UPUTSTVO O RADU TREZORA GRADA PROKUPLJA ("Sl. list grada Prokuplja", br. 4/2020)

 

I - OPŠTE ODREDBE

Član 1

Ovim uputstvom se reguliše način izvršenja budžeta grada Prokuplja, kontrola finansijskih transakcija i propisuju obrasci za procedure za aproprijacije, za plaćanje i transfer sredstava.

Član 2

Naredbodavac za izvršenje Odluke o budžetu grada Prokuplja je Gradonačelnik i lica koja on odredi.

Član 3

Budžetski izvršioci konsolidovanog računa Trezora (KRT) grada Prokuplja kod direktnih budžetskih korisnika su:

1. Gradonačelnik i Zamenik gradonačelnika za KRT i račun izvršenja budžeta.

II - IZVRŠENJE BUDŽETA

U procesu izvršenja budžeta definišu se sledeće procedure:

1. Procedura za aproprijacije (obrazac - ZA)

2. Procedura za plaćanja i transfer sredstava (obrazac - ZP i ZP1)

Član 4

1. Procedura za aproprijacije

Definicija i svrha

Definicija: Aproprijacija je od strane Skupštine grada Prokuplja, Odlukom o budžetu, dato ovlašćenje nadležnom izvršnom organu za trošenje javnih sredstava do određenog iznosa i za određene namene, za budžetsku godinu (u daljem tekstu aproprijacija).

Svrha: Najvažnija svrha procesa aproprijacije je obezbeđenje sprovođenja Odluke o budžetu, u kojoj aproprijacije predstavljaju poziciju, odnosno ekonomsku klasifikaciju na trećem, odnosno četvrtom nivou.

Član 5

Postoje dva postupka vezana za aproprijacije:

- evidentiranje aproprijacija i

- evidentiranje promena u aproprijacijama, nakon što su prvobitne aproprijacije evidentirane u trezoru.

Član 6

Postupak evidentiranja aproprijacija koristi se za evidentiranje aproprijacija utvrđenih Odlukom o budžetu, odnosno Odlukom o privremenom finansiranju u trezoru grada Prokuplja.

U slučaju da Skupština ne usvoji Odluku o budžetu pre početka fiskalne godine, finansiranje se odobrava na osnovu Odluke o privremenom finansiranju. Ova Odluka predstavlja osnov za evidentiranje aproprijacija u trezoru u periodu privremenog finansiranja, odnosno dok se ne usvoji Odluka o budžetu.

U roku od 30 dana od dana stupanja na snagu Odluke o budžetu grada Prokuplja za tekuću godinu, Odeljenje za finansije dostavlja odobrene aproprijacije budžetskim korisnicima (Izvod iz budžeta).

Član 7

Postupak evidentiranja promena u aproprijacijama - Zahtev za promenu u aproprijaciji (obrazac ZA) koristi se u toku godine kada je potrebno promeniti aproprijaciju koja je evidentirana u trezoru.

Budžetski korisnik zahtev za promenu u aproprijaciji podnosi Službi budžeta u Odeljenju za finansije. Uz zahtev za promenu u aproprijaciji budžetski korisnik prilaže kopiju dokumentacije koja ide u prilog zahtevu i pisano obrazloženje koje mora da sadrži:

- iznos zahteva za promenu;

- budžetsku klasifikaciju (ekonomska, organizaciona, funkcionalna, programska i klasifikacija po izvorima finansiranja);

- razlog zašto je promena aproprijacije neophodna;

- obračun iznosa promene aproprijacije i

- da li su tekuće aproprijacije dovoljne ili ne za finansiranje tražene promene, ako nisu dovoljne, dostavlja se pisano objašnjenje zašto nisu.

Služba za budžet pregleda Zahtev za promenu u aproprijaciji i prateću dokumentaciju i isti zavodi u evidenciju odobrenih zahteva.

Akt o promeni u aproprijacijama (rešenje) priprema Služba za budžet.

Rešenje o promeni u aproprijacijama dostavlja se Službi za trezor Gradske uprave i Upravi za trezor.

Služba za trezor Gradske uprave kontroliše i nadgleda unos akta o promeni u aproprijaciji i stara se da se svi akti blagovremeno unesu u trezor.

Član 8

Šifre razloga:

U daljem tekstu nalaze se šifre razloga pomoću kojih se identifikuju vrste aproprijacije, odnosno promene u aproprijaciji evidentirane u trezoru.

Šifra razloga	Naziv razloga	Opis
1	2	3
01	Budžet	Popunjava: Služba za budžet Odobrava: Skupština Grada
02	Privremeno finansiranje	Popunjava: Služba za budžet Odobrava: Gradsko veće
03	Rebalans budžeta	Popunjava: Služba za budžet Odobrava: Skupština Grada
04	Transfer "u" i "iz" budžetske rezerve	1. Transfer "u" tekuću budžetsku rezervu koristi se: - ako se smanji obim poslovanja ili ovlašćenja korisnika budžetskih sredstava; - ako korisnik budžetskih sredstava prestane da postoji; - ako se od jednog korisnika budžetskih sredstava obrazuje više korisnika, neiskorišćena sredstva tog korisnika prenose se u tekuću budžetsku rezervu i raspoređuju se novoobrazovanim korisnicima. 2. Transfer "iz" tekuće budžetske rezerve koristi se: - ako se obim poslovanja ili ovlašćenja korisnika budžetskih sredstava poveća; - ako se osniva novi korisnik budžetskih sredstava u toku fiskalne godine; - za neplanirane svrhe za koje nisu utvrđene aproprijacije budžetom; - za svrhe za koje se u toku fiskalne godine pokaže da aproprijacije nisu bile dovoljne; 3. Transfer "iz" stalne budžetske rezerve koristi se za: - otklanjanje posledica vanrednih okolnosti kao što su poplava, suša, zemljotres, požar, klizišta, snežni nanosi, grad, životinjske i biljne bolesti, ekološka katastrofa i druge elementarne nepogode, odnosno drugih vanrednih događaja, koji mogu da ugroze život i zdravlje ljudi ili prouzrokuju štetu većih razmera. Popunjava: Korisnik budžeta - podnosilac zahteva; Odobrava: Gradsko veće
05	Promena dodatnih ostalih izvora prihoda	Koristi se kako bi se evidentirale aproprijacije ostalih izvora prihoda i odgovarajuće aproprijacije rashoda. Ostali izvori finansiranja sastoje se od svih šifara izvora finansiranja osim 01 (Prihodi iz budžeta). Koristi se za promenu aproprijacije ostalih izvora prihoda kada je odgovarajući prihod ostvaren u većem iznosu od onog planiranog u tekućim aproprijacijama. Preusmeravanje aproprijacije iz ostalih izvora može se vršiti bez ograničenja. Primeri kada mogu da se upotrebe zahtevi za promenu aproprijacija sa ovom šifrom razloga: - kada su prihodi sakupljeni od donacija veći od tekućih odgovarajućih aproprijacija, - kada su više prikupljeni sopstveni prihodi nego što je predviđeno budžetom. Popunjava: Korisnik budžeta - podnosilac zahteva Odobrava: Gradsko veće
06	Preusmeravanje aproprijacije do 10% vrednosti ekonomske klasifikacije čiji se iznos umanjuje	Koristi se kako bi se vršilo preusmeravanje odobrenih aproprijacija unutar korisnika budžeta, sa jedne ekonomske klasifikacije na drugu. Iznos promene u aproprijaciji ove vrste ne sme da bude veći od kumulativnog iznosa do 10% smanjene aproprijacije rashoda tokom fiskalne godine. Pošto se aproprijacije određuju na trećem, odnosno četvrtom nivou ekonomske klasifikacije onda se i računanje do 10% vrši na ovom nivou (četvrtom). Međutim, iznos promene je uvek ograničen iznosom raspoložive aproprijacije. Popunjava: Korisnik budžeta - podnosilac zahteva Odobrava: Gradsko veće

2. Procedura za plaćanje i transfer sredstava

Član 9

Definicija i svrha

Definicija - Plaćanja označavaju sve transakcije koje imaju za rezultat smanjenje stanja finansijskih sredstava na računima.

Za sprovođenje transakcije plaćanja koriste se sledeći zahtevi:

- zahtev za plaćanje koristi se kod direktnih korisnika za plaćanja, sa računa izvršenja budžeta, kod kojih postoji prethodno odobrena preuzeta obaveza evidentirana u pomoćnim knjigama;

- zahtev za transfer sredstava koristi se za transfer sredstava sa računa izvršenja budžeta indirektnim korisnicima i korisnicima javnih sredstava koji imaju tekući račun.

- zahtev za podizanje gotovine koristi se za refundaciju sitnih troškova i podizanje gotovine za troškove putovanja.

Svrha - Proces plaćanja ima za cilj da:

- obezbedi bolje planiranje gotovinskih sredstava putem raspoređivanja plaćanja dobavljačima i primaocima sredstava,

- obezbedi tačno evidentiranje rashoda u finansijskim evidencijama.

Član 10

Zahtev za plaćanje (obrazac - ZP) u dva primerka priprema direktni korisnik budžetskih sredstava grada Prokuplja kada se identifikuje potreba za plaćanjem i računovodstvena isprava kao što je račun, privremena ili okončana situacija i druga dokumenta. Računovodstvena isprava mora biti potpisana od strane lica koje je ispravu sastavilo, lica koje je ispravu kontrolisalo i lica odgovornog za nastalu poslovnu promenu.

Za plaćanja za koje je sproveden postupak javne nabavke, zaposleni na poslovima javnih nabavki proverava računovodstvenu ispravu i na zahtevu za plaćanje svojim potpisom potvrđuje da je postupak javne nabavke sproveden u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama.

Lice koje vrši funkciju overavanja zahteva za plaćanje svojim potpisom potvrđuje da je:

- obrazac pravilno popunjen;

- plaćanje u skladu sa namenom određenom Odlukom o budžetu;

- osnov za plaćanje sadržan u pratećoj dokumentaciji i

- iznos koji se plaća pravilno evidentiran;

Overen zahtev za plaćanje prosleđuje se odgovornom licu za odobravanje. Oba primerka odobrenog zahteva sa računovodstvenom ispravom dostavljaju se Službi za trezor.

Služba za trezor prima i proverava zahtev za plaćanje, vrši overu i podnosi gradonačelniku ili zameniku gradonačelnika na odobravanje. Po dobijenom odobrenju vrši plaćanje u skladu sa Zakonom o rokovima izmirenja novčanih obaveza u komercijalnim transakcijama.

Ukoliko se na zahtevu za plaćanje i pratećoj dokumentaciji uoče nedostaci i nepravilnosti, Služba za trezor vraća zahtev Službi za finansije.

Nakon izvršenog plaćanja Služba za trezor, po prijemu i izvršenom knjiženju izvoda Uprave za trezor Filijala Prokuplje, obaveštava direktnog korisnika budžetskih sredstava o sprovedenom plaćanju prethodnog dana, na taj način što mu dostavlja kopiju izvoda i jedan primerak zahteva za plaćanje sa računovodstvenom ispravom.

Lice zaduženo za knjiženje poslovnih promena direktnog korisnika u Službi za finansije na osnovu izvoda Uprave za trezor Filijala Prokuplje sprovodi potrebna knjiženja.

Član 11

Zahtev za transfer sredstava (ZP1) u dva primerka priprema indirektni korisnik budžetskih sredstava grada Prokuplja kada se identifikuje potreba za transferom sredstava. Indirektni korisnik popunjen zahtev overava, odobrava i zajedno sa kopijama prateće dokumentacije o nastaloj poslovnoj promeni (računovodstvena dokumentacija) prosleđuje Službi za finansije (licu za overavanje i praćenje zahteva indirektnih korisnika). Indirektni budžetski korisnik uz zahtev za transfer sredstava za koje je sproveden postupak javne nabavke za plaćanje investicionih rashoda, podnosi i kompletnu prateću dokumentaciju kojom potvrđuje da je postupak javne nabavke sproveden u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama i saglasnosti Gradskog veća kojima potvrđuje da je odobren početak realizacije investicione aktivnosti. Indirektni budžetski korisnik uz zahtev za transfer sredstava dostavlja i nalog za prenos (Obrazac br. 3) overen i potpisan od strane ovlašćenog lica.

Lice za overavanje i praćenje zahteva indirektnih korisnika u Službi za finansije zahtev zavodi u knjigu evidencije primljenih zahteva za transfer sredstava i jedan primerak vraća podnosiocu zahteva i svojim potpisom potvrđuje da je:

- obrazac pravilno popunjen;

- transfer u skladu sa namenom određenom Odlukom o budžetu;

- osnov za transfer sadržan u pratećoj dokumentaciji i

- iznos za transfer pravilno evidentiran.

Lice za overavanje i praćenje zahteva indirektnih korisnika potpisane obrasce ZP1 prosleđuje nadležnom licu za odobravanje - načelniku Odeljenja u okviru Gradske uprave. Načelnici odeljenja odobravaju zahteve iz svoje nadležnosti.

Lice za overavanje i praćenje zahteva indirektnih korisnika sve primerke odobrenih zahteva sa računovodstvenom dokumentacijom dostavlja Službi za trezor.

Javna preduzeća podnose zahtev za transfer sredstava za kapitalne subvencije u dva primerka zajedno sa kopijama računovodstvene dokumentacije (ugovor, situacije, račun i sl.) licu za overavanje i praćenje zahteva za transfer sredstava za kapitalne subvencije u Službi za ekonomski razvoj i investicije.

Lice za overavanje i praćenje zahteva za transfer sredstava za kapitalne subvencije zahtev zavodi u knjigu evidencije primljenih zahteva za transfer sredstava i jedan primerak vraća podnosiocu zahteva i svojim potpisom potvrđuje da je:

- obrazac pravilno popunjen;

- transfer u skladu sa namenom određenom Odlukom o budžetu;

- osnov za transfer sadržan u pratećoj dokumentaciji i

- iznos za transfer pravilno evidentiran.

Lice za overavanje i praćenje zahteva za transfer sredstava za kapitalne subvencije potpisan zahtev prosleđuje načelniku Odeljenja na odobravanje.

Lice za overavanje i praćenje zahteva za transfer sredstava za kapitalne subvencije sve primerke odobrenog zahteva sa pratećom dokumentacijom i zaključkom gradonačelnika o prenosu sredstava dostavlja Službi za finansije.

Služba za finansije na osnovu dobijenog zahteva za transfer sredstava i računovodstvene dokumentacije dostavlja zahtev za plaćanje Službi za trezor.

Korisnik javnih sredstava, na ime dotacija ostalim neprofitnim institucijama, dostavlja zahtev za transfer sredstava dobijenih po konkursu u dva primerka zajedno sa ugovorom, licu za overavanje i praćenje zahteva za transfer sredstava dobijenih po Konkursu nadležnom odeljenju Gradske uprave Prokuplje.

Lice za overavanje i praćenje zahteva za transfer sredstava dobijenih po Konkursu u nadležnom odeljenju zahtev zavodi u knjigu evidencije primljenih zahteva za transfer sredstava i jedan primerak vraća podnosiocu zahteva i svojim potpisom potvrđuje da je:

- obrazac pravilno popunjen;

- transfer u skladu sa namenom određenom Odlukom o budžetu;

- osnov za transfer sadržan u pratećoj dokumentaciji i

- iznos za transfer pravilno evidentiran.

Lice za overavanje i praćenje zahteva za transfer sredstava dobijenih po Konkursu potpisan zahtev prosleđuje načelniku Odeljenja na odobravanje.

Lice za overavanje i praćenje zahteva za transfer sredstava dobijenih po konkursu sve primerke odobrenog zahteva sa računovodstvenom dokumentacijom (ugovor i zaključak gradonačelnika o prenosu sredstava) dostavlja Službi za finansije.

Služba za finansije na osnovu dobijenog zahteva za transfer sredstava i računovodstvene dokumentacije dostavlja zahtev za plaćanje Službi za trezor.

Služba za trezor prima i proverava zahteve za transfer i zahteve za plaćanje, vrši overu i podnosi gradonačelniku ili zameniku gradonačelnika na odobravanje. Po odobrenju zahteva vrši transfer sredstava i plaćanje u skladu sa Zakonom o rokovima izmirenja novčanih obaveza u komercijalnim transakcijama.

Ukoliko se na zahtevu, odnosno računovodstvenoj dokumentaciji uoče nepravilnosti, Služba za trezor vraća zahtev Službi za finansije.

Lice zaduženo za knjiženje poslovnih promena u Službi za trezor, vrši knjiženje na osnovu izvoda Uprave za trezor Filijala Prokuplje, obaveštava lice zaduženo za overavanje i praćenje zahteva indirektnih korisnika u Službi za finansije o sprovedenom transferu prethodnog dana, na taj način što mu vraća kopiju zahteva za transfer na kojoj je upisan datum plaćanja i potpis odgovornog lica.

Lice zaduženo za overavanje i praćenje zahteva indirektnih korisnika u Službi za finansije na osnovu kopije zahteva, evidentira sprovedenu poslovnu promenu.

Lice zaduženo za knjiženje poslovnih promena u Službi za trezor, obaveštava direktnog korisnika budžetskih sredstava o sprovedenom plaćanju prethodnog dana na taj način što mu dostavlja kopiju izvoda i zahtev za plaćanje sa računovodstvenom dokumentacijom.

Član 12

Zahtevi se popunjavaju na obrascima koji su sastavni deo Uputstva o radu trezora grada Prokuplja.

Član 13

Ovo Uputstvo stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Prokuplja".