ODLUKA BROJ 2020/04REGIONALNOG UPRAVNOG ODBORA TRANSPORTNE ZAJEDNICE O PRAVILIMA PUTOVANJA ZA OSOBLJE TRANSPORTNE ZAJEDNICE("Sl. glasnik RS", br. 109/2020) |
REGIONALNI UPRAVNI ODBOR TRANSPORTNE ZAJEDNICE,
Imajući u vidu Ugovor o osnivanju Transportne zajednice, a naročito član 24.(1) i član 30.,
DONEO JE OVU ODLUKU:
Pravila putovanja za osoblje Transportne zajednice ustanovljena u Aneksu, ovime se usvajaju.
Ova odluka stupa na snagu danom usvajanja.
Potpisano u Sarajevu, 29. jula 2020. godine
Za Regionalni upravni odbor
Predsednik,
Zoran Andrić
PRAVILA PUTOVANJA ZA OSOBLJE TRANSPORTNE ZAJEDNICE
1. Oblast primene
1.1. Ova pravila se primenjuju na sva službena putovanja iz mesta zaposlenja u interesu Transportne zajednice.
1.2. Ova pravila se primenjuju na sve zaposlene u Transportnoj zajednici u skladu sa Kadrovskim pravilima Transportne zajednice.
2. Putne dozvole
2.1. Pre službenog putovanja član osoblja mora dobiti odobrenje u obliku odobrenog zahteva za putovanje. Zahteve za putovanje u pisanom obliku odobrava direktor ili član osoblja koga je ovlastio direktor. Zahtev za putovanje upućen direktoru mora da sadrži sve detalje potrebne za donošenje informisane odluke, kao što su:
- svrha službenog putovanja, lokacija i vreme početka i završetka sastanka;
- trajanje službenog putovanja na osnovu korišćenih prevoznih sredstava i vremena i itinerera za povratno putovanje, uključujući lokalni prevoz gde je to prikladno;
- aranžman za smeštaj;
- procenjeni troškovi zasnovani na optimalnoj ekonomičnosti.
2.2. Odgovornost je osoblja da dobije neophodno odobrenje pre početka službenog putovanja. Odobreni zahtev za putovanje član osoblja će čuvati i priložiti uz zahtev za nadoknadom putnih troškova ("putni zahtev") po povratku, zajedno sa izveštajem o putovanju.
2.3. Za službeno putovanje direktor će unapred pripremiti memorandum, na osnovu obrasca navedenog u prilogu, koji potpisuje direktor. U memorandumu će biti naveden razlog službenog putovanja i njegovo predviđeno trajanje. Direktor će slediti zajedničke postupke predviđene ovim pravilima.
3. Prevoz između mesta zaposlenja i mesta službenog putovanja
3.1. Kao opšte pravilo, biće odobren najisplativiji način prevoza, u odnosu na svrhu i vreme službenog putovanja.
3.2. Putovanje avionom odvijaće se najdirektnijom rutom po najnižoj dostupnoj ceni. Kada datumi putovanja predlažu uključivanje vikenda kako bi se dobila snižena cena karte koja je dostupna za neke avionske i vozne karte kada su unapred rezervisane ("kupovina unapred" ili "APEX" karta), član osoblja imaće pravo na dnevnicu ("DSA"), pod uslovom da cena APEX-a predstavlja najnižu dostupnu cenu avionske karte tako da se može postići ukupna ušteda.
3.3. Normalni standard za putovanje železnicom biće druga klasa.
3.4. Kada vazdušni ili železnički prevoz nije dostupan ili nije isplativ, biće odobreno putovanje autobusom ili automobilom.
3.5. Kada je putovanje automobilom odobreno, osoblje se podstiče da koristi aranžmane za iznajmljivanje automobila koje je sklopila Transportna zajednica. Transportna zajednica obezbediće najveće moguće osiguranje. Ako osiguranje ipak podrazumeva zadržavanje, Transportna zajednica to pokriva. Transportna zajednica ne snosi odgovornost u slučajevima kada osiguranje ne pokriva štetu, gubitak ili krađu.
3.6. Izuzetno, upotreba privatnog vozila može se odobriti. U takvim slučajevima, članovima osoblja će se nadoknaditi troškovi u iznosu koji je ekvivalentan troškovima železničke karte odgovarajuće klase u skladu sa tačkom 3.3. Kada više od jednog člana osoblja putuje privatnim vozilom, nadoknada će se izvršiti samo vlasniku vozila. Kada Transportna zajednica odobri upotrebu privatnog vozila, Transportna zajednica ne preuzima odgovornost za bilo koji zahtev treće strane, oštećenje vozila, gubitak ili krađu ličnih stvari ostavljenih u vozilu.
3.7. Članovi osoblja mogu uključiti privatna odredišta u službeni plan putovanja ako je to uredno odobrio direktor. Ako uključivanje privatnog odredišta rezultira višim troškovima, član osoblja plaća razliku između cene službenog puta i izmenjene cene.
4. Kupovina karata
4.1. Rezervacija aranžmana za putovanja centralizovana je u okviru Sektora za administraciju Stalnog sekretarijata ("Sektor za administraciju").
4.2. Očekuje se da će članovi osoblja prijaviti svoje potrebe putovanja što je pre moguće kako bi se pronašla najekonomičnija cena karte.
4.3. Sektor za administraciju šalje odobreni putni zahtev ovlašćenom turističkom agentu i vraća ga putniku. Turistička zajednica će uputiti turističkog agenta da ne izdaje ili dostavlja karte pre nego što faksom dobije odobreni zahtev za putovanje. Isti postupak se odnosi i na vozne karte. Ako se voze karte ne mogu nabaviti putem turističkog agenta, članovi osoblja mogu kupiti sopstvene vozne karte i troškovi će im se nadoknaditi nakon podnošenja odgovarajućeg zahteva za putovanje.
5. Putni troškovi
Putni troškovi koje Transportna zajednica pokriva ili nadoknađuje na osnovu pratećih dokumenata obuhvataju:
- troškove prevoza, uključujući prevoz do aerodroma i sa aerodroma ili drugog mesta dolaska ili odlaska (npr. hotel, drugi smeštaj, mesto sastanka, prostorije Stalnog sekretarijata);
- DSA;
- ostale troškove u direktnoj vezi sa službenim putovanjem koji su odobreni sa zahtevom za putovanje (npr. dodatni prtljag, troškovi vize, kotizacija za konferencije, seminare).
6. Prevoz do aerodroma, pristaništa i stanica na mestu zaposlenja
Po pravilu, zaposleni koriste javni prevoz. Međutim, prevoz taksijem može odobriti direktor ako je on opravdan, na primer kada dvoje ili više zaposlenih koje odlaze na zadatak dele taksi, kada nisu dostupne druge opcije javnog prevoza ili kada se transfer odvija pre 8.00 ili 21.00. Odgovarajući troškovi biće nadoknađeni dostavom prateće dokumentacije. Upotreba privatnog vozila se može odobriti ako je opravdana. U takvim slučajevima nadoknada će biti ograničena na naknade za parkiranje (na aerodromu, stanici ili u luci) uz dostavu prateće dokumentacije.
7. Prevoz na mestu gde se odvija službeno putovanje
Po pravilu, zaposleni koriste javni prevoz. Upotreba taksija ipak je dozvoljena ako javni prevoz nije odgovarajuća alternativa (na primer iz bezbednosnih razloga). Potpisujući putni zahtev dotičnog osoblja, direktor potvrđuje ovu činjenicu. Troškovi će biti nadoknađeni dostavom prateće dokumentacije.
8. Otkazivanje i izmene pre polaska
Ako je službeno putovanje otkazano ili modifikovano, član osoblja mora:
- odmah obavestiti direktora i Sektor za administraciju i navesti razloge;
- odmah otkazati ili ponovo rezervisati karte i rezervacije izdate od strane ovlašćenog turističkog agenta, u pisanom obliku, čak i ako ih ne može refundirati;
- preduzeti neophodne korake za otkazivanje ili ponovno rezervisanje karata dobijenih direktno drugim sredstvom;
- odmah pismeno otkazati ili izmeniti hotelske rezervacije i rezervacije automobila;
- sastaviti izveštaj o troškovima koji su nastali kao posledica otkaza ili izmene.
Transportna zajednica će pokriti troškove otkazivanja i rezervacije, bez obzira na korišćena sredstva rezervacije.
9. Produžetak
Ako se trajanje službenog putovanja prvobitno naznačeno u dozvoli za putovanje produži zbog nepredviđenih okolnosti, što rezultira dodatnim troškovima, to se mora navesti u zahtevu za putovanje (vidi tačku 15).
10. Prekid
Službena putovanja mogu se prekinuti zbog zahteva službe, zbog više sile ili iz ličnih razloga ozbiljne prirode koji su kao takvi priznati od strane direktora. Prekid mora unapred da odobri direktor, osim u slučajevima krajnje hitnosti ili ako se do direktora ne može doći. Sve troškove prouzrokovane prekidom koji je direktor odobrio na osnovu gore navedenih razloga snosiće Transportna zajednica i nadoknaditi u okviru službenog putovanja.
10. Izmene iz ličnih razloga
Osoblje koje ide na službeno putovanje može biti ovlašćeno da prilagodi raspored, smeštaj ili aranžman za prevoz iz ličnih razloga. U tom slučaju ono će u zahtev za putovanje uključiti poređenje predloženih troškova i troškova koji bi nastali bez takvih izmena. Poređenje mora da se napravi na osnovu informacija dostupnih u vreme zahteva za putovanje, koristeći jednu od metoda izabranih za organizovanje službenog putovanja i na osnovu sličnih uslova. Član osoblja koji odlazi na službeno putovanje pokriće direktno i lično (sredstvima koja mu je odobrio Sektor za administraciju):
- bilo koji dodatni trošak, procenjen u odnosu na ukupne troškove službenog putovanja bez DSA, koji proizilazi iz izmena izvršenih iz ličnih razloga, uključujući odlazak iz i/ili povratak na drugu lokaciju, ako poređenje ukazuje na uvećanje troškova zadatka;
- bilo kakvu naknadu koja se naplaćuje za poređenje, ako je to obavila turistička agencija.
12. Dnevnica (DSA)
12.1. DSA uključuje troškove plaćenog smeštaja i obroka, poklone i druge sporedne troškove.
12.2. Stope DSA koje se primenjuju na ugovore o spoljnoj pomoći koji finansira EU primenjuju se po njihovom najnovijem nivou.
Stopa koja se primenjuje je za mesto u kojem član osoblja provodi noć. Celodnevna DSA plaća se za dan kada započinje službeno putovanje. DSA se ne plaća za dan kad je zaključeno službeno putovanje, tj. DSA se plaća na osnovu broja noćenja.
12.3. Veću naknadu može izuzetno odobriti direktor, za svaki slučaj, kada putnik zatraži da odseda u unapred utvrđenim hotelima za koje bi cena noćenja predstavljala 60% ili više u odnosu na DSA. U takvim slučajevima troškovi smeštaja nadoknađivaće se nakon dostave odgovarajućeg računa. U svakom slučaju, okolnosti koje zahtevaju veću naknadu moraju biti opisane u zahtevu za putovanje i odobrene pre polaska.
12.4. Smanjene stope DSA primenjivaće se kada:
12.4.1. službeno putovanje ne uključuje noćenje:
- za službeno putovanje od osam sati ili više plaća se 50% DSA odgovarajuće destinacije;
- za službeno putovanje kraće osam sati i duže od pet sati plaća se 35% DSA odgovarajuće destinacije;
- za službeno putovanje do i uključujući pet sati plaća se 20% DSA odgovarajuće destinacije;
12.4.2. putniku je obezbeđen besplatan smeštaj:
- plaća se 50% DSA odgovarajuće destinacije;
12.4.3. službeno putovanje uključuje međukontinentalne letove ili vožnju vozom preko noći:
- plaća se 50% DSA odgovarajuće destinacije;
12.4.4. besplatni obroci poput doručka, ručka ili večere dostupni su putniku:
- za svaki obrok, plaća se 10% DSA odgovarajuće destinacije;
12.4.5. putniku je obezbeđen besplatan smeštaj i obroci:
- plaća se 20% od stope DSA.
12.5. Kada se službena putovanja odnose na putovanje u zemlju domaćina (Srbija), primenjivaće se DSA zemlje domaćina. Za relevantni odbitak DSA u Srbiji primenjuju se iste odredbe kao za službena putovanja u inostranstvo.
12.6. Kada sve troškove snosi organizator događaja, primenjivaće se gore navedene odredbe u vezi s izračunavanjem DSA.
12.7. DSA neće biti plaćena za deo službenog putovanja koji je bio podložan izmenama izvršenim u tački 11.
13. Akontacije putovanja
13.1. Ako putnik to zatraži, Transportna zajednica će obezbediti akontaciju sredstava za službeno putovanje do 80% DSA za putovanje. Zahtevi za akontacije putovanja moraju se uputiti najmanje 4 radna dana pre dana odlaska.
13.2. Svi iznosi uplaćeni akontacijom odbiće se od iznosa koji će se nadoknaditi za pokrivanje troškova zadatka. Ako se isplati akontacija koja se pokaže većom od stvarnih troškova zadatka, višak će se nadoknaditi jednim plaćanjem od naknadne isplate plate članu osoblja koji obavlja zadatak. Ako je akontacija isplaćena članu osoblja za zadatak koji je naknadno otkazan, iznos akontacije automatski se oduzima od naknadne isplate plate.
14. Izveštaji o putovanju
Članovi osoblja na službenom putovanju podnose kratak izveštaj o putovanju u roku od jedne nedelje od povratka u kancelariju. Izveštaj o putovanju potpisuje nadređeni, prilaže ga zahtevu za putovanje i šalje ga direktoru, kao i drugom osoblju prema potrebi.
15. Nadoknada troškova putovanja
15.1. Član osoblja podnosi zahtev za nadoknadu troškova putovanja sa izveštajem o putovanju, odobrenjem za putovanje i pratećim dokumentima Sektoru za administraciju i direktoru u roku od jedne nedelje nakon povratka u kancelariju, bez obzira da li je plaćena akontacija za putovanje ili ne. Ne treba donositi račune za hotele i obroke ili druge sporedne troškove, jer je utvrđena DSA za te troškove paušalna nadoknada.
15.2. Ako je nekom zaposlenom odobrena akontacija za putovanje u skladu sa tačkom 13. a on ne podnese zahtev za nadoknadu troškova putovanja u određenom roku, akontacija za putovanje se oduzima od naknadne isplate plate. Odbijena akontacija za putovanje nadoknađujeće se samo ako je podnesen zahtev za nadoknadu troškova putovanja.
16. Odgovornosti osoblja
Članovi osoblja odgovorni su za tačnost i potpunost izjava koje su dali prilikom planiranja, sprovođenja i izveštavanja o svom službenom putovanju. Oni će, bez uticaja na odredbe Pravilnika o osoblju Transportne zajednice, biti odgovorni za bilo koji neprimereno primljeni iznos ili za bilo kakve neprimerene postupke.
Članovi osoblja sprovode službena putovanja u skladu sa opštim zahtevima za radni učinak utvrđenim Pravilnikom o osoblju Transportne zajednice. Očekuje se da će članovi osoblja poštovati najviše standarde profesionalne etike i ostati nezavisni u svakom trenutku.
17. Kontrolne mere
Transportna zajednica čuva evidenciju, dokumenta i dokaze koji se odnose na odobrenje, planiranje i organizaciju službenih putovanja i izmirenje plaćanja u periodu od pet godina.
Primenjuju se finansijska pravila i postupci revizije Transportne zajednice.
18. Primena
Ova pravila primenjuju se od dana nakon usvajanja.
MEMORANDUM
ZA SLUŽBENO PUTOVANJE KOJI IZDAJE DIREKTOR STALNOG SEKRETARIJATA
Ispuniti i potpisati pre odlaska:
SVRHA SLUŽBENOG PUTOVANJA |
|
ODREDIŠTE |
|
DATUM POLASKA |
|
DATUM POVRATKA |
|
ITINERER |
|
ARANŽMAN SMEŠTAJA |
|
KOMBINOVANO SA PRIVATNIM PUTOVANJEM |
□ ne □ da: □ troškovi službenog putovanja u kombinaciji sa privatnim putovanjem: ........ □ troškovi službenog putovanja bez kombinacije sa privatnim putovanjem: ........ |
PROCENJENI TROŠKOVI |
|
KOMENTARI |
|
Potpis:
Datum:
Ispuniti i potpisati po povratku:
KRAJNJI TROŠKOVI |
Putni troškovi: Dnevnica: Ostalo: UKUPNI TROŠKOVI:
|
CILJ SLUŽBENOG PUTOVANJA: |
□ cilj ispunjen □ cilj nije ispunjen KOMENTARI:
|
Potpis:
Datum: