ODLUKAO UPOTREBI PEČATA I ŠTAMBILJA GRADA KRAGUJEVCA("Sl. list grada Kragujevca", br. 27/2019) |
Odlukom o upotrebi pečata i štambilja grada Kragujevca (u daljem tekstu: Odluka) uređuje se izgled, sadržina pečata i štambilja, izrada, upotreba, čuvanje i uništavanje pečata i štambilja i druga pitanja koja se odnose na njihovu upotrebu u gradu Kragujevcu.
Termini u ovoj odluci izraženi u gramatičkom muškom rodu, podrazumevaju prirodni muški i ženski rod lica na koje se odnose.
Pečat služi za potvrđivanje autentičnosti akata kojima: Skupština grada, Gradonačelnik, Gradsko veće, Uprava i Gradsko pravobranilaštvo, (u daljem tekstu: organi) i radna tela ovih organa, odlučuju ili službeno opšte sa drugim organima, pravnim licima i građanima.
Pečat se, po pravilu, stavlja sa leve strane, pored potpisa lica ovlašćenog za potpisivanje, tako da otisak pečata jednim delom zahvati tekst naziva funkcije odnosno položaja potpisnika akta.
Pečat organa je okruglog oblika, prečnika 32 mm.
Pečat ima sledeću sadržinu: Republika Srbija; Grad Kragujevac; naziv organa; u dnu pečata ispisano je sedište - Kragujevac i rimska cifra (redni broj pečata, ako ih ima više), koja se stavlja između grba Republike Srbije i sedišta organa; u sredini pečata je mali grb Republike Srbije.
Tekst pečata ispisan je u koncentričnim krugovima na srpskom jeziku, ćiriličnim pismom oko grba Republike Srbije.
Organi mogu imati više primeraka pečata koji moraju biti istovetni po sadržini i veličini i obeleženi rednim brojem, rimskom cifrom.
Broj primeraka pečata određuje rukovodilac organa posebnim rešenjem, zavisno od obima i vrste poslova organa.
Organ može da ima i mali pečat prečnika 23 mm koji je iste sadržine, ispisane na isti način, kao sadržina pečata iz člana 4. ove odluke.
Organi grada Kragujevca imaju štambilj, koji služi za evidentiranje akata i drugih pismena, a može služiti za identifikaciju na kovertama i drugim omotima u kojima se otprema službena pošta, kao i za druge slične svrhe u vršenju poslova iz nadležnosti organa koji ga poseduju.
Štambilj je pravougaonog oblika, dimenzija koje ne mogu biti veće od 80x60 mm. Veličinu i sadržinu štambilja utvrđuje rukovodilac organa posebnim rešenjem.
Štambilj ne može biti okruglog oblika.
Štambilj sadrži: naziv i sedište organa, koji se upisuje vodoravno, a između njih se ostavlja prostor za upisivanje broja akta i datum njegovog evidentiranja, a može da sadrži i druge podatke (naziv organizacione jedinice, adresu, broj poštanskog faha i pošte, mejl adresu, odgovarajući tekst u zavisnosti za koju svrhu se koristi, mesto za potpis ovlašćenog lica i sl.).
U Upravi i Gradskom pravobranilaštvu se koristi i štambilj koji sadrži potvrdu da je akt koji donose u upravnom postupku, konačan, izvršan ili pravosnažan, sa datumom nastanka tih činjenica, datumom konstatacije tih činjenica, te potpisom službenog lica koje obrađuje predmet, odnosno rukovodioca organizacione jedinice u kojoj je akt nastao.
Ovaj štambilj se upotrebljava za potvrđivanje činjenice samo ako nisu već konstatovane odlukom, rešenjem ili zaključkom i to nakon sprovedenog postupka utvrđivanja činjenica da protiv odluke, rešenja ili zaključka nije vođen postupak ili je pravosnažno okončan nakon upotrebe redovnih pravnih lekova.
Potpis službenog lica na štambilju overava se pečatom nadležnog organa.
Otisak štambilja stavlja se, po pravilu, u zavisnosti od sadržine istog, u gornjem desnom uglu prve strane primljenog akta (prijemni štambilj) ili u levom gornjem uglu prve strane akta koji se otprema (štambilj za zavođenje i otpremanje akta).
U otisak se upisuju sledeći podaci:
1. u rubriku "primljeno" - datum kada je akt primljen;
2. u rubriku "org. jed." - broj evidencije organizacione jedinice;
3. u rubriku "broj" - broj iz brojčanog kartona (redni broj iz skraćenog delovodnika);
4. u rubriku "prilog" - ukupan broj primljenih priloga i
5. u rubriku "vrednost" - ukupan iznos taksenih maraka ili novca.
Ostale oznake na aktima (veza brojeva i sl.) beleže se pored otiska prijemnog štambilja.
Gradonačelnik i zamenik gradonačelnika, predsednik i zamenik predsednika Skupštine, načelnik i zamenik načelnika Uprave mogu imati i upotrebljavati faksimil - skeniran originalni potpis, izrađen u obliku pečata koji se na dokument stavlja otiskom.
Način izrade, upotrebe i čuvanja faksimila uređuje se posebnom odlukom koji donosi nadležni organ.
Pečati i štambilji se izrađuju od gume ili drugog odgovarajućeg materijala.
Pečate i štambilje izrađuje ovlašćeno lice, registrovano za obavljanje poslova izrade pečata (pečatorezac).
Zahtev za izradu pečata i štambilja, sa podacima o njihovoj veličini, broju i sadržini podnosi načelnik Uprave, odnosno rukovodilac organa.
U slučaju potrebe za izradom više pečata označenih rimskim ciframa, zahtev sadrži i naznaku vrste akta koji se overava svakim od tih pečata.
Na osnovu saglasnosti - rešenja nadležnog Ministarstva, načelnik Uprave odnosno rukovodilac organa, donosi rešenje kojim se odobrava izrada i upotreba novih pečata i stavljaju van upotrebe stari pečati. Na osnovu ovog rešenja i rešenja navedenog ministarstva, kod ovlašćenog pečatoresca, se vrši izrada pečata.
Za izradu i upotrebu novih štambilja nije potrebna saglasnost Ministarstva.
Otisak izrađenog pečata, podatke o broju primeraka pečata i datum početka njegove upotrebe, organ Grada je dužan da dostavi Ministarstvu, u roku od deset dana od dana izrade pečata.
III UPOTREBA I ČUVANJE PEČATA I ŠTAMBILJA
Pečatom Skupštine grada Kragujevca overavaju se akti Skupštine grada koje potpisuje predsednik i zamenik predsednika Skupštine, kao i povelje, diplome, zahvalnice, nagrade i druga priznanja koje dodeljuje Skupština Grada.
Pečatom gradonačelnika overavaju se akti koje potpisuje u vršenju funkcije predstavljanja i zastupanja Grada i drugi akti koje donosi u okviru svojih ovlašćenja.
Pečatom Gradskog veća grada Kragujevca overavaju se akti koje potpisuje predsednik Veća, članovi Veća i sekretar Veća, u okviru svojih ovlašćenja.
Pečatom Uprave overavaju se akti koje potpisuje načelnik Uprave ili ovlašćeni službenik, kojima se odlučuje ili službeno opšti sa drugim organima, pravnim i fizičkim licima.
Pečatom Gradskog pravobranilaštva grada Kragujevca overavaju se akti kojima gradski pravobranilac i njegovi zamenici službeno opšte sa drugim organima, pravnim i fizičkim licima.
Za upotrebu i čuvanje pečata ovlašćen je i odgovoran:
- predsednik Skupštine ili lice koje on ovlasti - za pečat Skupštine grada Kragujevca,
- lice koje ovlasti gradonačelnik - za pečat gradonačelnika grada Kragujevca i Gradskog veća grada Kragujevca,
- načelnik Uprave ili lice koje on ovlasti - za pečat Uprave,
- Gradski pravobranilac grada Kragujevca ili lice koje on ovlasti - za pečat Gradskog pravobranilaštva.
Pečati Uprave nalaze se u unutrašnjim organizacionim jedinicama Uprave, kod lica iz člana 17. i jedan primerak kod načelnika Uprave.
Ostali organi Grada poseduju po jedan primerak pečata, a izuzetno mogu da imaju više primeraka o čemu odluku donosi rukovodilac tog organa.
Pečat i štambilj se čuvaju i upotrebljavaju u službenim prostorijama Grada.
Izuzetno, za vršenje određenih službenih radnji, pečat se može upotrebljavati i van službenih prostorija.
Za upotrebu pečata i štambilja van službenih prostorija potrebno je ovlašćenje lica koje je zaduženo za čuvanje i rukovanje pečatom i štambiljem.
Lice ovlašćeno za upotrebu i čuvanje pečata i štambilja dužno je da ih čuva na način kojim se onemogućava njihovo neovlašćeno korišćenje.
Pečat i štambilj se mogu nalaziti na radnom stolu samo za vreme koje je potrebno da se odgovarajući akt overi, odnosno da se stavi otisak štambilja.
Kada se ne upotrebljavaju, pečati i štambilji moraju biti smešteni u odgovarajući prostor koji je pod ključem.
Zaposleni kojima je pečat i štambilj poveren na upotrebu i čuvanje u slučaju svog odsustva (godišnji odmor, bolovanje i sl.) dužni su da nekom od zaposlenih, privremeno do svog povratka, predaju pečat, odnosno štambilj na upotrebu i čuvanje i da to konstatuju zapisnički.
U slučaju iznenadnog odsustva zaposlenog kome je pečat i štambilj poveren na upotrebu i čuvanje, rukovodilac organa će odrediti zaposlenog kome se privremeno poverava upotreba i čuvanje istih.
IV STAVLJANJE VAN UPOTREBE I UNIŠTAVANJE PEČATA I ŠTAMBILJA
Lica ovlašćena za upotrebu i čuvanje pečata dužna su da prijave nestanak ili gubitak pečata načelniku Uprave, odnosno rukovodiocu organa, što se bez odlaganja prijavljuje nadležnom Ministarstvu i oglašava se nevažećim u "Službenom listu grada Kragujevca", u roku od tri dana od dana saznanja za nestanak ili gubitak pečata.
Nestalim ili izgubljenim pečatom ili štambiljom smatra se pečat odnosno štambilj koji nije dostupan licu ovlašćenom za čuvanje i upotrebu pečata odnosno štambilja.
Pečat odnosno štambilj se smatra nevažećim od dana prijavljivanja njegovog nestanka ili gubitka.
U slučaju kasnijeg pronalaska pečat, odnosno štambilj će se uništiti.
Nestali ili izgubljeni pečat koji je jedini u organu zamenjuje se, na osnovu saglasnosti ministarstva, primerkom obeleženim rednim brojem jedan, rimskom cifrom, a u slučaju ponovnog nestanka ili gubitka zamenjuje se primerkom pečata obeleženim narednim rednim brojem.
U slučaju kad organ ima više primeraka pečata, nestao ili izgubljeni pečat zamenjuje se, na osnovu saglasnosti ministarstva, novim pečatom koji je obeležen narednim rednim brojem, u odnosu na ukupan broj pečata.
Pečat odnosno štambilj koji je zbog istrošenosti, oštećenosti, promene organizacije - statusne promene, promene naziva ili sedišta, ukidanja unutrašnje jedinice, prestanka vršenja javnih ovlašćenja ili iz drugih razloga postao neupotrebljiv, stavlja se van upotrebe i uništava se.
Lice ovlašćeno za čuvanje i upotrebu pečata odnosno štambilja dužno je da preda pečat odnosno štambilj nadležnom organu radi uništavanja, u roku od tri dana od dana nastanka promene.
Uništavanje pečata vrši komisija koju rešenjem obrazuje načelnik Uprave, odnosno rukovodilac organa, i o izvršenom uništenju obaveštava nadležno Ministarstvo, uz dostavljanje Zapisnika o uništavanju pečata.
Uništavanje pečata vrši se mehaničkim putem, skidanjem i uništenjem teksta pečata.
Komisija za uništavanje pečata sačinjava zapisnik o uništavanju pečata koji sadrži: datum kada je pečat uništen, mesto gde je pečat uništen, broj primeraka pečata, njihove oznake (redni broj pod kojim je upisan u evidenciju o pečatima) i način uništavanja.
Zapisnik iz stava 1. ovog člana potpisuje predsednik i članovi komisije.
Stavljanje van upotrebe i uništavanje štambilja vrši se na način kako je to propisano ovom odlukom za pečate (nije potrebno obaveštavati ministarstvo).
V EVIDENCIJA O PEČATIMA, ŠTAMBILJIMA I FAKSIMILIMA
Uprava nadležna za zajedničke poslove zadužena je za vođenje evidencije (registra) izrađenih, uništenih i pečata oglašenih nevažećim, kao i evidenciju štambilja i faksimila, i evidenciju o licima kojima je poverena upotreba i čuvanje pečata štambilja i faksimila.
Evidencija (registar) iz stava 1. ovog člana sadrži:
- naziv organa, organizacione jedinice za čije potrebe je pečat, štambilj izrađen i ime i prezime lica za koga je faksimil naručen,
- broj i datum rešenja nadležnog Ministarstva o saglasnosti na sadržinu i izgled pečata,
- broj i datum akta načelnika Uprave, odnosno rukovodioca organa kojim je odobrena izrada pečata, štambilja i faksimila,
- veličinu pečata i štambilja,
- otisak pečata, štambilja i faksimila,
- broj primeraka svakog i oznaku,
- broj i datum akta o prestanku upotrebe i uništenja pečata, kao i način uništenja,
- datum početka upotrebe novog,
- broj i datum akta kojim se ovlašćeno lice zadužuje za upotrebu i čuvanje pečata, štambilja i faksimila,
- datum kada je pečat (štambilj i faksimil) nestao, izgubljen i uništen,
- broj zapisnika o uništavanju pečata (štambilja i faksimila),
- potpis zaposlenog lica ovlašćenog za vođenje registra, ostali podaci od značaja za upotrebu i čuvanje pečata i štambilja.
Nadzor nad primenom ove odluke vrši načelnik Uprave nadležne za zajedničke poslove.
VII PRELAZNA I ZAVRŠNA ODREDBA
Ova odluka stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Kragujevca".