Odlaganje konačno rešenih predmeta u arhivu vrši se na osnovu dostavne naredbe Pokrajinskog pravobranioca ili zamenika pokrajinskog pravobranioca.
Naredba za arhiviranje stavlja se na unutrašnjoj strani omota i sastoji se od oznake "a/a" sa naznačenim rokom čuvanja koji je utvrđen u listi registraturskog materijala i potpisom obrađivača.
Pored naredbe za arhiviranje, obrađivač predmeta na koricama predmeta upisuje i sledeće podatke koji se odnose na način kako je predmet rešen, i to:
1. za parnične predmete "P"- tužbeni zahtev usvojen/delimično uvojen, tužbeni zahtev odbijen/delimično odbijen, visina usvojenog/ odbijenog tuženog zahteva, rešeno na drugi način,
2. za izvršne predmete "I"- postupak izvršenja sproveden u celosti- sredstva uplaćena na račun izvršnog poverioca, postupak obustavljen,
3. za predmete pravnih mišljenja "M"- mišljenje pozitivno, mišljenje negativno, rešeno na drugi način,
4. za adhezione postupke "A"- imovinsko pravni zahtev postavljen, imovinsko pravni zahtev nije postavljen, rešeno na drugi način,
5. za upravne predmete "Up"- predlog usvojen, predlog delimično usvojen, predlog odbijen, rešeno na drugi način
6. za upravne predmete "Us"- spor dobijen, spor izgubljen, rešeno na drugi način,
7. za vanparnične predmete "R"- predlog usvojen, predlog delimično usvojen, predlog odbijen, rešeno na drugi način.
Pre stavljanja predmeta u arhivu zaposleni u pisarnici proverava da li su spisi predmeta hronološki složeni i spojeni i da li je predmet spreman za arhiviranje.
Na omotu spisa predmeta koji se arhivira u donjem levom uglu, kod oznake a/a upisuje se datum arhiviranja i rok čuvanja predmeta.
Predmeti odloženi u arhivu moraju biti zaštićeni od vlage i požara i obezbeđeni od oštećenja, uništenja i krađe.
Predmetima odloženim u arhivu rukuju zaposleni u Pisarnici pokrajinskog pravobranilaštva.
O izdatim predmetima iz arhive vodi se posebna evidencija, uz naznačenje kada i kome je predmet izdat, kao i datum kada je predmet vraćen u arhivu.
Predmet iz arhive izdaje se na osnovu pisanog zahteva Pravobranioca odnosno zamenika pravobranioca, koji se stavlja na mesto izdatog predmeta.
Na pitanja u vezi sa arhiviranjem koja nisu regulisana ovim pravilnikom shodno se primenjuju odredbe propisa o arhivskoj građi i registraturskom materijalu.
Rokovi čuvanja arhivskog materijala
Rokovi čuvanja arhivskog materijala određeni su u okviru Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja Pokrajinskog pravobranilaštva.
Članom 65. ovog Pravilnika propisano je osnivanje i vođenje novog upisnika "St" u koji se zavode prijave potraživanja u stečajnom postupku i postupku reorganizacije i ostali zahtevi po zakonu kojim se uređuje stečajni postupak.
Upisnik "St" čuva se trajno.
VIII NADZOR NAD PRIMENOM PRAVILNIKA
Pokrajinski pravobranilac ili zamenik pravobranioca koga on odredi vrši nadzor nad primenom odredbi ovog Pravilnika i može dati bliža uputstva i objašnjenja.
Kršenje odredbi ovog Pravilnika predstavlja težu povredu radne obaveze.
Danom stupanja na snagu ovog Pravilnika prestaje važenje Poslovnika o radu Pokrajinskog javnog pravobranilaštva Vojvodine ("Sl. list APV, broj 14/2004 i 1/2012).
Do stupanja na snagu odredbi ovog Pravilnika, nastaviće se vođenje postojećih upisnika i formiraće se novi upisnik iz člana 65. ovog pravilnika (upisnik "St").
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu Autonomne pokrajine Vojvodine".
Redakcija je zadržala numeraciju odeljaka kako je objavljeno u "Sl. listu AP Vojvodine", br. 40/2019.