PRAVILNIKO BLIŽEM UREĐIVANJU POSTUPKA JAVNIH NABAVKI U GRADU KIKINDI("Sl. list grada Kikinde", br. 11/2020) |
Ovim Pravilnikom se bliže uređuje postupak javne nabavke unutar Grada Kikinda (u daljem tekstu: naručilac) odnosno njenih organizacionih jedinica, a naročito: način planiranja, sprovođenja postupka javne nabavke i praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci (način komunikacije, pravila, obaveze i odgovornost lica i organizacionih jedinica), način planiranja i sprovođenja nabavki na koje se zakon ne primenjuje, kao i nabavki društvenih i drugih posebnih usluga. način planiranja, sprovođenja postupka javne nabavke i praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci (način komunikacije, pravila, obaveze i odgovornost lica i organizacionih jedinica), način planiranja i sprovođenja nabavki na koje se zakon ne primenjuje, kao i nabavki društvenih i drugih posebnih usluga.
Ovaj pravilnik je namenjen svim organizacionim jedinicama i funkcijama u Gradu Kikinda koje su, u skladu sa važećom regulativom i unutrašnjim opštim aktima uključene u planiranje nabavki, sprovođenje postupka javnih nabavki, izvršenje ugovora i kontrolu javnih nabavki.
Rukovodioci svih organizacionih jedinica su u obavezi da upoznaju svoje zaposlene sa obavezama, pravilima, načinom postupanja propisanim ovim pravilnikom.
III ZNAČENJE UPOTREBLJENIH POJMOVA
Javna nabavka je nabavka na osnovu ugovora o javnoj nabavci dobara, usluga ili radova od strane Grada Kikinde na način i pod uslovima propisanim Zakonom i ovim Pravilnikom.
Nabavka je nabavka dobara, usluga ili radova na koju se Zakon ne primenjuje, u skladu sa članovima 11., 12., 13., 14., i član 27. Zakona, kao i u svim drugim slučajevima predviđenim Zakonom.
Plan javnih nabavki je godišnji plan nabavki Grada koji se sačinjava u skladu sa članom 88. Zakona.
Ponuđač je privredni subjekt koji je podneo ponudu.
Kandidat je privredni subjekt koji je podneo prijavu u restriktivnom postupku, konkurentnom postupku sa pregovaranjem, pregovaračkom postupku, konkurentnom dijalogu ili partnerstvu za inovacije.
Dokumentacija o nabavci je svaki dokument u kome se opisuju ili utvrđuju elementi nabavke ili postupka, a koji uključuje javni poziv, prethodno informativno ili periodično indikativno obaveštenje u slučaju kada se ono koristi kao javni poziv, obaveštenje o uspostavljanju sistema kvalifikacije, opisnu dokumentaciju i konkursnu dokumentaciju.
Privredni subjekt je svako lice ili grupa lica, koje na tržištu nudi dobra, usluge ili radove.
Ugovor o javnoj nabavci je teretni ugovor zaključen u pisanoj formi između jednog ili više ponuđača i jednog ili više naručilaca koji za predmet ima nabavku dobara, pružanje usluga ili izvođenje radova.
Ugovor o nabavci je teretni ugovor zaključen u pisanoj i elektronskoj formi između jednog ili više ponuđača i jednog ili više naručioca, koji za predmet ima nabavku dobara, pružanje usluga ili izvođenje radova, u skladu sa članovima 11., 12., 13., 14., i član 27. Zakona.
Narudžbenica je formalni dokument koji sadrži bitne elemente ugovora, a koji naručilac umesto zaključenja ugovora o nabavci izdaje najpovoljnijem ponuđaču u pojedinačnom postupku nabavke čija vrednost nije veća od iznosa određenog članom 27. Zakona.
Gradska uprava je organ grada koji sprovodi postupke nabavki i realizacije ugovora o nabavkama i javnim nabavkama u ime Grada.
Sekretarijat za finansije je organizaciona jedinica Gradske uprave, koji obavlja poslove koji se odnose na planiranje i izvršenje prihoda i rashoda Grada, u skladu sa Pravilnikom o sistematizaciji i unutrašnjoj organizaciji radnih mesta.
Odsek za javne nabavke je uža organizaciona jedinica u okviru Sekretarijata za razvoj i upravljanje investicijama u Gradskoj upravi, koja obavlja poslove koji se odnose na planiranje i sprovođenje postupaka javnih nabavki kao i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, za potrebe Grada.
Kontrolu vrši interni revizor Grada.
Korisnik nabavke je svaka organizaciona jedinica u okviru organa grada i u okviru Gradske uprave, koja predlaže javnu nabavku i nabavku, podnosi zahtev za pokretanje postupka javne nabavke, i prati izvršenje ugovora o javnoj nabavci i ugovora o nabavci.
Pravilnikom se uređuju postupak planiranja nabavki, rokovi izrade i donošenja plana javnih nabavki i izmena plana javnih nabavki, ovlašćenja i odgovornost organizacionih jedinica, odnosno lica koja učestvuju u planiranju, kao i druga pitanja od značaja za postupak planiranja nabavki.
Plan javnih nabavki donosi se na godišnjem nivou i sadrži obavezne elemente određene Zakonom i podzakonskim aktom i mora biti usklađen sa budžetom Grada Kikinda.
Plan javnih nabavki donosi Gradsko veće grada Kikinda za tekuću godinu, poštujući pravila o njegovom sačinjavanju i objavljivanju na Portalu javnih nabavki koja su propisana Zakonom i podzakonskim aktom. Izmene i dopune plana javnih nabavki takođe donosi Gradsko veće grada Kikinda.
Plan javnih nabavki i izmene i dopune objavljuju se na Portalu javnih nabavki nabavki u roku od deset dana od dana donošenja.
Ako pojedini podaci iz plana javnih nabavki predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka, ti podaci iz plana se neće objavljivati.
Pored plana javnih nabavki iz stava 1. ovog člana, naručilac posebno planira i nabavke na koje se Zakon ne primenjuje iz člana 11., 12., 13., 14., i član 27. Zakona, odnosno priprema poseban plan izuzetnih nabavki koji sadrži podatke o ukupnoj vrednosti nabavki po svakom osnovu za izuzeće.
Kriterijumi za planiranje nabavki
Kriterijumi koji se primenjuju za planiranje svake nabavke su:
1) da li je predmet nabavke u funkciji obavljanja delatnosti i u skladu sa planiranim ciljevima koji su definisani u relevantnim dokumentima (propisi, standardi, godišnji programi poslovanja, usvojene strategije i akcioni planovi...);
2) da li tehničke specifikacije i količine određenog predmeta nabavke odgovaraju stvarnim potrebama naručioca;
3) da li je procenjena vrednost nabavke odgovarajuća s obzirom na ciljeve nabavke, a imajući u vidu tehničke specifikacije, neophodne količine i stanje na tržištu (cena i ostali uslovi nabavke);
4) da li nabavka ima za posledicu stvaranje dodatnih troškova, kolika je visina i kakva je priroda tih troškova i da li je kao takva isplativa;
5) da li postoje druga moguća rešenja za zadovoljavanje iste potrebe i koje su prednosti i nedostaci tih rešenja u odnosu na postojeće;
6) stanje na zalihama, odnosno praćenje i analiza pokazatelja u vezi sa potrošnjom dobara (dnevno, mesečno, kvartalno, godišnje i sl);
7) prikupljanje i analiza postojećih informacija i baza podataka o dobavljačima i zaključenim ugovorima;
8) praćenje i poređenje troškova održavanja i korišćenja postojeće opreme u odnosu na troškove nove opreme, isplativost investicije, isplativost remonta postojeće opreme i sl;
9) troškovi životnog ciklusa predmeta javne nabavke (trošak nabavke, troškovi upotrebe i održavanja, kao i troškovi odlaganja nakon upotrebe);
10) rizici i troškovi u slučaju nesprovođenja postupka nabavke, kao i troškovi alternativnih rešenja.
Navedeni kriterijumi se uzimaju u obzir i prilikom donošenja odluke o tome koje će se nabavke uvrstiti u plan nabavki i sprovesti u tekućoj godini, kao u određivanju redosleda prioriteta nabavki.
Prioritetne nabavke su i one koje su neophodne za nesmetano obavljanje delatnosti, kojima se obezbeđuje kontinuitet poslovanja i ostvarenje strateških ciljeva i odobrenih projekata, kao i one kod kojih nesprovođenje postupka predstavlja rizik za otežano obavljanje delatnosti uz velike troškove, a alternativna rešenja ne postoje ili su neracionalna u smislu troškova koje iziskuju.
Kod nabavki kod kojih su troškovi održavanja i remonta postojeće opreme veći od troškova nabavke opreme, prednost će se dati nabavci nove opreme u odnosu na održavanje i remont.
Odsek za javne nabavke koji se nalazi u okviru Sekretarijata za razvoj i upravljanje investicijama, zadužen je za koordinaciju postupka planiranja.
Do 15. novembra Odsek za javne nabavke poziva sve korisnike da dostave svoje potrebe za javnim nabavkama za narednu godinu i da izvrše istraživanje tržišta za te predmete nabavki.
Do 25. novembra Korisnici nabavki dostavljaju Odseku za javne nabavke iskazane potrebe sa podacima o istraživanju tržišta na obrascu Predlog nabavki (Prilog 1.). U Predlogu nabavki Korisnici nabavke Utvrđuju i iskazuju potrebe za predmetima javnih nabavki, odnosno opis predmeta, količinu, procenu vrednosti, opravdanost javne nabavke, određivanje vrste postupka, procenu prioriteta nabavke.
Prilikom utvrđivanja i iskazivanja svojih potreba Korisnici nabavke se moraju rukovoditi kriterijumima za planiranje javnih nabavki, ciljevima postupka javnih nabavki, procenom prioriteta javnih nabavki, razlozima od značaja za ocenu opravdanosti iskazanih potreba i procenom vrednosti javne nabavke, stanju zaliha, relevantnim podacima u vezi sa tržišnim kretanjima u planskoj godini.
Određivanje predmeta nabavke i tehničkih specifikacija predmeta nabavke
U Predlogu nabavki Korisnici nabavke određuju predmet javne nabavke i predlažu tehničke specifikacije.
Predmet javne nabavke mogu biti dobra, usluge ili radovi koji su određeni u skladu sa Zakonom i Opštim rečnikom nabavki (Common Procurement Vocabulary - CPV).
Tehničkim specifikacijama predmet javne nabavke određuje se u skladu sa Zakonom i kriterijumima za planiranje javnih nabavki, tako da se predmet javne nabavke opiše na jednostavan, objektivan, razumljiv i logično struktuiran način, odnosno koristeći šifre i oznake iz Opšteg rečnika nabavki.
Pravila i način određivanja procenjene vrednosti javne nabavke
Korisnik nabavke određuje procenjenu vrednost javne nabavke za koju iskazuje potrebu u Predlogu nabavki. Procenjena vrednost predmeta javne nabavke iskazuje se u dinarima, bez poreza na dodatu vrednost, a obuhvata procenu ukupnih plaćanja koje će izvršiti naručilac, uključujući sve opcije ugovora i moguće produženje ugovora, ukoliko je predviđeno u konkursnoj dokumentaciji. U slučaju okvirnog sporazuma i sistema dinamične nabavke, procenjena vrednost predmeta javne nabavke određuje se kao maksimalna vrednost svih ugovora predviđenih za vreme trajanja tog okvirnog sporazuma ili sistema dinamične nabavke. U slučaju partnerstva za inovacije procenjena vrednost predmeta javne nabavke određuje se kao maksimalna procenjena vrednost svih aktivnosti istraživanja i razvoja koja će da se sprovode tokom svih faza predviđenog partnerstva uključujući i vrednost dobara, usluga ili radova koji će biti razvijeni i nabavljeni nakon završetka predviđenog partnerstva.
Procenjena vrednost javne nabavke određuje se u skladu sa tehničkim specifikacijama utvrđenog predmeta nabavke i utvrđenim količinama, a kao rezultat prethodnog iskustva u nabavci konkretnog predmeta nabavke i sprovedenog istraživanja tržišta. Procenjena vrednost nabavke se može utvrditi i istraživanjem tržišta elektronskim putem na internet, kao i prikupljanjem informativnih ponuda.
Prilikom određivanja procenjene vrednosti javne nabavke ne može se određivati procenjena vrednost javne nabavke, niti se može deliti istovrsna javna nabavka na više nabavki s namerom izbegavanja primene Zakona ili pravila određivanja vrste postupka u odnosu na procenjenu vrednost javne nabavke
Način ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta nabavke
Korisnici nabavke ispituju i istražuju tržište svakog pojedinačnog predmeta nabavke, i to tako što: ispituju stepen razvijenosti tržišta, upoređuju cene više potencijalnih ponuđača, prate kvalitet, period garancije, način i troškove održavanja, rokove isporuke, postojeće propise i standarde, mogućnosti na tržištu za zadovoljavanje potreba naručioca na drugačiji način i dr.
Korisnici nabavke ispituju i istražuju tržište na neki od sledećih načina:
- ispitivanjem prethodnih iskustava u nabavci ovog predmeta nabavke (postojeće informacije i baze podataka o dobavljačima i ugovorima);
- istraživanjem putem interneta (cenovnici ponuđača, Portal javnih nabavki, sajtovi drugih naručilaca, sajtovi nadležnih institucija za objavu relevantnih informacija o tržišnim kretanjima...);
- ispitivanje iskustava drugih naručilaca;
- primarno sakupljanje podataka (ankete, upitnici...);
- na drugi pogodan način, imajući u vidu svaki predmet nabavke pojedinačno.
Prikupljanje i analiza podataka u cilju istraživanja tržišta moraju se vršiti na objektivan i sistematičan način, posebno vodeći računa o načelu jednakosti privrednih subjekata. Naručilac može da traži ili da uzme u obzir savet nezavisnih stručnjaka, nadležnih organa ili privrednih subjekata u vezi sa pripremom i sprovođenjem postupka javne nabavke, pod uslovom da se time ne narušavaju načela obezbeđenja konkurencije i zabrane diskriminacije, jednakosti privrednih subjekata i transparentnosti.
Određivanje odgovarajuće vrste postupka javne nabavke i utvrđivanje istovrsnosti dobara, usluga i radova
Odsek za javne nabavke, nakon utvrđivanja spiska svih predmeta nabavki, određuje ukupnu procenjenu vrednost istovrsnih predmeta nabavke na nivou čitavog naručioca.
Odsek za javne nabavke određuje vrstu postupka za svaki predmet javne nabavke u skladu sa odredbama Zakona, te osnovanost izuzeća od primene Zakona u skladu sa čl. 11., 12., 13., 14., i član 27. Zakona.
U skladu sa prethodno definisanom vrstom postupka, Odsek za javne nabavke objedinjuje istovrsna dobra, usluge i radove u jedinstveni postupak, gde god je to moguće, imajući u vidu dinamiku potreba i plaćanja.
Način određivanja perioda na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje
Korisnici nabavke određuju period na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje, u skladu sa važećim propisima i realnim potrebama naručioca, načelom ekonomičnosti i efikasnosti, a kao rezultat istraživanja tržišta svakog predmeta nabavke.
Određivanje dinamike pokretanja postupka javne nabavke
Dinamiku pokretanja postupaka javnih nabavki određuje Odsek za javne nabavke, a imajući u vidu vrstu postupka javne nabavke koji se sprovodi za svaki predmet nabavke, objektivne rokove za pripremu i dostavljanje ponuda, kao i propisane rokove za zahtev za zaštitu prava.
Ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke
Korisnici nabavke u saradnji sa Odsekom za javne nabavke, kao rezultat istraživanja tržišta svakog predmeta nabavke, određuju da li je opravdano (moguće) sprovesti rezervisanu javnu nabavku.
O svojoj oceni opravdanosti Korisnik nabavke uz Predlog nabavki dostavlja obrazloženje.
Ispitivanje opravdanosti zajedničkog sprovođenja javne nabavke
Odsek za javne nabavke određuje da li je opravdano zajedničko sprovođenje javne nabavke, imajući u vidu rezultate istraživanja tržišta svakog predmeta nabavke i potreba Ministarstva, kao i da li se time ostvaruju načela ekonomičnosti i efikasnosti postupka javne nabavke.
Usaglašavanje sa nacrtom finansijskog plana i izrada Predloga plana javnih nabavki
Do 15. decembra Odsek za javne nabavke dostavlja Predlog plana nabavki Sekretarijatu za finansije radi usaglašavanja sa nacrtom finansijskog plana.
Do 20. decembra Sekretarijat za finansije razmatra usaglašenost Predloga plana nabavki sa raspoloživim sredstvima iz finansijskog plana i preuzetim obavezama, i obaveštava Odsek za javne nabavke o potrebi usklađivanja.
Do 25. decembra Odsek za javne nabavke na osnovu reda prioriteta nabavki, kriterijuma i merila određenih Uputstvom za planiranje nabavki, dostavlja Korisnicima nabavke obrazloženi predlog potrebnih korekcija Predloga plana nabavki radi usklađivanja sa finansijskim planom.
Do 30. decembra Korisnici nabavke dostavljaju predloge korekcija Predloga plana nabavki i nakon usklađivanja sa budžetom Republike Srbije priprema Plan nabavki koji dostavlja Gradskom veću.
Gradsko veće grada Kikinda donosi godišnji plan javnih nabavki.
Na osnovu utvrđenih nabavki na koje se ne primenjuje Zakon u skladu sa čl. 11., 12., 13., 14., i član 27.Zakona, Gradsko veće grada Kikinda usvaja Plan nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, koji sadrži podatke o ukupnoj vrednosti nabavke po svakom osnovu za izuzeće.
Plan javnih nabavki Odsek za javne nabavke objavljuje na Portalu javnih nabavki u roku od deset dana od dana donošenja, ili kraće, i istovremeno dostavlja organizacionim jedinicama koje učestvuju u planiranju i organizacionoj jedinici zaduženoj za kontrolu javnih nabavki.
Odsek za javne nabavke dostavlja i Plan nabavki na koje se Zakon ne primenjuje organizacionim jedinicama koje učestvuju u planiranju i organizacionoj jedinici zaduženoj za kontrolu javnih nabavki.
Izmene i dopune plana javnih nabavki donose se u postupku koji je propisan za donošenje plana javnih nabavki i Odsek za javne nabavke ih objavljuje na Portalu javnih nabavki u roku od deset dana ili kraće, od dana donošenja.
Izmene i dopune Plana nabavki na koje se Zakon ne primenjuje donose se na isti način kao Plan nabavki na koje se Zakon ne primenjuje.
Korisnici nabavke u delu koji su planirali su dužni da prate izvršenje Plana nabavki po: poziciji plana, predmetu javne nabavke, vrsti postupka, broju zaključenih ugovora, dobavljačima, ugovorenim rokovima, ugovorenim cenama i sl.
Praćenje izvršenja Plana nabavki omogućava analizu ostvarenih rezultat, preciznije i sigurnije planiranje u budućem periodu, povećanje efikasnosti i kvaliteta poslovnih procesa uz uštede koje proizilaze iz profesionalnog pristupa procesu osmišljenog planiranja.
VI CILJEVI POSTUPKA JAVNE NABAVKE
U postupku javne nabavke moraju biti ostvareni ciljevi postupka javne nabavke, koji se odnose na:
1) celishodnost i opravdanost javne nabavke - pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta i potrebnih količina, za zadovoljavanje stvarnih potreba naručioca na efikasan, ekonomičan i efektivan način;
2) ekonomično i efikasno trošenje javnih sredstava - princip "vrednost za novac", odnosno pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta po najpovoljnijoj ceni;
3) efektivnost (uspešnost) - stepen do koga su postignuti postavljeni ciljevi, kao i odnos između planiranih i ostvarenih efekata određene nabavke;
4) transparentno trošenje javnih sredstava;
5) obezbeđivanje konkurencije i jednak položaj svih privrednih subjekata u postupku javne nabavke;
6) zaštitu životne sredine i obezbeđivanje energetske efikasnosti;
7) blagovremeno i efikasno sprovođenje postupka javne nabavke za potrebe nesmetanog odvijanja procesa rada naručioca i blagovremenog zadovoljavanja potreba ostalih korisnika.
VII DOSTAVLJANJE, PRIJEM I PISMENA KOMUNIKACIJA U POSLOVIMA JAVNIH NABAVKI
Dostavljanje, prijem, kretanje i evidentiranje ponuda, prijava i drugih pismena u vezi sa postupkom javne nabavke i obavljanjem poslova javnih nabavki (planiranje, sprovođenje postupka i izvršenje ugovora o javnoj nabavci), obavlja se u skladu sa Zakonom elektronskim putem preko Portala javnih nabavki, u kojem se dokumentacija prima, otvara i pregleda, zavodi, raspoređuje. Nakon otvaranja ponuda, svaka ponuda se štampa i odlaže u posebne registratore. Način otvaranja ponuda, sadržinu zapisnika o otvaranju ponuda i druga pitanja od značaja za postupak otvaranja ponuda je propisala Kancelarija za javne nabavke, podzakonskim aktima.
Ukoliko se delovi ponude ne mogu podneti elektronskim putem, predaju se na pisarnici Gradske uprave. Naručilac je dužan da prilikom prijema, na koverti, odnosno kutiji u kojoj se nalaze, obeleži vreme prijema. Ako su delovi ponude dostavljeni neposredno, naručilac predaje ponuđaču potvrdu prijema.
Ponude za nabavke izuzete od primene Zakona se dostavljaju putem pisarnice gradske uprave u zatvorenim kovertama, ili elektronskim putem preko e-pošte: javne.nabavke@kikinda.org.rs. Ponude za nabavke izuzete od primene Zakona poslate putem elektronske pošte otvaraju zaposleni u Odseku za javne nabavke, nakon isteka roka za dostavljanje ponuda.
Poslove u pisarnici obavlja organizaciona jedinica u skladu sa opštim aktom o unutrašnjoj organizaciji.
Ekspedicija je deo pisarnice u kojoj se pošta prima od organizacionih jedinica radi otpremanja za zemlju i inostranstvo i vodi evidencija o otpremljenoj pošti.
U pisarnici poštu prima zaposleni zadužen za prijem pošte, u skladu s rasporedom radnog vremena.
Primljena pošta zavodi se u odgovarajućoj evidenciji istog dana kad je primljena i pod datumom pod kojim je primljena i odmah se dostavlja Odseku za javne nabavke.
Zaposleni na pisarnici zaprima samo delove ponude koje nije moguće poslati elektronskim putem, preko Portala javnih nabavki, kao i ponude za nabavke izuzete od primene Zakona.
Primljene delove ponude koje nije moguće dostaviti elektronskim putem, u postupku elektronske javne nabavke, kao i ponude za nabavke izuzete od primene Zakona, zavode se u trenutku prijema i na svakom delu ponude, obavezno se mora naznačiti datum i tačno vreme prijema.
Ukoliko zaposleni iz stava 5. ovog člana utvrdi nepravilnosti prilikom prijema delova ponude i ponuda za nabavke izuzete od primene Zakona, [npr. deo ponude nije označena kao ponuda pa je otvorena, dostavljena je otvorena ili oštećena koverta i sl], dužan je da o tome sačini belešku i dostavi je Odseku za javne nabavke.
Primljene delove ponude, kao i ponude za nabavke izuzete od primene Zakona čuva Odsek za javne nabavke u izvornom dostavljenom obliku do otvaranja ponuda kada ih predaje komisiji za javnu nabavku.
Organizaciona jedinica u kojoj se obavljaju poslovi pisarnice i Odsek za javne nabavke, kao i svi zaposleni koji su imali uvid u podatke o dostavljenim ponudama bilo elektronskim putem ili putem pošte, dužni su da čuvaju kao poslovnu tajnu imena zainteresovanih lica, ponuđača, podnosilaca prijava, kao i podatke o podnetim ponudama, odnosno prijavama, do otvaranja ponuda, odnosno prijava.
Elektronsku poštu druga lica dostavljaju na imejl adrese koje su određene za prijem pošte u elektronskom obliku ili na drugi način, u skladu sa zakonom ili posebnim propisom.
Ako se pri prijemu, pregledu ili otvaranju elektronske pošte utvrde nepravilnosti ili drugi razlozi koji onemogućavaju postupanje po ovoj pošti (npr. nedostatak osnovnih podataka za identifikaciju pošiljaoca - imena i prezimena ili adrese, nemogućnost pristupa sadržaju poruke, format poruke koji nije propisan, podaci koji nedostaju i sl.), ta pošta se preko imejl naloga vraća pošiljaocu, uz navođenje razloga vraćanja.
Zaposleni je dužan da pisarnici bez odlaganja dostavi, radi zavođenja, svu elektronsku poštu koju je upotrebom imejl naloga ili na drugi odgovarajući način neposredno primio od drugih lica, a koja sadrži akte kojima se u organizacionoj jedinici u kojoj je on raspoređen pokreće, dopunjava, menja, prekida ili završava neka službena radnja, odnosno poslovna aktivnost.
Potvrda o prijemu elektronske pošte izdaje se korišćenjem imejl naloga (korisničke adrese) ili na drugi pogodan način.
Sva akta u postupku javne nabavke potpisuje Gradonačelnik grada Kikinda, a parafira rukovodilac Odseka za javne nabavke i lice koje je obrađivalo predmet, kao i rukovodilac Korisnika nabavke, izuzev akata koje u skladu sa odredbama Zakona potpisuje komisija za javnu nabavku. Akta mogu biti potpisana elektronskim potpisom, a saglasnost na dokumentaciju se može validno izraziti i putem elektronske pošte u telu mejla, gde je u tekstualnom delu potrebno nedvosmisleno potvrditi saglasnost na određeni dokument, ili dati potvrdu prijema određenog dokumenta.
VIII SPROVOĐENJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke podnosi organizaciona jedinica koja je korisnik nabavke, odnosno organizaciona jedinica koja je ovlašćena za podnošenje zahteva, odnosno Sekretar sekretarijata za razvoj i upravljanje investicijama u slučaju objedinjenih javnih nabavki (u daljem tekstu: podnosilac zahteva).
Zahtev iz stava 1. ovog člana podnosi se ukoliko je javna nabavka predviđena Planom javnih nabavki naručioca. za tekuću godinu.
Zahtev iz stava 1. ovog člana podnosi se Odseku za javne nabavke, u roku za pokretanje postupka koji je određen Planom javnih nabavki.
Podnosilac zahteva podnosi zahtev iz stava 1. ovog člana, na obrascu koji čini sastavni deo ovog pravilnika.
Podnosilac zahteva dužan je da odredi predmet javne nabavke, procenjenu vrednost, tehničke specifikacije, kvalitet, količinu i opis dobara, radova ili usluga, način sprovođenja kontrole i obezbeđivanja garancije kvaliteta, tehničke propise i standarde koji se primenjuju, rok izvršenja, mesto izvršenja ili isporuke dobara, eventualne dodatne usluge i slično, održavanje, garantni rok, tako da ne koristi Diskriminatorske kriterijume za kvalitativni izbor privrednih subjekata i tehničke specifikacije.
Podnosilac zahteva uz zahtev za pokretanje postupka javne nabavke, dostavlja obrazloženje za pokretanje pregovaračkog postupka bez objavljivanja javnog poziva za podnošenje ponuda i potrebne dokaze, ukoliko smatra da su ispunjeni Zakonom propisani uslovi za pokretanje ove vrste postupka.
Odsek za javne nabavke upućuje Kancelariji za javne nabavke zahtev za dobijanje mišljenja o osnovanosti primene pregovaračkog postupka bez objavljivanja javnog poziva za podnošenje ponuda, o čemu obaveštava podnosioca zahteva.
Po prijemu zahteva za pokretanje postupka javne nabavke, Odsek za javne nabavke dužan je da proveri da li isti sadrži sve utvrđene elemente, a naročito da li je javna nabavka predviđena Planom javnih nabavki naručioca.
Ukoliko podneti zahtev sadrži nedostatke, odnosno ne sadrži sve potrebne elemente, isti se bez odlaganja vraća podnosiocu zahteva na ispravku i dopunu, koja mora biti učinjena u najkraćem mogućem roku.
Ukoliko podneti zahtev sadrži sve neophodne elemente, zahtev se dostavlja na odobrenje Načelniku Gradske uprave Kikinda, koji potpisuje i overava podneti zahtev.
Nakon odobrenog Zahteva od strane Načelnika Gradske uprave, Odsek za javne nabavke upućuje zahtev za Saglasnost za ugovaranje nabavke Sekretarijatu za finansije. Ukoliko Sekretarijat za finansije odbaci zahtev, nabavku nije moguće sprovesti, a ukoliko je ista pokrenuta zbog hitnosti postupak se obustavlja. Bez Saglasnosti Sekretarijata za finansije nije moguće pokrenuti javnu nabavku. Sekretarijat za finansije izdaje Saglasnost za pokretanje na osnovu dva parametra:
- opredeljene aproprijacije u budžetu za predmetnu nabavki;
- tekuće likvidnosti.
Ukoliko ne postoji dovoljna aproprijacija za sprovođenje nabavke Sekretarijat za finansije može odbaciti Zahtev ili izdati Saglasnost do raspoloživog iznosa aproprijacije. Ukoliko je ugrožena likvidnost budžeta grada, Sekretarijat za finansije može odbaciti Zahtev i navesti period do kojeg nije moguće sprovoditi određenu nabavku.
Način postupanja po odobrenom zahtevu za pokretanje postupka javne nabavke
Na osnovu odobrenog zahteva, Odsek za javne nabavke bez odlaganja sačinjava predlog Odluke o sprovođenju postupka javne nabavke (Prilog 4), koji sadrže sve potrebne elemente propisane Zakonom.
Odluka iz stava 1. ovog člana se zajedno sa zahtevom za pokretanje postupka javne nabavke i ostalom pratećom dokumentacijom, dostavljaju Gradonačelniku na potpis.
Način imenovanja članova komisije za javnu nabavku, odnosno lica koja sprovode postupak javne nabavke
Članovi Komisije za javne nabavke se imenuju Odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke. Gradonačelnik donosi Odluku o sprovođenju postupka javne nabavke.
Komisija mora da ima neparan broj članova, a najmanje tri člana.
U komisiji za javnu nabavku jedan član mora da bude lice koje ima stečeno visoko obrazovanje iz pravne naučne oblasti na studijama drugog stepena (diplomske akademske studije - master, specijalističke akademske studije, specijalističke strukovne studije), odnosno visoko obrazovanje koje je zakonom izjednačeno sa akademskim nazivom master na osnovnim studijama u trajanju od najmanje četiri godine ili službenik za javne nabavke sa visokim obrazovanjem na studijama drugog stepena (diplomske akademske studije - master, specijalističke akademske studije, specijalističke strukovne studije), odnosno visoko obrazovanje koje je zakonom izjednačeno sa akademskim nazivom master na osnovnim studijama u trajanju od najmanje četiri godine ili lice koje je steklo sertifikat za službenika za javne nabavke do dana stupanja na snagu Zakona o javnim nabavkama.
Članovi komisije imenuju se iz reda zaposlenih u Odseku za javne nabavke i korisnika nabavke, a mogu biti imenovani i članovi iz drugih organizacionih jedinica ukoliko za to postoji objektivna potreba.
Za članove komisije se imenuju lica koja imaju odgovarajuće stručno obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke, kada je to potrebno.
Članovi komisije za javnu nabavku mogu da budu lica koja nisu zaposlena kod naručioca, ako naručilac nema zaposlena lica koja imaju odgovarajuća stručna znanja.
U komisiju se ne mogu imenovati lica za koja postoji saznanje da mogu biti u sukobu interesa za predmet javne nabavke.
Nakon otvaranja ponuda, članovi komisije potpisuju izjavu kojom potvrđuju da u predmetnoj javnoj nabavci nisu u sukobu interesa (Prilog 5). Ako procenjena vrednost javne nabavke ne prelazi iznos od 3.000.000 dinara, naručilac nije dužan da imenuje komisiju za javnu nabavku, u kom slučaju postupak javne nabavke sprovodi lice koje naručilac imenuje.
Način pružanja stručne pomoći komisiji, odnosno licima koja sprovode postupak javne nabavke
Sve organizacione jedinice dužne su da u okviru svoje nadležnosti pruže stručnu pomoć komisiji.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, komisija se pisanim putem obraća nadležnoj organizacionoj jedinici.
Organizaciona jedinica od koje je zatražena stručna pomoć komisije, dužna je da pisanim putem odgovori na zahtev komisije, u roku koji određuje komisija, a u skladu sa propisanim rokovima za postupanje.
Ukoliko organizaciona jedinica ne odgovori komisiji ili ne odgovori u roku, komisija obaveštava ovlašćeno lice naručioca, koji će preduzeti sve potrebne mere predviđene pozitivnim propisima za nepoštovanje radnih obaveza.
Način postupanja u toku izrade konkursne dokumentacije
Komisija za javnu nabavku priprema konkursnu dokumentaciju, na način utvrđen Zakonom i podzakonskim aktima koji uređuju oblast javnih nabavki, tako da ponuđači na osnovu iste mogu da priprememogu da pripreme i podnesu ponudu, odnosno prijavu.
Konkursna dokumentacija mora da sadrži elemente propisane podzakonskim aktom kojim su uređeni obavezni elementi konkursne dokumentacije u postupcima javnih nabavki.
Komisija je dužna da, u skladu sa Zakonom, podzakonskim aktima, odlukom o sprovođenju postupka, sprovede sve radnje potrebne za realizaciju javne nabavke.
Dodatne informacije ili pojašnjenja i izmene i dopune konkursne dokumentacije
Dodatne informacije ili pojašnjenja i potrebne izmene i dopune konkursne dokumentacije, sačinjava komisija za javnu nabavku.
Članovi i zamenici članova iz reda za poslenih u korisniku nabavke su odgovorni za dodatne informacije i pojašnjenja koja se odnose na tehničke specifikacije, kriterijume za izbor privrednog subjekta u vidu ispunjenosti uslova za obavljanje profesionalne delatnosti, finansijskog i ekonomskog, tehničkog i stručnog kapaciteta. Članovi i zamenici članova iz reda zaposlenih u Odseku za javne nabavke su odgovorni za dodatne informacije i pojašnjenja koja se odnose na sva ostala pitanja i konkursnu dokumentaciju.
Objavljivanje u postupku javne nabavke
Postupak javne nabavke smatra se pokrenutim slanjem na objavljivanje javnog poziva i drugih oglasa koji se koriste kao javni poziv, osim u slučaju pregovaračkog postupka bez objavljivanja javnog poziva kada se postupak smatra pokrenutim danom slanja poziva za podnošenje ponuda. Objavljivanje oglasa o javnoj nabavci, konkursne dokumentacije i drugih akata u postupku javne nabavke vrši Odsek za javne nabavke za potrebe komisije za javnu nabavku, u skladu sa Zakonom.
Na postupak otvaranja ponuda primenjuju se propisi kojima se uređuju javne nabavke.
Otvaranje ponuda se sprovodi na mestu i u vreme koji su navedeni u javnom pozivu, kao i u konkursnoj dokumentaciji.
Otvaranje ponuda se sprovodi odmah nakon isteka roka za podnošenje ponuda elektronskim putem.
Otvaranje ponuda je javno i može prisustvovati svako zainteresovano lice. Naručilac će isključiti javnost u postupku otvaranja ponuda ukoliko je to potrebno radi zaštite podataka koji predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka.
U postupku otvaranja ponuda mogu aktivno učestvovati samo ovlašćeni predstavnici ponuđača. Naručilac mora da omogući ovlašćenom predstavniku ponuđača koji fizički prisustvuje postupku javnog otvaranja ponuda da:
1) na Portalu javnih nabavki izvrši uvid u obrazac ponude svih ponuđača i
2) utvrdi da su delovi ponude koji su traženi u postupku javne nabavke, a koji ne mogu da se dostave elektronskim sredstvima putem Portala javnih nabavki podneti do isteka roka za podnošenje ponuda.
Portal javnih nabavki formira zapisnik o otvaranju ponuda iz podataka koje su ponuđači putem Portala javnih nabavki uneli u obrazac ponude. Portal javnih nabavki automatski stavlja na raspolaganje zapisnik o otvaranju ponuda naručiocu i svim ponuđačima, čime se postupak otvaranja ponuda putem Portala javnih nabavki završava. Po okončanju postupka javne nabavke, zapisnik o otvaranju ponuda postaje javno dostupan putem Portala javnih nabavki.
Način postupanja u fazi stručne ocene ponuda
Komisija za javnu nabavku je dužna da, nakon otvaranja ponuda, pristupi stručnoj oceni ponuda u skladu sa Zakonom, i o pregledu i oceni ponuda za javnu nabavku sačini Izveštaj o postupku javne nabavke (Prilog 6.).
Izveštaj iz stava 1. ovog člana mora da sadrži naročito sledeće podatke:
1) predmet javne nabavke, procenjenu vrednost javne nabavke ukupno i posebno za svaku partiju;
2) vrednost ugovora, okvirnog sporazuma ili sistema dinamične nabavke;
3) osnovne podatke o ponuđačima odnosno kandidatima;
4) naziv izabranog ponuđača odnosno kandidata, razloge zbog kojih je njegova ponuda izabrana odnosno prijava prihvaćena, deo ugovora ili okvirnog sporazuma koji će izvršavati podizvođač i nazive podizvođača ako postoje;
5) rezultate ocene ponuda i ispunjenosti kriterijuma za kvalitativni izbor privrednog subjekta i, ako je primenjivo, kriterijuma ili pravila za smanjenje broja kandidata, ponuda i rešenja i to:
(1) nazive izabranih kandidata ili ponuđača i razloge za njihov izbor;
(2) nazive odbijenih/isključenih kandidata ili ponuđača, razloge za odbijanje njihovih prijava ili ponuda i ponuđenu cenu tih ponuda;
6) razloge za odbijanje ponude za koje se ustanovi da su neuobičajeno niske;
7) način rangiranja ponuda;
8) okolnosti koje opravdavaju primenu pregovaračkog postupka bez objavljivanja javnog poziva;
9) okolnosti koje opravdavaju primenu konkurentnog postupka sa pregovaranjem i konkurentnog dijaloga koje sprovodi javni naručilac;
10) razloge zbog kojih je naručilac odlučio da obustavi postupak javne nabavke;
11) razloge iz člana 45. st. 3. i 5. ZJN zbog kojih nisu korišćena elektronska sredstva za podnošenje ponuda;
12) sukob interesa koji je utvrđen i mere koje su povodom toga preduzete, kada je to primenjivo;
13) obrazloženje razloga zbog kojih predmet javne nabavke nije podeljen u partije u skladu sa članom 36. stav 2. ZJN.
U skladu sa Izveštajem o postupku javne nabavke, komisija za javnu nabavku priprema predlog Odluke o dodeli ugovora, elektronskim putem, na propisanom obrascu predlog odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke, koji mora biti obrazložen i mora da sadrži naročito podatke iz izveštaja o postupku javne nabavke i uputstvo o pravnom sredstvu. Komisija za javnu nabavku priprema i predlog odluke o isključenju kandidata u restriktivnom postupku, konkurentnom postupku sa pregovaranjem, konkurentnom dijalogu, pregovaračkom postupku sa objavljivanjem javnog poziva i partnerstvu za inovacije, prema unapred definisanim kriterijumima za kvalitativni izbor privrednog subjekta, odnosno kriterijumima ili pravilima za smanjenje broja kandidata u tim postupcima, a na osnovu rezultata pregleda i ocene prijava, donosi posebnu odluku o isključenju kandidata za svakog pojedinog učesnika koji neće biti pozvan da podnese ponudu ili da vodi dijalog.
Predlog odluke iz stava 1. ovog člana dostavlja se Gradonačelniku na potpisivanje.
Potpisana odluka se objavljuje na Portalu javnih nabavki i na internet stranici naručioca u roku od tri dana od dana donošenja.
Način postupanja u toku zaključivanja ugovora
Po isteku roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava kojim se osporava dodeli ugovora, odnosno odluka o zaključenju okvirnog sporazuma, te ukoliko u roku predviđenim Zakonom nije podnet zahtev za zaštitu prava ili je zahtev za zaštitu prava odbačen ili odbijen, Odsek za javne nabavke sačinjava predlog ugovora, odnosno okvirnog sporazuma, a isti mora odgovarati modelu iz konkursne dokumentacije.
Odsek za javne nabavke upućuje u proceduru potpisivanja predlog ugovora, koji nakon pregleda i parafiranja, potpisuje Gradonačelnik grada Kikinda u roku ne dužem od pet dana.
Ugovor se sačinjava u dovoljnom broju primeraka prema potrebi naručioca.
Nakon potpisivanja ugovora od strane Gradonačelnika, Odsek za javne nabavke dostavlja primerke ugovora na potpisivanje drugoj ugovornoj strani.
Odsek za javne nabavke dostavlja potpisani primerak ugovora predlagaču nabavke, licu/komisiji za kontrolu izvršenja ugovora i Rukovodiocu organizacione jedinice za računovodstvo i finansije.
Postupanje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava
Komisija postupa po prijemu zahteva za zaštitu prava, u skladu sa Zakonom.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, komisija postupa u skladu sa članom 32. Pravilnika.
IX OVLAŠĆENJA I ODGOVORNOSTI U POSTUPKU JAVNE NABAVKE
Odsek za javne nabavke koordinira rad komisija za javne nabavke, pruža stručnu pomoć komisiji u vezi sa sprovođenjem postupka i obavlja druge aktivnosti u vezi sa sprovođenjem postupka javne nabavke.
Akte u postupku javne nabavke sačinjava Odsek za javne nabavke, a komisija za javnu nabavku sačinjava konkursnu dokumentaciju, zapisnik o otvaranju ponuda i izveštaj o postupku javne nabavke.
Za predviđenost sredstava u budžetu u postupku donošenja Plana nabavki i u trenutku pokretanja javne nabavke, do trenutka potpisivanja ugovora odgovoran je Sekretarijat za finansije.
Za donošenje odluka u postupku javne nabavke i za postupanje u rokovima za zaključenje ugovora o javnoj nabavci odgovorni su: Odsek za javne nabavke, načelnik Gradske uprave i gradonačelnik.
Odsek za javne nabavke i korisnik nabavke određuju oblikovanje javne nabavke po partijama.
Za kriterijuma za kvalitativni izbor privrednog subjekta za učešće u postupku javne nabavke odgovorna je Komisija za javnu nabavku.
Za Tehničke specifikacije predmeta javne nabavke odgovoran je korisnik nabavke i odgovoran je za iste, a dužan je da potpiše i overi svaku stranicu tehničkih specifikacija. Tehničke specifikacije, kao obavezan deo konkursne dokumentacije, podnosilac zahteva određuje na način koji će omogućiti zadovoljavanje stvarnih potreba naručioca i istovremeno omogućiti širokom krugu ponuđača da podnesu odgovarajuće ponude. Tehničke specifikacije Odseku za javne nabavke mogu biti dostavljenje u elektronskoj formi, potpisane elektronskim potpisom.
Za kriterijume za dodelu ugovora i elemente kriterijuma, kao i metodologiju za dodelu pondera za svaki element kriterijuma, način navođenja, opisivanja i vrednovanja elemenata kriterijuma u konkursnoj dokumentaciji, odgovorna je Komisija za javnu nabavku.
Utvrđivanje uporedivosti ponuđene cene sa tržišnom cenom vrši korisnik nabavke i komisija.
Za model ugovora o javnoj nabavci odgovorna je Komisija za javnu nabavku.
Za postupanje sa zahtevom za zaštitu odgovorna je komisija za nabavku. Ako je zahtev za zaštitu prava uredan, blagovremen i izjavljen od strane ovlašćenog lica, komisija za javnu nabavku je dužna da na osnovu činjeničnog stanja, u ime i za račun naručioca odluči po podnetom zahtevu, tako što sa primljenim zahtevom za zaštitu prava preduzima radnje na način, u rokovima i u skladu sa postupkom koji je propisan Zakonom.
Za prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim nabavkama Kancelariji za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji odgovoran je Odsek za javne nabavke.
Konkurencija u postupku javne nabavke obezbeđuje se u skladu sa Zakonom, uz obavezu primene načela transparentnosti postupka javne nabavke.
U postupku javne nabavke neophodno je odrediti kriterijume za izbor privrednih subjekata, tehničke specifikacije i kriterijume za dodelu ugovora na način koji obezbeđuje učešće što većeg broja ponuđača i podnosioca prijava i koji ne stvara diskriminaciju među ponuđačima.
U pregovaračkom postupku bez objavljivanja javnog poziva, poziv se upućuje, uvek ako je to moguće, na adrese najmanje tri lica koja su prema saznanjima naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god je moguće i na adrese većeg broja lica.
U slučaju nabavki na koje se Zakon ne primenjuje poziv se upućuje, uvek ako je to moguće, na adrese najmanje tri lica koja su prema saznanjima naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god je moguće i na adrese većeg broja lica. Nabavke na koje se Zakon ne primenjuje procenjene vrednosti veće od 500.000 RSD, se pored slanja ponuda na tri adrese objavljuju na internet portalu Grada Kikinda, u delu javne nabavke. Predmetne nabavke moraju biti objavljene minimalno 5 kalendarskih dana.
Ukoliko nije moguće obezbediti konkurenciju u postupku nabavke na koje se Zakon ne primenjuje, a koje su procenjene vrednosti od maksimalno 500.000 dinara, korisnik nabavke mora dati Izjavu (Prilog 10) da konkurenciju nije moguće obezbediti. Postoje tri prihvatljiva slučaja kada nije moguće obezbediti konkurenciju:
1. Na užem području ne postoji mogućnost nabavke predmetne robe/usluga/radova kod drugih dobavljača;
2. Zbog hitnosti nabavke ne postoji mogućnost pribavljanja tri ponude;
3. Vrednost nabavke je ispod 50.000 RSD.
4. Kada je reč o nabavci usluge sa obzirom na svojstva ličnosti (umetnička svojstva, sportska, specifična i stručna znanja povezana sa ličnosti i slično...).
Do saznanja o potencijalnim ponuđačima koji mogu da izvrše predmet javne nabavke, dolazi se istraživanjem tržišta na način određen u delu planiranja nabavki.
Lice zaduženo za izvršenje nabavke na koje se zakon ne primenjuje i zaposleni iz Odseka za javne nabavke sačinjavaju Izveštaj o oceni ponuda na koje se Zakon o javnim nabavkama ne primenjuje (Prilog 8).
Postupke nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, vrši Odsek za javne nabavke centralizovano za organe Grada Kikinda.
XI POSTUPANJE U CILJU ZAŠTITE PODATAKA I ODREĐIVANJE POVERLJIVOSTI
Postupanje u cilju zaštite podataka
Odsek za javne nabavke, članovi komisije, kao i svi zaposleni koji su imali uvid u podatke o ponuđačima koje je kao poverljive, u skladu sa Zakonom, ponuđač označio u ponudi, dužni su da iste čuvaju kao poverljive i odbiju davanje informacije koja bi značila povredu poverljivosti podataka dobijenih u ponudi.
Privredni subjekt kao poverljivi podatak ne sme da označi izjavu i podatke o ispunjenosti kriterijuma za kvalitativni izbor privrednog subjekta, kataloge, ponuđenu cenu i elemente cene, kao i druge podatke u vezi sa kriterijumima za dodelu ugovora i uslovima za izvršenje ugovora.
Ponude i sva dokumentacija iz postupka nabavke, čuva se u Odseku za javne nabavke, koja je dužna da preduzme sve mere u cilju zaštite podataka u skladu sa zakonom.
Svim licima koja učestvuju u sprovođenju postupka javne nabavke, odnosno u pripremi konkursne dokumentacije za javnu nabavku ili pojedinih njenih delova, zabranjeno je da trećim licima saopštavaju bilo koje nezvanične podatke u vezi sa javnom nabavkom.
Dokumentacija se čuva u Odseku za javne nabavke do izvršenja ugovora, nakon čega se dostavlja nadležnoj organizacionoj jedinici na arhiviranje.
U konkursnoj dokumentaciji može se zahtevati zaštita poverljivosti podataka koji se ponuđačima stavljaju na raspolaganje, uključujući i njihove podizvođač.
Preuzimanje konkursne dokumentacije može se usloviti potpisivanjem izjave ili sporazuma o čuvanju poverljivih podataka ukoliko ti podaci predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost ili na drugi odgovarajući način u skladu sa čl. 45. st. 6. ZJN.
Za određivanje poverljivosti podataka ovlašćena je i odgovorna organizaciona jedinica koja je dužna da informacije o poverljivim podacima naručioca dostavi Odseku za javne nabavke.
Odsek za javne nabavke, za svaku konkretnu nabavku prilikom dostavljanja rešenja o imenovanju, članovima komisije dostavlja i informaciju o poverljivim podacima.
Komisija je dužna da postupa sa poverljivim podacima u skladu sa Zakonom.
XII EVIDENTIRANJE RADNJI I AKATA, ČUVANJE DOKUMENTACIJE U VEZI SA JAVNOM NABAVKOM I VOĐENJE EVIDENCIJE O ZAKLJUČENIM UGOVORIMA I DOBAVLJAČIMA
Naručilac je dužan da evidentira sve radnje i akte tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javne nabavke, da čuva svu dokumentaciju vezanu za javne nabavke u skladu sa propisima koji uređuju oblast dokumentarne građe i arhiva, najmanje najmanje pet godina od zaključenja pojedinačnog ugovora o javnoj nabavci ili okvirnog sporazuma, odnosno pet godina od obustave ili poništenja postupka javne nabavke.
Odsek za javne nabavke vodi evidenciju svih zaključenih ugovora o javnim nabavkama i evidenciju dobavljača, u pisanoj i/ili elektronskoj formi.
Korisnik nabavke dužan je da prikuplja i evidentira podatke o izvršenju ugovora o javnoj nabavci, kao i da Odseku za javne nabavke dostavlja mesečni izveštaj najkasnije do 10-og u mesecu koji sledi po isteku meseca.
XIII NABAVKE DRUŠTVENIH I DRUGIH POSEBNIH USLUGA
Nabavke društvenih i drugih posebnih usluga sprovode se u skladu sa čl. 75. Zakona o javnim nabavkama.
Na sva pitanja u vezi sa ovim nabavkama, shodno se primenjuju odredbe ovog Pravilnika o sprovođenju javnih nabavki, od čl. 5. do čl. 44. ovog Pravilnika.
XIV NABAVKE NA KOJE SE ZAKON NE PRIMENJUJE
Zahtev za pokretanje postupka nabavke na koje se zakon ne primenjuje podnosi rukovodilac organizacione jedinice koja je korisnik nabavke.
Zahtev iz stava 1. ovog člana podnosi se ukoliko je nabavka predviđena Planom nabavki naručioca za tekuću godinu. Rukovodilac organizacione jedinice koja je korisnik nabavke je u obavezi da proveri da li je javna nabavka predviđena Planom nabavki naručioca za tekuću godinu i u Zahtevu za pokretanje postupka javne nabavke upiše odgovarajući konto odnosno poziciju navedenu u Planu nabavki.
Zahtev iz stava 1. ovog člana podnosi se Odseku za javne nabavke, u roku za pokretanje postupka koji je određen Planom nabavki.
Podnosilac zahteva podnosi zahtev iz stava 1. ovog člana, na obrascu koji čini sastavni deo ovog pravilnika (Prilog 3 - Zahtev za pokretanje nabavke).
Podnosilac zahteva dužan je da odredi predmet javne nabavke, procenjenu vrednost, tehničke specifikacije (Prilog 2 - Tehničke specifikacije), kvalitet, količinu i opis dobara, radova ili usluga, način sprovođenja kontrole i obezbeđivanja garancije kvaliteta, tehničke propise i standarde koji se primenjuju, rok izvršenja, mesto izvršenja ili isporuke dobara, eventualne dodatne usluge i slično, održavanje, garantni rok, tako da ne koristi diskriminatorski uslove i tehničke specifikacije.
U zahtevu za pokretanje postupka u delu gde je upisan odgovarajući konto odnosno pozicija iz plana nabavki referent za poslove javnih nabavki potvrđuje da na istoj ima dovoljno sredstava za predmetnu nabavku.
Po prijemu zahteva za pokretanje nabavke, Odsek za javne nabavke dužan je da proveri da li isti sadrži sve utvrđene elemente, a naročito da li je nabavka predviđena Planom nabavki naručioca za tekuću godinu, što Rukovodilac Odseka za javne nabavke potvrđuje svojim potpisom.
Ukoliko podneti zahtev sadrži nedostatke, odnosno ne sadrži sve potrebne elemente, isti se bez odlaganja vraća podnosiocu zahteva na ispravku i dopunu, koja mora biti učinjena u najkraćem mogućem roku.
Ukoliko podneti zahtev sadrži sve neophodne elemente, zahtev se dostavlja na odobrenje Načelniku Gradske uprave, koji potpisuje i overava podneti zahtev.
Na osnovu odobrenog zahteva, referent za poslove Javnih nabavki bez odlaganja pristupa realizaciji podnetog zahteva u skladu sa Zakonom. Nakon odobrenog Zahteva od strane Načelnika Gradske uprave, Odsek za javne nabavke upućuje zahtev za Saglasnost za pokretanje nabavke Sekretarijatu za finansije. Ukoliko Sekretarijat za finansije odbaci zahtev, nabavku nije moguće sprovesti, a ukoliko je ista pokrenuta zbog hitnosti postupak se obustavlja. Bez saglasnosti Sekretarijata za finansije nije moguće ugovoriti javnu nabavku.
Zaključivanje ugovora za nabavke na koje se zakon ne primenjuje nije obavezno.
Odsek za javne nabavke nakon odobrenog zahteva za pokretanje nabavke na koji se zakon ne primenjuje dužan je da spreči postojanje sukoba interesa, obezbedi konkurenciju i da ugovorena cena ne bude veća od uporedne tržišne cene, tako što će:
- poslati Poziv za podnošenje ponude (e-mejlom ili faksom ili poštom), na najmanje tri adrese ponuđača koji mogu da ispune predmet nabavke i koji su navedeni u zahtevu za pokretanje postupka;
- ispitati i istražiti tržište, uzeti u obzir i prethodna iskustva u nabavci predmetne nabavke, istražiti putem interneta cenovnika potencijalnih dobavljača, portala javnih nabavki, sajtova nadležnih institucija za objavu relevantnih informacija o tržišnim kretanjima i sl.;
- sprečiti postojanje sukoba interesa potpisivanjem Izjave o odsustvu sukoba interesa (Prilog 5), od strane zaposlenih koji sprovode postupak nabavke.
Ponude se mogu dostavljati: e-mailom, faksom, poštom.
Nabavke procenjene vrednosti veće od 500.000 dinara, se objavljuju i na sajtu grada minimalno 5 kalendarskih, dana kako bi se omogućila transparentnost i konkurencija, i na iste se mogu javiti i privredni subjekti kojima nije poslat zahtev za ponudu.
Nabavke čija pojedinačna procenjena vrednost iznosi do 50.000 dinara, se nabavljaju direktno od dobavljača na osnovu ponude, a poželjno je obezbediti konkurenciju istraživanjem tržišta.
Na osnovu izveštaja o sprovodenom postupku (Prilog 8) sačinjenom od strane predstavnika korisnika nabavke, može se zaključiti ugovor o nabavci (narudžbenica). Ugovor o nabavci će sačiniti Odsek za javne nabavke, na osnovu instrukcija koje se odnose na oblast nabavke, dobijenih od strane Korisnika nabavke.
Plaćanje se može vršiti na osnovu ispostavljenog predračuna, a na odnose između strana primenjuju se odredbe kojima su regulisani obligacioni odnosi.
Kontrolu javnih nabavki vrši Gradsko veće grada Kikinda i interni revizor.
Lica koja vrše kontrolu u obavljanju poslova kontrole nabavki postupaju samostalno i nezavisno i vrše kontrolu planiranja, sprovođenja i izvršenja javnih nabavki. Oni moraju postupati odgovorno, objektivno, stručno, poštujući principe poverljivosti podataka.
Lica vrše i kontrolu nabavki na koje se odredbe Zakona ne primenjuju.
Kontrola javnih nabavki obuhvata kontrolu mera, radnji i akata naručioca u postupku planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja ugovora o javnoj nabavci, i to:
1) postupka planiranja i celishodnosti planiranja konkretne javne nabavke sa stanovišta potreba i delatnosti naručioca;
2) kriterijuma za sačinjavanje tehničke specifikacije;
3) načina ispitivanja tržišta;
4) opravdanosti dodatnih uslova za učešće u postupku javne nabavke i kriterijuma za dodelu ugovora;
5) načina i rokova plaćanja, avanse, garancije za date avanse;
6) izvršenja ugovora, a posebno kvalitet isporučenih dobara i pruženih usluga, odnosno izvedenih radova;
7) stanja zaliha;
8) načina korišćenja dobara i usluga.
Kontrola javnih nabavki se sprovodi u skladu sa donetim godišnjim planom kontrole, koji priprema organizaciona jedinica zadužena za kontrolu javnih nabavki, a odobrava rukovodilac naručioca. Plan se donosi do kraja tekuće godine za sledeću godinu ili u roku od 10 dana od dana donošenja plana javnih nabavki.
Plan kontrole javnih nabavki sadrži: predmet kontrole, cilj kontrole, subjekt kontrole, okvirne datume vršenja kontrole, broj angažovanih kontrolora.
Predmet kontrole se određuje na osnovu: vrednosti postupka, predmeta nabavke, procene rizika, učestalosti nabavke i dr.
Plan kontrole se dostavlja organu koji vrši nadzor nad poslovanjem naručioca.
Izmena plana kontrole se vrši na način i po postupku za donošenje plana kontrole javnih nabavki.
Ukoliko postoje saznanja koja ukazuju na eventualne slabosti u postupku planiranja, sprovođenja ili izvršenja nabavki, a čija kontrola nije predviđena planom kontrole za tekuću godinu, može se sprovesti i vanredna kontrola. Vanredna kontrola se sprovodi na inicijativu rukovodioca naručioca ili organizacione jedinice zadužene za kontrolu javnih nabavki.
Ukoliko je inicijator vanredne kontrole rukovodilac naručioca, kontrola se sprovodi na osnovu odluke naručioca.
Ukoliko je inicijator vanredne kontrole organizaciona jedinica za kontrolu javnih nabavki, kontrola se sprovodi nakon što se o kontroli i razlozima za njeno sprovođenje upozna rukovodilac naručioca.
Vanredna kontrola se sprovodi po postupku za sprovođenje redovnih kontrola.
Kontrola se može vršiti u toku i nakon planiranja nabavki, sprovođenja postupka javne nabavke i izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Vršenje kontrole ne zadržava postupak planiranja, sprovođenja ili izvršenja nabavki.
U toku vršenja kontrole javnih nabavki, organizacione jedinice su dužne da dostave organizacionoj jedinici zaduženoj za kontrolu javnih nabavki tražene informacije i dokumenta koja su u njihovom posedu ili pod njihovom kontrolom, u realnom roku koji odredi organizaciona jedinica zadužena za kontrolu javnih nabavki, a koji omogućava organizacionoj jedinici da pripremi i dostavi traženu dokumentaciju ili informacije.
Komunikacija u toku vršenja kontrole se obavlja pisanim putem.
Organizaciona jedinica zadužena za kontrolu javnih nabavki sačinjava nacrt izveštaja o sprovedenoj kontroli koji dostavlja subjektu kontrole na izjašnjenje. Na nacrt izveštaja, subjekat kontrole, može dati pisani prigovor u roku od osam dana od dana dostavljanja nacrta. Prigovor subjekta kontrole, može izmeniti nalaz kontrole ukoliko je obrazložen i sadrži dokaze koji potvrđuju navode iz prigovora.
Nakon usaglašavanja nacrta izveštaja, organizaciona jedinica zadužena za kontrolu javnih nabavki sačinjava izveštaj o sprovedenoj kontroli koji dostavlja rukovodiocu naručioca, subjektu kontrole i organu koji vrši nadzor nad poslovanjem naručioca.
Izveštaj o sprovedenoj kontroli sadrži:
1) cilj kontrole;
2) predmet kontrole;
3) vreme početka i završetka kontrole;
4) ime lica koje je vršilo kontrolu;
5) spisak dokumentacije nad kojom je ostvaren uvid tokom kontrole;
6) nalaz, zaključak, predlog mera i preporuke koje se odnose na:
(1) unapređenje postupka javnih nabavki kod naručioca;
(2) otklanjanje utvrđenih nepravilnosti;
(3) sprečavanje rizika korupcije u vezi sa postupkom javne nabavke;
(4) preduzimanje mera na osnovu rezultata sprovedene kontrole;
7) potpis lica koje/a su vršila kontrolu i potpis rukovodioca službe za kontrolu.
Organizaciona jedinica zadužena za kontrolu javnih nabavki sačinjava godišnji izveštaj o radu koji podnosi rukovodiocu naručioca i organu koji vrši nadzor nad poslovanjem naručioca, najkasnije do 31. decembra tekuće godine.
XVI PRAĆENJE IZVRŠENJA UGOVORA O JAVNOJ NABAVCI
Pravila za dostavljanje ugovora o javnoj nabavci
Neposredno po zaključenju ugovora o javnoj nabavci Odsek za javne nabavke dostavlja primerak ugovora, kopiju sredstva finansijskog obezbeđenja i drugu potrebnu dokumentaciju:
- Korisniku nabavke;
- Licu/komisiji koja je imenovano od strane gradonačelnika za kontrolu izvršenja ugovora;
- Organizacionoj jedinici u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija;
- drugim organizacionim jedinicama koje mogu biti uključene u praćenje izvršenja ugovora, koje su korisnici isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova ili na čije će aktivnosti uticati izvršenje ugovora;
- Nadzornom organu određenom od strane Naručioca.
Pravila komunikacije sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora
Komunikacija sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci odvija se isključivo pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte ili faksom.
Komunikaciju sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci može vršiti samo lice/komisija koje je ovlašćeno od strane gradonačelnika, Odsek za javne nabavke i Odsek za računovodstvene poslove.
Naručilac odmah po zaključenju ugovora o javnoj nabavci obaveštava drugu ugovornu stranu o kontakt podacima lica/komisije koje je/su ovlašćeno/a da vrši komunikaciju u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora.
Izveštaj o izvršenju ugovora o javnoj nabavci
Korisnik nabavke, tj. lica/komisija za zadužena kontrolu ugovora i Odsek za računovodstvene poslove, mesečno sačinjavaju Izveštaj o izvršenju ugovora o javnoj nabavci (Prilog 7), koji naručito sadrži: Ukupnu realizovanu vrednost ugovora, opis toka izvršenja ugovora, uočene probleme tokom izvršenja ugovora, eventualne predloge za poboljšanje i sl.
Korisnik nabavke, tj. lica/komisija za zadužena kontrolu ugovora u Izveštaj o izvršenju ugovora o javnoj nabavci unosi podatke o: rednom broju, predmetu ugovora, broju i datumu ugovora, drugoj ugovornoj strani, opisu toka izvršenja ugovora, uočenim problemima i eventualnim predlozima za poboljšanje.
Odsek za računovodstvene poslove u Izveštaj o izvršenju ugovora o javnoj nabavci unosi podatke o: ispostavljenim računima i plaćenim računima.
Izveštaj o izvršenju ugovora o javnoj nabavci Korisnik nabavke i Odsek za računovodstvene poslove dostavljaju Odseku za javne nabavke najkasnije do 5-og u mesec u koji sledi po isteku meseca koji se Izveštaj dostavlja.
Izveštaj se radi u dva primerka od kojih jedan primerak ostaje Odsek za računovodstvene poslove i predstavlja osnov za plaćanje računa (kao dokaz da je nabavka izvršena), a drugi sa unetim podacima od strane Odseka za računovodstvene poslove, se dostavlja Odseku za javne nabavke.
Određivanje lica za praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci
Gradonačelnik rešenjem imenuje lice/a koje/a će vršiti kvantitativni i kvalitativni prijem dobara/usluga/radova, pratiti rok važenja sredstava finansijskog obezbeđenja ugovornih obaveza, i vršiti ostale potrebne radnje u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora o javnoj nabavci. Prijem dobara, usluga i radova može se vršiti i komisijski. Komisiju rešenjem imenuje gradonačelnik.
Kriterijumi, pravila i način provere kvantiteta i kvaliteta isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova
Lice/komisija koje/a je/su imenovano/a da vrši/e kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, proverava/ju:
- da li količina isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovara ugovorenom;
- da li vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih radova odgovaraju ugovorenim, odnosno da li su u svemu u skladu sa zahtevanim tehničkim specifikacijama i ponudom.
Potpisivanje dokumenata o izvršenom prijemu dobara, usluga ili radova
Lice/komisija koje/a je/su imenovano/a da vrši/e kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova, sačinjava/ju:
- zapisnik o kvantitativnom prijemu dobara, usluga ili radova, čime se potvrđuje prijem određene količine i tražene vrste dobara, usluga ili radova, kao i prijem neophodne dokumentacije (ugovor, otpremnica, ulazni račun i sl.) i
- zapisnik o kvalitativnom prijemu dobara, usluga ili radova, čime se potvrđuje da isporučena dobra, usluge ili radovi u svemu odgovaraju ugovorenim.
Zapisnici se potpisuju od strane zaposlenog/ih iz stava 1. ovog člana i ovlašćenog predstavnika druge ugovorne strane i sačinjavaju se u dva istovetna primerka, od čega po jedan primerak zadržava svaka ugovorna strana.
Postupanje u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora
U slučaju kada lice/a koje/a je/su imenovano/a da vrši/e radnje u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora o javnim nabavkama utvrdi da količina ili kvalitet isporuke ne odgovara ugovorenom, ono/a ne sačinjava/ju zapisnik o kvantitativnom prijemu i zapisnik o kvalitativnom prijemu, već sačinjava/ju i potpisuje/ju reklamacioni zapisnik, u kome navodi/e u čemu isporuka nije u skladu sa ugovorenim.
Organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci reklamacioni zapisnik dostavlja Odseku za javne nabavke.
Odsek za javne nabavke dostavlja drugoj ugovornoj strani reklamacioni zapisnik i dalje postupa povodom reklamacije u vezi sa izvršenjem ugovora.
Postupanje po reklamaciji uređuje se ugovorom o javnoj nabavci, zakonom kojim se uređuju obligacioni odnosi i drugim propisima koji uređuju ovu oblast.
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje, kao i pravila postupka realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja propisani su Pravilnikom o budžetskom računovodstvu i uputstvom o funkcionisanju trezora.
Posle prijema računa za isporučena dobra, pružene usluge ili izvršene radove, Odsek za računovodstvene poslove kontroliše postojanje obaveznih podataka na računu koji su propisani zakonom, a kod uvoza dobara i kompletnost dokumentacije o izvršenom uvozu, kao i ugovorene rokove i uslove plaćanja.
Ako račun ne sadrži sve podatke propisane zakonom ili ako dokumentacija kod izvršenog uvoza nije kompletna, Odsek za računovodstvane poslove vraća račun izdavaocu računa.
Nakon opisane kontrole, račun se bez odlaganja dostavlja licu/komisiji za kontrolu ugovora, radi kontrole podataka koji se odnose na vrstu, količinu, kvalitet i cene dobara, usluga ili radova. Posle kontrole ovih podataka, na računu se potpisuje/u lice/a koje/a je/su u skladu sa pisanim nalogom izvršilo/a kvantitativni i kvalitativni prijem dobara, usluga ili radova i rukovodilac Korisnika nabavke, i dostavlja pisani izveštaj, čime potvrđuju tačnost tih podataka. Ovaj račun se nakon toga dostavlja Odseku za računovodstvane poslove.
U slučaju da se kontrolom iz stava 4. ovog člana utvrdi neispravnost računa, rukovodilac Korisnika nabavke sačinjava službenu belešku u kojoj se nalaze razlozi osporavanja. Ova beleška se dostavlja rukovodiocu Odseka za računovodstvene poslove, radi reklamacije izdavaocu tog računa.
Nakon izvršene kontrole i kompletiranja prateće dokumentacije za plaćanje, Korisnik nabavke račun dostavlja na plaćanje Odseku za računovodstvane poslove.
Pravila postupka realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja
U slučaju kada utvrdi razloge za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, o tome bez odlaganja obaveštava Odsek za javne nabavke, uz dostavljanje potrebnih obrazloženja i dokaza.
Odsek za javne nabavke proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja i, ukoliko su za to ispunjeni uslovi, obaveštava organizacionu jedinicu u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija, koja vrši realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja u skladu sa važećim propisima.
Organizaciona jedinica u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija:
- odmah nakon realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja o tome obaveštava organizacionu jedinicu u čijem su delokrugu poslovi javnih nabavki;
- vodi evidenciju realizovanih ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, o čemu sačinjava godišnji izveštaj koji dostavlja rukovodiocu naručioca.
Pravila stavljanja dobara na raspolaganje korisnicima unutar naručioca
Dobra se krajnjim korisnicima stavljaju na raspolaganje na osnovu dokumenta - trebovanje (Prilog 9), koji referentu za poslove javnih nabavki dostavljaju rukovodioci organizacionih jedinica.
Dobra se dodeljuju na korišćenje na osnovu ličnog zaduženja zaposlenog sredstvima koja samo on koristi.
Pravila postupanja u vezi sa izmenom ugovora
Organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, u slučaju potrebe za izmenom ugovora o javnoj nabavci, o tome obaveštava Odsek za javne nabavke. Lice/a dostavljaju prateće mišljenje o potrebi izmene ugovora, u kojima detaljno opisuju opravdanost, razloge, finansijske implikacije i predlog izmene. Takođe, dostavljaju i saglasnost za izmenu ugovora, kojom jasno i nedvosmisleno potvrđuju da su saglasni sa izmenom koju predlažu.
Ukoliko druga ugovorna strana zahteva izmenu ugovora o javnoj nabavci, organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci ovaj zahtev zajedno sa svojim mišljenjem i saglasnosti o potrebi i opravdanosti zahtevanih izmena, dostavlja Odseku za javne nabavke.
Odsek za javne nabavke proverava da li su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci.
Ukoliko su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o javnoj nabavci, Odsek za javne nabavke izrađuje predlog odluke o izmeni ugovora i predlog aneksa ugovora, koje dostavlja na potpis ovlašćenom licu.
Odsek za javne nabavke u roku od deset dana od dana donošenja odluku objavljuje na Portalu javnih nabavki.
Postupanje u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku
Organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku, o tome obaveštava drugu ugovornu stranu.
Ukoliko druga ugovorna strana ne otkloni greške u garantnom roku u skladu sa ugovorom, organizaciona jedinica u čijem je delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnim nabavkama o tome obaveštava Odsek za javne nabavke.
Odsek za javne nabavke proverava ispunjenost uslova za realizaciju ugovorenog sredstva finansijskog obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku i, ukoliko su za to ispunjeni uslovi, obaveštava organizacionu jedinicu u čijem su delokrugu poslovi računovodstva i finansija, koja realizuje sredstvo obezbeđenja za otklanjanje grešaka u garantnom roku.
XVII USAVRŠAVANJE ZAPOSLENIH KOJI OBAVLJAJU POSLOVE JAVNIH NABAVKI
Naručilac će omogućiti kontinuirano stručno usavršavanje zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki.
Program usavršavanja zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki sačiniće organizaciona jedinica u čijem su delokrugu poslovi ljudskih resursa.
Ovaj pravilnik stupa na snagu u roku od osam dana od dana objavljivanja u "Službenom listu grada Kikinda".
Stupanjem na snagu ovog pravilnika stavlja se van snage Pravilnik o bližem uređivanju postupka javne nabavke broj: II-06-6/2016 od 04.02.2016. i Pravilnik o bližem uređivanju postupka praćenja realizacije ugovora u oblasti nabavki u Gradskoj upravi Kikinda broj: II-06-26/2019 od 20.06.2019. godine.
PREDLOG NABAVKI
Naziv Korisnika nabavke |
|
Javna nabavka ili nabavka na koju se Zakon ne primenjuje |
|
Predmet nabavke |
|
Vrsta predmeta nabavke |
|
Procenjena vrednost nabavke |
|
Rezervisana nabavka |
|
Stanje na zalihama/iskustveni pokazatelji (mesečna, kvartalna, godišnja potrošnja dobara i sl.) |
|
Stepen razvijenosti tržišta |
|
Upoređivanje cena više potencijalnih ponuđača |
|
Upoređivanje kvaliteta |
|
Upoređivanje perioda garancije |
|
Upoređivanje održavanja i specifičnosti u pogledu uslova održavanja |
|
Upoređivanje rokova isporuke dobara, pružanja usluga ili izvođenja radova |
|
Upoređivanje načina i rokova plaćanja |
|
Da li postoje duga moguća rešenja za zadovoljavanje potreba Grada za ovom nabavkom |
|
Da li nabavka ima za posledicu stvaranje dodatnih troškova za grad |
|
Period u kom je potrebno zaključiti ugovor |
|
Period na koji je potrebno zaključiti ugovor |
|
Specifični uslovi koje ponuđač treba da ispuni |
|
Specifičnosti i napomene u vezi sa nabavkom |
|
Troškovi održavanja i korišćenja postojeće opreme u odnosu na troškove nabavljanja nove opreme |
|
Troškovi životnog ciklusa predmeta nabavke |
|
Rizici i troškovi u slučaju nesprovođenja postupka nabavke |
|
Prilog istraživanju tržišta |
|
Drugi važni parametri koji mogu biti važni za ovu fazu planiranja nabavki |
|
Ime i potpis lica koje predlaže predmetnu nabavku (rukovodilac korisnika nabavke) |
|
TEHNIČKE SPECIFIKACIJE
Opis
Vrsta, opis i količina dobara/usluga/radova koji su predmet nabavke:
Redni broj |
Naziv |
Opis |
Jedinica mere |
Količina |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(Tehničke specifikacije se mogu dati u bilo kojoj formi, bitno je da sadrže sve elemente predviđene ovim obrascem i Pravilnikom)
Tehničke specifikacije moraju biti opisane na jasan i objektivan način koji odgovara stvarnim potrebama Grada. Prilikom određivanja tehničkih specifikacija možete se pozvati na srpske, evropske, međunarodne ili druge standarde ili srodna dokumenta, u tom slučaju navođenje mora da bude praćeno rečima "ili odgovarajuće" (osim ukoliko se tehnički propis poziva na srpski standard) ili ćete se opredeliti za drugi način određivanja tehničkih specifikacija, odnosno opisati željene karakteristike i funkcionalne zahteve predmeta nabavke ma jasan i precizan način. Uvek kada je to moguće u odnosu na predmet nabavke, predvidite obavezno poštovanje tehničkih standarda pristupačnosti za osobe sa invaliditetom, odnosno da tehničko rešenje bude pristupačno za sve korisnike. Prilikom određivanja tehničkih specifikacija ne možete koristiti niti se pozvati na tehničke specifikacije ili standarde koji označavaju dobra/usluge/radove određene proizvodnje, izvora ili gradnje, niti možete naznačiti bilo koji robni znak, patent ili tip, posebno poreklo ili proizvodnju, kao ni bilo koju drugu odredbu koja bi za posledicu imala davanje prednosti određenom ponuđaču ili bi mogla neopravdano eliminisati ostale. U slučaju da ne možete opisati predmet nabavke na način da specifikacije budu dovoljno razumljive ponuđačima, navođenje robnog znaka, patenta, tipa ili proizvođača mora biti praćeno rečima "ili odgovarajuće".
Kvalitet
Npr.:
Dobra koja su predmet nabavke
moraju biti nova, ispravna i neupotrebljavana, proizvedena po
dokumentaciji proizvođača, sa deklaracijom proizvoda i originalnim
uputstvom za rukovanje i održavanje sa prevodom na srpski jezik i u
potpunosti moraju odgovarati specifikaciji navedenoj u konkursnoj
dokumentaciji. Karakteristike dobra moraju biti usaglašene sa zahtevima
važećih propisa o tehničkim pregledima u Republici Srbiji.
Dobra
koja su predmet nabavke moraju u svemu ispunjavati zahteve za
usaglašenosti proizvoda i da poseduju tehnička uputstva koja su u
skladu sa:
- _______________________ (navesti propis, zakon, pravilnik i sl.)
Ponuđač je dužan da uz svako dobro dostavi (npr. Dokaz da je proizvod
sertifikovan i da kao takav može biti pušten u rad u Republici Srbiji,
dokument ovlašćene institucije u zemlji kojim se potvrđuje da dobro
ispunjava zahteve iz propisa p zaštiti na radu i sl.):
- _______________________ (npr: overenu garanciju, ispravu o
usaglašenosti, deklaraciju o usaglašenosti, izveštaj o ispitivanju,
serifikat, uverenje o kontrolisanju i sl.).
Kontrola kvaliteta - kvantitativni i kvalitativni prijem
Npr.:
Garancija za isporučeno dobro/pruženu uslugu/izvedene radove mora trajati najmanje 2 godine.
Garantni rok počinje da teče od dana kada je zajednički konstatovan kvalitativni prijem dobara/pružena usluga.
Rok izvršenja
Npr.
Rok isporuke dobara/pružanja usluge/izvođenja radova ne može biti duži od _________ dana od dana potpisivanja ugovora.
Ukoliko
je rok isporuke dobara/pružanja usluge/izvođenja radova bitan element
ugovora, ovde odrediti objektivne okolnosti koje će dovesti do izmene
ugovora.
Način i mesto isporuke dobara/pružanja usluge/izvođenja radova
Npr.:
Isporuka predmetnih dobara biće izvršena na lokaciji _______________.
Ili
Mesto pružanja predmetne usluge je __________________________.
Ili
Radovi se izvode na lokaciji _________________________________.
Datum: ______________
ZAHTEV ZA POKRETANJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Naziv Korisnika nabavke |
|
Javna nabavka ili nabavka na koju se Zakon ne primenjuje |
|
Predmet nabavke |
|
Vrsta predmeta nabavke |
|
Procenjena vrednost nabavke |
|
Nabavka je evidentirana u Planu nabavki |
- DOBRA - pod rednim brojem _____________ |
Broj pozicije, konto i planirana sredstva za nabavku u finansijskom planu |
|
Broj, nazivi i vrednost partija |
|
Razlozi za sprovođenje restriktivnog, tj. pregovaračkog postupka |
|
Period u kojem je potrebno zaključiti ugovor |
|
Period na koji je potrebno zaključiti ugovor |
|
Specifični uslovi koje ponuđač treba da ispuni |
|
Specifičnosti i napomene u vezi sa predmetnom nabavkom |
|
Predlog članova komisije za javnu nabavku iz reda zaposlenih u Korisniku nabavke |
1. |
Ime i potpis lica koje zahteva pokretanje postupka |
_________________________________________________________________ |
Ime i potpis lica - referenta za nabavke |
_________________________________________________________________ |
Ime i potpis - Načelnika Gradske uprave |
_________________________________________________________________ |
Uz ovaj zahtev neophodno je dostaviti i specifikaciju dobara/usluga/radova - Prilog 2
ODLUKA O SPROVOĐENJU POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Na osnovu člana 91. Zakona o javnim nabavkama ("Sl. glasnik RS", br. 91/2019), gradonačelnik donosi
ODLUKU
O SPROVOĐENJU POSTUPKA JAVNE NABAVKE
________________________________________________________________________________________
Br. _____________________
13.) Predmet javne nabavke, naziv i oznaka iz opšteg rečnika nabavke:
Predmet javne nabavke je - ________________________________
Naziv i oznaka iz ORN: __________________________________________
2.) Procenjena vrednost javne nabavke, bez obračunatog PDV, iznosi _________________________ dinara.
3.) Vrsta postupka:
4.) Podaci o komisiji (licu) koja sprovodi postupak javne nabavke:
5.) Okvirni datumi u kojima će se sprovesti pojedinačne faze postupka javne nabavke su:
Priprema konkursne dokumentacije |
Konkursna dokumentacija će biti pripremljena u roku od ________ dana od dana donošenja odluke o sprovođenju postupka |
Objava Javnog poziva i konkursne dokumentacije |
Postupak javne nabavke se smatra pokrenutim slanjem na objavljivanje javnog poziva. |
Rok za podnošenje i otvaranje ponuda |
Rok za podnošenje ponuda je ________ dana od dana objavljivanja javnog poziva. Ponude će se otvarati odmah nakon isteka roka za dostavljanje ponuda. |
Stručna ocena ponuda |
Stručna ocena ponuda i sastavljanje pismenog izveštaja o postupku javne nabavke u roku od _______ dana od dana otvaranja ponuda |
Rok za donošenje odluke o dodeli ugovora |
Odluka o dodeli ugovora biće doneta u roku od _______ dana od dana otvaranja ponuda |
Rok za zaključenje ugovora |
Ugovor će biti dostavljen ponuđaču kojem je ugovor dodeljen u roku od 10 dana od dana proteka roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava. |
Objavljivanje obaveštenja o dodeli ugovora |
Obaveštenje o dodeli ugovora će biti objavljeno u roku od 30 dana od dana zaključenja ugovora. |
4.) Podaci o aproprijaciji u budžetu: Sredstva za javnu nabavku će biti obezbeđena su u Budžetu Grada Kikinda za 2020. godinu
Javna nabavka je predviđena u Planu nabavki naručioca za 2020. godinu, red. br. __________
5.) Postupak javne nabavke će sprovesti Komisija za javnu nabavku koja se obrazuje rešenjem naručioca.
6.) Obrazuje se Komisija za javnu nabavku ________________________________________
, u sastavu:
1. ______________________, za člana
2. ______________________, za člana
3. ______________________, za člana
7.) Zadatak komisije je da:
1. preduzima sve radnje u postupku,
2. priprema oglase o javnoj nabavci,
3. priprema konkursnu dokumentaciju,
4. vrši stručnu ocenu ponuda i prijava,
5. priprema izveštaje o postupku javne nabavke,
6. obavlja potrebnu komunikaciju u postupku javne nabavke u skladu sa odredbama ovog zakona,
7. preduzima potrebne radnje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava,
8. stara se o zakonitosti sprovođenja postupka.
7.) Mandat članova Komisije traje do završetka postupka javne nabavke.
GRADONAČELNIK
IZJAVA O ODSUSTVU SUKOBA INTERESA ZA ČLANOVE KOMISIJE ZA JAVNU NABAVKU
Dana _____________________________. godine nakon otvaranja prispelih ponuda za predmetnu nabavku - ____________________________ broj _____________ članovi komisije (predstavnici Naručioca), na osnovu čl. 50. Zakona o javnim nabavkama ("Sl. glasnik RS" br. 91/2019), imenovani odlukom o sprovođenju postupka javne nabavke za javnu nabavku - br. JN _________________________ broj _______________ od __________. godine, ovom izjavom potvrđuju sledeće:
1. da ne učestvuju u upravljanju privrednog subjekta (ponuđača, člana grupe ponuđača, podizvođača)
2. da nema više od 1% udela odnosno akcija privrednog subjekta (ponuđača, člana grupe ponuđača, podizvođača)
St. 1. ove izjave primenjuje se i na povezana lica predstavnika naručioca i to lica koja su u: krvnom srodstvu u pravoj liniji; pobočnom srodstvu zaključno sa trećim stepenom srodstva; tazbinskom srodstvu zaključno s drugim stepenom srodstva; odnosu usvojitelja i usvojenika; braku, bez obzira da li je brak prestao ili nije; vanbračnoj zajednici; odnosu staratelja i štićenika.
Članovi Komisije: |
|
|
1. |
_________________________ |
|
2. |
_________________________ |
|
3. |
_________________________ |
|
IZVEŠTAJ O POSTUPKU JAVNE NABAVKE
Na osnovu člana 145. Zakona o javnim nabavkama ("Sl. glasnik RS" br. 91/2019) Komisija za sprovođenje postupka javne nabavke obrazovana Rešenjem o obrazovanju komisije za javnu nabavku - __________________________________________________, broj _____________ od ______________ godine, sastavila je
I Z V E Š T A J
o postupku javne nabavke - _______________________________
Red. br. ________________
1) Predmet javne nabavke: _________________________________
- procenjenu vrednost javne nabavke _________________________
2) Vrednost ugovora _______________________________________
3) Osnovne podatke o ponuđačima;
________________________________________________________
4) Naziv izabranog ponuđača, razloge zbog kojih je njegova ponuda izabrana
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
- deo ugovora ili okvirnog sporazuma koji će izvršavati podizvođač i nazive podizvođača ako postoje;
___________________________________________________________________________________
5) rezultate ocene ponuda i ispunjenosti kriterijuma za kvalitativni izbor privrednog subjekta
___________________________________________________________________________________
- nazive izabranih ponuđača i razloge za njihov izbor;
_______________________________________________________________
- nazive odbijenih/isključenih kandidata ili ponuđača, razloge za odbijanje njihovih prijava ili ponuda i ponuđenu cenu tih ponuda;
_______________________________________________________________
6) razloge za odbijanje ponude za koje se ustanovi da su neuobičajeno niske;
______________________________________________________________
7) način rangiranja ponuda;
______________________________________________________________
8) okolnosti koje opravdavaju primenu pregovaračkog postupka bez objavljivanja javnog poziva;
______________________________________________________________
9) okolnosti koje opravdavaju primenu konkurentnog postupka sa pregovaranjem i konkurentnog dijaloga koje sprovodi javni naručilac;
___________________________________________________________________________________
10) razloge zbog kojih je naručilac odlučio da obustavi postupak javne nabavke;
11) razloge iz člana 45. st. 3. i 5. ovog zakona zbog kojih nisu korišćena elektronska sredstva za podnošenje ponuda;
___________________________________________________________________________________
12) sukob interesa koji je utvrđen i mere koje su povodom toga preduzete, kada je to primenjivo;
___________________________________________________________________________________
13) obrazloženje razloga zbog kojih predmet javne nabavke nije podeljen u partije u skladu sa članom 36. stav 2. ovog zakona.
___________________________________________________________________________________
Komisija
IZVEŠTAJ O IZVRŠENJU UGOVORA O JAVNOJ NABAVCI
za mesec _______ 202__. godine
R. B. |
Predmet ugovora |
Broj i datum ugovora |
Druga ugovorna strana (naziv i sedište) |
Ispostavljeni računi |
Plaćeni računi |
||
iznos |
broj i datum |
iznos |
broj i datum |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Posebno navesti opis toka izvršenja ugovora, uočene probleme i eventualne predloge za poboljšanje:
|
dostaviti Odseku za javne nabavke |
|
|
najkasnije do 5-og u mesecu |
|
rukovodilac Korisnika nabavke |
koji sledi po isteku meseca za |
|
___________________________ |
|
|
|
|
|
rukovodilac |
|
|
_____________________________ |
IZVEŠTAJ O OCENI PONUDA
na koje se Zakon o javnim nabavkama ne primenjuje
Na osnovu članova 11., 12., 13., 14., i član 28. Zakona o javnim nabavkama ("Sl. glasnik RS" br. 91/2019), predstavnici Korisnika nabavke na koju se zakon ne primenjuje ZJN, sastavljaju:
IZVEŠTAJ O STRUČNOJ OCENI PONUDA
U postupku nabavke _______________ na koju se zakon ne primenjuje ZJN
- naziv nabavke na koju se ne primenjuje ZJN-redni broj ___/2020
Predmet i procenjena vrednost nabavke na koju se ne primenjuje ZJN:
Predmet nabavke su: ____________ (dobra, usluge, radovi). Naziv i oznaka iz opšteg rečnika nabavki _____.
Procenjena vrednost nabavke iznosi ________ dinara bez obračunatog PDV-a, dinara sa PDV.
U postupku nabavke na koju se ne primenjuje ZJN učestvovalo je tri (3) ponuđača.
Osnovni podaci o ponuđačima:
R. B. |
Naziv i sedište ponuđača |
Naziv i sedište ponuđača iz grupe ponuđača |
Naziv i sedište podizvođača |
1. |
|
|
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
Nije bilo neblagovremenih ponuda.
Predstavnici
Korisnika nabavke na koju se ne primenjuje ZJN konstatuju da su
primljene ponude blagovremene, odgovarajuće i prihvatljive.
6. Kriterijum za dodelu ugovora (narudžbenice):
Kriterijum je najniža ponuđena cena.
7. Rang lista prihvatljivih ponuda primenom kriterijuma za izbor najpovoljnije ponude:
R. B. |
Naziv i sedište ponuđača |
Ponuđena cena bez PDV-a |
1. |
|
--- RSD bez PDV |
2. |
|
--- RSD bez PDV |
3. |
|
--- RSD bez PDV |
8. Naziv ponuđača kojem se dodeljuje ugovor:
Na osnovu svega navedenih predstavnici Korisnika nabavke na koju se ne primenjuje ZJN predlažu da ugovor dodeli:
- ponuđaču ______, ponuda br. ______ od _______ 2020. godine, kod naručioca zavedena pod brojem: ______ od _______. 2020. godine
9. Potpisi predstavnika Korisnika nabavke na koju se ne primenjuje ZJN:
___________________________
___________________________
___________________________
TREBOVANJE
ZA MESEC ___________ GODINE
IME I PREZIME:
SEKRETARIJAT:
DATUM:
redni broj |
naziv materijala |
jedinica mere |
Tražena količina |
Izdata količina |
Primedba |
1. |
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
4. |
|
|
|
|
|
5. |
|
|
|
|
|
6. |
|
|
|
|
|
7. |
|
|
|
|
|
8. |
|
|
|
|
|
9. |
|
|
|
|
|
10. |
|
|
|
|
|
11. |
|
|
|
|
|
12. |
|
|
|
|
|
13. |
|
|
|
|
|
|
Odobrio: |
|
|
________________ |
|
|
|
|
Materijal izdao: |
|
Materijal primio: |
_________________ |
|
_________________ |
IZJAVA O NEMOGUĆNOSTI PRIBAVLJANJA TRI PONUDE
Ja, ___________________ POD PUNOM MATERIJALNOM I KRIVIČNOM ODGOVORNOŠĆU, kao zaposleni ________________________ izjavljujem, da za nabavku ___________________ sa rednim brojem u Planu nabavki: ________________, nisam u ime Grada Kikinda, u mogućnosti da pronađem tri ponuđača zbog:
• Na užem području ne postoji mogućnost nabavke predmetne robe/usluga/radova kod drugih dobavljača.
• Zbog hitnosti nabavke nije moguće pribaviti tri ponude.
• Vrednost nabavke je ispod 50.000 RSD.
• Kada je reč o nabavci usluge sa obzirom na svojstva ličnosti (umetnička svojstva, sportska, specifična i stručna znanja povezana sa ličnosti i slično...).
Potpis:
___________________________
Odobrio rukovodilac Korisnika nabavke:
___________________________