PRAVILNIKO BLIŽEM UREĐIVANJU POSTUPKA JAVNE NABAVKE U POKRAJINSKOM SEKRETARIJATU ZA OBRAZOVANJE, PROPISE, UPRAVU I NACIONALNE MANJINE-NACIONALNE ZAJEDNICE("Sl. list AP Vojvodine", br. 24/2018 - prečišćen tekst i 51/2020) |
Ovim pravilnikom bliže se uređuje postupak javne nabavke i postupak nabavke na koje se zakon ne primenjuje u Pokrajinskom sekretarijatu za obrazovanje, propise, upravu i nacionalne manjine-nacionalne zajednice (u daljem tekstu: Sekretarijat).
Pravilnikom se uređuju učesnici, odgovornosti učesnika, način obavljanja poslova javnih nabavki u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama (u daljem tekstu: Zakon), a naročito se uređuje način planiranja nabavki (kriterijumi, pravila i način određivanja predmeta javne nabavke i procenjene vrednosti, način ispitivanja i istraživanja tržišta), odgovornost za planiranje, ciljevi postupka javne nabavke, način izvršavanja obaveza iz postupka, način obezbeđivanja konkurencije, sprovođenje i kontrola javnih nabavki, način praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Pravilnikom se uređuje način planiranja i sprovođenja nabavki na koje se zakon ne primenjuje, kao i nabavke društvenih i drugih posebnih usluga.
Na pitanja koja nisu posebno uređena ovim pravilnikom, shodno se primenjuju odredbe Zakona i propisa donetih na osnovu Zakona.
Učesnici u postupku javnih nabavki
Poslove u vezi s javnim nabavkama u Sekretarijatu obavlja Tim za javne nabavke, koji se sastoji od Tima za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki (u daljem tekstu: Tim za planiranje i praćenje izvršenja) i Tima za sprovođenje javnih nabavki (u daljem tekstu: Tim za sprovođenje).
Zaposleni koji učestvuju u postupku planiranja i sprovođenja javnih nabavki odgovorni su za radnje koje preduzimaju u postupku javnih nabavki.
Planiranje javnih nabavki obuhvata učesnike u postupku planiranja javnih nabavki, kriterijume, pravila i način određivanja predmeta javne nabavke i procenjene vrednosti, način ispitivanja i istraživanja tržišta, rokove izrade i donošenje plana javnih nabavki, kao i druga pitanja značajna za postupak planiranja.
Učesnici u postupku planiranja javnih nabavki
Postupak planiranja i praćenja izvršenja javnih nabavki sprovodi Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki koji čine zaposleni u Sektoru za materijalno-finansijske poslove.
Rad Tima za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki koordinira šef Odseka za materijalno-finansijske poslove i načelnik Odeljenja za materijalno-finansijske poslove za oblast obrazovanja, koji su direktno odgovorni pomoćniku pokrajinskog sekretara za materijalno-finansijske poslove.
Kriterijumi za planiranje nabavki
Kriterijumi koji se primenjuju za planiranje javne nabavke jesu:
1) da li je predmet nabavke u funkciji obavljanja delatnosti i u skladu s planiranim ciljevima u Sekretarijatu;
2) da li tehničke specifikacije i količine određenog predmeta nabavke odgovaraju stvarnim potrebama Sekretarijata;
3) da li je procenjena vrednost nabavke odgovarajuća s obzirom na ciljeve nabavke, a imajući u vidu tehničke specifikacije, neophodne količine i stanje na tržištu (cena i ostali uslovi nabavke);
4) da li nabavka uzrokuje stvaranje dodatnih troškova;
5) da li postoje druga moguća rešenja za zadovoljavanje iste potrebe i koje su prednosti i nedostaci tih rešenja u odnosu na postojeće;
6) iskustveni pokazatelji u vezi s potrošnjom dobara (dnevno, mesečno, kvartalno, godišnje i sl.);
7) prikupljanje i analiza postojećih informacija i baza podataka o dobavljačima i zaključenim ugovorima;
8) praćenje i poređenje troškova održavanja i korišćenja postojeće opreme u poređenju s troškovima nove opreme, isplativost investicije, isplativost remonta postojeće opreme i sl.;
9) troškovi životnog ciklusa predmeta javne nabavke (trošak nabavke, troškovi upotrebe i održavanja, kao i troškovi odlaganja nakon upotrebe);
10) rizici i troškovi u slučaju nesprovođenja postupka nabavke, kao i troškovi drugih mogućih rešenja.
Rokovi izrade i donošenje plana javnih nabavki
Postupak planiranja, pripreme i izrade plana javnih nabavki sprovodi se istovremeno sa izradom i donošenjem budžeta AP Vojvodine odnosno finansijskog plana Sekretarijata, a koriguje se u skladu sa eventualnim rebalansom budžeta i izmenama predloženog finansijskog plana.
Plan javnih nabavki i sve njegove kasnije izmene ili dopune, naručilac objavljuje na portalu javnih nabavki i na svojoj internet stranici u roku od deset dana od dana donošenja.
Istovremeno sa donošenjem plana javnih nabavki donosi se plan nabavki na koje se zakon ne primenjuje.
Način iskazivanja potreba, provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku pojedinačnu nabavku
Prilikom pristupanja izradi plana javnih nabavki, tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki pismenim putem obraća se svim sektorima sekretarijata, tražeći da se u utvrđenom roku dostave predlozi planiranih nabavki koji su neophodni za funkcionisanje sektora i sekretarijata.
Predlagači nabavke podatke o potrebama za nabavkama u pisanoj formi dostavljaju timu za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki koji ocenjuje svrsishodnost nabavke. Tim za javne nabavke naročito vodi računa o stvarnim potrebama sekretarijata, o tome da li su iskazane potrebe u skladu s kriterijumima za planiranje nabavki, odobrenim programima i projektima i slično.
(Brisan)
Pravila i način oblikovanja predmeta nabavke i tehničkih specifikacija predmeta nabavke
Član 9
Predmet nabavke opredeljuje se u zavisnosti od vrste, namene i svojstva i oblikuje se u skladu s načelima Zakona, odredbama Zakona koje uređuju predmet nabavke i Opštim rečnikom nabavki, odnosno pripadnošću istoj kategoriji (ista namena, svojstva i vrsta) predmeta.
Tehničkim specifikacijama predmet nabavke određuje se u skladu sa Zakonom i kriterijumima za planiranje nabavki, tako da se predmet nabavke opiše na jednostavan, jasan, objektivan, razumljiv i logično strukturiran način.
U postupku planiranja, Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki - u saradnji s Timom za sprovođenje postupka i predlagačima nabavke - opredeljuje posebne istovrsne celine (partije) predmeta nabavke.
Tehničku specifikaciju i projektnu dokumentaciju određuje predlagač nabavke koji je i odgovoran za njih.
Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki, u saradnji s Timom za sprovođenje postupka i predlagačem nabavke, konačno određuje predmet nabavke kao sastavni deo plana javnih nabavki.
Način ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta nabavke
Član 10
Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki, u saradnji s predlagačima nabavki, ispituje i istražuje tržište za svaki pojedinačni predmet nabavke, na jedan od sledećih načina:
- prikuplja podatke na terenu (neposredno, telefonom, putem publikacija, interneta, dostupnih baza podataka i oglasa potencijalnih ponuđača i slično);
- ispituje iskustva drugih naručilaca;
- sakuplja podatke putem ankete, upitnika (prikupljanje informacija od određenog broja potencijalnih ponuđača, putem elektronske pošte);
- analizira cene iz ugovora iz prethodnih godina;
- analizira potrošnju u poslednje tri godine (uvećane za dodatne aktivnosti i potrebe novozaposlenih);
- prati propisane koeficijente iz relevantnih propisa za konkretna radna mesta (u slučaju ugovornog angažovanja);
- ispitivanjem prethodnih iskustava u nabavci ovog predmeta nabavke (postojeće informacije i baze podataka o dobavljačima i ugovorima);
- na drugi pogodan način, imajući u vidu svaki predmet nabavke pojedinačno.
Prilikom ispitivanja i istraživanja tržišta, posebno se vodi računa o kvalitetu robe odnosno usluge, periodu garancije, načinu i troškovima održavanja, rokovima isporuke, postojećim propisima i standardima, mogućnostima na tržištu za zadovoljavanje potreba naručioca itd.
Ispitivanje i istraživanje tržišta obuhvata i analizu opravdanosti sprovođenja centralizovane javne nabavke.
Podaci dobijeni ispitivanjem i istraživanjem tržišta moraju biti validni u vreme pokretanja postupka.
Način određivanja procenjene vrednosti nabavke i odgovarajuće vrste postupka
Procenjena vrednost usluga, dobara i radova utvrđuje se nakon sprovedenog ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta javne nabavke, u skladu sa odredbama zakona.
Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki konačno određuje procenjenu vrednost predmeta nabavke na osnovu podataka dobijenih od predlagača nabavki i u toku ispitivanja i istraživanja tržišta, a u skladu s raspoloživim sredstvima.
Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki, nakon utvrđivanja spiska svih predmeta nabavki, određuje ukupnu procenjenu vrednost predmeta nabavke na nivou čitavog Sekretarijata.
Tim za javne nabavke, u saradnji s predlagačem nabavke, određuje vrstu postupka za svaki predmet nabavke - u skladu sa ukupnom procenjenom vrednošću predmeta nabavke, te dinamiku sprovođenja postupka, način realizacije nabavke i period plaćanja.
Način određivanja perioda na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje
Član 12
Predlagači nabavke određuju period na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje, u skladu s važećim propisima i realnim potrebama Sekretarijata, načelom ekonomičnosti i efikasnosti, a kao rezultat istraživanja i ispitivanja tržišta svakog predmeta nabavke.
Određivanje dinamike pokretanja postupka nabavke
Član 13
Tim za javne nabavke određuje dinamiku pokretanja i okončanja postupka nabavke, tako što utvrđuje okvirne rokove za pokretanje postupka, za zaključenje i izvršenje ugovora, a na osnovu podataka dobijenih od predlagača nabavke o periodu realizacije nabavke.
Dinamika pokretanja i okončanja postupka nabavke određuje se u skladu s rokovima koji su propisani Zakonom za preduzimanje pojedinih radnji u postupku nabavke i za sprovođenje postupka po zahtevu za zaštitu prava.
Ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke
Tim za javne nabavke, u saradnji s predlagačem nabavke, određuje da li je opravdano sprovesti rezervisanu javnu nabavku, kao rezultat ispitivanja i istraživanja tržišta svakog predmeta nabavke.
Ispitivanje opravdanosti sprovođenja centralizovane javne nabavke
Na osnovu rezultata ispitivanja i istraživanja tržišta i na osnovu odredbi Zakona koje uređuju centralizovane javne nabavke, Tim za javne nabavke određuje da li je obavezno, moguće i opravdano sprovođenje centralizovane javne nabavke i daje obrazloženje o tome.
Izrada predloga i donošenje plana nabavki
Izrada predloga plana nabavki je obaveza Tima za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki.
Koordinatori i članovi Tima za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki su odgovorni:
- za izradu predloga plana nabavki;
- za sadržinu plana nabavki, za dato obrazloženje razloga i opravdanosti svake pojedinačne nabavke i za način na koji je utvrđena procenjena vrednost javne nabavke;
- za proveru usaglašenosti plana nabavki s budžetom AP Vojvodine odnosno raspoloživim sredstvima u finansijskom planu Sekretarijata;
- za dostavu predloga plana nabavki pokrajinskom sekretaru na donošenje.
Godišnji Plan javnih nabavki i plan nabavki na koje se zakon ne primenjuje, za tekuću godinu, donosi pokrajinski sekretar.
(Brisan)
Obrazloženi predlog za izmenu i/ili dopunu plana nabavki mogu dati predlagači nabavke, članovi timova i zaposleni u Sekretarijatu, u slučajevima predviđenim Zakonom.
Tim za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki ceni osnovanost predloga iz stava 1. ovog člana, utvrđuje predlog izmena i/ili dopuna plana nabavki, dostavlja ga licu za kontrolu na proveru, a nakon eventualnih ispravki - dostavlja ga rukovodiocu Sekretarijata na usvajanje.
Izmene i dopune plana nabavki donose se u postupku koji je propisan za donošenje plana nabavki, kada su ispunjeni uslovi propisani Zakonom.
Nadzor nad izvršenjem plana nabavki
Tim za planiranje i izvršenje prati i evidentira podatke o sprovođenju i izvršenju javnih nabavki:
- podatke o realizaciji plana za pojedine vrste postupaka i pojedine predmete;
- podatke o zaključenim ugovorima;
- podatke o dobavljačima;
- druge podatke.
Ciljevi postupka javne nabavke
U postupku javne nabavke moraju biti ostvareni ciljevi postupka javne nabavke, koji se odnose na:
1) celishodnost i opravdanost javne nabavke - pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta i potrebnih količina, za zadovoljavanje stvarnih potreba naručioca na efikasan, ekonomičan i efektivan način;
2) ekonomično i efikasno trošenje javnih sredstava - princip "vrednost za novac", odnosno pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta po najpovoljnijoj ceni;
3) efektivnost (uspešnost) - stepen do koga su postignuti postavljeni ciljevi, kao i odnos između planiranih i ostvarenih efekata određene nabavke;
4) transparentno trošenje javnih sredstava;
5) obezbeđivanje konkurencije i jednak položaj svih ponuđača u postupku javne nabavke;
6) zaštitu životne sredine i obezbeđivanje energetske efikasnosti;
7) blagovremeno i efikasno sprovođenje postupka javne nabavke za potrebe nesmetanog odvijanja procesa rada naručioca i blagovremenog zadovoljavanja potreba ostalih korisnika.
Dostavljanje, prijem pismena i komunikacija u poslovima javnih nabavki
(Brisan)
Sekretarijat i privredni subjekti u postupku javne nabavke komunikaciju vrše putem portala javnih nabavki, odnosno putem pošte, kurirske službe i elektronskim putem - slanjem elektronske pošte, u skladu sa odredbama ovog zakona i uputstvom za korišćenje portala javnih nabavki.
Ako je sekretarijat ili privredni subjekt dostavio dokument iz postupka javne nabavke elektronskom poštom, smatraće se da je dokument primljen danom slanja.
Izuzetno, komunikacija sekretarijata i privrednih subjekata u postupku javne nabavke može da se vrši usmenim putem ako se ta komunikacija ne odnosi na bitne elemente postupka javne nabavke i ako ovim zakonom drugačije nije propisano, pod uslovom da je njena sadržina u zadovoljavajućoj meri dokumentovana.
Bitni elementi postupka javne nabavke, u smislu stava 1. Ovog člana, uključuju dokumentaciju o nabavci, prijave i ponude.
Usmena komunikacija sa privrednim subjektima koja bi mogla značajno da utiče na sadržinu i ocenu ponuda mora da bude u zadovoljavajućoj meri i na odgovarajući način dokumentovana, putem sastavljanja pisanih beleški ili zapisnika, audiosnimaka ili sažetaka glavnih elemenata komunikacije i sl.
Sva akta u postupku javne nabavke potpisuje pokrajinski sekretar, a parafira pomoćnik u sektoru iz kojeg je zaposleni koji je obrađivao predmet, izuzev akata koje u skladu sa odredbama Zakona potpisuju članovi komisije za javnu nabavku.
Sprovođenje postupka javne nabavke
Tim za sprovođenje, koji čine zaposleni u Sektoru za propise, sprovodi postupak javne nabavke tako što koordinira rad komisija za javne nabavke, pruža stručnu pomoć komisiji u vezi sa sprovođenjem postupka nabavke i obavlja druge aktivnosti s tim u vezi.
Za organizaciju rada članova Tima za sprovođenje, kao i za kontrolu aktivnosti u vezi sa sprovođenjem javnih nabavki, odgovoran je pomoćnik pokrajinskog sekretara za propise.
Tim za sprovođenje, u skladu sa okvirnim datumima za pokretanje postupka javne nabavke, koji su definisani u Planu nabavki, priprema predlog odluke o sprovođenju postupka i predlog rešenja o obrazovanju komisije za javnu nabavku, koje potpisuje pokrajinski sekretar ili lice koje on ovlasti, a koji sadrže sve potrebne elemente propisane Zakonom.
Pokretanje postupka javne nabavke se evidentira i zavodi pod brojem koji dodeljuje pisarnica pokrajinskih organa, u skladu s propisima kojima se uređuje kancelarijsko poslovanje.
Postupak javne nabavke smatra se pokrenutim slanjem na objavljivanje javnog poziva i drugih oglasa koji se koriste kao javni poziv, osim u slučaju pregovaračkog postupka bez objavljivanja javnog poziva kada se postupak smatra pokrenutim danom slanja poziva za podnošenje ponuda.
(Brisan)
Način imenovanja članova komisije za javnu nabavku, odnosno lica koja sprovode postupak javne nabavke
Postupak javne nabavke sprovodi komisija za javnu nabavku koju imenuje pokrajinski sekretar.
Ako procenjena vrednost javne nabavke ne prelazi iznos od 3.000.000 dinara, pokrajinski sekretar nije dužan da imenuje komisiju za javnu nabavku, u kom slučaju postupak javne nabavke sprovodi lice koje on imenuje.
Komisija mora da ima neparan broj članova, a najmanje tri člana.
U komisiji za javnu nabavku jedan član mora da bude lice koje ima stečeno visoko obrazovanje iz pravne naučne oblasti na studijama drugog stepena (diplomske akademske studije - master, specijalističke akademske studije, specijalističke strukovne studije), odnosno visoko obrazovanje koje je zakonom izjednačeno sa akademskim nazivom master na osnovnim studijama u trajanju od najmanje četiri godine ili službenik za javne nabavke sa visokim obrazovanjem na studijama drugog stepena (diplomske akademske studije - master, specijalističke akademske studije, specijalističke strukovne studije), odnosno visoko obrazovanje koje je zakonom izjednačeno sa akademskim nazivom master na osnovnim studijama u trajanju od najmanje četiri godine ili lice koje je steklo sertifikat za službenika za javne nabavke do dana stupanja na snagu ovog zakona.
Za člana komisije imenuje se lice koje ima odgovarajuća stručna znanja iz oblasti koja je predmet javne nabavke, kada je to potrebno.
Članovi komisije za javnu nabavku, odnosno lice iz stava 2. Ovog člana mogu da budu lica koja nisu zaposlena kod naručioca, ako naručilac nema zaposlena lica koja imaju odgovarajuća stručna znanja.
Komisija za javnu nabavku, odnosno lice iz stava 2. Ovog člana, preduzima sve radnje u postupku, a naročito priprema oglase o javnoj nabavci, konkursnu dokumentaciju, vrši stručnu ocenu ponuda i prijava, priprema izveštaje o postupku javne nabavke, obavlja potrebnu komunikaciju u postupku javne nabavke u skladu sa odredbama ovog zakona i preduzima potrebne radnje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava.
Komisija za javnu nabavku, odnosno lice iz stava 2. Ovog člana, stara se o zakonitosti sprovođenja postupka.
Način pružanja stručne pomoći Komisiji, odnosno licima koja sprovode postupak javne nabavke
Sve organizacione jedinice u Sekretarijatu dužne su da u okviru svoje nadležnosti pruže stručnu pomoć Komisiji, uključujući pritom i izradu tehničkih specifikacija.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, Komisija se pisanim putem obraća nadležnoj organizacionoj jedinici.
Organizaciona jedinica od koje je zatražena stručna pomoć Komisije dužna je da pisanim putem odgovori na zahtev Komisije, u roku koji određuje Komisija.
Ukoliko organizaciona jedinica ne odgovori Komisiji ili ne odgovori u roku, Komisija obaveštava pokrajinskog sekretara, koji će preduzeti sve potrebne mere predviđene pozitivnim propisima za slučaj nepoštovanja radnih obaveza.
Način postupanja u toku izrade konkursne dokumentacije
Komisija priprema konkursnu dokumentaciju, na način utvrđen Zakonom i podzakonskim aktima koji uređuju oblast javnih nabavki, tako da ponuđači na osnovu te dokumentacije mogu da pripreme prihvatljivu i odgovarajuću ponudu.
Konkursna dokumentacija mora da sadrži elemente propisane Zakonom i podzakonskim aktom kojim su uređeni obavezni elementi konkursne dokumentacije u postupcima javnih nabavki.
Komisija priprema izmene i dopune konkursne dokumentacije, daje dodatne informacije ili objašnjenja u vezi s pripremanjem ponude i prijava.
Objavljivanje u postupku javne nabavke
Oglase o javnoj nabavci, konkursnu dokumentaciju i druge akte u postupku javne nabavke objavljuje Tim za sprovođenje, u skladu sa Zakonom.
Ponuda se podnosi elektronskim sredstvima putem portala javnih nabavki, osim ako je zakonom drugačije određeno.
Ponuđač može da podnese samo jednu ponudu.
U roku za podnošenje ponude ponuđač može da izmeni, dopuni ili opozove svoju ponudu, na način na koji je podneo osnovnu ponudu.
Ponudu može da podnese grupa ponuđača kao zajedničku ponudu.
Ponuđač koji je samostalno podneo ponudu ne može istovremeno da učestvuje u zajedničkoj ponudi ili kao podizvođač, niti isto lice može učestvovati u više zajedničkih ponuda.
Ponude se otvaraju odmah nakon isteka roka za podnošenje ponuda, odnosno istog dana.
Otvaranje ponuda je javno.
O postupku otvaranja ponuda vodi se poseban zapisnik.
Način postupanja u fazi stručne ocene ponuda
Nakon otvaranja ponuda, odnosno prijava, vrši se pregled, stručna ocena i rangiranje ponuda, odnosno prijava, na osnovu uslova i zahteva iz dokumentacije o nabavci i sačinjava izveštaj o postupku javne nabavke.
U skladu sa izveštajem o stručnoj oceni ponuda, Komisija priprema predlog odluke o dodeli ugovora, predlog odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke, odnosno predlog odluke o priznavanju kvalifikacije.
Predlog odluke iz stava 1. ovog člana dostavlja se ovlašćenom licu na potpisivanje.
Tim za sprovođenje odluke iz stava 1. ovog člana objavljuje se na Portalu javnih nabavki u zakonom propisanim rokovima.
Način postupanja u toku zaključivanja ugovora
Po isteku roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava, nakon donošenja odluke o dodeli ugovora, odnosno odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, odnosno ako u roku predviđenom Zakonom nije podnet zahtev za zaštitu prava ili je zahtev za zaštitu prava odbačen ili odbijen, Tim za sprovođenje sačinjava predlog ugovora koji mora odgovarati modelu ugovora iz konkursne dokumentacije.
Ugovor, sačinjen, po pravilu, u četiri primerka, potpisuje pokrajinski sekretar ili lice koje on ovlasti.
Primerci ugovora dostavljaju se na potpisivanje drugoj ugovornoj strani.
Tim za sprovođenje dostavlja potpisani primerak ugovora Sektoru za materijalno-finansijske poslove.
Postupanje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava
Komisija postupa po prijemu zahteva za zaštitu prava, u skladu sa Zakonom.
Način obezbeđivanja konkurencije
Konkurencija u svim postupcima javne nabavke obezbeđuje se u skladu sa Zakonom, uz obavezu primene načela transparentnosti postupka javne nabavke.
U postupku javne nabavke, neophodno je odrediti uslove za učešće u postupku, tehničke specifikacije i kriterijume za dodelu ugovora na način koji obezbeđuje učešće što većeg broja ponuđača i podnosilaca prijava i koji ne stvara diskriminaciju među ponuđačima.
Način postupanja radi zaštite podataka i određivanje poverljivosti
Tim za javne nabavke, članovi Komisije i svi zaposleni u Sekretarijatu koji su imali uvid u podatke sadržane u ponudi, a koje je ponuđač označio u ponudi kao poverljive, dužni su da ih čuvaju kao poverljive i da odbiju davanje informacije, što bi značilo povredu poverljivosti podataka dobijenih u ponudi, u skladu sa Zakonom.
Ne smatraju se poverljivim dokazi o ispunjenosti obaveznih uslova, cena i drugi podaci iz ponude značajni za primenu elemenata kriterijuma i rangiranje ponude.
Svim licima koja učestvuju u sprovođenju postupka javne nabavke, odnosno u pripremi konkursne dokumentacije za javnu nabavku ili pojedinih njenih delova, zabranjeno je da trećim licima saopštavaju bilo koje nezvanične podatke u vezi s javnom nabavkom.
U konkursnoj dokumentaciji može se zahtevati zaštita poverljivosti podataka koji se ponuđačima stavljaju na raspolaganje, uključujući i njihove podizvođače.
Preuzimanje konkursne dokumentacije Komisija može usloviti potpisivanjem izjave ili sporazuma o čuvanju poverljivih podataka ukoliko ti podaci predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka.
Tim za sprovođenje za svaku konkretnu nabavku, prilikom dostavljanja članovima Komisije rešenja o imenovanju Komisije, dostavlja i informaciju o poverljivim podacima.
Komisija je dužna da s poverljivim podacima postupa u skladu sa Zakonom i drugim propisima.
Način evidentiranja svih radnji i akata, čuvanja dokumentacije u vezi s javnim nabavkama i vođenja evidencije zaključenih ugovora i dobavljača
Tim za javne nabavke evidentira sve radnje koje je preduzeo i akte koje je doneo tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javne nabavke, čuva svu dokumentaciju u vezi s javnim nabavkama, u skladu s propisima koji uređuju oblast dokumentarne građe i arhiva, najmanje pet godina od zaključenja pojedinačnog ugovora o javnoj nabavci ili okvirnog sporazuma, odnosno pet godina od obustave ili poništenja postupka javne nabavke.
Dokumentacija koja se razmenjuje na portalu javnih nabavki čuva se i arhivira na portalu javnih nabavki.
Dostavljanje tromesečnog izveštaja Upravi za javne nabavke
(Brisan)
Kontrola javnih nabavki obuhvata kontrolu svih preduzetih mera, akata i radnji u postupku planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Kontrolu mera, akata i radnji u postupku planiranja javnih nabavki i izvršenja zaključenih ugovora o javnim nabavkama obavlja pomoćnik pokrajinskog sekretara za materijalno-finansijske poslove.
Kontrolu mera, akata i radnji u vezi sa sprovođenjem postupka javnih nabavki, evidentiranja i arhiviranja predmeta obavlja pomoćnik pokrajinskog sekretara za propise.
Zaposleni koji imaju stručna znanja iz oblasti predmeta nabavki i oblasti poslovanja Sekretarijata (pravne, ekonomske, informacione tehnologije, obrazovanja i dr.) dužni su da, po zahtevu lica zaduženih za kontrolu, pruže stručnu pomoć prilikom kontrole javnih nabavki.
Kontrola mera, akata i radnji u postupku planiranja obavlja se u svakoj fazi planiranja, kao i neposredno pre donošenja plana javnih nabavki - kao redovna kontrola.
Kontrola radnji i akata u postupku sprovođenja javnih nabavki obavlja se u svakoj fazi postupka sprovođenja - kao redovna kontrola.
Vanredna kontrola javnih nabavki sprovodi se po nalogu pokrajinskog sekretara, a može i bez njegovog naloga ako postoje saznanja zbog kojih je potrebno sprovesti kontrolu.
Predmet kontrole planiranja javnih nabavki i izvršenja ugovora naročito obuhvata:
1. način na koji je ispitivano tržište i dokumentaciju koja potvrđuje sprovedene aktivnosti;
2. postupak i način utvrđivanja procenjene vrednosti javne nabavke;
3. usaglašenost planiranih nabavki s finansijskim planom Sekretarijata;
4. način i rokove plaćanja;
5. druge neophodne radnje.
Predmet kontrole sprovođenja javnih nabavki naročito obuhvata:
1. predloge akata u postupku javnih nabavki za čiju izradu nije nadležna Komisija;
2. druge neophodne radnje.
Pomoćnici pokrajinskog sekretara, kao lica za kontrolu, svojim parafom na aktima koje su pripremili članovi Tima za planiranje i praćenje izvršenja javnih nabavki i Tima za sprovođenje, potvrđuju izvršenu kontrolu.
U slučaju vanredne kontrole pomoćnici pokrajinskog sekretara sastavljaju izveštaj koji sadrži:
1. razlog kontrole;
2. predmet kontrole;
3. datum izvršenja kontrole;
4. ime lica koje je kontrolu izvršio;
5. spisak dokumentacije nad kojom je ostvaren uvid tokom kontrole;
6. nalaz, preporuke i predlog mera;
7. potpis lica za kontrolu.
Pravila komunikacije s drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora
Komunikacija s drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci odvija se pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Komunikaciju s drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci obavljaju članovi Tima za planiranje i izvršenje.
Član komisije, u saradnji sa članovima Tima za planiranje i izvršenje zadužen je za kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, odnosno obavlja ostale potrebne radnje u vezi s praćenjem izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Prijem dobara, usluga i radova može se obavljati i komisijski.
Pravila i način provere kvantiteta i kvaliteta isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova
Prilikom kvantitativnog i kvalitativnog prijema dobara, usluga ili radova, proverava da li količina, vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovaraju ugovorenom, odnosno da li su u svemu u skladu sa zahtevanim tehničkim specifikacijama i ponudom, o čemu se sačinjava i zapisnik.
Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora
Kada se utvrdi da količina ili kvalitet isporuke ne odgovara ugovorenom, Tim za planiranje i izvršenje upućuje pisanu reklamaciju dobavljaču, u kojoj se navodi u čemu isporuka nije u skladu sa ugovorenim.
Postupanje po reklamaciji uređuje se konkursnom dokumentacijom, ugovorom o javnoj nabavci, zakonom kojim se uređuju obligacioni odnosi i drugim propisima koji uređuju ovu oblast.
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje, kao i pravila postupka realizacije ugovorenih obaveza, propisani su aktom koji reguliše organizaciju budžetskog računovodstva u Sekretarijatu.
Pravila postupka realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja
Kada utvrdi razloge za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, Tim za javne nabavke proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja i - ukoliko su za to ispunjeni uslovi - obaveštava Sektor za materijalno-finansijske poslove, zadužen za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja u skladu s važećim propisima.
(Brisan)
Pravila stavljanja dobara na raspolaganje korisnicima unutar naručioca
Tim za javne nabavke stara se o stavljanju dobra na raspolaganje zaposlenima u Sekretarijatu.
Pravila postupanja u vezi sa izmenom ugovora
Ukoliko su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ili raskid ugovora o javnoj nabavci, Tim za sprovođenje izrađuje predlog odluke o izmeni ugovora i predlog aneksa ugovora odnosno ugovor o raskidu, koje dostavlja na potpis ovlašćenom licu.
Postupanje u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku
Ukoliko Tim za sprovođenje otkrije greške u toku garantnog roka, o tome obaveštava drugu ugovornu stranu.
Tim za sprovođenje proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenog sredstva finansijskog obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku i - ukoliko su za to ispunjeni uslovi - obaveštava Sektor za materijalno-finansijske poslove, koji realizuje sredstvo obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku.
Pravila za sastavljanje izveštaja (analize) o izvršenju ugovora
(Brisan)
Nabavke na koje se zakon ne primenjuje
Nabavke na koje se zakon ne primenjuje određuju se u Planu nabavki koji se donosi istovremeno sa Planom javnih nabavki.
Plan nabavki sadrži podatke o nabavkama na koje se odredbe Zakona ne primenjuju.
Planiranje nabavki na koje se zakon ne primenjuje vrši se na način propisan ovim pravilnikom za javne nabavke.
Postupak nabavke na koje se zakon ne primenjuje otpočinje donošenjem odluke o započinjanju postupka nabavke, koju donosi pokrajinski sekretar, u skladu sa Planom nabavki.
Predlog odluke iz stava 1. ovog člana pripremaju i postupak vode Tim za sprovođenje i Tim za planiranje i praćenje izvršenja i dostavljaju pokrajinskom sekretaru na potpis.
Na nabavku usluga, dobara i radova čija procenjena vrednost na godišnjem nivou ne prelazi iznos od 500.000, dinara postupak se sprovodi upućivanjem poziva za dostavljanje jedne ponude ili dostavljanjem ponude, poziva, profakture ili fakture.
Po prijemu ponude, poziva, profakture ili fakture ista se dostavlja pokrajinskom sekretaru na saglasnost, nakon čega Tim za sprovođenje i Tim za planiranje i praćenje izvršenja pripremaju ugovor ili drugi akt radi realizacije nabavke.
Na nabavku usluga, dobara i radova čija je procenjena vrednost na godišnjem nivou veća od 500.000, dinara a manja od 1.000.000,00 dinara postupak se sprovodi na sledeći način:
- u odluci o započinjanju postupka nabavke određuje se lice ovlašćeno za sprovođenje postupka nabavke,
- ovlašćeno lice upućuje poziv za dostavljanje ponude na adrese tri lica, koja su po saznanjima Pokrajinskog sekretarijata sposobna da izvrše predmetnu nabavku, elektronskim putem ili putem pošte,
- po isteku roka za podnošenje ponuda ovlašćeno lice sačinjava zapisnik o pribavljenim ponudama i predlog odluke o izboru najpovoljnije ponude,
- pokrajinski sekretar donosi odluku o izboru najpovoljnije ponude,
- nakon donošenja odluke o izboru najpovoljnije odluke svi ponuđači se obaveštavaju o tome, a sa najpovoljnijim ponuđačem zaključuje se ugovor.
Izuzetno, ako nije moguće uputiti poziv za dostavljanje ponude na adrese tri lica, primenjuje se postupak iz člana 55g ovog pravilnika, a razlozi za to navode se u odluci o započinjanju postupka nabavke.
U slučaju dodele ugovora i okvirnih sporazuma za nabavke društvenih i drugih posebnih usluga, u odluci o započinjanju postupka odrediće se ovlašćena lica za sprovođenje postupka, rokovi i drugi elementi sprovođenja postupka.
Odredbe ovog pravilnika ne primenjuju se na zaključenje ugovora o privremenim i povremenim poslovima.
Tim za planiranje i praćenje izvršenja podnosi pokrajinskom sekretaru godišnji izveštaj o izvršenju plana nabavki na koje se zakon ne primenjuje, najkasnije do 30. januara za prethodnu godinu.
Izveštaj iz stava 1. objaviće se na internet stranici pokrajinskog sekretarijata.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu Autonomne pokrajine Vojvodine".
Samostalni član Pravilnika o izmenama i dopwunama
Pravilnika o bližem uređivanju postupka javne nabavke u Pokrajinskom sekretarijatu za obrazovanje, propise, upravu i nacionalne manjine-nacionalne zajednice
("Sl. list AP Vojvodine", br. 51/2020)
Član 29
Ovaj pravilnik stupa na snagu danom donošenja a objaviće se u "Službenom listu Autonomne pokrajine Vojvodine".
Prečišćen tekst Pravilnika o bližem uređivanju postupka javne nabavke u Pokrajinskom sekretarijatu za obrazovanje, propise, upravu i nacionalne manjine - nacionalne zajednice obuhvata:
1. Pravilnik o bližem uređivanju postupka javne nabavke u Pokrajinskom sekretarijatu za obrazovanje, propise, upravu i nacionalne manjine - nacionalne zajednice, broj: 128-404-92/2014 od 27.10.2014. godine iz kojeg je izostavljen:
- Član 56. koji propisuje stupanje na snagu ovog pravilnika
2. Pravilnik o izmenama i dopunama Pravilnika o bližem uređivanju postupka javne nabavke u Pokrajinskom sekretarijatu za obrazovanje, propise, upravu i nacionalne manjine - nacionalne zajednice ("Službeni list APV" broj 21/2018) iz kojeg je izostavljen:
- Član 25. kojim se ovlašćuje pokrajinski sekretar da utvrdi prečišćen tekst.