ODLUKA BROJ 2020/6REGIONALNOG UPRAVNOG ODBORA TRANSPORTNE ZAJEDNICE O FINANSIJSKIM PRAVILIMA I POSTUPCIMA REVIZIJE KOJI SE PRIMENJUJU NA TRANSPORTNU ZAJEDNICU("Sl. glasnik RS", br. 109/2020) |
REGIONALNI UPRAVNI ODBOR TRANSPORTNE ZAJEDNICE,
Imajući u vidu Ugovor o osnivanju Transportne zajednice, a naročito član 24.(1) i član 35.,
DONEO JE OVU ODLUKU:
Usvajaju se finansijska pravila i postupci revizije koji se primenjuju na Transportnu zajednicu.
Ova odluka stupa na snagu danom usvajanja.
Potpisano u Sarajevu, 29. jula 2020.
Za Regionalni upravni odbor
Predsednik,
Zoran Andrić
FINANSIJSKA PRAVILA I POSTUPCI REVIZIJE KOJI SE PRIMENJUJU NA TRANSPORTNU ZAJEDNICU
SADRŽAJ
NASLOV I: PREDMET
NASLOV II: OBAVEZE STRANA
NASLOV III: BUDŽETSKI PRINCIPI
POGLAVLJE 1. PRINCIP BUDŽETSKE TAČNOSTI
POGLAVLJE 2. PRINCIP GODIŠNJE OTPLATE
POGLAVLJE 3. PRINCIP RAVNOTEŽE
POGLAVLJE 4. PRINCIP JEDINICE RAČUNA
POGLAVLJE 5. PRINCIP UNIVERZALNOSTI
POGLAVLJE 6. PRINCIP SPECIFIKACIJE
POGLAVLJE 7. PRINCIP DOBROG FINANSIJSKOG UPRAVLJANJA
POGLAVLJE 8. PRINCIP TRANSPARENTNOSTI
POGLAVLJE 9. INTERNA KONTROLA IMPLEMENTACIJE BUDŽETA
NASLOV IV: BUDŽETSKI ODBOR
NASLOV V: IMPLEMENTACIJA BUDŽETA
POGLAVLJE 1. OPŠTE ODREDBE
POGLAVLJE 2. FINANSIJSKI AKTERI
POGLAVLJE 3. ODGOVORNOST FINANSIJSKIH AKTERA
POGLAVLJE 4. POSLOVANJE PRIHODA
POGLAVLJE 5. POSLOVANJE RASHODA
NASLOV VI: NABAVKA
NASLOV VII: PREDSTAVLJANJE RAČUNA I RAČUNOVODSTVO
POGLAVLJE 1. PREDSTAVLJANJE RAČUNA
POGLAVLJE 2. RAČUNOVODSTVO
POGLAVLJE 3. INVENTARI IMOVINE
NASLOV VIII: SPOLJNA REVIZIJA I ZAŠTITA FINANSIJSKIH INTERESA
NASLOV IX: PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
PREDMET
Član 1
Ovim pravilima se uspostavlja postupak implementacije budžeta i predstavljanja i revizije računa u skladu sa članom 35. Ugovora o osnivanju Transportne zajednice (Ugovor).
OBAVEZE STRANA
Član 2
1. Strane će preneti 75% svog finansijskog doprinosa Transportnoj zajednici najkasnije do 31. marta svake godine. Strane prenose preostalih 25% svog doprinosa najkasnije do 30. juna svake godine.
2. Finansijski doprinosi strana u Transportnoj zajednici moraju biti izvršeni u evrima.
3. Transportna zajednica snosi transakcioni trošak koji joj je naplatio pružalac usluga platnog prometa, a strane Ugovora snose transakcione troškove koje im naplaćuje pružalac usluga platnog prometa.
BUDŽETSKI PRINCIPI
Implementacija budžeta Transportne zajednice ("budžet") mora biti u skladu sa principima budžetske tačnosti, godišnje otplate, ravnoteže, obračunske jedinice, univerzalnosti, specifikacije, dobroog finansijskog upravljanja za koje je potrebna efektivna i efikasna unutrašnja kontrola i transparentnost, navedena u ovim pravilima.
PRINCIP BUDŽETSKE TAČNOSTI
Nikakvi izdaci veći od odobrenih sredstava neće biti preuzeti ili odobreni.
PRINCIP GODIŠNJE OTPLATE
Administrativni rashodi po osnovu ugovora koji obuhvataju periode koji prelaze finansijsku godinu, bilo u skladu sa lokalnom praksom ili se odnose na isporuku opreme, terete se u budžetu finansijske godine u kojoj su izvršeni.
1. Odobrena sredstva u budžetu za relevantnu godinu mogu se koristiti samo za pokrivanje izdatih i plaćenih troškova u toj finansijskoj godini i za pokriće dospelih iznosa iz obaveza iz prethodne finansijske godine.
2. Odobrena sredstva za preuzimanje obaveza unose se u račune za finansijsku godinu na osnovu zakonskih obaveza preuzetih do 31. decembra te godine.
3. Odobrena sredstva za plaćanje unose se u račune za finansijsku godinu na osnovu plaćanja koje je izvršio službenik računovodstva do 31. decembra te godine.
4. Odobrena sredstva prenesena iz prethodnih finansijskih godina identifikuju se u računima.
PRINCIP RAVNOTEŽE
Transportna zajednica neće uzimati kredite.
PRINCIP JEDINICE RAČUNA
Budžet se primenjuje u evrima i računi se prezentuju u evrima. Međutim, za potrebe protoka gotovine, Stalni sekretarijat je ovlašćen da obavlja poslove u drugim valutama.
PRINCIP UNIVERZALNOSTI
1. Sledeći odbitci se mogu izvršiti od zahteva za plaćanje, faktura ili izvoda koji se zatim prosleđuju za plaćanje neto iznosa:
(a) penali izrečeni stranama ugovora, uključujući ugovore o nabavci;
(b) prilagođavanja za nepravilno plaćene iznose, koja se mogu izvršiti direktnim odbitkom od nove isplate iste vrste istom primaocu plaćanja u skladu sa poglavljem, članom i finansijskom godinom za koju je izvršena višak plaćanja i koja prouzrokuju privremene isplate ili isplate duga.
2. popusti, povrati i rabati na fakturama i zahtevima za plaćanje neće se evidentirati kao prihod Transportne zajednice.
3. bilo koji negativni saldo unosi se u budžet kao rashod.
PRINCIP SPECIFIKACIJE
1. Direktor može koristiti odobrena sredstva dodeljena određenoj budžetskoj liniji u svrhe koje budžet pripisuje drugoj budžetskoj liniji, pod uslovom da odluka Regionalnog upravnog odbora o usvajanju odgovarajućeg budžeta to dopušta i u dozvoljenim granicama.
2. Direktor obaveštava Regionalni upravni odbor u roku od sedam dana po donošenju odluke u skladu sa stavom 1.
PRINCIP DOBROG FINANSIJSKOG UPRAVLJANJA
1. Odobrena sredstva iz budžeta koriste se u skladu sa principom dobrog finansijskog upravljanja, koji sadrži principe ekonomičnosti, efikasnosti i efektivnosti.
2. Princip ekonomičnosti zahteva da se resursi koje Transportna zajednica koristi za obavljanje svojih aktivnosti blagovremeno stave na raspolaganje, u odgovarajućoj količini i kvalitetu i po najpovoljnijoj ceni.
3. Princip efikasnosti odnosi se na najbolji odnos između angažovanih resursa i postignutih rezultata.
4. Princip efektivnosti odnosi se na postizanje postavljenih specifičnih ciljeva i postizanje zacrtanih rezultata. Ti rezultati se ocenjuju.
PRINCIP TRANSPARENTNOSTI
1. Budžet se primenjuje i računi se prezentuju u skladu sa principom transparentnosti.
2. Budžet i amandmani za budžet, konačno usvojeni, objavljuju se na veb sajtu Stalnog sekretarijata.
INTERNA KONTROLA IMPLEMENTACIJE BUDŽETA
1. Budžet Transportne zajednice izvršavaće se u skladu sa efektivnom i efikasnom unutrašnjom kontrolom.
2. U svrhu sprovođenja budžeta Transportne zajednice, unutrašnja kontrola je definisana kao proces primenljiv na svim nivoima upravljanja i osmišljen je tako da pruži razumno osiguranje za postizanje sledećih ciljeva:
(a) efektivnost, efikasnost i ekonomičnost poslovanja;
(b) pouzdanost izveštavanja;
(v) čuvanje imovine i informacija;
(g) sprečavanje, otkrivanje, ispravljanje i praćenje prevara i nepravilnosti;
(d) adekvatno upravljanje rizicima koji se odnose na zakonitost i regularnost osnovnih transakcija, uzimajući u obzir višegodišnji karakter programa kao i prirodu dotičnih plaćanja.
3. Efektivna i efikasna unutrašnja kontrola zasnivaće se na najboljim međunarodnim praksama i obuhvata, posebno, elemente utvrđene u članu 36 (3) i (4) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskog parlamenta i Saveta1, uzimajući u obzir strukturu i veličinu Transportne zajednice, prirodu zadataka koji su mu povereni i iznose i finansijske i operativne rizike.
__________
1 Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskog
parlamenta i Saveta od 18. jula 2018. o finansijskim pravilima koja se primenjuju na opšti
budžet Unije (SL EU L 193, 30. jula 2018., Str. 1).
BUDŽETSKI ODBOR
1. Uspostavlja se Budžetski odbor.
2. Budžetski odbor savetuje direktora u finansijskom upravljanju operacijama Transportne zajednice. Da bi ispunio ovaj zadatak, Budžetskom odboru će se pružiti sve potrebne informacije ili objašnjenja u vezi sa budžetskim pitanjima i pitanjima sa potencijalnim uticajem na budžet.
3. Budžetski odbor može da podnosi izveštaje regionalnom upravnom odboru i izdaje preporuke o budžetskim pitanjima i o bilo kojem pitanju koje može imati uticaja na budžet.
1. Budžetski odbor sastoji se od jednog člana iz svake stranke Jugoistočne Evrope i dve članice Evropske unije, koju zastupa Evropska komisija.
2. Sastancima Budžetskog odbora predsedava Evropska komisija. Predsedavajući može imenovati kopredsedavajućeg.
3. Budžetski odbor održava najmanje dva redovna sastanka godišnje. Pored toga, sastaje se na inicijativu predsedavajućeg ili na zahtev najmanje jedne trećine svojih članova.
4. Budžetski odbor usvaja svoj interni poslovnik. Njegove preporuke mogu se usvojiti pismenim postupkom. Budžetski odbor deluje prostom većinom glasova, uključujući pozitivan glas Evropske unije. U slučaju jednakog broja glasova, Evropska unija ima odlučujući glas.
5. Stalni sekretarijat pruža administrativnu podršku Budžetskom odboru.
6. Stalni sekretarijat će biti zastupljen na sednicama Budžetskog odbora bez glasačkih prava.
IMPLEMENTACIJA BUDŽETA
OPŠTE ODREDBE
Direktor obavlja dužnosti službenika za ovlašćivanje.
Direktor može delegirati ovlašćenja za izvršenje budžeta osoblju Stalnog sekretarijata. Ovlašćeni mogu delovati samo u granicama ovlašćenja koja su im izričito data i koja su obavezna ovim pravilima. Direktor će kopiju bilo koje odluke o delegiranju donete na osnovu ovog člana poslati Regionalnom upravnom odboru.
1. Svim finansijskim akterima u smislu Poglavlja 2 ovog naslova zabranjeno je da preduzimaju bilo kakve mere izvršenja budžeta koje mogu dovesti u sukob sopstvene interese sa interesima Transportne zajednice. Ukoliko dođe do takvog slučaja, dotični akter mora se suzdržati od takvih mera i proslediti to pitanje nadležnom organu.
2. Postoji sukob interesa gde je nepristrasno i objektivno vršenje funkcija aktera u izvršavanju budžeta ili revizora ugroženo iz razloga koji uključuju porodični, privatni život, politički ili nacionalni afinitet, ekonomski interes ili bilo koji drugi zajednički stav interesa za korisnika ili izvođača radova.
3. Nadležni organ iz stava 1. biće neposredni nadređeni dotičnog člana osoblja. Ako je član osoblja direktor, nadležni organ je Regionalni upravni odbor.
Zadaci tehničke ekspertize i administrativni, pripremni ili pomoćni zadaci koji ne uključuju ni sprovođenje javne vlasti niti upotrebu diskrecionih ovlašćenja presude mogu se ugovorom poveriti spoljnim subjektima ili organima, kada se to čini neophodnim.
FINANSIJSKI AKTERI
Odeljak 1.
PRINCIP SEGREGACIJE DUŽNOSTI
Dužnosti službenika za overavanje i računovodstvenog službenika moraju biti odvojene i međusobno nespojive.
Odeljak 2.
SLUŽBENIK ZA OVLAŠĆIVANJE
1. Službenik za ovlašćivanje odgovoran je za sprovođenje prihoda i rashoda.
2. Za sprovođenje prihoda, službenik za ovlašćivanje izvršava budžetske i pravne obaveze, potvrđuje izdatke i odobrava plaćanja u skladu sa relevantnim odredbama ovih pravila i preduzima sprovođenje odobrenih sredstava.
3. Sprovođenje prihoda obuhvata izradu procena potraživanja, uspostavljanje prava koja se trebaju povratiti i izdavanje naloga za povrat. Po potrebi to uključuje odricanje utvrđenih prava.
4. Službenik za ovlašćivanje osigurava da se sva prateća dokumentacija u vezi s operacijama pravilno čuva u periodu od pet godina.
1. Uzimajući u obzir rizike povezane sa okruženjem upravljanja i prirodom finansiranih aktivnosti, službenik za ovlašćivanje će uspostaviti organizacionu strukturu, unutrašnje upravljanje, sisteme kontrole i postupke prilagođene obavljanju dužnosti službenika za overavanje, uključujući prema potrebi, naknadne verifikacije.
2. Pre nego što je operacija odobrena, operativni i finansijski aspekti će biti verifikovani od strane osoblja izuzev onih koji su inicirali operaciju. Pokretanje i ex ante i ex post provera operacije su odvojene funkcije.
3. Osoblje odgovorno za verifikacije ne sme biti osoblje koje je započelo operaciju i ne može biti njemu podređeno.
Direktor, kao službenik za ovlašćivanje, podnosi regionalnom upravnom odboru godišnji izveštaj o aktivnostima koji sadrži finansijske i upravljačke informacije.
Svaki član osoblja koji je uključen u upravljanje finansijama i kontrolu transakcija dužan je da obavesti direktora u pisanom obliku ako smatra da je odluka koju njihov nadređeni zahteva da je primeni ili pristane na istu nepravilna ili suprotna ovim pravilima ili profesionalnim pravilima koja član osoblja mora da poštuje. Direktor preduzima mere u razumnom roku. Ako direktor to ne učini, član osoblja će obavestiti Regionalni upravni odbor.
Kada su ovlašćenja za izvršenje budžeta delegirana, član 21. ovih pravila primenjuje se mutatis mutandis na ovlašćene službenike.
Odeljak 3.
RAČUNOVODSTVENI SLUŽBENIK
1. Na predlog Evropske komisije, direktor imenuje računovodstvenog službenika, u skladu sa pravilima važećim za zapošljavanje, radne uslove i geografsku ravnotežu osoblja Stalnog sekretarijata, koji je odgovoran u Stalnom sekretarijatu za:
(a) pravilno sprovođenje plaćanja, naplata prihoda i povraćaj iznosa utvrđenih kao potraživanja;
(b) pripremu i predstavljanje računa u skladu sa naslovom V;
(v) vođenje računa u skladu sa naslovom V;
(g) sprovođenje, u skladu sa naslovom V, računovodstvenih pravila i metoda i kontnog plana;
(d) uspostavljanje i potvrđivanje računovodstvenih sistema i, ako je to potrebno, sistema validacije koji je odredio službenik za ovlašćivanje za pružanje ili opravdanje računovodstvenih informacija;
(đ) upravljanje trezorom.
2. U skladu sa stavom 3. samo je računovodstveni službenik ovlašćen da upravlja novčanim sredstvima i drugom imovinom i odgovoran je za njihovo čuvanje.
3. Ako je potrebno, računovodstveni službenik može delegirati određene zadatke, ne dovodeći u pitanje načelo segregacije dužnosti.
ODGOVORNOST FINANSIJSKIH AKTERA
Odeljak 1.
OPŠTA PRAVILA
1. Odgovornost po ovim pravilima je lična.
2. U slučaju bilo kakve nezakonite aktivnosti, prevare, korupcije ili nepravilnosti koje mogu naštetiti finansijskim interesima Transportne zajednice, pogođeni finansijski akter će bez odlaganja o tome obavestiti direktora ili, ako se to smatra korisnim, Regionalni upravni odbor ili Evropsku kancelariju za borbu protiv prevara (OLAF). "Finansijski interesi Transportne zajednice" znače sve prihode, rashode i imovinu pokrivenu, stečenu putem ili usled budžeta Transportne zajednice.
3. Ako je neka aktivnost bila izložena nepravilnostima ili prevarama, nadležni službenik za ovlašćivanje obustavlja postupak i može preduzeti sve potrebne mere, uključujući poništavanje bilo koje odluke donesene u okviru navedene aktivnosti. Odgovorni službenik za ovlašćivanje će odmah obavestiti sve nadležne organe, uključujući prema potrebi OLAF i Evropsko javno tužilaštvo (ERRO), o sumnjama u slučajeve prevare ili nepravilnosti.
1. Službenik za ovlašćivanje može povući bilo koju delegaciju u bilo koje vreme privremeno ili konačno. Regionalni upravni odbor i predsedavajući Budžetskog odbora biće odmah obavešteni o takvoj radnji sa odgovarajućim obrazloženjem.
2. Računovodstveni službenik može u bilo kojem trenutku privremeno ili konačno biti razrešen dužnosti, nakon prethodnog dogovora Evropske komisije. Na predlog Evropske komisije, direktor imenuje privremenog računovodstvenog službenika, a samim tim i stalnog računovodstvenog službenika, u skladu sa pravilima o zapošljavanju u Transportnoj zajednici.
1. Odredbe ovog poglavlja ne dovode u pitanje krivičnopravnu odgovornost koju nalogodavac i osobe iz ovog poglavlja mogu pretpostaviti kako je predviđeno važećim nacionalnim zakonodavstvom zemlje prebivališta i odredbama na snazi o zaštiti finansijskih interesa Transportne zajednice i borbe protiv korupcije u koju su uključeni zvaničnici Transportne zajednice ili zvaničnici strana iz Ugovora.
2. U slučaju dokaza o nezakonitim aktivnostima, prevarama ili korupciji koja mogu naštetiti finansijskim interesima Transportne zajednice, pitanje će se uputiti nadležnim vlastima i organima.
Odeljak 2.
PRAVILA KOJA SE PRIMENJUJU NA SLUŽBENIKA ZA OVLAŠĆIVANJE
1. Od službenika za ovlašćivanje može se tražiti da, u celosti ili delimično, ispravi bilo koju štetu koju je pretrpela Transportna zajednica kao posledica ozbiljnog kršenja radnje u toku ili u vezi sa obavljanjem njegovih dužnosti, posebno ako određuje prava koja treba povratiti ili izdaje naloge za povraćaj, pravlja izdacima ili potpisuje naloge za plaćanje bez poštovanja ovih pravila. Isto se primenjuje kada službenik za ovlašćivanje putem ozbiljnih prekršaja:
(a) ne sastavi dokument kojim se utvrđuje iznos potraživanja;
(b) ne izda nalog za povraćaj ili, bez opravdanja, kasni sa izdavanjem;
(v) ako ne izda nalog za plaćanje ili kasni sa izdavanjem, čime će Transportna zajednica biti izložena građanskoj tužbi trećih lica.
2. Službenik za ovlašćivanje po delegaciji za koju smatra da je odluka koja je pod njegovom odgovornošću nepravilna ili suprotna načelima dobrog finansijskog upravljanja o tome pismeno obaveštava organ koji je delegirao. Ako organ koji je delegirao tada izda pismeno obrazloženje službenom za ovlašćivanje u pisanom obliku za sprovođenje dotične odluke, službenik za ovlašćivanje je mora sprovesti i ne može snositi odgovornost.
3. U slučaju delegiranja, organ koji delegira i dalje je odgovoran za efikasnost primenjenih internih pravila upravljanja i za izbor službenika za ovlašćivanje po delegiranju.
4. Službenik za ovlašćivanje neće biti odgovoran za bilo kakve odluke koje donese Regionalni upravni odbor, u slučaju da se striktno poštuju. Ako se službenik za ovlašćivanje ne slaže s bilo kojom od tih odluka, on ima pravo pisanim putem obavestiti nadležni organ. Međutim, službenik za ovlašćivanje dužan je da poštuje relevantne odluke.
UPRAVLJANJE PRIHODIMA
Odeljak 1.
OPŠTE ODREDBE
Kamata na računima Transportne zajednice činiće deo prihoda, uz doprinose strana Ugovora.
Odeljak 2.
PROCENA POTRAŽIVANIH IZNOSA
Procenu iznosa potraživanja prvo donosi službenik za ovlašćivanje nadležan za svaku meru ili situaciju koja može uzrokovati ili izmeniti iznos koji se duguje Transportnoj zajednici.
Odeljak 3.
UTVRĐIVANJE POTRAŽIVANIH IZNOSA OD TREĆIH STRANA
1. Utvrđivanje potraživanih iznosa je akt kojim službenik za ovlašćivanje ili službenik za ovlašćivanje prema delegaciji:
(a) potvrđuje da dug postoji;
(b) utvrđuje ili potvrđuje realnost i iznos duga;
(v) proverava uslove pod kojima dug postoji.
2. Svaki iznos potraživanja koji je identifikovan kao izvestan, fiksnog iznosa i dospeo mora biti utvrđen nalogom za povrat novca koji je predat računovodstvenom službeniku, uz knjižno zaduženje upućeno dužniku. Oba ova dokumenta sastavlja i pošalje odgovorni službenik za ovlašćivanje.
3. U propisno utemeljenim slučajevima, određene rutinske stavke prihoda mogu se privremeno utvrditi.
Privremeno utvrđivanje pokriva povrat nekoliko pojedinačnih iznosa koji zbog toga nije potrebno pojedinačno utvrđivati.
Pre kraja finansijske godine, službenik za ovlašćivanje privremeno će izmeniti utvrđene iznose kako bi osigurao da odgovaraju iznosima stvarno utvrđenih potraživanja.
Ovlašćenje za povraćaj je radnja kojom odgovorni službenik za ovlašćivanje, utvrđivanjem potraživanja, izdavanjem naloga za povraćaj sredstava, nalaže računovodstvenom službeniku da nadoknadi taj iznos potraživanja.
1. Pogrešno isplaćeni iznosi se vraćaju.
2. Računovodstveni službenik postupa po nalozima za naplatu potraživanja koje je uredno utvrdio službenik za ovlašćivanje ili delegirani službenik za ovlašćivanje. Računovodstveni službenik će posvetiti dužnu pažnju kako bi obezbedio da Transportna zajednica primi prihod i obezbedi da se njegova prava čuvaju.
3. Ako nadležni službenik za ovlašćivanje planira odustati od povraćaja utvrđenog iznosa potraživanja, službenik za ovlašćivanje osigurava da je odricanje uredno i u skladu s načelom dobrog finansijskog upravljanja. Takvo odricanje vrši se odlukom službenika za ovlašćivanje, koja mora biti obrazložena. Službenik za ovlašćivanje ne može delegirati takvu odluku. U odluci o odricanju navodi se koja je radnja preduzeta radi osiguranja povraćaja i tačke zakona i činjenice na kojima se zasniva.
4. Odgovorni službenik za ovlašćivanje otkazuje utvrđeni iznos potraživanja kada otkrivanjem greške u pravnoj tački ili činjenici otkrije da iznos nije pravilno utvrđen. Takvo otkazivanje vrši se odlukom odgovornog službenika za ovlašćivanje i mora biti odgovarajuće potkrepljeno.
5. Odgovorni službenik za ovlašćivanje prilagođava iznos utvrđenog duga prema gore ili prema dole kada otkrivanje faktičke greške povlači za sobom izmenu iznosa duga, pod uslovom da ta ispravka ne uključuje gubitak utvrđenog prava Transportne zajednice. Takvo prilagođavanje vrši se odlukom odgovornog službenika za ovlašćivanje i mora biti odgovarajuće potkrepljeno.
6. Ako dužnik ima potraživanje prema Transportnoj zajednici, u fiksnom iznosu i dospelom u vezi sa iznosom utvrđenim platnim nalogom, računovodstveni službenik će nakon isteka roka navedenog u knjižnom zaduženju nadoknaditi utvrđene iznose potraživanja poravnanjem.
U izuzetnim okolnostima, kada je neophodno zaštititi finansijske interese Transportne zajednice i kada je računovodstveni službenik opravdao razloge za verovanje da će iznos koji se duguje Transportnoj zajednici biti izgubljen, računovodstveni službenik može da ga nadoknadi poravnanjem pre isteka roka rok naveden u knjižnom zaduženju.
Računovodstveni službenik može nadoknaditi poravnanjem pre isteka roka navedenog u zadužnici kada dužnik na to pristane.
7. Pre nego što započne sa povraćajem u skladu sa stavom 6. računovodstveni službenik se konsultuje sa službenikom za ovlašćivanje i obaveštava dotičnog/e dužnika/e.
8. Poravnanje iz stava 6. ima isti efekat kao i plaćanje i oslobađanje Transportne zajednice za iznos duga i, prema potrebi, dospele kamate.
1. Po stvarnom povraćaju dospele sume, računovodstveni službenik izvršava unos u račune i obaveštava odgovornog službenika za ovlašćivanje.
2. Račun se izdaje u vezi sa svim novčanim uplatama izvršenim računovodstvenom službeniku.
1. Ako stvarni povraćaj sredstava nije izvršen do roka koji je naveden u knjižnom zaduženju, računovodstveni službenik će obavestiti nadležnog službenika za ovlašćivanje i odmah pokrenuti postupak izvršenja povraćaja na bilo koji način koji zakon nudi.
2. Računovodstveni službenik će nadoknaditi iznose nadoknađujući ih od ekvivalentnih potraživanja koje dužnik ima prema Transportnoj zajednici, pod uslovom da je zahtev siguran, fiksnog iznosa i dospeo, kao i da je poravnanje zakonski moguće.
Računovodstveni službenik, u saradnji sa odgovornim ovlašćenim licem, može dozvoliti dodatno vreme za plaćanje samo na pismeni zahtev dužnika, uz dužno navođenje razloga, pod uslovom da su ispunjena sledeća dva uslova:
(a) dužnik se obavezuje da će platiti kamatu za ceo dodatni dozvoljeni period, počev od dana kada je isplata prvobitno dospela po stopi koju je primenjivala Evropska centralna banka za svoje glavne operacije refinansiranja u evrima (referentna stopa) plus osam bodova. Referentna stopa je stopa na snazi, objavljena u seriji S Službenog lista Evropske unije, prvog dana u mesecu u kojem se završava period plaćanja;
(b) da bi se zaštitila prava Transportne zajednice, dužnik pruža finansijsku garanciju koja pokriva i glavnicu i kamate.
UPRAVLJANJE RASHODIMA
Svaka stavka rashoda biće obavezna i plaćena.
Odeljak 1.
OBAVEZA RASHODA
1. Budžetska obaveza je operacija u kojoj se zadržavaju sredstva neophodna za pokriće naknadnih plaćanja radi poštovanja zakonske obaveze.
2. Pravna obaveza je akt kojim odgovorni službenik za ovlašćivanje preuzima ili uspostavlja obavezu koja rezultira troškom za budžet.
1. U pogledu bilo koje mere koja može dovesti do troškova koji se naplaćuju budžetu, odgovorni službenik za ovlašćivanje mora prvo da izvrši budžetsku obavezu pre nego što preuzme zakonsku obavezu sa trećim stranama.
2. Pojedinačne zakonske obaveze koje se odnose na pojedinačne budžetske obaveze zaključuju se do 31. decembra odgovarajuće finansijske godine.
1. Neiskorišteni bilans budžetskih obaveza u vezi sa godinom N izvršiće službenik za ovlašćivanje do 31. marta godine N + 1.
2. Zakonske obaveze preuzete za radnje koje traju više od jedne finansijske godine i odgovarajuće budžetske obaveze, osim u slučaju troškova za osoblje, imaju krajnji datum za sprovođenje postavljen u skladu sa principom dobrog finansijskog upravljanja. Svi delovi takvih obaveza koji nisu izvršeni šest meseci nakon tog konačnog datuma biće isključeni.
3. Ako zakonska obaveza nakon toga nije rezultirala isplatom nakon perioda od tri godine, nadležni službenik za ovlašćivanje je ukida.
Prilikom usvajanja budžetskih obaveza, nadležni službenik za ovlašćivanje osigurava sledeće:
(a) izdaci su naplaćeni na tačnu stavku u budžetu;
(b) sredstva su dostupna;
(v) rashodi su u skladu sa važećim odredbama, posebno odredbama Ugovora i internim pravilima upravljanja Transportne zajednice;
(g) poštuje se princip dobrog finansijskog upravljanja.
Odeljak 2.
VALIDACIJA RASHODA
Validacija rashoda je čin kojim odgovorni službenik za ovlašćivanje:
(a) proverava postojanje prava poverilaca;
(b) proverava uslove pod kojima dospeva uplata;
(v) utvrđuje ili potvrđuje realnost i iznos potraživanja;
1. Validacija bilo kojeg troška zasnivaće se na pratećim dokumentima koji potvrđuju davanje poverioca na osnovu izjave o stvarno izvršenim uslugama, stvarnim obavljenim isporukama ili stvarnim radnjama ili na osnovu drugih dokumenata koji opravdavaju plaćanje.
2. Odluka o validaciji izražava se potpisivanjem vaučera "odobren za plaćanje" od strane odgovornih službenika.
Odeljak 3.
ODOBRENJE RASHODA
1. Odobrenje rashoda je akt kojim odgovorni službenik za ovlašćivanje izdavanjem naloga za plaćanje nalaže računovodstvenom službeniku da plati stavku rashoda koju je odgovorni službenik za ovlašćivanje potvrdio.
2. Nalog za plaćanje datira i potpisuje odgovorni službenik za ovlašćivanje, a zatim ga šalje računovodstvenom službeniku. Prateću dokumentaciju vodi službenik za ovlašćivanje u skladu sa članom 21 (4).
3. Po potrebi, nalogu za plaćanje koji je upućen računovodstvenom službeniku treba priložiti dokument koji potvrđuje da je roba unesena u inventar iz člana 60.
Odeljak 4.
PLAĆANJE RASHODA
1. Plaćanje rashoda vrši se na osnovu dokaza da je relevantan postupak sproveden u skladu sa osnovnim aktom i da obuhvata jednu od sledećih operacija:
(a) plaćanje celog dospelog iznosa;
(b) plaćanje dospelog iznosa na bilo koji od sledećih načina:
(i) predfinansiranje, koje se može podeliti na broj plaćanja;
(ii) jedno ili više privremenih plaćanja;
(iii) isplate preostalih iznosa. Predfinansiranje će se u potpunosti ili delimično računati u privremena plaćanja.
Celokupna predfinansiranja i privremena plaćanja računaju se sa plaćanjem stanja.
2. Na računima će se praviti razlika između različitih vrsta plaćanja iz stava 1. u vreme kada su izvršena.
Plaćanje rashoda vrši računovodstveni službenik u granicama raspoloživih sredstava.
NABAVKA
Primenjuje se Direktiva 2014/24/EU Evropskog parlamenta i Saveta1.
___________
1 Direktiva 2014/24/EU Evropskog parlamenta
i Saveta od 26. februara 2014. godine o javnim nabavkama i ukidanju Direktive 2004/18/EZ
(SL EU L 94, 28. marta 2014., str. 65.).
PREDSTAVLJANJE RAČUNA I RAČUNOVODSTVO
PREDSTAVLJANJE RAČUNA
Godišnji računi Transportne zajednice sadrže:
(a) finansijske izveštaje Transportne zajednice i prateće priloge;
(b) izveštaj o implementaciji budžeta Transportne zajednice.
Računi moraju biti u skladu sa računovodstvenim pravilima utvrđenim u Uredbi (EU, Euratom) 2018/1046, biti tačni i sveobuhvatni i predstaviti istinit i pošten prikaz:
(a) što se tiče finansijskih izveštaja, imovine i obaveza, troškova i prihoda, prava i obaveza koje nisu prikazane kao imovina ili obaveze i novčani tok;
(b) u vezi sa izveštajem o implementaciji budžeta, prihodima i rashodima.
U finansijskim izveštajima treba da budu prikazane informacije, uključujući informacije o računovodstvenim politikama, na način koji obezbeđuje da je ona relevantna, pouzdana, uporediva i razumljiva. Finansijski izveštaji sastavljaju se u skladu s uopšteno prihvaćenim računovodstvenim principima navedenim u računovodstvenim pravilima u skladu s članom 80. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ili sa Međunarodnim računovodstvenim standardima u javnom sektoru (IPSAS).
1. U skladu sa principom računovodstva zasnovanog na obračunskom prihodu, prihodi i rashodi se evidentiraju u periodu u kojem su zarađeni ili nastali bez obzira na datum plaćanja ili naplate.
2. Vrednost imovine i obaveza utvrđuje se u skladu sa pravilima procene utvrđenim računovodstvenim metodama predviđenim u Međunarodnom računovodstvenom standardu i, ako je potrebno, u nacionalnim standardima matične zemlje.
1. Finansijski izveštaji moraju biti predstavljeni u evrima i sadržati:
(a) bilans i izveštaj o finansijskom učinku, koji predstavljaju svu imovinu i obaveze, finansijsku situaciju i ekonomski rezultat na dan 31. decembra prethodne finansijske godine; moraju biti predstavljeni u skladu sa računovodstvenim pravilima iz člana 80. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ili zasnovani na obračunskom nivou IPSAS;
(b) izveštaj o tokovima gotovine koji pokazuje iznose prikupljene i isplaćene tokom finansijske godine i konačnu poziciju trezora;
(v) izveštaj o promenama u kapitalu tokom finansijske godine.
2. Aneks finansijskih izveštaja dopunjuje i komentariše informacije predstavljene u finansijskim izveštajima iz stava 1. i pruža sve dodatne informacije propisane međunarodno prihvaćenom računovodstvenom praksom kada su takve informacije relevantne za aktivnosti Transportne zajednice.
RAČUNOVODSTVO
Odeljak 1.
ZAJEDNIČKE ODREDBE
1. Računovodstveni sistem Transportne zajednice predstavlja skup ručnih i kompjuterizovanih procedura i kontrola koji omogućavaju identifikaciju relevantnih transakcija ili događaja, pripremu tačnih izvornih dokumenata, tačno unošenje podataka u računovodstvene evidencije, precizno obrađivanje transakcija, ispravno ažuriranje matičnih datoteka, generisanje tačnih dokumenata i izveštaja.
2. Računi se sastoje od opštih i budžetskih računa. Ovi računi održavaju se u evrima na osnovu kalendarske godine.
3. Podaci u opštem i budžetskom računu biće usvojeni na kraju budžetske godine tako da se računi iz poglavlja 1. mogu sastaviti.
4. Računovodstveni službenik primenjuje računovodstvena pravila i metode koji uzimaju u obzir IPSAS, a ako je potrebno i pravila koja primenjuju javne vlasti matične zemlje.
Odeljak 2.
OPŠTI RAČUNI
Opšti računi beleže, hronološkim redosledom, koristeći metodu dvostrukog unosa, sve događaje i radnje koji utiču na ekonomsku i finansijsku situaciju i imovinu i obaveze Transportne zajednice.
1. Kretanja po računima i bilansima se unose u knjigovodstvene knjige.
2. Sve knjigovodstvene evidencije, uključujući korekcije računa, zasnivaju se na pratećim dokumentima, na koje se pozivaju.
3. Računovodstveni sistem mora biti takav da ostavlja trag sa svim knjigovodstvenim podacima.
Računovodstveni službenik Transportne zajednice će nakon završetka budžetske godine i do datuma predstavljanja završnih računa izvršiti sva prilagođavanja koja su, bez uključivanja isplate ili naplate za tu godinu, neophodna za istinito i fer predstavljanje računa u skladu sa ovim pravilima.
Odeljak 3.
BUDŽETSKI RAČUNI
1. Budžetski računi pružaju detaljnu evidenciju implementacije budžeta.
2. Za potrebe stava 1. u budžetskim računima se evidentiraju sve budžetske operacije i prihodi.
3. Stalni sekretarijat sastavlja godišnji izveštaj najkasnije 30. marta svake godine. Godišnji izveštaj obuhvata:
- operativni izveštaj koji objašnjava poslove koje obavlja Stalni sekretarijat i postignute rezultate, daje pregled napretka ka ciljevima utvrđenim u godišnjem programu rada Stalnog sekretarijata;
- finansijski izveštaj o implementaciji budžeta.
INVENTAR IMOVINE
Transportna zajednica vodi inventar koji pokazuje količinu i vrednost svih materijalnih, nematerijalnih i finansijskih sredstava koja čine imovinu Transportne zajednice.
SPOLJNA REVIZIJA I ZAŠTITA FINANSIJSKIH INTERESA
Svake godine računovodstveni službenik uspostavlja račune za prethodnu godinu najkasnije do 31. marta. Ove račune potvrđuje direktor.
Nezavisni spoljni revizori koje imenuje Regionalni upravni odbor vrše godišnju reviziju Transportne zajednice ("spoljni revizori"). Uslovi usluge spoljnih revizora obnavljaju se svake godine, osim ako Regionalni upravni odbor ne odredi drugačije.
1. Spoljni revizori podnose Regionalnom upravnom odboru izveštaj, zajedno sa izveštajem o imovini i obavezama i overenim računima, najkasnije osam meseci nakon završetka finansijske godine na koju se odnose.
2. Direktor daje zapažanja na izveštaje spoljnih revizora koje smatra prikladnim.
3. Spoljni revizori sprovode revizije koje smatraju neophodnim u skladu sa svojim odobrenim opisom posla. Spoljni revizori naročito pregledaju računovodstvene evidencije i postupke Transportne zajednice radi provere tačnosti i potpunosti zapisa. Spoljna revizija utvrđuje opštu validnost finansijskih izveštaja.
4. Spoljni revizori dostavljaju izveštaj revizije i overene račune, zajedno sa izjavom o pouzdanosti koja se odnosi na pouzdanost računa i legalnost i regularnost povezanih transakcija, Regionalnom upravnom odboru najkasnije osam meseci nakon završetka u finansijskoj godini na koju se računi odnose. Ako to zatraži Regionalni upravljački odbor, Budžetski odbor daje zapažanja Regionalnom upravnom odboru koja smatra odgovarajućim u vezi sa dokumentima koja su podneli spoljni revizori.
1. Službenik za ovlašćivanje i Regionalni upravni odbor bez odlaganja prenose OLAF-u i Evropskoj komisiji sve informacije dobijene u skladu sa članom 27.
2. Regionalni upravni odbor i osoblje transportne zajednice u potpunosti sarađuju u zaštiti finansijskih interesa Unije, posebno sa EPPO i OLAF i pružaju im relevantne informacije i, na zahtev, svu pomoć potrebnu za sprovođenje odgovarajuće nadležnosti, uključujući sprovođenje istraga u skladu sa Uredbom Saveta (EU) 2017/19391 i Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013 Evropskog parlamenta i Saveta2. Službenik za ovlašćivanje će takođe osigurati da će bilo koja treća strana uključena u implementaciju budžeta Transportne zajednice u potpunosti sarađivati i dodeliti ekvivalentna prava EPPO i OLAF.
3. OLAF će imati ovlašćenje da sprovodi administrativne istrage u prostorijama Transportne zajednice, uključujući pravo pristupa inspekciji u skladu sa Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013.
__________-
1 Uredba Saveta (EU) 2017/1939 od 12. oktobra
2017. kojom se sprovodi pojačana saradnja na uspostavljanju Evropskog javnog tužilaštva (u
daljem tekstu: ERRO) ("Sl. EU" L 283, 31. oktobra 2017., str. 1).
2 Uredba (EU, Euratom) broj 883/2013 Evropskog parlamenta
i Saveta od 11. septembra 2013. godine o istragama Evropske kancelarije za borbu protiv prevara
(OLAF) i stavljanju van snage Uredbe (EZ) broj 1073/1999 Evropskog parlamenta i Saveta i
Uredbe Saveta (Euratom) broj 1074/1999 (SL EU L 248, 18. septembra 2013, str. 1).
PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Regionalni upravni odbor će biti ovlašćen da pribavi sve potrebne informacije ili objašnjenja u vezi sa izvršavanjem budžeta.
Nakon odobrenja Evropske komisije, direktor može po potrebi usvojiti smernice za sprovođenje ovih pravila.
Do imenovanja članova Budžetskog odbora, njegove funkcije prema članu 14.(2) obavljaće Evropska komisija.
Ova pravila su u celosti obavezujuća za strane Ugovora i tela osnovana po Ugovoru.
Ova pravila primenjuju se od dana nakon usvajanja.