UPUTSTVO O PROCEDURAMA, NAČINU EVIDENTIRANJA, ZADUŽENJA OPREME I POSTUPANJU ZAPOSLENIH SA ZADUŽENOM OPREMOM ("Sl. list grada Kragujevca", br. 24/2020)

 

1. PREDMET UREĐIVANJA

Član 1

Uputstvom o procedurama, načinu evidentiranja i zaduženja opreme i postupanju zaposlenih sa zaduženom opremom (u daljem tekstu: Uputstvo) se propisuju procedure, način evidentiranja i zaduženja opreme unutar Gradskih uprava, organa grada i stručnih službi grada Kragujevca, opreme date drugim organima i institucijama na privremeno korišćenje i postupanje službenika, nameštenika i lica angažovanih po drugim osnovama sa opremom.

Cilj ovog Uputstva je zaštita imovine Grada, kontrola i uvid u stanje osnovnih sredstava, odnosno opreme.

Član 2

Pod opremom se podrazumeva oprema potrebna za obavljanje poslova iz nadležnosti Uprave, u skladu sa Pravilnikom o nomenklaturi nematerijalnih ulaganja i osnovnih sredstava sa stopama amortizacije ("Službeni list SRJ", br. 17/1997 i 24/2000) i čiji je očekivani korisni vek duži od jedne godine (na osnovu garancije), što je utvrđeno Računovodstvenom politikom ("Službeni list grada Kragujevca", broj 45/15) i to: kancelarijski, pogonski i ostali nameštaj i druga oprema za obavljenje kancelarijskih poslova, oprema za snimanje i umnožavanje kancelarijskog materijala, vozila, telefoni, telefaksi, uređaji za grejanje i drugo.

Opremom mogu da se zaduže samo lica koja su zasnovala radni odnos ili zaključila ugovor o radu van radnog odnosa u Gradskim upravama i stručnim službama grada Kragujevca(u daljem tekstu: zaposleni).

2. POSTUPAK EVIDENTIRANJA NOVONABAVLJENE OPREME

Član 3

Gradske uprave su dužne da za svaku nabavku opreme dostave Organizacionoj jedinici u čijoj je nadležnost vođenje magacina - opreme odgovarajuću fakturu sa otpremnicom koja mora biti overena od strane izdavaoca i od strane odgovornog lica primaoca.

Zaposleni u Organizacionoj jedinici u čijoj je nadležnosti vođenje magacina - opreme na osnovu dokumentacije iz stava 1. ovog člana pravi "ulaz" opreme u magacin, odnosno revers, čime se zadužuje.

Organizaciona jedinica u čijoj je nadležnosti vođenje magacina - opreme je obavezna da na svako nabavljeno sredstvo stavi inventarni broj, na vidljivo mesto i na način da isti što manje oštećuje opremu. Za opremu na koju se ne može staviti inventarni broj, ista se evidentira na najpogodniji mogući način.

Organizaciona jedinica u čijoj je nadležnosti vođenje magacina - opreme fakturu, otpremnicu i "ulaz"-revers prosleđuje Organizacionoj jedinici čija je nadležnost vođenje Knjige osnovnih sredstava na dalje postupanje.

Organizaciona jedinica u čijoj je nadležnosti vođenje magacina - opreme je dužna da tromesečno sravnjuje magacinsko stanje opreme sa stanjem opreme u Knjizi osnovnih sredstava.

Član 4

Gradska uprava nakon nabavke opreme, istu daje na korišćenje zaposlenom koji je koristi radi obavljanja poslova i zadataka svog radnog mesta, na način i po postupku u skladu sa ovim Uputstvom, kao za novozaposlenog.

Gradska uprava koja je nabavila opremu, uz Zahtev za plaćanje dužna je da dostavi i dokaz da je oprema evidentirana u Organizacionoj jedinici čija je nadležnost vođenje Knjige osnovnih sredstava, na osnovu čega će biti izvršeno plaćanje.

3. POSTUPAK ZADUŽENJA OPREMOM

Član 5

Organizaciona jedinica nadležna za upravljanje ljudskim resursima otvara za novozaposlenog Listu zaduženja/razduženja (u daljem tekstu: Lista) - Prilog 1, u tri primerka, koju dostavlja neposrednom rukovodiocu zaposlenog, kako bi obeležio potrebnu opremu, uz saglasnost načelnika gradske uprave.

Po dobijenoj saglasnosti od strane načelnika gradske uprave, zaposleni će prilikom prijema opreme od Organizacione jedinice u čijoj je nadležnosti vođenje magacina - opreme dobiti Revers o zaduženju opreme.

Zaposleni potpisanu Listu i revers na uvid, dostavlja Organizacionoj jedinici čija je nadležnost vođenje Knjige osnovnih sredstava, radi potpisivanja iste i zaduženja u knjizi osnovnih sredstava.

Lista se izdaje u tri primerka, jedan za zaposlenog i jedan primerak za evidenciju Organizacionoj jedinici čija je nadležnost vođenje Knjige osnovnih sredstava i jedan primerak za dosije zaposlenog.

Član 6

U Gradskim upravama je obavezno da u svakoj službenoj prostoriji bude istaknuta Zbirna lista - popis opreme - Prilog 2. (u daljem tekstu: Zbirna lista), potpisana od strane svih zaposlenih koji rade u toj službenoj prostoriji i koji koriste tu opremu za redovan rad, koju sačinjava Organizaciona jedinica čija je nadležnost vođenje Knjige osnovnih sredstava (ne popisuje se sitan inventar).

Sve promene u Zbirnoj listi vrši Organizaciona jedinica čija je nadležnost vođenje Knjige osnovnih sredstava na osnovu dostavljene Liste prilikom nabavke, preseljenja, zaduženja i razduženja.

4. REVERSI I EVIDENCIJA

Član 7

Na osnovu Liste, reverse zaduženja i razduženja (u daljem tekstu: Revers) izdaje Organizaciona jedinica u čijoj je nadležnosti vođenje magacina - opreme, koja vodi evidenciju o izdatim Reversima.

Revers (Prilog 3.) se izdaje u dva primerka, jedan za zaposlenog i jedan primerak za evidenciju Organizacionoj jedinici u čijoj je nadležnosti vođenje magacina - opreme.

Na Reversu moraju biti tačno upisani sledeći podaci:

- ime i prezime zaposlenog koji zadužuje opremu;

- naziv radnog mesta zaposlenog za koju se oprema zadužuje;

- vrsta, marka i inventarski broj (barkod) opreme koja se zadužuje i

- datum zaduživanja i datum razduženja opreme.

Oba primerka Reversa moraju biti potpisana od strane zaposlenog koji zadužuje opremu i od strane zaposlenog u Organizacionoj jedinici u čijoj je nadležnosti vođenje magacina - opreme.

Organizaciona jedinica u čijoj je nadležnosti vođenje magacina - opreme je u obavezi da Revers uruči zaposlenom koji je zadužen opremom, a zaposleni koji je zadužen opremom mora da ga čuva zbog razduživanja.

Član 8

Organizaciona jedinica čija je nadležnost vođenje Knjige osnovnih sredstava na osnovu Reversa u Liste unosi neophodne podatke (vrsta, inventarski broj opreme, datum zaduženja opreme, odnosno razduženja) istu potpisuje, evidentira u odgovarajuću bazu podataka osnovnih sredstava (opreme) i dostavlja jedan primerak organizacionoj jedinici nadležnoj za upravljanje ljudskim resursima, radi ulaganja u personalni dosije zaposlenog.

5. POSTUPAK RAZDUŽENJA OPREME

Član 9

Razduženje se obavlja faktičkom predajom zadužene opreme od strane zaposlenog Organizacionoj jedinici u čijoj je nadležnosti vođenje magacina - opreme, a u skladu sa procedurom zaduženja opremom, odnosno potpisivanjem Liste od strane zaposlenog u Organizacionoj jedinici čija je nadležnost vođenje Knjige osnovnih sredstava (kolona razduženje), kao i potpisivanje od strane zaposlenog na izdatom reversu da je opremom razdužen (revers-razduženja).

Ukoliko zaposleni nije izmirio dugovanje za trošak mobilne telefonije (iznad dozvoljenog limita) ne može da dobije Listu radi razduženja, dok ne dostavi dokaz da je izmirio dugovanje.

Listu izdaje Organizaciona jedinica čija je nadležnost vođenje Knjige osnovnih sredstava i dostavlja je Organizacionoj jedinici nadležnoj za upravljanje ljudskim resursima. Lista je jedan od uslova prilikom izdavanja rešenje o prestanku radnog odnosa.

6. POSTUPAK DAVANJA OPREME NA PRIVREMENO KORIŠĆENJE

Član 10

Gradsko veće, na obrazloženi predlog načelnika Gradske uprave, opremu može dati drugom budžetskom korisniku, drugom organu ili instituciji na privremeno korišćenje, na osnovu posebne odluke.

Prilikom davanja opreme, iz prethodnog stava ovog člana, Organizaciona jedinica u čijoj je nadležnosti vođenje magacina - opreme mora izdati revers, koji će biti obostrano potpisan u dva primerka i to po jedan primerak za svaku stranu i fotokopiju Reversa dostaviti Organizacionoj jedinici čija je nadležnost vođenje Knjige osnovnih sredstava.

Primalac opreme na privremeno korišćenje, obavezan je da istu savesno i odgovorno koristi, a u slučaju uništenja, oštećenja ili nestanka opreme, obavezan je da nadoknadi prouzrokovanu štetu na opremi, koju je dobio na korišćenje, u skladu sa propisima o odgovornosti za prouzrokovanje i nastanak štete.

Popis date opreme je obavezan i vrši se na način kako je utvrđen Pravilnikom o načinu i rokovima vršenja popisa imovine i obaveza korisnika budžetskih sredstava i usklađivanja knjigovodstvenog sa stvarnim stanjem ("Sl. list grada Kragujevca", broj 37/15).

7. OBAVEZE ZAPOSLENOG U VEZI SA PRIMLJENOM OPREMOM

Član 11

Zaposleni su u obavezi da u slučaju uništenja, oštećenja ili nestanka opreme iz Liste koju su potpisali, isto prijave neposrednom rukovodiocu, a o poznatim okolnostima uništenja, oštećenja ili nestanka opreme, sačine posebnu izjavu.

Obaveza zaposlenih je da se prema opremi odnose sa potrebnom pažnjom i ponašaju se odgovorno.

Ako se zaposleni u obavljanju poslova ne ponašaju savesno i odgovorno i time svojom krivicom prouzrokuju štetu poslodavcu, dužni su da je nadoknade.

Na postupak uništenja, oštećenja ili nestanka opreme za koje je odgovoran zaposleni, shodno se primenjuju odredbe o odgovornosti službenika za štetu utvrđene opštim i posebnim propisima.

Član 12

U slučaju kvara ili oštećenja, odnosno zamene opreme za koje je zadužen, zaposleni se mejlom obraća Organizacionoj jedinici u čijoj je nadležnosti vođenje magacina - opreme, radi preduzimanja potrebnih mera u cilju popravke ili zamene istih.

U slučaju promene bilo kog elementa opreme iz Zbirne liste i Liste zaposleni su obavezni da ih usklade sa novonastalom promenom, u skladu sa ovim Uputstvom.

8. POSTUPAK PRESELJENJA OPREME

Član 13

Zaposleni ne može samoinicijativno vršiti preseljenje opreme kojom je zadužen u druge kancelarije ili na drugu lokaciju.

O potrebi preseljenja opreme kojom je zadužen zaposleni, neposredni rukovodilac obaveštava načelnika Gradske uprave, pisanim putem ili mejlom.

Na postupak preseljenja opreme primenjuje se postupak zaduženja i postupak razduženja opreme u skladu sa ovim Uputstvom.

9. PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Član 14

Sastavni deo ovog Uputstva čine obrazac - Zbirna lista - popis opreme, obrazac - Lista zaduženja/razduženja i obrazac - Revers.

Član 15

Gradska uprava za zajedničke poslove - Sekretarijat za upravljanje zajedničkim resursima je u obavezi da Gradskim upravama dostavi Listu za svakog zaposlenog u papirnom i elektronskom obliku, u roku od dva dana od dana stupanja na snagu ovog Uputstva.

Načelnici Gradskih uprava odnosno rukovodioci direktnih budžetskih korisnika dužni su, da u roku od 15 dana od dana stupanja na snagu ovog Uputstva, dostave Organizacionoj jedinici čija je nadležnost vođenje Knjige osnovnih sredstava popunjene i potpisane Zbirne liste po službenim prostorijama, popunjene i potpisane Liste i Reverse po svakom zaposlenom. Zbirne liste i Liste dostaviti i u elektronskoj formi.

Ukoliko zatečena oprema nema inventarski broj Načelnik gradske uprave je u obavezi da podnese zahtev Organizacionoj jedinici čija je nadležnost vođenje Knjige osnovnih sredstava za utvrđivanje inventarskog broja za tu opremu.

Član 16

Organizaciona jedinica čija je nadležnost vođenje Knjige osnovnih sredstava je dužna da Liste i Reverse iz člana 15. stava 2. ovog Uputstva evidentira u Knjigu osnovnih sredstava, u roku od 60 dana od dostavljanja istih i Liste dostavi Organizacionoj jedinici nadležnoj za upravljanje ljudskim resursima, radi odlaganja u personalni dosije zaposlenog i Reverse dostavi Organizacionoj jedinici u čijoj je nadležnosti vođenje magacina - opreme.

Član 17

Ovo Uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Kragujevca".

 

Prilog 1.

 

Republika Srbija	Prilog 1.
Grad Kragujevac
Gradska uprava ___________
Kragujevac

 

LISTA ZADUŽENJA - RAZDUŽENJA

 

Matični evidencioni broj _______________
Datum zaduženja: _______________	Datum razduženja: _______________
Ime i prezime zaposlenog _________________________________________________________________
Adresa i broj kancelarije gde zaposleni sedi ___________________________________________________
___________________________________________________
Naziv radnog mesta: ___________________________________________________
Neposredni rukovodilac koji čekira opremu ____________________________________________________
Saglasna/an sa izdavanjem opreme (načelnik uprave) ___________________________________________

 

Redni broj	Naziv opreme	Označiti potrebnu opremu (DA)	Marka	Inventar. broj (barkod)	Razduženje (datum i potpis)	Zaduženje (datum i potpis)
1	Računar
2	Monitor
3	Štampač
4	Mobilni telefon
5	SIM kartica
6	Čiviluk
7	Klima
8	Telefon
9	Sto
10	Stolica
11	Stolica
12	Orman
13
14
15
16
17
18
19
20

 

Potpis zaposlenog zaduženog/razduženog		Potpis zaposlenog koji vodi knjigov. evid. zaduž./razduž.
________________________		__________________________

 

Prilog 2.

 

Republika Srbija	Prilog 2.
Grad Kragujevac
Gradska uprava ________
Kragujevac

 

ZBIRNA LISTA - POPIS OPREME

u kancelariji __________, ulica _________________________

 

Redni broj	Naziv opreme	Jedinica mere (komad)
1	Računar
2	Monitor
3	Štampač
4	Skener
5	Laptop
6	Orman
7	Sto
8	Stolica
9	Kaseta
10	Čiviluk
11	Mali orman
12	Klima
13	Slika
14	Telefon

Ime i prezime i potpis zaposlenih:

1. _________________________________________________

2. _________________________________________________

3. _________________________________________________

 

Prilog 3.

 

Republika Srbija	Prilog 3.
Grad Kragujevac
Gradska uprava ______________
Dana:              godine
Kragujevac

 

REVERS

broj ____________________

 

Potvrđujem da sam od Gradske uprave ________________________ primio na upotrebu opremu za rad na radnom mestu _____________________________________ u Gradskoj upravi _____________________.

Redni broj	Naziv opreme	Marka	Inventarski broj (barkod)

 

Ime i prezime i potpis zaduženog		Potpis zaposlenog koji vodi evidenciju opreme
__________________________		____________________________________